FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Datum 2015-03-10 Ärendenummer 801-1194-15 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Postadress Gatuadress Telefon 351 86 VÄXJÖ Kungsgatan 8 010-223 70 00 kronoberg@lansstyrelsen.se E-post Webbplats www.lansstyrelsen.se/kronoberg 2 (9) FÖRFRÅGNINGSDatum Ärendenummer 2015-02-27 801-1194-15 Innehåll 1. ALLMÄN ORIENTERING..................................................................................................... 3 1.1 INLEDNING ....................................................................................................................... 3 1.2 UPPHANDLINGENS SYFTE OCH UPPDRAGETS OMFATTNING ................................................ 3 1.3 BILAGOR .......................................................................................................................... 3 2. ANBUDSFÖRUTSÄTTNINGAR............................................................................................ 3 2.1 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER ...................................................................................... 3 2.1.1 Upphandlingsform ...................................................................................................... 3 2.1.2 Upprättande och undertecknande av anbud .................................................. 3 2.1.3 Anbudslämnande ...................................................................................................... 4 2.1.4 Frågor ............................................................................................................................. 4 2.1.5 Offentlighet och sekretess ........................................................................................ 4 2.1 TIDSGRÄNSER ................................................................................................................... 4 2.2.1 Sista anbudsdag ......................................................................................................... 4 2.2.2 Anbudets giltighet ...................................................................................................... 4 3. UTVÄRDERING AV ANBUD............................................................................................... 5 3.1 PRÖVNING AV ANBUD ..................................................................................................... 5 4. ANBUDSGIVARE................................................................................................................. 5 4.1 FÖRETAGSUPPGIFTER ........................................................................................................ 5 4.2 JURIDISK STÄLLNING.......................................................................................................... 5 4.3 ÖVRIGA KRAV PÅ ANBUDSGIVARE ................................................................................... 5 4.3.1 Miljöinformation och miljökrav ................................................................................ 5 4.3.2 Jämställdhetsplan ...................................................................................................... 5 5. KRAV PÅ TJÄNSTEN........................................................................................................... 6 5.1 TJÄNSTENS OMFATTNING .................................................................................................. 6 5.1.1 Allmänt........................................................................................................................... 6 5.2 UTVÄRDERING OCH BESLUT .............................................................................................. 8 6. PRIS ....................................................................................................................................... 8 7. UNDERRÄTTELSE OM BESLUT ............................................................................................ 8 8. KONTRAKTSVILLKOR ......................................................................................................... 8 8.1 BETALNINGSVILLKOR ......................................................................................................... 8 8.2 UPPSÄGNING ELLER HÄVNING .......................................................................................... 9 8.3 TVIST ................................................................................................................................ 9 3 (9) FÖRFRÅGNINGSDatum Ärendenummer 2015-02-27 801-1194-15 1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Inledning Länsstyrelsen är en statlig myndighet som finns nära människorna i varje län. Vi är en viktig länk mellan människor och kommuner å ena sidan och regering, riksdag och centrala myndigheter å den andra. Landshövdingen är chef för länsstyrelsen och har i uppdrag att följa utvecklingen och informera regeringen om länets behov. 1.2 Upphandlingens syfte och uppdragets omfattning Denna upphandling ska resultera i avtal med en leverantör, som ska kartlägga förekomsten av utsatta för hedersrelaterat våld och förtryck inklusive könsstympning, arrangerade äktenskap och tvångsäktenskap i Kronobergs län. Kartläggningen ska också innehålla ett avsnitt som behandlar rekommendationer för gemensamma framtida insatser tillsammans med kommuner, myndigheter, ideella organisationer och andra berörda. Ytterligare specificering av avtalet sker under rubriken ”Krav på tjänsten”. 1.3 Bilagor Bilaga 1: Sanningsförsäkran 2. ANBUDSFÖRUTSÄTTNINGAR 2.1 Administrativa bestämmelser 2.1.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs enligt reglerna för direktupphandling enligt 15 kap lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 2.1.2 Upprättande och undertecknande av anbud Formella krav på anbudet är att    Det är skrivet på svenska. Det innehåller företagsnamn, adress och organisationsnummer samt kontaktperson för anbudet med telefonnummer och e-postadress, företrädesvis angivet i svarsformuläret. Bifogad Bilaga 1: Sanningsförsäkran, är ifylld och undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren. 4 (9) FÖRFRÅGNINGSDatum Ärendenummer 2015-02-27 801-1194-15 Anbudet lämnas i original i ett slutet kuvert tydligt märkt med Anbud: Kartläggning av hedersrelaterat våld Observera att anbud via fax eller e-post inte accepteras. Samtliga krav som ställs i förfrågningsunderlaget ska uppfyllas. Anbud med reservationer kan komma att förkastas. Anbudet bör endast innehålla begärd information samt efterfrågade dokument. Övrig information kommer inte att beaktas. 2.1.3 Anbudslämnande Anbud ska sändas/lämnas till nedanstående adress Länsstyrelsen i Kronobergs län Karin Hopstadius Kungsgatan 8 351 86 VÄXJÖ Öppettider är måndag-fredag 8:00–16:30. Övriga tider hänvisas till postlåda vid ingången. 2.1.4 Frågor Frågor beträffande förfrågningsunderlaget eller om ytterligare information önskas ska frågor ställas skriftligen till: Karin Hopstadius, jämställdhetsdirektör, karin.hopstadius@lansstyrelsen.se. Frågor, svar och meddelanden är en del av förfrågningsunderlaget. För att anbudsgivare ska ha samma förutsättningar kommer alla frågor och händelser, som bedöms vara betydande, besvaras och publiceras på länsstyrelsens hemsida. Eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget kommer att publiceras på länsstyrelsens hemsida. Sista dagen för att besvara frågor är 2015-03-17. 2.1.5 Offentlighet och sekretess Länsstyrelsen är en myndighet som omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att alla handlingar ska vara tillgängliga för dem som önskar ta del av dem, och detta är en förutsättning även för denna upphandling. 2.1 Tidsgränser 2.2.1 Sista anbudsdag Anbud ska vara Länsstyrelsen tillhanda senast 2015-03-25. 2.2.2 Anbudets giltighet Anbudet ska vara bindande till och med 2015-04-25. 5 (9) FÖRFRÅGNINGSDatum Ärendenummer 2015-02-27 801-1194-15 3. UTVÄRDERING AV ANBUD 3.1 Prövning av anbud Prövning av anbuden kommer att ske i två steg. Först prövas om samtliga skakrav på tjänsten och anbudsgivaren som ställs i förfrågningsunderlag är uppfyllda. Därefter utvärderas de anbud som uppfyller samtliga ska-krav enligt 3.2. 