Følgende afsnit er et bidrag af Kamille Thoregaard og Zakia Elvang fra konsulenthuset Spark. Med afsæt i deres brede erfaring i visuel facilitering giver de nogle konkrete bud på, hvordan vi gennem det visuelle kan skabe øget energi og mening i vores faciliteringsprocesser. Visuel facilitering og virkemidler „Et billede siger mere end 1000 ord“. Visuelle udtryk i form af billeder og andre visuelle virkemidler hjælper læring, forståelse – og i sidste ende effektfulde forandringer – på vej. Det er blevet en større og meget bevidst del af vores praksis som konsulenter – fordi vi oplever, at der er markante effekter at hente …! I takt med vores øgede brug heraf er det også blevet meget klart, at det (som med al anden procesdesign) er afgørende at være sig bevidst om valget af virkemidler til de forskellige situationer og behov. Dette afsnit er en invitation til et kig ind i, hvordan vi tænker og arbejder med visuelle virkemidler i de processer, vi designer og driver. Formålet med at arbejde med visuel facilitering og virkemidler er at understøtte processen og dens indhold visuelt og hjælpe deltagerne bedst muligt med at skabe mening og energi i processen. Som med al anden procesdesign og facilitering er det afgørende at have et skarpt fokus på, hvad formålet med processen er. Da det er afgørende for at træffe bevidste valg i forhold til, hvilken metode og visuelle virkemidler der understøtter, illustrerer eller dokumenterer processens indhold og resultater bedst muligt. Lykkes det at skabe forståelse for indholdet og give deltagerne lyst til at engagere sig i udviklingen af processen, har du optimeret processen markant! Lidt begrebsafklaring Visuel facilitering er en betegnelse, der typisk dækker over, facilitatorer selv bruger visuelle virkemidler i deres facilitering af processen – fx i form af dokumentation på flips, tegnede referater, brug af dialogkort, papkort osv. facilitatorens værktøjskasse 273 Visuelle recordere bruges til at beskrive den rolle, hvor en anden end facilitatoren „recorder“ det, der sker i processen visuelt. Eksempelvis i form af en tegneserie, en fotodokumentation behandlet grafisk. En recorder samler også op på indholdet i sin dokumentation. Illustratorer kan både spille en rolle før under og efter en proces. Eksempelvis ved at tegne det udsendte program til deltagerne ved at lave satiretegninger opsamle elementer til dokumentation og ved efterfølgende at illustrere procesdokumentationen. Visuelle virkemidler dækker over alle de elementer, der kan indgå – fra vægprogrammer, papkort, klistermærker, metaforer over tegneserier og dialogkort – se mere herom senere i kapitlet. Vi bruger som konsulenter hele paletten – men agerer først og fremmest selv i den visuelle facilitering – de andre to roller har vi overvejende eksterne eksperter til, som træder ind i på forskellige opgaver. Forandringsprocesser og visuel tænkning og metode De visuelle virkemidler er en del af en større helhed – den humane proces. Som beskrives som en tidsafgrænset arbejdsproces mellem mennesker med et arbejdsmæssigt formål (Elvang & Skalts, 2010). En proces kan ses som et produktionssystem – altså en organisering af en proces, som skal levere resultater. For at skabe optimale humane processer skal de faciliteres og iscenesættes, så de er meningsfulde, energifyldte og effektive. I arbejdet med at designe og drive forandringsprocesser bliver det tydeligere og tydeligere for os, at der i enhver forandring – uanset hvor strukturel, teknologisk eller systemorienteret den måtte være – i sidste ende altid er nogen, der skal gøre noget på en ny måde (et godt sted at dykke ned i dette perspektiv er hos Block, 2001). Dermed kommer adfærd, kultur, meningsdannelse og læring voldsomt i fokus. Her er det visuelle felt utroligt brugbart til at understøtte processer, der involverer 274 kapitel 3 og skaber ejerskab og er derfor et væsentlig skridt i at skabe gode forandringsprocesser. Eksempelvis kan visualisering gennem billeder eller anekdoter af, hvordan forandringen ser ud, og hvad den betyder for medarbejdernes understøtte det at danne mening og fælles forståelse med forandringen (Dubrowski). Det at give medarbejderne mulighed for aktivt at arbejde med forandringen og sætte billeder på deres ord øger chancen for at skabe ejerskab, der fremmer lyst og motivation. 