Barn- och ungdomsnämndens handlingar 2015-04-01
_______________________________________________ Barn- och ungdomsnämndens handlingar 2015-04-01 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Barn- och ungdomsnämnden 2015-03-20 Sida Box 155 301 05 Halmstad Tfn: 035 – 13 75 55 E-post: barn.och.ungdomsnamnden@halmstad.se Plats: Kungsgatan 25, 3 vån Sammanträdesdatum: 2015-04-01 Tid: 09:00- ca 16:00 Ordförande: Tove Bergman Sekreterare: Ulrika Bodenäs Arvidsson 1(2) HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Barn- och ungdomsnämnden 2015-03-20 Sida ÄRENDEN 2(2) Sida 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 3 BU 2015/0001 Delegationsbeslut 1 4 BU 2015/0170 Patientsäkerhetsberättelse 7 5 BU 2015/0148 Prioritering av investeringsanslag för nya förskolor 2016-2017 19 6 BU 2015/0122 Förslag på Policy för verksamhetsstyrning – remiss 23 7 BU 2015/0168 Kontaktpolitiker 2015-2018 33 8 BU 2015/0002 Budgetuppföljning 35 9 BU 2015/0013 Övriga frågor 10 BU 2015/0011 Information -Verksamhetsförändringar -Statliga reformer 2015- betyg och nationella prov -Revisonsrapport PWC -Arbetsmiljöansvaret inom BUF -Kommunens Risk- och sårbarhetsanalys -Barn- och ungdomsförvaltningens utredning om den framtida skolorganisationen. -Dagbarnvårdare centrum 1(1) Anmälningsärende delegation 2015-03-04 Diarienummer: BU 2015/0001 Version: 1.0 Beslutsorgan: BUN Planeringsavdelningen Siv-Britt Håkansson E-post: siv-britt.hakansson@halmstad.se Telefon: 035-137558 Delegationsbeslut Ärendet Beslut fattade enligt barn- och ungdomsnämndens delegationsbestämmelser, har sammanställts för barn- och ungdomsnämndens kännedom. Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att lägga sammanställningarna till handlingarna. 1 1 BARN- & UNGDOMSFÖRVALTNINGEN DELEGATIONSBESLUT FEBRUARI 2015 NR DNR/ Beslutsdatum 1 2015/0106 20150205 2 2015/0150 ÄRENDE/BESLUT A ALLMÄN Samrådsyttrande SNÖSTORP 19:82 m fl fd Snöstorps IP Samrådsyttrande SÄDEN 9, SNÖSTORP DELEGAT Planeringsutvecklare M-A Öberg Planeringsutvecklare M-A Öberg B VERKSAMHET 19 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 20 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 21 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 22 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 23 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 24 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 25 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 26 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 27 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 28 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 29 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 30 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 31 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 32 2015/0202 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 33 201501/07 34 BU Beslut om placering i förskola enligt 8 kap, 7§ i skollagen 2010:800 Espered, redovisning av åtgärder efter föreläggande, Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Rektor Maria Rüter Förskolechef Agneta Meldegren Kvalitets- och 2 BARN- & UNGDOMSFÖRVALTNINGEN DELEGATIONSBESLUT NR DNR/ Beslutsdatum ÄRENDE/BESLUT DELEGAT 2014/0294 Skolinspektionen utvecklingschef 35 2015/0201 Placering på förskola enligt 8 kap 5§ i skollagen 36 2015/0209 Placering på förskola enligt 8 kap 5§ i skollagen 37 2015/0209 Placering på förskola enligt 8 kap 5§ i skollagen 38 2015/0202 Placering på förskola enligt 8 kap 5§ i skollagen 39 2015/0114 Beslut om utbildning i fritidshem enligt 14 kap, 6§ skollagen 40 2015/0114 Beslut om utbildning i fritidshem enligt 14 kap, 6§ skollagen 41 2015/0114 Beslut om utbildning i fritidshem enligt 14 kap, 6§ skollagen 42 2015/0114 Beslut om utbildning i fritidshem enligt 14 kap, 6§ skollagen 43 2015/0114 Beslut om utbildning i fritidshem enligt 14 kap, 6§ skollagen 44 2015/0213 Beslut om val av skola enligt 10 kap, 30 § i skollagen 2010:800 45 2015/0217 Beslut om utbildning i förskola enligt 8 kap, 5 & 7 § i skollagen 46 2015/0203 47 2015/0217 Beslut om utbildning i förskola enligt 8 kap. 5 § i skollagen 2010:800 Beslut om utbildning i förskola enligt 8 kap. 5 § i skollagen 2010:800 Förskolechef Tina Andersson Gunnarsson Förskolechef Ingegerd Roslund Förskolechef Annette Altemyr Förskolechef Kerstin Olsson Rektor Marie Liljenberg Rektor Marie Liljenberg Rektor Marie Liljenberg Rektor Marie Liljenberg Rektor Marie Liljenberg Rektor Maria Stenström Förskolechef Måns Magnusson Förskolechef AnnCharlotte Jönsson Förskolechef Måns Magnusson 48 BU 2015/0130 Yttrande avseende anmälan om kränkande behandling vid Slottsjordsskolan Kvalitets- och utvecklingschef 49 2015/0216 Placering på förskola enligt 8 kap 5§ i skollagen Förskolechef Kerstin Olsson C PERSONAL 3 BARN- & UNGDOMSFÖRVALTNINGEN DELEGATIONSBESLUT NR DNR/ Beslutsdatum 89 20141104 90 20150217 91 20141211 92 20141219 93 20141229 94 20141229 95 20141229 96 20150105 97 20150116 98 20150112 99 20150114 100 20150119 101 20150122 102 20150123 103 20150126 104 20150129 105 20150203 106 20150206 ÄRENDE/BESLUT DELEGAT Tillsvidareanställd förskollärare 100% inom skolområde Söder, from 2015-01-08, Therese Larsen Tidsbegränsat uppdrag som förstelärare, 100%, inom skolområde Norr from 2014-08-11 tom 2016-06-17, Jill Eliasson. Tillsvidareanställd förskollärare, 75%, inom skolområde Norr from 2014-01-07, Karin Hassellöf. Tillsvidareanställd specialpedagog 100% inom skolområde Norr from 2015-02-02, Agneta Dannberg Tidsbegränsad anställning, introduktionsperiod, förskollärare, 100% inom skolområde Norr from 2015-01-01 tom 2015-06-30, Sofia Molin Dunkel. Tillsvidareanställd förskollärare, 100% inom skolområde Norr from 2015-01-01, Theresa Sandback. Tidsbegränsad anställning, förskollärare, 100% inom skolområde Norr from 2015-01-01 tom 2015-12-31, Helene Andersson. Tillsvidareanställd förskollärare, 100%, inom skolområde Norr from 2015-01-26, Anneli Nilsson. Tillfällig utökning av sysselsättningsgrad, 5%, för Annette Gidefall inom skolområde Norr under perioden 141220 tom 150630. Tidsbegränsad anställning, barnskötare, 100% inom skolområde Norr from 2015-02-01 tom 2015-07-31, Hanna Persson. Tillsvidareanställd barnskötare, 75% inom skolområde Norr from 2015-01-01, Ann Gustavsson. Tillsvidareanställd resurspedagog, 100%, inom skolområde Norr from 2015-02-01, Mathias Johansson Tillfällig utökning av sysselsättningsgrad. 20% för Carina Samuelsson inom skolområde Norr under perioden 150101 tom 150630. Tillsvidareanställd enligt LAS§5, poolanställning, barnskötare, 100% inom skolområde Norr from 2015-02-01, Emina Maljoki. Tillsvidareanställd enligt LAS§5, elevassistent 75% inom skolområde Norr from 2015-02-19, Richard Karlsson. Tillsvidareanställd legitimerad lärare, 100%, inom skolområde Norr from 2015-02-01, Sebastian Blickby. Tillsvidareanställd kurator,100%, inom skolområde Norr from 2015-04-27, Agneta Magnusson. Tillsvidareanställd resurspedagog,100% inom skolområde Förskolechef Malin Rydög Rektor Hans Åkerlund Rektor/förskolechef Rose-Marie Nielsen Rektor Ulla Rischél Förskolechef Helene Frisk Förskolechef Agneta Meldegren Förskolechef Liselotte Forsling Rektor/förskolechef Rose-Marie Nielsen Rektor Susanne Thorén Förskolechef Liselotte Forsling Förskolechef Irene Svedin Rektor Fredrik Landelius Rektor Pia Bagge Förskolechef Bengt Hallström Rektor Annika Palm Rektor Caroline Zackariasson Rektor Fredrik Landelius Rektor Pia Bagge 4 BARN- & UNGDOMSFÖRVALTNINGEN DELEGATIONSBESLUT NR DNR/ Beslutsdatum 107 20141210 108 20150211 109 20140627 110 20150203 111 20150209 112 20141117 113 20141219 114 20150113 115 20150115 116 20150121 117 20150121 118 20150203 119 20150209 120 20150217 121 20150220 122 20150221 123 20150224 ÄRENDE/BESLUT Norr from 2015-02-01, Nedzma Mucic. Tidsbegränsad anställning enligt skollagen, förskollärare, 100% inom skolområde Norr from 2015-03-01 tom 2015-0930, Ellinor Fredriksson. Tillsvidareanställd förskollärare, 100%, inom skolområde Norr from 2015-02-16, Katja Bergmark. Tillsvidareanställd barnskötare, 100%, poolanställning upphör inom skolområde Norr from 2014-08-11, Rebecka Andersson. Tillsvidareanställd, vaktmästare, 75% inom skolområde Norr from 2015-02-09, Lennart Åkesson. Ökning av grundtjänsten från 75% till 100% för Helene Sevholt, inom skolområde Norr from 2015-02-01. Tillsvidareanställd lärare F-6, 80% inom skolområde Centrum from 2015-01-07, Cecilia Tandrup. Tillsvidareanställd barnskötare, 100% inom skolområde Centrum from 2015-02-03, Atijeta Nikoci. Tidsbegränsad anställning, introduktionsperiod, förskollärare, 100% inom skolområde Centrum from 201502-01 tom 2015-12-31, Camilla Kjellberg Tillsvidareanställd barnskötare, 75%, inom skolområde Centrum from 2015-01-01, Christina Eltér. Tillsvidareanställd förskollärare, 100% inom skolområde Centrum from 2015-02-02, Anna Welin. Tillsvidareanställd förskollärare, 100%, inom skolområde Centrum from 2015-02-16, Annica Olsson. Tillsvidareanställd förskollärare, 100% inom skolområde Centrum from d2015-02-16, Karin Örnholmer. Tillsvidareanställd specialpedagog, 100%, inom skolområde Centrum from 2015-02-01, Karin Jalhed. Tidsbegränsad anställning, förskollärare, 100%, inom skolområde Centrum from 2015-06-15 tom 2016-06-14, Anngelica Nyberg. Tidsbegränsad anställning, lärare yngre åren, 100% inom skolområde Centrum from 2014-11-01 tom 2015-12-31, Sofia Johnsson. Tidsbegränsad anställning, förskollärare, 75% inom skolområde Centrum from 2015-05-18 tom 2015-12-31, Nathalie Parstedt. Tidsbegränsad anställning, förskollärare, 100%, inom DELEGAT Förskolechef Tommy Rosberg Rektor/förskolechef Birgitta Almén Förskolechef Helene Frisk Rektor Ulla Rischél Förskolechef AnnBritt Jacobsson Rektor Yvonne Schnell Förskolechef Tina Andersson Gunnarsson Förskolechef Annette Altemyr Förskolechef Annette Altemyr Förskolechef Tina Andersson Gunnarsson Rektor Annika Stenström Rektor Maria Stenström Förskolechef Agneta Ödmark Förskolechef Agneta Ödmark Rektor Annelie Perelius Förskolechef Kerstin Olsson Förskolechef 5 BARN- & UNGDOMSFÖRVALTNINGEN DELEGATIONSBESLUT NR DNR/ Beslutsdatum ÄRENDE/BESLUT DELEGAT skolområde Centrum from 2015-03-02 tom 2015-12-31, Marielle Holmberg. Tillsvidareaställning, förskollärare 100% inom skolområde Söder, from 2015-02-05, Saline Rosdahl Tidsbegränsad anställning, grundskollärare 100% inom skolområde Söder, from 2015-05-18 tom 2015-11-17 AnnaLena Andersson. Tidsbegränsad anställning, förskollärare 100% inom skolområde Söder, from 2015-06-22 tom 2015-12-31, Linda Aldengren. Tillsvidareanställd elevassistent 100% inom skolområde Söder, from 2015-03-01, Lisette Nerman. Tidsbegränsad anställning , grundskollärare 100%, inom skolområde Söder, from 2015-06-17 tom 2016-06-15, Christian Lindell. Tidsbegränsad anställning , grundskollärare 100%, inom skolområde Söder, from 2015-06-17 tom 2016-06-15, David Lindqvist. Kerstin Olsson. 124 20150210 125 20150217 126 20150217 127 20150224 128 20150224 129 20150224 2 20150205 D EKONOMI Interkommunal ersättning 2015 3 20150205 Avgiftsbefrielse nr 32, 150201-150731 beviljad 4 20150205 Avgiftsbefrielse nr 33, 150101-150630 beviljad 5 20150205 Avgiftsbefrielse nr 34, 150101-150331 beviljad 6 20150205 Avgiftsbefrielse nr 35, 150101-150630 beviljad 7 20150206 Avgiftsbefrielse nr 36, 150101-150630 beviljad 8 20150212 Avgiftsbefrielse nr 37, 141101-150430 beviljad 9 2015/0111 Avslag ansökan om skolskjuts mellan Österledsskolan och fritidsverksamhet Bojen. Elev 14 år. Rektor Ralf Lind Rektor Jan Årstrand Förskolechef Ann-Charlotte Jönsson Rektor Jan Årstrand Rektor Jan Årstrand Rektor Jan Årstrand Ekonomichef Controller Charlotte Holmgren Controller Charlotte Holmgren Controller Charlotte Holmgren Controller Charlotte Holmgren Controller Charlotte Holmgren Controller Charlotte Holmgren Skolskjutssamordnare Charlotte Holmgren 6 1(3) Tjänsteskrivelse 2015-03-20 Diarienummer: BU 2015/0170 Version: Beslutsorgan: Barn- och ungdomsnämnden Enhet: Birgitta Reenbom E-post: birgitta.reenbom@halmstad.se Telefon: 0725-863244 Patientsäkerhetsberättelse 2014 Förslag till beslut 1. Barn och ungdomsnämnden beslutar att godkänna 2014-års Patientsäkerhetsberättelse. Sammanfattning Barn- och ungdomsnämnden är vårdgivare. Med vårdgivare avses statlig myndighet, landsting och kommun i fråga om sådan hälso- och sjukvård som myndigheten, landstinget eller kommunen har ansvar för, Patientsäkerhetslagen 1 Kap 3§. Barn- och ungdomsnämndens ansvar rör Medicinsk elevhälsa (skolhälsovård). Enlig patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren dokumentera hur det organisatoriska ansvaret för patientsäkerhetsarbetet är fördelat inom verksamheten. Vårdgivaren ska senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse av vilken det skall framgå 1. hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, 2. vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten, och 3. vilka resultat som har uppnåtts. Det skall finnas en verksamhetschef som svarar för elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet, 29§ hälso- och sjukvårdslagen. 1 7 Ärendet Uppdrag Verksamhetschefen för Medicinsk elevhälsa svarar för hälso- och sjukvården inom elevhälsan och har det samlade ledningsansvaret för verksamheten. Verksamhetschefen ska bland annat ansvara för den löpande verksamheten och upprätthålla och bevaka att elevhälsans hälso- och sjukvård tillgodoser en hög patientsäkerhet. Bakgrund Har som verksamhetschef för Medicinsk elevhälsa en skyldighet att upprätta en årlig patientsäkerhetsberättelse. Där skall det dokumenteras hur det organisatoriska ansvaret för patientsäkerhetsarbetet är fördelat inom verksamheten. Patientsäkerhetsberättelsen bör ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. Det betyder att om det händer en vårdskada eller alvarlig händelse inom Medicinsk elevhälsa och händelsen utreds av IVO, Inspektionen för Vård och Omsorg så skall myndigheten kunna ta del av det systematiska patientsäkerhetsarbete som bedrivits genom Patientsäkerhetsberättelsen. Analys, förslag och motivering I 2014-års berättelse lyfts en patientsäkerhetsrisk på Vallåsskolan F-3 och 4-9. Där har skolsköterskan drygt 600 elever i jämförelse med det rekommenderade antalet elever per heltid som är 400. Det är ett socioekonomiskt belastat område, Vallåsskolan har två klasser för nyanlända barn samt det är två skolenheter. Patientsäkerhetsrisk har lyfts med berörda rektorer. Telefontid och mottagningstid har begränsats och vid en uppföljning har även beslutats i samråd med rektor att eventuellt skjuta på hälsobesöket i åk.8 till åk.9 på grund av tidsbrist. Socialstyrelsen rekommenderar hälsobesöket erbjuds i åk.7 eller 8. Grundskolan i Halmstad har 1,1 heltidstjänst skolläkare. En av skolläkarna arbetar 80 % och en 30 %. Vid omräkning till heltidstjänster så innebär det ett genomsnittligt elevantal på över 8000 elever per skolläkare. Det rekommenderade antalet per heltid är 4000 elever per heltid. Det höga elevantalet samt att skolläkaren får orimligt många ärenden vid mottagningstillfällena kan utgöra en patientsäkerhetsrisk. Skolsköterskor har också uppgett att det är väntetid för att få en skolläkarmottagning. En av skolläkarna har begärt att få öka sin tjänst med 50 %. Hon har nu informerat att hon överväger att säga upp sig på grund av arbetsbelastningen. Det är svårt att rekrytera skolläkare. Rekommenderar att skolsköterskebemanningen på Vallåsskolan och område söder ses över efter att man tog bort en tjänst på 65 % under våren 2014. Rekommenderar också att skolläkarbemanningen ses över då barnkullarna kommande år ökar samt att antalet nyanlända barn förmodligen kommer att öka. 2 8 Konsekvenser Då elevantalet för skolsköterskan på Vallåsskolan och för skolläkarna är utöver det rekommenderade finns en önskan att det justeras utifrån ett patientsäkerhetsperspektiv och för en likvärdig elevhälsa inom Halmstads kommun. Ärendets beredning Inom kommunen Inom Barn- och ungdomsförvaltningens har ärendet beretts av verksamhetschef för medicinsk elevhälsa. Andra grupper - Fackliga organisationer Barn- och ungdomsförvaltningens samverkansgrupp, Bufsam har tagit del av 2014-års patientsäkerhetsberättelse 2015-03-17. Lista över bilagor 1. Patientsäkerhetsberättelsen. Barn- och ungdomsförvaltningen Richard Mortenlind Förvaltningschef Birgitta Reenbom Verksamhetschef Medicinsk elevhälsa 3 9 Patientsäkerhetsberättelse 2014-04-28 - 2014-12-31 Elevhälsans medicinska del 2015-02-05 Birgitta Reenbom Verksamhetschef Medicinsk elevhälsa 10 Innehållsförteckning Innehållsförteckning.................................................................................................................. 2 Verksamhetens mål för patientsäkerheten ................................................................................ 3 Ansvar för patientsäkerhetsarbetet ............................................................................................ 3 Rutiner för egenkontroll ............................................................................................................ 3 Åtgärder för ökad patientsäkerhet ............................................................................................. 3 Rutiner för att identifiera risker i verksamheten ....................................................................... 4 Rutiner för händelseanalyser/avvikelserapportering ................................................................. 4 Samverkan för att förebygga vårdskador .................................................................................. 5 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet, klagomål och synpunkter............. 5 Sammanställning och analys ..................................................................................................... 5 Samverkan med patienter och närstående ................................................................................. 5 Resultat...................................................................................................................................... 6 Måluppfyllelse .......................................................................................................................... 8 Övergripande mål och strategier för kommande år .................................................................. 8 2 11 Verksamhetens mål för patientsäkerheten Alla elever skall ha tillgång till en säker och lättillgänglig skolhälsovård av god kvalitet. Elever och vårdnadshavare skall känna sig trygga och välinformerade inför kontakt med skolhälsovården, vid hälsobesök och vaccinationer. Patientsäkerheten skall vara hög och utan vårdskador. Ansvar för patientsäkerhetsarbetet Elevhälsans medicinska insatser/skolhälsovården är ett eget verksamhetsområde inom Elevhälsan. Barn och Ungdomsnämnden är vårdgivare och det finns en verksamhetschef med medicinskt ledningsansvar. Verksamheten skall vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet samt främja kostnadseffektivitet. Verksamhetschefen ansvarar för att synpunkter och klagomål hanteras och att arbetssätt och metoder ändras för att förebygga eventuella vårdskador. Ett ledningssystem har implementerats i samband med en ny Metodbok för elevhälsans medicinska del. Ett ledningssystem för verksamheten skall användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Rutiner för egenkontroll Egenkontroll är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Idag finns inga nationella kvalitetsregister för skolhälsovårdens verksamhet. Eleverna erbjuds hälsobesök och hälsosamtal i enlighet med beslutat basprogram. Enligt skollagen erbjuds eleverna i grundskolan och grundsärskolan minst tre hälsobesök som är jämt fördelade under skoltiden. Läsåret 2014/2015 har alla skolsköterskor inom grundskolan i Halmstads kommun börjat använda webbhälsoenkäten JOLIV. Enkäten gör en uppföljning möjlig och resultaten kan systematiseras och analyseras. Data för vaccinationstäckning finns både genom Smittskyddsinstitutets nationella register samt inom länet. Patientnämnden i Halland har inte haft något ärende från skolhälsovården 2014. Åtgärder för ökad patientsäkerhet Dialog har förts inom skolsköterskornas nätverksgrupper om hur hälsobesöken genomförs. Hälsobesöken har gåtts igenom detaljerat och systematiskt. Dialogen i nätverksgrupperna sammanställs och tas upp gemensamt med hela gruppen inklusive en av skolläkarna. Syftet har varit att kvalitetsäkra och främja en likvärdig skolhälsovård inom kommunen samt att implementera skolhälsovårdens Metodbok. Skolhälsovården har infört SITHS-kort för inloggning i vaccinationsregistret SVEVAC. SITHS-kort innebär också att en säker inloggning i skolhälsovårdens journalsystem kan ske. SITHS-kort är en personlig elektronisk legitimation. En It-tekniker från kommunen har informerat gruppen Medicinsk elevhälsa om datorsäkerhet. 