1. No category

doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
55
mag. Tatjana HAJTNIK, univ. dipl. ing. rač. in inf., sekretarka
Vodja Sektorja za e-arhiv in računalniško podporo
Ministrstvo za kulturo, Arhiv Republike Slovenije
Zvezdarska ulica 1, 1000 Ljubljana
tatjana.hajtnik@gov.si
Nadaljnji razvoj slovenskega javnega arhiva do leta 2020
Izvleček
Avtorica v prispevku predstavlja nadaljevanje razvoja slovenskega javnega
elektronskega gradiva e-ARH.si v obdobju 2016 - 2020. Predstavi njegovo umestitev
v evropske in nacionalne programe ter strategije. Kot ključna izhodišča nadaljnjega
razvoja e-ARH.si predstavi pomanjkljivosti njegovih dosedanjih rešitev in strateške
ter operativne cilje do leta 2020. Arhiv Republike Slovenije je za realizacijo
nadaljnjega razvoja pridobil s strani evropske kohezijske politike finančno podporo in
v prispevku so predstavljeni namen, cilje in vzpostavitev projekta e-ARH.si ter
projektno organizacijo.
Ključne besede
slovenski javni elektronski arhiv e-ARH.si, evropska kohezijska politika, slovenska
javna arhivska služba
Abstract
Futher Development of Slovenian Public Electronic Archives to 2020
The article presents a further development of Slovenian public electronic archives eARH.si for the period 2016 to 2020. It presents the placement of e-ARH.si in
European and national programs and strategies. Author presents as a key starting
points for further development of e-ARH.si the author presents its shortcomings of the
current solutions and its strategic and operational aims to 2020. Archives of the
Republic of Slovenia acquired financial support by the European Cohesion Policy for
the realization of further development of e-ARH.si and the paper presents the purpose,
goals and a project organization of the e-ARH.si.
Key words
Slovenian public electronic archives e-ARH.si, European Cohesion Policy, Slovenian
Public Service Archival Institutions
1. Uvod
Slovenska javna arhivska služba (v nadaljevanju SJAS), ki jo predstavljajo Arhiv RS in šest
regionalnih arhivov1, na podlagi 53. in 55. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega
gradiva ter arhivih (v nadaljevanju: ZVDAGA)2 v okviru svoje stvarne in krajevne pristojnosti
opravljajo dejavnost javne arhivske službe z glavno nalogo varovanja javnega arhivskega gradiva.
SJAS je pred kompleksno in obsežno arhivsko strokovno nalogo, saj mora poskrbeti za ohranitev tudi
tistega dela nastalega gradiva, ki nastaja izvirno v elektronski obliki in prav tako predstavlja
pomemben del slovenske kulturne dediščine (trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo),
fizičnim in pravnim osebam pa zagotavlja pravno varnost (trajen pomen za njihov pravni interes).
Glede na to, da se arhivsko gradivo v klasični (fizični) obliki s stališča upravljanja razlikuje od
1
Pokrajinski arhiv Maribor (PAM), Pokrajinski arhiv Koper (PAK), Pokrajinski arhiv Nova Gorica (PANG), Zgodovinski arhiv Ljubljana (ZAL),
Zgodovinski arhiv Celje (ZAC) in Zgodovinski arhiv na Ptuju (ZAP).
2
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14).
doksis 2016 by media.doc
56
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
elektronskega arhivskega gradiva (v nadaljevanju eAG), mora SJAS za slednje vzpostaviti in
standardizirati postopke vrednotenja, prevzemanja, strokovne obdelave, hrambe in njegove uporabe.
Za vse to mora zagotoviti tudi ustrezno okolje - elektronski arhiv.
Začetek razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva, danes znanega kot e-ARH.si, sega v leto
2008, ko je Arhiv RS skupaj s tujimi strokovnjaki izdelal študijo izvedljivosti3 dolgoročne hrambe
elektronskega arhivskega gradiva. Osnovna ideja, ki jo je študija izvedljivosti skušala natančneje
opredeliti, je temeljila na 59. členu ZVDAGA, ki predstavlja temelj vzpostavitve e-ARH.si. Na
podlagi omenjene študije izvedljivosti je SJAS oblikovala vizijo e-ARH.si, ki predstavlja kompleksen
sistem za dolgoročno ohranjanje, upravljanje in uporabo eAG. Kot takšen je e-ARH.si sestavni in
komplementarni del SJAS. Za uresničitev zastavljene vizije je SJAS pripravila strategijo in izvedbeni
načrt vzpostavitve e-ARH.si za obdobje 2010- 20154. Oba dokumenta je julija 2010 potrdila tudi
Vlada Republike Slovenije5. Strateška odločitev SJAS je bila, da vzpostavi skupen e-arhiv na lastni
informacijski infrastrukturi in v njenem neposrednem upravljanju. Odločitev je temeljila na oceni, da
je takšna rešitev ekonomsko bolj upravičena, kot da bi vsak javni arhiv zase vzpostavljal e-arhiv, prav
tako je glede na dane, predvsem finančne in kadrovske vire posameznih arhivov, edina izvedljiva.
