1. No category

1 (9)
Kvalitetsoch patientsäkerhetsberättelse 2014
för Nygårds Vård Gotland AB
Garda, januari 2015
Conny Hörnsten, vårdhemschef
Agneta Hörnsten, bitr vårdhemschef
Anna Larsson, verksamhetschef och föreståndare
2 (9)
Allmänt
Vid årsskiftet 2012/13 genomförd Nygårds Vård Gotland AB en geografisk
koncentration och förflyttning av all verksamhet till marklägenhetsområdet på
Brunnraudvägen i Garda. Nygårds lämnade då tidigare hyrda lantbruksfastighet
Garde Nygårds 1:65 där verksamheten startade 1991 under företagets tidigare
ägare. Nuvarande ägare, Conny och Agneta Hörnsten, När, övertog företag och
verksamhet i dec 2008.
Förflyttningen av verksamheten innebar ett omfattande praktiskt anpassnings-,
ombyggnads- och renoveringsarbete – för våra boende och för alla anställda.
Gemensamhetslokal har ställts i ordning. Alla lägenheter har utrustats med
tvättpelare. En byggnad har byggts om till personalutrymmen/möteslokal samt
kontor/expedition. Nygårds har nu 15 platser. Företaget hyr fortfarande fyra
lägenheter på fastigheten Garde Kulde 1:37, granne med Brunnraudområdet av
extern hyresvärd. Inköpt fastighet, Garde Nygårds 1:25 har sålts under året då
den planerade ombyggnaden av denna till servicefastighet för boende och
personal inte har kunnat genomföras. Kontorsutrymme för administration har
flyttats från hyrd lokal till ägarnas bostad i När. En gemensamhetslokal hyrd i
fastigheten Ekängen i Garda har sagts upp under året på grund av minskat
intresse för hantverk och pyssel hos de boende .
Två lägenheter på Brunnraudvägen är efter utökad riskanalys försedda med
mobila sprinkleranläggningar kopplade till brandlarm. Löpande renoveringar,
reparationer och anpassningar har gjorts.
Genom den geografiska flytten och ombyggnationen har de boende nu en
naturlig närhet till tjänstgörande personal dygnet runt vilket innebär ökad
trygghet och även bättre tillsynsmöjlighet för personalen.
Samstämmigt anser både de boende och de anställda vid Nygårds att
verksamheten fungerar bättre nu än tidigare, då verksamheten var utspridd på
båda sidor om väg 144 genom Garda med ständig olycksrisk för både boende
och personal.
De genomförda förändringarna har Nygårds Vård Gotland AB vidtagit i en tid
med minskande beläggning.
Ansvarfördelning och organisation för kvalitetsarbetet
Hur ser ansvaret för patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet ut inom er
verksamhet?
Formellt vilar ansvaret på vårdgivaren, den juridiska personen Nygårds Vård
Gotland AB, dess ägare vårdhemschefen och biträdande vårdhemschefen samt
dess styrelse.
Ansvaret för det praktiska arbetet för patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet i
verksamheten har ledningen för verksamheten, d v s verksamhetschefen och
föreståndaren. Verksamhetschefen ansvarar för implementeringen av Nygårds
kvalitetssystem samt ser till att rutiner revideras, fastställs och genomförs.
Har ni någon/några särskilt utsedda personer som arbetar med, eller ansvarar
för kvalitetsarbetet förutom cheferna? Beskriv hur?
Omvårdnadspersonalen medverkar aktivt då olika rutiner i det dagliga arbetet
med de boende utreds, genomförs och fastställs, exempelvis vid
veckoplaneringen avseende ADL-träning och sysselsättning eller vid APT då
rutin ifrågasatts och behöver omarbetas. Dokumenteras i Safe Doc respektive
protokollförs.
För omvårdnadspersonalen ingår även exempelvis schemalagt
brandskyddskontroll i kvalitetsarbetet. Dokumenteras.
Vi ser det som mycket viktigt att all personal aktivt är delaktiga i kvalitetsarbetet,
vi uppmuntrar det.
3 (9)
Har ni forum för kvalitetsfrågor? Vilka?
