Innkalling - Fredrikstad kommune
Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad Møtested: Tidspunkt: Rådhuset, møterom Østfold 08.05.2015 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F. Pettersen, telefon 41471166, e-post akfp@fredrikstad.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad 29.5 2015 Lars Petter Kuran Leder -1- Kontrollutvalget Fredrikstads møte 08.05.2015 Sakliste PS 15/9 Orientering om skatteregnskapet 2014 - Fredrikstad kommune 3 PS 15/10 Uttalelsen til årsregnskapet 2014 for FEVAR 21 PS 15/11 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 52 PS 15/12 Notat Forvaltningsrevisjon NAV-Fredrikstad 171 PS 15/13 Prosjektplan: Minoritetsspråklige barn 176 PS 15/14 Referater og meldinger 181 PS 15/15 Eventuelt 211 -2- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/160 4 27976/2015 106-187 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato 08.05.2015 Utvalgssaksnr. 15/9 Orientering om skatteregnskapet 2014 - Fredrikstad kommune Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2014, tas til orientering Fredrikstad, 26.03 2015 Vedlegg 1. Årsrapport for 2014 Fredrikstad kemnerkontor 2. Kontrollrapport fra skatteetaten, datert 15.02 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Skatteetaten har fra 1. juli 2004 i sin helhet oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen er tildelt ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Det er Stortinget som foretar desisjon av Skatteetatens samlede regnskap. Vurdering I henhold til tidligere brev fra Skattedirektoratet, skal ikke kontrollutvalget behandle skatteregnskapet særskilt. Det stilles heller ikke krav til formell behandling av kontrollrapporten fra Skattefogden. I likhet med tidligere år har kemner lagt frem en årsrapport for hele kemnerkontorets område. I rapporten vises utviklingstrekk og nøkkeltall med utfyllende kommentarer. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget kun tar kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2014, til orientering. -3- 1 Årsrapport for 2014 Fredrikstad kemnerkontor -4- 2 Innhold 1. Generelt om kemnerkontorets virksomhet .................................................................................. 3 1.1 Kemnerkontoret ............................................................................................................................... 3 1.1.1 Ressurser ............................................................................................................................................... 3 1.1.2 Organisering.......................................................................................................................................... 3 1.1.3 Kompetanse, regnskap, HMS og nærvær .............................................................................................. 3 1.2 Internkontroll ................................................................................................................................... 5 1.3 Vurdering av skatteinngangen......................................................................................................... 5 1.3.1 Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret .................................................................................... 5 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret ........................................................................ 5 1.4 Skatteutvalg ....................................................................................................................................... 5 2. Skatteregnskapet............................................................................................................................ 5 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet...................................................................................................... 5 2.2 Margin.............................................................................................................................................. 6 2.2.1 Margin for inntektsåret 2013................................................................................................................. 6 2.2.2 Margin for inntektsåret 2014................................................................................................................. 6 2.2.3 Kommentarer til marginavsetningen ..................................................................................................... 6 3. Innfordring av krav ......................................................................................................................... 7 3.1 Restanseutviklingen ........................................................................................................................ 7 3.1.1 Totale restanser og berostilte krav......................................................................................................... 7 3.1.2 Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser ........................................................... 7 3.1.3 Restanser eldre år .................................................................................................................................. 8 3.1.4 Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år........................................................... 8 3.2 Innfordringens effektivitet ................................................................................................................ 8 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat pr. 31.12.2014 ..................................................................................... 8 3.2.2 Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat....................................................................... 9 3.2.3 Omtale av spesielle forhold................................................................................................................... 9 3.2.4 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen ................................................... 9 3.3 Særnamskompetanse ................................................................................................................... 10 4. Arbeidsgiverkontroll ..................................................................................................................... 10 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen.......................................................................................... 10 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller ............................................................................................. 10 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen.............................................................................................. 10 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen............................................................................................... 10 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører............................................................................................ 11 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak..................................................................................................... 11 5. Innkreving av kommunale krav .................................................................................................... 11 5.1 Utfakturert– kommunale krav ......................................................................................................... 11 5.2 Restanseutvikling ........................................................................................................................... 11 5.3 Utvikling fakturert – restanser......................................................................................................... 12 5.4 Innfordringstiltak ............................................................................................................................. 13 5.5 Rapportering til skattedirektoratet .................................................................................................. 13 5.6 Avskrivinger/Tapsføringer............................................................................................................... 13 -5- 3 1. Generelt om kemnerkontorets virksomhet 1.1 Kemnerkontoret 1.1.1 Ressurser Fredrikstad kemnerkontor hadde 37 ansatte i 2014, som foruten kemner og merkantil ble fordelt på fire avdelinger. I forbindelse med en større omorganisering av seksjonen for helse og velferd i Fredrikstad kommune, så ble det foretatt en omorganisering av kommunens egenbetalingsenhet, noe som blant annet innebar at deler av denne enheten ble tilsluttet kemnerkontoret fra 1. januar 2013. Dette utgjør 4 årsverk. Stillinger ved kemnerkontoret pr. 31.12.14 er: Ledelse/merkantil Innfordring skatt Drift/regnskap Kom.fakt. Kontroll 3 12 5 11 6 ansatte ansatte ansatte ansatte ansatte bruker 3 årsverk bruker 11,6 årsverk bruker 5 årsverk bruker 10,2 årsverk bruker 5,8 årsverk Det er også en avdelingsleder i hver avdeling som er inkludert i tallene over. Det er i tillegg blitt foretatt interne grep for mest mulig effektiv bruk av ressursene, blant annet er en av medarbeiderne på merkantil funksjon ansatt i 70 prosent på innkreving av skatt og kommunale krav. Dette er gjort for å sikre inntektene og måloppnåelsen, samt demme opp for fravær på disse avdelingene. 1.1.2 Organisering Det er tre avdelinger som arbeider innenfor skatteoppkreverfunksjonen og en avdeling som arbeider med utfakturering og innkreving av kommunale krav, og disse er: Avdeling for innkreving av skatt og avgift Kontrollavdelingen Driftsavdelingen Avdeling for utfakturering og innkreving av kommunale krav Fredrikstad kemnerkontor utfører også skatteoppkreverfunksjonen og innkreving av kommunale krav for Hvaler. Vi har estimert at utførelse av skatteoppkreverfunksjonen for Hvaler utgjør i underkant av ett årsverk. Ressursbruken er fordelt på de ulike avdelinger som nevnt ovenfor. 1.1.3 Kompetanse, regnskap, HMS og nærvær Kemneren vurderer kontoret slik at det er tilstrekkelig med ressurser til å drive en forsvarlig virksomhet, jfr. blant annet skatteoppkreverinstruksen. Kontoret har god kompetanse innen alle funksjoner og på hvert av hovedområdene skatteregnskap, utfakturering, innfordring av kommunale og statlige skatter og avgifter og arbeidsgiverkontroll. -6- 4 Regnskap Det økonomiske resultatet for kemnerkontoret viser et overskudd på omtrent 429 000 kroner. I 2013 var overskuddet på 1,1 millioner kroner. Årsaker til overskuddet er blant annet mindre lønnsutgifter enn budsjettert pga. sykefravær. I tillegg holdt vi meget nøktern linje på innkjøp og andre driftsutgifter. Det føres en stram og god økonomistyring på kontoret der utgiftene holdes lavest mulig. HMS (Helse, miljø og sikkerhet) Kemnerkontoret er så stort at det har sitt eget område for verneombud og hms-gruppe. Dette innebærer at det er opprettet en lokal HMS-gruppe bestående av lokalt verneombud, 3 personer fra ledelsen samt plasstillitsvalgte fra de to største fagforeningene, fagforbundet og delta. HMS-gruppen har som mål at det skal være trivsel og et velorganisert miljø på arbeidsplassen. Gruppen avholder 4 møter gjennom året, gjerne i forkant av et personalmøte, og det er utarbeidet HMS-kalender som følges opp løpende. De nytilsatte fikk vernerunde i 2014 og alle fikk tilbud. Det kom ikke opp alvorlige forhold av noe slag. Det er avholdt regelmessige personalmøter. Det er avholdt måling på medarbeidertilfredshet i 2014 (OLI-undersøkelsen). Dette viste for kontoret et snitt på 4,2 (av 5 mulige), noe som vi er meget godt fornøyde med. Det er riktignok en nedgang fra 2013 (4,59), men dette skyldes nok i hovedsak den igangsatte statliggjøringsprosessen fra Skatteetaten, en prosess som har vist seg å møte mye motstand i kommune Norge. Det er foretatt gode prosesser i alle avdelinger når det gjelder utvikling av arbeidsmiljøet vårt. Aktuell informasjon blir gitt til de ansatte, blant annet ved at alle får tilsendt referat fra ledermøtet senest dagen etter. Brannvernrutiner følges, og øvelser er avholdt slik de skal. Det er arrangert flere sosiale arrangement av lokal festkomite, og det er alltid stor oppslutning fra de ansatte til fellesarrangementene på kemnerkontoret. Vi avholdte også en HMS-dag i 2014, med temaet var kundebegeistring og service. På kvelden var det sommerfest med alle ansatte. Å ha det hyggelig sosialt med kollegaene også utenfor arbeidstid, er med på å skape et godt arbeidsmiljø på kontoret. Det er lagt vekt på tilpassede kontorplasser, der de som har behov for heve- og senkebord har fått det. Vi har også massasjestol, og denne benyttes hyppig av de ansatte. Nærværet vårt Kemnerkontoret Nærværsprosent 2010 90,9 Nærværsprosent 2011 93,5 Nærværsprosent 2012 91,6 Nærværsprosent 2013 93,9 Nærværsprosent 2014 93,1 Arbeidsnærværet for 2014 viser at kontoret har en svak nedgang sammenlignet med 2013. Kemnerkontoret har tradisjonelt hatt et noe høyt sykefravær generelt, men de siste årene har dette bedret seg betraktelig. Det har vært et prioritert område hos ledelsen, der ulike tiltak er satt i gang. Legemeldt fravær utgjorde i 2014 5,5 prosent av sykefraværet, og egenmeldt fravær utgjorde kun 1,4 prosent. Det er positivt at egenmeldt fravær er lavt, og det satses bevisst for å tilrettelegge for tilbakeføring til arbeid, spesielt for de langtidssykemeldte. Utvikling av en god nærværskultur er et satsningsområde for kontoret. -7- 5 1.2 Internkontroll Rutinebeskrivelsene i SOFIE blir benyttet i det daglige arbeidet innenfor innkrevingsområdet og skatteregnskapsarbeidet. I tillegg har kontoret utarbeidet egne lokale rutinebeskrivelser på alle fagområder, tilpasset kontorets bemanning og organisering. Tilganger og roller gjennomgås jevnlig i SOFIE. For øvrig følges rutiner for god internkontroll på innkrevings-, arbeidsgiverkontroll- og skatteregnskapsområdet, etter den regionale skattekontrollens anbefalinger. 1.3 Vurdering av skatteinngangen 1.3.1 Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Den totale skatteinngangen for Fredrikstad for 2014 er på kroner 7 786 374 195. I 2013 var den totale inngangen på kroner 7 641 731 661. Dette er en økning på kroner 144 642 534, dvs. 1,90 prosent. Økningen fra 2012 til 2013 var på kroner 515 072 356, dvs. 7,23 prosent. 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Fredrikstad kommune sin andel av skatteinngangen for 2014 var på kroner 1 625 623 424. I 2013 var inntektene for kommunen på kroner 1 568 059 187. Det betyr at det har vært en økning på kroner 57 564 237, dvs. 3,68 prosent fra 2013 til 2014. Fra 2012 til 2013 var det en økning på kroner 97 552 332, dvs. 6,64 prosent. 1.4 Skatteutvalg Det ble sendt 15 saker til skatteutvalget i 2014, hvorav 10 av disse er innvilget. 5 søknader er fortsatt ikke ferdig behandlet. Utvalget har i 2014 behandlet to søknader fra 2013. Her ble 1 avslått og 1 innvilget. Det er ettergitt tilsammen kr 726.703 i 2014. 2. Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Fredrikstad kommune bekrefter at skatteregnskapet for 2014 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere § 3-1. Årsregnskapet for 2014 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. -8- 6 2.2 Margin 2.2.1 Margin for inntektsåret 2013 Innestående margin for inntektsåret 2013, pr. 31.10.2014 kr For lite avsatt margin for inntektsåret 2013 0 kr - 58 198 664 kr 448 682 629 Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 9 %. Gyldig fra: 01.01.2007. 2.2.2 Margin for inntektsåret 2014 Marginavsetning for inntektsåret 2014, pr. 31.12. 2014 Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 9 %. Gyldig fra: 01.01.2007. 2.2.3 Kommentarer til marginavsetningen Til og med inntektsåret 2006 ble marginavsetningen beregnet med 8 prosent. Dette medførte etter hvert store underskudd på marginoppgjørene. Daværende kemner tok opp dette med kommunens ledelse, og bystyret vedtok i 2006 at marginavsetningen fra 01.01.07 skulle være på 9 prosent, hvilket viser seg å være mer riktig. Imidlertid ble det et stort underskudd på marginen i 2009 for inntektsåret 2008, på 57,2 millioner kroner, noe som skyldtes store utbetalinger i høstutlegget for inntektsåret 2008. For inntektsåret 2009 bedret dette seg noe, med et underskudd på 32,7 millioner kroner. For inntektsåret 2010 ble det igjen et stort underskudd på 42,9 millioner kroner, men for inntektsåret 2011 et underskudd på 40,1 millioner kroner. For 2012 er dette underskuddet noe mer redusert og ble på 36,9 millioner kroner. Dette viser en positiv utvikling de siste 2 årene. For 2013 derimot har underskuddet steget til 59,1 millioner kroner. Det skyldes blant annet store høstutlegg. Utbetalt overskytende for 2013 kontra 2012 viser en stigning på 54 millioner. Med utgangspunkt i de store svingningene de to siste årene anbefales det derfor fortsatt å se an før det vedtas en eventuelt ytterligere oppjustering av marginprosenten. Dette kan rette seg opp mer i årene fremover, men det er viktig å ha fokus og følge med på utviklingen her. -9- 7 3. Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen 3.1.1 Totale restanser og berostilte krav Restanse 31.12.2014 Skatteart Herav berostilt restanse Restanse 31.12.2013 31.12.2014 Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgiveravgift Artistskatt Forsinkelsesrenter Forskuddsskatt Forskuddsskatt person Forskuddstrekk Gebyr Innfordringsinntekter Inntekt av summarisk fellesoppgjør Kildeskatt Restskatt Restskatt person Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav Herav berostilt restanse Endring i restanse Endring i berostilt restanse Reduksjon (-) Økning (+) Reduksjon (-) Økning (+) 31.12.2013 274 392 585 22 618 090 271 492 079 23 692 220 2 900 506 -1 074 130 14 915 973 0 19 387 735 626 300 44 287 010 0 0 1 250 820 0 2 116 091 17 200 644 0 18 986 709 1 006 568 44 390 679 0 0 1 460 261 0 2 369 999 -2 284 671 0 401 026 -380 268 -103 669 0 0 -209 441 0 -253 908 10 672 555 0 6 257 719 1 004 124 0 0 443 920 0 12 478 433 0 6 348 536 1 004 124 0 0 480 542 0 -1 805 878 0 -90 817 0 0 0 -36 622 0 0 11 144 083 166 097 087 1 523 126 0 0 18 807 259 0 0 10 425 847 159 650 539 2 080 628 0 0 19 381 418 0 0 718 236 6 446 548 ---- 0 0 -574 159 ---- 1 523 126 275 915 711 0 22 618 090 2 080 628 273 572 707 0 23 692 220 ------- ------- 3.1.2 Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Sum restanse pr skatteart har økt totalt med kr 2.900.506 i 2014. Økningen skyldes økt restanse på restskatt person med kr 6.446.548. Årsak til denne økningen skyldes i hovedsak 4 store restskatter på totalt kr 7 millioner, som er påklaget og under behandling hos Skatt øst. Det er imidlertid en nedgang i restansen på arbeidsgiveravgiften og forskuddstrekket, noe som er positivt. Avskrivninger: Det er avskrevet kr 23.531.295 i 2014. Dette er krav som i hovedsak er knyttet til konkurser, avsluttede gjeldsordninger og dødsbo. Ettergivelser: I 2014 ble det ettergitt kr 4.569.590. Dette er ettergivelser i henhold til ligningsloven § 9-12 og vedtak i skatteutvalget. Nedsettelse av pensjonsgivende inntekt: Det er nedsatt kr 3.207.259 i pensjonsgivende inntekt i 2014. -10- 8 Arbeidsgiveravgift: Når det gjelder arbeidsgiveravgift, har det vært en økning i den utgående balansen fra 2013 til 2014 på kr 14.104.025. Fra 2012 til 2013 var økningen på kr 144.695.116, mens økningen fra 2011 til 2012 var kr 70.065.138. Berostillelser: Det er ikke berostilt noen krav i 2014, men vi har en reduksjon på kr 1.074.130 i de berostilte kravene. 3.1.3 Restanser eldre år Inntektsår 2012 2011 2010 2009 – 1990 Sum restanse (debet) 22 121 710 19 452 695 16 180 999 129 847 447 Herav skatteart ”Restskatt – person” 14 383 883 13 822 387 10 086 540 ---------------------------------- Restansene for årene 2000-2009 domineres av restskatt person, i tillegg til forskuddsskatt person og forsinkelsesrenter. Det er kun restskatt person og forsinkelsesrenter som utgjør de eldste restansene (1990-1995). 3.1.4 Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Gi kommentarer til restanser for eldre år: Antall krav som var foreldet pr. 31.12.2014: 40 krav. Samlet beløp på krav som var foreldet pr. 31.12.2014: Kr 903 852 . Kontoret har gjennomgått rapporten ”Restanseliste – forelda krav” dato t.o.m. 31.12.2014. Rapporten følges opp pr. 30/6 og pr. 20/1 hvert år. Det jobbes aktivt med Skatt øst for å få til avskrivninger av krav mot skattytere som er bosatt i utlandet, hvor vi enten mangler avtale om innkreving, eller hvor beløpet er for lite til å kunne kreves inn etter avtale. Store deler av de foreldede kravene har derfor ikke vært gjenstand for fristavbrytende tiltak. Dette er i tråd med føringene fra Skatt øst. Det jobbes også aktivt med Skattehjelpen for å få til endringer for skattytere som har fått skjønnsligninger de siste 10 årene. Arbeidet er tidkrevende, men sett over flere år vil dette også påvirke restansesituasjonen i en positiv retning. 3.2 Innfordringens effektivitet 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat pr. 31.12.2014 Innkrevingsstatistikk pr. 31.12.14 Totalt innbetalt Restskatt person 2012 Innfordret Restskatt person 2012 Resultat pr. 31.12.14 93,2 % Krav pr. 31.12.14 93,5 % -0,3 % 57,8 % 64,0 % -6,2 % -11- Avvik 9 Restskatt upersonlig 2012 Forskuddsskatt 2013 Forskuddsskatt upersonlig 2013 Arbeidsgiveravgift 2013 Forskuddstrekk 2013 98,0 % 99,8 % 99,8 % 99,7 % 99,8 % 95,5 % 98,8 % 99,9 % 99,7 % 99,8 % 2,5 % 0% -0,1 % 0% 0% Vi er godt fornøyd med resultatene, og vi har måloppnåelse på de fleste skattearter. Det er sterkt fokus på krav og resultater gjennom hele året. Vi ligger noe under på innfordret restskatt, men vi oppnår imidlertid 93,2% på totalt innbetalt restskatt, og dette anses som viktigst. 3.2.2 Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat I 2014 ble det sendt 1380 varsel om utleggsforretninger til 1004 debitorer. Det er avholdt 863 utleggsforretninger for egne krav, der 505 hadde «intet til utlegg» som resultat og 358 hadde utlegg registrert. Dette er en nedgang på 156 varsler til 126 færre debitorer. Vi har avholdt 60 færre utleggsforretninger, sammenlignet med 2013 (reduksjonen er henholdsvis 27 med «intet til utlegg» og 33 med utlegg). Det er nedlagt 668 utleggstrekk og vi har inngått 196 betalingsavtaler. Det er en reduksjon på 259 utleggstrekk, men vi har en økning på 1 betalingsavtale sammenlignet med 2013. Det er sendt 37 varsler om tvangsdekning og 88 varsler med fullmakt. Det ble besluttet å sende 46 begjæringer om tvangsdekning. Til sammen er det registrert tvangsdekning i 118 saker. Dette er en reduksjon i forhold til 2013, men vi ser samtidig at vi må bruke noe tyngre virkemidler enn tidligere. Vi behandlet 21 bistandsanmodninger fra andre skatteoppkrevere. I tillegg er det vurdert resultatet av 9 bistandsanmodninger vi har sendt i 2013 og tidligere. I 2014 ble det sendt 232 motregningserklæringer knyttet til 184 debitorer. 122 er ikke interne motregninger. Det ble sendt 78 konkursvarsler og 37 konkursbegjæringer i 2014. De fleste sakene har blitt gjort opp etter bruk av dette sterke virkemiddelet, slik at det i 2014 ble åpnet 9 konkurser på bakgrunn av egne begjæringer. I 2013 ble det åpnet 11 konkurser, så her har vi fått en nedgang. Vi har ikke fått anmodning om å føre konkurser i retten på vegne av andre kontorer i 2014. 3.2.3 Omtale av spesielle forhold Det har også i 2014 vært et godt samarbeid med Skattehjelpen. Målet er å få til korrekte endringer på skattytere som har vært skjønnslignet gjennom mange år, og som først nå klarer å bistå med nok informasjon til at skatteoppgjørene kan bli korrekte. Vi ser at prosessene tar lang tid fra begynnelsen til endelig vedtak, da skattyterne må følges opp gjentatte ganger for å klare å gjennomføre arbeidsoppgavene sine. 3.2.4 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Det er en bevissthet i forhold til bruk av ulike innfordringstiltak. Effektiviteten anses som høy, men det vil alltid være forbedringspotensialer. Dette er en kontinuerlig prosess. Vi vurderer effektiviteten løpende i arbeidet, der virkemidler som organisering, systemverktøy, ressurser og kompetanse vurderes jevnlig av ledelsen på kontoret. -12- 10 3.3 Særnamskompetanse Kontoret bruker sin særnamskompetanse i stor grad, og dette er helt avgjørende for et godt innkrevingsresultat. I 2014 avholdt vi 863 utleggsforretninger, og vi ser at muligheten til å avholde utleggsforretninger er vesentlig for å kreve inn restanser på en effektiv måte. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Fredrikstad kemnerkontor har en egen avdeling for kontrollvirksomheten med 6 ansatte, herunder en avdelingsleder. Fredrikstad kemnerkontor har også ansvar for skatteoppkreverfunksjonen for Hvaler kommune og avholder da også arbeidsgiverkontroll for dem. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2014: 143 Som utgjør: 5% av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2014: 146 Som utgjør: 5,1% av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2013: 141 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Endringsforslag i inntektsgrunnlag (endringsforslag og oppgaver) kr. Endringsforslag i grunnlag AGA (endringsforslag og egenretting) « Underkjent forskuddstrekk « Ansvar for unnlatt forskuddstrekk « Trukket ikke innberettet forskuddstrekk « Avdekket ikke avsatt forskuddstrekk « Beregnet avgift, ikke betalt « 16.369.896.10.647.892.920.485.587.742.1.093.533.10.817.830.7.068.681.- 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Kontoret oppnår gode resultater. Mål og planer er fulgt. Vi har også høy avdekking. Av gjennomførte kontroller er en vesentlig del av disse «spissede»/begrensede kontroller, samt personallistekontroller. -13- 11 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Samarbeidet med andre kommuner har fungert godt. Fylkets eget kontrollforum og regnskapskontrollørforening fungerer også godt. Samarbeidet med Skatt øst er også bra. 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Det er sendt informasjon til alle nye arbeidsgivere i kommunen. Videre er det sendt ut veiledningshefte ved utfylling av lønns- og trekkoppgaver. Generell informasjon gis ved alle ettersyn, og det gis også mye informasjon ved telefonhenvendelser og ved besøk på kemnerkontoret. 5. Innkreving av kommunale krav 5.1 Utfakturert– kommunale krav Beløp i hele 1000 kroner Type avgift Barneh./skolefritid Helse & Velferd Legevaktkrav Husleier Div. fakturering Plan og bygningssak. Internfakt. Diverse Interne eiendomsavg. Eiendomsavgifter DVPRO Parkeringsgebyr Sum Fr.stad kirk.fellesråd Sum 2010 75.255 37.156 60.579 95.677 14.498 199 14.700 426.066 121.711 3.046 848.887 2011 77.895 41.157 70.749 132.603 16.304 123 0 495.240 98.747 3.833 936.651 2012 73.882 46.530 73.301 147.990 20.775 104 0 512.184 54.046 4.204 933.016 2013 78.715 52.772 71.521 174.765 17.870 752 0 529.690 70.483 5.131 1.001.699 2014 82.258 54.492 960 83.322 221.442 18.391 9.629 0 549.089 49.595 4.663 1.073.841 6.280 6.280 8.436 8.436 7.323 7.323 7.767 7.767 8.617 8.617 Det har vært en økning i utfakturert beløp fra 2013 til 2014. Økningen har vært størst på diverse tilfeldig fakturering med hele 46,6 millioner De øvrige reskontrotypene har hatt en normal økning. Det har vært nedgang i fakturert beløp på DVPRO og dette har en klar sammenheng med at DVPRO skal avvikles og sakene skal faktureres under diverse tilfeldig fakturering. Utfaktureringen vedr. Fredrikstad kirkelige fellesråd har en økning fra 2013 til 2014. Økningen har vært på kr. 850 419,-. Vi har sett at det har vært store svingninger også tidligere år. Dette kan ha sammenheng med fornyelse av festeavgifter på gravsteder som er knyttet opp mot hvert 10 eller 20 år. 5.2 Restanseutvikling Beløp i hele 1000 kroner Type avgift: 2010 2011 -14- 2012 2013 2014 12 Barnehage/skolefritid Helse & Velferd Legevaktkrav Husleier Div. tilfeldig fakturering Plan og bygningssaker Internfakt. Diverse Interne eiend.avg. Eiendomsavgifter DVPRO Parkeringsgebyr Sum restanser 3.001 1.426 1.418 2.709 1.592 0 6 6.186 1.995 420 18.753 3.005 1.249 1.476 9.495 1.189 47 0 5.027 5.857 492 27.837 2.639 1.314 890 3.483 1.727 47 0 3.357 579 314 14.350 2.741 1.321 953 7.130 567 0 0 3.417 1.180 386 17.695 2.850 851 210 2.093 2.930 874 0 0 2.744 230 424 13.206 Beløp i hele 1000 kroner Type avgift: Fr.stad kirkelige fellesråd Sum restanser 2010 327 327 2011 118 118 2012 226 226 2013 199 199 2014 199 199 Totalrestansen i Selskap 1 – Fredrikstad kommune har aldri vært lavere. En restanse på 13,2 millioner av en utfakturering på over 1.073 milliarder, er utrolig bra. Det er pr 31.12. ingen store enkeltsaker som ikke er avklart i forhold til innfordringstiltak. Totalrestansen i Selskap 24 – Fredrikstad kirkelige fellesråd har en nedgang fra 2013 til 2014 . Restansen i kroner er nesten identisk med 2013, men satt opp mot utfakturert beløp som har hatt en stor økning, blir resultatet mye bedre i 2014. 5.3 Utvikling fakturert – restanser Selskap 1 – Fredrikstad kommune Beløp i hele 1000 kroner År Fakturert 2010 2011 2012 2013 2014 848.887 936.651 933.016 1.001.699 1.073.841 Restanser 18.753 27.837 14.350 17.695 13.206 Restanse% i forhold til utfakturert 2,21 2,97 1,54 1,77 1,23 Selskap 24 - Fredrikstad kirkelige fellesråd Beløp i hele 1000 kroner År Fakturert 2010 2011 2012 2013 2014 6.280 8.436 7.323 7.767 8.617 Restanser 327 118 226 199 199 Jfr. kommentarene under punkt 5.2 -15- Restanse% i forhold til utfakturert 5,21 1,40 3,09 2,56 2,31 13 5.4 Innfordringstiltak Tiltak Purringer/inkassovarsel Betalingsoppfordringer Forliksklager Begj.tvangsalg fast eiend. Kunngjort tv.salg fast eiend. Utlegg/forliksklage §7-21 Utleggs forretning Begj. Tvangssalg løsøre Antall regn.bilag komfakt Antall regn.bilag parkering 2010 Antall 22252 7236 2 170 60 259 29 77 3673 177 2011 Antall 21376 6490 2 207 76 218 11 105 3664 173 2012 Antall 19704 6198 2 149 65 128 8 104 3576 183 2013 Antall 17090 4782 2 244 94 265 8 114 3306 191 2014 Antall 20547 6685 2 249 38 210 11 108 3105 179 Oversikten viser at det i 2014 har vært mye høyere produksjon av purringer og betalingsoppfordringer, mens den tyngre innkrevingen har vært tilnærmet lik i 2013 og 2014. 5.5 Rapportering til skattedirektoratet Ligningsoppgaver for pass og stell av barn. Tiltak Antall oppgaver Totalbeløp pr år 2010 3330 66.305.957,00 2011 3377 68.763.799,00 2012 3385 65.365.948,00 2013 3452 69.902.768,00 2014 3429 71.924.871,00 I forkant av rapporteringen har vi foretatt en gjennomgang og kvalitetssikret opplysningene. Produksjon av oppgavene og overføring til ALTINN gikk greit og alt ble gjort innen fristen. 5.6 Avskrivinger/Tapsføringer År 2014 Årsakskode 1 2 3 4 5 6 7 Føringer på art 1477 i regnskapet Sum Saker som har vært til inkasso, uten resultat Saker vedr. konkurs eller akkord Saker som er foreldet Saker under gjeldsordning, som er avsluttet Saker med avtale om delvis sletting av gjeld/ inngått forlik Saker som ikke er sendt til inkasso Annet – blant annet dødsbo uten midler Andre saker som er belastet art 1477, poster av virksomheter Tilbakeført saker som har vært avskrevet Barnehage/Sfo Tilbakeført saker som har vært avskrevet Husleie Tilbakeført saker som har vært avskrevet Pleie og omsorg Tilbakeført saker som har vært avskrevet Diverse fakturering Tilbakeført saker som har vært avskrevet TD drift & vedlikhold Tilbakeført saker som har vært avskrevet Plan og byggesaker TOTAL 480 387,93 28 962,00 15 279,00 39 765,16 18 818,94 280 909,91 259 528,00 350 737,49 (147 074,43) (4 458,00) (11 205,00) (75 908,01) (2 009,00) (36 975,70) 1 196 758,29 Saker som ligger under årsaks-kode 1 er avskrevet i Visma økonomi i 2014. Samtlige av disse sakene er overført til en overvåkningsrutine i Procasso CMS. Det er gjennomført fristavbrytende tiltak på samtlige saker, dette betyr at foreldelsesfristen er utvidet med 10 år. -16- 14 Det er derfor mulig å gjenoppta innfordringen dersom det skulle skje vesentlige endringer i debitors økonomiske situasjon. Overvåkingsrutinen har i 2014 resultert i mange tilbakeføringer av tidligere avskrevne saker. Totalt tilbakeført på tidligere avskrevne saker i 2014 utgjør til sammen kr. 277 630,14. Dette viser at saksbehandlerne har god oppfølging av slike saker. Under årsaks-kode 6 ligger saker som anses å være håpløse å innfordre. Det kan være personer som er flyttet til utlandet, er uten fast bopel eller at vi har hatt flere andre saker som det er kjørt inkasso på uten resultat. Slike saker ligger under kategorien avdelingens vurdering og skjønn i den enkelte sak. Alle saker er begrunnet og det er stoppet tjenester eller varer til slike kunder der dette er mulig. -17- -18- -19- -20- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/160 2 27277/2015 106-187 Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato 08.05.2015 Utvalgssaksnr. 15/10 Uttalelsen til årsregnskapet 2014 for FEVAR Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for FREVAR KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet Fredrikstad, 20.04 2015 Vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til FREVAR KF for 2014 2. Årsrapport og årsregnskap 2014, inkl. revisjonsberetningen for FREVAR KF. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I ”Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale foretak”, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 17.12.1999 med hjemmel i kommunelovens § 46 nr.4, heter det i § 5 at årsregnskapet med revisjonsberetning og årsberetning skal fastsettes av kommunestyret. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004, § 6 - skal kontrollutvalget påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Forskriftens § 7 sier videre at når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas i bystyret. Uttalelsen avgis til bystyret, kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet. -21- Vurdering Årsregnskapet, årsrapport og revisjonsberetning er avlagt innen gjeldende tidsfrister. Revisor har den 17. februar 2015 avlagt revisjonsberetning for foretakets årsregnskap 2014. Revisor har avlagt en normalrevisjonsberetning, uten presiseringer eller forbehold. I revisjonsberetningen vises det til at det skal i selvkostkalkylen, beregnes alternativkostnad (kalkulatorisk rentekostnad) for alle anskaffelser av varige midler. Som kalkylerente skal det benyttes 5-årig swap-rente med et tillegg på ½ prosentpoeng. Foretaket har i sine beregninger brukt faktisk betalt rente. Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 8 påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2014/15. Foretakets regnskapsmessige resultat for forretningsvirksomheten i 2014, ble et overskudd på kr. 42 406 231,-. Av dette utgjør kr. 32 355 306,- regnskapsmessig håndtering av skatteplikten og planendring pensjon, og har ikke medført reelle inntekter. Fra ordinær drift er det generert et overskudd på kr. 10 050 925,- i 2014. Selvkostområdene; Mindreforbruket innenfor selvkostområdene renovasjon, vann og avløp på kr. 10 346 682,-, og er saldert mot budne selvkostfond. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2014 for FREVAR KF som vist i vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet. -22- Østfold kontrollutvalgssekretariat Bystyret i Fredrikstad Deres referanse Vår referanse 2015/160-3-27391/2015-BJGU Klassering 106-187 Dato 15.04.2015 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 for FREVAR KF I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, avgir kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet til bystyret, før det endelig vedtas i bystyremøte. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse er sendt formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 8. mai 2015 behandlet årsregnskapet 2014 for FREVAR KF, og avgir følgende uttalelse til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2014 for FREVAR KF. Sammen med årsregnskapet forelå årsrapporten og revisjonsberetningen. Avleggelsen av årsregnskap, årsrapport og revisjonsberetningen er avlagt rettidig og i samsvar med lov og forskrifter. Revisor har avlagt en normalrevisjonsberetning, uten presiseringer eller forbehold. I revisjonsberetningen vises det til at det skal i selvkostkalkylen, beregnes alternativkostnad (kalkulatorisk rentekostnad) for alle anskaffelser av varige midler. Som kalkylerente skal det benyttes 5-årig swap-rente med et tillegg på ½ prosentpoeng. Foretaket har i sine beregninger brukt faktisk betalt rente. Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2014/15. Foretakets regnskapsmessige resultat for forretningsvirksomheten i 2014, ble et overskudd på kr. 42 406 231,-. Av dette utgjør kr. 32 355 306,- regnskapsmessig håndtering av skatteplikten og planendring pensjon, og har ikke medført reelle inntekter. Fra ordinær drift er det generert et overskudd på kr. 10 050 925,- i 2014. Selvkostområdene; Mindreforbruket innenfor selvkostområdene renovasjon, vann og avløp på kr. 10 346 682,-, og er saldert mot budne selvkostfond. Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkninger til regnskapet for FREVAR KF for 2014, og slutter seg til revisors beretning av 17. februar 2015. Fredrikstad 08.05 2015 Lars Petter Kuran leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Besøksadresse: Glemmengaten 55, 1608 Fredrikstad E-postadresse:akfp@fredrikstad.kommune.no Telefon: 400 05 206 Telefaks: 69 30 57 55 Postadresse: Postboks 69, 1601 Fredrikstad Webadresse: www.fredrikstad.kommune.no/okus Tlf. saksbeh.: 452 55 251 Orgnr. 996 840 840 -23- Årsrapport 2014 Innovative løsninger for miljøets beste -24- 2 Innhold Direktøren 3 Avfallshåndteringen 4 Vannverket 6 Energigjenvinning 8 Renseanleggene 10 Biogassanlegget 12 Forretningsområder 13 Åpne FREVAR 14 Styret 16 Beretning 17 Regnskap 19 Noter til regnskapet 21 Revisor 26 DISTRIKTETS MILJØBEDRIFT -25- 3 Direktøren FREVAR KF eier, driver, vedlikeholder og utvikler kommunens anlegg innen behandling av avfall, rensing av avløp og produksjon av drikkevann. Vi er et foretak med fokus på drift, utvikling og vekst basert på våre kjernevirksomheter, vår kompetanse og våre anlegg. Om året som har gått Etter mange år med stabil arbeidsstokk, har foretaket det siste året opplevd større turnover. Våre medarbeidere har vist god evne til omstilling, og samtidig har organisasjonen prestert bedre resultater enn budsjettert på de fleste anlegg. I tillegg ble FREVAR enig med industrien om ny energiavtale, med virkning fra 01.01.14. Dette gir gode forutsetninger for videre drift med fokus på miljø, økonomi og samfunn. Administrative prosesser har tatt mye tid i 2014. En av de viktigste var når FREVAR stevnet staten for usaklig forskjellsbehandling innen sluttbehandlingsavgift for energigjenvinning av avfall. Prosessen har pågått i over to år, og FREVAR vant først frem i tingretten og tapte deretter i lagmannsretten. FREVAR anket saken til høyesterett, men fikk på nyåret melding om at saken ikke tas opp. For FREVAR, og Fredrikstad kommune som helhet, har saken vært prinsipiell, og vi har gjennom denne saken belyst at det kan stilles spørsmål ved Finansdepartementet og Toll- og avgiftsdirektoratets håndtering av likebehandlingsprinsippet. For å sikre konkurransedyktig drift, har det gjennom året vært arbeidet med en omorganisering innenfor vann og avløp på FREVAR. Målet har vært å få en mer robust driftsorganisasjon, og løsningen har blitt mer kunnskap og mer fleksibilitet. Opplæring av operatører som drifter alle anlegg innenfor vann, avløp og biogass pågår. Kompetanseoverføringen mellom operatører oppleves meget positiv, og samhandling gir bedre drift på alle anlegg. Biogassanlegget som startet opp juni-2013 har hatt et bedre driftsår i 2014 enn i oppstartsåret, men krever fortsatt tilpassing av prosessen. Det pågår flere prosjekter, og ytterligere fokus er nødvendig i tiden framover. FREVAR driver prosessindustri, og fortsetter arbeidet med kontinuerlig forbedring, innenfor rammen av vår visjon: Vi trenger en organisasjon som løser de oppgaver FREVAR har, og som samtidig er rustet til å møte fremtidens utfordringer. Underlaget for dette skal være en fremtidsrettet strategi som styret og ledergruppa fortsetter arbeidet med i 2015. FREVAR driver prosessanlegg som blir eldre og har et økende vedlikeholdsbehov. Reinvesteringer i eldre anlegg eller investering i nye anlegg er avgjørende eierspørsmål som styret og bystyret må ta stilling til. Strategiprosessen vil generere et grunnlag for disse vurderingene. Oppstart av kullfilterprosjektet på vannverket ble, grunnet bemanningssituasjonen, utsatt fra 2014 til 2015. Nå gleder vi oss til å ta fatt i oppgaven med nye og gamle medarbeidere. Det er mange synergier mellom anleggene på FREVAR, og enda flere på Øra industriområde. I 2014 ble den første Ørakonferansen avholdt, i den gamle hydrogenfabrikken hos Fredrikstad innovasjonspark. Høy deltagelse både lokalt og regionalt gir grobunn for ytterligere samarbeid og vekst hos aktørene på Øra. Til slutt er dere hjertelig velkommen til å besøke FREVAR sin webside på www.frevar.com Vi kan miljøvennlig avfallsbehandling og energiproduksjon, ta gjerne kontakt så kan vi skape suksess sammen i 2015! Fredrikstad, 05.02.2015 Innovative løsninger for miljøets beste! . Fredrik Hellström, direktør DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -26- 4 Avfallshåndtering Sortering, gjenbruk, gjenvinning, bærekraftig deponering avfallshåndtering for framtiden. Kretsløpstankegang Avfallshåndtering er et spørsmål om å tilrettelegge for nyttige kretsløp av materialer og energi, og samtidig sørge for kontroll med kretsløpet av forurensninger. Med mål om å være nytenkende har FREVAR bevisst tilrettelagt for at de ulike interne behandlingsmetodene skal være effektive, miljøtilpasset og godkjent av myndighetene. Oppgavene i avdelingen er mangfoldige og utfordrende. Behandlingsområdene er oppdelt i blant annet logistikk, deponidrift, kompostering, håndtering av farlig avfall, rensing og mottak av forurenset jord med mer. Gjenvinningsstasjonen Gjenvinningsstasjonen (GVS) ved FREVAR er et tilbud for husholdningene i kommunen for å ta imot grovavfall som ikke samles inn over den ordinære renovasjonsordningen. Næringsavfall skal leveres til nabobedriften ØGAS. Intensjonen ved drift av GVS ved FREVAR, er å tilrettelegge for en høyest mulig grad av material- og energigjenvinning, og i tillegg bidra til en god tilrettelegging for mottak og sluttbehandling av farlig avfall. GVS mottok 27 950 tonn grovavfall fra husholdningene i 2014. Av dette var 1 650 tonn farlig avfall. Tonnasjen er inkludert impregnert trevirke levert ved stasjonen. GVS brukes flittig av innbyggerne i lokalsamfunnet, og er det anlegget ved FREVAR som blir mest besøkt. På slutten av året ble det igangsatt en aksjon for å stoppe en økende trend med levering av næringsavfall til GVS. Venstre akse- tall i tonn DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -27- 5 Deponidrift Ørakanalen lager et naturlig skille mellom deponiområdet og Øra naturreservat. Bilder: mellomlagring og transport av slam, mellomlagring av avfall til energigjenvinning og deponi for rene muddermasser. FREVAR har store deponiområder som blant annet består av: • Deponi for restavfall fra industri, inert avfall, lettere forurenset masse, rene masser, ensartet uorganisk masse, farlig avfall (asbest). • Mellomlager av trevirke, plast fra plastinnsamling i kommunen, avløpsslam fra kommunalt renseanlegg, avfall til energigjenvinning og annet. • Mottak og mellomlagring av kvist og hageavfall. DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -28- 6 Vannverket Vann er vårt viktigste næringsmiddel. FREVAR skal produsere nok vann og godt vann til Fredrikstad kommunes innbyggere. Vannets vei Vannverket har Glomma som råvannskilde. Råvannsinntaketligger i Vestvannet/ Isnesfjorden, en biarm av Glomma. Det er en terskelfjord, og vannet skiftes ut ca to ganger i året. Fra Vestvannet graviterer vannet igjennom en 3 km tidligere tømmertunnel ned til et silhus. Videre renner vannet ved selvfall ca 2,5 km inn til en råvannspumpestasjon. Fra pumpestasjonen løftes vannet ca 60 m opp gjennom en ca 2 km lang pumpeledning, og videre med selvfall i en 2 km rørledning ned til et råvannsreservoir, Borredalsvannet. Der renner vannet via en mikrosil før det ved selvfall kommer inn til vannverket. Vannverket er et fullrenseanlegg med koagulering, flokkulering, sedimentering, filtrering og desinfisering. Det benyttes aluminimumsulfat som fellingskjemikalium, polymer som hjelpekoagulant, natronlut til pH-justering og kloramin og et UV-anlegg til desinfisering. Karbonatisering foregår med CO2 og marmorslurry. Koagulering og sedimentering er delt i 2 paralleller, mens filtrene er delt i 8 enheter. Filtrene er tomediafiltre med 0,65 m støttegrus og sand, og 0,8 m Filtralite. Prosessen overvåkes og reguleres av et avansert prosesskontrollsystem. Kvalitet og kontroll Vannkvaliteten på råvann og rentvann overvåkes kontinuerlig. Det blir tatt vannanalyser hvor resultatene fortløpende blir overført til dataskjerm i kontrollrommet. I tillegg utføres det et prøveprogram for analyser i henhold til Drikkevannsforskriften. Programmet er satt opp i samarbeid med Mattilsynet, hvor det oversendes hvert år. I 2014 har det vært gode og stabile forhold på råvannet, bortsett fra siste kvartal av året. Da startet arbeidene med ny råvannsforsyning igjennom Borredalen opp og dette arbeidet medførte til tider meget dårlig råvann og vanskelige driftsforhold. Til tross for dette viser resultatene for det ferdig produserte at drikkevannet, er godt innenfor gjeldende Drikkevannsforskrift, og av god kvalitet. DISTRIKTETS MILJØBEDRIFT -29- 7 Vannproduksjon og avløp Vannproduksjonen har i 2014 vært en del lavere enn i 2013. Reduksjon i vannforbruk for 2014 skyldes blant annet systematisk satsning på ledningsnett i Fredrikstad kommune, satsning på tettinga av lekkasjer og noe naturlige variasjoner. Trenden over flere år er viser imidlertid en nedadgående trend på vannforbruket. 2011 Produsert mengde (m3) 2013 2014 16 683 034 14 693 614 15 130 361 14 234 997 671 956 714 437 673 052 670 855 16 011 078 13 979 177 14 457 309 13 564 142 Internt bruk (m3) Solgt vann (m3) 2012 Vannproduksjonen har økt betydelig fra den gangen vannverket var nytt. Hovedårsakene er økt industrivirksomhet, det moderne menneskets behov og atferd, samt at ledningsnettet eldes og lekkasjene øker. I 2010 ble det produsert den høyeste vannmengden som er gjort siden anlegget ble satt i drift. Historiskvannforbruk 1965- 2014 18000000 16000000 14000000 12000000 10000000 8000000 6000000 4000000 2000000 0 5 6 9 1 7 6 9 1 9 6 9 1 1 7 9 1 3 7 9 1 5 7 9 1 7 7 9 1 9 7 9 1 1 8 9 1 3 8 9 1 5 8 9 1 7 8 9 1 9 8 9 1 1 9 9 1 3 9 9 1 5 9 9 1 7 9 9 1 Vannproduksjonen 1965 2014 (inklusive Tvetervann 1995-1999) DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -30- 9 9 9 1 1 0 0 2 3 0 0 2 5 0 0 2 7 0 0 2 9 0 0 2 1 1 0 2 3 1 0 2 8 Energigjenvinning Avfallet en viktig energiressurs. FREVAR brenner for miljøet! Bærekraftig avfallshåndtering Et tilbakeblikk på driftsåret 2014 viser at drift og produksjon har vært i god overensstemmelse med forventede resultater. Til tross for tidens tann har anleggene fortsatt høy driftsregularitet og høy energiutnyttelsesgrad. Det ble energigjenvunnet ca 87893 tonn avfall og derav produsert ca 230 GWh. Total leveranse av prosessdamp til industri og fjernvarme utgjør ca 194 GWh. Restenergien utnyttes i egne anlegg. Totalt levert fra kjelesystem År 2014 2013 2012 2011 2010 2009 Produsert Mengde (tonn) energi (GWh) 87 893 230 88 778 226 87 887 207 89 893 217 87 841 222 90 302 225 Gj.v.-prosent 98,6 98,6 96,7 96,3 96,2 94,8 DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -31- Tilsv. tonn fyringsolje 22 500 22 194 21 972 22 473 21 960 22 575 Redusert tonn CO2 71 000 70 356 69 650 71 240 69 614 71 564 9 Anleggets miljøstandard FREVAR har som et av sine hovedmiljømål for anlegget å være miljøsertifisert etter miljøstandarden ISO 14001. Årets systemrevisjon i henhold til gjeldende miljøstandard ble gjennomført i november. Resultatene bekreftet at arbeidet som har vært utført i løpet av året har vært i henhold til aktivitetsstyrende prosedyrer. ISO 14001 er et styringsverktøy som medvirker til at avdelingens aktiviteter som påvirker miljøet overvåkes og kontrolleres kontinuerlig. Miljøstyringssystemet har også føringer som kan integreres med andre krav til styring. Det arbeides jevnlig med avdelingens HMS- aktiviteter. I det årlige oppsatte programmet inngår vernerunder, stikkprøver avfall, slaggprøver, utstyrskontroll, kontroll av oljeutskillere og oljetanker, brannøvelser, kalibrering, kursing, medarbeidersamtaler m.m. To konsesjonsmålinger ble utført i 2014. Kontrollmålingene bekrefter at FREVAR har god styring og dokumentasjon på anleggets miljøstandard. Resultater av utslippsmålinger 2014 Første Andre KonsesjonsSnitt 2014 måling 2014 måling 2014 krav Parameter Snitt 2013 Støv Hg Cd+Tl Sum av 1,8 0,25 0,07 3,53 0,12 0,18 0,26 0,09 0,24 6,8 0,15 0,21 10 30 50 mg/Nm3 µg/Nm3 µg/Nm3 42 50 0,5 1,2 0,005 0,18 0,0015 1,0 141 33 25 0,4 1,0 0,01 0,2 0,02 0,7 148 39 25 0,35 1,0 0,008 0,20 0,02 0,7 148 28 1,0 0,001 0,020 0,7 - 500 50/100 50 10 1 10 0,1 10 200 µg/Nm3 mg/Nm3 mg/Nm3 mg/Nm3 mg/Nm3 mg/Nm3 ng/Nm3 mg/Nm3 mg/Nm3 (Pb+Cr+Cu+Co+Mn+ Ni+As+Sb+V+Sn) CO SO2 TOC HF HCl Dioksiner NH3 NOx (NO2) D I S T R I K T E T S M I LJ Ø B E D R I F T -32- Enhet 10 Renseanleggene Rent badevann langs kysten vår. Avløpsrensing har en meget positiv innvirkning på vannkvaliteten i Glomma/Ytre Oslofjord. Avløpsrenseanlegget FREVAR renseanlegg Øra RA er et mekanisk/kjemisk anlegg som renser avløpsvann fra Fredrikstad og Hvaler kommuner. Tilhørende er også 10 pumpestasjoner med ledningsnett. FREVAR drifter også et naturbasert renseanlegg Kvernhuset renseanlegg. Videre driftes et anlegg for vannbehandling fra røkgassrensetrinnet fra forbrenningsanlegget - von Roll, samt sigevannsnettet på deponiet med tilhørende pumpestasjoner. FREVAR renseanlegg Øra RA har også driftsansvar for et Biogassanlegg og et oppraderingsanlegg for biogass til drivstoffkvalitet. Driftsdata Vannmengde tilført(m3) Tilkjemisktrinn(m3) Overløp(m3) Forbrukav JKL(tonn) Spesifikk forbrukav JKL(g/m3) 2011 15 234 072 14 270 084 963 987 4819 360 2012 14 594 093 13 499 780 1 094 314 5073 393 2013 14 879 578 13 581 244 1 298 334 6147 478 2014 16 262 181 14 519 303 1 742 878 6177 460 En av utfordringene til avløpsrenseanlegget er at det i løpet av året er store variasjoner i tilførselen av avløp til anlegget. Store nedbørsmengder gir store vannføringer grunnet fellessystemer samt lekkasjer inn i nettet. Tilførte mengder avløpsvann til avløpsrenseanlegget har variert fra ca 20 000 m3 til nærmere 120 000 m3 pr døgn gjennom 2014. Økningen i tilført vannmengde har naturlig variasjon med økte nedbørsmengder i 2014 i forhold til 2013. DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -33- 11 Kvernhuset renseanlegg Kvernhuset RA er et naturbasert renseanlegg som renser avløpsvann fra Kvernhuset skole og 6 eneboliger. Kvernhuset renseanlegg består kort fortalt av slamavskiller og innløpskum, etterfulgt av et biofilter og to fosforfilter. I tillegg er det et barkfilter for luktfjerning. FREVAR har hatt driftsansvar for anlegget siden oppstart.Anlegget fortsetter å levere imponerende renseresultater, så også for 2014. Driftsdata Renset vannmengde ( m3) Overløp (timer) Slamtømming (m3) 2011 5848 195 0 2012 6812 519 0 2013 10 392 611 0 2014 5099 211 75-100 2011 32 732 10 463 8800 2012 27 094 10 644 8800 2013 22 175 7706 9000 2014 23 955 3902 9000 von Roll anlegget Driftsdata Vannmengde tilført (m3) Vannmengde til utløp (m3) Forbruk av (TMT-15) kg I 2014 er det tilført 23 955 m3 til von Roll anlegget, av disse har3902 m3 gått til utløp. Resten er blitt sendt tilbake til forbrenningsanlegget og gjenvunnet 20 ( 053 m3). Innløpsmengden er noe høyere enn 2013, dette skyldes en naturlig variasjon.Gjenvinning av vann tilbake til forbrenningsanlegget blir bedre og bedre, og mengden gjenvunnet vann har i 2014 økt ytterligere. D I S T R I K T E T S M I LJ Ø B E D R I F T -34- 12 Biogassanlegget Vårt nyeste anlegg, som er en viktig brikke i biogassatsningen i Østfold. Biogassanlegget er FREVARs nyeste anlegg. Første spadestikk ble foretatt november 2011, og det stod ferdig juli 2013. Enova bevilget 15 mill. i støtte, den totale investeringen ble til sammen ca 120 mill. Hva skjer i biogassanlegget? • Biologisk behandling av matavfall fra kommuner og fra næring. • Produserer biogass som brukes til miljøvennlig drivstoff for busser og andre kjøretøy. • Leverer biogass til de nye bussene i Østfold. • Kapasitet på behandling av 30 000 tonn matavfall i året. • Et viktig miljø- og klimatiltak; biogass erstatter produkter basert på fossile kilder. Teknologi Biogassanlegget er bygget med beste tilgjengelige teknologi i markedet. Oppgradering av gassen foregår med fjerning av CO2 i en såkalt aminprosess. Dette sikrer at biogassen som drivstoff blir CO2-nøytral, og gir en miljøvennlig drift av gassbiler i fremtiden. • 4 stk mottakstanker á 200 m3 • 1 stk utråtningstank på 3000 m3 • 3 stk hygieniseringstanker á 17 m3 • 1 stk luktreduksjonsanlegg • 1 stk oppgraderingsanlegg av rågass til drivstoffkvalitet • 1 stk komprimerings- og flakfyllingsanlegg for gassen Biogass som drivstoff Biogass er et CO2-nøytralt drivstoff, og er et av de mest miljøvennlige drivstoffalternativene vi har i dag. Karbondioksidet som genereres ved forbrenning av biogass som drivstoff, er allerede en del av det naturlige kretsløpet. Ved å bruke biogass i stedet for bensin eller diesel, unngår man å tilføre ny CO2 til atmosfæren. Dessuten har biogass en positiv miljøeffekt, fordi bruk av biogass reduserer utslipp av svevestøv og nitrogenoksider. Biogass som drivstoff er svært godt egnet for både busser, taxier og næringsliv. Østfold Kollektivtrafikk investerte i nærmere 100 nye biogassbusser som skal gå i Fredrikstad, Sarpsborg, Hvaler og Råde. Til sammen vil disse bussene erstatte 1,62 millioner liter diesel og redusere klimagassutslippene med ca 4 400 tonn CO2 (kilde Østfold Kollektivtrafikk). DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -35- 13 Forretningsområder Alt forretningsengasjement bygger på foretakets verdier, vedtekter og vedtak i våre styrende organer. Det fokuseres på positive synergier, kvalitet og kompetanse. Østfold Gjenvinning AS ØGAS (eierskap 34,02 %) For FREVAR er ØGAS strategisk viktig. Sammen med den andre eieren, Norsk Gjenvinning AS, ønsker vi å delta i den delen av verdikjeden som omhandler sortering av næringsavfall for materialgjenvinning og brenselsproduksjon. Siden 2004 har FREVAR hatt driftsansvaret for selskapets varmesentraler, mens utbygging av rørsystemet har foregått. Hovedvarmekilde for FFAS er Hafslund Varme AS Bio-El som kom i drift i 2008. FREVAR er reservevarmekilde for FFAS. Eierskap i ØGAS gir oss økonomisk avkastning, samt innflytelse på utviklingen av en viktig bedrift beliggende på vårt område. Bioressurs Østlandet AS BRØAS (eierskap 50 % ) BRØAS er etablert sammen med Lindum Ressurs og Gjenvinning AS. Hovedformålet har for FREVARs del vært å skaffe ny alternativ virksomhet til deponiområdet etter at deponiforbudet trådte i kraft i 2009. BRØAS er aktive innenfor sitt marked, og deler årlig ut utbytte til sine eiere. Fredrikstad Biogass AS FBAS (eierskap 50 % ) FBAS var eid av FREVAR og Borg Buss AS. Selskapet ble opprettet hovedsakelig av miljøhensyn. FBAS har vært en betydelig bidragsyter til utviklingen innen biogass i Østfold og Norge. I 2014 ble selskapet lagt ned, og all produksjon av biogass på Øra, foregår nå i FREVARs nye biogassanlegg (BA). Fredrikstad Fjernvarme AS FFAS (eierskap 32,5 %) FREVAR eier FFAS sammen med Fredrikstad Energi og Fortum Holding. Bildet viser legging av fjernvarmerør. Hafslund Varme AS - Bio -El - BEF (25-års operatøravtale) Hafslund Varme AS bygde i 2007 et energigjenvinningsanlegg i tilknytning til FREVARs eget anlegg på Øra. Anlegget har vært i drift fra midten av 2008, og samdriftes med FREVARs anlegg iht. operatør- og samarbeidsavtaler. Anlegget er hovedleverandør av energi til FFAS. DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -36- 14 Åpne FREVAR Åpenhet ved alle sider av driften av anleggene gir trygghet for oss og eiere i Fredrikstad kommune. FREVAR KF er en del av Fredrikstad kommune noe som betyr at Offentleglova og Lov om offentlige anskaffelser gjelder for oss. Det setter vi pris på. FREVAR tilbyr full åpenhet og hvis noen ønsker å se oss i kortene, er de selvfølgelig hjertelig velkomne til det. Vi vet at offentlig eierskap av samfunnsmessig viktig infrastruktur sikrer allmennhetens innflytelse på samfunnsutviklingen. Driften av våre anlegg har stor innvirkning på både miljø, økonomi og samfunn her i distriktet. Vi tror at åpenhet bidrar til at denne påvirkningen blir positiv. Samfunnsansvar i praksis FREVAR ønsker å ta samfunnsansvar og være medvirkende til at unge mennesker får utvikle seg og utdanne seg. Derfor har FREVAR til enhver tid, blant annet lærlinger, utplasseringsplasser og praksisplasser. Vi kaller det samfunnsansvar i praksis. Miljøsertifiseri ng FREVAR er sertifisert i henhold til miljøstandarden ISO 14001 siden 27.11.2000, og vannverket er i tillegg kvalitetssertifisert etter ISO 9001. Vi var blant de første innenfor vår bransje med slik sertifisering. og trygghet for våre naboer Virksomheten medfører miljøpåvirkning når det gjelder utslipp til luft og vann, støy og lukt. De virkningene som anses vesentlige for FREVAR totalt sett, er utslipp til luft og vann. Dette begrunnes i lovbestemte krav, samt: • • • Utslipp til luft fra energigjenvinningsanlegget i form av drøye 70 000 Nm3/h renset røykgass. Utslipp til luft fra ca 450 mål deponiareale (diffuse utslipp). Utslipp til vann i form av ca 30 000 m3/døgn renset avløpsvann fra hovedrenseanlegget. I tillegg kommer ca 90 m3/døgn fra røykgassrenseanlegget. De største positive miljøpåvirkningene er: • • • • Produksjon av drikkevann for Fredrikstad og Hvaler kommuner. Rensing av avløpsvann fra Fredrikstad og Hvaler kommuner. Slam- og biogassproduksjon. Avfallshåndtering, omfattende forbrenning med energigjenvinning, sortering, gjenvinning og deponering. Leveranse av høytrykksdamp til nærliggende prosessindustri, som erstatning for drøye 20 000 tonn fyringsolje/år. En sertifikatperiode varer i 3 år, så må virksomheten resertifiseres for å opprettholde status som sertifisert. FREVAR ble resertifisert for nye 3 år høsten 2003, 2006 og 2009. Høsten 2012 ble det på ny gjennomført resertifisering, da ved vår nye partner Intertek Certifikation AS. DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -37- 15 Likestilling Foretaket har et aktivt forhold til likestilling, og kvinneandelen har vært økene i flere år, med unntak i 2014. Kvinneandelen har gått fra 24 % i 2013 til 19,4 % i 2014. Dette kan forklares med en større turnover i 2014 enn tidligere år. Ansettelser som er foretatt i 2014 vil medføre en økning i kvinneandelen for 2015. Ved foretaket var det ved utgangen av året 72 dyktige medarbeidere ansatt. Vi liker å kalle dem hverdagshelter. Av disse er andelen 19,4 % kvinner og 80,6 % menn. Av styrets 7 medlemmer er 2 kvinner og 5 menn. Dette utgjør en andel på 28,6 % kvinner og 71,4 % menn. Foretakets ledergruppe består av 2 kvinner og 3 menn. Sykefravær og trivsel FREVAR er en IA bedrift og arbeider kontinuerlig med å tilrettelegge for helsefremmende arbeidsplasser. Dette ivaretas blant annet i arbeidsmiljøutvalget, ved HMS tiltak, tett oppfølging og tilrettelegging innenfor de rammene vi har til rådighet. Det er av stor verdi at vi har engasjerte og initiativrike medarbeidere som administrerer og arrangerer ulike trivselstiltak. Foretaket har blant annet en velferdskomité som inviterer til ulike arrangement og administrerer hytteutleie for ansatte. Sykefraværet for 2014 endte på 6,25 %. Dette er en økning med 0,25 prosent fra 6 % året før. Vi er godt fornøyde med et stabilt lavt sykefravær over flere år. Gjennomsnittsalderen på FREVAR ved utgangen av året er 49,3 år. Kontinuerlig forbedringsarbeid og utvikling Vi har tro på et åpent samarbeid regelmessige oppfølgingsmøter i foretaket . Derfor praktiserer vi faste tillitsvalgtsmøter, arbeidsmiljøutvalgsmøter og allmøter. For å lære av andre og utvikle oss, har vi også invitert andre bedrifter til å komme og fortelle om sitt forbedringsarbeid. I arbeidsmiljøutvalget deltar også representanter fra HMS-avdelingen i Fredrikstad kommune. Kommunikasjon Foretaket hadde behov for å fornye sin hjemmeside, og arbeidet med dette har pågått gjennom 2014. Lanseringsdato ble satt til 30.1.15. www.frevar.no Målet er bedre informasjon og kommunikasjon med ansatte, innbyggere, kunder og samarbeidspartnere. FREVAR er et foretak med flere ulike arbeidstidsordninger og arbeidssteder, noe som gir utfordringer i kommunikasjon med alle ansatte. Dette løser vi med via mobil, mail, sms, intranett blant annet. I tillegg snakker vi direkte med hverandre Et bilde av noen av våre hverdagshelter. DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -38- 16 Styret FREVAR er et kommunalt foretak Fredrikstad. en del av kommunen. Styret rapporterer til bystyret i Styrets sammensetning Styret har sittet siden juni 2012. Alle styremedlemmene, 5 valgt av bystyret og 2 valgt av de ansatte ved foretaket, er likeverdige medlemmer. Victor Kristiansen Direktøren er direkte underlagt styret. Hege Dubec De prinsippene som ligger til grunn for organisering i et kommunalt foretak gir styret stor selvstendighet, uten å svekke den kommunale styringen av virksomheten. Til forskjell fra kommunalt eide aksjeselskap, som er rettslig og økonomisk adskilt fra kommunen, er kommunale foretak en juridisk del av kommunen. nestleder Styrets arbeid I løpet av 2014 har styret avholdt 10 styremøter. Det har blitt behandlet 36 saker, hvor saksframlegget har blitt forberedt av administrasjonen ved foretaket. 