Projekt razvoja slovenskega javnega arhiva e-ARH.si je bil formalno vzpostavljen v začetku leta 2011,
zaradi splošne krize in posledično pomanjkanja finančnih sredstev pa ni zaživel vse do leta 2013, ko je
Arhiv RS uspel pridobiti finančna sredstva v višini desetine ocenjene vrednosti projekta, in sicer iz
naslova Operativnega programa evropskih kohezijskih skladov za regionalni razvoj (OP RR 2007 2013), kar je zadoščalo za zagon projekta. Z omenjenimi sredstvi so bile do zaključka leta 2015 razvite
prve rešitve, ki temeljijo na mednarodnem standardu ISO 14721:20126, bolj znanem kot referenčni
model OAIS.
Z dosedanjim razvojem sistema e-ARH.si je SJAS z danimi finančnimi in kadrovskimi viri razvila
prve rešitve v okviru e-arhiviranja. Izdelana so bila programska orodja, namenjena ustvarjalcem eAG
in arhivistom v slovenskih javnih arhivih kot tudi končnim uporabnikom. S temi rešitvami je SJAS
sposobna od ustvarjalcev prevzemati eAG v obliki nestrukturiranih datotek (npr. dokumente v obliki
računalniških datotek tipa .pdf), podatke iz podatkovnih zbirk (primer teh so uradne evidence) in iz
sistemov za upravljanje z dokumenti (npr. v državni upravi razširjenega dokumentnega sistema SPIS
4.0). Za dolgoročno ohranjanje eAG je bil vzpostavljen elektronski repozitorij (arhivski depo za eAG),
ki ga predstavlja odprtokodna programska rešitev. Z novo razvitim programskim orodjem za končne
uporabnike je omogočen dostop do izbranih tipov prevzetega eAG.
Zaključek projekta leta 2015 je sovpadal tudi z zaključkom veljavnosti strategije in izvedbenega načrta
razvoja e-ARH.si in pripravo nove za obdobje 2016 - 2020. Tudi to je Vlada Republike Slovenije, tako
kot prejšnjo, potrdila7.
Umestitev nadaljnjega razvoja e-ARH.si v evropske in nacionalne programe ter strategije
Arhiv RS je nekaj zadnjih let intenzivno iskal možnosti za nadaljevanje projekta razvoja e-ARH.si.
Najprej ga je uspel uvrstiti v Nacionalni program za kulturo 2014-20178 in nato še v Strategijo razvoja
informacijske družbe do leta 20209. Slednja na področju e-Uprave in javnega sektorja, za prepoznano
nevarnost izgube digitalne kulturne dediščine, manjše pravne varnosti ter težav pri ponovni uporabi
3
Originalni naslov: Feasibility Study LTDP – ARS: Feasibility Study for the Implementation of a Long-term Digital Preservation (LTDP) System
for the Republic of Slovenia.
4
e-ARH.si 2010 strategija: Strategija razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si 2010–2015 in IzNačrt e-ARH.si 2010:
Izvedbeni načrt strategije razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si za obdobje 2010–2015.
5
Vlada Republike Slovenije je na 93. redni seji dne 29. 7. 2010 pod točko 31 sprejela Strategijo razvoja slovenskega javnega e-arhiva (eARH.si) ter potrdila njen izvedbeni načrt in projektno organizacijo.
6
ISO 14721:2012: Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model
7
81. redna seja Vlade Republike Slovenije, sklep št. 62500-1/2016/5 z dne 24.03. 2016 na svoji na 81. redni seji potrdila Strategijo in
izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva za obdobje 2016–2020.
8
V letu 2013 sprejeta Resolucija o nacionalnem programu za kulturo 2014 – 2017 (ReNPK14-17, Državni zbor, EPA 1456-VI) med cilje in
ukrepe na področju arhivske dejavnosti uvršča višjo raven varstva in dostopnosti arhivskega gradiva ter vzpostavitev okolja in storitev za
hrambo eAG t.j. vzpostavitev slovenskega javnega e-arhiva (e-ARH.si) do leta 2017.
9
Sprejeta in potrjena na 78. redni seji Vlade RS dne 10.3.2016.
doksis 2016 by media.doc
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
57
podatkov zaradi neustreznega sistema za arhiviranje in hrambo digitalnih objektov, na segmentu
inovativne podatkovno vodene storitve, med ukrepi navaja tudi »zagotavljanje nadaljnjega razvoja eARH.si vključno z vzpostavitvijo digitalnega arhiva za filmsko in drugo avdio/video arhivsko gradivo
ter center za digitalizacijo arhivskega gradiva«. V isti strategiji je izpostavljena tudi pomembnost
digitalizacije kulturne dediščine in s tem v povezavi tudi projekt e-ARH.si. Direktiva o ponovni
uporabi informacij javnega sektorja, ki jo je že leta 2003 sprejel Evropski parlament in svet EU,
slovenski zakonodajalec pa jo je implementiral v Zakon o dostopu do informacij javnega značaja
(ZDIJZ), obravnava dokumente, ki jih ustvarijo organi javnega sektorja držav članic EU ter pri tem
izpostavlja pomembnost zagotavljanja dostopnosti do teh dokumentov, še posebno z vidika ponovne
uporabe informacij javnega značaja. Sprememba omenjene direktive leta 2013 med zavezance
vključuje tudi ustanove s področja kulturne dediščine vključno z arhivi, kar prinaša dodatne izzive na
področju digitalizacije in zagotavljanja spletne dostopnosti kulturnih vsebin. V skladu s splošnimi
družbenimi normami je treba tudi invalidnim osebam zagotoviti enakopraven dostop in uporabo
arhivskega gradiva. Zato je pri vzpostavljanju e-ARH.si treba upoštevati še Konvencijo o pravicah
invalidov, Zakon o izenačevanju pravic invalidov ter Akcijski program za invalide 2014-2021.
