1. No category

Møteinnkalling
Kristiansand kontrollutvalg
Dato:
Møtested:
Arkivsak:
Arkivkode:
24.09.2015 kl. 15:00
Rådhuskvartalet, møterom Anna Jacobsen (kj. Etg.)
15/10170
033
Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf.
91 82 75 45.
Vara møter bare etter egen innkalling. Tommy Tolfsen (FRP) har meldt forfall og Tore Leif Nilsen (FRP)
møter.
Sakskart
Side
Møteinnkalling
1/15
15/13455-1
Godkjenning av møteinnkalling 24.09.15
3
Møteprotokoll
1/15
15/13454-1
Godkjenning av protokoll fra sist møte 11.06.15
4
Saker til behandling
35/15
15/13469-1
Rutiner og retningslinjer knyttet til lukking av politiske møter og
pålegg om taushetsplikt til folkevalgte
5
36/15
15/13481-1
Rapport fra tilsyn med Kristiansand legevakt - Fylkesmannen i
Vest-Agder
6
37/15
15/13784-1
Selskapskontroll Nye Kristiansand Bompengeselskap AS
8
38/15
15/13466-1
Torvparkering AS
9
39/15
15/13788-1
Rapport - Byggeprosjekt "Rådhuskvartalet"
12
40/15
15/12586-1
Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Kristiansand kommune
14
41/15
15/10620-1
Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
18
1
42/15
15/13492-1
Andre orienteringer i møte 24.09.15
20
43/15
15/13497-1
Referat- og drøftingssaker i møte 24.09.15
21
Sakene legges også ut på www.temark.no
Arendal, 18.09.2015
For
Leder Vidar Kleppe
Alexander Etsy Jensen
Sekretær for kontrollutvalget
2
Møteinnkalling
1/15 Godkjenning av møteinnkalling 24.09.15
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/13455-1
033
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
2 Kristiansand kontrollutvalg
Forslag fra sekretariatet:
Møteinnkalling 24.09.15 godkjennes.
Vedlegg:
Møteinnkalling 24.09.15
3
Møtedato
Saksnr
24.09.2015
1/15
Møteprotokoll
1/15 Godkjenning av protokoll fra sist møte 11.06.15
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/13454-1
033
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
Møtedato
24.09.2015
Forslag fra sekretariatet:
Protokollen fra møte 11.06.15 godkjennes.
Vedlegg 1:
Protokoll fra møte i kontrollutvalget 11.06.15
Vedlegg til sak
Protokoll
11.06.15.pdf
4
Saksnr
1/15
Saker til behandling
35/15 Rutiner og retningslinjer knyttet til lukking av politiske møter og pålegg
om taushetsplikt til folkevalgte
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/13469-1
033
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
Møtedato
24.09.2015
Saksnr
35/15
Forslag fra sekretariatet:
Saken legges frem uten innstilling.
Bakgrunn for saken:
Bakgrunnen for at kontrollutvalget ønsker å rette fokus på̊ temaet er en undersøkelse foretatt av
Aftenbladet (publisert: 17.12.2014) og senere fulgt opp av Fædrelandsvennen (publisert 12.08.15).
Med den bakgrunn inviterte sekretariatet organisasjonsdirektør Eva Berglund Åsland, til kontrollutvalgets
møte for å orientere om saken.
Saksopplysninger:
Undersøkelsen det vises til slår fast at Kristiansand kommunes regelverk for folkevalgte strider mot
gjeldende lovverk når det gjelder lukking av politiske møter og pålegg om taushetsplikt til folkevalgt.
I Kristiansand kommunes regelverk «Saksbehandlingsregler for folkevalgte» står følgende: «Blir det
vedtatt å behandle sak for lukkede dører, plikter organets medlemmer og kommunalt ansatte som måtte
være til stede, så langt ikke annet er vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene og de vedtak som
gjøres.»
Kommunal- og moderniseringsdepartementet sendte i januar ut et brev til kommunene, der det
gjøres oppmerksom på at kommunens regelverk strider med lovverket. Det er kun i tilfeller der
det dreier seg om taushetsbelagte enkeltopplysninger at politikerne kan ilegges taushetsplikt.
Departementet minner også om at loven skulle ha vært praktisert slik siden 2000.
