Sticos Magasinet - TIL WEB.pdf
Sticos Et fagblad for regnskap, lønn og personal GUNSTIGE FRYNSEGODER OPPFØLGING AV SYKMELDTE ∞ UTLEIE AV FAST EIENDOM ∞ LIKVIDITETSPROGNOSER Nr. 2-2014 Magasinet 2| LEDER Revolusjon i arbeidslivet? «The times they are a-changin» sang Bob Dylan på en plate som ble utgitt i 1964. Femti år senere kan vi vel slå fast at endringer har blitt det normale, men kanskje i et større tempo enn noensinne. Akkurat nå er det mye fokus på endringer som kan påvirke norsk arbeidsliv i tiden fremover. MAGNE OLUFSEN Leder Sticos Fagavdeling Arbeidsminister Robert Eriksson sendte i juni ut på høring forslag om omfattende endringer i arbeidsmiljøloven. Forslagene innebærer: • økt adgang til midlertidige ansettelser • utvidelse av grensene for overtidsarbeid • økt adgang til søndagsarbeid • heving av aldersgrensen i arbeidsmiljøloven fra 70 år til 72 eller 75 år • økt grense for gjennomsnittsberegning av arbeidstid • fjerning av bestemmelsen om fagforeningers søksmålsrett i spørsmål om ulovlig innleie • utvidet myndighet til Arbeidstilsynet til å godkjenne alternative arbeidstidsordninger Høringsfristen utløp 25. september, og ikke uventet har flere av forslagene møtt sterk motstand fra blant annet LO. Regjeringen har parallelt med forslagene til endringer i arbeidsmiljøloven nedsatt et ekspertutvalg som skal vurdere fremtidens arbeidsliv, med fokus på organisering av arbeidstid og hvordan arbeidskraften best mulig kan utnyttes de kommende tiårene. Av utvalgets mandat fremgår det at de skal utrede mulighetene for å mobilisere mer arbeidskraft og øke fleksibiliteten for ansatte og arbeidsgivere. Arbeidstidsreguleringene fremstår dermed som det mest sentrale i mandatet. Utvalgets utredning skal legges frem innen utgangen av 2015. Det kan være grunn til å forberede seg på mange diskusjoner om utviklingen i norsk arbeidsliv i tiden fremover. Om det blir gjennomført endringer, hvilke endringer som kommer og eventuelt når de trer i kraft, er det for tidlig å si noe sikkert om. At temaet engasjerer mange og at endringene som antydes vil påvirke både ansatte og arbeidsgivere i fremtiden er uansett klart. De første signalene om den kortsiktige utviklingen kan vi få allerede onsdag 8. oktober, når Solberg-regjeringen legger frem sitt forslag til statsbudsjett for 2015. Vi i Sticos står klare til å analysere forslagene og informere våre kunder om innholdet i budsjettet og de praktiske konsekvensene av regelendringer som foreslås, både når det gjelder reguleringer i arbeidslivet, trygdebestemmelser og regelverket innenfor skatter og avgifter. Uansett hva fremtidig regelverk måtte bli på de ulike områdene, har vi i Sticos som mål at du som kunde alltid skal være oppdatert! UTGITT AV: Sticos AS ∞ Postboks 2934 Sluppen, 7438 TRONDHEIM ∞ Telefon: 07356 ∞ www.sticos.no Copyright Sticos AS. Eventuell videreformidling og annen bruk må avtales med Sticos AS. INNHOLD |3 INNHOLD 4 Gunstige frynsegoder 8 Ny GRFS 10 Frivillig registrering ved utleie av fast eiendom 15 Endringer i arbeidsgiveravgiften 16 Unikt verktøy for likviditetsprognoser 19 Utbytteberegningen - endringer i aksjeloven 20 Sticos Oppslag - nå kun som web-versjon 22 Styrk din kompetanse - Sticos Kurs 24 Sticos E-kurs - nyttige kurs når det passer deg 25 Oppfølging av sykmeldte - forenkling av regelverket 29 Kontantprinsippet og konsekvensene ved innføring av a-ordningen 30 Dommer og høringer 36 Registrerings- og avgiftsplikt ved egenregi 40 Avvikling av aksjeselskap 43 Sticos Veiviser 44 Arbeidstaker kan sende utleggsbilag elektronisk 48 Sticos Produkter 50 Sticos svarer Idé og utforming: Sticos AS ∞ Opplag: 18 500 ∞ Redaksjon og design: Sticos AS Foto: Scanstockphoto, Scanpix, Ronny Danielsen, Ole Ekker, Rasmus Kongsøre, og Sticos AS 10 16 25 4| TEMA: FRYNSEGODER Gunstige frynsegoder Frynsegoder – eller naturalytelser – er et viktig virkemiddel som mange arbeidsgivere benytter for å tiltrekke seg den beste arbeidskraften. Mange av disse godene er skattepliktige på lik linje med vanlig lønn, men det finnes også goder som verdsettes etter gunstige skatteregler eller som er skattefrie i sin helhet. TERJE BROVOLD Rådgiver Sticos Fagavdeling Utdanning Utdanning i arbeidsforhold er et spennende og nyttig frynsegode for alle arbeidstakere. Ansatte som kommer inn under reglene for skattefri utdanning i arbeidsforhold, kan få inntil 20 måneders utdanning betalt av arbeidsgiver uten å betale skatt av fordelen. Skattefritaket omfatter arbeidsgivers dekning av kostnader til undervisning, skolebøker, eksamensavgift og annet materiell knyttet direkte til utdanningen. I tillegg kan også reisekostnader til undervisningsstedet og merkostnader til opphold utenfor hjemmet være omfattet av skattefritaket når skattyter på grunn av utdanningen må bo utenfor hjemmet. For at det skal innrømmes skattefritak, er det et vilkår at utdanningen har tilknytning til skattyters arbeid og gir kompetanse som kan benyttes i nåværende eller fremtidig arbeid hos nåværende arbeidsgiver. Alternativt kan utdanningen dekkes i forbindelse med opphør av arbeidsforhold og gir kompetanse som kan nyttiggjøres ved søking av nytt arbeid hos annen arbeidsgiver. I sistnevnte tilfelle er skattefritaket begrenset til 1,5 ganger folketrygdens grunnbeløp (G) (fra 1. mai 2014 utgjør 1,5 G kr 132 555). Intern utdanning Vilkårene ovenfor gjelder både for intern og ekstern utdanning. Utdanningen anses som intern når den arrangeres av arbeidsgiver og i det alt vesentligste bare tilbys til arbeidstakere hos denne arbeidsgiveren. Ekstern utdanning For at dekning av kostnadene til ekstern utdanning skal være skattefri, er det et tilleggsvilkår at: 1) Utdanningen må være beregnet til normalt å skulle gjennomføres på inntil fire semestre, maksimalt 20 måneder, ved fulltids studium. TEMA: FRYNSEGODER |5 Varer utdanningen lengre, er likevel dekning av kostnadene skattefri for de første fire semestre som dekkes, maksimalt 20 måneder. Tar arbeidstakeren flere kurs etter hverandre og som hver for seg ligger innenfor tidsgrensen på fire semestre/20 måneder, vil dekning være skattefri under forutsetning av at kursene ikke bygger på hverandre eller at de alene eller sammen med andre kurs kan lede til en grad. Den skattepliktige fordelen beregnes som en andel av bilens listepris som ny inkludert verdien av ekstrautstyr. går firmabilordningen uten særskilt beskatning under forutsetning av at merforbruket er vurdert nøkternt. Tommelfingerregelen er at dersom du kjører mye privat, så vil det lønne seg med firmabil i forhold til å eie bilen og bære kostnadene selv. Dersom bilen brukes mye i yrket og lite privat, bør det vurderes om det vil være lønnsomt med firmabil i forhold til bilgodtgjørelse. Barnehage Det er den normerte tiden som skal legges til grunn, f.eks. den normerte tiden Lånekassen legger til grunn. Det er uten betydning hvor lang tid utdanningen faktisk tar. Lånekassen legger normalt til grunn at et fulltidsstudium gir 60 studiepoeng per år eller 30 studiepoeng per semester. Et studium som er normert til 120 studiepoeng vil etter dette oppfylle kravet om inntil fire semestre eller maksimalt 20 måneders varighet. Dersom man har muligheten til å påvirke valget av firmabil, vil det være svært gunstig å velge el-bil som firmabil fordi den skattepliktige fordelen da beregnes ut fra 50 prosent av listeprisen som ny istedenfor normalt 100 prosent. Dette medfører at skattebelastningen blir omtrent halvparten av en bensin-/dieselbil i samme prisklasse. I tillegg oppnås andre fordeler som blant annet gratis parkering på kommunale parkeringsplasser, gratis bompasseringer og gratis transport av el-bilen på riksveiferger. 2) For kurs/utdanning som varer over to måneder, må den ansatte ha arbeidet i heltidsstilling i minst 1 år hos arbeidsgiveren ved oppstart av utdanningen (tilsvarende lenger ved deltidsstilling). Periode med sykmelding eller permisjon med lønn regnes med i forbindelse med kravet til 1 års arbeidsperiode, forutsatt at arbeidstakeren faktisk har arbeidet for den aktuelle arbeidsgiveren direkte forut for fraværet. Firmabil Firmabil er et fristende frynsegode for mange ansatte. Ansattes fordel ved privat bruk av arbeidsgivers bil skal skattlegges etter sjablonregler når den ansatte faktisk har brukt bilen til privatkjøring i løpet av året. Det spiller ingen rolle for fordelsbeskatningen hvor mye bilen faktisk benyttes privat. Det er imidlertid verdt å merke seg at dersom arbeidsgiver påkoster installasjon av hurtiglader i hjemmet til en arbeidstaker, vil dette normalt være en skattepliktig fordel. Arbeidsgivers dekning av andel av strømutgifter i hjemmet som skyldes uttak til firmabil inn- Bedriftsbarnehage Arbeidsgivers dekning av ansattes barnehageplasser er også et skattefritt frynsegode når arbeidsgiver gjennom eierandel eller innskudd disponerer plassene til bruk for sine ansattes barn. Det er ikke krav til egenbetaling fra foreldrene. Arbeidsgiver må ha vedtektsfestede rettigheter med hensyn til antall barnehageplasser og innflytelse på driften av barnehagen som samsvarer forholdsmessig med eierandelen/innskuddet. Tilskudd til barnehage Det er skattefritak for arbeidsgivers dekning av barnehageutgifter også for plasser som ikke oppfyller vilkårene for å være bedriftsbarnehage. Tilskudd til barnehage er skattefritt når tilskuddet maksimalt er 3 000 kroner i måneden, og den ansatte betaler en egenandel som tilsvarer makspris i henhold til bestemmelser om maksimalgrense, jf. barnehageloven § 15. En eventuell differanse mellom maksimalprisen og det den ansatte betaler, regnes som skattepliktig inntekt. forts. ››› 6| TEMA: FRYNSEGODER Aksjer og opsjoner Firmaturer Vederlagsfrie aksjer eller aksjer til underpris regnes som skattepliktig for den ansatte fullt ut, med mindre aksjetildelingen skjer etter en generell ordning i bedriften. Det foreligger skattefritak for 20 % av aksjenes salgsverdi, men maksimalt kr 1 500 pr. person pr. år når alle ansatte etter en generell ordning har fått tilbud om slikt aksjekjøp. Firmaturen vil være et skattefritt velferdstiltak når alle eller en betydelig gruppe ansatte har tilbud om å være med på turen. Selv om enkeltstående tilstelninger kombineres med kortere opphold på hotell mv., kan de anses som skattefrie velferdstiltak. Forutsetningen er at oppholdet på hotell mv. har en varighet som ikke overstiger to overnattinger. Det er uten betydning om oppholdet er knyttet til en helg. Kravet om at aksjeervervet må være etter en generell ordning innebærer at tilbudet om aksjeerverv må gjelde alle ansatte i vedkommende selskap og tilsvarende alle pensjonister dersom også de skal omfattes av tilbudet. Det kan likevel kreves en viss minste ansettelsestid i tillegg til at aksjene i rimelig utstrekning kan fordeles etter ansiennitet eventuelt etter lønnens størrelse. Eksempel AS A har som generell ordning at alle ansatte som har vært ansatt over 5 år kan kjøpe aksjer i selskapet til 50 % av salgsverdien. En ansatt kjøper den 15.04. i inntektsåret 50 aksjer for kr 100 pr. stk. Aksjenes salgsverdi var på samme tidspunkt kr 200 pr. aksje. Den ansattes skattepliktige fordel blir: Når firmaturen regnes som et skattefritt velferdstiltak, vil også eventuelle ektefelles/ledsagers andel av kostnadene være skattefri. Består en reise av to atskilte deler, et velferdstiltak og en tjenestereise (fagseminar e.l.), vurderes hver del av turen isolert. Dersom kravene til skattefritak for henholdsvis velferdstiltaket og tjenestereisen er oppfylt, er i utgangspunktet hele turen skattefri. Eksempel De ansatte i en mindre bedrift er på en tur til et høyfjellshotell fra torsdag morgen til søndag kveld. Arbeidsdagene torsdag og fredag består av et fagseminar. Fredag kveld, lørdag og søndag deltar de Aksjenes salgsverdi (kr 200 * 50 aksjer) 10 000 kroner - Skattefri del (20 % av kr 10 000, men begrenset til kr 1 500) 1 500 kroner - Den ansattes vederlag 5 000 kroner = Skattepliktig fordel 3 500 kroner ansatte på et sosialt arrangement. Dersom kravene til skattefritak for henholdsvis velferdstiltaket og fagseminaret er oppfylt, vil hele turen være skattefri. Vær oppmerksom på at dersom reisen medfører mer enn to overnattinger på hotell mv., vil ektefelles/ledsagers deltakelse uansett bli skattepliktig i sin helhet for den ansatte. Dette gjelder selv om den ansattes egen deltakelse er skattefri. Trening Dersom arbeidsgiver dekker utgifter til ansattes personlige medlemskap i helsestudio mv. vil dette i utgangspunktet regnes som skattepliktig inntekt for den ansatte. Dette gjelder selv om alle ansatte får tilbudet. Arbeidsgivers dekning av utgifter til helsestudio mv. kan imidlertid anses som et rimelig velferdstiltak når alle eller en betydelig gruppe ansatte har reell mulighet til å benytte seg av tiltaket og til å trene i fellesskap. Dette kan for eksempel være når bedriften: •kjøper et visst antall kort som benyttes av de ansatte, f. eks. ti kort for 50 ansatte. Et slikt tiltak kan anses som et velferdstiltak når bedriften/arbeidsgiver arrangerer felles opplegg for de ansatte (dersom antall medlemskort som bedriften kjøper er så lavt i forhold til antall ansatte at tiltaket mister karakter av fellesarrangement, blir det en skattepliktig fordel) •betaler en viss sum i året for at TEMA: FRYNSEGODER alle ansatte skal kunne benytte seg av helsestudioet. Et slikt tiltak kan anses som et velferdstiltak når bedriften/arbeidsgiver arrangerer felles opplegg for de ansatte •engasjerer en instruktør for å arrangere for eksempel aerobictrening eller en fysioterapeut som kan gi veiledning i bedriftens lokaler. Bedriftsidrettslag Arbeidsgivers dekning av kostnader for bedriftsidrettslaget (f.eks. fotball-/håndballag) regnes normalt som skattefritt velferdstiltak. Her inngår blant annet utgifter i tilknytning til trening og kamper, som leie av bane, hall-tid, kontingenter, baller og annet nødvendig utstyr. Dersom bedriftsidrettslaget dekker startkontingent eller andre utgifter i forbindelse med trening eller deltakelse i trimarrangementer, vil dette bare være skattefritt dersom det kan regnes som et velferdstiltak. Det innebærer blant annet at deltakelsen må inngå i et fellesarrangement for en betydelig gruppe ansatte. Pensjonsforsikring En god pensjonsordning er et viktig gode som gjør bedriften attraktiv. Obligatorisk tjenestepensjon, som trådte i kraft i 2006, er et viktig bidrag for en trygg pensjon for alle, og vil sikre alderspensjonsopptjening i tillegg til folketrygden for de fleste arbeidstakere. Fra 1. januar 2014 ble det åpnet for at bedrifter i privat sektor kunne velge enda et nytt skattefavorisert kollektivt alderspensjonsprodukt for sine ansatte. Produktet er ment å være et alternativ til dagens ytelses- og innskuddspensjonsordninger. Det nye produktet er hjemlet i ny tjenestepensjonslov, som trådde i kraft 1. januar 2014. Fra samme tidspunkt økte rammen vesentlig for innbetaling av innskudd til de ansattes pensjon etter innskuddspensjonsloven. Fradrag for kostnader vedrørende ordningen kan komme i tillegg til de fastsatte øvre innskuddsgrensene. Ved obligatorisk tjenestepensjon (OTP) er arbeidsgivers minsteinnskudd to prosent, men arbeidsgiver kan nå på visse vilkår betale inn sju prosent av medlemmets samlede lønn inntil 12 G, eller sju prosent av medlemmets samlede lønn mellom 1 G og 12 G (valgfritt for arbeidsgiver) Det kan gjøres tilleggsinnskudd for medlemmets lønn mellom 7,1 G og 12 G. Slikt tilleggsinnskudd kan i pensjonsplanen ikke settes høyere enn 18,1 prosent av slik lønn i det enkelte år. Det skal ikke betales innskudd for lønn over 12 G. Folketrygdens grunnbeløp (G) utgjør fra 1. mai 2014 kr 88 370. Bedriftshytte Fordel ved fri bedriftshytte/fritidsbolig anses som velferdstiltak, og er ikke skattepliktig for arbeidstaker hvis retten til bruk gjelder for alle eller en betydelig gruppe ansatte i bedriften. Denne regelen gjelder også bedriftshytter/fritidsboliger i utlandet. Det må sannsynliggjøres på en troverdig måte at hytta/fritidsboligen er tilgjengelig for alle eller majoriteten av de ansatte, for eksempel ved vedtekter eller hyttebok. Videre bør det være en oversikt over den faktiske bruken. Det kan som et utgangspunkt legges til grunn at fordelen vil være skattepliktig hvis det er mindre enn ti personer som har disposisjonsrett. Skattedirektoratet har |7 nå åpnet for at hytta likevel kan bli ansett som et rimelig velferdstiltak selv om det er færre enn ti ansatte. Dette forutsetter at bruken for den enkelte ellers fremstår som et rimelig velferdstiltak. Dersom flere bedrifter som hver har under ti ansatte eier en bedriftshytte/ fritidsbolig i fellesskap, blir bruken ikke skattepliktig dersom til sammen ti eller flere har rett til å disponere hytta. Hjemmekontor Godtgjørelse Hvis godtgjørelsen gjelder kontor som oppfyller vilkårene til hjemmekontor og ikke overstiger 1600 kroner pr. år, vil godtgjørelsen være trekk- og avgiftsfri. Med hjemmekontor menes eget/egne rom i hjemmet som utelukkende benyttes i eierens inntektserverv. Utleie til arbeidsgiver Ved reell utleie av en del av fritakslignet bolig til arbeidsgiver eller eget aksjeselskap, vil vanlig markedsleie være fradragsberettiget for selskapet uten at mottaker blir beskattet for beløpet. Skriftlig leieavtale bør foreligge. En forutsetning for å kunne hevde at det er et reelt utleieforhold er at lokalene faktisk brukes til arbeidsgiverens/ aksjeselskapets formål. Ligningsmyndighetene stiller strenge krav både ved vurderingen av om det foreligger reell utleie og til hva som kan regnes som markedsverdi. Andre frynsegoder Øvrige frynsegoder kan være for eksempel telefon, personalrabatter, subsidiert kantine, bedriftshelsetjeneste, arbeidstøy, avis og lån i arbeidsforhold. 