Flaskehalser – bit for bit Om bedre ressursutnyttelse i poliklinikk Karl-Arne Johannessen Sykehuspartner Tematikk • Hva – Hvorfor - Hvordan • Viktige forhold i et makro perspektiv • Eksempler fra vårt arbeid fra 14 poliklinikker… …på grensen til nerdenes verden… Vårt oppdrag: Bidra til 65 dagers ventetid i Helse Sør-Øst gjennom forbedret ressursutnyttelse Hvorfor smartere – og ikke hardere? Norge 2007 Norge 2010 180 160 140 120 100 80 60 40 20 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Januar Februar Mars Ventelister: Ikke et Helse Sør-Øst problem! Ventetid ventende Helse Midt Helse Nord Helse Vest 2013 2014 2015 Helse SørØst Ventetider nasjonalt: 9 HF redusert 2014-2015 (NPR feb. 2015) 9/18 HF økt Februar 2014 - Februar 2015 160 143 140 124 120 120 97 100 80 85 85 64 63 65 73 77 72 70 60 40 20 - feb 91 feb. 15 78 98 93 76 4 HF < 65 dg ‘113 områder’ nasjonalt som har økt 2013-2015: Perspektiv 2017? 400 Snitt ventetid 300 200 100 65 500 1 000 1 500 2 000 Antall ventende 2 500 3 000 3 555 Gjsn. ventetid = 65 dager - men mange venter lenge Tre sterke inntrykk • Man vet stort sett ikke hva man har, eller trenger av, kapasitet • Svært lite dialog og samarbeid mellom involverte profesjoner • Katastrofal reduksjon av merkantile ressurser – høyspesialisert personell er blitt sekretær! Tenke nytt! Fra vertikale baronier til horisontale miljøer • Ambisjon! • Kultur bygging: – Alle involverte må delta i løsningen • Ukentlig evaluering– ALLE må se og involveres! Det er mange som driver best i verden! Vis frem gode rollemodeller! …nærmer meg nerdeverdenen… Eksempel på typisk forløpsanalyse Henvist pasient Sykepleier Sekretær Lege …bit for bit… Kapasitet – ukjent mål • • • • Personell Utstyr Rom Pasient • Organisering; mange flaskehalser har vi laget selv! Kapasitetsberegning Kapasitet Kapasitetsbehov 1 600 1 400 1 200 Nyhenviste 1 000 Kontroller 800 Total kapasitet 600 Reell drift 400 200 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 11 % for lavt En variasjon som gir muligheter Antall konsultasjoner på poliklinikk 140 Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 120 100 80 60 40 20 0 Ingen dager under sitt eget snitt: 23 % økning Ingen dager over kapasitet – mindre stress …vi trenger flere skop… 140 Planleggingshorisont (eks. øyeblikkelig hjelp) 120 100 80 Anta ll kon sulta sjone r på p olikli nikk 60 40 20 0 42 dager ventetid Time i første brev og kontrolltime i hånden Flaskehals: Betydelig mangel på koordinasjon Uke 2 Uke 1 Lege Lege Pasientvolum Sykepleier Støtte Utstyr Pasientvolum Sykepleier Støtte Utstyr Flaskehals: Uheldig miks! Tiltak for å øke kapasiteten/ redusere variasjonen • Langsiktig planlegging!!! • Samkjøring av plan for leger og sykepleiere • Lengre økter med samme type arbeid – samme lege samme rom/ utstyr en hel/ halv dag • Samle samme type konsultasjoner/ pasientgrupper – ex. nyhenviste før lunsj og kontroller etter? Mens vi fjerner flaskehalser: Starte i morgen kl. 815? Køen består av flere prosedyrer 0 2012 2012 2013 August August Oktober Oktober Desember Desember Februar Februar April April Juni Juni August April April Juni Juni Februar Februar Desember Desember Oktober Oktober 2013 2014 2014 Oktober Desember 2015Alle perioder 2015 Februar Februar Desember 350350 August Oktober 100 100 August Oktober Oktober Desember Desember Februar Februar April April Juni Juni August August 150 Mai Mars August Mai 250 Mars Juni 2014: Fordøyelse AHUS Gjsn v.tid ventende Gjsn ventende 306 306,1 300300 250 200 200 150 78 50 61 50 - Hva vi tenkte juni 2014: Hvordan det gikk Prognose: Ferieavvikling før høst forverrer Kan vi løse problemet før juni 2015? Prognose: Ferieavvikling før høst forverrer Kan vi løse problemet før juni 2015? 3000 3000 2500 2500 2000 2000 1500 1500 1000 1000 500 500 0 Mai 0 Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des Prognose: Ferieavvikling før høst Jan Feb Mar Rell utvikling Apr Mai Juni Det nytter når alle bidrar! Ambisjon på ressursutnyttelse Kapasitetsutnyttelse 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0% 2 4 6 8 101214171921232527 2014 333537394244464850 2 4 6 8 10 2015 Ventet lenge: ‘TOPP 30’ virker: Fokus på regelmessig innsats – teamarbeid! t = Tid l = Ledelse LEDELSE! const * x 1 5 l *t 10 Resultatene kommer gradvis… t = Tid l = Ledelse LEDELSE! const * x 1 5 l *t 10 Resultatene kommer gradvis… …virker dette da…? Økt aktivitet – redusert ventetid Ventetid Hjerte AHUS Hjertesykdommer Poliklinisk konsultasjon/kontakt økt 34 % 169 180 160 20 000 140 120 15 000 100 47 80 60 2013 10 000 2014 40 5 000 20 26.apr 06.apr 23.mar 28.feb 12.mar Jan 10.feb Des Okt Nov Sep Jul Aug Jun Apr Mai Mar Jan Feb - 1 4 7 1013161922252831343740434649 Snitt ventetid Lunge 140 120 118 Lungesykdomer Poliklinisk konsultasjon/kontakt økt 18 % 132 100 80 60 40 20 - 52 9 000 8 000 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 - 2013 2014 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 Økt aktivitet – redusert ventetid Snitt ventetid Nevrologi Vestre Viken Nevro DS økt pol kons 15 % 250 5000 208 200 4000 150 3000 2000 100 1000 50 0 Uke Uke Uke Uke Uke Uke Uke Uke Uke Uke Uke Uke Uke Uke 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 3 5 7 0 2013-2014 Fordøyelsessykdommer Poliklinisk konsultasjon/kontakt økt 18 % Ventetid Fordøyelse AHUS 350 2014-2015 306 5 000 300 250 4 000 200 3 000 150 2013 100 61 50 2 000 2014 1 000 Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb 2015 Mar 32 34 36 38 40 42 44 46 48 50 Bedre ressursstyring og kapasitetsutnyttelse henger sammen med LEDELSE og er et TEAMARBEID Regelmessig! Det kreves trening! …og det er vi gode på… Om å tenke nytt: Dersom vi hadde overlatt utviklingen til ingeniører, hadde vi hatt perfekte parafinlamper men ingen elektrisitet Albert Einstein TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN!