Innkalling
Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 15/84 Møtedato/tid: 11.06.2015, kl. 16:00 Møtested: Rådhuset, rom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Johan L. Borgen, nestleder Bjørn Lervold Bente Rhodèn Forseth Jorun Hovdar Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 018/15 019/15 020/15 021/15 022/15 023/15 024/15 Godkjenning av protokoll fra møte 07.05.2015 Bestilling av forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll Evaluering og rapportering - valgperioden 2011- 2015 Orientering om aktuelle saker Forslag til møteplan for 2. halvår 2015 Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven § 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim 01.06.2015 Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1 Godkjenning av protokoll fra møte 07.05.2015 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.06.2015 Saksnr 018/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/84-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.05.2015 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.05.2015 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2 Bestilling av forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.06.2015 Saksnr 019/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 15/74-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Utrykt vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 Plan for selskapskontroll 2015-2016 Saksutredning Klæbu kommune har et budsjett på 275 timer til forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll i 2015. For å få benyttet disse timene så er det viktig at kontrollutvalget foretar en bestilling av en forvaltningsrevisjon eller en selskapskontroll på utvalgets møte i juni. Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune for 2014-2015 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut 2015. Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 ble vedtatt av kommunestyret på møte den 06.02.2014, i sak 3/2014. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2014 - 2015. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Forslag til prioritert rekkefølge: 1. Samhandlingsreformen 2. Kommunallegevakt og brukerutvalg legevakt ved St.Olav 3. Offentlige anskaffelser 4. Internkontroll På kontrollutvalgets møte 13. mars 2014 ble fokusområdene diskutert og vurdert, og utvalget kom til den konklusjon at en forvaltningsrevisjon med fokus på internkontroll var mest aktuell på det tidspunktet. Rapporten Overordnet internkontroll ble behandlet på utvalgets møte 05.03.2015 i sak 5/2015. Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte 26.03.2015, vedtaket ble som innstillingen fra kontrollutvalget. Rådmannen skal gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 15.08.2015. Fokusområde 2 ansees som lite aktuell akkurat nå fordi Fylkesmannen nettopp har hatt et tilsyn på Legevaktsamarbeidet (kontrollutvalget har fått tilsynsrapporten fremlagt som orienteringssak), og Trondheim kommune som er vertskommune har fått en del punkter å jobbe med fremover. 3 Brudd på offentlige anskaffelser er kommentert i revisjonsberetningen både for 2013 og 2014, samt at revisor har tatt med dette punktet i sin tilbakemelding til Klæbu kommune etter årsrevisjonene. På bakgrunn av dette så er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at kontrollutvalget kan følge opp revisjonens anmerkninger i løpet av 2015 med orienteringer fra rådmannen. Fokusområdet som da står igjen som aktuell er samhandlingsreformen Vi gjengir omtalen av fokusområdet: Målet med samhandlingsreformen er å forebygge mer, behandle tidligere og samhandle bedre. Pasienter og brukere skal få tidlig og god hjelp når de trenger det nærmest mulig der de bor. De skal få rett behandling til rett tid på rett sted, gjennom et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud. Tjenestene skal ha god kvalitet, ha høy pasientsikkerhet, lav ventetid og være mest mulig tilpasset den enkelte bruker. En større del av veksten i helsebudsjettene fremover skal komme i kommunene. Den kommunale helse- og omsorgstjenesten og spesialisthelsetjenesten skal utvikles i tråd med målene med samhandlingsreformen. Samhandlingsreformen startet offisielt 1. januar 2012 med to nye lover og en rekke økonomiske og faglige virkemidler. Plan for selskapskontroll 2015-2016 Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for selskapskontroll for Klæbu kommune for 2015-2016 lagt premissene for selskapskontrollarbeidet ut 2016. Plan for selskapskontroll 2015 - 2016 ble vedtatt av kommunestyret på møte den 13.11.2014, i sak 76/2014. Kommunestyret fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2015-2016, med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: Klæbu industrier AS Envina IKS System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kommunestyret ønsker å sette Klæbu Industrier først. Klæbu Industrier er en viktig og spennende bedrift for lokalsamfunnet Klæbu. Utnyttes potensialet i forhold til kommune, bedrift og de ulike gruppene arbeidstakere? Hvilke muligheter har en for fremtiden i Klæbu Industrier, en bedrift som er i kontinuerlig utvikling i takt med samfunnet. Kommunestyret ønsker å bidra til at bedriften tar ut sitt fulle potensiale, og forsterke det gode arbeidet som gjøres i Klæbu Industrier i dag. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det legges opp til at kontrollutvalgets møte benyttes til drøfting og fastsetting av om kontrollutvalget ønsker å bestille en forvaltningsrevisjon eller selskapskontoll. Kontrollutvalget må også diskutere og fastsette problemstillinger som skal legges til grunn for bestillingen. 4 Evaluering og rapportering - valgperioden 2011- 2015 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.06.2015 Saksnr 020/15 Eva J. Bekkavik 033, &14 12/19-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til rapport for valgperioden 20112015 basert på innspill gitt i møtet. Saksutredning På slutten av valgperioden 2007-2011 leverte kontrollutvalget en rapport til nytt kommunestyre. Denne inneholdt kontrollutvalgets evaluering av eget arbeid og rammevilkår, samt en egen gjennomgang av oppfølgingen av alle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Uvalget bør vurdere hvorvidt man ønsker å utarbeide en egen rapport til det nye kommunestyret, og i så fall hva kontrollutvalget ønsker å legge vekt på av erfaringer og eventuelt anbefalinger for neste periode. Følgende er noen aktuelle temaer for kontrollutvalget å vurdere: Kontrollutvalgets arbeidsform Det har i perioden vært lagt opp til 6 møter i året, 3 i hvert halvår. Kontrollutvalget har i det meste av perioden hatt åpne møter, noe som nå har blitt lovpålagt. Ordfører og revisjonen har møte- og talerett i utvalgets møter, og i tillegg inviteres rådmannen jevnlig til å gi orienteringer. Er frekvensen på møter riktig? Er utvalget fornøyd med typen og mengden saker som legges fram for utvalget? Er utvalget fornøyd med form og utredning på sakene? Valg og sammensetning av kontrollutvalget Kontrollutvalget består i dag av 5 medlemmer med felles varaliste. Ett av medlemmene i utvalget er fast medlem av kommunestyret, hvilket er lovens minstekrav. Er sammensetningen av kontrollutvalget tilfredsstillende? Har det betydning om flertallet eller mindretallet i kommunestyret har flertall og/eller leder i kontrollutvalget? Bør kommunestyret fortsatt velge kontrollutvalget ved avtalevalg med felles varaliste? Kontrollutvalgets ressurser Kontrollutvalget disponerer i 2015 et budsjett på kr 1 072 500, derav kr 223 000 til sekretariatstjenester, kr 717 100 til revisjonstjenester og kr 132 400 til kontrollutvalgets øvrige virksomhet, herunder møtegodtgjørelser. 5 Kontrollutvalget får sine sekretariatstjenester fra Kontrollutvalgssekretariat MidtNorge IKS, der Klæbu kommune deltar i samarbeid med 13 andre kommuner, samt fylkeskommunen. Sekretariatet har ansvar for saksbehandling, arrangering av møter, kontrollutvalgets arkiv og andre administrative oppgaver. Antall timer budsjettert til sekretariatsbistand og honorar ligger i hovedsak fast, og varierer ikke med forbruk på kort sikt. Har kontrollutvalget en tilfredsstillende økonomisk ramme? Er kontrollutvalget fornøyd med sekretariatsbistanden og relasjonen til sekretariatet? Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon gjennomføres i henhold til en plan som vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget utarbeider planen på bakgrunn av en overordnet analyse av risiko og vesentlighet innenfor de ulike områder av kommunens virksomhet. Kontrollutvalget foretar bestillinger ut fra planen, innenfor de avtalte rammer for forvaltningsrevisjon. Ut fra kontrollutvalgets bestilling legger revisjonen normalt frem et forslag til innretning for utvalget, før revisjonen utarbeider prosjektplan og gjennomfører prosjektet. Prosjektrapporter behandles i kontrollutvalget og legges fram for kommunestyret. Kontrollutvalget har hatt en praksis med utarbeidelse av toårige planer, mens overordnet analyse bare gjennomføres én gang i perioden. For å sikre at plan for forvaltningsrevisjon er i tråd med kommunestyrets behov så har kontrollutvalget bedt om innspill fra Hovedutvalgene og Formannskapet vedr. fokusområder innen forvaltningsrevisjon. Gir prosessen med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon god informasjon for å prioritere forvaltningsrevisjonsprosjekter? Er kontrollutvalget fornøyd med