1. No category

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Kontrollutvalget i Lund kommune
Møteinnkalling
Møtested:
Dato:
Tidspunkt:
Møtenr:
Møterommet på Rådhuset
22.04.2015
Kl. 9.00
2-2015
Til behandling:
Sak nr
9/15
10/15
11/15
12/15
13/15
14/15
Sakstittel
Godkjenning av protokoll fra forrige møte
Uttalelse til årsregnskapet for 2014
Orientering fra administrasjonen - kommunalsjef oppvekst og kultur.
Rapport forvaltningsrevisjon: Målstyring
Lovpålagte oppgaver - momenter for gjennomgang
Statusoversikt pr. april 2015
Referatsaker/meldinger
Periode:
Nr.
2/15
Arkivsak
13/00300-11
11.03.2015 - 22.04.2015
Referatsakstittel
Selskapskontroll i IRS Miljø IKS
Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 33 65 90 evt.988 06 776 eller på e-post
til postmottak.rks@sandnes.kommune.no.
Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi
melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles.
Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer.
Moi, 15.04.2015
Arne Skobba
Leder av kontrollutvalget
Wencke Sissel Olsen
Sekretariatet
1
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
9/15 Godkjenning av protokoll fra forrige møte
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00045-21
033
Wencke Sissel Olsen
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Lund
Møtedato
22.04.2015
Saknr
9/15
Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 11. mars 2015 legges fram for utvalget til endelig
godkjenning.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Lund godkjenner protokollen fra møtet den 11. mars 2015.
SANDNES, 17.03.2015
Wencke Sissel Olsen
Daglig leder
Vedlegg:
Protokoll fra 11.03.2015
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
2
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
10/15 Uttalelse til årsregnskapet for 2014
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00043-20
210
Wencke Sissel Olsen
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Lund
Møtedato
22.04.2015
Saknr
10/15
Bakgrunn
Iht. Forskrift om kontrollutvalg § 7 skal kontrollutvalget avgi uttale om årsregnskapet før det
vedtas av kommunestyret. Uttalen gis til kommunestyret, men kopi av uttalen skal være
formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir
innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Regnskapet må derfor først legges fram for
kontrollutvalget. Etter kontrollutvalgsforskriften §8 skal og kontrollutvalget også se til at
revisors merknader i forhold til regnskapet (årsoppgjørsnotatet) følges opp.
Saksutredning:
Driftsregnskapet for 2014 er gjort opp med et negativt netto driftsresultat på 6,314 mill. kr
eller -2,6 %. Netto driftsresultat bør etter nye beregninger fra teknisk beregningsutvalg utgjøre
minst l ,75 % av driftsinntektene for at den økonomiske situasjonen skal anses som
tilfredsstillende.
Kommunens driftsutgifter overstiger inntektene med 12,9 mill. kr. Kommunestyret har vedtatt
inndekning av fjorårets merforbruk på 2,2 mill. kr. Denne er ikke foretatt grunnet årets
merforbruk som utløser strykningsbestemmelsene. Bruk av disposisjonsfond som var tiltenkt
inndekning av fjorårets merforbruk, har gått med til inndekning av årets merforbruk. Revisor
oppgir at det til sammen er brukt 6,2 mill. kr av disposisjonsfond for finansiering av årets
driftsutgifter. Kommunen har etter dette et disposisjonsfond på 6,8 mill. kr, hvorav 6 mill. kr
er fritt. Underskudd 2013 som fortsatt ikke er inndekket, bør ved regnskapsavleggelsen vedtas
inndekket av frie fond for å hindre at kommunen havner i «ROBEK» (register om betinget
godkjenning og kontroll).
I henhold til kontrollutvalgsforskriften § 8 har kontrollutvalget ansvar for å påse at de
merknader revisor har gjort, blir fulgt opp. Dette gjelder ikke merknader vedrørende løpende
forbedring og effektivisering av normal drift.
