1. No category

nr
1
2016
vård
a d m i n i s t r a t i v
t i d s k r i f t
• Det finns ett berg av oskrivna journaler ….
• Journalbevakning räddar din nattsömn
• Det var en gång en läkemedelskonsulent
www.conscriptor.se
• Journaler på nätet kommer. Men får
informationen lagras i USA?
• Vad gör en medicinsk sekreterare, egentligen?
• Stora variationer i journalernas längd
• Krångliga journalsystem skapar stress i vården
• Smartare jobb och ökat samarbete vägen
till bättre vård
CARLSSON KOMMENTERAR
Nytt år, igen. Dags att kasta en snabb blick i backspegeln,
men framför allt att dra upp riktlinjerna för framtiden.
2015 blev ett bra år för Conscriptor. Allt fler landsting,
sjukhus och vårdcentraler inser vikten av aktuell vårddo-
kumentation. En och annan har också satt sig ner och räknat, och upptäckt att outsourcing av journalproduktionen
innebär lägre kostnader. På köpet får hela verksamheten
högre kvalitet, vilket inte minst patienterna uppskattar.
Under det här året kommer vi att fokusera ännu mer
på olika verksamheters ekonomi. Vi planerar t ex att ge-
nomföra en studie för att få fram generella siffror på vad
intern journalproduktion kostar.
Vi kommer också att fortsätta arbetet med att publi-
cera statistik som bygger på de miljoner journalnoteringar
vi skriver varje år. Idag vet vi t ex vilka journalsystem som
är snabbast, vilka läkare som dikterar effektivast och hur
man frigör läkartid genom smarta dikteringsknep osv.
Denna kunskap är helt unik, men självklart tillgänglig för
de verksamheter som använder våra tjänster.
Vi följer och deltar också i debatten kring patient- och
IT-säkerhet. När allt fler patienter får möjlighet att läsa
sin journal via internet, blir kravet på sekretess och an-
Henric Carlsson, entreprenör och VD för Conscriptor.
passning allt hårdare. En patient ska inte behöva få en
tung diagnos via nätet, utan genom att träffa sin läkare.
Den här utvecklingen öppnar för intressanta diskussio-
ner, och där kommer Conscriptor att vara med.
INNEHÅLL
vård 1 2016
Det finns ett berg av oskrivna journaler ….
Journalbevakning räddar din nattsömn
Det var en gång en läkemedelskonsulent
Journaler på nätet kommer. Men får informationen
lagras i USA?
Vad gör en medicinsk sekreterare, egentligen?
Stora variationer i journalnotatens längd.
VårdAdministratiiv tidskrift
ges ut av Conscriptor AB, Box
1, 473 21 Henån. Vill du kommentera innehållet i tidningen,
föreslå ämnen som vi ska ta
upp eller bara ge oss glada tillrop är du välkommen att ringa
Henric Carlsson på 0730-29
99 09.
Du kan också sända e-post till
tidskrift@conscriptor.se.
Krångliga journalsystem skapar stress i vården
Smartare jobb och ökat samarbete vägen till bättre vård
Mer vård. Mindre administration.
Det finns ett berg av
oskrivna journaler ….
vård 1 2016
Aktuella journalnoteringar är en förutsättning för vårdkvalitet
och patientsäkerhet, framför allt när många läkare är enga-
gerade i vården av en patient. Det ökande antalet patienter
som utnyttjar möjligheten att läsa sin journal på nätet har
också rätt att ställa krav på uppdaterade journaler.
Conscriptors verksamhet avslöjar dock besvärande san-
ningar om hur det verkligen ser ut. Här är ett exempel:
För ett tag sedan fick vi reda på att det i ett av landets
minsta landsting, just då, fanns nästan 20.000 oskrivna diktat.
Cheferna var givetvis bekymrade, men såg ingen lösning.
Om man antar att dessa siffror är representativa för hela
landet, så blir slutsatsen att det i varje ögonblick finns mellan
600 000 och 1 miljon diktat som varken är skrivna eller signe-
rade. Eftersom ingen slår larm eller försöker göra något åt situationen så måste den allmänna uppfattningen vara att detta
Robert Kristiansson, chefsläkare i Uppsala, kommenterar:
”Min uppfattning är att vårddokumentationen är en del av den
vård vi ger våra patienter. Att dokumentera korrekt i journa-
len i god tid är en viktig del av arbetet. De flesta verksamhetschefer följer nog sina dokumentationsrutiner eftersom de
är OK.
förstår att det är av stor vikt för ett högkvalitativt omhänder-
man undrar om patienten som väntar på sin kallelse eller sin
vårddokumentation tycker jag skyndsamt skall se över sina
En och annan brukar hävda att ”oskrivet är bäst”, men
remiss verkligen håller med?
tagande. De som har långa eller varierande väntetider för sin
processer”
Journalbevakning räddar
din nattsömn
Många verksamhetsan-
– Alla verksamhetschefer som jag träffar håller med om att
den ”backlog”av oskriv-
Conscriptor tillsammans med kunderna utvecklat tjänsten
sig vid semestrar, ledig-
hur många oskrivna diktat som finns i systemet och jämför
svariga oroar sig över
na diktat som lätt hopar
het, beläggningstoppar
osv. Men hur allvarligt
är problemet? Vad är
aktuella journaler är viktiga för vårdkvaliteten. Därför har
”Journalbevakning”, som innebär att vi varje dag kontrollerar
med de tider som verksamheten vill hålla – 24 timmar, 48 timmar osv.
– Journalbevakning ingår utan extra kostnad i tjänsteleve-
det egentligen som gäl-
ransen för de kunder som vi har avtal med. Det är alltid verk-
Socialstyrelsens webbplats innehåller mycket information om
eller om Conscriptor ska gå in och skriva ikapp. För vissa verk-
ler?
journaler och journalskrivning. Dels sägs att ”journaluppgifter
ska föras in i patientjournalen så snart det kan ske”, dels att
samhetschefen som avgör om eftersläpningen är tillfällig,
samheter är det tillräckligt att vi går in och gör en tillfällig
insats, medan andra låter oss ansvara för att ingen eftersläp-
det är omständigheterna i det enskilda fallet som avgör. Gi-
ning uppstår. Man använder oss faktiskt som ett verktyg för
en rutinmässig hälsokontroll på en vårdcentral. Klas Malm-
ström.
vetvis är det skillnad på personalintensiva, akuta vårdfall och
ström på Conscriptor berättar:
att höja kvaliteten på dokumentationen, avslutar Klas Malm-
vård 1 2016
Det var en gång en
läkemedelskonsulent
Under de första åren av 2000-talet hade Henric Carlsson
tolkning. Direkt startade arbetet med att skapa en teknisk
bar dagliga kontakter med personal på olika nivåer i vår-
fektivare, men ändå inte påverkar det praktiska arbetet på
olika arbetsuppgifter i läkemedelsbranschen. Jobbet inneden.
Självklart diskuterades vårdpersonalens vardag över
fikabordet. Att hålla journalsystemen aktuella var redan då
ett problem på många håll. Entreprenören i Henric Carls-
son väcktes, idéer och tankar finslipades.
Våren år 2006 var tiden mogen och företaget Conscrip-
tor registerades stolt hos PRV. Från första dagen arbetade
lösning som förenklar och gör vårddokumentationen efvårdcentraler och sjukhus. Resultatet blev Medspeech
Hybriddiktering.
Den enorma datamängd som journalskrivningen gene-
rerar, ger också möjlighet att hitta mönster, ta fram statistik och utveckla verktyg som får hjulen i vården att snurra
snabbare.
Att arbeta med det man kan bäst, och överlåta kring-
företaget med journalskrivning, både genom bemanning
tjänsterna till specialister är ingen nyhet. Inom vården ger
Sedan dess har utvecklingen exploderat. Idag samar-
kvalitet, patientsäkerhet och ekonomi. Det är därför vi
och journalskrivning på distans.
betar man med landsting, sjukhus och vårdcentraler från
Gällivare i norr till Malmö i söder. Årligen skriver Conscrip-
tors uppemot 250 medicinska sekreterare mer än 2 miljoner journalnoteringar åt mer än 4 000 läkare.
En viktig pusselbit i bilden av det framtida Conscriptor
kom i och med köpet av Medspeech – specialister på tal-
det dock ovanligt stora fördelar, både när det gäller vård-
myntat den mission som genomsyrar hela Conscriptors
verksamhet:
Mer vård.
Mindre administration.
Journaler på nätet kommer.
