Beställningsrutiner - Västra Götalandsregionen
Centrum Läkemedelsnära Produkter www.vgregion.se/clp www Beställningsrutiner Läkemedelsnära Produkter i Västra Götaland 1 Diabetes Inkontinens Stomi Särnär Barn och Vuxna Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Innehåll CENTRUM LÄKEMEDELSNÄRA PRODUKTER (CLP) 4 Produktområden ................................................................................................................. 4 Diabetes Inkontinens Stomi Särnär Barn och Vuxna 4 4 5 5 Kontaktperson ..................................................................................................................... 5 Hemsida – www.vgregion.se/clp ........................................................................................ 5 Distributörer ........................................................................................................................ 6 OneMed Sverige AB Regionservice Skövdedepån 6 6 FÖRSKRIVNING 7 Individuell förskrivning ........................................................................................................ 7 Ordination - Förskrivning – Beställning/Uttag .................................................................... 7 Författningar ....................................................................................................................... 7 Behörighet till Sesam LMN .................................................................................................. 8 Förskrivningsbehörigheter - Produktområdesrättigheter i Sesam LMN 8 Förskrivarstöd för produktval ............................................................................................. 9 Förskrivning till patient som vistas tillfälligt i Västra Götaland........................................... 9 Patienter bosatt i annat län som vårdas inom regionens specialistvård Övriga patienter som vistas tillfälligt inom Västra Götaland 9 9 Förskrivning till patient som inte har ett fullständigt personnummer ............................. 10 Asylsökande Asylsökande som inte fått sitt LMA-kort Personer som vistas i Sverige utan tillstånd Nyfödda 10 11 11 12 Förskrivning till personer med skyddade personuppgifter ............................................... 12 Förskrivning av ej upphandlad produkt ............................................................................ 13 SESAM LMN - BESTÄLLNINGSSYSTEM 14 Vägledning och support .................................................................................................... 14 Förskrivarens kontaktuppgifter ......................................................................................... 14 Patientuppgifter ................................................................................................................ 14 Förskrivande enhet (kund) ................................................................................................ 15 Betalarstruktur .................................................................................................................. 15 2 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Hemleverans...................................................................................................................... 15 Info till chaufför Hemleverans till tillfällig adress utanför Västra Götaland 15 15 Leveranstid ........................................................................................................................ 16 Leveransregler ordinärt boende ....................................................................................... 16 Får ställas utanför – FSU Avisering Utlämningsställe Akutleverans Expressleverans (endast särnärprodukter) 16 16 16 17 17 Leveransregler särskilt boende ......................................................................................... 17 Samleverans Inbärning (endast inkontinensprodukter via OneMed) Fast leveransdag (endast inkontinensprodukter via OneMed) 17 18 18 Retur och reklamation av produkt .................................................................................... 18 Retur Reklamation 18 18 Avvikelse/Felrapport Distribution ..................................................................................... 18 Lämna synpunkter ............................................................................................................. 18 STATISTIK- OCH VERKSAMHETSUPPFÖLJNING 19 TIPS OCH RÅD I SESAM LMN 19 Spara tid genom att registrera och spara förskrivning i Sesam LMN. Leverans till utlämningsställe till minderårig eller person som saknar legitimation Förskrivning till person utanför Västra Götaland Om patientens namn inte finns angiven på leveransadressen Förskrivning/beställning till patienter på Särskilt boende Nutritionsprodukter är känsliga för värme och kyla 19 19 20 20 20 20 BILAGOR Rutinbeskrivning för förskrivning och beställning av diabeteshjälpmedel i Västra Götaland Lathund Regelverk Särnär Barn och Vuxna i Västra Götaland Frakt- och logistikkostnader OneMed Frakt- och logistikkostnader Skövdedepån 3 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Centrum Läkemedelsnära Produkter (CLP) CLP startade 1 januari 2010 och omfattar de läkemedelsnära produktområdena Diabetes, Inkontinens, Stomi och Särnär Barn och Vuxna. CLP har ett övergripande uppdrag i Västra Götalandsregionen och skall i samverkan med vårdgivarna bedriva en leverantörsneutral verksamhet med fokus på kundnytta, patientsäkerhet, kvalitet, kompetens och ekonomi. CLP ansvarar för tillgång till ett kvalitetsanpassat produktsortiment och distribution av dessa produkter till patienten. Dessutom fungerar centrat som stöd för vårdens kvalitetsutveckling genom att erbjuda