§ 85 Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget
SOLNA STAD Tekniska nämnden PROTOKOLLSUTDRAG SID 1 (1) 2015-10-13 § 85 Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget 2016 + ny taxa markupplåtelse (TND/2015:1102) Sammanfattning Kommunstyrelsen har beslutat om planeringsunderlag inför verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för 2017-2018. I planeringsunderlaget anger kommunstyrelsen ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Nettokostnadsramen för tekniska nämnden beslutades bli 19 miljoner kronor. Förvaltningen har inom den ekonomiska ramen upprättat förslag till verksamhetsbeskrivning och prioriterade aktiviteter, förslag till fördelning av driftbudget mellan huvudverksamheterna, samt konkurrensplan och internkontrollplan. Kommunfullmäktige fattade 2006 beslut om avgifter för upplåtelse av offentlig plats. Avgifterna är i behov av uppdatering både vad gäller typ av verksamhet, debiteringsperioder samt avgiftsnivåer. Förvaltningen föreslår justerade avgifter för upplåtelse av offentlig plats/markupplåtelse enligt bilaga 3. Förvaltningen har ett upparbetat överskott avfalls- och återvinningsverksamheten och förvaltningen föreslår därför en sänkning av avfallstaxan med 2 procent. Röstförklaringar Gunnar Ljuslin anmäler att (V) inte deltar i beslutet i enlighet med bilaga 1 till protokollet. Victoria Johansson anmäler att (MP) inte deltar i beslutet i enlighet med bilaga 2 till protokollet. Kalle Sönnergren anmäler att (S) inte deltar i beslutet enlighet med bilaga 3 till protokollet. Beslut Tekniska nämnden godkänner budget och verksamhetsplan för 2016 med inriktning mot 2017-2018 inklusive bilagor. Tekniska nämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna upprättat avgiftsförslag för markupplåtelse på offentlig plats med giltighet från 2016-01-01. Tekniska nämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna tekniska förvaltningens förslag på en sänkning av stadens avfallstaxa med 2 procent med giltighet från 2016-01-01. Noteras till protokollet att (V) (MP) och (S) inte deltar i beslutet. Signatur Solna den 13 oktoIler 2015 Tekniska namnden, ärende 6 Verksamhetsplan och bOOget 2016 TND12015:1102 Röstförklaring Vi deltar inte i beslutet om tekniska nämndens verksamhetsplan och budget för 2016 utan inkommer till kommunfullmäktige i november med eget budgetförslag. Gunnar Ljuslin Vänsterpartiet Solna, 13 oktober 2015 Miljö- och hälsoskyddsnärnnden Ärende 6, TND/ 2015:1102 Verksamhetsplan och budget 2016 Rösti6rldaring Vi deltar inte i beslutet om Tekniska nämndens verksamhetsplan och buq;et f<ir 2016 utan hänvisar till Miljöpartiets budgetf<irslag till kommunfullmäktige i novffi1ber. Victoria Johansson Miljöpartiet de gröna Socialdemokraterna FRAM i /OS?AR T IET Tekniska nämnden 2015-10-13 TND/201S :1102 Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget 2016 + ny taxa markupplåtelse Röstförklaring Vi deltar inte i beslutet om verksamhetsplan och budget 2016, samt ny taxa markupplåtelse. V i inkommer istället till kommunfullmäktige i novem ber me d egna budgetförslag. Kalle Sönnergren Socialdemo kraterna 2015-10-09 SID 1 (1) Tekniska förvaltningen Ärende: Verksamhetsplan och budget för tekniska förvaltningen 2016 med inriktning mot 2017-2018 FÖRHANDLINGSPROTOKOLL MBL § 11 Ärende: Verksamhetsplan och budget för tekniska förvaltningen 2016 med inriktning mot 2017-2018 Datum Plats Parter Närvarande 2015-10-09 Solna stadshus, mötesrum 1229 Solna stad/tekniska förvaltningen Vision Sveriges ingenjörer Jenny Birkestad (arbetsgivaren) Kiarash Kaffashpour (arbetsgivaren) Marie Hulthin (Vision) Mauritz Jokela (Sveriges ingenjörer) §1 Arbetsgivaren har kallat till förhandling för att förhandla tekniska förvaltningens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning mot 2017-2018. §2 Arbetsgivaren redovisar förslag till verksamhetsplan och budget utifrån tidigare utskickat underlag. §3 Arbetstagarparterna har ingen erinran mot arbetsgivarens förslag. §4 Förhandlingen avslutas denna dag. Vid protokollet För Solna stad -----------------------------Kiarash Kaffashpour -----------------------------Jenny Birkestad För Sveriges ingenjörer För Vision -------------------------------Mauritz Jokela ------------------------------Marie Hulthin SOLNA STAD Förvaltning 171 86 Solna Besök. Stadshusgången 2 kontakt@solna.se Tel. 08-734 20 00 Fax. 08-734 20 59 Organisationssnummer 212000-0183 www.solna.se 2015-10-07 SID 1 (18) T TN2015:1102 TJÄNSTESKRIVELSE Tekniska förvaltningen Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för 2017-2018 Sammanfattning Kommunstyrelsen har beslutat om planeringsunderlag inför verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för 2017-2018. I planeringsunderlaget anger kommunstyrelsen ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Nettokostnadsramen för tekniska nämnden beslutades bli 19 miljoner kronor. Förvaltningen har inom den ekonomiska ramen upprättat förslag till verksamhetsbeskrivning och prioriterade aktiviteter, förslag till fördelning av driftbudget mellan huvudverksamheterna, samt konkurrensplan och internkontrollplan. Kommunfullmäktige fattade 2006 beslut om avgifter för upplåtelse av offentlig plats. Avgifterna är i behov av uppdatering både vad gäller typ av verksamhet, debiteringsperioder samt avgiftsnivåer. Förvaltningen föreslår justerade avgifter för upplåtelse av offentlig plats/markupplåtelse enligt bilaga 3. Förvaltningen har ett upparbetat överskott avfalls- och återvinningsverksamheten och förvaltningen föreslår därför en sänkning av avfallstaxan med 2 procent. Förslag till beslut Tekniska nämnden godkänner budget och verksamhetsplan för 2016 med inriktning mot 2017-2018 inklusive bilagor. Tekniska nämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna upprättat avgiftsförslag för markupplåtelse på offentlig plats med giltighet från 2016-01-01. Tekniska nämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna tekniska förvaltningens förslag på en sänkning av stadens avfallstaxa med 2 procent med giltighet från 2016-01-01. Jenny Birkestad Tf förvaltningschef SOLNA STAD Tekniska nämnden 171 86 Solna Besök. Stadshusgången 2 Malin Åhs-Hermansson Tf stabschef www.solna.se/kontaktcenter Tel. 08-746 10 00 Organisationssnummer 212000-0183 www.solna.se Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 2 (18) T TN2015:1102 Tekniska nämndens verksamhetsplan och budget för 2016 med inriktning för 2017-2018 2(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 3 (18) T TN2015:1102 Innehåll VERKSAMHETSBESKRIVNING OCH PRIORITERINGAR................................4 FÖRVALTNINGSGEMENSAMMA UTVECKLINGSOMRÅDEN ....................................................4 FASTIGHETSVERKSAMHETEN .....................................................................................................4 STADSMILJÖVERKSAMHETEN .....................................................................................................4 KOMMUNIKATIONSARBETET......................................................................................................5 MÅL OCH UPPDRAG................................................................................................5 NÄMNDMÅL TEKNISKA NÄMNDEN...........................................................................................6 BUDGET .....................................................................................................................7 FÖRDELNING AV DRIFTBUDGET MELLAN HUVUDVERKSAMHETER ...................................7 KOMMENTAR TILL DRIFTBUDGET .............................................................................................7 INVESTERINGSBUDGET ...............................................................................................................8 TAXOR OCH AVGIFTER .........................................................................................9 PERSONAL.................................................................................................................9 TVÄRSEKTORIELLA FRÅGOR ...............................................................................9 KVALITETSARBETET ............................................................................................10 KONKURRENSUTSÄTTNING OCH AVTALSUPPFÖLJNING .........................11 UPPHANDLING ............................................................................................................................11 AVTALSUPPFÖLJNING ................................................................................................................11 INTERN KONTROLL .............................................................................................12 BILAGA 1 – KONKURRENSPLAN .........................................................................14 BILAGA 2 – INTERNKONTROLLPLAN ..............................................................16 BILAGA 3 - AVGIFTER FÖR UPPLÅTELSE AV OFFENTLIG PLATS..............17 3(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 4 (18) T TN2015:1102 Verksamhetsbeskrivning och prioriteringar Tekniska nämnden ansvarar för drift, underhåll och investeringar av stadens kommunaltekniska anläggningar som exempelvis gator, byggnader, parker och naturmark. Vidare ansvarar nämnden för utveckling och förvaltning av stadens fastighetsbestånd, parkeringsfrågor och den avfalls- och renhållningsverksamhet som staden enligt lag är skyldig att tillhandahålla. Tekniska nämnden är också trafiknämnd. Förvaltningsgemensamma utvecklingsområden Under 2016 ska förvaltningen fortsätta utvecklingsarbetet av upphandling, avtalsuppföljning och entreprenörsstyrning. Arbetet med att modernisera och effektivisera förvaltningens inköp – från beställning till betald faktura – fortsätter. Översynen av förvaltningens systemstöd och införande av en robust systemförvaltningsmodell fortsätter. Utvecklingen med att skapa förutsättningar för kontaktcenter att hantera fler ärendetyper vid första kontakten fortsätter också. Nya funktioner i kontaktcentersystemet implementeras för att bättre stödja entreprenörernas hantering av felmeddelanden och bättre stödja förvaltningens avtalsuppföljning och entreprenörsstyrning. Förvaltningen fortsätter också att stärka sitt långsiktiga planerings- och uppföljningsarbete. Fastighetsverksamheten Tekniska förvaltningen förvaltar, underhåller och genomför investeringar i Solna stads fastigheter. Drift, skötsel och felanmälan är sedan tidigare utlagd på entreprenad. Stadens fastighetsbestånd består i huvudsak av förskolor, skolor, omsorgsfastigheter och fastigheter för kultur- och fritidsverksamhet. Stadens bestånd omfattar ca 250 000 kvm och inhyrning av verksamhetslokaler från andra fastighetsägare uppgår till ca 55 000 kvm. Det egna beståndet inkluderar ett åttiotal bostadsrätter. I det egna beståndet finns även två parkeringshus som utgör drygt 40 000 kvm med totalt 1 500 garageplatser. Inom ramen för fastighetsverksamheten hanteras och administreras också 3 000 markparkeringsplatser. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer under 2016 fokuseras extra på följande prioriterade aktiviteter: Fortsatt arbete med utbyte av ventilationssystem, uppdatering av styr- och reglersamt larmanläggningar. Syftet är att både förbättra inomhusmiljön och tryggheten men även till att sänka energiförbrukningen. Införa utökat systemstöd för uthyrning och teknisk förvaltning. De nya systemmodulerna ger verksamheten bättre stöd för olika förvaltningsfrågor och möjlighet till effektivare ekonomisk planering och uppföljning. Bygga om Råsundagården för att möta dagens krav på förskoleverksamhet. Stadsmiljöverksamheten Stadsmiljöverksamheten bygger och förvaltar allmän platsmark och allmänna tekniska anläggningar, genom upprustning och skötsel av den offentliga miljön. Vidare ansvarar verksamheten för avfalls och återvinningsfrågor samt för Solnas roll som väghållare inkl parkeringsverksamhet på allmän gatumark. Drift och skötsel är sedan tidigare utlagd på entreprenad. 4(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 5 (18) T TN2015:1102 Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer under 2016 fokuseras extra på följande prioriterade aktiviteter: Fortsatt satsning på framkomligheten genom trimning av trafiksignaler och utveckling av vägvisningssystemet (skyltning). Fortsatt målning av gång & cykelvägar samt vidareutveckling av vägvisning. Aktivt bidra till stadens arbete med utvecklingen av Hagalund och Bergshamra utifrån beslutade utvecklingsstrategier för stadsdelarna. Säkerställa att Arenastaden är en väl fungerande stadsdel för boende och besökare både till vardags och vid evenemang. Konkurrensutsätta verksamhetsområdena parkskötsel och vinterväghållning i samband med att nuvarande avtal löper ut. Kommunikationsarbetet Förvaltningen fokuserar på proaktiva kommunikationsinsatser. Syftet är att i så stor utsträckning som möjligt kommunicera till solnabor och hyresgäster i stadens fastigheter innan arbeten eller förändringar påbörjas. Utgångspunkten är stadens gemensamma arbete för planerad kommunikation där de viktigaste händelserna under kommande år tidigt identifieras. Med hjälp av kommunikationsplaner och aktivitetslistor säkerställs att kommunikation går ut från vid rätt tillfälle och till rätt målgrupper. Mål och uppdrag Solna stads nya styrsystem innebär att kommunfullmäktige fastställer dels en vision och fyra övergripande mål för staden i sin helhet, dels ett antal nämndmål för respektive nämnd. Visionen och de övergripande målen ger uttryck för en politisk viljeinriktning för stadens framtida utveckling och nämndmålen pekar ut kommunfullmäktiges övergripande prioriteringar och strategiska ställningstaganden för respektive nämnd. Visionen föreslås gälla på lång sikt, de övergripande målen på fyra år och nämndmålen kan komma att omprövas varje år utifrån respektive nämnds utmaningar. Vision Solna ska vara en sammanhållen och levande stad, som växer och utvecklas hållbart för alla Solnabor. Staden kännetecknas av trygghet och öppenhet, där allas potential tas tillvara. Vi erbjuder kunskap, kreativitet och upplevelser som ökar regionens attraktionskraft. Övergripande mål Solna stads verksamheter ska hålla god kvalitet och hushålla med stadens resurser. Solna stad ska vara en stad som kännetecknas av