‫ניהול משאבי אנוש‬ ‫סיפור לקוח‬ ‫מערכת גיוס עובדים ‪ Synerion Recruitment‬בויצו‪,‬‬ ‫לניהול תהליך גיוס יעיל ואיכותי‬ ‫אודות ויצו‬ ‫ויצו ( ‪ ,)Women's International Zionist Organization‬תנועת הנשים הגדולה‬ ‫בעולם‪ ,‬נוסדה בשנת ‪ 0291‬בבריטניה מתוך מטרה לספק את צורכיהן של נשים‬ ‫וילדים בארץ ישראל‪.‬‬ ‫כיום פועלת ויצו ל‪-‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫קידום מעמד האישה בישראל באמצעות חקיקה‬ ‫פיתוח מנהיגות ומודעות אישית וחברתית למען שוויון נשים בחברה‬ ‫הענקת שוויון הזדמנויות לפעוטות‪ ,‬ילדים‪ ,‬בני נוער וקשישים לצמצום פערים‬ ‫בחברה הישראלית‬ ‫התאמת הצרכים המשותפים בין נשים יהודיות בתפוצות ובין נשים בישראל‬ ‫למען המשכיות העם היהודי וקליטת עליה‪.‬‬ ‫בוויצו מועסקים למעלה מ‪ 0,111-‬עובדות ועובדים‪ ,‬במאות הפרויקטים והשירותים‬ ‫שמפעילה ויצו למען החברה והקהילה בישראל‪.‬‬ ‫מידע נוסף אודות ויצו באתר הארגון‬ ‫האתגרים‬ ‫"הצורך במערכת גיוס עובדים נבע משתי סיבות עיקריות" מסבירה סיון רוזנברג‪,‬‬ ‫מנהלת גיוס‪ ,‬הדרכה ופיתוח ארגוני בויצו‪" .‬הראשונה היא ייעול‪ .‬מכיוון שאני אחראית‬ ‫על מספר תחומים‪ ,‬הזמן שאני יכולה להקדיש לנושא גיוס עובדים הוא מוגבל‪ ,‬והייתי‬ ‫חייבת להיעזר במערכת טכנולוגית‪ .‬הסיבה השנייה היא הצורך לנהל את תהליך‬ ‫הגיוס‪ ,‬תוך תיעדוף ושמירת תיעוד"‪.‬‬ ‫"אני מטפלת בגיוס של מפקחות ומנהלות למעונות היום‪ ,‬מנהלי פרויקטים חברתיים‪,‬‬ ‫עובדים סוציאליים‪ ,‬מנהלים בדרג בינוני ובכיר ואנשי מטה כגון‪ :‬מזכירות‪ ,‬הנהלת‬ ‫חשבונות וכספים‪.‬‬ ‫לעיתים יש מצב שבו בנקודת זמן ספציפית אני מטפלת ב‪ 00-91 -‬משרות פתוחות‬ ‫שעבור חלקן מגיעים מאות קורות חיים ממגוון מקורות גיוס‪ :‬אתרי דרושים‪ ,‬מודעות‬ ‫בעיתונות‪ ,‬מכרזים פנימיים‪ ,‬חבר מביא חבר ועוד‪ .‬כולן התנקזו לכתובת מייל אחת‪.‬‬ ‫ללא מערכת‪ ,‬לא היתה לי אפשרות לנהל כל משרה בנפרד‪ ,‬לזהות כפילויות‪ ,‬לתעדף‬ ‫פניות ולתעד פעילות מול המשרה ומול המועמדים עצמם"‪.‬‬ ‫הפתרון ‪ -‬מערכת גיוס עובדים ‪Synerion Recruitment‬‬ ‫" בחנו מערכות גיוס עובדים של מספר ספקים ובחרנו בזו של סינריון משום שהיתה‬ ‫היחידה שנתנה מענה מקיף ובשל לצרכינו‪ ,‬עם ממשק משתמש נוח וידידותי"‪ ,‬אומרת‬ ‫סיון רוזנברג‪ " .‬זאת ועוד‪ ,‬כלקוחות ותיקים ומרוצים של מערכת הנוכחות של סינריון‪,‬‬ ‫אנו מכירים הן את האמינות הטכנולוגית והן את טיב השירות‪ ,‬ולכן העדפנו את‬ ‫הפתרון של סינריון גם בתחום גיוס העובדים‪".‬‬ ‫"הצוות של סינריון התאים את המערכת לצרכים הספציפיים שלנו‪ ,‬הדריך אותנו ע"מ‬ ‫שנוכל למצות את יכולותיה‪ ,‬תמך בנו בכל צורך שעלה וזאת באופן מקצועי‪ ,‬יעיל‬ ‫ומהיר‪ ",‬מסבירה סיון‪.‬‬ ‫"מערכת ‪ Synerion Recruitment‬מאפשרת לנו לקלוט קורות חיים למשרה באופן‬ ‫מסודר‪ ,‬ממגוון מקורות גיוס‪ ,‬לזהות כפילויות‪ ,‬לתעדף ולנהל אותן על פי סדר הגעה‪,‬‬ ‫ולנהל את תהליך הגיוס תוך תיעוד מלא של כל שלביו‪.