BI Business Process Management
SOLUTIONS Ciber SAP Workflow Monitor Business Intelligence Business Process Management Hva er BI Business Process Management? BI Business Process Management (BI BPM) er en standard funksjonalitet definert i BI Business Content for rapportering av SAP Business prosesser. Hensikten med BI Business Process Management er å gi bedrifter en fullstendig oversikt over sine prosesser. BI Business Process Management benyttes til å redusere kostnader, øke kvalitet og unngå unødvendige forsinkelser. BI Business Process Management er et rammeverk med forskjellige verktøy som kan benyttes til å overvåke og gjennom analyse effektivisere prosessene gjennom hele dets levetid. Med BI Business Process Management har all informasjon blitt tilgjengelig for rapportering i portal. Dette gjør rapportering av prosesser dynamisk og tilgjengelig. Man frigjør ressurser på R3 server som kan øke ytelsen på andre områder istedenfor til alv rapportering. www.ciber.no SOLUTIONS BI Business Process Management Hvordan er BI BPM bygd opp? BI BPM består av ferdig definerte datastore objekter som holder forskjellig informasjoner om prosessene. Disse objektene er: Work Items, holder hode informasjon til bilaget. Oppstartstider, hvem som er agenter, hvilken status blaget har osv. Work Item Action Information holder all hendelses informasjon om hvert enkelt work item. Den gir detaljert informasjon om hver enkelt hendelse på bilaget gjennom hele prosessen. Work Item object relations holder informasjon tilknyttet de forskjellige objekter i bruk i prosessen. Work Item Deadlines holder all data om tidsfrister. Work Item Alert Data holder all varslingsinformasjon. Bildet viser hvordan data blir transformert opp til kuben fra datakilden Informasjonen i disse forskjellige datastore objektene er transformert opp til InfoCuben. Disse utgjør sammen rapporteringsgrunnlaget i portalen. . www.ciber.no SOLUTIONS BI Business Process Management Hvordan kan man utnytte BPM? BI BPM er et verktøy der man kan effektivisere sine prosesser. Hovedmålet med BI Business Process Management er å få en total oversikt over alle prosessene. Med BI BPM kan man enkelt bygge rapportene som gir denne oversikten. En graf som viser antall fakturabilag sortert på hvor langt i prosessen de har kommet vil raskt avdekke flaskehalser. Det er mange forskjellige områder man kan utnytte disse rapportene på, eksemplet under er hentet fra fakturaflyt. Man vil kunne få en komplett oversikt over alle fakturaer som har kommet inn i SAP i en gitt periode. Se hvilken status disse fakturaene har. Det vil si om de nylig er opprettet, om de er sendt ut på flyt for attestasjon, om de har kommet til en godkjenner av fakturaen eller om de er ferdig posterte. Statusen de har vil her avhenge av hvordan prosessen er konfigurert. Dersom enkelte oppgaver i prosessen er lite effektive vil dette bli avdekket i grafen. Mange bilag vil da vises på et gitt steg i grafen. Dette vil man så kunne bruke til å påvirke prosessen slik at den blir mer effektiv. Man vil kunne avdekke om det er en bakgrunnsjobb som er flaskehalsen eller om det er en brukeraktivitet. Man vil også enkelt kunne gi en oversikt over hvor mange bilag som må fullføres før en gitt regnskapsperiode kan lukkes. Bildet over viser en rapport basert på bilag over en gitt uke i en gitt måned. Den viser om bilagene er ”Completed” eller om de er ”In process”. Man vil enkelt kunne sortere denne rapporten på leverandør eller workflow status dersom ønskelig. www.ciber.no SOLUTIONS BI Business Process Management Visual Composer Man vil oppnå best resultat ved å benytte Visual Composer sammen med BI BPM. Dette fordi man i noen tilfeller vil ha ”realtime” data på rapportene sine, mens man i andre tilfeller ikke er avhengig av så oppdaterte data for å kunne analysere prosessene. Ved bruk av Visual Composer kan man benytte dataene fra rapporten til gjøre funksjonskall inn i SAP NetWeaver BPM der man vil få frem realtime data. Et eksempel er prosesslogg på fakturabilag. Et bilag kan være skannet og overført til SAP på et gitt tidspunkt noen dager tilbake i tid. Men dersom man vil vite hvor i prosessen fakturaen ligger i ”realtime” så kan man kjøre en rapport som viser en oversikt over alle fakturaer fra en gitt dato. Dersom man velger å klikke på en faktura