mångfald, kreativitet och upplevelser. Solna ska vara en attraktiv och trygg stad att leva och verka i. Solna ska växa ihop och utvecklas på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt. 5(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 6 (18) T TN2015:1102 Utgångspunkten för stadens styrsystem är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger vision, övergripande mål, nämndmål, verksamhetsanknutna uppdrag och ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Nämnderna ska, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges övergripande mål och nämndmål, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. De övergripande målen och nämndmål ligger sedan som grund för verksamheternas beskrivningar om vad som ska göras och hur arbetet ska utföras för att nå måluppfyllelse. Målen tillsammans med verksamheternas beskrivningar om vad som ska göras och hur arbetet ska utföras bryts sedan ner i individuella mål för varje medarbetare. De individuella målen tydliggör medarbetarens ansvar och befogenhet i förvaltningens gemensamma arbete med att nå målen. Nedan följer de av kommunstyrelsen föreslagna nämndmålen för Tekniska nämnden som är utgångspunkten för arbetet på förvaltningen under 2016. Nämndmål Tekniska nämnden Nämndmål Solna ska ha en ren, snygg och trygg stadsmiljö. Avfallshanteringen ska ske med bästa möjliga resursutnyttjande och minsta möjliga miljöpåverkan. Solna ska ha en god framkomlighet, tillgänglighet och trafiksäkerhet för alla som bor och rör sig i staden. Solna ska ha ändamålsenliga, tillgängliga och effektiva lokaler som erbjuder en god miljö att vistas i. Tekniska nämnden ska öka nöjdheten hos solnabor, företagare och stadens verksamheter med nämndens service och myndighetsutövning. 6(18) 2015-10-07 SID 7 (18) T TN2015:1102 Tekniska förvaltningen Budget I enlighet med kommunstyrelsen beslutade planeringsunderlag är tekniska nämndens netto– kostnadsram för driftbudgeten 2016 totalt 19,0 miljoner kronor. Detta är en minskning med 10,3 miljoner kronor jämfört med budgetramen för 2015. Nämnden har i stadens budget fått en generell uppräkning av de ekonomiska ramarna med en procent som kompensation för löne- och prisutveckling. Detta ger en ökning av nettokostnadsramen med 0,3 miljoner kronor. Alla styrelser och nämnder i staden får lägre kostnader år 2016 på grund av sänkt internränta. Nämndens budgetram har med anledning av detta sänkts i motsvarande grad. Tekniska nämndens verksamhet påverkas i hög grad av en sänkt internränta på grund av att verksamheten har stora investeringar inom ett flertal olika områden. Den sänkta internräntan resulterar därför i en sänkning av nämndens nettobudgetram med 10,6 miljoner kronor. Fördelning av driftbudget mellan huvudverksamheter Förvaltningens förslag till fördelning av driftbudgeten mellan huvudverksamheterna framgår av tabellen nedan. Förvaltningens planeringsarbete fortsätter under hösten med detaljplanering avseende hur, när och i vilken omfattning olika insatser ska genomföras. Arbetet med detaljbudget och kommunfullmäktiges beslut avseende stadens budget i november kan innebära att nedanstående poster justeras inbördes. Driftbudget (tkr) Politisk verksamhet Tekniska förvaltningen Förvaltningsledning och staber Fastighetsverksamhet Stadsmiljöverksamhet Varav avfalls- och återvinningsverksamhet Tekniska nämnden totalt Budget 2016 980 18 007 16 557 -27 867 29 317 0 18 987 Budget 2015 960 28 349 12 204 -18 475 34 620 0 29 309 Kommentar till driftbudget För att tydliggöra ingående delar i verksamheternas driftbudget beskrivs utgångspunkten för förvaltningens detaljbudgeteringsarbete nedan. Politisk verksamhet Den politiska verksamheten domineras av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Budgeten för den politiska verksamheten har ökats med 20 000 kronor jämfört med 2015. Ökningen kompenserar för allmän prisutveckling och utveckling av kostnader för arvoden. Förvaltningsledning och staber Nettobudgetramen för förvaltningsledning och staber är 16,6 miljoner kronor för 2016. Detta är en ökning med 4,3 miljoner kronor, jämfört med 2015. Ökningen beror huvudsakligen på att de interna avgifter för nämndens centrala administration (nämndförvaltning, ekonomi m.m.) inte längre fördelas ut på sakverksamheterna utan 7(18) 2015-10-07 SID 8 (18) T TN2015:1102 Tekniska förvaltningen redovisas som en kostnad på förvaltningsledning & stab samt att stora delar av upphandlingsarbetet, avtalsförvaltningen och stickprovskontroller har överförts från sakverksamheterna (fastighet och stadsmiljö) till stab för upphandling och avtalsuppföljning. Fastighetsverksamhet Fastighetsverksamheten förväntas få ett överskott på totalt 27,9 miljoner kronor under 2016. Detta är en ökning av driftöverskottet med 9,4 miljoner