8| TEMA: NY GRFS Ny GRFS Det er vedtatt en ny standard for God Regnskapsføringsskikk (GRFS). Den nye standarden trer i kraft for regnskapsoppdrag som utføres 1. januar 2015 eller senere, og erstatter samtidig GRFS 0, 1, 2 og 3. HANS OLAV SEKKESETER Rådgiver Sticos Fagavdeling Prosessen med den nye GRFS har vært lang og det har vært flere runder med innspill fra bransjen. Mange av endringene kan gjerne ses på som en ren skriveteknisk øvelse, med oppfrisking av språk og endring av oppbygningen. Andre endringer er av mer kvalitativ art, som også vil ha konsekvenser for hvordan regnskapsførers hverdag skal legges opp. Denne artikkelen er ment som en liten smakebit på hvilke endringer som er vedtatt. Struktur Den mest påfallende endringen er den nye strukturen. Hele GRFS er nå samlet i en standard. Konsekvensen av dette er at mange av gjentakelsene i GRFS 1, 2 og 3 er borte. En annen stor endring er at oppsummeringen av obligatoriske krav i slutten av hver GRFS er tatt bort. Noen vil kanskje oppleve dette som en forringelse av brukervennligheten av GRFS, men poenget er at de obligatoriske kravene må leses i sammenheng med veiledningen. Med en liste av obligatoriske krav var det også slik at «bør»-punktene havnet i skyggen, da de ikke var med i listen. Det er viktig at også disse blir tatt med når man skal vurdere virksomhetens etterlevelse av regelverket. Generelt om ny GRFS Ekstern regnskapsfører er gjennom regnskapsførerloven § 2 pålagt å følge GRFS. Der den gamle GRFS først og fremst henvendte seg til regnskapsførerselskaper, og i liten grad var tilpasset regnskapsavdelinger og interne regnskapsfunksjoner i næringslivet, har vi i den nye GRFS’en fått en standard som også kan brukes som en kvalitetsnorm for andre enn regnskapsførerselskaper. Den vedtatte GRFS’en inneholder flere punkter innenfor lønnsområdet som henviser til lønnskoder, lønns- og trekkoppgave og terminoppgave. Dette er begreper som fra 1.1.2015 blir utdatert ved at den nye A-meldingen trer i kraft. Det er ventet at GRFS vil bli endret som følge av dette. I stedet for egne GRFS’er, har nå de ulike virksomhetsområdene fått egne kapitler. I tillegg til bokføring, fakturering, lønn og årsoppgjør har vi fått et nytt område som heter «rene rapporteringsoppdrag». Dette er oppdrag hvor man ikke ivaretar den løpende bokføringen, men bistår med pliktig regnskapsrapportering, som terminoppgaver for mva, A-meldingen og lignende. Beredskapsplan Et annet nytt punkt i GRFS er at virksomheten skal ha en katastrofeplan knyttet til IT-sikkerhet. Denne katastrofeplanen skal beskrive hvordan driftsproblemer knyttet til programvare og maskiner skal håndteres. Dette er et selvstendig dokument som ikke nødvendigvis er tilstrekkelig oppfylt ved en beskrivelse av interne IT-sikkerhetsrutiner. IT-sikkerhetsrutinene beskriver hvilke forebyggende tiltak man har for å redusere risikoen for uønskede hendelser. Katastrofeplanen er beskrivelse av hvilke rutiner man skal følge hvis TEMA: NY GRFS en uønsket hendelse inntreffer. Den skal beskrive varslingsrutiner, ansvar for gjennomføring og hvilke oppgaver som skal utføres. Datatilsynet har laget en generell mal for beredskapsplan for ITkritiske virksomheter. Ved utarbeidelse av beredskapsplan for et regnskapsbyrå er det mulig å ta utgangspunkt i denne malen, men vær oppmerksom på at den krever stor grad av tilpasning for å være relevant. Risikobasert kundekontroll Hva innebærer risikobasert kundekontroll? Vi opplever fortsatt at bransjen er usikker på hva som ligger i dette. Hva skal registreres, og hvem skal man ta ID-kontroll av? I Ny GRFS vises det nå til kravene i hvitvaskingsloven, uten å gå nærmere inn på hvilke krav som gjelder. Følgende er en klargjøring av hvilke krav som stilles til kundekontrollen i henhold til hvitvaskingsloven: For regnskapsfører skal en kundekontroll omfatte: 1. Registrering av følgende opplysninger om kunden a)fullt navn eller foretaksnavn, b)fødselsnummer, organi sasjonsnummer, D-nummer eller, dersom kunden ikke har slikt nummer, annen entydig identitetskode, c)fast adresse, og d)referanse til legitimasjon som er brukt for å bekrefte kundens identitet. 2. Bekreftelse av kundens identitet på grunnlag av gyldig legitimasjon 3. Bekreftelse av identiteten til reel- le rettighetshavere på grunnlag av egnede tiltak Dersom kunden er en juridisk person, skal identiteten til den som handler på vegne av kunden bekreftes på grunnlag av gyldig legitimasjon. Videre skal det dokumenteres, ved firmaattest, stiftelsesdokument, skriftlig fullmakt eller lignende, at vedkommende er berettiget til å representere kunden utad. Når det gjelder punkt 3. om reelle rettighetshavere, så er dette hvilke personer som har en bestemmende innflytelse i selskapet. I hvitvaskingsloven er dette definert til de som har 25 % eller mer direkte eller indirekte eierposisjon i selskapet. Man skal altså ha en egen oversikt over hvilke fysiske personer som står bak selskapet, og dette skal kartlegges i alle ledd helt opp til hvem som har en slik eierposisjon. Ekstern drift av virksomhetskritisk IKT Det er stadig mer vanlig å arbeide opp mot en nettsky, hvor man har ulike leverandører å forholde seg til. I avtalene man inngår med slike leverandører skal det i henhold til ny GRFS nå sikres at regnskapsfører gis rett til å kontrollere leverandørens behandling av taushetsbelagt informasjon, samt andre aktiviteter som er knyttet til avtalen. Også de som har tilsyn med regnskapsførervirksomheten skal gis slik tilgang. I tillegg skal det i avtalen framgå hvor fysiske oppbevaringsmedier befinner seg. Fullmakter Her er det i ny GRFS gjort tre forenklinger som letter arbeidet med etablering og vedlikehold av fullmakter. 1. Fullmakt kan lyde på person eller en funksjon, forutsatt at |9 funksjonen kan knyttes til en spesifikk person, slik som daglig leder. 2. Fullmakten kan inneholde bestemmelser om delegering av fullmakten, slik at den personen/funksjonen fullmakten lyder på kan delegere denne videre uten at man tar disse inn i fullmakten. 3.Hvis det står i fullmakten at den gjelder så lenge personen er ansatt i virksomheten, trenger man ikke å kalle tilbake fullmakten når denne personen avslutter arbeidsforholdet. Dette gjelder for fullmakter som er knyttet til en person. Kvalitetskontroll Som før er det ulike nivåer av kvalitetskontroll. Kunderelatert kvalitetssikring kan deles opp i to nivåer: 1. Overordnet kvalitetskontroll på oppdragsnivå 2. Kvalitetssikring av medarbeiders oppdragsutførelse Der man tidligere skulle kvalitetssikre medarbeider minst to ganger i året, er det nå åpnet for kun årlig kvalitetssikring. Merk at oppdragsdokumentasjonen også skal inneholde en dokumentasjon av vurderingen som er gjort i forhold til omfang og frekvens av kvalitetssikringen. Om man skal utføre en årlig kvalitetssikring må man altså dokumentere hvorfor dette ikke gjøres oftere. I tillegg er det et «bør»-punkt som går på kvalitetskontroll rettet mot arbeid utført av oppdragsansvarlig. Dette er særlig aktuelt på oppdrag uten revisor. Hvis det ikke er andre autoriserte regnskapsførere som kan utføre slik kvalitetskontroll, kan sjekklister benyttes. 10 | TEMA: FRIVILLIG REGISTRERING Frivillig registrering ved utleie av fast eiendom 1. juli 2014 ble det innført nye regler for søknad om frivillig registrering for utleie av bygg og anlegg. Det er åpnet for at slik registrering kan få tilbakevirkende kraft. BERNT OLLESTAD Rådgiver Sticos Fagavdeling Innledning og avgrensning av tema Utleie av fast eiendom er som hovedregel unntatt fra merverdiavgift. Slik virksomhet skal ikke registreres i Merverdiavgiftsregisteret.1 Det skal ikke beregnes merverdiavgift på leievederlaget og eventuelle felleskostnader som blir fakturert leietaker. Utleier har ikke fradragsrett for inngående avgift. Fra denne regelen er det gjort et viktig unntak for næringsdrivende som leier ut næringsareal til bruk i virksomhet som omfattes av mer2 verdiavgiftsloven eller kompensa3 sjonsloven . Gjennom en ordning med frivillig registrering kan utleier bli avgiftspliktig for sin utleievirksomhet, og ha de samme rettigheter og plikter som ordinære avgiftspliktige virksomheter. Inntil 1. juli 2014 var det kun gjennom skriftlig søknad en næringsdrivende kunne oppnå slik registrering. Denne fremgangsmåten gjaldt uavhengig av om den næringsdrivende fra før var ordinært registrert for annen avgiftspliktig virksomhet. Nå er dette endret gjennom nye bestemmelser som har åpnet for frivillig registrering uten skriftlig søknad. Artikkelen vil omtale hvilke alternativer som kan benyttes etter 1. juli 2014 for å oppnå frivillig registrering. Først gir vi en kort oversikt over de materielle vilkårene ved utleie av bygg og anlegg, da dette har betydning for de nye reglene om virkningstidspunktet. Andre forhold knyttet til ordningen med frivillig registrering behandles ikke. Heller ikke reglene rundt utleie av landbrukseiendom4, skogsveiforeninger5, private utbyggere av vann- og avløp6 og utleie av baneanlegg7 vil bli omtalt. 1. Mval. § 3-11 (1) 2. Lov av 19. juni 2009 nr. 58 (merverdiavgiftsloven) 3. Lov av 12. desember 2003 nr. 108 (kompensasjonsloven) 4. Mval. § 2-3 (2) 5. Mval. § 2-3 (4) 6. Mval. § 2-3 (5) 7. Mval. § 2-3 (6) TEMA: FRIVILLIG REGISTRERING | 11 Generelt om de materielle vilkårene for frivillig registrering Adgangen til frivillig registrering er begrenset til utleie av bygg eller anlegg til bestemt bruk. Vilkårene8 er de samme uavhengig på hvilken måte man velger å gjennomføre registreringen på. For det første må utleien gjelde et bygg eller anlegg. Utleie av tomt/ grunn kan ikke frivillig registreres. Det skal ikke mye til før det foreligger et bygg eller anlegg. Det vil være nok at et område asfalteres og leies ut. Det er ikke noe krav om at det oppføres en bygning eller andre faste innretninger på tomten. Videre må leietaker være en næringsdrivende som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, eller en offentlig virksomhet som er omfattet av kompensasjonsreglene.9 En privat virksomhet som er omfattet av de samme kompensasjonsreglene oppfyller ikke vilkåret og vil derfor ikke gi grunnlag for frivillig registrering av utleier. En slik leietaker kan være en privat barnehage eller en privat grunnskole. Selv om leietaker er registrert eller en kompensasjonsberettiget offentlig virksomhet, er det i tillegg et vilkår at arealet er til slik bruk at det ville gitt leietaker fradragsrett/ rett til kompensasjon om han selv hadde stått for anskaffelsen eller oppføringen. Det er kun leieforhold som omfatter ovennevnte vilkår som kan gi grunnlag for frivillig registrering. Areal som leies ut til eksklusiv bruk som verken gir rett til fradrag eller kompensasjon kan ikke gi grunnlag for frivillig registrering. Fremgangsmåte ved registrering Næringsdrivende som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret kan fra 1. juli 2014 velge skriftlig søknad eller tilkjennegivelse for å oppnå frivillig registrering. Frivillig registrering ved tilkjennegivelse gjelder kun for det enkelte leieforhold, og må gjentas ved nye leieforhold som oppfyller de materielle vilkårene. Frivillig registrering ved skriftlig søknad vil gjelde generelt og vil automatisk innlemme nye leieforhold som oppfyller de materielle vilkårene. Uregistrerte næringsdrivende kan ikke velge, han må bruke skriftlig søknad. Dersom en næringsdrivende leier ut bygg eller anlegg til en leietaker som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, og leietaker skal bruke arealet til formål som gir rett til fradrag, kan han la seg registrere. Etter 1. juli 2014 er det to fremgangsmåter som kan benyttes. Den ene er gjennom en formell søknad, som før. Den andre er gjennom tilkjennegivelse, som er nytt fra nevnt tidspunkt. Videre inneholder de nye reglene en oppmykning av virkningstidspunktet uavhengig av hvilket alternativ man bruker for å oppnå registrering. Utleier er ordinært registrert i Merverdiavgiftsregisteret Dersom en næringsdrivende er registrert for annen virksomhet, kan den næringsdrivende velge mellom søknad eller tilkjennegivelse. Det typiske eksemplet er fremleietilfellene; A AS leier lokaler av B AS. A AS bruker arealene i egen avgiftspliktig virksomhet. B AS er frivillig registrert og fakturerer A AS med utgående avgift på hele leieveder- laget. A AS velger etter en tid å fremleie deler av arealet til C AS som også skal bruke arealet i avgiftspliktig virksomhet. Dersom A AS skal fakturere C AS med utgående avgift, må han være frivillig registrert. Før 1. juli 2014 måtte A AS ha sendt en skriftlig søknad for å oppnå slik registrering. Regelendringen går på at det ikke lenger er nødvendig å sende skriftlig søknad. A AS kan gjennom en tilkjennegivelse oppnå frivillig registrering. Tilkjennegivelse innebærer at leieforholdet «behandles som merverdiavgiftspliktig».10 Et sentralt moment vil her være at det er inngått leieavtale med C AS, og C AS skal bruke lokalene i avgiftspliktig virksomhet. Videre er det viktig at A AS opptrer i samsvar med de sentrale plikter en registrering innbærer slik som å fakturere C AS med utgående avgift, at omsetningen bokføres som avgiftspliktig og innberettes på omsetningsoppgaven som avgiftspliktig omsetning. Frivillig registrering gjennom tilkjennegivelse, som ved bruk av søknad, kan tidligst skje når de materielle vilkår for frivillig registrering er til stede. Dersom vi tar utgangspunkt i fremleieeksempelet, og C AS som fremleietaker ikke skal bruke arealet i virksomhet som gir rett til fradrag, så vil frivillig registrering gjennom tilkjennegivelse også være avskåret. Om man skal bruke alternativet med søknad eller tilkjennegivelse, er i prinsippet uten betydning for det konkrete leieforholdet. Det er imidlertid en viktig forskjell man bør være oppmerksom på. Velger man skriftlig søknad, betyr dette 8. Mval. § 2-3, jf. fmval § 2-3-1 9. Kompensasjonsloven § 2 10. Mval. § 2-3 (3)9. Kompensasjonsloven § 2 12 | TEMA: FRIVILLIG REGISTRERING registreringen automatisk få virkning for alle fremtidige utleieforhold hvor de materielle vilkår er oppfylt. Det er kun dersom man ønsker å holde det konkrete leieforholdet utenfor at man må varsle skattekontoret. Vi nevner for ordens skyld at dette med varsling ikke er en problemstilling for leieforhold hvor leietaker ikke driver virksomhet faller inn under merverdiavgiftsloven. Slike leieforhold vil uansett ikke kunne omfattes av en frivillig registrering. at alle fremtidige utleieforhold som oppfyller de materielle vilkår for frivillig registrering, automatisk blir innlemmet i den frivillig registreringen. Dette med mindre man gir skattekontoret konkret beskjed om at leieforholdet skal holdes utenfor. Særlig om utleiebygg under