1. No category

Til rektorrådets medlemmer
UiT arkivref:
Dato: 26.08.2015
INNKALLING TIL MØTE I REKTORRÅDET: 1.september 2015 kl 11.00. Møtet
avholdes ved Høgskolen i Narvik, rom E 1700.
Følgende saker er til behandling:
Sak RR 14-15 Fordeling av SAKS-midler
Diskusjonssaker, orienteringssaker:







Organisering av faglig aktivitet ved campus i Harstad
Milepælsplan (notat vedlagt)
Fusjonsmarkering på de forskjellige campusene
Styresammensetning (notat vedlagt)
Agenda styreseminar 26.oktober
Opprettelse av 2020 grupper
Videre arbeid i gruppene etter 9. oktober
Tromsø 26.08.15
Anne Husebekk
leder
Britt Elin Steinveg
sekretær
Milepælsplan
Oppgave
Prosess
Oppstart
varighet
Frist
Nettside
16.mar.15
15
31.mar.15
Kom.plan
01.apr.15
19
11.mai.15
Intensjonserklæring 1.tilutg
rektorråd
16.mar.15
27
14.apr.15
Mandat sikker drift til rektorråd
01.apr.15
13
14.apr.15
Mandat øvrige grupper
16.mar.15
30
29.apr.15
Rektorrådmøte 1
20.apr.15
1
20.apr.15
Intensjonserklæring 1.tilutg
styrene
20.apr.15
2
15.jun.15
Gruppe omstillingsavtale
Utnevnelses
10.apr.15
11
24.apr.15
Sammensetning arb.gr. (adm)
21.apr.15
4
15.mai.15
Sammensetning faggr.
21.apr.15
4
15.mai.15
Omstillingsavtale
20.apr.15
12
01.jun.15
Omstillingshåndbok
20.apr.15
12
01.jun.15
Arbeidsstart grupper
27.apr.15
5
15.mai.15
Rektorrådmøte 2 (statusmøte)
15.jun.15
1
15.jun.15
Status/del.lev arb.gr
01.mai.15
112
01.sep.15
Status/del.lev faggrupper
01.mai.15
112
01.sep.15
Rekorrådmøte 3
01.sep.15
1
01.sep.15
Levering rapporter
09.okt.15
1
09.okt.15
Høring rapporter
12.okt.15
4
15.okt.15
Rektorrådmøte 4
19.okt.15
1
19.okt.15
Forhandling organisasjon
23.okt.15
1
23.okt.15
Styreseminar
26.okt.15
1
26.okt.15
Styremøte
27.okt.15
1
27.okt.15
Opprettelse av 2020 grupper
01.nov.15
12
01.nov.15
Innplassering ledelse
15.nov.15
16
15.nov.15
Rektorrådmøte 5 ??
november
Innplassering medarb.
20.nov.15
30
01.des.15
Orienteringssak
Status for arbeidet i fag- /arbeidsgrupper og sikker drift
Fusjonssekretariatet sendte ut e-post til ledere for fag- og arbeidsgrupper, samt sikker drift, og
ba om en kort orientering om status:
• En kort orientering om arbeidet som har vært gjort i gruppa
• En vurdering av videre arbeid fram mot leveranse 9. oktober (sett i forhold til gruppas
mandat)
E-posten gikk ikke ut til arbeidsgruppa for FoU og formidling, da de ennå ikke har hatt første
møte.
Vedlagt følger tilbakemeldinger fra
Faggrupper:
• Økonomi og ledelsesutdanninger
• Helse- og omsorgsfag
• Ingeniørvitenskap og teknologi (ettersendes)
• Samfunnssikkerhet og beredskap
• Sosialfag
Arbeidsgrupper:
• Organisasjon
• IT-tjenester
• Utdanningsvirksomheten
Sikker drift (ettersendes)
Rapport fra faggruppa for øk/adm- og ledelsesutdanninger.
FG har hatt ett møte, i Narvik den 20.08. Møtet ble brukt til å presentere fagmiljøene ved UiT,
HiH og HiN som skal slåes sammen, samt identifisere og belyse de største utfordringene.