jämfört med 2015. Ökningen kan främst förklaras av nedanstående två faktorer; Fastighetsverksamheten kommer under 2016 att få minskade kostnader för internränta vilket har relativt stor påverkan eftersom verksamheten har haft och har mycket investeringar i fastighetsbeståndet. Inför 2016 genomförs också en förändring av det system med förvaltningsinterna avgifter som användes inom stadsbyggnadsförvaltningen. I det tidigare systemet betalade de olika verksamheterna interna avgifter för nämndens centrala administration (nämndförvaltning, ekonomi m.m.). Detta system kommer till stora delar att avvecklas inför 2016 vilket bidrar till minskade kostnader för fastighetsverksamheten. Stadsmiljöverksamhet Nettobudgetramen för stadsmiljöverksamheten är 29,3 miljoner kronor för 2016. Detta är en minskning av budgetramen med på 5,3 miljoner kronor, jämfört med 2015. Den största förändringen jämfört med 2015 är att intäkterna för parkering väntas öka. Detta hänger samman både med den ökade inflyttningen, fler besökare och med förstärkt avtals- och entreprenörsuppföljning. Även inom stadsmiljöverksamheten kommer kostnader för internränta att sänkas och de interna avgifterna att tas bort, vilket bidrar till minskade kostnader under 2016. Investeringsbudget Inför 2016 har kommunstyrelsen föreslagit nedanstående investeringsbudget för tekniska nämnden. Investeringsbudget (tkr) 2016 2015 Nybyggnad 15 000 25 000 2 000 21 700 Hyresgästanpassningar 15 350 22 000 Fastighet/myndighetskrav/säkerhet 17 500 50 000 Energi/miljö 16 000 16 000 Gator/trafik 17 200 15 700 Tekniska nämnden Tekniska nämnden – affärsverksamhet 83 050 150 400 3 200 700 Idrotts- och fritidsinvesteringar Jämförelse görs med beslutad budget för 2015, under året har dock ytterligare medel tillförts 2015 år investeringsbudget. 8(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 9 (18) T TN2015:1102 Taxor och avgifter Under 2015 har förvaltning genomfört en översyn avseende förvaltningens avgifter för upplåtelse av offentlig plats/markupplåtelse. Översynen har innefattat omvärldsanalyser och avvägningar utifrån nedanstående principer. Utifrån detta arbete föreslår förvaltningen justerade avgifter för upplåtelse av offentlig plats/markupplåtelse i enlighet med bilaga 3. Grundläggande principer för den nya avgiftsmodellen är ändamål för upplåtelsen, stadens kostnader med anledning av upplåtelsen, läget och nyttjarens fördel av upplåtelsen, begränsningar av framkomlighet och möjlighet för allmänheten att nyttja det upplåtna området. De förändringar som förvaltningen föreslår rör huvudsakligen de grundläggande principer som införande av en minimiavgift för täckning av stadens kostnader med anledning av upplåtelsen, tydligare definiering avgifterna, kompletteringar av verksamheter som saknades, justering av de geografiska lägena utifrån stadsbilden idag och strategiska justering av avgifter utifrån framkomlighet och möjlighet för allmänheten att nyttja det upplåtna området. Förvaltningen har ett upparbetat överskott avfalls- och återvinningsverksamheten och förvaltningen föreslår därför en sänkning av avfallstaxan med 2 procent. I övrigt föreslår förvaltningen oförändrade taxor och avgifter inom nämndens verksamhetsområden. Personal Antalet tillsvidareanställda på förvaltningen är i nuläget 25 personer. Medelåldern på förvaltningen är 51,1 år och könsfördelningen är 20 män och 5 kvinnor. Sjukfrånvaron är låg, 1,8 procent. Vid särskilda behov anlitar förvaltningen projektanställd personal samt konsulter för att hantera kompetens- och resursbehov för att nå nämndens uppdrag och mål. För att säkerställa nämndens inriktning med stärkt entreprenörsuppföljning och ökat servicefokus utarbetas och implementeras en långsiktig kompetensförsörjningsstrategi där organisation, kompetens och arbetssätt utvecklas och förändras. Tvärsektoriella frågor För Tekniska nämndens verksamhet är den fysiska tillgängligheten i stadsmiljön och i stadens fastigheter den enskilt mest prioriterade delen i det tvärsektoriella arbetet. Den verksamhetsövergripande miljöfrågan är ett förhållningssätt till att utveckla och främja ett miljövänligt agerande i staden. Under hösten har kommunfullmäktige antagit en miljöpolicy för stadens miljöarbete och kommunstyrelsen har antagit en miljöstrategi. 