1. No category

Møteinnkalling
Kontrollutvalget Askim
Møtested:
Tidspunkt:
Askim kommune, møterom Kykkelsrud
23.11.2015 kl. 17:30
Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post
anirov@fredrikstad.kommune.no
Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.
Askim, 17.11.2015
Jan Terje Kristiansen
Leder
(sign.)
-1-
Saksnr
PS 15/23
PS 15/24
PS 15/25
PS 15/26
PS 15/27
PS 15/28
PS 15/29
PS 15/30
Innhold
Protokoll fra kontrollutvalgets møte 31.08.2015
Orienteringssak - klager på anbudsprosessen vedrørende byggingen av nye
Eid barnehage
Orienteringssak - Virksomhetsleder Askimskolen: beskyldninger om
dokumentforfalskning.
Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Barnevern- arbeidsmiljø og internkontroll" Askim
kommune
Kontrollutvalgets innstilling til budsjett 2016 for kontroll og tilsyn
Kontrollutvalgets møteplan 1 halvår 2016
Informasjon fra revisjonen
Eventuelt
-2-
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/18345
4
188842/2015
510/124
Anita Rovedal
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Askim
Møtedato
23.11.2015
Protokoll fra kontrollutvalgets møte 31.08.2015
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Protokoll fra kontrollutvalgets møte 31.08.2015 godkjennes
Rakkestad, 16.11.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
Vedlegg
 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 31.08.2015.
Vurdering
Protokoll fra kontrollutvalgets møte 31.08.2015 legges frem for godkjenning.
-3-
Utvalgssaksnr.
15/23
Møteprotokoll
Kontrollutvalget Askim
Møtedato:
Tidspunkt:
Møtested:
Fra – til saksnr.:
31.08.2015,
fra kl. 17:30 til kl. 18:30
Askim kommune, møterom Kykkelsrud
15/19 - 15/22
Medlemmer
Jan Terje Kristiansen, leder
Liv Andresen
Inger Jakobsen
Samir Memic
Øivind Juel
Møtt
X
X
Ikke møtt
X
X
Varamedlemmer
Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5.
Møtende fra revisjonen: Anita Rønningen og Rita Elnes
Møtende fra kontrollutvalgssekretariatet: Casper Støten
…………………….
Jan Terje Kristiansen,
Leder
…………………….
Liv Andresen
…………………….
Samir Memic
…………………….
Øivind Juel
…………………….
Inger Jakobsen
Merknader
Kontrollutvalget Askims møte 31.08.2015
Sakliste
U.off.
PS 15/19
Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 22.06.2015
PS 15/20
Askim kommune- kontroll av elektriske anlegg
PS 15/21
Informasjon fra revisjonen
PS 15/22
Eventuelt
-4-
PS 15/19 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 22.06.2015
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.04.2015 godkjennes
Rakkestad, 07.08.2015
IØKUS IKS
Kontrollutvalget Askims behandling 31.08.2015:
Protokollen legges frem for godkjenning.
Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling 31.08.2015:
Sekretariatets innstilling vedtas.
PS 15/20 Askim kommune- kontroll av elektriske anlegg
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Informasjon angående Askim kommunes avtaleforhold om kontroll av elektriske anlegg, tas til
orientering.
Rakkestad, 05.08.2015
IØKUS IKS
Kontrollutvalget Askims behandling 31.08.2015:
Kontrollutvalgsleder Jan Terje Kristiansen la frem et muntlig sammendrag av saken.
Revisjonen informerte om sine undersøkelser, og konkluderte med at det ikke forelå noen
avtale selv om Caverion leverte tjenester i henhold til en midlertidig ordning. Revisjon
informerte også om at opplysningene i saken ikke kvalifiserer til brudd på lov om offentlige
anskaffelser, og at kommunestyret allerede har vedtatt kontrollutvalgets innstilling som tar
sikte på å forbedre rutinene innen eiendom og intern service.
Utvalgsleder bekreftet at daglig leder Terje Garseg i Askim El-installasjon har hatt møte med
Ole Kenneth Sydengen i eiendom og intern service angående situasjonen.
Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling 31.08.2015:
Sekretariatets innstilling vedtas.
-5-
PS 15/21 Informasjon fra revisjonen
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Informasjon fra revisjonen tas til orientering
Rakkestad, 07.08.2015
IØKUS IKS
Kontrollutvalget Askims behandling 31.08.2015:
Distriktrevisor Rita Elnes informerte om progresjonen i regnskapsrevisjon.
Fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen informerte om barnevernsrapporten og
verifiseringen av denne som hadde kommet samme dag. Det ble også informert om de
utfordringer som forvaltningsrevisjonen mente lå til grunn for barnevernet i Askim kommune.
Nestleder Liv Andresen understrekte viktigheten av en sterk og fungerende
barnevernstjeneste i kommunen. Rapporten blir etter planen lagt frem på neste møte.
Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling 31.08.2015:
Sekretariatets innstilling vedtas.
PS 15/22 Eventuelt
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Saken legges frem uten innstilling
Rakkestad, 07.08.2015
IØKUS IKS
Kontrollutvalget Askims behandling 31.08.2015:
Utvalgsleder tok opp under eventuelt lovlighetsspørsmålet rundt ressursgjennomgangen av
Interkommunale selskap, og spurte om en orientering i forhold til dette. Revisjonen informerte
om saken. Revisjonen avslutter for sin del saken. Sekretariatet informerte om
ressursgjennomgangen i IØKUS på forespørsel fra nestleder Liv Andresen.
Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling 31.08.2015:
-6-
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/18345
6
189108/2015
510/124
Casper Støten
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Askim
Møtedato
23.11.2015
Utvalgssaksnr.
15/24
Orienteringssak
Klager på anbudsprosessen vedrørende byggingen av nye Eid barnehage
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Informasjon fra rådmann tas til orientering
Rakkestad, 16.11.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
Sammendrag
I forbindelse med oppføringen av nye Eid barnehage har det blitt fremmet klager på
anbudsprosessen fra flere av entreprenørene som tapte anbudet. Kontrollutvalget ønsker en
redegjørelse om hva rådmann vet om saken.
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)
 Oppslag i Smaalenene Avis (nettutgave): «Et halvt år forsinket» 12.11.2015
Saksopplysninger
Rådmann inviteres til å orientere kontrollutvalget om saken.
-7-
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/18345
5
188967/2015
510/124
Casper Støten
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Askim
Møtedato
23.11.2015
Utvalgssaksnr.
15/25
Orienteringssak
Virksomhetsleder Askimskolen: beskyldninger om dokumentforfalskning.
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Informasjon fra rådmann tas til orientering.
Rakkestad, 16.11.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
Sammendrag
Flere avisoppslag den siste tiden omtaler beskyldninger om dokumentforfalskning av
nåværende virksomhetsleder for Askimskolen Frank Westby. Anklagene stammer fra hans
tid som rektor ved Drømtorp VGS i Ski kommune. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse
om hva rådmann vet om saken.
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)
 Oppslag i Smaalenene (nettutgave): 16.04.2015, 01.11.2015, 02.11.2015,
09.11.2015.
 Oppslag i Aftenposten (nettutgave): «Rektor siktet for karakterjuks – karakterer for to
år er borte» 08.11.2015.
Saksopplysninger
Rådmann inviteres til å orientere kontrollutvalget om saken.
-8-
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/18345
7
189183/2015
510/124
Casper Støten
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Askim
Møtedato
23.11.2015
Utvalgssaksnr.
15/26
Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Barnevern- arbeidsmiljø og internkontroll"
Askim kommune
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges fram for Askim
bystyre til behandling:
1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern – arbeidsmiljø og internkontroll» i Askim
kommune tas til orientering.
2. Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt:
a) Kommunen skal ha fokus på effektiv behandling av varslingssaker ved å sette
tidsfrister for oppfølging.
b) Kommunen skal ha fokus på informasjon, inkludering, og trygghet for de ansatte
under omstillingsprosesser.
c) Barnevernleder skal gjennomføre nødvendige kurs i opplæring i HMS.
d) Det skal arbeides med å definere konkrete arbeidsområder for de ulike
tjenestene og stillingene i hele virksomheten, og disse skal bli gjort tilgjengelig
for alle i virksomheten.
e) Bekymringsmeldinger skal gå direkte til barneverntjenesten, og ikke til
virksomheten Familiens hus.
f)
Kommunen skal fortsette sitt arbeid slikt at barneverntjenesten kan få et enhetlig
dokument, Kvalitetslosen, som vil samle de ulike rutinene, og som vil være med
på å uttrykke barneverntjenesten egenart og størrelse.
g) Kommunen skal innlemme barneverntjenestens organisering, hovedoppgaver,
mål og hvilke mål tjenesten har for sitt forbedringsarbeid i sitt
internkontrolldokument.
h) Barneverntjenestens rutiner skal bli oppdatert med de til enhver tid gjeldende
lover og forskrifter.
i)
Barneverntjenesten skal systematisk oppdatere internkontrollsystemet, og årlig
-9-
gjennomgå rutinene med de ansatte.