Dagligen, vid flera fasta rapporteringstillfällen samt vid de regelbundna
arbetsplatsträffarna eller vid behandlingskonferenserna. Därutöver behandlas
kvalitetsfrågorna på planeringsdagarna. Då diskuteras kvalitetsbrister och
förbättringsåtgärder och hur nya och reviderade rutiner bäst ska införas och
följas upp.
Vårdhemschef och arbetsledning har avstämningsmöten minst varje vecka.
Implementering av reviderat kvalitetssystem inleds på planeringsdag.
Verksamhetschef/föreståndare ansvarar för genomförandet av
planeringsdagarna.
Processer ouch rutiner
Vilka processer och rutiner har ni kartlagt/reviderat under året?
I huvudsak finns samma processer och rutiner 2014 som året innan.
Revidering och uppdatering av rutiner och policys pågår f n.
Fastställda processer finns på Nygårds avseende
• Omvårdnad och vård. Fokus på symptom, funktion och livskvalitet.
• Systematiskt förbättringsarbete.
• Resurser och personal.
• Arbetsmiljöarbete.
Rutiner finns för
• dokumentation för SoL-ärenden respektive ärenden enligt HSL
• rapportering till uppdragsgivare
• synpunkter och klagomålshantering
• avvikelsehantering
• Lex Maria och Lex Sara
• brandsäkerhetsarbete
• introduktion för nya medarbetare
• kontaktmannaskap
• hantering av sexuella trakasserier
• alkohol och droger
• användning av internet och telefon
• bil- och trafiksäkerhet
• personalhandledning
• medarbetarsamtal
• bemanning
• säkerhetsrutin för arbete med enskild boende
• hantering av hot och våld
• akut krisstöd
• läkemedelshantering
• delegering
• journalhantering
• remisshantering
• vårdplan HSL
• genomförandeplan SoL
• hantering och förbättring av arbetsmiljö
• personaladministration och övrig administration
• administration av företaget Nygårds Vård Gotland AB
Övriga rutiner är tillsyn, städning, skötsel och reparationer av Nygårds lokaler
och utrustning samt administration. Nygårds anlitar externa tjänster för
utbildning och handledning av personalen, specialistläkare i psykiatri,
brandskydd, skadedjursbekämpning, företagsförsäkringar, bokföring,
bokslutsarbete och deklaration. Från och med årsskiftet 2014/15 anlitas extern
löneadministratör. Nygårds Vård Gotland AB har auktoriserad revisor.
4 (9)
Samverkan
Vilka är era viktigaste samverkanspartners för att säkra en god kvalitet och
patientsäkerhet för brukare/patienter?
Vi anser att våra uppdragsgivare är våra viktigaste samverkanspartners.
För de boende är aktuella psykiatriska kliniker, primärvård samt
tandvårdsinrättningar andra viktiga samverkanspartners. Gode män, förvaltare
och anhöriga samt närstående och brukarorganisationer är också viktiga att
samarbeta med.
Externa handledare och/eller personalutbildare likaså. Vi anlitar även externa
företag för andra typer av tjänster som de boende, verksamheten och företaget
behöver. Exempelvis har Nygårds en egen konsultläkare i psykiatri som har ett
omfattande patientansvar.
Vi anser också att våra tillsynsmyndigheter, Region Gotland och IVO, är viktiga
samverkanspartners för att förbättra och höja kvaliteten i Nygårds verksamhet.
I vår omvärldsbevakning igår SKL, våra uppdragsgivares hemsidor och
protokoll samt att i media följa nyheter aktuell debatt och frågeställningar om
och med anknytning till psykiatri samt individ- och familjeomsorg.
Nygårds Vård Gotland är medlem i Almega/vårdföretagarna, i Svenska Vård
samt Företagarna på Gotland.
Hur samverkar ni med dessa?
Vi deltar och/eller initierar möten med våra uppdragsgivare. Vi bjuder in
brukarorganisationer och gode män för trevlig samvaro/inflromationsutbyte. Vi
bjuder även in våra uppdragsgivare att besöka verksamheten. Vi ”delar” om
möjligt handledare med annan vårdgivare av effektivitets och kostnadsskäl. Vår
konsultläkare informerar och undervisar vår personal beträffande olika
diagnoser mm. Vi deltar i IVOs, Vårdföretagarnas, Svenska Vårds och
Företagarnas seminarier och sammankomster när de dessa berör vårt vårdoch omsorgsområde. Vi deltar i utbildningar mm hos våra uppdragsgivare.