9(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 10 (18) T TN2015:1102 Miljöstrategin är ett styrdokument för stadens miljöarbete, som utgår från miljöpolicyn. Miljöpolicyn utgår i sin tur från den vision och de övergripande mål som finns formulerade i Solna stads verksamhetsplan och budget. Stadens fokus är; hållbar stadsutveckling, effektiv resursanvändning och god livsmiljö. Tekniska nämndens arbete är av avgörande betydelse för en positiv utveckling inom alla dessa fokusområden. Stadens miljöpolicy genomsyrar nämndens arbete med trafik, stadsmiljö och fastighetsunderhåll. Inom avfallsverksamheten fortsätter matavfallsinsamlingen och avfallsminskningen mot uppsatta mål i, den av kommunfullmäktige antagna, avfallsplanen genom exempelvis minskat matsvinn och återbruk. Återvinningsgraden för förpackningar ska under kommande år öka enligt samverkansavtal med Förpacknings- och tidningsinsamlingen (FTI) genom fokus på markupplåtelsefrågor inom projektet Fastighetsnära insamling (FNI). Åtgärder för att underlätta för medborgarna att bli av med farligt avfall på ett miljöriktigt sätt utvecklas vidare. Utbytet av belysningsarmaturer fortsätter i syfte att skapa en tryggare och hållbar stadsmiljö. Detta görs genom att byta till en mer driftsäker och energieffektiv belysning. Sunda inomhusmiljöer är för fastighetsverksamheten ett prioriterat område vid planering av periodiskt underhåll. Stadens egna fastigheter har en stor potential att drivas mer energisnålt vilket är positivt både för miljön samt kan ge stora besparingar för både hyresgäst och hyresvärd. Fastighetsverksamheten kommer därför att fokusera på att arbeta med uppföljning samt tillsammans med övriga nämnder arbeta med att skapa en högre förståelse för vad som förbrukar energi i användandet av lokaler och planera gemensamma insatser inom området. Kvalitetsarbetet Nämnden har ett fyra antagna kvalitetsdeklarationer; Renhållning på allmän plats, Skötsel av gator gång och cykelvägar samt trafiksäkerhet, Vård av park och natur samt Hantering av avfall. Förvaltningen arbetar löpande med att säkerställa dessa åtaganden. I och med att en stor del av nämndens verksamhet är utlagd på entreprenad är det mest centrala i förvaltningens kvalitetsarbete den fortsatta vidareutvecklingen av upphandlingsarbetet och sakverksamheternas (fastighet och stadsmiljö) vidareutveckling av sin beställarkompetens och entreprenörsstyrning. Det strukturerade arbetet i kontaktcenter är en viktig del av entreprenörsstyrningen och avtalsuppföljningen men har självklart även en viktig del i förvaltningens inriktning att stärka serviceorganisationen gentemot solnaborna. Fastighetsverksamhetens påbörjade arbete avseende förbättrad kunddialog fortsätter. I denna dialog sker ett ömsesidigt utbyte för att leverera ändamålsenliga lokaler som stödjer verksamheterna på bästa sätt. Samtidigt behövs fortsatt utveckling med att förtydliga processen kring realiseringen av förändrade verksamhetsbehov. 10(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 11 (18) T TN2015:1102 Inom stadsmiljöverksamheten vidareutvecklas processen för att säkerställa efterlevnaden av beviljade TA-planer. Tillsammans med exploateringsverksamheten vid kommunstyrelsen drivs ett utvecklingsarbete av de processer och stödjande verktyg som behövs för markutvecklingsprojektens genomförande. Konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Upphandling Antalet upphandlingar samt komplexiteten i upphandlingarna har ökat de senaste åren och bedöms öka även kommande år. Under 2016 kommer ett större antal upphandlingar att genomföras. De upphandlingar som, i enlighet med nämndens delegationsordning, ska beslutas av Tekniska nämnden återfinns i bifogad konkurrensplan för 2016 med inriktning mot 2017 och 2018 (bilaga 1). Genom att nämnden fattar beslut om konkurrensplanen beslutar nämnden att förberedelsearbetet av upphandlingarna kan påbörjas. För upphandlingarna i konkurrensplanen ska nämnden under året även fatta beslut om förfrågningsunderlag och slutlig tilldelning. Utifrån förvaltningens mer detaljerade verksamhetsplanering under hösten 2015 kan förvaltningen behöva presentera en reviderad konkurrensplan för tekniska nämnden. Avtalsuppföljning Redan i planeringsarbetet, inför beslutet av förfrågningsunderlaget, klassificerar förvaltningen upphandlingen/avtalet utifrån stadens anvisning för avtals- och entreprenadsuppföljning. I förfrågningsunderlagen tar förvaltningen fram uppföljningsaktiviteter som ska genomföras under avtalsperioden. När en upphandling är slutförd överlämnas avtalet till avtalsägaren som kan delegera avtalsförvaltning och avtalsuppföljning. Avtalsförvaltning avser det mer administrativa arbetet kring ett avtal medan avtalsuppföljning innebär att ha en aktiv roll i att säkerställa att entreprenörerna levererar i enlighet med avtal. Den del av avtalsuppföljning som avser stickprovskontroller genomförs av staben för upphandling och avtalsuppföljning för att säkerställa kvalitén på entreprenörernas arbete. Staben för upphandling och avtalsuppföljning informerar löpande avtalsägare och avtalsansvarig om kvalitén och resultat av stickprovskontrollerna. Förvaltningen ger under året nämnden löpande information om status i upphandlingsärenden och avtalsuppföljningsarbetet. 