1. No category

Avdeling / Institutt / Enhet
Arkivref:
Dato: 02.03.2015
MØTEREFERAT
Redaksjonsråd/Kommunikasjonsforum
Møteleder/referent: Bjørn-Håkon Solberg/Hanne Karde
19.02.2015
Møtedato:
Mali Arnstad, Trine Sand Bakken, Asbjørn Bartnes, Sølvi Bersås, Stig
Til stede:
Brøndbo, Karen Marie Christensen, Børge Damsgård, Arne Elvemo,
Anita Evensen, Torbein Kvil Gamst, Kari Wagelid Grønn, Tommy
Hansen(videotelefoni), Hanne Karde, Ingrid Dyrkorn Heimland, Anika
Mackenroth, Lars Nordmo, Vibeke Os, Bjørn-Håkon Solberg, Maja
Sojtaric, Randi Solhaug, Annikken Steinbakk, Elin Svendsen, Bent
Svinnung, Kjetil Undseth, Ute Vogel, Randi Østhus, Elisabeth Øvreberg,
Karine Nigar Aarskog
Utvalg/Møte i:
Dagsorden:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Mal ved publisering av nyhetssaker
Ekspertlister
UiT i sosiale media
Studentrekruttering
Status og presentasjon av prosjekter v/Digital faggruppe
CIM
Open Access
Runde rundt bordet
Eventuelt
1. Mal ved publisering av nyhetssaker v/Karine
Det er behov for å lage en felles mal, rutiner og prosess ved publisering av nyhetssaker.
HSL v/Stig; det også behov for å se på hvorfor det er forskjell på når en sak lastes opp på
HSL og fra KSA. BFE v/Børge: spørsmål knyttet til prosess og ansvarsfordeling ved bilde
og tekst.
Det settes ned en arbeidsgruppe med følgende deltakere; Elisabeth, Stig, Ellen og Karine
(som inviterer til første møte)
2. Ekspertlister v/Randi
Dagens ekspertliste http://uit.no/ekspertliste har 841 tema. Hensikten er å samle de
ressursene vi har av forskere og hvordan finne aktuelle personer til media. Vi ønsker å
synliggjøre våre forskere i media, vi ønsker å få frem våre kilder og at UiT skal være i
media.
Det er stor interesse fra media. I forbindelse med jul kommer det alltid spørsmål;
julefeiring, julegavepress osv. De øvrige universitetene er aktive innenfor dette område
og har tematiske lister. Listene omfatter alt fra Midt-Østen, fastelaven, terror, jødehat
Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
osv.
Mandag 2. januar kom en henvendelse fra Nordlys som følge av at de hadde mottatt en
ekspertliste fra UiB, med spørsmål om vi ikke hadde en tilsvarende liste. KSA produserte
da, sammen med Samisk senter, liste som ble distribuert til media over hele landet. Vi
fikk tilbakemelding internt om at det var mange som ikke sto på lista – og som ville inn.
Takket være denne listen kom det flere oppslag i avisa.
Vi har distribuert ekspertlister til Arctic Frontiers og skal også sende ut liste til
Finnmarksløpet.
Vi har behov for innspill fra fakultetene og instituttene om aktuelle lister – og hvem som
skal stå på listene. De som sier ja til å stå på listene må også være tilgjengelig for media.
Listene må vedlikeholdes og suppleres. De listene som distribueres må være relevant og
KSA har en ambisjon om å sende ut lister til media fire ganger pr år. Prosessen er viktig
– listen må være i et tilgjengelig format slik at fakultetene lett kan vedlikeholde disse.
Randi tar gjerne imot tips om lister som kan distribueres til media. Når vi intervjuer og
snakker med noen, bør vedkommende også forespørres om å bli med på listen.
Senterledere og instituttlederne er ansvarlig for hvem som skal inn på listen.
KSA distribuerer et tidligere møtereferat hvor listens innhold og prosess gjennomgås.
(se møtereferat fra Kommunikasjonsforum 12.05.11:
http://uit.no/Content/241511/komforum120511.docx )
3. UiT i sosiale media v/Mali
På siden https://www.facebook.com/UniTromso/app_329068167285365 er det laget
en oversikt over UiT Facebook sider. Dersom det er noen FB sider som ikke står på
presentasjonen – send lenke til disse til Mali slik at de inkluderes i oversikten til UiT.
