Brukerdeltakelse i sosiale medier: hvilke utfordringer gir dette for god dokumentfangst? Øystein Sæbø Senter for eForvaltning Universitet i Agder ”Demokratisk kontroll og engasjement i samfunnsutviklingen krever en åpen forvaltning som gir innsyn, som deler kunnskapen sin med andre og som lytter til synspunktene fra de som blir påvirket av avgjørelsene” 2 Sosiale medier Sosiale medier • ” Internet-baserte teknologier som tillater brukere å lage, endre, evaluere og linke til eget eller andres innhold” • Teknologi • Informasjon • Sosial nytte 4 Sosiale medier i offentlig sektor • Markedsføring • Deltakelse og engasjement • Krisehåndtering 5 Sosiale medier i offentlig forvaltning: Sosiale medier Offentlig forvaltning • Rask og spontan • Sindig og reflektert • Flyktig • Sporbarhet • Forgjengelig • Mulig å bevare • Separate innspill • Hierarkisk behandling • Tverrgående emner • Etatvis forvaltning • ”Venner” og ”følgere” • Myndighetsutøvere • Lett å endre og slette • Krav til dokumentert ekthet • Selvdefinert ”privacy” • Lovregulert innsyn og skjerming Drammen kommune presentasjon Fagforbundets arkivkonferanse 6 Digitalisering og bruk av sosiale medier i offentlig sektor Prinsipper offentlig kommunikasjon • Åpenhet • Medvirkning • Nå alle • Aktiv • Helhet Difi: Hvordan vurdere bruk av Sosiale medier? • Formål, Målgrupper • Hvilke kanaler kan benyttes? • Brukermedvirkning, høringer og borgermakt • Personvern og datasikkerhet • Privat eller profesjonell? • Lover og regler • Arkiv og journalføring Kontekst Har kommunen andre dokumenter som utfyller retningslinjene? Fokuserer kommunen på tekst, språk, kommunikasjon og forankring? Retningslinjer for bruk av sosiale medier Kommunens tilstedeværelse i sosiale medier    Mål, strategi og ledelse Etikette Daglig drift, oppfølging og innhold Ansattes private bruk av sosiale medier   «I forhold til jobben din bør du spesielt huske på å …» «Ved generell bruk av sosiale medier bør du …» Er kommunen selv tilstede i sosiale medier? Ser kommunen et behov for å gi de ansatte råd om privat bruk? Juridiske forpliktelser Hvilke utfordringer gir dette for god dokumentfangst? Dokumenthåndtering eller arkivdanning? Dokumenthåndtering Arkivdanning Tillater endringer, ingen endelig versjonskontroll Hindre endring, versjonskontroll Eier kan slette Hindre sletting Noe kontroll over oppbevaring Rigorøs kontroll Kan være struktur på lagring, brukerstyrt Rigorøs arkivstruktur Støtte daglig drift og dynamikk Troverdig arkiv 12 Kapittel 4 Innledning om indre og ytre kjerne side 31 av 273 Krav beskrevet i Noark 5 komplett er krav som mer har sin bakgrunn i god bruk (sett i forhold til journalføring og arkivering), samt rutine- og prosessbaserte krav til det aktuelle fagsystemet enn krav basert i konkret arkivrelatert lov- og regelverk. I de etterfølgende kapitlene ligger det krav til bruken av eksterne valgfrie løsninger som naturlig inngår som en del av en komplett Noark 5 arkivløsning. De kravsatte systemene/modulene som inngår i Noark 5 komplett er system for: o saksbehandling o e-post o møte- og utvalgsbehandling o logging og sporing o sikkerhet og tilgang o statistikk og rapportering o brukeradministrasjon <Noark 5> 13 Dette er utvidede krav i forhold til Noark 5 indre og ytre kjerne og vil være mer føringer enn Big, Open data Offentlig informasjon skal tillate gjenbruk fra aktører også utenfor den sammenhengen hvor de i utgangspunktet ble opprettet •Dokumentfaser • Event • Dokumentering • Risk • Samfunnsmessig utnyttelse 14 Utfordringer for arkivering fra sosiale medier • Hva er informasjon, kommunikasjon og saksbehandling • Formell vs Uformell samtale • Offentlig vs privat • Ressurssituasjon • Datafangst og teknisk oppsett • Når sette strek 15 Utfordringer for dokumenthåndtering i møte med sosiale medier 1. Hvordan lagre data kjennetegnet av: 1. Pågående interaksjon 2. Individuell, samfunnsmessig og forvaltningsmessig sammenheng 2. Hvordan lagre og håndtere slike data for allmenn åpen utnyttelse? 3. Hvordan sikre universell utforming og tilgang for alle? 4. Hvordan forholde seg til datalagringsavtaler? 5. Hvordan lagre og gjenbruke informasjon kjennetegnet av multimodale uttrykk? 6. Hvem ”eier” data fra sosiale medier? 16 Takk for oppmerksomheten! Øystein Sæbø University of Agder Oystein.Sabo@uia.no