3 12 Skolsköterskor och skolläkare har haft handledning som ett led i att kvalitetsäkra verksamheten och arbeta för en likvärdig elevhälsa inom kommunen. Skolhälsovårdens utvecklingsgrupper Vaccinationsgruppen, Journalsystemets PMO-grupp och Riktlinjegruppen har haft regelbundna träffar för dialog om utveckling och kvalitetssäkring. Skolsköterskor från norr, centrum och söder deltar samt skolläkarna på valda träffar. PMO-gruppen har arbetat fram nya meddelandeblad i journalsystemet till vårdnadshavare efter att elev har varit på besök och det blir en journalhandling. Kontinuerliga uppdateringar av journalsystemet har skett och övriga i gruppen Medicinsk elevhälsa har blivit informerade och instruerade. Riktlinjegruppen har arbetat med att utveckla en ny hemsida för medicinsk elevhälsa/skolhälsovården. Den nya hemsidan ligger nu på nätet och nås via Halmstads kommuns hemsida. Vaccinationsgruppen har arbetat fram ny rutin för vaccination mot livmoderhalscancer efter Socialstyrelsens rekommendation att gå från tre doser till två på flickor som är 9 – 13 år. Ett arbete har påbörjats med ”Medgivande blad för vaccinationer” med båda vårdnadshavarnas samtycke/namnteckningar enligt skärpta regler. Skolhälsovården har introducerats i dexter/e-tjänst med aktuella kontaktuppgifter för att lättare kunna nå vårdnadshavare. Det har skett i ett samarbete med ansvarig inom förvaltningen. Ett samarbete har inletts med Regionen för att samarbeta/samverka för nyanlända barn. Två möten har hållits för att tydliggöra olika huvudmäns ansvar. Rutiner för nyanlända elever har upprättats. Rutiner för att identifiera risker i verksamheten För att identifiera risker inom verksamheten har skolhälsovården planerat att gå igenom verksamhetens olika områden med en början av hälsobesöket som är centralt i verksamheten. Genomgång/inventering, analys och förslag på åtgärder är återkommande och utvärderas kontinuerligt på medicinsk elevhälsas yrkesträffar. Inom länet sker gemensamma träffar för verksamhetschefer och medicinskt ledningsansvariga för en gemensam utveckling med Barnhälsovården och arkivarier i länet. Rutiner för händelseanalyser/avvikelserapportering Inträffade händelser/avvikelser som har medfört eller kunnat medföra vårdskada rapporteras till verksamhetschefen för skolhälsovården. Rutin för avvikelsehantering med särskild blankett för rapportering och en blankett för bedömning av avvikelsen finns. Genomgång av händelseförloppet av nämnda avvikelser har skett med gruppen Medicinsk elevhälsa för att belysa patientsäkerhetsrisker och hur de kan förebyggas. Rutiner enligt gruppens Metodbok har lyfts. Kartläggning och analys av händelseförlopp ger underlag till förbättringar ur ett patientsäkerhetsperspektiv. 4 13 Samverkan för att förebygga vårdskador Samverkan har skett med övriga kommuners verksamhetschefer/medicinskt ledningsansvariga i länet för dialog om gemensamma utvecklingsfrågor. Aktuella frågor har varit hälsobesök och vaccinationsfrågor för nyanlända barn, en skärpning av regelverk som tar upp att bägge vårdnadshavarna skall lämna sitt samtycke vid frågor som rör barnen och slutarkivering av skolhälsovårdens journaler. Ett samarbete har inletts med Barnhälsovården utifrån en studie om tillväxt. Regionen erbjuder två utbildningstillfällen om tillväxt och övervikt/fetma. Samverkan har skett med Regionen beträffande nyanlända barn. Skolläkarna samt verksamhetschefen för medicinsk elevhälsa har haft två träffar med Regionen. Då har Hallands smittskyddsläkare och smittskyddssköterska, Hallands närsjukvårdsöverläkare och utvecklare för sjukvårdsfrågor med assistent från Regionen deltagit. Syftet med mötena har varit ”hur kan olika huvudmän samverka/samarbeta för nyanlända barn”? En dialog har skett med personal från Trygga Halmstad om en kartläggning av föräldrastöd inom kommunen. En hemsida med presentation av kommunens föräldrastöd sågs vara ett behov. En dialog har också skett med utvecklare inom förvaltningen om egenvård i skolan och egenvårdsblankett. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet, klagomål och synpunkter Risker för vårdskador, händelser som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada, klagomål och synpunkter rapporteras till verksamhetschefen för skolhälsovård som utreder och analyserar det inträffade. I skolhälsovårdsgruppen finns en dialog och metodisk genomgång av skolhälsovårdens basprogram och Metodbok för att kvalitetssäkra och ge en likvärdig elevhälsa. För klagomål och synpunkter finns en gemensam blankett för kommunen. Patientnämnden har inte haft något ärende till skolhälsovården under året. Sammanställning och analys Inkomna avvikelserapporter, klagomål och synpunkter sammanställs och analyseras av verksamhetschefen för medicinsk elevhälsa för att se brister i verksamhetens kvalitet. I gruppen för Medicinsk elevhälsa förs en dialog för att utveckla och förbättra verksamheten. Samverkan med patienter och närstående Alla elever erbjuds regelbundna hälsobesök och hälsosamtal hos skolsköterskan. Hälsosamtalet är en utvecklad arbetsform/metod med en stödjande och hälsofrämjande inriktning med fokus på elevens starka sidor. Information om elevens hälsa inhämtas via hälsoenkäter. Medgivande från vårdnadshavare inhämtas inför vaccination för att minimera vårdskada. Efter kritik från en vårdnadshavare som ansåg att skolhälsovården behöver informera mer om sitt uppdrag har skolhälsovårdens hemsida reviderats. 5 14 Resultat Strukturmått Inom medicinsk elevhälsa/skolhälsovården arbetar 24 skolsköterskor och två skolläkare. Elevantalet per skolsköterska skiftar inom kommunen. Det rekommenderade antalet elever per heltidsarbetande skolsköterska är 400. Vid 400 elever/heltid kan skolsköterskan hälsoarbeta. Fem skolsköterskor har elevantal som överstiger 500 elever/heltid. En skolsköterska har 620 elever på sin heltid. Särskilt beaktande bör tas till social tyngd inom ett skolområde vid värdering av hur stort elevantal en skolsköterska bör har. Antalet nyanlända elever till ett skolområde påverkar också den bedömningen. Förnärvarande är det cirka 135 nyanlända elever på grundskolan i Halmstad. I beräkningen ingår att flera elever har flyttat vidare till nya kommuner och nya har tillkommit. Skolsköterskan som har 620 elever arbetar på Vallåsskolan F-3 och 4-9. Det är ett socioekonomiskt belastat område och det finns två klasser med nyanlända elever. Nationellt talar man om att en nyanländ elev tar 3-4 gånger längre tid beträffande hälsoundersökning, hälsosamtal, vaccinationsbedömning och vaccinering. Patientsäkerhetsrisk har lyfts med berörda rektorer. Skolsköterskans tillgänglighet på Vallåsskolan har begränsats och i samråd med skolans rektor har en prioriteringsordning beträffande skolsköterskans arbetsuppgifter beslutats. Det har också tillsammans med skolans rektor tagits beslut att hälsobesöket i årskurs 8 kanske får skjutas på till nästa läsår, alltså till åk 9 på grund av tidsbrist. Socialstyrelsen rekommenderar att det lagstadgade besöket är i åk 7 eller 8. En skolskötersketjänst på 65 % togs under våren 2014 bort från område söder. Det för med sig att det är en skolsköterska mindre när klasser skall vaccineras. Det minskar tillgängligheten till skolsköterskorna på område söder. Särskilt beaktande av faktorer bör också tas gällande antal skolenheter inom tjänstgöringsområdet samt avståndet mellan skolenheterna. En skolsköterska arbetar på fyra skolor och har 494 elever/heltid, Haverdals byskola, Kvibilleskolan, Lyngåkraskolan, och Steningeskolan. Två skolsköterskor arbetar på tre skolor vardera. Valhallaskolan/Slättåkraskolan/Åledsskolan respektive Frennarps byskola/Holms skola/Furulundsskolan. Flera skolor i en skolskötersketjänst minskar tillgängligheten till skolsköterskan. Grundskolan i Halmstads kommun har två skolläkare som tillsammans har 1,1 heltidstjänst. En av skolläkarna tjänstgör 80 % och arbetar på 33 skolor och samverkar med 15 skolsköterskor. Antalet elever omräknat till en heltidstjänst är 6 973 elever. Den andra skolläkaren tjänstgör 30 %. Vederbörande tjänstgör på 10 skolor och samverkar med 9 skolsköterskor. Antalet elever omräknat till en heltidstjänst är 11 043. Det rekommenderade antalet elever är 4 000 elever per heltid. Skolläkarna på grundskolan i Halmstads kommun har ett elevantalsgenomsnitt motsvarande det dubbla, 8 083/heltid. Det höga elevantalet samt antalet nyanlända elever som bland annat skall vaccinationsbedömmas kan utgöra en patientsäkerhetsrisk och en av skolläkarna har begärt att få utökad tjänst med 50 %. Flera skolsköterskor menar att det är svårt att få en skolläkarmottagning inom rimlig tid på grund av att skolläkarna är fullbokade. Skolsköterskorna deltar i Elevhälsoteamsarbete på skolorna. Mottagningslokalerna är av mycket skiftande kvalitet enligt en kartläggning som gjordes 2013, speciellt med tanke på hygien och sekretess. Handikappanpassningar är också en fråga som har lyfts. Den frågan ingick inte i kartläggningen. 6 15 Processmått Hälsosamtal, hälsobesök och vaccinationer genomförs enligt nationella och lokala riktlinjer. Webbhälsoenkäter används på alla skolor i kommunen och kan sammanställas efter detta läsår. Vaccinationer erbjuds enligt nationella vaccinationsprogrammet. Resultatmått Under året har ingen rapporterad vårdskada inträffat. Från skolsköterske- och skolläkargruppen har det inkommit 34 avvikelserapporter under 2014. 