måten forvaltningsrevisjonsprosjekter bestilles og gjennomføres på? Er kontrollutvalget fornøyd med form og innhold i rapportene? Selskapskontroll Selskapskontroll og plan for selskapskontroll utarbeides og bestilles i prinsippet etter samme prosess som forvaltningsrevisjon, og må prioriteres av samme ramme. Klæbu kommune har i stor grad eierskap i fellesskap med andre kommuner, og det har vært lagt vekt på å samarbeide om kontroll. Klæbu har i perioden deltatt i ett større selskapskontrollprosjekt av Trønderenergi AS (2014). Er kontrollutvalget fornøyd med opplegg og prosess rundt selskapskontroll? Er kontrollutvalget fornøyd med form og innhold på den selskapskontrollen som har vært gjennomført? Har selskapskontroll vært riktig prioritert i forhold til forvaltningsrevisjon? Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen gjennomføres av Revisjon Midt-Norge. Kontrollutvalget er ikke bestiller av regnskapsrevisjon på samme måte som for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, men har et ansvar for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget får på høsten en orientering om planlagt regnskapsrevisjon for regnskapsåret. I april får kontrollutvalget fremlagt revisjonsberetning og blir presentert resultatene av revisjonsarbeidet. I tillegg får kontrollutvalget i etterkant kopi av revisjonens tilbakemeldingsbrev til kommunen etter årsoppgjøret. Får kontrollutvalget tilstrekkelig informasjon til å ivareta påse-ansvaret for regnskapsrevisjon? 6 Samarbeid med andre kontrollutvalg og fellesfora Klæbu kommune deltar i Konsek i samarbeid med 13 andre kommuner og fylkeskommunen. Konsek inviterer årlig til en samling for kontrollutvalg på senhøsten. Kontrollutvalget er medlem av Forum for kontroll og tilsyn som årlig arrangerer fagkonferanse og årsmøte i juni. I tillegg inviteres kontrollutvalget til en årlig kontrollutvalgskonferanse i regi av Norges kommunerevisorforbund i februar. Kontrollutvalget har også hatt samarbeid med fellesmøte med andre kontrollutvalg i regionen i forbindelse med selskapskontroll av Trønderenergi AS. Er kontrollutvalget fornøyd med felles-samlinger og felles opplæring i regi av Konsek? Synes kontrollutvalget det er nyttig å delta på konferanser i regi av FKT og NKRF, og ønsker kontrollutvalget å opprettholde medlemsskapet i FKT? Synes kontrollutvalget det er nyttig å samarbeide med andre utvalg i regionen, og burde det være mer eller mindre av det? Samarbeid med ordfører, rådmann og andre politiske organer i kommunen Kontrollutvalget utfører sitt arbeid på vegne av kommunestyret og hovedvekten av arbeidet går ut på å føre kontroll med virksomheten som utføres av rådmannen og kommunens administrasjon. Kontrollutvalget har lagt vekt på jevnlige orienteringer fra rådmannen i aktuelle saker. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret fortløpende angående forvaltningsrevisjon, og selskapskontroll, årlig angående regnskapsrevisjonen i tillegg til gjennom årsmeldinger og planer. Protokoller fra kontrollutvalget legges fram som referatsak til kommunestyret. Ordfører har møterett i kontrollutvalget. Er kontrollutvalget fornøyd med kommunikasjon og samarbeid med rådmannen og administrasjonen? Er det et hensiktsmessig antall, nivå og form på orienteringer fra rådmannen? Er kontrollutvalget fornøyd med samandlingen med ordfører, rådmann og andre politiske organer? Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å diskutere behovet for rapportering samt spørsmålene til evaluering av virksomheten, og foreslår at det eventuelt utarbeides en rapport basert på dette som legges frem for det nye kommunestyret. 7 Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.06.2015 Saksnr 021/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/84-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 8 Forslag til møteplan for 2. halvår 2015 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.06.2015 Saksnr 022/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/84-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2015: August September Oktober November Desember Kommunestyret Formannskapet 27. Kontrollutvalget 1. og 22. 12. 17. 10. 15. og 29. 5. og 26. 10. og 16. 24. 29. 3. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2015 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i 2015, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 3 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår 2015: August September Oktober November Desember Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget 27. 1. og 22. 12. 17. 10. 15. og 29. 5. og 26. 10. og 16. 24. 29. 9 3. 