Handbok för HSA- administratörer
Handbok för HSAadministratörer Användarhandledning för administration av HSA samt HSA Admin Version 4.0 2015-08-27 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Innehållsförteckning 1 Katalogtjänst HSA ................................................................................................................ 5 1.1 Kort om HSA och HSA Admin ......................................................................................... 5 1.2 Förvaltning av HSA .......................................................................................................... 5 1.3 HSA:s regelverk och riktlinjer .......................................................................................... 7 1.4 Lagar som styr hanteringen i HSA ................................................................................... 9 2 HSA Struktur ....................................................................................................................... 11 2.1 Struktur i HSA ................................................................................................................ 11 2.2 HSA Organisationsträd och HSA Tjänsteträd ................................................................ 11 2.3 Vilken organisation ska visas? ...................................................................................... 12 2.4 Organisationsförändringar ............................................................................................. 13 3 HSA innehåll ....................................................................................................................... 15 3.1 Objekt och attribut i HSA ............................................................................................... 15 3.2 Olika typer av enheter och funktioner ............................................................................ 15 3.3 Användning av egenskaper (attribut)............................................................................. 16 4 Inloggning i HSA Admin .................................................................................................... 18 4.1 Tekniska förutsättningar för HSA Admin ....................................................................... 18 4.2 Instruktion – Logga in med SITHS-kort ......................................................................... 18 4.3 Reservrutin – logga in med e-postadress och lösenord ................................................ 20 4.4 Instruktion – Logga ut .................................................................................................... 20 5 Allmänt om HSA Admin ..................................................................................................... 21 5.1 Översikt ......................................................................................................................... 21 5.2 Ikoner för objekttyper ..................................................................................................... 22 5.3 Handgrepp i HSA Admin ............................................................................................... 22 5.4 Dölja objekt .................................................................................................................... 22 5.5 Behörigheter i HSA Admin ............................................................................................. 23 5.6 Hjälptexter ..................................................................................................................... 26 5.7 Varning vid felaktigt värde i värdemängdsattribut.......................................................... 26 5.8 Användarstöd ................................................................................................................ 26 6 Enheter och funktioner i HSA Admin ............................................................................... 29 6.1 Administrera enheter och funktioner .............................................................................. 29 Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 2/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL ......................................................................... 33 7 Personer i HSA Admin ....................................................................................................... 38 7.1 Skapa person ................................................................................................................ 38 7.2 Förändringar för person ................................................................................................. 40 7.3 Egenskaper/Attribut för personer ................................................................................... 41 8 Medarbetaruppdrag i HSA Admin ..................................................................................... 44 8.1 Skapa medarbetaruppdrag ............................................................................................ 44 8.2 Förändringar för medarbetaruppdrag ............................................................................ 46 9 Services (HSA Tjänsteträd) i HSA Admin......................................................................... 50 9.1 Administrera enheter och funktioner under Services ..................................................... 50 9.2 Egenskaper/attribut för funktioner ................................................................................. 51 10 Sök i HSA Admin .............................................................................................................. 53 11 HSA-portalen ..................................................................................................................... 54 11.1 Kontroll av uppgifter mot HOSP och/eller befolkningsregistret .................................... 54 11.2 Kontroll av ifyllnad av förutsättningar för Pascal .......................................................... 58 12 Refererade dokument....................................................................................................... 61 Bilaga A HSA för Pascal ........................................................................................................... 62 Bilaga B HSA för Webcert ........................................................................................................ 65 Bilaga C HSA för Säkerhetstjänster (Autentiseringstjänsten samt Spärr- och loggtjänsten) ............................................................................................................................. 67 Bilaga D HSA för Statistiktjänst för ordinerad sjukskrivning ............................................... 69 Bilaga E HSA för Infektionsverktyget ..................................................................................... 71 Bilaga F HSA för eMortis .......................................................................................................... 73 Bilaga G HSA för Identifieringstjänst SITHS .......................................................................... 74 Bilaga H HSA för Hitta och jämför vård .................................................................................. 76 Bilaga I HSA för Vården i Siffror .............................................................................................. 79 Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 3/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Revisionshistorik Version, datum Författare Kommentar 1.0, 2011-04-28 Henrika Littorin Uppdaterat efter remiss, publiceringsfärdig 1.1–1.6 Henrika Littorin, Ronny Nilsson, Katrine Streng, Sandra Jarlö Förtydligade beskrivningar, ändrat supportflöde samt tillägg av avsnitten ”Hantera administratörsbehörigheter” och ”HSA-portalen”. Anpassning till HSA Admin 4.5 2.0, 2012-08-31 Katrine Streng 2.1-2.2 Henrika Littorin 3.0, 2014-09-02 Sandra Jarlö, Åsa Berggren, Henrika Littorin, Ronny Nilsson. 3.1-3.4 Ulrika Nilsson, Henrika Littorin 4.0, 2015-08-21 Sandra Jarlö, Katrine Streng Lagt till Bilaga A HSA för Pascal Uppdaterat efter HSA Admin version 4.7. Ny funktion ”Dölja objekt”. Länkar till instruktioner för felsökning HOSP-uppgifter och kontroll inför vårdgivarregistrering samt info om schematisk bild över tjänster som använder HSA. Infört bilaga B-F med attributanvändning för Webcert, Säkerhetstjänster, Statistiktjänsten för ordinerad sjukskrivning, Infektionsverktyget och eMortis. Nytt avsnitt om intern revision. Förtydliganden i ett antal skrivningar. Infört bilaga G och H. Anpassning till HSA Admin 4.8 inkl. beskrivning av Arkivering av vårdgivare/vårdenhet. Tillägg av beskrivning av Limbo-hantering vid tillägg och borttag av person samt förtydligande av administratörsroller. Delat upp handboken i en generell HSA-del och en HSA Admin-del samt bytt dokumentnamn från HSA Admin handbok till Handbok för HSAadministratörer för att tydliggöra att dokumentet riktar sig till alla som administrerar HSAinformation. Anpassning till HSA Admin 4.10. Uppdaterat bilaga B och E samt lagt till Bilaga I. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 4/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 1 Senast ändrad 2015-08-27 Katalogtjänst HSA 1.1 Kort om HSA och HSA Admin HSA är en del av den nationella infrastruktur som möjliggör ett förverkligande av nationell eHälsa, tidigare kallad nationell IT-strategi för vård och omsorg. Landsting, kommuner, privata vårdgivare och vissa myndigheter inom vård och omsorg är anslutna till HSA. HSA innehåller kvalitetssäkrad information om personer, enheter och funktioner inom vård och omsorg. Informationen lagras med enhetliga identifieringar och benämningar så att den kan användas av olika system och organisationer. HSA Admin är ett verktyg för att manuellt administrera information i HSA. HSA Admin används inte av alla organisationer, särskilt landsting använder sig ofta av synkronisering från interna kataloger. Vissa organisationer använder både HSA Admin och synkronisering. Kontakta Huvudadministratör/HSA-ansvarig för din organisation för att få reda på vad som gäller. 1.1.1 Vad används HSA till? HSA används främst för att erhålla korrekt information om personer, enheter och funktioner inom vård och omsorg. Informationen används som underlag för säkerhetshantering, behörighetshantering och vårdsökningstjänster i många olika nationella tjänster. En schematisk bild över de tjänster som använder HSA finns på www.inera.se/hsa under Dokument och stödjande. Flera av tjänsterna beskrivs också mer ingående i bilagor till denna handbok. 1.2 Förvaltning av HSA HSA förvaltas både lokalt och nationellt. Varje organisation äger och ansvarar för sin information, men man kommer överens på nationell nivå hur informationen ska lagras och hur den ska få användas. Inera AB är nationell förvaltare av HSA. Beslut i HSA-frågor sker i HSA Förvaltningsgrupp som består av representanter för informationsägarna, tillsammans med Inera AB:s förvaltare för HSA. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 5/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 1.2.1 Nationell samverkan Nätverksgruppen träffas två gånger per år för att diskutera och samverka kring HSA-frågor. Här får anslutna organisationer en möjlighet att utbyta erfarenheter, få information och lyfta viktiga frågor. Det finns en stark tradition av att hjälpa varandra och dela med sig av bra lokala lösningar. HSA-ansvarig i respektive organisation får även åtkomst till HSA:s projektplats som är en gemensam lagringsplats för HSA-information som inte kan läggas ut på webben. 1.2.2 HSA Arbetsgrupper Inom HSA finns ett antal arbetsgrupper som fokuserar på olika utvecklingsområden. En särskild arbetsgrupp arbetar med innehållsfrågor i HSA t.ex. önskemål om tillägg av ny information. En annan grupp arbetar med utveckling av HSA Admin, t.ex. kravställning mot leverantör och testning av nya versioner. 1.2.3 Anslutna organisationer Varje organisation ansvarar för och underhåller sin egen information i HSA, t.ex. vilka som arbetar på Ortopedmottagningen, öppettider för vårdcentralen eller vilket telefonnummer sjukgymnasten Pelle har. Varje organisation har en HSA-ansvarig som har det övergripande praktiska informationsansvaret och högsta administratörsbehörighet. Beroende på organisationens storlek kan det också finnas flera HSA-administratörer som praktiskt uppdaterar delar av organisationsinformationen, t.ex. för en vårdcentral eller en förvaltning. Läs mer på www.inera.se/hsa under Roller och ansvar. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 6/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 1.3 HSA:s regelverk och riktlinjer De regelverk, riktlinjer och rekommendationer som beskrivs nedan återfinns på www.inera.se/hsa under Dokument. 1.3.1 HSA-policy HSA-policy är en överenskommelse mellan HSA-anslutna organisationer om hur HSA-informationen ska hanteras. HSApolicy anger att innehållet i HSA ska vara korrekt och spegla nuläget i organisationen gällande personal, organisation och funktioner. Kraven som beskrivs i policyn är bland annat följande: • • • • • • • • • Personuppgifter ska månatligen verifieras mot Skatteverkets register med hjälp av personnummer eller samordningsnummer Personers uppgifter om legitimation och specialitet ska månatligen verifieras mot Socialstyrelsens HOSP-register Personers anställnings-/uppdragsförhållande till organisationen ska verifieras minst en gång var tredje månad Organisationsuppgifter ska verifieras mot SCB och/eller Bolagsverkets register via organisationsnummer Information om personnummer ska, enligt krav på sekretess, endast kunna registreras och visas för behöriga administratörer Skyddade personuppgifter ska inte finnas synliga i HSA utan personens medgivande Spårbarheten i informationen ska säkerställas via loggning Den information man får tillgång till via HSA om andra organisationer får inte missbrukas Intern revision av efterlevnad till HSA-policyn ska genomföras minst en gång per år Målsättningen är att HSA ska vara tillgängligt 24/7, alltså dygnet runt under årets alla dagar. Kontinuitetsplaneringen för HSA, med avbrotts- och katastrofplan, är den anslutande organisationens ansvar. Efterlevnad av HSA-policyn är en förutsättning för att delta i HSA. 1.3.1.1 Intern revision Intern revision av den egna organisationens efterlevnad till HSA-policyn ska genomföras en gång per år, den ska dokumenteras och dokumentet ska skrivas under av den som ansvarat för revisionen. Revisionen ska utgå från kraven i HSA-policyn och den egna tillämpningen som beskrivs i organisationens HPTA. Stämmer beskrivningarna av rutinerna fortfarande? Tillämpas rutinerna av de lokala administratörerna? Följer innehållet i HSA det senaste HSA-schemat? Använder vi information från andra organisationer på ett sätt som vi inte bör? Revisioner resulterar generellt i ett antal identifierade brister. Dessa brister ska dokumenteras i ett daterat protokoll från revisionen och en åtgärdslista för hur dessa brister ska rättas bör också Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 7/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 tas fram. Vid nästa års revision bör utföraren följa upp att åtgärderna slutförts och att bristerna från föregående års revision inte kvarstår. Mer inspiration för hur en intern revision kan genomföras kan erhållas via webbinaret om intern revision på www.inera.se/hsa under Utbildning och webbinarer. Se även på materialet från de externa revisioner av anslutna organisationer som Inera AB genomför årligen på www.inera.se/hsa under Regelverk och Revision. 1.3.2 HSA-policytillämpning (HPT) HPT beskriver hur en organisation som är ansluten till Katalogtjänst HSA uppfyller HSApolicy, d.v.s. hur man hanterar både sin egen och andras kataloginformation. Det är förfarandet med HPT som gör att man som ansluten organisation kan lita på att den information man får från andra landsting, kommuner och privata vårdgivare via HSA är korrekt, samt att man kan lita på att den information som görs tillgänglig via HSA inte missbrukas. Organisationer som ansluter till HSA med egen information (presenterar sin organisation och sin verksamhet i HSA) skriver en s.k. HPTA, HSA-policytillämpning för ansluten organisation. Organisationer/tjänster som endast använder HSA-information skriver en HPTB, HSApolicytillämpning för brukarorganisation. 1.3.3 Rekommendationer kring skyddade personuppgifter Skyddade personuppgifter är Skatteverkets samlingsrubrik för skyddsåtgärderna sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter inom folkbokföringen. HSApolicyn beskriver att skyddade personuppgifter inte får finnas synliga i HSA utan personens medgivande. Det är upp till varje myndighet hur man hanterar personer med skyddade personuppgifter, men rekommendationerna från HSA ser ut enligt följande: • • • • • • • Person med skyddade personuppgifter ska informeras om hur uppgifterna hanteras Kontroll mot befolkningsregistret ska ske kontinuerligt, framför allt för att hitta nytillkomna skyddade personuppgifter Personen ska finnas i HSA eftersom detta ofta är ett grundvillkor för att få tillgång till arbetsgivarens IT-miljö (SITHS-kort, inloggning m.m.) Personen ska döljas i HSA om han/hon själv inte begär att få visas Det ska på ett tydligt och enhetligt sätt framgå om personuppgifter är skyddade för de administratörer som hanterar dessa personuppgifter Endast ett fåtal administratörer med särskild behörighet ska ha tillgång till uppgifter om personer med skyddade personuppgifter Endast av HSA godkända system får ta emot uppgifter om personer med skyddade personuppgifter HSA Admin är anpassad efter dessa riktlinjer, läs mer under avsnitt 7.1.2 Instruktion – Skapa person med skyddade personuppgifter. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 8/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 1.4 Lagar som styr hanteringen i HSA 1.4.1 Personuppgiftslagen, PuL Personuppgiftslagen (PuL, 1998:204) trädde i kraft 1998 och reglerar hur personuppgifter får hanteras för att skydda människor mot kränkningar av den personliga integriteten. I begreppet hantering avses insamling, registrering, spridning, bearbetning, lagring av personuppgifter m.m. Den 1 januari 2007 trädde nya regler i personuppgiftslagen i kraft som främst syftade till att underlätta behandling av personuppgifter. För mer information om PuL, se [3]. § 10 i PuL stödjer kravet att anställda inom vård och omsorg ska registreras i HSA. Dock är de flesta HSA-anslutna organisationer restriktiva med att visa upp information om de anställda på Internet. Viss information, som t.ex. personnummer och bild, är också särskilt skyddad i HSA. 1.4.2 Patientdatalagen, PDL Sedan den 1 juli 2008 gäller den nya Patientdatalagen (PDL, 2008:355). Utgångspunkten för den nya lagen är att hanteringen av personuppgifter inom hälso- och sjukvården ska underlättas samtidigt som patientsäkerheten och patientens egen möjlighet till medverkan skall stärkas. Inom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har projektet PDLiP, ”Patientdatalagen i Praktiken”, tagit fram två rapporter som förtydligar hur lagen ska tolkas. I PDL används begreppen "Vårdgivare" och "Vårdenhet". En vårdgivare definieras som en juridisk person som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet. En vårdgivare består i sin tur av en eller fler vårdenheter. En vårdenhet är enligt PDLiP en organisatorisk enhet som tillhandahåller hälso- och sjukvård och som leds av en verksamhetschef eller motsvarande. Varje organisation som styrs av PDL behöver definiera vilka vårdgivare och vårdenheter som verkar inom eller på uppdrag av organisationen. I PDL ges vårdgivaren ett uttalat ansvar för behörighetsstyrning och loggning. Verksamhetschefen är den som beslutar om tilldelning av rättigheter för anställda och uppdragstagare. Rättighetstilldelningen avser åtkomst till information både inom den egna enheten/egna vårdprocessen och hos andra enheter inom den egna vårdgivaren samt vid direktåtkomst till information hos annan vårdgivare som deltar i system för sammanhållen journalföring. Observera att det alltså inte är den som äger informationen som tilldelar rättigheter utan den som ansvarar för de personer som söker informationen. HSA används som informationskälla och lagringsplats för behörigheter enligt PDL. Så kallade Medarbetaruppdrag lagrar information om ändamål och rättigheter. Läs mer i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag. För mer information, se Patientdatalagen [4] resp. PDLiP: Patientdatalagen i praktiken [5]. 1.4.2.1 Krav på beslut i organisationen För att HSA ska kunna användas som informationskälla och lagringsplats för behörigheter enligt PDL krävs att organisationen på övergripande nivå identifierar och beslutar: Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 9/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 • • • • Senast ändrad 2015-08-27 vilka vårdgivare som bedriver verksamhet inom organisationen o Observera att dessa vårdgivare också måste finnas registrerade i IVO:s1 Vårdgivarregister vilka vårdenheter som finns och vilken vårdgivare varje vårdenhet tillhör, samt vem som ansvarar för verksamheten på respektive vårdenhet (verksamhetschef eller motsvarande) vem som fastställer förändringar när det gäller vårdgivare och vårdenheter övergripande riktlinjer för hantering av medarbetaruppdrag inom organisationen Innan dessa beslut är fattade bör ingen registrering i HSA ske. 1 Inspektionen för Vård och omsorg, övertog ansvaret för Vårdgivarregistret från Socialstyrelsen 2013/2014 2 Sjunet är ett robust och kvalitetssäkrat kommunikationsnät som är framtaget och anpassat för vård och Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 10/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 2 HSA Struktur 2.1 Struktur i HSA HSA är en X.500-katalog som lagrar objekt (personer, enheter, funktioner och medarbetaruppdrag) i en hierarkisk struktur. Stommen byggs upp av enhetsobjekt. Längst ut i respektive gren kan det – men det måste inte – finnas personobjekt, funktionsobjekt och/eller medarbetaruppdragsobjekt. Dessa kan finnas på olika nivåer i organisationen. Strukturen kan se olika ut för olika organisationer. Se exempel i bilden nedan. Telefon Fakturaadress Mottagningstider Verksamhetstyp Publicering ... Telefon Titel Språkkompetens Förskrivarkod ... 2.2 HSA Organisationsträd och HSA Tjänsteträd HSA är strukturerat i två delträd, HSA Organisationsträd och HSA Tjänsteträd. 2.2.1 HSA Organisationsträd I HSA Organisationsträd lagras organisationer och deras personer, funktioner och medarbetaruppdrag. Organisationsträdet i HSA börjar på landsnivå – SE för Sverige. Under denna nivå finns dels samtliga län och dels ett antal nationella organisationer (t.ex. Inera AB och Praktikertjänst AB, som verkar över hela landet). Under länsnivån finns kommuner och landsting samt vissa privata vårdgivare som verkar endast inom länet upplagda som organisationer. Län och organisationer är egna typer av objekt i HSA och skapas av HSA Förvaltning i samband med att en organisation ansluter till HSA. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 11/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 2.2.2 HSA Tjänsteträd HSA Tjänsteträd (också kallat dc=Services) används för att lagra t.ex. servercertifikat och medarbetaruppdragsmallar avskilt ifrån den vanliga HSA-informationen. Det är i HSA Tjänsteträd man skapar de funktionsobjekt som behövs för att beställa servercertifikat/funktionscertifikat. Dessa används för säker kommunikation mellan IT-system. Tjänsteträdet används i vissa fall också för att generera HSA-id för system/tjänster. Varje organisation kan ha sin egen gren i HSA Tjänsteträd som oftast hanteras av en HSA Huvudadministratör/HSA-ansvarig. Rättigheter att administrera HSA Tjänsteträd beställer HSA-ansvarig via formuläret Ändra anslutning på www.inera.se/hsa under Anslutning. 2.3 Vilken organisation ska visas? Den organisation som registreras i HSA får stor betydelse, eftersom den används i flera sammanhang och med olika syften. Innan registrering av organisationen görs krävs därför ett väl underbyggt och förankrat beslut på vilka principer som ska gälla. Särskilt inom stora organisationer som landsting och kommuner råder ofta delade meningar om hur organisationen faktiskt ser ut. Det finns olika perspektiv på organisationen, som t.ex. • Linjeorganisation (vem är chef över vem) • Ekonomisk organisation (hur ska kostnader fördelas) • Administrativ organisation (vem hanterar t.ex. personaladministration för vem) • Medicinsk organisation (vem har det medicinska ansvaret för vilken verksamhet) • Geografisk organisation (vem arbetar på vilken arbetsplats) • Funktionell/processorienterad organisation (vilka personer arbetar tillsammans i vilka funktioner, och hur samverkar dessa) Namnsättning av enheter inom en organisation kan också variera. Interna, vårdrelaterade eller lokalgeografiska förkortningar är långt ifrån ovanliga. Det har tyvärr hänt fler än en gång att en patient mötts av ett mottagningsnamn i kallelsen, ett annat i telefon, ett tredje på Internet, ett fjärde i sjukhusentrén och ett femte på dörren. Innan organisationen ska registreras i HSA räcker det alltså inte enbart med att enas kring hur strukturen ska se ut, även enhetsnamn behöver beslutas – åtminstone på generell nivå. 2.3.1 Tekniska hänsyn vid organisationsritning Organisationsstrukturen i HSA utgörs av en strikt hierarki som byggs upp av enhetsobjekt. Funktioner och personer kan placeras var som helst i organisationen, men inget objekt kan placeras under en funktion eller en person. Medarbetaruppdrag kan placeras under en vårdenhet, men inget objekt kan placeras under ett medarbetaruppdrag. Namn på enheter, funktioner och medarbetaruppdrag kan endast vara 64 tecken långa, inklusive mellanslag, och får Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 12/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 inte innehålla specialtecken som t.ex. citationstecken, parantes, kommatecken, snedstreck och semikolon. För mer information om tecken som ska undvikas, se word-versionen av HSAschemat [1]. 2.3.2 Praktiska hänsyn vid organisationsstrukturering Om organisationen använder sig av externa utförare (privata vårdgivare, konsulter etc.) behöver man ha en princip för hur dessa ska placeras i organisationsträdet. För privata vårdgivare finns gemensamma rekommendationer framtagna, se [2]. Inför organisationsstrukturering är det också viktigt att ta hänsyn till vad HSA-informationen ska användas till. Några exempel: • De enheter och funktioner som ska visas upp i Hitta och jämför vård måste ha namn som allmänheten kan förstå • Vårdgivare och vårdenheter enligt Patientdatalagen måste kunna markeras (se avsnitt 1.4.2 Patientdatalagen, PDL) 2.3.3 Beslutad organisation Organisationen som speglas i HSA används på flera olika sätt och i flera sammanhang. Det är därför viktigt att den organisation som speglas i HSA, förutom att uppfylla praktiska och tekniska krav, också är förankrad hos och beslutad av organisationsledningen. Din uppgift som Huvudadministratör/HSA-ansvarig är att registrera en beslutad organisation, inte att själv skapa organisationsstrukturen. Ett sätt att få fram den beslutade organisationen kan vara att ta fram förslag till riktlinjer för organisationsregistrering samt en uppritad övergripande organisationsstruktur som kan utgöra beslutsunderlag. Riktlinjerna kan t.ex. innehålla skrivningar runt • de olika organisationsformer som finns och vilken man har valt, t.ex. linjeorganisation • varför organisationsstruktur och namnsättning är viktigt • i vilka situationer förkortningar får användas • om bestämd eller obestämd form ska användas • hur externa utförare hanteras • vilka specifika regler som gäller för vårdenheter enligt Patientdatalagen och vårdgivande enheter som ska visas för allmänheten 2.4 Organisationsförändringar 2.4.1 Rutiner för organisationsförändringar I alla organisationer förekommer förändringar i organisationen. Enheter slås ihop eller delas upp, ansvaret för vissa verksamheter flyttas o.s.v. Särskilt vanligt är detta inom stora organisationer som t.ex. landsting och kommuner. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 13/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Att genomföra organisationsförändringar i HSA är förhållandevis enkelt, se instruktionerna för att lägga till, ta bort och flytta samt ändra namn för enhet/funktion. Men det är viktigt att organisationsförändringar sker på ett kontrollerat sätt eftersom de får konsekvenser för andra system som använder informationen i HSA. Mot den bakgrunden är det viktigt med fungerande rutiner för hur organisationsförändringar genomförs i organisationen som helhet. Vem har rätt att besluta om organisationsförändringar? Hur ser beroendena ut? Vilka behöver informeras om förändringarna och på vilket sätt? Hur lång framförhållning behövs? 2.4.2 Arkivering av Vårdgivare och/eller Vårdenhet Det är också viktigt att tänka på effekterna på HSA-id eftersom detta är nyckeln till att identifiera enheter i många system. Handlar det enbart om ett namnbyte ska enheten vara kvar (d.v.s. behålla samma HSA-id), men få ett nytt namn. Om en enhet delas upp ska det skapas två nya enheter (med nya HSA-id) och den gamla enheten ska arkiveras. Som Huvudadministratör/HSA-ansvarig är det bra att medverka till att dokumentera de rutiner som gäller vid organisationsförändringar. Vissa organisationer har också valt att inrätta ett särskilt organisationsråd som har till uppgift att hantera och informera om organisationsförändringar så att dessa genomförs enligt riktlinjerna för organisationsregistrering och också kommuniceras ut till alla berörda. Mer information om hur organisationshanteringar hanteras i HSA finns i webbinaret om organisationsförändringar på www.inera.se/hsa under Utbildning och webbinarer. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 14/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 3 HSA innehåll 3.1 Objekt och attribut i HSA De grundläggande begreppen i HSA är objekt och attribut. 5 olika typer av objekt kan administreras via HSA Admin: Organisation, Enhet, Funktion, Person och Medarbetaruppdrag. Varje objekttyp beskrivs mer ingående under respektive avsnitt nedan. Attribut beskriver en egenskap hos ett objekt. Ett attribut har ett namn och ett värde, som exempel kan attributet ”efternamn” ha värdet ”Andersson”. Det finns totalt omkring 120 attribut som är definierade i HSA. Alla attribut fylls inte i för alla objekt. Mer information om vilka attribut som går att registrera för olika objekt, hur de ska registreras och vad som behövs för tjänster som använder HSA finns i HSA-schemat [1]. 3.1.1 HSA-id HSA-id är ett attribut som används för att identifiera objekt i HSA. HSA-id är en unik nyckel som används av andra tjänster för att identifiera objekt. På det sättet kan man veta att ”Anna Andersson” är samma ”Anna Andersson” trots att det finns flera personer med samma namn i en organisation, eller att vårdcentralen ”City” är samma enhet som vårdcentralen ”Kungsgatan” trots att den bytt namn. När man skapar ett objekt i HSA Admin får det automatiskt ett HSA-id. HSA-id består av två delar. En del som identifierar utfärdande organisation och en del som identifierar det unika objektet. Strukturen för ett HSA-id ser ut på följande sätt: SE<organisationsnummer för utfärdande organisation>-<löpnummer för objekt> Löpnummer kan bestå av både bokstäver och siffror. Om en person förekommer på flera ställen hos en och samma organisation har personen samma HSA-id på alla ställen. Däremot om en person förekommer hos flera organisationer kommer personen att ha olika HSA-id. 3.2 Olika typer av enheter och funktioner Under varje organisation byggs en organisationsstruktur upp av enhetsobjekt. Enhetsobjekt ser tekniskt likadana ut men kan ha olika syften. De kan vara organisatoriska enheter (enheter som har en chef och oftast en budget), men också enheter som beskriver en mer informell uppdelning av verksamheten, t.ex. en IT-support eller en kuratorsfunktion på en ungdomsmottagning. Det kan också vara enheter som samlar andra enheter, ungefär som rubriker, t.ex. ”Privata vårdgivare” eller ”Sjukgymnastikmottagningar med avtal”. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 15/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Enheter som beskriver en funktionalitet snarare än en organisatorisk enhet kan registreras i HSA antingen som objekttypen enhet eller som objekttypen funktion. Normalt sett är funktion att föredra i detta fall, men eftersom det inte går att placera några objekt under en funktion kan det ibland vara bättre att använda enhetsobjekt istället. 3.3 Användning av egenskaper (attribut) Information om enheter, funktioner och personer i HSA används för flera syften. Översiktligt beskrivs dessa i avsnitt 1.1.1 Vad används HSA till?. Mer utförlig beskrivning finns även i bilagor till denna handbok. Som HSA-administratör är det viktigt att du är medveten om hur er information används för att också veta vad du behöver registrera, och hur du ska göra det. 3.3.1 Enheter/funktioner Den största användningen av egenskaper för enheter och funktioner står Hitta och jämför vård på 1177 Vårdguiden för. För att en vårdgivande enhet ska presenteras på ett informativt sätt i tjänsten har 1177 Vårdguiden definierat omkring 20 obligatoriska attribut, t.ex. kommunkod, telefonnummer, geografiska koordinater och öppettider. Därtill finns ytterligare omkring 20 frivilliga attribut som kan användas för att ge ytterligare information till allmänheten om den verksamhet som enheten bedriver. Se mer om vilka attribut det rör sig om i Excel-versionen av HSA-schemat [1]. Som tidigare nämnts används också HSA-id av flera system, t.ex. Mina vårdkontakter (MVK) som identifiering av enheter och funktioner, som en nyckel för att veta att det rör sig om samma enhet i olika system trots att de ibland kanske benämns olika och är placerade i olika organisationsstrukturer. Flera vårdsystem, t.ex. Nationell patientöversikt (NPÖ) och Pascal, kräver att vårdgivare och vårdenheter är utpekade i HSA, se avsnitt 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL. Funktioner i HSA används också av SITHS för att skapa s.k. funktions-/server-/systemcertifikat. Dessa funktioner skapas i HSA Tjänsteträd, Services, där endast en eller ett par Huvudadministratörer har rättigheter. Servercertifikat används för en säker kommunikation mellan olika system, även sådana som inte direkt hämtar någon information från HSA. En annan vanlig användning är Sök i HSA, ett verktyg som kan användas av verksamheter och medarbetare inom vård och omsorg när de söker icke-publik kontaktinformation. Sök i HSA är tillgängligt för alla som har ett SITHS-kort. Vissa organisationer har även en länk till Sök i HSA på sitt intranät. För mer information, se www.inera.se/hsa under Sök och administrera i HSA. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 16/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 3.3.1.1 Reserverade funktionsnamn Funktioner kan även användas för att beskriva särskilda kontaktuppgifter till vissa vårdgivande enheter. Det kan röra sig om t.ex. separata telefonnummer och telefontider för avbokning av tider eller receptförnyelse. Dessa funktioner skapas på samma sätt som övriga funktioner, men namnsätts på överenskommet sätt och innehåller bara ett fåtal attribut. Fliken Reserverade funktionsnamn i Excelversionen av HSA-schemat [1] visar de namn som kan användas. Funktioner med reserverade funktionsnamn visas i Hitta och jämför vård som en egenskap på den vårdgivande enhetens kontaktkort med telefonnummer, telefontider samt eventuell kommentar. Se exempel med funktionen ”Avbokning” som visas som ”Avboka tid” under fliken ”Kontakta oss” på bilden intill. Observera att dessa funktioner i HSA endast ska innehålla kontaktuppgifter, de ska alltså inte ha t.ex. vårdform eller län och kommun angivet och ska INTE markeras med Visas för Allmänheten/Internet. 3.3.2 Personer Att finnas i HSA är ett villkor för att en person ska kunna få ett SITHS-kort. Till SITHS-kortet hämtas information om e-postadress, samt hos vissa organisationer även domäninloggningsnamn. Personer visas från och med juli 2011 i Hitta och jämför vård på 1177 Vårdguiden. Det gäller dock endast de personer som är markerade att visas för allmänheten och som är placerade under en vårdgivande enhet som har ett kontaktkort. Namn och titel är det som visas om personerna. Nationell patientöversikt, NPÖ, Pascal och säkerhetstjänsterna, f.d. BIF, kräver att personer är kopplade till medarbetaruppdrag (läs mer i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag). För vissa IT-tjänster krävs dessutom en individuell behörighetsegenskap för att en person ska ha rätt att utföra en aktivitet i tjänsten. Tjänster som använder HSA som källa för behörighetsegenskaper hämtar denna information från attributet ”individuell behörighetsegenskap för it-tjänster”. De tjänster som använder HSA som källa informerar själva om vilket behov som föreligger. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 17/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 4 Inloggning i HSA Admin 4.1 Tekniska förutsättningar för HSA Admin 4.1.1 Kortläsare och Net iD För att använda HSA Admin behöver administratörens dator ha en kortläsare och programvaran Net iD installerade. 4.1.2 Kort för inloggning SITHS-kort används för inloggning i HSA Admin. Vid inloggning anger användaren sin pinkod för identifiering. 4.1.3 Webbadress HSA Admin kan nås både via Sjunet2 och via Internet. Vilken väg som gäller beslutas vid införandet av HSA i organisationen. HSA Admin via Sjunet nås på https://hsahotell.carelink.sjunet.org/nordicedge/customer/hsa/cert/index.jsp. HSA Admin via Internet nås på https://hsa.inera.se/. 4.1.3.1 Webbläsare HSA Admin fungerar bäst för Internet Explorer 8 och Internet Explorer 9. Har du en senare version av Internet Explorer, använd kompatibilitetsläget. 4.1.4 Brandväggsöppningar För att komma åt HSA Admin över Sjunet krävs att brandväggar, både på kataloghotellets sida och på den egna organisationens sida, öppnas. Detta görs av nätverkstekniker i samband med HSA-införandet. Om brandväggsöppningen behöver ändras, använd formuläret ”Ändra anslutning” på www.inera.se/hsa under Anslutning. 4.2 Instruktion – Logga in med SITHS-kort 2 Sjunet är ett robust och kvalitetssäkrat kommunikationsnät som är framtaget och anpassat för vård och omsorg. Sjunet används bara av ett begränsat antal organisationer. Höga krav finns på både tillgänglighet och användning av nätet, och många nationella tjänster är endast tillgängliga via Sjunet. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 18/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Sätt in ditt kort i kortläsaren på din dator. Efter att ha väntat några sekunder tills kortet lästs färdigt (kan kontrolleras genom att bevaka när symbolen för Net iD, , längst nere i högra hörnet av skärmen, slutar snurra eller genom att högerklicka på symbolen och se om alternativet Administration är klickbart) går du till inloggningssidan för HSA Admin. Därefter får du välja vilket certifikat du ska använda vid inloggning och klicka på ”OK”. Endast SITHS-certifikat för inloggning visas. Systemet frågar sedan efter den säkerhetskod som hör till certifikatet. Ange din pinkod för identifiering och klicka på ”Identifiera”. Du är nu inloggad. 4.2.1 Fel vid inloggningen? Om inloggningen misslyckats har ditt kort inte kunnat läsas korrekt. Genomför då följande: 1. Kontrollera att kortet sitter ordentligt i kortläsaren. Är alternativet Administration valbart om du högerklickar på symbolen för Net iD? Om du drar ut och sätter i kortet i läsaren, snurrar den lilla IDrutan ( )? 2. Stäng alla Internetfönster som du har öppna. Öppna ett nytt fönster och gå till inloggningssidan för HSA Admin. 3. Fungerar det fortfarande inte, högerklicka på ID-rutan och välj "Uppdatera certifikatförflyttning"/”Uppdatera e-legitimationsförflyttning”/”Läs in kortet på nytt”. Följ sedan instruktionerna under punkt 1 och 2 ovan. 4.2.2 Instruktion – Byta pinkod Byte av pinkoder till SITHS-kortet sker i Net iD genom att högerklicka på Net iD-ikonen och välja ”Byt pinkod”. Välj kod för legitimering (identifiering) eller underskrift (signering). Koden för legitimering är den du använder i HSA Admin. Observera att koden endast kan bestå av sex siffror. Kod för legitimering respektive underskrift ska aldrig vara samma. 4.2.3 Instruktion – Låsa upp spärrad pinkod Om du angett fel pinkod tre gånger, eller glömt din kod kan du låsa upp ditt kort. Upplåsning av spärrad pinkod sker genom att högerklicka på Net iD-ikonen och välja ”Låsa upp kort med pukkod”. Därefter anges pukkoden till kortet och nya pinkoder kan därefter anges. Om du har förlorat din pukkod kan en ny beställas. Kontakta din lokala SITHSkortsorganisation för att få veta hur du ska göra. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 19/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 4.2.4 Borttappat kort Om ditt kort blivit stulet, tappats bort eller om någon kan ha fått reda på dina koder till kortet ska det spärras. Kontakta OMGÅENDE din lokala SITHS-kortsorganisation för att få veta hur du ska göra. Tänk på att SITHS-kortet är en personlig legitimation och ska hanteras därefter. 4.3 Reservrutin – logga in med e-postadress och lösenord Vissa organisationer som ansluter till HSA via Sjunet kan välja att ha en reservrutin för att HSA-administratörerna i undantagsfall även ska kunna logga in med e-postadress och lösenord, t.ex. om den dator där man arbetar saknar kortläsare. Vid inloggning med e-postadress och lösenord används adressen https://hsahotell.carelink.sjunet.org/nordicedge/. Observera att lösenordet raderas nästa gång du loggar in med kort. Du måste då lägga in ditt lösenord på nytt, se avsnitt 7.3.1.1 Formulär/flik för person. 4.4 Instruktion – Logga ut Använd alltid knappen för ”Logga ut” som finns högst upp i till höger. Glöm inte att också dra ut ditt SITHS-kort ur läsaren om du inte direkt ska använda det för inloggning i andra tjänster. Om du inte varit aktiv (t.ex. sparat en förändring eller klickat i organisationsstrukturen) under en längre tid blir du automatiskt utloggad. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 20/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 5 Allmänt om HSA Admin 5.1 Översikt Sidan du kommer till när du loggat in är uppdelad i ett antal olika ramar. Övre ramen – I HSA Admin finns tre vyer – Bläddra, Sök och Hjälp. Bläddra (trädvyn) är den som visas när du loggat in. Sökfunktionen beskrivs separat i avsnitt 10 Sök i HSA Admin nedan. Om du klickar på fliken ”Hjälp” får du upp ett nytt fönster där alla hjälptexter finns samlade. Till höger i den övre ramen, under Inställningar, finns möjligheter att administrera din egen personpost. Klicka på ”Mitt konto” så öppnas din personpost3. Under ”Inställningar” kan du även välja ”Språk” och ”Hjälp”. Till höger om Inställningar finns knappen för att logga ut. 3 Notera att du inte kan ändra dina egna uppgifter i HSA, endast lösenord om denna reservrutin tillämpas inom organisationen Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 21/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Vänsterramen – Till vänster finns en navigeringsvy där hela organisationsträdet visas, från SE (Sverige) och nedåt. För att bläddra dig nedåt i trädet, klicka på plustecknet framför enhetens namn. Observera att endast organisationer och enheter visas i navigeringsvyn. Mittenramen – I mitten visas de objekt som är placerade en nivå under den organisation/enhet som markerats i navigeringsvyn. Här visas både organisationer, enheter, funktioner, personer och medarbetaruppdrag. 5.2 Ikoner för objekttyper De olika objekttyperna symboliseras i HSA av olika ikoner: • Organisation eller Enhet • • • Person Funktion Medarbetaruppdrag 5.3 Handgrepp i HSA Admin När du vill göra en ändring i HSA måste du först leta upp det aktuella objektet. Det gör du genom att klicka dig fram i organisationsträdet i navigeringsvyn till vänster. Strukturen vecklas ut när du klickar på plustecknen framför organisationens/enhetens namn. Observera att personer och funktioner endast visas i högervyn då du klickar på den enhet de är placerade under. Högerklicka på det objekt du vill ändra för att få upp en meny. Detaljerade instruktioner för hur du skapar, ändrar, tar bort och flyttar olika typer av objekt finns i respektive avsnitt nedan. I de fall du vill söka fram ett objekt går du in under valet Sök. Där väljer du först varifrån du vill göra din sökning, därefter kan du antingen skriva ett sökord och då får du endast träff på de objekt som exakt matchar det inskrivna sökordet. Eller så kan du använda jokertecken (*), då anger du ett sökord och avsluta med *, t.ex. Karl*, vilket ger träff på Karl, Karlsson, Karl-Johan etc. För samtliga sökfält, undantag HSA-id, kan jokertecken endast användas i slutet av ditt sökord. Ska du söka på HSA-id måste du ange exakt HSA-id eller att du inleder med jokertecken, t.ex. *100Q. 5.4 Dölja objekt I version 4.7 (december 2012) infördes en ny funktion för att dölja objekt. Funktionen används främst för att dölja personer som ännu inte börjat sin anställning eller vars anställning upphört men vars SITHS-kort ännu inte hunnit avregistreras (spärras). Dolda objekt syns inte i t.ex. Sök i HSA eller på 1177 Vårdguiden och dolda personer kan inte logga in i t.ex. Pascal och MVK. Däremot syns de i SITHS Admin så att deras kort och Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 22/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 certifikat kan hanteras. I HSA Admin syns de bara för administratörer med behörighet över objektet. 5.5 Behörigheter i HSA Admin Varje HSA-administratör har sin egen gren i organisationsträdet som han/hon ansvarar för. Övriga delar i organisationsträdet har man rätt att se, men inte att ändra. Vissa känsligare uppgifter, som t.ex. personnummer, får man heller inte se där man saknar behörighet. Olika HSA-administratörer har olika rättigheter. HSA Admin har åtta administratörstyper som beskrivs översiktligt nedan. Observera att en person nästan alltid bara behöver ha en roll. Rollen gäller för alla objekt under den enhet eller organisation där rättigheterna ligger, så man behöver inte lägga till den på underliggande enheter. Flera roller behövs bara i undantagsfall, t.ex. då: • En administratör ska ansvara för olika grenar (där ingen gren ligger inom den andra grenen) • En administratör som inte är Huvud- eller Centraladministratör (utan t.ex. är Personadministratör) ska hantera medarbetaruppdrag (t.ex. Uppdragsadministratör) Då en person tilldelas samma roller om och om igen (i onödan) för underliggande enheter, så kan man slå i taket för det antal behörighetsroller som HSA Admin klarar av att hantera och därmed kan administratören få problem. Administratörsbehörigheter i HSA sätts utifrån den information som administratören ska ha rättighet att administrera. Det är alltså en egenskap för en enhet (som även inbegriper alla objekt som är placerade under denna enhet) och inte en egenskap på personen. En person behöver inte vara organisatoriskt placerad under den enhet som den ska administrera4. Administratörstyp Huvudadministratör Benämning i HSA Admin Huvudansvarig Centraladministratör Central admin Kort beskrivning Får göra allt som är tillåtet i HSA Admin och kan använda HSA-portalen för den gren man ansvarar för. HSA-ansvarig är alltid Huvudadministratör, men ibland finns det ytterligare någon eller några personer i organisationen som är Huvudadministratör. Får göra allt som Huvudadministratör får göra utom att använda HSA-portalen och att ändra uppgifter om organisation. 4 Dock kan administratörsgränssnittet endast hantera administratörer som finns under samma organisation. Om du ska lägga till en administratör som är registrerad under en annan organisation skickar HSA-ansvarig ett ärende om detta till nationellkundservice@inera.se. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 23/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Administratörstyp Enhetsadministratör Benämning i HSA Admin Lokal admin ENHET Personadministratör Lokal admin PERSON Attributadministratör Lokal admin PERSON & ENHET Kontaktuppgiftsadministratör Lokal admin KONTAKTUPPGIFTER Uppdragsadministratör Admin skapa uppdrag Uppdragstilldelningsadministratör Admin tilldela uppdrag Senast ändrad 2015-08-27 Kort beskrivning Får skapa, ta bort och ändra enheter, men endast se och ändra personer. Personer med skyddade personuppgifter får de inte se eller ändra. Får se men inte lägga till, ta bort eller ändra medarbetaruppdrag. Får skapa, ta bort och ändra personer, men endast se och ändra enheter. Personer med skyddade personuppgifter får de inte se eller hantera. Får se men inte lägga till, ta bort eller ändra medarbetaruppdrag. Får endast ändra uppgifter om personer och enheter, inte skapa eller ta bort dem. Personer med skyddade personuppgifter får de inte se eller ändra. Får se men inte lägga till, ta bort eller ändra medarbetaruppdrag. Får endast ändra kontaktuppgifter på enheter och personer, inte t.ex. behörighetsgrundande information eller vårdsökningsattribut. Personer med skyddade personuppgifter får de inte se eller ändra. Får se men inte lägga till, ta bort eller ändra medarbetaruppdrag. Får skapa, ta bort och flytta medarbetaruppdrag samt lägga till och ta bort medlemmar i medarbetaruppdrag. Får inte skapa, ta bort eller ändra andra objekt. Får lägga till och ta bort medlemmar i medarbetaruppdrag. Får inte skapa, ta bort eller ändra några objekt. Schematiskt kan sambanden mellan administratörstyperna beskrivas med följande bild. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 24/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Detaljerad information om vad respektive administratörstyp har rätt att göra finns i dokumentet HSA behörighetsstyrning, som finns på HSA:s projektplats. 5.5.1 Hantera administratörsbehörigheter Detta avsnitt vänder sig i första hand till Huvudadministratör och Centraladministratör. 5.5.1.1 Instruktion – Lägga till administratör Öppna (högerklicka och välj ”Redigera”) den enhet varifrån administratören ska ha rättighet att administrera. Välj formuläret/fliken Rolladmin. Skriv in administratörens hela namn i rutan ”Lägg till administratör” och klicka på ”Sök”. Alla personer med detta namn visas då i en förvalslista. Välj rätt person i listan och klicka på ”Välj”. Personen visas då i rutan under de olika administratörsrollerna. Kryssa i rätt administratörsroll och klicka sedan på ”Spara” eller ”Spara och stäng”. Notera att huvudadministratör endast kan läggas till av HSA Förvaltning. Ansökan om tillägg/borttag/ändring av huvudadministratör skickas via formulär på www.inera.se/hsa under Anslutning och Ändra roller och kontakt. OBS! Endast en administratörsroll per person och enhet behövs, t.ex. får en centraladministratör göra allt som en lokal administratör får. Administratörsrättigheterna gäller alltid från den aktuella organisationen/enheten och nedåt, du behöver med andra ord inte lägga administratörsrättigheter för varje underenhet som administratören ska hantera utan istället lägga rättigheterna på den högsta gemensamma nivån. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 25/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 5.5.1.2 Instruktion – Ta bort administratör Öppna (högerklicka och välj ”Redigera”) den enhet varifrån administratören har rättighet att administrera. Välj formuläret/fliken Rolladmin. Kryssa ur den eller de rutor som är ifyllda för administratören klicka sedan på ”Spara” eller ”Spara och stäng”. Nästa gång du öppnar enheten finns personen inte längre med på fliken Rolladmin. Notera att Huvudadministratör endast kan tas bort av HSA Förvaltning. Ansökan om tillägg/borttag/ändring av huvudadministratör skickas via formulär på www.inera.se/hsa under Anslutning och Ändra roller och kontakt. 5.6 Hjälptexter Samtliga hjälptexter i HSA Admin finns samlade under fliken Hjälp. Dessutom finns på många ställen frågetecken ( ) som leder direkt till rätt hjälptext när du klickar på dem. 5.7 Varning vid felaktigt värde i värdemängdsattribut Om något av de objekt som du administrerar skulle innehålla ett värde i ett attribut som inte överensstämmer med värdemängden (förvalslistan) som är definierad för detta attribut får du en varning om detta när du öppnar objektet. Det är viktigt att du åtgärdar detta så snart som möjligt. Välj ett giltigt värde i förvalslistan och spara. Om du inte själv har rättighet att ändra attributet, kontakta din Centraleller Huvudadministratör och be dem åtgärda detta. 5.8 Användarstöd Om du fortfarande är osäker på hur du ska göra efter att ha tittat i denna handbok och i hjälptexten, eller om du upptäcker något fel, vänder du dig till Huvudadministratör eller HSAansvarig i din organisation. HSA-ansvarig kan i sin tur vända sig Nationell Kundservice på nationellkundservice@inera.se. HSA Förvaltning på Inera besvarar endast ärenden från Nationell kundservice eller ITC Pascalsupport. Observera att inga ärenden/frågor ska skickas direkt till enskilda personer. Så här fungerar det: 5.8.1 Om du misstänker driftstörning: (att HSA eller HSA Admin inte alls är tillgängligt) 1. Kontrollera felet med HSA-ansvarig Kontrollera med HSA-ansvarig i din organisation om problemet är känt. Om HSA-ansvarig inte är tillgänglig, kontrollera med annan användare att samma problem finns. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 26/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 2. HSA-ansvarig anmäler felet HSA-ansvarig anmäler sedan driftproblem till Nationell kundservice, telefon: 0771-25 10 10. Om HSA-ansvarig inte är tillgänglig kan den som upptäckt felet anmäla detta till Nationell kundservice. 3. Meddelande skickas ut till alla på listan Nationell Kundservice skickar automatiskt ut meddelanden till alla adresser på ”driftsinfolistan” vid stopp som varar längre än fem minuter. Anmälan till ”driftsinfolistan” görs på www.inera.se under ”Kontakt & Kundservice”, ”Driftstatus” och ”Prenumerera”. 5.8.2 Om du har problem med HSA eller har frågor om HSA-funktionalitet: 1. Titta i Handbok för HSA-administratörer Kolla alltid Handbok för HSA-administratörer eller andra relevanta instruktioner först. 2. Hantera ärendet lokalt först Alla ärenden ska i första hand hanteras lokalt. Då ska du först skicka ärendet till din lokala Servicedesk, HSA-ansvarig i din organisation eller till lokal Pascal-support. 3. Olöst ärende skickas vidare Ärenden som inte kan besvaras lokalt skickas vidare. Då ska HSA-ansvarig anmäla detta till Nationell kundservice, nationellkundservice@inera.se. 4. Inera besvarar endast ärenden från Nationell kundservice eller Pascalsupport HSA Förvaltning på Inera besvarar endast ärenden från Nationell kundservice eller ITC Pascalsupport. Observera att inga ärenden/frågor ska skickas direkt till enskilda personer. Om detta görs kan vi inte garantera en effektiv hantering av ärendet. 5.8.3 Om du har frågor om anslutning: (avtal, HPTA etc.) 1. Läs dokumentationen På www.inera.se/hsa finns det mesta av den information du behöver under rubriken Anslutning. Under Dokument finns aktuell version av HSA-policy och mallar för HSApolicytillämpningar (HPTA/HPTB) samt anslutningsavtal. 2. Använd i första hand formulär på webben Fylls i av HSA-ansvarig alternativt firmatecknare för organisationen. Används vid t.ex. byte av Huvudadministratör och övergång från enkel till fullständig anslutning. 3. Frågor skickas per e-post HSA-ansvarig alternativt firmatecknare för organisationen skickar frågor till Nationell kundservice, nationellkundservice@inera.se. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 27/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 5.8.4 Senast ändrad 2015-08-27 Användarstöd/Felanmälan SITHS-kort Förlorat kort eller borttappade koder hanteras av den lokala SITHS-organisationen. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 28/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 6 Enheter och funktioner i HSA Admin 6.1 Administrera enheter och funktioner Detta avsnitt vänder sig i första hand till Huvudadministratör/HSA-ansvarig. 6.1.1 Instruktion – Skapa enhet/funktion För att skapa en enhet eller en funktion högerklickar du på den enhet som du vill skapa objektet under. I menyn väljer du sedan ”Skapa” samt Enhet eller Funktion. Ange namn på enheten/funktionen enligt riktlinjer för organisationsregistrering och klicka sedan på ”Skapa”. Observera att vissa tecken inte är tillåtna i enhetsnamn eftersom de kan ställa till problem i olika sökfunktioner. Det gäller till exempel citationstecken (”) och parenteser. Om du skriver ett sådant tecken får du ett felmeddelande och kan inte skapa enheten/funktionen. Vill du redan nu fortsätta att lägga till kontaktuppgifter om enheten, se avsnitt 6.1.5 Instruktion – Redigera egenskaper för enhet/funktion. Om inte, klicka på ”Spara och stäng”. 6.1.2 Instruktion – Flytta enhet/funktion Flytta objekt kan man endast göra från mittenvyn. För att få fram den enhet/eller funktion som du vill flytta måste du först klicka på närmast överliggande enhet i navigeringsvyn till vänster. När du hittat den enhet eller funktion som du vill flytta högerklickar du på denna och väljer ”Flytta”. Då visas ett organisationsträd i en ny ruta. Klicka dig fram till den nya överliggande enheten (den enhet som du vill placera enheten/funktionen under) genom att klicka på plustecknen. Klicka på namnet på den nya överliggande enheten så att denna blir markerad och därefter på knappen ”Flytta”. 6.1.3 Inera AB Instruktion – Ändra namn på enhet/funktion Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 29/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Ändra namn på enheter och funktioner kan man endast göra från mittenvyn. För att få fram den enhet/eller funktion som du vill ändra namn för måste du först klicka på NÄRMAST ÖVERLIGGANDE ENHET i navigeringsvyn till vänster. När du hittat den enhet eller funktion som du vill ändra namn för högerklickar du på denna och väljer ”Ändra namn”. Ändra namnet i rutan som nu visas och bekräfta genom att klicka på knappen ”Fortsätt”. Observera att vissa tecken inte är tillåtna i enhetsnamn eftersom de kan ställa till problem i olika sökfunktioner. Det gäller till exempel citationstecken (”) och parenteser. Om du skriver ett sådant tecken får du ett felmeddelande och kan inte skapa enheten/funktionen. 6.1.4 Instruktion – Ta bort enhet/funktion Enheter som är markerade som vårdgivare och/eller vårdenheter får inte tas bort ur HSA. Dessa ska istället arkiveras, se avsnitt 6.2.5 Instruktion – Arkivera vårdgivare/vårdenhet. Ta bort objekt kan man endast göra från mittenvyn. För att få fram den enhet/eller funktion som du vill ta bort måste du först klicka på närmast överliggande enhet i navigeringsvyn till vänster. När du hittat den enhet eller funktion som du vill ta bort högerklickar du på denna och väljer ”Ta bort”. Bekräfta ditt val genom att klicka på knappen ”Ta bort” i rutan som nu visas. 6.1.5 Instruktion – Redigera egenskaper för enhet/funktion Egenskaper, eller attribut, som är möjliga att registrera för enheter och funktioner är uppdelade i olika formulär/flikar. Olika egenskaper redigeras på olika sätt. De flesta är bara enkla rutor där man skriver in önskat värde. Andra kräver att man väljer rätt värde i en lista, eller först klickar på en symbol för att ändra värde. Några egenskaper, som t.ex. HSA-id, genereras automatiskt av systemet och kan inte ändras av administratören. Dessa är gråmarkerade. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 30/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 För att redigera en egenskap på en enhet eller en funktion, högerklicka på denna och välj ”Redigera”. Redigera nås både från navigeringsvyn och från mittenvyn. Ändra den aktuella egenskapen på rätt formulär/flik, se avsnitt 6.1.5.1 Formulär/flik för enhet resp. 6.1.5.2 Formulär/flik för funktion för en beskrivning av vilka egenskaper som finns på vilket formulär/vilken flik. Observera att det viktigaste när man registrerar egenskaper för enheter och funktioner INTE är att fylla på så mycket som möjligt, utan att tänka på att man också ska se till att uppgifterna hålls korrekta över tid. Kontrollera om man i din organisation kommit överens om vilka egenskaper som ska registreras, om det finns rutiner för kontroll av innehållet o.s.v. Titta också på hur HSA-informationen används. 6.1.5.1 Formulär/flik för enhet • • • • • • • Inera AB Enhet o Innehåller beskrivningsfält, samt alternativt namn (”smeknamn” för enheter) och alternativ namnvisning (visar delar av organisationstillhörigheten tillsammans med namnet). Därtill ett antal identifierande och kategoriserande egenskaper för enheten, som organisationsnummer, HSA-id, arbetsplatskod samt ägarform, enhetstyp, vårdform, verksamhetskod och internt synkroniserings-id. Här finns möjlighet att registrera start- och slutdatum för enheten samt möjlighet att ladda upp bild med tillhörande alt-text och logotyp. Det är också här du registrerar om enheten ska visas för allmänheten via t.ex. kontaktkort på 1177 Vårdguiden eller om enheten ska döljas, se avsnitt 5.4 Dölja objekt. Tider o Här registreras olika besöks- och telefontider samt vissa förutsättningar för besök. Adresser o Plats för besöks- och postadress. Kontakt o Här återfinns olika typer av telefonnummer samt e-postadress och webbadress, uppgift om postnummer där verksamheten bedrivs samt e-post till innehållsansvarig. Geografi o Anger var verksamheten är geografiskt placerad, både i koder och i koordinater. Färdväg är också möjlig att registrera. Rolladmin o Visar vilka administratörer som har rättighet att administrera enheten samt alla underliggande objekt. Det är även här som Huvudadministratör och Centraladministratör utser nya administratörer, instruktioner för hur detta görs finns i hjälptexten bakom frågetecknet ( ) samt i avsnitt 5.5.1 Hantera administratörsbehörigheter. Fel! Hittar inte referenskälla. 1177 Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 31/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Här finns möjlighet att registrera information som enbart används i Hitta och jämför vård på 1177 Vårdguiden: Mer om, Tillfällig information, Prisinformation, Information till patient och Relaterad enhet. Vad som ryms i respektive fält beskrivs i hjälptexten bakom frågetecknet. Ändringshistorik o Flik där man kan söka fram vilka ändringar som gjorts i objektet tidigare och vem som gjort ändringarna. Vårdgivare/Vårdenhet o Här anges om enheten är en vårdgivare och/eller vårdenhet enligt Patientdatalagen. Se avsnitt 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL. Om enheten markerats som vårdenhet anges här vårdgivartillhörighet samt ansvarig verksamhetschef. Även vårdenhetens ingående enheter kan markeras här. o • • 6.1.5.2 Formulär/flik för funktion • • • • • • • Inera AB Funktion o Innehåller beskrivningsfält och alternativ namnvisning (visar delar av organisationstillhörigheten tillsammans med namnet). Därtill ett antal identifierande och kategoriserande egenskaper för funktionen, som organisationsnummer, HSA-id samt arbetsplatskod, enhetstyp, vårdform och verksamhetskod. Här finns möjlighet att registrera start- och slutdatum för funktionen samt möjlighet att ladda upp bild med tillhörande alt-text och logotyp. Det är också här du registrerar om funktionen ska visas för allmänheten via t.ex. kontaktkort på 1177 Vårdguiden eller om enheten ska döljas, se avsnitt 5.4 Dölja objekt. Tider o Här registreras olika besöks- och telefontider samt vissa förutsättningar för besök. Adresser o Plats för besöks- och postadress. Observera att adresser kan kopieras från närmast överliggande enhet istället för att skrivas på nytt. Kontakt o Här återfinns olika typer av telefonnummer samt e-postadress och webbadress samt uppgift om postnummer där verksamheten bedrivs. Geografi o Anger var verksamheten är geografiskt placerad, både i koder och i koordinater. Färdväg är också möjlig att registrera. 1177 o Här finns möjlighet att registrera information som enbart används i Hitta och jämför vård på 1177 Vårdguiden: Mer om, Tillfällig information, Prisinformation, Information till patient och Relaterad enhet. Vad som ryms i respektive fält beskrivs i hjälptexten. Ändringshistorik o Flik där man kan söka fram vilka ändringar som gjorts i objektet tidigare och vem som gjort ändringarna. Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 32/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL Ingen registrering i HSA av vårdgivare och vårdenheter bör ske innan beslut fattats i organisationen, se avsnitt 1.4.2.1 Krav på beslut i organisationen. Vårdgivare ska heller inte markerats förrän det verifierats att vårdgivaren finns registrerad i Vårdgivarregistret hos Inspektionen för vård och omsorg, IVO. I HSA Admin får endast Huvudadministratör och Centraladministratör markera att en enhet är vårdgivare5 eller vårdenhet, ange vilka enheter som ingår i vårdenheten, vilken organisation som är ansvarig vårdgivare och vem som är verksamhetschef. En vårdenhet kan endast ha en verksamhetschef (person), men en och samma person kan vara verksamhetschef för flera vårdenheter. Likaså är det endast Huvudadministratör och Centraladministratör som får arkivera en vårdgivare eller vårdenhet eller i undantagsfall avmarkera en enhet som vårdgivare/vårdenhet. 6.2.1 Instruktion – Verifiera att vårdgivare är registrerad i Vårdgivarregistret 1. Anmäl ny, förändrad eller nedlagd verksamhet Senast en månad innan verksamheten startar ska Vårdgivaren ha anmält verksamheten till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Förändringar i verksamheten ska också anmälas, d.v.s. om verksamheten: • förändras till väsentlig del • flyttas • läggs ner 2. Beställ registerutdrag från IVO Det går att beställa ett registerutdrag från IVO för att se vilken information som finns om verksamheten i Vårdgivarregistret. Det görs via e-post till registerfragor@ivo.se. 3. Kontrollera egen organisations uppgifter i Vårdgivarregistret För att kontrollera om egen organisation är registrerad i vårdgivarregistret, och med vilka uppgifter, skicka ett mejl till registerfragor@ivo.se med förfrågan. 6.2.2 Instruktion – Markera enhet/organisation som vårdgivare Enheter och organisationer som enligt beslut i organisationen är vårdgivare enligt Patientdatalagens definition6 ska markeras i HSA. Utifrån skriftligt underlag markerar HSAadministratören en vårdgivare på följande sätt: 5 Om vårdgivaren är ett organisationsobjekt (direkt placerad under SE-nivån eller under ett län) kan den bara hanteras av Huvudadministratör/HSA-ansvarig. 6 en juridisk person som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 33/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 1. Öppna enheten eller organisationen (genom att högerklicka på den och välj ”Redigera”). 2. Under Formuläret/fliken ”Vårdgivare/Vårdenhet”, klicka i rutan för Vårdgivare. Om rutan för Vårdgivare saknas, gå in på Formuläret/fliken Enhet (eller Organisation), se avsnitt 6.1.5.1 Formulär/flik för enhet och lägg till organisationsnummer. Klicka därefter på Spara innan du går tillbaka till Formuläret/fliken ”Vårdgivare/Vårdenhet” och kryssar i rutan för Vårdgivare. 6.2.3 Instruktion – Markera enhet som vårdenhet Enheter som enligt beslut i organisationen är vårdenheter enligt Patientdatalagen i praktikens definition7 ska markeras i HSA. Utifrån skriftligt underlag markerar HSA-administratören en vårdenhet på följande sätt: 1. Öppna enheten (genom att högerklicka på den och välja ”Redigera”). 2. Under Formuläret/fliken ”Vårdgivare/Vårdenhet”, klicka i rutan för Vårdenhet. Automatiskt presenteras då val för Vårdgivartillhörighet och Verksamhetschef. 3. För varje vårdenhet ska anges vilken vårdgivare den tillhör. Vårdgivare sätts automatiskt till den vårdgivare som ligger närmast över enheten i organisationsstrukturen. Men det går också att peka ut en annan vårdgivare som vårdenheten tillhör. 7 en organisatorisk enhet som tillhandahåller hälso- och sjukvård och som leds av en verksamhetschef eller motsvarande Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 34/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 4. Vårdenheten ska också ha en utpekad verksamhetschef. Fyll i lämpliga sökvillkor och klicka på ”Sök”. Sökningen görs under hela den angivna vårdgivaren. Markera rätt person i sökresultatet och klicka på ”Välj”. 6.2.4 Instruktion – Markera enheter som tillhör en vårdenhet I vissa fall finns det behov av att tala om vilka enheter som tillhör en vårdenhet, t.ex. för att få till en koppling mellan arbetsplatskod och vårdenhet då arbetsplatskoden endast gäller en viss del av vårdenhetens verksamhet och därmed är placerad på en annan enhet. För att tala om att en enhet tillhör en vårdenhet, öppna vårdenheten (genom att högerklicka på enheten och välja ”Redigera”) och gå in under Formuläret/fliken ”Vårdgivare/Vårdenhet”. Kryssa i rutan ”Koppla vårdenheter” och klicka på knappen ”Lägg till” som då visas. Ett nytt litet fönster öppnas då. Ange hela eller delar av namnet på den enhet du vill koppla till vårdenheten och klicka på Sök. Endast enheter som är placerade under samma organisationsobjekt visas. Markera (klicka på) rätt enhet i träfflistan som presenteras och klicka på ”Lägg till”. Efter att fönstret stängs, klicka på ”Spara” eller ”Spara och stäng”. 6.2.5 Instruktion – Arkivera vårdgivare/vårdenhet Enheter som är markerade som vårdgivare och/eller vårdenheter får inte tas bort ur HSA när de upphör med sin verksamhet. Anledningen till detta är att spårbarheten i åtkomst till patientdata ska kunna bibehållas och att spärr- och loggadministration fortfarande ska fungera. Se alltid till att ha ett skriftligt beslut på att enheten ska arkiveras. En arkiverad enhet kan inte öppnas igen, och därför är det viktigt att det inte görs ”av misstag”. Innan arkiveringen görs ska följande aktiviteter vidtas: Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 35/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 1. Sätt slutdatum på den enhet som ska arkiveras (under fliken Enhet) 2. Ta bort alla administratörsrättigheter på enheten enligt instruktioner i avsnitt Fel! Hittar inte referenskälla.5.5.1.2 Fel! Hittar inte referenskälla. 3. Ta bort alla eventuella kopplade enheter (under fliken Vårdgivare/Vårdenhet) genom att klicka på namnet så att det blir blåmarkerat och därefter klicka på ”Ta bort”. Glöm inte att spara ändringen genom att klicka på ”Spara” eller ”Spara och stäng”. 