25 avvikelser har berört nyanlända barn där Regionen inte har följt mallar för hälsosamtal, hälsoundersökning, provtagning, vaccinationsbedömning, vaccinationsordination och överrapportering till skolhälsovården. Skolhälsovården har i en utvecklingsgrupp med berörda skolsköterskor samt skolläkare utformat ny rutin för nyanlända elever. Rutinen har utvärderats och reviderats efter sex månaders bruk. En avvikelse har gällt namnbyte på skolor samt att skolnamnen som har meddelats journalsystemets administratör har varit felstavade. Det medför att eleverna inte hittas i journalsystemet på gängse sätt samt att varje namnbyte i journalsystemet drar med sig en kostnad när det skall ändras. Ett samverkansmöte har skett med ansvarig inom förvaltningen och rutin har skapats för att förhindra att det sker igen vilket kan innebära en patientrisk och en onödig kostnad. Två avvikelserapporter har handlat om rekvisition av skolhälsovårdsjournaler. Från en friskola inom kommunen samt från Varbergskommun har journal inte skickats till skolhälsovården i Halmstad trots att rekvisition har sänts. Skolsköterskorna har också ringt upprepade gånger till berörda skolor utan resultat. Vid kontakt med de olika verksamhetscheferna så har det meddelats att man skall se över rutinerna. Vid friskolan har man också hänvisat till skolsköterskans höga elevantal och brist på tid. En avvikelse har handlat om att skolhälsovårdens PMO-administratör (journalsystemet) får frågor från licensinnehavare som inte hör till skolhälsovården. På grund av merarbete som under höstterminen framför allt har berört nyanlända elever så hinns det inte med. En överenskommelse med berörda är att vända sig till supporten för journalsystemet istället. Ett förslag har lyfts att ha en dialog med alla berörda licensinnehavare inom BUF samt UAF för gemensamma utvecklingsfrågor som skulle kunna innebära en kostnadseffektivisering då vi har en gemensam databas. Till att börja med en träff per termin. Frågan har lyfts med BUFs ITchef. En av kommunens It-tekniker har knutits närmare gruppen för att kunna bistå vid eventuella problem och utvecklingsfrågor. En avvikelse har gällt att det är svårt för skolhälsovården att få kontaktuppgifter till vårdnadshavare vilket skulle kunna utgöra en patientsäkerhetsrisk. Ansvarig för vårdnadshavares kontaktuppgifter inom förvaltningen har bjudits in och har haft en genomgång med gruppen hur man kommer in i Dexter och får vårdnadshavares kontaktuppgifter. Systemet gör det också möjligt för skolsköterskorna att skicka gruppmail till klassernas vårdnadshavare för t ex information. Enligt en avvikelse har en tillväxtkontroll inte utförts på ett barn trots ett remissvar med denna önskan från läkare på Barnkliniken. Berörd skolsköterska har inte använt sig av 7 16 journalsystemets väntelista för att säkra att en kontrollelev inte missas. Vederbörande använder nu väntelistan i PMO efter genomgång av tillvägagångssätt. Två avvikelser har handlat om barn med psykisk ohälsa som blivit remitterade till Barn och ungdomspsykiatrin. Personal på BUP har inte gått att nå och man svarar inte på remissfrågeställningar. Avvikelserna med bedömning är skickade till BUP men verksamhetschefen har inte gett något svar ännu. En avvikelse har handlat om att vi får oklara remissvar från Öron- näs och halskliniken. Vid genomgång av remissen beslutas det att skolhälsovårdsgruppen skall ha en genomgång av rutin för hörselundersökning enligt Metodboken samt hur skall remisstexten vara. En avvikelse har inkommit från Falkenbergs kommun som har skickat journalrekvisition till skolsköterska i Halmstad samt ringt två gånger då skolhälsovårdsjournalen inte har skickats till Falkenberg när elev har flyttat dit. Skolsköterskan i Halmstad har uppgett hög arbetsbelastning som skäl till att journalen inte har skickats samt otydliga rutiner. Skolsköterskan har informerats om att det är en prioriterad arbetsuppgift att sända journal till kommun som skickat en korrekt ifylld journalrekvisition. Ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete kan användas för fortsatt kvalitetsutveckling. Kvaliteten på skolhälsovårdens lokaler är mycket varierande på de olika skolorna. Framför allt finns risker när det gäller hygien och sekretess. Skolsköterske- och skolläkarbemanningen bör ses över för att få en likvärdig och patientsäker Medicinsk elevhälsa i hela Halmstads kommun. Måluppfyllelse Inför innevarande läsår planerades och upprättades ett ettårigt mål inom Medicinsk elevhälsa, implementering av ny Metodbok. Genomförandet skall ske genom dialog i nätverksgrupper och när hela gruppen möts. Grundläggande för kvalitetsarbete är allas delaktighet. Det inledande arbetet har varit en genomgång av skolhälsovårdens basprogram och hälsobesöken som erbjuds elever från förskoleklassen till årskurs 9. Inom det ettåriga målet planerades det också att riskanalysera områden, händelseanalysera och gå igenom case. Den systematiska genomgången kontrolleras mot rutiner i Metodboken. När en termin har gått syns en risk att det ettåriga målet inte kommer att nås. En anledning är arbetet med nyanlända elever och vidden av uppgiften som Medicinsk elevhälsa inte hade kännedom om vid planeringen inför läsårsstarten. Övergripande mål och strategier för kommande år Kvalitetsarbete är en ständigt pågående process. Gruppen Medicinsk elevhälsa har planerat att dokumentationsrutiner skall kvalitetssäkras som ett tvåårigt mål. Sökord i journalsystemet PMO skall analyseras och utvecklas. Utvecklingen bör ske enligt skol-VIPS, en modell för skolsköterskans dokumentation. Syftet är att bidra till en god och säker vård. Journalen och dokumentationen är ett viktigt instrument för kvalitets- och utvecklingsarbetet. Treårigt mål är att utvärdera webbhälsoenkäten JOLIV. Skall frågor i formuläret ändras? Vilka hälsodata skall vi arbeta vidare med? Hur gör vi det? Elever, vårdnadshavare, ledningen och personal kan bidra med synpunkter som tydliggör kvaliteten och utvecklingsmöjligheter. 8 17 Syftet är att kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande ska utvecklas och säkras, långsiktigt och uthålligt. En oro finns för tjänstefördelningen inom medicinsk elevhälsa inför dagens situation och även inför kommande arbetsuppgifter. Barnkullarna ökar från år till år. Läsåret 2016 kommer det svenska barnvaccinationsprogrammet att utökas ytterligare. Då skall eleverna i åk 8 erbjudas vaccination mot stelkramp/difteri/kikhosta. Socialstyrelsen arbetar förnärvarande med ett förslag att skolhälsovården skall vaccinera de elever som har tackat nej till vaccination mot livmoderhalscancer i åk 5. Det innebär två respektive tre sprutor per elev beroende på ålder. Det har sedan införandet av vaccination mot livmoderhalscancer 2010, varit Regionens ansvar att vaccinera dessa elever. Vi har fått en ny Patientlag från 2015-01-01 som syftar till att inom hälso- och sjukvårdsverksamhet stärka och tydliggöra patientens ställning samt att främja patientens integritet, självbestämmande och delaktighet. Som verksamhetschef för Medicinsk elevhälsa/skolhälsovården i Halmstads kommun är det mitt ansvar att se till att kvalitetsansvaret för skolsköterskans och skolläkarens insatser är i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen och att det finns personal som behövs för att god vård ska kunna ges. Då elevantalet för skolläkarna och flera skolsköterskor är utöver det rekommenderade finns en önskan att det justeras utifrån ett patientsäkerhetsperspektiv och för en likvärdig elevhälsa inom Halmstads kommun. 9 18 1(4) Tjänsteskrivelse 2015-03-03 Diarienummer: BU 2015/0148 Version:1,0 Beslutsorgan: BU Enhet: Barn- och ungdomsförvaltningen Mari-Anne Öberg E-post: mari-anne.oberg@halmstad.se Telefon: 035-137553 Prioritering av investeringsanslag för nya förskolor Förslag till beslut 1. Barn- och ungdomsnämnden beslutar att föreslå prioritering av nybyggnad för att ersätta 4 avdelningar i befintliga förskolor 2016-2017 med 4 avdelningar på kv Heden i Oskarström. Vid Trollbergets förskola föreslås 4 avd för ersättning av två avdelningar samt utökning av två avdelningar. Därutöver start av projektering av förskolor i centrala Halmstad efterhand som detaljplaner blir fastställda. Alternativt projektering genom ombyggnad av lokaler som tillåter förskoleverksamhet. Föreslagen prioritering översänds till KSU. Sammanfattning I kommunfullmäktiges beslut om planeringsdirektiv för 2015-17 finns investeringsanslag för både ersättning av förskoleavdelningar och nybyggnation av förskoleavdelningar. Prioriteringen för byggstart av nya förskolor är styrd av var det finns gällande detaljplaner. Det finns områden i kommunen som har stort behov av ny förskola men där det ännu inte finns någon gällande detaljplan. Det allra största behovet av nya platser finns i centrala Halmstad där det också är svårast att hitta nya platser att bygga på. Arbetet med att få fram nya detaljplaner för förskola sker i samverkan mellan samhällsbyggnadskontoret, fastighetskontoret, byggnadskontoret, teknik- och fritidsförvaltningen, miljö-och hälsoskyddskontoret samt barn- och ungdomsförvaltningen. 1 19 Nytt beslut om prioritering sker i barn- och ungdomsnämnden efter nästa beslut om investeringsanslag i kommunfullmäktige 2016-18. Efter avvägning av behov och möjlighet utifrån detaljplan föreslår förvaltningschefen följande prioritering för start av projektering: Oskarström, Kv Heden 4 avd (ersätter 4 avd) Söndrum, Trollberget 4 avd (ersätter 2 avd) Därutöver start av förskolor i centrala Halmstad efterhand som detaljplaner blir fastställda. Alternativt projektering genom ombyggnad av lokaler som tillåter förskoleverksamhet. Ärendet Uppdrag I kommunfullmäktiges beslut om planeringsdirektiv 2015-17, i december 2014, finns investeringsanslag för att ersätta förskoleavdelningar samt för nybyggnad för utökat antal platser. För att anslagen ska skrivas över till fastighetsnämnden för start av projektering behöver KSU en prioritering från BUN. Bakgrund I kommunfullmäktiges beslut om planeringsdirektiv finns investeringsanslag för nybyggnation samt ersättning av förskolor. Prioriteringen är styrd av var det finns gällande detaljplaner. Vissa områden i kommunen har stort behov av ny förskola men där det ännu inte finns någon gällande detaljplan. Det allra största behovet av nya platser finns i centrala Halmstad där det också är svårast att hitta nya platser att bygga på. Arbetet med nya detaljplaner för förskola sker i samverkan mellan samhällsbyggnadskontoret, fastighetskontoret, byggnadskontoret, teknik- och fritidsförvaltningen, miljö-och hälsoskyddskontoret samt barn- och ungdomsförvaltningen. Under en period framöver kommer nya förskoleplatser att behöva utökas i inhyrda paviljonger för att kunna möta behovet av förskoleplatser. Analys, förslag och motivering Syftet är att bygga förskolorna där de behövs bäst och i tid när behovet finns men detaljplanerna styr och förslaget till prioritering utgår därför från var det är möjligt att bygga under de närmaste åren. Under många år framåt kommer kommunen att ha ett kraftigt ökande barnantal med behov av förskola. Därutöver finns behov av att avveckla/bygga om förskoleavdelningar som inte uppfyller kraven på god arbetsmiljö. 