oppføring Ved oppføring av næringsbygg for utleie vil det ofte gå noe tid fra man starter oppføringen til bygget er fullført og genererer leieinntekter. For mange utbyggere vil det være av interesse å kunne fradragsføre inngående avgift fortløpende i byggeperioden. Bruk av alternativet med tilkjennegivelse har ingen virkning utover det konkrete leieforholdet. Prosessen må gjentas for hvert nytt leieforhold som oppfyller de materielle vilkår. Så for utleiere som er ordinært registrert og vet de vil få flere leieforhold og ofte utskiftinger, så vil etter vår oppfatning være mest praktisk å bruke alternativet med skriftlig søknad. Enten utleier allerede er ordinært registrert eller frivillig registrert, vil mulighetene til å oppnå fradragsrett tidligst kunne skje fra tidspunktet det foreligger leieavtale for hele eller deler av bygget. Tilsvarende gjelder også for en ikke-registrert næringsdrivende som har bygg under oppføring. Utleiere som ikke er ordinært registrert For utleiere som ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, er situasjonen uforandret. Slike utleiere kan kun bli frivillig registrert gjennom søknad. Søknad kan som hovedregel tidligst fremsettes når det foreligger en leieavtale og omsetningsgrensen på NOK 50 000 er oppnådd.11 A AS er en ordinært registrert entreprenørvirksomhet. A AS beslutter å føre opp en bygg som skal leies ut. Bygget skal inneholde to leieforhold når det står ferdig. Ved oppstart av byggeprosjektet har A AS inngått leieavtale med B AS. B AS skal leie 50 % av arealet og skal bruke arealet i avgiftspliktig virksomhet. Midt i byggeperioden inngås leieavtale med C AS for det resterende arealet. Også C skal bruke sitt areal i avgiftspliktig virksomhet. Er utleier først frivillig registrert gjennom skriftlig søknad, så vil Vi kan belyse dette med følgende eksempler: I dette eksemplet vil A AS ved byggestart oppfylle de materielle vilkår for frivillig registrering for 50 % av arealet. A AS kan velge formell søknad eller tilkjennegivelse siden han allerede er ordinært registrert. Ved bruk av tilkjennegivelse vil det neppe være nok at A AS starter fradragsføring av 50 % av inngående avgift som påløper. Det må i tillegg tilkjennegis at leieforholdet skal behandles som avgiftspliktig og at det vil bli beregnet utgående avgift når bygget står ferdig om leie vil bli fakturert. Det naturlige vil da være at dette blir innarbeidet i leieavtalen. Dersom A AS velger fremgangsmåten med tilkjennegivelse må prosedyren gjentas i forhold til avtalen med C AS. Først etter dette tidspunktet vil det fradragsretten utgjøre 100 %. Hadde A valgt skriftlig søknad, ville leieforholdet med B AS automatisk vært innlemmet fra dato for inngåelse av avtalen. A AS er allerede frivillig registrert gjennom en formell søknad. A AS skal føre opp et nytt bygg for utleie. Ved byggestart inngås leieavtale med B AS som skal leie hele bygget til bruk i egen avgiftspliktig virksomhet. TEMA: FRIVILLIG REGISTRERING | 13 I dette eksemplet trenger ikke A AS foreta seg noe spesielt. Han kan starte fradragsføringen fra tidspunktet for inngåelse avtalen. A AS er ikke registrert. A AS starter oppføring av et bygg for utleie. Det blir inngått leieavtale med B AS på tidspunktet for byggestart. B AS skal bruke hele bygget i egen avgiftspliktig virksomhet når det står ferdig. I dette tilfelle er eneste alternativet skriftlig søknad om registrering (forhåndsregistrering). Slik søknad kan tidligst innrømmes fra tidspunktet for inngåelse av leieavtalen, i dette tilfelle byggestart. Virkningstidspunktet for frivillig registrering Virkningstidspunktet for en frivillig registrering kan nå gis tilbakevirkende kraft til terminen som utløper senest 6 måneder før tidspunktet for tilkjennegivelse eller skriftlig søknad. Uavhengig av dette kan virkningstidspunktet ikke settes tidligere enn når de materielle vilkårene for frivillig registrering er oppfylt. En frivillig registrering har tradisjonelt ikke hatt tilbakevirkende kraft. Registrering har tidligst blitt gitt virkning fra starten på den terminen søknaden ble postlagt eller registrert loggført i mottaksregisteret. Ble en søknad postlagt 26. februar 2014, så kunne den tidligst virkning fra og med 1. januar 2014. Med virkning fra 1. juli 2014 er reglene om virkningstidspunktet endret. En søknad om frivillig registrering kan gis tilbakevirkende kraft med inntil 6 måneder. Dette gjelder uavhengig av om man velger skriftlig søknad eller tilkjennegivelse.12 Utgangspunktet for fristberegningen er: • Søknad på papir – når søknaden er postlagt • Elektronisk søknad – tidspunktet for loggføring i mottakssentralen • Tilkjennegivelse – dato for til kjennegivelse av utleieforholdet. Med utgangspunkt i ovennevnte frister kan en frivillig registrering få virkning for alle terminer som utløper senest 6 måneder før tidspunktene nevnt ovenfor. Uavhengig av dette kan virkningstidspunktet ikke settes tidligere enn til den terminen de materielle vilkårene for registrering er oppfylt. Endelig ligger det i en overgangsperiode en begrensning i at virkningstidspunktet ikke kan settes til før 1. juli 2014. A AS er ordinært registrert i Merverdiavgiftsregisteret. A AS har i tillegg et bygg som leies ut til en avgiftspliktig leietaker. Leieforholdet har eksistert siden 1. januar 2014. A AS sender skriftlig søknad om frivillig registrering. Denne er poststemplet 15. september 2014. I dette eksemplet skaper ikke de materielle vilkår noe problem (oppfylt 1. januar 2014).12 Men på grunn av reglene først trådte 11. Mval. § 14-1 12. Mval. § 14-1 (4) og (5) forts. ››› 14 | TEMA: FRIVILLIG REGISTRERING i kraft med virkning fra og med 1. juli 2014, kan virkningstidspunktet tidligst settes til 4 termin (juli-august.) Det er først ved utgangen av 2014 at man kan oppnå full effekt av 6 måneders fristen. A AS leier ut en større næringseiendom til B AS. B AS bruker bygget i avgiftspliktig virksomhet. Leieforholdet ble etablert 1. januar i år 1. 15. september i år 1 blir søknad om frivillig registrering post lagt. A AS kan sette virkningstidspunktet til 2. termin (mars-april) i år 1. Virkningstidspunktet kan ikke settes til 1. termin fordi denne terminen utløper (28. februar) mer enn 6 måneder regnet dato for postlagt søknad. Forholdet til reglene om tilbakegående avgiftsoppgjør Ved oppføring av bygg for utleie vil det i mange tilfeller bli aktuelt med tilbakegående avgiftsoppgjør. Dette kan være aktuelt både i oppføringsperioden og etter fullføring. I forhold til fullføring gjelder det en absolutt frist på 6 måneder regnet fra fullføring. Leieforhold inngått etter utløpet av denne fristen avskjærer muligheten for tilbakegående avgiftsoppgjør, og den næringsdrivende er henvist til å bruke justeringsreglene. Spørsmålet er om de nye reglene om virkningstidspunkt påvirker muligheten til tilbakegående avgiftsoppgjør.13 Skattedirektoratet har presisert at lovendringen ikke medfører noen endring reglene for tilbakegående avgiftsoppgjør. Men i praksis vil fristen i gitte situasjoner kunne bli utvidet med inntil 6 måneder som følge av de nye reglene om virkningstidspunktet. Det avgjørende vil være om de materielle vilkår for registrering foreligger før eller etter utløpet av 6 måneders fristen for tilbakegående avgiftsoppgjør. 13. Mval. § 8-6 (1) og Skattedirektoratets melding 5/14 av 4. juli 2014 punkt 5 A AS er ordinært registrert i Merverdiavgiftsregisteret for entreprenørvirksomhet. A AS har ført opp et nytt bygg. Bygget ble fullført 1. juli i år 1. Bygget blir først utleid pr. 1. september i år 1 gjennom en leieavtale med B AS. B AS bruker bygget i egen avgiftspliktig virksomhet. 1. februar i år 2 postlegges en skriftlig søknad om frivillig registrering. Samtidig med søknaden om frivillig registrering søker A AS om tilbakegående avgifts oppgjør. Figur 1. 1.7 år 1 1.7 år 1 1.9 år 1 1.9 år 1 Bygget er fullført Leieavtale inngås Bygget er fullført Leieavtale inngås (tidligste (tidligste virkningstidspunkt) virkningstidspunkt) 31.12 år 2 31.12 år 2 1.2 år 2 1.2 år 2 Frist for Frist for tilbakegående tilbakegående avgiftsoppgjør avgiftsoppgjør Søknad om Søknad om frivillig frivillig registrering registrering På grunn av at leieforholdet med den avgiftspliktig leietakeren er inngått før utløpet av fristen for tilbakegående avgiftsoppgjør (utløper 31. desember i år 1) og søknad om frivillig registrering er fremsatt under 6 måneder etter 31. desember i år 1, vil A AS ha krav på tilbakegående avgiftsoppgjør. Virkningstidspunktet av registreringen kan i dette tilfelle settes til et tidspunkt som ligger innenfor fristen for tilbakegående avgiftsoppgjør (fig. 1). Figur 2. 1.7 år 1 1.7 år 1 Bygget er fullført Bygget er fullført 31.12 år 2 31.12 år 2 Frist for tilbakegående Frist for tilbakegående avgiftsoppgjør avgiftsoppgjør 1.2 år 2 1.2 år 2 Søknad om frivillig Søknad om frivillig registrering og leieavtale registrering og leieavtale inngås (tidligste inngås (tidligste virkningstidspunkt) virkningstidspunkt) Dersom vi tar utgangspunkt i samme eksempel, men legger til grunn at leieavtalen med B AS, først blir inngått 1. februar i år 2, så bortfaller muligheten for tilbakegående avgiftsoppgjør(fig. 2). Dette som følge av at virkningstidspunktet for en frivillig registrering tidligst kan settes til det tidspunktet de materielle vilkårene er oppfylt. I vårt eksempel er det 1. februar i år 2, altså etter utløpet av fristen for tilbakegående avgiftsoppgjør som 31. desember i år 1. TEMA: ARBEIDSGIVERAVGIFTEN | 15 Endringer i ARBEIDSGIVERAVGIFTEN Reglene om differensiert arbeidsgiveravgift ble fra 1. juli 2014 endret som følge av vedtak fra ESA. De største endringene var at flere kommuner ble flyttet til nye soner, det ble opprettet ny ordning for virksomheter som driver sektorunntatte aktiviteter og fribeløpsordningen ble utvidet. MARIANNE LUND Rådgiver Sticos Fagavdeling Kommuner Etter endringene i ordningen med differensiert arbeidsgiveravgift ble 31 kommuner flyttet til nye soner. Av disse var 26 kommuner omfattet av ordningen med bagatellmessig støtte for foretak i sone Ia. Sektorunntak Den nye ordningen unntar flere næringer fra å motta støtte i form av differensiert arbeidsgiveravgift. Dette innebærer at foretak som driver næring innen de unntatte sektorene i utgangspunktet må benytte høy sats (14,1%) ved beregning av arbeidsgiveravgift i alle soner. Dette gjelder uavhengig av om foretaket kun driver en liten del av virksomheten sin innenfor sektorunntaket. Foretak som driver blandet virksomhet kan like- vel, dersom det opprettes et klart regnskapsmessig skille, benytte reduserte satser på lønnskostnader knyttet til aktiviteter utenfor sektorunntaket. Arbeidsgiver må vurdere hver enkelt aktivitet som utføres og ta stilling til om aktiviteten faller inn under sektorunntakene eller ikke. De unntatte sektorene er; • stål- og syntetfibersektoren, • finans- og forsikringssektoren, • hovedkontorfunksjonene og rådgivningstjenestene i konsern, •transportsektoren, • flyplasser og •energisektoren. Utleie av arbeidskraft til unntatte aktiviteter behandles på samme måte. Det betyr at det i utgangs- punktet skal beregnes avgift med høy sats (14,1%) ved utleie av arbeidskraft til sektorunntatte aktiviteter. Foretak som anses å være i økonomiske vanskeligheter kan heller ikke benytte redusert sats. Fribeløp Som kompensasjon for flere sektorunntak ble som nevnt fribeløpsordningen utvidet fra 1. juli. Fribeløpsordningen i sone Ia videreføres og det ble i tillegg innført fribeløp for alle unntatte sektorer. Dette innebærer at arbeidsgivere i sone Ia og sektorunntatte næringer i sone II til V kan benytte reduserte satser inntil fribeløpet er brukt opp. Det generelle fribeløpet er på kr 450 000, mens fribeløpet for godstransport på vei er på kr 225 000. Fribeløpsordningen gjelder også for foretak i økonomiske vanskeligheter. 16 | TEMA: STICOS PROGNOSE Unikt verktøy for LIKVIDITETSPROGNOSER Manglende styring og kontroll på likviditet er en viktig årsak til at mange bedrifter går konkurs. Sticos lanserer nå et verktøy som hjelper bedrifter å ha kontroll på framtidig likviditet og arbeidskapital. Produktsjef Espen Linløkken forklarer hvordan Sticos Prognose gjør arbeidet med likviditetsprognoser enkelt. YNGVE KRANE Sticos Markedsavdeling Hva er Sticos Prognose? Utarbeidelse av gode likviditetsbudsjett og likviditetsprognoser har tradisjonelt vært både vanskelig og tidkrevende. Dette ser vi er en avgjørende grunn til at mange selskaper ikke gjør jobben med å ta kontroll på egen likviditet, sier Espen Linløkken, produktsjef for Sticos Prognose. Sticos Prognose gjør likviditetsprognoser enkelt, sier Linløkken. Sticos Prognose er et avansert verktøy for å lage likviditetsprog- noser av høy kvalitet, samtidig som det er svært enkelt i bruk. Programmet gir deg som bruker full oversikt over framtidig likviditet i selskapet, og det vil være et av de viktigste støtteverktøyene for å ta riktige beslutninger. Målet er at alle bedrifter skal kunne ha kontroll på framtidig likviditet og arbeidskapital. Hvorfor har Sticos utviklet et slikt verktøy? Sticos har alltid vært opptatt av å gjøre hverdagen enklere for de som jobber med regnskap. Vi har i dag allerede et styringsverktøy for regnskapsførere, Sticos Regn- skapsmetodikk. Her får man et praktisk oppdragsstyringssverktøy som sørger for at kravene til god regnskapsføringsskikk blir fulgt. Regnskapsførere har behov for verktøy til hjelp i prosessene rundt regnskapsføring og rådgivning for sine kunder. Utarbeidelse av likviditetsprognoser er en viktig del av denne jobben, både for å fange opp signaler i forkant av hendelsene og som ledd i rådgivning og planlegging av f.eks alternative scenarioer. Vi mener dette er like viktig for bedrifter internt, og har laget Sticos Prognose også som et frittstående produkt som alle kan ha nytte av å bruke. TEMA: STICOS PROGNOSE | 17 Hvordan fungerer det? Systemet integreres med ditt regnskapssystem og tar utgangspunkt i dine faktiske regnskapstall. Systemet beregner så kredittider og snittsatser av viktige parameter basert på dette. Systemet gjenkjenner lån, finner mva.-satser på kontoer og gjør en enkel beregning av skatt. Alt dette brukes for å produsere en resultatprognose som igjen danner grunnlaget for likviditetsprognosen. I systemet er det også lagt opp til at du som bruker enkelt skal kunne justere på grunnlagstallene for at prognosen skal bli mest mulig presis. Hva er så unikt med Sticos Prognose? Det unike med systemet er fokuset på den grafiske framstillingen. Der avanserte rapporteringsløsninger viser informative grafer av tall, tar Prognose det hele et hakk lengre. Her gjør du som bruker endringene direkte i grafene. Enkelt, forståelig og oversiktlig. Vet du at en ny kontrakt utløser NOK 100’ i fakturering om 3 måneder, legger du bare inn endringen ved å dra grafen opp med NOK 100’ i den aktuelle måneden. Systemet beregner mva. og kredittid og oppdaterer likviditetsprognosen automatisk med den nye informasjon. og de sier ikke noe om hva som kommer. Det blir litt som å kjøre bil etter gulstripen i sidespeilet, det er greit for å rette seg litt inn, men det går ikke uten klar sikt framover. Likviditetsprognoser er sikten framover. Basert på historiske tall, samt bedriftseiers egne betraktinger og justeringer, gir det en veldig god kvalifisert gjetning om hva som kommer. Det er selvfølgelig ikke en fasit, men et godt anslag. – Dette er noe bankene er veldig opptatt av. En god likviditetsprognose vil uten tvil hjelpe ved søknad om lån. Videre vil en slik prognose være viktig for ledelsen i forbindelse med investeringer. Det kan være ved oppstart av prosjekter, oppkjøp, eller generelle vekstvurderinger. Man kan simulere konsekvensen av økt bemanning, investeringer i bygg eller om det er kjøp eller leasing av anleggsmidler som er temaet. Dette vil være et viktig underlag til mange ledelsesbeslutninger. Ta for eksempel et Selskap A i sterk vekst. Selskapet går, ifølge regnskapet, med godt overskudd, men betalingene henger etter. Gjennom bruk av Sticos Prognose avdekkes denne trenden tidlig. Selskapet bruker systemet for å simulere veksten og endringen i kundekredittiden. Fortsetter denne trenden, vil selskapet ikke ha penger til å betale lønn om 6 måneder. Med informasjonen programmet gir kan de ta grep om kredittiden, samtidig som de kan ta kontakt med banken for å få hjelp med en mulig uønsket situasjon. På denne måten kan de på et tidlig tidspunkt håndtere framtidige problemer, og derfor klare seg langt bedre enn om de måtte springe til banken når saldoen på kontoen allerede står i minus. forts. ››› I dag bruker mange Excel som verktøy, og man må bygge sine egne modeller. Fordelen her er at vi har kvalitetssikret systemet og gjort det enkelt og fleksibelt for deg som bruker. Jeg tror vi har klart å skape en unik blanding mellom et avansert system med store mengder data og et rent, enkelt og intuitivt design. Når trenger man likviditetsprognoser? Å styre etter regnskapet er for mange vanskelig. Tallene har allerede gått ut på dato når vi får dem, Produktsjef Espen Linløkken sier at Sticos Prognose gjør likviditetsprognoser enkelt. 