1. No category

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Kontrollutvalget i Sola kommune
Møteinnkalling
Møtested:
Dato:
Tidspunkt:
Møtenr:
Ormen Lange
15.02.2017
Kl. 17.00
1-2017
Til behandling:
Sak nr
1/17
2/17
3/17
4/17
5/17
6/17
7/17
Sakstittel
Godkjenning av protokoll fra møtet 30.11.2016
Orientering fra Kommunalsjef Levekår
Bestilling forvaltningsrevisjon: Samhandlingsreformen
Bestilling forvaltningsrevisjon: Vedlikehold kommunale bygg
Kontrollutvalgets årsmelding 2016
Regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.12.2016 (årsregnskap)
Statusoversikt februar 2017
Referatsaker/meldinger
Periode:
Nr.
1/17
2/17
3/17
4/17
5/17
Arkivsak
16/00258-25
16/00259-7
16/00261-10
16/00262-1
17/00018-1
30.11.2016 - 15.02.2017
Referatsakstittel
Melding om politisk vedtak - Plan for forvaltningsrevisjon 2017 - 2020
Melding om politisk vedtak - Plan for selskapskontroll 2017 - 2020 - Sola kommune
Vedtatt budsjett Kontroll og tilsyn for 2017 - Sola kontrollutvalg
Melding om politisk vedtak - Handlings- og økonomiplan2017-2020 og Årsbudsjett 2017
Tilsynsrapport Sola kommune - Ressurssenteret
Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 33 65 90 evt.414 46 180 eller på e-post
til postmottak.rks@sandnes.kommune.no.
Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi
melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles.
Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/
møtende varmedlemmer.
Sola, 08.02.2017
Jess Milter
Leder av kontrollutvalget
Per Kåre Vatland
Sekretariatet
Medlemsoversikt
1
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
1/17 Godkjenning av protokoll fra møtet 30.11.2016
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
16/00252-15
033
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
15.02.2017
Saknr
1/17
Protokollen fra møtet 30. november 2016 legges fram for kontrollutvalget til formell
godkjenning
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget Sola godkjenner protokollen fra møtet 30.november 2016.
SANDNES, 03.02.2017
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Vedlegg:
Protokoll Sola kontrollutvalg 30-11-2016
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
Saksliste
2
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
2/17 Orientering fra Kommunalsjef Levekår
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
16/00254-12
030
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
15.02.2017
Saknr
2/17
Bakgrunn
Kontrollutvalget vedtok i møtet 13.06.2016 å invitere kommunale leder til kontrollutvalget for
å orientere om deres virksomhet. Til dette møte kommer kommunalsjef levekår Wendy Karin
Finnerud.
Saksutredning
Kommunalsjef levekår har fått følgende invitasjon:
Her er noen stikkord på hva kontrollutvalget ønsker å høre nærmer om:
 Generelt om kommunalavdelingen og tjenestetilbudet
o Hvordan er avdelingen organisert
o Hvilke tjenester er lagt til avdelingen
 Om ansatte og rekruttering
o Antall ansatte og hvordan disse er fordelt på de ulike tjenestetilbudene
o Rekruttering av nye medarbeider og eventuelle utfordringer knyttet til dette
 Avdelingen sin økonomi
o Budsjett og regnskap
 Tanker om framtiden
o Tjeneste tilbudet i dag og framover
o Hvilke utfordringer sen en for seg framover
Kontrollutvalget har satt av en tidsramme på 30-45 minutter til orienteringen, inklusiv tid til
eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Sola tar gjennomgangen fra kommunalsjef levekår til
orientering.
SANDNES, 07.02.2017
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
3
Saksliste
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
3/17 Bestilling forvaltningsrevisjon:
Samhandlingsreformen
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
17/00015-3
217
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
15.02.2017
Saknr
3/17
Bakgrunn
Kontrollutvalget valgte ut prosjektet Samhandlingsreformen som ett av to prosjekter de
ønsket å gjennomføre i 2017. Siden plan for forvaltningsrevisjon ikke var vedtatt på dette
tidspunktet, valgte kontrollutvalget å utsette den endelige bestillingen til første møte i 2017.
Rogaland Revisjon har levert forslag til prosjektmandat, som ligger ved saken. Dette mandatet
danner grunnlaget for bestillingen.
Saksutredning
I prosjektmandatet innleder revisor med å beskrive endringene som samhandlingsreformen
brakte med seg og de erfaringen tidligere revisjoner på området har vist.
Ut fra dette er det foreslått følgende formål med revisjonen: «Formålet med dette prosjektet er
å vurdere kommunikasjon og samhandling ved overføring av utskrivningsklare pasienter til
kommunen.»
Ut fra dette formålet foreslår revisor følgende problemstillinger:
 Hvordan har utviklingen i antall pasienter som er meldt utskrivningsklare vært etter
innføringen av samhandlingsreformen?
 Hvordan skjer pasientforløpet etter utskrivning fra sykehuset - hvilket tilbud får
pasientene i kommunen?
 Hvordan fungerer den interne samhandlingen i kommunen?
 Hvordan fungerer samhandlingen med fastlegene?