2 20 I kommande planeringsdirektiv kommer förvaltningen att begära ytterligare investeringsanslag för nya förskoleavdelningar och ny prioritering sker i barn- och ungdomsnämnden efter nästa beslut om inventarieanslag i kommunfullmäktige 201618. Det är viktigt att producera nya förskoleplatser och ersätta de som har dålig arbetsmiljö. I ett förslag till en prioritering sker det på de platser där det finns en möjlighet att omedelbart starta projektering. I Oskarström, Kv Heden, nära Esperedsskolan/Österledsskolan, finns en antagen detaljplan. Den föreslås för start av projektering så snart som möjligt av en ny förskola med 4 avdelningar enligt den modell som finns byggd i Gullbrandstorp och inom Kärleken. Det finns flera avdelningar i Oskarström som är i behov av att ersättas. I Söndrum finns detaljplan för förskola intill Trollbergets förskola. Där föreslås 4 nya avdelningar med en lösning likt planerad förskola i Harplinge. Jutagårds förskola med två avdelningar i två skilda hus är i behov av att ersättas då de har ett tillfälligt bygglov som inte permanentas om inte båda avdelningarna byggs om med handikapptoaletter. Detta kan inte genomföras inom lokalen utan att verksamheten får en sämre lokallösning. Avdelningarna har idag en underdimensionerad ventilation som medför att storleken på grupperna är starkt begränsade. Med föreslagna 4 nya avdelningar blir det 2 nya avdelningar och 2 som ersätter Jutagårds förskola. I Centrala Halmstad föreslås projekteringar starta efterhand som detaljplaner blir antagna eller andra möjligheter i lokaler som tillåter förskola enligt detaljplan. Detaljplaner är på väg att tas fram för Aleskogen, Kv Bagaren på Söder och Kv Bolmen vid Sturegymnasiet. Därutöver pågår studier för en rad andra lägen i centrala Halmstad. Utöver den här prioriteringen pågår planering inom fastighetskontoret för att åtgärda eller ersätta ett antal förskolor med dåliga lokaler där investeringsanslag finns i budget. Konsekvenser I planeringsdirektiv 2015-17 finns investeringsanslag för 9 avdelningar för ersättning. Genom förslag från förvaltningen används 4 avdelningar för Kv Heden i Oskarström samt 2 avd för Trollberget i Söndrum. Återstående 3 avdelningar i investeringsanslaget föreslås användas för nybyggnader inom centrum och där ersätta Sömntutan och Hyddan. Totalt föreslås 4 avdelningar vid Trollberget i Söndrum där 2 avdelningar belastar investeringsanslag för nya avdelningar. Konsekvenserna för verksamheten blir stora och positiva då 6 avdelningar kan lämnas som inte har den arbetsmiljö som krävs. Verksamheterna samlas i större enheter vilket är positivt för samverkan, flexibilitet och driftskostnader för personal m m. Ärendets beredning Inom kommunen Förslaget är diskuterat inom barn- och ungdomsförvaltningen. Arbetet med nya detaljplaner för förskola sker i samverkan mellan samhällsbyggnadskontoret, fastighetskontoret, byggnadskontoret, teknik- och 3 21 fritidsförvaltningen, miljö-och hälsoskyddskontoret samt barn- och ungdomsförvaltningen. Andra grupper - Fackliga organisationer Central samverkansgrupp 2015-03-17 Lista över bilagor 1. Protokoll från central samverkansgrupp. För barn- och ungdomsförvaltningen Richard Mortenlind Förvaltningschef Karin Quander Planeringschef 4 22 1(3) Tjänsteskrivelse 2015-03-10 Diarienummer: 2015/0122 Version: Beslutsorgan: Barn- och ungdomsnämnden Enhet: Richard Mortenlind E-post: richard.mortenlind@halmstad.se Telefon: Yttrande angående Förslag på policy för verksamhetshetsstyrning Förslag till beslut 1. Barn- och ungdomsnämnden beslutar att godkänna förvaltningens förslag till yttrande angående Förslag på policy för verksamhetsstyrning Sammanfattning Stadskontoret och verksamhetsberedningen har utarbetat Förslag på policy för verksamhetsstyrning och beslutat att sända ut förslaget på remiss till nämnder och bolagsstyrelser. Ärendet har beretts av förvaltningschefen och kvalitets- och utvecklingschefen inom barn- och ungdomsförvaltningen. Barn- och ungdomsförvaltningen har synpunkten att mål- och verksamhetsstyrning på fullmäktigenivå endast bör ske på i två former; konkretiserade mål och prioriteringar. Ett mera begränsat antal styrningsformer för mål och verksamhet gör det enklare att hålla samman styrkedjans länkar från fullmäktige till förvaltningarnas verksamheter. Ärendet Verksamhetsberedningen har beslutat att skicka förslag på Policy för verksamhetsstyrning på remiss till kommunens nämnder och bolagsstyrelser. Nämndernas och bolagsstyrelsernas yttranden ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast 2015-04-08. 1 23 Bakgrund Dagens riktlinjer för verksamhetsstyrning utgör kommunfullmäktiges beslut om hur kommunens verksamhetsstyrningsmodell ska vara utformad. Riklinjerna illustreras av Visionsstyrningsmodellen. Förändrade behov för kommunens verksamhetsstyrning samt nya beslut har påkallat en uppdatering av styrdokumentet. Stadskontoret har mot denna bakgrund berett ärendet om en uppdatering av kommunens Riktlinjer för verksamhetsstyrning och funnit att kommunens styrmodell är i stort sett ändamålsenlig. Ett antal ändringar föreslås dock, där etablerandet av en tydlig och enkel dokumenthierarki kan anses vara den största. Detta förslag innebär exempelvis att tidigare beslutade Riktlinjer ska byta namn till Policyer och att Riktlinjer för verksamhetsstyrning döps om till Policy för verksamhetsstyrning. Analys, förslag och motivering Verksamhetsstyrningen har Halmstads kommuns vision och tre hjärtan som grund och ledstjärna. För att visionen ska få långsiktig verkan är det viktigt att politiska inriktningar och konkretiserade mål konsekvent knyts till visionen för att skapa en känsla av sammanhang i verksamhetsstyrningen. Mål och uppdrag på fullmäktigenivå föreslås kunna formuleras i tre olika former; konkretiserade mål, övriga prioriteringar och handlingsprogram. Denna mångfald av styrningsformer innebär risk för en splittrad styrning, där kortsiktiga behov blandas med långsiktiga behov. Svårigheter att hålla samman styrningskedjan från fullmäktige till nämnd/ förvaltning kan bli en konsekvens. Barn- och ungdomsförvaltningen har därför synpunkten att mål- och verksamhetsstyrning på fullmäktigenivå så långt som möjligt bör ske i två former; konkretiserade mål och prioriteringar.Visionen är ledstjärnan och de politiska inriktningarna är kartan som visar vägen på marken. Målen är hållplatser på vägen och prioriteringarna svarar mot behov av insatser som uppstår under resans gång. Det finns för en del av kommunens förvaltningar lagstadgade krav på handlingsprogram som ska upprättas, vilket innebär att handlingsprogram måste vara en del av mål- och verksamhetsstyrningen. Under rubriken Styrande principer/ Delar i verksamhetsstyrningsmodellen (sid 4) beskrivs visionsstyrningsmodellen och dess fyra delprocesser. När det gäller arbetet med Planeringsförutsättningar har barn- och ungdomsförvaltningen uppfattningen att samspelet med förvaltningar, som nämns i punkt 1, behöver utvecklas och systematiseras för att ge förvaltningar och nämnder bättre möjligheter till kommunikation och dialog med kommunstyrelsen och vice versa. För att nå detta syfte skulle nuvarande formulering i texten under punkt 1 kunna ersättas med ”Den årliga delen inleds med att kommunstyrelsen i samspel och dialog med förvaltningar och bolag samt nämnder och styrelser går igenom delprocessen planeringsförutsättningar som bildar underlag till kommunfullmäktiges beslut om planeringsdirektiv med budget samt ägardirektiv.” Konsekvenser Föreslagna förändringar innebär bland annat att politiska inriktningar ska precisera visionen för Halmstads kommun. Nuvarande målområden ersätts därmed av politiska inriktningar. En konsekvens av förändringen kan bli att vägen framåt utifrån visionen och de konkretiserade målen förtydligas, genom att en politisk inriktning svarar på vad kommunfullmäktige vill åstadkomma med ett mål. 2 24 En konsekvens av namnbytet från Riktlinje till Policy som beslutas av kommunfullmäktige är att det blir en ökad tydlighet i dokumenthierarkin, där koncernstyrningen tydliggörs genom att fullmäktiges styrdokument benämns som Policyer. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har beretts av stadskontoret och verksamhetsberedningen och kommunstyrelsen har beslutat att sända ärendet på remiss till nämnder och bolagsstyrelser. Inom barn- och ungdomsförvaltningen har ärendet beretts av förvaltningschef och kvalitets- och utvecklingschef. Andra grupper Inga andra grupper har varit involverade i barn- och ungdomsförvaltningens beredning av ärendet. Fackliga organisationer Barn- och ungdomsförvaltningens samverkansgrupp, bufsam, har varit delaktiga i förvaltningens beredning av ärendet. Lista över bilagor Inga bilagor finns. För Barn- och ungdomsförvaltningen Richard Mortenlind Förvaltningschef Patrik Engström Avdelningschef kvalitet och utveckling 3 25 1(2) Yttrande 2015-03-10 Diarienummer: BU 2015/0122 Version: Beslutsorgan: Barn- och ungdomsnämnden Enhet Richard Mortenlind E-post: richard.mortenlind@halmstad.se Telefon: Yttrande angående Förslag på policy för verksamhetshetsstyrning Stadskontoret och verksamhetsberedningen har utarbetat Förslag på policy för verksamhetsstyrning och beslutat att sända ut förslaget på remiss till nämnder och bolagsstyrelser. Dagens riktlinjer för verksamhetsstyrning utgör kommunfullmäktiges beslut om hur kommunens verksamhetsstyrningsmodell ska vara utformad. Riktlinjerna illustreras av Visionsstyrningsmodellen. Förändrade behov för kommunens verksamhetsstyrning samt nya beslut har påkallat en uppdatering av styrdokumentet. Verksamhetsstyrningen har Halmstads kommuns vision och tre hjärtan som grund och ledstjärna. För att visionen ska få långsiktig verkan är det viktigt att politiska inriktningar och konkretiserade mål konsekvent knyts till visionen för att skapa en känsla av sammanhang i verksamhetsstyrningen. Mål och uppdrag på fullmäktigenivå föreslås kunna formuleras i tre olika former; konkretiserade mål, övriga prioriteringar och handlingsprogram. Denna mångfald av styrningsformer innebär risk för en splittrad styrning, där kortsiktiga behov blandas med långsiktiga behov. Svårigheter att hålla samman styrningskedjan från fullmäktige till nämnd/ förvaltning kan bli en konsekvens. Barn- och ungdomsnämnden har därför synpunkten att mål- och verksamhetsstyrning på fullmäktigenivå så långt som möjligt bör ske i två former; politiska inriktningar/ konkretiserade mål och prioriteringar.Visionen är ledstjärnan och de politiska inriktningarna är kartan som visar vägen på marken. De konkretiserade målen är hållplatser på vägen och prioriteringarna svarar mot behov av insatser som uppstår under resans gång. Det finns för en del av kommunens förvaltningar lagstadgade krav på handlingsprogram som ska upprättas, vilket innebär att handlingsprogram måste vara en del av mål- och verksamhetsstyrningen. Under rubriken Styrande principer/ Delar i verksamhetsstyrningsmodellen (sid 4) beskrivs visionsstyrningsmodellen och dess fyra delprocesser. När det gäller arbetet 1 26 med Planeringsförutsättningar har barn- och ungdomsförvaltningen uppfattningen att samspelet med förvaltningar, som nämns i punkt 1, behöver utvecklas och systematiseras för att ge förvaltningar och nämnder bättre möjligheter till kommunikation och dialog med kommunstyrelsen och vice versa. För att nå detta syfte skulle nuvarande formulering i texten under punkt 1 kunna ersättas med ”Den årliga delen inleds med att kommunstyrelsen i samspel och dialog med förvaltningar och bolag samt nämnder och styrelser går igenom delprocessen planeringsförutsättningar som bildar underlag till kommunfullmäktiges beslut om planeringsdirektiv med budget samt ägardirektiv.” Föreslagna förändringar innebär bland annat att politiska inriktningar ska precisera visionen för Halmstads kommun. Nuvarande målområden ersätts därmed av politiska inriktningar. En konsekvens av förändringen kan bli att vägen framåt utifrån visionen och de konkretiserade målen förtydligas, genom att en politisk inriktning svarar på vad kommunfullmäktige vill åstadkomma med ett mål. En konsekvens av namnbytet från Riktlinje till Policy som beslutas av kommunfullmäktige kunna leda till en ökad tydlighet i dokumenthierarkin, där koncernstyrningen tydliggörs genom att fullmäktiges styrdokument benämns som Policyer. För Barn- och ungdomsnämnden xxxxxxxxxxxxxx Ordförande Richard Mortenlind Förvaltningschef 2 27 Policy för verksamhetsstyrning Antagen av Kommunfullmäktige 2015-XX-XX, § XXX Bakgrund Halmstads kommuns policy för verksamhetsstyrning är framtagen för att fastställa hur arbetet med planering, genomförande, uppföljning och förbättring av kommunens verksamhet ska ske utifrån kommunens värdegrund och med riktning mot kommunens vision. Syfte • Kommunens policy för verksamhetsstyrning ska skapa en tydlig, enkel och användbar modell för styrning av kommunens verksamhet, där dialog mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnderna och bolagsstyrelserna är ett grundläggande inslag. • Policyn ska förenkla arbetet med planering, genomförande, uppföljning och förbättring av kommunens verksamhet. Definitioner Följande begrepp används i kommunens policy för verksamhetsstyrning och i visionsstyrningsmodellen. Begrepp Definition Beslutsorgan Vision En beskrivning av ett framtida önskvärt tillstånd. En beskrivning av gemensamma grundläggande värderingar En långsiktig politisk precisering av Visionen. Preciseringar av Politiska inriktningar. Konkretiserade mål ska vara mätbara och uppföljningsbara, och fastställs genom Planeringsdirektiv med budget. Preciseringar av Politiska inriktningar och kan bestå av särskilda uppdrag till nämnder och/eller bolagsstyrelser. Övrig prioritering fastställs genom Planeringsdirektiv med budget. Styrdokument som kan upprättas av kommunfullmäktige och som gäller över tid och som bör vara kopplade till Politisk inriktning. Ett Handlingsprogram uttrycker ambition och viljeinriktning som kan preciseras genom Konkretiserade mål eller Övrig prioritering. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Värdegrund Politisk inriktning Konkretiserade mål Övrig prioritering Handlingsprogram Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige 28 Planeringsdirektiv med budget Ägardirektiv Verksamhetsplan Affärsplan Verksamhetsmål Handlingsplan Policy Riktlinje Rutin Visionsstyrningsmodell Strategisk analys Delprocess Planeringsförutsättningar Delprocess Planeringsdirektiv med budget Planeringsdirektiv med budget är kommunfullmäktiges viktigaste styrdokument. Av Planeringsdirektiv med budget framgår Politiska inriktningar, Konkretiserade mål, Övriga prioriteringar och ekonomisk budget. Ett komplement till bolagsordning där ägarens förväntningar och krav på bolaget förtydligas. Nämnders planering som inkluderar Verksamhetsmål och ekonomisk internbudget. Bolagsstyrelsers planering som inkluderar Verksamhetsmål och ekonomisk internbudget. Mål som formuleras av nämnder, bolagsstyrelser, förvaltningar eller bolag och som kan kopplas till Konkretiserade mål eller Övrig prioritering. Dokument som kan upprättas av nämnder eller bolagsstyrelser och som gäller nämndens eller bolagsstyrelsens ansvars- eller verksamhetsområde och som har en tidsbegränsad giltighet. Styrdokument för flera nämnder eller bolagsstyrelser som gäller över tid. Styrdokument för nämnd eller bolagsstyrelse som gäller över tid. Styrdokument för förvaltning eller bolag som gäller över tid. Den enhetliga styrmodell för alla nämnder och bolagsstyrelser i Halmstads kommun som beskrivs av kommunens policy för verksamhetsstyrning och som tydliggör arbetet med att förverkliga kommunens Vision. En fördjupad analys som sker i samband med val och som exempelvis kan innefatta omvärldsanalys, invärldsanalys, trender och basfakta. Den årliga planeringsdel där kommunstyrelsen i samspel med förvaltningar, bolag, nämnder och bolagsstyrelser bildar ett underlag till kommunfullmäktiges beslut om Planeringsdirektiv med budget Den årliga planeringsdel som resulterar i beslut om Planeringsdirektiv med budget samt Ägardirektiv. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Nämnd Bolagsstyrelse - Nämnd / Bolagsstyrelse Kommunfullmäktige Nämnd / Bolagsstyrelse - - - Kommunfullmäktige 292 Delprocess Verksamhets- och affärsplaner Delprocess Uppföljning Den årliga planeringsdel där nämnder och bolagsstyrelser genomför sin verksamhetsplanering utifrån Planeringsdirektiv med budget och Ägardirektiv och som resulterar i beslut om verksamhets- eller affärsplan. Fortlöpande insamling och sammanställning av information om verksamheten genomförs för att göra det möjligt att följa dess utveckling och ge underlag till förbättringar. Nämnd / Bolagsstyrelse - Avgränsningar och omfattning • Kommunens policy för verksamhetsstyrning ska följas och användas av Halmstads kommuns alla förvaltningar och nämnder samt alla kommunala bolag och bolagsstyrelser. • Det ska vara tydligt för samtliga medarbetare att det finns en samhörighet mellan kommunens alla förvaltningar och bolag. • Kommunens policy för verksamhetsstyrning kan preciseras av kommunstyrelsen eller av policyer för andra fackområden. Styrande principer Kommunens policy för verksamhetsstyrning utgår från den värdegrund och vision som kommunfullmäktige antagit. • Visionen preciseras i det som kallas politisk inriktning. Det kan förkomma flera politiska inriktningar. Vart fjärde år genomförs en genomgripande översyn av de politiska inriktningarna utifrån värdegrund och vision. • Till politisk inriktning kan handlingsprogram kopplas. Dessa antas av kommunfullmäktige. Handlingsprogrammens varaktighet kan skifta, men gemensamt är att deras innehåll ska giltighetsprövas eller uppdateras minst vart femte år. Handlingsprogrammen uttrycker en ambition och en viljeinriktning som kan preciseras i konkretiserade mål och övrig prioritering. • Kommunfullmäktige fastställer politisk inriktning, konkretiserade mål och övrig prioritering genom planeringsdirektiv med budget. De konkretiserade målen och övrig prioritering har normalt en varaktighet på ett till fyra år och är riktade till en nämnd/bolagsstyrelse eller till flera nämnder/bolagsstyrelser. • Nämnder och bolagsstyrelser fastställer utifrån politisk inriktning, konkretiserade mål och övrig prioritering sin verksamhets- eller affärsplan som innehåller verksamhetsmål. Nämnder och bolagsstyrelser kan även upprätta handlingsplaner. 303 • Kommunfullmäktige kan fastställa policyer. Policyer ska giltighetsprövas eller uppdateras minst vart femte år. • Enskilda nämnder och bolagsstyrelser kan fastställa riktlinjer. Riktlinjer ska giltighetsprövas eller uppdateras minst var femte år. • Förvaltningar och bolag kan fastställa rutiner. Rutiner bör giltighetsprövas eller uppdateras varje år. • Kommunfullmäktige ska inte fastställda andra icke lagstadgade styrdokument än planeringsdirektiv med budget, ägardirektiv, policyer eller handlingsprogram. • Nämnder och bolagsstyrelser ska inte fastställa andra icke lagstadgade styrdokument än verksamhets- eller affärsplan, riktlinjer eller handlingsplaner. • Förvaltningar och bolag ska inte fastställa andra icke lagstadgade styrdokument än rutiner. • Kommunens olika styrdokument och dess sammanhang ska tydliggöras genom ett ledningssystem Delar i verksamhetsstyrningsmodellen Kommunens policy för verksamhetsstyrning bygger på två huvudsakliga delar – en årlig del och en långsiktig del som genomförs vart fjärde år. Tillsammans benämns dessa båda delar Halmstads kommuns Visionsstyrningsmodell. Den årliga delen består av fyra delprocesser: 1. Planeringsförutsättningar 2. Planeringsdirektiv med budget 3. Verksamhets- och affärsplaner 4. Uppföljning Den långsiktiga delen genomförs i samband med val och omfattar: • Strategisk analys • Översyn av politiska inriktningar 1. Den årliga delen inleds med att kommunstyrelsen i samspel med förvaltningar och bolag samt nämnder och bolagsstyrelser går igenom delprocessen planeringsförutsättningar som bildar underlag till kommunfullmäktiges beslut om planeringsdirektiv med budget samt ägardirektiv. 