Download Report

T RO MS Ø KO MMUNE
KONTROLLUTVALGET
MØTEPROTOKOLL
Møtested:
Møtedato:
Rådhuset, videokonferanserommet
20.1.2015
Fra kl:
13.00
Tilstede på møtet
Medlemmer
Elisabeth Steen
Edmund Kristoffersen
Tor Zachariassen
Kari Workinn
Benedikte Figenschou
Varamedlem
Andre
Fra KomRev NORD:
Revisor Sissel Rasmussen
Fra K-Sekretariatet:
Seniorrådgiver Inger Johansen
Rådgiver Audun Haugan
Behandlede saker
Sak nr./år
Sak 01-12/15
Underskrifter
Elisabeth Steen
sign.
Tor Zachariassen
sign.
Edmund Kristoffersen
sign.
Kari Workinn
sign.
Benedikte Figenschou
sign.
Utskrifter
Hovedutskrift er sendt til:
Medlemmer i kontrollutvalget
Ordføreren
Oppdragsansvarlige revisorer
Til kl:
15.15
Blad 2
MØTEBOK
Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 12.1.2015 som ble
enstemmig godkjent.
Saker til behandling:
Saknr
01/15
02/15
03/15
04/15
05/15
06/15
Tittel
Godkjenning av protokoll fra møtet 9.12.2014
Sak unntatt offentlighet
Svar på revisjonsbrev nr. 21 – Disponering av bankkontoer
Kommunestyrets behandling av sak om lokalisering av ny skytebane
Kommunens regler ved salg av eiendom – statsstøtteregeleverket
Forvaltningsrevisjonsprosjektet Barneverntjenesten – forebyggende
arbeid, saksbehandling og internkontroll - orientering
Referat etatsbesøk Omsorgstjenesten sentrum 13.10.2014
Kontrollutvalgets årsrapport for 2014
Kontrollutvalgets årsplan for 2015
Fastsettelse tidspunkt for etatsbesøk
Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamlinger,
generalforsamlinger og representantskapsmøter
12/15 Referatsaker
07/15
08/15
09/15
10/15
11/15
U.off.
Vedlegg,
utsatt innsyn,
offl. § 5
Blad 3
MØTEBOK
01/15
Godkjenning av protokollen fra møtet 9.12.2014
Innstilling:
Protokollen fra møtet 9.12.2014 godkjennes.
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Protokollen fra møtet 9.12.2014 godkjennes.
02/15
Sak unntatt offentlighet
Vedtak om lukket møte
Med henvisning til offentlighetslovens §§ 13, 1.ledd og 24, 1.ledd fattet kontrollutvalget slikt
vedtak:
Saken behandles for lukkede dører.
Vedtaket var enstemmig.
Innstilling:
Behandling:
Revisor orienterte om en undersøkelse/kartlegging som pågår.
Felles forslag til vedtak:
1. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
2. Kontrollutvalget behandler saken i neste møte (fastsatt 4. mars), og ber KomRev NORD
rapportere saken skriftlig, herunder med de momenter som ble drøftet i møtet.
Forslaget enstemmig vedtatt.
Vedtak:
1. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
2. Kontrollutvalget behandler saken i neste møte (fastsatt 4. mars), og ber KomRev NORD
rapportere saken skriftlig, herunder med de momenter som ble drøftet i møtet.
Blad 4
MØTEBOK
Utskrift av saksprotokoll sendt pr. e-post 26.1.2015 til:
- KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig regnskapsrevisor
Svar på revisjonsbrev nr. 21 – Disponering av bankkontoer
03/15
Innstilling:
Behandling:
Sekretariatet opplyste at det ikke er mottatt svar i saken, til tross for purring på manglende svar.
Felles forslag til vedtak:
1. Kontrollutvalget registrerer at svar ikke foreligger innen svarfristen, og synes det er
beklagelig. Utvalget ber byrådsleder sørge for at svar foreligger snarest.
2. Saken behandles i neste møte (fastsatt til 4. mars).
Forslaget enstemmig vedtatt.
Vedtak:
1. Kontrollutvalget registrerer at svar ikke foreligger innen svarfristen, og synes det er
beklagelig. Utvalget ber byrådsleder sørge for at svar foreligger snarest.
2. Saken behandles i neste møte (fastsatt til 4. mars).
Utskrift av saksprotokoll sendt 26.1.2015 til:
- Tromsø kommune v/ byrådsleder
- KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor
Før behandling av neste sak tok medlem Tor Zachariassen opp spørsmål om egen habilitet.