Men får informationen lagras i USA?
vård 1 2016
-Vården måste vara transparent och öppen för patienten.
utan också enligt svenska bestämmelser om sekretess och
bland andra Daniel Forslund, innovationslandstingsråd i
uppgifterna om de hanteras utomlands.
samma system. Då kan patienten se alla journaler på ett
ning än den svenska, en lagstiftning som i värsta fall un-
Uppsala var pionjär när det gällde journaler på nätet.
personuppgiftsansvarige kan helt enkelt få det svårare att
Att ha tillgång till sin journal är en viktig del i detta, säger
Stockholm. Målet är att alla landsting ska vara anslutna till
och samma ställe.
Men synpunkterna har varit många, inte minst för att vissa
patienter kunnat läsa om sina diagnoser innan de talat med
sin läkare. Läkarföreningen i Stockholm
tystnadsplikt. Det är svårare att ha en faktiskt kontroll över
Uppgifterna omfattas dessutom av helt annan lagstift-
dergräver det skydd uppgifterna har i Sverige. Den
utkräva ett straffrättsligt eller civilrättsligt ansvar av moln-
leverantörens utländska personal än om de befann sig i
Sverige.
anser att läkarna ska få en viss tid på sig –
Det är sådana frågor som en personupp-
ett tidsfönster – för att studera provsvar
giftsansvarig, t.ex. en vårdgivare, ska väga in
ska uppgifterna läggas ut i journalen.
eller utkontraktering av drift och lagring av
och ta kontakt med patienten. Först därefter
En närliggande fråga är säkerheten. Da-
i sin hot- och riskanalys vid köp av en tjänst
personuppgifter i molnet. Vi vet ju också nu-
niel Forslund hävdar att säkerheten på internet är lika hög
mera genom den s.k. Safe Harbour-domen från EU-dom-
digt vet man att många använder molntjänster för lagring
förändras från en dag till en annan.
finns i USA – väldigt långt från landstingens IT-avdelningar
Sverige. Mikael Florén, IT-chef, motiverar:
lagring i Sverige.
kundernas data i Sverige. Man brukar säga att säkerheten
och IT-säkerhet, tycker så här:
kanske en del sanning i detta. Men för oss är det främsta
utomlands av uppgifter som omfattas av en lagreglerad
vill veta exakt var servrarna finns och vilka fabrikat som
vare, är tveksamma inte bara enligt personuppgiftslagen
görs osv.
som när journalerna skickas till patienten per post. Samtiav data, och att de fysiska serverparker som gör jobbet ofta
… Den nationella e-tjänsten Journalen har dock drift och
Manolis Nymark, jurist och konsult inom bl a eHälsa
- Molntjänster, särskilt när det gäller drift och lagring
tystnadsplikt i Sverige, t.ex. patientuppgifter hos vårdgi-
stolen att förhållandena för persondataskyddet kan
Conscriptor har valt att ha sin datadrift och lagring i
- Det finns ett antal fördelar med att ha företagets och
minskar med kvadraten på avståndet, och det ligger
skälet att vi vill ha kontroll över både teknik och miljö. Vi
används, hur bevakning, backup och test av återläsning
vad gör en medicinsk sekreterare, egentligen?
En viktig del av Conscriptors verksamhet är att hjälpa små och
använder sin tid. Resultatet kan se ut som nedanstående di-
tivare. För att kartlägga de arbetsuppgifter som finns, brukar
Diagrammet är hämtat ur rapporten från en större vård-
stora vårdverksamheter att göra sin vårdadministration effek-
första steget vara en analys av hur de medicinska sekreterarna
agram. Motsvarande diagram finns för varje person.
central i södra Sverige. Den är ett bra diskussionsunderlag för
beslut om olika slags åtgärder som ökar produktiviteten.
Viktiga nyckelord är arbetsfördelning och specialisering,
dvs att varje person ska ägna sin tid åt de arbetsuppgifter man
är bäst på och trivs bäst med.
Av arbetsmiljöskäl vill vissa gärna byta arbetsuppgifter då
och då, och givetvis ska detta vara möjligt. Den som har det
ekonomiska ansvaret bör vara medveten om den ställtid och
de extrakostnader detta medför, och att produktiviteten påverkas.
vård 1 2016
UR DATABASEN
Stora variationer i journalernas längd
Ska en verksamhets administration bli effektivare, finns ett
När vi gör en total genomgång av en verksamhets administra-
tidningen kan du läsa om de medicinska sekreterarnas arbets-
kare & sekreterare, vilket på flera håll visat sig öka
antal olika områden att fokusera på. På annan plats i den här
fördelning och arbetsuppgifter, där det ofta finns rejäl potential för effektivisering.
