Utveckling av projektkulturen på Migrationsverket med stöd av Antura Göran Dahl Projektchef på Migrationsverket ”Ett Sverige som med öppenhet tar tillvara den globala migrationens möjligheter” Migrationsverkets vision Migrationsverkets uppdrag • verka för en långsiktigt hållbar migrationspolitik som värnar asylrätten • underlätta rörlighet över gränser inom ramen för den reglerade invandringen • främja en behovsstyrd arbetskraftsinvandring • tillvarata och beakta migrationens utvecklingseffekter • fördjupa det europeiska och internationella samarbetet. Uppehållstillstånd 2013 Kvottuttagna 2 % Asyl Totalt antal beviljade ansökningar 2013 – fördelade på beslutsgrund Övrigt 2 % Skyddsbehov 61 % Konventionsflykting 32 % Synnerligen ömmande omständigheter 5 % Totalt 28 998 exkl. kvotflyktingar Vad handlar det om? Projekt 2.0  3.0 • • • • Mognad har ökat Behov har lösts Blivit spretigt Projekt för projektens skull  Samordning/likformighet/helhetssyn.... eliminera slöseri/dubbelarbete  Uppdrag till STUC-Projektcenter Projektläget våren 2012 Pågående projekt – 38 projekt om 525 miljoner (145 miljoner avsatt i fonder och 380 miljoner egen finansiering). – Fördelning utifrån Verksamhetsområden: - Mottagning 14 Centrala utvecklingsprojekt 7 - Digitalisering, Europeiskt Internationellt Samarbete 6 Administration 4 Asyl 3 Målbild projektkultur • Att vi har ett gemensamt språk och tydliga roller i vårt projektarbete. • Att vi har en väl förankrad och lättillgänglig projektmodell. • Att vi har professionella projektledare och styrgrupper/projektbeställare. • Att vi har en projektportfölj med alla projekt i verksamheten och att portföljen är väl känd i verksamheten . • Att vi har ett tydligt sätt att prioritera mellan projekt i budgetarbetet och vid akuta behov. • Att det upplevs som utvecklande både för individen och för verksamheten att få delta i projekt. • Att de projekt om drivs uppfyller sina verksamhetsmål inom givna tids- och kostnadsramar. Uthållighet Före upplysningen ”bära ved och vatten” Efter upplysningen ”bära ved och vatten” Projektcenter Stöd Modell Policy och Standard Beslutsmodell Coachning Projektvård Strategiska projekt Statusbild Pulsmöten Kompetens Kvalitetssäkring Utbildning Nätverk Beslutspunkter Riskanalys Portfölj Verksamhetsnytta Prioritering Vision – mål - strategi Utveckling av projektkulturen Ständiga förbättringar Totalkvalitet Planera Förbättra Gör Utvärdera Portföljen Värdering Kvalitetssäkring Effekter och nyttor Utbildning PM3 Oklar styrning XLPM Prioritering Nyttoregister UR PL-nätverk Utvecklingsstrategi Projektkalkyl Kvalificerade PL Checklistor Införandemodell Projektpolicy Syftet med projektpolicyn är att slå fast Migrationsverkets förhållningssätt gentemot arbetsformen projekt. • • • • • • Definition av projekt Projektportfölj Linje kontra projekt Antal projekt Finansiering Projektmodell Integrerad projektmodell FISK XLPM LFA Nyttorealisering Gemensamma mallar med utvikningar vid behov. Kopplar även på Lean-verktyg från ”Värde för alla”. Beslutsmodell för projekt i Utvecklingsrådet Förstudie TG00 Analys TG0 Planering TG1 TG2 TG3/4 UR Utvecklingschef Utvecklingsrådet, UR Utvecklingschef Verksamhetsområdeschef Genomförande Projektbeställare Projektbeställare Avslut TG5 MS6 Projektbeställare Projektbeställare Utbildning • Projektledarutbildning 5 dagar – XLPM bas, 3 dagar – Portföljen, 1 dag – Processen på MV, 1 dag • • • • • • • • Projektekonomi Nyttorealisering Kommunikation Beslutsprocess, UR Utbildat ca 100 sedan 2012 Projektledarnätverk, 2 ggr/år Nyttorealisering Coachning för projektledare Kvalificerad projektledare på Migrationsverket Kompetens • • • • Migrationsverkets projektledarutbildning Lean i projekt Migrationsverkets