Organisasjonsdirektøren er invitert til kontrollutvalgets møte for å orientere om kommunens
rutiner og retningslinjer knyttet til lukking av politiske møter og pålegg om taushetsplikt til
folkevalgte i den forbindelse.
Kontrollutvalget ønsker svar på hvor langt kommunen har kommet i arbeidet med å revidere
disse retningslinjene, slik at kommunens retningslinjer bringes i samsvar med departementets
lovforståelse. Videre er kontrollutvalget kjent med at administrasjonen jobber med et
endringsforslag og at det vil bli lagt frem på et av de første bystyremøtene. Kontrollutvalget
ønsker i den forbindelse en statusoppdatering.
Vurdering fra sekretariatet:
Saken legges frem uten forslag til vedtak.
5
36/15 Rapport fra tilsyn med Kristiansand legevakt - Fylkesmannen i VestAgder
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/13481-1
210
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
Møtedato
24.09.2015
Saksnr
36/15
Forslag fra sekretariatet:
Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Vest-Agder, samt rådmannens
redegjørelse til orientering.
Bakgrunn for saken:
Kontrollutvalget har tidligere bedt om å få forelagt enhver tilsynsrapport som kan være av
interesse for utvalgets arbeid.
I kontrollutvalgets møte 11.06.15 under sak 34/15-2 (Eventuelt), orienterte sekretariatet utvalget
om at Fylkesmannen i Vest-Agder har gjennomført et tilsyn med Kristiansand legevakt og at det
er avlagt rapport datert 06.05.15. Sekretæren gjorde videre oppmerksom på at rapporten ikke var
videresendt sekretariatet for behandling i kontrollutvalget, som avtalt med Fylkesmannen.
Sekretariatet foreslo derfor å sette opp en orienteringssak i neste møte, der helse- og
sosialdirektør Wenche P Dehli inviteres for å redegjøre for saken.
Saksopplysninger:
Fylkesmannen i Vest-Agder har gjennomført et tilsyn med Kristiansand legevakt i tidsrommet 17.12.1429.05.15 og har utarbeidet en rapport datert 06.05.15. Rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen det
reviderte området, samt vurdering av det arbeidet som er gjort. Tilsynets vurderingstema var om
Kristiansand kommune sikrer at de som bor eller oppholder seg i kommunen, og innbyggere fra
kommuner som Legevakten har avtale med, får forsvarlige legevakttjenester. Tilsynet hadde særlig
fokus på disse områdene:
• Kompetanse og ressurser
• Kommunikasjon og samhandling
• Tilgjengelighet, responstider og prioritering
• Journalføring og dokumentasjon
• Taushetsplikt
• Avvikssystem og internkontroll
Det fremkommer av rapporten at det var grunnlag for å gi to avvik:
Avvik 1
Kristiansand kommune sikrer ikke at pasienter som har krav på legevakttjenester fra Kristiansand
legevakt får forsvarlig helsehjelp
6
Avvik 2
Kristiansand legevakt har ikke lagt til rette for å hindre at uvedkommende får tilgang til
pasientopplysninger
For øvrig vises det til rapporten som ligger vedlagt saken.
Helse- og sosialdirektør Wenche P Dehli er invitert til kontrollutvalgets møte 24.09.15 for å
redegjøre for hva kommunen vil gjøre for å følge opp Fylkesmannens avvik og hvor langt
kommunen har kommet i arbeidet med å sikrer at de som bor eller oppholder seg i kommunen,
og innbyggere fra kommuner som Legevakten har avtale med, får forsvarlige legevakttjenester.
Vurdering fra sekretariatet:
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Vest-Agder,
samt rådmannens redegjørelse v/ Helse- og sosialdirektør til orientering.
Vedlegg 2:
Rapport fra tilsyn med Kristiansand legevakt - Fylkesmannen i Vest-Agder datert 06.05.15
7
37/15 Selskapskontroll Nye Kristiansand Bompengeselskap AS
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/13784-1
216
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
Møtedato
24.09.2015
Saksnr
37/15
Forslag fra sekretariatet:
Innstilling til bystyret:
Bystyret tar selskapskontrollrapporten – Nye Kristiansand Bompengeselskap AS til orientering.
Rådmannen bes om å følge opp rapportens anbefalinger og rapportere tilbake til kontrollutvalget
innen 31.03.16.
Rapporten oversendes Nye Kristiansand Bompengeselskap AS med anbefaling å følge opp rapportens
merknader og anbefalinger til selskapet.