24. september 2015 Viktige saker i september er oppfølging av den finansielle revisjonen, og det må utarbeides budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for 2016 som legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2016. 29. oktober 2015 Nytt kontrollutvalg! Møtet legges i utgangspunktet opp som et informasjonsmøte der vi legger opp til en gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver, funksjon og rolle og en presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS. 3. desember 2015 Sekretariatet foreslår å legge kontrollutvalgets siste møte til 3. desember. Tidspunktet er valgt ut fra at de fleste oppgaver for 2015 da må være ferdigstilt, samtidig kan behandling av saker 03.12x være tidsnok til å kunne få saker fremmet for kommunestyrets siste møte før jul, som er satt opp til 17. desember. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter 2. halvår 2015. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. 10 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.06.2015 Saksnr 023/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/84-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak sak 14 og 15/2015 - Kommunestyrets møte 26.03.2015 Revisjon Midt-Norge IKS - protokoll fra representantskapsmøte 27.04.2015 KonSek Midt-Norge IKS - protokoll fra representantskapsmøte 27.04.2015 Tilbakemelding etter årsrevisjonen 2014 Tilbakemelding til Fylkesmannen på tilsynsrapport vedr. elevenes utbytte av opplæringen Administrasjonen må holde seg unna politiske møter Ikke alle kan granske Ordfører kan ikke trekke saker fra saklisten Ulovlig med gruppemøte for alle Sivilombudsmannens uttalelse vedr. møteoffentlighet i Herøy kommune Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. 2. 3. 4. Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 14 og 15/2015. Protokoll fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS. Protokoll fra representantskapsmøte i KonSek Midt-Norge IKS. Revisjon Midt-Norge IKS sin tilbakemelding til Klæbu kommune etter årsrevisjon 2014. 5. Klæbu kommune sin tilbakemelding til Fylkesmannen vedr. Tilsynrapport Elevenes utbytte av opplæringen. 6. Hvis flertallet i bystyret har jevnlige planleggingsmøter for å planlegge hva de skal mene i fellesskap, må administrasjonen holde seg langt unna. 7. Bare kommunestyret og kontrollutvalget har myndighet til å sette i verk granskinger i Kommune Norge. 8. Ordfører har en selvstendig plikt til å vurdere om saker er tilstrekkelig forberedt til å bli behandlet. Men når sakene først er på sakslisten har ordfører ingen myndighet til å fjerne dem igjen. 9. Et politisk utvalg kan ikke samles til utvidet gruppemøte for å unngå å diskutere en sak i offentligheten. 10.Sivilombudsmannens uttalelse vedr. møteoffentlighet. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 11 Melding om politisk vedtak – Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte 26.03.2015 Sak 14/15 Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2014 til orientering. Behandling: Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2014 til orientering. Sak 15/15 Forvaltningsrevisjonsrapport Overordnet internkontroll Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Overordnet internkontroll” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 5.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 15.08.2015. Behandling: Espen Langseth fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Overordnet internkontroll” til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 5.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 15.08.2015. 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Klæbu kommune Kultur og oppvekst Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen 7468 TRONDHEIM Vår ref. Saksbehandler/enhet 14/860-7-A20 ANI/KUL/OPP Deres ref. Dato 20.05.2015 Svar - Endelig tilsynsrapport Klæbu kommune - Sørborgen skole Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn med Klæbu kommune, Sørborgen skole. Temaet var elevenes utbytte av opplæringa med vekt på skolens lokale arbeid med læreplanene og underveisvurdering. Klæbu kommune vil understreke at Sørborgen skole og skoleeier har opplevd tilsynet med tilhørende veiledning som nyttig for å vurdere kvaliteten på opplæringa. Det har ført til refleksjon og diskusjon om blant annet forståelse av læreplanen og begreper omkring vurdering. Det har påvirket kommunen sterkt i ønket om å delta i pulje 6 i den sentrale satsinga på Vurdering for læring. Der er vi med med alle tre skolene i kommunen fra august. Klæbu kommune oversender med dette en skriftlig erklæring på at lovbruddene er rettet og hvordan det arbeides videre med rutiner og retninglinjer i forhold til utarbeidelse av IOP. Med hilsen Anita Hovde Nilsen Rådgiver Ole Folland kommunalsjef 1 vedlegg Kopi: Sørborgen skole