Algoritmene til FB endres fortløpende og rekkevidde styres i større grad av
betalingsvilje. Relevant innhold styrer i stor grad rekkevidde av saken. Kort tekst, maks
40 tegn, kombinert med bilde og lenke er viktig i forhold til synlighet. Likes og deling er
viktig for rekkevidde.
Lørdagsuniversitet har fått egen FB side
https://www.facebook.com/lordagsuniversitetet . Vi legger inn alle arrangement inn på
denne siden. Til nå har det i stor grad vært en eldre målgruppe som har vært på disse
arrangementene.
Nå benytter vi aktivt midler for markedsføring av arrangementer. KSA dekker kostnader
for markedsføring på FB. Kontakt Mali for mer informasjon og betaling for annonser.
Alle administratorene oppfordres til å melde seg inn i den lukkede FB gruppen
https://www.facebook.com/groups/145962852134609/ . Her er det lavterskel for spørsmål
om hvordan benytte sosiale media.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
2
4. Studentrekruttering v/Kjetil
Kinoreklamen som ble gjennomført i desember var vellykket da mange i relevant målgruppe
så denne. Utdanningsmessene og skolebesøkene er nå gjennomført og vi har delt ut flere
kataloger enn noen sinne. Universitetsturneen er også i stor grad ferdig, det er kun Troms
og Finnmark som gjenstår. De øvrige store universitetene har en oppfatning at dette er
viktige arena og er villig til å investere mer i denne, på bekostning av de store
utdanningsmessene.
Finnmarkskampanjen er i gang både med kinoreklame, eget bilag i avis og digital
annonsering.
Vi er også i gang med en egen rekrutteringskampanje i Sør-Norge. En
kommunikasjonsplattform er under utarbeidelse.
5. Status og presentasjon av prosjekter v/Digital faggruppe
•
Studiekatalogen på nett
Studiekatalogen er nå gjort mobilvennlig, se http://uit.no/studietilbud . Alle
oppfordres til å gjennomgå egne tekster og se igjennom bildebruk. Ny bredde for
hovedbilde er 750 pixler. KSA lager en ny variant i iKB for bildeskalering og sender
ut informasjon når denne er klar, slik at det kan lastes opp tilpassede bilder til det
enkelte studieprogram.
Studiekatalogen er den største kanalen for å nå aktuell målgruppe. Det er over
10.000 som er inne på disse siden. Her har alle muligheter for å legge inn godt og
relevant stoff.
•
KSA vil legge til rette for en samkjørt prosess for produksjon av studiekatalogen på
papir og nett.
Intranett.uit.no – ny versjon
KSA overtok ansvaret for intranett medio 2014. I etterkant av dette har vi etablert
en egen ressursgruppe som har bidratt i forhold til evaluering og bearbeiding av
dagens intranett. I tillegg er det benyttet statistikk, søkelogger og innspill fra
tidligere arbeid rundt dette.
Vi har etablert tre nivå på intranett; min side, min enhet og enheter ved UiT
Vi fokuserer på den enkelte ansatte og hvordan intranett kan bidra til å forenkle
hverdagen. For eksempel ved bruk av snarveier til verktøy, mediafeed, RSS,
kalender, forskningsgrupper du er en del av mm. Som bruker vil du gis mulighet til å
tilpasse siden etter eget behov. Statistikk viser at mine verktøy er det som benyttes
mest i dag. Når det gjelder medieomtale vil det bli mulighet for å legge inn egne
interesseområder. Det samme gjeldet RSS feedene. Når det gjelder Lync og visning
av e-post og kalender arbeider vi mot IT for å også denne integrert.
Det skal utarbeides en hjelpetekst på norsk og engelsk for brukerne.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
3
Den nye versjonen av intranett vil bli lansert i løpet av mars måned. Frem til
lansering er det behov for at alle enhetene gjennomgår egne enhetssider.
Enhetssidene baserer seg på «gamle enhetssider» og struktur/innhold fra disse.
Gjennomgang gjøres i første omgang med å se gjennom hvilke sider og menypunkter
som skal være en del av interne enhetssider. Det vil bli avholdt egne
informasjonsmøter/kurs for superbrukere ved enhetene slik at informasjon og
kunnskap rundt dette kan tas videre til lokale superbrukere.
Adressen til enhetssidene er: http://intranett.uit.no/enheter?p_dimension_id=xxxxx
der du fyller inn din enhets id istedenfor xxxxx. Id for den enkelte enhet finnes på de
vanlige eksterne nettsidene til UiT eller gamle enhetssider. F.eks har Helsefak id
88108.
