1. No category

AARHUS UNIVERSITET
BETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION
Begrænset udbud
Rammeaftale om IP konsulentydelser
til Aarhus Universitet
December 2016
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
1
AARHUS UNIVERSITET
INDHOLDSFORTEGNELSE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Indledning ......................................................................................................................... 3
Ordregiver ........................................................................................................................ 3
Prækvalifikationsmateriale ............................................................................................... 4
Generel beskrivelse af indkøbet og formålet.................................................................... 4
Generelle form- og procedurekrav ................................................................................... 6
Støtte, sammenslutninger af virksomheder (fx konsortier) samt underleverandører ....... 9
Udvælgelse af deltagere ................................................................................................ 10
Ansøgningens opbygning ............................................................................................... 11
Tildeling af kontrakt ........................................................................................................ 11
Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger ..................................................................... 11
Praktiske forhold ............................................................................................................. 12
Tidsplan .......................................................................................................................... 13
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
2
AARHUS UNIVERSITET
BETINGELSER FOR UDBUDDET
1.
Indledning
Disse betingelser for prækvalifikation gælder for Aarhus Universitet (”Ordregiver”) indhentning af
tilbud vedrørende udbud af Rammeaftale om IP konsulentydelser til Aarhus Universitet.
Denne tilbudsindhentning annonceres på: www.au.dk/udbud
Materialet er offentliggjort den 20. december 2016.
Opgaven udbydes i henhold til udbudslovens Afsnit III om udbud af sociale og andre specifikke
tjenesteydelser over tærskelværdien.
Udbuddet gennemføres med en indledningsvis prækvalifikation, hvilket betyder, at udbudsfasen er
opdelt i en prækvalifikation, hvor et antal ansøgere udvælges til at afgive tilbud, og en tilbudsfase
hvor
de
udvalgte
tilbudsgivere
udarbejder
og
indleverer
deres
tilbud.
Kontrakten/Rammeaftalen udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2016-163436 (16481495-001) (midlertidigt)
2.
Ordregiver
Ordregiver i forbindelse med denne annoncering er:
Aarhus Universitet
Nordre Ringgade1
8000 Aarhus C
Danmark
CVR-nr: 31119103
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
3
AARHUS UNIVERSITET
2.1
Ordregivers kontaktperson
Alle henvendelser til Ordregiver forud for ansøgningen eller tilbudsafgivelsen skal ske via e-mail og
rettes til:
Aarhus Universitet
Agnethe Toft Andresen
Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
E-mail: udbud@au.dk
Ved henvendelse fra ansøger skal ”Rammeaftale om IP konsulentydelser til Aarhus Universitet”
anføres.
3.
Prækvalifikationsmateriale
Prækvalifikationsmaterialet består af:
1.
2.
3.
4.
Nærværende betingelser til prækvalifikation
ESPD (formular 1)
Blanket til beskrivelse af teknisk og faglig formåen (Formular 2)
KFST Vejledning: ”Det elektroniske ESPD – Sådan virker det” (Bilag 1)
Materialet består derudover af spørgsmål og svar, som løbende bliver of f entliggj ort på
www. au.dk /udbud i anonymiseret form.
Det er ikke tilladt at ændre i det offentliggjorte materiale.
4.
Generel beskrivelse af indkøbet og formålet
4.1
Formål og baggrund for annonceringen
Ordregiver ønsker at indgå en 2 årig rammeaftale (med option på yderligere 2 gange 1 år) om IP
konsulentydelser.
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
4
AARHUS UNIVERSITET
Rammeaftalen er opdelt i 3 delaftaler hvoraf 2 delaftaler omhandler et defineret fagområde med
opgaveløsning indenfor, men ikke begrænset til, nyhedsundersøgelser, patenterbarhedsvurderinger, IP beskyttelsesvurdering af applikationer og andet software, udformning og indlevering
af ansøgninger, korrespondance med myndigheder om verserende ansøgninger, vedligeholdelse
af ansøgninger og udstedte patenter samt en delaftale omhandlende generel IP rådgivning:
Delaftalerne er:
1. Fagområdet Life Science herunder lægemidler & diagnostik (human og veterinær), bioteknologi
fødevarer, organisk kemi, plantebiologi, medicoteknik (medical devices).
2. Fagområdet Physical Sciences herunder elektronik, IT, telekommunikation, software, uorganisk
kemi, miljø- og energiteknologi, optik, laser, procesteknologi, materialeteknologi, mekanik,
byggeri,
3. Generel IP rådgivning herunder rådgivning om immaterielret, varemærker og øvrige immaterielle
rettigheder (ophavsret, designbeskyttelse, plantebeskyttelse, domænenavne o. lign.),
anprisninger (fødevare, naturlægemidler og kosttilskud), fortolkning af IPR vilkår i kontrakter,
tolkning af domstolsafgørelser og IPR lovgivning (national & international), rådgivning i
forbindelse med krænkelsessager, IPR kompetenceudvikling for ansatte på AU og hospitalerne i
Region Midtjylland.