Ključno za nadaljnji razvoj e-ARH.si pa je bila njegova uspešna umestitev v Operativni program za
izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014-2020, in sicer v prednostno os "11. Pravna
država, izboljšanje institucionalnih zmogljivosti, učinkovita javna uprava, podpora razvoju NVO ter
krepitev zmogljivosti socialnih partnerjev" in prednostno naložbo "11.1. Naložbe v institucionalno
zmogljivost ter učinkovitost javnih uprav in javnih storitev na nacionalni, regionalni in lokalni ravni
za zagotovitev reform, boljše zakonodaje in dobrega upravljanja", pri čemer izpolnjuje njen tretji
specifični cilj "11.1.3 Izboljšanje upravljanja in večja transparentnost v javni upravi z uvedbo novih
orodij, metod in interoperabilnih rešitev". V okviru tega cilja je jasno zapisano, da bo Slovenija v
naslednjem obdobju (2014 - 2020) vzpostavila nove skupne gradnike, orodja in storitve, pri čemer je
izrecno naveden tudi e-arhiv. Na podlagi uvrstitve projekta e-ARH.si v omenjeni operativni program
je novembra leta 2015 takratna ministrica za kulturo izdala sklep o začetku postopka priprave projekta
za neposredno potrditev operacije. Projekt e-ARH.si je podprl tudi Strateški svet za razvoj informatike
v Republiki Sloveniji in s sklepom10 Arhivu RS izdal soglasje za njegovo izvedbo.
Umestitev projekta e-ARH.si v evropske in nacionalne programe ter strategije predstavlja odlično
podlago za vzpostavitev stabilnega in zaupanja vrednega slovenskega javnega elektronskega arhiva do
leta 2020, njegova izvedba pa bo omogočila uporabo nacionalne arhivske kulturne dediščine v
elektronski obliki vsem zainteresiranim uporabnikom.
S področja evropske razvojne politike in strategije projekt razvoja e-ARH.si zasleduje tudi sprejete
dokumente in strategije: Lizbonsko strategijo, Resolucijo Sveta C/162/02 z dne 25. junija 2002 o
ohranitvi jutrišnjega spomina, Priporočilo Komisije z dne 24. avgusta 2006 o digitalizaciji in spletni
dostopnosti kulturnega gradiva in digitalnem arhiviranju, "i2010 - Evropsko informacijsko družbo za
rast in zaposlovanje" in Evropsko digitalno agendo 2020.
Dodatno je projekt e-ARH.si skladen tudi z izsledki OECD in UNESCO. Izsledek OECD priporočil
Sveta za izboljšan dostop in bolj učinkovito uporabo informacij javnega sektorja izpostavlja
izboljšanje interoperabilnega arhiviranja, naslavljanje težav zastarevanja tehnologij in druge izzive
dolgoročne hrambe ter dostopa. Jeseni leta 2003 je Unesco na svoji 32. generalni skupščini sprejel
Listino o ohranjanju digitalne dediščine. Listina opozarja na nujnost ohranjanja digitalne dediščine in
izpostavlja argumente in ukrepe za njeno zaščito in ohranitev.
3. Izhodišča nadaljnjega razvoja e-ARH.si
Poslanstvo SJAS in sistema e-ARH.si kot njenega integralnega dela je vrednotenje, pridobivanje,
strokovna obdelava, ohranjanje in omogočanje uporabe nacionalne arhivske kulturne dediščine
Republike Slovenije v elektronski obliki. Z uresničitvijo vizije, da bo vsem zainteresiranim
10
št. 010-56/2016/29 z dne 4.4.2016, 8. redna seja 30.3.2016.
doksis 2016 by media.doc
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
58
uporabnikom omogočen dostop s kateregakoli mesta do najboljših e-rešitev z namenom ohranjanja in
uporabe eAG, želi SJAS z vzpostavitvijo e-ARH.si postati ena vodilnih institucij na področju inovacij
e-arhiviranja v Republiki Sloveniji, na območju EU in jugovzhodne Evrope.
