ULLERNFARET GRENDELAG Referat fra årsmøte i Ullern menighetshus torsdag 19. mars 2015 kl 19.00 – 21.00. Dagsorden: 1.Konstituering av møtet, valg av møteleder, referent, og 2 personer til å signere referatet. Innkallingen ble godkjent. Sven Ellefsen ble valgt til møteleder og Steinar O. Sælebakke til referent. Til å signere referatet ble valgt Kirsten Schmidt og Tore Hæg. Av grendelagets 58 medlemmer var 20 til stede , hvorav 3 med til sammen 5 fullmakter. 2.Styrets årsberetning. Styreleder gikk gjennom beretningen for 2014 med kommentarer underveis. Under økonomi ble opplysningen om fellesbidragsøkningen på 1.000 og sammenhengen med ”fondet” på 116.000 kommentert. Det ble påpekt at årsmøtet i 2012 besluttet å øke det årlige fellesbidraget fra 5.000 til 7.000. Økningen på 2.000 skulle gå til oppbygging av et fond til større vedlikeholdsprosjekter i fremtiden. De senere års økninger i fellesbidragene har dermed akkumulert en høyere fondsandel av egenkapitalen enn 116.000, og rettferdiggjør et større handlingsrom for fremtidige vedlikeholdsprosjekter. Dette endrer dog ikke det totale kapitalbildet i balanseregnskapet, men styret tok dette som en vesentlig informasjon, og til etterretning. Se mer senere i referatet. Styrets årsberetning ble deretter godkjent. 3.Årsregnskap 2014 og den økonomiske situasjon. Resultatregnskapet ble gjennomgått post for post og større regnskapsposter eller avvik i forhold til budsjett ble kommentert og forklart. Styret fikk honnør for at et ”Barn leker”-skilt og en nedrevet ledning ved øvre bom var satt opp igjen og brakt i orden. På spørsmål om disse reparasjonene var reflektert i regnskapet kunne styret opplyse at Vaktmesterkompaniet hadde gjennomført reparasjonene kostnadsfritt for UFGL. Deretter ble balansen gjennomgått og kommentert. Det var ingen ubetalte fellesbidrag og restansen for dugnadsgebyr på 500 var betalt like etter nyttår. Gjelden til Rye Trevare på 10.000. gjaldt benkene til lekeplassen, som ble bestilt før nyttår, men blir levert til våren. Det ble også redegjort for forskuddsbetalingen på 13.100. til Anticimex. Dette gjelder en regnskapsteknisk periodisering. Egenkapitalen, nå på 660.393,62, ble kommentert, og det ble reist spørsmål ved hensikten med så stor kapitaloppbygging. På et tidspunkt burde en nedskalering av fellesbidragene eventuelt vurderes. Styret henviste til vedtak gjort i 2012 om å bygge opp et fond til dekning av større og nødvendige vedlikeholdsarbeider. Disse kunne være asfaltering, større garasjeutbedringer, eventuelle oppgraderinger av lekeplass, elektriske anlegg m.m. Det økede fellesbidrag og vedlikeholdsbehovet er ytterligere begrunnet i en overordnet vedlikeholdsplan, utarbeidet våren 2013. Styret tok kommentarene til etterretning. Årsregnskapet ble deretter godkjent. Fellesbidrag for 1.halvår 2015 er sendt ut med forfall 20.mars 2015. 4.Revisors beretning ble opplest og årsregnskapet for 2014 ble deretter vedtatt. 5 .Budsjett for 2015 inkl. fastsettelse av årsavgift Det ble ikke besluttet å endre det årlige fellesbidraget på 7.000 pr. husstand, men som nevnt ovenfor, var det flere kommentarer til den store egenkapitaloppbyggingen, og formålet med denne. Fremover vil styret måtte vurdere reduksjoner i fellesbidragene i lys av opparbeidet vedlikeholdsfond, målt mot konkrete, nærstående vedlikeholdsprosjekter. En del av de budsjetterte utgiftspostene er foreløpige og må justeres som følge av eventuell iverksetting av innkommende forslag til årsmøtet. Dette gjelder bl.a. reparasjon/vedlikehold, behov for vinterstrøing av gangveier, asfaltarbeid, anskaffelser av postkasser, m.m. Med ovennevnte forbehold ble budsjettet godkjent. 6/7. Valgkomiteens forslag til nytt styre, ny revisor og ny valgkomite ble lest opp og vedtatt. Nytt styre er: Jon Arne Bech Skogan Sven Ellefsen Aasne Berner Tone Tønseth Tore Hæg UV12C UF16E UF10B UF 8F UF14D Ny revisor er Geir Hellerud Ikke på valg. Har 1 år igjen. Gjenvelges for 1 år. Velges for 2 år. Velges for 2 år. Velges for 2 år. UV 4B. Ny valgkomite er Kari Kalager, Steinar O. Sælebakke, og Jan Olav Frantsvold. 