Folktandvården Stockholms län AB
ÅRSRAPPORT 2014 N Folktandvården Stockholms län AB Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Landstingsrevisorerna omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida www.sll.se/rev. De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna@rev.sll.se. Revisorsgrupp II 2015-04-07 Diarienummer: RK 201404-0017 Styrelsen för Folktandvården Stockholms län AB Årsrapport 2014 Folktandvården Stockholms län AB Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade 2015-04-07 överlämna rapporten till styrelsen för Folktandvården Stockholms län AB för kännedom och med möjlighet till yttrande senast 2015-09-15. Paragrafen justerades omedelbart. Göran Hammarsjö Ordförande Landstingsrevisorerna Box 22230 104 22 Stockholm Agneta Fohlström sekreterare Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna@rev.sll.se Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Säte: Stockholm Org.nr: 23 21 00 - 0016 www.sll.se/rev RK 201404-0017 Revisionskontoret 2015-03-30 Sammanfattande bedömning – Folktandvården i Stockholms län AB I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2014: Tillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Inte helt tillräcklig Otillräcklig X Rättvisande Räkenskaper Otillfredsställande X Tillräcklig Intern styrning och kontroll Inte helt tillfredsställande Inte rättvisande X Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 108 mnkr, vilket är 88 mnkr högre än fullmäktiges fastställda resultatkrav. Revisionen konstaterar att styrelsen har beslutat om ett högre resultatkrav än fullmäktige. Årets ekonomiska resultat motsvarar styrelsens resultatkrav på sju procent. Fullmäktiges mål har i huvudsak uppnåtts när det gäller tillgänglighet, kvalitet och miljö. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Intern styrning och kontroll Revisionens bedömer att styrelsen i huvudsak skapat tillräckliga förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll. Styrelsen bör dock säkerställa att målformuleringarna i budget och affärsplan är samstämmiga. Vidare noterar revisionen att ny upphandling vid ett tidigare ramavtals utgång inte påbörjats i rimlig tid, vilket lett till att bolaget i stället genomfört direktupphandlingar under året. Ledningen bör säkerställa att bolagets rutiner är utformade så att detta kan undvikas. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Räkenskaper Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 1 Revisionskontoret 2015-03-30 INNEHÅLL 1 ÅRETS GRANSKNING .................................................................. 1 2 EKONOMISKT OCH VERKSAMHETSMÄSSIGT RESULTAT .............. 1 2.1 Ekonomiskt resultat ................................................................ 2 2.2 Verksamhetsmässigt resultat ................................................... 4 2.2.1 Tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården............. 4 2.2.2 Produktion ................................................................... 5 2.2.3 Personal ...................................................................... 7 2.2.4 Miljö ........................................................................... 7 2.2.5 Forskning och utveckling ............................................... 8 2.3 Revisionens bedömning ........................................................... 8 3 INTERN STYRNING OCH KONTROLL ............................................ 8 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning........................................... 8 3.2 Intern kontrollplan .................................................................. 9 3.3 Upphandling........................................................................... 9 3.4 Vård till asylsökande och tillståndslösa .................................... 10 3.5 Folktandvårdens prissättningsmodell ....................................... 12 3.6 Granskning från delrapport - Styrelsens arbete för att säkerställa en tillräcklig intern styrning och kontroll ......................... 13 3.7 Övrigt ................................................................................. 14 3.8 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer .................. 14 3.9 Revisionens bedömning ......................................................... 14 4 RÄKENSKAPER .......................................................................... 15 4.1 Årsredovisningen .................................................................. 15 4.2 Räkenskaper ........................................................................ 15 4.2.1 Skatt......................................................................... 15 4.3 Auktoriserade revisorns bedömning ........................................ 16 5 STYRELSENS YTTRANDE ÖVER DELRAPPORT 2014 ................... 16 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier 1 Årets granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för bolagsrevision och samordnad revision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Annika Nyman vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Johan Rasmusson vid Deloitte AB. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Styrelsen i Folktandvården Stockholms län AB (Folktandvården) ansvarar enligt de specifika ägardirektiven för att bedriva folktandvård inom Stockholms läns landsting och inom ramen för landstingets ansvar enligt tandvårdslagen. Folktandvården verkar på en konkurrensutsatt marknad där bolaget enligt ägardirektiven ska vara ett konkurrenskraftigt tandvårdsföretag med samhällsansvar som grund. Verksamheten ska omfatta barntandvård, vuxentandvård, specialisttandvård, medicinsk tandvård, tandvård som ett led i en sjukdomsbehandling och nödvändig tandvård. Inom SLL utför Folktandvården uppdrag för hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN), i enlighet med beställning av huvudsakligen barntandvård. Bolaget ska vidare utföra kliniskt forskningsarbete och utbildning i samarbete med Centrum för Oral Hälsa (COH). 1 2.1 Ekonomiskt resultat Budget 2014 Bokslut 2014 Bokslut 2013 1 501 1 525 1 536 -1 481 -1 461 -1 364 20 64 172 Erhållna koncernbidrag - 43 - Lämnade koncernbidrag - - -42 20 108 130 Erhållna koncernbidrag (skatt) - - - Lämnade koncernbidrag (skatt) - -122 -110 Resultat efter bokslutsdisposition och skatt 20 -15 20 Balansomslutning (mnkr) - 930 952 1 785 1 849 1 819 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Resultat före bokslutsdisposition och skatt Justerat resultat Årsarbetare (antal) Justerat resultat på 108 mnkr visar bolagets resultat rensat från poster av engångskaraktär (för att göra utfallet jämförbart med 2013 och budget 2014) som uppgår totalt till 43 mnkr och består av ökad pensionskostnad på grund av att Finansinspektionen i oktober 2014 beslutat om en sänkning av diskonteringsräntan. Detta innebär en ökning av pensionsskulden för landstingets bolag. Landstingsledningen har beslutat att bolag inom LISAB-koncernen ska erhålla ett kapitaltillskott i form av koncernbidrag med motsvarande belopp. Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen lämnar bolaget ett koncernbidrag på 122 mnkr. Nettot av erhållna och lämnade koncernbidrag uppgår till -79 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till -15 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet (108 mnkr), som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav. Årets resultat uppgår till 108 mnkr, vilket är 88 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Avvikelsen i förhållande till resultatkravet motsvarar 5,8 procent av omsättningen. Resultatet är 22 mnkr lägre än 2013 års utfall. Bland Folktandvårdens affärsområden har akuttandvården stärkt sitt resultat avsevärt medan specialisttandvården har minskat sin resultatmarginal med 4,7 procentenheter under året. Samtliga områden når kostnadstäckning. Bolagets styrelse har liksom tidigare år formulerat ett högre resultatkrav än fullmäktige. Styrelsens interna resultatkrav år 2014 är 7 procent, vilket motsvarar ca 107 mnkr, att jämföra med fullmäktiges resultatkrav på 20 mnkr. Eftersom bolaget i ekonomistyrningen utgår från styrelsens högre resultatkrav blir avvikelser mot prognos och fullmäktiges budget stora och analysen av avvikelserna blir svåra att värdera. Analysen av avvikkelser för intäkter och kostnader görs därför endast genom att jämföra året med föregående års utfall. Intäkterna uppgår till 1 525 mnkr, vilket är 11 mnkr (0,7 procent) lägre än 2013. I verksamhetens intäkter 2013 ingår en återbetalning av försäkringar om ca 23 mnkr. Justerat för denna jämförelsestörande post är årets intäkter istället 12 mkr högre än 2013. Intäktsökningen förklaras 2 av en justering av Folktandvårdens prislista på 2,3 procent, ett ökat antal friskvårdsavtal och ett ökat antal behandlade patienter samt listade barn i allmäntandvården. Intäkterna inom vuxentandvåren har ökat med 12 mkr (1,1 procent), varav intäkter i allmäntandvården ökat medan intäkterna i specialisttandvården minskat märkbart. Intäkterna från barntandvården som helhet har ökat något. Inom allmäntandvården för barn har intäkterna ökat 3,5 procent beroende på att fler barn listats, medan intäkterna inom specialisttandvården för barn minskat med 10,6 procent. Minskningen inom specialisttandvården för barn och vuxna bedöms huvudsakligen vara ett resultat av omlokaliseringen av Eastmanhusets specialistverksamhet medan ombyggnation pågår, vilket lett till minskat antal behandlade patienter. Främst har verksamheten inom ortodonti och pedodonti (barn- och ungdomstandvård) minskat. De nya lokalerna väntas vara färdiga i början av 2016. En åtgärdsplan har presenterats som innefattar förstärkning av bemanning samt samlokalisering av vissa specialiteter under 2015. Folktandvårdens satsningar på kompetensutveckling av allmäntandläkare samt utbildning av nischtandläkare kan även till viss del ha bidragit till de minskade volymerna i specialisttandvården. Genom att allmäntandläkare kan utföra fler åtgärder minskar behovet av remittering. Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till 1 370 mnkr, vilket är 47 mnkr (3,6 procent) högre än 2013. I huvudsak beror ökningen på högre personalkostnader, vilka ökat med 52 mnkr (5,7 procent). Till största del beror ökningen på högre avtalsenliga löner och i mindre utsträckning på förändring i personalvolym. Årets investeringar uppgår till 66 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 58 mnkr. Stora investeringar har under året gjorts nyöppnade klinker i Västermalmsgallerian och Liljeholmen. Därutöver har kliniken i Solna flyttat till nya lokaler. Folktandvårdens styrelse har beslutat om utbetalning på totalt 18 mnkr inom ramen för bolagets belöningssystem. Belöningssystemet utgörs dels av prestationsersättning till tandläkare, dels av resultatdelning till alla medarbetare. Enligt bolagets egna bestämmelser får resultatdelningen som högst uppgå till en procent av omsättningen eller 20 mnkr per år. Vidare måste ägarnas resultatkrav vara uppfyllt efter det att kostnaderna för resultatdelning och prestationsersättning belastat resultatet. Enligt landstingets riktlinjer för belöningsmodeller får det sammantagna beloppet uppgå till högst en procent av bolagets intäkter. Enligt uppgift från landstinget produktionsutskott 2013 ska den individuella prestationsersättningen inte räknas som belöningsmodell utan utgör en del av tandläkarnas lönemodell. Resultatdelningens andel av årets utdelning är 12 mnkr (0,8 procent av omsättningen) vilket innebär att både styrelsens bestämmelser och landstingets riktlinjer följs. Revisionen har under såväl 2013 som 2014 uppmärksammat landstingsstyrelsens förvaltning på frågan om differensen mellan fullmäktiges och styrelsens resultatkrav. I anmälan av slutlig budget 2015 föreslår landstingsstyrelsen fullmäktige att besluta om ett utökat resultatkrav för Folktandvården i nivå med senare års redovisade överskott. För 2015 innebär det ett resultatkrav för bolaget på 100 mnkr.1 Sammanfattningsvis kan revisionen konstatera att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Styrelsens ekonomiska resultat bedöms vara tillfredsställande. 1 LS 1401-1148, Anmälan av slutlig budget för Stockholms läns landsting. 3 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och uppdrag. Styrelsens mål återges dels i budget, dels i en affärsplan. Utöver detta finns krav på produktion och kvalitet i bolagets avtal med HSN, såsom detaljerade villkor för områdesansvar, förebyggande tandvård och nödvändig tandvård. 2.2.1 Tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Fullmäktiges övergripande mål: Förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Tillgänglighet I bolagets avtal med HSN anges specifika mål för tillgänglighet i form av maximala väntetider. Målen återfinns även i såväl Folktandvårdens budget som affärsplan, dock är de något olika formulerade i respektive dokument. I tabellen visas utfall utifrån de mål som formulerats i bolagets budget. Mål 2014 Bokslut 2014 Bokslut 2013 Nya vuxna patienter utan akuta problem ska erbjudas tid för undersökning inom 4 veckor 90 % 92 % 92 % Barn och ungdomar som remitteras till specialisttandvård ska som längst vänta 2 månader Antalet kliniker som når målet 100 % 94 % 100 % Vuxna patienter som remitteras ska som längst vänta 6 månader Antalet kliniker som når målet 88 % Folktandvårdens budget 2014 (16 av 17) 86 % 93 % (12 av 14) (13 av 14) Inom specialisttandvården för barn kan en av de 17 klinikerna inte erbjuda tid inom tidsgränsen, men då patienterna kan erbjudas tid vid likvärdig klinik bedömer revisionen att målet om väntetider till specialisttandvården för barn kan sägas vara uppfyllt. Därmed uppnår Folktandvården tillgänglighetsmålen inom två av tre redovisade områden. Att varken budgetens mål eller avtalsenliga krav om maximala väntetider uppnås inom specialisttandvården för vuxna beror bland annat på en nationell brist på specialisttandläkare inom bettfysiologi. Den längsta väntetiden är idag 18 månader. Åtgärder såsom utbildning av nischtandläkare, översyn av rutiner för remittering och samarbete med odontologiska institutionen (OI) vid Karlinska institutet har vidtagits och kan ge visst resultat på längre sikt. Utöver i tabellen redovisade mål ska väntetider vid Folktandvårdens akuttandvårdsmottagning enligt vårdavtalet maximalt uppgå till två timmar på vardagar och fyra timmar på helger. Väntetidsuppgifter redovisas inte i årsrapporteringen, men enligt uppgift uppnås detta mål. Bolagets affärsplan såväl som vårdavtalet inkluderar även mål om maximal väntetid för barn till allmäntandvården. Folktandvården rapporerar dock inte denna statistik för 2014. Sett över en flerårsperiod har rapporterade tillgänglighetsmått legat stabilt eller i vissa delar förbättrats. 4 Kvalitet Av Folktandvårdens budget framgår att kvaliteten i bolagets tjänster ska följas genom indikatorn ”Andelen patienter nöjda med behandling och bemötande i Folktandvården”. Målet är att 100 procent av bolagets patienter ska vara nöjda. Årets utfall var 99,5 procent. Folktandvårdens styrelse har i affärsplanen formulerat ett antal ytterligare mål kopplade till upplevd och levererad kvalitet. Målen avser bolagets webbokningssystem, telefontillgänglighet, prisinformation och, kopplat till långsiktigt preventivt arbete, även andel fyllda/karierade approximalytor hos barn och ungdomar. Resultat från uppföljning av dessa mål har dock inte rapporterats för 2014. Enligt Folktandvårdens ägardirektiv ska bolaget i samarbete med hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF) sträva efter att förbättra tandhälsan inom länet. I flerårsavtal med HSN anges mål, uttryckt i täckningsgrader, för tandvård som ges inom det kariespreventionsprogram som ingår i uppdraget. Målen är kopplade till vite. Mål 2014 Bokslut 2014 Bokslut 2013 Avtalsenliga krav Fluorlackning barn 7 och 13 år 70% 85% och 76% 83% och 84% Tandhälsoinformation i förskoleklass och åk 5 70% 97% 96% Fluorsköljning förskoleklass samt åk 5 70% 95% 97% Undersökning av 2-åringar i behovsomr 3 och 4 70% 82% 79% Tandhälsoinformation BVC (%) 70% iu iu - 7 870 st 8 148 st - Tandhälsoinformation BVC (antal) Rapporterad statistik visar att Folktandvården uppnår avtalets krav på lägsta godtagbara kvalitet inom det förebyggande arbete som ingår i uppdraget. Då tillförlitlig bortfallsstatistik saknas kan täckningsgrad avseende tandhälsoinformation vid BVC inte rapporteras. Uppdraget beskrivs som komplicerat då det förutsätter nära samarbete med personalen vid BVC-mottagningarna för nå ut till föräldrarna. Statistiken visar att antal föräldrar som fått information har sjunkit något jämfört med föregående år. Utförligare kvalitetsuppgifter kommer enligt uppgift redovisas i bolagets kvalitet- och patientsäkerhetsberättelse som offentliggörs i mars. Sammanfattningsvis kan revisionen konstatera att fullmäktiges mål i huvudsak har uppnåtts. Styrelsens verksamhetsmässiga resultat bedöms vara tillfredsställande. 2.2.2 Produktion Det finns inga externa krav på bolaget avseende avtalade vårdvolymer. Interna mål för produktion och position såsom att öka antalet listade barn, antal tecknade friskvårdsavtal, antal unika vuxna kunder samt att investera i nya kliniker har i huvudsak uppnåtts under 2014. 5 Mål 2014 Utfall 2014 Utfall 2013 315 000 315 957 311 208 10 000 >10 000 iu >75 000 63 951 48 174 Mål i affärsplan Antal listade barn Ökning av antal unika vuxna kunder Antal friskvårdsavtal Antal listade barn har ökat med ca 4 750 under året och därmed överstigs målet om totalt 315 000 listade. Folktandvården har under året, i enlighet med målet, investerat i nya kliniker i Västermalmsgallerian samt Liljeholmen. Målet i affärsplanen om att uppnå 75 000 tecknade friskvårdsavtal har varit högt satt och uppnås inte för året. Ökningen av antal tecknade avtal med 33 procent innebär dock att budgetens mål om att öka antal friskvårdsavtal uppfyllts. Den totala produktionen sett som antal behandlade patienter har minskat med 1,2 procent, vilket beror en nedgång med 21,4 procent i antal behandlade barn och vuxna inom specialisttandvården. Antal behandlade vuxna inom allmäntandvård och medicinsk tandvård, vilka utgör majoriteten av Folktandvårdens patienter, har ökat något under året. Under 2013 kom ett nytt regelverk som innebär att vuxna och barn som vistas i Sverige utan stöd av myndighetsbeslut eller författning (tillståndslösa) har rätt till viss tandvård. Tandvård till denna grupp såväl som till asylsökande har procentuellt ökat markant under året, men utgör i relativa termer en liten del av Folktandvårdens patientunderlag. 2014 2013 Förändring Antal vuxna som behandlats inom allmän- och medicinsk tandvård 323 210 322 038 0,4% Antal behandlade inom nödvändig tandvård 9 794 10 535 -7,0% Antal behandlade som led i sjukdomsbehandling 2 608 2 487 4,9% Antal behandlade barn inom specialisttandvården 9 380 14 562 -35,6% Antal behandlade vuxna inom specialisttandvården 12 535 13 326 -5,9% Antal asylsökande som behandlats 3 204 2 533 26,5% Antal vuxna papperslösa som behandlats 575 138 316,7% 2 854 1 527 86,9% Produktion Antal ungdomar med tandregleringscheck Styrelsens mål i budget om att produktiviteten, uttryckt som bokad tid i förhållande till arbetstid ska öka, uppnås inte för året. För allmäntandvården var utfallet 55,7 procent 2014 att jämföra med 56,7 procent 2013. För specialisttandvården var detta nyckeltal 47,2 procent jämfört med 53,2 procent föregående år. Den minskade produktiviteten inom specialisttandvården bedöms främst bero på effekter av utlokaliseringen av Eastmanhuset. 6 2.2.3 Personal Fullmäktiges övergripande mål: Attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Stolta medarbetare (medarbetarindex) Chef- och ledarskap (chefsindex) Systematisk kompetensförsörjning Folktandvården har inte genomfört den SLL-gemensamma medarbetarenkäten 2014. Därför kan inte resultat avseende medarbetarindex eller utfall gällande affärsplanens mål om andel ambassadörer för företaget presenteras. Prioriterade områden för Folktandvården som arbetsgivare är enligt bolagets budget att rekrytera och behålla efterfrågad kompetens samt att kompetensutveckla medarbetare. Folktandvården har en egen utbildningsverksamhet som genomför internutbildningar, ett traineeprogram för chefer samt utbildnings- och försörjningsprogram för arbetsledare. Möjligheten att rekrytera tandläkare har varit god, men det bedöms finnas ett nationellt underskott på tandsköterskor och bettfysiologer. Bolaget har ett internt mål att personalomsättningen ska understiga 10 procent för samtliga yrkeskategorier. Målet uppnås inte fullt ut då personalomsättningen bland tandläkare var 10,7 procent och bland handläggare inom administrationen 12,7 procent. För bolaget som helhet har dock personalomsättningen minskat från 10,1 procent 2013 till 9,7 procent 2014. Kopplat till fullmäktiges mål ska Folktandvården enligt budget prioritera arbetet med att införa verktyg för systematisk kompetensplanering, KOLL. Bolaget har under året dock tagit beslutet att inte införa KOLL inklusive IT-verktyget ProCompetence under 2014, p.g.a. att bolaget haft vakanser vid personalavdelningen under året. Bolaget arbetar idag enligt en intern rutin för kompetensförsörjningsprocessen och dokumenterar kompetensutveckling på individ- och företagsnivå i Heroma. Målet är, enligt bolagets affärsplan, att den genomsnittliga sjukfrånvaron ska vara maximalt 14 dagar. Under året har dock sjukfrånvaron ökat från 15,6 dagar till 17,2 dagar. 