Den forventede årlige kontraktsum for Rammeaftalen er 7-8 millioner DKK årligt. Yderligere
information samt den forventede fordeling af kontraktsummen på de enkelte delaftaler findes i
betingelser for tilbudsafgivelse.
4.2
Prækvalifikation
Ansøger bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem, inden
udarbejdelsen af ansøgningen.
Indledningsvist vil leverandørernes anmodning om prækvalifikation blive vurderet i forhold til deres
egnethed. Herefter udvælges de mest egnede ansøgere til at afgive tilbud.
Denne samlede vurdering er baseret dels på en række mindstekrav til økonomisk og faglig
formåen samt på nogle personlige forhold.
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
5
AARHUS UNIVERSITET
5.
Generelle form- og procedurekrav
5.1
Ansøgers kontaktperson
Ansøger skal angive en kontaktperson i ansøgningen om deltagelse i eESPD jf. Jf. Bilag 1 KFST
vejledning, punkt. 2.2. Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den
person, der er angivet som kontaktperson.
5.2
Ansøgningsfrist
Ansøgninger om prækvalifikation skal senest være modtaget den 19. januar 2017kl. 14.00.
5.3
Aflevering af anmodning om prækvalifikation
Anmodning om prækvalifikation skal sendes til elektronisk via e-mail, gerne i én fil, der er wordkompatibel. Anmodningen skal sendes til:
Agnethe Toft Andresen
E-mail: udbud@au.dk
Mailen bør i emnefeltet have overskriften ”Rammeaftale om IP konsulentydelser til Aarhus
Universitet”.
Ansøger kan kun aflevere én ansøgning.
5.4
Sprog
Ansøgninger skal afleveres på dansk.
5.5
Honorar
Ansøger modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning.
5.6
Ejendomsret til modtagne ansøgninger
Alle dokumenter, som fremsendes af ansøger, betragtes som Ordregivers ejendom.
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
6
AARHUS UNIVERSITET
5.7
Udvælgelse
Det fremgår af lov nr. 1564 af 15/12/2015 Udbudsloven at ordregiver skal kræve, at tilbudsgivere
benytter det fælles europæiske udbudsdokument (fremefter benævnt ESPD).
Ansøgeren skal ved anmodning om prækvalifikation indsende et udfyldt ESPD vedrørende såvel
oplysninger om den økonomiske aktør, udelukkelsesgrundene, udvælgelseskriterierne, og
eventuelle underleverandører eller andre støttende virksomheder.
Udfyldelsen af ESPD´et skal ske elektronisk. Bilag 1 – KFST Vejledning: ”Det elektroniske ESPD –
Sådan virker det” Kapitel 2, indeholder nærmere forklaring om fremgangsmåden som skal
benyttes.
For at kunne uploade og anvende eESPD´et er det nødvendigt at downloade xml-filen for
eESPD´et til eget drev. Dette gøres ved at højreklikke på linket ”ESPD” på www.au.dk/udbud og
derefter trykke på ”Gem destination som”, hvorefter linket gemmes som xml-fil på eget drev.
Xml-filen
skal
uploades
på
hjemmesiden:
https://ec.europa.eu/growth/toolsdatabases/espd/filter?lang=da , for at kunne udfylde eESPD´et elektronisk.
Følg hertil anvisningerne i netop ovenfor nævnte vejledning (Bilag 1).
Ordregiver opfordrer tilbudsgivere til at stille spørgsmål til udfyldelse af ESPD, såfremt der
skulle være tvivlsspørgsmål. Ordregiver vil svare på disse løbende.
5.7.1
Udelukkelsesgrunde
Ansøger skal anvende ESPD dokumentet til at bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af nogle af de
obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ud over ansøgers egen-erklæring vil ordregiver ligeledes gøre
brug af egen dokumentation, viden, erfaringer m.v.
Såfremt en ansøger er omfattet af en udelukkelsesgrund vil ordregiver give ansøger mulighed for
at dokumentere sin pålidelighed ved at dokumentere, at ansøger ikke længere er omfattet af
udelukkelsesgrunden.
5.7.2
Udvælgelseskriterier
Såfremt antallet af ansøgere, der lever op til egnethedskravene, overstiger det antal, som
Ordregiver ønsker at prækvalificere, gennemføres der en udvælgelse af de egnedes ansøgere,
således at alene det rette antal ansøgere bliver prækvalificeret.