 Hvordan fungerer samhandlingen med sykehuset?
 Hvor mange reinnleggelser er det og i hvilken grad kan reinnleggelsene forhindres?
 I hvilken grad benyttes kommunens Øyeblikkelig hjelp-plasser?
 I hvilken grad har kommunen god nok kompetanse til å ta imot pasientene fra sykehuset?
Revisor foreslår en ramme for prosjektet på ca. 200 timer.
I bestillingsprosessen må kontrollutvalget vurdere om formål, problemstillinger og øvrig
beskrivelse av prosjektet dekker det som kontrollutvalget ønsker å oppnå med denne
forvaltningsrevisjonen. Dersom kontrollutvalget ser andre problemstillinger som burde vært
med, er det viktig å få disse med i dette møtet. Det er bestillingens om kontrollutvalget vedtar
nå som er styrende for den rapporten utvalget til slutt mottar.
4
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Sola bestiller prosjektet «Samhandlingsreformen» i tråd
med forslag til prosjektmandat og med de endringer/presiseringer som
kom fram i møtet.
SANDNES, 07.02.2017
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Vedlegg:
RR Sola – Samhandlingsreformen - Mandat
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
Saksliste
5
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
4/17 Bestilling forvaltningsrevisjon: Vedlikehold
kommunale bygg
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
17/00016-3
217
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
15.02.2017
Saknr
4/17
Bakgrunn
Kontrollutvalget valgte ut prosjektet «Vedlikehold kommunale bygg» som ett av to prosjekter
de ønsket å gjennomføre i 2017. Men siden plan for forvaltningsrevisjon ikke var vedtatt på
dette tidspunktet, valgte kontrollutvalget å utsette den endelige bestillingen til første møte i
2017.
Rogaland Revisjon har levert forslag til prosjektmandat, som ligger ved saken. Dette mandatet
danner grunnlaget for bestillingen.
Saksutredning
Innledningsvis i prosjektmandatet viser revisor til utvikling i vedlikeholdskostnader i forhold
til normtall for verdibevarende vedlikehold. HØP 2017–2020 viser at eiendomsmassen fra
2014 til 2015 økte med 3 prosent, mens utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold ble
redusert med 2 prosent. Kommunen holder på med å implementere et vedlikeholdssystem
(IK-bygg) som vil gi mulighet til ta ut vedlikeholdsplaner. Det ble gjennomført
forvaltningsrevisjon på dette området i 2009.
Ut fra dette er det foreslått følgende formål med revisjonen: «Prosjektet skal vurdere hvordan
kommunen arbeider for å forvalte, drive og vedlikeholde sin realkapital (bygg), og angi konsekvenser for kommuneøkonomien og brukerne av utsatt vedlikehold. »
Ut fra dette formålet foreslår revisor følgende problemstillinger:
 Hvordan har utviklingen i vedlikeholdsomfanget vært, og hvor stort er det eventuelle
etterslepet?
 Hvilke systemer og rutiner har kommunen for å kartlegge og dokumentere vedlikeholdsbehovet, og hvordan blir prioriteringer foretatt?
 Er budsjettet tilstrekkelig for å følge vedlikeholdsplanen?
 Hvordan arbeider kommunen for å forvalte sin realkapital på kort og lang sikt gjennom
forebyggende aktiviteter, ordinært og ekstraordinært vedlikehold, og rehabiliteringer?
Herunder:
o Hvordan organiseres arbeidet, og hvor store ressurser anvendes?
o Fungerer vaktmesterordningen i kommunen?
 Hvilke konsekvenser har utsatt vedlikehold for kommunens økonomi og for brukerne?
F.eks. mht. inneklima, energiforbruk, renhold og slitasje, midlertidige løsninger,
forringelsen av tjenesteyting/ produksjon mv.
o Hvordan blir vedlikehold inkludert i prosessen ved nybygg? Herunder:
o Ved valg av byggemateriale
 Beregnes fremtidig vedlikeholdsbehov?
 Kunnskap og informasjon om tekniske anlegg, herunder bruk av ny teknologi
6
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Hvis datamaterialet tilsier det, kan revisor foreta mindre justeringer av problemstillingene underveis.
Større endringer i problemstillingene må avklares med kontrollutvalget
Revisor foreslår en ramme for prosjektet på ca. 250 timer.
I bestillingsprosessen må kontrollutvalget vurdere om formål, problemstillinger og øvrig
beskrivelse av prosjektet dekker det som kontrollutvalget ønsker å oppnå med denne
forvaltningsrevisjonen. Dersom kontrollutvalget ser andre problemstillinger som burde vært
med, er det viktig å få disse med i dette møtet. Det er bestillingens om kontrollutvalget vedtar
nå som er styrende for den rapporten utvalget til slutt mottar.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Sola bestiller prosjektet «Vedlikehold kommunale bygg» i
tråd med forslag til prosjektmandat og med de endringer/presiseringer
som kom fram i møtet.
