1 TARJOUSPYYNTÖ 20.08.2015 TARJOUSPYYNTÖ PAIMION KAUPUNGIN ATERIAKULJETUKSISTA 1. Hankinnan kohde Paimion kaupungin ruokapalvelut pyytää tarjouksia kaupungin ateriakuljetuksista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti ajalle 1.1.2016 – 31.12.2018 ja optiona kausille 1.1.2019 – 31.12.2019 Hankinnan kohteena on kaupungin ruokapalvelujen ateriakuljetukset valmistuskeittiöistä palvelukeittiöihon sekä kotihoidon aterioiden kuljetukset asiakkaille. 2. Hankintamenettely Hankinta toteutetaan avoimena EU:n kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankintailmoitus on julkaistu Hilmassa ja Paimion kaupungin kotisivuilla osoitteessa www.paimio.fi/lomakkeet. Tarjouspyyntöasiakirjat on noudettavissa Paimion kaupungin internet sivuilla www.paimio.fi kohdasta lomakkeet. 3. Kuvaus hankittavasta kuljetuspalvelusta Tarjouskilpailu koskee avopalvelun ateriakuljetusten, vanhainkodin, palvelutalo Askalan, terveyskeskuksen sekä koulujen ja päiväkotien ruokakuljetuksien hoitamista 1.1.2016 – 31.12.2018 välisen ajan. Option käytöstä ilmoitetaan toimijalle 6 kk ennen mahdollisen option käyttöönottoa. Tarjouskilpailu koskee myös päivittäin palautettavien ruoankuljetusastioiden ja likaisten astioiden kuljettamista reittikohtaisesti takaisin keittiölle. Ateriat kuljetetaan kohteesta riippuen joko lämpövaunuilla tai kuljetuslaatikoilla. Avopalveluateriat kuljetetaan yksittäin pakattuna ateriakuljetuslaatikoilla 2 1. REITTI PALTANPATA / VANHAINKOTI JA PALVELUTALO ASKALA PaltanPadan valmistuskeittiöstä lähtevät valmiit ateriat ja elintarvikkeet Paimion vanhainkotiin ja palvelutalo Askalaan. Asiakkaiden lounaan ja päivällisen kuljetukset tapahtuvat vanhainkotiin osastovaunuilla, joiden kuljettamiseen tarvitaan perälaitanosturiauto, samassa kuljetuksessa menevät Palvelutalo Askalan yksikköön lounas ja päivällinen. Viikonloppuisin aamupala ja lounas sekä päivällinen kuljetetaan osastovaunuilla vanhainkotiin, samassa kuljetuksessa kuljetetaan Askalaan lounas ja päivällinen. Tarkempi kuvaus Liite 2. PaltanPadan valmistuskeittiö toimittaa aterioita 365 päivänä vuodessa. 2. REITTI PALTANPATA / TERVEYSKESKUS PaltanPadan valmistuskeittiöstä lähtevät valmiit ateriat ja elintarvikkeet terveyskeskukseen. Asiakkaiden lounaan ja päivällisen kuljetukset tapahtuvat terveyskeskukseen osastovaunuilla, joiden kuljettamiseen tarvitaan perälaitanosturiauto. Tarkempi kuvaus liite 2. PaltanPadan valmistuskeittiö toimittaa aterioita 365 päivänä vuodessa. 3. REITTI PALTANPATA / AVOPALVELUATERIAT Kotipalveluaterioita toimitetaan päivittäin n. 60 – 120 kpl maanantaista perjantaihin. Kuljetuksia on myös juhlapyhien aattoina sekä muutamana juhlapyhänä vuoden aikana. Osoitteet sijaitsevat pääosin Paimion keskustan tuntumassa. Pyrkimyksenä on, että kuljetusaika valmistuskeittiön ja asiakkaan välillä on mahdollisimman lyhyt, korkeintaan 2 tuntia. Palveluntarjoajan tulee huolehtia, että asiakas saa ruuan; kuljetuslaatikkoa ei saa jättää esim. porraskäytävään. 4. REITTI PAIMION LUKIO Maanantai – perjantai kuljetus tapahtuu Paimion LukionPadan keittiöstä Hanhijoen kouluun, Hanhijoen päiväkotiin ja Kyysilän päiväkotiin. Tarkempi kuvaus Liite 2. 5. REITTI PAIMION LUKIO Maanantai – perjantai kuljetus tapahtuu Paimion LukionPadan keittiöstä Kriivarin päiväkotiin, Kriivarin kouluun ja Tapiolan päiväkotiin. Tarkempi kuvaus Liite 2. 6. LISÄKULJETUS Joskus kuljettaja joutuu tekemään lisäkuljetuksen tilaustoimituksen tai unohduksen vuoksi. Tarjous annetaan ajetusta kilometristä. Tarjouksen voi jättää joko yhdestä tai useammasta reitistä tai kaikki reitit yhteensä. Jos tarjous tehdään kaikista reiteistä, on hintalomakkeeseen yhteishinnan lisäksi merkittävä jokaisen reitin hinta erikseen. Reitistä (3) kolme ei voi tehdä osatarjousta vaan siitä on annettava erillistarjous. 