Bakgrunn for saken:
Kontrollutvalget har vedtatt gjennomføring av selskapskontroll i Nye Kristiansand
Bompengeselskap AS ihht. plan for selskapskontroll for Kristiansand kommune for valgperioden
2011-2015.
Saksopplysninger:
Formålet med selskapskontrollen fremkommer av § 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner.
I følge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen
av eierinteresser i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den
som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets
vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontroll kan også omfatte
forvaltningsrevisjon.
På oppdrag fra kontrollutvalget har Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS gjennomført
selskapskontroll av Nye Kristiansand Bompengeselskap AS. I tillegg til den obligatoriske
eierskapskontrollen omfatter kontrollen også en utvidet kontroll av tjenestekjøp i forhold til
anskaffelsesregelverket og investering i et felles driftsselskap for bompengeselskapene på Agder.
Revisjonen legger frem rapporten i møtet. Rapporten er på tidspunkt for utsendelse av
sakspapirene ikke ferdig, derfor blir rapporten ettersendt utvalgets medlemmer direkte fra
revisjonen.
Vedlegg 3:
Selskapskontroll – Nye Kristiansand Bompengeselskap AS (ettersendes direkte fra revisjonen)
8
38/15 Torvparkering AS
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/13466-1
210
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
Møtedato
24.09.2015
Saksnr
38/15
Forslag fra sekretariatet:
Kontrollutvalget avventer videre behandling av saken frem til avgjørelse foreligger fra ESA.
Bakgrunn for saken:
Saken har bakgrunn i en henvendelser til kontrollutvalget som følge av behandlingen i
kommunalutvalgets møte 11.06.15, der de vedtok å inngå en festeavtale med Torvparkering AS
om bygging av parkeringsanlegg under torvet.
Saksopplysninger:
Saken i korte trekk – Parkeringsanlegg under Torvet
Saken er omfattende og kompleks og har sin opprinnelse fra 80-tallet, da en prosjektgruppe i
1986 fra Kristiansand kommune fremmet forslag om å etablere parkeringshus under Øvre Torv.
Bystyret vedtok den endelige reguleringsplanen for parkeringsanlegg under Torvet høsten 2013
(34 mot 18 stemmer).
I juni vedtok kommunalutvalget å gå inn for en festeavtale med Torvparkering AS om bygging
av parkeringshus med kapasitet til 400-450 biler. Avtalen går i korte trekk ut på at Torvparkering
AS innvilges en 50 års festeavtale (med opsjon på ytterligere 10 år). Etter 50 år kan
parkeringshuset tilfalle kommunen. Etter 60 år vil anlegget havne i kommunens eie - uten
vederlag. Anlegget, som skal bygges av Veidekke AS, vil koste om lag 210 millioner kroner.
Byggestart er ventet september 2015 og utbygger håper det er ferdig innen jul 2016.
Motstanden mot Parkeringsanlegg under Torvet
Motstanden mot etablering av parkeringshus kan sies å være todelt, på den ene siden er
motstanden politisk motivert, og på den andre siden er motstanden begrunnet med at det er
begått formelle feil iht. Kommuneloven (Koml.) § 59. Når det gjelder den delen som er politisk
motivert er det viktig å presisere at kontrollutvalget ikke er et organ for politisk omkamp og av
den grunn ikke skal gå inn i den delen av saken. Når det gjelder den andre delen av saken,
hvorvidt det er begått formelle feil i denne enkeltsaken, er det opp til fylkesmannen å vurdere
lovligheten av vedtaket fattet av kommunalutvalget 11.06.15 jf. Koml. § 59. Ved
lovlighetskontroll skal det tas stilling til om avgjørelsen er innholdsmessig lovlig, er truffet av
noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse, og er blitt til på lovlig måte.
9
Påstander om at det er begått formelle feil
Leder i Vest-Agder SV, Alf Holmelid har henvendt seg formelt til kontrollutvalget via
revisjonen 12.07.15. Holmelid reiser følgende spørsmål:
-
I forbindelse med utlysningen på DOFFIN, ble det satt en rimelig frist (26 dager)?
Tilfredsstiller Torvparkering AS kriteriene i utlysningen?
Er tjenesteavtalen i samsvar med vedtatt reguleringsplan?
I tillegg er vi gjort kjent med at motstanderne har stilt spørsmål ved flere sider av
saksbehandlingen gjennom media, samt henvendelser pr. e-post og telefon. Følgende
problemstillinger/spørsmål er blitt reist:
-
Iht. Plan og bygningsloven, er Torvparkering AS pålagt å utarbeide en konsekvens/sårbarhets
analyse?
Har det skjedd en "forfordeling" av en anbyder?
Var det riktig å utlyse dette som en Tjenestekonsesjon - Eller var det i realiteten en Bygg og
anleggskonsesjon?
Er dette en tomtefeste avtale, eller i realiteten en eiendomsoverdragelse?
Er her en konkurransevridning overfor andre private aktører på markedet? Subsidiering via lav
leie, tilskudd til heiser?
Hva er opplyst i konkurransegrunnlaget? Er prisen på leien og subsidiering av heis og trapp tatt
med?
Rolleblanding/habilitet?
Eftas overvåkningsorgan ESA
Motstanderne mener det er begått feil da saken ble lyst ut på anbud. De mener det dreier seg om
en direkte offentlig anskaffelse, noe som er i strid med EUs regler om fri konkurranse.
Norge er forpliktet til å følge disse reglene gjennom EØS-avtalen. ESA overvåker at Norge ikke
bryter reglene.
Ellen Rudnes sendte en klage til ESA 13.08.15. ESA har nå saken til behandling og Kristiansand
kommune arbeider med å utarbeide et svar til ESA. Det er formelt Næringsdepartementet som
skal sende inn dette og har fått frist til 25.09.15.
Midlertidig forføyning
Motstanderne har også sendt inn en Begjæring om midlertidig forføyning. Den ble sendt
tingretten 09.09.15 fra foreningen «Torvets venner» ved Per Holter-Andersen.
Formålet med den midlertidige forføyningen var å stanse arbeidene med planleggingen og
gjennomføringen av parkeringsprosjektet på torvet inntil de formelle forholdene omkring
kommunens saksbehandling og beslutninger enten er akseptert av saksøker eller vurdert av retten
i en ordinær rettssak.
15.09.15 traff Kristiansand tingrett slutning om at saken avvises. «Retten finner at Torvets
venner ikke har den nødvendige tilknytning søksmålsgjenstanden, og viser til foreningens lave
medlemstall, og at foreningen har hatt en svært kort levetid og således ikke har hatt nevneverdig
høy virksomhet rettet mot å ivareta sitt formål …»
Fra Kristiansand kommune er rådmann Tor Sommerseth invitert til kontrollutvalgets møte for å
redegjøre for kommunens svar til ESA. I tillegg er Leder for Vest-Agder SV Alf Holmelid
invitert til kontrollutvalget for å redegjøre for sin henvendelse til utvalget.
10
Vurdering fra sekretariatet:
Det er kun bystyret som kan pålegge kontrollutvalget oppgaver. Når det gjelder henvendelser fra
andre parter, må kontrollutvalget selv vurdere om utvalget vil behandle forespørselen eller ikke.
Om kontrollutvalget skal behandle en sak, vil være avhengig av om saken ligger innenfor
kontrollutvalgets mandat.
Påstandene som omhandler anskaffelsesregelverket mener sekretariatet blir ivaretatt av EFTAs
overvåkningsorgans (ESA) undersøkelse av saken. Med tanke på at det er en pågående
klageprosess hos ESA mener sekretariatet videre at det er hensiktsmessig at kontrollutvalget
avventer ESA sin avgjørelse i saken, før kontrollutvalget vurderer om det bør iverksette nærmere
undersøkelser.
Vedlegg 4:
Henvendelse fra Alf Holmelid datert 12.07.15
11
39/15 Rapport - Byggeprosjekt "Rådhuskvartalet"
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/13788-1
210
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
Møtedato
24.09.2015
Saksnr
39/15
Forslag fra sekretariatet:
Kontrollutvalget tar rapport – Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» til etterretning.
Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak:
Bystyret tar rapport – Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» til etterretning.
Bystyret ber rådmann følge opp revisjonens anbefalinger og rapportere tilbake til
kontrollutvalget innen 31.03.16 hvordan anbefalingene blir fulgt opp.
Bakgrunn for saken:
Kontrollutvalget i Kristiansand kommune har anmodet Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS om å
foreta en gjennomgang av kommunens byggeprosjekt «Rådhuskvartalet».