coachningsutbildning Nyttorealisering 5 dagar 1 dag 1 dag 1 dag Erfarenhet • Projektledare för minst två projekt som avslutats inom utsatt tid och budget samt med uppnådda projektmål. Lämplighet (referenser) • Två referenser som intygar att personen har både metodkompetens och lämpligt beteende som projektledare. Även ledarskapsprofil. Antura Projects  Portföljen • Upphandling klar våren 2013 • Antal användare = ca 550 • Användningsområden • Projekt • Förvaltning • Linje Riskanalys enligt FISK Anpassad statusrapport - MS Word - Projektmodell Status Projektinformation - Status med kommentarer Ekonomi Prognos Risker Ändringshantering Ekonomi • Budget i Portföljen • Livscykeltänk • Läses över till Agresso • Tidrapportering omförs till Agresso med rätt timpris • Utfall läses tillbaka från Agresso (tid + övriga fakturor) Uppstartsmöte, TG0 • • • • • • • Projektcenter för stöd Projektprocessen Nyttorealisering Portföljen Tollgates – obligatoriska moment/underlag Värderingsmodell Kvalificerad PL Utbildning • Portföljen steg 1 – Filarkivet, Ärenden, Riskanalys, Lägesrapport, Tidplan, Tidrapportering • Portföljen steg 2 – Medlemmar, Behörigheter, Resurshantering, Tidplanering fördjupning • Portföljen steg 3 – Dokumentgranskning, Periodplanering, Beroenden - externa och interna, Rapporter & Diagram • Projektekonomi – Teori, Praktik i Portföljen Utvecklingsrådet Objekt Prövning, sökande, ……… Projekt Uppdrag Mindre utvecklingsuppdrag Vidmakthållande Projektcenter projektportföljstyrning Rena Verksamhetsprojekt Grundsten i pm3 Produkt (asyl och tillståndsprövning) Stödjer (Operativ Verksamhet) Påverkar Process Stödjer (Processägare) Påverkar IT-stöd (IT-avdelning) Förvaltning och utveckling Förvaltning Vidmakthållande Utveckling Vidareutveckling Nyutveckling Två portföljer Värdering – Matrisen Strategisk värdering Fastställer i vilken grad idéerna/projekten följer verksamhetens beslutade strategier. Det är verksamhetens vision och huvudstrategier som ligger till grund för vilka faktorer som projektens mål kan kopplas till. Bedömd genomförbarhet Idéernas/projektens förväntade möjlighet att genomföras framgångsrikt och förmåga att åstadkomma nyttor i verksamheten. Värdering av effekter och nyttor Fastställer vilken grad av ekonomiska effekter och nyttor som idéerna/projekten skapar. Även de kvalitativa nyttorna som skapas vägs in i värderingen. Värderade projekt – TG2 Presentation på verksnätet • Publika hemsidor via länkar • Tillägg • Projektinformation • Projektstatus • Fält i projektfakta Nyttorealisering Varje projekt blir en ”aktivitet” i Nyttoregistret • Nyttorna (i effektmodulen) knyts till dessa aktiviteter för att behålla spårbarheten. • Även hemtagningsåtgärderna och nyttouppföljningen (Ärenden) knyts till aktiviteterna för att få överblick över progress i åtgärder och uppföljningen. Sammanställning av nyttor • Syftet här är att få en översikt över samtliga nyttor. Nyttorna kopplas också till en effekttyp samt vilken organisatorisk enhet de hör till. • Nyttor som mäts i pengar kan läggas in med budget (mål) och utfall (faktiskt uppmätt värde). Nyttohemtagningsåtgärder och nyttouppföljning • I Ärende-modulen skapas hemtagningsåtgärder. • Även nyttouppföljning hanteras här. Nyttorna läggs upp som ärenden och man lägger in Nuläge, Nyläge och Utfall. Här kan man alltså även följa upp nyttor som mäts i annat än pengar. Utmaningar framåt • Portföljen = Projektledarens dagliga verktyg • Resurshantering – Idag har vi uttag ur lagret utan beslutad ordersedel – Periodplanering • Portföljstyrning – Balansen – Tratten – Planen Uthållighet Före upplysningen ”bära ved och vatten” Efter upplysningen ”bära ved och vatten” Tack! Göran Dahl goran.dahl@migrationsverket.se 072-530 6650