4. ANBUDSGIVARE 4.1 Företagsuppgifter Nedanstående uppgifter ska lämnas i anbudet: Namn på företaget: Anbudsgivarens organisationsnummer: Anbudsgivarens kontaktperson Telefonnummer till anbudsgivarens kontaktperson: E-postadress till anbudsgivarens kontaktperson: 4.2 Juridisk ställning En anbudsgivare får uteslutas från att delta i en upphandling om leverantören inte fullgjort sina skyldigheter gällande socialförsäkringsavgifter eller skatt (LOU 10 kap 2§ p5). Anbudsgivare ska uppfylla de krav som lagstiftningen ställer avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter samt vara registrerade för moms och F-skatt. Uppdragsgivaren kan komma att kontrollera att anbudsgivaren har fullgjort sina åligganden vad gäller skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren eller dennes företrädare får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Som bevis för att ovan ställda krav uppfylls ska följande handlingar bifogas: Anbudsgivare ska bifoga Bilaga 1 Sanningsförsäkran ifylld och undertecknad av behörig firmatecknare. 4.3 Övriga krav på anbudsgivare 4.3.1 Miljöinformation och miljökrav Vid resor i anslutning till uppdragets utförande bör miljöhänsyn tas. 4.3.2 Jämställdhetsplan I de fall anbudsgivaren har 10 eller fler anställda ska anbudsgivaren ha en jämställdhetsplan som ska bifogas till anbudet. 6 (9) FÖRFRÅGNINGSDatum Ärendenummer 2015-02-27 801-1194-15 5. KRAV PÅ TJÄNSTEN 5.1 Tjänstens omfattning 5.1.1 Allmänt I den planerade kartläggningen önskar länsstyrelsen en undersökning som avgränsas till aktörer som verkar inom Kronobergs län och vars frågeställningar delvis knyter an till rapporten från 2004. Dock önskas en vidgad ansats då även förekomst av könsstympning, arrangerade äktenskap och tvångsäktenskap inkluderas. Studien ska också undersöka både flickors och pojkars samt kvinnors och mäns utsatthet. Studien ska även omfatta personer äldre än 25 år. Kartläggningens syfte är att: ‐ ‐ ‐ få en bild av förekomsten av personer utsatta för hedersrelaterat våld och förtryck inklusive könsstympning, arrangerade äktenskap och tvångsäktenskap i Kronobergs län. ge en nulägesbild inför framtida uppföljningar synliggöra behov av samt ge förslag till insatser som leder till minskad förekomst av hedersrelaterat våld och förtryck inklusive könsstympning, arrangerade äktenskap och tvångsäktenskap Förutom genomgång av relevant statistik från nationella källor har länsstyrelsen identifierat följande relevanta aktörer kring frågor om hedersrelaterat våld och förtryck inklusive könsstympning, arrangerade äktenskap och tvångsäktenskap: ‐ länets socialtjänster eller motsvarande ‐ länets enheter för ekonomiskt bistånd eller motsvarande ‐ länets skolhälsovård/elevhälsovård ‐ Polismyndigheten i Kronobergs län eller mosvarande efter omorganisationen 1 jan, 2015 ‐ Länets kvinno-, brottsoffer- och ungdomsjourer ‐ Kriminalvården ‐ Landstinget Kronoberg/Region Kronoberg ‐ Privata utförare av hälso- och sjukvård ‐ Rädda barnen ‐ Migrationsverket ‐ Kvinnofrid Kronoberg ‐ Studenthälsan ‐ RFSL Kronoberg ‐ Noaks Ark ‐ Röda korset 7 (9) FÖRFRÅGNINGS- ‐ ‐ ‐ Datum Ärendenummer 2015-02-27 801-1194-15 Landningsbanan Familjehus/centraler Populationen t.ex. ungdomsgrupper Anbudsgivarna ska i sina anbud ge förslag på arbetets upplägg vad gäller: ‐ Mätning av förekomst av hedersrelaterat våld och förtryck inklusive könsstympning, arrangerade äktenskap och tvångsäktenskap ‐ Metod för analys och framtagande av rekommendationer för det fortsatta arbetet ‐ Säkerställa att syftet med kartläggningen uppnås (se 5.1.1) Samt redogöra för: ‐ Hur god svarsfrekvens säkerställs ‐ Hur listade aktörer kommer till tals ‐ Vetenskaplig metodik ‐ Validiteten i resultatet ‐ Anbudsgivarens förkunskaper om att genomföra kartläggningar Anbudsgivaren ska lämna en kortfattad beskrivning av företaget och dess verksamhet. Denna ska även visa att anbudsgivaren har tillräcklig kapacitet för att tillgodose uppdragsgivarens behov under de förutsättningar som framgår av förfrågningsunderlaget. Av beskrivningen ska följande framgå:  Organisationsstruktur  Kompetens för genomförande av uppdraget  Erfarenhet av/kunskap om efterfrågade tjänster Länsstyrelsen önskar en färdig rapport innan den 2015-06-30. Länsstyrelsen önskar att i dialog med den anbudsgivare som får uppdraget närmare bestämma på vilket sätt kartläggningen ska genomföras. Det är dock av vikt att alla ovan listade relevanta aktörer på något sätt blir delaktiga i kartläggningen. För att kunna göra en bedömning av inkomna anbud ska anbudsgivarna redovisa en plan över arbetets upplägg utifrån de kriterier som finns uppsatta i detta förfrågningsunderlag. Planen ska vara tidssatt och kostnadsberäknad. Den anbudsgivare som får uppdraget ska även finnas tillgänglig för att presentera resultatet vid en spridningskonferens i länet under tidsperioden aug/sep, 2015. 8 (9) FÖRFRÅGNINGSDatum Ärendenummer 2015-02-27 801-1194-15 5.2 Utvärdering och beslut De anbud som uppfyllt samtliga ska-krav kommer att utvärderas, poängsättas och viktas enligt utvärderingskriterierna nedan. Pris 50 % För varje enskilt område kommer ett totalpris att räknas ut. Priset betygssätts efter formeln: Prisbetyg=(lägsta pris/pris) X 3. Priset kommer att utgöra 50 % i utvärderingen av anbudet. Kompetens och erfarenhet samt förslag till plan för arbetet 50 % Redovisade uppgifter om vilka kunskaper och kompetenser samt förslag till plan för arbetet som anbudsgivaren har kommer att tilldelas poäng enligt nedanstående skala. Tilldelad poäng: 3 poäng = Mycket god kompetens att genomföra kartläggningar. 2 poäng = Bra kompetens att genomföra kartläggningar. 1 poäng = Mycket lite kompetens att genomföra kartläggningar. 6. PRIS Anbudsgivarna ska i anbudet specificera arbetssätt och beräknad tidsåtgång per delmoment i arbetet. Anbudsgivarna ska också lämna uppgift om kostnad för varje arbetad timme samt beräknad total kostnad för uppdraget (inkluderar arvode, sociala avgifter, resor mm). 7. UNDERRÄTTELSE OM BESLUT Tilldelningsbeslutet och skälen för detta redovisas i ett så kallat tilldelningsbesked. Tilldelningsbeskedet kommer att meddelas via e-post efter avslutad anbudsutvärdering. 8. KONTRAKTSVILLKOR Kontrakt mellan Länsstyrelsen i Kronobergs län och den anbudsgivaren som tilldelas kontraktet sluts efter att tilldelningsbeskedet meddelats. Följande villkor utgör tillsammans med kraven i kapitel 1-6 underlag för det slutliga kontraktet mellan Länsstyrelsen och den vinnande anbudsgivaren. Genom att lämna anbud med ledning av detta förfrågningsunderlag förbinder sig leverantören att tillhandahålla tjänsten i den omfattning och enligt de villkor som anges i kapitel 8. 8.1 Betalningsvillkor Fakturering ska ske i samband med att rapporten levereras till Länsstyrelsen i Kronobergs län. 9 (9) FÖRFRÅGNINGSDatum Ärendenummer 2015-02-27 801-1194-15 Fakturan ställs till: Länsstyrelsen i Kronobergs län FE 210 838 73 Frösön Fakturareferens: Karin Hopstadius Det är önskvärt att leverantören kan skicka e-fakturor, med Svefaktura som standardformat. Betalning sker 30 dagar efter korrekt erhållen faktura. Factoringbolag godkänns ej. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Fakturaavgifter och/eller administrativa avgifter godtas ej. 8.2 Uppsägning eller hävning Om någon av parterna inte uppfyller sina villkor enligt kontraktet, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande åtgärdat bristerna, har motparten rätt att säga upp kontraktet med omedelbar verkan. Länsstyrelsen har också rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet om leverantören inte längre uppfyller de krav som ställs i 10 kap 2 § LOU. 8.3 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av kontrakt ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tvist som parterna inte kan lösa genom förhandling ska avgöras av allmän domstol, med tillämpning av svensk rätt.