Utvalget vedtok på denne bakgrunn en prosjektplan for prosjektet, sak 29/2014.
Saksopplysninger:
I henhold til prosjektplanen har revisjonen forsøkt å besvare ulike problemstillinger. For det
første har revisjonen forsøkt å gi en beskrivelse av prosjektets utvikling fra oppstartstidspunkt til
ferdigstillelse. Videre har revisjonen redegjort for prosjektets organisering, bakgrunnen for valg
av prosjektform, samt hvilke avtalerettslige reguleringer som utgjør kontrakts grunnlaget.
Jamfør vedtatt prosjektplanen har ikke revisjonens rapport vurdert hvorvidt tekniske, bygg
faglige og planmessige løsninger og funksjoner som det ble lagt opp til i forprosjektet er gode og
hensiktsmessige, eller om de kostnadsrammene som forprosjektet skisserte har vært sannsynlige
og realistiske.
Rådmannens uttalelse datert 16.09.15 fremkommer av rapportens kapittel 8.
Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS vil legge frem rapporten for kontrollutvalget i møte og svare
på eventuelle spørsmål.
Vurdering fra sekretariatet:
Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS har levert en grundig rapport som tar for seg prosjektets
utvikling fra oppstartstidspunkt til ferdigstillelse, i tillegg til å peke på konkrete punkter til
forbedring.
12
Videre er det etter sekretariatets vurdering viktig at rådmann følger opp anbefalingene som
fremkommer av rapporten.
Vedlegg 5:
Rapport – Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» (sendes direkte fra revisjonen)
13
40/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Kristiansand kommune
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/12586-1
151
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
Møtedato
24.09.2015
Saksnr
40/15
Forslag fra sekretariatet:
Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret:
Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2015 for kontroll og tilsynsvirksomheten i
Kristiansand kommune med en ramme på kr. 8 066 000,Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet.
Bakgrunn for saken:
Kontrollutvalget fremmer med dette en sak for bystyret (via formannskapet) om budsjett for
kontrollutvalget sin virksomhet, samt kjøp av revisjons- og sekretariats tjenester for 2016 i
Kristiansand kommune.
Forskrift om kontrollutvalg § 18 sier følgende om budsjettbehandlingen:
” Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen.
Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets
innstilling til bystyret”.
Saksopplysninger:
Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i
Kristiansand kommune for 2016.
Kontrollutvalget sitt budsjett omfatter utgifter til selve driften av utvalget, samt utgifter knyttet
til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester. Budsjettfremlegget er basert på erfaringstall
(regnskapstall 2014) og delvis på anslag.
Det er viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet, slik at det
ikke blir store svingninger om aktiviteten/kostnadene varierer fra et år til et annet. Sekretariatet
har i vårt forslag omfordelt noe mellom de ulike budsjettpostene sammenlignet med
budsjettfremlegget for 2015.
Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene:
Kurs og opplæring
Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde
seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom
14
Kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale, fylkesvise og regionale samlinger er viktig i den
sammenheng.
Det er lokalvalg i år, og nytt kontrollutvalg skal velges i løpet av oktober 2015. Det er viktig at det nye
kontrollutvalget kommer raskt i gang med arbeidet og at skolering, opplæring og nettverksbygging blir
prioritert i 2015/2016.
Sekretariatet foreslår å legge til rette økonomisk slik at alle medlemmene i kontrollutvalget får anledning
til å delta på de viktigste opplæringstilbudene i 2016.
Sekretariatet arrangerer to årlige konferanser i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlige
konferanse i februar blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er
forholdsvis kostbar å delta på, men er likevel en svært viktig faglig arena og som
nettverksskaper. I tillegg arrangerer Forum for kontroll og tilsyn en tilsvarende fagkonferanser.
Møtegodtgjørelse
Regnskapstallene viser at denne posten har vært budsjettert noe for høyt, derfor har sekretariatet
foreslått å justert posten for møtegodtgjørelse i tråd med regnskapstallene og anslag for 2016.
En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og
hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på
Sekretariatstjenester
Kristiansand kommune er medeier i Agder- og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS
(Temark). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/kommunestørrelse. Representantskapet
har vedtatt en ny fordelingsnøkkel for kostnadene til selskapet med virkning fra 2016, dette for å
fordele kostnadene mest mulig rettferdig. Dette vil medføre endringer utover forventet prisvekst
for den enkelte kommune. Budsjettet for Temark vedtas først av representantskapet i november,
sekretariatet tar derfor forbehold om at det kan bli endringer i anslaget vi har tatt høyde for i
budsjettoppsettet.