18 | TEMA: STICOS PROGNOSE Hva skal til for å ta det i bruk? For å arbeide smartest mulig, må systemet ha tilgang til ditt regnskap. Dette er en jobb vi hjelper deg med å gjøre. Vi ønsker å støtte flest mulig regnskapssystem, så vi jobber uavbrutt med å utvide listen med støttede systemer. I dag har vi blant annet støtte for Uni Micro, Visma, Mamut, Duett, med flere. Ta derfor bare kontakt med oss, så kan vi sette opp integrasjon mellom Sticos og ditt regnskapssystem. Vi vil videre hjelpe deg med en oppstartssamtale der vi går gjennom systemet i detalj, slik at du blir godt rustet til å lage gode likvi- ditetsprognoser enkelt og effektivt. Du kan få en demonstrasjon av Sticos Prognose i praksis. Vi vil holde to webinar, i oktober og november, hvor vi på en web-sending vil vi gå gjennom og vise det for deg, så du ser hvordan det fungerer. Du kan også kontakte oss for en personlig gjennomgang. Vi er stolte av produktet og ser fram til at mange får øynene opp for likviditetsprognoser som et viktig og nyttig hjelpemiddel for gode beslutninger, avslutter Linløkken. Ønsker du en demo av Sticos Prognose? Meld deg på vårt webinar • torsdag 16/10 kl. 10:00 • torsdag 6/11 kl. 10:00 Her får du en rask gjennomgang av hvordan Sticos Prognose kan være til hjelp i din arbeidsdag. Påmelding: www.sticos.no/prognose STICOS PROGNOSE EFFEKTSKAPER DET BLIR ENKLERE MED STICOS PROGNOSE God likviditetsstyring er en nødvendighet. Det er avgjørende å ha et godt verktøy som gir prognoser med høy kvalitet. Sticos Prognose gir deg likviditetsprognoser basert på de virkelige regnskapstallene så langt du er à jour. Programmet er integrert i regnskapssystemet ditt og gir full oversikt over prognosene til enhver tid. Se sticos.no eller ring 07356 for mer informasjon. TEMA: AKSJELOVEN | 19 Endringer i aksjeloven UTBYTTEBEREGNINGEN Det er ingen store endringer i aksjeloven i 2014. Som følge av endringene fra 1.7.2013 er det kommet noen rettinger i loven med virkning fra 1.7.2014. To av rettingene berører utbytteberegningen. ELIN PETERSEN Rådgiver Sticos Fagavdeling Ved beregning av utbytte med utgangspunkt i årsregnskapet skal det gjøres fradrag for andre disposisjoner etter balansedagen som etter loven skal ligge innenfor rammen av de midler selskapet kan dele ut som utbytte. Det ble ved endringen 1.7.2014 lagt til at det også skal gjøres fradrag for kapitalnedsettelse som er gjennomført etter balansedagen. Før denne lovendringen økte utbyttegrunnlaget som følge av en kapitalned- settelse fordi det er aksjekapitalen på beslutningstidspunktet som skulle gå til fradrag i beregningen. Dette var ikke lovgivers intensjon. Etter rettingen påvirkes ikke beregningen av maksimalt utbytte av gjennomførte kapitalnedsettelser etter balansedagen. Det er ikke kommet samme endring når det gjelder kapitalforhøyelse. Det vil si at en kapitalforhøyelse reduserer utbyttegrunnlaget i beregningen. Lovgiver har bevisst latt være å rette denne «feilen» og viser til at hvis man ønsker å hensynta en kapitalforhøyelse kan ut- bytte beregnes på grunnlag av en revidert mellombalanse. Det er også gjort en endring vedrørende fradrag i beregningen for egne aksjer. Egne aksjer som selskapet har ervervet avtalepant i før balansedagen, skal gå til fradrag i beregningen med et beløp som tilsvarer fordringen pantet skal sikre. Det gjelder ikke hvis det er gjort fradrag for fordringen etter aksjeloven § 8-1 (lån til aksjonær). Før denne endringen skulle det gjøres fradrag for egne aksjer, noe som medførte at fradraget ble gjort dobbelt. 20 | TEMA: AVVIKLING STICOS FOR PC Sticos Oppslag - nå kun som web-versjon Et stort flertall av våre kunder benytter nå Sticos Oppslag på web og stadig flere kunder melder overgang til web-versjonen. Det vil derfor ikke bli ytterligere videreutvikling av PC-applikasjonen av Sticos Oppslag, men innholdet vil oppdateres frem til avvikling 30.06.2015. Les mer om hva det betyr for deg. Fordeler med Sticos Oppslag Web Sticos Oppslag for web er alltid oppdatert, og du trenger ikke tenke på nedlastning og installasjon av oppdateringer. Med Sticos Oppslag Web får du tilgang til praktiske veivisere Veivisere i oppslagsverket er et arbeidsverktøy som guider deg gjennom ulike arbeidsprosesser trinn for trinn. Nødvendige dokumenter blir automatisk genererert underveis. Eksempel på veivisere du finner i Sticos Oppslag er styrearbeid, generalforsamling, konsernbidrag, ansettelse, lån til nærstående parter med flere. Du har også gratis tilgang til alle veiviserne i Sticos Proff ut 2014. Her vil du også ha et eget klientregister og arkivløsning. Se mer om Veivisere og Sticos Proff på side 43. NB! For å få tilgang til veivisere må du benytte personlig innlogging og ikke en fellesbruker. KOM I GANG MED GRATIS WEBINAR Vi gir deg en introduksjon til Sticos Oppslag Web 21. oktober kl. 10 kan du delta på vårt webinar. Her får du en gjennomgang av forskjellene mellom web og pc. I tillegg får du tips til hvordan du bruker Sticos Oppslag på web best mulig. For å se webinaret, gå inn på https://www.sticos.no/portal/video/webinarlive Kom i gang med Sticos Oppslag Web For å komme i gang må du registrere deg. Du kan åpne Sticos Oppslag for PC som før, og trykke på knappen «mer info» øverst til høyre og følg informasjonen. Du kan også gå direkte inn på: https://www.sticos.no/portal/ MinSide/OvergangfraPCtilWeb.aspx Har du spørsmål til overgangen, ring oss på 07356 eller send en e-post til post@sticos.no. TEMA: AVVIKLING STICOS FOR PC | 21 Ofte stilte spørsmål om Sticos Oppslag for web Hva er Sticos Oppslag Web? Sticos Oppslag Web er nettbasert, altså må du være tilkoblet internett, enten via wifi eller kabel. Du logger deg på via nettleseren din og slipper dermed å installere et eget program på maskinen din. Dermed har du også tilgang uavhengig av hvor du befinner deg i verden, programmet kan du bruke via alle datamaskiner som er tilkoblet Internett. Hva er fordelen med web-versjon? Du trenger ikke å laste ned oppdateringer, programmet er alltid oppdatert når du logger deg på, både teknisk og med alt faginnhold. Du kan bruke alle funksjoner – som for eksempel Sticos Veiviser, som hjelper deg med å gjennomføre forskjellige kompliserte oppgaver. For å produsere dokumenter direkte fra programmet må du være koblet til Internett. Her får du alltid de siste oppdateringene automatisk med når du logger deg på. Det er denne versjonen som har vært solgt de siste årene og som de aller fleste av våre 25 000 brukere benytter i dag. Hvor stabilt er det? Sticos har et leveransemål på 99,7% på oppetid. Vi gjør tekniske oppdateringer på kveldstid når det er liten trafikk. I praksis betyr det at Sticos Oppslag alltid er tilgjengelig for deg, så lenge du har brukbar nettilgang der du er. Hva er forskjellen på versjonen for PC og web? Du får en rekke produktforbedringer og tilleggsfunksjonalitet nå og framover i web-versjonen. Du trenger nettilgang for å bruke denne. Pålogging og tilgjengelighet? Det er ingen installasjon som kreves, og har du kjørt din nettleser en gang, så er du raskt inne på Sticos Oppslag. Mange har lagret den som «favoritt» eller lagret en snarvei på skrivebordet. Du har tilgang til Sticos Oppslag uavhengig av PC og plattform, dvs. du kan logge deg på hvor som helt og når som helst, også fra nettbrett. Utlogging? Det er ingen utlogging. Du «logger deg ut» når du lukker nettleservinduet. Kan andre bruke det? Sticos Oppslag er personlig. Det betyr at dersom flere skal bruke det, trenger du flere lisenser. Dette gjelder også i dag, uavhengig av om du har PC- eller web-versjon. 22 | TEMA: STICOS KURS STYRK DIN KOMPETANSE STAVANGER Merverdiavgift - grunnkurs Regnskap 2 - fra bilagsføring til nyttig verktøy Grunnleggende lønn OSLO 16. oktober 20.-21. oktober Bokføringsreglene i praksis Avstemming og kontroll av regnskapet 13. oktober 13.-14. oktober 22. oktober Grunnleggende lønn Lønn og naturalytelser 23. oktober Lønn og naturalytelser 17. oktober Reiseoppgjør 28. oktober Arbeidsrett - arbeidsforholdet fra A til Å 21. oktober Sykepenger og foreldrepenger 29. oktober Konsernregnskap i teori og praksis 22. oktober Naturalytelser og andre personalkostnader i et lønnsperspektiv Risikostyring og internkontroll 23. oktober 30. oktober Merverdiavgift - grunnkurs 27. oktober Merverdiavgift - utland 28. oktober A-ordningen (1/2 dag kl. 13-16) 3. november 16. oktober Regnskap 3 - fra nyttig verktøy til anvendelse 10.-11. november Grunnleggende regnskapsføring Regnskapsforståelse og verdivurderinger 12.-13. november Mva. - oppføring og utleie av fast eiendom 3. november Naturalytelser og andre personalkostnader i et lønnsperspektiv 4. november 29.-30. oktober Merverdiavgift - utland 18. november Merverdiavgift - oppføring og utleie av fast eiendom 19. november Bokføringsreglene i praksis 5. november God regnskapsføringsskikk 20. november God regnskapsføringsskikk 6. november Selskapsrett - aksjeloven 25. november A-ordningen (1/2 dag kl. 9-12) Lønnsinnberetning 9. desember Avstemming og kontroll av regnskapet 10. november 11.-12. november Reiseoppgjør 13. november Brukerkurs Sticos Regnskapsmetodikk 13. november Selskapsrett - aksjeloven 14. november Praktisk årsavslutning for et aksjeselskap 17.-18. november Praktisk årsavslutning for et aksjeselskap 19.-20. november Merverdiavgift - grunnkurs Merverdiavgift - utland 20. november 21. november Regnskap 2 - fra bilagsføring til nyttig verktøy 24.-25. november Regnskapsanalyse - nøkkeltallsanalyser 25.-26. november Kommuner og moms Regnskap 3 - fra nyttig verktøy til anvendelse 28. november 1.-2. desember Bokføringsreglene i praksis 4. desember Lønnsinnberetning 4. desember Sykepenger og foreldrepenger 5. desember God regnskapsføringsskikk 5. desember Regnskapsforståelse og verdivurderinger 15.-16. desember Praktisk årsavslutning for et aksjeselskap 14.-15. jan. 2015 TEMA: STICOS KURS | 23 Sticos har i 30 år arbeidet med å gjøre regelverket innenfor regnskap, lønn og personal lettere tilgjengelig. Sticos Kurs er en viktig del av dette. Her får du en oversikt over kursene vil tilbyr i høst. TRONDHEIM Grunnleggende regnskapsføring BERGEN Merverdiavgift - grunnkurs 15. oktober Merverdiavgift - grunnkurs 21. oktober Merverdiavgift - utland 16. oktober Merverdiavgift - utland 22. oktober Brukerkurs Sticos Regnskapsmetodikk 21. oktober 23. oktober Arbeidsrett - arbeidsforholdet fra A til Å Bokføringsreglene i praksis 15.-16. oktober 23. oktober Regnskapsanalyse - nøkkeltallsanalyser 27.-28. oktober A-ordningen (1/2 dag kl. 9-12) 4. november Avstemming og kontroll av regnskapet 29.-30. oktober God regnskapsføringsskikk 5. november Naturalytelser og andre personalkostnader i et lønnsperspektiv 6. november Naturalytelser og andre personalkostnader i et lønnsperspektiv Regnskap 2 - fra bilagsføring til nyttig verktøy Grunnleggende lønn Lønn og naturalytelser 31. oktober 3.-4. november Sykepenger og foreldrepenger 11. november 5. november Regnskapsanalyse - nøkkeltallsanalyser 17.-18. november 6. november Avstemming og kontroll av regnskapet 19.-20. november Konsernregnskap i teori og praksis 11. november Praktisk årsavslutning for et aksjeselskap 26.-27. november Risikostyring og internkontroll 12. november Bokføringsreglene i praksis 3. desember God regnskapsføringsskikk 13. november Lønnsinnberetning 8. desember Reiseoppgjør 17. november Sykepenger og foreldrepenger 18. november Arbeidsrett - arbeidsforholdet fra A til Å 19. november A-ordningen (1/2 dag kl. 9-12) 21. november Kommuner og moms 20. november Brukerkurs Sticos Regnskapsmetodikk 25. november Praktisk årsavslutning for et aksjeselskap Lønnsinnberetning 2.-3. desember 11. desember Påmelding Gå inn på sticos.no, send e-post til kurs@sticos.no eller ring oss på telefon 7356 0005. Autorisert regnskapsfører? Trenger du oppdateringstimer? De fleste av våre kurs oppfyller kravene til etterutdanning. 24 | TEMA: STICOS E-KURS STICOS E-KURS – nyttige kurs når det passer deg SKATT/AVGIFT REGNSKAP LØNN/PERSONAL Sticos tilbyr en rekke kurs på nett. E-kursene er tilrettelagt som selvstudium med video, oppgaver underveis og kursdokumentasjon. Effektiv og fleksibel læring i en hektisk arbeidsdag. Kurs Varighet Beregning av sykepenger og foreldrepenger 45 min Beregning av arbeidsgiverperiode 45 min Feriepenger 75 min Kurs Varighet Bokføringslovens krav til dokumentasjon av kjøp og salg 60 min Anleggsmidler - Varige driftsmidler 95 min Kurs Varighet Fradragsrett for inngående merverdiavgift 60 min Merverdiavgift ved viderefakturering 50 min Fradragsrett for tap på fordringer 75 min Merverdiavgift - Hovedprinsippene i justeringsreglene for fast eiendom 70 min Fordelsbeskatning av fri bil 60 min LES MER OM KURSENE PÅ STICOS.NO/EKURS TEMA: OPPFØLGING AV SYKMELDTE | 25 Oppfølging av sykmeldte - forenkling av regelverket Fra 1. juli 2014 er regelverket for oppfølging av sykmeldte arbeidstakere endret. Formålet med endringene er å gjøre sykefraværsoppfølgingen enklere og mer målrettet mot de som har et særlig behov for tett oppfølging, slik at oppfølgingsarbeidet oppleves som relevant og meningsfylt. AINA KREGNES Rådgiver Sticos Fagavdeling Fjerning av rapporteringsplikt og sanksjonering Endringene innebærer en forenkling av regelverket ved at arbeidsgivers rapporteringsplikt til NAV etter ni ukers sykefravær er opphevet, og NAV skal ikke lengre sanksjonere brudd på oppfølgingspliktene. Tidligere hadde NAV rett til å gi arbeidsgiver et gebyr dersom arbeidsgiver ikke rapporterte i henhold til regelverket. Hensikten med å fjerne rapporteringsplikten og sanksjonsmulighetene er at arbeidsgiver kan bruke mer tid på å følge opp sykmeldte arbeidstakere. Arbeidsgiver må imidlertid være oppmerksom på at dokumentasjon av oppfølging av sykmeldte kan kreves fremlagt ved behov. Nye regler forutsetter altså at arbeidsgiver fortsetter oppfølgingsarbeidet, men uten kravet til rapportering og kontroll som var tidligere. Oppfølgingsplan og dialogmøte Ordningene med oppfølgingsplaner og dialogmøter er videreført, men oppfølgingen skal i større grad tilpasses behovet i hvert enkelt tilfelle. Det innebærer at dialogmøte etter lovendringen skal være forbeholdt arbeidstaker som er 100 % sykmeldt. Som utgangspunkt skal dialogmøtet være et møte for arbeidstaker og arbeidsgiver slik at andre aktører, som sykmelder og bedriftshelsetjeneste, bare skal delta når partene mener det er et konkret behov for det. Kravet om obligatorisk deltakelse i dialogmøte for bedriftshelsetjenesten er altså bortfalt. For arbeidstakere med gradert sykmelding, avholdes dialogmøte bare dersom arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder anser det som hensiktsmessig. En oversikt over plikter, møtearenaer og tidsfrister i oppfølgingsarbeidet finner du på neste side. Ta den gjerne ut, og heng den opp på veggen. forts. ››› Oppfølging av sykmeldte • TIDSFRISTER • ROLLER • OPPGAVER EGENMELDING SYKMELDING SYK 1-3 DAGER 4 UKER 7 For IA-virksomheter 1-8 DAGER ARBEIDSGIVER Har ansvar for tidligst mulig å legge til rette for at sykmeldt arbeidstaker kan være i aktivitet i virksomheten. Skal kunne dokumentere oppfølgingsarbeidet. • Ha skjema for egenmelding. • Ta kontakt med arbeidstaker ved fravær over flere dager. • Utarbeide oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker, med mindre det er åpenbart unødvendig. • Sørge for at oppfølgingsplanen formidles til sykmelder senest ved 4 uker. • Planen sendes til NAV ved behov for bistand fra NAV. • Ved 100 dialogm ker, med bart unø • Ved gra holdes m hensikts • Ved beh f.eks. sy tjeneste valgt/ve • Arbeidst dersom ARBEIDSTAKER Skal samarbeide og medvirke aktivt til å finne løsninger for å komme tilbake i arbeid raskest mulig. • Gi beskjed til arbeidsgiver om fravær. • Si fra om tidsperspektiv. • Delta i utarbeidelse og gjennomføring av oppfølgingsplan. • Delta p beidspl sinske g • Medvirke til å finne løsninger som bidrar til at du kan komme tilbake til arbeid, dersom dette er mulig. • Si fra til ønsker andre s med på I tillegg vil sykmelder, NAV, tillitsvalgt/verneombud, bedriftshelsetjeneste og Arbeidstilsynet være aktører i sykefraværsoppfølgings Sticos Personal hjelper deg med prosessene som må gjennom Arbeidsplassen er den viktigste arenaen for forebygging og oppfølging av sykefravær. Arbeidsmiljøloven og folketrygdloven fastsetter noen plikter, møtearenaer og tidsfrister i oppfølgingsarbeidet. Målet er å unngå unødig langvarige sykmeldinger. Fra 1. juli 2014 er regelverket endret for å gjøre sykefraværsoppfølgingen enklere og mer målrettet. KMELDING 7 UKER SYKMELDING SYKMELDING SYKMELDING 8 UKER 26 UKER 1 ÅR • Delta på dialogmøte 2 i regi av NAV. Du kan be NAV om et tidligere dialogmøte 2. • Delta på dialogmøte 3 hvis du blir innkalt. 