Postadresse: Postboks 200 7541 KLÆBU Besøksadresse: Vikingvegen 8 7540 Klæbu Telefon: 72 83 35 00 22 Telefaks: 72 83 35 01 E-post: postmottak@klabu.kommune.no Avdekkede lovbrudd Det ble avdekket to lovbrudd. Ett knyttet til elevenes opplæring i fag, og ett knyttet til vurdering av behov for særskilt språkopplæring. Skolens arbeid med opplæring i fag Klæbu kommune skal sørge for at arbeidet med individuelle opplæringsplaner ved Sørborgen skole er i samsvar med opplæringslova §§ 5-1 og 5-5. Skolen skal sikre at det eksplisitt framgår hvilke kompetansemål fra Kunnskapsløftet som er utelatt. Som tilbakemelding på foreløpig rapport etter tilsynet har skole og skoleeier bedt om veiledning på dette punktet. Skolen har bedt fylkesmannen om gode eksempel på IOP-er som ivaretar dette kravet. Det har vi ikke fått. I Klæbu er det et tett samarbeid mellom PPT og skolene. Det er utarbeidet rutiner for oppmelding. Det er faste samarbeidmøter og skolene har en kontaktperson å forholde seg til. Når det gjelder rutiner for oppmelding, samarbeid og skjema for IOP blir disse behandlet i spes.ped. forum, som er kommunens organ for samarbeid om fagfeltet. Evaluering av planen og utforming av endring i malen blir også gjort her. PPT sender årlig ut en oppdatering av de verktøyene som skal brukes. Det har vært gjort et stort arbeid de siste årene for å inkludere kompetansemålene i de individuelle opplæringsplanene. Tilsynet har avdekket at vi også må få på plass rutiner for eksplisitt å si noe om utelatelse av kompetansemål. Det er avdekket at det har ligget en inforstått forståele mellom PPT som sakkyndig, rektor som fatter vedtak og de som utarbeider IOP på grunnlag av vedtaket, om at det ikke er fattet vedtak om unntak fra kompetansemål. Kommunen har satt i gang et arbeid om et samarbeid mellom PPT og skolene om hvordan dette skal håndteres i utforming av IOP i framtida. Skolene har endelig IOP for neste skoleår ferdige i starten av oktober. I de tilfellene der det er uklart om og i tilfelle hvilke kompetansemål som er utelatt, skal dette tas opp med spes.ped.leder på skolen. Spes.ped.leder på Sørborgen har veiledningsansvaret for spesialpedagogene og et spesielt ansvar ved utforming av IOP. I forhold til oversendels til fylkesmannen, vil Klæbu kommune, Sørborgen skole be om å få ettersende eksempel på IOP som ivaretar det som etterspørres medio oktober. Vurdering av behov for særskilt språkopplæring Klæbu kommune skal sørge for at Sørborgen skole sikrer at elever som ikke har norsk eller samisk som morsmål, får vurdert sitt behov for særskilt språkopplæring, jf. Opplæringslova § 2-8. Det skal sikres at norskferdihetene til elever med særskilt språkopplæring blir kartlagt underveis i opplæringa. Skoleeier har gått gjennom lover og retningslinjer for arbeidet med minoritetsspråklige med alle skolene. Udir sitt kartleggingsverktøy er gjennomgått med veiledning fra en spesialpedagog med erfaring i bruken. Pedlex sitt temahefte: Minoritetsspråklige i skole og barnehage er delt ut til alle skoler og barnehager i kommunen. Det er veiledet om Udir sine veiledninger: Språkkompetanse i grunnleggende norsk, Morsmål for språklige minoriteter og Kartleggingsmateriell for språkkompetanse i grunnleggende norsk. 23 Skolen har utarbeidet en plan for arbeidet med særskilt norskopplæring. Planen angir rutiner for hvordan skolen organiserer kartlegging og planlegger undervisning for elever med behov for særskilt norskopplæring. Den sier også noe om rutiner for jevnlig kartlegging som skal sikre en god overgang til ordinær undervisning når ferdighetene tilsier det. Skolen plan er vedlagt. 24 Bernt svarer: Administrasjonen må holde seg unna politiske møter Hvis flertallet i bystyret har jevnlige planleggingsmøter for å planlegge hva de skal mene i fellesskap, må administrasjonen holde seg langt unna, advarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommunal Rapport 18. mai 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i 1992. Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. I en kommune med formannskapsmodell har partiene som utgjorde flertallet ved konstitueringen i praksis innført et nytt politisk møtepunkt. Hver mandag samles politikere fra disse partiene til møter, for å diskutere hva de skal mene om ulike politiske saker som skal komme opp til behandling. Konsekvensen er at partiene før formannskapet trer sammen har blitt enige om hva man skal mene. I mindre viktige saker får enkelte partier bryte ut av enigheten, men i hovedsak stemmer partiene samlet. Kritikerne mener dette ødelegger formannskapet som politisk arena, ettersom det ikke lenger er mulig å ha en reell debatt, og i tillegg vil det i mange tilfeller rett og slett ikke bli