2.2.4 Miljö Fullmäktiges övergripande mål: Hållbar tillväxt Effektivt miljöarbete Folktandvårdens miljöarbete bedrivs enligt bolagets miljöprogram 2012-2016, vilket speglar landstingets övergripande miljöpolitiska program, Miljöutmaning 2016. Redovisning av miljöarbetet görs dels i årsrapporten 2014, dels i särskild miljöredovisning. Redovisningen har gjorts med beaktande av det s.k. specifikationsdokumentet (LS 1201-0039). Vissa mål har brutits ned i årliga delmål medan andra uppgifter följs årligen för att kunna slutredovisas 2016. Folktandvården redovisar för 2014 förbättringar i merparten av de indikatorer som valts för uppföljning av miljöarbetet, bl.a. nyckeltal för förbrukning av engångsmaterial och elförbrukning. Användningen av lustgas har minskat under året, men förklaringen ligger främst i den generella minskning av antal behandlingar som skett inom specialisttandvården under året. Folktandvården har ännu inga anläggningar för destruktion av lustgas. En utvärdering av två olika destruktionsanläggningar är planerad att genomföras under 2015. Folktandvården har målet att minska antibiotikaförskrivningen med 10 procent mellan 2012 och 2015. Bolagsspecifik statistik över antibiotikaförskrivningen finns inte, men för tandvården som helhet har förskrivningen minskat med 15 procent mellan 2012 och 2014 i landstinget. 7 2.2.5 Forskning och utveckling Bolaget ska enligt ägardirektiven utföra kliniskt forskningsarbete och utbildning. Folktandvården har inom ramen för styrgruppen KI/SLL för odontologisk forskning (SOF) bedrivit kliniskt forskningsarbete tillsammans med odontologiska institutionen vid Karolinska Institutet, bl.a. inom äldretandvård. Bolaget har fem specialister i verksamheten som även är inskrivna som doktorander vid KI. Under året har forskningsprojektet Stop Caries Stockholm avrapporterats, vilket Folktandvården sedan 2010 har genomfört bl.a. i samarbete med KI. 2.3 Revisionens bedömning Årets resultat uppgår till 108 mnkr, vilket är 88 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Liksom föregående år noterar revisionen att bolaget i sin ekonomiska styrning utgått från ett högre resultatkrav än fullmäktiges, beslutat av bolagets styrelse. Inför 2015 föreslår dock landstingsstyrelsen att Folktandvårdens resultatkrav ska utökas till att ligga i nivå med de senaste årens redovisade överskott. För 2015 innebär det ett resultatkrav för bolaget på 100 mnkr. Styrelsen uppnår huvudsakligen fullmäktiges mål såväl som avtalsenliga krav inom tillgänglighet, kvalitet och miljö. Dock redovisas inte måluppfyllnad avseende vissa av affärsplanens mål, kopplade till upplevd och levererad kvalitet samt personal, vid årsrapporteringen. Revisionen instämmer i styrelsens bedömning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i årsrapporten. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för den interna styrningen och kontrollen. Bedömningen omfattar även om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt så att fullmäktiges mål uppfylls samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av den interna styrningen och kontrollen har genomförts av revisionskontoret och auktoriserad revisor. 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning Revisionskontoret har under året granskat Folktandvårdens modell för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet. Syftet har varit att bedöma om styrelsens arbete för att säkerställa styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet är tillräcklig. Övergripande mål för verksamheten har fastställts av styrelsen dels i bolagets affärsplan, dels i budgeten. Revisionskontoret bedömer att verksamhetens mål är i linje med fullmäktiges övergripande mål såväl som de krav fullmäktige ställer i specifika ägardirektiv. Det finns dock en otydlighet mellan affärsplanen och budgeten där affärsplanens mål är väl kända i verksamheten, men budgetens mål inte på samma sätt utgör grund för styrning och uppföljning. Målformuleringarna i de båda dokumenten är inte heller helt samstämmiga. Innehållet i de båda dokumenten motsäger dock inte varandra undantaget bolagets resultatmål, vilket är högre i affärsplan än i budgeten. Revisionskontoret bedömer att bolaget har etablerade rutiner för hur och när mål och krav avseende ekonomi, verksamhet och kvalitet ska följas upp. Den ekonomiska uppföljningen är väl 8 utvecklad, har koppling till affärsplanens mål och genomförs löpande nedbruten på kliniknivå. Bolaget bedöms i huvudsak ha fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Sammantaget bedöms styrelsen ha en tillräcklig styrning och kontroll på området. 3.2 Intern kontrollplan Bolaget arbetar sedan 2014 med en ny integrerad modell för riskbedömning och intern kontrollplan. En dokumenterad riskanalys och internkontrollplan utarbetas av ledningen under hösten utifrån målen i bolagets affärsplan samt ett antal övriga risker såsom legala risker, risker kring regelverk och rutiner, IT samt krishantering. Intern kontrollplan och riskbedömning beslutas därefter av styrelsen. Intern kontrollplan för 2014 fastställdes av styrelsen 2013-12-02. I den interna kontrollplanen återfinns risker som överstiger ett förutbestämt riskvärde utifrån sannolikhet och konsekvens. Separata strategidokument upprättas för hanteringen av varje enskild risk i den interna kontrollplanen, där ansvarig, åtgärder och tidplan framgår. Beslutade åtgärder och kontrollaktiviteter rapporteras av kontrollansvarig till VD, som i sin tur är ansvarig inför styrelsen för rapportering och åtgärder. Uppföljning av intern kontrollplan samt strategidokumenten sker två gånger om året vid ledningsgruppsmöten. För år 2014 har uppföljning skett vid delåret samt vid årsbokslut. Uppföljningen har presenterats vid styrelsemöten i 2014-09-24 samt 2015-02-15. Den genomförda uppföljningen inkluderar trafikljusstatus och kommentarer om status enligt de riktlinjer från landstingsstyrelsen som gäller fr.o.m. 2014. Den interna kontrollplanen är idag endast känd på ledningsgruppsnivå. Revisionen ser fördelar med att vidga kretsen för kommunikation av den interna kontrollplanen för att synliggöra ledningens syn på väsentliga risker för samtlig personal på ledande befattningar inom bolaget. Revisionen bedömer att dokumentationen uppfyller landstingsstyrelsens krav på vad en internkontrollplan ska innehålla. Bolagets metod för arbetet med riskbedömning och internkontrollplan bedöms skapa goda förutsättningar för att på ett strukturerat sätt identifiera, värdera och hantera väsentliga risker och därmed stödja processen nå bolagets mål. 3.3 Upphandling Revisionen har granskat bolagets direktupphandlingar av s.k. unitar (behandlingsstolar samt därtill hörande medicinsk utrustning) under 2014, utifrån lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Bolaget genomförde under våren 2014 en upphandling av ny ramavtalsleverantör. Upphandlingen har överprövats och ärendet ligger f.n. i kammarrätten. Då tidigare avtal med leverantör löpte ut 2014-03-31 har bolaget stått utan upphandlad leverantör därefter. För att kunna fullfölja påbörjade byggprojekt vid nya kliniker samt för att kunna göra vissa ersättningsinvesteringar har Folktandvården direktupphandlat unitar via den tidigare ramavtalsleverantören. Dokumenterade beslut, undertecknade av ekonomichef, om att upphandla unitar via tidigare ramavtalsleverantör innehåller beskrivning av situation och motiv till beslutet. Inga ytterligare leverantörer har kontaktats vid upphandlingarna. Upphandlingsvärdet av nämnda direktupphandlingar har uppgått till totalt ca 8 mnkr, varav investeringar vid den nya kliniken i Västermalmsgallerian utgjort 3,2 mnkr (25 st unitar) och investeringar vid den nya kliniken i Solna 1,8 mnkr (13 st unitar). Upphandlingarna överstiger därmed beloppsgränsen för direktupphandling. Bolaget hänvisar till synnerliga skäl som grund för beslutet. 