Det vises til orientering i møtet for nærmere gjennomgang av hva som ligg bak årets resultat.
Revisjonsberetning og andre merknader fra revisjonen.
Revisor har avgitt revisjonsberetning med følgende forbehold for 2014:
•
•
Det er ikke anordnet påløpt, ikke utbetalt lønn pleie og omsorg, jf. KRS nr. 7 og
kommuneloven § 48 nr.2.
Det er usikkerhet omkring merverdiavgiftskompensasjon for Lundbadet og usikkerhet
vedrørende konsesjonsinntekter, jf. note 1.
3
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Revisor konkluderer ellers med at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for «ordentlig og
oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar
med lov og god bokføringsskikk».
Revisor utarbeider i tillegg et årsoppgjørsnotat, som gir en oppsummering av årets revisjon
og knytter en del kommentarer til det framlagte årsregnskapet og årsmeldingen. Det kan bl.a.
være verd å merke seg følgende:
• Helse- og omsorgsetaten har i flere år på rad hatt merforbruk. Revisor viser her til
forvaltningsrapporten, som bl.a. anbefaler at kommunestyret vedtar rammen for den
enkelte avdeling/virksomhet, for å kunne gi et bedre eierskap og ha en positiv effekt.
Det pekes også på at når avdelinger rapporter til ledelsen om vesentlige forhold som
vil kreve økte ressurser ut over budsjett, blir ikke dette kommunisert til
kommunestyret med forslag til budsjettendringer. Dette er ikke i samsvar med
kommunelovens§ 47. Revisor foreslår også en mer fleksibel turnusplanlegging for å
kunne tilpasse bedre brukerbehov og bemanning og gjenspeile eventuelle budsjettendringer. I tillegg foreslår revisor at omsorgsboligene i større grad samlokaliseres,
slik at ansattressurser kan utnyttes mer effektivt. Revisor foreslår også å styrke
hjemmesykepleietjenesten for å minske trykket på sykehjemsplasser.
• Kommunen har som i fjor ikke anordnet påløpt, ikke utbetalt variabel lønn for
desember 2014 for pleie- og omsorgssektoren, slik at denne belastes 2015-regnskapet.
Variabel lønn for øvrige ansatte er utbetalt i desember 2014. Forholdet antas ikke å ha
vesentlig resultateffekt idet praksis var lik i fjor, men balansen blir ufullstendig. KRS
m. 7 og kommuneloven§ 48 m. 2 krever at alle kjente utgifter og inntekter i året skal
tas med i årsregnskapet for vedkommende år. Revisor har tatt forbehold knyttet til
dette i revisjonsberetningen.
• Revisor har også tatt forbehold knyttet til usikkerhet rundt et beløp på ca 2,2 mill. kr.
som holdt tilbake etter at de ble foretatt begrenset kontroll av momskompensasjon for
Lund-badet. mv. Beløpet er holdt tilbake i kompensasjon til saken er ferdigbehandlet,
og er ikke bokført som tap i regnskapet.
Det er også usikkerhet knyttet konsesjonsavgift og forslag til nye avtaler. Disse kan slå
negativt ut for Lund kommune. Saken er påklaget men ikke avgjort.
Kontrollutvalget har iflg. Kontrollutvalgsforskriften § 8 ansvar for å påse at revisors
merknader til årsoppgjøret blir fulgt opp. Det foreslås at både forhold knyttet til revisors
forbehold samt merknader knyttet til helse og omsorg følges opp i løpet av høsten 2015.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Lund følgende kommentarer til årsregnskapet for 2014:
•
•
Den økonomiske situasjonen må overvåkes nøye, og kommunestyret må
sette inn tiltak for å hindre at kommunen havner i ROBEK. Kontrollutvalget
viser her til tidligere kommentarer om månedlig rapportering og ellers tett
oppfølging av regnskapet.
Nødvendige meldte budsjettendringer må tas opp i forbindelse med
tertialrapporteringen, jfr. Koml. § 47, se revisors merknad i årsoppgjørsnotatet.