Tonen i gruppa var fin, og innspillene konstruktivt. Følgende hovedutfordringer ble
identifisert:
1. Kapasitet – bortfall av innbyrdes IIer stillinger, samt overtid som HiH har vært
avhengig av. I tillegg innføres et system for FoU ordning. Løsninger er at faglige
ansatte ved HiN/HiH bruker mindre tid på administrasjon, undervisning på kurs
reduseres på lik linje med praksis på UiT, samt utlysning av IIer stillinger
2. Integrasjon Narvik – HiN har bachelor i øk/adm samt ettårig videreutdanning i
Praktisk økonomi og ledelse (PØL). Opprettholdelse av bachelorprogrammet krever at
HHT har ansatte i Narvik. Medlemmene fra Narvik har ikke konkludert på om dette er
ønskelig av hensyn til leveranser inn på ingeniørutdanningene.
3. Integrasjon Harstad – HiH har mange studietilbud i øk/adm og ledelse, og det var
enighet om at øk/adm bør overføres til Handelshøgskolen. En undergruppe er
oppnevnt for å se på mulig samkjøring av de to første år på bachelor i øk/adm mellom
campus Tromsø, Alta, Narvik og Harstad. Ledelsesutdanning gis av flere miljø ved
UiT og må utredes nærmere. En undergruppe har fått oppdrag om å foreslå et
differensiert tilbud på ledelsesutdanningen ved nye UiT. Målet er å differensiere
studiene med hensyn på spesialisering og geografisk beliggenhet, slik at miljøene ikke
konkurrerer om de sammen studentene.
4. Ledelse ved nye UiT – FG har søkt om SAKS midler for å utrede etablering av et
overbyggende, flerfakultært senter for ledelsesforskning. På denne måten tenkes det at
fagmiljøene kan ha et forum for fellesprosjekter, selv om utdanningen innenfor ledelse
ved UiT er spredt på flere institutter. Målet på sikt vil være å søke om et SFF innenfor
ledelsesfagene.
Neste møte i faggruppa finner sted i Harstad den 16. september.
Orientering fra faggruppe helse- og omsorgsfag
Vi viser til mail av 11.08.
Faggruppe helse- og omsorgsfag hadde sitt første møte 25.06.2015, med god møtedeltakelse
med representasjon fra alle involverte parter unntatt en tillitsvalgtrepresentant som enda ikke
var oppnevnt. Møtet vektla en gjennomgang av eksisterende fag- og programportefølje. Det ble
tydelig på møtet at fusjonsprosessen for det nye Institutt for helse- og omsorgsfag (IHO) vil
omfatte følgende elementer:
1. Bachelorutdanning: IHO kommer til å ha en bachelorutdanning i sykepleie ved 4
campus, bachelorutdanning i fysio-, radio-, og ergoterapi ved campus Tromsø.
Samkjøring bachelorutdanning i sykepleie blir nødvendig.
2. Videreutdanninger: Den samlede porteføljen inkluderer i dag en rekke utdanninger som
bør vurderes omgjort til masteremner under IHO’s samlede masterprogram. Et utvalg
må nedsettes for å vurdere dette samlet.
3. Masterutdanninger: Foreløpig bare ved campus Tromsø, men de eksisterende
programmene kan «innlemme» nye emner etter fusjon.
4. Forskning og FoU-arbeid: Integrering i eksisterende forskningsgrupper må vurderes,
samt behovet for å opprette nye grupper, også på tvers av campus.
Det vil bli søkt SAK-midler for å gjennomføre de ovenfor nevnte prosessene. I tillegg ønsker
det nye IHO å kunne tilby sykepleierutdanning på samisk, med utgangspunkt i campus
Hammerfest og i samarbeid med Samisk Høgskole. Det søkes om midler til dette også.
Det er planlagt tre nye møter i arbeidsgruppa: 28. august ved Høgskolen i Harstad, 11.
september ved Høgskolen i Narvik og på Skype 5. oktober. Det er laget en disposisjon for
rapport som arbeidsgruppa har til hensikt å levere innen fristen den 9. oktober.
Vennlig hilsen
Nina Emaus
Instituttleder
Leder av arbeidsgruppa
–
nina.emaus@uit.no
77 66 07 62
Vibeke Guddingsmo
Kontorsjef
Arbeidsgruppas sekretær
–
vibeke.guddingsmo@uit.no
77 66 06 79
ORIENTERING TIL REKTORRÅDET
24.08.2015
Arbeidet i faggruppe samfunnssikkerhet og beredskap
Det har så langt vært to møter i faggruppa for Samfunnssikkerhet og beredskap, ett innledende
møte i Tromsø 19. juni og et heldagsmøte i Malangen 18. august. I etterkant av det siste møtet
har faggruppa sendt søknad om SAKS-midler til å gjennomføre tiltak som kan bidra til å
binde sammen fagmiljøene i Harstad, Tromsø og Narvik. Neste møte vil gjennomføres i
Harstad 22. september. Arbeidet i gruppa er konstruktivt, og det har vært gode diskusjoner.