11(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 12 (18) T TN2015:1102 Intern kontroll Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. I vardagen handlar intern kontroll om många löpande rutiner och processer i verksamheten. Det handlar om att säkra våra arbetssätt så att vi når våra mål. För att den interna kontrollen ska genomsyra organisationen och följas upp på all nivåer är det nödvändigt att arbetet sker i en gemensam struktur. Förvaltningens arbete med intern kontroll utgår från kommunfullmäktiges beslutade Reglemente för intern kontroll och följer processen beskriven i stadens anvisning för intern kontroll beslutad av stadsledningsförvaltningen. Kommunstyrelsen beslutar varje år om stadsgemensamma kontrollområden som anses särskilt väsentliga. Särskilt väsentliga kontrollområden för 2016 är avtals- och entreprenaduppföljning, avtalstrohet, leverantörers ekonomiska ställning och seriositet, kontroll av utbetalningar samt redovisning av representation. Utifrån beslutade kontrollområden har stadsledningsförvaltningen formulerat ett antal s.k. obligatoriska stadsgemensamma kontrollmoment. Staden använder fyra typer av obligatoriska kontrollmoment: Stadsgemensamma kontrollmoment som utförs av nämnd. Stadsgemensamma kontrollmoment som utförs av styrelsen. Nämndspecifika kontrollmoment som utförs av nämnd. Nämndspecifika kontrollmoment som utförs av styrelsen. Där det finns effektivitets- och synergivinster kan stadsledningsförvaltningen avgöra att ett stadsgemensamt kontrollmoment ska genomföras centralt. Annan anledning till att en central hantering av kontrollmoment kan vara där det anses olämpligt att förvaltningens personal ska granska en överordnads hantering av exempelvis inköp eller representation. Obligatoriska stadsgemensamma kontrollmoment ska inkluderas i styrelse och nämnders plan för intern kontroll. Kontrollrapport inklusive föreslagna åtgärder ska återrapporteras till kommunstyrelsen per december. Obligatoriska kontrollområden 2016 Kommunstyrelsen har i förslag till stadens verksamhetsplan och budget för 2016 pekat ut nedanstående områden som särskilt väsentliga för intern kontroll: Avtals- och entreprenadsuppföljning Avtalstrohet Leverantörers ekonomiska ställning och seriositet Kontroll av utbetalningar 12(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 13 (18) T TN2015:1102 Redovisning av representation För respektive kontrollmoment finns det framtagna rutiner som ska följas. Följ länkarna för respektive kontrollmoment. Obligatoriska kontrollmoment som utförs av nämnd 2016 Avtals- och entreprenadsuppföljning Redovisning av representation Förutom ovanstående områden identifierar respektive nämnd kompletterande kontrollområden. Obligatoriska kontrollmoment som utförs av styrelsen 2016 Avtalstrohet Leverantörers och entreprenörers seriositet Kontroll av utbetalningar Tekniska nämndens plan för intern kontroll återfinns i bilaga 2. 13(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 14 (18) T TN2015:1102 Bilaga 1 – Konkurrensplan Konkurrensplan 2016 med inriktning 2017-2018 Nämnd: Tekniska nämnden Befintliga avtal Avtalsbeteckning Parkeringsövervakning Fastighetsförvaltning Mindre markentreprenader, ramavtal Vinterväghållning, barmarksunderhåll och parkskötsel på allmänplatsmark * Ramavtal för tjänster gällande insamling av fettavfall ** Byggarbeten, ramavtal Bevakning, rondering och ordningsvakt Underhåll av vägbeläggningar, ramavtal * Vägmarkeringar, ramavtal * Elenergi * Måleriarbeten, ramavtal Renhållning, entreprenad Säkerhetsinstallationer* Fönsterrenovering, ramavtal Glasmästeri, ramavtal Trafiksignaler, drift och underhåll Gatu- och parkbelysning, drift och underhåll Entreprenad avseende insamling av hushållsavfall inom Solna stad ** Påbörjas 2015 2015 2015 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2017 2017 2017 2017 2017 Nya upphandlingsbehov Upphandlingsbehov Markskötsel vinter och sommar på tomtmark * Klottersanering * Samverkansentreprenader, ramavtal mindrebyggprojekt totalentreprenad Ramavtal paviljonger * Ramavtal rivningsentreprenad Ramavtal nya fönster Ramavtal golvbeläggning, klinker och kakel Anläggningsentreprenad slingan Råsunda markarbeten Anläggningsentreprenad utbyggnad gata Ulriksdal distansen Anläggningsentreprenad Bellona Anläggningsentreprenad Tygeln Hagalund Projektering Tomteboda buss depå Projektering Stora frösunda Projektering Charlottenburg Påbörjas 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 2016 14(18) 2015-10-07 SID 15 (18) T TN2015:1102 Tekniska förvaltningen Ramavtal trafikövervakning och mätning * Entreprenör för uppsättning och inköp av trafikskyltar Larmmottagning *** Anläggningsentreprenad startboxen nytt huvudkontor NCC Anläggningsentreprenad Tomteboda buss depå Anläggningsentreprenad Stora frösunda Anläggningsentreprenad Bro Hilton över E4 Anläggningsentreprenad Charlottenburg Låsservice * 2016 2016 2016 2017 2017 2017 2017 2017 2017 Avrop Ramavtal Samverkansentreprenader, ramavtal byggprojekt Totalentreprenad TND/2015:123 Vara/tjänst Ishall Ritorp Påbörjas 2016 *Ny konkurrensutsättning alternativt avrop från centralt ramavtal genom SKL Kommentus inköpscentral eller anslutning till upphandling genom STIC. **Ny konkurrensutsättning alternativt ansluta sig till upphandling genom SÖRAB - Söderhalls Renhållningsverk AB. ***Anslutning till SOS alternativt ny konkurrensutsättning. 