4
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
•
•
Kommunestyret bør i tråd med revisors anbefaleringer vedta rammer for den
enkelte virksomhet. Spesielt gjelder dette innenfor pleie og omsorg, som de
siste årene har hatt store overskridelser. Se kommentarer i årsoppgjørsnotat.
Kontrollutvalget ber kommunestyret vurdere revisors forslag i årsoppgjørsnotatet knyttet til tiltak innenfor helse- og omsorg som kan avhjelpe
den økonomiske situasjonen.
Kontrollutvalget vil følge opp utvalgte merknader i revisors oppgjørsnotat høsten
2015.
SANDNES, 16.02.2015
Wencke Sissel Olsen
Daglig leder
Vedlegg:
Årsoppgjørsnotat 2014 - Lund kommune
Revisjonsberetning Lund kommune 2014
Lund kommune - Regnskapshefte 2014.pdf
Lund kommune - Årsmelding 2014
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
5
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
11/15 Orientering fra administrasjonen - kommunalsjef
oppvekst og kultur.
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00250-10
Wencke Sissel Olsen
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Lund
Møtedato
22.04.2015
Saknr
11/15
Bakgrunn:
Kontrollutvalget har med jevne mellomrom invitert kommunalsjefer og andre ledere for å
orientere litt om sitt ansvars- og arbeidsområde.
Saksutredning:
Kommunalsjef Oppvekst og kultur; Lise Moen, er denne gangen invitert for å snakke litt om
omfanget av sitt arbeidsområde og utfordringer knyttet til dette.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget tar gjennomgangen fra kommunalsjef for Oppvekst og
Kultur til orientering.
SANDNES, 14.04.2015
Wencke Sissel Olsen
Daglig leder
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
6
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
12/15 Rapport forvaltningsrevisjon: Målstyring
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00290-14
217
Wencke Sissel Olsen
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Lund
2 Kontrollutvalget i Lund
Møtedato
11.03.2015
22.04.2015
Saknr
2/15
12/15
Kontrollutvalget i Lund har behandlet saken i møte 11.03.2015 sak
2/15
Bakgrunn:
Saken ble behandlet på forrige møte i kontrollutvalget, der det ble fattet slikt vedtak:
Kommunestyret i Lund tar rapporten «Målstyring» til etterretning.
Rapportens konklusjoner og anbefalinger påpeker stort forbedrings-potensiale.
Oppsummert anbefales følgende:
• Det gjennomføres lovpålagte årlige budsjettjusteringer for å ansvarliggjøre
administrasjon og politikere på hva som til en hver tid må gjøres for å drive
virksomheten innen realistiske rammer
• Det utarbeides en rutine for prosessen rundt målstyring, herunder utarbeidelse av mål,
godkjenning av mål, utarbeidelse av tiltak, oppfølging, rapportering på mål og
evaluering. Målene må være realistiske i forhold til kommunens økonomi.
• Styrke kommunens økonomistyring:
o gjennomføre månedlige periodiserte budsjettkontroller
o vedta budsjettet på rammenivå pr. virksomhet
• Oppdatere delegasjonsreglementet slik at det økonomiske ansvaret er tydelig avklart.
Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og
anbefalinger.
Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten
er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyrets vedtak og senest innen 01.09.15.
Vedtaket var sammensatt av forslag fra Arne Skobba og Karl Andreas Moen.
Saksutredning:
Ved gjennomgang av protokollen etter møtet, fikk sekretariatet tilbakemelding fra Moen om at
han ikke var tilfreds med måten hans forslag var utformet på. Det ble derfor – etter flere runder –
foretatt en justering av dette forslaget.