Gruppa har avgrenset arbeidet til å favne bachelorprogrammene i Internasjonal beredskap
(HiH/HiN/NBSK) og Samfunnssikkerhet og miljø (UiT), og masterprogrammet i
Samfunnssikkerhet (UiT). Det er også pekt på studieprogram innenfor tilstøtende felt.
Det er identifisert en del sentrale forskjeller mellom studieprogrammene i Tromsø og
programmet ved HiH/HiN/NBSK mht. målgruppe/rekrutteringsgrunnlag, gjennomføring og
organisering. Grunnet ulikhetene i målgruppe og gjennomføring er etablering av felles
studieplan lite realistisk, i alle fall på kort sikt. Hovedfokus for drøftingene har derfor vært å
vurdere hvilken grad av studieintegrering som er realistisk å gjennomføre. Det har videre vært
diskutert hvordan en kan få til et godt koordinert fagmiljø på tvers av tre ulike campuser.
Virkemidler mener gruppa er deltakelse i felles forskningsgrupper. Det må også diskuteres
hvilken tilknytning NBSK skal ha. De har per i dag 40 sp. av undervisningen i Internasjonal
beredskap.
Mhp. ledelse har et felles programstyre for de 3 programmene vært diskutert.
Vurdering av videre arbeid fram mot leveranse 9. oktober (sett i forhold til gruppas mandat)
Hovedfokus frem mot leveranse 9. oktober vil være å utarbeide en felles rapport. Arbeidet
med en grundigere gjennomgang av emnene på de 3 studieprogrammene vil måtte foregå etter
9. oktober.
Kort orientering fra faggruppe sosialfag pr 20.08.2015
Faggruppe sosialfag har avholdt ett møte i Harstad 11.08.2015. Det ble da etablert grupper
som arbeider med mer overordnede aspekter ved faggruppens mandat. Gruppene arbeider til
neste møte 31.08.2015 med følgende:
-Beskriver den fusjonerte organisasjonens fremtidige sosialfaglige plattform og dens
posisjonering i landsdelen, bl.a. sett i lys av sosialfagenes aktualitet i samfunnet
-Synergier bachelor – videreutdanning – master. Se på videreutdanningens suksessfaktorer inn
i fusjonen. Jobbe desentralisert + mulighetsrom mot master – faglig og organisatorisk.
Samtidig ivareta etter- og videreutdanningenes særegenhet.
- Forskning i den fusjonerte organisasjonen. Den ansattes perspektiv, se langsiktig mot en
større flate enn vi har i dag, kartlegge interessepunkter, delingskultur, internasjonalt
samarbeid.
- Fremtidig organisering og muligheter for samling av sosialfagene på ulike nivåer.
Faggruppa søker om SAKS-midler knyttet til kulturbygging på forskningsaktivitet, og
utviklingsarbeid knyttet til IKT-baserte Masterprogram.
Faggruppen mener det er lite hensiktsmessig å utarbeide felles studieplaner før nye
rammeplaner er på plass i 2017, men at man allerede nå starter arbeidet med å gjøre seg kjent
med de forskjellige lokale fag- og studieplanene.
Status – Arbeidsgruppe organisasjon
Arbeidsgruppa har hatt 2 møter - 1 møte på Skype business og 1 fysisk møte.
Gruppa har gått i gjennom mandatet og diskutert rammene for arbeidet. Det er utarbeidet
oversikt over administrativ organisering ved de 3 organisasjonene.
Det er flere utfordringer som kan påvirke fremdriften i det videre arbeidet. Det er for det
første ikke avklart om det blir etablert et eget fakultet lokalisert i Harstad. Gruppa har heller
ikke enda fått evt. innspill fra de øvrige arbeidsgruppene som har betydning for oppfyllelse av
mandatet.
Det er p.t noe forskjellig syn på utgangspunktet for arbeidet. Medlemmene fra Harstad mener
at det bare skal arbeides ut fra et senario med eget fakultet lokalisert i Harstad. De øvrige i
gruppen mener det er riktig å arbeide ut i fra to scenario frem til det kommer en avklaring på
fakultet eller ikke i Harstad.