0 % sykmelding, avtale møte 1 med arbeidstad mindre det er åpenødvendig. • Sende inn revidert oppfølgingsplan til NAV senest 1 uke før møtet. adert sykmelding avmøtet bare hvis det er smessig. • Du kan selv be NAV om et dialogmøte 3. hov kan andre aktører, ykmelder, bedriftshelseen, NAV og/eller tillitserneombud delta. taker må samtykke m sykmelder innkalles. på dialogmøte på arlassen hvis ikke medigrunner forhindrer det. l arbeidsgiver hvis du at sykmelder og/eller støttespillere skal være å møtet. • Hvis du ikke er i arbeidsrelatert aktivitet innen åtte uker, kreves en utvidet legeerklæring som dokumenterer at det er tungtveiende medisinske grunner som hindrer aktivitet. • Delta på dialogmøtet, med mindre det er medisinske grunner som forhindrer det. • Du kan be NAV om et tidligere dialogmøte 2. • Medvirke til å finne løsning som gjør at du kan komme tilbake i arbeid raskest mulig. sarbeidet. mføres når en arbeidstaker blir sykmeldt. Les mer på sticos.no. • Delta på dialogmøte 3 hvis du blir innkalt. Du kan selv be NAV om et dialogmøte 3. • Før utløpet av sykepengeperioden (52 uker) bør du og eventuelt sykmelder vurdere om det er behov for bistand fra NAV. Det kan også være aktuelt å søke om arbeidsavklaringspenger. 28 | TEMA:STICOS PERSONAL STICOS PERSONAL EFFEKTSKAPER DET BLIR ENKLERE MED STICOS PERSONAL Det er krevende med sykdom og fravær. Da er det greit å vite at Sticos Personal er et enkelt personalsystem som skaper trygghet og gir oversikt over rettigheter og plikter. Både for arbeidsgiver og arbeidstaker. HR-verktøyet i Sticos Personal gjør det lettere å følge opp sykmeldte ved at du får automatisk varsel om lovpålagte oppfølgingstidspunkt for den enkelte sykmeldte i virksomheten. Sticos Personal har også en ferie- og fraværsfunksjon som gjør det enklere å holde oversikt over all ferie, sykefravær, permisjoner og andre former for fravær. I tillegg får du personalregister med kompetansearkiv. Se sticos.no eller ring 07356 for mer informasjon. TEMA: LØNN | 29 KONTANTPRINSIPPET og konsekvensene ved innføring av a-ordningen Betaler du ut desemberlønn i januar, men rapporterer den på fjoråret i lønns- og trekkoppgavene? Da har du ikke fulgt kontantprinsippet i skatteloven, og det får konsekvenser for dine ansatte. Kontantprinsippet Utbetaling av lønn skal rapporteres etter kontantprinsippet. Det betyr at alle utbetalinger skal rapporteres i a-meldingen for den måneden de er foretatt. Lønn utbetalt i januar skal rapporteres i a-meldingen for januar. Det er altså utbetalingsdatoen som styrer tidspunktet for rapportering i a-meldingen. Rapporteringsfristen er senest den 5. i måneden etter utbetaling. Avvikende praksis Skattelovens bestemmelse om kontantprinsippet er ikke ny, men vi vet at noen virksomheter har en praksis som ikke følger dette prin- sippet. Dette får konsekvenser når a-ordningen innføres. ikke dette noen problemstilling. Desemberlønn som utbetales i januar, skal innrapporteres i a-meldingen for januar (frist 5. februar). Arbeidsgivere som tidligere ikke har fulgt kontantprinsippet, bør se på tiltak for å lette konsekvensene for de ansatte. Er det for eksempel timelønte som får etterskuddslønn, kan man planlegge en ekstra lønnskjøring i desember eller lignende. For opplysningspliktige som ikke har fulgt kontantprinsippet, betyr det at desemberlønnen forskyves fra 2014 til 2015 i innberetningen. Se eksempel i ramme under. Uansett hvilken løsning du velger, er det viktig at du informerer de ansatte, slik at de er klar over hva som gjøres og hvilke konsekvenser det får. Informer de ansatte - vurder tiltak Kilde: Altinn.no/a-ordningen Konsekvenser ved årsskiftet for de som tidligere har rapportert feil Har man hele tiden fulgt kontantprinsippet og rapportert riktig, er Eksempel - omlegging til korrekt rapportering Lønn for desember 2014 blir betalt ut i januar 2015. Siden lønnen utbetales i januar, rapporteres den i a-meldingen for januar 2015. I lønns- og trekkoppgaven for 2014 får man bare med lønn for januar-november 2014. KONSEKVENS: Det gjør blant annet at 11 måneders lønn legges til grunn for feriepenger som skal utbetales i 2015. Dette sier loven: Arbeidsinntekter skal tidfestes etter kontantprinsippet, jf. skatteloven § 14-3 jf. § 5-1 jf. § 5-10. Kontantprinsippet innebærer at en inntekt skattlegges det året da beløpet utbetales eller ytelsen erlegges, eller i tilfelle på det tidligere tidspunkt da det oppstår adgang til å få beløpet utbetalt eller ytelsen erlagt. 30 | TEMA: UTVALGTE DOMMER OG HØRINGER DOMMER OG HØRINGER På de neste sidene får du et utvalg dommer og høringer som er gitt den siste tiden innen de fagområdene vi dekker. TEKST: Rådgivere Sticos Fagavdeling Fisjon med etterfølgende aksjesalg HR-2014-496-A Høyesterett avsa i mars dom i ConocoPhilips-saken. Et sentralt spørsmål var hvorvidt en fisjon med dertil påfølgende skattefritt salg av aksjer i et eiendomsselskap skulle kunne tilsidesettes med hjemmel i den ulovfestede gjennomskjæringsregelen og omklassifiseres til eiendomssalg. Høyesterett avviste at det var grunnlag for å anvende den ulovfestede gjennomskjæringsregel etter å ha vurdert dette i forhold til flere sentrale skatteregler. Sett fra kjøperens side var det godt forretningsmessig begrunnet å overta aksjene i eiendomsselskapet fremfor å kjøpe eiendommen. Fisjon for å etablere et «rent» selskap var en hensiktsmessig måte å ordne dette. For selgeren var riktignok skattebesparelse det dominerende motiv, men dette var ikke tilstrekkelig til å konstatere at transaksjonen ville være i strid med skattereglenes formål. Slik fritaksmodellen er utformet og begrunnet, var det etter rettens oppfatning generelt ikke noe å innvende mot overføring av eiendom gjennom skattefritt salg av aksjene i et datterselskap, hvis eneste eiendel var den faste eiendommen som ønskes solgt. Saken kunne ikke stille seg annerledes om dette ble oppnådd via en fisjon. Etter rettens oppfatning ga heller ikke tidsmomentet oljeselskapets handlemåte et illojalt preg. I etterkant av Høyesteretts avgjørelse i ConocoPhillips-saken har Skattedirektoratet kommet med sine offisielle kommentarer til dommen. Blant annet uttaler direktoratet at de for fremtiden vil legge til grunn at den ulovfestede gjennomskjæringsregelen ikke kommer til anvendelse når skattyter benytter skattefri fisjon som TEMA: UTVALGTE DOMMER OG HØRINGER | 31 mellomledd for å komme i posisjon til å selge innmat/virksomhet ved salg av aksjer. Dagpenger under permittering RT-2014-336 To ansatte ble delvis permittert på grunn av markedssvingninger. Trygderetten hadde opprinnelig gitt avslag på krav om dagpenger med begrunnelse at arbeidsmangelen ikke skyldtes uforutsigbare eller uventede hendelser, og saken ble ført for Høyesterett. Lovens stiller krav om at arbeidsmangelen ikke skal være et forhold «som arbeidsgiveren kan påvirke», for at det skal utløse rett til dagpenger. Høyesterett kom til at hverken lovens formuleringer eller forarbeidene la til grunn at utviklingen måtte være uventet eller uforutsigbar for at rett til dagpenger skulle utløses så lenge arbeidsmangelen skyldtes forhold arbeidsgiver ikke kunne påvirke. Fra dommens premiss 44: «Imidlertid er det ikke alltid mulig å unngå de negative konsekvensene av et hendelsesforløp bare fordi det kan forutses. […] Et generelt krav om uforutsigbarhet går altså utover det som med nødvendighet følger av vilkåret om at arbeidsmangelen ikke skal være et forhold «som arbeidsgiveren kan påvirke»». Korrupsjon eller ordinær representasjon Ruterdommen; Høyesterett 5.9.2014 Dommen er av interesse for næringslivet da den drøfter hva som defineres som korrupsjon jf. straffelovens § 276a. Hva er «utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag»? Saken gjaldt en ansatt i busselskapet Ruter AS som var blitt påspandert 3 middager av bussprodusenten Volvo i perioden 2009 – 2011 til en samlet sum på kr 4 739. Den ansatte var trafikkplanlegger/ driftssjef i selskapet med ansvar for utarbeidelse av anbudsdokumenter ved innkjøp av busstjenester. Bussprodusenten Volvo hadde i denne perioden gitt eller skulle gi tilbud til Ruter AS som eies av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Høyesterett viser flere ganger til lovforarbeidene og har blant annet drøftet og lagt vekt på følgende som er sitat fra lovforarbeidene: •Det er ikke tilstrekkelig at forholdet er kritikkverdig. Ved at loven bruker uttrykket ’utilbørlig’ er det gitt en margin slik at tjenestemannen eller den næringsdrivende ikke skal kunne straffes med mindre det foreligger et ganske klart klanderverdig forhold. •Det stilles særlige krav overfor ansatte i offentlig eide selskaper selv om de ikke er offentlige tjenestemenn. •Selv offentlig ansatte må imidlertid kunne akseptere en invitasjon til en konsert, en middag eller et annet liknende arrangement betalt av andre enn arbeidsgiver, hvor også representanter for andre virksomheter eller etater er invitert, uten å stå i fare for å bli dømt for korrupsjon. Dette må gjelde selv om arrangementet ikke innebærer noe faglig opplegg. Høyesterett forkastet anken fra påtalemyndighetene. Med denne dommen er det dermed trukket en grense mellom korrupsjon og ordinær representasjon. forts. ››› 32 | TEMA: UTVALGTE DOMMER OG HØRINGER Oppsigelse etter tyveri fra arbeidsplassen LF-2013-177844 En ansatt stjal 4 liter diesel fra arbeidsplassen, til en verdi av ca. 40 kroner. Arbeidsgiver gikk til oppsigelse, og Frostating lagmannsrett måtte ta stilling til om oppsigelsen var «saklig begrunnet» etter arbeidsmiljølovens § 15-7. Lagmannsretten kom til at oppsigelse, eller til og med avskjed, vil være hovedregelen overfor en ansatt som har begått tyveri fra arbeidsgiveren, men at det kan tenkes unntak. Spørsmålet var om det etter en samlet avveiing av begge parters behov, kunne anses rimelig og naturlig at arbeidsforholdet bringes til opphør. I dette tilfellet hadde den ansatte vært ansatt i nærmere 30 år og hadde et sterkt tilknytningsforhold til virksomheten. Den ansatte hadde ikke tidligere gjort seg skyldig i tillitsbrudd. Den ansatte hadde også små muligheter til å finne nytt arbeid på grunn av alder og helse. Sammenholdt med at verdien på dieselen som var stjålet var lav og at den ansatte åpenbart ikke hadde tenkt over hvilke konsekvenser tyveriet kunne få, kom lagmannsretten til at oppsigelsen ikke var å anse som saklig. Tap på krav – merverdiavgift LB-2013-144191 Borgarting lagmannsrett har i avgjørelse 28. august 2014 behandlet spørsmålet om tap på krav i relasjon til mval. § 4-7, jf. fmval. § 4-7-1. Retten drøfter hva som ligger i «endelig konstatert tapt». Fmval. § 4-7-1 oppstiller flere alternativer, hvor retten drøfter alternativet i bokstav d) «klart uerholdelig» Retten uttaler at det er et ufravikelig krav fordringen må være klart uerholdelig på ettergivelsestidspunktet. Utfra ordlyden kreves det en stor grad av sikkerhet for at fordringen ikke vil bli innfridd. Det oppstilles en streng norm, og det må basere seg på en konkret bevisvurdering. I denne vurderingen vil følgende forhold ha betydning: •Debitors økonomiske stilling •Kreditors inndrivelsesforsøk •Fordringens størrelse •Forholdet mellom kreditor og debitor (spørsmål om interessefellesskap) •Øvrige kreditorers krav og debitors behandling av disse Om kreditor har fulgt de alminnelige avtale- og betalingsvilkår for den aktuelle bransjen er også et forhold som vil kunne ha betydning for bevisvurderingen. Retten uttaler også at normen for tap på avgiftsrettens område må være minst like streng som på skatterettens område siden det er disse reglene som har dannet grunnlaget for utformingen av reglene i merverdiavgiftsloven. Det vil ikke være nok med en påvisning av betalingsvansker, for å kunne si at kravet er klart uerholdelig. Når kreditor ettergir en fordring kan dette være en indikasjon på at fordringen er uerholdelig, men vil ha mindre bevisverdi når det er interessefellesskap mellom partene. Selv om det ikke går klart frem av bestemmelsene i mval. § 4-7, jf. fmval § 4-7-1 mener retten at reelle hensyn tilsier at det må være anledning med delvis tapsføring, dersom debitor kun er i stand til delvis innfrielse av kravet. Oppreisning etter uberettiget innsyn i e-post LB-2013-75302 En ansatt ble avskjediget. Etter avskjedigelsen gikk arbeidsgiver gjennom e-postkontoen til den ansatte. Datatilsynet ble gjort oppmerksom på innsynet og fant at det var i strid med personopplysningsforskriften og ila overtredelsesgebyr. I tillegg til dette krevde TEMA: UTVALGTE DOMMER OG HØRINGER | 33 arbeidstakeren oppreisning. Lagmannsretten uttaler: «uberettiget innsyn i e-post [er] et alvorlig inngrep i ansattes rett til privatliv også på arbeid, og retten finner at innsynet innebærer en grov krenkelse av [den ansatte]». Arbeidstakeren ble tilkjent 30 000 kroner som oppreisning for ulovlig innsyn i e-post. Enklere skatteregler for deltakerlignede selskaper Finansdepartementet sendte i mai på høring et forslag om enklere skatteregler for deltakerlignede selskaper. Deltakerligning gjennomføres i dag for deltakere i ansvarlig selskap (ANS), kommandittselskap (KS), indre selskap, partrederi og stille deltakere. Blant forslagene nevnes følgende: • Stedbunden beskatning skal ikke lenger gjelde ved skattlegging av inntekt og formue fra deltakerlignede selskap, dvs. at personlige deltakere i alle tilfeller skal skattlegges i sin hjemkommune for sin andel av inntekt og formue i selskapet. •Kommandittister og stille deltakere i indre selskap skal ikke lenger kunne føre andel av underskudd fra selskapet til fradrag i annen alminnelig inntekt, men må fremføres til fradrag i fremtidig overskudd fra selskapet eller realisasjonsgevinst på andel i selskapet. • Innen skogbruk og reindrift skal det ikke lenger gjennomføres gjennomsnittsligning når virksomheten drives av et deltakerlignet selskap eller annet selskap. •Ektefeller som er deltakere i deltakerlignet selskap skal som hovedregel behandles som selvstendige deltakere og ikke lenger behandles som én deltaker. Høringsfristen var satt til 15.7.2014, og det er innkommet totalt 22 høringsuttalelser. Saken ligger nå til videre behandling i Finansdepartementet. Høringsutkast om ny norsk regnskapsstandard for øvrige foretak. punkt i IFRS for SMEs, men er tilpasset norsk aksje- og regnskapslovgivning. I første omgang vil nok overgangsbestemmelsene være av stor interesse for det enkelte foretak. Regnskapsstandardstyret har hatt som mål å unngå unødvendige overgangsutgifter ved overgangen til ny regnskapsstandard. Det vil ikke bli krav om å utarbeide sammenligningstall, noe som vil gjøre jobben mindre ressurskrevende. Ny regnskapsstandard ble sendt ut til høring 2. april 2014. Høringsfristen er utsatt en gang og er nå satt til 31.oktober. Planen er at standarden skal bli obligatorisk for