Ledningen deltar i kurser och konferenser som berör verksamhetsområdet och
företagets administrativa verksamhet. Verksamhetschefen har under året
genomgått högskoleutbildning i socialrätt vid Ersta, 7,5 högskolepoäng.
Vilka processer och rutiner för samverkan har ni kartlagt?
Vi har kartlagda och fastställda rutiner för de boendes kontakter med
primärvård, psykiatrisk öppenvården, Nygårds konsultläkare,
tandvårdsinrättningar, goden män och anhöriga med flera.
Övrig samverkan sker underhand och löpande.
Systematiskt förbättringsarbete
Beskriv hur ni arbetar systematiskt med patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet?
Med målsättningen att ständigt förbättra verksamheten på Nygårds arbetar vi
löpande med planering, uppföljning och kontroll samt utvärdering av vår
verksamhet som olika led i det systematiska kvalitetsarbetet
Inträffar en negativ händelse ser vi över och analyserar vad som hänt.
Processer, rutiner och åtgärder revideras och införs så att vi säkerställer att
händelsen inte ska inträffa igen.
Nygårds har bland annat utarbetat och infört rutiner
•
•
•
för avvikelsehantering,
för klagomål och synpunkter från brukare och anhöriga,
för riskbedömningar,
•
dagliga utvärderingar runt säkerhet och kvalitet i vård och omsorg.
5 (9)
Riskanalys
Har ni dokumenterade rutiner för riskanalys för brukare/patienter?
Ja.
Hur många riskanalyser har ni gjort? Vad handlade riskanalyserna om?
Oräkneliga. Nygårds gör dagliga, flera ggr/dag, bedömningar och utvärderingar
runt säkerhet och kvalitet i vård och omvårdnadsarbetet, då också mindre eller
större justeringar kan göras och görs. Det handlar om både "små och stora"
risker – allt mellan snabbt åtgärdande vid sängvätning som inte får leda till ett
missförhållande till bedömningar av de boendes psykiska tillstånd, exempelvis
om risk kan finnas för självmord. Riskanalys görs exempelvis också om irritation
och risk för bråk mellan boende finns, om boende är irriterad på personal, om
personal är orolig vid kontakt med någon boende, om personal är irriterad på
någon boende.
Vid bedömning av att allvarlig risk görs fördjupat riskanalys.
Verksamhetschef/föreståndare är ansvarig för att riskanalys/händelseanalys
genomförs på Nygårds.
Vilka förbättringar har ni gjort?
Inga särskilda.
Nygårds försöker identifiera risker vid exempelvis förändringar eller
omflyttningar i verksamheten eller för de boende. Vi försöker också förstå varför
allvarliga händelser uppstått eller kan uppstå. Vi försöker tillämpa lärdomarna
av våra misstag och/eller de goda exemplen.
Riskanalys – att tänka efter före – görs rutinmässigt av flertalet anställda. Vi gör
det även vid mindre allvarligare händelser, som skulle kunna vara allvarliga
under andra omständigheter… ”om detta hände på natten”, ”om detta skulle
hända oss, då…”, ”nu igen”, vid signal från medarbetare om riskfyllda
arbetsmoment, eller att medarbetare bör handledas och/eller visas tillrätta vid
riskbedömning i en specifik arbetssituation.
Vi är – trots vårt hälso- och sjukvårdstillstånd – angelägna om att inte ”leka
lasarett” på Nygårds. De boendes somatiska status uppmärksammas särskilt av
vår sjukvårdspersonal och adekvata kontakter med primärvård, lasarett och
psykiatrisk klinik vidtas då behov föreligger.
Egenkontroll
Vad innehåller egenkontrollen? Hur ofta genomför ni den?
Varje fredag har de boende möjlighet att skatta hur veckan har varit genom att
ange en siffra från 0 till 10. Dokumentation sker.
De boende fyller regelbundet i VAS-skalor om hur de trivs och hur de mår.
Dokumenteras.
En enkät besvaras en gång om året om hur de boende uppfattar att de blir
bemötta och i vilken grad de upplever att de får den hjälp de förväntar sig.
Enkäten kan besvaras anonymt. Dokumenteras.
En förslagslåda finns uppsatt på Nygårds där synpunkter kan lämnas av de
boende – även anonymt. De boendes anhöriga/godemän/förvaltare får årligen
information om hanteringen av klagomål och synpunkter samt vilken personal
som är ansvarig för respektive boende och hur man når de förstnämnda.
Genomförandeplan, serviceplan respektive vårdplan upprättas för varje boende.
Uppföljning sker kontinuerligt då den boende, dennes kontaktpersoner och
ansvarig sjuksköterska medverkar. Uppföljning sker också i de skriftliga
rapporter för varje boende som upprättas och skickas varje halvår till våra
uppdragsgivare.
6 (9)
I samband med de månatliga arbetsplatsträffarna (APT) diskuteras åtgärder och
resultat i arbetsgruppen. Detsamma sker beträffande aktuellt ”tema” för
planeringsdagarna. Tillfälle finns för reflektion kring målbeskrivningar och
problemformuleringar. Dagligen, veckovis, månatligen eller halvårsvis görs även
egenkontroller beroende på område, gällande rutin och rådande aktuella
omständigheter.
Behandlingskonferenser genomförs regelbundet med Nygårds konsultläkare
där information, erfarenheter och kunskap hämtas ur och bearbetas i
personalgruppen.
Fastställda rutiner finns för läkemedelsgenomgångar som sker vid ett par
tillfällen varje år.
Hantering av/dokumentation i journaler, lab-rapporter och annan aktuell
dokumentation sköts löpande av arbetsledningen/sjuksköterskorna.
Personalens synpunkter fångas upp och dokumenteras på APT en gång i
månaden.
Riskanalys, synpunkter, klagomål och avvikelser samt hanteringen av dessa är
viktiga inslag i egenkontrollen.
Nygårds gör även muntliga jämförelser av verksamheten över tid vid
halvårsvisa planeringsdagar där all personal medverkar. Jämförelser görs
naturligtvis även löpande i den dagliga verksamheten.
Vilket resultat har ni?
Vi fick under 2014 en utmärkelse för Bästa psykiatriska verksamhet i Sverige”
av brukarorganisationen RSMH - Riksförbundet för Social och Mental Hälsa. Vi
uppfattar det som ett bra betyg på resultatet av vår verksamhet.
Utredning av avvikelser
Hur många klagomål och synpunkter har ni tagit emot?
(Klagomål och synpunkter, kan komma från brukare/patienter, anhöriga,
personal eller myndigheter (t ex Patientnämnden, Ivo (tid SoS)) och föreningar,
organisationer m fl intressenter.)
Inga specifika, tunga klagomål har inkommit under året.
Beskriv hur klagomål och synpunkter tas emot, utreds och återkopplas.
På Nygårds lyssnar vi alltid noga på våra boendes synpunkter och försöker
löpande hjälpa dem tillrätta med det mesta.
Skulle ”tunga” klagomål eller synpunkter från externa instanser inkomma
försöker vi åtgärda dem snarast möjligt.
De boende informeras skriftligt om sina möjligheter och rättigheter att framföra
klagomål och synpunkter.
Gode män/förvaltare och anhöriga underrättas vid inskrivningen på Nygårds
samt årligen om rutinerna kring klagomål och synpunkter, samt om vilka i
personalen som är ansvariga kontaktpersoner, omvårdnadssvarig sjuksköterska
samt konsultläkaren för var och en av de boende.
Verksamhetschef/föreståndare ansvarar för att riktlinjerna för hanteringen av
klagomål är kända hos boende och personal.
Verksamhetschef/föreståndare ansvarar för att Information ges till nyanställda
och därefter återkommande till alla berörda, minst en gång per år.
Ge exempel på områden som förbättrats utifrån klagomål och synpunkter som
inkommit.
Inga.
7 (9)
Rapporteringsskyldighet
Beskriv hur ni säkrat att all personal känner till skyldigheten att rapporterar
avvikelser som har medfört eller hade kunnat medföra en risk för
vårdskada/missförhållande.
