Tiedote 6.3.2015 1(3) Tutkimus- ja kehittämistoiminta Kehittämisosioiden vastuuhenkilöille Hanketyöntekijöille Kehittämisosion taloudesta vastaavat POIS SYRJÄSTÄ –HANKKEEN VALVONNALLINEN OHJAUSKÄYNTI Sosiaali- ja terveysministeriön toimesta järjestetään hankkeelle valvonnallinen ohjauskäynti 17.3.2015. Ohjauskäyntiin osallistuvat STM:n ohjeiden mukaisesti Satakunnan sairaanhoitopiiristä hankkeen vastuullinen johtaja ylilääkäri Jouko Remes, hanketoiminnan päällikkö Mari Niemi, projektipäällikkö Henna Kyhä ja projektisihteeri Kirsi Harjula. Kehittämisosioista on pyydetty ohjauskäyntiä varten kirjanpitomateriaalia ja mahdollisia kirjanpidon tositteita. Ohjauskäynnistä tehdään muistio, joka toimitetaan jälkikäteen kehittämisosioihin tiedoksi. Liitteenä 1 on STM:n virallinen tiedote ohjauskäynnistä. HANKEPÄIVÄKIRJA JA TYÖAIKASEURANTA - lisäohje Hanketyöntekijät pitävät hankepäiväkirjaa, josta ilmenee päivittäin tehdyn hanketyön sisältö sekä omaa hanketyötä ja itsearviointia edistävät ja tukevat muistiinpanot. Hankepäiväkirjalla hanketyöntekijät raportoivat projektipäällikölle hanketyön etenemisestä. Hankepäiväkirjan tarkoitus on palvella hanketyöntekijöitä itsearvioinnissa hankeaikana sekä auttaa raportoinnissa (esim. kehittämisosion seurantaraportin täyttämisessä maksatushakemuksen yhteydessä sekä loppuraportoinnissa). Liitteenä 2 on päivitetty hankepäiväkirja, jota käytetään 1.3.2015 alkaen. Työaikaseurantaan merkitään päiväkohtaisesti hankkeelle tehdyt työtunnit todellisen toteutuman mukaan sekä pääpiirteittäin hankkeelle tehdyt työtehtävät. Rahoittaja velvoittaa työaikaseurannan täyttämistä. Liitteenä 3 on hanketyöntekijöiden käyttöön päivitetty työaikaseurantalomake. Huom! Osa-aikaisten hanketyöntekijöiden kohdalla työaikaseurantaan merkityt työtunnit tulee täsmätä kuukausittain hankkeelle kirjattaviin palkkakustannuksiin. Hanketyöntekijän ja esimiehen allekirjoittamat hankepäiväkirja ja työaikaseuranta toimitetaan seuraavan kk:n 7. päivään mennessä skannattuna sähköpostitse pelkästään projektisihteerille (kirsi.harjula@satshp.fi). Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | etunimi.sukunimi@satshp.fi | www.satshp.fi Tiedote 6.3.2015 2(3) Tutkimus- ja kehittämistoiminta TALOUSARVIO Kehittämisosioiden talousarvioita on mahdollisuus päivittää hankkeen aikana eli talousarviossa voidaan tarvittaessa siirtää kustannuslajista toiseen rahoitusta, kuitenkin siten, ettei kehittämisosion talousarvion loppusumma muutu. Kaikki talousarvioon tulevat muutokset pitää varmistaa projektipäälliköltä tai – sihteeriltä. Kehittämisosion päivitetty talousarvio tulee toimittaa projektisihteerille, joka päivittää talousarvioiden muutokset koko hankkeen talousarvioon. Kehittämisosion käyttöön myönnetty hankerahoitus on käytössä koko hankeajan (30.9.2016 asti) ja rahoitus siirtyy vuodelta toiselle ilman erillistä hakemusta tai ilmoitusta hallinnoijalle. KUSTANNUSTEN SEURANTA Hallinnoija pyytää kustannusten seuraamiseksi kehittämisosioista hankkeen pääkirjan ja tuloslaskelman ajalta 1.1.2015 – 30.4.2015 toukokuussa 2015. Pyrkikää siihen, että kaikki alkuvuotta koskevat kustannukset ovat kirjautuneet hankkeen kirjanpitoon 30.4.2015 mennessä, mm. sisäiset laskutukset sekä hanketyöntekijän palkkakustannukset tulee