utbildningsinsatser kring vård och behandling för aktuella produktområden samt tillhandahålla producentneutral produktinformation. Produktområden Diabetes Inom område diabetes har Västra Götalandsregionen kostnadsansvaret för hjälpmedlen. Hälsooch sjukvårdsansvar åligger ansvarig vårdgivare. Då förskrivning sker i kommunal hälso- och sjukvård bekostas produkterna av ansvarig hälso- och sjukvårdsnämnd. Rutinbeskrivning för förskrivning och beställning av diabeteshjälpmedel i Västra Götaland. Se bilaga. Inkontinens Område inkontinens servar verksamheter inom Västra Götalandsregionen, och samtliga 49 kommuner inom Västra Götaland, samt de verksamheter i privat regi som har avtal med region eller kommun. Åtagandet regleras i samarbetsavtal (SN 352-1999). Samarbetsavtalet gäller oavsett vilken driftsform vårdgivaren har (HMF40- 2004). Förskrivar- och kostnadsansvaret följer Hälso- och sjukvårdsansvaret. Kommunerna ansvarar för förskrivning till patienter i särskilt boende och till patienter, inskrivna i hemsjukvård. Regionen ansvarar för förskrivning till patienter i ordinärt boende. För primärvården i Västra Götalandsregionen regleras ansvar och åtagande i Krav- och kvalitetsboken. Vårdgivaren ansvarar för förskrivning till de patienter som har valt att lista sig på vårdenheten. Undantag Tarmsköljningsprodukter till patienter med neurogen tarmfunktionsstörning ska förskrivas av specialistklinikerna. Specialistklinikerna ansvarar för ordination, utprovning, förskrivning samt uppföljning av produkterna och bär därmed också kostnaderna. 4 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Stomi Inom område stomi har Västra Götalandsregionen kostnadsansvaret för hjälpmedlen. Hälso- och sjukvårdsansvar åligger ansvarig vårdgivare. Då förskrivning sker i kommunal hälso- och sjukvård bekostas produkterna av ansvarig hälso- och sjukvårdsnämnd. Handbok för förskrivning av stomiprodukter i Västra Götaland reglerar förskrivar- och kostnadsansvaret mellan regionens olika verksamheter. Handboken är godkänd och underskriven av Hälso- och sjukvårdsdirektören i Västra Götalandsregionen. Särnär Barn och Vuxna Område särnär barn och vuxnas servar verksamheter inom Västra Götalandsregionen och 48 kommuner i Västra Götaland som tackat ja till avtalskonceptet. Samarbetsavtalet gäller oavsett vilken driftsform vårdgivaren har. Förskrivar- och kostnadsansvaret följer Hälso- och sjukvårdsansvaret. Kommunerna ansvarar för förskrivning till patienter i särskilt boende (HSD-A § 23/08 tillämpningsanvisning). Regionen ansvarar för förskrivning till patienter i ordinärt boende. För primärvården i Västra Götalandsregionen regleras ansvar och åtagande i Krav- och kvalitetsboken. Vårdgivaren ansvarar för förskrivning till de patienter som har valt att lista sig på vårdenheten. Kostnad för sondmatningstillbehör och nutritionspump är regionens ansvar oavsett Hälso- och sjukvårdsansvar. Regelverk Särnär Barn och Vuxna i Västra Götaland. Se bilaga. Kontaktperson CLP använder sig av kontaktpersoner för att i dialog med vården skapa möjlighet till vårdutveckling utifrån vårdkedjans behov. Kontaktpersonen ansvarar för att viktig information från CLP sprids ut i vårdens verksamheter. Kontaktpersonerna bildar tillsammans med CLP ett nätverk och bjuds in till kontaktpersonsträffar med jämna mellanrum för att diskutera kvalitetsutveckling av de läkemedelsnära produktområdena. Det är vårdgivarens ansvar inom kommun, primärvård och sjukhusområde att utse och anmäla en eller flera kontaktperson(er) för de olika produktområdena till CLP. Antalet kontaktpersoner och vem som är mest lämplig kan variera inom olika verksamheter. Hemsida – www.vgregion.se/clp CLP har en hemsida med specifika undersidor för varje produktområde samt en funktionsbrevlåda clp.regionservice@vgregion.se 5 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Distributörer OneMed Sverige AB OneMed är distributör för produktområdena inkontinens och särskild näring. Posten Logistik AB är OneMeds transportör. Kontaktuppgifter OneMeds kundservice: för förskrivare för patienter fax e-post adress 031-706 30 85 031-706 30 60 031-706 30 09 kundservicevgr@onemed.com OneMed Sverige AB Kundservice VGR Box 50 401 20 Göteborg öppetider vardagar 08:00-16:30 Regionservice Skövdedepån Skövdedepån är distributör för produktområdena diabetes och stomi. Posten Logistik AB är OneMeds transportör. Kontaktuppgifter Skövdedepåns kundtjänst: för förskrivare för patienter fax e-post adress 010 – 441 31 99 010 – 441 31 90 0500 – 43 79 01 kundtjanst.skovdedepan@vgregion.se Regionservice Skövdedepån Gustav Adolfs Gata 38 541 45 Skövde öppetider vardagar 08:00-16:30 (ons 08:00-18:00) 6 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Förskrivning Individuell förskrivning All förskrivning och beställning av läkemedelsnära förbrukningsartiklar i Västra Götaland utförs individuellt, även till patienter på särskilda boenden. Ordination - Förskrivning – Beställning/Uttag En ordination/förskrivning dokumenteras i journal. Förskrivningen registreras och sparas i Sesam LMN. Beställning/uttag görs utifrån den sparade förskrivningen i Sesam LMN. Författningar Nedanstående författningar är de viktigaste som reglerar utbudet och förskrivningen av läkemedelsnära produkter. SFS 2014:821 Patientlag SFS 1982:763 Hälso- och sjukvårdslagen SFS 1993:584 Lag om medicintekniska produkter SFS 2010:659 Patientsäkerhetslagen SOSFS 2008:1 Socialstyrelsens föreskrifter om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården SOSFS 2013:6 Ändring i föreskrifterna (SOSFS 2008:1) om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården SOSFS 2008:14 (grundförfattning) Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården SOSFS 2011:8 Ändring i föreskrifterna (SOSFS 2008:14) om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 7 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Behörighet till Sesam LMN Enligt SOSFS 2008:1 Socialstyrelsens föreskrifter om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården är det verksamhetschef eller motsvarande som utser vilken personal inom sin verksamhet som ska förskriva läkemedelsnära produkter. Se även SOSFS 2013:6 Ändring i föreskrifterna (SOSFS 2008:1) om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvård. Verksamhetschef eller motsvarande ex. kontaktperson anmäler till CLP vem/vilka personer som ska ha behörighet till Sesam LMN, vilka produktområdesrättigheter och till vilka arbetsplatser (förskrivande enheter) den anställde ska ha behörighet till. Den verksamhetsansvarige ansvarar även för att avanmäla eller ändra en behörighet för anställda inom sin verksamhet. Läkare har fri förskrivningsrätt och får när en ansökan inkommer automatiskt behörighet att förskriva till alla produktområden. Ansöknings/ändringsblankett finns på CLPs hemsida under Sesam LMN – Behörighet till Sesam LMN. Blankett sänds in till CLP enligt instruktion på blanketten. När behörigheten är registrerad skickas inloggningsuppgifter via e-post till både förskrivaren och verksamhetsansvarig. Förskrivningsbehörigheter - Produktområdesrättigheter i Sesam LMN Följande produktområdesrättigheter finns i Sesam LMN: DIABETES INKONTINENS STOMI SÄRNÄR Inkontinens ett uttag Diabetes flera uttag (iterreing) Inkontinens flera uttag (iterering) Stomi flera uttag (iterering) Särskild näring flera uttag* (iterering) Särskilt boende Särskilt boende Särskilt boende Särskilt boende – ej möjligt i nuläget Sondmatningstillbehör * För sjuksköterskor i regionen krävs en medicinsk delegation. 8 Behörighet till inkontinens kan ges med möjlighet att förskriva för ett uttag eller för flera uttag (iterera). För övriga produktområden finns endast behörighet för flera uttag (iterering). Behörighet att förskriva till patienter som bor i särskilt boende ger möjlighet att sambeställa till flera patienter samtidigt till en och samma enhet/särskilt boende. Det finns även möjlighet att ge en person behörighet Beställare. Det innebär att personen inte får förskriva inom något produktområde men kan beställa/skapa uttag utifrån sparade förskrivningar i Sesam LMN. Denna möjlighet används framförallt inom kommunerna vid sambeställning till särskilt boende. Centrum Läkemedelsnära Produkter/okt 2013 Vid förskrivning till patient på särskilt boende görs oftast förskrivning med 4-12 uttag. Utifrån dessa individuella sparade förskrivningar kan sedan en beställare göra uttag/sambeställa till patienterna på det särskilda boendet. Förskrivaren registrerar förskrivningarna i systemet. Beställaren gör uttagen/sambeställer. Är man behörig förskrivare inom ett produktområde kan man beställa/skapa uttag inom alla produktområden i Sesam LMN. Förskrivarstöd för produktval Som stöd för förskrivaren finns inom de olika produktområdena elektroniska produktkataloger och övrig produktinformation t.ex. produktnytt, konverteringsguider. De finns både i Sesam LMN och på www.vgregion.se/clp Förskrivning till patient som vistas tillfälligt i Västra Götaland Patienter bosatt i annat län som vårdas inom regionens specialistvård Till patienter som utreds/behandlas inom regionens specialistvård överförs information om rekommenderade produkter för förskrivning. Vårdgivare i hemlandstinget ansvarar för förskrivning. Övriga patienter som vistas tillfälligt inom Västra Götaland Förskrivning av läkemedelsnära produkter till patienter folkbokförda i annat län som vistas inom Västra Götaland (t ex sommargäster) regleras i Riksavtal för utomlänsvård och kommentarer. Vanligtvis vänder sig patienten till sin ordinarie förskrivare i hemlandstinget/kommunen. När vård inte kan anstå/vänta avgör vårdgivaren om förskrivning ska ske. inkontinens och särnärprodukter förskrivs i Sesam LMN och bekostas därmed av förskrivande enhet. Förskriv för ett uttag och beräkna antal produkter så att patienten klarar sig tills förskrivning från hemlandstinget/kommunen sker. diabetes- och stomiprodukter förskrivs på hjälpmedelskort och bekostas därmed av landsting/region där patienten är folkbokförd. Detta gäller även personer som har listat sig på en vårdcentral i Västra Götaland t.ex. hallänningar. För andra personer som vistas tillfälligt inom Västra Götaland (t.ex. utlandssvenskar, utländska medborgare) regleras rätten till sjukvård i handbok Vård av personer från andra länder 9 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Förskrivning till patient som inte har ett fullständigt personnummer Asylsökande Asylsökande barn och gömda barn under 18 år omfattas av samma förmåner som svenska barn. Vuxna asylsökande (fyllt 18 år) som bor i Västra Götaland kan få förbrukningsartiklar förskrivna vid akutsjukvård och där vård inte kan anstå (vänta) när ett medicinskt behov föreligger. Hälso- och sjukvård för asylsökande och flyktingar i Västra Götaland Asylsökande personer saknar de fyra sista siffrorna i personnumret och finns inte med i folkbokföringsregistret. Asylsökande får ett LMA-kort, en tillfällig handling med foto som visar att innehavaren är asylsökande i Sverige och därmed berättigad till vård enligt gällande bestämmelser. Kortet utfärdas av Migrationsverket. LMA = Lagen om Mottagande av Asylsökande Giltig Första gången förskrivning till t.o.m. asylsökande sker, används blanketten Förskrivning/beställning av läkemedelsnära produkter, som fylls i och faxas till distributörens kundservice. LMAnummer Kontrollera LMA-kortets giltighetstid. Under