3 2 1 Værdier, praksis, adfærd og kultur Kompetencer, design processer, roller og ansvar Synlige, håndgribelige og fysiske systemer Indsats De tre forandringsniveauer (kilde: Spark). Effekten af visuel facilitering og virkemidler „At anvende visuelle virkemidler øger produktiviteten i processer og beslutningstagning“ (Martin Eppler, professor i Visualizing Knowledge for Management). En komparativ undersøgelse viser, at deltagerne til møder, der er visuelt understøttet, er mere produktive, skaber bedre kvalitet, og medarbejderne husker og lærer mere end deltagere til møder, der er understøttet af skrevne flips (ibid.). En væsentlig pointe er, at virkemidlerne er interaktive, hvilket vil sige, at deltagerne går i dialog med indholdet og begynder at tage ejerskab ved aktivt at bidrage og udfolde indholdet. Det kan både være igennem dialog og ved at producere konkret indhold (jf. afsnit om forskellige visuelle virkemidler). Endelig øger visuelle virkemidler medarbejdernes samarbejde, når det bruges facilitatorens værktøjskasse 275 rigtigt, fordi deltagerne har noget konkret at diskutere op imod, hvilket mindsker misforståelser, grundet billedernes universelle karakter, og giver deltagerne mulighed for hurtigt at gøre deres ideer og tanker konkrete og håndgribelige (Silverman, Rachel Emma: Doodling for Dollars. Wall Street Journal). Effekter – her er de væsenligste i vores øjne • Deltagerne „ser, hvad de mener“. Som Mette Kofoed Bjørnsen (tidligere forligskvinde) engang sagde – „Hvis ikke du kan tegne det, ved du ikke, hvad du taler om”. Visualisering er med til at skabe klarhed i budskaber og kan dermed være et strategisk værktøj, som sikrer mere skarp kommunikation og mindsker misforståelser. • Visuelle fremstillinger er inspirerende. Det sætter tanker i gang, skaber associationer og energi. Øjet kan vandre – og har noget lækkert at se på. • Kollektiv hukommelse. Visuelle referater eller illustrationer er med til at understøtte vores fælles hukommelse – hvilket er en forudsætning for eksekveringskraften – og dermed for effekten af de processer, vi afholder og deltager i. • Accelererer læreprocesser. 88 % af alle mennesker er enten visuelle eller kineæstetikere og vil være hjulpet voldsomt af ikke kun at høre og se skrift på power point. Det betyder, at brug af illustrationer og modeller på undervisningsmateriale og tegnede flips er meget hjælpsomme – samt ikke mindst det selv at være aktiv – ved at skrive, illustre og tænke. Visualisering sætter liv og billeder på vores ord – når du bruger visualisering, kan du bruge alle midler, der åbner op og stimulerer vores sanser. Visualisering behøver ikke kun foregå i print eller på papir – det kan også være virtuelle og fx filmiske varianter. Eksempelvis i form af procesevalueringer som små lommefilm lavet af deltagere på mobiltelefoner eller læringsinstrukser sendt ud på forhånd til deltagere i læringsforløb. 276 kapitel 3 Eller brugen af anekdoter eller casebeskrivelser, der skaber billeder og understøtter dine pointer ved at tage deltagerne i hånden og udfolde stemninger, følelser, situationer og på den måde hjælpe dem med at forstå nuancer og pointer i indholdet. Et er effekten under selve processen, et andet er den effekt, der udfolder sig efterfølgende, idet det visuelle format giver mulighed for at videre kommunikere processen eller processen resultater ved at hænge det producerede materiale op i organisationen. Det giver en fantastisk mulighed for at deltagerne hurtigt og let kan genbesøge processen, mens det for kollegaerne er muligt at spørge ind til processen, hvorefter