Bevaring og innsyn i elektroniske arkiver i Bergen kommune IKAH kontaktkonferanse 2. juni 2015 jan.helle@bergen.kommune.no Underliggende problemstiling • Utfordring innenfor dette området – Kommunal sektor bevarer ikke elektroniske arkiver • 84% av kommunene bevarte ikke elektroniske arkiver pr 2012 – Den neste 5-årsperioden • Etterslepet 1985-2010 (12 000 systemer) • Massiv avslutning ifb med kommunereformen – Muligheter ? Om Bergen byarkiv • Enearkiv for Bergen kommune – Utvikle og kontrollere arkivfunksjoner – Sikre og betjene avsluttet arkiv som ikke lenger trengs i daglige forvaltning – Fremme bruk av arkiv – Motta og samle inn privatarkiver som er viktige for byen, og fremme kjennskapet til byens historie • 5 fag avdelinger + administrasjon – – – – – Formidling Oppdrag og privatarkiv Depot og katalog Sentralarkivet Moderne arkiv • Ca 75 ansatte • Hovedinnsats på papirer og «sikre» arkivlokaler Avdeling for Moderne arkiv • 12 fast ansatte • Hovedoppgaver – Arkivdanning – Digitalisering av analoge arkiver – AV-Arkiver – Depot for digitale arkiver – SystemDrift/utvikling av systemer – Vedlikehold av teknisk utstyr Strategi • Hvordan skape merverdi? – Integrere forretningsprosesser og oppnå vinn-vinn situasjoner • prosjekter, partnere og penger – Tjenester: • for datauttrekk og dokumentasjon – – – – sikrer avleveringer og kunnskap om materialet til lavere kostnad for systemeier inntekter for Byarkivet grunnlag for kontinuitet og kompetanse • for systematisk utfasing av utgåtte systemer og data • for tilgjengelighet Metode – bevaring og innsyn • Bevaringsplanlegging – Arkivdanning – Avleveringsreglement – Kartlegging og B/K-vurderinger • Uttrekksbehandling • Arkivforvaltning – DSM • DIAS AIP • DIAS ESSArch • Brukertjenester – HEA Innsyn Forretningsmodell Kostnad 15-20% av driftskostnader i store og mellomstore virksomheter avsettes til utgåtte systemer BPMForum 2004 «Software drain or buisiness gain - Nytte Kjøp Lisens Intern drift Lagring/backup Konvertering Saksbehandling / produksjon Søk/gjenfinning Langtidsbevaring Samhandling om avslutning av arkivsystemer IKT Drift Byarkivet Melding Melding Systemeier Bevaringsvurdering Iht. avleveringsreglement (20.05.2009) Bevaringsverdig Melding sendes om at Data er arkivverdig Ikke bevaringsverdig Melding sendes om at systemet kan slettes Avlevering – Innsyn - eDepot Avsluttet system. Databaseteknologi på avlevert system Oracle Kjent db-format Konvertering til åpent format (XML, .txt) Nytt Tablespace INNSYN_navn Pervasive Ukjent db-format Analyse av data Ved behov, leie inn konsulent for konvertering Tilpasning av skjermbilder/tilgangs behov med brukere Innsynsversjon Depotversjon Om HEAInnsyn • Prosjekt HEA – Oppstart 2005 – Avslutning av HP3000 minimaskin (1976) – Ca 100 avsluttede systemer, med behov for oppslag i gamle data • HEA Innsyn – Oracledatabase – Oracle designer (gjenskaper datamodell) og SQL loader (laster data) – APEX for etablering av søk og presentasjon – Ca 80 datasett i løsningen – 102 datasett i depot i 2014 Hver modul har tilgangskontroll ”Forside” til hver modul består av • Informasjon om systemet / data • Knapper som fører til underbilder (søk, skjermbilder, rapporter, o.a.) Statistikk for bruk År Brukere Nedlastinger Avdelinger DIP 2008 105 42 596 29 25 2009 120 52 708 30 29 2010 147 69 926 27 31 2011 164 92 165 29 35 2012 165 135 183 31 30 2013 86 482 2014 47 198 Fremtiden - arkivarkitektur i Bergen kommune Søk Kontorstøtte Fagsystemer Skyen Fagsystemer Tabelluttrekk HEA Innsyn Saksbehandling Fagsystemer Fagsystemer Noark 5 daglig arkiv AIS Produksjonsarkiv - automatisert utfasing av data Fagsystemer N5WS Fagsystemer Fagsystemer N5WS Noark 5 Historisk arkiv AIS Historisk arkiv - innsyn - test avlevering Langtidslagring Kommunereformen 374 kommuner med færre enn 20 000 innbyggere System X System G System Æ System B System Å System Y System Z System E System C System F System Ø System D System D + 19 kommunal arkivinstitusjoner 3 i Hordaland System Y System Ø System G Kommunereformen – muligheter System X System Å System G System Y System Z System E System Æ System C System B System F System Ø System D Historisk arkiv DB/Noark5 System D System Y System Ø System G