9 Att en upphandling kan komma att överprövas är något som kan förutses och vid upphandling måste det därför planeras för den tid överprövningsprocessen kan ta. Revisionen konstaterar att tidfristen mellan det att upphandlingen av ny leverantör annonserades (2014-01-31) och att avtal med dåvarande leverantör gick ut (2014-03-31) var påfallande kort. I förfrågningsunderlag uppges att bolaget under de senaste åren upphandlat ca 50 unitar årligen. Bolaget har vidare som mål i sin affärsplan att investera i minst två nya kliniker årligen. Det tyder på att bolaget kontinuerligt har ett behov av att upphandla nya unitar och att behovet av att ha ett gällande avtal med ramavtalsleverantör bör ha kunnat förutses. Den knappt tilltagna tidsmarginalen medför dels risk att stå utan ramavtalsleverantör, dels risk för negativ inverkan på konkurrensen och att det mest fördelaktiga priset riskerar att inte nås. Praxis2 är inte tydlig vad gäller möjligheten att direktupphandla under det att en överprövningsprocess pågår. Klart är dock att direktupphandlingen, med beaktande av LOU:s portalparagraf, under alla omständigheter bör göras på bästa möjliga affärsmässiga villkor. Kammarkollegiets vägledning för direktupphandling anger att direktupphandling endast får genomföras om samtliga fyra förutsättningar är uppfyllda: 1) det ska vara absolut nödvändigt att genomföra upphandlingen, 2) en synnerlig brådska gör att normala tidsfrister inte kan hållas 3) brådskan ska vara förorsakad av omständigheter som inte har kunnat förutses av den upphandlande myndigheten, 4) brådskan får inte ha orsakats av myndigheten själv. Att en omständighet inte har kunnat förutses innebär att omständigheten närmast ska ha karaktären av force majeure. Revisionen bedömer att Folktandvården bör ha varit medveten om behovet av att löpande ha tillgång till en upphandlad ramavtalsleverantör liksom om riskerna för att överprövning kan komma att ske och att, givet detta, upphandlingen av ny ramavtalsleverantör inte påbörjats i rimlig tid. I direktupphandling till väsentliga belopp3 bör krav på affärsmässighet beaktas och upphandlingsprocessen genomföras på ett sådant sätt att ett marknadsmässigt fördelaktigt pris kan erhållas. Revisionen menar att styrelsen bör åtgärda revisionens tidigare rekommendation4 att fastställa en lokalt anpassad upphandlingspolicy samt att bolaget i utformningen av lokala rutiner för direktupphandling bör beakta ovanstående iakttagelser. Rekommendationer: Ledningen bör se till att förnyad ramavtalsupphandling planeras så att användning av direktupphandling kan undvikas. 3.4 Vård till asylsökande och tillståndslösa Med stöd av lagen om hälso- och sjukvård åt asylsökande m.fl. (2008:344) och lagen om hälsooch sjukvård till vissa utlänningar som vistas i Sverige utan nödvändiga tillstånd (2013:407) har vuxna asylsökande, människor som meddelats beslut om avvisning eller utvisning och tillståndslösa vuxna5 rätt till hälso- och sjukvård inklusive tandvård som inte kan anstå samt en hälsoundersökning. Lagarna innebär att landstinget har ett ansvar att göra vården tillgänglig för asylsökande och tillståndslösa. Revisionen har därför granskat hur hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN), Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO) och Folktandvården (FTV) säkerställer att informationen som erbjuds vårdgruppen och vårdgivare är korrekt samt om vårdgivare har tillräckliga förutsättningar för att göra adekvata bedömningar vad gäller patienternas rätt till vård. 2 Se bl.a. SOU 2015:12, Överprövning av upphandlingsmål, m.m. Under 2014 har Folktandvården direktupphandlat till ett totalt upphandlingsvärde om ca 21 mnkr. 4 Landstingsrevisorerna, Delrapport 2014, Folktandvården i Stockholms län. 5 Med tillståndslösa avses personer som vistas i Sverige utan nödvändiga tillstånd. 3 10 Asylsökande och tillståndslösa kan söka vård vid samtliga kliniker inom Folktandvården, inklusive akuttandvårdskliniken. Vårdinsatserna för gruppen asylsökande och tillståndslösa är liten i förhållande till Folktandvårdens totala verksamhet. Under 2014 behandlade Folktandvården i Stockholms län 3 204 asylsökande vuxna och barn, vilket motsvarar mindre än en procent av bolagets patienter och i genomsnitt ca 40 besök per klinik och år. Landstinget i Stockholm har ett högt genomsnittligt antal tandvårdsbesök i gruppen asylsökande (2,19 besök) jämfört med det nationella snittet (0,94 besök)6. I Stockholm är det Folktandvården och Distriktstandvården som utför tandvård av asylsökande och tillståndslösa utifrån avtal med hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF). Granskningen visar att Folktandvården har tydliga riktlinjer som kommuniceras på ett tillfredställande sätt i organisationen. Riktlinjer har anpassats och justerats över tid och utifrån gjorda erfarenheter. Riktlinjerna stämmer överens med lagstiftarens intentioner. Det framgår av riktlinjerna och av internt informationsmaterial till vårdpersonalen att vård till asylsökande och tillståndslösa avser sådan vård som inte kan anstå, d.v.s. inte enbart akut vård. Avgörande för bedömningen, av vad som klassas som vård som inte kan anstå, ska enligt bolagets riktlinjer vara om en fördröjning kan leda till allvarliga följder för patienten. I enlighet med Socialstyrelsens förtydliganden7 är det inom Folktandvården den behandlande tandläkaren som har ansvaret att avgöra vilken vård som ska erbjudas patienten i det enskilda fallet. Vid intervjuer framkommer skilda åsikter om huruvida det skulle behövas mer detaljerade anvisningar kring hur begreppet vård som inte kan anstå ska tolkas, men merparten anser att det är behövligt att överlåta ansvaret för bedömningen till behandlande tandläkare av hänsyn till patienternas skilda förutsättningar. Behandlingsområden där det uppges kunna finnas risk för olika bedömningar mellan vårdgivare är framförallt protetik, men även gällande mindre omfattande behandlingar såsom borttagande av tandsten. Utifrån enkätsvar och intervjuer framgår att personalen inom den egna organisationen har en tillfredsställande kunskap om Folktandvårdens riktlinjer för vård av den aktuella patientgruppen. Rutinerna upplevs av personalen som tydliga och användbara. Utifrån den genomförda granskningen framkommer att de hinder som uppstår för att patientgruppen ska få tillgång till den vård som de har rätt till framförallt uppstår i patientens inledande kontakt med tandvården och i liten utsträckning i samband med behandling. Det som av mottagande personal framförallt upplevs som problematiskt är identifikation av patienten och rätt registrering utifrån personens status. Det nationella regelverket är exempelvis inte tydligt kring hur EU-migranter som står utanför sitt lands