4. Ta bort eller flytta alla underliggande enheter/funktioner och personer enligt instruktioner i avsnitt 6.1.2 Instruktion – Flytta enhet/funktion, 6.1.4 Instruktion – Ta bort enhet/funktion, 7.2.1 Instruktion – Flytta person till annan enhet samt 7.2.4 Instruktion – Borttag av person 5. Ta bort alla medarbetaruppdrag kopplade till enheten som har annat ändamål än Administration enligt instruktioner i avsnitt 8.2.7 Instruktion – Borttag av medarbetaruppdrag Arkivera vårdgivare/vårdenhet kan man endast göra från mittenvyn. För att få fram den enhet/eller funktion som du vill ta bort måste du först klicka på närmast överliggande enhet i navigeringsvyn till vänster. När du hittat den enhet eller funktion som du vill arkivera högerklickar du på denna och väljer ”Arkivera Vårdenhet”. Bekräfta ditt val genom att klicka på knappen ”Arkivera” i rutan som nu visas – förutsatt att du har skriftligt underlag från ansvarig chef. Då du arkiverar din första enhet så skapas en ny dold enhet i katalogstukturen som heter ”Inaktiva vårdgivare och vårdenheter”. Här placeras sedan alla arkiverade enheter. De görs samtidigt också otillgängliga för de flesta tjänster som använder HSA. 6.2.6 Instruktion – Ta bort markering av enhet som vårdenhet eller vårdgivare En markering av att en enhet är vårdgivare och/eller vårdenhet får normalt inte tas bort ur HSA. Endast i de fall när det handlar om en ren felregistrering och man har kunnat säkerställa att uppgifterna om enheten inte använts i någon tjänst kopplad till HSA får denna hantering användas. Anledningen till detta är att spårbarheten i åtkomst till patientdata ska kunna bibehållas och att spärr- och loggadministration fortfarande ska fungera. För att ta bort utpekningen av enhet som vårdenhet eller vårdgivare, öppna enheten (genom att högerklicka på enheten och välj ”Redigera”) och gå in under formuläret/fliken ”Vårdgivare/Vårdenhet” Kryssa ur rutan framför aktuellt val (Vårdgivare eller Vårdenhet) och bekräfta genom att klicka Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 36/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 på ”OK”. Uppgifter om verksamhetschef och vårdgivartillhörighet samt vårdenhetens ingående enheter på vårdenhet raderas då automatiskt. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 37/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 7 Personer i HSA Admin 7.1 Skapa person Detta avsnitt vänder sig i första hand till Huvudadministratör, Centraladministratör och Personadministratör. 7.1.1 Instruktion – Skapa person med personnummer/samordningsnummer Personer skapas normalt alltid med personnummer. Personnummer innehas av alla personer som är skrivna i Sverige under en längre tid. Andra personer som av olika anledningar behöver ha kontakt med svenska myndigheter får ett s.k. samordningsnummer8. Både personnummer och samordningsnummer kan – och ska – användas då en person skapas i HSA. För att skapa en person högerklickar du på den enhet som du vill skapa objektet under. I menyn väljer du sedan ”Skapa” samt ”Person”. Ange personnummer/samordningsnummer i översta rutan och klicka på Hämta för att hämta personens namn från befolkningsregistret. Om personen har markerat sitt tilltalsnamn i folkbokföringen sätts detta automatiskt. Annars får du som administratör välja tilltalsnamn bland personens förnamn. Klicka sedan på ”Skapa” så genereras automatiskt ett HSA-id till personen. OBS! Om det finns en annan person med samma namn redan registrerad på samma enhet får du som administratör upp en uppmaning att sätta en initial för personen. Notera att initial avser första bokstaven i ett andra förnamn, t.ex. Pehr G Gyllenhammar. OBS2! Om personen tidigare har varit anställd i organisationen kommer den att hämtas upp från Limbo (den plats i katalogen där personposter som ej har aktiv anställning sparas för att förhållandet mellan HSA-id och personid ska bevaras) och få tillbaka samma HSA-id som den hade tidigare. Vill du redan nu fortsätta att lägga till kontaktuppgifter för personen, se avsnitt 7.3.1 Instruktion – Redigera egenskaper för person. Om inte, klicka på ”Spara och stäng”. 8 Ett samordningsnummer ser ut som ett personnummer, men 60 har lagts till dagen. En person född 12 mars 1999 får alltså ett samordningsnummer som ser ut som 19990372NNNN. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 38/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 7.1.1.1 ”Fel” namn i befolkningsregistret I HSA hämtas namnuppgifter från folkbokföringen. Det är det namn personen har registrerat i folkbokföringen, med den stavningen, som används och som presenteras utåt. Många personer (uppåt 25 %) saknar markering av vilket av förnamnen som används som tilltalsnamn. I HSA får då administratören välja vilket av personens förnamn som ska användas. Det är dock alltid bäst att markera sitt tilltalsnamn i folkbokföringen. För att endast markera tilltalsnamn (alltså inte ändra något i stavning, ordning etc.) vänder man sig enklast till Skatteverket via telefon. Det är också vanligt att personer använder sig av ett annat namn eller en annan stavning än vad de har i folkbokföringen. För att byta sitt namn skickar man en ansökan till Skatteverket eller Patent- och registreringsverket. Ansökan kan ta upp till en månad att behandla. Information gällande personnamn och hur det fungerar återfinns på http://www.prv.se/Personnamn/. Observera att namnändringar kan vara förknippade med kostnader, även för nya identitetshandlingar (körkort, pass m.m.). Som HSA-administratör är det bra om du gör personen uppmärksam på stavningen i folkbokföringen, och berättar hur en namnändring går till. När personen sedan fått besked om att namnändringen beviljats gör du ett nytt anrop mot befolkningsregistret enligt instruktioner under avsnitt 7.2.2 Instruktion – Byta namn på person. 7.1.1.2 Person med flera uppdrag/anställningar – kopia Vissa personer har flera uppdrag i samma organisation och kan därför behöva visas på flera platser i organisationsstrukturen i HSA. Detta kallas för att personen har en eller flera kopior. De skapas utan meddelande men kopian får samma HSA-id som originalet och det sätts automatiskt en koppling till det andra personobjektet i attributet. Se även, där det framgår vilken ytterligare enhet som personen arbetar på. Det finns dock ingenting som talar om vilken av personposterna som är original respektive kopia. 7.1.2 Instruktion – Skapa person med skyddade personuppgifter Personer med skyddade personuppgifter kan endast skapas av Huvudadministratör och Centraladministratör. Personen skapas som vanligt med personnummer, men blir vid skapandet ”osynlig” (visas inte för någon annan än behörig Huvudadministratör och Centraladministratör). När du sedan redigerar personen dyker en extraflik upp, där du kan markera om personen har gett sitt tillstånd till att visas. Hanteringen av personer med skyddade personuppgifter bör ske enligt de rekommendationer som tagits fram, se ”Rekommendationer om skyddade personuppgifter inom HSA och SITHS” [6]. 7.1.3 Instruktion – Skapa person som saknar svenskt personnummer/samordningsnummer Personer som saknar svenskt personnummer eller samordningsnummer ska identifieras med pass. Passnummer, giltighetstid för passet och födelsedatum lagras i HSA och används som Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 39/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 identifikation istället för personnummer. Körkort eller legitimation från annat land är inte tillåtet som identifikation och dessa uppgifter ska inte registreras. För att skapa en sådan person, högerklicka på den enhet som du vill skapa personen under och välj ”Skapa” och därefter ”Person utan personnummer”. Ange efterfrågade uppgifter från passet (inklusive korrekt stavning av namnet) och klicka därefter på ”Skapa”. OBS! Om det finns en annan person med samma namn redan registrerad på samma enhet får du som administratör upp en uppmaning att sätta en initial för personen. Notera att initial avser första bokstaven i ett andra förnamn, t.ex. Pehr G Gyllenhammar. Observera att det rekommenderas att sätta ett slutdatum för personen som inte överstiger giltighetsdatum för passhandlingen. På det sättet skapas en extra påminnelse om att registrera nya passuppgifter utifrån giltiga handlingar. Startdatum registreras på formuläret/fliken Person, se avsnitt 7.3.1.1 Formulär/flik för person. Kopia på passen ska arkiveras enligt HSA-policyn. Om personen i ett senare skede får ett personnummer eller samordningsnummer ska passuppgifterna raderas. 7.2 Förändringar för person 7.2.1 Instruktion – Flytta person till annan enhet När personer får nya uppdrag i organisationen kan de behöva flyttas från en enhet till en annan. För att flytta en person, högerklicka på personen och välj ”Flytta”. Då dyker ett organisationsträd upp i en ny ruta. Klicka dig fram till den nya överliggande enheten (den enhet som du vill placera personen under) genom att klicka på plustecknen. Klicka på namnet på den nya överliggande enheten så att denna blir markerad och därefter på knappen ”Flytta”. OBS! Om det finns en annan person med samma namn redan registrerad på samma enhet går det inte att flytta personen dit. Skapa personen på nytt under enheten, komplettera med den information som finns på den gamla personposten och ta sedan bort den gamla personposten. Notera att initial avser första bokstaven i ett andra förnamn, t.ex. Pehr G Gyllenhammar. 7.2.2 Instruktion – Byta namn på person Personers namn i HSA hämtas direkt från folkbokföringen. Om du som administratör får veta att en person har ändrat sitt namn i Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 40/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 folkbokföringen, antingen från personen själv eller från den kontroll av folkbokföringsuppgifter som enligt HSA-policyn ska göras varje månad, måste du anropa befolkningsregistret igen. Detta görs genom att klicka på knappen ”Uppdatera” som finns på formuläret/fliken Person, se avsnitt 7.3.1.1 Formulär/flik för person. 7.2.3 Verifiera anställning/uppdrag för personen Enligt HSA-policyn förbinder sig alla HSA-anslutna organisationer att minst en gång var tredje månad kontrollera och verifiera att samtliga personer registrerade i den egna HSA-grenen har en aktuell anställning/ett aktuellt uppdrag. Ett förhållandevis enkelt sätt att göra detta är att använda sökfunktionen (se avsnitt 10 Sök i HSA Admin) och söka ut alla personer under en viss enhet, skriva ut denna lista och lämna till ansvarig chef för underskrift. Glöm inte att arkivera det påskrivna underlaget. 7.2.4 Instruktion – Borttag av person Innan du tar bort personen från HSA ska följande kontrolleras: • Om personen har ett giltigt SITHS-certifikat ska det avregistreras. Kontakta din KRA eller RA (SITHS) för hantering av detta. • Om personen har tilldelats administratörsroller och behörigheter (individuell behörighetsegenskap för it-tjänster) ska samtliga dessa tas bort. För att ta bort administratörsroller i HSA, se avsnitt 5.5.1.2 Instruktion – Ta bort administratörFel! Hittar inte referenskälla.. • Om personen är kopplad till ett eller flera medarbetaruppdrag ska dessa kopplingar tas bort, se avsnitt 8.2.4 Instruktion – Ta bort medarbetaruppdrag för en person. • Övriga behörigheter tas bort i respektive tjänst/system som personen har tilldelats behörighet till. Meddela gärna berörda systemförvaltare som inte alltid får denna information från berörd chef. Efter att ovanstående är kontrollerat kan du ta bort personen från HSA. Det gör du genom att högerklicka på objektet i mittenvyn och väljer ”Ta bort”. Bekräfta sedan borttaget genom att klicka på ”Fortsätt”. För att avbryta borttaget klickar du på ”Avbryt”. OBS! Personer tas egentligen inte bort utan placeras i Limbo (den plats i katalogen där personposter som ej har aktiv anställning sparas för att förhållandet mellan HSA-id och personid ska bevaras). Om personen återanställs i organisationen kommer den att hämtas upp från Limbo och få tillbaka samma HSA-id som den hade tidigare. 7.3 Egenskaper/Attribut för personer 7.3.1 Instruktion – Redigera egenskaper för person Egenskaper, eller attribut, som är möjliga att registrera för personer är uppdelade i olika formulär/flikar. Olika egenskaper redigeras på Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 41/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 olika sätt. De flesta är bara enkla rutor där man skriver in önskat värde. Andra kräver att man väljer rätt värde i en lista, eller först klickar på en symbol för att ändra värde. Några egenskaper, som t.ex. HSA-id, genereras automatiskt av systemet och kan inte ändras av administratören. Dessa är gråmarkerade. Detta gäller även egenskaper som inte får administrerad av en viss administratörstyp. För att redigera en egenskap på en person, högerklicka på personen och välj ”Redigera”. Ändra den aktuella egenskapen på rätt formulär/flik, se avsnitt 7.3.1.1 Formulär/flik för person en beskrivning av vilka egenskaper som finns på vilket formulär/flik. Observera att det viktigaste när man registrerar egenskaper för personer INTE är att fylla på så mycket som möjligt, utan att tänka på att man också ska se till att uppgifterna hålls korrekta över tid. Kontrollera om man i din organisation kommit överens om vilka egenskaper som ska registreras, om det finns rutiner för kontroll av innehållet o.s.v. Titta också på hur HSAinformationen används. 7.3.1.1 Formulär/flik för person • • • • • Inera AB Skyddad identitet o Visas endast om personen har skyddade personuppgifter i befolkningsregistret. o Här markerar Huvudadministratör eller Centraladministratör om personen samtyckt till att visas i HSA och de tjänster som hämtar information från HSA. Person o Innehåller personuppgifter (inklusive möjligheten att anropa befolkningsregistret), domäninloggningsnamn (som används av vissa organisationer för att kunna använda SITHS-kortet till inloggning mot datorer) och anställningens start- och slutdatum. Här finns möjlighet att registrera vilka språk personen talar samt möjlighet att ladda upp bild med tillhörande alttext. Det är också här du registrerar om personen ska visas för allmänheten, t.ex. på mottagningens kontaktkort på 1177 Vårdguiden, eller om personen ska döljas, se avsnitt 5.4 Dölja objekt. Kontakt o Här återfinns olika typer av telefonnummer och telefontider samt e-postadress till personen. Även webbadress samt uppgift om postnummer där personen arbetar kan registreras. Medarbetaruppdrag o På denna sida visas de medarbetaruppdrag som personen är kopplad till inom organisationen. Man kan också söka efter om personen är kopplad till medarbetaruppdrag i andra organisationer. Anställning/Uppdrag o Här lagras information om personens uppdrag och kompetens i form av titel i fritext, befattning och chefskod enligt AID samt förskrivarkod, gruppförskrivarkod, legitimerad yrkesgrupp och specialitet enligt HOSP, Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Här finns även utrymme för att registrera Individuell behörighetsegenskap för ittjänster. Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 42/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 • • • • • Inera AB Senast ändrad 2015-08-27 HSA Huvudadministratör har möjlighet att uppdatera uppgifter från HOSP via HSA-portalen. HOSP uppdateras dock endast en gång per vecka, varför det vid nyanställningar ibland kan vara nödvändigt att registrera legitimerad yrkesgrupp och förskrivarkod manuellt i HSA. Observera att gruppförskrivarkoder inte finns i HOSP och måste därmed läggas in manuellt i HSA. Använd fältet Gruppförskrivarkod. Adresser o Här finns möjlighet att registrera särskilda adresser för personen. Observera att dessa endast behöver anges då någon av personens adresser avviker från uppgifter på överliggande enhet. Ändra lösenord o För administratörer som loggar in i HSA Admin med e-postadress och lösenord finns här möjlighet att ändra sitt lösenord. Lösenord är den enda uppgift som en administratör kan ändra på sin egen personpost. Passinformation o Visas endast om personen är registrerad med passinformation istället för personnummer/samordningsnummer. o Visar den passinformation som registrerades vid skapandet av personen. Ändringshistorik o Flik där man kan söka fram vilka ändringar som gjorts i objektet tidigare och vem som gjort ändringarna. Admingrupper o Visar om personen är innehar en administratörsroll för HSA och i så fall för vilken/vilka enheter. Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 43/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 8 Medarbetaruppdrag i HSA Admin 8.1 Skapa medarbetaruppdrag Medarbetaruppdrag är en egen typ av objekt i HSA, parallellt med person, funktion och enhet. Medarbetaruppdrag används för att tilldela behörigheter enligt Patientdatalagen (PDL). Vilka medarbetaruppdrag som ska skapas och vilka personer som ska tilldelas dessa uppdrag beslutas av vårdenhetens verksamhetschef. Varje medarbetaruppdrag måste ha: • ett namn, som är tillräckligt beskrivande för att en användare på egen hand ska kunna se skillnad på sina uppdrag, se avsnitt 8.1.2 Riktlinjer för namnsättning av medarbetaruppdrag. • ett angivet ändamål Ett medarbetaruppdrag kan också ha • en eller flera rättigheter, som anger aktivitet (t.ex. "läsa"), informationstyp (t.ex. "diagnos") och organisationsomfång (t.ex. "Sammanhållen journalföring") Medarbetaruppdrag är alltid placerade direkt under den vårdenhet uppdraget tillhör, men personer kopplade till ett medarbetaruppdrag kan ligga var som helst i HSA. Medarbetaruppdrag kan endast skapas av Huvudadministratör, Centraladministratör och Uppdragsadministratör. Att tilldela medarbetaruppdrag till personer är även tillåtet för Uppdragstilldelningsadministratör. 