Samozavesten, zanesljiv in stroškovno učinkovit nadaljnji razvoj e-ARH.si temelji na podlagi
strokovnih spoznanj, pridobljenega zanja in najboljših praks na področju dolgoročnega ohranjanja
eAG. Izhodišča nadaljnjega razvoja e-ARH.si do leta 2020 predstavljajo obstoječe pomanjkljivosti
dosedanjih rešitev kot tudi načrt razvoja novih rešitev, ki jih zaradi pomanjkanja finančnih sredstev ni
bilo mogoče do sedaj realizirati:
-
dostop do obstoječih programskih rešitev je mogoč le v čitalnicah SJAS, oddaljen dostop do
njih pa ni omogočen;
-
programska orodja kot tudi eAG niso pripravljeni tako, da bi bili na voljo vsem
zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti (npr. za slepe in slabovidne ali
gluhe osebe);
-
s trenutnimi rešitvami je mogoče obvladovati le določene tipe eAG (nestrukturirane zapise, ki
jih predstavlja vsebina ene ali več map v datotečnem sistemu, podatkovne zbirke v obliki
relacijskih baz in dokumentne sisteme), za obvladovanje vseh tipov eAG (npr. avdio/video,
spletne strani, e-pošta, družbena omrežja, prostorski podatki in 3Dmodeli) pa bo treba
ustrezne rešitve še razviti;
-
ustvarjalcem eAG je treba pomagati vzpostaviti ustrezne pogoje za varovanje tega gradiva, ki
ga bo mogoče v skladu s predpisi in standardi prevzeti v e-ARH.si na čim bolj standardiziran
in avtomatiziran način (npr. svetovati pri pripravi in implementaciji notranjih pravil za zajem
in hrambo e-gradiva, vzpostaviti in implementirati sistem upravljanja s tveganji, izdelati
programe in načrte za njihovo izvajanje za usposabljanje zaposlenih, ki delajo z
dokumentarnim gradivom, tako pri ustvarjalcih kot tudi v arhivih);
-
za nadaljnjo hrambo in uporabo je treba za prevzeto eAG od ustvarjalcev v arhivih ustvariti
čim boljše pogoje za dolgoročno ohranjanje tega gradiva, tako za sedanje kot bodoče
generacije, skladno s strokovnimi arhivskimi in informacijskimi standardi ter načeli, ki urejajo
to področje. S tem bo omogočeno tudi uresničevanje pravne veljave eAG za doseganje pravic
pravnih in fizičnih oseb;
-
skladno z ZVDAGA je treba eAG, kadar je njegov rok hrambe več kot pet let, pretvarjati v
formate, primerne za dolgoročno e-hrambo, vendar pa je za ta namen treba standardizirana
orodja še nabaviti oz. razviti;
-
Arhiv RS hrani tudi veliko količino AG v fizični obliki, ki vključuje zaupne podatke po
zakonu. To gradivo se daje v uporabo v digitalizirani obliki, pred tem pa je treba zaupne
podatke anonimizirati. Anonimizacija se izvaja ročno, kar predstavlja zamudne postopke in
posledično na eni strani veliko obremenitev za zaposlene, po drugi strani pa večje časovne
zamike za uporabnike tega gradiva;
-
SJAS nima sistematično urejene digitalizacije AG, nima niti minimalnih lastnih možnosti za
obvladovanje tega področja (na voljo ni ustrezne strojne in programske opreme za
digitalizacijo z arhivskega strokovnega stališča občutljivega AG v fizični obliki). Pri
nadaljnjem razvoju e-ARH.si bo treba posebno pozornost nameniti tudi digitalizaciji in
uporabi skupne arhivske dediščine po nekdanji SFRJ na podlagi sporazuma o nasledstvu;
-
poseben izziv pri nadaljnjem razvoju sistema e-ARH.si predstavlja tudi razvoj rešitev za
obvladovanje filmskega in drugega avdio/video gradiva;
doksis 2016 by media.doc
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
59
Arhiv RS je po zakonu zadolžen tudi za arhivsko gradivo oz. evidenco tega gradiva, ki nastaja pri
Slovencih v zamejstvu in po svetu, zato mora za te namene vzpostaviti ustrezno informacijsko okolje
kot tudi programe izobraževanja za te osebe.
4.
Evropska kohezijska politika - priložnost za izboljšanje obstoječega sistema
e-ARH.si in njegovega nadaljnjega razvoja
Uvrstitev projekta e-ARH.si v Operativni program za izvajanje Evropske kohezijske politike v
obdobju 2014-2020 pa še ni zagotovila njegove avtomatske finančne podpore. Zato je Arhiv RS veliko
napora vložil v pripravo vloge za pridobitev odločitve tudi o finančni podpori in v začetku avgusta
tega leta to tudi pridobil11, in sicer v višini 4 mio EUR (80% EU, 20% Slo). S pridobljenimi
finančnimi sredstvi bo mogoče v obdobju do leta 2020 pristopiti k uresničevanju strateških ciljev eARH.si skupaj z ukrepi za njihovo uresničevanje (Slika 1) kot so zapisani v Strategiji razvoja in
njenega izvedbenega načrta e-ARH.si za obdobje 2016 - 2020.
Slika 1: Strateške prednostne naloge e-ARH.si 2016 - 2020
Vir: Strategija in izvedbeni načrt razvoja e-ARH.si za obdobje 2016 – 2020
Za realizacijo strategije razvoja e-ARH.si v obdobju 2016 – 2020 je Arhiv RS, kot upravičenec
finančnih sredstev iz evropske kohezijske politike, vzpostavil projekt e-ARH.si: ESS 2016 - 2020.
5. Projekt e-ARH.si: ESS 2016 – 2020
5.1 Namen projekta
Namen projekta je nadaljevati z razvojem dosedanjih in dodatnih storitev s področja e-arhiviranja, ki
se nanašajo na prevzem, hrambo in zagotavljanje nadaljnje uporabe eAG vsem zainteresiranim
uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti ter s tem vzpostaviti varen, dolgoročen, centraliziran,
standardiziran in zaupanja vreden sistem e-ARH.si v neposrednem upravljanju SJAS.