socialförsäkringssystem, eller har vistats längre än tre månader i Sverige, ska hanteras. HSF har inte heller kunnat ge någon ledning i detta fall. Enligt Folktandvårdens riktlinjer ska behandlingar som bedöms kosta mer än fem tkr förhandsbedömas av Folktandvårdens tandvårds- och utvecklingsavdelning. Intervjuade vid kliniker är positiva till denna bedömning som upplevs utgöra en kvalitetssäkring och ett sätt att säkerställa att likartade bedömningar görs av behandlare. Till viss del utgör prövningen ett avsteg från Socialstyrelsens förtydligande att behandlande tandläkare ska göra bedömningen. Granskningen visar dock att besked från förhandsbedömningen ges skyndsamt och sker i dialog med behandlande tandläkare. Tidigare finansierades vården av asylsökande via en schablonersättning från HSF. Sedan 1 april 2014 får Folktandvården istället debitera beställaren för den vård man utför. Även vård till tillståndslösa debiteras per åtgärd. Folktandvården har vidtagit kontrollåtgärder i form av stickprovsvisa journalgranskningar och analytisk granskning av behandlingstider och kostnader för att säkerställa att klinikerna har likvärdig och korrekt tillämpning av reglerna för debitering. 6 7 SKL, 2014, Hälso- och sjukvård åt asylsökande. Socialstyrelsen, 2014, Vård för papperlösa. 11 Information om rätten till vård når asylsökande och tillståndslösa via flera kanaler såsom 1177 vårdguiden, Migrationsverket, asylboenden, frivillorganisationer och den asylsökandes personliga kontakter. Information om patientgruppens rätt till vård saknas dock helt på Folktandvårdens egen hemsida. I enligt med regelverket erbjuder Folktandvården tandvård för asylsökande och tillståndslösa barn på samma villkor som folkbokförda. Dock anger Folktandvårdens riktlinjer att ett restriktivt förhållningssätt ska tillämpas i bedömningen av tandreglering. Anledningen uppges vara att det kan vara menligt för patienten att påbörja en behandling som eventuellt inte kan fullföljas. Om det finns risk för ogynnsam bettutveckling med skador på tänderna eller om patienten redan har pågående behandling kan barnen dock remitteras direkt till specialistklinik för bedömning. I samråd med beställaren kallas inte längre asylsökande barn, utan information om asylsökandes rätt till kostnadsfri tandvård samt kontaktuppgifter till närmsta klinik skickas istället ut. Enligt uppgift har ingen minskning i antalet besök noterats efter att den nya rutinen infördes. Revisionen bedömer att Folktandvården i huvudsak har skapat goda förutsättningar för att vårdgivare inom den egna organisationen ska kunna göra adekvata bedömningar vad gäller patientgruppens rätt till vård. Folktandvården har ökat sin anpassning och tillämpning av regelverket över åren och medvetenheten i organisationen om regelverket har ökat. Revisionen anser att det ligger ett allmänintresse i att extern information om rätt till vård för den aktuella patientgruppen finns hos de vårdgivare som erbjuder vården. Ledningen bör därför utveckla informationen på Folktandvårdens externa hemsida till att även omfatta asylsökande och tillståndslösas rätt till vård. 3.5 Folktandvårdens prissättningsmodell Prissättning av tandvård regleras i tandvårdslagen. Lagen anger att avgiften för tandvård ska vara skälig med hänsyn till behandlingens art, omfattning och utförande samt omständigheterna i övrigt. Beslut om grunderna för avgift för tandvård ska göras av landstingsfullmäktige, medan den detaljerade prissättningen per tandvårdsåtgärd överlåts åt tandvårdsbolaget. Som den största aktören på marknaden är Folktandvårdens prissättning normerande för övriga aktörer och bolagets priser ligger även till grund för den ersättning som landstinget betalar till vårdgivare för uppsökande och nödvändig tandvård. Revisionskontoret har granskat motiv och grunder för prisjustering av vuxentandvård8 i de underlag som Folktandvården tillställer landstingsfullmäktige samt bolagets modell för prissättning och metod för att fördela prisjusteringen över tandvårdsåtgärder. Folktandvården har en dokumenterad beskrivning av den interna prisjusteringsprocessen upprättad i december 2014. Bolaget har dock arbetat på likartat sätt under flera år. Analys och förslag till generell, procentuell, prisjustering arbetas fram av VD och ledning och ska enligt processbeskrivningen beakta förändringar i Tandvårds- och läkemedelsförmånsverkets (TLV) prislista, marknadsförhållanden samt kostnadsökningar. Angivna grunder för prisjusteringar i bolagets hemställan till fullmäktige har under de senaste åren framförallt varit generella kostnadsdrivande faktorer såsom löneökningar och ökade produktionskostnader. I mindre utsträckning har anpassning till höjningar i TLV:s referenspriser angetts som grund för generell prisjustering. Undantaget var 2009 då den prisjustering som gjordes främst syftade till att justera priserna till TLV:s referenspriser. Avgörande för ledningens och styrelsens bedömning om nödvändiga prisjusteringar har varit att prisjusteringen ska vara tillräcklig för att upprätthålla en god lönsamhet, där målet är att styrelsens resultatmål ska uppnås för det kommande året. Syftet med TLV:s referenspriser är tudelat. Dels ligger de till grund för beräkning av den statliga tandvårdsersättningen i patientens högkostnadsskydd, dels utgör de vägledning för patien8 Prisindexhöjningar för barntandvården beslutas av hälso- och sjukvårdsnämnden. 12 ten genom att ange ett ”normalpris” för de olika tandvårdsåtgärderna. Beräkningen av referenspriserna är kostnadsbaserad, inklusive en viss skälig marginal. Referenspriserna är således en viktig referens i bedömningen av skäligt pris. I referenspriserna tas dock inte hänsyn till regionala förhållanden eller till specifika individuella förutsättningar hos tandvårdsaktören. Inom Folktandvården i Sverige har flera landsting på politisk nivå beslutat att sätta priser som ligger i nivå med referenspriserna. Övriga landsting ligger huvudsakligen inom intervallet +/- 2 procent jämfört med referenspriserna.9 I Stockholm ligger ca hälften av åtgärderna i Folktandvårdens prislista i intervallet 0-2 procent över TLV:s referenspriser. Ca en tredjedel av åtgärderna ligger dock mer än 10 procent över referenspris. De åtgärder som ligger väsentligt över referenspris är framförallt åtgärder inom protetik och implantat. Jämförelsen säger ingenting om Folktandvårdens generella prisnivå jämfört med TLV:s referenspriser, eftersom det förutsätter att en jämförelse av en korg av åtgärder görs. Jämförelser med konkurrenters prissättning är svår att göra. Dels för att många aktörer inte är transparenta avseende prissättning, dels för att det ligger strategiska moment i konkurrenternas prissättning av enskilda åtgärder, t.ex. användande av ”lockpriser”. I Folktandvårdens prissättning av de enskilda tandvårdsåtgärderna tas hänsyn till förändringar i TLV:s referenspriser, materialkostnader och behandlingsmetoder, konkurrenternas prissättning samt synpunkter från behandlare, ledning och fackliga representanter. Hänsyn tas även till vilka volymer som produceras av de enskilda åtgärderna så att den totala prisjusteringen inte överstiger den av fullmäktige beslutade generella justeringen. Viktningen görs med