Patient i fältet Namn anges patientens namn. I fältet Personnummer anges den asylsökandes födelsedata (ÅÅÅÅMMDD) följt av LMAnumret. Det är de åtta markerade siffrorna med bindestreck som ska anges 50-008920/4 t.ex. 19541020 – 50-008920. Förskrivningen registreras på enheten för asyl- och flyktingfrågor som kommer faktureras. Kontakta din verksamhetsansvarig/kontaktperson för att få behörighet i Sesam LMN. Kundnumret får endast användas till asylsökande som har fått sitt LMA-nummer. Om den asylsökande inte fått sitt LMA-nummer använder förskrivaren sitt ordinarie förskrivande enhets kundnummer enligt rutin Asylsökande som inte fått sitt LMA-kort Distributörens kundservice registrerar patienten med LMA-nummer och födelsedata i Sesam LMN. Nästa gång förskrivning/beställning är aktuellt kan förskrivaren söka fram patienten i Sesam LMN via LMA-numret som då anges i fältet där personnumret vanligtvis anges. När den asylsökande fått sitt fullständiga personnummer kontaktar förskrivaren distributörens kundservice för att konvertera patientens förskrivnings- och uttagshistorik till den nya identiteten. 10 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Asylsökande som inte fått sitt LMA-kort Vid förskrivning till asylsökande som inte fått sitt LMA-kort från Migrationsverket, ska enheten för asyl- och flyktingfrågor inte faktureras. Förskrivningen registreras istället på förskrivarens ordinarie förskrivande enhet som därmed kommer faktureras. Vid förskrivning till asylsökande utan LMA-kort används blanketten Förskrivning/beställning av läkemedelsnära produkter som faxas till distributörens kundservice. Kundservice registrerar förskrivningen på den förskrivande enheten istället för på patienten. Under Patient i fältet Namn anges patientens namn. I fältet Personnummer anges den asylsökandes födelsedata (ÅÅÅÅMMDD) följt av utan LMA. t.ex. 19541020 – utan LMA. Om personen fått sitt LMA-kort nästa gång förskrivning/beställning är aktuellt förskrivs enligt rutin för Asylsökande. Förskrivaren måste då också kontakta distributörens kundservice som konverterar patientens förskrivnings- och uttagshistorik till den nya identiteten. Därefter kan enheten för asyl- och flyktingfrågor faktureras. Om personen inte fått sitt LMA-kort nästa gång förskrivning/beställning är aktuellt kan du söka fram din förskrivande enhet (kund) med kundnumret ex. 60XXXX i fältet där du vanligtvis söker fram patienten med personnummer. Registrera ny förskrivning. Personer som vistas i Sverige utan tillstånd Personer som vistas i Sverige utan tillstånd (gömda) har rätt till samma hälso- och sjukvård som asylsökande. Läs mer på www.vgregion.se/asylenheten Vid förskrivning till person som vistas i Sverige utan tillstånd används blanketten Förskrivning/beställning av läkemedelsnära produkter som faxas till distributörens kundservice. Under Patient i fältet Namn anges patientens namn. I fältet Personnummer anges personens födelsedata (ÅÅÅÅMMDD) följt av utan tillstånd. t.ex. 19541020 – utan tillstånd Förskrivningen registreras på Enheten för asyl- och flyktingfrågor som då kommer faktureras. Kontakta din verksamhetsansvarig/kontaktperson för att få behörighet i Sesam LMN. Kundnumret får endast användas vid förskrivning till personer som vistas i Sverige utan tillstånd. När personen blivit asylsökande (fått sitt LMA-kort) eller fått sitt fullständiga personnummer kontaktar förskrivaren distributörens kundservice för att konvertera patientens förskrivnings- och uttagshistorik till den nya identiteten. 11 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Nyfödda Nyfödda får sitt fullständiga personnummer 1-2 dagar efter födseln, så det är ovanligt att förskrivning måste ske i Sesam LMN innan. Om förskrivning måste ske innan den nyfödde fått sitt fullständiga personnummer kontaktas aktuell distributörs kundtjänst för information om tillvägagångssätt. Förskrivning till personer med skyddade personuppgifter Det är vårdgivarens ansvar att inte adressuppgifter röjs hos person med skyddade personuppgifter. Riktlinjer för hantering av personer med skyddade personuppgifter i Västra Götalandsregionen Inga patientuppgifter registreras på blanketten utan det är förskrivande enhet (kund) som registreras som mottagare. Det är endast möjligt att förskriva för ett uttag. Leveransadressen ska alltid vara den förskrivande enhetens adress. Leveransadress till personens närstående får aldrig anges. Eventuell aviseringstelefon anges alltid till förskrivare. Telefonnummer till patienten eller dess närstående får aldrig registreras i systemet. I fältet C/o namn anges förskrivarens namn. Både förskrivande enhet och förskrivarens namn samt leveransadress kommer att stå på kartongens adressetikett vid leverans. Uttagsnumret i Sesam LMN Sök fram uttagsnumret genom att ange förskrivande enhets kundnummer i fältet ”Sök patient” på patientöversikten (där personnummer vanligtvis anges). Under rubriken ”Uttagshistorik” finns tidigare uttag gjorda på förskrivande enhet. U-numret anges först i tabellens uttagsrad. Patient som redan finns i Sesam LMN och får skyddade personuppgifter När en patient får skyddade personuppgifter som sedan tidigare finns registrerad i Sesam LMN spärras personens uppgifter via folkbokföringsregistret. Därmed syns inte förskrivningsoch uttagshistoriken i Sesam LMN. Alla förskrivningar måste läggas upp på nytt enligt beskrivning ovan. Det är förskrivarens ansvar att bevaka och ta emot leveransen och lämna den på ett säkert sätt till personen med skyddade personuppgifter. Förskrivning/beställning och uttagsnumret (ex U13201003) dokumenteras i patientens journal. Förskrivning till person med skyddade personuppgifter kräver manuell förskrivning. Blankett Förskrivning/beställning av produkt till patient med SKYDDADE PERSONUPPGIFTER fylls i och faxas till distributörens kundservice. 