Ett annat rationaliseringsområde är hur läkarna dikterar.
Conscriptors statistik visar att olika läkares diktatlängd kan
skilja sig avsevärt åt, trots att patientsammansättningen är
tion, finns förutsättningar för att etablera fasta team av läeffektiviteten rejält.
Det här är ett bra exempel på att Conscriptor aldrig gissar,
utan att vi baserar våra rekommendationer på en seriös fak-
taanalys.
densamma. Ett konkret exempel ser du här bredvid.
När skillnaderna är så här stora, brukar det vara enkelt
att uppnå avsevärda förbättringar. Conscriptor genomför spe-
ciella workshops med fokus på effektiv diktering, och resul-
tatet brukar vara att verksamhetens genomsnittliga diktat-
längd minskar med uppemot 30 procent. Förhoppningsvis frigörs lika mycket läkartid.
Det handlar t ex om att eliminera diktering av provresultat
som redan finns i journalen, att använda mallar som garanterar att nödvändiga fakta alltid kommer med, samt självklart
att ha rätt utrustning.
Varje linje representerar en läkares genomsnittliga journallängd. Exemplet är hämtat från en mottagning för akutmedicin på ett större svenskt sjukhus.
krångliga Journalsystem
skapar stress i vården
En av de rapporter som redovisades på arbetsmiljöriksdagen förra hösten
handlade om arbetsrelaterad stress. Underlaget för rapporten är de 1600 in-
spektioner som Arbetsmiljöverket genomfört i olika branscher.
På vårdområdet besöktes 66 vårdcentraler och 21 andra mottagningar
över hela landet. Resultatet blev att 41 vårdcentraler och 10 mottagningar
fick föreläggande om att genomföra åtgärder. I många fall handlade det om
att arbetsgivaren inte undersökt vad som behövde göras för att förebygga ar-
betsrelaterad stress.
Arbetsrelaterad stress kan orsaka massor av problem; från sjukdomar och
olycksfall till misstag och tillbud. Vanliga symptom på stress kan vara hög
personalomsättning, att man sällan tar rast eller att man klagar över arbetsrelaterade besvär.
I de flesta vårdverksamheter är journalsystemet det nav som allt cirkule-
rar omkring. Därför är krånglande journalsystem i många fall orsaken till att
arbetssituationen upplevs som stressande.
Arbetsmiljöverket kommer att följa upp att arbetsgivarna genomfört de
åtgärder som krävts.
vård 1 2016
Emma Spak, SYLF-ordförande och ST-läkare:
Smartare jobb och ökat
samarbete vägen till bättre vård
Var jobbar du just nu?
På Närhälsan Eriksberg i Göteborg
Hur ser du på diskussionen om hur läkarna utnyttjar sin tid
Jag tror också att allt för
stor centralstyrning ställer
till många problem. Jag
menar att en stor del av lösningen ligger i ökat lokalt sam-
och att för stor del används för administration?
arbete. När alla på en arbetsplats överger revirtänket, blir
annat håll, kan bli effektivare om man tar sig tid att fundera
driva förändring, börjar det hända saker.
gen är den bästa lösningen. Varje arbetsplats har tidstjuvar
Snabb och korrekt journalhantering är viktigt för vårdkva-
Jag tror att alla arbetsplatser, både inom vården och på
igenom vad som görs, vem som gör det och om det verkli-
delaktiga i verksamhetsutvecklingen och får mandat att
– många små uppgifter, ofta rutinmässiga, som görs i onö-
liteten. Hur ser du på utvecklingen mot ”tal till journal”, dvs
Har du exempel på arbetsuppgifter som du skulle kunna
På min arbetsplats har vi den traditionella modellen med
dan eller på fel sätt och som tillsammans blir timmar.
att läkarsekreterarna försvinner och läkarna själva producerar sina journalnoteringar?
delegera till annan personal?
sekreterare som ansvarar för alla administrativa uppgifter,
cialutbildade administratörer ansvara för diagnos- och åt-
produktion och diktering är en komplicerad fråga. Ingen lä-
Jag tror det skulle gå att frigöra läkartid genom att låta spegärdskodningen. För en läkare är det här tidskrävande –
även om man har de vanligaste koderna i huvudet så går
inklusive journalskrivning. Det fungerar bra. Men journalkare är den andra lik, inte patienterna heller. Givetvis går
mycket att standardisera med hjälp av träning, hjälpmedel
minuterna fort när man ska slå upp och leta.
och mallar, men det kommer sannolikt att behövas olika
Fler exempel?
administratörerna gör mycket mer än att skriva journaler.