ledning av historiska data över sålda volymer. Förfaringssättet garanterar inte att den faktiska totala prisökningen exakt kommer att motsvara den beslutade under året, men enligt uppgift varierar sålda volymer av enskilda tandvårdsåtgärder mycket lite över åren och utgör därmed en godtagbar approximation. Utgångspunkten i prissättningen är vidare att ingen tandvårdsåtgärd ska subventionera andra. Revisionen bedömer att det underlag som Folktandvården enligt ägardirektiven10 ska ta fram till fullmäktige i huvudsak har ett innehåll som överensstämmer med ägardirektivens krav11. Uppskattningen av ekonomiska konsekvenser för landstinget saknas dock i underlaget för beslut om prisjustering för 2014, bl.a. uppskattad kostnadsökning relaterat till landstingets finansiering av nödvändig tandvård och led i sjukdomsbehandling. Vidare bedömer revisionen att bolaget har en tydlig process för prissättningen av åtgärder, där hänsyn tas till referenspriser, produktionskostnader, konkurrens och behandlares synpunkter. Modellen för prissättning är utformad för att i möjligaste mån säkerställa att justeringen av åtgärdspriser inte ska innebära att bolagets prishöjning överstiger den av fullmäktige beslutade generella procentuella prisjusteringen. Revisionen bedömer även att Folktandvården i prissättningen av merparten av åtgärderna ligger i linje med eller något över TLV:s referenspriser. 3.6 Granskning från delrapport - Styrelsens arbete för att säkerställa en tillräcklig intern styrning och kontroll I samband med den löpande granskningen 2014 har revisionskontoret genomfört en granskning av styrelsens arbete för att säkerställa en tillräcklig intern styrning och kontroll, vilken rapporterats till Folktandvårdens styrelse i revisionens delrapport. Motsvarande granskning har utförts av revisionen på samtliga nämnder och styrelser inom landstinget under mandatperioden. Fokus har legat på bolagsledningens arbete och revisionens bedömning avser därmed det övergripande interna kontrollarbetet i organisationen. 9 TLV, 2014, Nulägesbeskrivning av det statliga tandvårdsstödet. LS 0411-2126, Ägardirektiv om priser för vuxentandvård. 11 Specifikation om vad hemställan bör innehålla finns i tjänstemannautlåtande till ägardirektiv LS 04112126. 10 13 Revisionens bedömning utifrån den genomförda granskningen är att styrelsen i huvudsak skapat tillräckliga förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll. Förbättringsområden som identifierades under granskningen var kommunikation av riskbedömning och internkontrollplan till en vidare krets av ledande personer i organisationen samt komplettering av rutin för dokumentstyrning så att det framgår att, samt hur, dokument ska publiceras på intranätet. Granskningen har resulterat i två rekommendationer, vilket framgår av delrapporten. Dels att säkerställa att målformuleringarna i budget och affärsplan är samstämmiga, dels att en rutin införs som innebär att medarbetarna under lämpliga former ges möjlighet att anonymt rapportera misstankar om oegentligheter, missförhållanden m.m. 3.7 Övrigt Revisionskontoret har utöver ovanstående genomfört översiktlig granskning av Folktandvårdens rutiner för journalgranskning, rutiner för remittering och arbete med att minska antibiotikaförskrivning. Inga väsentliga avvikelser har noterats inom dessa områden. Den auktoriserade revisorn har därutöver i löpande granskning genomfört granskning inom följande områden; ledningsnära kostnader och representation, upphandling, IT samt affärssystem och informationssäkerhet. Inom följande områden har test av nyckelkontroller samt stickprov utförts för att verifiera implementering och följsamhet; anläggningstillgångar, intäkter, personalkostnader och upplupna personalrelaterade kostnader. Auktoriserad revisor har också för koncernmellanhavanden granskat att det finns kontroller som stämmer av fordringar och skulder mot motpart. Avstämning har gjorts av att pensioner kontrollerats mot KPA per sista augusti samt att det finns en månatlig rimlighetskontroll av informationen från KPA. Samtliga kontroller bedöms ändamålsenligt utformade och inga väsentliga avvikelser har noterats. 3.8 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. Kontrakt avseende frisktandvård tecknas för tre år i taget och intäkten tas löpande. Från den auktoriserades löpande granskning 2013 finns en rekommendation till ledningen att det är relevant att utföra efterkalkyler för att tydliggöra lönsamheten i tjänsten. Att löpande följa och analysera lönsamheten över tid kräver dock omfattande journalgenomgångar. Frågan har varit aktuell på styrelsens möten under 2014. Rekommendationen kvarstår som ej åtgärdad. 3.9 Revisionens bedömning Revisionen bedömer att styrelsen i huvudsak skapat förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll. Verksamhetens mål är i linje med fullmäktiges övergripande mål såväl som de krav fullmäktige ställer i specifika ägardirektiv. Dock finns en otydlighet avseende affärsplanen respektive budgeten där affärsplanens mål är väl kända i verksamheten, men budgeten inte på samma sätt utgör grund för styrning och uppföljning. Vidare finns ett behov av att säkerställa att målformuleringarna i budget och affärsplan är samstämmiga. Revisionen bedömer att bolagets upphandling av ramavtal med leverantör av s.k. unitar inte påbörjats i rimlig tid i förhållande till tidigare ramavtals utgång. Detta har lett till att bolaget under året genomfört direktupphandlingar på ca 8 mnkr inom området. Risk finns att det marknadsmässigt mest fördelaktiga priset inte uppnåtts vid dessa upphandlingar. Revisionen bedömer att ledningen bör säkerställa rutiner och planering så att detta kan undvikas. Den interna styrningen och kontrollen bedöms utifrån genomförd granskning, i likhet med 2013, sammantaget vara tillräcklig. 14 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens och verkställande direktörens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. 4.1 Årsredovisningen Den auktoriserade revisorn har granskat samtliga delar av bolagets årsredovisning för att säkerställa att den är upprättad samt följer K3 och årsredovisningslagen. Övergången till K3 har granskats vid bokslut i syfte att säkerställa att bolaget redovisar korrekt enligt de nya redovisningsprinciperna. Inga väsentliga avvikelser har noterats. Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. 