11
Na podlagi 1. alineje prvega odstavka 25. člena in četrtega odstavka 26. člena Uredbe o porabi sredstev evropske kohezijske politike v
Republiki Sloveniji v programskem obdobju 2014 - 2020 za cilj naložbe za rast in delovna mesta (Uradni list RS, št. 29/2015 in 36/16) je
Služba Vlade Republike Slovenije za razvoj in evropsko kohezijsko politiko v vlogi organa upravljanja dne 2.8.2016 izdala Arhivu RS, kot
upravičencu, odločitev o podpori za operacijo "Razvoj slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si" za obdobje 2016-2020 (krajše eARH.si: ESS 2016 - 2020) številka 11-1/3/MK/0 (št. dokumenta 3032-16/2016/16).
doksis 2016 by media.doc
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
60
5.2 Strateški cilji projekta
Namen projekta bo dosežen le, če bodo realizirani strateški cilji (Slika 1) kot tudi operativni, s
katerimi sta podrobneje opredeljena vsebina in obseg projekta, kot sledi v nadaljevanju:
1. Strateški cilj: Skrb za arhivsko gradivo pri ustvarjalcih in njegov prevzem v e-ARH.si
Prvi sklop operativnih ciljev se nanaša na obvladovanje tveganj in izzivov, povezanih z dolgoročnim
ohranjanjem eAG skozi njegov celoten življenjski cikel, kar je skupna odgovornost, tako ustvarjalca
tega gradiva kot tudi kasneje arhivov, ki prevzemajo to gradivo. SJAS ima pomembno vlogo pri
usmerjanju ter vzpodbujanju ustvarjalcev, da bodo na podlagi lastne ocene tveganja vzpostavili
ustrezne ukrepe za njihovo obvladovanje in s tem zagotavljali hrambo ustvarjenega gradiva pri sebi
vse do predaje v e-ARH.si. Zato bo SJAS vložila veliko naporov za implementacijo zakonskega
določila, da morajo ustvarjalci za obvladovanje dokumentarnega gradiva, ki ga ustvarijo ali prejmejo
pri svojem delu, sprejeti notranja pravila v obliki internega pravnega akta ter njihovo primernost
potrditi pri Arhivu RS, v kolikor jih k temu zavezuje zakon.
Operativni cilji so:
1.1
Priprava tipskih strokovno-tehničnih navodil. Cilj zajema izdelavo metodologije
pristopa k pripravi strokovno-tehničnih navodil, pripravo tipskih strokovnih tehničnih
navodil za posamezne tipe eAG in njihovo širšo implementacijo pri ustvarjalcih.
1.2
Svetovanje pri uvedbi notranjih pravil. Cilj zajema pripravo in izvedbo programov
usposabljanj zaposlenih v SJAS in pri ustvarjalcih (sistem učitelj / učitelja) in pripravo
plana ter sodelovanje z ustvarjalci v pristojnosti SJAS z nalogo svetovanja pri pripravi
in uvedbi notranjih pravil.
1.3
Izvedba pilotskih ocen tveganj pri upravljanju in hrambi e-gradiva pri
ustvarjalcih. Cilj zajema razvoj metod in navodil za ustvarjalce, ki jim bodo v pomoč
pri samostojnem upravljanju s tveganji pri upravljanju z e-gradivom in redno
preverjanje upravljanja s tveganji pri izbranih ustvarjalcih s strani SJAS.
1.4
Identifikacija, nakup ali razvoj programskih orodij za obvladovanje vseh vrst eAG za
pripravo, kontrolo, popisovanje in prevzem eAG od ustvarjalcev v e-ARH.si,
programsko orodje za strojno validacijo eAG in programsko orodje za paketno
pretvorbo gradiva v formate, primerne za dolgoročno hrambo ter implementacija
slednjega v Državni računalniški oblak.
2. Strateški cilj: Dolgoročno ohranjanje eAG v e-ARH.si:
Po prevzemu eAG od ustvarjalcev v e-ARH.si SJAS prevzema tudi odgovornost za zagotavljanje
verodostojnosti tega gradiva. Zato se drugi sklop operativnih ciljev nanaša na dolgoročno ohranjanje
eAG, kar bo mogoče doseči s pripravo in izvajanjem natančno določenih pravil upravljanja z eAG,
hranjenega v e-ARH.si ter identifikacijo in implementacijo nujno potrebnih programskih orodij ter
nosilcev in formatov zapisov, vse z namenom zmanjšanja vpliva intenzivno spreminjajoče se
tehnologije na hranjeno eAG ter zagotavljanja njegove zanesljive dolgoročne dostopnosti, uporabnosti,
celovitosti, avtentičnosti, trajnosti in možnosti ponovne uporabe.
Operativni cilji so:
2.1
Vzpostavitev organizacijske strukture e-ARH.si, njena ustrezna umestitev v
SJAS in aktivnosti za pridobitev potrebnih kadrovskih virov ter stabilnega
financiranja e-ARH.si. Cilj zajema vzpostavitev kompetenčnih centrov v okviru eARH.si, zaposlitev dodatnih kadrov za področje informatike in arhivistike v SJAS in
občasne zaposlitve glede na vsebino pri izvajanju projekta.
doksis 2016 by media.doc
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
2.2
Izboljšanje pogojev hranjenja prevzetega eAG na sedanji informacijski
infrastrukturi. Cilj zajema nadgradnjo oz. po potrebi zamenjavo programske opreme
za e-repozitorij, vzpostavitev sodobnih nadzornih sistemov, implementacijo dodatnih
varnostnih ukrepov za e-ARH.si z namenom zagotavljanja načel varne e-hrambe in
periodično preverjanje varnosti sistema e-ARH.si s pomočjo neodvisnih strokovnjakov
na tem področju.