12 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Förskrivning av ej upphandlad produkt Om inte upphandlat sortiment kan tillgodose patientens behov kan förskrivning av ej upphandlad förbrukningsartikel göras. Ej upphandlad förbrukningsartikel behöver inte finnas på lager hos distributören vilket kan innebära förlängd leveranstid. Vid leveranstid >10 dagar återkopplar distributören till förskrivaren via e-post. Blankett Förskrivning av ej upphandlad läkemedelsnära produkt fylls i och faxas till distributörens kundservice enligt uppgifter på blanketten. Samtliga uppgifter som efterfrågas på blanketten och en motivering varför upphandlat sortiment inte tillgodoser patientens behov måste fyllas i. Saknas uppgifter faxar kundservice tillbaka blanketten för komplettering. En produkt som förskrivs utanför upphandlat sortiment kan inte akutbeställas. Förskrivning av ej upphandlad produkt medför extra kostnad. Se bilaga. 13 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Sesam LMN - Beställningssystem Sesam Läkemedelsnära (Sesam LMN) används som förskrivnings- och beställningssystemet för de läkemedelsnära produktområdena diabetes, inkontinens, stomi och särnär barn och vuxna i Västra Götaland. Länk till Sesam LMN finns på www.vgregion.se/clp Förskrivning och beställning via fax är endast möjligt till asylsökande och till personer som vistas i Sverige utan tillstånd (gömda) till personer med skyddade personuppgifter till nyfödda som ännu inte fått sitt fullständiga personnummer till personer som inte är folkbokförda i Västra Götaland Undantag: Diabetes- och stomihjälpmedel förskrivs på Hjälpmedelskort. av ej upphandlad produkt Förskrivningsblanketter finns på www.vgregion.se/clp under rubrik Sesam LMN. Ifylld blankett faxas till aktuell distributörs kundservice (OneMed 031-706 30 09, Skövdedepån 0500-43 79 01). Kontakta kundtjänst för kontroll av att blanketten kommit fram och att alla uppgifter är korrekt ifyllda så att leverans kan ske. Ofullständig eller ej korrekt ifylld blankett återfaxas. Vägledning och support Manualer finns i Sesam LMN och på www.vgregion.se/clp Vägledning och support via clp.regionservice@vgregion.se eller av distributörernas kundservice (OneMed 031-706 30 85, Skövdedepån 010 – 441 31 99) Förskrivarens kontaktuppgifter I Sesam LMN under fliken Min sida uppdaterar förskrivaren sina kontaktuppgifter. Distributör och CLP kontaktar förskrivaren oftast via e-post t.ex. när en produkt är restnoterad. Ange inte telefonnummer till växel. Förskrivarens telefonnummer lämnas inte till patient. Patientuppgifter I Sesam LMN hämtas patientuppgifter automatiskt från Västfolket (befolkningsregistret i Västra Götaland och Hallands län). Det är samma uppgifter som finns i Skatteverkets folkbokföringsregister. Vid sökning av patient anges personnumret med 12 siffror (ÅÅÅÅMMDDXXXX) 14 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Förskrivande enhet (kund) Regionens Förskrivande enhet (kund) benämns för regionens enheter enligt arbetsplatskodsregistret. Kommunens förskrivande enheter benämns enligt CLP-rutin. Enheterna har fått sig tilldelat ett sexsiffrigt kundnummer. Betalarstruktur Betalarstrukturen i Sesam LMN är produktområdesstyrd, och man kan ha olika betalare för olika produktområden. Det innebär - att vid beställning till patient inom ett produktområde (t.ex. stomi) faktureras den angivna betalaren för det produktområdet. Vid förändringar inom verksamheter när t.ex. nya enheter tillkommer, försvinner eller omorganiseras, krävs en uppdatering av kundregistret i Sesam LMN. Ändringar anmäls av verksamhetsansvarig eller motsvarande till CLP. Hemleverans Fullständiga adressuppgifter är avgörande för att en leverans till patienten ska kunna genomföras. Ofullständigt ifyllda leveransuppgifter eller felaktiga uppgifter t.ex. fel portkod som orsakar att leverans inte kan ske innebär en returkostnad för betalande verksamhet. Se bilaga. Info till chaufför För att underlätta för chaufför som ska leverera produkterna kan vägbeskrivning, önskemål om vart produkterna ska ställas, information om att mottagaren hör dåligt m.m. anges i Sesam LMN i fältet ”Info till chaufför” (max 50 tecken). Hemleverans till tillfällig adress utanför Västra Götaland Det finns möjlighet att få hemleverans till adress utanför Västra Götaland, men inom Sverige. Leveranstid inom 5 vardagar kan inte garanteras. Leverans av inkontinens- och särnärprodukter utanför Västra Götaland innebär en extra fraktkostnad för förskrivande enhet. I dessa fall är det förskrivaren som beslutar om leverans utanför länet är aktuellt. Se bilaga. Leverans av diabetes- och stomiprodukter inom Sverige medför ingen extra fraktkostnad, vilket innebär att patienten själv kan ta beslut om var i Sverige leveransen önskas. 