‬‬ ‫מדדי ההתאמה של המערכת מסייעים לי ב זיהוי מהיר של המועמדים המתאימים‬ ‫יותר לכל משרה‪.‬‬ ‫הגדרנו פרמטרים להתאמה כגון‪ :‬ותק בעבודה‪ ,‬גיל (אנו משתדלים לעשות אפליה‬ ‫מתקנת בנושא)‪ ,‬מקום מגורים והשכלה רלוונטית (תוך דגש על לימודי חינוך במוסדות‬ ‫ספציפיים)‪ .‬בתפקידים מסוימים כגון תפקידי מטה‪ ,‬אנו בוחנים ניסיון תעסוקתי‬ ‫בעמותות‪ ,‬ע"מ ליצור התאמה לתרבות הארגונית שלנו‪.‬‬ ‫המערכת מבצעת התאמה בין דרישות המשרה לקורות החיים של מועמדים‬ ‫פוטנציאלים ומציגה לי בראש העמוד את המועמדים המתאימים ביותר‪.‬‬ ‫למרות שבדרך כלל אני עוברת על כל קורות החיים‪ ,‬שכן ישנם מועמדים שכותבים את‬ ‫קורות החיים בצורה שגוייה ולכן לא יגיעו לראש הרשימה‪ ,‬הרי שניתן להתחיל לקדם‬ ‫תהליך גיוס כבר עם אלה שזוהו כמתאימים ובכך לקצר את משך הזמן לאיוש משרה‪.‬‬ ‫כמי שעושה שימוש יומיומי במערכת‪ ,‬לוח הבקרה שלה הוא כלי מרכזי ומאוד ידידותי‬ ‫למשתמש‪ ,‬הממקד אותי בפניות שטרם טופלו‪ ,‬בהתאמות חדשות שזוהו למשרות‬ ‫פתוחות ובנושאים נוספים הדורשים התייחסות מהירה‪.‬‬ ‫הגדרנו תהליכי עבודה (‪ )workflows‬עבור סוגים שונים של משרות‪ :‬יש‬ ‫‪ workflow‬למכרז פנימי‪ ,‬לתהליך המיועד בעיקר למנהלים וכולל מבחנים והמלצות‪,‬‬ ‫ולתהליך הכולל ראיונות וחוות דעת של מנהלים מקצועיים‪.‬‬ ‫כך אנו מתעדים‪ ,‬מנהלים מעקב ומבקרים את תהליך הגיוס‪ ,‬תוך זיהוי חריגה מלוחות‬ ‫זמנים‪.‬‬ ‫עם המערכת הצלחנו לבנות מאגר מועמדים איכותי המהווה "קהילת מועמדים"‬ ‫רלוונטית‪ .‬הוא מאפשר לי לשלוף בקלות מועמדים שלמרות שלא גייסתי למשרה‬ ‫אחת‪ ,‬יכולים להתאים לאחרת‪ .‬הנגישות למאגר כזה מאפשרת לי לבצע פנייה יזומה‬ ‫למועמדים איכותיים ובכך להעלות את איכות הגיוס ואף לחסוך עלויות השמה‪.‬‬ ‫בזכות המערכת אני יכולה לזהות סיבות בגינן מועמדים הפסיקו תהליך ולבצע‬ ‫התאמות נדרשות על מנת שלא נפספס מועמדים איכותיים‪ ,‬שהרי המטרה בסופו של‬ ‫יום היא לגייס את הטובים והמתאימים ביותר"‪.‬‬ ‫התוצאה‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫קיצור משך הזמן הדרוש לאיוש משרה באמצעות ניהול תהליך מוסדר‬ ‫ומתועדף‬ ‫‪‬‬ ‫העלאת איכות הגיוס ע"י זיהוי המועמדים המתאימים ביותר לתפקיד‬ ‫‪‬‬ ‫חסכון בעלויות כגון עמלת השמה‪ ,‬בזכות מאגר מועמדים איכותי שנבנה‬ ‫‪‬‬ ‫יעילות משופרת באמצעות כלי ניהולי בשימוש יומיומי‬ ‫‪‬‬ ‫יכולת למדוד את אפקטיביות מקורות הגיוס‬ ‫‪‬‬ ‫צמצום עבודה אדמיניסטרטיבית והניירת בזכות תיעוד של כל שלב בתהליך‪.‬‬ ‫"‬ ‫מערכת גיוס העובדים‬ ‫‪Synerion Recruitment‬‬ ‫נותנת מענה מלא לצרכי‬ ‫ניהול תהליך גיוס העובדים‬ ‫בויצו‪.‬‬ ‫בזכות המערכת הצלחנו‬ ‫לקצר ולייעל את התהליך‬ ‫ובמקביל להעלות את איכות‬ ‫הגיוס‪".‬‬ ‫סיון רוזנברג‪ ,‬מנהלת גיוס‪,‬‬ ‫הדרכה ופיתוח ארגוני בויצו‬