Et forslag som er vedtatt av kontrollutvalget kan i utgangspunktet ikke endres på når det først er
vedtatt – bortsett fra av kontrollutvalget selv. I dette tilfellet var heller ikke øvrige medlemmer av
kontrollutvalget involvert i hele dialogen som fant sted mellom Moen og sekretariatet. Det kom
derfor til slutt melding fra kontrollutvalgets leder om at det blir mest korrekt å ta saken opp på ny
på neste møte, slik at kontrollutvalget samlet kan bli enige om en utforming av vedtaket.
Sekretariatet støtter også dette.
7
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Det forslaget som man kom til slutt kom fram til, var følgende:
«Kommunestyret i Lund tar rapporten «Målstyring» til etterretning.
Rapportens konklusjoner og anbefalinger påpeker stort forbedringspotensiale.
Oppsummert anbefales følgende:
• Det gjennomføres lovpålagte årlige budsjettjusteringer for å
ansvarliggjøre administrasjon og politikere på hva som til en hver tid
må gjøres for å drive virksomheten innen realistiske rammer
• Det utarbeides en rutine for prosessen rundt målstyring, herunder
utarbeidelse av mål, godkjenning av mål, utarbeidelse av tiltak,
oppfølging, rapportering på mål og evaluering. Målene må være
realistiske i forhold til kommunens økonomi.
• Styrke kommunens økonomistyring:.
o gjennomføre månedlige periodiserte budsjettkontroller
o kommunestyret ber administrasjonen vurdere å vedta budsjettet
på rammenivå pr. virksomhet og fremme sak ang. dette for
kommunestyret
• Oppdatere delegasjonsreglementet slik at det økonomiske ansvaret er
tydelig avklart.
Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens
konklusjoner og anbefalinger.
Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om
hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyrets
vedtak, og senest innen 01.09.15.»
Saken legges fram for kontrollutvalget for justering av kontrollutvalgets vedtak og uten nytt
forslag fra sekretariatets side.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Saken legges fram uten forslag til vedtak.
SANDNES, 23.01.2015
Wencke Sissel Olsen
Daglig leder
Vedlegg:
Rapport forvaltningsrevisjon: Målstyring
RR Lund 2015 Målstyring
Vedtak KULU, 11032015, Sak 2/15, Rapport forvaltningsrevisjon: Målstyring
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
8
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
13/15 Lovpålagte oppgaver - momenter for
gjennomgang
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00257-7
047
Wencke Sissel Olsen
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Lund
Møtedato
22.04.2015
Saknr
13/15
Bakgrunn:
Kontrollutvalget har vært opptatt av at det kan være nyttig å fremme en sak for kommunestyret
der det bes om at administrasjonen ser nærmere på lovpålagte/ikke lovpålagte oppgaver i
forbindelse med innsparinger.
Saksutredning:
Kontrollutvalget har tatt utgangspunkt i en tilsvarende sak i Stavanger kommune, som er
utarbeidet i forbindelse med innskjæringer. Saken er ikke helt overførbar til en liten kommune
som Lund, men gir likevel en god pekepinn på hvordan kommunen kan gå fram i forbindelse med
en slik gjennomgang.
Det finnes over 200 lovpålagte oppgaver (inkl. reglementer og lignende), slik at det enkleste i en
slik gjennomgang er å ta tak i de oppgavene som IKKE er lovpålagt. Ut fra gjennomgangen i
Stavanger, kan relevante tilsvarende oppgaver som ikke er lovpålagt være
(oversikten er ikke uttømmende):
Barnehage:
• Tilbud om familiebarnehager, naturbarnehager og åpne barnehager
• Spesielle tiltak som styrking av språkforståelse/styrking av foreldrerollen
• Skyss for barn under opplæringspliktig alder
Skole:
• Skoler med spesialavdelinger
• Naturskoler
• SFO ut over 4. trinn (unntak for barn med særskilte behov)
• Skoleskyss ut over lovkrav
• Permisjonsordninger for pedagogisk personale
• Den kulturelle skolesekken
• Etter- og videreutdanning
• Reisestipend
• Leirskole
Barn og unge:
• Fritidsklubb
• Ulike fritidstilbud
• Helsestasjon for ungdom etter fullført grunnskole
9
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Levekår:
• Dag- og aktivetssentre til personer med psykiske lidelser/funksjonshemning (kan være
lovpålagt i enkelte tilfeller)
• Dagsenter (kan også være lovpålagt for enkelte brukere)
• Matombringing
• Frisklivssentral
Helse:
• De fleste tjenestene innenfor dette området er lovpålagt, nivået på tjenestene kan
diskuteres
Kultur, miljø m.m.