Denne udvælgelse sker på baggrund af følgende udvælgelseskriterier:
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
7
AARHUS UNIVERSITET
Teknisk og faglig formåen
Ansøgningen skal indeholde følgende oplysninger vedrørende ansøgers tekniske og faglige
formåen, hvilket beskrives nærmere ved udfyldelse af Formular 2 – blanket til beskrivelse af teknisk
og faglig formåen:

Overordnet virksomhedsbeskrivelse
Overordnet virksomhedsbeskrivelse, herunder en beskrivelse af antal ansatte indenfor de i
forhold til dette udbud relevante fagområder samt virksomhedens organisatoriske struktur
m.v. (Der bør ikke være beskrivelser af medarbejderne, metoder og arbejdsgange i forhold til
opgaveløsningen).
Endvidere ønskes beskrevet virksomhedens organisatoriske struktur inklusiv væsentlige
internationale samarbejdspartnere og underleverandører til for eksempel administration af
årsgebyrer. Beskrivelsen bedes maksimalt fylde 3 A4 sider, pr. delaftale der ansøges om
prækvalifikation til.

Relevante referencer
Erfaringer med at løse opgaver for offentlige myndigheder, svarende til de i dette udbud
omhandlede. Ansøger bedes beskrive virksomhedens relevante referencer for lignende
opgaver udført indenfor de seneste 3 år regnet fra offentliggørelse af nærværende betingelser
for prækvalifikation. Referencelisten bør indeholde oplysninger om kontraktpart,
udførelsestidspunkt, opgavebeskrivelse samt kontaktperson ved referencen.
Såfremt der ansøges om prækvalifikation til flere delaftaler, bør referencelisten opdeles efter
relevant delaftale.
Det er en forudsætning for at godkende referencen, at opgaven er udført tilfredsstillende.
Ordregiver forbeholder sig ret til at verificere, at opgaverne er udført tilfredsstillende.
På basis heraf udvælges fem (5) ansøgere til at afgive tilbud pr. delaftale.
Ordregiver vil prækvalificere de fem ansøgere, der på baggrund af den beskrevne tekniske og
faglige formåen, vurderes at være bedst egnede til at varetage en Rammeaftale om IP
konsulentydelser på Aarhus Universitet.
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
8
AARHUS UNIVERSITET
6.
Støtte, sammenslutninger af virksomheder (fx konsortier) samt underleverandører
6.1
Når tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen
En tilbudsgiver kan basere sig på andre virksomheders økonomiske/finansielle/tekniske formåen i
relation til opfyldelse af kontrakten eller for at blive i stand til at opfylde egnethedskravene, jf. afsnit
5.7.2 i nærværende betingelser.
Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne.
I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre
over for ordregiveren, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer ved at udfylde
ESPD, del II, afsnit C og afsnit D i ESPD dokumentet, som udtrykker de nævnte virksomheders
forpligtelser i denne henseende.
Det skal fremgå både, om der er tale om støtte i økonomisk eller teknisk/faglig henseende samt
præcis hvad der støttes med og i hvilket omfang, ligesom det skal godtgøres, at den støttende
virksomhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren.
Såfremt der er tale om teknisk eller faglig støtte, skal dette også præciseres. Der gøres i den
forbindelse opmærksom på, at såfremt tilbudsgiver støtter sig på en anden virksomheds faglige
formåen, er det et krav, at det ligeledes er den støttende virksomhed der udfører den del af
kontrakten, hvormed der støttes.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen, skal tilbudsgiver ligeledes
dokumentere, at denne eller disse virksomheder:
1) Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde
2) Lever op til de relevante egnethedskrav (dvs. hvis der støttes med teknisk og faglig formåen er
det mindstekrav til teknisk og faglig formåen osv.), jf. nærværende afsnit 4.7.2.
6.2
Vedrørende konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder)
Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal alle de deltagende virksomheder
hver især angives klart og entydigt, og det skal anføres klart, hvem der er befuldmægtiget til at
afgive tilbud på vegne af konsortiet. Det vil ligeledes være denne person, som ordregiver med
bindende virkning overfor konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagerne i et konsortium eller en
anden sammenslutning hæfter solidarisk for både tilbud og eventuel rammeaftale.
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
9
AARHUS UNIVERSITET
Såfremt tilbud afgives som konsortium, skal det efterspurgte materiale vedrørende
sammenslutningens samlede formåen i såvel økonomisk som teknisk/faglig henseende,
vedlægges.
Dog skal det for alle deltagende virksomheders vedkommende dokumenteres, at denne eller disse
virksomheder ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde ved at alle medlemmer af
sammenslutningen udfylder et ESPD-dokument.
6.2.1
Koncernforbundne tilbudsgivere
Af hensyn til at konkurrencen, kontraktens kompleksitet og for at undgå interessekonflikter skal
koncernforbundne virksomheder i tilbuddet anføre, hvordan uafhængigheden mellem de
koncernforbundne virksomheder er sikret.