i rapporten kan man få dataene på fakturaen i ”realtime”. Dette gjøres via funksjonskall til SAP ERP som returnerer data til rapporten. Man benytter inputparametere fra BI rapporten til funksjonen som benyttes til å hente ut dataene fra SAP NetWeaver BPM. Med Visual Composer kan man raskt sette opp rapporteringsløsninger på tvers av systemene. Data informasjonen kommer her fra SAP NetWeaver til BI, BI benyttes så sammen med Visual Composer til å generere Realtime data fra SAP NetWeaver. www.ciber.no SOLUTIONS BI Business Process Management Analyse på varelinjer mot PO Workflow logg med fakturabildet i splitscreen En faktura som er knyttet mot en avtalt bestilling skal også være i henhold til avtalt pris på de bestilte varene. Ved hjelp av BI BPM kan man lage rapporter som gir en oversikt over innkommende fakturaer med varelinjer, sammenlignet med PO ordren og dens varelinjer. Da vil man kunne analysere varepris på hvert enkelt nivå før en faktura blir postert. Her vil man da kunne kjøre rapporter som viser hvilke leverandører som holder seg til avtalt pris på en vare og hvem som ikke gjør det. Oversikten over alle bilag med fullstendig historikk er viktig. Med BI BPM kan man enkelt sett opp rapporter som viser alle fakturabilagene i en gitt periode. Ved å benytte splittscreen med fakturahistorikk på den ene siden og et PDF bilde av fakturaen på den andre siden vil man få en komplett historikk over hvert enkelt bilag med fakturabildet. Dette vil gjøre oversikten komplett med tanke på hvilke krav som stilles til et bilag for å postere det i SAP. Man vil også raskt og enkelt kunne vise til bilagets historie med tanke på revisjons regler og krav. www.ciber.no SOLUTIONS BI BPM og Broadcasting Broadcasting er en funksjonalitet i SAP BI som kan distribuere rapporter og varsler når gitte kriterier er oppfylt. I enkelte situasjoner vil fakturaer stoppe opp med sperreårsak knyttet til seg. Dette er ikke alltid like lett for en sluttbruker å oppdage og kan medføre at fakturaer ikke blir betalt slik man hadde tenkt. Ved å benytte broadcasting til å sende ut rapporter der gitte kriterier er oppfylt vil man kunne fange opp slike hendelser der man tror alt er i orden, men at virkeligheten er en annen. Disse rapportene vil varsle brukerne dersom feilsituasjoner oppstår. En driftsavdeling vil også kunne ha nytte av slike broadcastings funksjonalitet. Dersom en prosess feiler vil den få status ”Error”. Dette kan fanges opp for en erfaren bruker av workflow, men det kan være mange tilfeller der dette ikke er like lett å fange opp. Broadcasting kan da settes opp til å varsle driftsavdelingen dersom det skulle oppstå Error i prosessene. De vil da kunne fange opp feilsituasjoner mye tidligere enn dersom de skulle oppdage feilen ved en tilfeldighet. www.ciber.no BI Business Process Management SOLUTIONS SOLUTIONS BI Business Process Management Analyse av prosessene for å effektivisere Viktigheten av å få prosessene over til SAP BI er helt avgjørende for å kunne effektivisere. Med BI BPM vil man få dataene over i fleksible og dynamiske rapporter og kunne ta korrekte avgjørelser. Med korrekt data og god analyse vil man kunne måle om prosessene i en bedrift er effektive eller ikke. Man vil kunne foreta de nødvendige tiltak for å bli enda mer effektiv. En effektiv bedrift utnytter ressursene sine korrekt og mister ikke verdifull tid på unødig arbeid. Det er dette som er grunntanken til BI Business Process Management. Hvor lang tid tar det å konfigurere BI BPM? BPM er standard verktøy i BI Business Content. Dette betyr at det bare er å aktivere objektene fra BI Business Content for å ta det I bruk. Hvor lang tid det tar å konfigurere det vil avhenge av hvilket område man ser for seg at man skal rapportere på. Men en standard oppsett av BI BPM vil ikke ta mer enn 5-7 dager avhengig av systemkrav og ressurser. Poenget her er at dette ikke er et 6 måneders prosjekt. Man kan komme opp på et bra stabilt nivå på relativt kort tid. Systemkrav SAP Netweaver 7.0 2004 s SAPBI supportpagcage 15 BI Content 703 Portal og Visual Composer. Kontakt informasjon Dersom du ønsker å vite mer om BI Business Process management Kontakt, CIBER Norway. Pål Risberg CIBER SAP Business Unit Cell phone +47 4802 3905 Email: pal.risberg@ciber.com www.ciber.no www.ciber.no
© Copyright 2024