regnskapsåret 2016, men også kunne brukes fra regnskapsåret 2015. Med kun to måneder fra høringsfristen til årsskifte er det signaler som tyder på at gjennomføringen blir utsatt et år. Det er imidlertid ikke kommet noen offisiell uttalelse fra Regnskapsstiftelsen angående dette. Slik Sticos ser det vil foretak som har utsatt kostnadsføring av aktuarmessige tap kunne få den største negative effekten på egenkapitalen i forbindelse med overgangen til ny standard. Etter ny standard kan man ikke velge å utsette denne kostnadsføringen. Den må tas etter hvert. Ved overgangen til ny standard kan man valgfritt hensynta den utsatte kostnadsføringen i løpet av en femårs periode. Den nye standarden tar utgangs- forts. ››› 34 | TEMA: UTVALGTE DOMMER OG HØRINGER Styrking av klagebehandlingen i skattesaker Finansdepartementet sendte i april på høring et forslag om endringer i klagenemndsordningen på skatte- og merverdiavgiftsområdet. Forslaget innebærer oppretting av èn landsdekkende, uavhengig klagenemnd for skatt og merverdiavgift som erstatning for dagens til sammen 8 nemnder. I forslaget foreslår departementet en lovfesting av skatteklagenemnda som et uavhengig forvaltningsorgan, slik at den nye nemnda ikke skal kunne instrueres av departementet eller Skatteetaten. Det foreslås videre å stille strengere krav til nemndsmedlemmenes utdannings- og yrkesbakgrunn, samt å opprette et landsdekkende sekretariat for nemnda i Skattedirektoratet som skal forberede sakene for klagenemnda. Høringsfristen var satt til 1.8.2014, og det er innkommet totalt 37 høringsuttalelser. Saken ligger nå til videre behandling i Finansdepartementet. Forslag til mulighet for utvidet overføring av mødreog fedrekvote Regjeringen har sendt på høring et forslag til ny, utvidet unntaksordning for fedrekvoten og mødrekvoten i foreldrepengeordningen. Foreldrepengeperioden er i dag tredelt med en mødrekvote, en fedrekvote og en fellesperiode til fri fordeling mellom mor og far. Mødre- og fedrekvoten er forbeholdt henholdsvis mor eller far. Det vil si at dersom mor eller far ikke kan ta ut mødre- eller fedrekvoten, mister familien fødselspengene for disse ukene. Fra 1. juli 2014 utgjør mødrekvoten og fedrekvoten 10 uker hver. Etter dagens regelverk er det kun adgang til å overføre mødre-/fedrekvote dersom forelderen er syk eller skadet og av den grunn er helt avhengig av hjelp til å ta seg av barnet. Dette innebærer at der hvor det foreligger andre årsaker til at den ene forelderen ikke har mulighet til å ta ut sin kvote med foreldrepenger, vil familien miste disse foreldrepengedagene med den konsekvens at barna får kortere tid hjemme sammen med en av foreldrene. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet har lagt frem forslag til ny unntaksordning som kan gjøre det enklere å ta ut mer av foreldrepermisjonen ved at mødre-/fedrekvoten skal kunne overføres til hverandre i noen flere situasjoner enn i dag. Foreslåtte unntakskriterier Dagens unntaksordning ved sykdom eller skade vil videreføres. I tillegg foreslås det nå å gi adgang til unntak også: (i) Ved arbeidsledighet Gjelder foreldre som har vært helt arbeidsledige, men som får jobb for den perioden han eller hun skulle tatt ut sin kvote. (ii)Ved arbeidsopphold i utlandet på minst tre måneder Gjelder der den av foreldrene som skal ta ut sin kvote har et sammenhengende arbeidsopphold i utlandet på minst tre måneder i den perioden kvoten skulle vært tattut. Unntaksadgangen gjelder bare når resten av familien blir boende i Norge. (iii)Selvstendig næringsdrivende Når det gjelder selvstendig næringsdrivende, foreligger 2 alternative forslag til unntaksadgang: 1. Gjelder dersom forelderen er registert som skal ta ut foreldrepenger med et enkeltpersonsforetak eller er eneaksjonær i et aksjeselskap, og ikke har en årlig arbeidsinntekt fra annet hold enn den selvstendige TEMA: UTVALGTE DOMMER OG HØRINGER | 35 næringsvirksomheten på mer enn to ganger folketrygdens grunnbeløp (2G) eller ikke har arbeidsinntekt fra annet hold enn den selvstendige næringsvirksomheten. 2. Gjelder dersom forelderen som skal ta ut foreldrepenger er deleier i en virksomhet der vedkommende har en ikke ubetydelig eierandel (minst 1/3) og virksomheten er avhengig av forelderens arbeidskraft, (max 5 ansatte) og vedkommende enten ikke har annen inntekt eller ikke har en årlig arbeidsinntekt fra annet hold enn den selvstendige næringsvirksomheten på mer enn to ganger folketrygdlovens grunnbeløp (2G). (iv) Når arbeidssituasjonen til sier det Gjelder dersom mor har en arbeidsordning som er til hinder for fortsatt amming (reising etc.) eller dersom den andre forelderen (kvotemottakeren) er arbeidsledig. (v) For personer som gjennomfører straff mv. Gjelder dersom forelderen gjennomfører straff mv. eller er varetektsfengslet. Forslag til administrativ ordning Når det gjelder praktisering av ordningen, er departementets forslag er at ordningen skal baseres på tillit ved at foreldrene skal fremlegge et egenerklæringsskjema undertegnet av begge foreldrene hvor det krysses av for aktuelle unntaksgrunn og antall dager som skal overføres til den andre forelderen. Det skisseres to alternative modeller for hvordan dette skal kontrolleres. I modell 1 foreslås etterfølgende stikkprøvekontroll og en viss grad av dokumentasjonskrav. I modell 2 legges det ikke opp til etterfølgende kontroll av om vilkårene for unntak var oppfylt, og det foreligger da heller ikke noe dokumentasjonskrav. Høringsfristen er satt til 15. oktober 2014. Forslag til nye regler om arbeidstid og overtid Regjeringen her sendt på høring omfattende endringer i arbeidsmiljøloven. Her er forslagene: •Ved gjennomsnittsberegning av arbeidstiden er det forslag om at grensen for maksimal alminnelig arbeidstid per dag, økes fra 9 til 10 timer. Ved avtale med lokale tillitsvalgte økes grensen fra 10 til 12 timer. •Antall overtidstimer som kan pålegges av arbeidsgiver foreslås økt fra 10 til 15 timer per uke og fra 25 til 30 timer for 4 uker. Grensen for å avtale utvidede rammer for overtid i lokal avtale økes fra 15 til 20 timer per uke, og fra 40 til 50 timer per måned. •Det foreslås en utvidet mulighet for arbeidsgiver til å pålegge arbeidstaker å jobbe på søndager. • For beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet foreslås det ny hovedregel om at minst 1/8 av vakten regnes med i den alminnelige arbeidstid, mot 1/5 som er etter dagens regler. • Grensen for Arbeidstilsynets kompetanse til å tillate utvidede rammer for overtid økes fra 20 til 25 timer per uke. Høringsfrist er 9. oktober 2014. 36 | TEMA: MERVERDIAVGIFT Merverdiavgiftslovens § 3-26 Registrerings- og avgiftsplikt ved egenregi Det skal nå mindre til for å bli rammet av uttaksreglene ved egenregiarbeid på bygg for utleie til boligformål. Tidligere har mange lagt til grunn at reglene bare rammet påkostninger som var aktiveringspliktige etter skatteloven. Dette kan ikke lenger legges til grunn. Reparasjons- og vedlikeholdsbegrepet har en mye snevrere betydning i relasjon til uttaksreglene i merverdiavgiftsloven. Innledning og avgrensning av tema BERNT OLLESTAD Rådgiver Sticos Fagavdeling Omsetning og utleie av fast eiendom er som hovedregel ikke omfattet av merverdiavgiftsloven1. Det skal ikke beregnes og betales utgående avgift på salgs- eller leievederlaget, og det foreligger heller ikke fradragsrett for inngående avgift. For næringsdrivende som driver utleie av fast eiendom til boligfor- mål, vil merverdiavgiften ved kjøp av varer og tjenester innebære en reell kostnad. Som et alternativ til kjøp av tjenester velger noen å bruke egne ansatte til å utføre arbeid på eiendommene. For å skape størst mulig nøytralitet mellom egenproduksjon og kjøp fra tredje2 mann er det egne bestemmelser som regulerer hvordan egenproduksjon skal behandles i forhold til merverdiavgift. TEMA: MERVERDIAVGIFT | 37 Artikkelen begrenser seg til å behandle omfanget av registreringsog avgiftsplikten for næringsdrivende som utelukkende driver med oppføring og rehabilitering mv. av boliger for salg eller utleie.3 Grensegangen mellom egenregi og fremmedregi samt fastsettelse av avgiftsgrunnlaget omtales ikke. Oversikt over relevante uttaksregler for næringsdrivende innen eiendom, bygg og anlegg. De sentrale uttaksbestemmelsene finner vi i mval. §§ 3-21, 3-22 og 3-26. § 3-21 omhandler uttak av varer, mens § 3-22 omhandler uttak av tjenester. Disse to bestemmelsene er de mest aktuelle for eiendomsaktører som er ordinært registrert, og som i tillegg driver oppføring mv av bygg for salg eller utleie. Når slike virksomheter tar ut varer og tjenester fra sin ordinære entreprenørvirksomhet til bruk i virksomheten med oppføring av bygg for salg eller utleie, oppstår spørsmålet om uttak etter §§ 3-21 og 3-22. § 3-26 gjelder som hovedregel kun for virksomheter som utelukkende driver med egenregivirksomhet, og omhandler både uttak av varer og tjenester. Vi nevner for ordens skyld at denne bestemmelsen i gitt situasjoner, også kan komme til anvendelse for virksomheter som er ordinært registrert. Uttaksreglene for varer er i prinsippet lik for alle næringsdrivende. For tjenester går det et grunnleggende skille mellom næringsdrivende generelt, og næringsdrivende innen bygg og anlegg. Hovedregelen ved uttak av tjenester er at den kun rammer uttak til privat bruk eller til formål utenfor den samlede virksomhet, jf § 3-22 (1). §§ 3-22 (2) og 3-26 inneholder en særregel for tjenester som består i «oppføring, oppussing, modernisering av bygg eller anlegg, herunder byggeledelse, byggeadministrasjon og annen administrasjon av slike arbeider». Etter denne bestemmelsen er det ikke noe krav om at uttaket må skje til formål utenfor den samlede virksomhet. Dette kan belyses med følgende eksempel: A AS driver omsetning av snekkertjenester, og er registrert for slik virksomhet. I tillegg eier A AS et leilighetskompleks som leies ut til boligformål. Dette betyr av selskapets samlede virksomhet omfatter unntatt utleievirksomhet og avgiftspliktig snekker virksomhet. A AS beslutter å totalrenovere leilighetene, og bruker sine ansatte på snekkerarbeidet. Dette betyr at A AS tar ut tjenester til bruk i den unntatte utleievirksomheten. På grunn av særregelen i § 3-22 (2) må A AS svare uttaksmerverdiavgift på verdien av snekkertjenestene som brukes på å rehabilitere leilighetene. Uten denne særregelen ville det ikke oppstått noen uttaksplikt etter § 3-22 (1). Dette fordi uttaket ikke skjer til formål utenfor den samlede virksomhet. Nærmere om mval. § 3-26 § 3-26 regulerer registrerings- og avgiftsplikten for næringsdrivende som for egen regning utelukkende driver med oppføring og rehabilitering mv av bygg eller anlegg for salg eller utleie. Det er knyttet bestemte vilkår til registrerings- og avgiftsplikten. Byggherre/oppdragsgiver Mval. § 3-26 sier at det skal beregnes merverdiavgift når: «…næringsdrivende tar i bruk varer og tjenester i virksomhet med oppføring, oppussing, modernisering mv. av bygg eller anlegg for salg eller utleie, herunder byggeledelse, bygge-administrasjon og annen administrasjon av like arbeider, og det drives slik virksomhet bare for egen regning.» Registrerings- og avgiftsplikt etter denne bestemmelsen er for det første betinget av at den næringsdrivende er byggherre/oppdragsgiver for fysisk byggearbeid («… oppføring, oppussing, modernisering mv…»)4. Dette innebærer at tomteutviklingsselskaper ikke rammes av § 3-26, så lenge virksomheten kun består i å få ferdigregulert tomter, eventuelt prosjektert utbygging, for deretter å selge tomten til en utbygger. Så lenge utvikler ikke står som oppdragsgiver/byggherre for fysisk arbeid, oppstår ikke spørsmålet om registrerings- og avgiftsplikt etter bestemmelsen5. Utføre arbeid selv eller ved hjelp av egne ansatte Det er et vilkår at den næringsdrivende selv eller ved hjelp av egne ansatte utfører tjenester i tilknytning til «…oppføring, oppussing, modernisering mv…» av egne eiendommer for salg eller utleie. Når den næringsdrivende først opptrer som byggherre/oppdragsgiver for fysisk arbeid, er ikke uttaksplikten ved eget eller ansattes arbeid begrenset til det fysisk arbeid6. Uttaksplikten vil også ramme administrasjon og prosjektering av byggearbeider. forts. ››› 1. Mval. § 3-11 (1) 2. Mval. §§ 3-21, 3-22 og 3-26 3. Mval. § 3-26 4. Skattedirektoratets bindende forhåndsuttalelse BFU 18/08 5. Skattedirektoratets bindende forhåndsuttalelse BFU 18/08 6. Eidsivating lagmannsretts dom av 26. januar 2007 (Steen Eiendom) 38 | TEMA: MERVERDIAVGIFT Selskap A driver utleie av boliger. Selskapet står som byggherre for oppføring av nye leiligheter for utleie. A har ansatte som står for all administrasjon av prosjektet. For øvrig har A ingen ansatte og alle varer og tjenester som medgår til prosjektet kjøpes inn fra tredjemann. A må beregne uttaksmerverdiavgift eget arbeid som gjelder administrasjon av prosjektet. Registrerings- og uttaksplikten etter § 3-26 gjelder kun tjenesteområder som den næringsdrivende selv eller ved hjelp av egne ansatte utfører. Selskap A har ansatte rørleggere som utfører arbeid på leiligheter A har under oppføring for utleie. For øvrig har A ingen ansatte og alle varer og tjenester som medgår til prosjektet kjøpes inn fra tredjemann. I dette tilfelle vil registrerings- og avgiftsplikten kun omfattes rørleggeraktiviteten. A vil har fradragsrett for inngående avgift på varer og tjenester som gjelder denne aktiviteten, og må beregne uttaksmerverdiavgift på alle varer og tjenester som gjelder rørleggervirksomheten. Dersom A også ansetter snekkere for å uføre arbeid på prosjektet, vil registrerings- og avgiftsplikten utvides til også å omfatte slik virksomhet. Rekkevidden av begrepene «oppføring, oppussing og modernisering mv.» Vi omtalte ovenfor at en grunnleggende forutsetning for uttaks- og registreringsplikt er at den næringsdrivende er byggherre/oppdragsgiver for «…oppføring, oppussing og modernisering mv….» (fysisk arbeid). Det er forståelsen av «…oppføring, oppussing og modernisering mv….» som setter rammen for hvor langt uttaksplikten etter § 3-26 rekker. Utgangspunktet er at bestemmelsen ikke skal ramme ordinært reparasjons- og vedlikeholdsarbeid. Det har i lang tid vært hevdet at grensen er sammenfallende med skattelovens grense mellom vedlikehold/reparasjoner som kan utgiftsføres direkte og aktiveringspliktige påkostninger. Dette synspunktet kan ikke lenger legges til grunn. Se her Borgarting lagmannsrett7: «Lagmannsretten påpeker videre i likhet med tingretten at grunnlaget for å trekke samme grense mellom avgiftsfri reparasjons- og vedlikeholdsarbeider som mellom vedlikehold og påkostning i skatteretten fremstår som forfeilet allerede fordi formålet med bestemmelsene er forskjellig. I skatteretten har skillet betydning for når skattyter skal få fradrag, enten straks, eller i henhold til avskrivningsreglene. I avgiftsretten er det spørsmål om når avgiftsplikten inntrer. Det er altså ingen indre sammenheng som kan begrunne samme anvendelse, enten direkte eller pr. analogi. Viktigere er at en anvendelse av skatterettens grense mellom påkostning og vedlikehold ville innsnevre anvendelsen av § 10 fjerde ledd (nå § 3-26) og dermed motvirke formålet med bestemmelsen som er å sikre likebehandling og motvirke uheldige markedsmessige konsekvenser.» (Vår tilføyelse i parentes.) Det må etter ovennevnte avgjørelse trekkes en helt annen grense avgiftsmessig. Det vil fortsatt være slik at rent reparasjons- og vedlikeholdsarbeid ikke utløser registrerings- og avgiftsplikt etter § 3-26. Det «nye» er at begrepet har en mye snevrere betydning. Oslo tingrett8 som behandlet saken i første instans med samme resultat som lagmannsretten, uttalte følgende: «Den nedre grense går mot arbeid som etter sin art normalt ikke forutsetter særlig fagkompetanse. Grensen går, slik retten ser det, mellom slike arbeider som tilfører eiendommen en merverdi, og de som bare innebærer rene reparasjoner og vedlikehold uten at dette føre til verdiøkning. Det er den verdiøkning som skjer gjennom oppussing og modernisering som begrunner ileggelse av avgift. Skatterettens skille mellom påkostning og vedlikehold er således ikke relevant, og retten 7. Borgarting lagmannsretts dom av 21. februar 