Innkalling - Tydal kommune
Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 15/22 Møtedato/tid: 24.02.2015, kl. 09:00 Møtested: Rådhus 2, Storkleppen Møtedeltakere: Kari Slungård, leder Toralf Øverås Astrid Jensen Forfall: Ingen Andre møtende: Rådmannen og eventuelt representanter for rådmannen Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS (KonSeK) Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann, postmottak Tydal kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Nea radio, Selbyggen og Wencke Holt (RMN) Frode Singstad RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven § 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 18.2.15. Kari Slungård (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1 Sakliste 001/15 002/15 003/15 004/15 005/15 006/15 007/15 008/15 009/15 010/15 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 20.11.2014. Referatsaker til kontrollutvalgets møte 24.02.2015. Årsmelding 2014 for kontrollutvalget. Tilsynsrapport fra Sykehusapoteket i Trondheim Samstemming av legemiddellister og kommunikasjon mellom omsorgsnivåene. Tilsynsrapport fra Mattilsynet etter tilsyn med vannforsyningssystem. Resultat av fylkesmannens kartlegging av helse og omsorgstjenester i Tydal. Avtaler om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2015. Samarbeid med andre kontrollutvalg - innspill. Vurdering av bestilling av selskapskontroll -kommunens oppfølging av Tydal kommunes eierinteresser. Eventuelt. 2 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 20.11.2014. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 001/15 Arvid Hanssen 033, &17 15/22-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger tilgjengelig på lesebrett samt på www.konsek.no 3 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 24.02.2015. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 002/15 Arvid Hanssen 033, &17 15/22-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Ulovlig å legge ned kontrollutvalget Fylkesmannen. Lovlighetskontroll - valg av kontrollkomite. KRD-Utsatt innsyn foreløpige revisjonsrapporter Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat sammendrag 2.368 kommunale selskap - selskapskontroll i bare 225 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av Rapport forvaltningsrevisjon byggesaksbehandling, sak3/15 i møtet 19.1.15. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. 2. Ulovlig å legge ned kontrollutvalget, Kommunal rapport 28.11.14. 3. Ulovlig valg av kontrollkomite i Trondheim – lovlighetskontroll fylkesmannen 10.12.14. 4. Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter, brev fra Kommunal – og moderniseringsdepartementet 19.12.14. 5. Evaluering av kontrollutvalg og sekretariat, sammendrag av rapport desember 2014. (Oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. – sammendraget ligger i innkallingen) 6. Lite selskapskontroll i kommuner, utdrag fra undersøkelse. (Kommunal rapport 29.1.15.) 4 Ulovlig å legge ned kontrollutvalget Kontrollutvalget i Sarpsborg takker for seg fordi de ikke fikk innsyn i e-poster i en varslingssak. – Det er klart ulovlig å nedlegge sine verv i protest, mener jussprofessor. Samtidig får kontrollutvalget støtte for innsynskravet. Av Lisa Rypeng 28. november 2014 Det er unikt i norgeshistorien at et kontrollutvalg vingeklippes og knebles på denne måten, uttalte Martin Engeset (H), leder i kontrollutvalget i Sarpsborg, til Kommunal Rapport 13. november. Det er også unikt i norgeshistorien at alle medlemmene i et kontrollutvalg trekker seg fra vervene sine. Avgjørelsen ble tatt i rådhuset i Sarpsborg tirsdag kveld, melder Sarpsborg Arbeiderblad. Vi kom i en umulig situasjon hvor vi åpenbart ikke hadde tillit fra bystyret, sier utvalgsleder Martin Engeset (H) til Kommunal Rapport. Plikt til å fortsette Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt er klar på at kontrollutvalget ikke har lov til å trekke seg på denne måten. Han viser til at kommuneloven § 14 nr. 1 har som hovedregel at alle som har stemmerett ved kommunestyrevalget, har plikt til å ta imot valg til kontrollutvalget. Den som er valgt til et slikt verv, har rettslig plikt til å fungere i dette for hele valgperioden og delta i alle møter så langt det ikke foreligger gyldig forfall (se kommuneloven § 40 nr. 1). Fritak fra vervet kan bare gis for det enkelte medlem etter søknad, og bare der vedkommende «ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet». Det er klart ulovlig å nedlegge sine verv i protest, slik kontrollutvalget vel gjør her, sier Bernt til Kommunal Rapport. Engeset mener dette er juridiske spissfindigheter og tar Bernts kommentar med stor ro. Han gjentar at kontrollutvalget ikke har grunnlag til å fortsette uten bystyrets tillit, og ber bystyret velge nytt kontrollutvalg. Ukultur i kommunen Samtidig gir jussprofessoren kontrollutvalget sin støtte i spørsmålet som utløste protestaksjonen». Han er svært kritisk til at bystyret legger til rådmannen å vurdere, og sette skranker for kontrollutvalgets undersøkelser. Det er svært problematisk å tillegge rådmannen kompetansen til å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig behov for å se, uttaler Bernt til Sarpsborg Arbeiderblad. Det var i vår at bystyret ga kontrollutvalget oppgaven med å undersøkte ytringsfrihetens kår og ukultur blant ansatte i kommunen. Deretter nektet samme bystyret, etter innstilling fra rådmannen, innsyn i dokumentene som utvalget mener kan gi svar på spørsmålet: E-poster og datafiler knyttet til seks kommuneledere. Vi har fått tips fra enkeltansatte som gjør at vi har grunn til å tro at det er en ukultur knyttet til ytringsfriheten blant ansatte i deler av Sarpsborg kommune. Da opplever vi det som vanskelig og uholdbart at bystyret plutselig ombestemmer seg og ikke lar oss sluttføre arbeidet, uttalte Engeset til Kommunal Rapport 13. november. 