15(18) 2015-10-07 SID 16 (18) T TN2015:1102 Tekniska förvaltningen Bilaga 2 – Internkontrollplan Internkontrollplan 2016 Nämnd: Tekniska nämnden Internkontrollmomenten återrapporteras övergripande i årsredovisningen. Process/rutin Kontrollmoment & metod Ärendehantering – registratur Kontrollen syftar till att säkerställa att stadens och förvaltningens åtaganden upprätthålls samt att rutiner och anvisningar efterlevs. Kontrollen utförs genom stickprov på utlämnade handlingar. Inköp Kontroll av inköp. Kontrollen syftar till att säkerställa att inköp under direktupphandlingsbeloppet görs enligt stadens anvisning för inköp och direktupphandling. Kontrollen utförs genom att stickprov tas på inköp som gjorts. Stadsgemensamma obligatoriska internkontrollmoment som utförs av nämnd Process/rutin Kontrollmoment & metod Avtals och entreprenadsuppföljning Kommunstyrelsen har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att avtal följs upp enligt stadens anvisning för avtals- och entreprenaduppföljning. Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment avtals- och entreprenadsuppföljning. Redovisning av representation Kommunstyrelsen har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att redovisning av representation görs enligt stadens anvisning för representation och uppvaktning. Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment representation. 16(18) 2015-10-07 SID 17 (18) T TN2015:1102 Tekniska förvaltningen Bilaga 3 - Avgifter för upplåtelse av offentlig plats Typ av verksamhet Avgift Byggetablering Byggetablering Container/byggkran <5 dygn Container/byggkran >5 dygn Byggnadsställning fri undergång Byggsäckar Upplag 70 kr/kvm och månad 1 000 kr/styck 3 000 kr/styck och månad 1 000 kr per vecka 1 000 kr per vecka 50 kr/kvm och månad Försäljning Fasta kiosker: läge A* Fasta kiosker: läge B* Fasta kiosker: läge C* Säsongsbetonade kiosker läge: A Säsongsbetonade kiosker läge: B Torgplatser (max 16 kvm) läge A Torgplatser (max 16 kvm) läge B Foodtruck (evenemang) Korvförsäljning (evenemang) Julgransförsäljning Gångbaneservering läge A max 30 kvm Gångbaneservering läge B max 30 kvm Gångbaneservering läge A mer än 30 kvm Gångbaneservering läge B mer än 30 kvm Tillfällig saluplats (max 16 kvm) läge A Tillfällig saluplats (max 16 kvm) läge B Foodtrucks läge A Foodtrucks läge B, C 1 200-2 000 (kr/kvm och år eller enligt särskilt avtal) 800-1 200 (kr/kvm och år eller enligt särskilt avtal) 600-800 (kr/kvm och år eller enligt särskilt avtal) 50 000 kr/säsong (april-okt) 20 000 kr/säsong (april-okt) 40 000 kr/säsong (april-okt) 10 000 kr/säsong (april-okt) 5000 kr/kvartal 1 000 kr/kvartal 2 000 kr/plats och säsong 100 kr/kvm och månad 50 kr/kvm och månad 200 kr/kvm och månad 100 kr/kvm och månad 700 kr/dag 300 kr/dag 20 000 kr/år 10 000 kr/år Övrigt Byggskylt Varumärkesskylt Reklam Tidningsställ Flagga/Banderoll Filminspelning Cirkus Telemast Övrigt 110 kr/mån och kvm skyltyta 2 000 kr/mån och kvm skyltyta 2 000 kr/mån och kvm skyltyta 3 500 kr/år och styck 350 kr/dag och styck 3 000 kr/dag 3 000 kr/dag 25 000 kr/år och styck Om ingen tillämplig avgift återfinns väljs närmast tillämpliga avgift. 17(18) Tekniska förvaltningen 2015-10-07 SID 18 (18) T TN2015:1102 Avgiftsbefriad upplåtelse Stadsodling Upplåtelse av offentlig plats för ideella föreningar Upplåtelse av offentlig mark för skolklasser Läge A – Avser Solna centrum, Solna Business Park, Arenastaden, Hagastaden Läge B- Avser mindre centrum, samlingsplatser, bushållsplatser Läge C – Avser övriga områden *Särskild bedömning får göras, exempelvis utifrån vilken typ av yta som ska ingå i avgiften. En minimiavgift på 800 kr debiteras samtliga verksamheter med undantag för avgiftsbefriad upplåtelse, för täckning av stadens kostnader i samband med upplåtelsen. Avgifterna indexregleras årligen enligt konsumentprisindex (KPI). Avgiftsfrihet gäller om tillståndshavaren är av staden anlitad entreprenör. För upplåtelse som till sin art och/eller omfattning skiljer sig från de angivna avgifterna äger tekniska förvaltningen rätt att med nyttjare avtala om avgift. 18(18)
© Copyright 2024