2013 8. Oslo tingretts dom av 4. september 2012 TEMA: MERVERDIAVGIFT | 39 finner ikke at det er noe problem at oppussing og modernisering gis et annet innhold enn de skatterettslige begrepene.» Videre vises til to saker fra Klagenemnda for merverdiavgift.9 I disse sakene ble det lagt til grunn at det skal beregnes uttaksmerverdiavgift av oppussing- og renoveringsarbeid som er utført på boliger med sikte på salg eller utleie. Det er kun reparasjons- og vedlikeholdsarbeid som utføres med sikte på å ivareta bygningen som faller utenfor. Med bakgrunn i ovennevnte oppfatter vi det slik at reparasjons- og vedlikeholdsbegrepet i forhold til § 3-26 vil være begrenset til rene reparasjoner av ødelagte ting, slik som knuste vinduer, ødelagte låser, takleaksjer ol samt ren drift. Selskap A driver utleie av boliger. Selskapet har ingen ansatte. I den utstrekning A har behov for rehabilitering og oppussing av utleieleilighetene, kjøpes disse tjenestene fra eksterne leverandører. A vil ikke være registrerings- og avgiftspliktig etter § 3-26. A ansetter to snekkere som skal ha tilsyn med eiendommene. De ansatte sørger for reparasjon av dørlåser, ødelagte do, knuste vinduer, herunder snøbrøyting, strøing ol. Dette anses som reparasjon- og vedlikehold som ikke utløser registrering. A beslutter å pusse opp badene i 10 av utleieleilighetene. De to ansatte skal utføre snekkerarbeidet. A vil et slik tilfelle bli registreringsog avgiftspliktig for snekkerarbeidet. Spørsmålet er hva som skjer med reparasjons- og vedlikeholdsarbeid som isolert sett faller utenfor, når selskap A blir registrert etter § 3-26 for snekkerarbeidet som utføres i forbindelse med rehabilitering av badet. Borgarting lagmannsrett10 har uttalt følgende om dette: «As subsidiære anførsel om at den delen av As arbeider som ikke er å betrakte som oppussing, modernisering mv. i henhold til merverdiavgiftsloven § 10 fjerde ledd (nå § 3-26) må trekkes ut ved avgiftsberegningen, kan etter lagmannsrettens syn ikke vinnen frem.» (Vår tilføyelse i parentesen.) Dersom man først er registrert etter § 3-26 så rammer avgiftsplikten rent reparasjons- og vedlikehold, og lagmannsretten11 understreker at en slik regel også har klare rettstekniske og praktiseringsgrunner for seg. Selskap A vil som følge registrerings- og avgiftsplikt for snekkerarbeidet ved rehabilitering av badene, også bli avgiftspliktig for rene reparasjonsarbeider som utføres på leilighetene. Oppsummering Registrerings- og avgiftsplikt etter mval. § 3-26 forutsetter at den næringsdrivende er byggherre/ oppdragsgiver for fysisk byggearbeid utover rene reparasjoner og løpende drift. Videre er det et krav at den næringsrivende selv eller ved hjelp av egne ansatte utfører tjenester som omfattes av merverdiavgiftsloven. Det er ikke noe krav at disse tjenestene må utgjøre fysisk arbeid. Registrerings- og avgiftsplikten omfatter kun varer og tjenester som utfører av den næringsdrivende selv, eller ved hjelp av egne ansatte. Er den næringsdrivende først registrert etter § 3-26, som vil avgiftsplikten også omfatte reparasjons- og veldikeholdarbeid. 9. Klagenemndssak nr 6603 av 18. februar 2010 og nr 6694 av 26. april 2010 10.Borgarting lagmannsretts dom av 21. februar 2013 11. Borgarting lagmannsretts dom av 21. februar 2013 40 | TEMA: AVVIKLING AV AKSJESELSKAP AVVIKLING AV AKSJESELSKAP Det hevdes at det er mer komplisert å avvikle et aksjeselskap enn det er å stifte et. Det er nok noe i dette, men med et godt verktøy er det ikke en uoverkommelig oppgave. Vi vil i denne artikkelen belyse noen fallgruver med avvikling, og vise hvordan du ved bruk av Sticos Veiviser kan unngå fallgruvene. BRYNHILD BAKKEN KVERNMO Rådgiver Sticos Fagavdeling Oppsummering av prosessen i tre faser Reglene om oppløsning og avvikling beskrevet i Aksjelovens kapittel 16. Disse selskapsrettslige reglene må imidlertid kombineres med regler for regnskap, skatt og merverdiavgift, og det er kanskje her mange trår feil. Vi har laget en oppsummering av prosessen, inndelt i tre faser, hvor vi forsøker å belyse noen av de fallgruvene man må være oppmerksom på. Artikkelen er imidlertid ikke en uttømmende liste verken av handlinger i prosessen eller de problemer som kan oppstå. 1. Innledende fase - Oppløsning Beslutning om avvikling treffes av generalforsamlingen med to tredelers flertall, og generalforsamlingen velger et avviklingsstyre som trer inn i stedet for daglig leder og tidligere styre. Beslutningen skal straks meldes på samordnet registermelding til Foretaksregisteret, og Foretaksregisteret kunngjør beslutningen i Brønnøysundregis- trenes elektroniske kunngjøringspublikasjon. Kunngjøringen varsler at selskapets kreditorer må melde sine krav til avviklingsstyrets leder innen 6 uker fra kunngjøringen. Selskapet må likevel varsle alle sine kreditorer med kjent adresse. Fallgruver i innledende fase Man må påse at man benytter riktig prosedyre og har riktig dokumentasjon for behandlingen i generalforsamlingen. Unnlatelse av å melde oppløsning til Foretaksregisteret er straffbart etter Aksjeloven § 19-1, og kan medføre erstatningsansvar etter Aksjeloven § 17-1. Det er det enkelte medlem av avviklingsstyret som har dette ansvaret. TEMA: AVVIKLING AV AKSJESELSKAP | 41 Mange tror også at selskapet og dets aksjonærer er fri fra kreditorers krav som ikke melder kravet sitt innen kreditorfristens utløp. Slik er det imidlertid ikke. Aksjeeierne hefter solidarisk inntil verdien av det de har mottatt som utdeling i forbindelse med avviklingen. Kreditors krav foreldes tre år etter at selskapets endelige oppløsning ble registrert i Foretaksregisteret. I selskap som har garantiforpliktelser er det en risikofaktor for avviklingsstyret å glemme disse mulige forpliktelsene. Slike potensielle kreditorer bør også tilskrives og orienteres om avviklingen. Selskapet bør enten forsøke å overføre slike uvisse forpliktelser til andre mot et vederlag, eller det må avsettes et tilstrekkelig beløp til dekning av dem. Garantiforpliktelser kan potensielt medføre store tap. Det er også viktig at avviklingsstyret dokumenterer at de har opptrådt med «tilbørlig aktsomhet» i forhold til å sikre at alle kreditorer får oppgjør. Dersom kreditorer ikke har fått kravet sitt dekket, og det ikke kan dokumenteres at avviklingsstyret har vært «tilbørlig aktsom», er avviklingsstyrets medlemmer solidarisk ansvarlige for å dekke kravet. Dette kravet er imidlertid ikke begrenset til det aksjeeierne har fått utdelt. Avviklingsstyret kan søke regress hos aksjeeierne begrenset oppad til det de har fått i utdeling. 2. Avviklingsperioden Avviklingsstyret skal utarbeide en avviklingsbalanse og fortegnelse over selskapets eiendeler, rettigheter og forpliktelser. Fortegnelsen har ingen formkrav, og er et praktisk, internt dokument for å få oversikt over alle eiendeler, rettigheter og forpliktelser, til virkelige verdier, uavhengig av om eiendelen/ forpliktelsen har vært ført opp i regnskapet tidligere. Denne skal revideres, selv om selskapet har fravalgt revisjon. Gjenpart av balansen og revisjonsberetningen skal sendes aksjeeierne, men ikke til Regnskapsregisteret. krav om forhåndsligning anbefales det å legge ved et krav om «skriftlig erkjennelse» fra Skatteetaten etter Ligningsloven § 8-10 nr. 2. Skatteetaten er da forpliktet til å levere skatteoppgjøret innen 3 måneder, ellers faller kravet på skatt bort. Selskapets eiendeler skal i avviklingsperioden omgjøres til penger, slik at selskapets forpliktelser kan gjøres opp. Alle forpliktelser skal dekkes, med mindre kreditor frafaller kravet sitt eller samtykker i at forpliktelsen overtas av andre. Fallgruver i avviklingsperioden I praksis gjøres det mange feil i forbindelse med avvikling av aksjeselskap. En undersøkelse foretatt av Skatteetaten for inntektsåret 2010, viser at ca. 40 % av frivillig oppløste aksjeselskap i 2010 ikke hadde levert krav om forhåndsligning. 40 % av de kontrollerte selskapene hadde ikke levert aksjonærregisteroppgave, og hos 35 % av de kontrollerte har aksjonær ikke oppgitt likvidasjonsvederlag, evt. tap i sin selvangivelse. Det må sendes inn selvangivelse med krav om forhåndsligning for perioden til og med tidspunkt for endelig oppløsning (sletting). Dette innebærer at enkelte inntekter og kostnader må estimeres fram i tid. Blant annet må man inntektsføre eventuelle framtidige renteinntekter på bankkontoer, og det må avsettes for kostnader til f.eks. bistand med avviklingen fram til og med endelig oppløsning. Ved Dersom avviklingsprosessen settes i gang i løpet av første halvår et år må man i tillegg til å kreve forhåndsligning for avviklingsåret, også huske å kreve forhåndsforts. ››› 42 | TEMA: AVVIKLING AV AKSJESELSKAP ligning for det foregående inntektsåret. Ellers risikerer man å måtte vente til høsten før man får skatteoppgjør for dette året, noe som ikke bare forsinker prosessen, men som også kan medføre at man kalkulerer med for kort tidshorisont ved krav om forhåndsligning for det inneværende året. For mange kan det også komme som en overraskelse at det må foretas en samlet justering av inngående merverdiavgift ved uttak av kapitalvarer til privat bruk. Dersom slike kapitalvarer overtas av et registrert avgiftssubjekt som skal benytte eiendommen i fradragsberettiget formål, kan imidlertid justeringsforpliktelsen overføres i en justeringsavtale. I selvangivelsen for oppløsningsåret må man sørge for å fradragsføre kostnader som vil påløpe for å få gjennomført slettingen. Dette kan eksempelvis være honorar til revisor og andre som bistår med avviklingen og oppbevaringskostnader for oppbevaringspliktig regnskapsdokumentasjon. Revisor og andre som skal bistå i prosessen etter at krav om forhåndsligning er levert, må derfor så langt mulig anslå slike honorarer. 3. Avsluttende fase – Endelig oppløsning Etter at skatteoppgjør er mottatt, og alle forpliktelser er dekket, kan eventuelle resterende midler deles ut til aksjeeierne (forutsatt at kreditorfristen er utløpt). Dersom det gjenstår uvisse eller omtvistede forpliktelser, må det avsettes tilstrekkelig beløp til dekning av dette. Avviklingsstyret skal sette opp et endelig avviklingsoppgjør, som også skal revideres. Generalforsamlingen godkjenner avviklingsoppgjøret og vedtar endelig oppløsning. Vedtaket meldes Foretaksregisteret, slik at selskapet kan slettes. oversikt over og påminnelser om oppgaver og plikter for alle disse fasene. Fallgruver i avsluttende fase Også i avsluttende fase må man følge riktige selskapsrettslige prosedyrer for styremøte og generalforsamling. Det mange ikke tar høyde for er at det kan være enkelte plikter etter at selskapet er slettet. Dette gjelder innsending av aksjonærregisteroppgave, eventuell innberetning av lønn, og oppbevaring av bilag. Det kan også bli aktuelt med etterutlodning av avsatte midler, eller oppgjør av forpliktelser som av forskjellige årsaker ikke har blitt dekket i avviklingsperioden. I Sticos Veiviser har vi derfor utarbeidet en veiviser tilknyttet Sticos Proff. Denne vil ikke bare lede deg trinn for trinn med fletting av selskapsrettslige dokumenter, men gir også mulighet for utsending av møteinnkallelser på epost, påminnelse ved utløp av kreditorfrist, og løpende orientering om andre praktiske oppgaver og problemstillinger innen regnskap, skatt og merverdiavgvift. Underveis finner du også lenker til aktuelle lovhjemler og emner i Sticos Oppslag, om det skulle være behov for utfyllende informasjon. Avvikling av aksjeselskap i Sticos Veiviser Sticos Veiviser er knyttet til et klientregister, slik at opplysninger om adresse, aksjonærer og styremedlemmer hentes automatisk. Med Sticos Veiviser sikrer du deg derfor en effektiv prosess med god faglig støtte. Avvikling av aksjeselskap innebærer mer enn utfylling av dokumentmaler for styremøter og generalforsamling. Dette er en prosess som går over noe tid, og hvor vi mener det er viktig og nyttig å få TEMA: STICOS VEIVISER | 43 Sticos Veiviser Veivisere er et nytt verktøy i Sticos Oppslag som trinn for trinn hjelper deg gjennom blant annet selskaps- og arbeidsrettslige prosesser. Veiviserne gir deg automatisk utfylling av dokumenter og hjelper deg med faglige problemstillinger underveis i prosessen. Tilgjengelig i Sticos Oppslag Web Alle abonnenter av Sticos Oppslag for web har fri tilgang til Sticos Veiviser i Sticos Oppslag, se knapp øverst til høyre i programmet. Når du klikker på denne åpnes en ny fane, og du kommer til en oversikt over alle veivisere. Her finner du maler for prosesser innen fagområder som selskapsrett, arbeidsrett, trygderett, regnskap, lønn og skatt. Flere prosesser i én veiviser Flere av veiviserne inneholder flere typer prosesser. For eksempel dekker veiviseren «Fusjon» prosessene alminnelig opptaksfusjon, fusjon mellom mor og heleid datterselskap, fusjon mellom to selskaper med samme eier og konsernfusjon. I flere av de selskapsrettslige veiviserne kan du også velge mellom beslutning i ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, og om aksjelovens forenklede eller ordinære saksbehandlingsregler skal følges. Du velger type prosess i starten av veiviserne. Sticos Proff Veiviseren «Avvikling av aksjeselskap» er en del av Sticos Proff, som fritt kan brukes av alle abonnenter av Sticos Oppslag Web ut 2014. Fra og med 1.1.2015 må man ha Proff-abonnement for å ta i bruk denne og andre veivisere merket med Proff, samt for å kunne opprette mer enn en klient i klientregisteret. Veivisere i Sticos Proff-konseptet er merket med Proff i maloversikten, og er spesielt tilpasset regnskapsførers og revisors rolle som rådgiver. De inneholder i tillegg til selskapsrettslige dokumenter, også erklæringer fra revisor. Oversikt over veivisere I Sticos Oppslag i dag finner du mange veivisere, disse blir dekket gjennom nærmere 100 ulike prosesser. Flere nye veivisere er under utarbeidelse, og i løpet av høsten kommer det også veivisere for «fisjon» og «skattefri omdanning av enkeltpersonforetak». Veivisere i Sticos Proff Avvikling av aksjeselskap Fusjon Kapitalforhøyelse Stiftelse av aksjeselskap Kapitalnedsettelse Veivisere i Sticos Oppslag Fravalg revisjon med forenklet saksbehandling Ordinær generalforsamling Styremøte - Ansettelse av daglig leder Styremøte - Behandling av årsregnskap og årsberetning Styremøte - Godtgjørelse daglig leder Styremøte - Drift, perioderegnskap og budsjett Styremøte - Tapt aksjekapital Lån til nærstående parter Fravalg revisjon Ordinær generalforsamling med forenklet saksbehandling Konsernbidrag Pendling fra utlandet Lån i ansettelsesforhold Oppfølging i prøvetid Arbeidsavtale ved nyansettelse Drøftelsesmøte ved oppsigelse Oppsigelse av arbeidstaker Permittering 44 | TEMA: ELEKTRONISK UTLEGGSBILAG Arbeidstaker kan sende UTLEGGSBILAG ELEKTRONISK Fra 1. juli 2014 er det ikke lenger krav om at arbeidstaker må sende originale papirbilag til arbeidsgiver for å få refundert jobbrelaterte utlegg skattefritt. Den ansatte kan nå sende inn reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg elektronisk, uavhengig av om «originalbilagene» er på papir eller elektronisk. Skattedirektoratet har publisert 1 en kunngjøring som i tillegg til dette også omhandler enkelte andre endringer og presiseringer vedrørende dokumentasjon av ansattes utlegg. Tidligere krav til originalbilag ATLE MÆHLUM Rådgiver Sticos Fagavdeling Tidligere var det oppstilt som et krav at refusjon av utgifter som ar- beidstaker hadde pådratt seg i forbindelse med utførelsen av arbeidet skulle være dokumentert med originalbilag. I dette lå det som utgangspunkt et krav til papirformat, selv om også dokumenter mottatt kun elektronisk kunne være originalbilag. Bestemmelsen innebar at arbeidstakeren ikke kunne skanne originale papirbilag og oversende TEMA: ELEKTRONISK UTLEGGSBILAG | 45 disse elektronisk til arbeidsgiver. Dersom reiseregninger eller utleggsoppstillinger ble utarbeidet og oversendt elektronisk måtte likevel vedlegg som opprinnelig var på papir oversendes i papirformat. Det var imidlertid ingenting i veien for at arbeidsgiver kunne skanne papirbilagene og oppbevare disse elektronisk. For bilag som arbeidstakeren kun mottok elektronisk, f.eks. ved bestilling via nettet, var det som en praktisk ordning godtatt at hun/ han