Skyldiga att rapportera missförhållande är
• alla anställda vid Nygårds Vård Gotland AB
• praktikanter eller motsvarande under utbildning samt
• deltagare i arbetsmarknadspolitiskt program.
Verksamhetschef/föreståndare ansvarar för
• att rutin finns för avvikelsehanteringen
• att blankett för avvikelser finns tillgänglig inom verksamheten
• att vidta eventuella åtgärder
• att avvikelser dokumenteras och vid behov meddelas uppdragsgivare
eller annan berörd
• att berörd personal meddelas.
• att vidtagna åtgärder meddelas den som är berörd
• att avsluta ärendet.
Anställd som upptäcker händelse/missförhållande/vårdskada hos en boende
ska i första hand rapportera detta till
arbetsledningen/tjänstgörande/jourhavande verksamhetschef/föreståndare.
Föreståndare har rapporteringsskyldighet till vårdhemschef.
Information om rapporteringsskyldigheten ingår i introduktionen för personalen
vid nyanställning. Därutöver har Nygårds minst en gång per år en längre
genomgång om skyldigheten att rapportera.
Sammanställning och analys
Hur många vårdavvikelser har ni haft? (endast HSL verksamhet)
Under 2014 har 4 av 14 avvikelse rapporterats som rubriceras som HSLärenden. De fyra av dessa avvikelser har handlat om fel i
läkemedelshanteringen. Dokumentation finns.
Åtgärder:
Upprepad genomgång av aktuell rutin för administration och utdelningen av
läkemedel. Påminnelser om vikten av att läkemedel till de boende hanteras
noggrant och efter fastställd rutin. ”Gör inte om – gör rätt nästa gång”.
10 av 14 avvikelser har handlat om hot, våld och sönderslagna föremål.
Dokumentation finns.
Åtgärder:
Handledning och stöd för personal i fall då de varit inblandade och inte lyckats
”tona ner” uppkommen upprörd situation.
Berörda boende har fått stödsamtal enskilt och tillsammans vid dessa tillfällen.
Hur många rapporter om missförhållanden har ni haft?
Inga rapporter om missförhållanden har inkommit.
8 (9)
Hur har ni sammanställt och analyserat rapporterna?
Skulle rapporter inkomma, sammanställs och analyseras de av ledningen för
identifiering och åtgärd av påtalade brister i patientsäkerhets- och
omvårdnadsarbetet. Åtgärder för förbättring arbetas fram i personalgruppen.
Återkoppling sker till berörda. Inkomna klagomål och avvikelser följs upp på
planeringsmötena.
Förbättrande åtgärder i verksamheten
Har ni utifrån ovanstående analys och sammanställning identifierat några
styrkor eller förbättringsområden?
Styrkor:
Effekt av den genomförda flytten och omstruktureringen av verksamheten under
fjolåret kvarstår med både högre effektivitet och kvalitet för både boende och
personal. Främst i processerna Vård och behandlingsinnehåll, och
Arbetsmiljöarbete.
Förbättringsområden:
De 4 vårdavvikelser som härrör från fel vid läkemedelshantering/ administrering.
De tio avvikelser som handlar om situationer med hot, våld och söderslagna
föremål och inredning.
Beskriv förändringar och åtgärder som ni gjort utifrån denna analys?
De avvikelser som handlar om läkemedelshantering/administrering är färre i år
än tidigare år. Vi är fortfarande inte är nöjda förrän en nollvision kan ha
förverkligats.
De avvikelser som handlar om hot, våld och sönderslagna föremål och
inredning hanteras genom handledning och metodutveckling för personalen och
stödsamtal med berörda boende. Metodutveckling och förhållningssätt
diskuteras vid ATP och i handledning. Begreppet Kvalitet i Nygårds verksamhet
har studerats och analyserats under en planeringsdag. Vi har i personalgruppen
introducerat kvalitetsbegreppet ”Fronesis”, som på det internetbaserade
uppslagsverket Wikipedia sammanfattas som en praktisk klokhet eller
omdömesförmåga, besläktat med förstånd, förankrat till mellanmänsklig praxis.
Detta för att försöka lyfta fram värdet av de omätbara ”dolda” förmågor och
förhållningssätt som är särskilt värdefulla i arbetet med människor. Diskussioner
kring kvalitet återkommer på Nygårds!