3 Koulujen osalta kuljetustarve on sidottu kouluille vahvistettavaan työjärjestykseen. Lukuvuotena on keskimäärin 188 työpäivää. Kesäkausina ateriakuljetusten tarve vähenee olennaisesti koulujen kesäloman aikaan ja myös osa päiväkodeista suljetaan keskimäärin kuukauden ajaksi pl päivystävää päiväkotia. Tilaajalla on siten oikeus vähentää kuljetuksia kesäkautena tarpeensa mukaan ja kuljetuksista maksettava korvaus vähenee samassa suhteessa. Päiväkodit toimivat keskimäärin 11 kuukautta vuodessa n. 220 päivää. Kesäaikana päiväkotien kuljetuksiin tulee muutoksia, joista sovitaan erikseen. 4. Tarjousten käsittely, kelpoisuus ja vertailu Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnön tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 4.1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteutumisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat asiakirjat: 1) Kaupparekisteriote ja Y-tunnus 2) Veroviranomaisten todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista (ei 3 kk:tta vanhempi) 3) Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta (ei 3 kk:tta vanhempi) 4) Selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverollisten rekisteriin 5) Terveystarkastajan hyväksymä omavalvontasuunnitelma (asetus 597/2000) 6) Selvitys kuljettajien sopivuudesta ja pätevyydestä 7) Käytettävä kalusto Tarjoajan on noudatettava elintarvikelainsäädäntöä ateriakuljetusta koskevin osin. Paimion kaupungin edustajalla on oikeus tarkastaa kuljetusautot ja tarjoajan muu toiminta. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. 4 4.1.1 Tarjoajaa koskevat vaatimukset Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti ennen tarjousten vertailua sellainen tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten eläke- ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisen. 4.1.2 Kuljettajaa koskevat vaatimukset Henkilökunnalla tulee olla siisti, tunnistettava ja tarkoituksenmukainen työasu. Henkilökunnan tulee tuntea yrityksen ja tilaajan omavalvontasuunnitelmat ja toimia niiden mukaisesti. Henkilöstön tulee puhua sujuvaa suomenkieltä. 4.1.3 Kalustoa koskevat vaatimukset Kuljetuskalustolta edellytetään Elintarvikelain (23/2006) mukaista soveltuvuutta elintarvikkeiden kuljetukseen. Valitun toimittajan kalustolta vaaditaan ajoneuvokohtainen terveystarkastajan hyväksyntä ennen sopimuksen tekemistä. Kuormatilan pintamateriaalien tulee olla helposti puhtaana pidettäviä, eikä kuljetusvälineestä saa siirtyä kuljetettaviin elintarvikkeisiin vierasta hajua, makua tai muita haitallisia ominaisuuksia. Kuormatilan on sulkeuduttava tiiviisti ja tiivisteiden tulee olla ehjät. Kuljetusvälineen tulee olla umpikuorinen, missä kuormatila on erotettu ohjaamasta. Jos kuljetusvälineellä on kuljetettu muuta kuin elintarvikkeita, tulee kuormatila puhdistaa ennen elintarvikekuljetusta. Aterioiden kuljetuksen yhteydessä ei saa kuljettaa muita kuin keittiöltä lähetettyjä tuotteita. Samalla kuljetusautolla ei saa kuljettaa sellaista tavaroita, joista jää kuormatilaan haitallisia ominaisuuksia kuormatilan puhdistamisen jälkeen. 4.2 Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjousten on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia. Määräajan jälkeen saapuneita tai puutteellisesti laadittuja tarjouksia ei oteta huomioon. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntö vastaamattomina sellaiset tarjoukset, jotka on laadittu tarjouspyynnön vastaisesti ja 5 eivät täytä tarjouspyynnön vaatimuksia tai jotka eivät sisällä edellytettyjä selvityksiä. 1) Hinnat on ilmoitettava oheisella lomakkeella ilman arvonlisäveroa. Tarjouksessa esitetty hinta on lopullinen. Lisäksi tarjoajan on ilmoitettava mahdollinen laskutuslisä/kk. 2) Tarjouksen tekijän/ allekirjoittajan yhteystiedot. 3) Tarjous annetaan suomenkielisenä. 4) Selvitys kuljetuspalvelun luotettavuudesta (varajärjestelyt kuljettajan estyneenä ollessa / auton vaurioituessa). Jos jokin edellä mainituista vaatimuksista ei täyty, tarjous hylätään. 