la frem en utskrift av den elektroniske fakturaen sammen med kvitteringsliste, kontoutskrift eller kvitteringsoblat som viste at kostnaden var betalt. Begrunnelsen for disse strenge dokumentasjonskravene var at det i refusjonstilfellene er arbeidstaker som er mottaker av faktura, ikke arbeidsgiveren. For å sikre at arbeidstakeren ikke fikk refundert samme utgift flere ganger var det derfor et krav om at originalbilaget måtte leveres til arbeidsgiveren.2 Økende bruk av elektronisk dokumentasjon Skattedirektoratet har fått mange henvendelser fra arbeidsgivere, systemleverandører og andre som påpeker at det krever mye ekstra tid og ressurser å administrere både en fysisk og elektronisk behandling av utleggsbilagene. Det er gitt uttrykk for at i henhold til bokføringsreglene kan all regnskapsdokumentasjon behandles fullt ut elektronisk, men når reiseutlegg i henhold til skattebetalingsforskriften må behandles manuelt vil det hindre en effektiv dokumentflyt for arbeidsgivere som ønsker elektronisk innlevering fra sine ansatte. Hensikten med den digitale bokføringen ville på den måten i stor grad være redusert. På denne bakgrunn fant Skattedirektoratet det nødvendig å se på regelverket på nytt. Skattedirektoratet viser til at forarbeidene til bokføringsloven i 2002 legger til grunn at den økende bruken av elektronisk dokumentasjon vil redusere den tradisjonelle sammenhengen mellom papirbilag og originalitet. Utviklingen kan også gjøre det tilnærmet umulig å definere originalitet på en hensiktsmessig måte. Den bokføringspliktige må selv kunne avgjøre hva som anses som dokumentasjon av de bokførte opplysningene, når identisk dokumentasjon mottas i flere formater. Skattedirektoratet er enig i at den økte bruken av elektronisk dokumentasjon gjør det vanskelig å definere hva som skal tilfredsstille kravet til originalitet. Det vil uansett være vanskelig å forhindre at en arbeidstaker vil kunne bruke flere utskrifter eller skanninger av samme bilag for å få refusjon flere ganger. Denne muligheten kan best motvirkes gjennom arbeidsgivers kontroll- og godkjenningsrutiner. Arbeidsgiver vil ha en økonomisk egeninteresse i å kontrollere at virksomheten ikke blir belastet med kostnader som ikke vedrører virksomheten og at forts. ››› 1. Skattedirektoratets kunngjøring 20.06.2014 2. Skattedirektoratets brev 20.05.2010 46 | TEMA: ELEKTRONISK UTLEGGSBILAG kostnaden ikke blir belastet flere ganger. Det vil også være vanskelig å kontrollere om et reiseutlegg er skannet av arbeidsgiver eller arbeidstaker. hengig av de nye reglene, fortsatt kan kreve at arbeidstakeren sender inn originale papirbilag, dersom han finner det nødvendig av internkontrollhensyn. Andre endringer og presiseringer Ikke lenger krav til originale papirbilag Skattedirektoratets kunngjøring omtaler ikke spesifikt hva som aksepteres som godkjent skannet bilag. Det fremgår imidlertid av forskriftsteksten at elektronisk dokumentasjon tilfredsstiller kravet til bilag når dokumentasjonen er utstedt i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av dokumentasjonen. Det antas at bildefiler i utgangspunktet vil oppfylle kravene. Om lesbarheten er tilfredsstillende og redigeringsbegrensninger ivaretatt vil da et bilde tatt med mobilkamera være tilstrekkelig. Skattedirektoratet har presisert at reiseregninger fortsatt må signeres av arbeidstaker4. Dersom reiseregningen behandles elektronisk kan elektronisk signatur godtas. En elektronisk løsning må gi tilfredsstillende sikkerhet for at utsteder er korrekt angitt (identitetskontroll, signaturkrav), og at reiseregningen ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav). Løsningen må tilby sikker lagring av hvem som har undertegnet reiseregningen, og det må være en tilfredsstillende sikring mot at uvedkommende signerer. Arbeidsgiveren må vurdere om en elektronisk signatur oppfyller disse kravene. Leverandøren av reiseregningsprogrammet vil være den På denne bakgrunn er ordlyden i skattebetalingsbetalingsloven § 5-6-11 endret. Vilkåret for å få refundert utgifter pådratt i forbindelse med arbeidet trekkfritt er nå at utgiftene skal dokumenteres med kvittering eller annet bilag som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften kapittel 5.3 Dette innebærer at arbeidstakeren kan sende inn reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg elektronisk, uavhengig av om «originalbilagene» er på papir eller elektronisk. Arbeidstakeren kan selv skanne papirbilag og oversende den skannede versjonen til arbeidsgiver. Men det er ikke noe til hinder for at arbeidsgiver uav- Elektronisk signatur på reiseregninger TEMA: ELEKTRONISK UTLEGGSBILAG | 47 nærmeste til å svare på om løsningen med elektronisk signatur er tilfredsstillende i henhold til kravene i e-signaturloven.5 Dersom det ikke foreligger tilfredsstillende elektronisk signatur, må reiseregningen skrives ut på papir og signeres manuelt. Den signerte papirversjonen kan i så fall skannes og oversendes elektronisk til arbeidsgiver. Dokumentasjon av flyreiser Flyreiser skal dokumenteres med reisedokumenter, kvittering eller annen dokumentasjon fra flyselskap. Som en følge av den teknologiske utviklingen utstedes ikke lenger flybillettstammer, og dette kravet er derfor tatt bort fra forskriftsteksten6. Det er blitt mer og mer vanlig å ta i bruk billettløse reiser. Det vil si at det ikke produseres et papirdokument, men all informasjon om billetten lagres elektronisk i reiseselskapets billettsystemer. Reisen kan bestilles på Internett, og billetten knyttes til kredittkort, kundekort eller QR-kode på mobiltelefon. Den reisende får reisedokumenter, kvitteringer og annen dokumentasjon digitalt. Slike billettløse reiser må legitimeres med reisebeskrivelse fra flyselskap som gir opplysninger om foretatte reiser med angivelse av arbeidstakers navn, tid og sted for avreise og ankomst, samt pris. Formålet skal alltid påføres bilaget. Det er ikke lenger krav om årlig utskrift på papir. Erfaringer viser at norske flyselskaper som SAS og Norwegian har utviklet elektroniske løsninger som gjør det enkelt å hente ut reisebeskrivelser for gjennomførte reiser. Samtidig viser erfaringen at det i mange sammenhenger er vanskelig å få reisebeskrivelse fra de utenlandske flyselskapene. Bruk av utenlandske flyselskaper er høyst vanlig for norske arbeidstakere i forbindelse med reiser som knytter seg til utøvelse av yrket i utlandet, men også som en konsekvens av økt konkurranse i luftfarten med flere utenlandske operatører som flyr fra/til Norge. Dersom flyselskapet ikke kan levere reisebeskrivelse, må det på annen måte dokumenteres at reisen er foretatt. Flyreiser betalt med kredittkort vil sammen med belastning for reisen ofte forekomme med opplysninger om reisestrekning, dato og navn på den reisende. Dersom reistrekning mv. ikke fremgår, må det i tillegg leveres bestillingsbekreftelse/reisedokument og boardingkort/setekvittering. Slik dokumentasjon sett under ett anses å være tilstrekkelig dokumentasjon på lik linje med reisebeskrivelse for gjennomførte reiser. Dokumentasjon av bevertningsutgifter Når arbeidstaker krever refusjon av kostnader til bevertning skal det fremgå av bilaget formålet og hvem bevertningen omfatter. Ut fra forskriftsteksten slik den lød har det vært ulik forståelse av detaljgraden knyttet til hvem bevertningen omfatter7. Skattedirektoratet fremholder at siden opplysningen knytter seg til virksomhetens fradragsrett og trekkfritak for arbeidstakeren er det strenge krav til dokumentasjonen. Det er derfor presisert i forskriften at kvitteringen eller annet bilag for utgiftene ved slik bevertning skal inneholde både navnet på personen og navnet på den virksomhet som personen representerer. Også navn på egne ansatte som har deltatt skal fremgå av bilaget. En slik forståelse vil ha sammenfallende interesser med arbeidsgivers øko- nomiske egeninteresse der det kun er kostnader som vedrører virksomheten som refunderes, ikke private kostnader. Bestemmelsen vil være særlig aktuell ved representasjon og det er i den sammenheng grunn til understreke at opplysningene skal fremgå selv om det ikke kreves skattemessig fradrag for kostnadene.8 Dette for å kunne vurdere eventuell plikt til å innberette forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. 3. Skattebetalingsloven § 5-6-11 første ledd 4. Skattebetalingsforskriften § 5-6-12 5. Lov om elektronisk signatur § 6 6. Skattebetalingsforskriften § 5-6-11 tredje ledd 7. Skattebetalingsloven § 5-6-11 første ledd og bokføringsloven § 5-10 8. NOU 2002:20 kapittel 9.8.6 48 | STICOS PRODUKTER Trenger du en assistent innen Her er en komplett oversikt over hv ? Sticos Oppslag Nå med praktiske veivisere som gjør jobben enda enklere! Sticos Oppslag Kommune Sikrer kvalitet. Øker kompetansen. Med et regelverk som stadig endres kan det være en utfordring å holde seg oppdatert. Sticos Oppslag Kommune gjør regnskapsarbeidet i offentlig sektor enklere. Sticos Oppslag gjør jobben for deg, både som oppslagsverk og som praktisk veiviser til gjennomføring av kompliserte prosesser. I programmet får du hjelp til å løse dine problemstillinger innen regnskap, lønn, mva, skatt, sykepenger, feriepenger og arbeidsrett. Sticos Oppslag Kommune er et støtteverktøy som sikrer god kvalitet samtidig som det øker fagkompetansen hos de som jobber med regnskap på ulike nivåer i kommuner og fylkeskommuner. Sticos Oppslag gir deg alt på ett sted. Vil du vite mer? Kontakt Bjørn Einar Træthaug, telefon 73 56 00 39 Vil du vite mer? Kontakt Simen Sagbakken, telefon 73 56 10 61 Salgsleder Selger Sticos Oppslag Kommune Sticos Personal Komplett personal- HR, og HMS-system med direkte rapportering. Med Sticos Personal kan du føle deg trygg på at alle personal- og HMS-krav blir ivaretatt. Sticos Personal gir deg alltid tilgang til oppdatert informasjon om både lovpålagte og interne bestemmelser i arbeidsforholdet. Inkludert oppfølging av sykmeldte, personalarkiv og ferie- og fraværsoversikt for alle ansatte. Et nyttig verktøy både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Sticos Regnskapsmetodikk Likviditetsprognoser og automatisk avstemming Sticos Regnskapsmetodikk forenkler din hverdag som regnskapsfører. Du får enkelt kontroll over oppdragsavtalen og oppdragsstyringen. ved at alt arbeid du gjør for dine kunder systematiseres og dokumenteres. Nye moduler i programmet er Sticos Prognose, som lager likviditetsprognoser basert på faktiske og oppdaterte regnskapstall, og Sticos Avstemming, som sparer deg for tid og øker kvaliteten på avstemmingene. Vil du vite mer? Kontakt Bjørn Einar Træthaug, telefon 73 56 00 39 Vil du vite mer? Kontakt Ronny Endresen, telefon 73 56 00 23 Salgsleder Selger Sticos Regnskapsmetodikk STICOS PRODUKTER | 49 regnskap, lønn eller personal? vilke produkter Sticos kan tilby deg: Sticos Prognose Sticos Kurs Gjør likviditetsstyring enklere Påfyllet du trenger God likviditetsstyring er nødvendig for å planlegge investeringer og daglig drift. Et likviditetsbudsjett som er utarbeidet før kalenderåret starter, mister raskt sin verdi som styringsverktøy etter som året går. Med Sticos Kurs kan du holde deg faglig oppdatert og sikre at arbeidet ditt utføres effektivt og med høy kvalitet. Utvikling av kompetanse er derfor en lønnsom investering for bedriften. Sticos Prognose tar tak i virkelige regnskapstall så langt du har kommet med registreringen, og lar de historiske regnskapsdataene danne grunnlaget for en likviditetsprognose for de neste 12 måneder. Vi tilbyr kurs innen fagområdene: regnskap, årsoppgjør, skatt/avgift, regnskapsføreryrket, lønn/personal, rettslære og selskapsrett. De fleste av våre kurs oppfyller kravene til etterutdanning. Vil du vite mer? Kontakt Bjørn Einar Træthaug, telefon 73 56 00 39 Vil du vite mer? Kontakt Kursadministrasjon, telefon 73 56 00 05 Salgsleder Sticos Hurtiginfo Sticos Rapport For deg som vil være i forkant Enklere å rapportere til styre og ledelse Sticos Hurtiginfo holder deg oppdatert om uttalelser, lovforslag, høringer, lovendringer og andre nyheter innen fagområdene regnskap, lønn, skatt, avgift, trygderett og personal. Du får informasjon direkte i din innboks. Med Sticos Rapport kan du enkelt lage oversiktlige rapporter og analyser med grafiske fremstillinger. Sticos Rapport gjør det lett for deg å presentere økonomiske forhold, også ovenfor «ikke-økonomer». Du får rapporter og grafer som oppfyller kravene om rapportering til bedriftens styre og ledelse. Vil du vite mer? Kontakt Bjørn Einar Træthaug, telefon 73 56 00 39 Vil du vite mer? Kontakt Tom-Øystein Wahl, telefon 73 56 10 56 Salgsleder Selger Sticos Rapport 50 | STICOS SVARER STICOS SVARER Hver dag hjelper fagavdelingen i Sticos kundene våre med faglige utfordringer. Her er noen aktuelle problemstillinger vedrørende lønn og personal. Dekning av behandlingsutgifter Synsundersøkelse og databriller Vi har en sykmeldt arbeidstaker som venter på en operasjon som er nødvendig for at han skal komme tilbake i arbeid. Arbeidstaker opplyser at det er tre måneder ventetid for behandling. Vi ønsker å dekke utgiftene til operasjon ved et privat behandlingssenter for å slippe den lange ventetiden. Hvordan stiller dette seg i forhold til skatteplikt? Vi har en arbeidstaker som tilbringer mye tid foran dataskjermen på jobb, og som i det siste har vært plaget med mye hodepine. Han har private briller som han bruker i hverdagen, men vi vurderer nå å tilby han en synsundersøkelse for å sjekke behovet for databriller? Hva er vilkårene for å få dekket dette skattefritt? Og er det noen beløpsgrense for hva arbeidsgiver kan dekke før det blir skattepliktig for den ansatte? Arbeidsgivers dekning av behandlingsutgifter er skattepliktig for den ansatte. Dette gjelder uavhengig av type behandling. Det er imidlertid gjort unntak fra skatteplikten ved ordinær bedriftshelsetjeneste, forbyggende helsetiltak eller ved yrkesskade. Selv om det i dette tilfellet er arbeidsgivers ønske å få den ansatte raskere tilbake i jobb, vil operasjonen i hovedsak gi en privat helsemessig gevinst for den ansatte, og arbeidsgivers dekning av utgiftene vil bli skattepliktig. Arbeidstakere som jevnlig utfører en betydelig del av sitt arbeid ved dataskjerm har rett til å få tilbud om synsundersøkelse og synsprøve foretatt av optiker eller øyenlege. Dersom optiker eller øyenlege kan dokumentere at behovet for spesialtilpassede databriller er tilstede, vil dekningen av kostnader være skattefri for den ansatte. Skattefritaket omfatter nødvendige utgifter til undersøkelse, spesialtilpassede glass, samt en rimelig innfatning. Det er ikke fastsatt noen beløpsgrense for hva som regnes som rimelig innfatning. Dersom arbeidstaker f.eks. ønsker dyrere innfatning, pynt, annet merke etc. enn det som er nødvendig, vil ikke arbeidsgiver være pliktig til å dekke dette. Dersom arbeidsgiver dekker slike ekstraomkostninger vil dette bli skattepliktig for den ansatte. Overføring av ferie ved sykdom En ansatt er langtidssykemeldt og får ikke avviklet ferie i år. Hva gjør vi med ferien og feriepengene til vedkommende? Ferie som ikke er avviklet på grunn av sykdom skal overføres til neste år. Feriepengene følger den overførte ferien og utbetales når ferien tas. Hold deg oppdatert! På www.sticos.no kan du melde deg på vårt nyhetsbrev, lese fagartikler, melde deg på kurs og finne aktuelle nyheter. Følg oss på sosiale medier Du finner oss her: www.facebook.com/sticosas www.linkedin.com/company/sticos-as www.twitter.com/sticosas Gi oss din tilbakemelding Har du innspill til magasinet vårt? Stoff du vil ha mer av, en artikkel du kunne tenkt deg å få utdypet? Send oss gjerne tilbakemeldinger på magasinet@sticos.no Returadresse: Sticos AS Postboks 2934 Sluppen 7438 Trondheim Sticos Proff STICOS PROFF EFFEKTSKAPER DET BLIR ENKLERE MED STICOS PROFF Sticos Proff gir deg en rekke veivisere som er spesielt tilpasset deg som rådgiver. Veiviserne genererer dokumenter og leder deg trinn for trinn gjennom krevende arbeidsprosesser i henhold til regelverket. I Sticos Proff får du også med eget klientregister og arkivløsning. Vi sørger for at du er oppdatert og har et enkelt verktøy som hjelper deg hele veien. Se sticos.no eller ring 07356 for mer informasjon.
© Copyright 2024