”Koncern” defineres med henvisning til direktiv 83/349/EØF med ændringer (direktiv om
konsoliderede regnskaber) artikel 1(1).
For det tilfælde, at ordregiver modtager tilbud fra mere end én af de koncernforbundne
virksomheder, vil ordregiver vurdere, hvorvidt de koncernforbundne tilbudsgivere i tilstrækkelig
grad har sikret, at deres koncernforhold ikke vil få indflydelse på tilbudsafgivelsen. Såfremt dette
ikke er tilfældet, vil samtlige af de koncernforbundne tilbudsgivere blive udelukket fra
udbudsprocessen.
7.
Udvælgelse af deltagere
7.1
Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver kontrollerer, at ansøgningen er konditionsmæssig, hvilket vil sige, at ansøgningen
opfylder følgende punkter:



7.2
Ansøgningen er indkommet rettidigt, jf. punkt 5.2.
Ansøgningen indeholder udfyldt ESPD og ingen udelukkelsesgrunde er til stede, jf. punkt 5.7
og 5.7.1.
Ansøgningen indeholder al nødvendig dokumentation jf. punkt 8.1
Antallet af deltagere
Der kan anmodes om deltagelse til én eller flere delaftaler.
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
10
AARHUS UNIVERSITET
Ordregiver vil prækvalificere fem (5) virksomheder på hver delaftale. Virksomhederne vil
efterfølgende blive inviteret til at afgive tilbud på de betingelser, der i øvrigt følger af
udbudsmaterialet for tilbudsafgivelse.
8.
Ansøgningens opbygning
8.1
Obligatoriske dokumenter
Ansøger skal bekræfte, at der ikke er nogen udelukkelsesgrunde til stede ved udfyldelse af eESPD
og fremsendelse af xml-fil med tilbuddet.
Endvidere, skal ansøgeren udfylde og vedlægge Formular 2 – blanket til beskrivelse af teknisk og
faglig formåen.
8.2
Yderligere dokumentation
Anden dokumentation, end den der er anført under punkt 8.1, kan fremsendes.
Dokumentation, der fremsendes i henhold til dette punkt, skal vedlægges i en særskilt
mappe/folder. Det skal tydeligt fremgå, at der er tale om supplerende materiale.
9.
Tildeling af kontrakt
De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Tilbud vil blive evalueret på baggrund af
tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.
Der henvises til udbudsbetingelserne for tilbudsafgivelse.
10.
Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger
Spørgsmål vedrørende betingelser for prækvalifikation skal fremsættes skriftligt på dansk.
Eventuelle spørgsmål fremsendes per e-mail til kontaktpersonen, jf. punkt 2.1.
Spørgsmål skal være modtaget senest den 11. januar 2017 kl. 12.00.
E-mails indeholdende spørgsmål skal være mærket ”Spørgsmål vedrørende ”Rammeaftale om IP
konsulentydelser til Aarhus Universitet”.
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
11
AARHUS UNIVERSITET
Alle spørgsmål vil sammen med svarene, løbende og senest den 13. januar 2017 blive
offentliggjort i anonymiseret form på www.au.dk/udbud Herefter indgår spørgsmål og svar som en
del af betingelserne for prækvalifikation.
Det er tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende
oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål på www.au.dk/udbud.
11.
Praktiske forhold
11.1
Åbning af ansøgninger
11.2
Ansøgninger vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning om deltagelse.
Der er ikke adgang til at overvære åbning af ansøgningerne eller i øvrigt til at modtage oplysninger
om indholdet.
Meddelelse af resultatet
Alle ansøgere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af prækvalifikationen. De
prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud.
11.3
Fortrolighed
Ordregiver vil sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgeres
fortrolige forretningsmæssige forhold.
Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter
Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
11.4
Ubetinget tavshed for ansøger
Ansøgere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed
med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med
udbuddet.
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
12
AARHUS UNIVERSITET
12.
Tidsplan
Dato
20. december
2016
11.januar 2017 kl.
12.00
13. januar 2017
19. januar 2017
Uge 5
Aktivitet
Betingelser
for
prækvalifikation
og
tilbudsafgivelse
offentliggøres
Frist for spørgsmål til betingelser for prækvalifikation
Frist for nye oplysninger vedrørende prækvalifikationen og for
offentliggørelse af samtlige spørgsmål og svar på ordregivers
hjemmeside
Frist for anmodning om prækvalifikation kl. 14:00.
Meddelelse til ansøgerne om prækvalifikationens udfald. De
udvalgte ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Den angivne
tidsramme er vejledende
Aarhus Universitet
AU Økonomi og Bygninger, Indkøb
Trøjborgvej 82-84
8000 Aarhus C
Sags-nr. 173598
13