debatt i det hele tatt fordi avgjørelsen er tatt. Pressen nektes adgang til disse formøtene. Det kan være liten tvil om at det må være lov for politikere fra ulike partier å møtes uten at det er et politisk møte allmennheten skal ha adgang til. Men når møtene blir så institusjonaliserte at de reelt sett er faste møter som forbereder hva politikerne skal mene i den kommende politiske behandlingen, bør de da betraktes som reelle formannskapsmøter hvor mindretallet ikke er invitert? Eller kan hva som helst vedtas i forkant, så lenge det ikke er hele utvalget som møtes, bare flertallet? Hva er konsekvensen for det offentlige ordskiftet? Bernt svarer Hestehandler og korridorpolitikk er det ikke mulig å forby, og heller ikke at det dannes politiske allianser på tvers av partigrensene. Om partier i en kommune ønsker å etablere et tett samarbeid av denne typen, er det ikke noe ulovlig i dette. Men velgerne bør reagere hvis de ser at formannskapsmøtene blir ganske uviktige, fordi «noen har snakket med hverandre». Men det er avgjørende viktig at disse møtene er rene politiske rådslagningsmøter for enkelte partigrupper, og ikke blandes sammen med kommunens saksbehandling. Kommunen kan stille møterom til rådighet for slike møter, men kommunens administrasjon må ikke medvirke til innkalling eller gjennomføring av møtene, og representanter for administrasjonen må heller ikke delta i disse. Administrasjonen skal bare forholde seg til kommunens folkevalgte organer, ikke til partigrupper. 25 Bernt svarer: Ikke alle kan granske Bare kommunestyret og kontrollutvalget har myndighet til å sette i verk granskinger i Kommune-Norge. Les jussprofessor Jan Fridthjof Bernts svar på leserspørsmål i vår ukentlige jusspalte. Av Kommunal Rapport 26. mai 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i 1992. Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spørsmål Jeg skulle gjerne hørt Bernts vurdering av om et kommunestyre/fylkesting/kontrollutvalg har anledning/lovhjemmel til å iverksette granskinger. Meg bekjent inneholder verken kommuneloven eller forskrifter til denne bestemmelser om at de folkevalgte organene er tillagt denne myndigheten. Er det bare Stortinget som kan vedta gransking i en kommune, og er de granskinger som er gjennomført fram til dags dato lovstridige? Bernt svarer Vi har ingen særlige lovregler om gransking, og heller ikke noe forbud mot at kommunestyre eller andre setter i gang slike. "Gransking" er i denne sammenheng bare et navn på en særlig undersøkelse av en sak eller et saksforhold, som må gjennomføres innenfor de rammene som ellers gjelder for offentlig saksbehandling. Her har vi imidlertid en rekke mulige rettslige problemer. Jeg skal ikke påstå jeg har full oversikt over alle, men nedenfor har du mine tanker om noen: 1. Hvem kan iverksette gransking? Som kommunens øverste organ kan kommunestyret vedta å iverksette gransking av et hvilket som helst saksforhold vedrørende kommunens virksomhet. Det samme kan kontrollutvalget, i medhold av kommuneloven § 77 nr. 7. Men hvis granskingen medfører utgifter, må det foreligge eller skaffes budsjettmessig dekning for disse før granskingen settes i gang. Andre kommunale organer – med mulig unntak for foretakstyrer – vil derimot neppe kunne iverksette en slik prosess uten etter fullmakt fra kommunestyret, men vil selvsagt kunne be administrasjonen om å utrede en sak eller om at kontrollutvalget tar initiativ til en mer formalisert gransking. 2. Plikt til å medvirke og forklare seg ved gransking Alle tilsatte i kommunen har plikt til å møte personlig og forklare seg og medvirke til en slik gransking, i kraft av sitt tilsettingsforhold i kommunen. Dette er da et avvik fra det som ellers er hovedregelen om kommunikasjon mellom folkevalgte organer og administrasjonen; at dette skjer via rådmannen eller den hun har delegert dette ansvaret til. For kontrollutvalget fastslås regelen om plikt til å medvirke i kommuneloven § 77 nr. 7 («enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument»), skal andre organer foreta en slik formell gransking, må kommunestyret selv fatte vedtak om fullmakt til å gjøre dette. 26 De folkevalgte har ingen tilsvarende rettslig plikt til å forklare seg eller medvirke ved en gransking, men det vil selvsagt være en alvorlig politisk sak om en folkevalgt nekter å medvirke ved en gransking iverksatt av kommunestyret eller kontrollutvalget. 