15 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Leveranstid Enligt avtal ska leverans av upphandlade produkter ske inom fem arbetsdagar efter det att beställningen inkommit till distributör. Vid leveranstid > 5 vardagar vid restnoterade produkter ska förskrivaren informeras via e-post av distributörs kundservice. Leveransregler ordinärt boende Får ställas utanför – FSU Får ställas utanför innebär att produkterna levereras till en adress utan att någon behöver vara hemma och ta emot leveransen. Produkterna ska ställas så att de skyddas av väderförhållanden som kan förstöra produkterna. Avisering Avisering innebär att distributörens kundservice ringer till patienten för att komma överens om när leverans kan ske. Telefonnummer till patient eller kontaktperson där de nås dagtid anges. Patienten måste kunna ta emot och förstå ett telefonmeddelande, om inte anges telefonnummer till kontaktperson t.ex. närstående eller personal. Om kundservice inte får kontakt via telefon (kundservice ringer två gånger) skickas en brevavisering som uppmanar mottagaren att kontakta distributörens kundservice. Vid avisering gäller inte avtalad leveranstid inom 5 arbetsdagar eftersom det kan dröja innan kundservice får kontakt med patienten. Utlämningsställe Utlämningsställe innebär att leverans sker till ett av transportörens utlämningsställen. När produkterna finns för avhämtning aviseras patient/kontaktperson via SMS eller brev. Produkterna måste avhämtas inom 14 dagar. Hämtas inte produkterna återsänds de till distributören och en returkostnad debiteras förskrivande enhet. Vid beställning av diabetes- och stomiprodukter finns möjlighet att välja vilket av transportörens utlämningsställe som önskas inom Sverige utan extra kostnad. För inkontinens- och särnärprodukter sker leverans till transportörens utlämningsställe närmast bostaden. Legitimation krävs vid uthämtning. För leverans till patient eller minderårig som inte har någon legitimation. Se tips och råd – Leverans till minderårig till utlämningsställe 16 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Akutleverans Akutleverans kan ske av upphandlade lagerlagda avtalsprodukter nästkommande dag om beställning inkommer till distributören före kl. 14:00. Förskrivningen registreras i Sesam LMN. Därefter kontaktar förskrivaren distributörens kundservice (OneMed , Skövdedepån 010 – 441 31 99) för att säkerställa att produkten finns på lager. Samtidigt initierar förskrivaren uttaget. Det är endast förskrivaren (ej patient) som kan begära en akutleverans hos distributören. När en akutleverans distribueras hem till patienten är det förskrivarens ansvar att meddela när levereras kommer ske. Distributören aviserar inte en akutleverans hem till patient. Ange ändå ett telefonnummer om distributören skulle behöva komma i kontakt med patient/närstående. En akut leverans till utlämningsställe, SMS-aviseras vilket förutsätter att ett mobilnummer finns angivet till patienten. Akutleverans till patient på särskilt boende kan endast ske till en patient på boendet, inte till flera patienter samtidigt (sambeställning). Samma rutin som ovan gäller. Akutleverans innebär extra kostnad för förskrivande enhet. Se bilaga. Expressleverans (endast särnärprodukter) Expressleverans kan ske av upphandlade lagerlagda avtalsprodukter samma dag om beställning inkommer till distributören före kl. 12.00. Förskrivningen registreras i Sesam LMN. Därefter kontaktar förskrivaren distributörens kundservice (OneMed 031-706 30 85, Skövdedepån 010 – 441 31 99) för att säkerställa att produkten finns på lager. Samtidigt initiera förskrivaren uttaget. Det är endast förskrivaren (ej patient) som kan beställa en expressleverans hos distributören. När en expressleverans distribueras hem till patienten är det förskrivarens ansvar att meddela när leverans kommer ske. Distributören aviserar inte en expressleverans hem till patient. Ange ändå ett telefonnummer om distributören skulle behöva komma i kontakt med patient/närstående. Expressleverans innebär extra kostnad för förskrivande enhet. Se bilaga. Leveransregler särskilt boende Samleverans Samleverans innebär en leverans till flera patienter som bor och tillhör samma avdelning/enhet. Samleverans till olika förskrivande kundnummer är inte möjligt. Leveransen sker dagtid, till en anvisad plats t.ex. lastbrygga, entré. 17 Samleverans av inkontinensprodukter sker via OneMed Samleverans av stomi- och diabetesprodukter sker via Skövdedepå Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Inbärning (endast inkontinensprodukter via OneMed) Vid samleverans av inkontinensprodukter är det möjligt att få inbärning till enskild avdelning/enhet. Önskas inbärning registreras det i Sesam LMN vid sambeställningen. Inbärning innebär extra kostnad. Se bilaga. Fast leveransdag (endast inkontinensprodukter via OneMed) Fast leveransdag kan fås t.ex. på tisdagar vid samleverans av inkontinensprodukter från OneMed. Önskas fast leveransdag kontakta OneMeds kundservice (031-706 30 85). Retur och reklamation av produkt Retur Om leveransen innehåller fel produkt jämfört mot beställningsunderlaget eller om transportförpackningen är trasig, kontaktas distributörens kundservice (OneMed 031-706 30 85, Skövdedepån 010 – 441 31 99) för återtagande av produkterna samt överenskommelse om ny leverans. I dessa fall står distributören för fraktkostnaden. Retur på grund av felbeställning. Förskrivare eller patient har rätt att returnera kurant vara, i obrutna innerförpackningar, inom 14 dagar efter leverans. Varuvärdet krediteras men frakt och logistik betalas av förskrivande enhet. Distributörens kundservice kontaktas (OneMed 031-706 30 85, Skövdedepån 010 – 441 31 99) Ej upphandlade produkter liksom överblivna produkter, t.ex. från dödsbon, kan inte returneras. Reklamation Om levererad produkt visar sig vara felaktig kontaktar patient/förskrivare distributörens kundservice för information om tillvägagångssätt för att skicka tillbaka produkterna och för eventuell ny leverans (OneMed 031-706 30 85, Skövdedepån 010 – 441 31 99) Undantag gäller insulinpump och CGM-system där patient/förskrivare kontaktar aktuell leverantör vid felaktigheter eller tekniska problem. Avvikelse/Felrapport Distribution För kvalitetsutveckling av distributionstjänsterna är det viktigt att avvikande händelser rapporteras. Har problem med beställning eller leverans uppstått, skickas Avvikelse/Felrapport Distribution till CLP. Lämna synpunkter