Zachariassen orienterte om hans nære familierelasjon til en av naboene til lokalisering av ny
skytebane, og bad utvalgtes medlemmer vurdere hans habilitet.
Rådgiver Audun Haugan orienterte om hans vurdering angående Zachariassens spørsmål iht.
bestemmelsene på området.
Zachariassen fratrådte møtet under utvalgets behandling av habilitetsspørsmålet.
Zachariassen ble erklært habil, vedtatt med 3 stemmer mot 1 stemme, ved behandling av sak
4/15 (iht. fvl. § 6, 2. ledd).
Blad 5
MØTEBOK
04/15
Kommunestyrets behandling av sak om lokalisering av ny skytebane
Innstilling:
Saken følges ikke videre opp av utvalget.
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Saken følges ikke videre opp av utvalget.
Utskrift av saksprotokoll sendt 26.1.2015 til:
- Kroken og omegn bydelsråd v/ styreleder Svein-Erik Pettersen
05/15
Kommunestyrets regler ved salg av eiendom - statsstøtteregelverket
Innstilling:
Kontrollutvalget ber kommunestyret fatte følgende
vedtak:
Kommunestyret ber rådmannen om å utarbeide forslag til et kommunalt reglement for salg og
annen disponering av kommunens eiendeler.
Behandling:
Felles forslag til endring:
Ordet rådmannen endres til byrådet.
Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Kontrollutvalget ber kommunestyret fatte følgende
vedtak:
Kommunestyret ber byrådet om å utarbeide forslag til et kommunalt reglement for salg og annen
disponering av kommunens eiendeler.
Blad 6
MØTEBOK
Utskrift av saksprotokoll (iht. KL § 77 nr. 6) sendt 26.1.2015 (utsatt svarfrist til 23.2.2015) til:
- Tromsø kommune v/byrådsleder
Utskrift av saksprotokoll sendt 2.3.2015 til:
- Tromsø kommune v/ordfører
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Barneverntjenesten – forebyggende
arbeid, saksbehandling og internkontroll i barneverntjenesten –
orientering
06/15
Innstilling:
Kontrollutvalget viser til notat av 9.1.2015 fra KomRev NORD og tar notatet til orientering.
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Kontrollutvalget viser til notat av 9.1.2015 fra KomRev NORD og tar notatet til orientering.
07/15
Referat fra etatsbesøk ved Omsorgstjenesten sentrum 13.10.2014
Innstilling:
Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2014.
Behandling:
Kontrollutvalgets medlemmer drøftet saken, og det ble gitt innspill om nærmere beskrivelser i
referatet angående enhetens tiltak for å redusere sykefraværet (f.eks medarbeidersamtaler).
Felles forslag til vedtak:
Saken utsettes og behandles i neste møte.
Forslaget enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Saken utsettes og behandles i neste møte.
Blad 7
MØTEBOK
08/15
Kontrollutvalgets årsrapport for 2014
Innstilling:
Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k:
Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering.
Behandling:
Innstillingen enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k:
Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering.
Utskrift av saksprotokoll sendt 26.1.2015 til:
- Tromsø kommune v/ ordfører
09/15
Kontrollutvalgets årsplan for 2015
Innstilling:
Behandling:
Felles forslag til vedtak:
Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2015 med de tilføyelser som
fremkom i møtet.
Forslaget enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2015 med de tilføyelser som fremkom i
møtet.
10/15
Innstilling:
Behandling:
Fastsettelse av tidspunkt for etatsbesøk
Blad 8
MØTEBOK
Felles forslag til vedtak:
Forslag til tidspunkt er som følger:
 Biblioteket: 22. april
K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enheten for å fastslå hvorvidt tidspunktet
passer.
Forslaget enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Forslag til tidspunkt er som følger:
 Biblioteket: 22. april
K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enheten for å fastslå hvorvidt tidspunktet passer.
11/15
Kontrollutvalgets
deltakelse
på
generalforsamlinger,
bedriftsforsamling og representantskapsmøter
Innstilling:
Behandling:
Felles forslag til vedtak:
Kontrollutvalget
deltar
i
2015
på
følgende
generalforsamlinger/
bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i
parentes):
1. Auroa Kino IKS (Elisabeth Steen)
2. Hålogaland Teater AS (Benedikte Figenschou)
3. KomRev NORD IKS (Edmund Kristoffersen)
4. K-Sekretariatet IKS (Tor Zachariassen)
5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Kari Workinn)
6. Troms Kraft AS (Edmund Kristoffersen)
7. Tromsø Asvo AS (Benedikte Figenschou)
8. Remiks Miljøpark AS (Tor Zachariassen)
9. Tromsø Veg AS (Kari Workinn)
10. Arnestedet Eiendom AS (Elisabeth Steen)
11. Tromsø Parkering AS (Elisabeth Steen)
Forslag til brev sendes selskapene.
Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 9
MØTEBOK
Vedtak:
Kontrollutvalget
deltar
i
2015
på
følgende
generalforsamlinger/
bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i
parentes):
1. Auroa Kino IKS (Elisabeth Steen)
2. Hålogaland Teater AS (Benedikte Figenschou)
3. KomRev NORD IKS (Edmund Kristoffersen)
4. K-Sekretariatet IKS (Tor Zachariassen)
5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Kari Workinn)
6. Troms Kraft AS (Edmund Kristoffersen)
7. Tromsø Asvo AS (Benedikte Figenschou)
8. Remiks Miljøpark AS (Tor Zachariassen)
9. Tromsø Veg AS (Kari Workinn)
10. Arnestedet Eiendom AS (Elisabeth Steen)
11. Tromsø Parkering AS (Elisabeth Steen)
Forslag til brev sendes selskapene.
12/15
Referatsaker
Innstilling:
Behandling:
Referater:
A. SAKSLISTER – MØTER I BYRÅDET
a) Byrådsmøtet 11.12.2014
b) Byrådsmøtet 18.12.2014
c) Byrådsmøtet 8.1.2015
d) Byrådsmøtet 15.1.2015
B. AURORA KINO IKS – MØTE I REPRESENTANTSKAPET
a) Innkalling møte i representantskapet 9.12.2014
C. TROMSØ OFFENTLIGE PARKERING AS – MØTE I GENERALFORSAMLINGEN
a) Innkalling/protokoll fra møte i generalforsamlingen 11.12.2014
D. RAPPORT FRA TILSYN MED TROMSØ KOMMUNE,
BEHANDLING TIL INNSATTE VED TROMSØ FENGSEL 2014
a) Rapport datert 5.12.2014 fra Helsetilsynet
LEGEMIDDEL-
E. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 17.-18.12.2014
a) Sak 201/14 – Kontrollutvalget som «etikkutvalg»
b) Sak 222/14 – Kontrollutvalgssak 74/14 – Forvaltningsrevisjonsrapport –
Kartlegging ressursbruk i grunnskolen
Blad 10
MØTEBOK
F. INVESTERINGSBUDSJETT - JUSTERINGER
a) Brev av 10.12.2014 fra Tromsø kommune
G. PURRING – OPPGAVEPLIKTIGE YTELSER
a) Brev av 19.12.2014 fra KomRev NORD
b) Brev av 5.1.2015 fra Tromsø kommune (delt ut i møtet)
H. VAKSINASJONSKONTORET – KOMPENSASJON FOR MERVERDIAVGIFT
a) Brev av 8.1.2015 fra KomRev NORD
I. KOMMUNENS INFORMASJONSSIKKERHET
a) Brev av 8.1.2015 fra KomRev NORD
J. STATUS FOR UTBYGGING AV TRINN 2 - GRØTSUND
a) Brev av 17.11.2014 fra K-Sekretariatet
b) Brev av 8.1.2015 fra Tromsø Havn KF
K. KONTROLLUTVALGENE FYLLER SIN FUNKSJON PÅ EN GOD MÅTE
a) Artikkel av 9.1.2015 på NKRFs hjemmeside
Felles forslag til vedtak:
1. Referatsak C: Kontrollutvalget ber sekretariatet rette en henvendelse til selskapet ved
direktør med gjenpart til byrådsleder, med spørsmål om eierrepresentantens deltakelse
og fullmakt.
2. Øvrige referatsaker tas til orientering.
Forslaget enstemmig vedtatt.
Vedtak:
1. Referatsak C: Kontrollutvalget ber sekretariatet rette en henvendelse til selskapet ved
direktør med gjenpart til byrådsleder, med spørsmål om eierrepresentantens deltakelse og
fullmakt.
2. Øvrige referatsaker tas til orientering.
Avslutningsvis i møtet orienterte sekretariatet tidligere behandlet sak angående besøk fra
kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune, der det er foreslått møtedato 4. mars kl
12.00. Sekretariatet kommer tilbake med mer informasjon.
Rett utskrift:
Finnsnes, den 21. januar 2015
Inger Johansen