muligheden for videndeling øges. Design og facilitering I iscenesættelsen og designet af processen og dermed også dens visuelle aspekter handler det om at tage stilling til en række elementer: 1) Hvad er egentlig formålet med processen, 2) Hvilket mentalt og fysisk miljø vil du skabe, 3) Hvordan skal processen se ud – hvad ligger, før deltagerne kommer ind i lokalet, hvad sker der under mødet, og hvad ligger der af efteraktiviteter, 4) Hvem kommer, og hvad betyder det for indholdet, formen og rammen, 5) Hvilke metoder skal anvendes, og hvem kan facilitere det succesfuldt? Altså en række opmærksomhedspunkter, der hjælper dig til at træffe kvalificerede og bevidste valg, også når det gælder, hvordan processen skal understøttes og faciliteres visuelt (Iscenesættelsesstjernen: Elvang & Skalts, 2010). Det helt centrale ift. valg af visuelle virkemidler er, at de har en tydelig kobling til formålet, og at der ikke er visuelle elementer, der forstyrrer processen – det visuelle skal understøtte og være hjælpsomt ift. at indfri processens formål. Forskellige visuelle virkemidler Effekten ved at arbejde med designet, farver, billeder og former er stor, fordi det stimulerer deltagerne, men væsentligst er, at faciliteringen af virkemidlerne er professionel, da virkningen og effekten ikke vil være facilitatorens værktøjskasse 277 den samme, såfremt de ikke bruges bevidst og gennemtænkt i processen (Guide til visuel facilitering; Spark & Soulfighters). Nedenfor har vi listet en række meget anvendelige visuelle virkemidler. 278 Virkemiddel Formål og effekt Praktik Dialogkort (illustrerede trykte „kort“, der styrer dialog gennem processtep) Trykte kort (typisk mindst A3), der ligger på bordet i en gruppeproces. Formålet er at styre processen og dialogen og sikrer, at der produceres det, som indfrier det opsatte proces mål Fortrykt – kan designes af en professionel grafiker eller illustrator eller af dig selv Vægprogrammer (fx på brownpaper med processens eller programmets elementer. Kan tegnes eller produceres med papkort, klip fra materialer osv.) Illustrerer, hvordan dagens program ser ud – og må gerne pirre deltagernes motivation for processen. Kan også bruges til at samle op undervejs og til sidst Brownpaper eller langt hvidt papir (gerne 3-4 m) – gode tusser og en god portion metaforer, der forklarer indholdspunkterne. Kan også lægges på gulvet, i ankomstområdet, over kaffen osv. Papkort (A5 eller mindre. Kan laves i alle farver og størrelser) Gode til illustrationer, systematisk dokumentation, deltagerproduktion af indhold. Papkort i forskellig former og farver Flips (et must i enhver god proces) Velskrevne og inspirerende flips, der giver mulighed for at ændre og skrive til, hvilket skaber mulighed for interaktivitet og samproduktion med deltagerne Et flipstativ med flippapir – gode tusser og et blik for, hvordan du skaber enkle og appetitlige flips (skriv med sort, dekorer med farver) Modeller (illustrationer og tegninger, der tydeliggør fagligt indhold) Illustrer tal eller indhold i tegnede modeller eller grafer, der visuelt forklarer indholdet En fortolkning af materialet, der overføres til illustrativ model kapitel 3 Metaforer og anekdoter (trækker på storytelling og gennemslagskraft) Skab metaforer eller anekdoter, der illustrerer pointen og hjælper deltagerne til på en let måde at decifrere indholdet Tænk og lyt i billeder og afprøv i en ”ufarlig” kontekst, om det virker Templates (skemaer, nogle gange trykt i A3, A2, A1 – deltagerne kan skrive ideer, konklusioner m.m. på dem) Templates strukturerer indholdet og hjælper deltageren med, hvor hun skal kigge hen og fokusere, hvilket øger fokus og udbytte Præfabrikeret og designet, så det opsummerer og samler det, som er centralt for processen Klistermærker (anden måde at dele fagligt materiale ud på – kan printes direkte fra power point eller keynote) Kan anvendes som ikon og kommunikere noget særligt, hvis de bruges bevidst – en enkelt og synlig