Det er også etablert en egen oversiktsside for å vise «gamle enhetssider» - der man
kan sette disse til å vises på intranett, internett eller arkiv der det er fornuftig.
Mange har allerede gjort en slik jobb – men hos noen må dette fortsatt gjøres. Siden
finner du her: http://intranett.uit.no/gamlesider?p_dimension_id=xxxxx og også her
legger du til din enhets id istedenfor xxxxx.
•
•
•
•
Det blir også mulig å koble relevant informasjon fra enheter til globale menypunkter
– vi kommer tilbake til dette under informasjonsmøter/kurs for superbrukere.
Ny søkeløsning
De siste tekniske løsningene er nå under implementering. Det vil bli sendt ut
invitasjon til deltakerne i Redaksjonsrådet/Kommunikasjonsforum til å teste ut
løsningen før lansering. Tentativ lansering er i løpet av mars måned.
Nye nettsider for TMU
Det jobbes med å få på plass nye nettsider for Tromsø museum. Torbein
demonstrerte funksjonalitet og orienterte om arbeidet.
Oversettelse av innhold fra norsk til engelsk
KSA har inngått avtale med Gavin Tanguay om oversettelse av nettsider fra norsk til
engelsk. Administrative sider er prioritert og oversatte sider blir tilgjengelig på
uit.no og intranett.uit.no i løpet av vårsemesteret.
Evaluering av publiseringsløsning for UiT
Det er satt av midler til gjennomføring av et prosjekt som skal gi UiT
beslutningsgrunnlag for valg av fremtidig publiseringsløsning og legge grunnlag for
videre prosess rundt dette. Dagens løsninger skal evalueres og alternativer skal
skisseres. Enhetene skal involveres i prosjektet og det legges opp til å gjennomføre
dette i løpet av 2015. Dette er i hovedsak et samarbeidsprosjekt mellom ITA og KSA.
6. CIM v/Mali
En beredskapsweb som skal tas i bruk av de fleste innenfor UH-sektoren. Systemet er bygd
opp etter hendelser og roller. Systemet har også mulighet for å benytte en mediemodul som
ivaretar daglig mediehåndtering. Nærmere informasjon kommer.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
4
7. Open Access v/Anika
UiT har et mål om at all forskning som produseres skal være tilgjengelig for alle. Helsefak har
bidratt aktivt i dette arbeidet gjennom tilrettelegging og bruk av Open Access. De har laget
film hvor de har benyttet egne ambassadører. Filmene har en varighet på ca. 2 minutter. Alle
enheter anbefales å besøke sidene og inspirere egne forskere til å ta dette i bruk. Filmene
finnes her: https://vimeo.com/uithelsefak
8. Runde rundt bordet
BFE har hatt mindre kapasitet som følge av at de ikke har hatt en kommunikasjonsrådgiver på
plass. Vedkommende er nå ansatt og kapasiteten bedres.
Jurfak - har en del prosjekter knyttet til formidling og tester nå ut podkast fra forskere som
kanal.
HSL - studiekatalogen under revidering. I tillegg oppdatering av personkort mht. innhold og
bilde.
Kunstfak - jobber med personkort og er midt i opptak av nye studenter. Fakultetet jobber med
en ny kommunikasjonsstrategi.
Helsefak - skriver mye nyhetssaker, men flere og flere tar kontakt med ønske om hvordan
gjøre god forskerkommunikasjon. Tromsø7 og MH2 er to store prosjekter som er startet og
som tar mye kapasitet. De skal starte med filming av prøvedisputasene slik at disse kan legges
ut som podcast. Fakultetet har satt internkommunikasjon på agendaen og har nylig hatt et
eget seminar om dette.
UB - mye intern reorganisering og de venter på nye nettsider. Satser på økt tilstedeværelse
på sosiale media.
ITA - har hatt en brukerundersøkelse blant studenter og en ny undersøkelse blant ansatte
kommer. Mandag lanseres –TimeIT- en ny funksjonalitet knyttet til kalenderfunksjonalitet.
Det hentes info fra Syllabus via exchange og til den enkeltes kalender.
KSA – Utlysning av ledige stillinger i forbindelse med avgang og permisjoner. Arbeid knyttet
til fusjoner - to fusjoner gjør oss til Norges 3. største universitet.
9. Eventuelt
Ingen saker
Tromsø, den 02.03.2015
Hanne Karde/Bjørn-Håkon
Solberg
KSA
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
5