1. No category

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Kontrollutvalget i Sola kommune
Møteinnkalling
Møtested:
Dato:
Tidspunkt:
Møtenr:
Sola Rådhus, Møterom: Ormen Lange, 3 etasje
25.11.2015
Kl. 17.00
6 / 2015
Til behandling:
Sak nr
36/15
37/15
38/15
39/15
40/15
41/15
42/15
Sakstittel
Orientering om kontrollutvalget oppgaver og ansvarsområder
Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - framdriftsplan
Elektroniske sakspapirer
Forslag til møteplan 2016
Kontrollutvalgets årsplan 2016
Statusoversikt november 2015
Orientering om overordnet revisjonsstrategi 2015
Referatsaker/meldinger
Periode:
Nr.
5/15
6/15
7/15
8/15
Arkivsak
13/00273-5
13/00223-28
13/00223-29
14/00054-8
Referatsakstittel
Melding om politisk vedtak - Forvaltningsrevisjon eierskapsforvaltning.pdf
Invitasjon Høstkonferanse 2015.pdf
NKRFs_Kontrollutvalgskonferanse_2016.pdf
Melding om politisk vedtak - Lyse energi as - Selskapskontroll.pdf
Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 33 65 90 evt.mobil til sekretær eller på epost til postmottak.rks@sandnes.kommune.no.
Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi
melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles.
Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer.
Sola, 18.11.2015
Jess Milter
Leder av kontrollutvalget
Per Kåre Vatland
Sekretariatet
Medlemsoversikt
1
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
36/15 Orientering
ansvarsområder
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
om kontrollutvalget oppgaver og
13/00223-24
033
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
25.11.2015
Saknr
36/15
Bakgrunn:
For noen av medlemmene i kontrollutvalget vil rollen som kontrollutvalgsmedlem være ny og
ukjent. Sekretariatet vil derfor på dette møtet ha en gjennomgang av kontrollutvalgets viktigste
oppgaver og arbeidsområde. I tillegg vil sekretariatet og revisor (senere i møtet) gi en kort
presentasjon av hvem de er og jobber med.
Saksutredning:
Temaet kontrollutvalgets oppgaver og ansvarsområder er omfattende. For at det ikke skal bli
mye informasjon på en gang, foreslår derfor sekretariatet at opplæringen fordeles på flere møter.
Vi har laget en plan der opplæringen knyttes til hovedsakene som skal behandles i møtet, så
langt dette er mulig. I senere møter vil det bli tatt opp temaer som: forvaltningsrevisjon,
regnskapsrevisjon, selskapskontroll og habilitet. Etter ca et år vil vi ta opp igjen en noen temaer
å gå litt dypere inn i disse.
For å få mest mulig utbytte av opplæringen, anbefaler vi kontrollutvalget å være aktive og stille
spørsmål underveis. For de som ønsker mer bakgrunnsstoff, viser vi til Departementets veileder
for kontrollutvalgene: Kontrollutvalgsboken.
Sekretariatet foreslår at disse møtene settes av tid til orienteringer:
 Februar 2015:
Orientering om forvaltningsrevisjon v/revisor
 Mars 2016:
Orientering om kommuneregnskapet – hvor finnes den viktigeste
informasjonen v/revisor
 April 2015:
Orientering om selskapskontroll v/revisor
 Juni 2015:
De viktigste habilitetsreglene v/sekretariatet
 November 2015: Ny og utvidet gjennomgang av kontrollutvalgets ansvar og oppgaver
v/sekretariatet
I tillegg til den informasjonen som gis i kontrollutvalgets møter, arrangeres det også årlige
konferanser for medlemmer i kontrollutvalgene i hele Rogaland. I år vil denne konferansen bli
avholdt på Sandnes den 10. desember.
I tillegg arrangeres det årlig 2 store nasjonale konferanser for kontrollutvalgsmedlemmene. Den
først er 3. – 4. februar, da arrangerer Norges KommuneRevisorForbund (NKRF) sin
kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen. Dette er en stor konferanse med over 5 - 700
deltakere fra hele landet, der både revisorer, kontrollutvalgsmedlemmer og sekretariater kan
delta. Den andre kommer i begynnelsen av juni. Da er Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) som
har sin årlig en landskonferanse. Denne konferansen er for kontrollutvalgsmedlemmer og
sekretariater, og er mindre og litt rimeligere enn NKRF’s konferanse. Sola kontrollutvalg er
2
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
også medlem av denne organisasjonen, og har stemmerett på FKT’s årsmøte, som avholdes i
løpet av konferansen.
Det forrige kontrollutvalget hadde en evalueringsrunde på slutten av perioden. Notat fra denne
evalueringen er lagt ved denne saken til orientering.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget tar gjennomgangen fra sekretariatet til orientering.
Kontrollutvalget vedtar foreslått plan til videre opplæring, og ber
sekretariatet om å gjøre nødvendige avtaler med revisor.
SANDNES, 29.10.2015
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Vedlegg:
Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i perioden
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
3
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
37/15 Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - framdriftsplan
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00357-6
144
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
25.11.2015
Saknr
37/15
Bakgrunn:
Forskriften1 pålegger kontrollutvalget at det minst én gang i valgperioden og senest innen
utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av «kommunestyret selv», som kan delegere til
kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.
Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller selskapenes virksomhet ut
fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon/selskapskontroll med forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Den
overordnede analysen ble bestilt av tidligere kontrollutvalg, og vil foreligge på nyåret. Analysen
er bestilt fra revisor.
Saksutredning:
Plan for selskapskontroll er det planen som krever minst arbeid, da antall selskap som
kommunen er deltaker i styrer hva som skal prioriteres her, med utgangspunkt i den overordne
analysen. Selskapskontroller gjennomføres som regel i samarbeid med de andre eierne, og da
er det oftest de størst eierkommunene som tar initiativ i bestillingsprosessen.
Plan for forvaltningsrevisjon er den mest omfattende planen, og som vil kreve mest arbeid fra
kontrollutvalgets side. I planprosessen er det viktig for kontrollutvalget å få innspill til aktuelle
prosjekter som til slutt skal prioriteres i planen, både fra kommuneadministrasjonen og sentrale
politikere. Derfor bør det utarbeides en plan for når kontrollutvalget ønsker å invitere disse til
møte med utvalget, der de blir bedt om å komme med innspill til prosjekter som etter deres syn
kan være aktuelle.
Kontrollutvalget vil se disse innspillene opp mot den overordnede analysen. På bakgrunn av
analysen og mottatte innspill skal kontrollutvalget til slutt prioritere hvilke prosjekter de ønsker
å gjennomføre i perioden. De foreslått prosjektene skal vurderes ut fra en vurdering av risikoog vesentlighet.
Det forslås at kontrollutvalget diskuterer en framdriftsplan for hvordan denne prosessen skal
skje. Dette innebærer:




11
Ta stilling til hvordan en skal gjennomføre dialogen med politikerne
Ta stilling til gjennomføringen av dialog med kommunes administrasjon
Tidspunkt for kontrollutvalgets endelige prioriteringer
Vedta planen (frist innen utgangen av 2016)
Forskrift om kontrollutvalg § 10
4
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat

Oversendelse av planen til kommunestyret
Det har vært vanlig å invitere politiske gruppeledere, ordfører og varaordfører, samt ledere av
hovedutvalgene til et møte i kontrollutvalget. Av praktiske grunner vil det være enklest å få
arrangert dette møte i forkant av et kommunestyremøte.
Når det gjelder dialogen med administrasjonen kan denne gjennomføres i et ordinært møte. Det
foreslås også denne gangen.
Til slutt vil det også komme innspill til prosjekter fra revisor og evt. fra sekretariatet.
Hvordan dette til slutt organiseres er opp til kontrollutvalget. Kontrollutvalget bør sette opp en
plan for hvordan en ønsker å behandle denne saken. Det er selvsagt opp til kontrollutvalget å
endre på den foreslåtte framdriftsplanen, Det kan også oppstå uforutsette endringer underveis
som gjør at det må foretas endringer.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget planlegger å behandle utarbeiding av ny Plan for forvaltningsrevisjon på følgende måte:

Februar 2016: Gjennomgang av materialet man ønsker å videreformidle til
politiske gruppeledere/hovedutvalgsledere for å gi bakgrunnsinformasjon for
utvelgelse av prosjekter.

Mars/april 2016: Invitasjon til politiske gruppeledere/hovedutvalgsledere til
møte i forkant av et kommunestyremøte.

Møte i juni 2016: Administrasjonen, evt. revisor og sekretariat inviteres til å
legge fram forslag til prosjekter for kontrollutvalget. Kontrollutvalget vil starte
prioriteringsprosessen

Møte i september 2016: Kontrollutvalget foretar sine prioriteringer av
prosjekter.