4.3 Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Määräajassa jätetyistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden ja painoarvojen mukaan: A) Hinta 80 % B) Hintatakuu 10 % C) Toimintavarmuus 10 % Hinta tulee ilmoittaa arvonlisäverottomana €/reitti. Reitti 3 hinta ilmoitetaan € /ateriapaketti. Hinnan osalta käytetään hintakaavaa: maksimipisteet * halvin tarjottu hinta / ao. tarjouksen hinta. Hintatakuun arvioimisessa pisin hintatakuu saa suurimman pistemäärän. (10 pistettä) Toimitusvarmuutta arvioitaessa otetaan huomioon käytettävän kaluston soveltuvuus käyttötarkoitukseen, kaluston varajärjestelmän kattavuus ja tarjoajan esittämä kuljettajien sijaisjärjestelmä (10 pistettä). Tarjousvertailussa toimittajien kunkin vertailuperusteen osalta saatu pisteytys kerrotaan tarjouspyynnössä ilmoitetulla painoarvolla. Suurimman painotetun pistemäärän saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. 5. Hankintapäätös Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Paimion kaupunki pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä tehdyt kaikki tarjoukset. 6 6. Hankintasopimus Valitun/valittujen palveluntuottajan/palvelutuottajien kanssa tehdään ostopalvelusopimus. 7. Sopimuksen irtisanominen Sopimuksen irtisanominen tapahtuu kirjallisesti Irtisanomisaika on molemmilla osapuolilla kolme (3) kuukautta. Sopijaosapuolilla on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimuksen ehtoja, eikä huomautuksen saatuaan kohtuullisessa ajassa oikaise laiminlyöntejään. 8. Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys 1. sopimus 2. tarjouspyyntö 3. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 PALVELUT) 4. tarjous 9. Tarjousasiakirjojen julkisuus Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia kun päätös asiassa on tehty. Mikäli tarjoaja katsoo, että joku osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteinen ja sellaisena salassa pidettävä, tulee tämä osa tarjouksesta esittää erillisessä liitteessä suljetussa kuoressa ja kuoreen on kirjoitettava, että se sisältää liikesalaisuuden. Palvelujen hintatiedot eivät voi olla liikesalaisuuksia. 10. Maksuehto 30 pv. netto, laskutus kuukausittain jälkikäteen. Kummallakin osapuolella on oikeus ja velvollisuus tarkastaa laskujen oikeellisuus. Laskua koskevat huomautukset tulee tehdä 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. 11. Laskutus Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen. Mahdolliset laskutuslisät on mainittava erikseen tarjouksessa. 7 12. Hintojen muuttamisen periaatteet Annetut hinnat ovat voimassa 31.12.2016 saakka, jonka jälkeen hinnoista voidaan neuvotella alan yleisen kustannustason muutosten perusteella. Hintojen tulee sisältää kaikki kustannukset. Hinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Seuraavan vuoden mahdollisista hinnankorotustarpeista on ilmoitettava / neuvoteltava syyskuun loppuun mennessä. 13. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa vähintään 4 kk tarjouspyynnön päiväyksestä. 14. Tarjouksen toimittaminen Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa viimeistään 05.10.2015 klo 14.00 mennessä osoitteella: Paimion Sivistystoimi / Ruokapalvelut PL 50 (Vistantie 18) 21531 Paimio Kuoreen tunnus: ”Tarjous ateriakuljetuksista” 15. Yhteydenpito ja lisätiedot Mahdolliset tarjouksen laadintaan koskevat kysymykset on esitettävä ruokapalvelupäällikkö Ulla Komulaiselle sähköpostitse osoitteella ulla.komulainen@paimio.fi tai kirjallisesti Vistantie 18, 21530 Paimio 04.09.2015 klo 14.00 mennessä. Vastaukset esitettyihin kysymyksiin on luettavissa 14.09.2015 klo 12.00 mennessä osoitteessa http://paimio.fi/lomakkeet. Liitteet Ateriakuljetusten kohteet ja aikataulu, Liite 1 Tarjouslomake, Liite 2 Palvelukuvaus, Liite 3 Kelpoisuusehtoihin liittyvät asiakirjat, Liite 4