Revisjonstjenester
Kristiansand kommune er medeier i Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Kostnader i selskapet
blir fordelt etter en egen fordelingsnøkkel, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av
selskapets representantskap.
For detaljert delbudsjett fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS, samt forklaringer se vedlegg:
Del-budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Songdalen kommune for 2016.
Budsjettet kan spesifiseres som følger:
15
Alle tall er ekskl. mva.
Budsjett
2014
165 000
100 000
5 000
35 000
42 000
347 000
Regnskap
2014
151 247
85 318
35 390
14 430
286 385
Budsjett
2015
170 000
110 000
5 000
36 500
44 000
365 500
Budsjett
2016
165 000
100 000
15 000
37 000
46 000
363 000
Annonser, kunngjøringer mm
Bevertning, møtemat
Opplæring, kurs, fagmøter
Transportutgifter
Andre utgifter
Kjøp av ekstra tjenester
Delsum annet for KU
SUM DRIFT KONTROLLUTVALGET
Honorar sekretariat (Temark fra 01.07.14)
Honorar Kr.sand revisjonsdistr. vedr. møter
Selskapskontroll Kr.sand revisjonsdistr.
SUM KJØP EKSTERNE TJENESTER
7 000
35 000
25 000
6 000
10 000
110 000
193 000
540 000
410 900
240 000
785 000
1 435 900
7 486
40 135
10 070
14 255
7 110
79 056
365 441
418 386
189 750
785 000
1 393 136
35 000
25 000
6 000
17 000
140 000
223 000
588 500
452 100
250 000
815 000
1 517 100
8 000
40 000
50 000
15 000
10 000
110 000
233 000
596 000
430 000
255 000
825 000
1 510 000
TOTALT BUDSJETT Kontrollfunksjon
1 975 900
1 758 577
2 105 600
2 106 000
5 590 000
5 523 900
5 800 000
5 960 000
7 565 900
7 282 477
7 905 600
8 066 000
Tekst
Fast godtgjørelse folkevalgte
Møtegodtgjørelse
Tapt arbeidsfortjeneste
Arbeidsgiveravgift
Pensjonsinnskudd KKP
Delsum lønn og sosiale utgifter KU
Revisjonen: Regnskaps- og
forvaltningsrevisjon
Kommunens utgifter tilsyn og kontroll
Vurdering fra sekretariatet:
Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr. 8 066 000,- for kontrollutvalget for 2016, dette
inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern
budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for
kontrollutvalgets virksomhet i kommende år.
Skulle det oppstå uforutsette situasjoner/hendelser hvor det blir behov for ekstraordinære
granskninger/rapporter fra revisjonen eller det skulle være behov for å innhente ekstern
kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå.
Dette er i så tilfelle en sak for bystyret.
Vedlegg 6:
Del-budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Kristiansand kommune for 2016
16
Vedlegg til sak
Revisjonens
budsjett 2016 - Kristiansand.pdf
17
41/15 Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/10620-1
217
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
Møtedato
24.09.2015
Saksnr
41/15
Forslag fra sekretariatet:
Saken legges frem uten innstilling.
Bakgrunn for saken:
Sittende kontrollutvalg gis anledning til å komme med innspill til neste planperiode ut i fra deres
kjennskap og kunnskap til kommunen.
Saksopplysninger:
Saken ble fremmet for kontrollutvalget i møte 05.05.15 sak 20/15, men ble da vedtatt utsatt til
neste møte.
Bestemmelsene om planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er hjemlet både i
Kommuneloven, Forskrift om kontrollutvalg og Forskrift om revisjon. Forskrift om kontrollutvalg §§
10 og 13 gir nærmere bestemmelser om planarbeidet.
For å sikre at bystyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en
plan for forvaltningsrevisjon og en plan for selskapskontroll. Planene for forvaltningsrevisjon og
selskapskontroll er i utgangspunktet uavhengige av hverandre, men det kan være en fordel å
samordne planarbeidet. Det nye kontrollutvalget og bystyret vil behandle plan for
forvaltningsrevisjon for neste valgperiode i løpet av våren 2016.