näkyä alkuvuoden osalta tuolloin kirjanpidossa. Hankkeen kirjanpitoon ei saa kirjata valtionavustukseen oikeuttamattomia kustannuksia. MAKSATUSHAKEMUS Seuraava maksatushakemus ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015 tehdään lokakuussa 2015. Päivitetyt maksatushakemuksen toimittamista koskevat ohjeet toimitetaan kehittämisosioihin elokuussa 2015. HANKINNAT, KILPAILUTUS JA SOPIMUKSET -lisäohje Hallinnoijan ohjeet pvm 20.3.2014 kohta 5. Hankinnat ja kilpailutus (s.7) sisältää tärkeää tietoa hankinnoista ja kilpailutuksesta. Pienhankintoja eli kansallisen kynnysarvon alittavissa (alle 30 000 €) hankinnoissa menetellään ensisijaisesti oman kunnan hankintakäytäntöjen ja –ohjeiden mukaisesti sekä käytetään mahdollisia kunnan käytössä olevia valmiita tarjouspyyntö-, hankintapäätös- ja sopimuspohjia. Usein kunnilla on valmiiksi kilpailutettuja hankintapaikkoja. Mikäli sopiva tuote/palvelu löytyy kilpailutettujen hankintapaikkojen joukosta, on kyseinen palvelu tai tuote hankittava mainitusta hankintapaikasta. Projektisihteeriltä saa mallit tarjouspyynnön, hankintapäätöksen ja sopimuksen tekemiseen, jos oman organisaation käytössä ei ole valmiita lomakepohjia.     Kaikista hankinnoista on tehtävä hankintapäätös. Hankinnasta on hyvä tehdä tilaajan ja palvelun tuottajan välillä sopimus. Sopimus on tehtävä aina, jos hankintapäätös sisältää tiedon erillisen sopimuksen tekemisestä. Hankinta maksetaan vasta sen jälkeen, kun palvelu/tuote on vastaanotettu. Hankkeen kirjanpitoon ei voida tehdä kustannusten ennakkokirjauksia hankinnasta tai tapahtumasta, joka jatkuu/tapahtuu hankkeen päättymisen jälkeen. Täten kehittämisosioissa tulee varmistaa, että kehittämisosiossa suunnitellut asiantuntijatyötehtävät toteutuvat viimeistään elosyyskuussa 2016 (esim. koulutukset), jotta asiantuntijatyöstä laskutettavat kustannukset ehtivät kirjautua kehittämisosion kirjanpitoon 30.9.2016 mennessä. Hankintoja koskevat sopimukset tulee tehdä niin, että em. periaatetta noudatetaan palvelun tai asiantuntijatyön laskutuksen osalta. Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | etunimi.sukunimi@satshp.fi | www.satshp.fi Tiedote 6.3.2015 3(3) Tutkimus- ja kehittämistoiminta   Hankinta-asiakirjat (mm. markkinoiden kartoitusta/kilpailutusta koskevat lähetetyt ja saapuneet spostit, tarjouspyynnöt liitteineen, saapuneet tarjoukset liitteineen sekä mahdolliset tarjousten lisätarkennukset (esim. s-postit) ja hankintapäätös sekä sopimus) arkistoidaan paperiversioina kehittämisosion hankeasiakirjamappiin. Hankinta-asiakirjoista kehittämisosioiden hankintapäätökset sekä sopimukset toimitetaan hankkeen alusta alkaen arkistoitavaksi hallinnoijalle (kirsi.harjula@satshp.fi). LOPUKSI Hankehenkilöstö vastaa mielellään kysymyksiin. Yhteystiedot: Projektipäällikkö Henna Kyhä p. 044 707 9790 henna.kyha@satshp.fi Projektisihteeri Kirsi Harjula Sairaalantie 3 28500 Pori p. 044 707 9789 kirsi.harjula@satshp.fi Ystävällisin yhteistyöterveisin, Henna Kyhä Projektipäällikkö Liitteet Kirsi Harjula Projektisihteeri Liite 1 Liite 2 Liite 3 STM tiedote: Hankkeen valvonnallinen ohjauskäynti Hankepäiväkirja, päivitetty Työaikaseuranta, päivitetty Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | etunimi.sukunimi@satshp.fi | www.satshp.fi