3.
Kontrollutvalget følger opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak i
saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport ett år etter at rapporten er
ferdigbehandlet i bystyret.
Rakkestad, 16.11.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
Sammendrag
I henhold til kommuneloven § 78 og forskrift nr. 904/2004 om revisjon § 6 skal det i hver
kommune utføres forvaltningsrevisjon, hvorpå revisjonen skal rapportere resultatene av sin
revisjon til kontrollutvalget.
I sak 14/28 om plan for forvaltningsrevisjon vedtok kontrollutvalget at
forvaltningsrevisjonsprosjekt «Barnevern» skulle gjennomføres i løpet av planperioden.
Planen er vedtatt i bystyret i sak 84/14.
Vedlegg
 Forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern- arbeidsmiljø og internkontroll» Askim
kommune (Unntatt offentlighet jamfør offentleglova § 5, 2. ledd.)
Saksopplysninger
Rapporten er skrevet på bakgrunn av to problemstillinger:
Problemstilling 1: «Følges lovverk, i henhold til arbeidsmiljø, for ansatte i barneverntjenesten
i Askim kommune.»
Problemstillingen 2: «Har barnevernstjenesten utarbeidet et internkontrollsystem som
tilfredsstiller forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om
barneverntjenester? Herunder, blir dette systemet benyttet?».
I vurderingen av problemstilling nr. 1 konkluderer revisor at gjeldene lovverk følges i henhold
til arbeidsmiljø for ansatte i barneverntjenesten, med unntak av krav til HMS-opplæring for
arbeidsgiver. Revisor har også avdekket visse utfordringer og fremmer på bakgrunn av dette
de 5 anbefalingene gjengitt i rapporten.
I vurderingen av problemstilling nr. 2 konkluderer revisor at barnevernstjenesten har
utarbeidet rutiner, men at disse per dags dato ikke er samlet som et helhetlig dokument.
Revisor peker også på at det ikke er en samlet gjennomgang med ansatte om rutinene, og
at rutinene ikke inneholder oppdaterte lover og forskrifter. Derimot har barneverntjenesten
gode rutiner når det gjelder tilbakemeldinger fra foreldre og barn. Revisor har avdekket visse
forbedringsområder og fremmer på bakgrunn av dette de 4 anbefalingene gjengitt i
rapporten.
-10-
Revisjonen vurderer at rådmannen i hovedsak slutter seg til revisjonens anbefalinger og tar
de til etterretning. Sekretariatet ber allikevel kontrollutvalget merke seg rådmannens
bemerkninger i vedlegg 2.
Vurdering
Sekretariatet vurderer revisors metodiske fremgangsmåte og datainnsamling som et
hensiktsmessig grunnlag for å gi et dekkende svar på problemstillingen. Rapporten anses i
så måte å være i samsvar med kontrollutvalgets bestilling.
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten og rådmannens tilbakemeldinger til
etterretning. Revisjonen vil være til stede og tilgjengelige for å besvare spørsmål fra utvalget
når saken behandles.
-11-
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/18345
2
188804/2015
510/124
Anita Rovedal
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Askim
Møtedato
23.11.2015
Utvalgssaksnr.
15/27
Kontrollutvalgets innstilling til budsjett 2016 for kontroll og
tilsynKontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
1. Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2016 med en kostnadsramme
på kr. 2 401 441,-, vedtas
2. Budsjettet for kontroll- og tilsyn 2016 oversendes ordfører for videre politisk
behandling etter § 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner»
Rakkestad, 16.11.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
Vedlegg
Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i Askim kommune 2016
Saksopplysninger
I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, gjeldende fra
01.07.04, omhandler § 18 budsjettbehandlingen.
I nevnte paragraf sies det at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og
tilsynsarbeidet i kommunen. Videre sies det at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for
kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret.
Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat tolker forskriften slik at utgifter til kontrollutvalgets
egen virksomhet og utgifter til kjøp av revisjons- og sekretærtjenester skal innarbeides i
forslaget.
Budsjettets enkelte elementer:



Løpende utgifter til kontrollutvalgets ordinære drift. Disse tallene er innhentet fra
kommunen og innarbeidet i forslaget.
Utgifter til kjøp av revisjonstjenester.
Utgifter til kjøp av sekretærtjenester.
Budsjettallene for sekretariatet og revisjonen er vedtatt i de respektive representantskap.
Vurdering
Da utvalget er nyvalgt vurderer sekretariatet det som hensiktsmessig og nyttig at så mange
som mulig av utvalgets medlemmer kan dra på NKRF,s kontrollutvalgskonferanse i februar.
Konferansen pleier å ha en deltakermengde på 500-600, det er en fin arena for å knytte
-12-
nettverk til andre kontrollutvalg og ikke minst få mye nyttig stoff og innspill til arbeidet i
utvalget.
Vedlegg:
Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Askim
Ansvar
Art
Tekst
Budsjett
2015
080
080
080
099
115
150
100
160
375
375
Møtegodtgjørelse
Ledergodtgjøring
Tapt arbeidsfortjeneste
Arbeidsgiveravgift
Bevertning
Kurs/opplæring
Aviser med mer.
Kjøregodtgjørelse
kjøp av revisjonstjenester
fra IØKR IKS
1 746 500
Kjøp av sekretariat
tjenester fra IØKUS IKS
Sum
373 424
2 230 924
Regnskap 2014
35 000
43 000
11 000
2 000
13 000
7 000
-
35 874,00
42 542,00
11 057,00
1 221,00
11 800,00
7 000,00
1 362 300,00
Forslag til Evt. kommentar
budsjett
2016
36 000
45 000
11 500
2 000
35 000 alle til konferansen
8 000
1 883 167
156 230,00
1 628 024,00
-13-
380 774
2 401 441
innbygertall er justert opp
til 2015 tall.
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/18345
8
189219/2015
510/124
Anita Rovedal
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Askim
Møtedato
23.11.2015
Utvalgssaksnr.
15/28
Kontrollutvalgets møteplan 1 halvår 2016
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin
virksomhet 1. halvår 2016:
1.
2.
3.
møte: mandag 18. januar kl. 17:30
møte: mandag 2. mai kl. 17:30
møte: mandag 6. juni kl. 17:30
Rakkestad, 16.11.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
Vedlegg
Ingen
Saksopplysninger
I henhold til kommuneloven § 32 er det utvalget selv, kommunestyret eller utvalgets leder
som fastsetter når det skal avholdes utvalgsmøter.
Av praktiske grunner er det formålstjenlig at utvalget fastsetter møteplan for hvert halvår. Det
er møteplikt i kontrollutvalgets møter, og evt. gyldig forfall må meldes sekretariatet så fort
som mulig så vara kan innkalles.
Vurdering
Det er i innstillingen antydet 3 møter for 1. halvår 2016.
Når det er foreslått konkrete dager så har dette sammenheng med sekretariatets praktiske
muligheter til saksbehandling osv., samt forholdet til frister, ferieavvikling m.m.
Utover de foreslåtte 3 møtene, er det opp til utvalget/utvalgsleder å endre tidspunkter,
bestemme andre møter, eller å avlyse allerede berammede møter.
-14-
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/18345
3
188821/2015
510/124
Anita Rovedal
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Askim
Møtedato
23.11.2015
Utvalgssaksnr.
15/29
Informasjon fra revisjonen
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Informasjon fra revisjonen tas til orientering
Rakkestad, 16.11.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
Vedlegg
Ingen
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)
Ingen
Vurdering
Punkter under denne saken er først og fremst muntlige orienteringssaker og sekretariatet tar
utgangspunkt i det i sin saksbehandling
-15-
Saksnr.:
Dokumentnr.:
Løpenr.:
Klassering:
Saksbehandler:
2015/18345
1
188802/2015
510/124
Anita Rovedal
Møtebok
Behandlet av
Kontrollutvalget Askim
Møtedato
23.11.2015
Eventuelt
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:
Saken legges frem uten innstilling
Rakkestad, 16.11.2015
Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS
-16-
Utvalgssaksnr.
15/30