Møtet i oktober 2016: Kontrollutvalget kan ev. vedta planene

Møte i november 2016: Siste fris for å vedta planene for forvaltningsrevisjon
og selskapskontroll, som oversendes til kommunestyret for endelig vedtak.
SANDNES, 29.10.2015
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Vedlegg:
Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2012 - 2016 Sola
Vedtatt plan selskapskontroll 2012 - 2016 Sola
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
5
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
38/15 Elektroniske sakspapirer
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
14/00012-22
033
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
25.11.2015
Saknr
38/15
Bakgrunn
Kontrollutvalget har får iPad som dere må hente hos Sola kommune. Den er satt opp med den
programvaren dere trenger for å lese sakspapirene fra sekretariatet.
Sekretariatet er ikke tilknyttet den enkelte kommune sitt sak/arkivsystem, og mottak av
dokumenter i kontrollutvalget må derfor behandles litt annerledes enn fra øvrige digitale
innkallinger kontrollutvalget mottar fra kommune.
Saksutredning
Sekretariatet vil derfor ha en liten gjennomgang av hvordan dere mottar og lagrer dokumenter
som dere får fra sekretariatet. I tillegg vil vi vise hvordan dere kan nytte verktøyene til å
«highlighte»/markere tekst, legge inn merknader osv.
Det er viktig at dere henter ut iPad før Slik at vi han hjelpe dere i gang med bruke av denne.
Sekretariatet sender bare ut sakspapirene i elektronisk form.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget tar gjennomgangen til orientering.
SANDNES, 17.11.2015
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
6
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
39/15 Forslag til møteplan 2016
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
14/00012-20
033
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
25.11.2015
Saknr
39/15
Bakgrunn
Med utgangspunkt i møteplan for 2015 har sekretariatet laget et forslag til møteplan for 2016.
Normalt har kontrollutvalget 6- 7 møter i året.
Saksutredning
I forslaget til møteplan for 2016 legger vi opp til 7 møter, 4 om våren og 3 om høsten. Det er også
mulig å ha ekstra møter hvis det er behov for dette.
I møtet i april skal kontrollutvalget behandle årsregnskapet for kommunen. Kontrollutvalget må
behandle dette før formannskapet og kommunestyret, derfor må dette møtet samordnes med
kommunen sin møteplan. Vi har satt opp 27. april, men dette kan bli endret når kommunen sin
møteplan er vedtatt. Vi vil da gi beskjed om dette så snart vi er kjent med møtedatoene.
Møtedag har vært onsdag, og møtetidspunkt kl. 17.00. Møtedatoer og dager skal tilpasses 16 andre
utvalg, slik at det kan være vanskelig å endre på denne. Dersom utvalget likevel foretrekker en
annen dag, vil vi strekke oss så langt vi kan for å få dette til.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Sola vedtar følgende møteplan for 2016:
Dag
Onsdag
Onsdag
Onsdag
Onsdag
Onsdag
Onsdag
Onsdag
Dato
Tidspunkt Kommentar
10.02.2016
17:00
09.03.2016
17:00
27.04.2016
17:00
Fsk: 03.05. og Kst:12.05.
15.06.2016
17:00
31.08.2016
17:00
26.10.2016
17:00
23.11.2016
17:00
SANDNES, 07.08.2015
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Leni Tande
Konsulent
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
7
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
40/15 Kontrollutvalgets årsplan 2016
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00358-9
146
Leni Tande
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
25.11.2015
Saknr
40/15
Bakgrunn
Kontrollutvalgets årsplan er en overordnet plan som dekker alle aktivitetene til kontroll-utvalget
i året som kommer. Planen er ikke lovpålagt, men er et styringsverktøy for kontrollutvalget,
ved at den gir en oversikt over forventet aktivitet det neste året. Årsplanen inngår i
kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret.
Saksutredning
Planene gir en kort oversikt over hvordan kommunens system for kontroll og tilsyn er satt
sammen. Det finnes videre en oversikt over saksbehandlingen i utvalget. Siste del av planen tar
for seg hvilke oppgaver kontrollutvalget forventer å arbeide med i året som kommer.
Som vedlegg til planen ligger en oversikt over oppgaver fordelt ut over de ulike møtene, ut fra
de opplysningene vi har nå. Planen er ikke ufravikelig eller statisk. Underveis kan det komme
endringer ved at rapporter ol. blir forsinket eller saker flyttes til senere møte på grunn av