2. Av planeringsdirektiv med budget framgår kommunfullmäktiges politiska inriktningar, konkretiserade mål och eventuella övriga prioriteringar. I delprocessen ingår även kommunfullmäktiges beslut om ägardirektiv. 314 3. Utifrån planeringsdirektiv med budget och ägardirektiv samt nämnders och bolagsstyrelsers unika förutsättningar genomför nämnder och bolagsstyrelser sin verksamhetsplanering. Nämnder och bolagsstyrelsers verksamhetsplanering fastställs i verksamhetsplaner för nämnderna och affärsplaner för bolagsstyrelserna. Verksamhets- respektive affärsplaner ska innehålla verksamhetsmål och internbudget. 4. Delprocessen uppföljning sker regelbundet inom samtliga nämnder och bolagsstyrelser. Uppföljningen ska säkerställa att planering och genomförande av kommunens verksamhet är ändamålsenlig, effektiv och görs utifrån Halmstads kommuns vision samt ger underlag till förbättringar. • I den långsiktiga delen av visionsstyrningsmodellen görs en fördjupad strategisk analys som uppmärksammar de dimensioner och förutsättningar som bedöms ha betydelse för kommunens utveckling för i första hand den kommande fyraårsperioden men också i ett mer långsiktigt perspektiv. • Vart fjärde år genomförs även en översyn av politiska inriktningar som innebär en politisk precisering av visionen. Ansvar Alla beslutade styrdokument ska ha en tydligt utsedd ansvarig. Uppföljning Kontroll av efterlevnad av planeringsdirektiv med budget, ägardirektiv, policyer, riktlinjer och rutiner ska genomföras årligen. 325 1(2) Tjänsteskrivelse 2015-03-18 Diarienummer: BU 2015/0168 Version:1,0 Beslutsorgan: Barn- och ungdomsnämnden Enhet: Planeringsavdelningen Ulrika Bodenäs Arvidsson E-post: ulrika.bodenas@halmstad.se Telefon: Val av kontaktpolitiker för mandatperioden 2015-2018 Förslag till beslut 1. Föreligger inget förslag på beslut. Nämnden utser kontaktpolitiker vid möte den 1 april 2015. Sammanfattning Barn- och ungdomsnämnden utser inför varje mandatperiod kontaktpolitiker för skolområde Norr, Söder och Centrum samt för Kärnhuset, Kulturskolan och KomTek. Alla ledamöter i barn- och ungdomsnämnden är kontaktpolitiker inom verksamheten. Kontaktpolitiker är även ansvariga för de eventuella friskolor och enskilda förskolor som ligger inom deras respektive område. Ärendet Uppdrag - Bakgrund Nämnd kan i begränsad omfattning ge ledamöter och ersättare rätt till efter egen bedömning utföra förrättningar i form av kontaktverksamhet, studier av verksamhet och dylikt. Respektive nämnd har att besluta om hur många sådana förrättningar som skall tillåtas per kalenderår. Antalet förrättningar med ersättning får dock ej överskrida 6 heldagar alternativt 12 halvdagar per kalenderår och förtroendevald. Respektive nämnd skall närmare utforma regler för denna verksamhet. Verksamheten skall rymmas inom respektive nämnds budget. 1 33 Vid deltagande i förrättning enligt ovan utgår förrättningsarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Ur kommunfullmäktiges reglemente för arvode § 11 2015-02-24. Barn- och ungdomsnämnden utser inför varje mandatperiod kontaktpolitiker för skolområde Norr, Söder och Centrum samt för Kärnhuset, Kulturskolan och KomTek. Alla ledamöter i barn- och ungdomsnämnden är kontaktpolitiker inom verksamheten. Kontaktpolitiker är även ansvariga för de eventuella friskolor och enskilda förskolor som ligger inom deras respektive område. Analys, förslag och motivering - Konsekvenser - Ärendets beredning Presidium 2015-03-11 Inom kommunen - Andra grupper - Fackliga organisationer Bufsam informeras på mötet den 15 april 2015. Lista över bilagor - För barn- och ungdomsförvaltningen Richard Mortenlind Förvaltningschef 2 34 1(1) Anmälningsärende 2015-03-18 Diarienummer: BU 2015/0002 Version: Beslutsorgan: Ekonomiavdelningen Eva Demle E-post: eva.demle@halmstad.se Telefon: Budgetuppföljning t.o.m. februari 2015 Ärendet Bokslutsprognos t.o.m. februari månad 2015 för barn- och ungdomsnämnden överlämnas för kännedom. Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. 1 35 Barn- och ungdomsnämnden Verksamhet: 641 Grundskola/ Barnomsorg (kkr) Helårs-utfall 2014 Verksamhetens Intäkter Utfall 2014-02 Utfall 2015-02 Budget 2015 Prognos 2015 172 021 20 533 15 713 160 629 0 0 0 0 0 0 0 0 Lönekostnader -1 039 653 -167 466 -173 424 -1 036 146 -1 049 147 Lokalkostnader -225 861 -35 879 -187 685 -236 531 -236 531 -9 262 -7 616 -1 646 -1 583 -1 308 -274 -1 401 -1 401 0 -10 446 -8 849 -1 597 -430 927 0 -73 726 0 -75 237 0 -1 705 703 -278 654 -1 533 682 -1 533 682 Därav realisationsvinster Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat 160 629 Budget-avvikelse 2015 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport 0 -4 820 0 0 0 0 -13 000 -5 957 -13 000 0 -151 806 0 -10 446 -8 849 -1 597 0 0 0 182 -92 274 0 0 0 -477 472 0 -477 472 0 0 -1 511 0 0 0 -437 746 -1 760 596 -1 773 596 -13 000 -159 092 -13 000 -258 121 -422 033 -1 599 967 -1 612 967 -13 000 0 -163 912 -13 000 -258 121 -422 033 -1 599 967 -1 612 967 -13 000 0 0 -163 912 -13 000 Barn- och ungdomsnämnden Verksamhet: 641 Grundskola/ Barnomsorg (kkr) Helårs-utfall 2014 Utfall 2014-02 Utfall 2015-02 Budget 2015 Prognos 2015 Budget-avvikelse 2015 Investeringsinkomster Investeringsutgifter -12 724 -2 177 -497 -10 197 -10 197 0 0 Investeringsnetto -12 724 -2 177 -497 -10 197 -10 197 0 Budgetavvikelse fg rapport 0 Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport 0 1 680 0 0 1 680 0 Barn- och ungdomsnämnden Verksamhet: 641 Grundskola/ Barnomsorg Budgetavvikelse för periodens resultat / nettokostnad (kkr) Kortfattade kommentarer i punktform Ökade kostnader nyanlända, Svenska som andraspråk, modersmål och förberedelseklass Spenshult verksamhet Volymökningar/resultatbalansering Barn i behov av stöd Budgetavvikelse Budget-avvikelse 2015 -4 300 -2 000 -4 521 -2 179 -13 000 36 Barn- och ungdomsnämnden Verksamhet: 649 Kulturskola (kkr) Verksamhetens Intäkter Helårsutfall 2014 Utfall 2014-02 Utfall 2015-02 Budget 2015 Budgetavvikelse 2015 Prognos 2015 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport 3 462 40 32 3 780 3 780 0 -7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Lönekostnader -19 573 -3 138 -3 464 -21 090 -21 090 0 -326 0 Lokalkostnader -2 813 -571 -48 -2 791 -2 791 0 523 0 -273 -227 -46 -46 -38 -8 -44 -44 0 -317 -270 -47 -317 -270 -47 0 0 0 2 -6 8 0 0 0 -2 288 0 -270 0 -321 0 -2 928 0 -2 928 0 0 0 -51 0 0 0 -24 948 -4 026 -3 877 -27 126 -27 126 0 0 148 0 -21 486 -3 986 -3 845 -23 346 -23 346 0 0 141 0 -21 486 -3 986 -3 845 -23 346 -23 346 0 0 141 0 Därav realisationsvinster Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Barn- och ungdomsnämnden Verksamhet: 649 Kulturskola (kkr) Helårsutfall 2014 Utfall 2014-02 Utfall 2015-02 Budget 2015 Prognos 2015 Budgetavvikelse 2015 Budgetavvikelse fg rapport Investeringsinkomster Investeringsutgifter -318 -54 0 -301 -301 0 0 Investeringsnetto -318 -54 0 -301 -301 0 0 Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport 0 54 0 0 54 0 Barn- och ungdomsnämnden Verksamhet: 649 Kulturskola Budgetavvikelse för periodens resultat / nettokostnad (kkr) Kortfattade kommentarer i punktform Budgetavvikelse Budgetavvikelse 2015 0 37 Barn- och ungdomsnämnd Verksamhet 641 Grundskola/Barnomsorg Driftredovisning Periodresultatet (”Utfall”-kolumnerna) Kommentera periodresultatet samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat. Intäkterna har minskat med - 4 820 kkr. Det beror på lägre statsbidrag från Migrationsverket, Skapande Skola och EU-bidrag (IMAILE). Lokalkostnaderna är 151 806 kkr högre 2015 jämfört med samma period 2014, vilket beror på att fakturor avseende hyreskostnader attesterats men ännu inte periodiserats. Övriga kostnader är 1 511 kkr högre jämfört med samma period föregående år. Kostnader för köpta portioner är 10 159 kr högre på grund av att förvaltningen from 1/1 2015 köper portioner av servicekontoret. Livsmedelskostnaderna är av samma anledning 1 775 kkr lägre. Ökade kostnader för fristående verksamhet är 3 140 kkr pga fler barn och elever samt högre bidrag per barn/elev. IT kostnaderna är 9 418 kkr lägre, vilket beror på att alla fakturor för perioden inte kommit och slutattesterats. Ett resultat av effektiviseringar är att kostnaderna för skolskjutsar är lägre, 1 446 kkr. Kommentera och analysera särskilt periodens personalkostnadsutveckling samt gör jämförelser med föregående års personalkostnader för motsvarande period. Lönekostnaderna är 5 957 kkr (3,6%) högre jämfört med samma period föregående år. Löneutfallet 2015 påverkas av sänkt PO-pålägg samt att måltidspersonal övergått till Servicekontoret 2015. Att lönekostnaderna trots detta ökat mellan åren beror på löneökningar och ökat antal pedagoger i verksamheten på grund av fler barn och elever 2015 än motsvarande period 2014. Kostnaderna för timanställda har under perioden varit högre än under samma period föregående år. Det beror dels på fler enheter än föregående år, dels på att organisationen i våra verksamheter är så slimmad att vikarier måste tas in vid frånvaro för att kunna garantera barn och elevers säkerhet. Prognos – (”Budget”- respektive ”Prognos”-kolumnen) Kommentera prognosticerade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. – Om det prognosticeras en negativ avvikelse, beskriv därutöver vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Den prognostiserade avvikelsen mot kommunfullmäktiges ram är – 13 000 kkr. Avvikelsen beror på följande: Det ökade antalet nyanlända medför kostnader utöver budget för undervisning i Svenska som andra språk och modersmål samt förberedelseklasser, totalt -4 300 kkr. Migrationsverket öppnar en mottagningsenhet och asylboende på Spenshult under sommaren 2015, fullt utbyggt kommer verksamheten att bestå av 150 