På många håll i hälso- och sjukvården är bemanningen inte
lösningar även framöver. Det är också viktigt att förstå att
Ett flexibelt system som ger läkaren större valfrihet är
anpassad till verksamheten. Rätt ofta har man t.ex. valt att
nog framtiden. Jag tror att många läkare och andra vill se
sjuksköterskor. Resultatet har blivit att sjuksköterskorna
tvärtom.
minska antalet undersköterskor och istället anställt fler
idag också måste göra undersköterskornas uppgifter. Med
system som är utformade efter verksamheten, snarare än
fler arbetsuppgifter är det inte så konstigt att många känner
sig splittrade och upplever att de inte arbetar med sina hu-
vuduppgifter.
Mycket inom vården är fortfarande gammalmodigt. Där
jag arbetar har vi nu börjat scanna dokument, vilket själv-
klart är ett framsteg jämfört med att skriva in remissvaren
för hand. Men det enda rimliga är givetvis att hela doku-
menthanteringen är digital – inte minst för patienternas
skull.
Smarta verktyg
för effektiv
diktering
Vad tycker du behöver göras?
Förändringsarbetet måste drivas på många nivåer. Ska vi
komma tillrätta med dålig informationsöverföring och fö-
råldrade stödsystem så krävs åtgärder på nationell nivå
och övergripande i landstingen. På många håll ute i verk-
samheterna är motviljan stor mot nya, svårbegripliga digi-
tala stödsystem. Att implementera nytt ställer stora krav på
lyhördhet.
Ersätta gamla prylar eller köpa nytt?
Vi hjälper dig att välja rätt utrustning.
Besök http://webshop.conscriptor.se.
Välkommen!
Hybriddiktering
– total flexibilitet från tal till journal
Kompletta, korrekta och aktuella journaler är en förutsättning
finierade processer journalanteckningen, samtidigt som
nalproduktionen i hög grad varit en manuell process, där en
igen läkarens sätt att diktera och tala, styrs texten direkt till
för vårdkvalitet och patientsäkerhet. Traditionellt har jourläkare dikterar, en sekreterare skriver, läkaren signerar och
först därefter läggs noteringen in i journalen.
Conscriptor Hybriddiktering innebär att diktatet tolkas och
översätts till text automatiskt. Läkaren dikterar precis som
vanligt.
För att tolkningen ska bli bra och hålla hög klass, granskar
och kvalitetssäkrar våra medicinska sekreterare genom väl de-
journalen och läkaren för signering.
Resultatet blir att läkaren sköter sin dokumentation helt
själv. Självklart kan sekreterarna fortfarande hjälpa till vid
behov, t.ex. vid akuta situationer.
Hybriddiktering är kompatibelt med vårdens befintliga
journalsystem och kan använda redan befintliga dikterings-
moduler
L
L
L
L
L
!
Conscriptor Hybriddiktering ”tränas”. När systemet känner
Hybriddiktering gör att en vårdgivare kan välja om diktaten ska gå den traditionella vägen via en sekreterare eller via taligenkänning direkt in i journalen.
Följ oss på LinkedIn
Conscriptor AB finns på Linke-
Mer resurser, alldeles gratis?
dIn och vi vill gärna att du
följer oss. På sidan hittar du
Smart dikteringsteknik och
jobbannonser, information och
rätt rutiner kan frigöra myc-
inom karriärområdet.
består av workshops där vi
de senaste nyheterna från oss
Genom sidan kan du enkelt
följa när nya jobbmöjligheter
dyker upp och med en knapp-
tryckning även tipsa dina vänner.
Så här går du tillväga för att
följa oss:
Gå in på Conscriptor AB på LinkedIn. Tryck på "Följ"
Mer vård. Mindre administration.
ket tid för läkarna. Vägen dit
analyserar verksamhetsflö-
det för att hitta de moment
som går att förenkla och
snabba upp. Verksamheter
som vi har avtal med betalar
ingenting för denna tjänst.
Intresserad?
Ring 020-12 13 50 eller
maila till kund@conscrip-
tor.se
Nyhetstidningen Vård utges av Conscriptor AB, Box 1, 473 21 Henån. Tel: 020-12 13 50. kund@conscriptor.se
c
Conscriptor. Ansvarig utgivare Henric Carlsson