Uanmeldt tilsynsrapport 2014 Aktivitets – og samværstilbud Gimle Thorsvej 13 8850 Bjerringbro Disposition 1. Konklusion og opmærksomhedspunkter, side 1 2. Tilbudsportalen, side 2 3. Formalia, side 3 4. Baggrundsinformation, side 3 5. Resume af anbefalinger/opmærksomhedspunkter fra sidste års tilsynsbesøg samt opfølgning på disse, side 4 1. Konklusion – herunder vurdering, sammenfattende indtryk af tilbuddet Tilsynsenhed i Job & velfærd, Viborg kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbuddene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutral, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af tilsynet på Aktivitetstilbuddet Gimle er tilfredsstillende . Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene samt indtrykkene under tilsynsbesøget. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske - og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Gimle er et velfungerende aktivitets - og samværstilbud. Den af tilsynet udarbejdede skriftlige rapport, er i første omgang sendt til tilbuddet til gennemlæsning og kommentering med henblik på at sikre, at der ikke er faktuelle fejl i rapporten. Viborg kommune ønsker at offentliggøre tilsynsrapporten på Kommunens hjemmeside samt på Tilbudsportalen. Der er siden sidste års tilsyn, sket organisationsændringer, der har bevirket, at der har været lederskifte. Den nye afdelingsleder er tiltrådt i marts 2014 og er foreløbig konstitueret da den nuværende organisering endnu ikke er endelig, men leder har overfor medarbejderne tilkendegivet, at han ønsker at fortsætte i stillingen. Tilsynet får indtryk af, at der er et velfungerende forhold og samarbejde ledelse og medarbejdere imellem. Medarbejderne oplever leder som værende lyttende og imødekommende. Medarbejderne ser dog frem til, at der kommer en endelig afklaring på de organisatoriske forhold og dermed en permanet løsning på de ledelsesmæssige forhold. Leder er opmærksom på, hvordan de uafklarede organisatoriske forhold påvirker medarbejderne. Tilsynet får indtryk af en gruppe engagerede og faglig kompetente medarbejdere, der har fokus på den enkelte brugers støttebehov og på de tilstedeværende ressourcer, den enkelte bruger måtte have og formår, at inddrage dem i aktiviteterne i dagligdagen på Gimle. Medarbejderne opleves desuden værende meget omsorgsfulde i deres tilgang til brugerne. I forhold til medarbejdernes oplevelse af arbejdsmiljøet, beskrives Gimle som en god arbejdsplads, hvor der hersker en god og positiv stemning og hvor der er gode kollegiale forhold, der særlig er præget af en stor fleksibilitet. 1 Uanmeldt tilsynsrapport 2014 Aktivitets – og samværstilbud Gimle Thorsvej 13 8850 Bjerringbro De brugere tilsynet samtalte med, udtrykte alle stor tilfredshed med stedet og var meget glade for, at komme i aktivitetstilbuddet. Tilsynet bemærkede, at der var iværksat individuelle aktiviteter for at understøtte den enkelte brugers trivsel. Brugerne virkede trygge i de fysiske rammer og i kontakten med medarbejderne og tilsynet observerede generelt en humoristisk og omsorgsfuld tilgang til brugerne og oplevede en meget behagelig stemning i tilbuddet. Samtlige medarbejdere har været inviteret til MUS samtale indenfor det sidste år. I forhold til rammer for kompetenceudvikling, herunder kursusaktivitet, har medarbejderne netop været på temadag, hvor der var fokus på dokumentationsområdet, herunder i særlig grad på indsatsen omkring delhandleplaner. I forhold til rammerne for intern vidensdeling, afholdes der personalemøde hver 14 dag af to timers varighed. Møderne er både bruger – og medarbejderrelaterede. Desuden er der mulighed for kollegial supervision, når behovet herfor opstår. Det har ikke været nødvendig med indhentelse af ekstern konsulent. I forhold til magtanvendelsesområdet, får tilsynet indtryk af, at der kan være behov for en drøftelse af hvilke hændelser, der er omfattet af magtanvendelsesreglerne. Tilsynet kan desuden konstatere, at der er indberettet og registeret to magtanvendelser fra Gimle siden sidste tilsyn og at begge er vurderet værende udenfor lovgivningen. Der foreligger § 141 handleplaner for brugerne i tilbuddet og der er udarbejdet pædagogiske delhandleplaner fra tilbuddets side. Under tilsynet drøftes dokumentationsområdet, herunder de fordele, der kunne være forbunden med et fælles dokumentationssystem på tværs af botilbud og aktivitets – og samværstilbud i forhold til, at højne rammerne og mulighederne for en helhedsorienteret indsats overfor brugerne. Dokumentationsområdet udfordres desuden af, at medarbejdernes adgang til en pc, er reduceret til en computer på et kontor væk fra de fysiske rammer, hvor brugerne opholder sig og hvor medarbejdernes tilstedeværelse, kan være påkrævet. Medarbejderne fortæller at en lettere adgang, ville kunne bedre deres dokumentationsmæssige indsats. Helhedsindtrykket af oprydningen og de rengøringsmæssige forhold vurderes værende tilfredsstillende. Tilsynet kan konstatere, at Servicedeklarationen for Gimle ikke er opdateret. 