saksmengde. Videre kan det dukke opp nye saker underveis, som kontrollutvalget velger å
behandle.
Som nevnt innledningsvis inngår årsplanen i kontrollutvalgets rapportering til kommune-styret.
Den vedtatte planen oversendes derfor kommunestyret til orientering.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Sola vedtar årsplanen 2016 med de endringene som kom
fram i møtet.
Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering.
SANDNES, 13.10.2015
Leni Tande
Sekretær
Vedlegg:
Årsplan 2016 - Sola kontrollutvalg
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
8
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
41/15 Statusoversikt november 2015
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00085-51
217
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
25.11.2015
Saknr
41/15
Bakgrunn
Statusoversikten er kontrollutvalgets verktøy til å følge saker som går over flere møter. Dette
gjelder forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som følges fra bestilling til rapporter er
ferdig fulgte opp. Med også andre saker som krever oppfølging tas med i oversikten.
Oversikten blir oppdatert til hvert møte.
Saksutredning:
Hensikten med oversikten er at kontrollutvalget skal ha oversikt over hva som er status på de enkelte
sakene. Etter at sakene er ferdig avsluttet blir de flyttet over i den siste tabellen slik at utvalget også
har oversikt over hvilke saker som det er jobbet med i perioden.
Under denne saken kan kontrollutvalget også ta opp spørsmål i tilknytning til sakene. Det legges
også opp til at revisor under denne saken kan orientere kontrollutvalget om status på prosjekter som
de arbeider med.
I dette møtet er det følgende endringer:
 Rapporten «Beredskap» forventes klar høsten 2016.
 Rapporten «Samfunnsplanlegging kommuner vs. interkommunale selskap» som er bestilt
sammen med Stavanger og Sandnes forventes klar våren 2016.
 Rapporten om forvaltningsrevisjonen «Barnehager» skal behandles i kommunestyret
19.11.2015.
 Oppfølging av forvaltningsrevisjonene «Barnevern» og «Overgang fra ungdomsskole til
videregående skole» er oversendt kommunestyret til orientering. Begge er satt opp som
meldingssaker i kommunestyret 19.11.2015. Rapportene er flyttet til Avsluttede prosjekter
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikt november 2015 til orientering.
SANDNES, 17.11.2015
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Vedlegg:
Statusoversikt over kontrollutvalgets saker november 2015
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
9
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
42/15 Orientering om overordnet revisjonsstrategi 2015
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
Saksbehandler.
13/00177-16
026
Per Kåre Vatland
Saksgang
1 Kontrollutvalget i Sola
Møtedato
25.11.2015
Saknr
42/15
Bakgrunn
Etter kommunelovens § 77, 4. ledd skal kontrollutvalget «påse at kommunens … regnskaper blir
revidert på betryggende måte». Tilsynet skjer ved at revisjonen rapporterer til kontrollutvalget i løpet
av revisjonsprosessen. Rapporteringen omfatter både planlegging, gjennomføring/opp-summering
av arbeidet. I denne omgang vil revisor presentere overordnet revisjonsstrategi som viser hvordan
revisor planlegger årets revisjon.
Saksutredning
I følge forskrift om revisjon § 4 og god kommunal revisjonsskikk, skal revisjonen hvert år utarbeide
en plan for revisjon av regnskapet. Dette er et internt dokument som styrer det arbeidet revisor må
gjennomføre for å kunne bekrefte regnskapet. Siden det er et internt dokument vil det ikke bli
utlevert til kontrollutvalget, men revisjonen vil gi en muntlig orientering til utvalget om
hovedtrekkene.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalget i Sola tar presentasjonen av overordnet revisjonsstrategi for
2015 til orientering.
SANDNES, 03.08.2015
Per Kåre Vatland
Seniorrådgiver
Saksliste
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur.
10
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
REFERAT-/MELDINGSSAKER
5/15 Melding om politisk vedtak - Forvaltningsrevisjon eierskapsforvaltning
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
13/00273-5
217
6/15 Invitasjon Høstkonferanse 2015 + Vedtekter for forrum for kontrollutvalg i Rogaland
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
13/00223-28
033
7/15 NKRFs_Kontrollutvalgskonferanse_2016
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
13/00223-29
033
8/15 Melding om politisk vedtak - Lyse energi as - Selskapskontroll
Arkivsak-dok.
Arkivkode.
14/00054-8
217
Saksliste
11