3 av sakene (årsregnskap 2013, revidert budsjett 2014 og budsjett og handlingsplan 2015-2018) har blitt endelig avgjort av bystyret som er foretakets representantskap. I 2014 har styret deltatt på avfallskonferansen, som er bransjens største fagkonferanse i Norge, samt enkelte andre fagkonferanser. I tillegg har styret og foretakets ledergruppe vært på anleggsbefaring på Statkraft sitt energigjenvinningsanlegg i Trondheim. Dette ble kombinert med oppstart av foretakets strategiarbeid, som fortsetter ut i 2015. Året har vært preget av en større optimisme med tanke på framtiden. Nye energiavtaler gir igjen grunnlag for å tenke langsiktig på energigjenvinning. Samtidig arbeides det kontinuerlig med å forbedre driftstilgjengeligheten ved biogassanlegget. Styret er, med det utgangspunkt foretaket hadde, meget tilfreds med resultatet for 2014. Dette gjelder både innenfor den selvkostfinansierte delen, og den kommersielle delen. Årets reelle næringsoverskudd er større enn budsjett, noe som er et resultat av målrettet arbeid innenfor mange områder. styreleder Leif Eriksen Rita Holberg Bjørn Tindlund Tom Segerblad Ørnulf Nordli Fredrik Hellström direktør Ann-Kristin Stedjeberg sekretær DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -39- 17 Beretning FREVAR er organisert som et kommunalt foretak og fører regnskap etter Regnskapsloven. Den største delen av omsetningen kommer fra andre enn eieren Fredrikstad kommune. Foretaket framstår som en sterk og konkurransedyktig aktør i markedet. Resultatet I 2014 kom ca. 64 % av omsetningen fra konkurranseutsatt næringsvirksomhet, mens ca. 36 % av omsetningen er avgiftsfinansiert og drives etter selvkostprinsippet. Hvilke deler som skal drives etter forretningsmessige prinsipper, er spesifisert i stiftelsesgrunnlaget til foretaket. Forutsetningen for fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetningen. Regnskapet er revidert iht. Regnskapsloven. 2014 har vært et år med høyt aktivitetsnivå og mange utfordringer. Det har gjennom hele året vært fokusert på god drift av anleggene og optimalisering av organisasjonen. Driftsmessig har den største utfordringen vært driften på det nye biogassanlegget. Det har gjennom året vært en utfordring at foretaket har hatt en del turnover på personalsiden. Dette har medført, lav bemanning, og økt press på det øvrige personalet. Foretakets regnskapsmessige resultat for forretningsvirksomheten i 2014, ble et overskudd på kr 42,4 mill. Av dette utgjør ca. 32,3 mill. regnskapsmessig håndtering av skatteplikten og planendring pensjon, og har ikke medført reelle inntekter. Fra ordinær drift er det generert et overskudd på ca. kr 10 mill. i 2014, som er kr 1,2 mill. bedre enn prognosene som er presentert for styret. Innenfor selvkostområdet er det utført tjenester for totalt kr 77 mill. Dette er et mindreforbruk på ca. kr 10,3 mill. i forhold til hva som er innbetalt til selvkostområdet i 2014, og tilføres foretakets andel av kommunens selvkostfonds. Skatteplikt Fra 01.01.14 har foretaket vært skattepliktig på inntekt fra næringsvirksomhet innenfor avfallshåndtering. Dette omfatter deler av energigjenvinningsanlegget, deler av avfallshåndteringen samt biogassanlegget. Å implementere dette i foretakets regnskap har vært en omfattende prosess, som har medført en regnskapsteknisk utfordring i 2014. Det har blitt beregnet en ny inngangsbalanse for 2014, som viser den skattemessige verdien av de driftsmidlene som faller innenfor skatteplikten. Det har blitt foretatten verdifastsettelse av energigjenvinningsanlegget og administrasjonsbygget, ellers har reelle inngangsverdier blitt brukt. Dette har medført at den skattemessige verdien av driftsmidlene er høyere enn den regnskapsmessige verdien, og utgjør en midlertidig forskjell på kr 117.012.348,pr. 01.01.14. Den skattemessige effekten av dette er en utsatt skattefordel på kr 31.593.334,- (27 %) pr 01.01.14. Dette er en engangseffekt ved etablering av utsatt skattefordel. Ved utgangen av 2014 utgjør den utsatte skattefordelen kr 30.163.346,-, som rent regnskapsteknisk må føres mot resultatregnskapet, og dermed øker resultatet uten at det foreligger tilsvarende inntekter. Pensjon Stortinget vedtok i 2009 å gjennomføre flere endringer i offentlige pensjonsordninger, herunder levealdersjustering av pensjonene. Levealdersjusteringen medfører isolert sett at foretakene får en lavere pensjonsforpliktelse. Endringen ses på som en planendring, og skal reflekteres i regnskapet pr. 31.12.2014. Det er iht. God regnskapsskikk (GRS) å resultatføre endringen i pensjonsforpliktelser. Dette styrker foretakets overskudd i 2014 med kr 8,5 mill., uten at det foreligger tilsvarende inntekter. Tabellen nedenfor viser regnskapsmessig næringsoverskudd pr. avdeling, hvor mye av overskuddene som kommer av pensjon og skatt, og dermed ikke har en likviditetseffekt. Kolonnen til høyre viser avdelingsmessige over- og underskudd generert av årets drift. DISTRIKTETS MILJØBEDRIFT -40- 18 Tabellen nedenfor viser årets resultat ihele 1000: Avdeling Resultat drift Selvkost -2 257 -2 257 11 RA -14 397 -713 12 FA -9 710 -2 824 13 AH -4 921 -4 553 14 VA 6 590 38 NÆRING AVLØP -24 695 -10 347 Næring Næring Herav før skatt etter skatt pensjon -13 684 -41 742 -3 704 -6 886 -6 886 -555 -369 -369 -37 6 590 6 590 -14 348 -42 406 -4 297 Resultatet fra energigjenvinningsanlegget gjenspeiler at ny energiavtale har vært i funksjon hele 2014. Årets drift har vært bra, og det driftsmessige resultatet er bedre enn budsjettert. Vedlikeholdsbehovet er økende pga. anleggets alder. Det har vært en merkbar nedgang i markedet for forurensede masser i 2014. For avfallshåndteringen har dette blitt veid opp av overført utbytte fra datterselskapet Bioressurs Østlandet AS, på kr 2,75 mill. Biogassanlegget har medført mange og store utfordringer i sitt første hele driftsår. Dette har medført et underskudd på kr 6.590.270,14 for 2014. Det arbeides kontinuerlig med å bedre inntjeningen på anlegget. Det fokuseres både på optimalisering av drift og nødvendige investeringer. Det er budsjettert med et mindre underskudd også i 2015. Resultatdisponering Resultatet innenfor selvkostområdet er saldert mot bundne selvkostfond pr. avgiftsområde. Årets resultat ga følgende endringer i foretakets selvkostfond: IB 2014 Renovasjon Vann Avløp -1 578 -989 1 556 -1 011 Herav Resultat av skatt drift -28 058 -9 979 -6 331 -331 6 590 -28 058 -10 051 2014 UB 2014 Renter/ovf* Avregning -40 -3 537 -5 155 -25 -4 553 -5 567 -1 555 -2 257 -2 256 -1 620 -10 347 -12 978 * Ved inngangen til 2014 hadde foretaket et negativt selvkostfond innenfor avløp. Det har i året blitt tilført kr 1,5 mill. fra den delen av kommunens selvkostfond som står i kommunens regnskap. Selvkostfondene skal benyttes tildrift innenfor de forskjellige avgiftsområdene innen 3-5 år. Dette bidrar til at prisene kan holdes mer stabile. Resultatet fra årets næringsdrift er et overskudd på kr 10.050.928,51. Resultatet av årets regnskapsmessige føring av endringer med hensyn til pensjon og skatt, innenfor næringsområdet, er kr 32.355.303,33. Dette er en regnskapsteknisk andel av overskuddet som ikke har medført inntekter til foretaket i året. Beslutning om disponering av næringsoverskuddet treffes av foretakets representantskap, som er bystyret i Fredrikstad kommune. DISTRIKTETS MILJØBEDRIFT -41- 19 Resultatregnskap pr. 01.01.-31.12. Note Salgsinntekt 2014 9 2013 211 133 618 180 247 136 Annen driftsinntekt 13 577 858 13 613 130 Sum driftsinntekt 224 711 476 193 860 266 Varekostnad -45 069 498 -42 120 658 Lønnskostnad 4,5 -47 485 768 -58 330 745 Avskrivning 1 -21 800 928 -15 640 651 Annen driftskostnad -85 476 934 -77 663 659 Sum driftskostnad -199 833 128 -193 755 714 Driftsresultat 24 878 348 104 552 Inntekt fra investering i datterselskap 2 750 000 1 450 000 Renteinntekter 2 615 751 2 253 309 59 100 387 370 -5 518 193 -4 787 162 -90 413 -107 108 24 694 593 -699 039 12,13 -10 346 682 14 347 911 -295 092 -994 131 15 28 058 320 0 42 406 231 -994 131 Andre finansinntekter Rentekostnader Andre finanskostnader Resultat før selvkostavregning Overføring selvkostfond Ordinært resultat før skattekostnad Skattekostnad på ordinært resultat Årsresultat Balanse pr. 01.01.-31.12. EI ENDELER Anleggsmidler Utsatt skattefordel Sum immaterielle eiendeler Varige driftsmidler Tomter, bygninger og annen fast eiendom Anlegg under oppførelse Maskiner, anlegg, inventar ol. Sum varige driftsmidler Note 2014 2013 15 30 163 346 30 163 346 0 0 1,14 1 1,14 300 182 763 37 815 544 41 580 704 379 579 011 313 357 276 10 580 788 46 934 047 370 872 111 7 14 051 000 14 051 000 14 101 000 14 101 000 423 793 357 384 973 111 8 289 484 7 117 495 29 917 762 2 732 833 32 650 595 23 687 689 3 318 116 27 005 805 74 803 797 99 176 169 Sum omløpsmidler 115 743 876 133 299 468 Sum eiendeler 539 537 234 518 272 579 Finansielle anleggsmidler Finansielle anleggsmidler Sum finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler Varelager Fordringer Kundefordringer Andre fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l. 8 D I S T R I K T E T S M I LJ Ø B E D R I F T -42- 20 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Annen egenkapital Sum opptjent egenkapital Over- underskudd forretningsdrift Sum egenkapital GJELD Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelser Andre avsetninger for forpliktelser Sum avsetninger for forpliktelser Annen langsiktig gjeld Gjeld til kredittinstitusjoner Sum annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Betalbar skatt Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Note 2014 11 2013 178 331 909 178 331 909 37 406 232 179 326 041 179 326 041 -994 131 215 738 141 178 331 910 4 2,13 1 611 413 64 030 828 65 642 241 10 156 115 51 997 473 62 153 588 3 224 490 432 224 490 432 240 488 370 240 488 370 12 128 427 2 105 026 6 923 068 12 509 897 33 666 418 323 799 091 539 537 232 23 437 549 11 15 Fredrikstad, 13.02.2015 DISTRIKTETS MILJØBEDRIFT -43- 6 701 668 7 159 494 37 298 711 339 940 669 518 272 579 21 Noter til regnskapet Regnskapsprinsipper Regnskapet er satt opp etter Regnskapslovens regler. tariffavtalen i kommunal sektor. Fordi det foretas en fordeling av den aktuarmessige risiko mellom alle foretakene, kommunene og fylkeskommunene som deltar i ordningen, tilfredsstiller den kriteriene for det som betegnes som en Multiemployer-plan. I tråd med internasjonal praksis for slike Multiemployer-planer er den regnskapsførte årlige pensjonskostnaden i 2014 lik påløpt (netto) pensjonspremie. Fremtidige premier vil påvirkes av risikomessige over- eller underskudd på nåværende og tidligere ansatte både i FREVAR og i andre kommuner/foretak som inngår i ordningen. Premien vil også være påvirket av avkastning, lønnsvekst og utviklingen i folketrygdens grunnbeløp. I tillegg til den ordinære tariffestede tjenestepensjonsordningen kommer ytelser i form av avtalefestet pensjon til aldersgruppen 62 til 64 år. Også denne ordningen er vurdert å være en Multiemplyer-plan, og kostnadsføres i takt med faktisk innbetalt premie. Forpliktelsen knyttet til arbeidsgivers egenandel ved ansattes faktiske bruk av ordningen er balanseført. Klassifisering og vurdering av balanseposter Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år etter balansedagen, samt poster som knytter seg til varekretsløpet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende. Varige driftsmidler Varige driftsmidler balanseføres og avskrives over driftsmidlets levetid dersom de har levetid over 3 år og har en kostpris som overstiger kr 50 000. Direkte vedlikehold av driftsmidler kostnadsføres løpende under driftskostnader, mens påkostninger eller forbedringer tillegges driftsmidlets kostpris og avskrives i takt med driftsmidlet. Skatter Skattekostnad består av betalbar skatt og endring i utsatt skatt. Utsatt skatt/skattefordel er beregnet på alle forskjeller mellom regnskapsmessi g og skattemessig verdi på eiendeler og gjeld. Utsatt skatt er beregnet med 27 % på grunnlag av de midlertidige forskjeller som eksisterer mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier, samt skattemessig underskudd til framføring ved utgangen av regnskapsåret. Netto utsatt skattefordel balanseføres i den grad det er sannsynlig at denne kan bli nyttiggjort. Betalbar skatt og utsatt skatt er regnskapsført direkte mot egenkapitalen i den grad skattepostene relaterer seg til egenkapitaltransaksjoner. Pensjoner Foretakets pensjonsansvar i forhold til den ordinære tariffestede pensjonsordningen er dekket gjennom pensjonsordning i Kommunal Landspensjonskasse. Denne ordningen gir en definert ytelse i henhold til Note 1 Varige driftsmidler (Alle tall i 1000) Kjøretøy/ anl.mask. Inventar/ utstyr Anskaffelseskost 1.1.2014 Tilgang driftsmidler Avgang driftsmidler Anskaffelseskost 31.12.2014 13 009 2 439 81 15 367 4 387 - Akkumulerte avskrivninger Maskiner Bygninger Ledninger/ dammer Totalt 291 362 834 122 999 4 387 183 785 425 183 360 292 196 122 999 615 542 3 273 506 618 309 10 031 4 172 147 331 87 647 27 365 276 546 Balanseført verdi pr. 31.12.2014 5 336 215 36 029 204 549 95 634 341 763 Avskrivninger 2014 1 101 79 6 106 11 619 2 390 21 295 Varige driftsmidler avskrives lineært over den antatte økonomiske levetiden for de enkelte driftsmidlene. Følgendeøkonomiske levetiderer benyttet: * Bygningerog annenfasteiendom * Bilerog maskiner * Inventarog kontormaskiner * Tomter,utearealer DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -44- 10-80år 7-20år 5-15år 0 år 22 Spesifikasjon av anlegg under oppførelse Navn Utskifting I/O og oppgradering PLS RA Totalt UB 1130 990 Budsjett ramme 2 000 Prosjekt 5121 Avd. 11 Ny tt prosessty ringssystem RA Tilstandskontroll og v edlikehold avløpsledninger RA Ny Sellebakk pumpestasjon Utslippsledning/diffusor RA Rehabilitering by gg RA Rehab sty ringssystem kontrollrom FA/RA Ny matev annstank 5130 5131 5132 5133 5134 5229 5231 11 11 11 11 11 12 12 1 778 598 7 785 122 93 3 215 8 5 500 3 000 7 000 11 000 750 6 500 1 500 Utskifting av Eco 3 FREVAR øst (deponi 6) Råv annsforsyning Eidet - Rostadneset Ny tt prosessty ringssystem VA Rør gjennom Borredalsv annet Rør Rostadneset p.st. - Rostad Frekvenssty ring råv annspumper Rostad Ny v ekt 5232 5305 5418 5419 5420 5421 5427 5601 12 13 14 14 14 14 14 36 273 2 221 912 1 263 12 825 378 574 413 4 500 5 000 15 000 3 000 10 000 6 000 2500 1000 Hy bridv armepumpe Tilleggsarbeider biogassanlegget 5803 5804 38 38 301 4 068 37 816 500 5000 89 750 Note 2 Avsetninger og forpliktelser (Alle tall i 1000) Andre avsetninger for forpliktelser består av: 2014 2013 Regnskapsmessig frie avsetninger: Utsatt inntekt knyttet til avsluttet deponi Utsatt inntekt knyttet til igangværende deponi Utsatt inntekt knyttet til usikkerhet vedr. avgifter Omstillings- og omsstruktureringsfond Utsatt inntekt påbegynt prosjekt Utsatt inntekt knyttet til andre forpliktelser 142 6 101 8 456 13 679 7 542 15 133 271 5 739 6 487 14 312 7 753 16 424 Regnskapsmessig bundne avsetninger: Bundne selvkostfonds iht. avgiftsområder 12 978 1 011 Sum 64 031 51 997 Utsatt inntekt er en måte å periodisere regnskapet på. Dersom man mottar inntekter et år, men forventer at hele eller deler av de tilhørende kostnadene kommer et senere år, kan man utsette inntektsføring av hele eller deler av beløpet for å sikre regnskapsføring i samme år. Det er fortsatt generell usikkerhet i forhold til sluttbehandlingsavgift på avfall til deponi og deponirelatert behandling. Det er forskjell på tolkning av hva som er avgiftsbelagte masser, og andre aktører i bransjen har opplevd å få betydelige etterkrav. Det avsettes derfor i henhold til tidligere praksis. Stadig endrede rammebetingelser inenfor avfallsmarkedet gjør det sannsynlig at både avfallshåndteringen (AH) og energigjenvinningsanlegget (FA) må påregne kostnader til omstilling av driften. AH må forholde seg til vedtatt deponiforbud fra 2009, og FA opplever usikkerhet rundt dagens energiavsetning som kan medføre behov for rask omstilling av drift og energiproduksjon. AH har satt av kr 1,7 mill. og FA kr 12 mill. til omstruktureringskostnader. Utsatt inntekt knyttet til andre forpliktelser omfatter bl.a. avsatte midler til riving av sykehusforbrenningsanlegget (SYFA) på kr 2,7 mill. I tillegg kommer bl.a. periodisering av engangsinntekt på kr. 5 mill fra Bio-El Fredrikstad AS, nå gjenstående kr 2,7 mill., avsetning til sigevanns- og deponigassrør i aktiv fylling på kr 5,5 mill. Se også note 13 vedrørende bundneselvkostfonds. Note 3 Langsiktig gjeld (Alle tall i 1000) Langsiktig gjeld med forfall senere enn 5 år 2014 2013 Gjeld til kredittinstitusjoner Sum 222 933 222 933 240 493 240 493 Spesifikasjon av lånekapital Saldo Avdrag Renter Låneinstitusjon 31.12.13 2014 2014 Norges Kom munalbank 50 880 3 180 1 030 10 500 1 400 213 37 000 2 000 1 086 58 368 3 155 1 207 156 748 9 735 3 536 Komm unekreditt Norge 3 115 1 558 70 13 050 1 305 357 33 575 1 700 699 34 000 1 700 856 83 740 6 263 1 982 Sum total lånekap. 240 488 15 998 5 518 Saldo 31.12.14 47 700 9 100 35 000 55 213 147 013 1 557 11 745 31 875 32 300 77 477 224 490 Note 4 Pensjoner Selskapet har en usikret pensjonsordning i form av tariffestet avtalefestet førtidspensjonsordning (AFP) innen KLP. Denne forpliktelsen omfatter 74 aktive. Ved beregningen er følgende foruts etninger lagt til grunn: 2014 2013 Årlig avkastning 3,80 % 4,40 % Dis konterings rente 3,00 % 4,10 % Lønnsveks t 3,25 % 3,75 % G-regulering 3,00 % 3,50 % Forventet frivillig avgang: Under 20 år 20 % 20-23 år 8 % 24-25 år 6 % 26-30 år 6 % Med fradrag av 0,4% for hvert år over 25 år 31-45 år 4 % Med fradrag av 0,2% for hvert år over 30 år 46-50 år 1 % Med fradrag av 0,1% for hvert år over 45 år over 50 år 0 % Forventet uttaks andel: 62 år 25 % 63 år 35 % 64 år 41 % 65 år 55 % 66 år 65 % Pensjonsforplik telse 31.12 Beregnede pens jons forpliktels er Balans eført pr 31.12 2014 1 611 1 611 2013 10 156 10 156 -8 545 -8 545 1 041 1 041 Spesifik asjon av pensjonsk ostnader: Årets pensjons opptjening Pens jons kos tnad Stortinget vedtok i 2009 å gjennomføre flere endringer i offentlige pensjonsordninger, herunder levealdersjustering av pensjonene. Levealdersjusteringen medfører isolert sett at foretakene får en lavere pensjonsforpliktelse. Endringen ses på som en planendring, og skal DISTRIKTETS MILJØBEDRIFT -45- 23 reflekteres i regnskapet pr. 31.12.2014. Det er iht. God regnskapsskikk (GRS) å resultatføre endringen i pensjonsforpliktelser. Dette styrker foretakets overskudd i 2014 med kr 8,5 mill., men er uten likviditetseffekt. (Alle tall i 1000) 2014 2013 Lønninger 41 1 99 43 31 4 Arbeidsgiveravgift 6 993 7 087 Pensjonskostnader * -1 71 7 6 978 Andre ytelser 1 01 1 951 Sum 47 486 58 330 Gjennomsnittlig antall ansatte i løpet av regnskapsåret har vært 74 ansatte. Ytelser til ledende personer 2014 2013 Daglig leder Lønn Annen godtgjørelse Lønn Styret Annen godtgjørelse 1 020 137 155 227 Revisjonshonorar utgjorde: Ekstern bistand i forbindelse med skatteplikt utgjorde: Netto Salgsinntekter kr kr kr 73 kr kr 35 892 kr 96 861 kr 36 008 kr 29 844 kr 12 521 -67 kr 211 199 Utsatt inntekt* kr kr kr 278 kr kr kr 897 kr -1 242 kr kr 959 1 35 1 46 21 6 Note 10 Fordringer og gjeld til eierkommunen (Alle tall i 1000) 2014 Fordringer Gjeld 195 Selskapets drift er underlagt konsesjonsvilkår mht: • Drift av forbrenningsanlegg, avfallsbehandling • Avløpsrensing • Drikkevannsforskrifter I tillegg følger selskapet bestemmelsene i internkontrollforskriften, og er sertifisert etter miljøstandarden ISO-14001. Jfr. øvrig omtale i årsrapporten. Note 7 Finansielle anleggsmidler Finansielle anleggsmidler består av andeler i NORVAR med kr 1.000,-, aksjer i Fredrikstad Fjernvarme AS med kr 13.710.000 og aksjer i Østfold Gjenvinning AS med kr 340.000,-. Note 8 Bundne midler kr 9 51 1 kr kr 23 kr 8 073 1 65 (Alle tall i 1000) Oversikt EK 2014 1 06 Note 6 Miljøforpliktelser 2013 Note 11 Endring av egenkapitalen 2014 2013 106 Brutto Salgsinntekter kr kr kr 351 kr kr 35 892 kr 97 758 kr 34 766 kr 29 844 kr 12 521 kr 211 132 *Jfr. note 2 vedrørende avsetninger og forpliktelser * Endring i avsetning for pensjonsforpliktelser, se note 4. Revisor (Alle tall i 1000) Fordeling salgsinntekter 2014 Avdeling Laboratoriet IKT Administrasjon Vekta Avløpsrenseanlegg Forbrenningsanlegg Avfallshåndtering Vannverket Forr.område avløp Totale salgsinntekter Note 5 Lønnskostnader, antall ansatte, godtgjørelser, lån til ansatte mm. Lønnskostnader Note 9 Spesifisering av salg Konto Navn 2050 2051 2052 2053 2054 EK FA EK RA EK VA EK AH EK BA Sum UB Res.disp. Resultat Res.disp. 2013 2013 2014 2014* -70 879 4 521 -65 723 -30 083 -221 -12 641 -7 516 4 210 -179 326 994 Resultat FA 4 521 -4 521 næring AH -7 516 7 516 VA -221 221 Forretn.dr. avløp 4 210 -4 210 Overført Fredrikstad kommune 994 Sum egenkapital i regnskapet -178 332 UB 2014 -66 358 -65 723 -30 304 -20 157 4 210 -178 332 -41 741 -6 886 -369 6 590 5 000 -41 741 -6 886 -369 6 590 5 000 -994 -42 406 5 000 -37 406 - -42 406 5 000 -215 738 * Kr. 5 mill.er i henhold til vedtak i bystyret disponert, og overført til kommuneni 2014. Note 12 Selvkostavregning Fredrikstad kommune (Alle tall i 1000) Avregning for 2014 Vann Kapitalkostnader Personalkostnader Driftskostnader Totalt 5 671 5 267 4 539 7 195 13 882 21 033 24 092 33 495 1 359 6 735 11 250 19 344 Selvkost FK Innbetalt i året Innbet. andre Tot inntekter 24 041 33 495 28 594 35 752 0 0 28 594 35 752 19 544 77 081 17 551 81 897 5 530 5 530 23 081 87 427 Selvkostoppgjør 2014 Av foretakets bankinnskudd er kr 2.488.386,42 bundne skattetrekksmidler. Av foretakets avsetninger er kr 12.977.542,05 bundne selvkostfonds. DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -46- 4 553 Avløp Renovasjon Totalt 2 257 12 297 18 469 46 165 76 931 3 537 10 347 24 Note 13 Oversikt selvkostfonds (Alle tall i 1000) Selvkostfond pr avgiftsområde IB 2014 2014 Renter/ovf* Avregning Renovasjon -1 578 -40 -3 537 Vann -989 -25 -4 553 Avløp 1 556 -1 555 -2 257 -1 011 -1 620 -10 347 UB 2014 -5 155 -5 567 -2 256 -12 978 Ved inngangen til 2014 hadde foretaket et negativt selvkostfond innenfor avløp. Det har i året blitt tilført kr 1,5 mill. fra den delen av kommunens selvkostfond som står i kommunens regnskap. Note 14 Oversikt over finansiering av nyanskaffelser (Alle tall i 1000) Anl.nr. 132 133 120 134 700 Sum NavnAvdeling 2013 Egenfin. Lån Drift Caddy 14 210 210 210 Truck 12 194 194 194 Lastebil13 340 340 340 Hjullaster 13 1 695 1 695 Biogassanlegg 38 834 834 3 273 744 2 529 744 Basert på denne regelen og de tilhørende retningslinjene for hvordan dette skal håndteres, er det utarbeidet et skattegrunnlag for den relevante næringsvirksomheten i FREVAR. Dette omfatter aktiviteter knyttet til avdelingene for energigjenvinningsanlegget, deponiet samt biogassanlegget, og hvor aktivitetene ved disse avdelinger enten i sin helhet eller delvis er knyttet opp mot det som skattereglene nå omfatter. Det er videre etablert skattemessig åpningsbalanse tilknyttet næringsvirksomheten hvor eiendeler delvis er verdsatt basert på opprinnelig anskaffelseskost fratrukket beregnede skattemessige avskrivninger fra anskaffelsestidspunktet og frem til 1. januar 2014 og delvis er verdsatt basert på foretatte verdivurderinger relatert til virkelig verdi på eiendeler pr 1. januar 2014 i tråd med hvordan det nye regelverket åpner for at dette skal gjøres. Den største enkeltstående effekten er knyttet til energigjenvinningsanlegget, som skattemessig er verdsatt i henhold til innhentet verdivurdering relatert til beregnet virkelig verdi pr 1. januar 2014. Regnskapsmessig videreføres verdier i henhold til tidligere regnskapsperioder og dette har medført at den skattemessige verdien er satt betydelig høyere enn den regnskapsmessige verdien. Note 15 SKATT ESA fastslo i en dom av 27. februar 2013 at skattefritaket for norske kommuner for lovpålagt behandling av husholdningsavfall fra egne innbyggere ikke er i strid med EØS-avtalen. Videre fremkom det at en kommune i tillegg kan behandle husholdningsavfall fra andre kommuners innbyggere og/eller næringsavfall fra private virksomheter, men at denne eventuelle aktiviteten omfattes av EØS-avtalens regelverk om offentlig støtte. ESA ga Norge frist til 1. januar 2014 i forhold til å iverksette nye regler, og norske myndigheter fastsatte nye skatteregler i overenstemmelse med ESAs anbefalinger med virkning fra 1. januar 2014. Videre er skattereglene slik at pensjonsforpliktelser utgjør en regnskapsmessig gjeld, men ikke en skattemessig gjeld. Samlet har dette medført at FREVAR pr 1. januar 2014 hadde samlede negative midlertidige forskjeller på sine driftsmidler og pensjonsforpliktelser på kr 117 012 348, hvilket medfører etablering av en utsatt skattefordel pr 1. januar 2014 på 27 % av dette beløpet, tilsvarende kr 31 593 334. Skattekostnaden i årsregnskapet for 2014 er derfor sammensatt som følger: Engangseffekt i forbindelse med etablering av utsatt skattefordel pr 1. januar 2014: kr Årets endring i utsatt skatt (27% av endringen av de m idlertidige forskjellene i løpet av 2014): kr 1 429 989 (kostnad) Årets betalbare skatt: kr 2 105 026 (kostnad) Sam let: kr 31 593 334 (negativ kostnad) 28 058 319 (negativ kostnad) DISTRIK TETS MILJØBEDRIFT -47- 25 Kontantstrømoppstilling 2014 2013 Kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter Resultat Ordinære avskrivninger Nedskrivning anleggsmidler Endring i varelager Endring i kundefordringer Endring i leverandørgjeld Endring i andre tidsavgrensingsposter Endring balanseført pensjonsforpliktelse Endring andre avsetninger for forpliktelser Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter 14 347 911 21 294 710 424 824 -1 171 989 -6 230 073 -11 309 122 6 157 086 -8 544 702 12 033 355 27 002 000 -994 131 15 640 652 3 279 121 1 430 877 6 090 112 -1 044 089 1 436 102 -1 462 845 24 375 799 Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Innbetalinger ved salg av varige driftsmidler Utbetalinger ved kjøp av varige driftsmidler Utbetalinger ved kjøp av aksjer og andeler i andre foretak Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter 81 394 -30 507 828 50 000 -30 376 434 125 234 -51 407 956 -51 282 722 Kontantstrømmer fra finansieringsaktiviteter Innbetalinger ved opptak av ny langsiktig gjeld Utbetalinger ved nedbetaling av langsiktig gjeld Utbetalinger av konsernbidrag Netto kontantstrømmer fra finansieringsaktiviteter Netto kontantstrøm for perioden Kontanter og kontantekvivalenter ved periodens begynnelse Kontanter og kontantekvivalenter ved periodens slutt 0 -15 997 938 -5 000 000 -20 997 938 -24 372 372 99 176 169 74 803 797 68 000 000 -13 022 938 -18 900 000 36 077 062 9 170 139 90 006 029 99 176 168 74 803 797 99 176 169 0 -1 Note Denne består av: Bankinnskudd m.v. note 8 DISTRIKTETS MILJØBEDRIFT -48- 26 DISTRIKTETS MILJØBEDRIFT -49- 27 DISTRIKTETS MILJØBEDRIFT -50- 0 FREVAR KF har vært sertifisert siden nov. 2000 FREVAR KF Fredrikstad vann, avløp og renovasjonsforetak Postboks 1430, 1602 Fredrikstad Habornveien 61, 1630 Gml. Fredrikstad Tlf.: 69 35 73 00 www.FREVAR.no Design og trykk: AKRS og HEMB Vedtatt av bystyret xx.xx.2015 -51- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/156 3 27077/2015 106-186 Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato 08.05.2015 Utvalgssaksnr. 15/11 Kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Fredrikstad, 29.04 2015 Vedlegg 1. Uttalelsen til årsregnskap for Fredrikstad kommunes for 2014. 2. Revisjonsberetning for 2014 – Fredrikstad kommune, datert 15. april 2015. 3. Kommunens årsrapport 2014. 4. Årsregnskapet for Fredrikstad kommune for 2014. (Eget vedlegg) 5. Årsregnskap 2014 med noter – intern kontoplan for 2014 (Eget vedlegg) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge kommunelovens § 48 skal kommunen for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15.12.2000, skal årsregnskapet inneholde driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. I årsberetning fra kommunen skal det blant annet skal gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme foretakets stilling og resultat. Gjeldende tidsfrister for regnskapsavleggelsen, årsrapport og revisjonsberetning er: kommunens årsregnskap skal være avlagt innen 15. februar etter regnskapsåret kommunens årsrapport utarbeides innen 31. mars revisors beretning avgis innen 15. april -52- I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004, § 6 - skal kontrollutvalget påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Forskriftens § 7 sier videre at når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas i bystyret. Uttalelsen avgis til bystyret og kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Vurdering Årsregnskapet, årsrapport og revisjonsberetning for 2014 er avlagt innen gjeldende tidsfrister. Kommunens driftsregnskap 2014 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr. 71 601 064.-, og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 82 507 368,45. Kommunens netto driftsresultat utgjør + 1,4 % av brutto driftsinntekter i 2014. Revisor har avlagt revisjonsberetning med en presisering og to bemerkninger under avsnittet «andre forhold». Presisering: «Sluttavregningen til de ikke-kommunale barnehagene er beheftet med beregningsusikkerhet knyttet til kapitalkostnadene for 2014 som ikke er ferdigstilt og avdekkede feil i fordeling av kostnader for arealer til felles bruk. Mer-utbetaling som følge av dette er ved den endelige regnskapsavleggelsen 15.4.2015 estimert til kr 5 700 000,00. Dette forholdet har ingen betydning for vår konklusjon om årsregnskapet for 2014.» Andre forhold: «Det regnskapsmessige mindreforbruket i driftsregnskapet er å anse som kommunens resultat før skatt, da beregnet skattebelastning for kommunens egen håndtering av skattepliktig næringsavfall på kr 1 639 207,00 ikke er utgiftsført i kommunens avlagte regnskap for 2014. Det vises til informasjon som gis i årsrapportens kapittel «Økonomisk resultat». For en mindre andel av kommunens kostnader henført til selvkostområdene bygge- og delesak, husholdningsrenovasjon og slambehandling benyttes internt fordelte kostnader fastsatt etter budsjett. Det korrekte, etter gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost (H-3/14 fra februar 2014), er å benytte faktiske kostnader. Beløpsmessig, utgjør slike internt fordelte kostnader til de nevnte selvkostområdene kr 3 518 000,00 for regnskapsåret 2014». Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 8 er det påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2014 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til denne sak. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. -53- Østfold kontrollutvalgssekretariat Bystyret i Fredrikstad Deres referanse Vår referanse 2015/156-4-27087/2015-BJGU Klassering 106-186 Dato 08.05.2015 Årsregnskapet for 2014 - Kontrollutvalgets uttalelse I henhold til forskrift om kontrollutvalg av 15. juni 2004 § 7 skal kontrollutvalget etter fremleggelse av revisjonsberetning fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av bystyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir sin innstilling om årsregnskapet. Kontrollutvalget har i sitt møte 8. mai 2015 behandlet kommunens årsregnskap og årsrapport for 2014. Følgende dokumenter danner grunnlaget for vår uttalelse: Regnskap for 2014 Årsrapport 2014 Revisors beretning for 2014. Avleggelsen av årsregnskap, årsrapport og revisjonsberetning er gjort til rett tid og i samsvar med lover og forskrifter. Kommunens driftsregnskap 2014 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr. 71 601 064.-, og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 82 507 368,45. Investeringsregnskapet er saldert og avsluttet i balanse. Finansieringsbehov utgjør kr. 1 088 329 919,-. Bruk av lånemidler som finansieringsmåte utgjør i følge budsjettet kr. 696 777 24,- av det totale behovet. Kontrollutvalget merker seg følgende resultatelementer og nøkkeltall for 2014: Virksomhetene totalt sett legger fram et positivt resultat med en innsparing i forhold til budsjett på 34,6 millioner kroner Innsparing i netto finansutgifter på 56,2 millioner kroner og innsparing i diverse fellesposter med 30 millioner kroner hvorav ubrukte midler til pensjon, omstilling og uforutsette hendelser er de største enkeltpostene. Svikt i de frie inntektene med 38,3 millioner kroner herav 10 millioner kroner fra skatt og 28 millioner kroner i rammetilskuddet (inntektsutjevningen). Kommunens netto langsiktige lånegjeld (ekskl. pensjonsforpliktelser) utgjør pr. 31.12.2014 i alt kr. 5 365 322 036.-. Kommunens samlede nettogjeld (eks. videre utlån og ubrukte lånemidler) sett i forhold til brutto driftsinntekter, er på 88,9 %. Til sammenligning var snittet for Østfold på 76 % i 2013. Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Besøksadresse: Glemmengaten 55, 1608 Fredrikstad E-postadresse:akfp@fredrikstad.kommune.no Telefon: 400 05 206 Telefaks: 69 30 57 55 Postadresse: Postboks 69, 1601 Fredrikstad Webadresse: www.fredrikstad.kommune.no/okus Tlf. saksbeh.: 452 55 251 Orgnr. 996 840 840 -54- Saksnummer 2015/156-27087/2015 En økning i kommunens gjeldsbyrde i forhold til brutto driftsinntekter, vil medføre at kommunen må bruke en stadig større andel av sine driftsinntekter til å dekke renter og avdrag på lån med tilsvarende mindre til drift. Kommunens netto driftsresultat utgjør + 1,4 % av driftsinntekter i 2014. Bystyret la i sitt opprinnelige budsjett for 2014 opp til + 1,0 %. Fylkesmannen har anbefalt at nivå på netto driftsresultat bør være minimum + 1,75 % av driftsinntektene for å opprettholde kommunens formue. Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 8 er det påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader. Revisor har avlagt revisjonsberetning med en presisering og to bemerkninger under avsnittet «andre forhold». Presisering: «Sluttavregningen til de ikke-kommunale barnehagene er beheftet med beregningsusikkerhet knyttet til kapitalkostnadene for 2014 som ikke er ferdigstilt og avdekkede feil i fordeling av kostnader for arealer til felles bruk. Mer-utbetaling som følge av dette er ved den endelige regnskapsavleggelsen 15.4.2015 estimert til kr 5 700 000,00. Dette forholdet har ingen betydning for vår konklusjon om årsregnskapet for 2014.» Andre forhold: «Det regnskapsmessige mindreforbruket i driftsregnskapet er å anse som kommunens resultat før skatt, da beregnet skattebelastning for kommunens egen håndtering av skattepliktig næringsavfall på kr 1 639 207,00 ikke er utgiftsført i kommunens avlagte regnskap for 2014. Det vises til informasjon som gis i årsrapportens kapittel «Økonomisk resultat». For en mindre andel av kommunens kostnader henført til selvkostområdene bygge- og delesak, husholdningsrenovasjon og slambehandling benyttes internt fordelte kostnader fastsatt etter budsjett. Det korrekte, etter gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost (H-3/14 fra februar 2014), er å benytte faktiske kostnader. Beløpsmessig, utgjør slike internt fordelte kostnader til de nevnte selvkostområdene kr 3 518 000,00 for regnskapsåret 2014». Kontrollutvalget har ingen ytterligere kommentarer til årsregnskapet 2014 for Fredrikstad kommune, og slutter seg til revisors beretning av 15. april 2015. Fredrikstad, 8. mai 2015 Lars Petter Kuran leder Kopi: Formannskapet -55- -56- -57- -58- -59- Årsrapport 2014 Fredrikstad kommune -60- -61- INNHOLD RÅDMANNENS INNLEDENDE KOMMENTAR .....................................................................................1 ØKONOMISK RESULTAT......................................................................................................................3 Økonomiske nøkkeltall .......................................................................................................................4 Intern hovedoversikt ...........................................................................................................................6 SAMMENLIGNING MED ANDRE KOMMUNER....................................................................................8 BALANSERT MÅLSTYRING................................................................................................................11 BEFOLKNINGSUTVIKLING .................................................................................................................14 ORGANISERING..................................................................................................................................20 Politisk organisering .........................................................................................................................20 Administrativ organisering ................................................................................................................21 SEKSJON FOR KULTUR, MILJØ OG BYUTVIKLING.........................................................................22 SEKSJON FOR REGULERING OG TEKNISK DRIFT.........................................................................31 SEKSJON FOR UTDANNING OG OPPVEKST...................................................................................39 SEKSJON FOR HELSE OG VELFERD ...............................................................................................51 SEKSJON FOR ØKONOMI OG ORGANISASJONSUTVIKLING........................................................67 KOMMUNIKASJON OG BRUKERMEDVIRKNING..............................................................................75 MEDARBEIDERRESULTATER ...........................................................................................................77 Arbeidsmiljøutvikling.........................................................................................................................77 Nærvær.............................................................................................................................................79 Årsverk..............................................................................................................................................81 ÅRSBERETNING .................................................................................................................................82 Driftsregnskapet ...............................................................................................................................82 Investeringsregnskapet ....................................................................................................................87 Balanseregnskapet...........................................................................................................................89 Finansforvaltning ..............................................................................................................................92 Internkontroll .....................................................................................................................................96 FREDRIKSTAD KIRKELIGE FELLESRÅD ..........................................................................................97 VEDLEGG 1. Revisors beretning 2. Likestillings- og inkluderingsrapport -62- -63- RÅDMANNENS INNLEDENDE KOMMENTAR Nok et år avsluttes med et positivt resultat; denne gang på drøye 82,5 millioner kroner. Svikt i frie inntekter oppveies i hovedsak av god innsats og budsjettdisiplin i virksomhetene, i tillegg til positive oppsider og et godt resultat fra finansforvaltningen. Som det framgår av de økonomiske vurderingene, er det nødvendig å disponere noe av resultatet for å dekke av økte utgifter til blant annet til skatt for næringsrenovasjon og overføringer til private barnehager. Rådmannen er tilfreds med resultatet som gir kommunen en god mulighet til å bygge opp noe økonomiske reserver. Dette er viktig for å kunne møte de utfordringer som kommer gjennom innstramming i rammebetingelsene, spesielt i frie inntekter, økte brukerbehov og framtidige pensjonsutgifter. Egenkapitalevnen bør styrkes slik at vi på sikt kan redusere gjeldsbyrden. Vedlikeholdsetterslepet er fortsatt stort. Framtidig finansieringsevne sett i forhold til behov og politiske prioriteringer er under press. Det svært lave rentenivået og svak kronekurs har gitt et stort bidrag til resultatet. Nøkkeltallet som viser andelen av inntekter som betjener gjeld er redusert fra 5,2 prosent til 4,1 prosent til tross for en økende gjeldsbyrde. Med dette overholdes Bystyrets handlingsregel, men de gunstige rentene «sminker» situasjonen. Faktum er at vår økonomiske sårbarhet øker i takt med gjeldsveksten. Med denne bakgrunnen, er det svært bra at vi kan avslutte året finansielt styrket i forhold til utgangen av 2013. Viktige hendelser i 2014 Ny IA-avtale ble undertegnet. IA-avtalens overordnede mål er å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forbygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Sykefraværsoppfølging og nærværsarbeid er et prioritert området i kommunen. Bystyret vedtok helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Nedre Glomma regionen og en overordnet beredskapsplan har vært lagt frem. Fredrikstad kommune har mer enn oppfylt sin avtale med partene i arbeidslivet om å øke antall lærlinger. Ved utgangen av 2014 hadde Fredrikstad kommune 90 lærlingekontrakter. Et fireårig prosjekt for etablering av IP-telefoni og utskiftning av gamle telefonsentraler er sluttført. Driftskostnadene er redusert med 80 prosent og kommunen benytter nå moderne og innovative telefoniløsninger. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 1 -64- Kommunedelplan for næringsutvikling i Fredrikstad 2014-2017 ble utarbeidet i tett samarbeid med deltakere fra kommune, næringsliv og andre offentlige instanser. Råd for mangfold og integrering ble opprettet. De skal gi uttalelser i saker som er relevante for innvandrerbefolkningen og ta opp andre aktuelle saker på eget initiativ. Byfergene har økt rutetilbudet og ny ferge ble satt i drift. Nye Stortorvet ble tatt i bruk 17. mai etter omfattende oppgradering og Cicignon elvepromenade ble rehabilitert og sto ferdig til The Tall Ships Races. Oppgradering av vann- og avløpsnettet fortsetter, og tunnel for ringledningen mellom Veumbekken og Seut ble ferdig på høsten og settes i drift våren 2015. Trara-prosjektet, som er et samarbeidsprosjekt mellom Trara skole, Fredrikstad Idrettsråd (FRID) og Kongstensvømmerne om fritidsaktiviteter på skolen etter skoletid, har fått nasjonal oppmerksomhet. Det er høy deltagelse fra barn med minoritetsspråklig bakgrunn og tiltaket er derfor viktig i integreringen. Et viktig suksesselement er tett dialog med foreldrene. Seksjon for helse- og velferd har hatt stor oppmerksomhet på utvikling og omstilling av driftsorganisasjonen for å kunne yte gode og mer likeverdige tjenester framover. Det ble igangsatt arbeid med å etablere nye såkalte ressursenheter i de tre største etatene, med faste ansatte som skal dekke det meste av de løpende vikarbehovene. I mars åpnet ny akuttavdeling, rehabiliteringsavdeling og ni nye korttidsplasser på helsehuset. Ny frisklivssentral åpnet i mai, og ungdomsteam rus og psykisk helse (RUPS) ble etablert. Det ble i 2014 fastslått at alle som mottar helse- og omsorgstjenester i Fredrikstad skal ha en tiltaksplan som sikrer kvalitet i tjenesten gjennom avklarte mål og tiltak. NAV etablerte det kommunale tiltaket Innsatsgjengen som er et arbeidsrettet tiltak for personer som mottar økonomisk sosialhjelp, og det statlige tiltaket Tiltak på timen for å få flere unge i jobb. Vi kan glede oss over at flere klarer seg selv og at det ble betydelig færre sosialhjelpsmottakere i 2014. Arbeid mot radikalisering startet for alvor i 2014. Det ble gjennomført en stor konferanse i samarbeid med Sarpsborg kommune, justis- og beredskapsdepartementet og politiet. Politirådet i Fredrikstad rettet oppmerksomheten mot flere viktige tiltak og utviklingsområder. The Tall Ships Races 2014 (TSR 2014) og Grunnlovsjubileet 1814 -2014 ble gjennomført med omfattende program, stor publikumsoppslutning og flotte arrangement for og med byens innbyggere. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 2 -65- ØKONOMISK RESULTAT Positivt regnskapsresultat Regnskapet avsluttes med et regnskapsmessig mindreforbruk på 82 507 368 kroner. Tilsvarende resultat i 2013 var på 43 266 855 kroner. Nytt av året er at det skal betales skatt av overskuddet fra næringsrenovasjon. Denne belastningen er på 1,6 millioner kroner og blir en resultatdisponering når Bystyret vedtar regnskapet for 2014. I tillegg er følgende note innarbeidet i regnskapet og presisert i revisjonsberetningen: «Det er i sluttavregning for tilskudd for 2014 til ikke-kommunale barnehager oppdaget feil i fordeling av kostnader mellom arealer i felles bruk, i barnehager og skoler. Driftsmessig medfører dette merutbetalinger estimert til 5,7 millioner kroner i tillegg til at kapitalkostnader ikke er ferdig beregnet. Dette innebærer at det i disponering av mindreforbruket bør avsettes tilstrekkelig midler til å finansiere tilsvarende utgifter som vil ble belastet regnskapet i 2015». Investeringsregnskapet avsluttes i balanse. Brutto driftsresultat viser forholdet mellom løpende driftsinntekter og driftsutgifter. Nøkkeltallet viser en reduksjon fra 2013 på drøye 71 millioner kroner. Dette skyldes at utgiftsveksten er større enn inntektsveksten. Det er en realnedgang i inntektene med 0,6 prosent, mens driftsutgiftene reelt har økt med 0,9 prosent. Brutto driftsutgifter inkluderer avskrivninger. Netto driftsresultat viser hva kommunen har igjen til egenfinansiering av investeringer eller sparing etter at det er tatt hensyn til resultatet fra netto finansposter og avskrivninger er trukket fra. I kommuneregnskapet er det avdrag og ikke avskrivninger som gir resultatvirkning. Netto driftsresultat er på 71,6 millioner kroner. Dette er en reduksjon på 2,7 millioner kroner fra 2013 eller 0,1 prosentpoeng (fra 1,5 prosent til 1,4 prosent). Fra 2014 føres all kompensasjon for merverdiavgift fra investeringer i investeringsregnskapet mot tidligere i driftsregnskapet. Inntektssiden og egenkapitalkravet fra driftsregnskapet er dermed redusert. Anbefalt nivå på nøkkeltallet som uttrykker god økonomistyring over tid, er på sentralt hold redusert fra 3 prosent til 1,75 prosent for kommunene. Økonomisk vurdering Resultatet består grovt sett av følgende hovedelementer: Svikt i de frie inntektene med 38,3 millioner kroner, herav 10 millioner kroner fra skatt og 28 millioner kroner i rammetilskuddet (inntektsutjevningen). Totalt sett ble skatteinngangen på landsbasis lavere i 2014 enn regjeringen la til grunn i statsbudsjettet, men utfordringen er at skatteinngangen per innbygger i forhold til landssnittet har økt fra 81,6 prosent i 2013 til 83,1 prosent i 2014. Sistnevnte har medført redusert inntektsutjevning i forhold til budsjett. Virksomhetene samlet sett legger fram et positivt resultat med et mindreforbruk i forhold til budsjett på 34,6 millioner kroner (0,68 prosent) av et bruttobudsjett på drøye 5,5 milliarder kroner. Dette er et tilfredsstillende resultat sett i forhold til bruttobudsjettet. Innsparing i netto finansutgifter på 56,2 millioner kroner. Med en gjeld på over 5 milliarder kroner og likviditetsbeholdning på rundt 1,3 milliarder kroner, vil Fredrikstad kommune være utsatt for markedssvingninger som i 2014 kan oppsummeres med fallende renter, lav kronekurs, oljeprisfall og geo-politisk uro. Den løpende rapporteringen og styring av gjeld og likviditet viste at netto finanspostene ville gi en positiv effekt som en motvekt mot svikten i frie inntekter. Alternativt ville det være nødvendig å iverksette ytterligere tiltak i driftsutgiftene. Finansavkastningen ga et større positivt bidrag i november og desember enn forventet. Innsparing i diverse fellesposter med 30 millioner kroner hvorav ubrukte midler til pensjon, omstilling og uforutsette hendelser er de største enkeltpostene. Resultat på fellesposter består i tillegg av mange mindre poster og en positiv korreksjon knyttet til arbeidsgiveravgift i forhold til 2013 på 4,6 millioner kroner. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 3 -66- Rådmannen vil anbefale Bystyret til å disponere mindreforbruket (overskuddet) i lys av de forskjellige elementene som overskuddet er satt sammen av samtidig som vi får en mulighet til å bygge reserver for å møte framtiden. Økonomiske nøkkeltall Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 4,0 3,5 3,4 3,3 3,0 2,5 2,1 2,0 1,5 1,0 0,7 0,5 0,0 2011 2012 2013 2014 Brutto driftsresultat viser forholdet mellom løpende driftsinntekter og – utgifter og skal være tilstrekkelig til å dekke netto finansposter, egenkapitalbehov og sparing. Siden regnskapet avsluttes med et mindreforbruk er brutto driftsresultat korrigert for avskrivninger tilstrekkelig til å dekke alle utgiftene inkludert muligheten til sparing. Det er en nominell vekst i samlede driftsinntekter fra 2013 til 2014 på 2,43 prosent, mens samlede driftsutgifter inkludert avskrivninger har økt med 3,9 prosent. Med en foreløpig anslått deflator på 3,0 prosent (samlet lønns- og prisvekst i kommunesektoren), innebærer dette en realnedgang i inntektene på 0,6 prosent og realvekst i utgiftene på 0,9 prosent. Totalt sett er dette lavere enn lagt til grunn i statsbudsjettet. Prinsippendring for anordning av variabel lønn ga isolert sett et negativt utslag i 2013 med 13 måneders belastning av variabel lønn. Merutgiften ble finansiert med driftsfond avsatt fra mindreforbruket i 2012. Fra og med 2014 viser regnskapet 12 måneders belastet variabel lønn. Netto driftsresultat i millioner kroner 160,0 138,6 140,0 120,0 100,0 90,7 74,3 80,0 71,6 60,0 40,0 20,0 0,0 2011 2012 2013 2014 Netto resultatgrad bør over tid ha vært på 3 prosent fram til 2013 og 1,75 prosent fra 2014 for at økonomien skal kunne karakteriseres som god. Et positivt netto driftsresultat gir muligheter for egenkapitalfinansiering av investeringer og/eller å bygge opp fond for fremtidig handlefrihet. Nøkkeltallet gir også uttrykk for formuesbevaring. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 4 -67- Netto driftsresultat viser en reduksjon fra 2013 på 2,7 millioner kroner. I prosent av brutto driftsinntekter (netto resultatgrad) har nøkkeltallet endret seg fra 2,0 prosent i 2011, 2,9 prosent i 2012, 1,5 prosent i 2013 og 1,4 prosent i 2014 for kommunekassa. I 2014 var målet for netto resultatgrad satt til 1,0 prosent slik at oppnådd resultat er tilfredsstillende. 7,0 6,0 Netto renter og avdrag, i prosent av brutto driftsinntekter 6,2 5,2 5,1 5,0 4,1 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 2011 2012 2013 2014 En økonomisk bærekraftig utvikling er avhengig av balanse mellom utviklingen i inntekter og netto finansposter. Forhold mellom brutto driftsinntekter og netto finansposter er derfor et viktig nøkkeltall. Som grafen viser er det en reduksjon på 1,1 prosentpoeng fra 2013 til 2014. Dette skyldes lavere gjeldsrenter og økt finansavkastning. Nøkkeltallet gir ikke uttrykk for en varig positiv endring. Rentenivået vil fortsatt ligge på historisk lave nivåer samtidig som netto gjeldsvolum øker, og avkastningen fra den langsiktige forvaltningsporteføljen kan bli noe lavere i 2015. Gjeldsutvikling i millioner kroner 5 600 5 365 5 400 5 200 5 000 4 905 4 938 2012 2013 4 800 4 600 4 594 4 400 4 200 2011 2014 Grafen viser utviklingen i gjeld de siste fire årene. Det er en netto økning på 427 millioner kroner fra 2013 til 2014. Gjeldsøkningen dekker selvfinansierende investeringer, lån til videre utlån (startlån) og rammefinansiert investeringer. For ytterligere detaljer vises det til balansen i årsberetningen. Den lave netto låneveksten fra 2012 til 2013 på 33 millioner kroner skyldes bruk av opptatte, men ikke brukte lån fra 2012. I perioden 2008-2012, har det i snitt vært en netto gjeldsøkning per år på 373 millioner kroner. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 5 -68- Intern hovedoversikt Den interne hovedoversikten viser tilnærmet den samme strukturen som ligger til grunn for Bystyrets budsjettvedtak og løpende rapportering gjennom året. Regnskapsoversikten viser bruttotallene og blir mer detaljert enn budsjettvedtaket siden Bystyret vedtar budsjettet for tjenesteområdene/seksjonene som netto driftsrammer. Når det gjelder avvik, kommentarer analyser og lignende vises det til årsberetningen lenger bak i rapporten. Tall i 1000 kroner Netto Justert årsbudsjett Utgift Inntekt Netto Avvik 1) i kroner 1 625 641 -1 625 641 1 635 727 -1 635 727 -10 086 Regnskap Utgift Inntekt Frie inntekter Skatt Eiendomsskatt -202 000 -190 1 916 252 -1 916 252 201 810 1 944 314 -1 944 314 -28 062 0 3 743 703 -3 743 703 0 3 782 041 -3 782 041 -38 338 Rammetilskudd 2) Sum frie inntekter -201 810 202 000 Finansposter Utbytte Renter 157 475 Avdrag 184 996 Tap/Gevinst finansielle omløpsmidler Overføring fra FREVAR KF Kompensasjonstilskudd 20 256 -20 256 32 049 125 426 173 756 184 996 199 372 -18 050 2 206 25 550 148 206 22 780 199 372 14 376 72 976 -72 976 35 000 -35 000 37 976 5 000 -5 000 17 900 -17 900 -12 900 21 641 Kalkulatoriske inntektsposter 18 050 -117 821 151 922 -21 641 23 627 -117 821 -124 061 72 728 249 067 -1 986 -6 240 128 940 56 212 Netto kapitalkostnader 224 650 Til disposisjon drift 224 650 3 895 625 -3 670 975 249 067 3 902 168 -3 653 101 17 874 Fellestjenester 386 791 44 775 165 040 74 782 30 007 42 815 41 230 41 230 -1 585 342 016 120 127 -23 627 -124 061 90 258 Kirken inklusiv andre trossamfunn 42 815 Politisk og administrativ ledelse 17 934 664 17 269 18 387 75 18 312 1 043 205 567 59 891 145 676 200 118 50 615 149 503 3 827 2 080 2 080 0 1 916 1 916 0 0 Økonomi og organisasjonsutvikling Østfold kontrollutvalgssekretariat The Tall Ships Races 5 083 3 730 1 353 14 793 10 067 4 726 3 373 Kultur, miljø og samfunnsutvikling 240 933 110 551 130 382 245 233 109 951 135 282 4 900 Regulering og teknisk drift 958 454 631 273 327 182 951 789 619 746 332 043 4 861 Utdanning og oppvekst 1 644 952 295 515 1 349 436 1 571 260 211 848 1 359 412 9 976 Helse og velferd 2 048 537 516 157 1 532 381 2 012 776 472 165 1 540 611 8 230 Sum tjenesteområder 5 553 144 1 961 876 3 591 268 5 222 542 1 566 641 3 655 901 64 633 -2 800 0 Over- og underskuddsansvar 0 2 800 -2 800 0 2 800 Årets resultat 5 777 794 5 860 301 -82 507 5 471 609 5 471 609 0 82 507 Noter: 1) Positivt avvik = + og negativt avvik = 2) Regnskapsført rammetilskudd avviker i denne tabellen fra rammetilskuddet i de øvrige tabellene fordi noe av tilskuddet er postert på seksjonenes ansvar og fremkommer i denne tabellen som en del av resultatet på seksjonene. Fellestjenester består av utgifter og inntekter som ikke direkte kan knyttes til et konkret ansvar eller frie inntekter/finansposter. Netto innsparing består av ubrukte midler til pensjon (både i forhold til dekning av økte pensjonsutgifter og tilskudd til private barnehager), omstilling og uforutsette hendelser som de største enkeltpostene. For øvrig omfatter posten blant annet en korreksjon (belastning) i forhold til endret anordningsprinsipp for variabel lønn for virksomheten Friskliv og mestring på 860 000 kroner som ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 6 -69- ikke ble finansiert over avsatt driftsfond i 2013 og en korreksjon (inntektsføring) av tilbakeført for mye betalt arbeidsgiveravgift i 2013 på 4,6 millioner kroner. Det store avviket på brutto-tallene mellom regnskap og budsjett skyldes avskrivninger med 251,5 millioner kroner som føres både på inntekts- og utgiftssiden uten resultateffekt. I kommuneregnskapet er det i stedet avdrag på lån som føres som kostnad. Avskrivninger budsjetteres ikke. Når det gjelder øvrige inntekter og utgifter i den interne hovedoversikten, viser vi til kommentarer på de enkelte tjenesteområdene og i årsberetningen. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 7 -70- SAMMENLIGNING MED ANDRE KOMMUNER Statistisk Sentralbyrå (SSB) utgir en rekke nøkkeltall basert på kommunenes regnskaps- og tjenesterapportering (KOSTRA). I tråd med bruken av balansert målstyring (BMS) er sammenligning med andre kommuner vektlagt i Fredrikstad kommunens styringsdokumenter. Aggregerte styringsdata for samarbeidende storkommuner (ASSS) er et samarbeid mellom de ti største kommunene i landet. ASSS-arbeidet er forankret i en styringsgruppe bestående av rådmenn. Denne gruppen har oppnevnt en programkomité som leder det løpende arbeidet. Kommunenes sentralforbund (KS) har ansvaret for å gjennomføre nettverksarbeid innenfor tjenesteområdene: grunnskole, pleie og omsorg, sosialtjeneste, barnevern, barnehage, byggesak, kommunehelse, kultur, eiendom, samferdsel og religion, livssyn og gravplasser. I nettverkene fokuseres det på effektivisering, produktivitet og kvalitet gjennom kartlegging, analyse, læring og forbedringsarbeid. En makrogruppe fungerer som et forum for diskusjon og innspill om økonomiske konsekvenser for ASSS-kommunene. I årsrapporten for 2014 er det benyttet ureviderte konserntall som grunnlag for sammenligning, det vil si at tallmateriale fra kommunale foretak (KF) og interkommunale selskap (IKS) er tatt med i beregningen. Tallene for Fredrikstad og Oslo kommuner er ikke med i beregningen av ASSSgjennomsnittet. Oslo kommune er utelatt på grunn av det fylkeskommunale ansvaret. Kvalitetssikrede og reviderte tall vil bli innarbeidet i Handlingsplan 2016-2019 og i ASSS-rapporter høsten 2015. Netto resultatgrad (Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter) 3,5 3,0 2,5 2,0 2,5 2,6 BÆR FRE 2,8 2,8 DRA SAN 1,6 1,5 1,0 0,6 0,5 0,8 0,9 ASSS KRS 0,2 0,0 -0,5 TRØ SAR -2,0 Note: BER TRH OSL -0,7 -1,0 -1,5 STA -1,4 -1,3 Kommunene som er tatt med i sammenligningen er Tromsø (TRØ), Sarpsborg (SAR), Stavanger (STA), Bergen (BER), Trondheim (TRH), Kristiansand (KRS), Oslo (OSL), Bærum (BÆR), Fredrikstad (FRE), Drammen (DRA) og Sandnes (SAN). I ASSS-gjennomsnittet er Fredrikstad, Oslo og Sarpsborg ikke tatt med i beregningen. Sarpsborg er ikke med ASSS-samarbeidet. ASSS-gjennomsnittet for netto resultatgrad er på 0,8 prosent i 2014. Fredrikstad kommune ligger 1,8 prosentpoeng over ASSS-gjennomsnittet. Konserntallene inkluderer i tillegg til kommunekassetall, resultatene fra kommunale og interkommunale selskaper. FREVAR KF har etter skatt et positivt resultat på 42,2 millioner kroner. Resultatet av årets regnskapsmessige føringer med hensyn til pensjon og skatt innenfor næringsområdet er på 32,4 millioner kroner. Dette er en regnskapsteknisk andel av overskuddet som ikke har medført inntekter til foretaket i 2014, men bidrar til at netto resultatgrad på konsernnivå øker fra 1,4 prosent til 2,6 prosent. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 8 -71- Endring i netto resultatgrad 2,0 1,1 1,0 0,0 TRH BÆR STA SAR ASSS TRØ OSL BER DRA SAN -1,0 KRS FRE -0,8 -2,0 -2,6 -3,0 -3,5 -4,0 -2,4 -2,1 -1,8 -1,6 -1,4 -1,3 -3,3 -4,1 -5,0 Figuren viser endringer i netto resultatgrad. Dette kan tolkes som endringen i kommunens handlefrihet. ASSS-kommunenes handlefrihet har samlet sett hatt en negativ utvikling fra 2013 til 2014. Fredrikstad er eneste kommune med en positiv endring fra 2013. Ressursbruken i 2012, 2013 og 2014 Fredrikstad - ASSS 100 = Gjennomsnittet i ASSS 160 135 140 120 100 80 101100103 8786 87 110 94 90 136 119 101 95 95 102 101 102 105 100 94 92 70 67 67 97 96 92 74 61 60 40 20 0 2012 2013 2014 Note: Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. ASSS-snittet er beregnet med uvektede tall. Hvis en kommune ikke har rapportert eller det er feil i tallene er kommunen tatt ut av beregningen. Barnehage: 1-5 år, Grunnskole: 6-15 år, Kommunehelse: 0-20 år, Pleie og omsorg: 80 år og over, Sosialtjenesten 2066 år og Barnevern: 0-17 år. Øvrig søyler er beregnet ut i fra totalt antall innbyggere. Figuren viser ressursbruken per innbygger til ulike tjenesteområder for 2012, 2013 og 2014 i forhold til aktuell aldersgruppe. Fredrikstads tall er beregnet i forhold til ASSS-gjennomsnittet og må leses på følgende måte: Ressursbruken i Fredrikstad til eksempelvis barnehage ligger på 87 prosent av ASSS-gjennomsnittet i 2014. Tallene som ligger til grunn for denne figuren er regnskapstall fra KOSTRA-rapporteringen og er ikke korrigert for forskjeller i utgiftsbehov mellom ASSS-kommunene. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 9 -72- Sosialhjelpsstatistikken viser en positiv utvikling. Antall sosialhjelpsmottakere er redusert med 182 mottakere, hvorav 66 mottakere er i aldersgruppen 18-24 år. For å snu tidligere års negative trender har NAV igangsatt flere tiltak som gir utslag i ressursbruken innenfor sosialtjenesten. Utviklingen i ressursbruken er relativt stabil i forhold til ASSS-snittet og tilnærmet lik ASSS-snittet innenfor skole, pleie og omsorg, barnevern og administrasjon. Avvik fra landsgjennomsnitt gitt Fredrikstads inntektsgrunnlag korrigert for forskjeller i utgiftsbehov. Nettoutgifter ekskludert avskrivninger. Kroner per innbygger. 1 500 1 000 913 795 545 500 334 168 113 18 0 -37 -102 -121 2012 -500 2013 2014 -1 000 -915 -1 500 -1 711 -2 000 Figuren over viser Fredrikstad kommunes fordeling av disponibel inntekt på ulike tjenesteområder sammenliknet med landsgjennomsnittet. I figuren er det korrigert for forskjeller i utgiftsbehov og den er en foreløpig framstilling basert på ureviderte tall. Dette betyr at endringer kan forekomme når de reviderte tallene foreligger. Figuren viser at vi bruker omtrent den samme andelen av disponible inntekter til grunnskole, barnevern, barnehage og administrasjon som landsgjennomsnittet. Vi ser også at vi prioriterer å bruke en større andel av de disponible inntektene til helse og omsorg og netto renteutgifter og avdrag enn gjennomsnittet av landets kommuner. Den delen av våre inntekter som gikk til helse og omsorg i 2014 var omtrent 795 kroner høyere per innbygger enn landsgjennomsnittet. Den relativt store endringen fra 2012 til 2013 skyldes i stor grad merforbruk og endring av anordningsprinsipp for variabel lønn (engangsbelastning i 2013), og nettoutgiften har derfor blitt lavere igjen per innbygger for 2014. For å kunne bruke mer på disse områdene, må kommunen bruke tilsvarende mindre på andre områder. I figuren ser vi at sosialtjenesten og tjenester utenfor inntektssystemet er områder som vi bruker en mindre andel av inntekten til enn gjennomsnittet av landets kommuner. I 2012 var andelen av disponibel inntekt vi anvendte til netto driftsresultat om lag 78 kroner høyere per innbygger enn landsgjennomsnittet, i 2013 hadde denne andelen sunket til omtrent 830 kroner mindre per innbygger enn landsgjennomsnittet, mens for 2014 har den igjen økt til 913 kroner mer per innbygger enn landsgjennomsnittet. For mer detaljerte nøkkeltall vises det til seksjonenes kapitler. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 10 -73- BALANSERT MÅLSTYRING Balansert målstyring innebærer at organisasjonen skal ha flere fokusområder som er viktige i forhold til styring, prioritering og ressursbruk. Fredrikstad kommune har fire fokusområder; økonomi, medarbeidere, brukere/kvalitet og interne prosesser. I tillegg har kommunen en egen utviklingstabell for samfunn. Balansert målstyring handler om å tydeliggjøre visjoner og strategier og omsette disse til konkrete mål og handlinger. Underveis gjennom året vil det gi god styringsinformasjon om målene nås, alternativt vise behov for korreksjoner. Målekortet viser resultater innenfor de fire valgte strategiske fokusområdene. Resultatmålene fastsettes årlig i budsjettet. Grønn markering viser at vi har nådd resultatmålet. Gul markering betyr at ønsket resultat ikke er nådd. Rød markering betyr at målet ikke er nådd og at tiltak må iverksettes for å forbedre resultatet. Fokusområde Medarbeidere1) Økonomi Interne prosesser Note: Mål 2014 Skala 3,43 4,0 % 933 964 880 antall Dekningsgrad barnehage 89,0 88,4 91,0 % Eksamensresultater: - Norsk - Matematikk 3,4 3,0 3,5 2,9 3,5 3,1 1-6 1-6 22 252 10 antall Indikator Økonomi og org.utvikling Effektiv og god skatteoppkreverfunksjon Skattedirektoratets resultatkrav på skatteartene (restanse) 3,46 Kultur Tilpasse tjenester til brukernes behov Antall arr. i kulturhusene Blå Grotte og St.Croix-huset Utdanning og oppvekst Tilpasse tjenester til brukernes behov Brukere/ kvalitet Resultater 2013 2014 Kritisk suksessfaktor Helse og velferd Ferdigbehandlede pasienter blir ikke liggende på sykehus Antall liggedøgn på sykehus for utskrivningsklare pasienter Godt arbeidsmiljø Medarbeidertilfredshet 4,02 4,1 4,1 1-5 Økt tilstedeværelse Nærvær i % 90,6 90,0 92,2 % Medarbeidernes opplevelse av å få hjelp og støtte 4,27 4,3 4,3 1-5 Læring og utvikling Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver 4,12 4,2 4,2 1-5 Medarbeiderne vet hva som forventes av dem Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem 4,59 4,6 4,7 1-5 Netto resultatgrad (kommune) 1,5 1,4 1,0 % Avvik i drift ifht. budsjett i % (seksjoner) -0,9 1,0 0,0 % 1 148 109 1 873 74 1 286 89 antall antall 5 104 124 1,25 5 368 97 2,68 5 016 140 0 antall antall % God økonomistyring Positiv avvikskultur Avvik – HMS Avvik – Informasjonssikkerhet og personvern Avvik-Tjenestekvalitet Forbedringsforslag Ubehandlet avvik etter 14 dager 1) Ved undersøkelser er høyeste tall best. Måltallet for nærvær i 2014 tilsvarer målet i IA-avtalen. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 11 -74- Fokusområde brukere/kvalitet Det er gjennomført noen brukerundersøkelser innenfor enkelte tjenesteområder. Resultatene fra disse fremkommer under tjenestekapitlene. Det har ikke vært mulig å aggregere disse dataene til kommunenivå slik at det gir noen fornuftig mening. En utvalgt indikator fra seksjonen benyttes derfor i kommunens målekort. Fokusområde medarbeidere Fredrikstad kommune bruker to enkle verktøy som bidrar til gode handlingsfokuserte prosesser. Først måles medarbeidertilfredshet med en indeks som kalles operativ ledelsesindeks (OLI). Så følges resultatene opp i interne prosesser med bruk av en løsningsfokusert tilnærmingsmåte (LØFT). Prosessen med utarbeiding og gjennomføring av tiltak er langt viktigere enn resultatene fra den aktuelle målingen, og er den beste garanti for å lykkes i utviklingsarbeidet. Medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført for niende gang på høsten 2014. Det er mange flere inviterte i undersøkelsen og deltakelsen har gått opp med 0,9 prosentpoeng fra 2013. Målet for nærvær er ikke nådd i 2014. Resultatet har hatt en negativ utvikling på 0,6 prosentpoeng fra 2013. Fokusområde økonomi Netto resultatgrad er positiv, og det er et positivt avvik på driftssiden. For utdypende informasjon henvises det til kapittelet Økonomisk resultat. Fokusområdet interne prosesser Fokuset på avviksrapportering i seksjonene har økt, men det er likevel et stort forbedringspotensial på sikt. Det jobbes videre med å forbedre avviksrapporteringen, og det er derfor et mål å få en betydelig økning i antall meldte avvik. Samtidig vil det være fokus på å bedre kvaliteten på meldte avvik og forbedre behandlingen av avvikene. De saker som allerede har kommet inn benyttes i forbedringsarbeidet, og det forventes en enda mer aktiv bruk av avvikssystemet. En positiv avvikskultur, som igjen vil være med å styrke kvaliteten på internkontrollen og kvalitetssystemet, anses som viktige faktorer for at det også skal oppnås gode resultater innenfor de andre fokusområdene. Utviklingstabell samfunn Utviklingstabell samfunn er ment å belyse samfunnets utviklingstrekk over en lengre tidshorisont. Dette omfatter indikatorer som ikke nødvendigvis er direkte påvirkbare av kommunens drift, men som sier noe om utviklingen i samfunnet. Det er viktig å se utviklingen på disse indikatorene i sammenheng med utviklingen i Norge som helhet. Eksempelvis er sysselsettingstallene i Fredrikstad nært knyttet til utviklingen i økonomien på landsbasis. Kilde for indikatorene er angitt, og det framgår i størst mulig grad av tabellen hva indikatoren måles i forhold til. Kildene for data er Statistisk sentralbyrå (SSB), Folkehelseinstituttet (FHI), KOSTRA, egne uttak fra det offisielle eiendomsregisteret (Matrikkelen), egen rapportering fra Seksjon for regulering og teknisk drift (RTD) og KS’ kommunebarometer. Kommunebarometeret er en sammenligning av landets kommuner, basert på 116 nøkkeltall. Nøkkeltallene er gruppert og vektet innenfor de enkelte områdene. Tallene er korrigert for ulikheter i inntekt, i det hensikten er å vise hvor gode kommunene er i forhold til sine rammebetingelser. Videreutvikling av balansert målstyring Prosessen med balansert målstyring er en kontinuerlig oppgave og vil hele tiden være under utvikling. Målsettingen er at arbeidet med å definere gode indikatorer med utgangspunkt i strategi og plandokumenter etableres som en kontinuerlig prosess på lik linje med selve utarbeidelsen av plandokumentene og strategiene. Det skal være en tydelig sammenheng mellom strategi, måling, handling og rapportering, som vil bidra til at det blir lettere å oppnå felles forståelse for retning og mål. Målet er å få på plass et sett med gode måleindikatorer, samt å utvikle balansert målstyring til et bedre system for styrings- og ledelsesinformasjon. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 12 -75- Utviklingstabell samfunn Innsatsområder fra kommuneplan samfunn: 1. Befolkning, folkehelse og levekår 2. Identitet, kultur, by- og nærmiljø 3. Verdiskaping og næringsliv 4. Tjenester til befolkningen 5. Klima og miljø 6. Infrastruktur og arealstrategi Noter: Indikator Kilde Tidligste måling 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Utdanningsnivå, høyere utdanning 16 år+, forholdstall hele landet = 100 SSB 86,6 (2003) 86,7 86,7 86,6 86,9 87,1 86,8 86,6 86,7 Utdanningsnivå, høyere utdanning 30-39 år, forholdstall hele landet = 100 Frafall i videregående skole (prosent) FHI FHI 88,0 (2005) 89,0 90,0 25,1 90,0 27,1 91,0 30,0 91,0 31,7 91,0 29,1 90,0 28,8 28,2 Dødelighet (0-74 år, forholdstall, hele landet =100) Menn Dødelighet (0-74 år, forholdstall, hele landet =100) Kvinner FHI FHI 107 (2003) 104 (2003) 107 104 108 103 110 106 108 107 112 106 111 105 109 106 Andel innvandrere i befolkningen, landbakgrunn gruppe 11) SSB 2,5 (2003) 2,5 2,7 2,9 3,3 3,6 4,0 4,6 5,1 5,3 Andel innvandrere i befolkningen, landbakgrunn gruppe 22) Befolkningsvekst, prosent per 1.1. SSB SSB 3,6 (2003) 1,1 (2003) 5,3 0,5 6,5 0,7 7,1 1,0 7,6 1,1 8,0 1,2 8,5 1,3 8,8 1,3 9,3 1,6 9,7 1,0 Uføre 18-44 år, forholdstall (Norge = 100) FHI 111 (2005) 112 115 118 122 125 128 133 139 Valgdeltakelse, i forhold til landet, landet =100 Kultur: Kommunebarometeret, skala 1 - 6, 6 er best SSB/KRD KS 88 (2003) 2,3 98 2,3 2,1 Nærmiljø: Kommunebarometeret, skala 1 - 6, 6 er best KS 4,1 3,8 3,6 Skatteinngang SSB 90 (2003) 88 86 85 86 84 84 84 85 Bruttoinntekt Arbeidsledighet, totalt, bosatte i prosent av arbeidsstyrken SSB SSB 93 (2003) 4,6 (2003) 92 3,5 91 2,4 90 2,3 91 3,7 90 4,0 90 3,8 90 3,7 91 4,2 4,4 Arbeidsledighet, innvandrere gruppe 11) Arbeidsledighet, innvandrere gruppe 22) SSB SSB 2,6 11,0 6,5 14,6 7,3 16,9 6,1 17,5 5,7 17,4 6,7 18,0 6,8 18,7 Vekst, antall sysselsatte totalt (prosent) SSB -2,3 1,2 1,6 1,3 0,3 Sysselsetting, totalt, andel av arbeidsstyrken 15-74 år Sysselsetting, innvandrere gruppe 11) SSB SSB 66,8 68,6 64,4 68,0 64,1 69,1 63,9 71,7 63,6 71,3 63,0 71,1 Sysselsetting, innvandrere gruppe 22) SSB 48,5 43,0 44,0 44,4 45,2 44,2 Andel minoritetsspråklige barn i barnehage (prosent) Andel barn 3-5 år i barnehage (prosent) KOSTRA KOSTRA 55,8 94,7 61,7 95,8 66,0 96,0 63,8 96,0 Leseferdigheter, 5.trinn (laveste mestringsnivå, landet =100) FHI 107 Vaksinasjonsdekning (andel 6 åringer) FHI Spesifikt energiforbruk i kommunale bygg - temperatur korrigert (kWh/m2) RTD Andel innbyggere som bor i tettsteder (prosent) Andel boligbygging i byområdet (prosent) KOSTRA Matrikkelen Andel boligbygging i tettstedet jfr Fylkesplanen (prosent) Andel boligbygging, omlandet (prosent) Antall reisende med byfergene (i hele tusen) Gang- og sykkelvei i km som er kommunale 64,3 (2005) 65,7 67,0 97 96 .. .. .. 90,2 93,2 93,5 65,5 96,1 57,6 95,2 102 107 105 108 95 95 94,8 95,4 96,0 96,0 96,2 96,2 186 190 198 203 203 199 198 90,1 90,1 25,4 90,2 14,4 90,0 48,0 88,9 0,0 90,2 22,2 89,8 22,4 90,8 21,0 90,2 29,0 Matrikkelen 63,7 76,1 43,9 75,1 67,7 63,4 66,0 60,0 Matrikkelen RTD KOSTRA 10,9 9,5 54 56 8,1 310 58 24,9 370 58 10,1 340 59 14,2 358 61 13,0 825 61 11,0 956 61 78,6 (2003) 90,5 (2003) 53 (2003) 1) Gruppe 1: EU/EØS, USA, Canada, Australia og New Zealand. 2) Gruppe 2: Asia, Afrika, Latin-Amerika, Oseania unntatt Australia og New Zealand, og Europa utenom EU/EØS. -76- 99 2014 54 BEFOLKNINGSUTVIKLING 1. januar 2015 var det registrert 78 159 innbyggere i Fredrikstad. Befolkningsveksten i 2014 var på 568 personer, eller 0,7 prosent. Dette er den laveste vekstraten siden 2007 og det kan se ut som veksten har flatet noe ut. For hele landet kunne man også se en lavere befolkningsvekst i 2014 enn i 2013 grunnet lavere innvandring fra utlandet. Nettoinnvandringen til Norge var på 38 200 personer, og har ikke vært lavere siden 2006. Likevel betraktes nettoinnvandringen som høy i et mer langsiktig perspektiv. Det var først og fremst nettoinnvandringen fra ikke-europeiske land som gikk ned (38 prosent), mens den europeiske nettoinnvandringen var konstant og utgjorde 62 prosent av den samlede nettoinnvandringen i 2014. Innvandrere fra Syria kom inn som en ny gruppe og med en nettoinnvandring på 2 100 personer er det nå den 4. største gruppen av innvandrere til Norge. Polske og litauiske innvandrere er fortsatt de største gruppene. Fra 2000 til 2007 var befolkningsveksten i Fredrikstad høyere enn for landet. Deretter har veksten vært tilnærmet lik veksten i Norge. Telemarkforskning har studert attraktivitet og funnet at Fredrikstad rangerer som nummer 96 blant de 428 kommunene. Det betyr at 95 kommuner har hatt høyere befolkningsvekst enn Fredrikstad i denne perioden. Antall innbyggere 80 000 78 000 76 807 78 159 75 583 76 000 74 579 74 000 72 000 70 000 77 591 69 288 69 867 70 418 70 791 71 297 71 976 72 760 73 638 68 000 66 000 64 000 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Kilde: SSB Fredrikstad har høy tilflytting Den største andelen av befolkningsveksten kommer fordi det flytter flere til enn fra Fredrikstad. Nettoflyttingen sto for 91 prosent av den samlede befolkningsveksten i 2014. 3 321 personer registrerte flytting hit fra en annen kommune og 565 flyttet inn fra utlandet. Det flyttet 2 974 personer ut av Fredrikstad til en annen kommune og 401 flyttet til utlandet. Figuren under viser de sammenlagte tallene for inn- og utflytting til Fredrikstad. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 14 -77- Inn- og utflytting til og fra Fredrikstad samlet sett 4 500 4 004 4 000 4 149 3 842 3 886 3 676 3 500 3 313 3 056 3 000 2 987 2 984 2 944 2 730 2 371 2 500 2 402 2 499 3 367 3 388 3 375 3 048 2 885 2 605 2 660 2 471 2 592 2 654 2 963 3 090 2 797 2 239 2 000 1 500 1 000 500 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Innflyttinger Utflyttinger Kilde: SSB Antall registrerte utvandrere er relativt høyt, noe som skyldes en opprydding i det sentrale folkeregisteret. SSB skriver: «Ein tredel av utvandringane siste året gjeld personar som har flytta frå landet for lengre tid sida utan å melde frå til folkeregisteret. Skattedirektoratet har ein pågåande opprydding i Det sentrale folkeregisteret som utregistrerar desse personane». Slike utvandringer utgjør i alt 36 prosent av alle utvandringene registrert i 2014. Som følge av denne oppryddingen har Fredrikstad kommune, i likhet med flere større bykommuner, fått en relativt stor økning antall utvandrere. Figuren under viser antall utvandringer per år for perioden 2007-2014. Antall utvandret fra Fredrikstad til utlandet 450 400 350 300 250 200 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Kilde: SSB ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 15 -78- Livets gang Det fødes omtrent like mange som det dør i Fredrikstad. I fjor ble det født 761 barn. Differansen mellom antall fødte og antall døde, fødselsoverskuddet, var i fjor på 48. Det er omtrent slik det pleier å være for Fredrikstad. 2009 var et unntaksår da det ble født 884 barn. Samlet fruktbarhetstall (antall barn per kvinne, i gjennomsnitt) har sunket noe de siste årene, men er fortsatt å regne som høyt i europeisk sammenheng. For landet har fruktbarhetstallet sunket fra 1,95 i 2010, til 1,88 i 2011 og 1,85 i 2012. For 2013 var det samlede fruktbarhetstallet på 1,78. Det er det laveste som er registrert siden 2002. Utviklingen for Østfold følger samme trend. Samlet fruktbarhetstall for Østfold var i 2014 på 1,73. Det er ikke publisert kommunetall for 2014. Når fødselsoverskuddet i Fredrikstad er lavt er dette også fordi det relativ sett er færre kvinner i fødedyktig alder, sammenlignet med landsgjennomsnittet. I 2013 var fødselsoverskuddet på 43, og nettoflyttingen står for nær hele folketilveksten, slik det har vært de siste årene. Folketilvekst og innflytting 1 400 1 200 1 000 800 600 400 200 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 -200 Fødselsoverskudd Nettoinnflytting Kilde: SSB Innvandrerbefolkningen I «Innvandrerbefolkningen» regner vi innvandrere og deres barn. Per 1. januar 2015 var det 12 056 innvandrere og barn med to innvandrerforeldre i Fredrikstad. Det er 478 personer, eller 4,1 prosent, flere enn året før. Til sammen utgjør innvandrerbefolkningen 15,4 prosent av befolkningen i Fredrikstad. Andelen er akkurat lik landsgjennomsnittet. Statistisk Sentralbyrå (SSB) benytter følgende gruppering for innvandrerbefolkningen: Gruppe 1: EU/EØS, USA, Canada, Australia og New Zealand, Gruppe 2: Asia, Afrika, Latin-Amerika, Oseania unntatt Australia og New Zealand og Europa utenom EU/EØS. Følges denne todelingen for Fredrikstad vil 7 857 personer, eller 10,1 prosent av befolkningen klassifiseres i gruppe 2, mens 5,4 prosent er i gruppe 1. For Fredrikstad kan imidlertid en alternativ gruppering være interessant, siden Fredrikstad har relativt store innvandrergrupper fra land i Europa, utenom EU/EØS. Setter man sammen Europa (utenom Tyrkia), Nord-Amerika og Oseania vil denne gruppen ha en andel på 7,7 prosent av samlet folketall, mens innvandrere (og barn med to innvandrerforeldre) fra Asia, Afrika og Latin-Amerika har en andel på 7,8 prosent. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 16 -79- Innvandrerbefolkningen som andel av total befolkning 18,0 % 16,0 % 14,0 % 12,0 % 7,0 % 7,7 % 7,4 % 6,5 % 10,0 % 6,3 % 6,0 % 8,0 % 5,5 % 5,2 % 6,0 % 3,2 % 3,8 % 4,4 % 4,8 % 4,0 % 2,0 % 4,1 % 4,1 % 4,2 % 4,4 % 4,8 % 2004 2005 2006 2007 2008 5,3 % 5,7 % 6,1 % 2009 2010 2011 7,0 % 7,3 % 7,5 % 7,8 % 2012 2013 2014 2015 0,0 % Europa unntatt Tyrkia, Nord-Amerika, Oseania Asia med Tyrkia, Latin-Amerika, Afrika Kilde: SSB Det er svært mange ulike nasjonaliteter i kommunen. Fortsatt er irakere den største enkeltgruppen (1 916), mens den sterkeste veksten har de siste årene kommet fra Polen (1 298). Blant andre grupper har vi den sammensatte gruppen av eks-jugoslaver fra Bosnia og Kosovo (1 381), somaliere (971) og svensker (672). På landsbasis sank nettoinnvandringen til Norge med 1 900 i forhold til 2014, og endte totalt på 38 150. Tallet for 2014 er det minste for nettoinnvandring siden 2006, og om lag 9 000 mindre enn i toppårene 2011 og 2012. Manglende flyttemeldinger påvirker tallene, som tidligere nevnt. Befolkningsvekst For 2012 hadde Fredrikstad en rekordhøy folketilvekst, og lå godt over landssnittet. For 2013 var tendensen snudd, og befolkningsveksten var svakere enn veksten for landet. Men ser vi på perioden fra 2005 (i figuren under er 2005 satt lik 100 for alle), ser vi at veksten er relativt moderat sammenlignet med andre bykommuner. Både Drammen og Kristiansand har hatt en langt sterkere befolkningsutvikling enn Fredrikstad. For Sarpsborg har utviklingen vært litt svakere de siste årene. Befolkningsvekst. Indeks: 2005 = 100 120 115 110 105 100 95 90 2005 2006 Fredrikstad 2007 2008 Hele landet 2009 2010 2011 Sarpsborg 2012 2013 Kristiansand Kilde: SSB ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 17 -80- 2014 2015 Drammen Utdanningsnivå i befolkningen Kunnskap er en viktig driver i overordnede planer for Fredrikstadsamfunnet. Kunnskap er viktig for næringslivet gjennom tilgang på kompetent arbeidskraft. Kunnskap og utdannelse bidrar også til lavere arbeidsledighet og ikke minst til bedre folkehelse. Å bedre utdanningsnivået i befolkningen er en måte å måle kunnskapsnivået på. Samtidig er det også viktig å være klar over at ikke all kunnskap og kompetanse kan måles på denne måten. Utdanningsnivået endrer seg lite fra ett år til et annet, men ser vi over et litt lengre tidsperspektiv er det store endringer. Går vi 20 år tilbake finner vi at 14,6 prosent av Fredrikstads befolkning over 16 år hadde høyere utdanning. Tilsvarende var det 18,4 prosent på landsnivå. Andelen som hadde grunnskolen som sin lengste fullførte utdanning var på 42,8 prosent i Fredrikstad i 1994 (mot 37,8 for hele landet). I 2013 var denne andelen sunket til 32,0 prosent for Fredrikstad (og 27,9 for landet), mens andelen med høyere utdanning nå var kommet opp i 26,2 prosent i Fredrikstad (og 30,4 for landet). Grafene under illustrerer utviklingen. Det er med andre ord stadig forskjeller, men utviklingen går i riktig retning. Det blir stadig flere av Fredrikstads befolkning som tar høyere utdanning, og Fredrikstad holder tritt med utviklingen på landsbasis, selv om andelen fortsatt er noe lavere her. Andelen med grunnskolen som sin lengste fullførte utdanning synker, og her har utviklingen gått raskere enn for landet, men Fredrikstad har fortsatt en høyere andel og figuren under viser at det er en relativt konstant avstand til landsgjennomsnittet. Utdanningsnivå i andelen av befolkningen over 16 år 45 42,8 40 37,4 35 32 30,4 30 27,9 26,2 25 20 18,4 15 14,6 10 Universitets- og høgskole (hele landet) Universitets- og høgskole (Fredrikstad) Grunnskolenivå, landet Grunnskolenivå, Fredrikstad Kilde: SSB En stor utfordring i Fredrikstadsamfunnet er imidlertid hvordan dette, og andre indikatorer for levekår, fordeler seg geografisk og sosialt innad i kommunen. Levekårskartleggingen for 2014 viste fortsatt store geografiske forskjeller. Det gjøres en rekke tiltak på seksjons- og virksomhetsnivå for å møte levekårsutfordringene. Neste levekårskartlegging kommer i juni 2016. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 18 -81- Arbeidsledighet Fredrikstad har lenge vært attraktivt som bosted, men er ikke så attraktiv når det gjelder næringsutvikling og sysselsetting i følge Telemarkforskning. Næringsutvikling er et prioritert område for kommunen, og det er et viktig mål å øke antall arbeidsplasser. Når det gjelder arbeidsledigheten har den over lengre tid vært litt høyere i Fredrikstad enn for landet. Utviklingen for 2014 viser at denne trenden fortsetter. Det er imidlertid en klar utfordring at arbeidsledigheten er så forskjellig i ulike befolkningsgrupper. Den høyeste ledigheten finner vi for innvandrere fra Asia, Tyrkia, Afrika, Latin-Amerika, Europa utenom EU/EFTA og Oseania (øvrig). I 2014 var arbeidsledigheten for denne gruppen på 18,7 prosent, målt i prosent av arbeidsstyrken. Registrert helt arbeidsledige i prosent av arbeidsstyrken (alle), årsgjennomsnitt 20,0 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Gruppe 1: EU/EFTA, Nord-Amerika, Australia og New Zealand Gruppe 2: Asia, Tyrkia, Afrika, Latin-Amerika, Europa utenom EU/EFTA, Oseania (øvrig) registrerte ledige i prosent av arb.styrken (alle) Kilde: SSB ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 19 -82- ORGANISERING Politisk organisering Figuren nedenfor viser den politiske organiseringen. Tallene viser antall medlemmer i de ulike utvalgene. Mangfold- og integreringsrådet ble etablert i 2014. Bystyret 53 Kontrollutvalget 5 Ordføreren Formannskapet 13 Planutvalget 11 Administrasjonsutvalget 7+3 Teknisk utvalg 9 Plan- og byggekomitéen 3+2 Arbeidsmiljøutvalget 5+5 Kulturutvalget 9 Skattetakstnemda 3 Oppvekstutvalget 9 Helse- og velferdsutvalget 9 Overskattetakstnemda 6 Eldrerådet 3+5 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 2+5 Kontrollutvalget (Alkoholloven) 5 Klageutvalget 5 Primærnæringsutvalget 5 Fredrikstad ungdomsråd 19 Fredrikstad studentråd 5+5+1 Mangfold- og integreringsrådet 2+5 ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 20 -83- FREVAR KF Styret 5+2 Administrativ organisering Figuren nedenfor viser den administrative organiseringen med antall virksomheter fordelt på de ulike seksjonene ved utgangen av 2014. Seksjon for kultur og Seksjon for miljø og samfunnsutvikling ble i 2014 slått sammen til Seksjon for Kultur, miljø og byutvikling, og det ble etablert en etat for Kultur. I Seksjon for helse og velferd ble det etablert ressursenheter på de tre største etatene, mens i Seksjon for utdanning og oppvekst ble Pedagogisk senter lagt ned fra høsten. Andre organisatoriske endringer er sentraliseringen av personalfunksjonen og plan- og økonomifunksjonen. Kommunearkivet byttet navn til Fredrikstad byarkiv. Rådmann Økonomi og organisasjonsutvikling 11 avdelinger Kultur, miljø og byutvikling Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd 1 etat med 6 virksomheter + 4 virksomheter som rapporterer til kommunalsjef+ staber 8 virksomheter + stab og prosjektadministrasjon 2 etater med 50 virksomheter + 3 virksomheter som rapporterer til kommunalsjef + staber 4 etater med 20 virksomheter + 4 virksomheter som rapporterer til kommunalsjef + stab Tjenesteyting organisert gjennom kommunale foretak og interkommunale selskaper Eierandeler i kommunale foretak og interkommunale selskaper er en del av Fredrikstad kommune som konsern. Dette inngår i analyser av kommunens tjenesteproduksjon sammenliknet med andre kommuner. FREVAR KF Hovedformålet med foretaket er vannproduksjon, avløpsrensing og avfallshåndtering. Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Sekretariatet er organisert etter kommunelovens paragraf 27 som ett interkommunalt samarbeid. Borg Havn IKS Interkommunalt selskap som er eid av Fredrikstad kommune og Sarpsborg kommune med lik eierandel. Formålet med selskapet er offentlig havnevirksomhet. Østfold kommunerevisjon IKS Interkommunal revisjonsordning som utfører revisjonstjenester. Oppdragsgiver er kontrollutvalgene i kommunene. Driftsassistansen i Østfold IKS Bistår eierkommunene med rådgivende tjenester og teknisk assistanse innenfor vann- og avløpsfagfeltet. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 21 -84- SEKSJON FOR KULTUR, MILJØ OG BYUTVIKLING ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 22 -85- Kjerneoppgaver Seksjon for kultur, miljø og byutvikling har hovedansvar for kommunens strategi- og utviklingsarbeid av overordnet og sektorovergripende karakter innenfor samfunnsutviklingsområdet. Seksjonen har roller knyttet til tjenesteproduksjon, utvikling av tjenester, forvaltning og myndighetsutøvelse, kultur og samfunnsutvikling. Seksjonen har oppgaver innen fag- og virksomhetsområdene: Miljø, bærekraft- og klimaarbeid Internasjonalt samarbeid Lokalsamfunn- og områdeutvikling Byutvikling med vekt på transformasjon av større byområder Arealforvaltning Samferdselsplanlegging Næringsutvikling, Folkehelse, levekår, miljørettet helsevern, forebyggende overordnet helsearbeid og samfunnsmedisin Landbruk/natur, herunder vilt, fisk, biologisk mangfold og friluftsliv/rekreasjon Eiendomsskatt Geomatikk, oppmåling og kart Kulturforvaltning, herunder tilskuddsordninger, nasjonale kulturordninger, kulturvern, arrangementer og prosjekter Kulturutvikling, herunder utredningsarbeid, arenautvikling, kulturbasert næringsutvikling, og kultur som del av byromsutvikling og samfunnsbygging Drift og utvikling av bibliotek som et sosialt og kulturelt kompetanse- og informasjonssenter Drift og utvikling av kulturskole med kunstfaglig opplæring, formidling og opplevelse Kinodrift med filmformidling, utvikling av kinosenteret og billettsentral for kulturlivet Drift og utvikling av fritidsklubber og skatehall Kulturhusdrift og utvikling av kulturhusene som sosiale, kulturelle og inkluderende møteplasser Anleggsutvikling og idrettsforvaltning, herunder planarbeid, tilskuddsordninger og prosjekter Organisering Seksjonen er organisert i etat for kultur, en felles stab og fire virksomheter. Kulturetaten består av en egen kulturstab og seks virksomheter. Ansvaret for drift og vedlikehold av idrettsanlegg ligger i Seksjon for regulering og teknisk drift, mens svømmehallene Kongstenhallen, Gaustadhallen og Gressvik Ungdomsskole administreres av kulturetaten. Viktige hendelser 2014 The Tall Ships Races og Grunnlovsjubileum The Tall Ships Races 2014 (TSR 2014) og Grunnlovsjubileet 1814-2014 ble gjennomført med omfattende program og stor publikumsoppslutning. Åpning av skatehall og skatepark Skatehall på Lisleby åpnet i tillegg til et utendørsanlegg på Steffensjordet. Dette har gjort at Fredrikstad har blitt omtalt som en kommende stor skateby i nasjonal sammenheng. Kulturkonfirmasjon Kulturkonfirmasjon, et prosjekt hvor unge får hjelp til å styrke og bekrefte sin egen måte å ytre seg på gjennom kulturuttrykk, ble gjennomført som landets eneste eksempel på en lokal variant av nasjonal samarbeidsavtale mellom Norsk kulturskoleråd, Den kulturelle skolesekken, Ungdommens kulturmønstring (UKM) og Nasjonalt senter for kunst og kultur i opplæringen. Pilotprosjekt Lislebyhallen Pilotprosjekt Lislebyhallen ble godkjent av miljødepartementet og startet opp i 2014. Det knyttes kontinuerlige tiltak relevant til klimaarbeidet i gjennomføringsfasen. Prosjektet ble presentert under ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 23 -86- avslutningskonferansen til Framtidens byer (samarbeidsprogram om klimavennlig byutvikling mellom staten og de 13 største byene i Norge) og kåret til beste presentasjon. Næringsplanen vedtatt Kommunedelplan for næringsutvikling i Fredrikstad 2014-2017 ble utarbeidet i tett samarbeid med deltakere fra både kommune, næringsliv og andre offentlige instanser. Målekort Fokusområde Indikator Tilpasse tjenester til brukernes behov - Ant. solgte kinobilletter - Antall arr. i kulturhusene: - Blå Grotte - St.Croix-huset - Totalt antall utlån biblioteket - Antall besøk fritidsklubber - Antall elevplasser kulturskolen - Antall elever Kulturskoletimen - Andel oppmålingsforretninger behandlet innen 16 uker - Saksbehandlingstid avløp - Medarbeidertilfredshet 260 000 antall 248 685 355 863 21 644 1 025 323 98,4 263 701 356 087 22 168 726 350 99,3 265 615 350 000 30 000 900 400 100 antall antall antall antall antall antall % 2 4,26 2 4,2 3 .. uker 1-5 - Nærvær i % - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben .. 4,45 93,9 4,3 .. .. % Læring og utvikling - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver 4,13 4,1 .. 1-5 Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem 4,64 4,6 .. 1-5 God økonomistyring - Avvik budsjett i % 4,3 3,6 0,0 % 9 3 7 7 2 9 1 13 0 0 27 5 22 0 0 antall antall antall antall antall Økt tilstedeværelse Interne prosesser Note: Skala 2014 254 808 Godt arbeidsmiljø Økonomi Mål 2014 2013 266 414 Brukere/ Kvalitet Medarbeidere1) Resultater Kritisk suksessfaktor Positiv avvikskultur - Avvik- HMS Avvik- Informasjonssikkerhet Avvik- Tjenestekvalitet Forbedringsforslag Ubehandlede avvik over 14 dager 1-5 1) Ved undersøkelser er høyeste tall best. På grunn av omorganisering finnes det ikke felles mål for seksjonen for 2014. Utvikling Elevtallet ved kulturskolen er redusert som følge av at regjeringen avsluttet Kulturskoletimen sommeren 2014. Ventelisten er redusert fra 450 til 376. Biblioteket har hatt en økning i besøk på 4,3 prosent mens antall utlån har vært tilnærmet likt de to siste årene. På landsbasis er tendensen ellers en nedgang i utlån. Økningen i antall besøk skyldes en kombinasjon av en bevisst mediestrategi og en økning i aktivitet gjennom ulike arrangementer. Kinoen hadde en liten nedgang i besøket fra 2013 til 2014, men det antas å være naturlige svingninger fra år til år som ligger bak. Det er en positiv utvikling i besøkstallet for fritidsklubbene. Dette har i stor grad sammenheng med nyåpning av skatetilbudet i ny hall på Lisleby. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 24 -87- Økningen på 2,3 prosent i antall arrangementer på St Croix fra 2013 til 2014 er jevnt fordelt på ulike typer arrangementer. Økningen skyldes i hovedsak kurs og workshops som ble gjennomført i forbindelse med kulturkonfirmasjon. Antall arrangementer på Blå Grotte har økt med 15 fra 2013 til 2014, i hovedsak på grunn av økt bruk av lokaler under TSR 2014. De fleste av arrangementene er rettet mot barn/familier og voksne. Antall arrangement for ungdom er økt fra 21 til 36. Det største tilbudet er teater/revy og konserter. Danse-, scenekunst- og nysirkusforestillinger er det mindre av, men antallet har økt med 19 forestillinger i 2014. Dette er i hovedsak forestillinger i regi av Den kulturelle skolesekken. 2011 387 1 448 2 019 Antall innkomne søknader om oppmålingsforretninger Antall bestillinger situasjonskart og kartutsnitt Antall bestillinger av eiendomsopplysninger – Infoland1) Historikk/status 2012 2013 368 294 1 332 1 313 1 984 1 916 2014 279 1 204 1 880 Antall søknader om produksjonstilskudd Antall saker Primærnæringsutvalget i alt Omsatt skogvirke i Fredrikstad kommune i m3 Antall innkomne søknader om utslippstillatelse Luftkvalitet (antall dager med overskridelse av grenseverdi)2) Andel badevannsprøver som tilfredsstiller kvalitetskravene (prosent)3) 306 37 28 470 51 39 100 292 50 27 234 66 22 99,9 280 44 18 015 88 39 98,6 285 43 38 373 58 13 94,4 Antall skattelagte objekter eiendomsskatt Antall mottatte klager eiendomsskatt som er behandlet i overskattetakstnemnda 29 813 0 30 269 2 30 697 0 31 256 1 7 59 30 7 62 32 12 71 31 7 73 32 Antall nye sertifiserte miljøfyrtårnsvirksomheter Antall miljøfyrtårn i Fredrikstad Andel miljøfyrtårnsertifiserte virksomheter i Fredrikstad kommune (prosent)4) Noter: 1) InfoLand er en Internettapplikasjon for leveranse av eiendomsopplysninger til eiendomsmeglere ved eiendomssalg. 2) Grenseverdi luftkvalitet: Døgnmiddel av svevestøv PM10 (partikkelstørrelse) > 50 μg/m3. Denne grenseverdien må ikke overskrides mer enn 35 ganger per år. Tallene er oppdatert i henhold til nye opplysninger fra Miljødirektoratet. 3) Antall gjennomførte badevannsprøver i perioden 2011-2014 er henholdsvis 52, 84, 72 og 71 fordelt på 13 badeplasser. Det ble gjennomført flere badevannsprøver i 2012 på grunn av kloakkutslippet fra Alvim i Sarpsborg. 4) I tillegg har Fredrikstad kommune hatt enkeltarrangementer som har vært sertifisert. Som følge av en endring i rapporteringen avviker andel for 2013 fra tidligere årsrapport. Det har vært en nedgang i innkomne saker for alle produksjoner innen geomatikk, men dette ligger innenfor normale svingninger. Antall reduksjoner i utslippstillatelser skyldes at innbyggere knytter seg til offentlig og privat kloakknett istedenfor å bygge egne anlegg. Gode priser på tømmer og mye vindfall forklarer økningen av omsatt skogvirke. Nedgang i antall overskridelser av grenseverdi for luftkvalitet skyldes i hovedsak meteorologiske forhold som mye nedbør. I løpet av 2014 ble to nye virksomheter miljøfyrtårnsertifisert. Målsettingen om en andel på 50 prosent i løpet av 2014 ble ikke oppnådd på grunn av manglende ressurser. Fra og med 2015 vil arbeidet med sertifiseringen derfor styrkes med en halv stilling. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 25 -88- Sammenligninger/nøkkeltall Netto driftsutgifter til kultur per innbygger 3 000 Kroner 2 500 2 000 1 500 1 000 500 FRE SAR 2012 Note: DRA 2013 KRS ASSS 2014 Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Det har vært en jevn økning i netto driftsutgifter til kultur. Økningen i 2014 skyldes blant annet økte vedlikeholdskostnader for idrettsanlegg og kommunale kulturbygg og kjøp av tjenester fra private aktører i forbindelse med TSR 2014. Netto driftsutgifter til idrett per innbygger Kroner 1 000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 FRE SAR 2012 Note: DRA 2013 KRS ASSS 2014 Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Økningen fra 2013 skyldes i hovedsak økte drifts- og vedlikeholdskostnader samt avskrivninger. Sammenlignet med de andre storkommunene har Fredrikstad kommune fortsatt lave netto driftsutgifter til idrett. Måloppnåelse Seksjonen har i hovedsak utført vedtatte tiltak. De fleste av tiltakene som ikke er gjennomført er planlagt gjennomført senere i handlingsplanperioden. Seksjonen har et netto mindreforbruk på 4,9 millioner kroner. Fredrikstad kommune har utviklet kunnskapsgrunnlag for klima- og miljøvennlige løsninger og bidrar aktivt til at disse blir iverksatt i kommunens egen drift, i planlegging og forvaltning og i et konstruktivt samarbeid med de andre partene i Fredrikstadsamfunnet. Seksjonen har koordinert og deltatt aktivt i programmet Framtidens byer. Det ble bevilget tilskudd til etablering av ladepunkter for el-biler fra klimafondet. Handlingsplan om lokal luftkvalitet i Fredrikstad og Sarpsborg ble ferdig utredet og godkjent i formannskapet. Kommunen arbeider systematisk og målrettet med folkehelse og har helsefremmende og forebyggende perspektiv i alt sitt arbeid. Høringsutkast kommunedelplan for folkehelse (folkehelseplanen) ble ferdigstilt, og det ble utarbeidet en folkehelseoversikt som vitenskapelig grunnlag i forbindelse med dette arbeidet. Støtte og bidrag til lavterskeltilbudet «aktiv på dagtid» er gjennomført og videreført. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 26 -89- Prosjektet Grytidlig innsats ble startet i samarbeid med fylkeskommunen med fokus på å styrke hjemmebesøk og foreldrekontakt i forbindelse med fødsler i utvalgte soner. Fredrikstad kommune framstår som en tydelig og offensiv part i arbeidet med økt verdiskaping og flere bedriftsetableringer i Fredrikstad og Nedre Glomma. En næringsvert er ansatt for å støtte samhandlingen mellom næringslivet og kommunen. Næringsplanen som er utarbeidet i samarbeid med Fredrikstad Næringsforening ble vedtatt. Her ble Fredrikstad kommunes regionale ambisjoner for Nedre Glomma uttrykt, og det jobbes videre i 2015 med en felles næringsstrategi sammen med Hvaler og Sarpsborg. Kommunens næringsfond er brukt som et strategisk virkemiddel for å få fart på spesielt lovende prospekter for næringsutvikling. Fire av fem behandlede søknader ble innvilget i 2014, som utgjorde 1,7 millioner kroner i tilskudd. Blant annet ble det gitt støtte til et prosjekt om utvikling av fiskeoppdrettsanlegg på land og til et samarbeid med mål om å ta en ledende rolle innen helserelatert næringsutvikling. Kommuneplanen (samfunnsdelen og arealdelen) og kommunedelplan for Fredrikstad byområde (Byområdeplanen) er fulgt opp gjennom ulike typer utviklingsplaner for prioriterte områder i kommunen. Områderegulering for Trosvikstranda ble igangsatt. Arbeid med områderegulering for FMV-området ble startet opp i samarbeid med grunneierne. Fortettingsanalyse langs elveløpene med sikte på økt arealeffektivisering, ble ikke gjennomført. Vurderes gjennomført i 2015. Arbeidet for kommunedelplan for boligbygging ble startet og vil ferdigstilles i 2015. Case Fredrikstad, et byutviklingsprosjekt for å skape et attraktivt og tilgjengelig sentrum, ble startet og rapport om nærhetsbyen Fredrikstad ble utarbeidet. Det ble konkludert med at etablering av et by-laboratorium ikke er hensiktsmessig. Arbeidet videreføres. Kommunen har igangsatt tiltak i tråd med søknad om belønningsmidler, og planarbeidet for prioriterte prosjekter innen transportpakken for Nedre Glomma er godt i gang. Det har vært arbeidet kontinuerlig med samarbeidsavtalen med Sarpsborg kommune om areal og transport, og det har blitt etablert velfungerende fora på flere nivåer. Arbeidet med Bypakke Nedre Glomma (transportpakken) har løpt i henhold til intensjoner. Samarbeid med Statens vegvesen og Jernbaneverket ble etablert, og tidsplan for videre arbeid med Grønli som trafikknutepunkt ble gjennomført. Mulighetsstudie gjennomføres i 2015. Analyse av indre ringvei ble gjennomført, men planleggingen er ikke fullført da denne er avhengig av planleggingen av Grønli som trafikknutepunkt. Kommunen har et kompetent og serviceinnstilt stabsledd i miljø- og samfunnsutviklingsspørsmål. Tiltak i temaplan for internasjonalt samarbeid har blitt gjennomført. Arbeid med studentboliger blir tatt opp i kommunedelplan for bolig. Kommunen utvikler, anvender og tilrettelegger for bruk av effektiviserende og kvalitetshevende teknisk støtteverktøy innen fagområdet geomatikk, for bruk internt og i forbindelse med dialog med eksterne aktører. Det er utviklet en mobilapplikasjon for renovasjon, hvor abonnenten får SMS-varsling ved avfallstømming. Den inneholder dessuten kart og informasjon om renovasjonsordningen. Geografiske informasjonssystemer (GIS) -analyser er levert til blant annet plassering av bomstasjoner og optimalisering av bussruter til det nye sykehuset på Kalnes. Attraktive kulturbegivenheter og arrangementer. Grunnlovsjubileet 1814-2014 ble gjennomført i samarbeid med lokale og regionale aktører. The Tall Ships Races 2014 ble et vellykket prosjekt med 73 fartøy og rundt 2 500 mannskaper fra 15 ulike land, og et sydende folkeliv i byen. Et mål for kulturprogrammeringen var å ta i bruk nye arenaer, og Isegran, Stortorvet, Kongsten og Gamlebyen ble valgt som hovedarenaer. Arbeidet med å formalisere Byjubileet 2017 er startet opp. Det er samarbeidet med Visit Fredrikstad/Hvaler om «kulturkalenderen». ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 27 -90- Arenaer for deltakelse og utøvelse av ulike kultur- og idrettsaktiviteter. Fylkesscene Østfold på FMV-området er ferdig prosjektert. Skateanlegg i byen er etablert. Overraskende bruk av offentlige rom har vært et strategisk grep, som kunstinstallasjonen under Fredrikstadbrua, parken under Kråkerøybrua og lydinstallasjon på Isegran. Gjennom prosjektet Business to Heritage er det etablert ferjeanløp til Isegran, som er vitalisert, oppgradert og synliggjort som en attraktiv maritim arena både for næringsdrift og kulturaktivitet. Gode kultur- og idrettstilbud til barn og unge. Prosjektet Kulturkonfirmasjon er etablert. Prosjektet er rettet mot alle 9. klassene i Fredrikstad, med formål å inspirere og støtte ungdommer til å ha mot til å ytre seg og stå for eget uttrykk. Det er utarbeidet ny 3-årsplan for Den kulturelle skolesekken. Frivillighetsmeldingen 2014-2017 er ferdigstilt. Skatehallen er åpnet og har vært en god møtearena for byens skatere. Dette er en trygg arena med gode forbilder til stede under åpningstid. En synlig og tilgjengelig kulturarv. Biblioteket har en stor lokalhistorisk samling som dekker hele Østfold fylke. Lokalhistorisk avdeling er en stor ressurs for slektsgranskere og lokalhistorikere, og det har vært et tett samarbeid med historielaget. Det er inngått samarbeidsavtale med Fredrikstad Arbeidssamvirke (FASVO) og Østfold fylkeskommune om sikring og skjøtsel av våre viktigste felt med helleristninger og steinringer. Det er etablert nettgalleri for presentasjon av kunst i kommunal eie. Prosjekt Insite er gjennomført, med blant annet samtidskunstinstallasjon på Isegran. Et synlig og levende studentmiljø. Kulturhusene Blå Grotte og St. Croix har hatt fokus på å programmere arrangementer rettet mot et ungt voksent publikum, hvor det har vært tilbudt studentpriser. På St. Croix ble det innført studentpriser i kafeen, og gratis prosjekt- og studierom. Studentene var invitert med i planleggingen av The Tall Ships Races 2014. Et godt ry som arrangørby. Kulturetaten har samarbeidet med en rekke av festivalene i byen, og har alene eller sammen med disse hatt større arrangement som har vært med å markere Fredrikstad som arrangørby. Junior NM i friidrett ble avholdt på sentralidrettsanlegget i samarbeid med Fredrikstad idrettsforening. The Tall Ships Races 2014 ble gjennomført med bred involvering fra næringsliv, frivillighet, kulturliv og offentlige myndigheter, med svært positive tilbakemeldinger og bred mediedekning. Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % Brutto utgifter 240 933 245 233 4 300 1,8 Brutto inntekter 110 551 109 951 -600 -0,6 Netto resultat 130 382 135 282 4 900 3,6 Seksjonen har en innsparing på 4,9 millioner. Av dette utgjør 0,7 millioner kroner avsatt til fylkesscene, som ikke ble omdisponert til andre formål. Rådmannen vil komme tilbake til dette i forbindelse med disponering av kommunens mindreforbruk. Avvik på brutto utgifter skyldes besparelser på lønnsutgifter som følge av vakante stillinger deler av året og nøktern bruk av vikarer ved sykefravær. Det har også vært noe mindre utbetaling av tilskudd til eksterne aktører enn budsjettert. Noe av innsparingen er et resultat av stram styring. Merinntektene er i hovedsak knyttet til sykelønnsrefusjoner og merverdiavgiftskompensasjon. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 28 -91- I tillegg til beløpene i tabellen var det i 2014 bevilget 4,7 millioner kroner til TSR 2014. Resultatet viser et mindreforbruk på 3,3 millioner kroner i forhold til budsjett. Bruk av dette avgjøres politisk i juni 2015. Tall i tusen kroner Regnskap 2014 Utgifter Inntekter Etat kultur KMB stab + adm. ledelse Geomatikk By- og næringsutvikling Miljø og landbruk Bærekraftig samfunnsutvikling Sum Netto Justert budsjett 2014 Utgifter Inntekter Netto Netto avvik i kroner 166 630 83 901 82 729 12 023 1 407 10 616 14 199 10 432 3 767 23 401 5 853 17 548 14 311 6 177 8 134 10 369 2 781 7 588 240 933 110 551 130 382 165 248 81 040 84 208 12 430 1 166 11 264 14 890 10 812 4 078 26 755 8 063 18 692 14 160 5 565 8 595 11 750 3 305 8 445 245 233 109 951 135 282 1 479 648 311 1 144 461 857 4 900 Noen av virksomhetene har hatt prosjekter hvor kostnadene ikke har påløpt som planlagt, blant annet gjelder dette for omtakseringsprosjektet. Det har også vært innsparinger på driftsmidler avsatt til prosjekter som kunne finansieres av eksterne midler. I 2014 var det budsjettert med 2,1 millioner til kommunedelplan for ny glommakryssing. Denne prosessen ble forsinket, og Bystyret vedtok å avsette midlene på disposisjonsfond for gjennomføring i 2015 og 2016. Det er brukt av tidligere års overskudd avsatt for tidligere Seksjon for kultur til å finansiere investeringer på kinoen og kulturhusene med til sammen 1,2 millioner kroner. Selvkost For 2014 var det budsjettert med en prognostisert kostnadsdekning på 64,8 prosent for oppmålingssaker. Etterkalkylen viser en oppnådd kostnadsdekning på 52,1 prosent. Innsparingstiltak/økte inntekter Budsjettert beløp Tall i tusen kroner Vedtatt handlingsplan 2014-2017 Økte inntekter Geomatikk. Økte inntekter Miljø og landbruk. Nedleggelse av stilling kommuneoverlege. Redusert vedlikehold av idrettsanlegg, anskaffelse av idrettsutstyr og tilskuddsmidler til idrettslag og -foreninger. Redusert nyanskaffelser og vedlikehold av instrumenter. Redusert vikarbruk i Biblioteket. Kulturutviklingsmidler til Blå Grotte og St. Croix-huset videreføres ikke. Fritidsklubbene reduserer aktivitetsnivået i klubbene på Østsiden. Kulturtilskudd reduseres. Sum Oppnådd beløp Kommentarer til oppnåelse -150 0 Ikke oppnådd, men har hatt innsparinger på lønnskostnader. Oppnådd. Gjennomført. Helårsvirkning fra 2015. -150 -28 -150 -28 -364 -539 Noe større effekt enn planlagt grunnet innkjøpsstopp høst 2014. -116 -116 Gjennomført. -231 -136 -231 -136 Gjennomført. Gjennomført. -124 -124 Juniorklubben på Østsiden ble stengt. -378 -1 677 -378 -1 702 Gjennomført. Investeringer I 2014 investerte biblioteket i radiofrekvensidentifikasjon-teknologi. Samme år startet oppussingen av aulaen. Under rehabiliteringen ble det avdekket større skader enn forutsatt, og Bystyret vedtok derfor å øke budsjettrammen med 11 millioner kroner i 2015, hvorav 1 millioner kroner er avsatt til investering i nytt inventar. Ferdigstilles høsten 2015. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 29 -92- Det er bevilget 29 millioner kroner til Kongsten badeanlegg i 2014. Planprosess er igangsatt. Framdrift og forbruk er i henhold til vedtak om finansiering av fase 1, som innebærer rehabilitering av friluftsbadet og nytt vannbehandlingsanlegg inne- og utendørs. Det er bevilget 2,5 millioner kroner i 2014 til utredning av ny multifunksjonshall for isidretter med mer. Det er vedtatt 2 millioner kroner til videre utredningsarbeid i 2015. Til ridesenter ble det i 2014 bevilget 19 millioner kroner. Reguleringsarbeid pågår, men en varslet innsigelse fra Fylkesmannens landbruksavdeling har bremset fremdriften. Det er forventet en mulig behandling av reguleringsplanen i Bystyret i 2015. Det er bevilget 27,5 millioner kroner til Lisleby flerbrukshall i 2014. Anbudsrunden avdekket behov for å øke investeringsrammen med 30,0 millioner kroner og økt investeringsramme er vedtatt. Ferdigstilles september 2015. Til kunstisbane på Værstetorvet er det bevilget 6 millioner kroner i 2014. Utredning avdekket behov for ytterligere finansiering og kostnadsrammen er vedtatt økt til 10 millioner kroner. Planlagt åpning jul 2015. Arbeidet med kunstisbanen ble utsatt grunnet politisk behandling av dispensasjon fra reguleringsplanen. Til kunstgress på Fredrikstad Stadion er det bevilget 5 millioner kroner i 2014. Forprosjekt avdekket et behov for tilleggsarbeider som ikke lå til grunn ved innarbeidelse av budsjettmidler for perioden. Kostnadsrammen ble vedtatt hevet til 12,8 millioner kroner. Arbeidene er igangsatt og er i henhold til fremdriftsplanen. Planlagt ferdigstillelse 1. mars 2015. Grunnet manglende statlige bevilgninger ble fylkesscenen tatt ut av investeringsoversikten. Innen strategisk næringsutvikling er prosjektering og investering i gjestehavn på Floa utsatt inntil arealbruket på Trosvikstranda er nærmere avklart. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 30 -93- SEKSJON FOR REGULERING OG TEKNISK DRIFT ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 31 -94- Kjerneoppgaver Seksjon for regulering og teknisk drift (RTD) har følgende drifts-, myndighets- og forvaltningsoppgaver: Drift og forvaltning av kommunens utleieboliger og omsorgsboliger, som omfatter teknisk forvaltning, avtaleforvaltning, strategisk utvikling, anskaffelse og utbygging av boliger for utleie til innbyggere i kommunen Forvaltning av kommunens samlede bil- og maskinpark Beredskap og forebyggende tiltak mot brann og ulykker samt informasjons- og motivasjonstiltak, feiing og tilsyn med fyringsanlegg Renovasjonstjenester for husholdninger og fritidsboliger, næringsrenovasjon og slamtømming Parkering og fergedrift som også omfatter parkeringshus, torvdrift og toaletter Regulering og byggesak omfatter byggesaksbehandling, delesaker og behandling av reguleringsplaner, ulovlighetsoppfølging og tilsyn etter plan- og bygningsloven Eiendomsforvaltning som omfatter forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av kommunens egne bygg og grunneiendommer samt innleie av eksterne lokaler til kommunal virksomhet Prosjektansvar for kommunale bygge- og rehabiliteringsprosjekter Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunalteknisk infrastruktur og grøntområder som omfatter kommunale veier, broer, kaier og brygger, vann- og avløpsnett, parker, friluftsområder og lekeplasser Feltutbygging på kommunal grunn Investeringer innen vei, vann, avløp, uteanlegg, brygger og kaier Organisering Seksjonen har vært organisert med en felles administrativ stab, prosjektadministrasjon for kommunalteknisk infrastruktur og åtte virksomheter. Fredrikstad kommune ved Brann- og redningskorpset er vertskommune for Østfold interkommunale utvalg mot akutt forurensning (IUA Østfold). Brann- og redningskorpset ivaretar også beredskapsmessige og forebyggende oppgaver både for Fredrikstad og Hvaler kommune. Teknisk utvalg er seksjonens driftsstyre. Plan- og byggekomiteen har ansvar for større byggeprosjekter. Planutvalget er fagutvalg for plan- og byggesaker. Viktige hendelser 2014 Ny ferge Ny ferge ble mottatt og satt i drift fra 1. juli. Byferga fikk utvidet rutetilbud fra samme dato. Stortorvet Stortorvet ble 17. mai tatt i bruk etter omfattende oppgradering. Nye boliger Boligforvaltningen har overtatt 12 nye boliger på Kråkerøy. Leir for Rom-folket Leir for Rom-folket ble etablert i Kiæråsen. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 32 -95- Målekort Fokusområde Medarbeidere1) 4,3 4,2 1-5 93,1 93,0 93,0 % 4,31 4,4 4,3 1-5 - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver 4,01 4,2 4,0 1-5 - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem 4,62 4,8 4,7 1-5 0,6 0,5 2,8 55 2 42 10 11 -0,7 1,9 1,5 65 0 79 4 8 0,0 0,0 0,0 90 2 200 20 0 % % % antall antall antall antall antall Godt arbeidsmiljø Økt tilstedeværelse Medarbeiderne vet hva som forventes av dem Økonomi God økonomistyring Interne prosesser Positiv avvikskultur Note: Skala Indikator Læring og utvikling Resultater Mål 2014 Kritisk suksessfaktor 2013 2014 - Medarbeidertilfredshet 4,14 - Nærvær i % - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben - Budsjettavvik brutto utgifter - Budsjettavvik brutto inntekter - Budsjettavvik netto ramme - Avvik - HMS - Avvik - Informasjonssikkerhet - Avvik - Tjenestekvalitet - Forbedringsforslag - Ubehandlede avvik over 14 dager 1) Ved undersøkelser er høyeste tall best. Utvikling Areal utvalgte formålsbygg Bruttoareal per 31.12 i m2 Administrasjonslokaler Førskolelokaler Skolelokaler Institusjonslokaler Kommunale idrettsbygg Kommunale kulturbygg Sum utvalgte formålsbygg Eide bygg 2014 25 306 9 645 163 029 57 477 35 997 26 917 318 371 Innleid areal 2014 2 863 1 469 1 209 0 263 2 492 8 296 Sum areal 2014 28 169 11 114 164 238 57 477 36 260 29 409 326 667 Tabellen viser areal for utvalgte formålsbygg hvor areal rapporteres til SSB. Areal for øvrige bygg, det vil si helsebygg utenom institusjon, barnevern, boliger og annet, er ikke med i rapporteringen. Det er ikke endringer på utvalgte formålsbygg fra 2013 til 2014. Det er gjennomført en rekke rehabiliteringer som ikke medfører endring i de totale arealene, og det har vært en anbudskonkurranse for gjennomføring av tilstandskartlegging av kommunale formålsbygg. Energimerking av kommunale bygg fortsatte også i 2014. I 2014 forvaltet kommunen totalt 1 031 boligenheter. 18 boliger er kjøpt, tre boliger er solgt og en bolig har blitt revet. Boligene tildeles av Seksjon for helse og velferd. Fergene hadde 956 255 passasjerer. Dette er omtrent 256 000 passasjerer over målsettingen for året og i overkant av 131 000 flere enn i 2013. Totalt antall avgiftsbelagte parkeringsplasser er uendret siden 2013. Reduksjon i antall handicapplasser har hovedsakelig skjedd i sentrum av byen og ved jernbanen etter Europarks overtagelse. Det har vært en økning av antall gratisplasser. De fleste nye plassene er midlertidige i påvente av utbygging. Selv om antall abonnenter øker, produseres det stadig mindre mengde vann på vannverket. Årsaken til dette er lavere lekkasjevolum som følge av intensiv lekkasjesøking samt fornyelse av gammelt ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 33 -96- vannledningsnett. De siste fem årene har 1 200 hytter fått innlagt vann og avløp. Per i dag er 2 568 hytter tilkoblet, noe som er mer enn halvparten av alle hytter i kommunen. Utvikling plan- og byggesaker 2011 2 251 90 23 91 25 % Antall innkomne byggesaker (søknader og meldinger) Antall innkomne delingssaker Antall innkomne planforslag/KU Antall innkomne klager på vedtak Andel av opphevede/endrede vedtak – Fylkesmannen Historikk/status 2012 2013 1 857 1 833 95 84 20 23 75 30 20 % 23 % 2014 1 911 52 22 25 12 % Antall byggesaker er litt høyere enn de to foregående årene, men fortsatt lavere enn i 2011. Antall påklagede vedtak er fortsatt lavt og viser fortsatt synkende tendens. Sammenligninger/nøkkeltall KOSTRA nøkkeltall 1) Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS 2012 2013 2014 2014 2014 2014 2014 3 811 -69 3 955 -32 4 152 -36 3 987 319 3 972 153 4 251 84 4 574 -221 604 227 591 250 658 239 672 356 441 522 603 437 683 314 67 075 68 343 125 836 121 538 350 126 194 836 232 076 Vann Gebyrgrunnlag per innbygger 1 173 1 235 1 360 1 019 1 152 890 1 021 Avløp Gebyrgrunnlag per innbygger 1 444 1 547 1 694 1 438 2 052 1 236 1 631 737 744 743 642 960 1 215 991 200 36 17 355 41 16 433 41 21 Eiendomsforvaltning Netto driftsutgifter/inntekter per innb. - utvalgte formålsbygg - kommunalt disponerte boliger Brannvern Netto driftsutgifter per innbygger Årsgebyr for feiing Kommunale veier og gater Netto driftsutgifter per kilometer Renovasjon Gebyrgrunnlag per årsinnbygger Regulering og byggesak2) Gjennomsnittlig saksbehandlingstid (dager) - vedtatte reguleringsplaner 461 425 480 154 - byggesak med 12 ukers frist (kalenderdager) 39 68 44 75 - byggesak med 3 ukers frist (kalenderdager) 26 29 32 30 Noter: 1) Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. 2) ASSS-snitt er uten Bærum kommune. Økning i eiendomsforvaltning fra 2013 til 2014 er på 4,7 prosent som er litt i underkant av økningen for snittet til ASSS-kommunene. I hovedsak skyldes dette lønns- og prisvekst. Netto driftsutgifter per kilometer kommunale veier har hatt en betydelig økning fra 2013. Dette skyldes endringer i regnskapsføringen som gir reduserte inntekter og økte utgifter. Inntekter fra parkering og parkeringshus inngår ikke lenger i nøkkeltallet. Saksbehandlingstiden for byggesaker med 12 ukers behandlingsfrist er redusert i forhold til foregående år. Det er ikke gjort spesielle tiltak for å oppnå dette, men det er fokus på effektiv saksbehandling og rasjonelle rutiner, og dette synes å gi resultater over tid. Saksbehandlingstiden for plansaker er økende og er en følge av at kompleksiteten i plansaker stadig er tiltagende. Det er mange instanser som skal medvirke i prosessene og lovverk som skal ivaretas, samtidig som det er et krevende forhold mellom reguleringsplaner og overordnet kommunalt planverk. Det er en tendens til et generelt økt konfliktpotensiale i plansakene. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 34 -97- Måloppnåelse Basis for seksjonens prioriteringer har vært hensyn til sikkerhet og beredskap og nødvendig dekning av driftskostnader for bygg, vei og øvrige ansvarsområder. Utviklingen av medarbeidertilfredshet er positiv og resultatene fra siste medarbeiderundersøkelse viser at seksjonen nådde alle målsettingene under fokusområdet medarbeider i målekortet. I forhold til spesifiserte mål og strategier i handlingsplanen, kommuneplan og overordnede målsettinger, kan følgende rapporteres: Et vakrere Fredrikstad. I sentrumsparkene er grusganger oppgradert. Det er gjort en opprensking av ytterkanter i Lykkebergparken med en tydelig definisjon av parkeringsarealene. Blomsterutsmykninger i bykjernen med egne blomsterskuter til The Tall Ships Race, Halloweenbeplantning i gågata og egen forseggjort julebeplantning. Oppgradering av byrom, Stortorvet og gågatearealer. Nytt veidekke og ny belysning av hovedadkomst til Gamlebyen. Et tryggere og sikrere Fredrikstad. Brannvernundervisning for 6. klasser ble videreført ved 26 skoler i Fredrikstad og Hvaler. Omtrent 970 elever har deltatt. Kompetansegivende kurs på Norges brannskole har vært et fokusområde, men manglende kapasitet på brannskolen har medført at det ikke er videreutdannet så mange som planlagt. Prosjektet Brannsikring i Gamlebyen er videreført. Tilsynsprosenten på særskilte brannobjekter er økt fra 67 prosent i 2013 til 81 prosent. Det er gjennomført tilsyn med farlige stoffer og kommunen har deltatt i en nasjonal tilsynsaksjon. I tillegg er det startet opp tilsyn av eldre leilighetsbygg. Samarbeidsprosjekt med Åpen omsorg om sikring av boliger for eldre pleietrengende med røykdetektor direkte tilknyttet alarmsentralen er videreført. Det er utarbeidet felles risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for Fredrikstad, Sarpsborg og Hvaler kommuner på brannområdet. Arbeidet med tiltaksplaner fortsetter i 2015. Det er innført mobile kart- og navigasjonsløsninger i brannvesenets utrykningskjøretøyer. Gjennomført sikkerhetsgjennomgang av kommunale lekeplasser, og årlig visuell sjekk og vedlikehold av apparater. Det er ikke rapportert ulykker som følge av feil på utstyret. Belysning av utsatte steder i sentrum virker kriminalitetsforebyggende og er et trygghets- og trivselsfremmende tiltak. Endret adkomst til industriområdet ved Lisleby/Lislebystranda gjør at tungtransport går utenom bolig og skoleområder. Ny holdeplass for drosjer i Nygata. Det har blitt iverksatt tiltak i trafikksikkerhetsplanen. Dette gjelder blant annet bedre belysning av utvalgte gangfelt og gang- og sykkelveier, etablering av fartsdempende tiltak, etablering av fortau og gangfelt. Det er prioritert bedre tilgjengelighet for gående og syklende, samtidig med høyere kvalitet på vinterdrift for gående og syklende. Det har pågått planarbeid for Åledalslinja som avsluttes i 2015. Det har gjennom året vært flere større vann- og avløpsprosjekter som enten er planlagt eller utført. Hovedplan for vann og avløp ble vedatt i 2013 med et investeringsvolum årlig på omkring 140 millioner kroner. De totale investeringene innen kommunalteknikk ligger på omtrent 170 millioner kroner. Gode læringsmiljøer i skoler og barnehager, bedre folkehelse og gode levekår. Det gjøres løpende tiltak for å forbedre inneklima i kommunale barnehager og skoler. Det er foretatt radonmålinger og radontiltak. Sluttkontroll og rapporter forventes ferdig første kvartal 2015. Gjennom god utnytting av ressurser, samt godt samarbeid med frivillige organisasjoner og lag tilbyr kommunen en lang rekke muligheter for fysisk aktivitet. Lysløypeanleggene i Fredrikstadmarka og på Østsiden er godt besøkt gjennom hele året, og de frivillige bidrar med en betydelig innsats på vedlikeholdssiden. Gjennom den statlige belønningsordningen ble det gjort ekstraordinært vedlikehold på Glommastien på østsiden. Dette arbeidet vil videreføres, og vil kunne stimulere til økt bruk av turstien både til fots og med sykkel. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 35 -98- Økt deltakelse og involvering i lokalsamfunnene. Lokalsamfunnene er viktige høringsinstanser for vei og trafikksikkerhet. Det samarbeides med frivillige organisasjoner og lag om tiltak for fysisk aktivitet og tilrettelegging i lokalmiljøene. Sikre klima og miljø. Kommunen investerer i mer miljøvennlig bil- og maskinpark. 20 prosent av bilparken skal gå på miljøvennlig drivstoff innen 2020. Ved årsskiftet hadde vi 25 biler på el-drift og 12 på biogass. Dette utgjør 8,1 prosent av bil- og maskinparken. Det er jobbet videre med prosjekt Ren brannstasjon. Nytt vaskeri for vasking av forurenset utrykningstøy og utstyr er ferdigstilt og det er utarbeidet rutiner for håndtering av forurenset utstyr. Større tilgjengelighet for bruk av ferger, samtidig som flere fergeleier er oppgradert. Gjennomgangen og kontrollen av nedgravde oljetanker er påbegynt. Et prøveprosjekt er etablert for konvertering av olje til miljøvennlig bioolje. Flerbrukshallen på Lisleby er kommunens første bygg som er i henhold til passivhusstandarden. Ved Fredrikstad korttidssenter er det skiftet ut lysarmaturer til LED-teknologi og ved gamle Smedbakken sykehjem er det skiftet ut eldre ventilasjonsanlegg til nytt med bedre varmegjenvinning. Det er arbeidet med overgang til flisfyring ved Manstad skole og Gaustadhallen. Gjennomført lokale støytiltak etter støyrapport, og det er gjennomført tiltak for å redusere svevestøv. Bedre tilrettelegging for økt bruk av sykkel som transportmiddel. Rasjonell og kostnadseffektiv drift. Det er innført en ny renovasjons-applikasjon. Nye ordninger for boligsoneparkering. Etablering og utvikling av anlegg for sentral driftsstyring av bygg (SD-anlegg). Oppfølging av energi- og vannforbruk (EOS). Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % Brutto utgifter 958 454 951 789 -6 665 -0,7 Brutto inntekter 631 273 619 746 11 527 1,9 Netto resultat 327 182 332 043 4 861 1,5 Seksjonen har et samlet mindreforbruk på omtrent 4,9 millioner kroner. Resultatet kan knyttes spesielt til at både salgs- og gebyrinntekter som ikke gjelder kommunale årsgebyrer og refusjoner/overføringer fra eksterne har vært høyere enn budsjettert. Utgifter til strøm og brensel har vært om lag 4,4 millioner kroner lavere enn budsjett og et lavt rentenivå har gitt 6,7 millioner kroner lavere kapitalkostnader innenfor selvkostområdene. På samme tid har andre løpende driftsutgifter utenom lønn og husleie vært omtrent 13 millioner kroner høyere enn budsjett. I bruttotallene ligger det i tillegg merverdiavgift, og tilsvarende kompensasjon, på omtrent 5,4 millioner over budsjett som ikke får utslag i netto resultatet. Regulering av festeavgifter har gitt en årlig merinntekt samtidig som en del grunn- og husleieforhold har blitt avviklet i løpet av året. Husleieinntekter for kommunale boliger har blitt høyere enn antatt som følge av at boligene fortere har kommet i omløp mellom leietakere og at nye kontrakter inngås med gjengs leie. Parkeringsinntektene ble lavere enn budsjett til tross for økte priser. Dette kan knyttes til reduksjon av antall parkeringsplasser i sentrum, en lavere parkeringsfrekvens og et lavere antall tilleggsavgifter. Flere flyttinger, økt antall bestillinger og økt pris for utleieboliger i regi av NAV har gitt en merinntekt innen renhold. I budsjettet for 2014 er det innarbeidet en generell rammereduksjon på 5,0 millioner kroner gjennom standardreduksjoner for drift av bygg, park og vei. Ved behandling av første tertialrapport ble ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 36 -99- seksjonen styrket med 5,4 millioner kroner som en engangsbevilgning. 0,4 millioner kroner har dekket ekstrakostnader for å opprettholde rutetidene på fergen mellom Lisleby og Selbak. 5,0 millioner kroner har blitt disponert til prioritert vedlikehold av bygg og vei. Selvkost Selvkostområdene omfatter kommunale tjenester der selvkost setter øvre grense for brukerbetaling. Eventuelle overskudd skal avsettes til bundne selvkostfond. Etterkalkyle for selvkostområdene er utført i henhold til Kommunaldepartementets retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. For RTD omfatter selvkostområdene vann, avløp, husholdningsrenovasjon, slamtømming, feiing, private reguleringsplaner samt bygge- og eierseksjoneringssaker (regulering og byggesak). Årsresultat for vann viser en kostnadsdekning fra gebyrer på 100,2 prosent. Som følge av dette er det satt av 0,2 millioner kroner til fond mot et budsjettert bruk av fond på 2,3 millioner kroner. Årsresultat for avløp viser en kostnadsdekning på 86,1 prosent. Det er brukt 17,8 millioner kroner av avløpsfondet mot budsjettert 15,3 millioner kroner. Årsresultatet for renovasjon viser en kostnadsdekning på 95,6 prosent. Det fører til at det er brukt 2,7 millioner kroner av fond mot budsjettert 3 millioner kroner. Etterkalkylene for plansaker viser en kostnadsdekning fra gebyrer på 28,8 prosent. Underskuddet på dette selvkostområdet er dekket opp ved kommunalt tilskudd/subsidiering. For byggesak viser etterkalkylen en kostnadsdekning på 100,8 prosent, som innebærer at det er satt av 0,5 millioner kroner til selvkostfond for byggesak. Bruk av selvkostfondene er i henhold til regelverket og totalt sett er selvkostfond redusert fra 35,8 millioner kroner i 2013 til 16,2 millioner kroner i 2014. Investeringer Kjøp av varer og tjenester utgjør den største del av investeringsvolumet. De største byggeprosjektene har vært nye Borge ungdomsskole, nye Østsiden sykehjem, flerbrukshall på Lisleby og skateanlegg på Steffensjordet. Naturgresset på Fredrikstad Stadion er fjernet og kunstgress med varmekabler skal legges på plass. Arbeidet blir ferdigstilt til seriestart i 2015. I løpet av året er flere rehabiliteringsprosjekter ferdig. Den største var for Fredrikstad internasjonale skole. Av pågående rehabiliteringsprosjekter kan nevnes Bibliotekets aula og Kongstenhallen svømmeanlegg. Det er gjennomført prosjektering av flere boligprosjekter som forventes startet i 2015. Planlegging av nytt servicebygg på badestedet Foten er satt i gang og Trosvik torv planlegges i tråd med oppsett i deltagende budsjett, med økt innflytelse for innbyggerne. Oppgradering av Stortorget er fullført. Torvet er nyrehabilitert, modernisert og er tatt i bruk som bilfritt areal med rom for ny aktivitet. Gamle vann- og avløpsledning ble skiftet før ny overflate ble anlagt. Det har vært en samordnet utbygging i infrastruktur med asfaltering, gatebelysning og grunnarbeider for nye dekker. Det er gjennomført rehabilitering av vann- og avløpsledninger, avløpssanering og bygd tunneler for vannledninger og overvann flere steder. I tillegg ble hovedvannledningen ved Torsnes sluttført på våren. Fronten ved Cicignon elvepromenade har blitt utbedret med nytt fundament og gjenbruk av opprinnelig granitt. Arbeidet ble ferdigstilt på våren. Det er anlagt en avlastningsvei for næringstrafikk som tidligere gikk gjennom Lisleby og det er laget en gang- og sykkelvei i Tomteveien. Arbeidet ble ferdigstilt på høsten. Investeringsplan for biler og maskiner er fulgt opp. Belønningsordningen Sammen med Sarpsborg kommune og Østfold fylkeskommune har Fredrikstad kommune inngått en fireårig avtale med Samferdselsdepartementet om tildeling fra belønningsordningen i perioden 20142017. Formålet er å stimulere til at antall kollektivreiser og gang- og sykkelreiser skal øke på bekostning av reiser med privatbil. Totalt er Nedre Glomma tildelt 215 millioner kroner over fire år, hvorav 60 millioner kroner var for 2014. Fredrikstad kommune hadde av dette ansvaret for tiltak ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 37 -100- tilsvarende 22,8 millioner kroner. Det gjelder i hovedsak ny ferge, utvidet fergetilbud, utbedring av Glommastien og ulike sykkelruter. Prosjektering av bygatenettet er foreløpig utsatt i henhold til anbefaling i utredningen av en indre sentrumsring. Tiltak knyttet til byferga er gjennomført. Mesteparten av de andre tiltakene er påbegynt i 2014 og ubrukte midler på omtrent 9,8 millioner kroner er søkt overført til 2015. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 38 -101- SEKSJON FOR UTDANNING OG OPPVEKST ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 39 -102- Kjerneoppgaver Seksjon for utdanning og oppvekst yter oppgaver innenfor følgende områder: Drift av kommunale barnehager Forvaltnings- og myndighetsutøvelse overfor kommunale og private barnehager i forhold til godkjenning, veiledning, tilsyn og kompetanseheving Tilrettelagte tiltak - og spesialpedagogisk hjelp for barn med spesielle behov Grunnskoletjenester, inklusiv spesialundervisning og særskilt språkopplæring for elever fra språklige minoriteter til barn og grunnskoletjenester og til voksne med særskilt rett til voksenopplæring Opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere og asylsøkere Skolefritidsordning Barnevern Helsevern for barn og unge (helsesøstertjenesten) Pedagogisk-psykologisk tjeneste Organisering Seksjonen har to fagetater; skole og barnehage. I tillegg er det tre virksomheter direkte under kommunalsjefen. Seksjonen har en felles stabsenhet som skal koordinere og veilede hele seksjonen, samt stå for planog utviklingsarbeid. Den har også forvaltnings- og myndighetsansvar overfor 62 private barnehager. Pedagogisk senter ble lagt ned høsten 2014. Viktige hendelser 2014 Trara-prosjektet – Et vellykket samarbeidsprosjekt Trara-prosjektet har fått nasjonal oppmerksomhet i 2014. Dette er et samarbeidsprosjekt mellom Trara skole, Fredrikstad Idrettsråd (FRID) og Kongstensvømmerne om fritidsaktiviteter på skolen etter skoletid. Det er meget høy deltakelse fra barn med minoritetsspråklig bakgrunn i prosjektet og et viktig tiltak i integreringen. Et viktig suksesselement er tett dialog med foreldrene. Tiltaket sees også på i et nasjonalt forskningsprosjekt. Ressursavdeling etablert Arbeidet med etablering av en ressursavdeling (vikarpool) startet i 2014 og oppstart vil være 1. januar 2015. Gode resultater Elevundersøkelsen i 2014 viser høy trivsel og fortsatt redusert mobbing. Det er gode resultater på eksamen i norsk og på nasjonale prøver i lesing. Målekort Fokusområde Brukere/ Kvalitet Resultater Mål 2014 Skala .. 5,1 1-6 89,0 88,4 91,0 % - Eksamen - Norsk - Matematikk 3,4 3,0 3,5 2,9 3,5 3,1 1-6 1-6 - Klasseledelse 3,8 3,8 3,8 1-6 Kritisk suksessfaktor Indikator Brukermedvirkning - Brukertilfredshet barnehage2) 5,0 Tilpasse tjenester til brukernes behov - Dekningsgrad barnehage 2013 2014 ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 40 -103- Fokusområde - Medarbeidertilfredshet 4,13 4,3 Mål 2014 4,2 - Nærvær i % 91,8 92,1 93,0 % - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben 4,34 4,4 4,3 1-5 Læring og utvikling - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver 4,37 4,4 4,3 1-5 Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem 4,61 4,6 4,6 1-5 God økonomistyring - Avvik budsjett i % 0,7 0,7 0,0 % 17 6 278 8 305 8 antall antall Positiv avvikskultur - Avvik- HMS - Avvik- Informasjonssikkerhet og personvern - Avvik- Tjenestekvalitet - Forbedringsforslag - Ubehandlede avvik over 14 dager 124 20 0 70 14 2 144 24 0 antall antall antall Kritisk suksessfaktor Godt arbeidsmiljø Økt tilstedeværelse Medarbeidere1) Økonomi Interne prosesser Noter: Indikator Resultater Skala 1-5 1) Ved undersøkelser er høyeste tall best. 2) Det er ikke gjennomført brukerundersøkelse i 2014. Utvikling Barnehagedekningen i Fredrikstad Prosent 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 57,1 59,3 58,7 58,3 29,1 29,2 30,3 30,1 2012 2013 2014 2011 Andel barn i private barnehager Andel barn i kommunale barnehager Samlet sett er barnehagedekningen 88,4 prosent for 2014, som er en liten reduksjon fra 2013. Antall barn med barnehageplass er likt som året før, men det er en liten nedgang i antall søkere. Alle som har søkt til hovedopptaket har fått tilbud om barnehageplass slik at vi har full barnehagedekning i henhold til loven. Søknadsfristen til hovedopptak var flyttet til en måned senere (til 1. mars) i 2014. Likevel søkte mange familier plass i barnehage etter fristen og fikk dermed ikke rett på plass selv om de var i rett alder. Det er fortsatt stort press på barnehagekapasiteten i sentrum hvor det er ventelister ved flere av barnehagene. Fordelingen mellom små barn og store barn er den samme som i fjor. Det forventes en endring i dette neste år da det store 2009-kullet er over i skolen. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 41 -104- Antall barn med rett til ressurser pr 31.12 etter opplæringsloven § 5.7 150 3,67 % 3,60 % 3,37 % Antall barn 130 3,40 % 3,15 % 120 3,20 % 110 3,00 % 2,77 % 100 2,80 % 90 105 122 131 142 2011 2012 2013 2014 80 Andel barn - % 140 3,80 % 2,60 % 2,40 % Barn med rett til ressurser etter opplæringsloven § 5.7 pr 31.12 Andel barn (%) i kommunen 1-5 år med vedtak pr 31.12 Flere barn får vedtak etter opplæringsloven i 2014. Det er ikke de største vedtakene som øker sammenlignet med 2013. Antall barn med vedtak øker noe ut over befolkningsveksten. Gruppen minoritetsspråklige barn øker mest i befolkningsgruppen, og vi ser at det er et stort behov for hjelp og støtte i denne gruppen. Barnehagene og PP-tjenestens innsats på å oppdage barns behov på et tidlig stadium etter Kvellomodellen sammen med full barnehagedekning har medført at flere barn enn tidligere år gis rett til spesialpedagogisk hjelp. Utvikling - elevtall 10 000 9 000 8 000 2 923 2 902 2 857 2 776 6 325 6 264 6 219 6 246 2011 2012 2013 2014 Antall 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 - Antall elever på ungdomstrinn 13-15 år Antall elever på barnetrinn 6-12 år Årskullstallene i Fredrikstad er svært stabile over år. Årsaken til nedgangen i antall elever i kommunal grunnskole fra 2011 til 2014 er etableringen av Children’s International School (CIS). Erfaring viser også at Fredrikstad er en netto innflyttingskommune, slik at det ventes at det kommer flere elever i løpet av skoleåret. Av tilflyttingen til Fredrikstad i skolealder er det mange tospråklige elever. Disse bosetter seg gjerne i sentrumsområdene. Det er en av årsakene til press på skolekapasiteten i sentrum. Selv om nedgangen i elever er relativ stor, er den spredd på flere skoler og i flere aldersgrupper, slik at utgiftsbehovet til klasser og basisgrupper er det samme. Siden elevtallet har gått noe mer ned enn årsverk skulle tilsi er lærertettheten på barnetrinnet noe styrket. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 42 -105- Antall elever med spesialundervisning 700 600 Antall 500 303 278 272 251 357 333 348 400 300 200 313 100 0 26 23 39 26 2011 2012 2013 2014 Antall elever med 1 – 75 årstimer Antall elever med > 271 årstimer Antall elever med 76 – 270 årstimer Det er en svak nedgang i antall enkeltvedtak i tråd med målsettingen, og også antall vedtak over 271 årstimer går noe ned. Det som var en nedgang ved forrige rapport i forhold til bruk av ressurser, har ikke gått ytterligere ned selv om antallet har sunket noe. Dette viser at de som har behov for ekstra store ressurser bruker mer av ressursene enn i 2013. 800 Antall meldinger og undersøkelser i barnevernet 700 600 Antall 500 400 300 678 736 663 725 200 100 208 196 255 251 0 2011 2012 2013 2014 Antall nye meldinger i løpet av året Antall undersøkelser som fører til tiltak Antall meldinger til barneverntjenesten har holdt seg på omtrent samme høye nivå som forrige år. Det er også omtrent samme mengde undersøkelser som fører til tiltak. Dette skyldes at vi de siste årene har hatt større fokus på meldingsavklaring slik at det er de meldingene som klart hører under barnevernsloven som går til undersøkelse. Det betyr at de undersøkelsene som iverksettes er mer alvorlige og kostnadskrevende. Sammenligninger/nøkkeltall Barnehage KOSTRA nøkkeltall1) Netto driftsutgifter til barnehagesektoren per innbygger 1-5 år Fr.stad Fr.stad Fr.stad 2012 2013 2014 2014 2014 108 146 116 158 133 480 120 417 105 137 Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS 2014 2014 117 873 133 426 Andel barn fra språklige og kulturelle minoriteter ifht innvandrerbarn 1-5 år i % 61,7 66,0 63,8 68,2 90,0 69,9 73,1 Andel barn 1-5 år med barnehageplass i % 88,5 89,0 88,4 87,5 88,9 89,6 91,2 44 45 46 Korrigert driftsutgifter per time til ordinær 43 42 46 47 barnehagedrift (funksjon 201) Note: 1) Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Dekningsgraden har gått noe ned i 2014. Det er like mange barn i barnehage som i 2013, men det er 12 flere 0-åringer. Dermed går antall barn i barnehage1-5 år litt ned, mens antall barn totalt i aldersgruppen øker og dekningsgraden går ned. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 43 -106- Den samme årsaken til endring har vi i lavere andel innvandrerbarn i barnehage. Det er 18 flere innvandrerbarn i barnehage, mens det er 48 flere innvandrerbarn i aldersgruppen og andelen går ned. Økningen i netto driftsutgifter og kostnad per time har sammenheng med økte pensjonsutgifter. Grunnskole KOSTRA nøkkeltall1) Fr.stad 2012 Fr.stad 2013 Fr.stad 2014 Sarpsborg Drammen 2014 2014 Kr.sand 2014 ASSS 2014 - grunn- og spesialskoleundervisning 71 422 73 089 76 362 77 942 - skolelokaler og skyss 16 282 16 785 17 643 16 144 72 596 76 890 74 142 11 448 17 554 16 633 - skolefritidsordningen 3 166 2 733 4 053 7,2 7,0 6,9 4 472 -212 3 510 3 759 5,6 7,6 6,9 7,5 - skolefritidsordning 25 799 25 960 27 951 27 398 17 444 Note: 1) Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. 28 664 27 123 Netto driftsutgifter per innbygger 6-15 år til: Andel elever med spesialundervisning % Korrigerte brutto driftsutgifter per elev til: Økningen i netto driftsutgifter til grunn- og spesialskoleundervisning og skolelokaler og skyss er en normal utvikling. Økningen av driftsutgiftene til skolefritidsordningen skyldes at det har vært redusert foreldrebetaling i kombinasjon med uendret aktivitets- og kostnadsnivå. Hjelpetjenester KOSTRA nøkkeltall1) Barnevern Netto driftsutgifter til barneverntjenesten per innbygger 0-17 år Andel barn med barnevernsvedtak 0-17 år (%) Netto driftsutg. per barn i barneverntjenesten Brutto driftsutgifter per barn med hjelpetiltak i opprinnelig familie Brutto driftsutgifter per barn med tiltak utenfor opprinnelig familie Helsestasjon for barn og unge Netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjeneste pr innbygger 0-5 år Netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjeneste pr innbygger 0-20 år Pedagogisk og psykologisk tjeneste Andel elever med spesialundervisning i % Note: Fr.stad Fr.stad Drammen Kr.sand ASSS 2012 2013 Fr.stad Sarpsborg 2014 2014 2014 2014 2014 7 232 7 197 8 003 8 304 9 741 6 781 7 932 4,6 4,8 4,8 4,6 5,5 4,4 4,2 105 399 103 675 114 283 132 178 115 518 106 874 122 284 32 748 32 707 28 083 32 370 47 203 17 777 36 488 277 473 369 382 422 469 361 113 347 226 366 636 354 901 5 807 6 417 7 324 6 368 6 194 7 366 7 099 1 528 1 684 1 925 1 703 1 800 2 094 2 092 7,2 7,0 6,9 5,6 7,6 6,9 7,5 1) Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Barnevern har hatt samme antall barn i 2013 og 2014. Brutto driftsutgifter per barn med tiltak utenfor opprinnelig familie har økt i forhold til 2013 og skyldes at kommunal egenbetaling for institusjonsplassering har økt med 30 prosent, samt økt behov for forsterkning av fosterforeldrene og endring i refusjonssats i ordning for enslige mindreårige flyktninger. Fra 2014 må kommunene selv dekke 20 prosent av driftsutgifter til enslige mindreårige flyktninger. Dette påvirker også netto driftsutgifter til barneverntjenesten per innbygger 0-17 år og netto driftsutgift per barn i barneverntjenesten. Vi har høyere brutto driftsutgifter per barn med tiltak utenfor opprinnelig familie enn gjennomsnittet for ASSS-kommunene, noe som kan henge sammen med at vi også har høyere andel av enslige mindreårige flyktninger i forhold til antall innbyggere. Brutto driftsutgifter per barn med hjelpetiltak i opprinnelig familie er lavere i 2014 på grunn av mindre kjøp fra private etter etablering av tiltaksavdeling med 5 tiltaksarbeidere. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 44 -107- Økningen i netto driftsutgifter til helsestasjon skyldes statlig styrking av tjenesten i 2014. Det er fortsatt en reduksjon i andel elever med behov for spesialundervisning. Satsingen på tilpasset opplæring er videreført og kan se ut til å gi utslag i tallene. Måloppnåelse Seksjonen har under driveren kunnskap i kommuneplanen et spesielt ansvar i forhold til disse målsettingene: 3.1. M-1 Alle barn og unge stimuleres til, og gis like muligheter for utdannelse. 3.2. M-2 Barn og unge motiveres til kunnskap. 3.4. M-1 Barn og unge i Fredrikstad har trygge og gode oppvekstsvilkår. 3.4. M-2 Det faglige nivået i barnehage og skole er hevet. 3.4. M-3 En større andel av befolkningen har høyere utdanning. Kommunedelplan oppvekst viser til felles satsingsområder som samlet skal bidra til å nå målsettingene i kommuneplanen. Disse satsingsområdene er tidlig innsats, språk, overganger og foreldresamarbeid. I tillegg vil de enkelte tjenesteområdene ha egne satsingsområder som er mer spesifikt knyttet til tjenesten. Andel barn i barnehage har gått svakt ned fra 89,0 prosent til 88,5 prosent. Kommunen har hatt full barnehagedekning i 2014. Det er gode resultater innen medarbeidertilfredshet til tross for at sykefraværet innen barnehagesektoren er høyt. Det er fast tverrfaglig samarbeid ved alle barnehagene og hjelpetjenestene. Det jobbes godt på mange områder i Fredrikstadskolen. Skolene kan vise til gode resultater på norsk og engelsk på eksamen, og på elevundersøkelsen. Resultatet på eksamen i matematikk og på nasjonale prøver viser ikke samme fremgang, men det jobbes med stor innsats for å bedre leseferdigheter og ferdigheter innen realfag. I tillegg til satsinger om fremgang i elevenes ferdigheter er klasseledelse også et satsingsområde. Denne satsingen vil ikke gi raske resultater, men det forventes bedring over tid. Det har vært gjennomført kompetanseheving for lærere i temaet. Ungdomsarbeidet drives fremover og utvikles i samarbeid mellom ulike seksjoner. Utvidelse av ungdomsteamet i 2013 har vist seg å være vellykket. De jobber med alle ungdomsskolene. Hjelpetjenester, barnehager og skoler legger til rette for et best mulig tilbud til de som trenger spesiell tilrettelegging og oppfølging. God samhandling med foresatte vektlegges i alle tjenester. Mange dyktige medarbeidere og ledere ivaretar kontakt med barn, ungdom, foresatte og øvrige samarbeidspartnere innenfor tjenesteområdene. Seksjonen har høy medarbeidertilfredshet og nærværet for seksjonen er 92,1 prosent. Barn og unge har trygge og gode oppvekstsvilkår. Samarbeid med foreldre har økt fokus, og det er mer bevissthet i tiltakene, informasjonen og forventningene til hjemmene. Hjelpetjenestene deltar i tverrfaglige møter med barnehager og skoler. Alle barnehager arbeider etter Tidlig innsats/Kvello-modellen som er en modell for tverrfaglig tidlig innsats overfor barn i barnehage. Alle har førstegangssamtaler med nye foreldre og bruker et skjema som gir nyttig informasjon til barnehagen om barnet. Mange har foreldremøter med fokus på de nye foreldrene. Daglige samtaler med foreldrene ved bringe- og hentesituasjoner av barn vektlegges av alle. Vennskap mellom barna arbeides med av alle for å forbygge mobbing. Skolene har satt inn tiltak når de avdekker at elever har faglige og/eller sosiale vansker. Flere skoler jobber aktivt for å holde størrelsen på klassegruppene nede slik at tilpasninger og tiltak kan settes inn i den ordinære opplæringen. Skolene rapporterer om godt fungerende handlingsplaner mot mobbing og krenkende atferd. Elevundersøkelsen viser at elevene i Fredrikstad trives godt på skolene. Undersøkelsen viser også at vi ligger stabilt lavt når det gjelder mobbing. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 45 -108- Det faglige nivået i barnehage og skole er hevet. De voksne i barnehagen er bevisst på eget språkbruk og at de er språkmodeller i alle hverdagsmøter med barna. Begrepsmodellen og språksprell er metoder som brukes for å stimulere til økt ordforråd og språkforståelse. Det benyttes rim, regler, sanger og lesing av bøker. Noen barnehager låner ut bøker. Sosial kompetanse og sosiale ferdigheter jobber alle barnehagene aktivt og bevisst med. De knytter denne utviklingen hos barna inn i lek og læring av alle fagområdene og er bevisste på at alle barna skal ha venner og gode relasjoner til mange barn i barnehagen. Barns medvirkning er opphavet til mange ulike prosjekter, som gir læring for både barn og voksne i barnehagen. De fleste skoler har leseutviklingsprogrammer som følges opp og som gir resultater. Skolene rapporterer videre at lesing har blitt et fokusområde i de fleste fag. Regneplaner er under utvikling. Kartleggingen gjennomføres og følges opp mer systematisk enn tidligere. Foreldrene involveres i ulik grad i forhold til den faglige utviklingen. Flere skoler har kommet i gang med gode underveisvurderingsrutiner i tråd med Vurdering for læring (prøver og oppgaver som gir informasjon om kompetanse på et gitt tidspunkt). Når det gjelder å bedre elevenes sosiale kompetanse følger mange skoler forskjellige programmer/metoder som gir gode resultater som for eksempel Positiv atferd, støttende læringsmiljø og samhandling (PALS) og Aggression Replacement Training (ART). Arbeidet med klasseledelse har fortsatt høy prioritet. Barn og unge motiveres til kunnskap. Alle barnehagene er opptatt av å gi barna gode overganger. Små barn får god tid til å venne seg til stor avdeling ved besøk på forhånd. De fleste barnehagene deltar på skolebesøk. De som har nærskoler besøker skolefritidsordningen (SFO). Alle barnehagene benytter pedagogisk dokumentasjon som metode for å utvikle prosjekter og lage spor for barnas medvirkning i ulike prosesser. Etablerte rutiner ved overganger følges ved skolene. Dette gjelder overgang fra barnehage til skole og fra barneskole til ungdomsskole. Noen av skolene har også etablerte rutiner for overgang mellom ungdomsskole og grunnskole for voksne og videregående opplæring. Skolene melder at samarbeidet med videregående skole fungerer etter målsettingene og at rådgivertjenesten gjør en god innsats. Faget utdanningsvalg bidrar også til dette. Det er utviklet et samarbeid mellom Glemmen videregående skole og FRIS. Det gis helseopplysning i grupper i forhold til seksuell helse og prevensjon i 8. klasse. Det tilbys et lavterskeltilbud for individuelle henvendelser i forhold til samme tema. Via helsestasjon for ungdom gis informasjon om forebygging av uønsket svangerskap og abort, og seksuelt overførbare sykdommer. Folkehelse og levekår er kraftig forbedret – knyttet til barn og unge. Alle barnehagene, elevkantiner og SFO har fokus på sunt kosthold og bruk av frukt og grønt. Alle er opptatt av sukkerredusert mat, og noen også av salt- og fettredusert mat. Alle barnehagene vektlegger fysisk aktivitet. Alle er ute minst en gang om dagen og har en turdag i uka. Barnehager i naturomgivelser er flittige brukere av skogen. Flere barnehager deltar på fotballarrangement for barna. Mange barnehager deltar med 5-åringene i Stjernehallen, i Turnhallen, i svømmehall eller gymsal. Barnegruppene ellers er aktive i barnehagen, mange lager hinderløyper og arrangerer aktivitetsdager. Skolene har stor aktivitet i de obligatoriske tiltakene rundt fysisk aktivitet. Holdningsskapende arbeid bærer resultater. Det meldes om svært lite bruk av rusmidler/ tobakk i skoletiden. Ungdomsteamet støtter ungdomsskolene og skolene samarbeider med foresatte, andre fagetater og lag og foreninger om dette arbeidet. Helsesøster ved helsestasjon og skolehelsetjenesten veileder foreldre, barn og ungdom i sunt kosthold. Helsestasjon motiverer foreldre til å få barna til å gå til barnehage og SFO. Det jobbes videre med gruppetilbud til barn og unge med psykiske vansker, rusmiddelmisbruk, vold og skilsmisse-problematikk i hjemmet. Helsesøster driver kunnskapsbasert forebyggende arbeid og oppfølgingsarbeid blant ungdom. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 46 -109- Barn og unge har gode kultur- og idrettstilbud. Alle barnehagene deltar på en teateropplevelse i året. Alle barnehagene er aktive med å bruke nærmiljøet med de tilbudene det har. Alle barnehagene bruker buss og ferge til aktiviteter utenfor barnehagen. Flere skoler melder om positivt samarbeid med lokalsamfunnsutvalgene. Tilbudene fra Den kulturelle skolesekken gir elevene gode kulturopplevelser med profesjonelle utøvere. Elevene deltar i andre kulturelle arrangementer, interne og eksterne. Barn og unge har kunnskap om lokale og nasjonale miljøutfordringer. 61 prosent av barnehagene er miljøfyrtårn. For å oppfylle målet om 70 prosent miljøfyrtårn gjenstår 3 barnehager. De fleste barnehager deltar på miljødagen med 5-åringene, og barna arbeider med et miljøtema. Miljøverktøyet Svanhild brukes av mange barnehager og gjør barna bevisste på svanemerkede varer og CO2 utslipp. Alle barnehager kildesorterer, er opptatt av gjenbruk og strømsparing. Dette er tema som inngår i opplæringen i flere av fagene i grunnskolen. Virksomhetene driver kildesortering på forskjellige nivå. Skolene rapporterer om deltakelse i ulike tiltak som Inspiria-besøk, deltakelse i Den naturlige skolesekken og turer med NY-Vigra (undervisningsbåt for barnehager og skoler). Enkelte av skolene arrangerer også såkalte miljødager eller skoleprosjekter innen miljø. Flere av skolene bruker aktivt uteskole som læringsarena. Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Brutto utgifter Brutto inntekter Netto resultat Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % 1 644 951 1 570 900 -74 051 -4,7 295 516 211 848 83 668 39,5 1 349 437 1 359 412 9 975 0,7 Seksjon har hatt streng prioritering og økonomistyring som har gitt et positiv økonomisk resultat for 2014. I tillegg har streik og virkningsdato for lønnsoppgjøret for lærerne bidratt til at resultatet ble enda bedre. Samlet sett fikk seksjonen nesten 10 millioner kroner i mindreforbruk. Det har vært en positiv økonomisk utvikling innenfor de store kostnadsdriverne i 2014. Dette gjelder barn med behov for ekstra ressurser, innen barnevern og barnehage spesielt. Meget stram prioritering på ressurser og tiltak har bidratt positivt på økonomien, men har blitt merket både i virksomhetene og blant brukerne. Avviket på bruttotallene er hovedsakelig knyttet til vikarutgifter og sykelønnsrefusjoner. I tillegg er refusjonsinntekter for tjenester som er utført for staten, fylket og andre kommuner høyere enn budsjettert. Tall i tusen kroner Etat barnehage Etat skole Barnevern Helsevern barn og unge PPT Stab Sum Regnskap 2014 Utgifter Inntekter 528 022 76 989 881 448 165 523 159 258 43 135 34 876 5 134 19 828 2 072 21 520 2 663 1 644 951 295 516 Netto 451 33 715 926 116 123 29 741 17 756 18 857 1 349 437 Justert budsjett 2014 Netto avvik Utgifter Inntekter Netto i kroner 508 595 57 594 451 361 328 835 340 113 325 722 015 6 089 148 952 33 978 114 974 -1 149 34 111 3 431 30 680 939 20 400 1 770 18 630 874 23 502 1 750 21 752 2 895 1 570 900 211 848 1 359 412 9 975 ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 47 -110- Barnehage De kommunale barnehagene fikk samlet et mindreforbruk, mens virksomhet Jonas fikk et merforbruk på 1,7 millioner kroner. Dette ble lavere enn prognosen tidligere på året. Reduksjon i omfang/kvalitet på tjenesten til førskolebarn med behov for ekstra ressurser ble iverksatt som tiltak. Det har også vært økte kostnader knyttet til klagesak fra private barnehager fra 2011. Større inntekter enn budsjettert på refusjoner fra andre kommuner (utenbysbarn) medførte at etaten likevel endte med et mindreforbruk på 0,3 million kroner. Skole Skoleetaten har et mindreforbruk på 6,1 millioner kroner. Sparte lønnsutgifter på grunn av streik, senere virkningsdato for lønnsoppgjør for lærerne, redusert kjøp av vikartjenester og merinntekter på refusjoner fra andre kommuner for elever med skoletilbud i Fredrikstad har bidratt til grunnskoletjenestens mindreforbruk på 5,4 millioner kroner. Det har også vært en merinntekt fra fylkeskommunen på refusjon for skyss av elever. For skolefritidsordningen har begrenset bruk av vikarer og merinntekter på sykelønnsrefusjoner bidratt til et mindreforbruk på 1,9 millioner kroner. Egenbetalingsinntektene fra foreldre var 0,4 millioner kroner lavere enn budsjettert. Voksenopplæringstjenesten samt tjenestene for flyktninger og innvandrere har et merforbruk på 3,5 millioner kroner. Hovedårsaken er at refusjonen fra staten som gis til opplæring i norsk og samfunnsfag, er blitt redusert fra fem til tre år med refusjon. Samtidig kommer flere innflyttere til kommunen med mer enn tre års botid og med fortsatt rett og plikt til slik opplæring. Hjelpetjenester og stab Barnevernet har et merforbruk på 1,1 million kroner som hovedsakelig skyldes at refusjonene for bosetting av enslige mindreårige flyktninger er redusert fra 100 prosent til 80 prosent. Samlet er øvrige tjenester innenfor barnevernet i tilnærmet balanse. Utgifter til tiltak i hjemmet har mindreforbruk hovedsakelig på grunn av bruk av egne miljøarbeidere i tiltak istedenfor kjøp fra private aktører. Endring i innslagsgrensen for inntektsmoderasjon for barnehageplass og SFO har gitt økning i utgifter til barnevernet. Utgifter til barn i fosterhjem har et merforbruk på grunn av økning i antall barn. Helsevern for barn og unge fikk en styrking gjennom statsbudsjettet. Styrkingen medførte økt bemanning knyttet mot skolehelsetjenesten, jordmortjenesten og tiltak rettet mot utsatte barn. Bemanningsøkningen har ikke fått helårseffekt og gir et mindreforbruk på 0,9 millioner kroner. PP-tjenesten har et mindreforbruk på 0,9 million kroner på grunn av merinntekter på sykelønnsrefusjon. Vikarer i langtidsfravær ble satt inn på høsten. Merinntekter på sykelønnsrefusjon, lavere utgifter til tap på fordringer og ufordelte midler på 1,6 millioner kroner til Oppvekstutvalgets disposisjon har bidratt til at staben samlet har et mindreforbruk på 2,9 millioner kroner. De ufordelte midlene ble i løpet av året vedtatt som en salderingspost for merutgifter innen barnevernstjenesten. Innsparingstiltak/økte inntekter Det ble i handlingsplan 2014-2017 innarbeidet innsparingstiltak for å redusere aktivitetsnivået i forhold til 2013 hvor det var forventet et merforbruk på 10 millioner kroner på barnevern og Jonas. Det ble omprioritert 5,4 millioner kroner til disse områdene i utarbeidelsen av budsjettet for 2014 og virksomhetene måtte selv finne tiltak for det resterende beløpet på 4,6 millioner kroner. Innsparingstiltak i barnevernet og Jonas Tall i tusen kroner Budsjettert beløp Vedtatt handlingsplan 2014-2017 Vedtak om nye rutiner i forhold til -200 barnehage og skolefritidsordning om foreldrenes inntekt. Oppnådd beløp 0 Kommentarer til oppnåelse Ikke gjennomført. En av årsakene er at lavere grense for inntektsmoderasjon har medført at flere foreldre ikke oppfylte kravene til moderasjon og utgiftene må dekkes av barnevernet. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 48 -111- Tall i tusen kroner Egne ansatte skal gjøre mer miljøarbeid som fører til redusert kjøp. Bevisst bruk/redusert kjøp av tiltak. Redusere tiltak, støttekontakter, økonomisk sosialhjelp. Reduksjon i omfang/kvalitet for førskolebarn med ekstra ressurser. Sum Budsjettert beløp -1 500 Oppnådd beløp -1 500 -1 000 -540 -600 -500 -1 300 -400 -4 600 Kommentarer til oppnåelse Gjennomført. Egne miljøarbeidere brukes i stedet for kjøp fra private. Delvis gjennomført. Hyppigere evalueringer medfører at antall timer ikke overstiger behovet. Delvis gjennomført. Faktisk reduksjon i omfang/vedtak var mindre enn budsjettert på grunn av barnas bistandsbehov. En så stor reduksjon kunne ikke gjennomføres med de vedtakene som ble gjort. -2 940 I tillegg var det nødvendig med innsparingstiltak/økte inntekter for å tilpasse seg seksjonens budsjettramme for 2014. Disse er omtalt i tabellen nedenfor. Innsparingstiltak/økte inntekter Budsjettert Oppnådd beløp beløp Tall i tusen kroner Vedtatt handlingsplan 2014-2017 Oppvekstutvalgets disposisjon. Innsparing Fredrikstad internasjonale skole (FRIS) ved flytting til mer egnede lokaler. Redusere kommunale midler til sårbare barn og unge. Øke SFO-prisen med lønns- og prisvekst til kroner 2 247 per plass per måned. Reduksjon i inntektsmoderasjon på barnehage og SFO. Ikke iverksette International Child Development Program (ICDP) som skal styrke omsorgskompetansen. Færre plasser på Alternative læringsarenaer. Sommerstengte barnehager – utvidelse fra 3 til 4 uker. Legge ned Pedagogisk senter som egen virksomhet. Generell reduksjon kommunale barnehager. Reduksjon i tilbudet til åpne barnehager – ha 2 åpne barnehager. Redusere kurs/kompetansemidler barnehage. Redusere videre- og etterutdanning. Reduksjon i barnevernet. -200 -200 -1 000 0 -200 -200 -1 150 -100 Tiltaket ga ikke ønsket økning i antall elever i ordningen. -200 -200 Gjennomført. -400 -400 Gjennomført. -300 -300 Gjennomført. -500 -500 Gjennomført. -500 -500 Gjennomført. -300 -300 Gjennomført. -1 400 -1 400 Gjennomført. -100 -100 Gjennomført. -100 -100 Gjennomført. -400 -400 Gjennomført. -1 600 Gjennomført. Vedtatt gjennom året Ikke disponere ufordelte midler til utvalget. Sum Kommentarer til oppnåelse -6 750 Gjennomført. Kommunen ved Seksjon for regulering og teknisk drift fikk reduserte husleieutgifter i 2014 som følge av ubekvem drift på grunn av ombygging i noen måneder. Disse midlene ble vedtatt overført til FRIS for å brukes til itinvesteringer. Innsparingseffekt som følge av nye lokaler kommer først i 2015. Gjennomført. -6 300 ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 49 -112- I tillegg til innsparinger over har skoleetaten hatt innsparinger på streiken ved skolestart, samt senere virkningsdato for lønnsoppgjøret for lærerne. Disse faktorene utgjør cirka 3,5 millioner kroner i sparte lønnsutgifter. Investeringer Fredrikstad kommune har kjøpt og rehabilitert det gamle Institutt for journalistikk (IJ)-bygget som nye lokaler for Fredrikstad Internasjonale skole (FRIS). Bygget har blitt oppgradert med hensyn til luftkvalitet og branntekniske bestemmelser. Samtidig har det blitt utført mindre utbedringer. Bygget ble delvis overtatt desember 2014, med fullverdig innflytting januar 2015. Utbygging av Borge ungdomsskole har blitt iverksatt og skal etter planen stå ferdig årsskiftet 2015/16. Utbyggingen av flerbrukshallen på Lisleby ved Nøkleby skole er i gang og er forventet ferdigstilt november 2015. Dette vil øke kapasiteten til Nøkleby skole til 600 elever ved at skolen vil få hallkapasitet og arealer til SFO. Eksisterende gymsal ombygges til annet formål. Utvidelse av Leie barnehage har ikke startet, men arbeidet forventes å starte medio/høst 2015. Innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi er det investert i: Digitale tavler til bruk i klasserommene. Interaktive tavler har vist seg å være et verdifullt verktøy i klasseromsundervisningen. Arbeidet startet i 2014 og vil bli fullført i 2015. Utskifting av bærbare elev-pc’er. Ungdomstrinnet ble prioritert på grunn av avvikling av eksamen. Oppgradering av infrastruktur (datakabling og trådløse nettverkspunkter). Dette er et flerårig prosjekt som vil bli avsluttet i 2015. Kjøp av pedagogisk programvare. Det har blitt investert 0,3 millioner kroner i inventar og utstyr i 2014 grunnet elevtallsøkning. I tillegg er det investert i inneklima og uteanlegg i tråd med planene. Barnehage- og skolebruksplan 2015-2025 har blitt vedtatt politisk og vil legge føringer for fremtidige investeringer i seksjonen. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 50 -113- SEKSJON FOR HELSE OG VELFERD ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 51 -114- Kjerneoppgaver Seksjon for helse og velferd yter tjenester på følgende områder: Tjeneste- og boligtildeling Botjenester, aktivitet og avlastning Omsorgssentre; omsorgstjenester i omsorgsbolig og institusjon Medisinske tjenester med akuttavdeling, lindrende enhet, rehabiliterings- og korttidstilbud i institusjon, legevakt, feltpleie, overgrepsmottak og tjenester i asylmottak Hjemmesykepleie, dagsentre for eldre og omsorgstjenester i omsorgsbolig Rus- og psykisk helsearbeid, miljøarbeidertjeneste Frisklivs-, lærings- og mestringstiltak (forebygging, behandling og rehabilitering) Fysio- og ergoterapitjenester Mat til eldre og funksjonshemmede, praktisk bistand i hjemmet og vaskeritjenester Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) og omsorgslønn Oppfølging av fastlegeordningen Sosiale tjenester, økonomisk sosialhjelp, kvalifiseringsprogram (KVP), arbeids- og sysselsettingstiltak og introduksjonsprogram for flyktninger Organisering Seksjonen består av fire etater med til sammen 20 virksomheter og tre virksomheter som rapporterer direkte til kommunalsjefen, i tillegg til stab og den kommunale delen av NAV. Avdeling lindrende enhet og alle ordinære korttidsplasser på sykehjem ble i løpet av året flyttet og samlet på Fredrikstad korttidssenter i etat medisinske tjenester. Dette for å samle kompetanse på opptrening og utredning ett sted og sørge for bedre utnyttelse av legeressursene. Det er etablert ressursenheter i de tre etatene hjemmesykepleie, omsorgssentre og tjenester til funksjonshemmede. Målsettinger er å sikre stabil og trygg bemanning ved fravær, gjennom bruk av egne fast ansatte medarbeidere, samt legge til rette for større stillinger til flere. I 2014 ble kommunens fysio- og ergoterapitjenester omorganisert til en felles avdeling. Det ble også etablert et nytt tildelingsteam for tildeling og prioritering av tjenester til voksne, etter utarbeidede prioriteringsnøkler i ASSS nettverket. Viktige hendelser 2014 2014 var et intenst arbeidsår i helse- og velferdsseksjonen, med stor oppmerksomhet på utvikling og omstilling av driftsorganisasjonen for å kunne yte gode og mer likeverdige tjenester framover. Aktivitetshus for eldre Aktivitetshus for eldre ved Holmen eldresenter åpner i 2015. De eldre selv, kommunen og frivillige organisasjoner vil samarbeide om etablering av aktiviteter. Det ansettes en koordinator. Nye behandlingstilbud I mars 2014 åpnet ny akuttavdeling, rehabiliteringsavdeling og ni nye korttidsplasser på helsehuset. Friskliv og mestring I virksomhet friskliv og mestring er det etablert nye rehabiliteringstiltak og et system for aktiv brukermedvirkning. Innsatsområdet er styrket med kreftkoordinator, kommunal psykolog, musikkterapeut og erfaringskonsulent. RUPS ungdomsteam rus og psykisk helse ble etablert. Helsetorget, en informasjons- og likepersonsskranke, ble etablert i helsehusets 1. etasje. Dette er et samarbeid mellom kommunen og ideelle organisasjoner om helsefremmende informasjon til befolkningen. Ny frisklivssentral åpnet i mai 2014, med helsefremmende tilbud som matkurs, røykeslutt og varierte treningstilbud. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 52 -115- NAV NAV etablerte det kommunale tiltaket Innsatsgjengen som er et arbeidsrettet tiltak for personer som mottar økonomisk sosialhjelp og det statlige tiltaket Tiltak på timen for å få flere unge i jobb. Bosetting av flyktninger Bystyret vedtok å bosette 69 flyktninger i Fredrikstad i 2014, inkludert enslige mindreårige, og en opptrapping til totalt 105 flyktninger i 2015. Tjenester til funksjonshemmede For å forbedre og videreutvikle tilbudet til funksjonshemmede ble det i 2014 inngått avtale om å leie Åsebråten, for utvikling av bedre og nye tilbud. Tiltaksplaner Det er fastslått at alle som mottar helse- og omsorgstjenester i Fredrikstad skal ha en tiltaksplan som sikrer kvalitet i tjenesten gjennom avklarte mål og tiltak. Bedre arbeidsforhold Etat hjemmesykepleie flyttet i 2014 inn i nye tilpassede lokaler. Målekort Fokusområde Indikator Tilpasse tjenester til brukernes behov - Avvik tjenestekvalitet - Legemiddelhåndtering 2014 i omsorgssentre Brukere/ Kvalitet 1) 2) 2013 2014 Mål 2014 Skala 787 551 400 antall - Gjennomsnittlig tilfredshet, pleie- og omsorg - institusjon - Bruker - Pårørende 5,3 4,6 5,0 4,4 5,5 5,0 1-6 1-6 - Gjennomsnittlig tilfredshet, pleie- og omsorg hjemmetjenester - Bruker 4,8 4,6 5,0 1-6 - Gjennomsnittlig tilfredshet, hjemmetjenester – utviklingshemmede - Pårørende 4,8 4,6 5,0 1-6 22 252 10 antall Ferdigbehandlede pasienter blir ikke liggende på sykehus - Antall liggedøgn på sykehus for ferdigbehandlede pasienter Antall sosialhjelpsmottakere reduseres - Mottakere av økonomisk sosialhjelp - Mottakere av økonomisk sosialhjelp 18-24 år - Andel i KVP (kvalifiseringsprogram) med overgang til arbeid eller utdanning - Andel overgang til arbeid/utdanning etter endt introduksjonsprogram - Medarbeidertilfredshet 2 470 2 288 2 050 antall 558 492 400 antall 21,4 45,5 30 % 18 34 55 % 3,80 3,9 4,1 1-5 - Nærvær i % - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben 88,1 4,13 86,7 4,2 90,0 4,5 % 1-5 Godt arbeidsmiljø Medarbeidere2) Resultater Kritisk suksessfaktor Økt tilstedeværelse ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 53 -116- Fokusområde Økonomi Interne prosesser Noter: Resultater Kritisk suksessfaktor Indikator Læring og utvikling - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem God økonomistyring - Avvik budsjett i % Positiv avvikskultur - Avvik – HMS - Avvik – Informasjonssikkerhet og personvern - Avvik – Tjenestekvalitet - Forbedringsforslag - Ubehandlede avvik over 14 dager 2013 2014 3,84 3,9 4,53 4,5 Mål 2014 Skala 4,2 1-5 4,7 1-5 -4,0 0,5 0,0 % 1 105 89 1 512 58 852 744 antall antall 4 891 75 94 5 191 75 60 650 96 0 antall antall antall 1) Brukerundersøkelse for 2013 ble gjennomført i 2012. I 2012 var skåringsskala 1-4, her omregnet til 1-6 for å kunne sammenlikne med 2014. 2) Ved undersøkelser er høyeste tall best. Antall avvik knyttet til legemiddelhåndtering gikk tydelig ned i 2014. Det arbeides kontinuerlig med opplæring og kvalitetssikring på området. Brukerundersøkelsene i 2014 viste at kvaliteten på seksjonens tjenestetilbud lå tett på landsgjennomsnittet av deltakende kommuner. Resultatet samlet sett har et noe lavere score enn tidligere år. Dette kan ha sammenheng med omorganisering og økonomiske utfordringer som medførte innstramming på bemanningssiden. Tiltak for kvalitetssikring innarbeides i handlingsplan 2015. Antall døgn på sykehus for ferdigbehandlede pasienter økte betydelig i 2014. Kun Fredrikstad, av kommunene i Østfold, hadde en slik økning, men sammenliknet med andre storbyer ligger Fredrikstad svært lavt. Praksis for oppfølging av utskrivningsklare pasienter følges tett framover. Andel deltakere i kvalifiseringsprogrammet (KVP) var høyere i 2014 enn i 2013. Det er jobbet målrettet i NAV med å identifisere og rekruttere deltakere til KVP. Utvikling Omsorgstjenester Befolkningsutvikling eldre Historikk/Status Innbygger per 31.12. 2011 2012 2013 2014 Over 67 år 10 603 10 892 11 197 12 096 Over 80 år 3 557 3 544 3 571 3 534 Over 90 år 575 606 601 632 Innbyggere i aldersgruppen 67 år og eldre har fra 2013 til 2014 økt med 899 personer. Veksten er hovedsakelig i gruppen 67-79 år. Gruppen 80 år og eldre er ganske stabil. Behovet for helse- og omsorgstjenester er tiltakende med alder. Når gruppen 67-79 år fra 2020 blir 80 år og eldre vil etterspørselen etter tjenester øke betydelig. Sykehjemsplasser/omsorgsboliger for eldre og dekningsgrad Fredrikstad pr 31.12.2014 Boform Institusjonsplasser Omsorgsbolig med døgnbemanning Sum Antall plasser 583 87 670 Dekningsgrad 80 år+ 16,5 2,6 19,1 ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 54 -117- Dekningsgraden for sykehjemsplasser og døgnbemannede omsorgsboliger for eldre har økt fra 18,4 prosent i 2013 til 19,1 prosent i 2014. Økningen har sammenheng med tilveksten av nye døgnplasser på helsehuset og en liten nedgang i antall eldre over 80 år. Langtidsplassene i sykehjem benyttes til de med høyest omsorgsbehov. Fredrikstad har en lav dekningsgrad på disse botilbudene sett i forhold til sammenliknbare kommuner som hadde et snitt på 27. Fredrikstad kommune kompenserer for dette med en noe høyere dekningsgrad på hjemmetjenester, men presset på sykehjemsplasser er høyt. Det samme gjelder andel plasser i skjermet enhet for personer med demens. Fredrikstad kommune har en andel på 24 prosent, mot en gjennomsnittlig andel for sammenliknbare kommuner på 27 prosent. I 2014 måtte 122 personer med vedtak om langtidsopphold på sykehjem vente i en korttidsplass. Gjennomsnittlig ventetid var på 6,5 uker. Dette er en utfordring fordi det begrenser muligheten for hjemmeboende eldre til å få et målrettet korttidsopphold eller avlastningstilbud og øker presset på hjemmesykepleien. Det er åpnet ni nye korttidsplasser på helsehuset. Det medførte en økning i antall innvilgede korttidsopphold fra 1 491 i 2013 til 1 766 i 2014. Økningen er høyere enn det som var forventet som følge av kapasitetsøkningen. Dette kan skyldes at en større andel av korttidsplassene nå benyttes til utskrivningsklare pasienter, som antas å ha noe kortere liggetid enn de som kommer fra hjemmet. Det vil bli framskaffet statistikk for dette i 2015. Tjenester til funksjonshemmede – botjenester og virksomhet Kiæråsen 2011 Antall brukere av hjemmetjenesten og Kiæråsen - herav ant. brukere med bistand mer enn 35,5 t/uke - herav ant. særlig ressurskrevende brukere med tilskudd1) - andel (%) m/tilskudd av brukere m/mer enn 35,5t/uke Snitt timer per uke vedtak avlastningstjenester i egen institusjon Antall vedtakstimer i snitt pr uke i barnebolig Note: 293 155 133 85,8 2 870 336 Historikk/Status 2012 2013 294 161 155 96,2 2 569 168 340 174 164 94,25 2 731 183 2014 329 154 139 90,2 2 868 103 1) Antallet særlig ressurskrevende brukere med refusjon fra tilskuddsordningen er en andel av brukere med mer enn 35,5 timer per uke. Antallet brukere i etat tjenester til funksjonshemmede er stabilt. Reduksjonen på 11 brukere fra 2013 til 2014 skyldes at brukere med innvilget omsorgslønn og private kjøp av avlastning, bo- og omsorgstjenester, samt avlastning utenfor institusjon, organisatorisk ble overført til tildelingskontoret i 2014. Per 31. desember 2014 bodde det to brukere under 18 år i bofellesskap (barnebolig). Antall brukere som får mer enn 35,5 timer per uke i bistand er redusert med 20. Dette skyldes en revurdering av tjenestevedtakene i 2014. Hjemmesykepleie og praktisk bistand (hjemmehjelp) 2011 Antall brukere av hjemmetjenesten (ikke boveiledning)1) - herav ant. brukere med mer enn 35,5 t/uke bistand - andel (%) m/tilskudd av brukere m/mer enn 35,5t/uke2) Noter: 2 367 71 47,8 Historikk/Status 2012 2013 2 358 73 50,7 2 237 78 43,6 2014 2 226 65 30,8 1) Antall brukere av hjemmetjenester gjelder kun hjemmesykepleie og praktisk bistand. Andre typer hjelpetjenester, som trygghetsalarm, matombringing og liknende er ikke medregnet. 2) Antall særlig ressurskrevende brukere med refusjon fra tilskuddsordningen er andel av brukere med mer enn 35,5 timer per uke. Driften av hjemmesykepleietjenester har de siste årene vært preget av høy sirkulasjon av brukere. Høy sirkulasjon er administrativt krevende når det gjelder registrering i fagprogram, utarbeidelse av tiltaksplaner, rapporter og samarbeid med lege, pårørende og spesialisthelsetjenesten. Hjemmesykepleien yter tjenester og behandling til stadig sykere brukere som raskere skrives ut av sykehus. Innføring av GericaPlan som logistikkverktøy på smarttelefonene har medført en forbedring av arbeidssituasjonen. Etat hjemmesykepleie hadde gjennomsnittlig 91-104 inn- og utskrivinger per måned i 2014, en liten økning fra 2013 (85-90). ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 55 -118- Gjennomsnittlig antall timer tildelt hjemmesykepleie per uke gikk litt ned, fra 4,1 til 3,9 i 2014. Snittet for sammenliknbare kommuner har derimot steget fra 4,3 til 4,5 timer. Sammenligningene kan være upresise, da Seksjon for helse og velferd i perioden 2013- 2014 har gjennomført betydelige forbedringer i datagrunnlaget. Tjenesteomfanget blir tilmålt ut fra en vurdering av hva som er et forsvarlig og kvalitativt godt tilbud. Brukerstyrt personlig assistanse (BPA), avlastning og omsorgslønn Historikk/Status 2012 2013 2011 48 .. 49 .. 2014 Antall brukere med personlig assistent (BPA) -herav antall ordninger med kjøp Antall mottakere av avlastning utenfor institusjon 43 .. 47 32 101 92 89 87 Antall mottakere av omsorgslønn i alderen 18 år og eldre 158 146 152 144 Antall mottakere av omsorgslønn i alderen 0-17 år 127 141 162 155 Antall brukere i alderen 18 år og eldre hvor pårørende er innvilget omsorgslønn er redusert med åtte. For aldersgruppen 0-17 år er det redusert med syv. Tildelingskontoret har mottatt 529 flere søknader i 2014 enn i 2013 samtidig som restanser er redusert. Antall søknader som lå til behandling var 624 per 31. desember 2014, mot 633 i 2013. Det er mottatt 53 flere klager i 2014 enn i 2013, de fleste om omsorgslønn og kommunal bolig. Tilskuddsordningen – for særlig ressurskrevende brukere Historikk/Status 2012 2013 2011 2014 Totalt antall brukere godkjent for tilskuddsordningen - herav antall brukere i alderen 0-15 år 167 25 192 41 198 50 188 50 Antall brukere i alderen 16-67 år 142 82 151 92 148 90 138 85 94 121 134 134 - herav antall brukere med psykisk utviklingshemming Tilskudd utbetalt, beløp oppgitt i millioner kroner Antall brukere som innrapporteres som særlig ressurskrevende for 2014 er ti færre enn i 2013. De er i aldersgruppen fra 16-67 år. Revurdering av tjenestevedtakene i 2014 medførte reduksjon i tjenestetildeling for flere brukere. Andre brukere har fått økt omfang av tjenester, spesielt brukere med BPA-ordninger. Sosial- og helsetjenester Arbeids- og sysselsettingstiltak og økonomisk sosialhjelp (NAV) Historikk/Status Antall deltakere i kvalifiseringsprogram (KVP) 1) Antall deltakere avsluttet i KVP Antall registrerte helt arbeidsledige Note: 2011 2012 2013 2014 124 69 69 87 77 28 28 22 1 407 1 441 1 762 1 533 1) Kvalifiseringsprogrammet er betegnelsen på et individuelt tilpasset program med tiltak og virkemidler som skal få langtidsmottakere av sosialhjelp og andre som står langt unna arbeidslivet ut i arbeid eller aktivitet. Etter Fylkesmannens tilsyn med gjennomføringen av kvalifiseringsprogrammet, er det utviklet bedre rutiner på området. Dette er en medvirkende årsak til en økning i antall søknader til programmet. Deltakere i KVP har sammensatt problematikk som fysisk og psykisk uhelse, og mange har lavt norsknivå og/eller avbrutt skolegang. Mange har aldri vært i arbeid. Det kreves tett oppfølging av brukerne. Det har vært en positiv utvikling i arbeidsledigheten gjennom hele året. Per desember 2014 er det en nedgang på 229 helt arbeidsledige personer sammenliknet med samme periode i 2013. Til tross for ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 56 -119- nedgangen er Fredrikstad fremdeles kommunen med høyest ledighet i Østfold, med 3,9 prosent. Arbeidsledigheten i fylket er på 3,3 prosent, landet for øvrig har en samlet ledighet på 2,7 prosent. Økonomisk sosialhjelp, aldersgrupper og stønadstid Antall sosialhjelpsmottakere totalt Sosialhjelpsmottakere i alderen 18-24 år Stønadstid 7-12 måneder Antall 2013 2014 Prosent 2013 2014 2 470 558 2 288 492 100,0 22,6 100,0 21,5 887 770 33,7 .. 5,5 5,2 35,9 .. 1 084 1 078 43,9 47,1 Antall sosialhjelpsklienter med trygd som hovedinntekt 848 718 34,3 31,4 Antall husstander i midlertidig botilbud i alt 136 78 5,5 3,4 Gjennomsnittlig antall måneder med økonomisk sosialhjelp Antall klienter med sosialhjelp som hovedinntekt Sosialhjelpsstatistikken i 2014 viser en positiv utvikling. Antall sosialhjelpsmottakere er redusert med 182 mottakere (7,4 prosent), hvorav 66 mottakere er i aldersgruppen 18-24 år (11,8 prosent). For å snu tidligere års negative trender har NAV igangsatt flere tiltak slik som Innsatsgjengen, Tiltak på timen og opprettelse av et internt beslutterteam. Sistnevnte godkjenner alle vedtak etter lov om sosiale tjenester. Dette medfører en lik praksis ved kontoret og sikrer at alle rutiner blir fulgt. Antall husstander i et midlertidig botilbud er redusert i 2014. Reduksjonen betyr ikke at antall vanskeligstilte på boligmarkedet er redusert, men et godt samarbeid mellom virksomhetene i seksjonen har medført at spesielt brukere med utfordringer innen rus- og psykisk helse og manglende boevne har fått et annet og riktigere bo- og tjenestetilbud. Tjenester til flyktninger 2011 Historikk/Status 2012 2013 2014 Totalt antall bosatte flyktninger1) Antall bosatte flyktninger via IMDi2) 301 36 387 40 375 36 346 55 Antall flyktninger som mottar introduksjonsstøtte 125 132 134 125 Noter: 1) Antall flyktninger med botid under 5 år i kommunen. 2) Ordinære flyktninger ikke inkludert enslige mindreårige. Det ble besluttet at kommunen skulle øke bosettingen i 2014 med 50 prosent, og bosette til sammen 60 ordinære flyktninger, i tillegg til 9 enslige mindreårige. Per desember 2014 var det bosatt 55 personer, mens 5 personer ventet på innflyttingsklare boliger på nyåret (totalt 60). I tillegg ble det i 2014 bosatt 13 personer via familiegjenforening. Det er et statlig mål at 55 prosent av introduksjonsdeltakerne skal være i utdanning eller arbeid etter to år i programmet. I 2014 var resultatet i Fredrikstad på 34 prosent, en forbedring fra 18 prosent i 2013. Det jobbes målrettet for et bedre resultat. Fredrikstad kommune har et tett samarbeid med Inkluderings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) og mottar tilskudd til ett årsverk som blant annet jobber for å skaffe arbeidspraksisplasser til introduksjonsdeltakere. Gjennom raskere tilknytning til næringslivet tilegner introduksjonsdeltakerne seg kunnskaper som gjør dem mer attraktive på arbeidsmarkedet. Fylkesmannen gjennomførte i 2014 et skriftlig tilsyn med introduksjonsprogrammet. Temaet for tilsynet var om deltakerne får et introduksjonsprogram som er helårlig og på fulltid. Endelig tilsynsrapport foreligger ikke. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 57 -120- Tjenester til personer med rusavhengighet og psykiske lidelser Historikk/Status Antall brukere med rusproblematikk1) Antall brukere i legemiddelassistert rehabilitering (LAR) Antall brukere i lærings- og mestringsprogram 2) Antall brukere som mottar psykiske helsetjenester 3) Antall brukere av miljøarbeidertjenesten Antall brukere som mottar psykiske helsetjenester 1) Antall særlig ressurskrevende brukere, innen psykisk helse Antall overdoseutrykninger AMK (hjemmehørende i Fr.stad) 4) Antall overdosedødsfall (hjemmehørende i Fredrikstad) 5) Noter: 2011 392 140 12 .. 37 154 8 .. 6 2012 333 142 10 .. 26 154 12 .. 5 2013 318 139 5 .. 21 172 18 .. 5 2014 337 144 12 143 34 184 11 15 1 1) Gerica tall per 31. desember 2014, Brukerplan 2014 2) Tidligere ettervern er i 2014 omorganisert til et fire måneders lærings- og mestringsprogram 3) Antall brukere per år (16-25 år). RUPS tilbyr gruppebaserte tiltak, individuell oppfølging, musikkterapi og psykologtimer. 4) Alle typer overdoseutrykninger fra Ambulansetjenesten til personer med bostedsadresse i Fredrikstad. Flere personer får overdose under opphold i kommunen. I 2014 var det totalt 25 overdoseutrykninger fra AMK til Fredrikstad (medregnet de som midlertidig oppholdt seg i Fredrikstad). 5) Kilde: 2014-tall er innhentet fra kommunale dødsmeldinger. Lokale tall for 2014 verifiseres i det nasjonale Dødsårsaksaksregisteret i løpet av 2015. Rus- og psykiske helsetjenester hadde en økning på 31 nye brukere fra 2013 til 2014. Tjenestetildelingen har vært mer ressurskrevende fordi antall pasienter i legemiddelassistert rehabilitering (LAR), antall vedtak om tvangsplasseringer og antall brukere med individuell plan og ansvarsgrupper har økt. Ettervernet i sin opprinnelige form er avviklet. Virksomhet friskliv og mestring og sosialmedisinsk poliklinikk i Sykehuset Østfold HF har i samarbeid igangsatt et nytt lærings- og mestringsprogram. Miljøarbeidertjenesten var i 2014 en integrert del av avdeling rus- og psykisk helsearbeid. Oppbyggingen av lærings- og mestringsavdelingen, frisklivssentralen og ungdomsteam rus- og psykisk helse (RUPS) er eksempler på kostnadseffektive grep som sikrer bedre rehabilitering og livsmestring for flere brukere. Fredrikstad er en av ni pilotkommuner i landet som deltar i den nasjonale Overdosetrategien, med mål om å redusere antall overdosetilfeller og overdosedødsfall ved å iverksette forebyggende, livreddende og rehabiliterende tiltak. Det utarbeides kommunal statistikk, og rutiner og samarbeidsavtaler etableres. Tiltak og kompetanseutvikling iverksettes fortløpende. Fysioterapi, ergoterapi og støttekontakt 2011 499 115 Antall brukere innvilget støttekontakt per 31.12 Antall brukere i kommunalt psykiatrisk dagtilbud – U3 Historikk/Status 2012 2013 511 505 123 135 2014 488 123 Ansvaret for å fatte vedtak om støttekontakt er overført til tildelingskontoret. Antall enkeltvedtak er redusert fra 2013 til 2014. Antall vedtakstimer er i snitt 4 timer per uke. Det er ønskelig å øke andelen i gruppebaserte tiltak framfor individuell støttekontakt. Antall personer i aktivitetsgrupper har økt fra 51 personer i 2013 til 65 personer i 2014. Antall brukere av dagtilbudet U3 er noe redusert i 2014, som følge av at enkelte tjenester er endret organisatorisk. I 2014 ble kommunens fysio- og ergoterapitjenester omorganisert til en felles avdeling. Det ble også etablert et nytt tildelingsteam for tildeling og prioritering av tjenester til voksne, etter utarbeidede prioriteringsnøkler i ASSS-nettverket. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 58 -121- Medisinske tjenester – legetjeneste og akuttilbud Antall innleggelser i kommunale akuttplasser (KAD) - belegg i prosent Antall årsverk per 1 000 innbyggere – leger Antall legekonsultasjoner Antall voldsutsatte pasienter registrert ved Legevakten Antall pasientbesøk per dag ved Feltpleien Totalt antall pasienter ved overgrepsmottaket i Østfold - herav ant. pasienter fra Fredrikstad ved overgrepsmottaket 2011 .. .. 0,93 20 916 131 20 50 .. Historikk/Status 2012 2013 .. .. .. .. 1,06 1,07 .. 20 129 140 159 20 5 67 64 19 17 2014 477 47 1,07 25 662 109 20 69 15 Feltpleien tilbyr rusavhengige forebyggende og livreddende lavterskel helsetiltak. Antall pasientbesøk ved feltpleien hadde en nedgang som følge av flytting til nye lokaler i helsehuset. Det har nå tatt seg opp igjen og brukerne er svært fornøyde med nye lokaler. Felles lokalisering med legevakt, overgrepsmottak og avdeling rus- og psykiske helsetjenester har ført til bedre samhandling om felles pasienter. Boligtiltak 2011 Tilskudd og utlån: Bostøtte – antall behandlede søknader Gjennomsnittlig antall husstander som mottok bostøtte hver mnd Utbetalt bostøtte oppgitt i millioner Startlån – antall innvilget Startlån – antall avslag Antall aktive lån Boliger tildelingskontoret disponerer: Kommunalt eide boliger Antall utleide boliger per 31.12 Kommunalt eide omsorgsboliger Historikk/Status 2012 2013 2014 2 807 .. .. 212 166 905 3 928 .. .. 141 209 929 5 656 2 603 61,3 168 177 962 5 751 2 249 61,2 156 178 950 978 1 223 310 974 1 225 310 954 1 228 310 988 1 243 310 Husbankens bostøtte bidrar til å redusere netto boutgifter for husholdninger som bruker en stor del av sin inntekt på boutgifter. Antall husstander som har mottatt bostøtte er 354. Fredrikstad har vært med i Husbankens boligsosiale program (BoSo) siden mars 2011. Tiltak i aktivitetsplan 2014 for BoSo er gjennomført som planlagt. Tiltak i Boligsosial handlingsplan 20142017 blir det jobbet systematisk med fra år til år. Sammenligninger/nøkkeltall Netto driftsutgifter, pleie og omsorg per innbygger 80 år og over 450 000 400 000 Kroner 350 000 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 50 000 0 FRE SAR DRA 2012 Note: 2013 KRS ASSS 2014 Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 59 -122- Fredrikstad kommune har en økning i netto driftsutgifter til pleie og omsorg per innbygger over 80 år, men ligger fremdeles lavere enn snittet i ASSS-kommunene. Økningen skyldes tilrettelegging av tjenestetilbud til utskrivningsklare pasienter og for brukere innen øyeblikkelig hjelp, mindre refusjon i tilskuddsordningen for ressurskrevende tjenester, merutgifter til kjøp av tjenester og at brukere i omsorgssentre har behov for mer spesialiserte og omfattende tjenester. Plasser i institusjon i prosent av innbyggere 80 år og over 25,0 Prosent 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 FRE SAR 2012 Note: DRA 2013 KRS ASSS 2014 Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Dekningsgraden av plasser er lavere enn ASSS-kommunene og viser en liten økning sammenliknet med 2013. Økningen har sammenheng med tilveksten av nye døgnplasser på helsehuset og en liten nedgang i antall eldre over 80 år. Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, 80 år og over 25 Prosent 20 15 10 5 0 FRE SAR 2012 Note: DRA 2013 KRS ASSS 2014 Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Andel mottakere av hjemmebaserte tjenester med omfattende tjenestebehov, for de på 80 år og over må ses i sammenheng med lav institusjonsdekning i Fredrikstad kommune. Nedgangen fra 2013 til 2014 betyr at antall brukere med omfattende bistandsbehov er redusert. Prosent Andel sosialhjelpsmottakere 20-66 år i forhold til innbyggere 20-66 år i % FRE SAR 2012 Note: DRA 2013 KRS ASSS 2014 Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 60 -123- Fra 2013 til 2014 er den en reduksjon i antall klienter i aldersgruppen 20-66 år som mottar økonomisk sosialhjelp. Netto driftsutgifter for samme gruppe klienter er i Fredrikstad kommune redusert fra 4 668 kroner til 4 293 kroner, mot et ASSS-snitt på 3 519 kroner. Som nærmeste kommune ligger Sarpsborg, med 4 486 kroner i netto driftsutgifter. Måloppnåelse Seksjonens hovedmål er å legge til rette for gode kvalitative tilbud til innbyggerne i kommunen. Dette innebærer at den enkelte får dekket sine grunnleggende behov med vekt på individuelle, fleksible og helhetlige løsninger, uavhengig av bosted. I saksbehandling og tjenesteyting skal det tilrettelegges for medvirkning der det utvises respekt for brukernes egenverd og livsførsel. Trygghet og forutsigbarhet for den enkelte bruker er sentrale verdier. Brukerundersøkelser ble gjennomført høsten 2014. Resultatene viste et behov for sterkere faglig fokus på god kommunikasjon og brukermedvirkning. Tjenestebeskrivelsene og lovverket vil være rammen for fleksible løsninger. Seksjonen har stort fokus på effektivisering og utviklingsarbeid og det er iverksatt en rekke aktiviteter og tiltak. Det er i hovedsak god måloppnåelse. Bedre levekår og reduksjon av sosial ulikhet i helse. Totalt 182 færre mottakere av økonomisk sosialhjelp i 2014, hvorav 66 færre sosialhjelpsmottakere i alderen 18-24 år. Dette er et resultat av flere igangsatte tiltak ved NAV, slik som innsatsgjengen og tiltak på timen. Prosjekt barnefattigdom har veiledet 47 voksne og 108 barn. Av disse er 16 foreldre ferdig avklart, hvorav seks har kommet i arbeid og ti er over på andre ytelser enn økonomisk sosialhjelp. Sosialfaglige konsulenter ved Glemmen videregående skole og ved Fredrik II videregående har i alt hatt 174 nye henvendelser. Konsulentene jobber forebyggende med formål om å bidra til reduksjon av frafallet fra videregående opplæring. Fredrikstad kommune deltar i den nasjonale overdosestrategien som en av ni pilotkommuner. Programperioden er 4-årig fra 2014-2017. Målet er å redusere antall overdosetilfeller/dødsfall. I 2014 er det utarbeidet statistikk over antall overdoseutrykninger fra Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK) og antall overdosedødsfall i kommunen. Overdosestatistikk blir en del av kartleggingsverktøyet BrukerPlan i 2015. I 2014 er det iverksatt tiltak for bedre brukerkartlegging, hindre illegalt salg av LAR-medisin og tiltak for avvikling av helsefarlige boog ansamlingssteder for sprøytenarkomane. Overdosestrategien er et samarbeidsprosjekt mellom kommune, politi, spesialisthelsetjeneste og Kirkens Bymisjon. Økt sysselsetting blant innvandrerbefolkningen. Fredrikstad kommune har en løpende partnerskapsavtale med IMDi. Samarbeid om bedre måloppnåelse i introduksjonsprogrammet. Etatene omsorgssentre og hjemmesykepleie har hatt personer på hospiteringstiltak i regi av NAV. Etat omsorgssentre tar også imot elever fra Fredrikstad internasjonale skole (FRIS). NAV videreførte i 2014 prosjekt Jobbsjansen for innvandrere i aldersgruppen 18-24 år. Det har vært 43 deltakere i prosjektet, hvorav 11 har kommet i arbeid og 6 har kommet i utdanning. I tillegg ble det i september startet opp Jobbsjansen for kvinner, med mål om å øke sysselsettingen blant innvandrerkvinner. 18 kvinner er i prosjektet. Trivsel, aktivisering og kulturelle tilbud vektlegges i omsorgstjenesten. Det har vært en rekke arrangementer på dagsentre og sykehjem i regi av den kulturelle spaserstokken. Det er etablert aktivitetskontakter i sykehjemmene i samarbeid med avdeling aktiv omsorg for å styrke aktivitetstilbudet. Det er utarbeidet egen informasjonsbrosjyre om aktivitetstilbudet. Omsorgstjenestene har jobbet aktivt for å knytte til seg frivillige som bidragsytere til aktivitet og trivsel både i boliger og på sykehjem. Det har vært arrangert flere samarbeidsmøter med de største frivillige organisasjonene. Etat hjemmesykepleie samarbeider eksempelvis med ungdomsskole i valgfag Innsats for andre ved Grønlien omsorgsboliger. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 61 -124- Forebygging og tidlig intervensjon. Lærings- og mestringsavdelingen er etablert med 5,5 årsverk i tjenestene; frisklivssentral, støttekontakt og samfunnskontakt. Ny frisklivssentral tilbyr helsefremmende tilbud i form av matkurs, røykeslutt og varierte treningstilbud. Ambulant rehabiliteringsteam (ART) tilbyr vedtaksbaserte opptreningstjenester og er et behandlingsalternativ for pasienter med ulike lidelser som slag, ortopedi, kreft, hjertelungesyke og alkoholisme med videre. 57 personer mottok ART-tjenester. Det er etablert godt samarbeid med fastlegene. Ungdomsteam rus og psykisk helse (RUPS) er etablert. Teamet tilbyr unge og deres pårørende individuelle og gruppebaserte tiltak, musikkterapi og psykologbistand. Nytt mestring- og læringsprogram er etablert for voksne i rehabilitering for rus- og psykiske lidelser. Et fire måneders mestringsprogram i samarbeid med Sosialmedisinsk poliklinikk. Nye faggrupper, som psykolog, musikkterapeut, kreftkoordinator og erfaringskonsulent er ansatt. Ny kompetanse styrker kvaliteten og variasjonen på tjenestetilnærmingen. Brukermedvirkningsperspektivet er styrket og satt i system ved ansettelse av ny erfaringskonsulent. Økt samarbeid med interesseorganisasjoner har ført til etablering av nye mestringsgrupper og selvhjelpsgruppe, samt etablering av Helsetorget – en informasjons- og likepersonsskranke i helsehuset. Det er tildelt statlige tilskuddsmidler for utvikling av nytt LAR-team på helsehuset, et samarbeidsprosjekt mellom virksomhet friskliv og mestring og sosialmedisinsk poliklinikk. Målet er å gi svakt fungerende LAR-pasienter (60 personer) et mer samordnet og tilgjengelig rehabiliteringsprogram. NAV har deltatt med ressursperson til FFKs gatelag. Brukere under 67 år med utviklingshemming/funksjonshemming får et individuelt, faglig forsvarlig og helhetlig tjenestetilbud. Kapasitet og bygningsmessige utfordringer ved Kiæråsen avlastningssenter er avklart og det er besluttet at et team ved Kiæråsen skal flytte til andre lokaliteter på Begby og Åsebråten. Videreutviklet mobilt team slik at det yter tjenester til brukere i alle distrikter. Styrket tverrfaglig og tverretatlig samarbeid for å utnytte ressursene best mulig. Etablert et samarbeid med tildelingskontoret om prosedyrer og kriterier for tildeling av avlastningstjenester. Etablert og utviklet et samarbeid mellom dag- og avlastningstilbudet for å imøtekomme ulike avlastningsbehov. Etter skoletid ordningen er samlokalisert med det øvrige dagtilbudet i eksisterende bygningsmasse. Utarbeidet risikoanalyser innenfor ulike områder og arenaer. Eldre med behov for helse- og omsorgstjenester har en boligsituasjon der de opplever trygghet og får nødvendig støtte og hjelp i hverdagen. Det er planlagt overflytting av personell og brukere til nytt sykehjem på Østsiden, som åpner i juni 2015. Alle somatiske korttidsplasser er flyttet fra sykehjemmene til Fredrikstad korttidssenter i etat medisinske tjenester for å samle kompetanse på dette tjenestetilbudet ett sted. Hjemmesykepleien deltar i et prosjekt for innføring av velferdsteknologi i tjenesten. Viktige milepæler er avklart i 2014 i satsing på velferdsteknologiske løsninger; avklaring av felles plattform for bolig og institusjon for trygghetssignal og velferdsteknologi, etablert egen visningsleilighet for velferdsteknologi og etablert elektronisk samhandling mellom omsorgstjenesten, legevakt, helsestasjon og mot fastleger. Samhandlingsreformen. Fire virksomheter innen hjemmesykepleien flyttet i 2014 inn i nye lokaler. Nye arbeidsmetoder med bruk av Gerica Plan, nye funksjoner med fagutviklingssykepleier og samhandlingssykepleier ble innført. Nye smarttelefoner med en programvare (LMP) er tatt i bruk i 2014. Den gir til enhver tid tilgang til oppdatert informasjon, og legger til rette for effektiv kommunikasjon mellom de ansatte i tjenesten. Dette er utstyr som effektiviserer tjenestetilbudet og gjør det mulig å håndtere den store sirkulasjonen av brukere. Antall kommunale akutte døgnplasser (KAD-senger) er utvidet fra 5 til 11 i forbindelse med innflytting i Helsehuset. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 62 -125- Boligsosialt utviklingsprogram (BoSo). Det ble i 2014 startet et prosjektarbeid for opprettelse av mottaks- og utredningsenhet for brukere med rus- og psykiske lidelser. Det er gjennomført kompetanseinnhenting og planlegging av Housing first-prosjekt (modell for bosetting av bostedsløse). Leie-til-eie prosjekt er planlagt. Områdeløft – forstudie er igangsatt i Seksjon for kultur, miljø og byutvikling. Kommunen har kjøpt flere utleieboliger og det er inngått tildelingsavtaler med flere private utbyggere. Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Brutto utgifter Brutto inntekter Netto resultat Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % 2 048 536 2 012 776 -35 760 -1,8 516 156 472 165 43 991 9,3 1 532 380 1 540 611 8 231 0,5 Seksjonen endte i 2014 med et samlet mindreforbruk på 8,2 millioner kroner. Det skyldes i hovedsak stram økonomistyring og effekt av vedtatte innsparingstiltak. Avviket på brutto utgifter skyldes merforbruk på lønn eksklusiv sykepenger (på grunn av høyere sykefravær enn budsjettert, med tilhørende behov for flere vikarer), behov for kjøp av tjenester fra private tjenesteytere, merutgifter til kommunal medfinansiering ved sykehusinnleggelser og avsetning til bundne driftsfond. Merinntekter relaterer seg til høyere sykepengerefusjoner enn budsjettert, integreringstilskudd og øremerkede tilskudd. Avvikene varierer i etatene og virksomhetene. Det negative avviket på tildelingskontoret er ikke relatert til virksomhetens egen drift, men skyldes mindre inntekter enn budsjettert innenfor refusjonsordningen til ressurskrevende tjenester (som er budsjetteknisk plassert i denne virksomheten), hvilket er relatert til færre brukere og redusert tjenesteomfang i seksjonen som helhet. Redusert refusjon må ses i sammenheng med omfanget av tjenester som til enhver tid gis i etater/virksomheter. Tall i tusen kroner Regnskap 2014 Utgifter Inntekter Netto Stab helse og velferd 171 593 131 914 39 679 Tildelingskontoret 135 738 141 740 -6 002 Etat tj. til funksjonshemmede 395 052 47 733 347 319 Etat omsorgssentre 441 350 40 698 400 652 Etat hjemmesykepleie 320 711 29 302 291 409 Etat medisinske tjenester 209 394 48 258 161 136 Friskliv og mestring 88 836 18 596 70 240 Mat, vaskeri og praktisk bistand 88 322 30 583 57 739 NAV 197 540 27 332 170 208 Sum 2 048 536 516 156 1 532 380 Netto avvik Justert budsjett 2014 Utgifter Inntekter Netto i kroner 167 389 124 122 43 267 3 588 133 238 147 126 -13 888 -7 886 392 739 37 208 355 531 8 212 429 306 31 722 397 584 -3 068 316 969 23 364 293 605 2 196 202 127 42 766 159 361 -1 775 86 015 14 314 71 701 1 461 88 789 30 435 58 354 615 196 204 21 108 175 096 4 888 2 012 776 472 165 1 540 611 8 231 Stab helse og velferd, inkludert fellestjenester, har et mindreforbruk på 3,5 millioner kroner, som i hovedsak er relatert til økt integreringstilskudd, mindre utgifter til pasientskadeerstatning og forskjøvet framdrift av velferdsteknologiprosjekter. Det er mottatt mindre inntekter enn budsjettert for oppholdsbetaling i institusjon. Tildelingskontoret har et merforbruk på 7,9 millioner kroner, som i hovedsak er relatert til mindre refusjon i tilskuddsordningen for ressurskrevende tjenester i hele seksjonen, og styrte merutgifter til kjøp av tjenester fra private. Vakante stillinger og lite bruk av vikarer har gitt en innsparing på lønn. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 63 -126- Etat tjenester til funksjonshemmede har et mindreforbruk på 8,2 millioner kroner, som i hovedsak skyldes merinntekt sykepengerefusjoner, stram økonomistyring og effekt av innsparingstiltak. Etat omsorgssentre har et merforbruk på 3,1 millioner kroner. Sykefraværet har en økning på 1,2 prosent fra 2013 til 2014 og ligger på om lag 13,7 prosent. Omsorgssentrene opplever at brukerne har behov for mer spesialiserte og omfattende tjenester. Dette medfører utstrakt bruk av sykevikarer, overtid og bruk av bemanningsbyrå for å dekke behovet. Etat hjemmesykepleie har et mindreforbruk på 2,2 millioner kroner. Merinntekter på sykelønnsrefusjoner, stram økonomistyring og effekt av salderingstiltak har hatt en positiv effekt på resultatet. For å dekke opp vakter med riktig kompetanse har det vært nødvendig å bruke forskjøvet arbeidstid og overtid. Etat medisinske tjenester har et merforbruk på 1,8 millioner kroner, som i hovedsak skyldes økte utgifter til lønn, medisiner og kjøp av tjenester til brukere med omfattende tjenestebehov. Etaten har også mottatt mindre inntekter enn budsjettert, da avtalen mellom kommunen og Volvat medisinske senter om leie av 2 sengeplasser ikke ble gjennomført. Friskliv og mestring har et mindreforbruk på 1,5 millioner kroner. Vakanser og redusert vikarinnleie har gitt innsparing på lønn. Det har vært en utfordring å rekruttere nødvendig kompetanse på områdene rus, psykisk helse og fysio- og ergoterapitjenester. I løpet av høsten ble det satt inn vikarer i disse stillingene. Mat, vaskeri og praktisk bistand har et mindreforbruk på 0,6 millioner kroner som i hovedsak skyldes økt salg. NAV har et mindreforbruk på 4,9 millioner kroner, som i hovedsak er relatert til mindre utbetalt kvalifiseringsstønad, refundert sosialhjelp som følge av innvilgede trygdeytelser, bostøtte og tilbakebetaling av lån. Det er utbetalt 110,5 millioner kroner i økonomisk sosialhjelp i 2014, en reduksjon på 17,3 millioner kroner sammenliknet med 2013. I 2014 er det utbetalt 1,7 millioner kroner til midlertid botilbud, en reduksjon på 3,8 millioner kroner fra 2013. For aldersgruppen 18-24 år er det utbetalt sosialhjelp på til sammen 15,2 millioner kroner i 2014, hvilket er 4,4 millioner kroner mindre enn i 2013. Innsparingstiltak/økte inntekter Ved inngangen til 2014 hadde seksjonen et salderingsbehov på 69,3 millioner kroner. I revidert budsjett januar 2014 ble det vedtatt ytterligere tiltak på 9 millioner kroner. I løpet av første halvår 2014 ble det gjennomført store strukturelle endringer i seksjonen, derfor var det vanskelig å oppnå ønsket effekt av alle vedtatte tiltak. Innsparinger som følge av vakante stillinger og stram styring på innleie av vikarer viste seg å være nødvendig for å kompensere salderingsbehovet og finansiere nye utfordringer gjennom året. Bystyret vedtok i juni å styrke seksjonen med 5 millioner kroner. 1,5 millioner kroner ble tilført dagsentre for eldre og 3,5 millioner kroner ble tilført etat omsorgssentre og etat hjemmesykepleie, med henholdsvis 2 millioner kroner og 1,5 millioner kroner. Tall i tusen kroner Vedtatt handlingsplan 2014-2017 Redusere ledelse i etat tjenester til funksjonshemmede. Redusere standarden på dagsentrene i etat tjenester til funksjonshemmede. Kommentarer til oppnåelse Budsjettert beløp Oppnådd Beløp1) -15 000 -15 000 Tiltaket er gjennomført ved sammenslåing av avdelinger, reduksjon av antall avdelingsledere og reduksjon i administrative stillinger. -9 000 -9 000 Begby dagsenter ble nedlagt fra 1. juli 2014. 32 brukere fikk redusert sitt dagsentertilbud med en dag og 11 brukere mistet tjenestetilbudet. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 64 -127- Tall i tusen kroner Budsjettert beløp Oppnådd Beløp1) Kommentarer til oppnåelse Dagsentrene ble holdt sommerferiestengt i tre uker. Generell standardreduksjon innenfor tjenester til funksjonshemmede. -6 500 -6 500 Nye turnuser med reduksjon i årsverk er gjennomført. Gjennomgang og vurderinger av flere vedtak videreføres. Reduksjon i drift av dagsentre for eldre i etat hjemmesykepleie. -3 400 -2 400 Redusere kjøp av institusjonsplasser (rus/psykiatri) i virksomhet Friskliv og mestring. Vakante årsverk ved fravær og utsette ansettelser i virksomhet friskliv og mestring. Redusere innleie av vikarer i virksomhet mat, vaskeri og praktisk bistand. -2 000 0 Det ble vedtatt å gjenåpne flere dagplasser og det ble tilbakeført 1,5 millioner kroner. Justert innsparingskrav 1,9 millioner kroner. På grunn av delårseffekt ga det en ytterligere innsparing på 0,5 millioner kroner. Vedtaket er reversert i tråd med revidert budsjett januar 2014. -700 -700 Gjennomført. -700 -700 Gjennomført. -14 400 -15 100 -6 800 -6 800 -12 000 -12 000 -5 000 -5 000 -2 000 -2 000 Gjennomført. Minimal innleie av vikarer i seksjonen, jfr. seksjonens positive resultat på 8,2 millioner kroner. Gjennomført. -1 000 -1 800 Gjennomført. -1 000 -1 000 Gjennomført. -79 500 - 78 000 Flere sosialklienter selvhjulpne, samt redusere utgifter til etablering av flyktninger. Standardreduksjon i etat hjemmesykepleie. Standardreduksjon i etat omsorgssentre. Vedtatt gjennom året Tildelingskontoret. Standardreduksjon på tjenester i seksjonen. Medisinske tjenester. Innsparing lønn. Redusere satsingen på velferdsteknologi (drift) Mat, vaskeri og praktisk bistand Standardreduksjon på tjenester. Sum Note: Flere tiltak ble iverksatt og antall mottakere av sosialhjelp ble redusert med 182 personer. En innsparing på 4,9 mill. kr. Det er ingen reduksjon i utgiftene til etablering av flyktninger, men rutinen ble gjennomgått og justert i tråd med praksis for innvilgelse av sosialhjelp. Etablering og utvikling av ressursenhet. Ny turnus og stram styring i innleie av vikarer har bidratt til godt økonomisk resultat. Gjennomført. Nedbemanning og etablering av nye turnuser er iverksatt. 1) Oppnådd beløp er et anslag. Flere etater/virksomheter har en større innsparing som i stor grad er relatert til merinntekter på sykepengerefusjoner, stram økonomistyring og minimal innleie av vikarer. Investeringer Nytt Østsiden sykehjem er innflyttingsklart i juni 2015 med 64 plasser, samt en dagavdeling for mennesker med demens på 12 plasser med planlagt oppstart fra 2016. Det er satset på investeringer til helsehuset, velferdsteknologi og inventar, utstyr og andre omgjøringer og oppgraderinger. Det var satt av 3 millioner kroner til ny teknologi på legevakten i 2014, som ikke ble benyttet. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 65 -128- Ved NAV er det foretatt omgjøringer, sikringstiltak og kjøp av scanningutstyr og PC-er. I virksomhet mat, vaskeri og praktisk bistand er det investert i en ny pakkemaskin på sentralkjøkkenet. Hjemmesykepleien flyttet inn i nye lokaler i 2014, antall leasingbiler økte fra 90 til 106 og det er etablert ladestasjoner til el-biler. Etat tjenester til funksjonshemmede har foretatt innkjøp av inventar og utstyr, oppgraderinger og omgjøringer ved Begby dagsenter for klargjøring til døgndrift. Det er også foretatt innkjøp av inventar og utstyr til etatens administrasjon og til etablering av avlastningstilbudet i leid bygning på Åsebråten. Det vil være nødvendig å bruke 1,9 millioner kroner av seksjonens resultat for 2014 til finansiering av disse investeringene når regnskapet legges fram for avslutning i 2015. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 66 -129- SEKSJON FOR ØKONOMI OG ORGANISASJONSUTVIKLING ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 67 -130- Kjerneoppgaver Seksjonen omfatter en rekke funksjoner som skal tilrettelegge for god og effektiv tjenesteproduksjon i hele organisasjonen og ivareta stabs- og støttefunksjoner for politisk og administrativ ledelse. Hovedområdene er: Yte frontservice til brukere, innbyggere, næringsliv og tilreisende og være førstelinje for kommunens virksomheter Utredning og planarbeid, utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for politisk og administrativ ledelse Budsjett, økonomiforvaltning og finansforvaltning Regnskaps- og lønnsfunksjoner Personaladministrasjon og arbeidsgiverpolitikk HMS og bedriftshelsetjeneste Eksterne og interne informasjonstiltak for hele kommunen, samt veiledning og produksjonsbistand Utvikling og drift av IT-systemer/-base Arkivfunksjon for hele kommunen Kommuneovergripende innkjøpsavtaler Innkreving av skatt og kommunale krav samt kontrollere, informere og veilede arbeidsgivere og skatteytere Utredning av juridiske spørsmål, råd og veiledning, forhandlinger, prosedyre (herunder barnevern) og opplæring Beredskapsarbeid Seksjonen har samarbeid med Hvaler kommune innenfor flere områder som for eksempel HMS- og bedriftshelsetjenester, post- og budtjenester, trykkeri, IT-tjenester, budsjett, regnskap, lønn, innkjøp, innkreving av skatt og kommunale krav, utførelse av arbeidsgiverkontroll og veiledning av skatteyterne og arbeidsgivere. Organisering Seksjonen består av 11 avdelinger med ulike tjenesteområder. Personalfunksjonen ble sentralisert 1. januar og Plan- og økonomifunksjonen ble sentralisert 1. september. Kommunearkivet byttet navn til Fredrikstad byarkiv i oktober 2014. Organisasjonsmessig ligger politisk ledelse, rådmannen og brukerombudet utenfor seksjonen, men utgiftene til disse er en del av den totale budsjettrammen. Seksjonen har også en del fellesutgifter i budsjettrammen som gjelder hele organisasjonen Fredrikstad kommune. Viktige hendelser 2014 Ny IA-avtale er undertegnet IA-avtalens overordnede mål er å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forbygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. IA-avtalen viderefører hovedtrekk og mål fra tidligere avtaler, men legger nå større vekt på forebygging og inkludering. Ny beredskapsplan Bystyret har vedtatt en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Nedre Glomma regionen og har hatt beredskapsplan oppe til behandling. Fredrikstad har valgt å samarbeide med Sarpsborg og Hvaler kommuner for å gi et mer helhetlig bilde av hvilke risiko som kan være aktuelle for regionen og kommunen. Samfunnskontrakt for flere lærlingeplasser I 2012 inngikk Fredrikstad kommune en avtale med partene i arbeidslivet (LO, NHO, KS, YS, Unio, Virke og Spekter) om å øke antall lærlinger med 20 prosent (i forhold til antallet ved utgangen av 2011) innen 2015 som tilsvarer 86 læringer. Ved utgangen av 2014 hadde Fredrikstad kommune 90 lærlingekontrakter og målet er oppnådd. 24 prosent av lærlingene er ikke etnisk norske. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 68 -131- Telefoniprosjekt Et fireårig prosjekt har pågått for etablering av IP-telefoni og utskiftning av gamle telefonsentraler. Disse var dyre i drift og mange var foreldet. Nå er alle telefonapparatene fjernet og alle ansatte benytter pc eller digitale telefonapparater. De sentrale driftskostnadene er redusert med 80 prosent og samtidig har alle pc-brukerne fått tilgang til videokonferanser og samhandlingsløsninger. Fredrikstad kommune benytter nå moderne og innovative telefoniløsninger. Prosjektet ansees som vellykket. Målekort Fokusområde Brukere/ Kvalitet Indikator Serviceinnstilte medarbeidere Effektiv innkjøpsfunksjon - Innkommende telefoner til servicetorget - Andel e-faktura (inngående) ifht alle fakturaer Effektiv regnskapsfunksjon - Antall e-faktura (utgående) avtaler Effektiv og god skatteoppkreverfunksjon Effektiv og god kommunal innfordring - Skattedirektoratets resultatkrav på skatteartene (restanse) - Skattedirektoratets resultatkrav på arbeidsgiverkontrollen - Innfordring av kommunale krav (restanse) Godt arbeidsmiljø Økt tilstedeværelse Noter: 55 59 13 587 15 704 Skala .. antall 65 % 13 500 antall 3,43 4,0 % 5,0 5,1 5,0 % 1,772) 1,23 2,50 % - Medarbeidertilfredshet 4,4 4,2 4,5 1-5 - Nærvær i % - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben 93,9 4,6 93,0 4,6 95,0 4,7 % 1-5 - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver 4,3 4,2 4,4 1-5 Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem 4,8 4,6 4,8 1-5 God økonomistyring - Avvik budsjett i % 2,2 2,9 0,0 % Stabil finansforvaltning - Avkastning langsiktig likviditet3) 5,3 7,9 - Avkastning kortsiktig likviditet 2,8 2,8 - Avvik- HMS - Avvik- Informasjonssikkerhet og personvern - Avvik- Tjenestekvalitet - Forbedringsforslag - Ubehandlede avvik over 14 dager 4 8 20 11 0 Positiv avvikskultur Interne prosesser 2013 2014 .. 139 637 Mål 2014 3,46 MedLæring og utvikling arbeidere1) Økonomi Resultater Kritisk suksessfaktor Bankrente +1,0 NIBOR 3 mnd % 5 7 12 12 antall antall 13 4 0 12 20 0 antall antall antall 1) Ved undersøkelser er høyeste tall best. 2) Tallet for 2013 er endret i forhold til tidligere rapportering på grunn av feil. 3) Den langsiktige målsettingen i vedtatt finansreglement er 1,7 prosent utover risikofri bankrente. Målsettingen i målekortet (budsjettet) er 1 prosent på grunn av lavere aksjeandel enn forutsatt i reglementet. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 69 -132- % Utvikling Historikk/status 2011 11 226 110 104 036 44 782 80 234 8 740 24 176 trekkoppgaver1) Antall lønns- og Antall rammeavtaler Antall inngående fakturaer - herav elektroniske fakturaer Antall registrerte dokumenter ved byarkivet Antall periferiutstyrs-enheter (IT-avdelingen)2) Antall CRM meldinger 2012 11 162 103 107 774 .. 90 772 9 014 29 111 2013 11 128 106 103 770 57 074 146 499 10 048 27 127 2014 11 122 110 108 169 63 739 213 894 10 583 31 945 Noter: 1) Inneholder data fra Fredrikstad kommune, Hvaler kommune, Fredrikstad kirkelige fellesråd og Hvaler menighetsråd. 2) Inkluderer også Hvaler kommune. Antallet er inkludert elev pc´er. Det er et mål om å få flest mulige leverandører til å levere elektroniske fakturaer. Det er også et av kravene når det inngås nye innkjøpsavtaler. Fredrikstad kommune er på tilbudssiden når det gjelder utgående fakturaer. Det er en økning i antall inngående og utgående elektroniske fakturaer. Økningen av antall registrerte dokumenter ved byarkivet skyldes fullelektronisk arkiv, som er gradvis innført gjennom flere år. 2014 er første år med helårsvirkning for hele kommunen. Økningen i datateknisk utstyr gjelder i hovedsak pc’er og håndterminaler. Sammenligninger/nøkkeltall KOSTRA nøkkeltall1) Fr.stad 2012 Fr.stad 2013 Netto driftsutg. pr innb. i kr administrasjon 2 383 2 260 2 572 2 633 2 451 2 544 2 460 Netto driftsutg. pr innb. i kr politisk styring 191 200 185 138 229 206 247 Note: Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand 2014 2014 2014 2014 ASSS 2014 1) Tallene for 2014 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Tallene i tabellen gjelder all administrasjon og politisk styring i Fredrikstad kommune og ikke bare Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling. Administrative ressurser er et av de vanskeligste områdene for sammenligning siden organiseringen av oppgaver kan påvirke grunnlagstallene. I ASSS-samarbeidet har det vært et prioritert fokus på dette med sikte på forbedring og utvikling av sammenlikningsgrunnlaget mellom kommunene. Når flere oppgaver sentraliseres og overføres til Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling, medfører dette isolert sett økte kostnader i seksjonen. Sentralisering av oppgaver gjøres etter en kost/nytte vurdering slik at sentralisering totalt sett innebærer er fornuftig bruk av felles ressurser. Eksempler på dette er sentralisering av arkivfunksjonen som har skjedd gradvis de siste årene og 2014 er første år med helårsvirkning. I 2014 er personalfunksjonen og plan- og økonomifunksjonen også sentralisert og overført til Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling. Økte pensjonsutgifter har også medført til at netto driftsutgifter per innbygger til administrasjon har økt. Netto driftsutgifter til politisk styring svinger ettersom det annet hvert år påløper ekstra utgifter til gjennomføring av valg. Fredrikstad kommune ligger lavere enn ASSS-snittet for netto driftsutgifter til politisk styring per innbygger. Måloppnåelse Seksjonens hovedmål er at den skal oppleves som en kompetent og nytenkende stabs- og støttefunksjon for politisk og administrativ ledelse og for de tjenesteytende enhetene. Samtidig er det et viktig mål å utvikle effektive tjenester av god kvalitet ved bruk av moderne og effektive løsninger både til interne og eksterne brukere. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 70 -133- Det er i hovedsak god måloppnåelse selv om det er noen prosjekter/oppgaver som har blitt skjøvet på eller blitt forsinket. Seksjonen har bidratt med ressurser mot Seksjon for helse og velferd knyttet til utvikling av ny budsjettfordelingsmodell og innføringen av ressursteam. Sentralisering av personalfunksjonen og plan- og økonomifunksjonen har påvirket arbeidsprosessene i disse avdelingene. Seksjonen har fokus på effektivisering av driftsoppgavene og flere nye prosjekter er påbegynt eller videreført. Et eksempel er innføring av GAT som blant annet er et turnussystem som skal benyttes i hele organisasjonen. Det økonomiske resultatet for seksjonen er positivt. God økonomistyring. Tett oppfølging av seksjonene med spesiell fokus på Seksjon for helse og velferd. Utviklet budsjettfordelingsmodell innen Seksjon for helse og velferd i samarbeid med stab og fagkompetansen i seksjonen. Gjennomført praktiske økonomistyringskurs for ledere. Tilrettelagt og gjennomført to handlingsplanprosesser. Økt fokus på relevant styringsinformasjon (BMS). Målsetting innen finansforvaltning er nådd. Gode resultater på innkreving av skatt og kommunale krav som gir god sikring av inntektene. God stab og støttefunksjon for å utvikle en effektiv tjenesteproduksjon. Lederutviklingsprogram (LUP) for virksomhetsledere og avdelingsledere er videreført. Ny mal for lederavtale er utarbeidet. Avtale skal inngås med alle ledere i organisasjonen. Felles intern kommunikasjonsplattform er under utvikling og nytt intranett og ny web portal for Fredrikstad kommune vil bli tatt i bruk i 2015. Målet om at alle bestillinger skal gå gjennom innkjøpssystemet er ikke nådd, men det pågår en kontinuerlig prosess og arbeidet fortsetter i 2015. Fredrikstad byarkiv er sentralarkiv i kommunen og 2014 er første år med helårsvirkning av fullelektronisk arkiv for alle virksomheter. Fredrikstad kommune er en konkurransedyktig arbeidsgiver. Lønnspolitisk plan følges opp. Arbeidet med tilrettelegging for strategisk og målrettet kompetansemobilisering er videreført. Ved utgangen av 2014 hadde 90 lærlinger arbeidskontrakt med Fredrikstad kommune. Fredrikstad kommune har et felles verdisett som er kjent blant medarbeidere, ledere, tillitsvalgte og folkevalgte, og synlig i kommunikasjonen internt og eksternt. MERK-logoen brukes i dokumenter som kommuniseres med de ansatte. Alle arbeidsplasser oppfordres til å ta med verdiene i arbeid med arbeidsmiljøet og tjenestetilbudet. Rådmannens nyhetsbrev benyttes for å minne om kommunens verdier. Medarbeidere i Fredrikstad kommune opplever at de har gode arbeidsmiljøer som fremmer egen helse. Oppfølging og utvikling gjennom god nærværskultur. Rapportering av nærværet og HMS-avvik er oppe som fast tema i Samarbeids- og arbeidsmiljøutvalgs (SAMU) møter. Alle virksomheter gjennomfører tiltak for å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Ny IA-avtale er signert og følges opp. Livsfasepolitikk er vedtatt og legges inn som en del av oppfølgingen av IA-handlingsplan. Jobbnærvær er et satsningsområde og er høyt prioritert. Det er satt ekstra fokus på oppfølging av avdelinger og virksomheter med sykefravær over 10 prosent innenfor Seksjon for helse og velferd. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 71 -134- Alle virksomheter har forutsigbare og trygge arbeidsmiljøer. Dette innebærer arbeid med korrigerende og forebyggende tiltak. IT-støtteverktøy for kvalitetssystem, HMS-system og plan for samarbeid er implementert og i drift. Avvik registreres og følges opp i seksjonenes månedsrapporter. Fredrikstad kommune har tiltak som inspirerer og motiverer kommunens medarbeidere til å ta vare på og bedre egen helse. Det tilbys minitrim. SMART til jobben benyttes for å motivere ansatte til å gå, sykle eller benytte kollektiv transportmidler til jobb. Det tilbys medlemskap ved treningssentre til rabatterte priser. Ansatte oppfordres til å delta i Glommaløpet. Innvandrerbefolkningens sammensetning og størrelse i Fredrikstad samfunnet gjenspeiles blant kommunens ansatte. Medarbeidere i Fredrikstad kommune har inkluderende holdninger og god tverrkulturell forståelse. Av kommunes lærlinger er 24 prosent ikke etnisk norske. Det er stadfestet at Fredrikstad kommune er en rasismefri sone. Dette innebærer blant annet at kommunen skal oppfordre personer med minoritetsbakgrunn å søke, og kalle inn kvalifiserte søkere med minoritetsbakgrunn til intervju. Det er tilbudt kurs i flerkulturell kompetanse for kommunens ansatte. Målet om å øke andelen kvalifiserte lærere med minoritetsbakgrunn er et langsiktig arbeid som i stor grad kommuniseres ut ved at Fredrikstad kommune er representert på utdanningsinstitusjonene ved karrieredager og lignende. Det er også gitt ansatte morsmålslærere tilbud om å delta i videreutdanning for å kvalifisere seg for undervisningsstillinger i grunnskolen via Nasjonalt senter for flerkulturell opplæring. Kvinnelige og mannlige medarbeidere i Fredrikstad kommune er likestilt med hensyn til ansettelse, lønn, stillingsstørrelse, avansement og opplæring. Det er opprettet ressursteam innenfor Seksjon for helse og velferd og Seksjon for utdanning og oppvekst som bidrar til at flere får fast tilsetting og antall deltidsstillinger reduseres. Det tilstrebes at det kun tilsettes i heltidsstillinger der det er mulig. Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. Kommunen opprettet et prosjekt praksisplass i samarbeid med NAV. Formålet er å benytte kommunens arbeidsplasser som arena for jobbpraksis for eksterne personer med nedsatt arbeidsevne eller som av andre grunner har vanskeligheter med å komme ut i arbeid. Per 31. desember 2014 var 82 personer i praksis i Fredrikstad kommune. Personer med redusert funksjonsevne blir oppfordret til å søke på ledige stillinger. Ha god kommunikasjon og brukermedvirkning for å sikre at innbyggerne har god kjennskap til Fredrikstad kommunes tjenester, rettigheter og plikter. Kontinuerlig innsats for å bringe relevant informasjon ut til innbyggerne gjennom våre kanaler som web, facebook og twitter. Pilot i klarspråkprosjekt i regi av KS. Resultatet er forbedret språk i flere standardbrev på oppvekstområdet. I første fase av web-prosjektet har vi hatt workshops med flere grupper av innbyggere for å finne ut hva som er viktig for dem ligger på kommunens portal. Servicetorget samarbeider tett med seksjonene om å forbedre og ajourholde kommunens tjenestebeskrivelser. Ansatte på servicetorget «utdannes» til digitale verter for å bistå innbyggere som ikke har grunnleggende digitale ferdigheter. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 72 -135- Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % 223 501 218 505 - 4 996 - 2,3 60 555 50 690 9 865 19,5 162 946 167 815 4 869 2,9 Brutto utgifter Brutto inntekter Netto resultat Seksjonen har en innsparing på underkant av 4,9 millioner kroner. Det gjenstod i overkant av 1,2 millioner kroner på formannskapets disposisjonskonto ved årets slutt. Formannskapets disposisjonskonto ble styrket med 0,5 millioner kroner i forbindelse med 1. tertialrapport. Avdelingene i seksjonen har en innsparing på 3,8 millioner kroner som skyldes restriktiv inntak av vikarer ved sykefravær og stram økonomistyring hvor utgiftene har vært holdt nede til et minimum. Seksjonen ble også styrket med 0,15 millioner kroner til velferdsarrangementer som ble avlyst på grunn av for få påmeldte. Dette inngår som en del av mindreforbruket til seksjonen. Det er også brukt mindre til omstilling enn budsjettert. Det er brukt i underkant av 1,6 millioner kroner av tidligere års overskudd til å finansiere prosjekter og ny teknologi for å effektivisere driften. Eksempel på dette er oppgradering av kommunens intranett hvor hensikten er å gi brukerne av kommunens datasystemer lettere tilgang til de programmene de trenger, bedre samhandling med andre og et enklere brukergrensesnitt. Dette tas i bruk i løpet av 2015. Andre eksempler er innkjøp av ny frankeringsmaskin som vil medvirke til å få ned utgiftene på porto, samt programvaren Sticos kommune som er et oppslagsverk som er oppdatert på alle lover og forskrifter som en kommune må forholde seg til. Avvik på brutto utgifter skyldes i hovedsak merutgifter på lønn og vikarer, merverdigavgiftskompensasjon og avsetning til bundet fond. Merinntektene er i hovedsak knyttet til sykelønnsrefusjoner, merverdigavgiftskompensasjon og mottatte tilskudd fra fylkesmannen knyttet til kompetanseløft. Innsparingstiltak/økte inntekter Budsjettert beløp Tall i tusen kroner Oppnådd beløp Kommentarer til oppnåelse Vedtatt handlingsplan 2014-2017 Velferdsarrangement. Julebord for pensjonister. -500 -100 -500 -100 Reduserte telefonutgifter. -500 -500 Bystyret bevilget 0,15 millioner kroner i forbindelse med 1. tertialrapport til gjennomføring av velferdsarrangementet, men på grunn av for få påmeldte ble arrangementene avlyst. Gjennomført. Økt salg av tjenester til Hvaler kommune. Reduksjon bemanning regnskaps- og lønnsavdelingen. -175 -175 Gjennomført. -400 -119 Team regnskap er redusert med en stilling, men på grunn av høyt sykefravær og manglende kapasitet har det vært nødvendig å ta inn vikarer. Dette har medført at regnskaps- og lønnsavdelingen har et merforbruk på lønnsutgifter i 2014. Tilskudd bedriftsinterne lag og foreninger + HMS-pris. -90 -90 Tiltaket ble ikke gjennomført da det ble bevilget midler til dette med finansiering av formannskapets disposisjonskonto. Redusert bemanning byarkivet. -330 0 Byarkivet har i løpet av året fått tilført nye oppgaver knyttet til arkivering av pasientjournaler uten at det er tilført midler for oppgaven. Det har vært engasjert ekstrahjelp for å håndtere dette arbeidet, noe som har medført et merforbruk for avdelingen. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 73 -136- Budsjettert beløp -360 Tall i tusen kroner Redusert ramme HMSavdelingen. Reduksjon generelle driftsutgifter. Sum -18 -2 473 Oppnådd beløp -360 -18 -1 412 Kommentarer til oppnåelse Jordmorstilling er tatt ut. Dette påvirker arbeidet med bestillinger knyttet til Gravid i arbeid (GIA) og konsekvenser av dette er at ansatte kan miste svangerskapspermisjonsrettigheter og kommunen kan tape penger ved at gravide blir sykmeldte istedenfor permisjoner. Gjennomført. Selv om ikke hele innsparingskravet er innfridd i forhold til de vedtatte tiltakene, har seksjonen hatt en innsparing på andre områder som samlet har gitt seksjonen et mindreforbruk i 2014. Investeringer 11 nye virksomheter er koblet opp på fibernett i løpet av 2014. Det er også investert i eksisterende serverpark, kommunikasjonsutstyr og programvare for sentral IT-drift. Det ble bevilget totalt 6 millioner kroner over to år for å bytte ut deler av maskinparken i kommunen. Investeringen er gjennomført etter planen og avsluttes i balanse. Investering i ny infrastruktur i rådhuset er gjennomført i henhold til planen og avsluttes med en liten innsparing i forhold til budsjett. Det er investert i lesebrett for politikere i henhold til bystyrevedtak for 0,4 millioner kroner. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 74 -137- KOMMUNIKASJON OG BRUKERMEDVIRKNING Internettsidene vår viktigste kanal Kommunens internettportal og facebookside er de viktigste elektroniske kanalene vi har til å informere og kommunisere med innbyggerne utover direkte tjenesteproduksjon. Portalens design og teknologisk plattform har de fleste funksjoner som kreves av en kommunal nettside, men har ikke vært fornyet på flere år. Det er derfor igangsatt et web-prosjekt for å forbedre og «brukerorientere» portalen. Dette arbeidet vil pågå videre inn i 2015. Fredrikstad kommunes internettportal brukes aktivt av alle seksjoner og virksomheter, og hadde cirka 4,5 millioner sidevisninger i 2014. Det er 900 000 flere enn året før. Facebooksiden til Fredrikstad kommune har 11 640 følgere og opplever stor trafikk på siden daglig. Kanalen er spesielt godt egnet til å skape engasjement og debatt. Informasjon direkte til brukere skjer hovedsakelig på virksomhetsnivå. Virksomhetene bruker media aktivt, men har også andre kanaler som brev, «ranselpost», facebookgrupper og brosjyrer. Flere virksomheter har internettsider som de redigerer selv. Vi har cirka 4 000 aktive sider og det ble lagt ut 177 nyheter mot 190 i 2013. Nye tiltak er iverksatt for å sikre at innbyggerne har god kjennskap til Fredrikstad kommunes tjenester, rettigheter og plikter i sin helhet. Gjennom web-prosjektet har det blitt arrangert workshops med flere grupper av innbyggere for å finne ut hva som er viktig for dem å finne på kommunens portal. Servicetorget samarbeider kontinuerlig med seksjonene om å forbedre og ajourholde kommunens tjenestebeskrivelser. Ansatte ved Servicetorget «utdannes» til digitale verter for å bistå innbyggere som ikke har grunnleggende digitale ferdigheter. Det er utviklet gaveartikler for profilering av kommunen som seksjonene har nytte av i ulike sammenhenger, og i forlengelse av dette er det laget ny grafisk profil og grafiske maler for Fredrikstad kommune. Rådmannens nyhetsbrev Rådmannens nyhetsbrev er igangsatt og sendes ut til alle ansatte hver 14. dag. Dette tiltaket er igangsatt fordi vi vet at mange medarbeidere ikke har tilgang på pc i sitt daglige arbeid og derfor ikke får med seg nyheter på intranettet. Det å få de viktigste nyhetene formidlet i en e-post er blitt positivt mottatt. The Tall Ships Races I forbindelse med The Tall Ships Races i 2014 var det i løpet av året rundt 300 registrerte medieoppslag, nærmere 400 tweets, flere YouTube-videoer og det ble bygd opp en solid «bildebank» på Instagram. I løpet av et par måneder fikk The Tall Ships Races egen facebook-profil 7 000 unike følgere. Til arrangementet ble det også produsert brosjyrer, løpesedler, profileringsartikler, digitalt kart, filmer og bannere. Ny renovasjons-app I 2014 fikk kommunen en ny renovasjons-applikasjon som abonnentene kan laste ned på mobilen. Appen gir varsel om når husstandene skal trille fram avfallsbeholderne for tømming. På appen kan man også bestille henting av farlig avfall. Appen gir informasjon om kildesorteringsordningene i Fredrikstad kommune og oversikt over hvor returpunktene er plassert. Målrettet kommunikasjonsarbeid Kinoen har de siste årene fått en tettere dialog med brukerne gjennom Facebook, hvor det ofte kommer inn gode innspill og interessante spørsmål fra publikum. Flere filmvisninger har blitt satt opp som direkte resultat av innspill fra publikum. Alle ungdomsklubbene er nå på Facebook og noen er også på Instagram. Fritidsklubbene er synlig med informasjon på infoskjermene som er plassert ute i mange av kulturvirksomhetene hver måned, samtidig som de finnes på fronter ved et flertall av skolene. Noen av klubbene har faste besøk på skoler der de deler ut informasjon om tilbudet de har til elevene. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 75 -138- Det har blitt laget filmer og arrangert temamøter med meget stor oppslutning både om næringsplanen, luftkvalitet, radonmålinger, Trosvik Torv, Holmen/Veumbekken og flere store og små arrangementer. Dette har bidratt til økt brukerengasjement og medieomtale rundt prosjektene. Kommunikasjonen og filmen som er laget om Lislebyhallen har vunnet pris som beste presentasjon av et prosjekt under Fremtidens byer-konferansen. Det ble i 2014 laget en reklamefilm for St.Croix og Blå Grotte som ble vist på Fredrikstad Kino i 26 uker. Den ble vist som web-tv-reklame på Fredrikstad Blads nettsider, og ble senere kåret til beste web-tv-annonse for hele 2014 under Ille.Bra.-prisen. Etter fylkesmannens tilsyn med gjennomføringen av kvalifiseringsprogrammet (KVP) høsten 2014, er det utviklet bedre rutiner på området. Det kreves ofte tett oppfølging av brukerne og arbeidet er styrket og satt i system gjennom ansettelse av ny erfaringskonsulent. Øvrige arenaer for brukermedvirkning Helsetorget er en informasjons- og likepersonsskranke som er etablert i helsehusets 1. etasje. Dette er et samarbeid mellom kommunen og ideelle organisasjoner om helsefremmende informasjon til befolkningen. Innen friskliv og mestring er det etablert et system for aktiv brukermedvirkning. Innsatsområdet er samtidig styrket med kreftkoordinator, kommunal psykolog, musikkterapeut og erfaringskonsulent. De ansatte i barnehagene er bevisste sitt eget språkbruk og at de er språkmodeller i alle hverdagsmøter med barna. Barns medvirkning er opphavet til mange ulike prosjekter som gir læring for både barn og voksne i barnehagen. Et godt samarbeid med frivillige organisasjoner og lag gjør at det kan tilbys en lang rekke muligheter for fysisk aktivitet. Lysløypeanleggene i Fredrikstadmarka og på Østsiden er godt besøkt gjennom hele året, og de frivillige bidrar med en betydelig innsats i vedlikeholdet. De ulike lokalsamfunnene har også blitt en viktig høringsinstans for vei og trafikksikkerhet. Flere av kommunens tjenester benytter seg også av BYPÅ Fredrikstad, som er et nettsamfunn hvor lokalsamfunnene, lag og foreninger kan etablere egne sider og markedsføre seg og sine aktiviteter. Brukerundersøkelser Det er blitt gjennomført brukerundersøkelser på flere tjenesteområder i løpet av året. Blant annet innen hjemmesykepleie, fysio- og ergoterapi og praktisk bistand. Elevundersøkelsen er gjennomført og det har vært en bruker- og pårørende undersøkelse på sykehjem. Brukerundersøkelsene og resultatene er nærmere beskrevet under de enkelte tjenesteområdenes kapitler. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 76 -139- MEDARBEIDERRESULTATER Arbeidsmiljøutvikling Medarbeiderundersøkelsen (OLI – Operativ Ledelses Indeks) 5,00 4,50 4,00 3,50 3,00 4,60 4,59 4,62 4,59 2,50 4,05 4,07 4,17 4,02 4,27 4,29 4,32 4,27 4,1 4,3 4,14 4,13 4,22 4,12 4,6 4,2 2,00 1,50 1,00 Medarbeidertilfredshet Hjelp og støtte 2010 2011 Læring og utvikling 2012 2013 Avklarte forventninger 2014 Grafen viser utviklingen på de områder av medarbeiderundersøkelsen som er knyttet til kritiske suksessfaktorer i målekortet. I årets medarbeiderundersøkelse ble 5 749 personer spurt. Deltakelsen endte på 71,8 prosent. Dette er en økning fra 2013 hvor deltakelsen var 70,9 prosent. Resultatene viser at medarbeidertilfredsheten holder seg på et stabilt og høyt nivå. Det samlede resultatet for kommunen viser en positiv utvikling fra 4,0 til 4,1 på en skala fra 1-5. Det er variasjoner innenfor de forskjellige seksjonene, men generelt går utviklingen i riktig retning. Resultatene følges opp i interne prosesser med fokus på handlinger som gir ønsket utvikling. Nye analyser er foretatt og brukes i utviklingsarbeidet. Lederutviklingsprogrammet (LUP) LUP for alle ledernivåene ble videreført i 2014. Temaer på ledersamlingene har vært om kompetanse og motivasjon, kommunikasjon og omdømme, relasjonsledelse, etikk og ytringskultur og personlig effektivitet. LUP videreføres i 2015 etter samme konsept med ledersamlinger, samlinger i tverrsektorielle ledernettverk og en egen kunnskapsbase for ledere. NAV Arbeidslivssenter og Kommunenes arbeidsgiver-, interesse- og medlemsorganisasjon (KS) har støttet programmet med opplysning og utviklings (OU) -midler på i overkant av 0,5 millioner kroner i 2014. Helse – Miljø – Sikkerhet (HMS) Hovedansvaret for HMS-arbeidet ligger hos rådmannen, og det utøvende ansvaret er delegert til linjeledelsen på de ulike nivåene. HMS-ansvaret er tatt på alvor i linjen og er en del av kommunens styringsrapportering og en fast post i lederavtalen og samtaler med nærmeste leder. Det arbeides generelt godt med HMS-arbeidet i kommunen. Ambisjonen er å bli enda tydeligere i kommunikasjonen i forhold til hvordan ambisjonene om å være en helsefremmende arbeidsplass i tråd med lovverket skal oppnås. Det gjennomføres systematisk analyse av HMS-avvik, og resultatene fremlegges tertialvis for Hovedarbeidsmiljøutvalget. Det er iverksatt tiltak for økt innsikt i datagrunnlag for å gi et bedre styrings- og beslutningsgrunnlag for politisk og administrativ ledelse i ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 77 -140- forhold til kommuneovergripende og langsiktige strategiske HMS-grep. Endring gjennom omstillingsarbeid er en kjent utfordring og krever ekstra innsats fra alle ansatte, ledere og medarbeidere. Det arbeides aktivt for å minimalisere belastningene og investeres i utvikling av godt lederskap og godt medarbeiderskap med en ambisjon om å gjøre arbeidskulturer mer robuste i fremtidige endringsprosesser. Det arbeides strukturert med kompetansehevende tiltak for systematisk HMS-arbeid. Målgruppen er ledere, medarbeidere og vernetjenesten samt representanter i Hovedarbeidsmiljøutvalget og seksjonsarbeidsmiljøutvalgene. Det er i 2014 lagt særlig vekt på risikovurdering, nærværs fremmende aktiviteter og forebygging av vold og trusler. Bedriftshelsetjenesten Det er et myndighetskrav at alle virksomheter skal ha formalisert planverk for systematisk samarbeid med bedriftshelsetjenesten. Det er implementert en digitalisert periodisk plan for dette. Det sendes årlig ut pålegg om etablering av planverk, og det er behov for en proaktiv satsning fra både linjeledelsen og bedriftshelsetjenesten i denne prosessen. Ambisjonen er å være i mål med 100 prosent innen 2018. Linjeledelsen og HMS-gruppene er sentrale pådrivere i forhold til å nå denne ambisjonen. Forslag til nye strategiske tiltak for rusforebyggende arbeid er sluttført. Tiltakene innarbeides som systematiske HMS-tiltak i våren 2015. Vold og trusler og ansattes sikkerhet på arbeidsplassen er fortsatt viktig og et område der Fredrikstad kommune har vært en foregangskommune nasjonalt og internasjonalt. Hendelser i andre deler av landet og pågående forskriftsarbeid i forbindelse med vold og trusler vil medføre økt satsning på dette fagområdet. Det arbeides strukturert med helseundersøkelser. I 2014 er det kommet flere forskrifter som pålegger ytterligere sertifisering, og det er innført ytterligere kvalitetskrav i forbindelse med helsesjekk av enkelte yrkesgrupper. Virksomhetsledere er aktive brukere av veiledningsstøtte i det psykososiale og organisatoriske arbeidsfeltet, og det er høyt fokus på yrkeshygiene samt risikovurderingsprosesser. Virksomhetene ivaretar og tilrettelegger for ansatte som har redusert funksjonsevne. Gravide arbeidstakere får fortsatt tilbud om oppfølging, men færre melder behov etter at bedriftshelsetjenestens jordmorstilling er lagt ned. Der hvor det ikke er mulig med tilrettelegging innad i virksomheten, søkes det om annet arbeid gjennom kommunens omstillingsutvalg. Det er satt ekstra fokus på oppfølging av avdelinger og virksomheter med sykefravær over 10 prosent, og det arbeides med å skaffe bedre styringsdata om sykefravær gjennom mulighetene i ulike datasystemer. HMS-pris 2014 Torp skole tildeles HMS-prisen for 2014. Det er liten oppslutning om HMS-prisen og rådmannen vil i 2015 vurdere tiltak som kan bringe prisens attraktivitet tilbake i virksomhetene. HMS-avvik og skader Økonomi og organisasjonsutvikling Kultur, miljø og byutvikling Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd HMS-avvik1) 2013 2014 4 5 9 9 55 63 270 273 1 110 1 489 Sum 1 448 Seksjoner Noter: Personskader2) 2014 3 0 15 27 91 1 839 136 1) HMS-avvik er definert som mangel på oppfyllelse av lov- og forskrifter, interne krav eller gjeldende prosedyrer. 2) Personskade er når lege er oppsøkt og ved tann-, nakke-, rygg- og øyeskader. Avvik skal registreres i kvalitetssystemet og det er 12 kategorier (lovbrudd, brudd på prosedyre, arbeidsmiljø-fysisk, arbeidsmiljø-psykososialt, mobbing/trakassering, vold/trusler, rus, nestenulykke, ulykke, personskade ansatt, teknisk anlegg/utstyr/hjelpemidler samt annet) å velge mellom for HMSavvik. Det kan velges flere kategorier på samme avvik slik at antall valgte kategorier ikke nødvendigvis stemmer med antall avvik. Kategorier registreres for blant annet å få oversikt over hva slags HMS-avvik som blir registrert og kan også brukes i en virksomhet som grunnlag for ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 78 -141- risikovurdering. Seksjon for helse og velferd har de fleste HMS-avvikene, men er også er den seksjonen med flest ansatte. Personskader meldes til NAV og forsikringsselskap. Det er i perioden ikke rapportert at noen av disse har manglende rapportering til politi eller arbeidstilsyn. Det understrekes at systematisk HMS-arbeid er sentralt og når det åpenbart er mulig å forebygge for gjentagelse, vektlegges slike tiltak. I tillegg til personskader registreres også småskader som blant annet er klor/klyp, verbal utagering og lugging. Det er registrert 38 631 småskader hvorav nesten alle er i Seksjon for helse og velferd. Det har vært noe ulike rutiner for rapportering, men er iverksatt tiltak for å innarbeide like rutiner. Nærvær Nærvær i prosent fordelt på seksjoner Økonomi og organisasjonsutvikling Kultur, miljø og byutvikling1) Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd I alt Note: 2012 93,7 .. 92,9 92,2 88,3 90,8 Prosent 2013 93,9 .. 93,1 91,8 88,0 90,6 2014 93,0 93,8 93,0 92,1 86,7 90,0 1) Seksjon for kultur og Seksjon for miljø og samfunnsutvikling ble slått sammen til Seksjon for kultur, miljø og byutvikling i 2014. Fredrikstad kommunes nærværsmål for 2014 er 92,17 prosent, og det vil si at sykefraværet ikke skal overstige 7,83 prosent. Samlet nærvær for 2014 på 90 prosent er 2,17 prosentpoeng under målsettingen og 0,6 prosentpoeng lavere enn i 2013. Av sykefraværet utgjorde det legemeldte fraværet 8,8 prosent og det egenmeldte 1,2 prosent. Fraværet innenfor arbeidsgiverperioden var 3,5 prosent. Inkluderende arbeidsliv (IA) Fredrikstad kommune har signert en ny IA-avtale. Den nye IA-avtalen viderefører hovedtrekk og mål fra tidligere avtaler, men legger større vekt på forebygging og inkludering. Andre endringer i avtalen gjelder forenklinger i regelverket for oppfølging av sykemeldte og fjerning av sanksjoner til arbeidsgiver og leger. På bakgrunn av den nye IA-avtalen jobbes det med en IA-Handlingsplan og revidering av prosedyren for oppfølging av sykemeldte. Planen inneholder blant annet strategiske initiativer, tiltak og aktiviteter for systematisk HMS-arbeid. Det er lagt vekt på aktiviteter og tiltak knyttet til innovasjon og fornying av fokusområder som arbeidsmiljøløft, nærværløft og rusløft. BIA-tabellen nedenfor viser noe av omfanget og aktiviteten rundt oppfølging av sykemeldte arbeidstakere. Jevnlige oppfølgingssamtaler mellom ledere og sykmeldte/delvis sykmeldte arbeidstakere er hovedaktiviteten på området, og er ikke kvantifisert. BIA-rapportering 2014 (1/1 – 31/12) Alle ledere og ansatte som er sykmeldte skal følges opp i samsvar med Fredrikstad kommunes BIA-prosedyre: 1.1 Antall person-saker (ikke eventuelt-saker) som er drøftet i BIAutvalget. (Samme person-sak i flere møter teller som 1 sak). 1.2 Antall individuelle oppfølgingsplaner som er utarbeidet 1.3 Antall person-saker som er arbeidsmiljørelatert 1.4 Antall tilsatte som er tilbakeført til egen stilling 1.5 Antall tilsatte som er tilbakeført til del av egen stilling 1.6 Antall tilsatte som er omplassert til annet arbeid i kommunen 1.7 Antall tilsatte som har vært gradert sykmeldt 1.9 Samlet tilretteleggingstilskudd innvilget fra NAV 2012 2013 2014 483 794 59 450 136 52 597 487 296 528 736 41 368 182 25 412 776 969 415 670 48 359 144 25 682 1 696 369 ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 79 -142- 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 2012 255 367 93 35 57 Antall gjennomførte BIA-utvalgsmøter Antall gjennomførte Dialogmøte 1 Antall personer over på arbeidsavklaringspenger (AA) Antall personer over på avtalefestet førtidspensjon (AFP) Antall personer over på uførepensjon (UFP) 2013 198 344 84 21 64 2014 160 234 117 44 50 IA-avtalens delmål 2a handler om å legge til rette for at ansatte med nedsatt arbeidsevne står lenger i jobb. Det legges ned et betydelig arbeid i oppfølgingen av sykemeldte ansatte fra ledere. BIArapporteringen gir kun en indikasjon på omfanget av dette arbeidet. Det gjennomføres et betydelig høyere antall oppfølgingsmøter enn det tabellen viser. I tillegg kommer oppfølgingen av ansatte som har gått ut sykepengeåret og som har gått over på arbeidsavklaringspenger. Disse møtene inngår ikke i Fredrikstad kommunes BIA-rapportering. Som IA-virksomhet er det muligheter til å søke ulike tiltak og virkemidler fra NAV-Arbeidslivssenter. Ett av disse virkemidlene er forebyggings- og tilretteleggingstilskudd. For 2014 er det blitt innvilget forebyggings- og tilretteleggingstilskudd på cirka 1,7 millioner kroner og dette er en økning på cirka 0,9 millioner kroner sammenlignet med 2013. Av dette er cirka 0,5 millioner kroner innvilget til opplæringstiltak knyttet til lederutviklingsprogrammet (LUP). BIA-tabellen viser også en markant økning i bruk av gradert sykemelding, noe som er en positiv utvikling og i tråd med føringene i IA-avtalen. I hvilken grad gradert sykemelding har påvirkning på antall ansatte som blir tilbakeført helt eller delvis til egen stilling, er usikkert. Tabellen viser også en betydelig økning i antall ansatte som har gått ut sykepengeåret og fått innvilget arbeidsavklaringspenger, eller gått av med førtidspensjon (AFP). Dette gjenspeiles i tabellen nedenfor som viser utviklingen i reell pensjonsalder. Prosjekt praksisplass Fredrikstad kommune og NAV Fredrikstad har inngått et to-årig samarbeidsprosjekt, Prosjekt praksisplass, som er en oppfølging av IA-avtalens delmål 2b. Prosjektet skal jobbe for etablering og gjennomføring av arbeidspraksis for personer som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i arbeidslivet. Fredrikstad kommune har i perioden på to år (1. september 2014 – 31. august 2016) forpliktet seg til å ha 100 praksisplasser til disposisjon til enhver tid. Prosjektet ble meget godt mottatt i seksjonene, virksomhetene og avdelingene i kommunen. Fra 1. november 2014 var prosjektet operativt, og per 31. desember 2014 var 82 personer arbeidspraksis knyttet til prosjektet. Gjennomsnittlig pensjoneringsalder i Fredrikstad kommune Pensjonskasser Ordning Alderspensjon (AP) inkludert tidligpensjon (AFP) i år 2011 2012 2013 2014 Kommunal Sykepleiere 63,8 64,6 65,8 62,9 Landspensjonskasse Fellesordningen 64,5 64,7 64,9 65,5 Statens pensjonskasse Undervisningspersonell 65,5 63,4 65,1 66,5 AP + AFP + Uførepensjon (UP) i år = Reell pensjoneringsalder i år 2011 2012 2013 2014 53,3 53,2 57,0 51,6 56,4 57,7 55,5 56,7 61,3 59,8 62,8 61,9 Fredrikstad kommune har som mål å øke den reelle gjennomsnittlige pensjonsalder for kommunens ansatte til 57,1 år. Gjennomsnittlig reell pensjonsalder for ansatte tilknyttet KLP har hatt en økning med 0,5 år sammenlignet med fjorårets tall og ligger nå på 56,1 år. Samtidig ser vi at den reelle pensjonsalder for sykepleiere knyttet til KLP har en nedgang på 5,4 år, fra 57,0 år i 2013 til 51,6 år i 2014. Denne nedgangen kan ha sammenheng med økningen i antall personer som har gått over på arbeidsavklaringspenger og førtidspensjon (AFP). Lærerne er tilsluttet Statens pensjonskasse og har en gjennomsnittlig reell pensjonsalder i 2014 på 61,9 år. Det vil si at lærernes gjennomsnittlige reelle pensjonsalder for 2014 ligger 4,8 år over kommunens målsetting. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 80 -143- Årsverk Brukte faste årsverk Seksjoner 2014 Økonomi og organisasjonsutvikling 195 Kultur, miljø og byutvikling 155 Regulering og teknisk drift 480 Utdanning og oppvekst 1 681 Helse og velferd 1 889 Andre årsverk 1) 15 I alt Note: 4 415 1) Andre årsverk er politiske tjenester, ombud, kommuneledelsen, ØKUS og The Tall Ships Races. Fredrikstad kommune brukte cirka 4 415 årsverk i 2014. Det er i fra i år brukt en ny metode for å forenkle rapporteringen. Antall årsverk hentes og beregnes automatisk i kommunens rapporteringssystem og gir et cirka anslag på brukte årsverk for året. Det er utarbeidet både nye rutiner og beregningsmetode slik at tallene ikke kan sammenlignes med tidligere rapportering. I tillegg til endret rapporteringsmetodikk er det gjort organisasjonsendringer som påvirker årsverkene i de enkelte seksjonene. Eksempler på dette er sentraliseringen av personal- og økonomifunksjonene, sammenslåing av to seksjoner og etablering av ressursenheter, akuttavdeling og rehabiliteringsavdeling. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 81 -144- ÅRSBERETNING Driftsregnskapet Tall i kroner Regnskap 2014 Justert budsjett 2014 Opprinnelig budsjett 2014 Regnskap 2013 Driftsinntekter Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt 164 027 946 573 973 118 555 994 493 1 916 951 968 142 231 831 18 004 877 1 625 641 421 201 809 515 165 611 000 573 794 000 452 644 000 1 944 414 000 130 670 000 27 879 000 1 635 727 000 202 000 000 164 511 000 571 474 000 448 619 000 1 949 067 000 111 859 000 27 192 000 1 636 710 000 202 000 000 159 565 962 548 479 340 568 256 624 1 869 115 498 121 556 366 40 653 810 1 568 074 570 199 821 750 Sum driftsinntekter 5 198 635 169 5 132 739 000 5 111 432 000 5 075 523 919 Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter 2 546 764 505 694 165 739 735 323 387 619 294 230 436 937 218 251 503 981 -120 996 444 2 517 406 000 738 595 000 689 111 000 588 057 000 428 296 000 0 -96 389 000 2 497 314 000 732 732 000 675 505 000 573 198 000 424 455 000 0 -87 333 000 2 495 434 587 666 434 774 679 885 279 567 020 977 448 564 372 233 222 474 -121 436 148 Sum driftsutgifter 5 162 992 616 4 865 076 000 4 815 871 000 4 969 126 315 35 642 554 267 663 000 295 561 000 106 397 604 127 660 367 343 205 837 251 503 981 81 023 000 374 785 000 0 81 023 000 374 785 000 0 104 025 127 369 342 730 233 222 474 71 601 064 -26 099 000 1 799 000 74 302 475 Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av avsetninger 43 266 855 50 811 403 32 402 156 126 480 414 43 267 000 50 812 000 31 065 000 125 144 000 0 1 200 000 28 386 000 29 586 000 67 698 681 53 783 066 22 941 233 144 422 979 Overført til investeringsregnskapet Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Sum avsetninger 28 292 760 68 764 311 18 517 039 115 574 110 28 392 000 68 765 000 1 888 000 99 045 000 23 732 000 7 653 000 0 31 385 000 51 671 775 92 528 681 31 258 144 175 458 599 82 507 368 0 0 43 266 855 Regnskap 1 625 641,4 1 916 952,0 201 809,5 3 744 402,9 Budsjett 1 635 727,0 1 944 414,0 202 000,0 3 782 041,0 Avvik -10 085,6 -27 462,0 -190,5 -37 738,1 Brutto driftsresultat Sum eksterne finansinntekter Sum eksterne finansutgifter Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Regnskapsmessig mer/mindreforbruk Frie inntekter Tall i tusen kroner Skatteinntekter Rammetilskudd Eiendomsskatt Sum Skatteinntektene for 2014 er budsjettert med utgangspunkt i forutsetningene gitt i statsbudsjettet med en vekst på 3,3 prosent og skatteprognosen per oktober 2013. I november og desember falt skatteinntektene med i sum 14,7 millioner kroner slik at budsjettet tar utgangspunkt i et for høyt nivå. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 82 -145- Skatteinngangen ble vedtatt nedjustert i januar med 983 000 kroner som følge av endelig vedtatt statsbudsjett. Endelig resultat for året ble en skattesvikt på 10,1 millioner kroner. I budsjettet for 2015 er det tatt høyde for denne skattesvikten. Veksten fra 2013 – 2014 er på 3,67 prosent (57 566 851kroner): Skatteinngang 2013: 1 568 074 570 kroner Skatteinngang 2014: 1 625 641 421 kroner På landsbasis ble skatteinngangen lavere enn forutsatt med en vekst på 1,9 prosent. Totalt sett ble skatteinntektene 2,3 milliarder kroner lavere for kommunene enn forutsatt i opprinnelig statsbudsjett. Den relativt gode skatteinngangen i Fredrikstad kommune i forhold til landssnittet gir utfordringer i inntektsutjevningen i rammetilskuddet. I 2013 lå skatteinngang på 81,6 prosent av landssnittet per innbygger. I 2014 er denne økt til 83,1 prosent. Gjennom inntektsutjevningen i rammetilskuddet kompenseres skatteinngangen til 94,3 prosent av landssnittet. Mindreinntekten mellom budsjett og regnskapet skyldes i hovedsak nivået på skatteveksten per innbygger. Refusjon for merverdiavgift for investeringer er ført direkte i investeringsregnskapet fra 2014. Øvrige inntekter Dette er inntekter som føres på de enkelte ansvar og tjenester. Samlet sett og i forhold til volumet er det små avvik i de øvrige inntektene. Det største avviket er på posten overføringer med krav til motytelse. Disse inntektene har motposter på utgiftssiden. Denne samleposten omfatter blant annet sykelønnsrefusjoner som viser en merinntekt på 85,2 millioner kroner. Eventuelle større driftsrelaterte avvik på inntektssiden er kommentert på tjenesteområdene. Utgifter Det vises til økonomikommentarer på de enkelte tjenesteområdene. Finansposter Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik Renteutgifter Renteutgifter lån Avdrag lån Div. rådgivingstjenester, gebyrer og renter Tillegg VARF - kalkulatoriske poster1) Prisjustering av investeringsfond Rentestyrking av diverse fond2) Sum 157 337 184 996 1 428 6 240 5 000 739 355 740 173 756 199 372 2 400 0 5 000 0 380 528 16 419 14 376 972 -6 240 0 -739 24 788 Renteinntekter Løpende renter Langsiktig forvaltning (netto) Formidlingslån Sum 15 856 72 976 16 932 105 764 7 550 35 000 18 000 60 550 8 306 37 976 -1 068 45 214 Noter: 1) Gjelder selvkostregnskapet for vann, avløp, renovasjon og feier. 2) Fond vedrørende vilt, vann, avløp, renovasjon, feier, byggesak og IUA Østfold. Det vises til balansen og eget kapittel – Finansforvaltning for utfyllende kommentarer når det gjelder marked, resultater, beholdningsendringer, gjeldsutvikling og lignende. Budsjettet følges opp løpende gjennom året med fokus på netto finansposter som også inkluderer statlige kompensasjonstilskudd og utbytte. Forventet avkastning fra langsiktig forvaltningsportefølje finansierer løpende drift og representerer en risiko når kommunen ikke har bufferfond. Finansstrategien tar utgangspunkt i netto finansposter for å redusere den samlede risikoen. Helheten i ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 83 -146- utviklingen av renter/avdrag i forhold til renteinntekter og risiko blir vurdert ved utarbeidelsen av budsjettet og i den løpende økonomioppfølgingen. Innsparing på renteutgifter og avdrag skyldes lavere rentenivå enn forutsatt i budsjettet, refinansieringer med tilpassing til rentekurven og utsatte låneopptak. Renteswaper (rentebytteavtaler) budsjetteres netto, men regnskapsføres brutto. Dette innebærer at mottatte renter føres som løpende renteinntekt, men er i realiteten en reduksjon av brutto renteutgifter. Inntekter av rentebytteavtaler er inntektsført med drøye 7,5 millioner kroner. Mottatte ordinære og ekstraordinære avdrag fra låntakere med startlån (formidlingslån) føres i investeringsregnskapet. Ekstraordinære avdrag benyttes uavkortet til nedbetaling av lån fritt innenfor porteføljen. Avviket mellom regnskap og budsjett på renteinntekter på formidlingslån skyldes et lavere rentenivå enn forventet og noe mindre utlån. Det vises til nærmere omtale under investeringsregnskapet. Kalkulatoriske poster for vann, avløp, renovasjon og feier (VARF) viser et negativt avvik på 6,2 millioner kroner. Kalkylerenten er basert på nytt renteprinsipp fastsatt gjennom ny standard – 5 års swap-rente med tillegg av 0,5 prosentpoeng. Kalkylerenten reflekterer bedre kommunenes rentekostnader på lånefinansierte anlegg enn tidligere kalkylerente (3 års stat + 1 prosentpoeng). Det negative avviket i forhold til budsjett skyldes et lavere gjennomsnittlig rentenivå. Budsjettet forutsatte en kalkylerente på 3,6 prosent (3 års statsrente + 1 prosentpoeng), mens ny og reell rente ble 2,68 prosent. Når rentekostnaden endres gjennom etterkalkylen fra budsjetterte til faktiske rentekostnader gir det resultateffekt for kommunekassa. Selvkostfondene skal kompenseres med tilsvarende rentesats som benyttes i etterkalkylene. Dette utgjør i underkant av 0,6 millioner kroner. Fondsmidlene kommer innbyggerne til gode gjennom lavere fremtidige gebyrer i løpet av en fem-årsperiode og innarbeides som en inntekt i gebyrgrunnlaget. Det vises til kommentarer i kapittel balanseregnskapet for fondsutviklingen. Bystyret har tidligere vedtatt at investeringsfondet etter kapitaltransaksjonene i Fredrikstad Energi AS skal prisjusteres. Det er avsatt 5 millioner kroner til eget disposisjonsfond i samsvar med budsjettet. Avsetningen må sees i sammenheng med investeringsfondet. Den langsiktige plasseringsporteføljen har gitt en merinntekt i forhold til budsjett på 38 millioner kroner. Det er både aksje- og obligasjonsporteføljen som har bidratt til merinntekten. Det vises til eget kapitel med analyser, resultater og kommentarer. Statlige kompensasjonstilskudd Tall i tusen kroner Pleie- og omsorg (sykehjem og omsorgsboliger) Skole (nybygg og rehabilitering) Kirke (rehabilitering) Sum Regnskap 12 264,3 8 632,7 1 074,0 21 971,0 Budsjett 13 056,0 9 021,0 1 550,0 23 627,0 Avvik -791,7 -388,3 -476,0 -1 656,0 Regnskap 13 259,7 5 142,9 20,7 18 423,3 Budsjett 12 750,0 5 300,0 0,0 18 050 Avvik 509,7 -157,1 20,7 373,3 1 833,1 5 000,0 0,0 17 900,0 1 833,1 -12 900,0 Negativt avvik skyldes det lave rentenivået. Utbytte og overføringer Tall i tusen kroner Fredrikstad Energi (eierandel 51 prosent) Østfold Energi (eierandel 4,3 prosent) Hafslund Sum utbytte Kundeutbytte fra Gjensidigestiftelsen Overføring fra FREVAR KF Det er ikke budsjettert med kundeutbytte fra Gjensidigestiftelsen slik at dette blir en merinntekt. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 84 -147- Styret i FREVAR KF innstilte på at den økonomiske situasjonen i foretaket ikke ga rom for overføring av bystyrets budsjetterte inntekt på 17,9 millioner kroner. Bystyret vedtok på tross av dette at foretaket skulle overføre 5,0 millioner kroner, men la til grunn at dette skulle tilbakeføres dersom kommunen gikk med et mindreforbruk. Rådmannen kommer tilbake til dette i Bystyret gjennom en helhetlig vurdering og forslag til disponering av kommunens resultat. Resultater for seksjonene Tall i millioner kroner Regnskap 17,3 145,7 1,4 130,4 327,2 1 349,4 1 532,4 42,8 3 546,5 Politisk og administrativ ledelse Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling ØKUS og The Tall Ships Race Seksjon for kultur, miljø og byutvikling Seksjon for regulering og teknisk drift Seksjon for utdanning og oppvekst Seksjon for helse og velferd Kirken inklusiv andre trossamfunn Sum tjenesteområder Budsjett 18,3 149,5 4,7 135,3 332,0 1 359,4 1 540,6 41,2 3 581,1 Avvik 1,0 3,8 3,4 4,9 4,9 10,0 8,2 -1,6 34,6 Det vises til kommentarer på de enkelte tjenesteområdene. Pensjon Fredrikstad kommune regnskapsførte i 2014 følgende pensjonskostnader til Kommunal Landspensjonskasse (KLP) og Statens pensjonskasse (SPK): Pensjonsutgifter 1) Tall i millioner kroner KLP SPK 2014 2013 2014 2013 Ordinær premie, sikringsordning, administrasjon og pensjonskontor - herav reguleringspremie 381,4 202,4 277,8 94,2 66,9 . 62,1 . Årets premieavvik Amortisert premieavvik 117,2 31,4 38,9 27,5 -3,4 -2,0 -6,5 -1,4 44,3 11,0 29,8 9,6 . . . . Overføring fra premiefond Egenkapitalinnskudd Note: I tillegg kommer arbeidsgiveravgift med unntak av på egenkapitalinnskuddet. Positivt inntektsført premieavvik på (netto) 113,8 millioner kroner (32,4 millioner kroner i 2013) er en del av resultatet. Positivt premieavvik er regnskapsmessig brukt til å finansiere pensjonsutgiftene, men skal utgiftsføres over flere år. Samlet premieavvik inkludert arbeidsgiveravgift er ved utløpet av 2014 på 394,8 millioner kroner og skal nedbetales innenfor en periode på henholdsvis 7, 10 og 15 år. Det er en relativt stor økning i pensjonspremien fra 2013. Dette skyldes i hovedsak høyere reguleringspremie som følge av blant annet at 2014 var et hovedoppgjør. Det er små overheng fra 2013 til 2014, noe som påvirker nivålønnsveksten og derved reguleringspremien. Dessuten medfører ny premietariff, som hensyntar økt levealder, også økt reguleringspremie. I tillegg er det en økning i bruttogarantipremien som følge av forutsetningen om økt levealder og fordi det stadig er større årskull som går over på pensjon. Det forventes at denne vil fortsette å øke i de nærmeste årene fremover. Det tilbakeførte overskuddet for 2013 til premiefondet er ikke utbetalt til kommunen, men har gått til å redusere de ordinære premieinnbetalingene som kommunen foretar gjennom året. Dersom overskuddet hadde blitt utbetalt ville ordinære premier blitt tilsvarende høyere slik at samlet kostnad hadde blitt den samme. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 85 -148- Beregning av netto pensjonskostnad er basert på prinsipper fastsatt i en regnskapsstandard og skal i utgangspunktet gi en stabil og jevn fordeling av pensjonskostnaden over tid. Beregning av faktisk innbetalt pensjonspremie er basert på andre prinsipper. Forskjellen mellom disse betegnes premieavvik. Hvis innbetalt premie er større enn kostnaden, skal differansen inntektsføres i regnskapet og omvendt hvis premien er lavere. Avviket til og med 2010 utgifts- eller inntektsføres over 15 år, mens avvik oppstått fra og med 2011 føres over 10 år. Avvik opparbeidet fra 2014 skal utgiftsføres over 7 år. Som følge av stadig redusert amortiseringstid på nye premieavvik, vil det akkumulerte premieavviket som skal dekkes inn øke i årene fremover. For 2014 er det for KLP inntektsført et positivt premieavvik med tilhørende arbeidsgiveravgift. Ved utarbeidelsen av budsjett 2014 var det forutsatt et noe høyere premieavvik. I samsvar med regelverket vil dette premieavviket utgiftsføres (belastes driftsregnskapet) over de neste 15, 10 og 7 årene for å jevne ut årets pensjonskostnad. For SPK ble det utgiftsført et negativt premieavvik med tilhørende arbeidsgiveravgift. Det negative premieavviket ble noe mindre enn forutsatt ved utarbeidelsen av budsjett 2014. I samsvar med regelverket vil dette premieavviket inntektsføres over de neste 15, 10 og 7 årene for å jevne ut årets pensjonskostnad. I beregningen av tilskudd til ikke-kommunale barnehager skal pensjonspremien, og ikke pensjonskostnaden hvor det er tatt hensyn til premieavviket, legges til grunn. For 2014 medfører sentralt fordelt pensjonspremie til barnehageområdet isolert et økt tilskudd til ikke-kommunale barnehager, mens det positive driftsresultatet på de kommunale barnehagene bidrar til redusert tilskudd. Netto utbetales det 11,7 millioner kroner mer til de ikke-kommunale barnehagene. Det innbetalte egenkapitalinnskuddet til KLP på 11,0 millioner kroner er regnskapsført i investeringsregnskapet og finansiert av det frie investeringsfondet. Over- og underskudd virksomheter Utgangspunktet for over- og underskuddsreglementet er at seksjoner, etater og virksomheter skal kunne legge til rette for økonomistyring utover det enkelte budsjettåret. Mindreforbruk skal under bestemte forutsetninger kunne disponeres til engangstiltak, og merforbruk skal dekkes inn innenfor vedtatte driftsrammer. Reglementet forutsetter et økonomisk handlingsrom som kan finansiere bruk av mindreforbruk fra tidligere år. Per 31. desember 2014 har vi et disposisjonsfond med en saldo på 16,4 millioner kroner fordelt slik: Saldo over- og underskuddsfond per 31.12.14 Tall i kroner Økonomi og organisasjonsutvikling Kultur, miljø og byutvikling Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd Sum 8 123 000 5 758 000 0 2 500 000 0 16 381 000 Resultatet på virksomhetsnivå for 2014 blir satt av i balansen til disposisjon for seksjoner, etater og virksomheter i samsvar med reglementet. Bystyret må imidlertid styrke ovennevnte disposisjonsfond for at vi skal være i stand til å finansiere bruk av avsetningene fra 2014 i årene framover. Rådmannen kommer tilbake til dette i forslag til disponering av kommunens mindreforbruk. Interne finanstransaksjoner Interne finanstransaksjoner omfatter bruk og avsetning til fond i tillegg til overføring av egenkapital til finansiering av investeringsregnskapet. Den største enkelte transaksjonen gjelder disponering av mindreforbruket fra 2013 med 43,3 millioner kroner som er avsatt til disposisjonsfond som framkommer som bruk av disposisjonsfond. Det er i sum netto brukt 19,6 millioner kroner av selvkostfondene (bundne fond for tjenesteområdene vann, avløp, renovasjon, feier og byggesak). ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 86 -149- Overføring til investeringsregnskapet er i hovedsak generell finansiering av investeringene med 18,6 millioner kroner som egenkapital til kommunens investeringer. I tillegg er det overført 5,1 millioner kroner til finansiering gjennom tilbakebetaling av tidligere lån fra fritt investeringsfond i henhold til bystyrevedtak til delfinansiering av egenkapitalinnskudd i KLP og det resterende er virksomheters finansiering av mindre investeringer finansiert over driftsrammene. Bruk og status av fond omtales nærmere i forbindelse med investeringsregnskapet og balansen. Investeringsregnskapet Tall i kroner Opprinnelig budsjett 2014 21 900 000 129 591 000 416 209 000 3 000 000 2 500 000 2 600 000 145 100 000 31 400 000 137 000 000 78 700 000 968 000 000 Regnskap 2013 14 762 078 87 544 743 79 424 156 35 591 2 370 434 15 237 590 70 655 809 20 938 963 181 938 919 79 058 952 551 967 235 22 500 000 89 750 000 0 0 13 750 000 0 55 973 147 87 699 106 0 0 20 843 224 48 294 324 1 088 329 919 1 255 524 000 1 094 000 000 764 777 036 Overføring fra årets driftsregnskap 28 292 760 28 392 000 23 732 000 Tilskudd og refusjoner/merverdiavgiftskomp. 176 512 290 258 771 000 270 260 000 Salg av fast eiendom 23 050 437 28 986 000 18 850 000 Andre inntekter 6 426 525 0 0 Mottatte avdrag på utlån, salg av aksjer og andeler 76 698 932 28 000 000 22 500 000 Bruk av tidl. års regnskapsm. mindreforbruk i inv. 0 0 0 Bruk av disposisjonsfond 1 508 462 2 516 000 0 ubundne investeringsfond 24 587 133 39 208 000 57 557 000 bundne investeringsfond 54 476 136 47 601 000 0 Bruk av lån 696 777 244 822 050 000 701 101 000 Sum finansiering 1 088 329 919 1 255 524 000 1 094 000 000 51 671 775 24 367 390 33 622 630 2 750 319 60 932 166 1 469 403 0 21 449 338 39 884 642 528 629 374 764 777 036 Administrasjon og fellesutgifter Oppveksttjenester Omsorgstjenester Helse- og sosialtjenester Næringsområder og miljø Boligområder Kultur Kirke Vann, avløp og renovasjon Samferdsel og andre tekniske tjenester Sum investeringsutgifter Avdrag på lån til videreutlån Utlån, kjøp av aksjer og andeler Dekning av tidligere års merforbruk i investering Avsatt til disposisjonsfond ubundne investeringsfond bundne investeringsfond Styrking av likviditetsreserven Sum finansieringsbehov Udisponert/udekket Regnskap Justert 2014 budsjett 2014 17 539 061 34 086 000 123 220 183 193 707 000 205 196 304 233 947 000 22 500 296 18 488 000 1 588 475 6 898 000 5 665 114 12 600 000 74 664 866 101 013 000 25 834 538 25 881 000 216 701 009 230 625 000 121 325 671 170 652 000 814 235 517 1 027 897 000 62 541 646 104 823 252 0 0 52 238 822 54 490 681 0 64 300 000 107 708 000 0 0 55 619 000 0 0 0 Investeringsregnskapet har et finansieringsbehov på i underkant av 1,1 milliarder kroner. Dette er fordelt mellom: Investeringer med 814,2 millioner kroner. Avdrag på lån for videreutlån (startlån gjennom Husbanken) med 62,5 millioner kroner. Ordinære avdrag utgjør 20,7 millioner kroner og ekstraordinære avdrag 41,8 millioner kroner fra 2013 brukt i 2014. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 87 -150- 0 Avsetning til bundne og frie investeringsfond er i sum på 106,7 millioner kroner. Den største enkeltavsetningen til bundet fond gjelder ekstraordinære mottatte avdrag på videreutlånsmidlene (startlån) med 52,8 millioner kroner. Midlene skal brukes til nedbetaling av lån i 2015. Vi har mottatt 29,3 millioner kroner i investeringstilskudd fra Husbanken når det gjelder helsehuset. Tilskuddet er foreløpig avsatt til fritt investeringsfond. Rådmannen kommer tilbake til disponering av fondet. Finansieringsbehovet er dekket med: Bruk av lån med 696,8 millioner kroner fordelt med 87,8 millioner kroner i startlån (videreutlån) og 609 millioner kroner til finansiering av investeringer. Refusjon for merverdiavgiftskompensasjon (mva-komp) med 100,8 millioner kroner. All merverdiavgiftskompensasjon fra investeringer er fra 2014 ført direkte i investeringsregnskapet. Diverse tilskudd og refusjoner med 76 millioner kroner. Inntekten inkluderer investeringstilskudd fra Husbanken, belønningsmidler til finansiering av ny ferge, tilskudd til finansiering av kunstgressbaner (Lisleby og Skogstrand) og fylkeskommunens andel av forprosjektmidler til fylkesscenen for å nevne noe. Overføring fra driftsregnskapet med 28,3 millioner kroner. Salg av tomt og grunn med 15,6 millioner kroner og boliger med 6,8 millioner kroner (avsatt til fritt investeringsfond – eierstrategi). Mottatte avdrag lån gjelder i hovedsak ordinære og ekstraordinære mottatte avdrag fra utlånte startlån. Bruk av ubundne investeringsfond gjelder i hovedsak budsjettert bruk av fritt investeringsfond, og bundet fond gjelder bruk av ekstraordinære avdrag fra startlån fra 2013 med 41,8 millioner kroner. Sistnevnte er brukt til nedbetaling av lån i 2014. Noen større anlegg: Borge ungdomsskole, ombygging av IJ-bygget (FRIS) Østsiden sykehjem, ombygging av lokaler til bruk innen etat for hjemmesykepleie Boliger for utleie (boso) Flerbrukshall Lisleby Oppgradering av Stortorvet Vann og avløpsanlegg blant annet Gunnar Nilsens gate, ringledning Veum-Ørebekk og rehabilitering av va-anlegg Torsnes. Oppgradering av elvebredden Cicignon-Phønix-Tollboden Sist år er det gjennomført tre større rebudsjetteringsprosesser for at investeringsbudsjettet skal bli så realistisk som mulig. Rebudsjettering baseres på en detaljert gjennomgang av budsjettrammer for de enkelte investeringene, forbruk og en prognose med utgangspunkt i forventet framdrift ut året. Ut fra bystyrets saksbehandlingsfrister, gjøres de siste vurderingene medio november. Avvik mellom regnskap og justert budsjett skyldes endret framdrift på enkelt investeringer, men fortsatt også forbedringspunkter når det gjelder rebudsjettering. Fredrikstad kommune har et stort volum på investeringer slik at mange mindre positive avvik summeres til større beløp. Det er viktig å påpeke at vi ikke skal tilpasse regnskap til budsjett. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 88 -151- Balanseregnskapet Tall i kroner Regnskap 2014 Regnskap 2013 EIENDELER Anleggsmidler Faste eiendommer og anlegg Utstyr, maskiner og transportmidler Utlån Aksjer og andeler Pensjonsmidler 12 342 307 218 6 123 233 564 296 706 132 635 535 139 220 838 594 5 065 993 789 11 426 362 715 5 718 351 315 287 813 478 617 923 261 209 880 123 4 592 394 538 Omløpsmidler Kortsiktige fordringer Konserninterne kortsiktige fordringer Premieavvik Aksjer og andeler Sertifikater Obligasjoner Kasse, postgiro, bankinnskudd SUM EIENDELER 1 837 874 377 287 076 527 83 360 130 443 455 369 170 371 090 247 198 593 528 786 134 77 626 534 14 180 181 594 1 730 579 660 278 936 917 63 218 115 349 393 343 140 075 211 359 950 810 433 355 677 105 649 587 13 156 942 375 1 448 093 749 117 968 199 102 279 393 514 973 258 78 701 497 82 507 368 566 987 441 -15 323 408 1 333 652 506 101 523 754 116 164 509 487 321 569 78 686 952 43 266 855 522 012 274 -15 323 408 Langsiktig gjeld Pensjonsforpliktelser Langsiktig gjeld 11 898 601 309 6 533 279 273 5 365 322 036 11 049 436 818 6 111 549 546 4 937 887 272 Kortsiktig gjeld Kassekredittlån Annen kortsiktig gjeld Premieavvik SUM EGENKAPITAL OG GJELD 833 486 537 0 784 810 315 48 676 222 14 180 181 594 773 853 051 0 722 931 304 50 921 747 13 156 942 375 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Disposisjonsfond Bundne driftsfond Ubundne investeringsfond Bundne investeringsfond Regnskapsmessig mindreforbruk Kapitalkonto Endring i regnskapsprinsipp som påvirker AK drift Anleggsmidler Volumveksten i faste eiendommer, anlegg, utstyr og maskiner skyldes nye investeringer. Verdiøkningen i aksjer og andeler skyldes økt egenkapitalinnskudd i KLP med 11,0 millioner kroner. Startlån Volumet på startlån har netto økt med 17,2 millioner kroner fra 2013, og er totalt på 619,4 millioner kroner. Øvrige utlån er sosiale lån. Noen nøkkeltall: Brutto endring utlånsvolum med 87,8 millioner kroner. Lånekundene har innbetalt totalt 16,9 millioner kroner i renter og 70,9 millioner kroner i avdrag. Av dette er 52,8 millioner kroner ekstraordinære avdrag som settes av til bundet investeringsfond. Fondet benyttes til nedbetaling av lån i 2015. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 89 -152- Det er kun avskrevet lån for 9 000 kroner. I løpet av 2015 legger rådmannen fram en sak med sikte på å avskrive uerholdelige lån i størrelsesorden 3-4 millioner kroner. Det er tatt opp 60 millioner kroner i nye innlån fra Husbanken (startlån). Finansielle omløpsmidler Kommenteres under kapittelet Finansposter. Kortsiktige fordringer Restanseprosenten for 2014 på kommunale krav viser en nedgang sammenlignet med 2013. I 2014 ble restanseprosenten 1,23 mot 1,77 i 2013. Det har aldri tidligere vært så lav restanseprosent. Restansebeløpet er på 13,2 millioner kroner av utfakturert beløp på 1 073,8 millioner kroner. Det har vært en økning i utfakturert beløp på 72,1 millioner kroner fra 2013. Den største økningen er i eiendomsavgifter og diverse fakturering. De øvrige kravstypene har hatt en normal økning i utfakturert beløp fra 2013. Fond Status og utvikling Tall i tusen kroner 01.01.2014 101 524 116 164 487 322 78 687 783 696 Disposisjonsfond Bundne driftsfond Ubundne investeringsfond Bundne investeringsfond Sum Endring 16 444 -13 885 27 652 15 30 226 31.12.2014 117 968 102 279 514 973 78 701 813 922 Utvikling i fond viser at det økonomiske handlingsrommet marginalt er bedret, men det er fortsatt stramt. Dette gjelder spesielt for frie drifts- og investeringsfond. I forhold til totalvolum og framtidig behov for reserver og egenkapital, har kommunen fortsatt lite reserver. Status på større disposisjonsfond: Fritt disposisjonsfond – 43,7 millioner kroner. Overskuddsfond virksomheter – 16,4 millioner kroner. Næringsfond – 15,8 millioner kroner. Prisregulering av fond etter kapitaluttak i FEAS – 20,1 millioner kroner. Klima og energifond – 3,3 millioner kroner. Avsetning til finansiering av økt kompensasjon for frivillig helgearbeid sommeren 2014 innen Seksjon for helse og velferd har en restsaldo på 2,8 millioner kroner. Nytt driftsfond «øremerket» investeringer avsatt fra mindreforbruket i 2013 - 10 millioner kroner. I henhold til budsjett- og regnskapsforskriftene, er det ikke mulig å avsette driftsmidler direkte til investeringsfond. Avsetninger som ovennevnte prisreguleringsfond og nytt driftsfond internt øremerket investeringer, må derfor vurderes i sammenheng med aktuelle investeringsfond. Konkret gjelder dette investeringsfond etter kapitaluttak i FEAS og fritt investeringsfond (UK2004). De bundne driftsfondene er ubrukte øremerkede tilskudd, ubrukte etablerings- og utbedringstilskudd og selvkostfond (vann, avløp, renovasjon, feier og byggesak). Det er i 2014 brukt netto 19,6 millioner kroner av selvkostfondene. Utviklingen i disse fremkommer i tabellen nedenfor. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 90 -153- Utvikling i selvkostfond Tall i tusen kroner 01.01.2014 846 25 467 3 533 1 408 541 3 986 35 782 Vann Avløp Renovasjon Renovasjon slamtømming Feier Byggesak Sum Endring 206 -17 348 -2 692 -267 -95 568 - 19 628 31.12.2014 1 052 8 119 842 1 142 446 4 554 16 154 Status på større ubundne investeringsfond: Fritt disponibelt investeringsfond (UK2004) – er redusert fra 43,3 millioner kroner til 31,5 millioner kroner. I investeringsbudsjettet for 2015 er det netto budsjettert å bruke 8,6 millioner kroner av dette fondet. Investeringsfond etter kapitaluttak i FEAS er 240,3 millioner kroner. Avkastning etter prisjustering brukes til finansiering av driftsbudsjettet. Fondsbeholdning etter salg av bolig- og næringstomter er 102,7 millioner kroner. Næringsfond på 15,1 millioner kroner. Investeringstilskudd fra Husbanken i forbindelse med helsehuset på 29,3 millioner kroner er satt av på nytt investeringsfond. Rådmannen kommer tilbake til bruk av dette fondet i 2015 i samsvar med formålet med tilskuddet. Diverse fond avsatt for å finansiere investeringer. Det er blant annet satt av et fond på 27,1 millioner kroner til delfinansiering av nytt sykehjem på Østsiden. Inntektsføring av fondet blir gjort i 2015. Salgsinntekter etter salg av uhensiktsmessige boliger er satt av på fond til finansiering av nye hensiktsmessige boliger. Fondet har en saldo på 44,9 millioner kroner. Dette vil gradvis bli brukt til delfinansiering av BoSo-planen. Bundne investeringsfond gjelder hovedsakelige utlånsvirksomheten (etablerings- og startlån). Ekstraordinære avdrag fra formidlingslån/startlån er mottatt og avsatt med 52,7 millioner kroner. Fondet skal benyttes til nedbetaling av lån i 2015. Langsiktig gjeld Gjeldsutvikling Tall i millioner kroner Saldo 01.01. 2014 Nytt låneopptak i 2014 Nye startlån i 2014 Avdrag i driftsregnskapet Avdrag i investeringsregnskapet Saldo 31.12.2014 2014 4 937,9 615,0 60,0 185,0 62,5 5 365,3 Tabellen viser utviklingen i låneporteføljen. Alle lån er tatt opp i samsvar med bystyrevedtak. I tillegg til lånegjeld har kommunen pensjonsforpliktelser på 6,5 milliarder kroner. Dette føres som en del av kommunens totale gjeld. Tilsvarende føres kommunens pensjonsmidler på 5,1 milliarder som en eiendel i balansen. Ubrukte lånemidler er oppført med totalt 121,3 millioner kroner. Av dette skal 57,6 millioner kroner finansiere investeringer, mens det resterende gjelder startlån for videreutlån. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 91 -154- Likviditetsgrad Likviditetsgrad 1 3,5 3,0 2,53 2,5 2,70 2,24 2,21 2013 2014 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 2011 2012 Likviditetsgrad 1 viser forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld, og uttrykker kommunens evne til å dekke kortsiktige forpliktelser. Likviditetsgrad 1 tar utgangspunkt i alle omløpsmidlene og bør være over 2. Som vist i grafen endte likviditetsgrad 1 på 2,21 i 2014. Dette er nedgang fra 2013, men den er fortsatt over det anbefalte nivået. Nedgangen indikerer at økningen i den kortsiktige gjelden er større enn veksten i omløpsmidlene. Finansforvaltning Kort om markedet i 2014 Utviklingen i verdensøkonomien i 2014 var ikke ensartet. De store utfordringene etter finanskrisen i 2008 er fortsatt ikke løst for Europa og mange land har store utfordringer med både lav vekst, høy arbeidsledighet og svært lav inflasjon. I USA er den økonomiske veksten økende og arbeidsledigheten er fallende. De store stimulanseprogrammene i form av statlig kapitaltilførsel ble kuttet i 2014. Forhåpentligvis vil optimismen i USA kunne smitte over på resten av verden fremover. I 2014 ble risikoen spesielt i det norske aksjemarkedet mer synlig i løpet av høsten. Oljeprisen mer enn halverte seg, noe som medførte at oljerelaterte aksjer opplevde store verdifall. Norsk økonomi blir ofte karakterisert med å være i utakt med verden for øvrig. En lavere oljepris er godt nytt for store deler av verdensøkonomien. Andelen oljerelatert industri på Oslo Børs er fallende, og positiv utvikling for flere andre industrier medførte at Oslo Børs endte året med en oppgang på 5 prosent. De globale aksjemarkedene steg rundt 9,5 prosent, men en kraftig kronesvekkelse gjennom året medførte at avkastningen målt i norske kroner ble rundt 28 prosent. Den største overraskelsen i 2014 var at de historisk lave globale rentenivåene falt ytterligere. Avkastningen i norske og globale renter ble derfor meget god samtidig som vi fikk en større innsparing i renteutgiftene enn forutsatt. Gjeldsportefølje Fordeling av gjeldsporteføljen Saldo Andel Lån med fast rente: Rentebinding > 1 år 2 349 776 102 43,85 % Rentebinding < 1 år Sum rentebinding 2 667 341 629 5 017 117 731 49,77 % 93,62 % Flytende rente (p.t. vilkår) 342 123 539 6,38 % Diverse lån Sum total 5 663 401 5 365 322 036 100,00 % ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 92 -155- Diverse lån består av billån i Nordea med 3,6 millioner kroner, gjeld overfor Fredrikstad fotballklubb på 2,0 millioner kroner og noen smålån på 0,44 millioner kroner. Gjeldsposten overfor FFK er en del av oppgjøret ved kjøpet av Fredrikstad stadion. Det totale gjeldsvolumet er på i underkant av 5,4 milliarder kroner. Gjelden er fordelt mellom startlån i Husbanken, lån i Kommunalbanken og lån i KLP. Gjennomsnittlig vektet rente er 2,66 prosent (3,13 prosent i 2013). Durasjonen (vektet gjennomsnittlig rentebindingstid) er på 1,64 år. Sistnevnte er i samsvar med finansstrategien som legger vekt på forutsigbarhet i rentekostnadene. Nedenfor følger en detaljert oversikt over gjeldsportefølje per 31. desember 2014. Denne legges til grunn for refinansieringer i 2015. Fordeling av porteføljen per lån ISIN/lånenummer og lånegiver Husbanken 11495341.10 11498027.10 11503561.10 11505316.20F 11505867.10F 11507753.20F 11508899.10 11508899.40 11513011.10 11513011.40 11516864.10 11516864.40 11520509.10 11520509.30 11520509.40 11524019.10 11528671 11528671.20 Verdipapirmarkedet NO0010670094 NO0010692114 NO0010715022 NO0010715204 NO0010722630 NO0010724222 NO0010724230 NO0010727852 NO0010727860 Kommunalbanken 20100322 20100637 20110612 20120253 20140114 20140515 KLP 8317.53.14744 SWAP 1 WSS20060111911443(b) WSS20060111911443(b) NO0010719982 Delportefølje Saldo Forfall Rente vilkår Neste rentereg. 43 309 185 32 894 730 45 302 286 33 181 810 41 595 254 20 346 475 45 866 841 17 608 275 45 191 629 50 000 000 75 000 000 75 000 000 37 300 525 75 000 000 37 500 000 75 000 000 29 500 000 30 000 000 809 597 010 01.06.2029 01.05.2027 01.04.2029 01.01.2033 01.04.2033 01.01.2034 01.04.2034 01.04.2032 01.04.2032 01.10.2032 01.03.2041 01.12.2036 01.04.2042 01.10.2042 01.01.2043 01.05.2043 01.06.2044 01.12.2044 3,100 % 3,100 % 2,287 % 2,182 % 2,188 % 2,188 % 3,100 % 3,100 % 3,000 % 2,879 % 2,869 % 2,673 % 2,379 % 2,182 % 2,182 % 2,188 % 2,188 % 2,188 % 01.01.2016 01.01.2016 01.09.2022 Fredrikstad-SP1M -Obligasjon-Forfall 15.01.18 Fredrikstad - OBL - Fast 3,085 % - 22.10.18 Fredrikstad - DNB - SRT 9MND - 10.04.15 Fredrikstad - DBM - Fast 2,36 - 22.07.19 Fredrikstad - DNB - SRT 12MND - 27.10.15 Fredrikstad - DNB - Fast 5 år - 18.11.19 Fredrikstad - SEB - SRT 6MND - 19.05.15 Fredrikstad - Swedbank - SRT 3MND - 17.03.15 Fredrikstad - DNB - SRT 6MND - 10.06.15 Sum verdipapirmarkedet 240 000 000 290 000 000 290 000 000 270 000 000 250 000 000 220 000 000 280 000 000 263 000 000 110 000 000 2 213 000 000 15.01.2018 21.10.2018 10.04.2015 22.07.2019 27.10.2015 18.11.2019 19.05.2015 17.03.2015 10.06.2015 2,865 % 3,085 % 1,820 % 2,360 % 1,755 % 2,070 % 1,700 % 1,690 % 1,790 % 15.01.2018 21.10.2018 10.04.2015 22.07.2019 27.10.2015 18.11.2019 19.05.2015 17.03.2015 10.06.2015 Fredrikstad - KB - Fast 3,72 % - 2015 Fredrikstad - KB - Fast 3,75 % - 2015 Fredrikstad - KB - Fast 5 år - 3,46 % - 2016 Fredrikstad - KB - Fast 5 år - 3,35 % - 16.05.17 Fredrikstad - KBN - 12MND sert. - 04.03.15 Fredrikstad - KBN - SRT 9MND - 10.06.15 Sum Kommunalbanken 263 000 000 198 000 000 429 494 260 286 000 000 300 000 000 200 000 000 1 676 494 260 17.06.2015 08.10.2038 27.10.2038 16.05.2043 04.03.2015 10.06.2015 3,720 % 3,750 % 3,460 % 3,350 % 1,775 % 1,805 % 17.06.2015 08.10.2015 27.10.2016 16.05.2017 04.03.2015 10.06.2015 Fredrikstad - KLP - Fast 2,79 % - 30.10.17 Sum KLP 192 000 000 30.10.2017 192 000 000 2,790 % 30.10.2017 SWAP 1 - Fredrikstad betaler fast 5.33 % SWAP 1 - Fredrikstad betaler fast 5.33 % Fredrikstad - SEB - SRT 6 MND - 13.03.15 Sum Swap 1 249 150 000 13.09.2015 -249 150 000 13.09.2015 249 150 000 13.03.2015 249 150 000 5,330 % 1,780 % 1,780 % 13.09.2015 13.09.2015 13.03.2015 Fredrikstad - HB - Fast 3,10 % 11/16 Fredrikstad - HB - Fast 3,10 % 11/16 Fredrikstad - HB - Fast 2,29 % 12/22 Fredrikstad - HB – Flytende Fredrikstad - HB – Flytende Fredrikstad - HB – Flytende Fredrikstad - HB - Fast 3,10 % 11/16 Fredrikstad - HB - Fast 3,10 % 11/16 Fredrikstad - HB - Fast 3,00 % 10/15 Fredrikstad - HB - Fast 2,88 % 11/21 Fredrikstad - HB - Fast 2,87 % 11/21 Fredrikstad - HB - Fast 2,67 % 12/22 Fredrikstad - HB - Fast 2,38 % 12/32 Fredrikstad - HB – Flytende Fredrikstad - HB – Flytende Fredrikstad - HB – Flytende Fredrikstad - HB – Flytende Fredrikstad - HB – Flytende Sum Husbanken ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 93 -156- 01.01.2016 01.01.2016 01.08.2015 01.11.2021 01.11.2021 01.03.2022 01.09.2032 ISIN/lånenummer og lånegiver SWAP 3 2010102801242(b) 2010102801242(b) NO0010723067 Diverse lån Delportefølje Saldo SWAP 3 - Fredrikstad betaler - Fast 5.25 % SWAP 3 - Fredrikstad betaler - Fast 5.25 % Fredrikstad - DNB - SRT 6 MND - 04.05.15 Sum Swap 3 Nordea - Billån samlet Fredrikstad Fotballklubb Opplysningsvesenets fond Diverse lån Forfall 49 000 000 01.11.2015 -49 000 000 01.11.2015 219 000 000 04.05.2015 219 000 000 Rente vilkår Neste rentereg. 5,250 % 1,610 % 1,620 % 01.11.2016 01.11.2016 04.05.2015 3 638 401 2 000 000 417 364 25 000 Sum 5 365 322 035 I vurderingen av den totale låneporteføljen og rentetilknytningen, må det tas hensyn til volum, fondsbeholdning som gir renteinntekter og inntektsstrømmene som betjener renter og avdrag. Omtrent 50 prosent av låneporteføljen betjenes av eksterne inntekter. Det resterende dekkes innenfor kommunenes frie inntekter. Staten gir rentekompensasjoner og dekker delvis avdrag på et lånevolum på omtrent 460 millioner kroner. Dette gjelder investeringer i omsorgsboliger, sykehjem, skolebygg og rehabilitering av kirkebygg. Rentene følger Husbankens flytende renter, og vi bør derfor også minimum ha lån som følger flytende renter på tilsvarende andel av låneporteføljen for å redusere denne renterisikoen. Vi har lånt ut 619 millioner kroner gjennom ordningen med startlån (Husbanken) til kommunens innbyggere. Dette er lånt ut med en blanding av flytende og faste renter. Omtrent 1,4 milliarder kroner er finansiering av vann-, avløps- og renovasjonsanlegg som dekkes av de kommunale avgiftene. I tillegg kommer lån til bygging og kjøp av ulike omsorgs- og kategoriboliger, kjøp av Fredrikstad stadion og biler. Leietakere og brukere betaler her husleie og interne overføringer som dekker kostnadene. Langsiktig likviditet Kommunen har en tredelt målsetting knyttet til plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva adskilt fra kommunens midler beregnet for driftsformål: 1. Opprettholde realverdi (prisjustering) på en definert del av langsiktige finansielle aktiva. 2. I den grad kommunens økonomi tilsier det bør det avsettes til bufferfond som et virkemiddel til bruk i perioder med lav avkastning/svikt i forhold til budsjettforutsetningene slik at kortsiktige svingninger i finansmarkedet ikke gir umiddelbar negativ effekt i forhold til kommunens tjenesteproduksjon. 3. Søke å oppnå avkastning på langsiktige finansielle aktiva som i gjennomsnitt er 1,7 prosentpoeng høyere enn et risikofritt alternativ til akseptabel risiko. Bidrag fra den samlede finansforvaltningen skal i minst mulig grad være utslagsgivende for kommunens tjenesteproduksjon for øvrig. Dette forutsetter realistiske budsjettanslag gjennom ordinær budsjettprosess og i den grad er mulig skal det settes av til et bufferfond. Den langsiktige porteføljen består av investeringsfond og opparbeidet avkastning. Løpende avkastning/verdistigning har stort sett vært brukt til å finansiere driftsnivået og ikke til styrking av framtidig handlefrihet gjennom avsetning til bufferkapital i form av et disposisjonsfond. Det er en utfordring at avkastningen benyttes til å finansiere driften før pengene er opptjent. Ideelt sett burde avkastningen først vært opptjent og i ettertid benyttet til finansiering av driften, alternativt satt av til fond. Kommunens økonomiske handlingsrom har ikke gitt mulighet for dette. I forvaltningen legger vi vekt på likviditet, risiko og avkastningsmuligheter. Hele porteføljen er likvid og kan innløses i penger i løpet av tre dager, dersom behovet er til stede. En del av porteføljen vil til en hver tid være plassert i pengemarkedsfond som også er tilpasset kravene til forvaltning av kortsiktig ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 94 -157- likviditet med hensyn på risiko og avkastning. Denne delen av den totale likviditeten følges opp og rapporteres sammen med langsiktig likviditet. Dette blir et risikoreduserende element, samtidig som vi reduserer noe på det definerte omfanget på langsiktig likviditet. Investeringsproduktene som benyttes skal være oversiktlige og relativt enkle å forstå. Risikoavklaring er viktigere enn tilsynelatende avkastningsmuligheter. Fordelingen mellom aktivaklassene er innenfor rammene som er nedfelt i finansreglementet. I forvaltningen av den langsiktige porteføljen legges det opp til en relativt stor grad av forutsigbarhet, det fokuseres mer på langsiktig avkastning og mindre på kortsiktige svingninger. Sannsynligheten for negativ avkastning et enkelt år er 8 prosent. Verdifall i henhold til Finanstilsynets definisjon av stresstest er -9 prosent. I 2014 har risikoen i porteføljen gjennomgående vært lavere enn normalposisjonen i finansreglementet som følge av undervekt i aksjer. I desember ble det overført 60 millioner kroner fra porteføljen til driftskontoen i banken for å styrke likviditeten. Reduksjonen ble tatt gjennom reduksjon i pengemarkedsporteføljen slik at denne ble vektet ned, mens aksjer og obligasjoner ble tilsvarende vektet opp. Porteføljen ligger innenfor tillatte rammer i kommunens finansreglement. Undervekten i aksjer har bidratt negativt med cirka 0,4 prosentpoeng. Forvalterne har i sum bidratt med cirka 0,5 prosentpoeng meravkastning. I de ulike delporteføljene er det lagt stor vekt på å benytte fondskombinasjoner som samlet har gode egenskaper. Porteføljen skal minimum rebalanseres når porteføljevektene når minimums- eller maksimumsgrensene. Det har de siste årene vært et generelt fokus på forvaltning av kommunale midler, herunder ulike investeringsprodukter, forholdet rundt selgere og rådgivere samt hvilke midler kommunen har brukt til investeringer (for eksempel lånte midler). Kapitalforvaltningen i Fredrikstad kommune er bygget opp rundt strenge krav til valg av forvaltere og produkter for alle investeringer. Det er en grundig prosess som gjennomføres før det tas beslutninger om bruk av nye forvaltere eller produkter. Dette benyttes konsekvent for alle investeringsbeslutninger i fondsforvaltningen. Fordeling av langsiktig portefølje Obligasjoner (Norge) Obligasjonsfond utland Pengemarkedsfond Aksjer Norge (fond) Aksjer utland (fond) Bankinnskudd 2014 244 593 613 284 192 521 247 198 593 52 492 566 117 454 442 19 637 945 951 372 Andel 25,9 % 30,0 % 26,1 % 5,6 % 12,4 % 2013 230 294 735 203 060 942 359 950 810 48 320 484 91 369 758 Andel 24,7 % 21,8 % 38,6 % 5,2 % 9,8 % 932 996 729 2012 219 542 720 324 799 270 230 941 492 40 255 220 70 538 518 886 077 220 andel 24,8 % 36,6 % 26,1 % 4,5 % 8,0 % 2011 303 157 969 202 352 373 224 494 221 33 766 712 65 742 331 829 543 849 Avkastning i prosent Totalportefølje - Obligasjoner - Pengemarked - Aksjer 2014 2013 2012 2011 7,85 % 7,37 % 2,38 % 21,69 % 5,30 % 2,39 % 2,28 % 26,01 % 6,81 % 7,70 % 2,85 % 11,38 % 3,21 % 6,18 % 3,00 % - 9,12 % En avkastning på 7,85 prosent tilsvarer en verdistigning på 72,9 millioner kroner. I dagens lavrenteregime må dette vurderes som tilfredsstillende. Årsaken til at de globale fondene har bedre avkastning enn de norske fondene, er at rentenedgangen globalt var sterkere enn i Norge. Dette ga store kursgevinster for fondene. Dette kan gi større utfordringer for 2015 siden potensialet for ytterligere globalt rentefall er redusert og aksjeandelen ligger nær målsettingen. Investeringsstrategien er utformet med bakgrunn i kommunens målsettinger og risikobærende evne, og har som nevnt en langsiktig forventet avkastning som på indeksnivå er 1,7 prosent poeng høyere enn en bankrente over tid. I 2014 er det oppnådd en meravkastning sammenlignet med bankrenten ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 95 -158- andel 36,6 % 24,4 % 27,1 % 4,1 % 7,9 % på 6,15 prosent. Reell oppnådd meravkastning i forhold til bankrenten er fra 2003 på 4,2 prosentpoeng per år. Kommunens vedtatte strategi vil forventningsmessig forklare det meste av oppnådd avkastning og svingninger i denne over tid. Frihetsgrader i strategien gir innenfor spesifiserte risikorammer mulighet til aktive valg rundt seleksjon (valg av forvaltere) og allokering (avvik fra strategivekter). Oppnådd avkastning siden oppstart i 2003 er cirka 104 prosent. Porteføljen har oppnådd cirka 3,5 prosentpoeng høyere avkastning enn referanseindeksen/finansreglement. Allokeringsbeslutninger (avvik fra strategiske vekter i strategien), har i sum bidratt med cirka 4,6 prosentpoeng mindreavkastning hovedsakelig på grunn av undervekt i aksjer. Seleksjonsbeslutninger (valg av forvaltere), har i sum bidratt med cirka 8,6 prosentpoeng meravkastning. - Kostnader i forvaltningen Forventet meravkastning for kommunens investeringsstrategi er som nevnt over tid 1,7 prosent i forhold til en bankplassering. Et viktig virkemiddel for å oppnå dette er å holde kostnadselementet i forvaltningen så lavt som mulig. Verdipapirfond har årlige forvaltningshonorar som varierer mellom aktivaklassene, forvalterne og investert beløp. Variasjonene er størst innenfor aksjefond som følge av ulike forvaltningsstiler, minsteinnskudd med mer. Oppnådd avkastning er etter fradrag for kostnader. - Kortsiktig likviditet/driftslikviditet Den kortsiktige likviditeten er plassert i bankinnskudd og følger flytende NIBOR-renter (renter som gjelder bankene mellom i det interne bankmarkedet) med positive marginer. Renten har i snitt vært omtrent på 2,8 prosent. - Rådgivingsavtaler Fredrikstad kommune benytter eksterne rådgivere i forvaltning av gjeldsporteføljen og den langsiktige forvaltningsporteføljen. Alle beslutninger tas av kommunen. Internkontroll (Kommunelovens § 48-5) Internkontroll er en del av rådmannens planmessige arbeid. Målsettingen med internkontroll er å gi god sikkerhet for måloppnåelse. Hovedformålene er blant annet å få en målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift innenfor rammene gitt av bystyret. Overholdelse av lover og regler, internt regelverk og pålitelig intern og ekstern rapportering er viktige elementer i arbeidet. Rådmannen har fokus på at kommunen har en betryggende internkontroll. Gode internkontrollsystemer i forvaltningen er alene ikke nok. Holdninger og verdier vil alltid utgjøre et viktig bærende element. Dette er et viktig element i arbeidet med felles verdigrunnlag og arbeidet gjennom ledelsesutviklingsprogrammet for kommunens ledere - fra rådmann til avdelingsledere. God internkontroll krever samspill mellom mange elementer, både av systemer og faktisk kontroll. Innføring av gode elektroniske verktøy er en av nøkkelfaktorene. FREKIT er en viktig plattform for informasjon og kommunikasjon internt. Kvalitets- og avvikssystemet er tilgjengelig for alle ansatte og oppdateres fortløpende med rutiner, veiledere og skjemaer. Det er etablert en organisasjonsdatabase. Ulike fagsystemer vil kunne hente inn opplysninger om ansatte på et sted med hensyn til stilling, funksjon, fullmakter og riktige it-tilganger. Kommunens planog økonomifunksjon er sentralisert i Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling. Målsettingen er å styrke økonomi- og analysekompetansen i et større fagmiljø noe vi gradvis vil se positiv effekt av. Gjennom sist år har kursaktiviteten innen praktisk regnskap og økonomistyring økt. Målgruppene for kurs spenner fra merkantilt ansatte til ledere. Kommunens internkontroller er direkte underlagt rådmannen. Dialogen med Østfold kommunerevisjon IKS og kontrollutvalget sikrer viktige innspill i arbeidet med god internkontroll. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 96 -159- FREDRIKSTAD KIRKELIGE FELLESRÅD Kjerneoppgaver Kjerneoppgavene til Fredrikstad kirkelige fellesråd omfatter: Kirkelige handlinger som dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd Ansvaret for å ivareta samfunnets oppgaver med gravferdstjenester og kremasjon Barne- og ungdomsarbeid, diakoni og omsorgsarbeid Kirkemusikk – kirkelig kulturarbeid Forvalte kirkebygg, herunder fredede og verneverdige bygninger Drive trosopplæringstiltak i samtlige menigheter Forkynnelse av evangeliet i gudstjenester og andre sammenhenger Organisering Fredrikstad kirkelige fellesråd er en egen selvstendig virksomhet bestående av 10 menigheter, og er ansvarlig for den forvaltningsmessige driften av kirken og kirkegårdene. Fellesrådet er arbeidsgiver for alle lokalt kirkelig ansatte og ivaretar kontakten med Fredrikstad kommune, mens menighetsrådene er ansvarlige for det lokale kirkelige arbeidet. Viktige hendelser 2014 Ny kirkeverge Ny kirkeverge er ansatt. Restaurering av domkirken startet opp Våren 2014 startet den store og omfattende restaureringen av domkirken med blant annet nytt tak. Nye salmebøker tatt i bruk Den norske kirke fikk ny salmebok høsten 2013. I løpet av 2014 er nye salmebøker kjøpt inn og tatt i bruk i alle kirkene i Fredrikstad. Utvikling Andel døpte i % av fødte Andel konfirmanter i % av 15-åringer Antall vigsler 2011 66,1 55,8 Antall begravelser Antall kremasjoner 2014 56,5 55,3 126 136 128 131 60 42 45 38 38 29 38 45 558 62 898 544 59 334 566 57 989 549 55 640 700 286 717 282 715 291 718 312 Antall skole-/barnehagegudstjenester Antall klassebesøk Antall hovedgudstjenester søndag, helligdag Antall deltakere v/ gudstjenester Historikk/Status 2012 2013 66,5 56,8 58,0 55,7 Det er liten endring på de fleste områdene. Nedgangen i antall deltakere ved gudstjenester kan skyldes at telling av deltakere er endret i forhold til tidligere og at flere fellesgudstjenester (gudstjenester hvor alle menigheter deltar) kan gi en nedgang i antall deltakere da ikke alle ønsker å delta i på denne typen arrangementer. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 97 -160- Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % Brutto utgifter 65 533 63 416 - 2 117 -3,3 Brutto inntekter 29 745 26 983 2 762 10,2 Netto resultat 35 788 36 433 645 1,8 Avvik mellom på bruttotallene skyldes i hovedsak merutgifter til vikarer, kjøp av varer og tjenester og merinntekter på sykelønnsrefusjoner, salgs- og leieinntekter og andre refusjoner. Stillingen som kirkeverge var også vakant deler av året. Styrkingen av budsjettrammen fra Bystyret er brukt til innkjøp av nye salmebøker samt styrking av kirkegårdsbudsjettet som forutsatt. Investeringer Rehabilitering av Domkirken ble satt i gang i 2014. Fase 1 med rehabilitering av tårn og deler av skip er gjennomført i 2014. Fase 2, rehabilitering av resten av skipet fortsetter i 2015. Reguleringsplanen for utvidelse av Østre Fredrikstad gravlund ble vedtatt høsten 2014 og arbeid med detaljplanlegging er i gang. Planlegging av utvidelse Rolvsøy kirkegård ble ikke startet opp i 2014, men vil bli startet tidlig i 2015. Arealet er regulert og detaljplanlegging er i gang med tanke på utførelse 2015-2016. Den generelle investeringsrammen for 2014 er benyttet innkjøp av utstyr til kirkegårdene, nytt toalett på Rolvsøy kapell, ny drenering rundt Vestre kapell, planarbeid for rehabilitering av Kråkerøy kirke og for nytt vann og avløp til Onsøy kirke. ÅRSRAPPORT 2014 – FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 98 -161- VEDLEGG 1. Revisors beretning 2. Likestillings- og inkluderingsrapport -162- Revisors beretning -163- -164- Likestillings- og inkluderingsrapport Alle kommuner er pålagt å arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Dette er hjemlet i likestillingslovens § 1A, diskrimineringslovens § 3A og likestillingsog tilgjengelighetslovens § 3. Likestillingsarbeid er å ha like mye fokus på individ og mangfold som kjønn. Ha likeverdighet, toleranse for flerkulturelle, respekt for funksjonshemmede og dermed gi mulighet og inkludere alle for å delta i det sosiale rom. Det skal i kommunens årsrapport redegjøres for faktisk tilstand, igangsatte og planlagte aktiviteter når det gjelder kjønn, etnisitet, religion og nedsatt funksjonsevne. Plandokumenter som ligger til grunn for arbeidet med likestilling og inkludering: Kommuneplanen 2011-2014 Fredrikstad kommunes arbeidsgiverstrategi 2011-2015 IA- avtalen delmål 3 IA avtalen – handlingsplan for Fredrikstad kommune 2014-2018 Arbeidsgiverstrategien ivaretar intensjonen i IA-avtalen. Nedenfor kommenteres mål, utfordringer og måloppnåelse i forhold til de fire satsingsområdene i arbeidsgiverstrategien. Arbeidsgiverstrategien har som hovedmål: 1. Fredrikstad kommune er en arbeidsplass med gode ledere og ansvarlige, myndiggjorte og kompetente medarbeidere i et mangfoldig arbeidsmiljø. 2. Fredrikstad kommune er en attraktiv arbeidsgiver. Arbeidsgiverstrategiens 4 innsatsområder: 1. Identitet Felles verdisett utarbeidet. Implementering og bevisstgjøring i alle virksomheter og arbeidsplasser pågår løpende. Delmål: Innvandrerbefolkningens sammensetning og størrelse i Fredrikstadsamfunnet gjenspeiles blant kommunens ansatte. Medarbeiderne i kommunen har inkluderende holdninger og god tverrkulturell forståelse. Kvinnelige og mannlige medarbeidere i Fredrikstad kommune er likestilt med hensyn til lønn, stillingsstørrelse, avansement og opplæring. Fredrikstad kommune har oppfylt målene om økt sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. Utfordringer: Mange av kommunens flerkulturelle innbyggere har dårlige språkferdigheter i norsk. Dette vanskeliggjør rekruttering. Måloppnåelse: Kommunen hadde 90 lærlinger i henhold til Plan for lærlinger. 24 prosent av disse var ikke etnisk norske. Kommunen opprettet et prosjekt Praksisplass i samarbeid med NAV. Formålet er å benytte kommunens arbeidsplasser som arena for jobbpraksis for eksterne personer med nedsatt arbeidsevne eller som av andre grunner har vanskeligheter med å komme ut i arbeid. Per 31. desember 2014 var 82 personer i praksis i Fredrikstad kommune. Målet om å øke andelen kvalifiserte lærere med minoritetsbakgrunn er et langsiktig arbeid som i stor grad kommuniseres ut ved at Fredrikstad kommune er representert på utdanningsinstitusjonene ved karrieredager og lignende. Det er også gitt ansatte morsmålslærere tilbud om å delta i videreutdanning via Nasjonalt senter for flerkulturell opplæring for å kvalifisere seg for undervisningsstillinger i grunnskolen. -165- 2. Leder – og medarbeiderutvikling Utvikle felles plattform for god og effektiv ledelse. Ledere er tydelige og inkluderende rollemodeller. Medarbeidere er aktive, reflekterte og ansvarlige med høy etisk bevissthet. Måloppnåelse: Lederutviklingsprogram for virksomhetsledere og avdelingsledere (LUP) er videreført. Målet er å styrke en felles plattform for god og effektiv ledelse. Programmet inneholder ledernettverksprogram hvor ledere er sammensatt på tvers i organisasjonen og en kunnskapsbase hvor kurs i praktisk ledelse tilbys. Mangfold, likestilling og inkludering har vært aktuelle temaer. Fredrikstad kommune har inngått en intensjonsavtale om å være rasismefri sone. Alle virksomheter har mottatt materiell til bruk i personalgruppene. Temaet rasismefri sone har vært gjennomgått i våre lederutviklingsprogram. Som en part i et Østfold-samarbeid har Fredrikstad kommune vært med på å lage kurs i flerkulturell forståelse. Disse kursene blir satt opp for alle kommuner i fylket. Fredrikstad kommune har gjennomført kurs internt i 2014. Det var fulltegnet. Mange medarbeidere har også deltatt på kurs i andre kommuner. 3. Helsefremmende arbeid Fredrikstad kommune arbeider godt og systematisk med forebyggende og helsefremmende HMSarbeid og oppfyller de interne målene som er satt for IA-arbeidet i perioden 2014-2018. Måloppnåelse: Arbeidet tilrettelegges for ansatte som trenger annet arbeid av helsemessige årsaker så langt det er mulig. Virksomhetene åpner kommunens arbeidsplasser som praksis- og utprøvingsarena for eksterne i økt grad ved hjelp av egen praksisplasskoordinator. NAV er samarbeidspartner. Det arbeides målrettet med nærværsfaktorer i virksomhetene. Arbeidstakere som trenger annet arbeid av helsemessige årsaker omplasseres/omstilles til annet arbeid i kommunen. I 2014 gikk 25 medarbeidere over i annet arbeid av helsemessige årsaker. Virksomhetene melder om stor vilje for tilrettelegging, men evnen til å tilrettelegge er begrenset av mange faktorer. Den vesentligste er hensynet til øvrige arbeidstakeres arbeidssituasjon. 4. Konkurransedyktig arbeidsgiver Fredrikstad kommune arbeider aktivt og målrettet med rekruttering av nye ansatte ut i fra kommunens kompetansebehov. Måloppnåelse: Prosjekt heltidskultur er videreført. Arbeid i heltidsstillinger bør være en rettighet for alle ansatte. Ressursorganisering av virksomheter innenfor seksjonene Helse- og velferd samt barnehage innebærer faste ansatte vikarer til bruk innenfor nevnte områder. Alle medarbeidere som ønsket det i det nye helsehuset, fikk 100 prosent stillinger. Ha en kjent og synlig lønnspolitikk som bidrar til kommunens evne til å være attraktiv arbeidsgiver. I 2014 har andelen for faste heltidsansatte kvinner økt fra 45 til 47 prosent, mens det for de minste stillingsbrøkene fra 0-60 prosent er en nedgang på 3 prosent. Prosentandelen kvinner som arbeider nær 100 prosent (81-99 prosent) har økt fra 7 til 9 prosent. Heltid for menn har økt fra 75 til 76 prosent. Likestillingsutfordringer Det kjønnsdelte arbeidslivet Fredrikstad kommunes arbeidsmarked er i stor grad kjønnsdelt. Det er cirka 5 700 ansatte i kommunen. Av disse utgjør kvinneandelen cirka 80 prosent. Mer balansert kjønnsfordeling i -166- virksomhetene antas å ha gode arbeidsmiljømessige gevinster. Det er lovmessige begrensninger i forhold til hvor langt en kan gå for å rekruttere menn inn på kvinnedominerte arbeidsplasser. Unntaksbestemmelsene innenfor skole, barnehage og omsorg gir adgang til å favorisere menn, for å bedre kjønnsbalansen, dersom de står kvalifikasjonsmessig likt med kvinnelig søker. Det arbeides aktivt for at ledige stillinger søkes av både kvinner og menn. Underrepresenterte kjønn oppfordres til å søke. Rekruttering av mannlige assistenter/fagarbeidere og lærere, spesielt på barnetrinnet er viktig. Alle barnehagene har fokus på og ønsker å tilsette menn i ledige stillinger. De som har menn i barnehagen ser nytten og berikelsen det gir i barnehagemiljøet når begge kjønn er representert. Heltid/ deltidsproblematikk Dette er den største likestillingsutfordringen i Fredrikstad kommune og i Norge som helhet. Det at kvinner i langt større grad enn menn arbeider deltid gjør at kvinner taper på de fleste andre områder. Fredrikstad kommune har i sitt prosjekt heltidskultur ønsket å prioritere retten til en jobb/stilling av en størrelse det går an å leve av og oppnå gode pensjonsrettigheter i forhold til. Det er også en klar fordel for arbeidsgiver og brukere av våre tjenester at flere har 100-prosent stillinger. Den største utfordringen for å kunne øke stillingsstørrelsene vesentlig er turnusarbeid i helse- og velferdsvirksomheter. Arbeidet pågår på samme måte med tilnærmet like stor ressurs og kompetansebehov 7 dager i uka mens arbeidstakerne ønsker å ha fri mest mulig i helgene. Utfordringer knyttet til å øke stillingsstørrelsene i helse- og velferd: 1. Manglende enighet om å alminneliggjøre turnus med hyppigere helgearbeid enn hver 3. helg. 2. Den enkelte arbeidstakers ønske om å arbeide deltid innenfor Seksjon for helse og velferd. Andre utfordringer: Behovet for faglært arbeidskraft øker. Behovet for ufaglært arbeidskraft avtar tilsvarende. Dårlig språkutøvelse og forståelse hos deler av minoritetsbefolkningen. Dårlig/manglende grunnskole og yrkesopplæring hos minoritetsbefolkningen. Manglende eksamenspapirer på gjennomgått fag/yrkesopplæring. Vanskelig å vurdere realkompetansen fra innvandrerbefolkningens hjemland. Lang behandlingstid i Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen – Kunnskapsdepartementet (NOKUT). Redegjørelse for den faktiske tilstanden Kjønnsfordeling seksjoner og etater (%) 2013 Seksjoner/etater Økonomi og organisasjonsutvikling Kultur, miljø og byutvikling1) Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst - Skoleetaten - Barnehageetaten - Hjelpetjenestene - Stab Helse og velferd - Tildelingskontoret - Tjenester til funksjonshemmede - Omsorgssentre - Hjemmesykepleie - Medisinske tjenester - Friskliv og mestring Mat, vaskeri og praktisk bistand - Stab Totalt Note: 2014 Kvinner 64 .. 42 Menn 36 .. 58 Kvinner 61 61 40 Menn 39 39 60 77 96 88 65 23 4 12 35 75 93 85 76 25 7 15 24 91 79 95 94 85 82 87 71 80 9 21 5 6 15 18 13 29 20 88 78 94 87 95 76 87 67 77 12 22 6 13 5 24 13 33 23 1) Seksjon for kultur og Seksjon for miljø og samfunnsutvikling ble slått sammen til Seksjon for kultur, miljø og byutvikling i 2014. -167- Ansatte i Fredrikstad kommune fordeler seg på cirka 77 prosent kvinner og cirka 23 prosent menn. Det er 3 prosent økning menn fra 2013 til 2014. De fleste seksjonene har overvekt av kvinnelige medarbeidere. Seksjon for regulering og teknisk drift har en liten overvekt av menn blant arbeidstakerne. Størst ubalanse mellom kjønnene finnes i de typiske omsorgsyrkene innenfor barnehageetaten, hjemmesykepleien og i omsorgssentrene. Kjønnsfordeling stillingsgrupper (%) 2013 Stillingsgrupper St gr 1 Ufaglærte St gr 2 Fagarbeidere St gr 3 Stilling med krav til høyskoleutd. St gr 4 Stilling med krav til høyskoleutd. + spes. St gr 5 Arbeids-/avdelingsledere mv. St gr 6 Virksomhetsledere St gr 8 Akademikere Kvinner 81 85 84 77 70 60 44 2014 Menn 19 15 16 23 30 40 56 Kvinner 79 81 83 76 66 58 45 Menn 21 19 17 24 34 42 55 Det er en liten økning i prosentvis andel menn i alle stillingsgruppene med unntak av akademikergruppen, men dette er ingen vesentlig endring i stillingsgruppenes kjønnsfordeling. Innenfor arbeidsområder og stillingsgrupper er det størst ubalanse i kjønnsfordelingen på ufaglærte, fagarbeidere og medarbeidere på høgskolenivå. Andelen kvinner dominerer i alle stillingsgruppene med unntak av stillingsgruppe 8 akademikerne. Dette er en naturlig følge av den store kvinnedominansen som kommunen har blant sine medarbeidere. Kjønnsfordeling ledere (%) 2013 Seksjoner/etater Kommunalsjefer Etatsjefer Økonomi og organisasjonsutvikling Kultur, miljø og byutvikling1) Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst - Skoleetaten - Barnehageetaten - Hjelpetjenestene Helse og velferd - Tildelingskontoret - Tjenester til funksjonshemmede - Omsorgssentre - Hjemmesykepleie - Medisinske tjenester - Friskliv og mestring - Mat, vaskeri og praktisk bistand Note: 2014 Kvinner 50 60 36 .. 40 Menn 50 40 64 .. 60 50 100 100 100 100 80 60 100 50 40 Kvinner Menn 40 70 45 20 33 60 30 55 80 67 50 0 0 45 100 100 55 0 0 0 0 20 40 0 50 60 100 100 80 60 100 75 40 0 0 20 40 0 25 60 1) Seksjon for kultur og Seksjon for miljø og samfunnsutvikling ble slått sammen til Seksjon for kultur, miljø og byutvikling i 2014. Det er ingen vesentlige endringer på kjønnsfordelingen av ledere. Endringene innenfor gruppen kommunalsjefer og etatsjefer utgjøres av få personer. -168- Kjønnsdelt statistikk- lønnsforhold i stillingsgrupper Stillingsgrupper Kommunalsjefer St gr 1 Ufaglærte St gr 2 Fagarbeidere St gr 3 Stilling med krav til høyskoleutd. St gr 4 Stilling med krav til høyskoleutd. + spes. St gr 5 Arbeids-/avdelingsledere mv. St gr 6 Virksomhetsledere St gr 8 Akademikere 2014 Kvinner Menn 925 000 893 000 345 723 341 188 386 028 388 437 435 186 437 189 493 753 503 112 503 482 497 173 643 500 671 383 556 039 570 777 Kvinners andel av manns lønn 2014 2013 104 % 102 % 101 % 103 % 99 % 99 % 100 % 100 % 98 % 98 % 101 % 100 % 96 % 94 % 97 % 100 % Lønnsmessig er det små forskjeller mellom kvinner og menn, og det er ingen betydelig endring av kvinners andel av menns lønn. Heltids- og deltidsstillinger menn 80 % 75 % 73 % 76 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 11 %10 % 9% 7%6%6% 7%7%6% 35 - 60 % 60 - 80 % 2%2%3% 0% < 35 % 2012 2013 2014 -169- 81 - 99 % Heltid Heltids- og deltidsstillinger kvinner 80 % 70 % 60 % 50 % 42 % 45 % 47 % 40 % 30 % 20 % 16 % 15 % 20 % 10 % 12 % 11 % 19 %21 % 20 % 7%7% 9% 9% 0% < 35 % 35 - 60 % 60 - 80 % 2012 2013 81 - 99 % Heltid 2014 Det har vært en økning i andelen større stillinger og heltidsstillinger både for menn og kvinner fra 2013 til 2014. Det har vært en tilsvarende reduksjon i stillinger under 80 prosent. -170- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/163 4 38779/2015 106-188 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato 08.05.2015 Utvalgssaksnr. 15/12 Notat: Forvaltningsrevisjon NAV-Fredrikstad Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Notat: Forvaltningsrevisjon NAV, tas til etterretning. 2. Neste prosjekt i FR-planen, «Minoritetsspråklige barn», igangsettes Fredrikstad, 28.4 2015 Vedlegg Notat: Forvaltningsrevisjon NAV, datert 22.4 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 1/14, 23.1 2014 - Plan for forvaltningsrevisjon 2014 – 2015 KU-sak 13/38, 29.11 2013 - Plan for forvaltningsrevisjon 2014 – 2015 Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen at neste prosjekt er et forvaltningsrevisjonsprosjekt angående NAV. I overordnet analyse er det særlig fokus på hvilke tiltak som er iverksatt for å redusere omfanget av sosialhjelp blant ungdom, og hvor effektive har de vært. Revisjonen har hatt oppstartsmøte med administrasjonen og her framkom følgende: Fylkesmannens har planlagt tilsyn I 2015 og 2016 skal landets fylkesmenn gjennomføre landsomfattende tilsyn med de kommunale tjenestene i NAV. Tjenestene som skal gjennomgås er opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Alle kommunene i Østfold er invitert til å delta på egenvurdering av disse tjenestene hvor fokus skal rettes mot tilgjengelighet, tildeling og oppfølgning, herunder samhandling av de individuelle tjenestene, og plikten til å legge til rette for brukermedvirkning. Målet med egenvurderingen er at kommunen skal få et godt grunnlag for forbedring av egen og NAV kontorets praksis det viser seg nødvendig. NAV Fredrikstad skal delta i «prosjekt egenvurdering». Det er også planlagt en systemrevisjon ved NAV Fredrikstad høsten 2015, med en oppfølgning av -171- tilsynet med «Barneforsørgere». Avhengig av hvor mange kommuner som sier ja til egenvurdering kan det imidlertid være at dette blir utsatt eller ikke gjennomført. Revisjonen anbefaler: Basert på det overnevnte r anbefaler revisjonen kontrollutvalget å vurdere i hvilken grad det er relevant å igangsette det planlagte prosjektet knyttet til NAV, eller om det vil være mer hensiktsmessig å gå videre til neste prosjekt i forvaltningsrevisjonsplanen hvor tema er minioritetspråklige barn. Vurdering Sekretariat anbefaler for kontrollutvalget at planlagt forvaltningsrevisjonsprosjekt angående NAV-Fredrikstad ikke igangsettes i denne planperioden. Det er ikke hensiktsmessig for administrasjonen at det foregår to parallelle revisjoner på området. Dessuten kan det synes som om Fylkesmannens planer i noen grad dekker den problemstillinger som kontrollutvalget har vært interessert i å få belys; økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Det kan være hensiktsmessig å se resultatene etter dette tilsynet for så å vurdere på nytt om det er behov for å se på effekten av tiltak knyttet denne gruppen, og da særlig med vekt på tiltak som skal redusere omfanget av sosialhjelp. Vi anbefaler at neste prosjekt i planen, «Minoritetsspråklige barn», igangsettes. -172- Notat til kontrollutvalget- Forvaltningsrevisjon NAV Til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Informasjon fra oppstartsmøte mandag 9. mars 2015 Deltagere på møtet: Nina Grønvold Tangnæs- kommunalsjef Torhild Spernes- stab helse og velferd Lise Mette Paulsen- nestleder NAV Ann- Christin Aakre Olsen- stab NAV Det er innført vilkår for sosialhjelp gjennom innsatsgjengen. Deltagere gjennomgår en omfattende kartlegging i regi av NAV, og utfører enklere forefallende og tidsavgrensede oppgaver i kommunen. Det er inngått samarbeid med seksjoner i kommunen og det vises til at arbeidsoppgavene ikke fortrenger ordinære arbeidsoppgaver. Tiltakene som iverksettes skal bidra til at den enkelte blir økonomisk selvhjulpen via lønnet arbeidet og/eller ved å fullføre utdanning. Alle nye søkere av økonomisk sosialhjelp blir nå vurdert som mulige deltagere i innsatsgjengen. Fra 1. mars 2014 ble det iverksatt besluttergrupper som kvalitetssikrer alle vedtak om sosialhjelp. Dette har ført til nedgang både i andel utbetalinger og antall brukere. I tillegg har det ført til mer lik lovanvendelse i vedtakene. Det skal også iverksettes en kvalitetssikring av alle sosialsøknader i løpet av våren 2015. Når det gjelder brukerombudets rapport (omtalt i Fredrikstad blad 9. mars 2014) viser Paulsen til at 3.2 ‰ av alle klager ble omgjort av Fylkesmannen i 2014. Generell informasjon Det skal gjennomføres egne prosjekter knyttet til barnefattigdom. Kommunen skal doble mottak av flyktninger fra 59 i 2014, til 100 i 2015. Utfordringer NAV: Knyttet til kvalifiseringsprogrammet (KVP)- mange deltagere med dårlige norskkunnskaper- denne gruppen skal nå kartlegges ytterligere- stort press på saksbehandlere fordi de har mange deltagere å følge opp -173- Samarbeid internt i kommunen- med Frisk liv- her er det imidlertid et pågående statlig tilsyn, i tillegg til at det på nåværende tidspunkt gjennomføres organisasjonsendringer Mulig revisjon: Gjennomgang av tjenesten økonomisk veiledning knyttet til gjeldsrådgivning Dersom det skal være et krav at søkere om sosialhjelp skal arbeide for å få utbetalt stønad må det legges til rette for dette gjennom etablering av arbeidsplasser osv. Artikler knyttet til NAV publisert i Fredrikstad blad 2015 (Papirversjon og på nett) Arbeidssøkere med utenlandske navn får ikke samme sjanse som etniske nordmenn- selv om de skulle være bedre kvalifisert (20.1.2015) Har spart 17 millioner i sosialutbetalinger i 2014. Iverksatte tiltak har vært: o Innsatsgjengen o Tiltak på timen o NAV ansatte som kvalitetssikrer hver sak og sørger for mer lik lovanvendelse i alle sakene (20.1.2015) Brukerombudet opplevde i 2014 en stor økning i antall saker knyttet til sosialhjelp. Videre påpekes det fra brukerombudet at NAVs saksbehandling ofte er mangelfull: o Lang saksbehandlingstid o Manglende forvaltningsmelding o Dokumenter som forsvinner o Feil ved inntekts-og utgiftsgrunnlag o Manglende utøvelse av skjønn og individuelle vurderinger (7.3.2015) NAV vil at flere skal oppsøke de stedene hvor de får best hjelp og intervjuer brukere for å lage en enda bedre tjeneste. Gjennom NAVs kanalstrategi skal brukere veiledes til å oppsøke hjelp på riktig sted (10.3.2015) Papirer blir bort i NAV systemet, jamfør brukerombudet (10.3.2015) NAV bygger om kontoret for å korte ned saksbehandlingstid og gi best mulig informasjon så tidlig som mulig (11.3.2015) NAV herser med folk- Laabak mener det offentlige har en del å gå på i behandling av enkeltmennesker (12.3.2015) Fra mai/april vil brukere få informasjon om kommunale tjenester gjennom NAVs kontaktsenter. Det er et mål å gi bruker helhetlig veiledning uavhengig av hvilke kanal som benyttes, samt gjøre flest mulig selvhjulpne på nett (12.3.2015) NAV vil lage bedre rutiner knyttet til dokumenthåndtering av fysiske papirer (12.3.2015) Færre mottar sosialhjelp- For sosialhjelpsmottakere i aldersgruppen 18-24 år er utbetalingene redusert med over fire millioner kroner (14.4.2015) Byavisa: 11.2.2015- 298 færre arbeidsledige i Fredrikstad i forhold til i fjor. 2 -174- Brukerombudets årsmelding 2014 I 2014 registrerte brukerombudet 572 saker noe som er en økning på 91 saker i forhold til 2013. Økningen er knyttet til saker som omhandler økonomisk sosialhjelp. Anbefalinger fra brukerombudet knyttet til NAV: Kommunen må sikre at brukerne av sosialtjenesten i NAV får oppfylt sine rettigheter med hensyn til inntektssikring utfra brukers faktiske situasjon. Barn og unge situasjon skal særlig hensyntas. Fylkesmannens avgjørelser bør i større grad legges til grunn ved behandling av tilsvarende saker For barnefamilier som mottar økonomisk sosialhjelp bør det være et økt fokus på kartlegging og vurdering av barnas konkrete behov. Det reelle antall barn i en familie bør legges til grunn ved utmåling av sosialhjelp. Det må sikres at søkere av akutthjelp får sin sak raskt vurdert og behandlet, uavhengig av hvordan søknaden er levert. Fylkesmannens planlagte tilsyn I 2015 og 2016 skal landets fylkesmenn gjennomføre landsomfattende tilsyn med de kommunale tjenestene i NAV. Tjenestene som skal gjennomgås er opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Alle kommunene i Østfold er invitert til å delta på egenvurdering av disse tjenestene hvor fokus skal rettes mot tilgjengelighet, tildeling og oppfølgning, herunder samhandling av de individuelle tjenestene, og plikten til å legge til rette for brukermedvirkning. Målet med egenvurderingen er at kommunen skal få et godt grunnlag for forbedring av egen og NAV kontorets praksis det viser seg nødvendig. Vi får opplyst fra Torhild Spernes at NAV Fredrikstad skal delta i «prosjekt egenvurdering». Det er også planlagt en systemrevisjon ved NAV Fredrikstad høsten 2015, med en oppfølgning av tilsynet med «Barneforsørgere». Avhengig av hvor mange kommuner som sier ja til egenvurdering kan det imidlertid være at dette blir utsatt eller ikke gjennomført. Anbefaling Basert på de overnevnte punkter anbefaler revisjonen kontrollutvalget å vurdere i hvilken grad det er relevant å igangsette det planlagte prosjektet knyttet til NAV, eller om det vil være mer hensiktsmessig å gå videre til neste prosjekt i forvaltningsrevisjonsplanen hvor tema er minioritetspråklige barn. Rolvsøy 22. april 2015 3 -175- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/163 10 72894/2015 106-188 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato 08.05.2015 Utvalgssaksnr. 15/13 Prosjektplan: Minoritetsspråklige barn Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Minoritetsspråklige barn», vedtas Fredrikstad, 28.4 2015 Vedlegg Prosjektplan «Minoritetsspråklige barn», datert 22.4 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 1/14, 23.1 2014 - Plan for forvaltningsrevisjon 2014 – 2015 KU-sak 13/38, 29.11 2013 - Plan for forvaltningsrevisjon 2014 – 2015 Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen to problemstillinger: 1. Hvilke tiltak har kommunen iverksatt til minoritetsspråklige barn, og hvordan tilpasses disse? 2. I hvilken grad evalueres tiltakene? Revisjonen presiserer at kontrollutvalgets ønske om å se på tiltak utover barnehageplass, vil bli vurdert. Revisjonen antar at det vil gå med 300 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i løpet av høsten 2015. Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i -176- forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er på linje med et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle -177- Minoritetsspråklige barn Fredrikstad kommune Prosjektplan Rolvsøy 22. april 2015 -178- 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven § 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i bystyret 23. januar 2014, hvor forvaltningsrevisjonplan 2014-2015 ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det: «Integrering av minoritetsspråklige barn er en forutsetning for at kommunen skal lykkes med integrering på sikt. Dersom dette ikke ivaretas kan det føre til økt press på sosiale tjenester og gi merkostnader for kommunen. Kommunen har en plan for mangfold og integrering. Planen peker på utfordringer knyttet til blant annet kompetanse hos de ansatte og språkkartlegging. Flere av kommunens forebyggende tiltak er spesielt rettet mot, og spesielt viktig overfor minoritetsspråklige barn. Barnehagen er den viktigste arenaen for minoritetsspråklige barn i førskolealder. Rekruttering til barnehage fremheves som et viktig tiltak i integreringsarbeidet. Andelen minoritetsspråklige barn i barnehage har økt, men kommunen ligger fortsatt lavere enn gjennomsnittet for ASSS-kommunene. Kontrollutvalget mener at dette prosjektet også bør se på hvilke tiltak som finnes utover barnehage og hvordan de virker.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Hvilke tiltak har kommunen iverksatt til minoritetsspråklige barn, og hvordan tilpasses disse? I hvilken grad evalueres tiltakene? I prosjektet er det aktuelt å se på hvilke tiltak kommunen har iverksatt knyttet til språkopplæring, også utenom rekruttering til ordinær barnehage. I FAFO rapport fra 2014 vises det blant annet til at det er sammensatte årsaker til at minoritetsspråklige foreldre ikke har sin 3-5 åring i barnehage. Det kan være både praktiske og holdningsmessige forklaringer. Videre fremgår det i rapporten at familiens vurderinger og valg kan påvirkes gjennom god informasjon og tilrettelegging fra kommunale myndigheter. I denne sammenheng er det aktuelt å se på hvordan Fredrikstad kommune har tilpasset og tilrettelagt de tiltakene som er iverksatt. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Plan for mangfold og integrering i Fredrikstad 2011-2018 østfold kommunerevisjon iks 2 -179- 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Problemstilling 1 Hvilke tiltak har Plan for mangfold og kommunen iverksatt til integrering i minoritetsspråklige Fredrikstad 2011-2018 barn, og hvordan tilpasses disse? Databehov Innhentings-/analyse metode Kommunens planer, Dokumentanalyse systemer og rutiner for Intervjuer iverksettelse av de ulike tiltak Praktisering av tiltak Problemstilling 2 I hvilken grad evalueres tiltakene? Kommunens egne system og retningslinjer for evaluering Kommunens planer, Dokumentanalyse systemer, rutiner og praksis Intervjuer for evaluering og oppfølgning Mappegjennomgang 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Prosjektperiode Antall timer Vedtaksorgan: Fremdrift Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport er sendt til rådmannen Når rapport er sendt til ØKUS Lena Longva-Stavem - forvaltningsrevisor Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor April- september 2015 300 +/- 10 % timer Kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Ferdig 8. mai 2015 Høst 2015 Høst 2015 Det estimerte antall timer for gjennomføringen av prosjektet er basert på omfanget av problemstillinger og bruk av metode. østfold kommunerevisjon iks 3 -180- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/169 4 33172/2015 106-191 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato 08.05.2015 Utvalgssaksnr. 15/14 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 29.4 2015 Vedlegg 1. Protokoll fra møtet 6.2 2015 2. Offentlig protokoll fra møtet 24.4 2015 3. Saker fra kontrollutvalget i bystyret: - Eierskapskontroll ABØ - Registrering av øvrige politiske verv (orienteringssak) - Oppfølging av selskapskontroll Inspiria - KUs årsmelding for 2014 4. Tilsynsrapport Introduksjonsloven m/oversendelsesbrev Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I tillegg til vedlagte referater og melinger vil revisjonen gi en muntlig tilbakemelding angående arbeidet med nye varslingssaker (i hht. bestilling, jf, møtet 24.4 ) Vurdering Referater og meldinger tas til orientering -181- Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: Tidspunkt: Møtested: Fra – til saksnr.: 06.02.2015, fra kl. 09:00 til kl. 14:45 Viuno AS Nedre Tomtegate 2 -4, 1651 Sellebakk,, kl. 09:00 -11:00 Unikom AS Råbekksvingen 9, 1617 Fredrikstad, kl. 11:30: 14:45 (ordinært møte fra 12:30) 15/1 - 15/6 Frammøteliste Medlemmer Lars Petter Kuran, leder Ann-Cathrin Becken, nestleder Vigdis Giltun Arild Skau Stian Bjerkebakke Westin Møtt x x x x x Varamedlemmer Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: Laila Nagelhus (hele møtet), Anders Svarholt og Jolanta Betker fra kl. 12:45 Møtende fra administrasjonen: Ingen Andre: Viuno AS, daglig leder Jan Håkon Tolfsen m.fl. (virksomhetsbesøk) Unikom AS, direktør Fred Magne Jahnsen m.fl. (virksomhetsbesøk) Varamedlem Ole Østrup (H) var til stede i begge virksomhetsbesøkene Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. § 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. § 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at muntlig orientering fra revisor under «Eventuelt» skulle behandles for lukkede dører. (hjemmel: KL § 31 pkt. 5, Jf. Offl. § 24,1. og 2. ledd,) ……………………. Lars Petter Kuran, leder ……………………. Ann-Cathrin Becken, nestleder -182- ……………………. Arild Skau Kontrollutvalget Fredrikstads møte 06.02.2015 Sakliste PS 15/1 Virksomhetsbesøk: VIUNO AS og Unikom AS PS 15/2 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014 Vedlegg u.off, offl. § 23 første ledd PS 15/3 Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll PS 15/4 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 PS 15/5 Referater og meldinger PS 15/6 Eventuelt PS 15/1 Virksomhetsbesøk: VIUNO AS og Unikom AS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Omvisning og informasjon om VIUNO AS og Unikom AS, tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 06.02.2015: Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 06.02.2015: 1. Omvisning og informasjon om VIUNO AS og Unikom AS, tas til orientering PS 15/2 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014, tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 06.02.2015: Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 06.02.2015: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014, tas til orientering -183- PS 15/3 Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 06.02.2015: Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 06.02.2015: 1. Oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, til orientering PS 15/4 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 06.02.2015: Et par korrigeringer ble gjort på s. 5 i rapporten. Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 06.02.2015: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering -184- PS 15/5 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 06.02.2015: Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 06.02.2015: 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/6 Eventuelt Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 06.02.2015: Revisjonen redegjorde for pågående undersøkelser i RTD. Møte var lukket under orienteringen. -185- Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: Tidspunkt: Møtested: Fra – til saksnr.: 24.04.2015, fra kl. 09:00 til kl. 12:50 Rådhuset, møterom Formannskapssalen 15/7 - 15/8 Frammøteliste Medlemmer Lars Petter Kuran, leder Ann-Cathrin Becken, nestleder Vigdis Giltun Arild Skau Stian Bjerkebakke Westin Møtt x x x x x Varamedlemmer Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: revisjonsdirektør Laila Nagelhus, seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: rådmann Ole Petter Finess og kommuneadvokat Lars Tobiassen og kommunalsjef Roy Jacobsen som var til stede i den delen av møtet som var åpent. Ordfører: Jon-Ivar Nygaard Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. § 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. § 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at muntlig orientering fra revisor angående utdypende informasjon om varslingssaker, skulle behandles for lukkede dører. (hjemmel: KL § 31 pkt. 5, Jf. Offl. § 13, fvl. § 13) Informasjon fra revisor ang. nye varslinger ble satt opp som egen sak (15/8) ……………………. Lars Petter Kuran, leder ……………………. Ann-Cathrin Becken, nestleder -186- ……………………. Arild Skau Saksnr PS 15/7 PS 15/8 Innhold Forvaltningsrevisjonsrapport - Undersøkelse RTD Nye varslinger til revisjonen - revisjonen orienterer U.off. offl. § 24, andre ledd PS 15/7 Forvaltningsrevisjonsrapport - Undersøkelse RTD Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges fram uten innstilling) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 24.04.2015: Revisjonen presenterte rapporten. Rådmannen gjennomgikk sin høringsuttalelse. Det ble gitt anledning for kontrollutvalget å stille spørsmål. Møtet ble deretter lukket og revisjonen orienterte nærmere om kap. 4 «Varsling». Rådmann og kommuneadvokat var til stede for å svare på spørsmål. Dørene ble åpnet. Leder la fram skriftlig forslag til vedtak i åpent møte. På bakgrunn av informasjon som var gitt tidligere i møtet, gjorde leder to endringer i dette forslaget. Endringene ble lest opp. Endelig forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 24.04.2015: 1 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Undersøkelser RTD», til etterretning. Kontrollutvalget finner innholdet i rapporten svært alvorlig. Rapporten viser eksempler på avvikspraksis som ikke er forenlig med kommunens retningslinjer for rapportering og behandling avvik, og som kan sette innbyggernes sikkerhet i fare. Flertallet av varslingene knyttet til Seksjon regulering og teknisk drift behandles ikke i tråd med kommunens varslingsrutine. Dette har medført svært negative konsekvenser for flere ansatte og det preger arbeidsmiljøet for de berørte ansatte på en svært uheldig måte. Det er høy risiko for at praksis knyttet til avtaler om anleggsbidrag ikke er i tråd med regelverket. Rammeavtaleleverandører som er undersøkt benyttes ikke i tråd med inngåtte avtaler, og kommunens fakturakontroll knyttet til de undersøkte rehabiliteringsprosjektene er kritisk. Dette kan få store økonomiske konsekvenser for kommunen, og kommunens omdømme står på spill. Seksjon regulering og teknisk drift må derfor i tiden framover følges opp tett, både av rådmann, Teknisk utvalg kontrollutvalg og bystyret. 2 Kontrollutvalget finner det påkrevet å tydeliggjøre for bystyret det som etter kontrollutvalgets oppfatning er noen av de mest alvorlige forholdene som er avdekket: Kap.3 Avvik som har fått og kan få alvorlige konsekvenser, er ikke håndtert forskriftmessig, for eksempel statuen som veltet i Kirkeparken 2014. Det samme forholdet ble meldt i 2011 uten at det ble foretatt tilstrekkelig sikring. Avklaringen om ansvarsforhold internt i kommunen har ikke blitt prioritert. Kontrollutvalget finner det i hele tatt svært kritikkverdig at kjente risikoforhold som løse statuer, råtne trær lyktestolper i lysløyper, ikke tas tak i før det skjedd ulykker eller at avisene skriver om det. Kap. 4 I forbindelse med arbeidet knyttet til rapporten «Prosjektstyring og antikorrupsjon» opplyste administrasjonen om at rett e-post adresse var tydelig formidlet ut i organisasjonen. Dette stemmer ikke overens med funnene gjort i denne -187- undersøkelsen. Kontrollutvalget finner det sterkt beklagelig for dem det angår at varslinger ikke har blitt mottatt og behandlet. Kontrollutvalget finner det videre svært kritikkverdig at en varslers krav på anonymitet ikke er overholdt og at roller blandes ved at man har tatt stilling til et omstridt forhold i kraft sin «egentlige» rolle i kommunen, og deretter vært med å behandle samme sak som medlem av varslingsutvalget. Kontrollutvalget merker uenigheten mellom revisjon og rådmann når det gjelder krav til dokumentasjon i varslingssaker. Kontrollutvalget anmoder om at dette blir juridisk avklart med Datatilsynet. Kap. 5 Anleggsbidragsmodellen som kommunen benytter velter i all risiko over på avtaleparten, samtidig som i hvert fall en av disse er blitt fortalt at modellen er grundig vurdert og tilnærmet risikofri. Kontrollutvalget kan ikke forstå noe annet enn at er dette er brudd på kommunens prinsipper om redelighet, samt manglende kompetanse på ledernivå. Kommunen har inngått avtaler om anleggsbidrag hvor samlet merverdiavgift utgjør nesten 25 millioner kroner. Ved et eventuelt bokettersyn fra skattemyndighetene betyr det at alle avtalene kan etterprøves. Dersom skattemyndighetene vurderer avtalepraksisen på samme måte som Østfold kommunerevisjon IKS, risikerer kommunen et vesentlig tilbakebetalingskrav. Skattemyndighetene vil i et slikt tilfelle også, under gitte forutsetninger, ha hjemmel for å ilegge tilleggsavgift. Kontrollutvalget har merket seg at ansvarlige vil kunne straffeforfølges samtidig som kommunen kan måtte tilbakebetale et betydelig pengebeløp i størrelsesorden 50-60 millioner kroner. Sett i forhold til de varslingene som kommunen har mottatt angående dette, så framstår det som åpenbart for kontrollutvalget at kommunen burde ha endret praksis eller innhentet en bindende forhåndsuttalelse fra skattemyndighetene basert på kommunens nåværende praksis, på et tidlig tidspunkt. Kap.6 Forskjeller i omsetning mellom enkelte parallelle avtaleleverandører er iøynefallende store. Dette gjelder særlig mellom leverandørene D og E. Avtalen med disse fastsetter en områdevis/geografisk fordeling, likevel har leverandør D 4/5 av omsetningen, i tillegg er omsetningen flere ganger det stipulerte beløpet. Dette finner kontrollutvalget svært betenkelig all den tid kommunen tidligere har vært stevnet for retten for lignende praksis. Det gjennomføres videre store og omfattende anskaffelser som rene avrop på rammeavtaler. Dette er ikke i tråd med intensjonen med rammeavtaler og anskaffelsesregelverket. Likevel fortsetter praksisen selv om kommunen kan få erstatningskrav mot seg. Dette er kjent for alle profesjonelle aktører i markedet, inkludert seksjon Regulering og teknisk drift. Det framgår videre av rapporten at revisjonen fant feil ved fakturahåndteringen i mer enn halvparten av fakturaene som er kontrollert. I et tilfelle ble 119 fakturaer fra samme leverandør, til en samlet sum på 1,2 millioner kroner, sendt til kommunen samtidig (1. mars), med en ukes betalingsfrist – for arbeid som var utført året før. Forholdet ble meldt som avvik og ble lukket uten særskilte tiltak. Kontrollutvalget stiller et stort spørsmålstegn ved om dette er forvaltningspraksis som danner grunnlaget for et godt kommunalt omdømme og innbyggernes tillit. Kap.7 Rapporten viser at man i noen saker tar «snarveier», som etter kontrollutvalgets oppfatning bryter med kommunens etiske prinsipper og grunnverdier. Kommunalsjefen har besluttet at seksjonen i større grad skal arbeide med eksemplifisering. Det betyr at det er grunn til å forvente at fokuset vil være hvordan de etiske prinsipper har praktisk betydning for saksbehandling og tjenesteutøvelse i «det daglige». Dette finner kontrollutvalget positivt. 3 Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger, men velger å erstatte «bør» med -188- «må»: - Det fremgår at avvik i noen grad ikke tas til behandling innen 14 dager. Dette er ikke i tråd med rutinen. Seksjon Regulering og teknisk drift må forsøke å minimere antall avvik som blir liggende ubehandlet. - Det synes å være vanlig praksis å lukke avvik før tiltak er gjennomført. Dette er ikke i tråd med rutinen, og representerer heller ikke god praksis, jfr. det som er skrevet ovenfor om risiko for nye avvik. - Enkeltavvik som omhandler svikt internt eller eksternt, må være gjenstand for ytterligere undersøkelser utover det enkelte avviket for å eliminere muligheten for systemfeil. - Spørreundersøkelsen har avdekket varierende oppfatninger blant de ansatte, knyttet til ulike forhold ved avvik og behandling av avvik. Revisjonen anbefaler at seksjon Regulering og teknisk drift bruker resultatene aktivt i et forbedringsperspektiv. Revisjonen viser særlig til spørsmålene knyttet til i hvilken grad ledelsen har gitt uttrykk for at avvik er ønskelig, og spørsmålene hvor respondenten bes om å reflektere rundt mulige årsaker til at avvik ikke meldes, samt der hvor man bes om å oppgi årsaker til at man ikke har tillit til ledelsen. - Flere av avvikene gjelder behov for grensesnittavklaringer. Revisjonen viser her til kommunalsjefens redegjørelse om at dette er ivaretatt, samtidig som at dette ikke fremstår som like klart for alle ansatte. Etter revisjonens oppfatning viser dette at det er viktig å få på plass nødvendige rutiner og prosedyrer i kvalitetssystemet, slik at det er tydelig for alle virksomheter hva som er gjeldende. Dette gjør også kvalitetssystemet til et levende system som ansatte aktivt må forholde seg til. - I dette perspektivet må det fastsettes en endelig frist for når kvalitetssystemet i seksjonen skal være ferdigstilt. Både dokumentmodulen og avviksmodulen i systemet ble tatt i bruk 1. januar 2012, og det var forutsatt at alle seksjoner skulle være oppdatert innen utgangen av 2012. Seksjon Regulering og teknisk drift ligger langt etter i dette arbeidet. Aktivitetsnivået er imidlertid per tiden høyt, og det tar tid å bygge et velfungerende internkontrollsystem. Fristen må således gi rom for å ivareta prosessen og arbeidet på en kvalitativt tilfredsstillende måte. - Kommunen må endre praksis knyttet til avtaler om anleggsbidrag, slik at denne samsvarer med Skattedirektoratets bindende forhåndsuttalelse 33/05. Alternativt må kommunen innhente en bindende forhåndsuttalelse fra skattemyndighetene, basert på kommunens fremgangsmåte slik den fremkommer i praksis. - Kommunen må forsikre seg om at det er omforent forståelse knyttet til hvordan fakturahåndtering i tilknytning til avtaler om anleggsbidrag skal ivaretas. - Kommunen må ivareta at arkivforskriftens bestemmelser etterleves i saksbehandlingen knyttet til slike avtaler. 4 Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Teknisk utvalg innen en dato som bystyret bestemmer selv. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2015. Ved bruk av anleggsbidragsmodellen skal kommunen følge regelverket om offentlige anskaffelser, som følge av at det er kommunen selv som må være kontraktspart opp mot utførende entreprenør. Når rettmessig status for kommunens praksis med anleggsbidragsmodellen er avklart, vil kontrollutvalget vurdere om anskaffelsespraksisen må undersøkes nærmere. Kontrollutvalget noterer seg at revisjonen skriver at den vil følge opp rådmannens varslede internkontrolltiltak knyttet til rammeavtalebruk og fakturakontroll, gjennom utvidede kontroller av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift i arbeidet med -189- regnskapsrevisjon i 2015. Kontrollutvalget ber revisjonen om å orientere kontrollutvalget underveis. Kontrollutvalget vil vurdere oppfølging av avvikskapittelet i ny plan for forvaltningsrevisjon (2016-2017). Det kan være hensiktsmessig å be revisjonen om å foreta en oppfølgingsundersøkelse. I denne sammenhengen er det også relevant å evaluere seksjonens arbeid med eksemplifiseringen av de etiske prinsippene. Kontrollutvalget er kjent med at rådmannen vil fremme sak om ny sammensetting av varslingsutvalget, samt revidert varslingsrutine. I lys av den evalueringen som nå foreligger, er det er kontrollutvalgets oppfatning at bystyret ikke bør være fremmed for å vurdere en ordning der hele eller deler av varslingsinstituttet outsources. Samtidig er det viktig å påpeke at ansvaret for varslingsinstituttet må ligge hos kommunen. 5 Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Undersøkelser RTD», til etterretning. Bystyret finner innholdet i rapporten svært alvorlig. Rapporten viser eksempler på avvikspraksis som setter innbyggernes sikkerhet i fare. Dette er alvorlig og ikke forenlig med kommunens retningslinjer for rapportering og behandling avvik. Bystyret merker seg videre at flertallet av varslingene knyttet til seksjon Regulering og teknisk drift ikke behandles i tråd med kommunens varslingsrutine. Dette har medført svært negative konsekvenser for flere ansatte og det preger arbeidsmiljøet for de berørte ansatte på en svært uheldig måte. Bystyret ber rådmannen å sørge for at varslingsinstituttet fungerer i tråd med kommunens etiske prinsipper og den arbeidsgiverrollen kommunen står for. Bystyret viser her til egen politisk sak om ny varslingsrutine, og noterer seg kontrollutvalgets uttalelse i denne sammenhengen. Kommunen har inngått avtaler om anleggsbidrag for et betydelig beløp, og bystyret merker seg revisjonens og kontrollutvalgets betenkeligheter knyttet til kommunens praktisering av avtalene og momsrefusjonen i denne forbindelse. Bystyret merker seg at kommunen kan risikere et vesentlig tilbakebetalingskrav på moms. Sett i forhold til de varslingene som kommunen har mottatt angående dette, så framstår det for bystyret at kommunen burde ha endret praksis eller innhentet en bindende forhåndsuttalelse fra skattemyndighetene basert på kommunens nåværende praksis, på et tidlig tidspunkt. Den rettmessige status for kommunens praksis angående avtaler om anleggsbidrag, må snarest bringes til klarhet. Rammeavtaleleverandører som er undersøkt benyttes ikke i tråd med inngåtte avtaler, og kommunens fakturakontroll framstår som kritikkverdig. Dette kan få store økonomiske og omdømmemessige konsekvenser for kommunen. Bystyret noterer seg rådmannens igangsatte tiltak, og revisjonens planer om utvidet fakturakontroll. Det er bystyrets oppfatning at seksjon Regulering og teknisk drift i tiden framover må følges opp tett, både av rådmann, Teknisk utvalg kontrollutvalg og bystyret 2. Bystyret ber rådmannen sørge for: - Å minimere antall avvik som blir liggende ubehandlet. - At ikke avvik lukkes før tiltak er gjennomført. - At enkeltavvik som omhandler svikt internt eller eksternt, blir gjenstand for ytterligere undersøkelser utover det enkelte avviket for å eliminere muligheten for systemfeil. - At seksjon Regulering og teknisk drift bruker resultatene fra revisjonens spørreundersøkelse aktivt i et forbedringsperspektiv. Bystyret viser særlig til spørsmålene knyttet til i hvilken grad ledelsen har gitt uttrykk for at avvik er ønskelig, og spørsmålene hvor respondenten bes om å reflektere rundt mulige årsaker til at -190- - - - avvik ikke meldes, samt der hvor man bes om å oppgi årsaker til at man ikke har tillit til ledelsen. Å få på plass nødvendige rutiner og prosedyrer i kvalitetssystemet, slik at det er tydelig for alle virksomheter hva som er gjeldende, bland annet grensesnittavklaringer. Dette gjør også kvalitetssystemet til et levende system som ansatte aktivt må forholde seg til. At det fastsettes en endelig frist for når kvalitetssystemet i seksjonen skal være ferdigstilt. Både dokumentmodulen og avviksmodulen i systemet ble tatt i bruk 1. januar 2012, og det var forutsatt at alle seksjoner skulle være oppdatert innen utgangen av 2012. Seksjon Regulering og teknisk drift ligger langt etter i dette arbeidet. At kommunen innhenter en bindende forhåndsuttalelse fra skattemyndighetene, basert på kommunens fremgangsmåte slik den fremkommer i praksis. At det er omforent forståelse knyttet til hvordan fakturahåndtering i tilknytning til avtaler om anleggsbidrag skal ivaretas. At arkivforskriftens bestemmelser etterleves i saksbehandlingen knyttet til slike avtaler. 3. Bystyret noterer seg at rådmannen vil rapportere om sin oppfølging til Teknisk utvalg i møte 13. 8 2015 4. Bystyret slutter seg for øvrig til kontrollutvalgets oppfølgingsplan, pkt. 4 i kontrollutvalgets vedtak). PS 15/8 Nye varslinger til revisjonen - revisjonen orienterer -191- Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2010/5953 19 190711/2014 026 Anita Simensen Møtebok Behandlet av Bystyret Møtedato 05.02.2015 Utvalgssaksnr. 3/15 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget anbefaler Bystyret å fatte slikt vedtak: 1. Bystyret tar Rapport – Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS, til orientering. Fredrikstad, 21.11.2014 Bystyrets behandling 05.02.2015: Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak 05.02.2015: Bystyret tar Rapport – Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS, til orientering. Fredrikstad, 06.02.2015 Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Kopi til: Østfold kontrollutvalgssekretariat v/ Anne-Karin F. Pettersen Kommunalsjef Roy H. Jakobsen Vedlegg 1 Kontrollutvalgssak 14/35: Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS Saksopplysninger Det vises til vedlagte saksutredning. Kontrollutvalget 21.11.2014. Rådmannens kommentar Ingen kommentar. Side 1 av 1 -192- PS 1/15 Referatsaker RS 1/15 Info om sanksjonering og ikrafttredelse 01.01.2015 av endringer i kommuneloven og offentleglova RS 2/15 Oversikt over øvrige verv for politikere og ansatte i Fredrikstad kommune - orienteringssak fra kontrollutvalget til bystyret RS 3/15 Særutskrift FSK sak 205/14 - Høringssvar: Forslag til endringer i privatskoleloven RS 4/15 Særutskrift FSK sak 3/15 - Høringsuttalelse fra Fredrikstad kommune til forslag om å oppheve konsesjonsloven Bystyrets behandling 05.02.2015: RS 2/15: Oversikt over øvrige verv for politikere og ansatte i Fredrikstad kommune, orienteringssak fra kontrollutvalget: Arne Øren (Ap) hadde merknader til kvalitetssikringen av oversikten. Camilla S. Eidsvold (SV) hadde merknader til oppstilling av opplysninger i listen. Ingen merknader til de øvrige referatsakene. Bystyrets vedtak 05.02.2015: Bystyret tok referatsakene til orientering. Fredrikstad, 11.02.2015 Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Utskrift til: Kommunalsjef Kari Sørum Kontrollutvalgssekretariatet v/ Anne-Karin F. Pettersen Side 1 av 1 -193- Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2009/15537 20 30999/2015 U02 Anita Simensen Møtebok Behandlet av Bystyret Møtedato 19.03.2015 Utvalgssaksnr. 17/15 Oppfølging av tidligere selskapskontroll - Inspiria science center AS Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget anbefaler Bystyret å fatte slikt vedtak: Bystyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS til orientering. Fredrikstad, 06.02.2015 Bystyrets behandling 19.03.2015: Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak 19.03.2015: Bystyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS til orientering. Fredrikstad, 24.03.2015 Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Utskrift til: Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS v/ Anne-Karin F. Pettersen Kommunalsjef Kari Sørum Vedlegg 1 Kontrollutvalgssak 15/3, 06.02.15: Oppfølging av tidligere selskapskontroll - Inspiria science center AS 2 Rapport om gjennomgang og oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, gjennomført av Akershus og Østfold fylkesrevisjon i 2014 Saksopplysninger Det vises til vedlagte saksutredning. Kontrollutvalget 06.02.2015 Side 1 av 1 -194- Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2014/5017 12 31134/2015 033 Anita Simensen Møtebok Behandlet av Bystyret Møtedato 19.03.2015 Utvalgssaksnr. 19/15 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget anbefaler Bystyret å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering. Fredrikstad, 06.02.2015 Bystyrets behandling 19.03.2015: Kontrollutvalgets leder Lars Petter Kuran orienterte. Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak 19.03.2015: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering. Fredrikstad, 24.03.2015 Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Utskrift til: Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS v/ Anne-Karin F. Pettersen Kommunalsjef Kari Sørum Vedlegg 1 Kontrollutvalgssak 15/4, 06.02.15: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 2 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Saksopplysninger Det vises til vedlagte saksutredning. Kontrollutvalget 06.02.15 Side 1 av 1 -195- Fredrikstad kommune Barnehage- og utdanningsavdelingen Deres ref.: Postboks 1405 1602 FREDRIKSTAD Vår ref.: 2014/6246 716 KAS Vår dato: 26.03.2015 Oversendelse av endelig rapport etter tilsyn med Fredrikstad kommune Introduksjonsloven Fylkesmannen i Østfold har i perioden september 2014-mars 2015 gjennomført skriftlig tilsyn med Fredrikstad kommune. Tema for tilsynet er om deltakerne får et introduksjonsprogram som er helårlig og på fulltid, jf Introduksjonsloven § 4. Foreløpig rapport ble sendt kommunen 04.12.14 med frist for kommunen til å kommentere innholdet 05.01.15. Kommunen oversendte kommentarer og dokumentasjon datert 19.12.14. Fylkesmannen har vurdert kommunens kommentarer. Endelig tilsynsrapport har blitt noe forsinket i hht. tidligere plan for dette tilsynet. Dette skyldes at Barne-, likestillings og inkluderingsdepartementet endret tolkning av begrepet undervisningstime og kravet om introduksjonsprogram på full tid i perioden mellom foreløpig og endelig tilsynsrapport. Vi har videre avventet informasjon fra IMDI på hvordan fylkesmanns-embetene skulle håndtere denne tolkningsendringen midt i en tilsynsperiode. Vedlagt er endelig tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Østfold sitt tilsyn med Fredrikstad kommune. Fylkesmannens vurderinger og konklusjoner kommer fram av den vedlagte tilsynsrapporten. I foreløpig rapport ble det under punkt 4. gitt en orientering om at kommunen sammen med endelig tilsynsrapport ville få en frist for å sende inn en plan som skulle vise hvilke tiltak som skulle settes i verk for å få en tilsynspraksis som er i samsvar med lovverket. Fylkesmannen har endret noe av praksisen knyttet til dette, og kommunen vil dermed få en frist for å rette forholdene sammen med vedlagte tilsynsrapport, og vil ikke bli etterspurt en plan i tillegg. I vedlagte tilsynsrapport er kommunen gitt frist til å rette lovbrudd som er avdekket i tilsynet, jf. kommuneloven § 60 d. Fristen er 15.06.15. Innen denne fristen må kommunen sende inn en erklæring til Fylkesmannen i Østfold om at lovbruddet er rettet. Sammen med erklæringen sendes dokumentasjon som viser retting. Dersom lovbruddene ikke blir rettet innen 15.06.15, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting med hjemmel i kommuneloven § 60 d. Statens hus · Postboks 325 · 1502 Moss · Telefon: 69 24 70 00 · Telefaks: 69 24 74 11 Besøksadresse: Vogtsgate 17 · e-post: fmospostmottak@fylkesmannen.no · www.fylkesmannen.no/ostfold -196- 2 Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Dag Løken e.f. utdanningsdirektør Karianne Åsheim seniorrådgiver Saksbehandler: Karianne Åsheim -197- ENDELIG TILSYNSRAPPORT INTRODUKSJONSLOVEN Fredrikstad kommune 2014 1 -198- Innholdsfortegnelse 1. Innledning ................................................................................................................... 3 Formålet med tilsynet ......................................................................................................... 3 Fylkesmannens tilsynshjemmel ............................................................................................ 3 Forholdet til kommuneloven ................................................................................................. 3 Begreper ........................................................................................................................... 4 Om rapporten .................................................................................................................... 4 Gjennomføring av tilsynet.................................................................................................... 4 2. 3. Tema for tilsynet ........................................................................................................ 4 Beskrivelse av kommunens praksis og Fylkesmannens vurdering ....................... 5 Kommunens organisering av arbeidet med introduksjonsloven ................................................. 5 Tilsynstema: Introduksjonsprogrammet er helårlig og på fulltid, jf. § 4 andre ledd ..................... 5 Beskrivelse av kommunens praksis .................................................................................... 6 Fylkesmannens vurdering ................................................................................................. 6 Fylkesmannens konklusjon................................................................................................ 8 Lovbrudd ........................................................................................................................ 8 Merknader ...................................................................................................................... 8 4. Oppfølging av tilsynet................................................................................................ 9 Vedlegg 1: Oversikt over dokumentasjon....................................................................... 10 Vedlegg 2: Lovkrav ........................................................................................................... 11 2 -199- 1. Innledning Denne rapporten er utarbeidet av Fylkesmannen i Østfold etter tilsyn med Fredrikstad kommunes forvaltning av introduksjonsloven. Tilsynet retter seg mot kommunen, jf. introduksjonsloven § 3 om kommunens ansvar. Tema for tilsynet beskrives under avsnitt 2. Formålet med tilsynet Introduksjonsloven har som hensikt å sørge for at deltakerne blir aktive yrkesutøvere og samfunnsborgere og at de blir økonomisk selvstendige. For deltakerne kan brudd på introduksjonsloven ha rettssikkerhetsmessige konsekvenser som er i strid med lovens målsetting. Det kan også ha samfunnsøkonomiske konsekvenser gjennom forsinkelser i den enkeltes overgang til utdanning og arbeid. Forsinkelser kan føre til at det tar lengre tid før deltakeren blir økonomisk selvstendig. Tilsynet skal bidra til etterlevelse av loven som et bidrag til kommunens arbeid med å sikre kvaliteten i sin tjenesteproduksjon. Fylkesmannens tilsynshjemmel Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) gir i § 23 Fylkesmannen hjemmel til å føre tilsyn med kapitlene 2 til 4 og § 25 tredje og fjerde ledd. Det betyr at det kan føres tilsyn med introduksjonsprogram ( §§ 2-7) introduksjonsstønad (§§ 8-16) opplæring i norsk og samfunnskunnskap (§§ 17-20) Nasjonalt introduksjonsregister - NIR (§ 25 tredje og fjerde ledd) Tilsyn omfatter også forskrifter knyttet til disse lovbestemmelsene. I tillegg gjelder reglene etter forvaltningsloven med de begrensninger som følger av introduksjonsloven, jf. introduksjonsloven § 21. Kommunens internkontrollplikt Etter introduksjonsloven § 24 skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter introduksjonsloven kapittel 2 til 4 og § 25 tredje og fjerde ledd er i samsvar med krav fastsatt i loven. Kommunen skal kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller denne plikten, jf. § 24 annet ledd. Selv om fylkesmannen ikke skal føre særskilt tilsyn med at kommunen oppfyller internkontrollplikten, vil kommunens internkontroll kunne være en del av tilsynet når det gjelder kommunens oppfyllelse av plikter etter introduksjonslovens kapittel 2 til 4 og § 25 tredje og fjerde ledd. Forholdet til kommuneloven Introduksjonsloven § 23 sier at reglene i kommunelovens kapittel 10A gjelder for Fylkesmannens tilsyn. Fylkesmannens tilsyn er et lovlighetstilsyn, jf. kommuneloven § 60 b. Dette innebærer at tilsynet skal være en kontroll av om kommunens virksomhet og vedtak er i samsvar med plikter pålagt i lov eller i medhold av lov. Kommuneloven § 60 c gir fylkesmannen rett til å be om opplysninger, rett til innsyn i saksdokumenter og adgang til kommunale institusjoner eller andre som utfører oppgaver på vegne av kommunen. 3 -200- Etter kommuneloven § 60 d kan fylkesmannen gi pålegg til kommunen om å rette forhold som er i strid med loven og/eller tilhørende forskrifter. Før det gis pålegg om å rette lovbrudd, skal kommunen få en rimelig frist til å rette forholdet. Begreper Disse begrepene brukes i Fylkesmannens konklusjon: Lovbrudd er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et kritikkverdig forhold som ikke omfattes av definisjonen for lovbrudd, men der tilsynet med utgangspunkt i krav fra myndighetene avdekker praksis som potensielt kan føre til lovbrudd. Lovbrudd skal rettes, mens merknader er noe kommunen selv kan velge om man vil ta hensyn til. Om rapporten Tilsynet er basert på gjennomgang av et utvalg deltakermapper, redegjørelse fra kommunen, skriftlig dokumentasjon og møte med kommunen. Derfor er konklusjonene i rapporten bare et uttrykk for hva man har sett gjennom den dokumentasjonen som forelå ved tilsynet. Rapporten sier heller ikke noe om kommunens forvaltning av introduksjonsordningen på andre områder enn de som er undersøkt gjennom tilsynet. Gjennomføring av tilsynet Grunnlaget for Fylkesmannens tilsyn er vurdering av tilsendt dokumentasjon og annen dokumentasjon Fylkesmannen har tilgang til. Fylkesmannen har i tillegg foretatt en gjennomgang av deltakermapper og hatt møte med kommunen. Tilsynet er gjennomført slik: 1. Skriftlig varsel fra Fylkesmannen til kommunen om åpning av tilsyn 09.09.14 2. Mottak av dokumentasjon fra kommunen 31.10.14. 3. Møte med kommunen 20.11.14. 4. Utsending av foreløpig rapport 04.12.14. 5. Frist for skriftlig tilbakemelding fra kommunen på foreløpig rapport 05.01.15 6. Sluttmøte 08.12.14 7. Utsending av endelig rapport 27.03.15 8. Frist for lukking av lovbrudd 15.06.15 2. Tema for tilsynet Det overordnede temaet for Fylkesmannens tilsyn er kommunens forvaltning av introduksjonsloven, § 4 andre ledd. Tema for tilsynet: Helårlig program Program på fulltid Tilsynet tar utgangspunkt i lovbestemmelser og tolkninger av disse. Se Vedlegg 2: Lovkrav for nærmere beskrivelse av de rettslige kravene. 4 -201- 3. Beskrivelse av kommunens praksis og Fylkesmannens vurdering Kommunens organisering av arbeidet med introduksjonsloven Fredrikstad kommune er organisert i fem seksjoner. NAV er organisert i Seksjon helse og velferd. Fredrikstad kommunes arbeid med introduksjonsloven har siden 01.01.13 vært organisert som et eget team under oppfølgingsavdelingen i NAV. Programrådgiverne ved flyktningtjenesten hadde frem til 01.11.14 ansvaret for bosetting og oppfølging av flyktninger, samt ansvaret for introduksjonsprogrammet med unntak av organisering og undervisning i fagene norsk og samfunnsfag. Fra 01.11.14 ble alle oppgaver tilknyttet bosetting av flyktninger skilt ut fra NAV og lagt til virksomhet ”Friskliv og mestring”. Introduksjonsprogrammet ble værende i NAV, organisert under ”Team tett oppfølging” i Oppfølgingsavdelingen. Kommunen opplyser at disse endringene ble iverksatt for å tilrettelegge for at programrådgiverne i NAV skulle ha fullt fokus på introduksjonsprogrammet. NAV-leder rapporterer direkte til kommunalsjef for helse og velferd. Fredrikstad internasjonale skole (FRIS) har ansvaret for opplæring i norsk med samfunnskunnskap, samt grunnskoleopplæring for voksne. FRIS er organisert under Seksjon utdanning og oppvekst, fagetat grunnskole. Virksomhetsleder ved FRIS rapporterer til fagsjef for grunnskoleetaten. Fagsjef for grunnskoleetaten rapporterer til kommunalsjef for utdanning og oppvekst. Hver enkelt virksomhet utarbeider årlige virksomhetsplaner med budsjett og planer/tiltak innenfor det enkelte fagområde. Kommunen opplyser at det blir rapportert både månedlig, tertial og årlig(årsrapport) til politiske utvalg. Helse- og velferdsseksjonen rapporterer til helse- og velferdsutvalget. Utdanning- og oppvekstseksjonen rapporterer til oppvekstutvalget. I dokumentet ”Administrative fullmakter” datert 22.12.147 fremkommer det at i seksjon for helse og velferd er leder av virksomhet NAV, kommunale tjenester, delegert myndighet til å fatte vedtak etter kapittel 2 og 3 i introduksjonsloven. I tilsendt dokumentasjon er det vedlagt vedtak knyttet til innvilgelse av introduksjonsprogram, forlengelse av program og ulike permisjoner. I flere av vedtakene er det vanskelig å se om deltaker er innvilget permisjon/stønad da det f.eks. står «å innvilge/avslå permisjon». Videre er det i ett vedtak innvilget permisjon på bakgrunn av introduksjonsloven § 4, og forskrift om fravær og permisjon. Permisjonen er innvilget på grunn av manglende tilbud om norskundervisning og at det anses som nødvendig for brukerens beste. Tilsynstema: Introduksjonsprogrammet er helårlig og på fulltid, jf. § 4 andre ledd Gjennom tilsynet har vi vurdert om: introduksjonsprogrammet har en ytre ramme på 37,5 timer forutsatt at o hver undervisningstime på 45 minutter teller som 75 minutter o 60 minutter med andre introtiltak teller som 60 minutter programtiden er underlagt faste rammer og om kommunens har oppfølging/kontroll av om aktiviteten er oppfylt programmet er tilpasset deltakeren slik at vedkommende får et program på fulltid tilbudet er helårlig, dvs 47 uker deltakeren har 25 virkedager/5 uker ferie per kalenderår 5 -202- deltakeren får fri på alle bevegelige hellig- og fridager deltaker som ikke tilhører den norske kirke får fri i opptil to virkedager hvert kalenderår i forbindelse med feiring eller markering av religiøse høytider Beskrivelse av kommunens praksis Ved oppstart av introduksjonsprogrammet kartlegges deltakeren på NAV når det gjelder helsetilstand, barnepassbehov etc. FRIS kartlegger hvilken kompetanse deltakeren har i norsk. Kommunen oppgir at det utarbeides individuelle ”løp” for hver enkelt deltaker og at planene blir justert underveis i utdanningsløpet. I samtale med kommunen fremkommer det at FRIS legger en plan for norskundervisningen. NAV legger planer for øvrige tiltak knyttet til andre behov, som for eksempel trening og arbeidspraksis. Deltakeren er med på planmøter 2-3 ganger i året hvor den individuelle planen gjennomgås og evt. justeres. I disse møtene deltar veileder fra NAV, lærer og deltaker selv. Kommunen har videre et arbeidsforum hver måned hvor markedskoordinator fra NAV, språkpraksiskoordinator fra FRIS og programveiledere deltar. Mellomlederne deltar på siste del av møtet for å kunne ta beslutninger direkte dersom det er behov for dette. I disse møtene vurderes enkeltdeltakeres tiltak og planer. Kommunen opplyser i samtale med Fylkesmannen at det er planlagt å gjennomføre ledermøte 4 ganger pr år, hvorav 2 ganger med kommunalsjefer tilstede. Her vil tema være helhet og strategisk tenkning. I disse møtene vil de kunne avklare dilemmaer og uenigheter. Disse møtene er pt ikke satt i system. Kommunen opplyser imidlertid at de har hatt mange ledermøter med tema introduksjonsloven og at de jobber med å få gode systemer og strukturer på plass i nær framtid. I kommunens redegjørelse om hvordan de sikrer lovens krav om at introduksjonsprogrammet er helårlig og på fulltid, opplyser de at opplæringen i FRIS følger skoleåret. Videre at dette medfører at flyktningetjenesten/NAV planlegger og gjennomfører program på full tid når det avvikles ferie ved FRIS. Kommunen oppgir at dette utgjør fem uker i året. I skoleruten fra FRIS fremkommer det at skolen har planleggingsdager 15. og 16.august, 11.november og 2. og 3. januar. De har videre juleferie, påskeferie, høstferie, vinterferie og sommerferie i uke 26-33. I årshjul for intro står det at intro har program halve planleggingsdagen 11.november, men at det ikke er program de øvrige planleggingsdagene. Intro har videre program i høstferie, vinterferie (med unntak av 1 dag) og ukene 26, 32 og halve 33. Det er ingen plan for 13.august samt jul og påskeferie. Til sammen utgjør dette 14 ½ fridag i tillegg til 5 uker sommerferie for den enkelte deltaker. Timeplanene til deltakerne Fylkesmannen har mottatt består av norskundervisning ved FRIS, tema fra NAV, språkpraksis, AMO-kurs, selvstudium og leksehjelp. Kommunen opplyser at leksehjelp foregår i grupperom med 1-2 veiledere til stede. Selvstudium foregår hjemme og uten direkte tilgang på veileder. Deltakerne har fra 28 til 35 timer program per uke, inkludert leksehjelp og selvstudium. Kommunen opplyser i samtale med Fylkesmannen at FRIS tilbyr skoletimer i norskundervisningen på 45 minutter, men at det rapporteres skoletimer av 60 minutter i NIR. Fylkesmannens vurdering Introduksjonsloven § 4 annet ledd fastslår at deltakerens introduksjonsprogram skal være helårlig og på fulltid. Målsettingen er at deltakeren raskt skal tilpasses arbeidslivet og at ordningen skal være utformet slik at den oppmuntrer til en mest mulig effektiv kvalifisering. I følge forarbeidene (0t.prp.28 (20022003) kapittel 12.4) betyr det at programmet skal følge arbeidslivets regler for ferie og ha en ramme som 6 -203- samsvarer med arbeidslivet. Introduksjonsprogrammet skal som en følge av det være et helhetlig tilbud i en avgrenset periode. Helårlig I forskrift om fravær og permisjon ved nyankomne innvandreres deltakelse i introduksjonsordningen av 18.7.2003 nr. 973 § 6-2 fremkommer det at deltakerne skal ha opptil 25 virkedagers ferie. Det vil si at introduksjonsordningen skal ha et 47 ukers program med fradrag for bevegelige fri- og helligdager, for å være et helårlig program. I dokumentasjon og ved samtale med Fredrikstad kommune ser Fylkesmannen at det arrangeres et alternativt opplegg under skolens høstferie, vinterferie og deler av sommerferien. I kommunens årshjul intro for 2014 har kommunen laget en oversikt over årets feriedager og programmet i høstferie, vinterferie og deler av sommerferien. Det fremkommer her at deltakerne har 5 uker ferie om sommeren. I tillegg til dette har deltakerne fri i juleferie, 1 dag i vinterferie, påskeferie, samt 13.-15. august og halve skolens planleggingsdag 11.november. Dette tilsier at deltakerne i Fredrikstad kommune har 14 ½ feriedager i tillegg til de 25 feriedagene de etter forskriften skal ha. Fulltid Det følger av introduksjonsloven § 4 annet ledd at introduksjonsprogrammet skal være på fulltid. At introduksjonsprogrammet skal være på fulltid betyr at det skal være et heldagsprogram i samsvar med arbeidslivets normalregler for arbeidstid. Programtiden skal derfor ha en ytre ramme på 37,5 timer per uke. Programtiden skal fremgå av en ukeplan/timeplan eller annen fremstilling som sikrer planmessighet og forutsigbarhet for deltakeren. Videre kan et heldagsprogram inneholde både norskopplæring, samfunnskunnskap, utdanning, arbeid eller annet som kan defineres som tiltak for forberedelse til arbeidslivet. I deltakermappene oversendt fra kommunen har alle deltakerne en oversiktlig timeplan. Timeplanene er noe ulike fra deltaker til deltaker, på bakgrunn av nivå og mål med introduksjonsprogrammet. Av de 10 deltakermappene Fylkesmannen har mottatt har seks av deltakerne 8 timer med selvstudium inkludert i timeplanen. 1 har 6 timer selvstudium per uke og 2 har 4 timer selvstudium per uke. Kommunen oppgir at selvstudiet er arbeid på egen hånd uten tilgang på veileder. Fredrikstad kommune mottok den 04.12.14 foreløpig rapport med en beskrivelse av hvordan en undervisningstime skulle beregnes. I perioden etter at kommunen mottok denne rapporten har Barne-, likestillings og inkluderingsdepartementet endret tolkning av begrepet undervisningstime. Opplæring i norsk og samfunnskunnskap, vil i likhet med andre typer undervisning, normalt forutsette innsats fra deltaker utover programtiden. I samsvar med forarbeidene til loven, Ot.prp. nr. 28 (2002-2003) punkt 12.4, skal deltakere som har opplæringstiltak som krever forberedelser og etterarbeid, få anledning til å gjøre dette innenfor rammen av en fulltidsuke. Tid til forarbeid og etterarbeid, samt pauser mellom opplæringsøktene, skal derfor beregnes automatisk i programtiden ved at en undervisningstime på 45 minutter skal telle som 75 minutter. Opplæring i norsk og samfunnskunnskap vil også omfatte språkpraksis. For alle andre tiltak i introduksjonsprogrammet skal hver time telle som 60 minutter. Dette vil for eksempel gjelde for arbeidspraksis, ulike andre arbeidsrettede tiltak, forskjellige typer kurs, ordinært arbeid som en del av programmet, samt eventuell undervisning som ikke gis etter introduksjonsloven og læreplanen i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere eller opplæringsloven. Beregnet ved at en undervisningstime på 45 minutter teller 75 minutter og at 60 minutter med andre introtiltak teller som 60 minutter, skal introduksjonsprogrammet til sammen være på 37,5 timer per uke. 7 -204- På bakgrunn av dette vurderer Fylkesmannen at selvstudium ikke er et tiltak som kan regnes innenfor programtiden. I den nye beregningsmodellen får deltakerne automatiske beregnet tid til å gjøre for- og etterarbeid og selvstudium uten tilgang på veileder kan således ikke være en del av programmet på 37,5 timer per uke. Fylkesmannen vurderer videre at ingen av timeplanene, som har vært en del av dette tilsynet, fyller kravene til å være et fulltidsprogram på 37,5 time. Dette gjelder også timeplanene i skolens ferie. Vedtak I flere av vedtakene kan det være vanskelig å se om deltaker faktisk er innvilget eller ikke innvilget en rettighet. I flere vedtak er det f.eks. skrevet «å innvilge/avslå permisjon». Det følger av introduksjonsloven § 21 at forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i loven. I tillegg gjelder de ikke-lovfestede saksbehandlingsreglene her som ellers i forvaltningen, som f.eks. normen for god forvaltningsskikk, forsvarlig saksbehandling og veiledning og informasjon til deltakerne. Det stilles krav til forvaltningen om å fatte vedtak som bl.a. er forståelig for mottakeren. Fylkesmannen vurderer at uklare formuleringer i ett vedtak kan gjøre det vanskelig for mottaker å forstå innholdet. Videre er det i ett vedtak innvilget permisjon på bakgrunn av introduksjonsloven § 4 og forskrift om fravær og permisjon. Det fremkommer ikke hvilken konkret bestemmelse i forskriften som permisjonen er hjemlet i. Permisjonen er innvilget på grunn av manglende tilbud om norskundervisning og at det anses som nødvendig for brukerens beste. Fylkesmannen vurderer at det ikke er en konkret bestemmelse i introduksjonsloven eller forskrift om fravær og permisjon som hjemler permisjon på et slikt grunnlag. Fylkesmannens konklusjon Deltakerne i kommunen får ikke et introduksjonsprogram som er helårlig og på fulltid, jf. § 4 andre ledd. Lovbrudd 1. Fredrikstad kommune tilbyr ikke et introduksjonsprogram som er helårlig og på fulltid, jfr § 4 annet ledd. Konstatering av lovbruddet bygger på følgende punkter som må rettes før tilsynet lukkes: a) Fredrikstad kommune må tilby introduksjonsprogram som er helårlig, dvs 47 uker per år b) Fredrikstad kommune må ha et introduksjonsprogram som har en ytre ramme på 37,5 timer forutsatt at o hver undervisningstime på 45 minutter teller som 75 minutter o alle andre introtiltak teller som 60 minutter c) Fredrikstad kommune må tilby fulltidsprogram også i skolens ordinære ferier Merknader I flere av vedtakene kan det være vanskelig å se om deltaker faktisk er innvilget eller ikke innvilget en rettighet. I flere vedtak er det f.eks. skrevet «å innvilge/avslå permisjon». Det følger av introduksjonsloven § 21 at forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i loven. I tillegg gjelder de ikke-lovfestede saksbehandlingsreglene her som ellers i forvaltningen, som f.eks. normen for god forvaltningsskikk, forsvarlig saksbehandling og veiledning og informasjon til deltakerne. Det stilles krav til forvaltningen om å fatte vedtak som bl.a. er forståelig for mottakeren. 8 -205- Videre er det i ett vedtak innvilget permisjon på bakgrunn av introduksjonsloven § 4 og forskrift om fravær og permisjon. Det fremkommer ikke hvilken konkret bestemmelse i forskriften som permisjonen er hjemlet i. Permisjonen er innvilget på grunn av manglende tilbud om norskundervisning og at det anses som nødvendig for brukerens beste. Fylkesmannen vurderer at det ikke er en konkret bestemmelse i introduksjonsloven eller forskrift om fravær og permisjon som hjemler permisjon på et slikt grunnlag. 4. Oppfølging av tilsynet Tiltak for å rette lovbrudd skal iverksettes umiddelbart. Når lovbrudd er rettet og senest innen 15.06.15, sender kommunen en erklæring til Fylkesmannen om at lovbrudd er rettet. Sammen med erklæringen sendes dokumentasjon som viser retting. Dersom Fylkesmannen ut fra erklæringen og dokumentasjonen finner det sannsynliggjort at lovbrudd er rettet, avsluttes tilsynet gjennom brev til kommunen. Dersom Fylkesmannen ikke finner det sannsynliggjort at kommunen har rettet lovbrudd innen fristen fatter Fylkesmannen enkeltvedtak med pålegg om retting, jf kommuneloven § 60 d første ledd. Hvis kommunen klager på vedtaket, avsluttes tilsynet når klageinstansen (BLD) har fattet endelig vedtak. Hvis kommunen ikke får medhold, vurderes videre framdrift ut fra svaret fra klageinstansen. Moss 27.03.15 ---------------------------Tilsynsleder ------------------------Revisor -------------------------Revisor 9 -206- Vedlegg 1: Oversikt over dokumentasjon Organisasjonskart NAV Fredrikstad Organisasjonskart FRIS Avtale mellom Fredrikstad kommune og Fredrikstad Idrettsråd Forvaltningsrevisjonsrapport fra Østfold kommunerevisjon Rapport fra stiftelsen lMTEC Organisasjonskart over Fredrikstad kommune Administrative fullmakter Fredrikstad kommune Skolerute 2013-2014 Skolerute 2014-2015 Ferieprogram Årshjulintro Timeplan høsten 2014 Skolerute for FRIS Fremmøtelister introduksjonsprogrammet Fremmøtelister norskopplæring Fraværsoversikt introduksjonsprogram og norskopplæring 10 deltakermapper med o Vedtak o Individuell plan o Melding om trekk i introduksjonsstønad o Timeplan flyktningeavdelingen o Timeplan FRIS o Attester o Deltakerbevis o Arbeidspraksis/arbeidsavtale o Postlister FRIS o Kartlegging FRIS o Journal Ettersendt dokumentasjon: Delegert myndighet – kommunalt tjenesteområde NAV Fredrikstad Fraværsreglement Administrative fullmakter datert 22.12.14 10 -207- Vedlegg 2: Lovkrav Introduksjonsloven § 4 annet ledd fastslår at introduksjonsprogrammet skal være “helårlig og på full tid”. Hovedmålsettingen med introduksjonsprogrammet er å legge til rette for rask deltakelse i arbeidslivet og dermed økonomisk selvstendighet. Dette enten ved direkte overgang til arbeid eller via videre utdanning. Det vises til introduksjonslovens formålsbestemmelse i § 1 og til forarbeidene til loven, Ot.prp. nr. 28 (2002-2003) punkt 12.4. Helårlig At introduksjonsprogrammet skal være helårlig betyr at det følger arbeidslivets regler for ferie. I forskriften om fravær og permisjon § 6-2 fremgår det at programdeltakerne skal ha ferie i opptil 25 virkedager for hvert kalenderår. Deltakerne skal dermed ha fem uker ferie. Dette tilsvarer ferielovens alminnelige ferietid, og betyr at introduksjons-programmet skal være 47 uker i året. Deltakerne har i tillegg rett til fri på alle årets bevegelige hellig- og fridager. Forskriften om fravær og permisjon § 6-1 første ledd opplister hvilke dager dette gjelder. Deltakere som ikke hører til Den norske kirke har også rett til fri i opptil to virkedager for hvert kalenderår i forbindelse med feiring eller markering av religiøse høytider, jf. forskriften om fravær og permisjon § 6-1 annet ledd. Det er kommunen som bestemmer når feriedagene skal avvikles. Kommunen kan gi alle sammenhengende ferie i fem uker, eller gi noen dager til høstferie, vinterferie, juleferie og påskeferie og det resterende om sommeren. Kommunen kan fastsette regler om ferieavvikling i et feriereglement. Kommunens organisering av ferie skal være tydelig, forutsigbar og lik for alle deltakerne. Kommunen må sørge for at feriereglementet/kommunens praksis for ferie kommuniseres til deltakerne. Det er ikke adgang til å ha aktiviteter i planlagt ferietid, og dermed opparbeide seg fleksible rettigheter som kan tas ut på et senere tidspunkt. Dersom deler av innholdet i introduksjonsprogrammet er lagt til skolesektoren, må kommunen sørge for aktiviteter i skolens ferier slik at deltakerne får et helårlig program. Kommunen kan i skolens ferier tilby for eksempel opplæring i samfunnskunnskap, arbeidspraksis, ulike kurs eller andre tiltak som forbereder til arbeidslivet. Fulltid At introduksjonsprogrammet skal være på fulltid betyr at det skal være et heldagsprogram i samsvar med arbeidslivets normalregler for arbeidstid. Programtiden skal derfor ha en ytre ramme på 37,5 timer per uke. Programtiden skal fremgå av en ukeplan/timeplan eller annen fremstilling som sikrer planmessighet og forutsigbarhet for deltakeren. Denne oversikten bør vedlegges den individuelle planen. Med programtid menes den tiden som fremgår av en timeplan eller ukeplan for den enkelte deltaker. Dette er tid som er underlagt faste rammer og kommunens oppfølging eller kontroll av at aktiviteten som inngår faktisk skjer eller er oppfylt. Tid til egenstudier kan kun være en del av programtiden dersom dette gis etter avtale mellom kommunen og den enkelte deltaker, kommunen kan kontrollere oppmøte og ved at kommunen følger opp at deltaker har gjennomført de oppgavene som etter avtalen skulle gjennomføres. Kommunen skal registrere deltakelse og fravær i Nasjonalt introduksjonsregister (NIR) i samsvar med forskrift av 20. april 2005 nr. 342 om et nasjonalt personregister for introduksjonsordning og opplæring i norsk og samfunnskunnskap (NIR-forskriften). 11 -208- Introduksjonsloven § 17 første ledd gir de som er i målgruppen rett og/eller plikt til 600 timer opplæring i norsk og samfunnskunnskap. Etter lovens § 18 annet ledd kan de med rett til opplæring i tillegg få norskopplæring innenfor rammen av 2 400 timer. Lovgivers intensjon og forvaltningspraksis tilsier at en undervisningstime etter disse bestemmelsene skal være på 45 minutter. Dette vil også gjelde deltakere i introduksjonsprogram som har opplæring i norsk og samfunnskunnskap etter de nevnte bestemmelsene som en del av programmet. Uavhengig av om deltakeren har rett til opplæring i norsk og samfunnskunnskap etter §§ 17 og 18, skal introduksjonsprogrammet etter § 4 tredje ledd inneholde norskopplæring og samfunnskunnskap dersom deltaker har behov for dette for å bli grunnleggende kvalifisert. Innholdet i opplæringen i norsk og samfunnskunnskap er regulert i forskrift av 19. april 2012 nr. 358 om læreplan i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere. All undervisning som gis etter introduksjonsloven §§ 4, 17 og 18, og i samsvar med denne læreplanen, skal regnes i undervisningstimer à 45 minutter. Opplæring i norsk og samfunnskunnskap, vil i likhet med andre typer undervisning, normalt forutsette innsats fra deltaker utover programtiden. I samsvar med forarbeidene til loven, Ot.prp. nr. 28 (2002-2003) punkt 12.4, skal deltakere som har opplæringstiltak som krever forberedelser og etterarbeid få anledning til å gjøre dette innenfor rammen av en fulltidsuke. Tid til forarbeid og etterarbeid, samt pauser mellom opplæringsøktene, skal derfor beregnes automatisk i programtiden ved at en undervisningstime på 45 minutter skal telle som 75 minutter. Ved at den automatiske beregningen av tid til egenaktivitet er knyttet opp mot hver undervisningstime, blir tiden til egenaktivitet gradert ut fra hvor mye undervisning introduksjonsprogrammet inneholder. Dette medfører at deltakeren i perioder med mye undervisning vil få mer tid til egenaktivitet enn i perioder med mindre undervisning. Dette ivaretar den graderingen forarbeidene til introduksjonsloven, Ot.prp. nr. 28 (2002-2003) punkt 12.4, gir anvisning på. Kommunen står fritt til å organisere pauser mellom opplæringsøktene, forutsatt likebehandling og forutberegnelighet for deltakerne. Når og hvor lenge det skal være pauser må avgjøres på bakgrunn av en pedagogisk vurdering. Det er ikke adgang til å slå sammen alle undervisningstimene ved å legge pausene til slutten av dagen, for å oppnå en kortere dag. Ved at det forutsettes at opplæringen inkluderer egeninnsats utover selve undervisningen, og dette automatisk regnes med i tiden for hver undervisningstime, vil ikke kommunen ha plikt til å kontrollere at egenaktiviteten gjennomføres. I samsvar med vanlig praksis i undervisningssammenheng vil det være opp til kommunen/lærer å vurdere om det skal kontrolleres at hjemmeoppgaver er gjort, gjennomføres tester/prøver for å kontrollere at lekser er lest osv. Det er kun for opplæring i norsk og samfunnskunnskap som gis etter introduksjonsloven i samsvar med forskrift om læreplan i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere og opplæring som gis etter opplæringsloven, at en undervisningstime på 45 minutter skal telle som 75 minutter. Opplæring i norsk og samfunnskunnskap vil også omfatte språkpraksis som gis som en del av undervisningen i samsvar med forskriften om læreplan i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere. 12 -209- For alle andre tiltak i introduksjonsprogrammet skal hver time telle som 60 minutter. Dette vil for eksempel gjelde for arbeidspraksis, ulike andre arbeidsrettede tiltak, forskjellige typer kurs, ordinært arbeid som en del av programmet, samt eventuell undervisning som ikke gis etter introduksjonsloven og læreplanen i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere eller opplæringsloven. Programtiden kan her inkludere pauser, forutsatt forutberegnelighet og likebehandling for deltakerne. Kommunen må i denne sammenheng legge sin praksis til grunn som ellers i arbeidslivet. Det kan ikke gis flere eller lengre pauser enn det som er vanlig i arbeidslivet og den praksis kommunen har for sine ansatte. Beregnet ved at en undervisningstime på 45 minutter teller 75 minutter og at 60 minutter med andre introtiltak teller som 60 minutter, skal introduksjonsprogrammet til sammen være på 37,5 timer per uke. Det er rom for fleksibilitet i lengden på den enkelte virkedag. Introduksjonsregelverket sier ikke noe om hvor lange dager deltakerne maksimalt kan ha. Det er arbeidslivets regler som ligger til grunn for introduksjonsprogrammet. Arbeidsmiljøloven § 10-4 om at den alminnelige arbeidstid ikke må overstige ni timer i løpet av 24 timer, samt normalarbeidstiden i henhold til kommunens tariffavtale for sine ansatte, vil derfor legge føringer for lengden per dag. Arbeid kan inngå som en del av programtiden hvis deltaker ønsker det og kommunen mener arbeidet er relevant i forhold til deltakerens individuelle plan. Kommunen bør legge til rette for et fleksibelt kvalifiseringstilbud ved at for eksempel aktiviteter eller praksis (arbeidspraksis eller språkpraksis) på kveldstid regnes inn i programtiden dersom deltakeren selv ønsker dette. Arbeid i helger og på fritid i tillegg til ordinær programtid må regnes som en aktivitet utenom programmet. 13 -210- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/171 3 33224/2015 106-192 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato 08.05.2015 Eventuelt Fredrikstad, 25.2 2015 -211- Utvalgssaksnr. 15/15
© Copyright 2024