Dersom en etablerer en organisasjonsstruktur uten fakultet i Harstad, er det viktig å etablere
en campusorganisering som sikrer Harstad representasjon i UIT’s styrings- og ledelsessystem
utover fakultetslinja som vil representere de enkelte fagmiljø. Denne organiseringen bør også
sikre at det det regionale samfunns- og næringsliv har et kontaktpunkt ved campus Harstad.
Det ble lansert et forslag om at en oppretter en campusdirektørstilling m/tilhørende
administrativ stab, som én mulig løsning på dette.
Uansett organisering av et campus, med eller uten fakultet, blir det i det videre arbeidet viktig
i å etablere styrings- og ledelsesfunksjoner ved campusene i Harstad og Narvik som bidrar til
faglig utvikling, styrking av den regionale rollen og som gir strategisk innflytelse i den nye
organisasjonen, jfr. Kgl. res.
Gruppa mener at det også er viktig å få en avklaring på campusbegrepet. F.eks. er Kirkenes
nevnt som campus, men Mo i Rana er ikke campus.
Det er planlagt 2 (ved behov evt. 3) møter til i gruppa, samt arbeid i mellom møtene. Det siste
møtet er i Tromsø 5. og 6. oktober (lunsj til lunsj).
Til:
Fra:
Rektorrådet
Arbeidsgruppe for organisering av avdeling for IT
Orientering fra arbeidet
Arbeidsgruppa startet opp sitt arbeid i Tromsø 28. mai 2015. På møtet ble det vedtatt å sende
en bestilling til alle seksjonene i avdeling for IT i Tromsø, IT-seksjonen i Narvik og IT-tjenesten
i Harstad. Dette ble gjort for å sikre at alle IT-ansatte ved enhetene kunne få bidra inn i
prosessen.
Arbeidsgruppens andre møte ble avholdt i Harstad 25. juni 2015. Her ble svarene på bestillingen
fra IT-enhetene gjennomgått. Deretter ble det presentert en overordnet organisasjonsmodell for
avdelingen av IT-direktør Stig Ørsje. Det ble vedtatt at en mindre gruppe bestående av ITdirektør Stig Ørsje, UiT, IT-leder Ørjan Dybvik Pettersen, HiN og overingeniør Line
Andersrød, HiH skulle diskutere nærmere forslaget som var fremkommet under møtet, spesielt
hvordan brukerstøtte og utdanning skulle ivaretas i den nye organisasjonen.
Arbeidsgruppens tredje møte ble avholdt i Tromsø 20. august 2015. På møtet ble det gitt en
gjennomgang av arbeidet så langt. Det ble videre vedtatt at det skulle gå en bestilling til ITenhetene i Harstad, Narvik og Tromsø hvor de skulle gi innspill til hvilke arbeidsområder de
enkelte seksjonene skulle ha. Nytt møte ble avtalt 22. september 2015. Arbeidsgruppen vil
oversende forslag til organisering av avdeling for IT innen 9. oktober 2015. Det er videre
planlagt en Fagdag for IT (hvor også IT-personell fra Harstad og Narvik er invitert) for å
presentere seksjonene og deres innhold.
Arbeidet i gruppen ser så langt ut til å kunne levere til rektorrådet innen fristen 9. oktober 2015.
Stig Ørsje
IT-direktør (leder
–
Nina Smaadal
Administrativ leder (sekretær)
–
Orientering fra Arbeidsgruppe for utdanningsvirksomheten august 2015
AG utdanningsvirksomhet har til nå hatt to Skype-møter og skal ha et heldagsmøte i Harstad
den 10. september.
I første møte gikk vi gjennom mandat og så på hvilke fagteam det var behov for å ha under
AG utdanningsvirksomhet. Vi har overlappende mandat med AG sikker drift på områdene
regelverk, internasjonalisering, studieinformasjon og rekruttering. Fagteamene regelverk og
internasjonalisering er i sin helhet flyttet fra AG sikker drift til AG utdanningsvirksomhet.
Dette fordi det er mest hensiktsmessig at avklaringer og beslutninger som ev må gjøres i disse
fagteamene tas av AG utdanningsvirksomhet. Fagteamet for studieinformasjon og rekruttering
er, så langt arbeidsgruppa kjenner til, ikke etablert enda. Dersom dette arbeidet ikke kommer i
gang snart, vil AG utdanningsvirksomhet vurdere å etablere eget fagteam med ansvar for
informasjon til studiesøkere og studenter, samt studiekatalogen på nett.