2. Tilbudsportalen Aktivitets – og samværstilbuddet Gimle er at finde på Tilbudsportalen. Enkelte oplysninger om tilbuddet, som de ledelsesmæssige oplysninger, er ikke blevet opdateret og svarer derfor ikke til de faktiske forhold i tilbuddet, hvilket ikke er i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 1558 af 19. december 2013 om Tilbudsportalen. Tilbudsportalen har pr. 1. januar 2014, lanceret en ny hjemmeside. Indberetningerne fra 2013 bliver vist på Tilbudsportalens søgefunktion, indtil der forelægger en ny godkendt indberetning i den nye indberetningsstruktur. En del af oplysningerne fra 2013 indberetningerne er overført til den nye indberetning, men dette er ikke gældende for alle. Tilbuddet opfordres derfor til at gennemgå og opdaterer oplysningerne på portalen. I forhold til videreudvikling ser tilsynet følgende opmærksomhedspunkter/har følgende påbud og fremkommer derfor med følgende kommentar og anbefalinger: 2 Uanmeldt tilsynsrapport 2014 Aktivitets – og samværstilbud Gimle Thorsvej 13 8850 Bjerringbro    Tilsynet anbefaler at tilbuddet efter den seneste opdatering / version af Tilbudsportalen, gennemgår oplysningerne på portalen, så de svarer til de faktiske forhold. Tilsynet anbefaler at Servicedeklarationen for Gimle opdateres, så den afspejler de faktiske forhold i tilbuddet, det værende sig de ledelsesmæssige oplysninger og hvem der har tilsynsforpligtelsen med tilbuddet. Tilsynet anbefaler at reglerne om magtanvendelse gennemgås, så der er klarhed over hvilke hændelser, der er omfattet af indberetningspligten. Det kunne i den forbindelse være relevant, at tage kontakt til fagkonsulenten på området, der samtidig er den myndighed, der modtager og forholder sig til indberetningerne fra Gimle. 3. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Afdelingsleder Morten Højgaard. Medarbejderrepræsentanter: En - to medarbejdere deltog. Brugere: En bruger deltog i egentlig samtale. Derudover havde tilsynet samtale med flere brugere under observationsperioderne i de enkelte grupper. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved tilsynsførende Marianne Villekold. Program for uanmeldt tilsyn d. 30. september 2014: Kl. 09.05 – 09.10 Ankomst og planlægning af tilsynet. Kl. 09.10 – 09.30 Rundvisning på Gimle ved en bruger, herunder samtale/interview med vedkommende samt med en bruger fra gruppen ”Udgård”. Kl. 09.30 – 10.00 Observationsperiode i gruppen ”Asgård”, herunder samtale/samvær med brugerne. Kl. 10.00 – 10.50 Interview med medarbejder. Kl. 10.50 – 11.05 Interview med afdelingsleder. Kl. 11.05 – 11.15 Observationsperiode i gruppen ”Midgård”, herunder samtale/samvær med brugerne. 4. Baggrundsinformation. Det uanmeldte tilsyn på Gimle blev gennemført d. 30. september 2014 i tidsrummet fra kl. 9.05 – 11.15. Tilsynet gennemførte interview med afdelingsleder, medarbejdere og brugere. Den tilsynsførende færdes under tilsynet, desuden på egen hånd rundt i de forskellige aktiviteter/grupper og foretog i den forbindelse observationer af medarbejdernes tilgang til og aktiviteter med brugerne, samt brugernes adfærd og reaktioner i den sammenhæng. Under opholdet i de enkelte grupper samtalte tilsynet med både brugere og medarbejdere. Tilsynet samtalte i den forbindelse med brugere fra alle tre grupper, herunder også med en bruger fra Udgård, inden de tog i skoven. Aktivitetshuset Gimle er beliggende i industriområde i Bjerringbro i gåafstand til byens butikker. Gimle er et aktivitets – og samværstilbud for borgere over 18 år med varig nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsevne, som har behov for et aktivitets- og samværstilbud i dagtimerne. Aktivitetshuset Gimle har gode grupperum til de tre basisgrupper samt køkken, værksted, gymnastiksal og medierum m.m. De omgivende fysiske rammer, rummer mange muligheder for fysisk udfoldelse, herunder en stor trampolin. Der er mulighed for boldspil, bål / grill samt at dyrke grøntsager og blomster. Der er sandkasse, stor græsplæne samt terrasse med borde og bænke. 