8.1.1 Ansvar för medarbetaruppdrag Vårdgivaren ansvarar enligt PDL för att varje användare tilldelas en individuell behörighet för åtkomst till patientuppgifter och att det finns rutiner och mekanismer som säkerställer att användarnas behörighet begränsas till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar enligt PDL för att, inom vårdgivarens ramar, tillse att det finns rutiner för individuell behörighetstilldelning baserad på aktuella arbetsuppgifter samt att besluta om tilldelning av rättigheter för respektive uppdragstagare. Översatt till medarbetaruppdrag betyder detta att organisationen ansvarar för att det finns riktlinjer för hur medarbetaruppdragen ska se ut (t.ex. genom mallar för medarbetaruppdrag), medan verksamhetschefen ansvarar för vilka medarbetaruppdrag som skapas för den egna vårdenheten och vilka personer som tilldelas respektive uppdrag. 8.1.2 • Inera AB Riktlinjer för namnsättning av medarbetaruppdrag Undvik roller och titlar som namn på medarbetaruppdrag Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 44/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 • Senast ändrad 2015-08-27 Då det sällan behövs mer än ett medarbetaruppdrag per vårdenhet kan det räcka att kalla uppdraget för ”Uppdrag [Vårdenhetens namn]” alternativt ”Uppdrag [Ändamål] [Vårdenhetens namn] 8.1.3 Mallar för medarbetaruppdrag Detta avsnitt vänder sig i första hand till Huvudadministratör/HSA-ansvarig. För att underlätta för organisationer med många vårdenheter att få en enhetligare hantering av medarbetaruppdrag utifrån vårdgivarens ansvar att ”tillse att det finns rutiner för individuell behörighetstilldelning” kan organisationsspecifika medarbetaruppdragsmallar skapas. Mallar för medarbetaruppdrag hanteras endast av särskilt utpekad administratör, oftast Huvudadministratör/HSA-ansvarig. 8.1.3.1 Instruktion – skapa mall för medarbetaruppdrag Medarbetaruppdragsmallar lagras i ett specifikt delträd i HSA kallat Uppdragsmallar som är placerat under HSA Tjänsteträd, Services. För att lägga till organisationsspecifika uppdragsmallar: 1. Organisationen begär ett eget delträd under delträdet Uppdragsmallar. Detta beställs av HSA-ansvarig för organisationen från HSA-förvaltningen på Inera (via nationellkundservice@inera.se). Glöm inte att meddela vilken/vilka HSAadministratörer som ska ha rättigheter att administrera i det delträdet. 2. När rättigheter erhållits går administratören in och skapar medarbetaruppdrag i det aktuella delträdet med önskat namn, ändamål och önskade rättigheter. Tänk särskilt på namnsättningen så att det blir enkelt för organisationens HSA-administratörer att veta vilken mall som ska användas. När ett nytt medarbetaruppdrag skapas under organisationens vanliga HSA-träd visas uppdragsmallar som finns i organisationens delträd under Uppdragsmallar automatiskt. Väljer HSA-administratören att skapa från mall sätts namn, ändamål och rättigheter automatiskt, och i normalfallet behöver administratören då inte göra annat än att koppla personer till uppdraget. Uppdragsmallarna finns tillgängliga för den egna organisationen, men inte för andra administratörer när de skapar medarbetaruppdrag under andra organisationer. Dock kan alla se organisationens mallar om de går in och tittar i delträdet Uppdragsmallar. 8.1.4 Instruktion – Skapa nytt medarbetaruppdrag Medarbetaruppdrag skapas utifrån underlag från verksamhetschef. Högerklicka på den vårdenhet där medarbetaruppdraget ska skapas. Välj "Skapa" och "Medarbetaruppdrag". 1. Om organisationen har medarbetaruppdragsmallar kan en i förväg skapad mall användas, annars lämnas fältet för val av mall tomt och istället skriver administratören in ett nytt "Uppdragsnamn" och "Ändamål". Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 45/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 2. Välj formuläret/fliken "Medarbetaruppdrag" och skriv in en beskrivning av vad medarbetaruppdraget innebär. 3. Välj formuläret/fliken "Rättigheter medarbetaruppdrag". Har medarbetaruppdraget skapats utifrån en mall finns rättigheter redan angivna. Kontrollera att dessa stämmer. Om medarbetaruppdraget är skapat manuellt anges rättigheter enligt rekommendation i den tjänst uppdraget hör till. Rättigheter sätts genom att: a. Ange ”Aktivitet” i rullgardinslistan b. Ange "Informationstyp" (en eller flera) genom att klicka på plustecknet till höger om informationstypsrutan. c. Ange "Omfång" (ett eller flera) genom att klicka på plustecknet till höger om omfångsrutan. d. När alla tre delarna av en rättighet är definierade (det vill säga både aktivitet, Informationstyp och omfång är ifyllda) lägger du till rättigheten med ”Lägg till”. Rättigheten listas då i tabellen nedanför. e. Observera att du även måste klicka på ”Spara” eller ”Spara och stäng” för att rättigheterna ska sparas i katalogen. För att koppla personer till ett medarbetaruppdrag, se avsnitt 8.2.2 Instruktion – Tilldela ett medarbetaruppdrag till en person. 8.2 Förändringar för medarbetaruppdrag 8.2.1 Instruktion – Förändra uppgifter för medarbetaruppdrag För att ändra ett medarbetaruppdrag, t.ex. lägga till en ny rättighet eller göra ett förtydligande i beskrivningen, högerklicka på symbolen framför medarbetaruppdraget och välj "Redigera". Därefter följs instruktionerna under avsnittet 8.1.4 Instruktion – Skapa nytt medarbetaruppdrag. 8.2.2 Instruktion – Tilldela ett medarbetaruppdrag till en person Verksamhetschef eller motsvarande beslutar om vilka personer som ska tilldelas ett medarbetaruppdrag. Utifrån skriftligt underlag lägger HSA-administratören till medarbetare på följande sätt: 1. Öppna medarbetaruppdraget (genom att högerklicka på medarbetaruppdraget och välja Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 46/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 ”Redigera”). 2. Under Formuläret/fliken "Tilldela medarbetaruppdrag", klicka på "Lägg till" under rubriken "Sök och lägg till person". 3. Välj om du vill söka personer under hela Vårdgivaren (Carelink AB i exemplet) eller endast under Vårdenheten (Ögonkliniken Storstaden i exemplet). 4. Vill du lägga till person hos en annan vårdgivare, klicka på plustecknet bredvid vårdenhetens namn och bläddra dig fram till den organisation/enhet där personen arbetar. Markera den enheten och klicka på ”OK”. 5. Ange sökkriterier för att hitta den eller de personer som ska läggas till och klicka på "Sök". För att lista alla personer på vårdenheten, lämna sökvillkoren tomma. 6. Välj rätt person genom att klicka på personens namn så att den blir blåmarkerad. Ange därefter, om så har specificerats i underlaget från verksamhetschefen, eventuellt startoch slutdatum för personens innehav av medarbetaruppdraget och klicka på "Lägg till". 7. Upprepa därefter punkt 3-5 för alla personer som ska läggas till i medarbetaruppdraget innan du klickar på "Stäng". Nu presenteras alla medarbetare som ska inneha uppdraget under rubriken Valda personer. 8. Observera att du måste klicka på "Spara" eller "Spara och stäng" för att ändringarna ska börja gälla. 8.2.3 Instruktion – Förlänga medarbetaruppdrag för en person Verksamhetschef eller motsvarande beslutar om vilka personer som ska tilldelas ett medarbetaruppdrag. Verksamhetschefen kan också besluta att en persons tilldelning av medarbetaruppdrag ska förlängas. Utifrån skriftligt underlag förlänger HSA-administratören en persons koppling till medarbetaruppdraget på följande sätt: 1. Öppna medarbetaruppdraget (genom att högerklicka på medarbetaruppdraget och välja ”Redigera”). 2. Under Formuläret/fliken "Tilldela medarbetaruppdrag", dubbelklicka på siffrorna i den aktuella personens T.o.m.datum. 3. Välj nytt slutdatum och klicka sedan på ”Sätt valda datum”. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 47/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 4. Observera att du måste klicka på "Spara" eller "Spara och stäng" för att ändringarna ska börja gälla. 8.2.4 Instruktion – Ta bort medarbetaruppdrag för en person Verksamhetschef eller motsvarande beslutar om vilka personer som inte längre ska inneha ett medarbetaruppdrag. Utifrån skriftligt underlag tar HSA-administratören bort medarbetare på följande sätt: 1. Öppna medarbetaruppdraget (enligt instruktioner i avsnitt 8.2.1 Instruktion – Förändra uppgifter för medarbetaruppdrag) 2. Under Formuläret/fliken "Tilldela medarbetaruppdrag", markera de personer som ska tas bort från medarbetaruppdraget genom att klicka i rutan framför personens namn. 3. Klicka därefter på "Ta bort markerade". 4. Observera att du måste klicka på "Spara" eller "Spara och stäng" för att ändringarna ska börja gälla. 8.2.5 Instruktion – Skapa lista över personer kopplade till medarbetaruppdrag Verksamhetschef eller motsvarande beslutar om vilka personer som ska vara kopplade till ett medarbetaruppdrag för vårdenheten. För att hen ska kunna kontrollera vilka personer som har ett registrerat uppdrag för vårdenheten bör HSA-administratören ta fram en lista med denna information. Detta görs på följande sätt: 1. Öppna medarbetaruppdraget (enligt instruktioner i avsnitt 8.2.1 Instruktion – Förändra uppgifter för medarbetaruppdrag) 2. Under Formuläret/fliken "Tilldela medarbetaruppdrag", klicka på namnet för den första personen kopplad till uppdraget. Scrolla nedåt till slutet på sidan, håll inne Shiftknappen och klicka på datumet för den sista personen kopplad till uppdraget. På så sätt markeras hela listan 3. Tryck ”Ctrl” + C för att kopiera. 4. Öppna ett nytt dokument i t.ex. Word och Excel, sätt markören i dokumentet och tryck ”Ctrl” + V för att klistra in. Observera att detta förfarande att inte fungerar i vissa browsers. Då kan t.ex. olika typer av skärmklipp-verktyg användas. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 48/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 8.2.6 Flytta medarbetaruppdrag Det är inte möjligt att flytta ett medarbetaruppdrag från en vårdenhet till en annan, eftersom det handlar om en ny vårdenhet och en ny verksamhetschef som ska besluta om vilka personer som arbetar på uppdrag av vårdenheten. Man måste alltså lägga upp ett nytt medarbetaruppdrag på den nya vårdenheten och lägga till medlemmar i det medarbetaruppdraget. 8.2.7 Instruktion – Borttag av medarbetaruppdrag Om ett medarbetaruppdrag inte längre är aktuellt att använda ska det tas bort. Ta bort medarbetaruppdraget genom att högerklicka på symbolen framför medarbetaruppdragsnamnet och välj "Ta bort". Bekräfta sedan borttaget genom att klicka på ”Fortsätt”. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 49/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 9 Services (HSA Tjänsteträd) i HSA Admin 9.1 Administrera enheter och funktioner under Services Detta avsnitt vänder sig i första hand till Huvudadministratör/HSA-ansvarig. HSA Tjänsteträd (även kallat Nod1) används för att skapa underlag till utfärdande av funktionscertifikat till servrar, samt i vissa fall även för att generera HSA-id till system/tjänster. Läs mer i avsnittet 2.2.2 HSA Tjänsteträd. 9.1.1 Instruktion – Skapa enhet/funktion För att skapa en enhet eller en funktion högerklickar du på den enhet som du vill skapa objektet under. I menyn väljer du sedan ”Skapa” samt ”Enhet” eller ”Funktion”. Ange namn på funktionen enligt riktlinjer för organisationsregistrering och klicka sedan på ”Skapa”. OBS! Enheter behöver endast skapas i Services om man vill skapa en struktur för att gruppera funktionsobjekt (servrar) i HSA Tjänsteträd. Om detta görs behöver endast enhetsnamn anges för enheten. Observera att enhetens/funktionens namn får innehålla max 64 tecken. Enhetsnamn får endast innehålla tecknen A-Z, a-z, 0-9 samt bindestreck (-) och ”understreck” (_), inte t.ex. mellanslag eller punkter. Gällande funktionsnamn får endast domännamn9 som ägs av organisationen som funktionen läggs under läggas upp. I annat fall måste en skriftlig fullmakt finnas mellan organisationen som äger domännamnet och organisationen där funktionen skapas. Vill du redan nu fortsätta att lägga till information om funktionen, se avsnitt 9.2.1 Instruktion Redigera egenskaper. Om inte, klicka på ”Spara och stäng”. 9.1.2 Instruktion – Flytta enhet/funktion Flytta objekt kan man endast göra från mittenvyn. För att få fram den 9 Ett exempel på domännamn är hsa.inera.se Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 50/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 enhet/eller funktion som du vill flytta måste du först klicka på närmast överliggande enhet i navigeringsvyn till vänster. När du hittat den enhet eller funktion som du vill flytta högerklickar du på denna och väljer ”Flytta”. Då visas ett organisationsträd i en ny ruta. Klicka dig fram till den nya överliggande enheten (den enhet som du vill placera enheten/funktionen under) genom att klicka på plustecknen. Klicka på namnet på den nya överliggande enheten så att denna blir markerad och därefter på knappen ”Flytta”. 9.1.3 Instruktion – Ändra namn på enhet/funktion Ändra namn på enheter och funktioner kan man endast göra från mittenvyn. För att få fram den enhet/eller funktion som du vill ändra namn för måste du först klicka på NÄRMAST ÖVERLIGGANDE ENHET i navigeringsvyn till vänster. När du hittat den enhet eller funktion som du vill ändra namn för högerklickar du på denna och väljer ”Ändra namn”. Ändra namnet i rutan som nu visas och bekräfta genom att klicka på knappen ”Fortsätt”. Enhetsnamn får endast innehålla tecknen A-Z, a-z, 0-9 samt bindestreck (-) och ”understreck” (_), inte t.ex. mellanslag eller punkter. Gällande funktionsnamn får endast domännamn som ägs av organisationen som funktionen läggs under läggas upp. 9.1.4 Instruktion – Ta bort enhet/funktion Ta bort objekt kan man endast göra från mittenvyn. För att få fram den enhet/eller funktion som du vill ta bort måste du först klicka på närmast överliggande enhet i navigeringsvyn till vänster. När du hittat den enhet eller funktion som du vill ta bort högerklickar du på denna och väljer ”Ta bort”. Bekräfta ditt val genom att klicka på knappen ”Ta bort” i rutan som nu visas. 9.2 Egenskaper/attribut för funktioner 9.2.1 Instruktion - Redigera egenskaper Egenskaper, eller attribut, som är möjliga att registrera för enheter och Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 51/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 funktioner är uppdelade i olika formulär/flikar. Olika egenskaper redigeras på olika sätt. De flesta är bara enkla rutor där man skriver in önskat värde. Andra kräver att man väljer rätt värde i en lista, eller först klickar på en symbol för att ändra värde. Några egenskaper, som t.ex. HSAid, genereras automatiskt av systemet och kan inte ändras av administratören. Dessa är gråmarkerade. För att redigera en egenskap på en funktion, högerklicka på denna och välj ”Redigera”. Redigera nås både från navigeringsvyn och från mittenvyn. Ändra den aktuella egenskapen på rätt formulär/flik, se nedan. Observera att det viktigaste när man registrerar egenskaper för funktioner INTE är att fylla på så mycket som möjligt, utan att tänka på att man också ska se till att uppgifterna hålls korrekta över tid. Kontrollera om man i din organisation kommit överens om vilka egenskaper som ska registreras, om det finns rutiner för kontroll av innehållet o.s.v. Titta också på hur HSAinformationen används. 9.2.1.1 Formulär/flik för funktion • • Inera AB Server Funktion o Innehåller beskrivningsfält och ett fält för HSA-administratörens kommentar. Därtill ett par identifierande egenskaper för funktionen, som organisationsnummer och HSA-id. Här anges funktionens e-postadress och det finns även möjlighet att registrera start- och slutdatum för funktionen. Dessutom anges ansvarig person, certifikatsmottagare och giltighetstiden för ett certifikat (fr.o.m.- och t.o.m.-datum). Ändringshistorik o Flik där man kan söka fram vilka ändringar som gjorts i objektet tidigare och vem som gjort ändringarna Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 52/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 10 Sök i HSA Admin I HSA Admin finns också en sökfunktion som kan användas då man har ett behov av att söka snarare än att bläddra sig fram. Sökfunktionen finns under fliken Sök högst upp till vänster på sidan. Sökning kan användas t.ex. då man vill administrera ett objekt men inte riktigt vet var i organisationen det finns eller då man vill skriva ut en lista på alla personer under en viss enhet för att göra den kvartalsvisa kontrollen av vilka personer som är anställda på enheten (se avsnitt 7.2.3 Verifiera anställning/uppdrag för personen). Sökningen görs i några enkla steg: 1. Välj om du vill söka efter person, enheter/funktioner/organisationer eller medarbetaruppdrag. 2. Välj varifrån du vill göra din sökning genom att klicka på förstoringsglaset och sedan markera rätt enhet i trädstrukturen samt klicka OK. För att komma ned på lägre nivå klickar du på plustecknen. 3. Ange sökvillkor, t.ex. personens namn. a. Vill du söka efter alla personer, sätt en stjärna (*) i fältet för efternamn. Observera dock att du endast kan göra det för en enhet som har relativt få anställda, normalt sett inte för en hel organisation. 4. Klicka på Sök. Ditt sökresultat presenteras då i mittenvyn. a. Om du vill ändra ett objekt kan du direkt från sökvyn högerklicka och välja önskad funktion b. Vill du skriva ut sökresultatet, tryck Ctrl+P på ditt tangentbord c. Vill du hellre ha listan i Excel-format, högerklicka på ett objekt i resultatet och välj ”Resultat” och sedan ”Spara alla till Excel”. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 53/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 11 HSA-portalen HSA-portalen är endast tillgänglig för Huvudadministratör för respektive HSA-ansluten organisation. HSA-portalen går att nå både via Sjunet (https://hsahotell.carelink.sjunet.org/hsaportalen/) och via Internet (https://hsa.inera.se/hsaportalen/) dock endast via inloggning med certifikat (SITHS-kort). Från portalen går det även att nå HSA Admin, varför denna sida kan användas vid varje tillfälle då Huvudadministratör vill hantera uppgifter i HSA. Via HSA-portalen kommer flera funktioner för kontroll och uppdatering av stora informationsmängder att driftsättas successivt. Efter godkänd autentisering av användaren (val av certifikat och angivande av pinkod för identifiering), klicka på pilen i rutan Kontrollkörningar. För närvarande kan följande kontrollkörningar göras: • Kontroll av uppgifter mot HOSP och/eller befolkningsregistret • Kontroll av ifyllnad av förutsättningar för Pascal 11.1 Kontroll av uppgifter mot HOSP och/eller befolkningsregistret Uppdatering av personuppgifter, förskrivarkod och legitimation måste initieras och genomföras av den egna organisationen. I kontrollkörningen mot HOSP och/eller befolkningsregistret får man fram de personer som har uppgifter som skiljer sig från dessa register. Steg 1 – Välj omfång I navigeringsvyn till vänster visas den eller de organisationer som du är Huvudadministratör för. Genom att klicka på plustecknet framför organisationen vecklar du ut organisationen på samma sätt som i HSA Admin och kan på så sätt välja att göra din kontrollkörning på en avgränsad del av organisationen. Att göra kontrollkörningar, särskilt mot befolkningsregistret, på flera tusen personposter samtidigt kan ta mycket lång tid. För att markera vilken del av organisationen som kontrollkörningen ska göras, kryssa i rutan framför enhetens namn. Steg 2 – Välj vilken/vilka körningar som ska göras samt villkor för dessa Kryssa i om kontroll ska ske mot HOSP10 och/eller mot befolkningsregistret. Om HOSP har valts får du även möjlighet att välja om något av HOSP-attributen ska undantas från kontrollen samt om personer vars uppgifter inte kan verifieras mot HOSP (antingen för att de inte har någon legitimation eller för att de ännu inte hunnit kontrolleras mot HOSP) ska tas med. Rekommendationen är att ta med alla attribut och att inkludera dessa personer. 10 Observera att kontroll mot HOSP endast kan göras under vissa förutsättningar. Läs mer i avsnitt 11.1.3 Om HOSP-hantering i HSA. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 54/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Steg 3 – Starta kontrollen Starta kontrollen genom att klicka på knappen ”Kontrollera” ovanför de angivna villkoren. En statusruta för uppdateringen visas under tiden som kontrollen pågår. När kontrollen är klar visas en resultatlista med information om vilka personer som har uppgifter som inte överensstämmer med HOSP/Befolkningsregistret, med information om vilka uppgifter som behöver uppdateras. Steg 4 – Ta tillvara på resultatet Vill du uppdatera informationen i HSA utefter resultatet direkt? Kryssa då i rutan framför den/de personer som du vill uppdatera, alternativt klicka på knappen ”Markera alla” ovanför de angivna villkoren. Klicka därefter på knappen ”Uppdatera markerade poster” bredvid knappen ”Markera alla”. En ny körning initieras då och statusrutan visas på nytt tills körningen är klar. Därefter visas ett meddelande som bekräftar att uppdateringen gått bra. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 55/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Observera att personer som har felaktigt angivna personnummer (markeras i listan som ”Navet – Person saknas” eller ”Felaktig kontrollsiffra”) av naturliga skäl inte kan uppdateras. Därför går det heller inte att kryssa i rutan framför deras namn. Observera att gruppförskrivarkoder inte finns i HOSP och måste därmed läggas in manuellt i HSA. Om en gruppförskrivarkod visas som avvikelse i HOSP-kontrollen – öppna personposten via HSA Admin och flytta koden till fältet Gruppförskrivarkod. Genomför du uppdatering utan denna åtgärd kommer gruppförskrivarkoden att försvinna ur HSA. Du kan även exportera ditt sökresultat genom att klicka på Fil-export. Då exporteras resultatet av din sökning till en Excel-fil som du kan välja att spara eller öppna. Vill du bara ha ut en lista på papper är det enklast att skriva ut direkt från webbläsaren (genom att trycka Ctrl+P). 11.1.1 Kontroller som genomförs och möjliga resultat Vid kontroll mot HOSP kontrolleras: • Legitimerad yrkesgrupp • Specialistkompetens (för läkare och tandläkare) • Förskrivarkod Vid kontroll mot befolkningsregistret kontrolleras: • Fullständigt namn • Tilltalsnamn • Mellannamn • Efternamn • Skyddade personuppgifter • Saknar svensk folkbokföringsadress (oftast folkbokförd som utvandrad) I resultatlistan presenteras endast de personer som har andra uppgifter i HSA jämfört med källan (HOSP och/eller befolkningsregistret). I kolumnerna ”Ta bort” respektive ”Lägg till” informeras om vilka uppgifter för aktuell person som inte överensstämmer med källan. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 56/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Kolumnen ”Information” innehåller både felmeddelanden och relevant information i övrigt. Följande värden kan finnas i kolumnen: Informationstext Navet – person saknas Felaktig kontrollsiffra Tilltalsnamnsmarkering saknas Kommentar • Kan bero på att felaktigt personnummer är angivet, alternativt att personen är avliden eller utvandrad [här kan vi snart göra tillägget: sedan tidigare än 1987] • Kontroll av namnuppgifter kan inte göras, rutan i kolumnen Bekräfta går ej att kryssa i • Personnumret är felaktigt angivet • Kontroll av namnuppgifter kan inte göras, rutan i kolumnen Bekräfta går ej att kryssa i • För information till administratören. Administratören kan manuellt välja tilltalsnamn genom att högerklicka på raden. Om inget aktivt val görs sätts samtliga förnamn som tilltalsnamn. 11.1.2 Rekommenderad periodicitet för kontrollkörningar Enligt HSA-policyn ska kontroll mot befolkningsregistret och HOSP-registret ske för samtliga personer minst en gång per månad. 11.1.3 Om HOSP-hantering i HSA HSA erbjuder tillsammans med Socialstyrelsen en möjlighet för HSA-anslutna organisationer att på ett mer automatiserat sätt kontrollera att uppgifter om legitimation, specialistkompetens (för läkare och tandläkare) samt förskrivarkod överensstämmer med vad som finns registrerat i HOSP. I ett separat – och dolt – delträd i HSA lagras samtliga personer som finns registrerade under organisationer som medgett att Inera hämtar HOSP-information om deras anställda/uppdragstagare och som har en legitimation. Informationen i HOSP-trädet uppdateras tre gånger per månad. Det är mot denna information som matchning sker i kontrollkörningen. Är du osäker på om din organisation gett sitt medgivande till uthämtning av HOSP-information – skicka ett mail till nationellkundservice@inera.se. För att lämna godkännande i efterhand, använd formuläret Ändra Anslutning på www.inera.se/hsa under Anslutning. 11.1.4 “Fel” i HOSP-uppgifter Om uppgifter om legitimerad yrkesgrupp, specialistkompetens och/eller personlig förskrivarkod som lämnats av verksamheten eller personen inte överensstämmer med uppgifterna i kontrollkörningen, använd nedanstående checklista. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 57/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Ärenden ska alltid hanteras av lokal support och/eller lokal HSA-förvaltning först. Den nationella supporten tar inte emot ärenden från enskilda användare. Följande checklista ska användas av lokal support/HSA-förvaltning. 1. Gäller det något annat än legitimation, personlig förskrivarkod eller specialistkompetens för läkare eller tandläkare? a) I så fall, inget fel b) Gruppförskrivarkoder hanteras manuellt. Observera att gruppförskrivarkod i kombination med rätt befattning kan ge åtkomst till funktionalitet i Pascal. 2. Är personen skapad för mindre än tio dagar sedan? a) I så fall, vänta eller hantera manuellt. Det kan ta upp till tio dagar innan förändringen slår igenom beroende på när personen lades upp och när synken körs. b) Om nej, be HSA-ansvarig köra HOSP-synk och kolla om personen får rätt uppgifter. 3. Har personen angett fullständigt personnummer till Socialstyrelsen? a) Kan kontrolleras på legitimationsbeviset (borde finnas en kopia i personalakten). b) Om nej, skicka personbevis till hosp@socialstyrelsen.se OCH birgitta.ollars@socialstyrelsen.se eller per post till: Behörighet Socialstyrelsen 106 30 Stockholm 4. Om ovanstående inte löser problemet, be HSA-ansvarig skicka ärende till nationellkundservice@inera.se Bifoga uppgifter om: - Vilka HOSP-uppgifter det handlar om - Användarens namn och HSA-id - Skapat-datum i HSA - När HOSP-synk senast kördes - Info om personnummerkontroll gjorts hos Socialstyrelsen - Kontaktperson för ärendet 11.2 Kontroll av ifyllnad av förutsättningar för Pascal I HSA-portalen finns även en funktion för att kontrollera förutsättningarna för Pascal, att de obligatoriska attributen finns ifyllda i HSA. Kontroll kan göras på: • Roller för personer i Pascal • Autentiseringsmetod: SITHS-kort/OTP (engångslösenord) Steg 1 – Välj omfång I navigeringsvyn till vänster visas den eller de organisationer som du är Huvudadministratör för. Genom att klicka på plustecknet framför organisationen vecklar du ut organisationen på samma sätt som i HSA Admin och kan på så sätt välja att göra din kontrollkörning på en avgränsad del av organisationen. Att göra kontrollkörningar på flera tusen personposter samtidigt kan ta mycket lång tid. För att markera vilken del av organisationen som kontrollkörningen ska göras, kryssa i rutan framför enhetens namn. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 58/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Steg 2 – Välj Pascal Kryssa i vilka kriterier sökningen ska omfatta. Om kompletteringsbehovsrutan kryssas i kommer sökresultatet innehålla både personer som har behörighet till Pascal och personer som inte uppfyller kraven för att använda Pascal. Klicka sedan på ”Sök”. Steg 3 – Resultatlistan Sökresultatet visar vilken roll personen har i Pascal, vilken vårdenhet personen har ett medarbetaruppdrag för samt vilken autentiseringsmetod som är möjlig för personen. Är rutan kompletteringsbehov ikryssad kommer sökresultatet innehålla både personer som har behörighet till Pascal och personer som inte uppfyller kraven för att använda Pascal. Den förstnämnda kategorin visas med svart text då de har rätt attribut angivna och har tilldelats minst ett medarbetaruppdrag med ändamål ”vård och behandling”. Det är även den kategori som visas om rutan kompletteringsbehov inte är ikryssad. De personer som inte uppfyller kraven för Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 59/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Pascal och som behöver kompletteras i HSA listas med röd text. Genom att klicka på den aktuella raden får man fram vilka uppgifter som saknas och som behöver uppdateras i HSA. Om meddelandet ”Personen saknar möjlighet att logga in med SITHS och/eller OTP” visas på en person som har fått ett SITHS-kort beror detta på att certifikatet inte har publicerats i HSA. Detta påverkar dock inte personens möjlighet att logga in i och använda Pascal. Från resultatvyn finns även möjligheten att exportera sökresultat listan till en Excel-fil. Uppgift om vilka egenskaper som saknas på personerna finns med i Excel-filen om man har angett det sökurvalet i HSA-portalen. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 60/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 12 Refererade dokument [1] HSA-schema organisationsträdet, finns i senaste version på www.inera.se/hsa [2] Rekommendationer om privata vårdgivare inom HSA och SITHS, finns i senaste version på www.inera.se/hsa [3] http://www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/personuppgiftslagen/ [4] http://www.regeringen.se/sb/d/6150/a/71234 [5] http://www.inera.se/Documents/TJANSTER_PROJEKT/Gemensamt_infrastruktur/PDL/slutrapport_pd lip_version_%203_1.pdf [6] Rekommendationer om skyddade personuppgifter inom HSA och SITHS, finns i senaste version på www.inera.se/hsa Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 61/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Bilaga A HSA för Pascal Pascal ordinationsverktyg är ett nationellt verktyg för ordination av läkemedel. Läs mer om tjänsten på www.inera.se/pascal. För att få åtkomst till Pascal krävs det att användaren finns upplagd i HSA, är kopplad till ett medarbetaruppdrag och har vissa attribut ifyllda på sin personpost. Inloggning till Pascal sker med SITHS-kort eller OTP11. Utöver detta kräver Pascal också att vissa attribut är ifyllda för vårdenheten till vilket medarbetaruppdraget (och därmed personen) är kopplat. Definition och registrering av vårdgivare och vårdenhet Ingen registrering kan göras innan vårdgivare och vårdenheter har definierats. Se avsnitt 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL. Attribut för vårdenhet För att kunna använda Pascal krävs (utöver namn och HSA-id för vårdgivare och vårdenheter) att följande attribut är ifyllda i HSA för enheter som är utpekade som vårdenheter: • Arbetsplatskod12 – samma arbetsplatskod som finns i registret hos Apotekens Service AB o Endast en arbetsplatskod kan registreras på varje vårdenhet. Om vårdenheten har flera arbetsplatskoder ska dessa registreras på enheter som motsvarar arbetsplatskoderna, och dessa enheter ska sedan kopplas till vårdenheten. Se instruktion i avsnitt 6.2.4 Instruktion – Markera enheter som tillhör en vårdenhet • Postadress • Postnummer • Direkttelefon Hur man administrerar attribut för en enhet finns beskrivet i avsnitt 6 Enheter och funktioner. 11 One time password - engångslösenord Arbetsplatskoden används i Pascal för att kunna återsända kostnader för läkemedel till rätt kostnadsställe samt för att patienter ska kunna tillgodogöra sig läkemedelsförmånen. 12 Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 62/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Medarbetaruppdrag Personer som ska använda Pascal ska vara kopplade till ett medarbetaruppdrag med ändamål ”Vård och behandling”. Däremot behöver inte aktivitet, informationstyp eller omfång anges i medarbetaruppdraget. Skapande av medarbetaruppdrag samt koppling av personer finns beskrivet i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag. Attribut för person Hur man administrerar attribut för en person finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut för personer. Vilka personliga attribut som behövs för att använda Pascal beror på vilken roll i Pascal personen ska ha. Den fullständiga beskrivningen av rollerna finns i behörighetsmatris på www.inera.se/pascal under Dokument. Följande krav gäller för de olika rollerna (utöver kopplingen till ett aktuellt medarbetaruppdrag med syfte Vård och behandling): • Förskrivare o Legitimerad yrkesgrupp13 = läkare, tandläkare, tandhygienist, barnmorska, eller sjuksköterska § o • Förskrivarkod, personlig3 eller gruppförskrivarkod Legitimerad personal o Legitimerad yrkesgrupp14 = sjuksköterska, dietist, apotekare eller receptarie § • ELLER (för t.ex. AT-läkare) rätt Befattning i kombination med rätt gruppförskrivarkod, se behörighetsmatrisen ELLER (för läkare med indragen förskrivningsrätt) rätt Befattning i kombination med rätt gruppförskrivarkod, se behörighetsmatrisen Icke legitimerad personal o Inga ytterligare krav Inloggning med engångslösenord via SMS Vissa organisationer medger inloggning med engångslösenord via SMS för sina medarbetare. För att kunna logga in med engångslösenord via SMS krävs att: 1. Mobiltelefonnummer är ifyllt i attributet Mobiltelefonnummer (OBS! Ej SMStelefonnummer) 13 Legitimerad yrkesgrupp och personliga förskrivarkoder ska förstås verifieras mot Socialstyrelsen innan de registreras 14 Legitimerad yrkesgrupp och personliga förskrivarkoder ska förstås verifieras mot Socialstyrelsen innan de registreras Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 63/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 2. ”Individuell behörighetsegenskap för it-tjänster” är satt till ”BIF;SMS” Hur detta fylls i finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut för personer. Kontroll av förutsättningar för Pascal via HSA-portalen Via HSA-portalen går det att göra kontrollkörningar mot bl.a. HOSP samt att kontrollera förutsättningar för Pascal gällande: • Roller för personer i Pascal • Autentiseringsmetod: SITHS-kort/OTP • Uppdatering av förskrivarkod och legitimerad yrkesgrupp Hur detta görs finns beskrivet i avsnitt 11.2 Kontroll av ifyllnad av förutsättningar för Pascal. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 64/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Bilaga B HSA för Webcert Webcert är en nationell tjänst inom ramen för tjänsten Läkarintyg som gör det möjligt för läkare och handläggare att elektroniskt skicka läkarintyg och meddelanden mellan hälso- och sjukvården och Försäkringskassan. För att få åtkomst till Webcert för att skapa intyg krävs det att användaren finns upplagd i HSA, är kopplad till ett medarbetaruppdrag och har vissa attribut ifyllda på sin personpost. För att få signera och skicka ett läkarintyg till Försäkringskassan måste användare vara legitimerad läkare eller AT-läkare. Inloggning till Webcert sker med SITHS-kort. Definition och registrering av vårdgivare och vårdenhet Ingen registrering kan göras innan vårdgivare och vårdenheter har definierats. Se avsnitt 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL. Attribut för vårdenhet Följande attribut (utöver namn och HSA-id för vårdenhet och vårdgivare) används av Webcert: • Arbetsplatskod • E-post Hur man administrerar attribut för en enhet finns beskrivet i avsnitt 6 Enheter och funktioner. Medarbetaruppdrag Personer som ska använda Webcert för att utfärda intyg ska vara kopplade till ett medarbetaruppdrag med ändamål ”Vård och behandling”. Däremot behöver inte aktivitet, informationstyp eller omfång anges i medarbetaruppdraget. Skapande av medarbetaruppdrag samt koppling av personer finns beskrivet i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag. Attribut för person Följande attribut (utöver namn och HSA-id) används av Webcert för rollen Läkare: • Legitimerad yrkesgrupp (hsaTitle=Läkare) För AT-läkare, som saknar Legitimerad yrkesgrupp men som ändå har rätt att skriva intyg, krävs korrekt angivelse av Befattning (paTitleName=”Läkare ej legitimerad, allmäntjänstgöring” och paTitleCode=204010). • Förskrivarkod • Specialitet Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 65/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Observera att uppgifter om legitimerad yrkesgrupp, förskrivarkod och specialitet i HSA ska vara verifierade mot Socialstyrelsens HOSP-register. Hur man administrerar attribut för en person finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut för personer. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 66/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Bilaga C HSA för Säkerhetstjänster (Autentiseringstjänsten samt Spärr- och loggtjänsten) Säkerhetstjänster består av olika samverkande tjänster vars gemensamma syfte är att reglera åtkomst till information inom hälso- och sjukvården. Varje del har var för sig en unik funktionalitet, och kan fungera oberoende av varandra. Läs mer på www.inera.se/sakerhetstjanster. Säkerhetstjänster använder HSA som källa för Autentiseringstjänsten samt för Spärr- och loggtjänsten. Autentiseringstjänsten skapar ett så kallad SAML-intyg (biljett) som används av andra tjänster, t.ex. NPÖ och Infektionsverktyget, för att validera en användares behörigheter. Spärr- och loggtjänsten används för att registrera spärrar till patientdata samt för att hämta ut loggar över åtkomst till patientdata. För att få åtkomst till Spärr- och loggtjänsten krävs det att användaren finns upplagd i HSA, är kopplad till ett medarbetaruppdrag, har registrerade behörighetsegenskaper i HSA samt har tillgång till Säkerhetstjänsternas administratörsverktyg. Inloggning till Säkerhetstjänsterna sker med SITHS-kort. Definition och registrering av vårdgivare och vårdenhet Ingen registrering kan göras innan vårdgivare och vårdenheter har definierats. Se avsnitt 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL. Attribut för vårdenhet Inga särskilda attribut för vårdenhet (utöver namn och HSA-id för vårdenhet och vårdgivare) används av Intygstjänsterna. Medarbetaruppdrag För att en person ska få ett SAML-intyg krävs att personen är kopplad till minst ett medarbetaruppdrag. Om en person är kopplad till flera medarbetaruppdrag aktiveras ”Medarbetaruppdragsväljaren” där personen själv får välja i vilket uppdrag den just nu arbetar innan SAML-intyget skickas vidare till den aktuella tjänsten. För åtkomst till Spärr- och loggtjänsten ska personen vara kopplad till ett medarbetaruppdrag med ändamål ”Administration”. Skapande av medarbetaruppdrag samt koppling av personer finns beskrivet i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 67/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Attribut för person Vad avser Autentiseringstjänsten läggs nedanstående attribut till i SAML-intyget. Det är dock upp till respektive användande tjänst att avgöra vilka attribut som är av betydelse och vilken information/funktionalitet användaren ska få tillgång till utifrån vilka personliga behörighetsgrundande egenskaper hen har. • Legitimerad yrkesgrupp • Individuell behörighetsegenskap för it-tjänster • Förskrivarkod • Gruppförskrivarkod • Förskrivningsrätt för barnmorska/sjuksköterska • Befattningskod Följande attribut (utöver namn och HSA-id) används av Säkerhetstjänsternas Spärr- och loggtjänst: • Individuell behörighetsegenskap för it-tjänster o För loggadministratör ska värde ”BIF;Loggadministratör” anges o För spärradministratör ska värde ”BIF;Spärradministratör” anges Hur man administrerar attribut för en person finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut för personer. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 68/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Bilaga D HSA för Statistiktjänst för ordinerad sjukskrivning Statistiktjänsten är en webbtjänst som gör det möjligt att följa upp och se samlad statistik för den i läkarintygen ordinerade sjukskrivningen. Statistiken är baserad på de läkarintyg (FK 7263) som skickas elektroniskt från hälso- och sjukvårdens journalsystem. Statistiktjänsten använder HSA som källa för att skapa statistiskt underlag, t.ex. för att kunna jämföra sjukskrivningsmönster mellan olika delar av landet, mellan olika vårdgivare och olika intygsutfärdare (personer). För personer hämtas även uppgifter om ålder och kön för att se om detta har betydelse vid sjukskrivning. Statistik som är avidentifierad (t.ex. jämförelse mellan län eller mellan åldersgrupper) kräver ingen särskild behörighet utan är publikt tillgänglig på internet. För statistik som kräver särskild behörighet (t.ex. jämförelser mellan vårdenheter inom en vårdgivare eller intygsutfärdare inom en vårdenhet) ska användaren ha ett SITHS-kort och vara kopplad till ett medarbetaruppdrag med ändamål ”Statistik" i HSA. Statistiken som kräver behörighet är till för hälso- och sjukvårdspersonal med uppdrag att följa upp sjukskrivning. Definition och registrering av vårdgivare och vårdenhet Ingen registrering kan göras innan vårdgivare och vårdenheter har definierats. Se avsnitt 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL. Attribut för vårdenhet Följande attribut (utöver namn och HSA-id för vårdenhet och vårdgivare) används av Statistiktjänsten: • Enhetstyp • Ägarform • Verksamhet • Vårdform • Geografiska koordinater (RT90 och Sweref99) • Kommun • Kommundel • Geografisk plats • Län Hur man administrerar attribut för en enhet finns beskrivet i avsnitt 6 Enheter och funktioner. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 69/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Medarbetaruppdrag Personer som ska använda Statistiktjänsten ska vara kopplade till ett medarbetaruppdrag med ändamål ”Statistik”. Däremot behöver inte aktivitet, informationstyp eller omfång anges i medarbetaruppdraget. Se även dokumentet ”Behörigheter och medarbetaruppdrag statistiktjänst för ordinerad sjukskrivning” på www.inera.se/intygstjanster under ”Frågor och svar” och ”Statistik”. Skapande av medarbetaruppdrag samt koppling av personer finns beskrivet i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag. Attribut för person Följande attribut (utöver namn och HSA-id) används av Statistiktjänsten: • Befattning • Kön (räknas ut ifrån personnummer innan det levereras från HSA) • Ålder (räknas ut ifrån personnummer innan det levereras från HSA) • Legitimerad yrkesgrupp • Specialitet Inga särskilda attribut krävs för åtkomst till Statistiktjänsten. Hur man administrerar attribut för en person finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut för personer. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 70/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Bilaga E HSA för Infektionsverktyget Infektionsverktyget arbetar för att skapa ett nationellt enhetligt IT-stöd som ska användas i lokalt förbättringsarbete. Syftet är att förebygga vårdrelaterade infektioner och förbättra kvaliteten i användningen av antibiotika. Infektionsverktyget använder information från HSA för att upprätthålla kvaliteten i informationen om registrerade enheter. Infektionsverktyget identifierar användare med Säkerhetstjänster 2.1, där HSA utgör källa för den behörighetsgrundande informationen. Definition och registrering av vårdgivare och vårdenhet Ingen registrering kan göras innan vårdgivare och vårdenheter har definierats. Se avsnitt 6.2 Vårdgivare och vårdenheter enligt PDL. Attribut för vårdenhet Utöver namn och HSA-id för vårdenhet och vårdgivare används av Infektionsverktyget: • Enhetsnamn • Länskod • Länsnamn • Verksamhetskod • Startdatum • Slutdatum Administration av attribut för en enhet beskrivs i avsnitt 6 Enheter och funktioner. Medarbetaruppdrag I Infektionsverktyget finns det två behörighetsnivåer: • Behörighet för uppföljning (ger endast åtkomst till avidentifierad patientinformation) o För denna behörighet krävs det inte att personen är kopplad till ett medarbetaruppdrag utan kan få behörighet i följande två fall: § att personen är kopplad till ett medarbetaruppdrag med vilket syfte som helst (behörighetsmodellen är under omarbetning) § om personen inte har något medarbetaruppdrag hämtas vårdgivartillhörighet med hjälp av personens HSA-id som matchas mot vårdgivarens HSA-id. Om det inte är entydigt vilken vårdgivare som användare tillhör ombeds användare att välja utifrån en lista. • Behörighet för registerutdrag och koppling av postoperativa infektioner till utförda åtgärder Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 71/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 För denna behörighet krävs att personen är kopplad till ett medarbetaruppdrag med ändamål ”Kvalitetssäkring”. Se även dokumentet ”Behörigheter och medarbetaruppdrag för Infektionsverktyget” på http://www.inera.se/TJANSTER--PROJEKT/Infektionsverktyget/Dokument/. o Skapande och tilldelning av medarbetaruppdrag beskrivs i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag. Attribut för person Inga attribut (utöver namn och HSA-id) används av tjänsten Infektionsverktyget. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 72/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Bilaga F HSA för eMortis eMortis är en nationell tjänst för elektronisk inrapportering av dödsbevis till Skatteverket och dödsorsaksintyg till Socialstyrelsen. Syftet med tjänsten är att förenkla vårdens rapportering och undvika misstag, till exempel att döda personer finns kvar i register eller att levande personer felaktigt blir dödförklarade, samt ge bättre datakvalitet i dödsorsaksregistret. För att få åtkomst till eMortis krävs det att användaren finns upplagd i HSA, är kopplad till ett medarbetaruppdrag och har vissa attribut registrerade i HSA. Inloggning till eMortis sker med SITHS-kort. Attribut för vårdenhet Följande attribut (utöver namn och HSA-id för vårdenhet och vårdgivare) används av eMortis: • Postadress Hur man administrerar attribut för en enhet finns beskrivet i avsnitt 6 Enheter och funktioner. Medarbetaruppdrag Personer som ska använda eMortis ska vara kopplade till ett medarbetaruppdrag med ändamål ”Vård och behandling”. Däremot behöver inte aktivitet, informationstyp eller omfång anges i medarbetaruppdraget. Skapande av medarbetaruppdrag samt koppling av personer finns beskrivet i avsnitt 8 Medarbetaruppdrag. Attribut för person Följande attribut (utöver namn och HSA-id) används av tjänsten eMortis: • Direkttelefon • E-postadress • Legitimerad yrkesgrupp Hur man administrerar attribut för en person finns beskrivet i avsnitt 7.3 Egenskaper/Attribut för personer. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 73/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Bilaga G HSA för Identifieringstjänst SITHS SITHS är en infrastruktur för säker identifiering inom vård och omsorg som gör det möjligt att identifiera medarbetare både fysiskt och elektroniskt. SITHS möjliggör också säker identifiering av servrar genom så kallade servercertifikat/funktionscertifikat. SITHS-kortet utfärdas till medarbetare inom vård och omsorg och består av en personlig elegitimation och en elektronisk tjänstelegitimation. Den elektroniska identifieringen uppfyller kraven på stark autentisering, vilket innebär att en persons identitet kontrolleras med tvåfaktorsautentisering. För att kunna få ett SITHS-kort behöver organisationen och personen finnas i HSA. Nedan beskrivs vad som behöver finnas i HSA för att en person ska kunna få ett SITHS-kort. För att kunna utfärda ett funktionscertifikat till en server måste organisationen och servern finnas i HSA:s tjänsteträd (dc=Services). Hur detta görs beskrivs inte i denna bilaga. Attribut som behövs för SITHS-kort med HCC Obligatoriska attribut Dessa attribut krävs för att ett SITHS-kort med tjänstecertifikat ska kunna ges ut. • Efternamn • E-postadress (obligatoriskt för SITHS-administratörer, frivilligt för övriga) • Födelsedatum (för de personer som inte har person-id) • Giltighetstid för pass (för de personer som inte har person-id) • HSA-id • Legitimerad yrkesgrupp • Mellannamn (för de personer som har detta) • Passnummer (för de personer som inte har person-id) • Person-id • Skyddad person (för personer som har skyddade personuppgifter) • Tilltalsnamn Frivilliga attribut Dessa attribut läggs in i certifikaten om de är ifyllda i HSA vid utfärdandetidpunkten. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 74/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 • Befattning (används endast om organisationen har bestämt att denna titel ska skrivas på kortytan) • Domäninloggningsnamn (om organisationen använder SITHS-kortsinloggning i AD) • Titel Hur man administrerar attribut för personer finns beskrivet i avsnitt 7 Personer i HSA Admin. Attribut som levereras/hanteras av SITHS Följande attribut läggs med automatik in på personposten i HSA vid skapande av SITHS-kort och HCC (och tas även bort då SITHS-kortet spärras): • Certifikatsnummer • Giltigt fr.o.m. • Giltigt t.o.m. • HCC • Kortnummer • Mifareserienummer SITHS publicerar även certifikatspärrlista till HSA. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 75/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Bilaga H HSA för Hitta och jämför vård Hitta och jämför vård är samlingsnamnet för ett antal vårdtjänster som vänder sig till invånare. Tjänsterna som ingår i begreppet är: • • • • 1177 Vårdguiden Mina vårdkontakter UMO.se 1177 Sjukvårdsrådgivningen Informationen från HSA används av Hitta och jämför vård för att söka fram information om vårdgivande enheter (och funktioner) och presentera kontaktkort för besökare på 1177 Vårdguiden, www.1177.se. Det finns också möjlighet att presentera personer på kontaktkorten. Attribut för enheter Följande attribut för enheter och funktioner används av Hitta och jämför vård. Tekniskt obligatoriska attribut Om dessa attribut inte är angivna visas enheten inte på 1177 Vårdguiden. • Enhetstyp (endast för vårdcentraler och sjukhus) • Geografiska koordinater RT90 • HSA-id • Kommunkod • Länskod • Visas för o angivet till ”Internettjänster med godkänd HPTB” eller ”Alla som vill använda informationen, d.v.s. informationen blir publicerad i samlad form för fri användning av vem som helst (s.k. öppen data)” Vårdform • Obligatoriska attribut Dessa attribut anses, utöver de tekniskt obligatoriska attributen, vara nödvändiga för att informationen på kontaktkortet ska vara värdefull för besökaren. • Beskrivning • Besöksadress • Direkttelefon Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 76/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 • Enhetsnamn/Funktionsnamn • Innehållsansvarigs e-postadress • Kommunnamn • Länsnamn • Telefontid • Verksamhet • Verksamhetskod • Ägarform • Öppettider Senast ändrad 2015-08-27 Frivilliga attribut Dessa attribut visas också på kontaktkortet om de är ifyllda. • Alt-text • Alternativ namnvisning • Besöksregler för anhöriga • Besökstider för anhöriga • Bild • Färdväg • Geografisk plats • Information till patient • Logotyp • Mer om • Postadress • Relaterad enhet • Remisskrav • Texttelefon • Tid för dropin-besök utan tidsbokning • Tillfällig information • Växeltelefon • Webbadress • Åldersregler för vårdkontakt Administration av attribut för enheter beskrivs i avsnitt 6 Enheter och funktioner. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 77/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 På kontaktkortet kan även presenteras särskilda telefonnummer för t.ex. Tidsbeställning och Avbokning. Attribut för personer Följande attribut för personer används av Hitta och jämför vård: • HSA-id • Efternamn • Mellannamn • Tilltalsnamn • Titel Hur man administrerar attribut för personer finns beskrivet i avsnitt 7 Personer i HSA Admin. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 78/79 Handbok för HSA-administratörer Version 4.0 Senast ändrad 2015-08-27 Bilaga I HSA för Vården i Siffror Vården i siffror är ett verktyg för att visa upp mått och resultat inom svensk hälso- och sjukvård. Det kan till exempel handla om utfallet av en viss typ av behandling, hur lång väntetiden är för att få en viss typ av vård eller hur många som fått en viss typ av behandling. Genom att visa mått och resultat på en samlad yta kan Vården i siffror ge underlag för att skapa dialog om kvalitet och förbättringsarbete mellan, och inom olika nivåer hos huvudmän och vårdgivare. Informationen som visas i Vården i siffror hämtas från nationella kvalitetsregister och andra register och databaser som innehåller kvalitativa mått av olika slag. Via Vården i siffror går det också att jämföra uppgifter mellan olika landsting, regioner och vårdenheter. Informationen som visas i Vården i siffror är idag inte offentlig för alla, utan kräver inloggning med SITHS-kort. Från och med november 2015 kommer en del av statistiken på Vården i siffror att bli publik och denna statistik kommer då att kunna ses av alla. Vilken information som blir publik regleras av kvalitetsregistret. Attribut för enhet Enhets- eller organisationsnamnet från HSA presenteras för användaren när denne ska välja enheter att jämföra. Attribut för person Tjänsten Vården i siffror hämtar inte personinformation från HSA. Inera AB Box 177 03 Östgötagatan 12 118 93 Stockholm Tel 08 452 71 60 info@inera.se www.inera.se Organisationsnummer 556559-4230 Sid 79/79
© Copyright 2024