mottagningsplatser och 550 platser för asylboende. Kommunen är skyldig att anordna barnomsorg och utbildning för barn och unga, detta kommer att innebära kostnader för BUF som inte täcks av statliga medel. Kostnader utöver budget för höstterminens verksamhet i form av samordnartjänst och pedagoger uppskattas till -2 000 kkr. 1 38 Volymökningarna antal barn/elever utöver budgeterat 2014 uppgick till 12 800 kkr. Trots denna stora avvikelse blev resultatet endast -4 521 kkr, vilket nämnden hade räknat med att få avskrivet i resultatbalanseringen i likhet med hanteringen 2013 då underskottet avskrevs med anledning av fler barn/elever än budgeterat. Enligt KS beslut balanseras dock hela underskottet till 2015 års budget. Omprövningar för att hantera 2015 års budget är gjorda inom de flesta verksamheterna och på förvaltningsgemensamma kostnader. Att ytterligare minska budgeten under verksamhetsåret skulle påverka verksamheten negativt och leda till ännu lägre personaltäthet. Skollagen kräver tidiga insatser för barn och elever i behov av stöd och oavsett resurser måste skolan tillgodose barnens behov. Verksamheterna ser ett ökat antal barn och elever i behov av stöd, men har redan idag svårt att tillgodose alla behov inom budgetramen. I budget 2015 gjordes omprövning på tilläggsbeloppen (elevassistenter till barn/elever med funktionsnedsättning) men redan nu prognostiseras ett underskott mot budget. Även resursbehovet till elever med inlärnings- och socialproblematik som behöver undervisning i annan mindre gruppering, särskild undervisningsgrupp, ökar. Totalt -2 200 kkr. Kommentera och analysera särskilt prognosticerade avvikelser för personalkostnader jämfört med föregående års helårsutfall. Prognostiserade lönekostnader är 9 493 kkr högre än helårsutfallet 2014. Löneökningar medför en ökad personalkostnad. Prognostiserat antal årsarbetare är färre än utfallet 2014, vilket beror på att måltidspersonal övergått till Servicekontoret 2015. Po-pålägget är lägre 2015 jämfört med 2014 vilket även det ger en lägre prognostiserad kostnad 2015. Prognosjämförelse – (”Budget”- respektive ”Prognos”-kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognosticerade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Investeringsredovisning Periodens nettoinvesteringar (”Utfall”-kolumnerna) Kommentera periodens investeringsnetto samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto. Utfallet 2015 är 497 kkr jämfört med 2 177 kkr samma period 2014. Att utfallet i år är lägre beror på att stora inköp till nystartade enheter gjordes 2014, bl a Åledsskolan. Prognos – (”Budget”- respektive ”Prognos”-kolumnen) Kommentera prognosticerade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. – Om det prognosticeras en avvikelse, beskriv vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Prognosjämförelse – (”Budget”- respektive ”Prognos”-kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognosticerade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. 2 39 Barn- och ungdomsnämnd Verksamhet 649 Kulturskola Driftredovisning Periodresultatet (”Utfall”-kolumnerna) Kommentera periodresultatet samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat. Årets periodresultat är -3 845 kkr. Föregående år var motsvarande periods resultat -3 986, en förändring med +141 kkr. Förändringen förklaras främst av att kostnader för lokalhyra ännu inte bokförts i år, +523 kkr jämfört med föregående år. Förändringen på intäkter, -7 kkr, samt kapitalkostnader, +2 kkr, är marginell. För övriga kostnader är förändringen -51 kkr, vilket beror på högre kostnader för undervisningsmaterial under perioden i år. Förändringen för personalkostnader är -326 kkr. Kommentera och analysera särskilt periodens personalkostnadsutveckling samt gör jämförelser med föregående års personalkostnader för motsvarande period. Periodens personalkostnader är 326 kkr högre i år jämfört med föregående år. Bemanningen under perioden är utökad med 1,1 åa jämfört med 2014. Utökningen tillsammans med kostnader i samband med ett avslutsärende och avtalsenliga löneökningar förklarar den högre kostnaden innevarande år. Prognos – (”Budget”- respektive ”Prognos”-kolumnen) Kommentera prognosticerade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. – Om det prognosticeras en negativ avvikelse, beskriv därutöver vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Den prognosticerade avvikelen mot kommunfullmäktiges fastställda ram är +/- 0 kkr. Kommentera och analysera särskilt prognosticerade avvikelser för personalkostnader jämfört med föregående års helårsutfall. Årets personalkostnader prognosticeras till -21 090 kkr, en avvikelse mot budget med +/- 0 kkr. Föregående års helårsutfall var -19 573 kkr, en förändring med -1 517 kkr. Bemanningen i budget är utökad med 1,5 åa på helår i år jämfört med föregående års helårsutfall, bland annat kopplat till den satsning som gjorts i budgetramen för att reducera köerna till Dans samt Bild och form. Utökningen samt avtalsenliga löneökningar förklarar förändringen mellan åren. Prognosjämförelse – (”Budget”- respektive ”Prognos”-kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognosticerade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Investeringsredovisning Periodens nettoinvesteringar (”Utfall”-kolumnerna) Kommentera periodens investeringsnetto samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto. 3 40 Periodens investeringsnetto i år är +/-0 kkr. Föregående års motsvarande periods investeringsnetto var -54 kkr, en förändring med -54 kkr. Förändringen förklaras av att det ännu inte bokförts några kostnader för investeringar i år. Prognos – (”Budget”- respektive ”Prognos”-kolumnen) Kommentera prognosticerade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. – Om det prognosticeras en avvikelse, beskriv vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Den prognosticerade avvikelen mot kommunfullmäktiges fastställda ram är +/- 0 kkr. Prognosjämförelse – (”Budget”- respektive ”Prognos”-kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognosticerade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. 4 41 Begrepp och förkortningar Pedagogisk Verksamhet LGR 11 LPFÖ 98 REV LGRSÄ11 IUP SYV SOU VFU SFI USK CUG SKOLFS L LR PORTAL 035 Läroplan för grundskolan (förskoleklass och fritidshem) Läroplan för förskolan Läroplan för grundsärskola Individuell utvecklingsplan. Den ska alla elever ha från 2006. Studie och yrkesvägledning; yrkeskategorin är studie och yrkesvägledare. Statens offentliga utredningar Verksamhetsförlagd utbildning som är lärarstudenternas praktiska del ute på kommunens skolor. Svenska för invandrare Borttaget begrepp för undervisningsskyldighet som inte finns officiellt men som ändå styr på många skolor. Central utvecklingsgrupp inom Barn och utbildningsförvaltningen i Halmstad som leds av förvaltningschefen Skolverkets författningssamling. Här publiceras nyheter inom skolområdet. Lärarförbundet. Facklig organisation som från början som från början organiserade lärare upp till år 6. Lärarnas riksförbund. Facklig organisation som från början organiserade adjunkter i grundskolans senare år och gymnasieskolan. BUFs och UAFs gemensamma lärportal. Omfattar; FRONTER – lärplattform SKOLA 24 – Frånvaroregistreringssystem UNIKUM – system för elevens IUP och skriftliga omdömen Personal HÖK AB Bilaga M LAS MBL FAS AML Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor Allmänna bestämmelser. I AB finns regler om vad som gäller när ett anställningsavtal ingås, arbetstidsvillkor, allmänna åliggande, regler vid avstängning, förmåner vid sjukdom, semester och vad som gäller när en anställning upphör m.m. Lärarnas arbetstid Lagen om anställningsskydd. I LAS regleras bland annat vilka olika anställningsformer som får förekomma, vad som gäller vid uppsägning, avsked m.m. Medbestämmande lagen som reglerar förhandlingsskyldigheten Förnyelse, Arbetsmiljö och Samverkan. Centralt samverkansavtal som syftar till att främja en god hälsa och en god arbetsmiljö. Arbetsmiljölagen 42 ATL AG At AVA Ssgr Fsk Fp Bsk SAM arbetet Rehab Arbetstidslagen Arbetsgivare Arbetstagare Allmän visstidsanställning Sysselsättningsgrad Förskollärare Fritidspedagog Barnskötare Systematiskt arbetsmiljöarbete – enkätarbete med åtgärdsplan Rehabilitering Ekonomi Driftredovisning - redovisar verksamhetens bokförda kostnader och intäkter under ett år. Skillnaden mellan intäkter och kostnader är nettokostnaden. Ex. löner, hyror, barnomsorgsintäkter, bidrag till fristående skolor. Driftsredovisningen ingår i kommunens resultaträkning. Investeringsredovisning – redovisar nämndens kostnader för investeringar. Investeringar är inköp av anläggningstillgångar och förs till kommunens balansräkning. BUN får endast investeringsbudget för inventarier, dvs möbler, datorer, musikinstrument etc. Investeringsbudgeten för fastigheter ansvarar FN för. Kapitalkostnader – är avskrivningar och internränta på de investeringar som är gjorda. Det innebär att kostnaden för investeringar fördelas över tiden som tex inventarier som skrivs av på 10 år och belastar BUN:s driftskostnader så länge. Delårsrapport – är en uppföljning av ekonomin för perioden januari-april samt en helårsprognos för nettokostnaderna. Rapporten ska till skillnad från de vanliga ekonomiuppföljningarna tillställas både Kommunstyrelsen och Fullmäktige. Här redovisas även verksamhetsmått som beskriver verksamheten och dess resultat och måluppfyllelse. Delårsbokslut – är en uppföljning av ekonomin för perioden januari-augusti samt en helårsprognos för nettokostnaderna. Rapporten ska tillställas KS och KF. Här redovisas även verksamhetsmått som beskriver verksamheten och dess resultat och måluppfyllelse samt en skriftlig redogörelse för verksamhetens måluppfyllelse, viktiga händelser nu och i framtiden. Nettokostnad – Kostnader minus intäkter. Resultatbalans (RB) – Underskott/ överskott i bokslutets driftsredovisning balanseras ( förs över) till nästa års driftsbudget. Årsarbetare (Åa) – En persons sysselsättningsgrad ( tex 75%) minus tjänstledighet plus eventuell vikarie. Används vid beräkningar av nyckeltal och verksamhetsmått. Kkr – tusenkronor. 43
© Copyright 2024