Arbeidsgruppa bestemte i første møte å avvente oppretting av et fagteam for kvalitetssystem.
Dette fordi det meste av det som gjelder forvaltning av utdanningsvirksomheten, og som må
være på plass til fusjonstidspunktet, dekkes av de andre fagteamene, og da spesielt fagteam
regelverk (som omfatter opptak, eksamen, vitnemål, ph.d.-utdanning, overgangsordninger
m.v.). I andre møte ble det imidlertid bestemt at det skal etableres et fagteam som skal
gjennomgå de tre kvalitetssystemene og sikre at vesentlige forhold ikke blir oversett.
Institusjonene utpeker to medlemmer hver til dette fagteamet.
AG utdanningsvirksomhet har dermed følgende fagteam: Regelverk,
Internasjonalisering/studentutveksling og Kvalitetssystem (under etablering). Fagteamene
regelverk m/undergrupper og internasjonalisering har hatt flere møter og er godt i gang med
arbeidet.
I arbeidsgruppas andre møte ble innspill til fordeling av SAKS-midler vurdert. Basert på
innspill fra fagteamene og diskusjoner i arbeidsgruppa har vi foreslått at det gis midler til:
•
•
•
Anskaffelse av et eksamensplanleggingssystem
Infrastruktur/ustyr digital eksamen ved HiH og HiN
Utvikling av nye nettsider for engelskspråklige studiesøkere og studenter
Til arbeidsgruppas møte den 10. september bes fagteamene levere beslutningsnotater som
arbeidsgruppa behandler. Det videre arbeidet fram mot leveranse den 9. oktober og fram til
fusjonstidspunktet planlegges i dette møtet.
Hege Svendsen
sekretær
NOTAT STYRESAMMENSETNING
I forbindelse med kongelig resolusjon legger Kunnskapsdepartementet til grunn at styret ved UiT
utvides med representanter for virksomhetene i Harstad og Narvik.
Normalmodellen for sammensetning av styret er 11 representanter, med følgende fordeling:
1 styreleder/rektor
3 representanter for ansatte i undervisnings- og forskningsstillinger 1
1 representant for teknisk og administrativt ansatte
2 studentrepresentanter
4 eksterne representanter
Styret selv kan fastsette annen styresammensetning enn bestemt hva som fremgår av universitets- og
høgskoleloven. Etter fusjonen med Høgskolen i Finnmark er styret i inneværende valgperiode utvidet
med 2 representanter (1 fast ansatt i undervisnings- og forskningsstilling og 1 student).
I forbindelse med styreutvidelsen må en påse at studentene har minst 20 % av representantene jf.
universitets- og høgskoleloven. I tillegg skal ansatte i undervisnings- og forskningsstillinger, teknisk
og administrativt ansatte, studenter og eksterne være tilfredsstillende representert i styret. Ingen av
gruppene skal ha flertall alene.
Vi kan tenke oss flere alternativer for styreutvidelsen:
1) Utvidelse med 1 teknisk/administrativ og 1 fast ansatt i undervisnings- og forskningsstilling.
Vi trenger da ikke å utvide med 1 studentrepresentant. Styret vil få 15 medlemmer.
2) Utvidelse med 1 studentrepresentant og 1 fast ansatt i undervisnings- og forskningsstilling.
Styret vil få 15 medlemmer.
3) Utvidelse med 1 studentrepresentant og 1 teknisk/administrativ. Styret vil få 15 medlemmer.
4) Utvidelse med 1 teknisk/administrativ, 1 ansatt i undervisnings- og forskningsstilling og 1
ekstern representant. Denne løsningen vil utløse krav om 1 studentrepresentant til. Styret vil få
17 medlemmer.
5) Utvidelse med 1 teknisk/administrativ, 1 ansatt i undervisnings- og forskningsstilling og 1
studentrepresentant. Vi vil da få et styre med partall som kanskje ikke er ønskelig. Styret vil få
16 medlemmer.
Utvelgelse av styrerepresentanter
-
1
Ekstraordinært valg ved høgskolene (kan gjennomføres før fusjonstidspunktet)
Plukke fra eksiterende styrer. Valgt av styrene eller av ansatte/studenter
KD involveres ved valg av ekstern representant. Universitetsstyret vil kunne komme med
forslag.
De midlertidig ansatte i undervisnings- og forskningsstilling utgjør mer enn 25% ved UiT og skal dermed velge
ett av medlemmene.