kommunikation af vigtigt budskab Designes og kobles tydeligt til et projekt, værdier m.v. og italesættes i organisationen som del af forståelsesramme. Visuelle referater Referater, der kommunikerer af sig selv og giver deltagere mulighed for indblik i og/eller genbesøg af proces Illustreres enten af en professionel eller en, der har mulighed for at følge processen fra sidelinjen. Har du lyst og mod på at lege med de visuelle formater er det vigtigt at være bevidst om stil og form, så det, der kommunikeres, er let forståeligt og læseligt. Undgå derfor frustration hos deltagerne ved at gøre det visuelle stof enkelt, appetitligt og struktureret, så du ikke unødigt forstyrrer deres forståelse og læringsflow. En del af løsningen på den udfordring er at have sit basisgrej i orden. facilitatorens værktøjskasse 279 Grej Funktion Tusser (Staedtler, Penol) Gode tusser i forskellige størrelser til at lave alt fra overskrift til små deltager på dine tegninger Plakattusser (Poscha) En graffitipen, der indeholder maling Kridt (Stockmar) Voks eller pastel kridt til at lægge skygger og skabe 2 dimensionelle tegninger Konsulentklister – også kaldet abesnot Til at hænge forskellige fx papkort op med og skabe overblik og interaktivitet med deltagerne Malertape Til at hænge dine tunge materialer op – kan også bruges til navneskilte Farveguide Hjælper dig med at skabe struktur og ro i dine illustrationer (fx på flips) (Kilde: Sparks toolbox). Hvad kræver det af dig? Som skrevet indledningsvis – er der forskel på dit ambitionsniveau og den rolle, du gerne vil have. Men alligevel er det vores oplevelse, at selv lidt gør en stor forskel. Prøv dig frem, eksperimenter med formaterne – og rollerne. Du kan jo enten vælge at have professionelle til at udarbejde alt materiale og elementer, eller du, og eventuelt deltagerne, kan producere det selv. Det er langt fra nødvendigt at være professionel tegner – selv ganske utrænede facilitatorer kan, på materialefronten ved hjælp af små fif og øvelse, skabe gode og illustrative processer. Når du arbejder med visual facilitering er det altid godt at være udstyret med et par gode og lyttende ører – for din opgave er at skabe billeder, visuelle strukturer, anekdoter m.v., der hjælper deltagerne til at indfri processens formål. Du skal træne dig selv i at lytte efter billeder og oversætte dem til metaforer og symboler, der er relevante for den dialog, der skal visualiseres. 280 kapitel 3 Forestil dig, at du lytter til en god ven, der er i gang med at fortælle en historie: Lyt godt efter, noter nogle af de væsentlige pointer – hvilke billeder dukker der op i dit hoved, vælg et visuelt udtryk, tegn, og giv det tilbage til rummet (Amstrup, Jens Ole, Guide til visuel facilitering; Spark i samarbejde med Soulfighters). Fem fif til at få fart på din visuelle praksis – Se og lær, hvad andre gør – du må gerne lade dig inspirere og stjæle ideer – Lav fortrykte tegninger, du kan bruge på dit vægprogram, dine power points eller stickers – Øv dig på at lave simple flips – Lær dig selv ti simple basistegninger, der understøtter dit felt – Find fem gode anekdoter fra dit eget liv, der illustrerer en central pointe i dit materiale. Tre skarpe til dine visuelle faciliteringspraksis – Udfordr din komfortzone – Overvej, om dine deltagere ønsker de sammen visuelle virkemidler som dig – Hvad kan du lettest ændre, som har størst effekt? Visuelle virkemidler er inspirerende at kigge på – de kan vise sig i mange forskellige udtryk og formater, og fælles for dem alle er, at de ved bevidst brug har en utrolig effekt. Effekterne taler for sig selv, men arbejdet med dem er for os en rejse, der kun bliver mere og mere inspirerende, lærerig og udfordrende, og brugen af det visuelle i forandringsarbejdet er som et kaleidoskop – fuld af nye foranderlige muligheder! Litteratur Agerbeck, Brandy: The Graphic Facilitator’s Guide Roam, Dan: The back of the napkin Neuland.com facilitatorens værktøjskasse 281