• Tilskudd til private lekeplasser
• Sommerblomster i kommunale bed
• Tilskudd til lag og foreninger
• Tilbud innenfor idrett (de fleste oppgaver her er ikke lovpålagt)
• Kultur generelt – med unntak av bibliotak
• Kommunal bostøtte ut over Husbankens regler
Teknisk:
• Stort sett lovpålagte oppgaver, men nivået på tjenestene kan diskuteres
Annet:
• Servicetorg
Som nevnt innledningsvis er dette ikke en uttømmende liste over oppgaver som ikke er lovpålagt.
En liten kommune som Lund tilbyr heller ikke alle de oppgavene som er nevnt.
Generelt sett angir lovverket knyttet til lovpålagte tjenester ofte hvilken kvalitet og standard
tilbudet skal ha. Men innenfor denne rammen er det relativt stor frihet til å velge hvordan et tilbud
skal organiseres. Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på at en reduksjon av nivået på
lovpålagte tjenester i en del tilfeller kan medføre økt behov for andre typer tjenester, og dermed
heller fører til økte kostnader på kortere eller lengre sikt for kommunen.
Kontrollutvalget skal ikke komme med forslag til hvilke oppgaver som evt. kan tas bort eller
reduseres, men ønsker å spille ballen videre til kommunestyret med forespørsel om å be
administrasjonen om å gjøre en tilsvarende gjennomgang i Lund som den som er gjort i Stavanger
(vedlegg).
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget ber kommunestyret i Lund vurdere å be administrasjonen om å foreta
en gjennomgang av ikke lovpålagte oppgaver som kommunen utfører, for å sjekke om
det er et innsparingspotensiale knyttet til disse, enten ved å redusere omfanget eller å
ta dem bort.
SANDNES, 11.03.2015
Wencke Sissel Olsen
Daglig leder
Vedlegg:
Lovpålagte oppgaver Stavanger kommune.pdf
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
10
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
14/15 Statusoversikt pr. april 2015
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00046-32
217
Wencke Sissel Olsen
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Lund
Møtedato
22.04.2015
Saknr
14/15
Bakgrunn:
Sekretariatet legger til hvert møte fram en oversikt over de sakene og prosjektene
kontrollutvalget arbeider med eller har bestilt fra revisor. Dette er kontrollutvalgets verktøy
for å kunne følge med i saker som går over flere møter.
Saksutredning:
Den første tabellen inneholder saker som er bestilt fra revisor/evt. sekretariatet, men som
ennå ikke er levert til behandling.
Den andre tabellen inneholder oversikt over saker som er behandlet ferdig i
kontrollutvalget og videresendt kommunestyret, men som venter på oppfølging av
kommunestyrets vedtak. Dette skjer som regel et godt halvår etter vedtaket i
kommunestyret.
Den siste tabellen inneholder saker der også oppfølgingen er behandlet i kontrollutvalget, og
som dermed anses som ferdigbehandlet.
Til dette møte foreligger rapport ang. Målstyring til ny behandling pga usikkerhet rundt
formuleringer i endelig vedtak.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Lund tar statusoversikten pr. april 2015 til orientering.
SANDNES, 17.03.2015
Wencke Sissel Olsen
Daglig leder
Vedlegg:
Statusoversikt pr. april 2015
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
11
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Referat-/meldingssaker:
2/15 Selskapskontroll i IRS Miljø IKS
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00300-11
216
Jane Døskeland Idland
Saksliste
12