4.2 Räkenskaper För posten anläggningstillgångar har stickprovsvis substansgranskning genomförts. Årets avskrivningar har rimlighetsbedömts och avstämning har gjorts av anläggningstillgångar mot anläggningsregistret. Dokumentation har inhämtats över bedömningar som bolaget gjort avseende behov av komponentavskrivning i enlighet med K3. Därutöver har framrullning av noten i bokföringen gjorts och stämts av mot rapportpaket respektiveårsredovisningen. Bolaget har genomfört inventering av anläggningstillgångarna i oktober månad på samtliga kliniker utom Eastman. Inga väsentliga investeringsdifferenser noteras i inventeringsresultatet. Pensioner har stämts av mot externt underlag och det har genomförts en rimlighetsbedömning av de parametrar som använts i pensionsberäkningen. Den redovisningsmässiga hanteringen och klassificeringen i resultaträkningen har följts upp utifrån koncerninstruktionen samt aktuell redovisningspraxis. Upplupna personalrelaterade kostnader har stämts av mot underlag. Stickprovsvis granskning har genomförts för fullständighet och kontrollberäkning mot lönesystem avseende semesterlöneskuld har gjorts. Princip för prestationsbaserad ersättning har granskats samt att riktlinjer och beslut tagits på styrelsenivå. Granskningen av anläggningstillgångar, pensioner och upplupna personalrelaterade kostnader är genomförd utan anmärkning. Analytisk substansgranskning har gjorts av intäkter och personalkostnader mot förväntade värden. Vidare har koncerninterna intäkter bekräftats mot motpart och det har genom systemavstämning verifierats att det inte föreligger några koncerninterna differenser. Avstämningen är gjord för samtliga mellanhavanden i balans- och resultaträkningen utan att några väsentliga avvikelser noterats. 4.2.1 Skatt Bolagets skatteberäkning har granskats översiktligt och efter lämnade och erhållna koncernbidrag befinner sig bolaget inte i skatteposition. Granskningen visar att bolaget återlagt mer avskrivningar avseende ”förbättringsutgift på annans fastighet” än vad som behövs skattemässigt. Bolaget redovisar inte uppskjuten skattefordran för de temporära skillnader mellan skattemässigt och redovisningsmässigt värde som finns. 15 Den felaktiga hanteringen avseende förbättringsutgifter skulle innebära att bolaget redovisar ett högre skattemässigt underskott. Givet koncernens skattesituation finns det inte utrymme att boka uppskjuten skattefordran och redovisningen påverkas således inte av den felaktiga hanteringen. Bedömningen är att det är korrekt att inte boka någon uppskjuten skattefordran på de temporära skillnaderna avseende anläggningstillgångarna p.g.a. koncernens allmänna skattesituation. Rekommendationer: Ledningen bör kvalitetssäkra skatteberäkningar och deklarationer för dels innevarande, dels tidigare år. 4.3 Auktoriserade revisorns bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 5 Styrelsens yttrande över delrapport 2014 Landstingsrevisorernas delårsrapport 2014 presenterades på Folktandvårdens styrelsemöte 3 december 2014 för kännedom och möjlighet till yttrande. Av protokollet framgår att styrelsen tagit del av rapporten och inte haft något att tillägga. 16 Bilaga 1 1(1) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Folktandvården Stockholms län AB 2014 Granskningsår Rekommendation Åtgärdat 2010 Årsrapp Bolaget rekommenderas att fastställa en lokalanpassad upphandlingspolicy. 2011 Delår Bolaget rekommenderas att överväga att implementera ett elektroniskt inköpssystem. Detta i syfte att säkerställa att inköp inte sker utan underliggande ramavtal. 2012 Årsrapp Folktandvårdens ledning bör komplettera sitt regelverk för bisysslor med förtroendeskadliga och arbetshindrande bisysslor och förstärka rutinerna rörande inrapportering och uppföljning av bisysslor. X Bolaget har infört rutin att i samband med medarbetarsamtalet årligen följa upp medarbetares bisysslor. Mallen för medarbetarsamtal har uppdaterats därefter. Inom specialisttandvårdens chefsgrupp diskuteras individuella fall för gemensamma beslut. 2013 Delår Folktandvården bör säkerställa former för att löpande följa frisktandvårdsavtalen och göra uppskattningar av ekonomiskt utfall, för respektive premiegrupp. X Det finns en komplexitet kopplat till dessa beräkningar som gör dem svåra att genomföra. Under 2013 följde bolaget upp lönsamheten i friskvårdsavtalen upp genom en journalgranskning. Fortfarande finns dock inget sätt att löpande följa och analysera lönsamheten över tid utan att göra motsvarande journalgenomgångar. 2013 Årsrapp Ledningen bör se till att riskanalyser genomförs för kritiska system, och genomföra en klassificering av informationstillgångar samt utse informationsägare för dessa. Ledningen bör också implementera lokala instruktioner och riktlinjer för informationssäkerhet baserade på de landstingsgemensamma riktlinjerna. 2013 (Projekt 13/2013) Folktandvården bör skapa former för att tydligare följa upp omhändertagandet av barnen med sämst tandhälsa, inklusive uppföljning av ersättningsnivåernas effekt vad gäller att nå dessa barn. Rekommendationen följs upp under 2015. 2014 Delår Ledningen bör införa en rutin som innebär att medarbetarna under lämpliga former ges möjlighet att anonymt rapportera misstankar om oegentligheter, missförhållanden m.m. Rekommendationen följs upp under 2015. 2014 Delår Styrelsen och ledningen bör säkerställa att målformuleringarna i budget och affärsplan är samstämmiga, i syfte att kommunicera en komplett och enhetlig målbild inom företaget och till ägaren. Rekommendationen följs upp under 2015 2014 Årsrapp Ledningen bör se till att förnyad ramavtalsupphandling planeras så att användning av direktupphandling kan undvikas. 2014 Årsrapp Lednineng bör kvalitetssäkra skatteberäkningar och deklarationer för dels innevarande, dels tidigare år. Ja Kommentar Del- Nej vis X Bolaget har förstärkt avdelningen under året. Processbeskrivningar för olika inköpsprocesser har arbetats fram och kommer att läggas fram för ledningen under november 2014 - mars 2015. X X Bolaget har stärkt upp avdelningen och kommer att göra en utvärdering avseende det som framgår i rekommendationen. Bolagets informationssäkerhetsansvarige har under 2014 påbörjat arbete med att utforma en verksamhetsanpassad informationssäkerhetspolicy efter de landstingsgemensamma riktlinjerna samt med att anpassa lokala riktlinjer. Styrdokumenten har ännu inte presenterats för styrelse eller ledningsgrupp. Bolaget har återlagt mer avskrivningar som avser ”förbättringsutgift på annans fastighet” än vad som behövs till beskattning. Rekommendationen följs upp under 2015. Bilaga 2 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2014 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Intern styrning och kontroll Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för styrning, ledning, uppföljning och kontroll som är tydligt och funktionellt. Det finns ett strukturerat arbetssätt med definierade processer och rutiner för att styra ekonomi och verksamhet. Verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt i syfte att uppfylla fullmäktiges mål och efterleva lagar, föreskrifter m.m. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 2. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 3. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, verksamhet och kvalitet. 4. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 5. Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för intern styrning och kontroll. 6. Nämnden/styrelsen genomför årligen, i enlighet med Ägarpolicyn, en systematisk utvärdering av hur väl den interna styrningen och kontrollen fungerar. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Brister kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större brister. 1 Bilaga 2 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga brister som måste åtgärdas snarast. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Brister/förbättringsmöjligheter kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller väsentliga brister i förhållande till bedömningsmålen. 2
© Copyright 2024