3 Uanmeldt tilsynsrapport 2014 Aktivitets – og samværstilbud Gimle Thorsvej 13 8850 Bjerringbro Aktivitetshuset Gimle er handicapvenligt indrettet og vurderes værende egnet til målgruppen. Aktivitetshuset Gimle har følgende åbningstider: Mandag - onsdag fra kl. 8.00 til kl. 15.45, torsdag fra kl. 8.00 til kl. 14.30 og fredag fra kl. 8.00 til kl. 15.00 På Aktivitetshuset Gimle er brugerne tilknyttet en af husets tre basisgrupper Asgård, Udgård eller Midgård. Enkelte brugere har tilknytning til to grupper da ugens dage, kan være fordelt på to grupper. Asgårdgruppen beskæftiger sig primært med diverse kreative aktiviteter/sysler såsom at tegne, male eller lave perleplader. Der bliver også lagt vasketøj sammen, gået og cyklet ture. Udgårdgruppens aktiviteter foregår primært udendørs. Gruppen tager i skoven hver dag og har base i en skurvogn i Vindum skov. Midgård har værksted - og mediegruppe samt en køkkengruppe, der har opgaver på tværs af alle grupper. Brugerne i Midgård udfører pedel - og produktionsopgaver af forskellige sværhedsgrader og passer desuden Gimles have. Der er et træværksted der laver stærekasser og desuden et mediehold, som laver film, tegnefilm og ikke mindst radio. På tværs af grupperne tilbydes der bl.a. aktiviteter som ridning, zumba og musik. Der er i indsatsen hos brugerne fokus på, at dagen skal være struktureret, så den fremstår tryg og genkendelig for den enkelte bruger. F.eks. indledes hver dag med, at brugerne samles til formiddagskaffe i de enkelte grupper. Tilbuddets juridiske grundlag udgøres af Servicelovens § 104. Gimle er normeret til 30 pladser. Aktuelt er der en overbelægning, svarende til 36 fuldtidspladser da der er 32 brugere på fuldtidspladser og otte brugere er visiteret til en deltidsplads. Tilsynet vurderer at overbelægningen er forsvarlig indenfor de fysiske rammer. Der er syv fastansatte medarbejdere og som udgangspunkt desuden altid en pædagogstuderende. Alle medarbejdere har en uddannelsesmæssig baggrund som pædagog. Desuden er der en medarbejder ansat i virksomhedspraktik, der primært varetager opgaver i køkkenet. Medarbejderne fungerer som et team og har en primær tilknytning til en af de tre aktivitetsgrupper, men hjælper gerne hinanden på tværs ved sygdom o. lign. De ledelsesmæssige forhold udgøres af en Afdelingsleder og en Strategisk leder for Handicapområdet. Afdelingslederen er udover at være leder for Gimle, også leder for to botilbud, der ligeledes er beliggende i Bjerringbro. Målgruppen for de to botilbud Gudenåvej og Egehøj, er ligeledes borgere med et varigt nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsevne indenfor handicapområdet. Den strategiske leder er leder for samtlige afdelingsledere i tilbuddene indenfor handicapområdet. Aktivitetstilbuddet er registreret hos Fødevareregionen og har senest i marts måned 2013 haft tilsyn herfra og fik i den forbindelse tildelt en Elite smiley. 5. Resume af anbefalinger/opmærksomhedspunkter fra sidste års tilsynsbesøg samt opfølgning på disse o Tilsynet anbefaler, at delhandleplanerne systematisk journaliseres i Acadre. Tilsynet fik ikke afdækket om de udarbejdede handleplaner i dag journaliseres i Acadre. 4 Uanmeldt tilsynsrapport 2014 Aktivitets – og samværstilbud Gimle Thorsvej 13 8850 Bjerringbro o Tilsynet foreslår at fokus på vidensdeling, efter f.eks. kursusforløb for enkelte medarbejdere, skærpes så alle medarbejdere får glæde af den nye viden. Tilsynet fik ikke afdækket, om der har været fokus på den interne vidensdelingen i forhold til kursusaktivitet. o Tilsynet foreslår, at man er undersøgende på mulighederne for vidensdeling på tværs af organisationen i Job og Velfærd. I den konkrete situation tænktes særligt på, at den viden der forefindes om demensområdet indenfor Sundhed & Omsorg, med fordel kunne deles med aktivitets – og samværstilbuddene samt botilbuddene indenfor HPU. Den pågældende bruger, der med sin demenssygdom forårsagede behovet for vidensdeling på tværs af fagforvaltningerne, er ikke længere indskrevet i tilbuddet. o Tilsynet anbefaler en opmærksomhed på magtanvendelsesområdet, herunder den gældende lovgivning. Tilsynet kan konstatere, at der fortsat er behov for en drøftelse af magtanvendelsesområdet. 5