Förbättringar av processerna och rutinerna
Beskriv hur ni utifrån ovanstående analys korrigerar era processer och rutiner?
Egentligen ingen ytterligare korrigering av processen läkemedelshantering utom
att genomgång gjorts vid avvikelsen och att påminnelse gjorts om vikten av en
säker läkemedelshantering. Skärpning pågår med sikte på Nygårds nollvision!
S k GAF-skalor införs 2015 som ett skattningsinstrument för de boende. Syftet
är att ena personalgruppen kring en gemensam syn på kring varje boendes
problematik och hur han/hon mår. Ett annat syfte är att kunna fördjupa
riskanalyser samt att kunna följa de boendes utveckling över tid. Arbetet med
GAF-skattningen leds av Nygårds konsultläkare i psykiatri tillsammans med
arbetsledande personal Dokumentation sker och sammanställs.
9 (9)
Personalens medverkan i kvalitetsarbetet
Hur säkrar ni att personalen har kännedom om skyldighet att bidra till hög
patientsäkerhet? (endast HSL verksamhet)
Genom kontinuerlig information och dialog i samband med muntliga rapporter, I
det dagliga arbetet, med arbetsledande sjuksköterskor närvarande, hålls
kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet levande. Vid genomgångarna med all
tjänstgörande personal och med Nygårds konsultläkare närvarande, betonas att
alla bidrar till en hög patientsäkerhet. Omvårdnadspersonal med delegation i
läkemedelshantering genomgår löpande läkemedelshanteringstest som
säkerställer kunskaperna om uppgiften och om vikten av patientsäkerhet.
Arbetsplatsträffarna och behandlingskonferenserna är andra tilfällen för
diskussioner om patientsäkerhetsarbetet. De är också viktiga fora för etiska
frågor där bland annat Nygårds värdegrund klargörs och diskuteras.
Hur säkerställer ni att personalen har kännedom om sin skyldighet att medverka
i patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet?
Hur säkrar ni att all personal har kännedom och arbetar utifrån verksamhetens
processer och rutiner?
Genom muntlig och skriftlig information får alla anställda och tillfälliga
praktikanter eller studenter kännedom och kunskap om och ta del av
verksamhetens rutiner och arbetsprocesser. Alla nyanställda genomgår ett par
dagars introduktion. Alla påminns om vars och ens skyldighet att anmäla
missförhållanden och om att meddelarskydd enligt lag gäller på Nygårds. Alla
anställda får signera dokument om att de tagit det av att sekretess gäller kring
de boende. Dokumenteras.
Genom att de anställda tar del av sin personliga befattningsbeskrivning och den
generellt utformade befattningsbeskrivningen för omvårdnadspersonal vid
Nygårds. Där framgår skyldigheter och ansvar för de som arbetar på Nygårds.
På Nygårds har vi ett öppet klimat i verksamheten, alls synpunkter och
iakttagelser är viktiga och välkomna. Vi uppmuntrar alla att delta i
kvalitetsarbetet . Kvalitetsfrågorna och engagemanget har en central ställning
inom verksamheten och diskuteras dagligen. Våra boende ska känna sig trygga
och säkra och ska ha en meningsfull tillvaro med så hög livskvalitet som möjligt.
Vi är till för de boende.
Planering för patientsäkerhets- och kvalitetsarbetet kommande år
Hur planerar ni detta?
Vi arbetar vidare med analyser, förbättringar och införandet av förändringar i
våra viktigaste processer och rutiner. Vi anpassar och omarbetar vårt
Ledningssystem efter nya förutsättningarna . En första genomgång av Nygårds
reviderade Ledningssystem för kvalitet i vården är planerad under 2015.
2014 års Kvalitets och patientsäkerhetsberättelse, d v s detta dokument, ska
vara genomläst och signerad av samtliga personal inför denna genomgång.
En person i omvårdnadspersonalen får från och med januari 2015 en
samordnande roll mellan arbetsledningen och omvårdnadspersonalen.
Utbildning för personalgruppen i ESL (ett självständigt liv) planeras till hösten i
enlighet med Socialstyrelsen rekommendationer.
/AH