2.3
Prilagoditev obstoječih aplikacijskih programskih orodij sistema e-ARH.si za
obvladovanje drugih tipov eAG, vzpostavitev namenske (specifične)
infrastrukture ter izvedbo pilotskih projektov za preizkus teh orodij. Cilj zajema
prilagoditve oz. nadgradnje in razvoj programske opreme (specifikacije in javna
naročila), nabavo ali razvoj programske opreme za avtomatizirano - strojno
vrednotenje prevzetega gradiva in programske opreme za paketno pretvorbo eAG v
formate, primerne za dolgoročno ohranjanje.
2.4
Standardizacija upravljanja in popisovanja arhivskega gradiva na vseh nivojih s
ciljem zagotavljanja temeljnih zahtev zakonodaje vključno s semantično in
tehnično povezljivostjo podatkov o arhivskem gradivu. Cilj zajema izdelavo
analize izvedljivosti, zagotavljanje kvalitete izdelkov in storitev na področju
arhiviranja z razvojem kompleksnih metod in postopkov popisovanja javnega
arhivskega gradiva vključno z zajemanjem komplementarnih kontekstnih vsebin ter
vzpostavitev ene vzajemne podatkovne baze.
2.5
Vzpostavitev podatkovne zbirke za hrambo eAG Slovencev v zamejstvu in po
svetu. Cilj zajema vzpostavitev in izvajanje programa izobraževanja oseb, ki bodo
zajemale podatke v bazo, vzpostavitev ustreznega okolja za podatkovno zbirko v
sistemu e-ARH.si in sistematičen zajem gradiva Slovencev v zamejstvu in po svetu v
podatkovno zbirko.
2.6
Vzpostavitev centra za digitalizacijo arhivskega gradiva kot integralnega dela eARH.si. Cilj zajema ustrezno usposobitev zaposlenih v SJAS, nakup ali najem
potrebne infrastrukture (strojna in programska oprema) za digitalizacijo gradiva in
vzpostavitev metodologije digitalizacije arhivskega gradiva in integracije digitalizatov
v sistem e-ARH.si (npr. digitalizacija in uporaba skupne arhivske dediščine po
nekdanji SFRJ na podlagi sporazuma o nasledstvu, prenos v preteklih letih
digitaliziranega AG vseh javnih arhivov v e-ARH.si).
2.7
Vzpostavitev digitalnega arhiva za filmsko in drugo avdio/video gradivo kot
integralnega dela e-ARH.si. Cilj zajema nakup specialne strojne in programske
opreme za hrambo in nadaljnjo uporabo filmskega in drugega avdio/video gradiva.
2.8
Periodično preverjanje hranjenega eAG v e-ARH.si. Cilj zajema razvoj arhivskih
strokovnih metod, procedur in kriterijev za preverjanje celovitosti in uporabnosti ter
avtentičnosti hranjenega eAG, razvoj oz. nakup ustreznih programskih orodij in
periodično izvedbo preverjanja na podlagi statističnega vzorca eAG.
61
3. strateški cilj:Nadaljnja uporaba in povečanje dostopnosti arhivskega gradiva
Tretji sklop operativnih ciljev se nanaša na povečevanje dostopnosti AG najširši javnosti – to je
ljudem, kot tudi drugim sistemom – strojem. V ta namen se bo, ob zajemanju vsebinskih in tehničnih
metapodatkov arhivskega gradiva, posebno pozornost posvečalo tudi problemom zajemanja in
oblikovanja kontekstnih metapodatkov, ki bodo omogočali praktično uporabo elektronskega in tudi
fizičnega AG. Enaka pozornost bo posvečena tudi digitalizatom, ki bodo obravnavani tako s
tehnološko tehničnega kot tudi s vsebinskega stališča s ciljem zagotavljanja njihove splošne
dostopnosti.
doksis 2016 by media.doc
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
62
Operativni cilji so:
3.1
Vzpostavitev virtualnih čitalnic pri vseh članicah SJAS in s tem omogočanje oddaljenega
dostopa do eAG.
3.2
Prilagoditev programskih orodij in eAG za omogočanje dostopa do tega gradiva vsem
zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti, torej tudi invalidnim osebam
(npr. slepim in slabovidnim, gluhim) na njim ustrezen način.
3.3
Nabava ali razvoj programskega orodja za razpoznavanje in anonimizacijo z
zakonom varovanih podatkov ter implementacija v Državni računalniški oblak.
4. strateški cilj: Aktivno sodelovanje s sorodnimi inštitucijami doma in v tujini
Četrti sklop operativnih ciljev se nanaša na sodelovanje z drugimi sorodnimi inštitucijami tako doma
kot v tujini, saj je le na podlagi izmenjave dobrih praks moč v kratkem času in z bistveno manjšimi
stroški doseči odlične rezultate pri dolgoročnem ohranjanju eAG.
Operativna cilja sta:
4.1
Sodelovanje v evropskih projektih, financiranih za potrebe digitalizacije AG in
hrambe izvornega eAG. Cilj zajema iskanje ustreznih možnosti za sodelovanje z arhivi,
knjižnicami, univerzami in raziskovalnimi inštitucijami, članstvo v strokovnih združenjih s
področja e-arhiviranja, predstavljanje rešitev na mednarodnih srečanjih in sodelovanje v
konzorcijih za prijavo in izvajanje mednarodnih projektov.
4.2
Izmenjava znanj in izkušenj v širši mednarodni skupnosti na področju e-arhiviranja.