For å utarbeide gode planer som får frem hvilke områder i kommunen som bør kontrolleres, må
det gjennomføres en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen
skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest
vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. En slik analyse er planlagt gjennomført
vinteren/våren 2015/2016 og det er tradisjonelt revisjonen som gjennomfører den overordnede
analysen i samarbeid med kontrollutvalget og sekretariatet. Det er viktig at kontrollutvalget er
aktivt involvert i prosessen, spesielt når det gjelder vurdering og prioritering av prosjekt som skal
gjennomføres i planperioden.
Det kommer også frem av «Kontrollutvalgsboken» at kontrollutvalget selv er en viktig
informasjonskilde i analysearbeidet. Det er derfor en fordel at kontrollutvalget selv er aktivt
involvert i analysearbeidet. Kontrollutvalgsmedlemmene sitter på viktig kunnskap om
kommunen med bakgrunn i sitt politiske engasjement og arbeidet i utvalget. Også revisjonen og
sekretariatet vil ha erfaringer fra gjennomførte revisjoner, kontroller og behandlede saker som
kan være viktige informasjonskilder.
18
Det er en fordel om det blir lagt til rette for en god prosess som sikrer at alle
kontrollutvalgsmedlemmene deltar og får uttrykt sin mening. Det sittende kontrollutvalget har
god kjennskap til kommunens virksomhetsområder og eierinteresser, derfor er det viktig at det
sittende kontrollutvalget involveres i arbeidet med den overordnede analysen. Et erfarent
kontrollutvalg på tampen av sin periode kan bidra med viktig informasjon, og oversikt over,
kommunens virksomhet og kontrollutvalgets arbeid i perioden som har vært.
Det er derfor viktig at denne prosessen blir vektlagt i kontrollutvalget, og det er bakgrunnen for
at kontrollutvalget får forelagt denne saken på tampen av deres periode. Det legges med dette
opp til at det sittende kontrollutvalget får en anledning til gi innspill i forkant av prosessen med
analysearbeidet. Denne prosessen er ofte basert på innsamlet informasjon som, sammen med
kontrollutvalgets egne erfaringer, danner grunnlag for å vurdere kommunens ulike
tjenesteområder og eierstyring.
Revisjonen vil legge frem et notat for kontrollutvalget som redegjør for hvilke
forvaltningsrevisjonsprosjekter som er prioritert i planperioden 2012-2015, i tillegg til å
redegjøre for eventuelle restanser.
Vurdering fra sekretariatet:
Saken legges frem til drøfting i kontrollutvalget uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets
medlemmer gis anledning til å komme med innspill til planarbeidet i møte.
Vedlegg 7:
Kristiansand - utført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i valgperioden 2011-2015
19
42/15 Andre orienteringer i møte 24.09.15
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/13492-1
033
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
Møtedato
24.09.2015
Forslag fra sekretariatet:
Saken tas til orientering.
Saksopplysninger:
1. Orienteringer fra revisjonen
a. Løpende revisjon
b. Pågående prosjekter
c. Returkraft AS
d. Uttalelser byggeregnskap Kristiansand kommune
e. Sivilombudsmannen – Gebyrforskrift for 2015
f. Narviga 15 – Rekkefølgekrav/støyskjerm
g. Gislemyrveien 2-4 brl. – Klage på byggesak
2. Orienteringer fra sekretariatet
a. Nytt saks og arkivsystem
b. Opplæring av nytt kontrollutvalg
3. Orienteringer fra leder
Vurdering fra sekretariatet:
Vedlegg 8:
Uttalelse – Skytebane Farvannet
Uttalelse – Forurensning Bredalsholmen
Uttalelse – Forprosjekt svømmehall
Uttalelse – Aktivitetssenter Aquarama
20
Saksnr
42/15
43/15 Referat- og drøftingssaker i møte 24.09.15
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler
15/13497-1
033
Alexander Etsy Jensen
Saksgang
1 Kristiansand kontrollutvalg
Møtedato
24.09.2015
Saksnr
43/15
Forslag fra sekretariatet:
Saken tas til orientering.
Saksopplysninger:
1. Innkommen post
a. Miljøledelse/forvaltningsrevisjon – henvendelse fra Miljøfyrtårn
2. Neste møte 29.10.15 kl. 15:00?
3. Eventuelt
Vedlegg 9:
Henvendelse fra Miljøfyrtårn datert 18.06.15
21