Your product is our mission www.orbitone.se
Elektronisk Fakturahantering 20120308 Your product is our mission www.orbitone.se Elektronisk Fakturahantering på Orbit One • Kort presentation Orbit One AB • Varför elektronisk fakturahantering? • Varför Medius? • Implementeringen • Erfarenheter • Basfakta • Flöde Inköpsorderbaserade fakturor • Sammanfattning Your product is our mission www.orbitone.se Turnover Growth ORBIT ONE KSEK 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 14% 0 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010 20% 6% 12% 24% 24% Medical Your product is our mission Industry Media / Photo Telecom Transport www.orbitone.se Others KUNDSEGMENT Medicin Telecom / IT Your product is our mission Media Industri www.orbitone.se Organisationsschema Mats Johansson 38% Christer Malm 38% Prime Bridge 24% RONNEBY FÖRETAGSUTVECKLING 2 anställda / totalt 469 100 % 85 % ORBIT ONE AB ORBITA 1 OOO Stockholm Kalix 103 anställda 52 anställda (Sverige) 324 anställda Ronneby/ Karlskrona 169 anställda 100 % Your product is our mission (Ryssland) 60 anställda ORBIT ONE Sp z.o.o. (Polen) 85 anställda www.orbitone.se 5 Historik • 2011 Samarbetsavtal NetControl OY genom övertagande av inkråm Radius AB • 2011 Förvärv av Distatic AB i Stockholm (20100901) • 2010 Förvärv av Siemens BT produktionsanläggning i Stockholm • 2009 Förvärv av Wega Electronics i Polen • 2008 Entrepreneur of the year (Ernst & Young) • 2008 Investering elektronisk fakturahantering • 2006 Invigning ny fabrik i Ryssland • 2005 Förvärv av Mici Electronics i Stockholm och Kalix • 2004 HGL i Ronneby byter namn till Orbit One AB • 2003 Nuvarande företagsledning blir nya ägare av HGL Ronneby • 1964 -1995 Ericsson, Nokia, ICL och HGL Your product is our mission www.orbitone.se 6 Varför elektronisk fakturahantering? • Ökat antal leverantörsfakturor • Utspridd organisation • Automatisk matchning inköpsorder- faktura • Förbättrad faktura och internkontroll samt ett överskådligt fakturaflöde - Var är fakturan? - Vem har attesterat den? - När registrerades/attesterades den? • Utvecklingsmöjligheter - Avtalsmatchning - Ökade möjligheter till faktura och budgetuppföljning Your product is our mission www.orbitone.se Varför Medius? • Klarade vår kravspecifikation • Användarvänligt program • Goda kundreferenser • Gav ett pålitligt och ambitiöst intryck • Goda utvecklingsmöjligheter Your product is our mission www.orbitone.se Implementeringen Några punkter att tänka på: - Identifiera era största leverantörer när det gäller fakturavolym, det är här man direkt kan se tidsbesparingen. Fokusera på dessa! - Bearbeta era leverantörer och säkerställ att de anger korrekta referenser som tex. ordernummer och ert artikelnummer på sina fakturor. - Be leverantörerna sända sina fakturor via e-post istället för vanlig post. - Inte alla papper är möjliga att skanna/tolka. Vattenstämplar, stora logotyper tryckta på fakturan, rispappers kvalité eller extra tjockt papper kan vara en utmaning. - Skapa fakturamallar i Readsoft. Kan uppfattas som ett tidskrävande arbete men om det görs för alla större leverantörer lönar det sig varje dag framöver. Your product is our mission www.orbitone.se Erfarenheter • Upphandlingen. - Tydligt förankrat vem som ansvarar för vad. • Noggrann förstudie med en väl genomtänkt kravspecifikation. - Vad vill man använda EFH till? • Översyn av attestreglementet. - Vilken modell vill man ha? • Avsätt tid initialt för Readsofts programvara. Det kommer garanterat att resultera i en högre tolknings och matchningsprocent! Your product is our mission www.orbitone.se Basfakta • Leverantörsfakturavolym 2008 19 700 / år 2009 21 400 / år 2010 29 600 / år 2011 30 000 / år 2012 32 000 / år? • Antal inköpsorderbaserade leverantörer. 2008 900st 2009 1000st 2010 1200st 2011 1400st • 2011 gjordes inköp av ca 18 000 artiklar. I vår databas finns det ca 55 000 artiklar. Your product is our mission www.orbitone.se Basfakta • 2008 mottogs 30%, dvs. ca 5 900 st av våra leverantörsfakturor via pdf. 2010 var siffran 40%. 2011 var siffran 55% Målet för 2012 är 65% • Idag matchas ca 80% av de inköpsorderbaserade leverantörsfakturorna med automatik. Your product is our mission www.orbitone.se Flöde inköpsorderbaserade fakturor Inköp Inköpsorder Leverantör Leverans Faktura Ekonomi Scanning Registrering Manuell koppling Distributionslista Bevakning inleverans Inköp Ekonomi Analys av avvikelse Grunddata Attest Slutattest Bevakning kredit Betalning Inköp Inköp Leverantör Ekonomi Ekonomi Medius Inköpsorder Leverans Faktura Analys avvikelse Grunddata Attest Medius Scanning Kontroll Prel. kontering Matchning inköpsorder Your product is our mission Slutkontering betalning Bevakning kredit www.orbitone.se Slutattest Uppdatering av senaste inköpspris samt betalning ERP Sammanfattning • När vi 2008 gjorde en pay off kalkyl på investeringen av Readsofts tolkningsprogramvara och Medius fakturahanteringsprogram estimerade vi pay off till tre år. • Då Orbit One vuxit en hel del senaste åren och fakturavolymen ökat med ca 35% sedan driftstart så känner vi att investeringsbeslutet var helt rätt. • 2008 gick det åt en heltidsresurs för att hantera hela leverantörsfakturaflödet och tre år senare med denna ökade fakturavolym så klarar fortfarande en heltidsresurs arbetet. Linda Håkansson Lantz Controller Orbit One AB Your product is our mission www.orbitone.se
© Copyright 2024