Cilj zajema iskanje ustreznih možnosti za sodelovanje v evropskih projektih z namenom
izkoriščanja skupnih razpoložljivih sredstev pri obravnavanju skupnih strokovnih izzivov.
5. strateški cilj: Podpora strokovnemu razvoju zaposlenih pri ustvarjalcih AG in v arhivih
Peti sklop operativnih ciljev se nanaša na zagotavljanje podpore zaposlenim pri ustvarjalcih
dokumentarnega in arhivskega gradiva. Njihovo delovanje mora namreč iz pasivnega preiti v
permanentno aktivne oblike upravljanja arhivskega gradiva. Prav zato je treba že v osnovi zagotavljati
veliko višjo stopnjo aplikativnih arhivskih strokovnih in drugih znanj ter s tem povezanih temeljnih
raziskav z različnih področij, kot to velja za arhivsko gradivo v fizični obliki. Vse to zahteva visoko
stopnjo formalizacije arhivskih strokovnih spoznanj in njihovo implementacijo tako pri ustvarjalcih,
kot tudi v pristojnih arhivih. Za doseganje tega bo SJAS morala razviti kompaktna razvojno
raziskovalna jedra, ki bodo podpirala arhivske strokovne zahteve zaposlenih, hkrati pa bodo morala
razvijati in sooblikovati sodobno slovensko arhivsko doktrino.
Operativni cilj:
5.1
Dvig strokovnega nivoja znanja na področju dolgoročnega ohranjanja elektronskega
gradiva. Cilj zajema pripravo in izvajanje programov usposabljanja za vodilne in strokovne
sodelavce v arhivih ter pri ustvarjalcihAG in omogočanje strokovnim sodelavcem v arhivih
pridobivanje specifičnih znanj oz. specializacij v tujih inštitucijah.
6. strateški cilj: Zagotavljanje kakovosti delovanja e-ARH.si v skladu z modelom CAF in
promocija
Operativna cilja:
6.1
Vzpostavitev modela CAF (celovito obvladovanje kakovosti na podlagi modela poslovne
odličnosti Evropskega sklada za upravljanje kakovosti EFQM).
doksis 2016 by media.doc
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
6.2
63
Izvajanje promocije (izdelava celostne podobe projekta, priprava promocijskega materiala,
posodobitev spletnih strani arhivov) in diseminacija rezultatov projekta (konference,
predstavitveni seminarji in drugi promocijski dogodki).
Uspešna izvedba vseh navedenih operativnih ciljev je nujna za oblikovanje celovite rešitve t.j. sistema
e-ARH.si, ki bo zadovoljeval zastavljene strateške cilje.
Projektna organizacija
Razvoj sistema e-ARH.si je projektno organiziran z naslednjimi vlogami (Slika 2):
Slika 2: Organizacijska struktura projekta e-ARH.si
Vloge v projektu e-ARH.si so hierarhično organizirane na naslednji način:
Predstojnik projekta: minister, pristojen za arhive
Projektni svet:
- vodja projektnega sveta: direktor Arhiva RS
- člani projektnega sveta
- predstavnik regionalnih arhivov
- predstavnik MK
Projektna skupina:
- vodja projektne skupine: vodja Sektorja za e-arhiv in računalniško podporo v Arhivu RS
- člani projektne skupine: predstavniki regionalnih arhivov, Arhiva RS in ustvarjalcev
Uporabniška skupina:
vodja uporabniške skupine: predstavnik izbranega ministrstva
člani uporabniške skupine: predstavniki resornih ministrstev
Projektna pisarna: izbrana preko javnega naročila.
Za operativno izvedbo projekta je vzpostavljena projektna skupina, ki je razdeljena v osem delovnih
podskupin t.i. kompetenčnih centrov (v nadaljevanju KC), ki imajo z operativnim planom projekta eARH.si: ESS 2016 - 2020 točno določene, vsebinsko zaokrožene naloge in pričakovane rezultate za
čas trajanja projekta:
doksis 2016 by media.doc
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
64
-
Krovni KC - Koordinacija KC
KC 1 - Upravljanje e-arhivskega gradiva (eAG) pri ustvarjalcih in izročitev
KC 2 - Zagotavljanje dolgoročne hrambe eAG v e-ARH.si
KC 3 - Standardizacija arhivskega strokovnega dela
KC 4 - Upravljanje z dostopi do eAG
KC 5 - Center za digitalizacijo
KC 6 - Digitalni filmski arhiv
KC 7 - Mednarodno sodelovanje, promocija in usposabljanje
Služba Vlade Republike Slovenije za razvoj in evropsko kohezijsko politiko, v vlogi organa
upravljanja, je Arhivu RS izdala odločitev o podpori za projekt e-ARH.si za obdobje 2016-2020 in mu
s tem podelila status upravičenca za koriščenje finančnih sredstev iz Operativnega programa za
izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014 -2020.
Ker pa na podlagi 53. in 55. člena ZVDAGA opravljajo tako Arhiv RS kot regionalni arhivi dejavnost
javne arhivske službe, katere glavna naloga je varovanje javnega arhivskega gradiva v okviru svoje
stvarne in krajevne pristojnosti na podlagi 55. člena ZVDAGA in ker je razvoj sistema e-ARH.si za
javno arhivsko gradivo skupni cilj javne arhivske službe12 ter v javnem interesu Republike Slovenije,
so v KC poleg zaposlenih v Arhivu RS vključeni tudi zaposleni iz regionalnih arhivov, ki imajo status
zunanjega izvajalca na podlagi šestega odstavka 28. člena Zakona o javnem naročanju13.