SANDNES, 07.02.2017
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Vedlegg:
RR Sola 2017 Vedlikehold kommunale bygg - Mandat
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
Saksliste
7
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
5/17 Kontrollutvalgets årsmelding 2016
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
16/00255-14
033
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
15.02.2017
Saknr
5/17
Bakgrunn
Kontrollutvalget skal rapporterer resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Gjennom årsplan
og årsmelding rapporterer kontrollutvalget samlet om alle aktiviteter som kontrollutvalget
planlegger og gjennomfører i løpet av året. Når det gjelder forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller rapporterer kontrollutvalget ved å sende rapporter og oppfølging av disse
fortløpende til kommunestyret.
Saksutredning
Årsmeldingen for 2016 oppsummerer arbeidet i året som gikk, og ser dette opp mot vedtatt
årsplan for 2016.
Den største oppgaven i 2016 var arbeidet med å utarbeide planene for forvaltningsrevisjon og
selskapskontroll. Begge planene er vedtatt av kommunestyret i møtet 15. september 2016.
Sett i forhold til årsplan for 2016 har kontrollutvalget i det alt vesentlige nådd målene sine
Vi viser ellers til vedlagt årsmelding for utfyllende oversikt over kontrollutvalgets arbeid i
2016. Eventuelle endringer som framkommer i møtet vil sekretariatet innarbeid i
årsmeldingen før denne oversendes til kommunestyret.
Sekretariatet vil oppdatere årsmeldingen med eventuelle endringer som kommer fram i møtet,
før den videresendes kommunestyret.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Sola godkjenner den framlagte årsmeldingen for 2016.
Årsmeldingen blir videresendt til kommunestyret i Sola til orientering.
SANDNES, 07.02.2017
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Vedlegg:
Årsmelding 2016 - Sola kontrollutvalg
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
8
Saksliste
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
6/17 Regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr
31.12.2016 (årsregnskap)
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
16/00263-16
212
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
15.02.2017
Saknr
6/17
Bakgrunn
Kontrollutvalget skal - i tråd med Forskrift om kontrollutvalg § 18 - fremme forslag til budsjett
for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette medfører at kontrollutvalget også har
ansvar for å følge opp regnskapet i løpet av året.
Saksutredning
Sekretariatet har utarbeidet en regnskapsrapport pr 31.12.2016, som bygger på opplysninger
fra kommunes regnskap og tertialrapport fra revisor.
Regnskapsrapporten viser et samlet forbruk pr 31.12.2016 på kr. 1.255.019,- som utgjør 94,2
% av budsjettrammen.
Kontrollutvalgets forbruk er på 48,3 % på eget område. En viktig årsak til dette er at kontrollutvalget har brukt mindre midler til kurs enn budsjettert. Sekretariatet sine utgifter er i tråd
med budsjettet. Revisjonen har et overforbruk på 5,6 % Hovedtyngden av dette er knyttet til
forvaltningsrevisjon.
De vises til vedlagte oversikt.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Sola tar regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr. 31.12.2016
til orientering.
SANDNES, 07.02.2017
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Vedlegg:
Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr 31.12.2016 (årsregnskap)
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
9
Saksliste
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
7/17 Statusoversikt februar 2017
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
16/00295-23
217
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
15.02.2017
Saknr
7/17
Bakgrunn:
Sekretariatet legger til hvert møte i kontrollutvalget fram en oppdatert oversikt over status på
saker kontrollutvalget har bestilt. Oversikten utarbeides i samarbeid med revisor. Den viser
status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, undersøkelser m.m., se
vedlegget.
Saksutredning:
Under denne saken kan kontrollutvalget ta opp spørsmål i tilknytning til sakene. Det blir også
lagt opp til at revisor kan gi utvalget orientering om status knyttet til pågående prosjekter og
avklare endringer om det er nødvendig.
Oversikten over avsluttede saker viser hvilke saker som blir ferdig behandlet i inneværende
valgperiode.
Til dette møtet:




Kontrollutvalget har i dette møtet behandlet bestilling av forvaltningsrevisjonene
«Samhandlingsreformen» og «Vedlikehold kommunale bygg».
Undersøkelsen «Gjennomgang Ressurssenteret Grannes» er planlagt fulgt opp i møtet 3. mai.
Forvaltningsrevisjonen «Beredskap på virksomhetsnivå» skal etter planen behandles i
kommunestyret 09.02.2017.
Planen for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er behandlet i kommunestyret og er
derfor flyttet ned.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikten februar 2017 til orientering.
SANDNES, 07.02.2017
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Vedlegg:
Statusoversikt kontrollutvalgets saker februar 2017
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
10
Saksliste
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Referat/meldingssaker:
1/17 Melding om politisk vedtak - Plan for forvaltningsrevisjon
2017 - 2020
2/17 Melding om politisk vedtak - Plan for selskapskontroll
2017 - 2020 - Sola kommune
3/17 Vedtatt budsjett Kontroll og tilsyn for 2017 - Sola
kontrollutvalg
4/17 Melding om politisk vedtak - Handlings- og
økonomiplan2017-2020 og Årsbudsjett 2017
5/17 Tilsynsrapport Sola kommune - Ressurssenteret
Sakslista
11