3. Taushetsplikt I kommuneloven § 77 nr. 7 er fastslått at kontrollutvalget kan kreve informasjon «uten hinder av taushetsplikt» om forhold «som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». I dette ligger at det er kontrollutvalget som avgjør hva det vil be om informasjon om. Rådmannen kan ikke nekte tilgang til informasjon, og kommunestyret kan ikke treffe vedtak som begrenser kontrollutvalgets lovfestete rett til innsyn i alt det finner nødvendig. Men utvalget har selv taushetsplikt, og ansvar for å hindre uønsket videreformidling av taushetspliktbelagte opplysninger, se forvaltningsloven § 13 som pålegger både tilsatte og folkevalgte «å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om» taushetspliktbelagte forhold. I dette ligger at slik informasjon bare skal videreformidles der det er hjemmel for dette i unntaksreglene i forvaltningsloven. Og disse må leses med utgangspunkt i hovedregelen i § 13, om plikt til å hindre spredning. Når det i fvl. § 13 b nr. 2 er fastsatt at taushetsplikt ikke er til hinder for «at opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. kan brukes i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll», må det derfor forstås slik at formidling av taushetspliktbelagt informasjon så langt mulig skal skje i anonymisert form, og behandles tilsvarende forsiktig av mottakeren. 4. Dokumentoffentlighet Et særlig vanskelig problem ved slike granskinger er forholdet til offentlighetsloven. Det vil ofte være ønske om å skjerme opplysninger som kommer fram under en gransking, dels av hensyn til den som er gjenstand for granskingen, og dels av hensyn til kildene – «informantene». Vernet av den som er under gransking mot offentlig innsyn i saksdokumentene vil i praksis avhenge av om det er tale om opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov, se offentlighetsloven § 13. Avtale eller løfte om fortrolighet og anonymitet for informanter vil normalt ikke være tilstrekkelig til å skape taushetsplikt. I praksis må det være tale skjerming av opplysninger om «personlige forhold», se forvaltningsloven § 13, og det at man er kilde til informasjon, vil bare helt unntaksvis oppfylle det kriteriet. Offentlighetsloven §13 er en unntaksregel som ikke omfatter hele dokumenter, men bare de enkeltopplysningene som måtte være av slik karakter. Det er med andre ord snakk om sladding i dokumentet, ikke om å nekte innsyn fullstendig. Som alminnelig regel vil det bare være taushetsplikt om private forhold, som sykdom, familieforhold, rusmiddelproblemer mm. Rent tjenstlige forhold, som feil, svikt, dårlig opptreden mm omfattes ikke i seg selv av dette unntaket. 27 Utgangspunktet er at innsynsrett inntrer så snart dokumentet «er oppretta»; det vil her si så snart det enten er innkommet til kommunen fra en eventuell ekstern kilde, eller når det oversendes folkevalgt organ fra administrasjonen. Etter offentlighetslovens § 5 kan det fastsettes utsatt offentlighet «såframt det er grunn til å tru at dei dokumenta som ligg føre, gir eit direkte misvisande bilete av saka, og at innsyn derfor kan skade klare samfunnsmessige eller private interesser». Terskelen for slik utsatt offentlighet er høy, men vil nok lett være oppfylt der det er framsatt alvorlige beskyldninger mot enkeltpersoner, så lenge disse ikke har fått ta til motmæle. Granskingsrapport, og dokumenter knyttet til denne, med taushetspliktbelagte opplysninger, vil kunne videreformidles til andre kommunale organer, som formannskap og kommunestyre hvis «opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. kan brukes i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll», men her er det et viktig poeng at taushetspliktbelagte opplysninger i størst mulig grad må anonymiseres så langt dette er mulig ved slik videreformidling. 5. Partsinnsyn Den som granskingen retter seg mot, vil være part i saken, og vil derfor etter forvaltningsloven § 18 som alminnelig regel ha rett til innsyn i alle sakens dokumenter. Taushetsplikt gjelder ikke overfor den som er part i saken, se fvl. § 13 b nr. 1. Det er en begrenset adgang etter fvl. § 19, andre avsnitt, til å nekte en part innsyn i bl.a. «forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre», men dette gjelder bare der det ikke er «av vesentlig betydning» for parten å få disse opplysningene. Normalt vil det kunne være av vesentlig betydning for parten å vite hvem som er kilden for kritikk og påstander om faktiske forhold, men hvis det bare tale om «tips» som har vært utgangspunkt for en selvstendig undersøkelse av forholdet, men som ikke tillegges noen selvstendig bevisverdi, vil det kunne være mulig å skjerme kilden. 28 Bernt svarer: Ordfører kan ikke trekke saker fra sakslisten Ordfører har en selvstendig plikt til å vurdere om saker er tilstrekkelig forberedt til å bli behandlet. Men når sakene først er på sakslisten har ordfører ingen myndighet til å fjerne dem igjen, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Av Kommunal Rapport 11. mai 2015 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i 1992. Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spørsmål Har ordføreren et overordnet ansvar for at saksforberedelsen til kommunestyret har vært forsvarlig? Jeg har lett forgjeves etter uttalelser i lov eller forarbeider om dette. I reglementet for Bergen kommune kan det synes som om bystyrekomiteene har dette ansvaret, men jeg trodde ikke et slikt reglement kan sette til side ordførerens eventuelle plikt her. Da er spørsmålet: Har ordførerne en slik plikt overfor kommunestyrene? Bernt svarer Ordfører har ikke noe selvstendig saksforberederansvar, men i kommuneloven § 32 nr. 1 er fastsatt at "Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte". Verken rådmann, byråd eller bystyrekomiteer kan sette opp saker på saklisten til et folkevalgt organ; det er bare ordfører som kan, men i bestemmelsen i § 32 nr. 1 om at det skal innkalles til møte når "minst 1/3 av medlemmene krever det", ligger en forutsetning om at det samme antall medlemmer kan kreve en sak oppført på dagsordenen til neste møte. I tillegg kan det folkevalgte organet selv i møtet treffe vedtak etter § 34 nr. 1 om å føre opp en ny sak på saklisten, men da slik at (realitets) vedtak bare kan treffes "hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette". Normal prosedyre vil selvsagt være at når en sak blir oversendt fra rådmann, byråd, bystyrekomité eller annet organ med innstilling til kommunestyre eller annet folkevalgt organ, føres den opp til behandling i neste møte der. Men når ordfører eller utvalgsleder setter opp saklisten til et møte, vil hun eller han ha en selvstendig rett og plikt til å vurdere om saken er tilstrekkelig forberedt til å tas under behandling, alternativt om den bare skal føres opp som en orienteringssak til foreløpig diskusjon. Men dette er det også det folkevalgte organets ansvar å vurdere, se § 34 nr. 1 om at det "kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten". Og det samme ansvaret har altså ordfører der det fremmes forslag om realitetsvedtak i en sak som ikke var oppført på saklisten i innkallingen, i og med at han eller hun da må vurdere om dette skal tillates. Men verken ordfører, rådmann eller byråd kan "trekke" en sak fra møtet hvis den først er oppført på sakslisten, da må organet selv treffe vedtak om utsettelse. 29 Bernt svarer: Ulovlig med gruppemøte for alle Et politisk utvalg kan ikke samles til utvidet gruppemøte for å unngå å diskutere en sak i offentligheten, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Av Kommunal Rapport 4. mai 2015 Under en sak i kontrollutvalget for alkoholomsetning blir møtet avsluttet, fordi medlemmene skal samles til et «gruppemøte» for å diskutere ordlyden i et forslag til vedtak. Tilhørerne må forlate møtelokalet, siden det ikke lenger er noe møte. Når «gruppemøtet» hvor hele kontrollutvalget er til stede er over, blir møtet satt igjen. I den aktuelle kommunen var prosedyren rundt dette uklar, men vi lar det ligge i denne omgang. Er det anledning til å heve et politisk møte, og så fortsetter alle medlemmer av utvalget å diskutere saken videre? Hvor mange kan være til stede på et «gruppemøte» før det går over til å bli et politisk møte som skal være åpent for alle (med mindre det kan lukkes i tråd med møtereglene i kommuneloven)? Bernt svarer Kontrollutvalgene går inn under de generelle reglene om saksbehandlingen i folkevalgte organer, se kommuneloven § 29 nr. 2. I § 30 nr. 1 er det fastslått at "Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter" og i § 31 nr. 1 at "Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer," hvis ikke det er hjemmel i lov for å lukke møtet. Sivilombudsmannen har i flere uttalelser slått fast at når medlemmene av et folkevalgt organ sitter sammen for å diskutere en sak som ligger innenfor organets ansvarsområde, vil dette måtte anses som et møte i organet, uavhengig av om man kaller dette et "seminar", "uformell samtale", "forberedende byråd" eller liknende. Grensen mot rent politiske samtaler innenfor partigruppe eller mellom partigrupper kan være flytende, men hvis alle medlemmene i det folkevalgte organet, her kontrollutvalget, sitter sammen og diskuterer en sak de har eller skal ha til behandling, er det lite tvilsomt at dette skal anses som et møte i organet, også om andre skulle delta. Det som her er beskrevet framtrer som et forsøk på å omgå lovens klare regler, og ut fra den beskrivelsen av hva som skjedde som her er gitt, er jeg ganske sikker på at dette var ulovlig. 30 31 32 33 34 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.06.2015 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/84-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 35 Saksnr 024/15
© Copyright 2025