Det finns möjlighet att lämna sypunkter på Sesam LMN, produkt eller vår verksamhet via www.vgregion.se/clp 18 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Statistik- och verksamhetsuppföljning Statistik för verksamhetsuppföljning kan fås från CLP. Person med ekonomiskt uppföljningsansvar kan få återkommande statistik inom sin verksamhet. För prenumeration av statistik kontaktas clp.regionservice@vgregion.se Tips och råd i Sesam LMN Spara tid genom att registrera och spara förskrivning i Sesam LMN. Som förskrivare registrerar och sparar du en förskrivning i Sesam LMN och låter patienten eller annan person kontakta distributörens kundservice när leverans önskas. Distributörens kundservice kommer tillsammans med patient överens om hur, vart och när leveransen ska ske. Kundservice kontrollerar alltid adressuppgifter, telefonnummer, portkod m.m. Detta arbetssätt sparar tid för dig som förskrivare och ökar leveranssäkerheten så att leveransen kommer till rätt person, i rätt tid. Risken för kostsamma returer minskar. Leverans till utlämningsställe till minderårig eller person som saknar legitimation Vid leverans till utlämningsställe till personer som inte fyllt 18 år eller som inte kan uppvisa legitimation (pass gäller inte), måste annan person t.ex. vårdnadshavare legitimera sig när produkterna hämtas. Personens namn och mobilnummer meddelas till kundservice vid beställning och anges i kontaktpersonsfältet vid uttaget/beställningen i Sesam LMN. 19 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Förskrivning till person utanför Västra Götaland Vid förskrivning första gången till person som inte är folkbokförd i Västra Götaland görs förskrivning på blankett, Förskrivning/beställning av läkemedelsnära produkter. Blanketten faxas till distributörens kundservice som lägger upp patienten i Sesam LMN. Om förskrivning ska ske fler gånger kan förskrivaren nästa gång söka fram patienten i systemet som vanligt. Obs! Den förskrivande enheten får stå för kostnaden vid förskrivning till patienter utanför Västra Götaland. Om patientens namn inte finns angiven på leveransadressen För att möjliggöra leverans måste alltid leveransadressens namn finnas på adressetiketten. Ange leveransadressens namn i fältet c/o adress. Om patienten t.ex. heter Olof Svensson men leverans önskas till dottern Ida Andersson måste Andersson skrivas i C/o fältet. Förskrivning/beställning till patienter på Särskilt boende Förskrivaren sparar tid genom att registrera och spara förskrivningar i Sesam LMN till patienter som bor på särskilt boende. Sambeställning kan sedan göras av annan person som fått behörighet ”beställare” i Sesam LMN t.ex. ett inkontinensombud. Sambeställning görs då utifrån de aktiva förskrivningar som finns registrerade och sparade i systemet. Nutritionsprodukter är känsliga för värme och kyla Nutritionsprodukter ska inte vistas ute i temperatur < - 5C° eller > +25C° i mer än 4 timmar 20 Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2015 Bilaga Rutinbeskrivning för förskrivning och beställning av diabeteshjälpmedel i Västra Götaland Förskrivning och beställning till patient Blodsockermätare och andra diabeteshjälpmedel Blodsockermätare och andra diabeteshjälpmedel som teststickor, lancetter, kanyler m.m. till patient förskrivs i Sesam LMN. De beställs och levereras via Skövdedepån. Insulinpumpar och CGM-system Insulinpump och CGM-system till patient förskrivs i Sesam LMN. De beställs via Skövdedepån. De levereras till enhet/klinik eller till utlämningsställe, ej hem till patienten eftersom kvittering krävs vid mottagandet/utlämnandet av dessa dyrbara hjälpmedel. När leverans av ”patientbunden” insulinpump eller CGM-system önskas till enhet/klinik ringer förskrivaren till Skövdedepåns kundtjänst och initierar uttaget. Beställning till enhet/klinik Hjälpmedel för utlämning till patient vid t.ex. akuta behov eller för planerad utlåning Hjälpmedel som lagerläggs på egen enhet/klinik som blodsockermätare, andra diabeteshjälpmedel, tillbehör till CGM-system och insulinpump m.m. beställs via Marknadsplatsen/Sisjödepån. Mottagningsbundna CGM-system för utlåning till patient beställs via Marknadsplatsen/Sisjödepån. Hjälpmedel för demonstration och undervisning Diabeteshjälpmedel, förutom CGM-system och insulinpumpar, som ska användas för demonstration och undervisning beställs via Marknadsplatsen/Sisjödepån. CGM-system och insulinpumpar för demonstration och undervisning beställs som tidigare från leverantör. Möjligheten att beställa andra diabeteshjälpmedel för demonstration direkt från leverantör upphör. Kommuner som behöver diabeteshjälpmedel som arbetsredskap som inte är ”patientbundna” beställer dessa hjälpmedel hos sin ordinarie förrådsleverantör. Vid beställning av ej upphandlad produkt via Marknadsplatsen/Sisjödepån måste förskrivaren skapa ett förfrågningsunderlag i Marknadsplatsen. Se information. Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2014 Bilaga Förskrivning av ej upphandlat diabeteshjälpmedel Vid förskrivning/beställning av ej upphandlad produkt via Skövdedepån. Se rutin i beställningsrutinerna – Förskrivning av ej upphandlad produkt. Vid beställning av ej upphandlad produkt via Marknadsplatsen/Sisjödepån måste förskrivaren skapa ett förfrågningsunderlag i Marknadsplatsen. Se information. Retur och reklamation av diabeteshjälpmedel Om levererad produkt är behäftad med fel kontaktar patient/förskrivare aktuell distributörs (Skövdedepån alt. Sisjödepån) kundtjänst. Om levererad insulinpump eller CGM-system är behäftad med fel eller om tekniska problem uppstår kontaktar patient/förskrivare aktuell leverantör. Kostnader Västra Götalandsregionen är alltid kostnadsansvarig för diabeteshjälpmedel till patient I regionens verksamheter är det den förskrivande enhetens APK-kod (arbetsplatskod) som styr betalningsansvaret. I kommunala verksamheter är regionen kostnadsansvarig genom att kommunen beställarkundnummer är kopplade till en eller flera av de 12 hälso- och sjukvårdsnämnderna i regionen. Vid förskrivning i Sesam LMN regleras kostnaderna på samma sätt som vid tidigare förskrivning via hjälpmedelskort. Vid beställning via Marknadsplatsen till eget lager på enhet/klinik är det beställande enhet som är kostnadsansvarig. Blodsockermätare är kostnadsfria även vid beställning i Sesam LMN och i Marknadsplatsen Förskrivning till patient som inte är folkbokförd i Västra Götaland sker på hjälpmedelskort. Kostnaden läggs då på det landsting där patienten är folkbokförd. Centrum Läkemedelsnära Produkter/jan 2014 Bilaga Lathund Regelverk Särnär Barn och Vuxna i Västra Götaland Inledning Det finns ett antal lagar och regler som styr Livsmedel för särskilda näringsändamål och sondmatningstillbehör. För vuxna patienter >16 år i Västra Götalandsregionen beslutas reglerna av vårt landsting. Barn < 16 år regleras i LVFS 2007:13. Kommuner inom Västra Götaland berörs inte av regionens regelverk utifrån patientavgifter förskrivningsrätt. Vem ansvarar för vad: Ledningsrådet för Centrum Läkemedelsnära Produkter ansvarar för regelverk för vuxna >16 år gällande hälso- o sjukvårdsfrågor. HSU (Hälso och sjukvårdsutskottet) ansvarar för patientavgiftsfrågan. Vuxna > 16 år: Behörighet att förskriva näring, pump och sondmatningstillbehör har Leg. Läkare och Leg. Dietist Förskrivning av sondmatningstillbehör och pump kan utföras av Leg sjuksköterska. Fötroendeförskrivning: Innebär att man skapar ett avtal mellan två parter där den ena förskriver och den andra betalar. Exempelvis finns ett sådant avtal mellan Göteborgs kommun och primärvården Göteborg. Där förskriver sjuksköterska inom den kommunala Hälso och sjukvården sondmatningstillbehör på uppdrag av primärvården. Vem kan få särnärprodukter: När det finns en medicinsk indikation till förskrivning av särnär är vårdnadshavaren skyldig att förskriva. För allergiprodukter gäller att man ska ha en dokumenterad diagnos innan du får utnyttja subventionen. Vem bär ansvaret: Den som har hälso- och sjukvårdsansvaret för patienten enligt Hälso och sjukvårdslagen. Centrum Läkemedelsnära Produkter/juli 2014 Bilaga Barn 0-16 år: Behörighet för förskrivning innehas av Leg läkare med Barnspecialitet. Undantag är Leg. Läkare som har BVC i sitt uppdrag. De får förskriva produkter för celiaki samt komjölksproteinallergi. Licensmotiveringen för förskrivare är borttaget i VGR. Leg sjuksköterskor får förskriva sondmatningstillbehör och pump även till barn. För allergiprodukter gäller att man ska ha en dokumenterad diagnos innan du får utnyttja subventionen. Förskrivning får ske maximalt för 90 dagars behov, se SFS 2002:687 läkemedelsförmånen. Följande sjukdomar är berättigade till subventionen: Glutenintolerans Fenylketonuri Chrons sjukdom Galaktosemi Komjölkproteinintolerans Kort tunntarm Laktosintolerans (medfödd och sekundär). Kronisk njurinsufficiens Sojaproteinintolerans Ulcerös colit Förtydligande kring kommunernas kostnadsansvar: Kommunerna har kostnadsansvar i det särskilda boendet. Det gäller samtliga LSS-boenden inklusive korttidsvård. Ingen skillnad om det är ett privat eller offentligt boende. Se tillämningsanvisning Sondmatningstillbehör och Nutritionspump: Hanteras under hjälpmedels regelverk i VGR. Se hjälpmedelshandboken. Nutritionspump lagerförs, rekonditioneras på hjälpmedelscentralen Skövde. Pump förskrivs i Sesam 2 alt. en manuell beställning. Kriteriet för pumpanvändning är reglerad matning dvs. <125ml/h. VGR bär kostnaden för samtliga tillbehör. Vårdgivare Kommunen VGR Leg. Läkare VGR Leg. Dietist VGR Leg Sjuksköterska 1 2 Livsmedel Leg. Sjuksköterska1 JA JA NEJ Sondmatningstillbehör Kommentarer . Leg. Sjuksköterska2 JA Inga restriktioner JA JA Gäller enbart de kommuner som är anslutna till regionens avtalskoncept Enbart förtroendeförskrivning (Göteborg och södra Bohuslän). Centrum Läkemedelsnära Produkter/juli 2014 Bilaga Frakt- och logistikkostnader Inkontinens- och Särnär Barn och Vuxna OneMed Sverige AB 2013-05-01 t.o.m. 2015-04-30 Logistik inkl. kundservice (% på varuvärde) Manuella beställningar Elektroniska beställningar Uttag itererade beställningar 6,42 % 5,21 % 5,39 % Fraktkostnad Transport hemleverans 1-5 kolli 58,04 kr 208,78 kr 313,17 kr 574,15 kr 86,64 kr Transport hemleverans 6-10 kolli Transport hemleverans 11-15 kolli Transport hemleverans 16- > kolli Transport till utlämningsställe I Sesam LMN redovisas produkterna exklusive frakt och logistik Övriga kostnader Avisering Transportrelaterad retur till omlastningscentral (DIPP) Transportrelaterad retur åter distributör Akutleverans Expressleverans (ej inkontinens) Inbärning till avdelning särskilt boende Leverans utanför Västra Götaland inom Sverige Förskrivning av icke upphandlad produkt 14,87 kr 260,98 kr 417,49 kr 208,78 kr (inko) 313,17 kr (särnär) 626,35 kr 104,39 kr 313,17 kr 157,19 kr Centrum Läkemedelsnära Produkter Bilaga Frakt- och logistikkostnader Stomi- och diabetesprodukter Regionservice/Skövdedepån 2013-09-30 Frakt och logistik inkl. kundtjänst (% på varuvärde) Förskrivning/beställning av diabetesprodukter Förskrivning/beställning av stomiprodukter I Sesam LMN redovisas produkterna inklusive frakt och logistik 11,6 % 9.03 % Övriga kostnader Avisering Transportrelaterad retur Retur felbeställda produkter Akutleverans Förskrivning av ej upphandlad produkt 15 kr 700 kr 500 kr 300 kr 150 kr/artikel Centrum Läkemedelsnära Produkter
© Copyright 2024