Naloge in pričakovani rezultati KC izhajajo iz strateških in operativnih ciljev nadaljnjega razvoja eARH.si ter predstavljajo organizacijsko, tehnično in strokovno (arhivistično) zaokrožene celote.
7. Zaključek
Razvoj slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si je odgovorna in zahtevna naloga, v kateri
združujejo svoja znanja in izkušnje arhivisti in informatiki iz vseh sedmih javnih slovenskih arhivov.
Temelji na s strani Vlade RS potrjeni strategiji in izvedbenem načrtu za obdobje 2016 - 2020,
predhodnih rešitvah, pridobljenih strokovnih izkušnjah in vrsti evropskih ter nacionalnih programov in
strategij.
Uspešna izvedba projekta e-ARH.si bo predstavljala enega izmed novih orodij in storitev, ki so
opredeljeni znotraj specifičnega cilja 3 v 11. prednostni osi Operativnega programa za izvajanje
evropske kohezijske politike v obdobju 2014-2020.
Z razvojem storitev e-arhiviranja v okviru projekta e-ARH.si: ESS 2016 - 2020 bo povečana
dostopnost do arhivskega gradiva, tako v izvirno digitalni kot digitalizirani obliki kot tudi varstvo eAG
kot kulturnega spomenika in njegovega trajnega pomena za pravni interes pravnih in fizičnih oseb.
Razvoj nove, samostojne storitve na področju e-arhiviranja bo na razpolago tako ustvarjalcem
arhivskega gradiva, kot arhivistom in končnim uporabnikom arhivskega gradiva.
Ker bodo določene rešitve e-ARH.si implementirane tudi znotraj novega Državnega računalniškega
oblaka, bo projekt e-ARH.si s tem doprinesel k izboljšanju interoperabilnosti sistemov in ključnih
podatkov, predvsem iz vidika zanesljivosti, fleksibilnosti in dostopnosti do prevzetih podatkov v eARH.si.
12
13
ZVDAGA, 59. člen.
Zakon o javnem naročanju /ZJN-3/. Uradni list RS, št. 91/15.
doksis 2016 by media.doc
doksis 2016 by media.doc – Ljubljana, 9. november 2016
65
Viri in literatura:
-
ZVDAGA: Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Uradni list RS, št.
30/06, 24/14 - Odl. US in 51/14.
Strategija razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si 2010–2015 in IzNačrt eARH.si 2010: Izvedbeni načrt strategije razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva eARH.si za obdobje 2010–2015.
Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si 2016–
2020.
Interna dokumentacija projekta e-ARH.si: ESS 2016 - 2020, Ljubljana, Arhiv RS.
O avtorici
Tatjana Hajtnik je leta 1986 diplomirala na Fakulteti za elektrotehniko, računalništvo
in informatiko Univerze v Ljubljani, leta 1998 je magistrirala na univerzitetnem
programu »Informacijsko upravljavske vede« na Ekonomski fakulteti Univerze v
Ljubljani, julija 2016 pa je uspešno zagovarjala doktorsko disertacijo na Fakulteti za
elektrotehniko, računalništvo in informatiko Univerze v Mariboru.
Z oktobrom leta 2006 je prevzela vodenje Sektorja za elektronske arhive in
računalniško podporo v Arhivu RS, kjer se poleg skrbi za vzdrževanje in razvoj
informacijskega sistema intenzivno ukvarja s področjem elektronske hrambe
dokumentarnega in arhivskega gradiva. Kot članica projektnega sveta je v obdobju
2011 - 2015 skrbela za realizacijo te strategije in vodila strokovno usmerjevalno
skupino projekta. Sodelovala je tudi pri pripravi strategije in izvedbenega načrta
nadaljnjega razvoja e-ARH.si do leta 2020, nato pa prevzela tudi vodenje projekta eARH.si: ESS 2016 - 2020.
V letu 2013 je bila habilitirana kot predavateljica za predmetno področje Arhivistika
in dokumentologija na Alma Mater Europaea – ECM. Redno izvaja, tako doma kot v
tujini, strokovna predavanja s področja elektronske hrambe ter piše in objavlja
strokovne članke s tega področja.
About the Author
Tatjana Hajtnik graduated from the Faculty of Electrical Engineering and Computer
Science, University of Ljubljana, in 1986. She got her Master's degree in Information
Management from the Faculty of Economics, University of Ljubljana, in 1998. She
just finished her doctoral program in Computer and Information Science at the
Faculty of Electrical Engineering and Computer Science, University of Maribor.
In 2006 she became a Head of the Department for Electronic Archives and Computer
Support in the Archives of the Republic of Slovenia, where she is actively involved,
in addition to the maintenance and development of the information system of the
Archives of the Republic of Slovenia, with the field of digital preservation of
documents and archives.
As a member of the Project Board for the period 2011 to 2015 she took care for the
realization of this strategy and led expert steering group of the project. She also
participated in the preparation of the strategy and its implementation plan for further
development e-ARH.si to 2020, then took over the management of the project eARH.si for the period 2016 to 2020.
In 2013, she became a lecturer for the field of Archival and Records Management
Studies at the University Alma Mater Europaea – European Centre Maribor. She
regularly holds lectures and publishes articles on the subject of digital preservation.
doksis 2016 by media.doc