8 .Innmeldte saker til behandling: 1. Utbedring av trapp opp til UF 10 a/b/c: Årsmøtet godkjente anskaffelse av ny trapp i metall- konstruksjon til kostnad ca 30.000. + arbeid. 2. Det ble diskutert flere alternativer for sandstrøing av gangveier i de ”glatte periodene” om vinteren. Meningene var delte. Temaet har vært oppe flere ganger tidligere. En fast avtale med Vaktmesterkompaniet ville beløpe seg til ca 37.000. pr sesong. Det ble foretatt avstemming, og forslaget falt med 13 mot 12 stemmer. Styret påtok seg å jobbe videre med å vurdere muligheten for å anskaffe 6 enklere strømaskiner for å effektivisere den ordningen som er i dag. 3.Utskifting av postkasser: Styret hadde anskaffet prisoverslag for anskaffelse av penere, større og mer enhetlige postkasser. Det ville koste ca 30.000. I tillegg kommer stativer og oppsetting. Styret fikk fullmakt til å sette i gang med postkasseprosjektet innenfor nevnte rammer. Det ble presisert at navn- og adresseskilt måtte være enhetlig, og at navnskiltenes standard og utseendet måtte kunne bibeholdes ved eier- eller beboerskifter. 4.Asfaltering av interne kjøreveier. Begrunnelse for og forslag til asfaltering av fellesområdets gangvei langs UV14 a/b/c ble lest opp. Styret redegjorde også for de asfalteringstiltak som ble gjennomført i 2002/2003 og den oppmerksomheten asfalteringsbehovet hadde hatt i årene etterpå, uten at noe er gjort. Med utgangspunkt i vedlikeholdsplanen og den p.t. sterke egenkapitalsituasjonen, fikk styret fullmakt til i 2015 å påbegynne asfaltering av grendelagets indre gang- og veinett (dvs ikke garasjeog parkeringsområdene som ble asfaltert i 2002/2003). En foreløpig kostnadsramme på 200.000. ble nevnt. Årsmøtet ga sin tilslutning til asfalteringsarbeidet, men styret måtte komme tilbake til fremdriftstempoet, når det var innhentet tilbud. 5.Oppgradering av lys på området. Innkommet forslag om oppgradering av lys på garasjene fant ikke årsmøtet å prioritere nå. 6. Grøntutvalg. Fra en av beboerne var det kommet inn forslag om å nedlegge grøntutvalget, og i stedet overføre denne funksjonen til styret. En slik løsning kunne ikke aksepteres av styret, fordi det ville medføre for omfattende arbeidsoppgaver i tillegg til de som allerede eksisterer. Styret mente derfor at grøntutvalget alternativt måtte avvikles i den form som har vært praktisert hittil. En slik løsning var ikke akseptabel fra beboernes side. Ett av grøntutvalgets nåværende medlemmer har stilt seg villig til å fortsette, og styret oppfordrer interesserte til å melde seg slik at man igjen kan få et fulltallig utvalg. 7. Felling av 4 trær høsten 2014. Fra to av beboerne var det innlevert to notater ifm felling av 4 trær høsten 2014. Styreformannen redegjorde for notatene, hvorav det ene munnet ut i et forslag om nyplanting av et tre. Fra den ene innsenderen var det også uttrykt ønske om at hans notat skulle vedlegges årsmøtereferatet. Årsmøtet tok informasjonen til etterretning, men ønsket ikke å ta standpunkt til treplantingen, og det var ikke ønskelig å sende notatet ut til beboerne i den form som var foreslått. Årsmøtet ble deretter avsluttet. På det etterfølgende medlemsmøtet ble følgende tatt opp: Parkeringsproblemer. Beboerne opplever øket press på det begrensede antall parkeringsplasser på fellesarealet. Tidvis er observert at enkelte plasser har fungert som langtidsparkering – eller endog hensetting av biler. Forskjellige tiltak ble diskutert, bl.a. oblater med tidsbegrensning, som kunne benyttes av beboerne. Men dette kunne også bli en tungvint og krevende prosess å praktisere. Konklusjonen på nåværende tidspunkt var – enda en gang – å henstille beboerne til å benytte garasjene til sitt egentlige formål. Så vidt mulig bør bruken av parkeringsplasser begrenses ut over kortere parkeringsbehov. Dugnad Årets vårdugnad ble fastsatt til onsdag 15. og lørdag 18. april 2015. Oslo, 25.mars 2015 Steinar O. Sælebakke (Sign.) Referent Referatet er godkjent Kirsten Schmidt (Sign.) Tore Hæg. (Sign.)