5 Han mener bystyrets vedtak vitner om mistillit til utvalget, noe varaordfører Linda Marie Engsmyr (Ap) avviser. Grove påstander Det er e-posten til til sammen seks kommuneledere kontrollutvalget søkte innsyn i. Bakgrunnen for innsynskravet er påstander fra sju anonyme ansatte som beskriver et «terrorvelde» i kommunens øverste ledelse når det gjelder muligheten til å uttale seg kritisk om kommunen. Ansatte skal videre ha fortalt lokalpolitikere om ansatte som opplevde mobbing og trakassering fra sin arbeidsgiver, og som ble truet med oppsigelse for kritiske ytringer. Rådmannen satte foten ned for innsynskravet, og sendte saken videre til bystyret. Rådmann Unni Skaar har tidligere forklart til Kommunal Rapport at rådmannen har tatt tak i personalsakene. Det har vært flere møter mellom tillitsvalgte og ledelse på flere nivå, og kommunen har gått gjennom sine varslingsrutiner. Rådmannen har ikke funnet brudd på arbeidsavtaler eller arbeidsmiljøloven. Ikke mandat Skaar mener kontrollutvalget ikke har mandat og rettslig grunnlag for innsyn i e-postene og datafilene, fordi det ikke er snakk om offentlige dokumenter. De er personlige. Dermed omfattes de av forskrift om personopplysningslovens kapittel 9, som regulerer arbeidsgivers innsynsrett. Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke kan kreve innsyn i ansattes e-postkasse og datafiler – med mindre det er nødvendig. Hun viser til en uttalelse fra Datatilsynet, som mener behovet for innsyn er tvilsomt. Det avgjørende er ifølge tilsynet om innsyn i de ansattes e-poster mv. er nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre oppgaven den er satt til. «Etter vårt syn har rådmannens innstilling gode grunner for seg. Sentralt fra vårt perspektiv er at behovet for innsynet framstår som tvilsomt – både med tanke på hvilke holdepunkter man har for at de aktuelle områdene inneholder relevant informasjon og om saksforholdets karakter kan forsvare et innsyn – og at kontrollutvalgets mandat er usikkert», skriver Datatilsynet. Datatilsynet tar feil Innstillingen fra rådmannen og uttalelsen fra tilsynet danner grunnlaget for bystyrets vedtak om å be kontrollutvalget avslutte sine undersøkelser. Et grunnlag som ifølge jussprofessor Jan Frithjof Bernt har klare svakheter. Etter Bernts oppfatning tar Datatilsynet og rådmannen feil. Kontrollutvalgets krav om innsyn etter kommuneloven § 77 er ikke urimelig, mener han. Kontrollutvalget kan etter denne hjemmelen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Til Sarpsborg Arbeiderblad forklarer han tirsdag at personopplysningsloven ikke begrenser innsynsrett etter offentlighetsloven, forvaltningsloven eller annen lovbestemt rett til innsyn i personopplysninger. I begrunnelsen heter det videre: 6 – Datatilsynet synes å bygge på en vurdering av «behovet for innsynet», idet man legger avgjørende vekt på «hvilke holdepunkter man har for at de aktuelle områdene inneholder relevant informasjon og om saksforholdets karakter kan forsvare et innsyn». Man legger også til grunn at «kontrollutvalgets mandat er usikkert», uten at det framgår hva det er man refererer til og hva tvilsomheten består i. Man finner derfor at rådmannens innstilling, om at utvalget ikke skal gis innsyn i «personlige rom» på datamaskinen, har «gode grunner for seg». Dette betyr altså at man legger til rådmannen å vurdere, og sette skranker for, kontrollutvalgets undersøkelser. Det er svært problematisk, både ut fra kontrollutvalgets mandat generelt – å føre kontroll med særlig den tilsatte administrasjon, sakens tema – som etter hva jeg forstår er om det er praksis for en rettslig sett sterkt problematisk knebling av kritikk fra de tilsatte, og ut fra lovens ordlyd, der det sies tydelig at «Kontrollutvalget kan .., uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.» Det er på denne bakgrunn svært problematisk å tillegge rådmannen kompetanse til å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig sterkt behov for å se. Ingen konklusjon fra Datatilsynet Ifølge Andreas Hobæk i Datatilsynet er det snakk om komplisert juss og skinnuenighet. Han sier han er enig med Bernt i at det ikke er opp til rådmannen å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig sterkt behov for å se. Det ligger til kontrollutvalget å vurdere om dette er nødvendig og proporsjonalt, men det er også opp til rådmannen å vurdere personvernet for ansatte. Rådmannen må ha rett til å protestere, og ikke helt uten videre bøye av for kontrollutvalgets krav, sier Hobæk. Han avviser at Datatilsynet har konkludert i spørsmålet om innsyn var nødvendig og proporsjonalt. Det vi har sagt er at det skal veldig sterke grunner til at innsyn i ansattes e-poster skal være nødvendig, og vi har stilt spørsmål ved om det virkelig er nødvendig og proporsjonalt her, sier han, og legger til: Det ligger ikke til Datatilsynet å ta stilling til dette. Vi kjenner ikke til saken godt nok. Til syvende og sist er det i kommunen avgjørelsen om innsyn må tas. Hadde dere all informasjonen tilgjengelig da dere vurderte spørsmålet? Nei, vi hadde begrenset informasjon om saken, og har derfor heller ikke truffet noen form for avgjørelse. At vi har stilt spørsmål ved om det virkelig kan være legitimt å gjennomføre innsyn i denne saken, er ingen konklusjon om at det ikke er lov. 7 Fylkesmannen I Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Caroline Holm Juridisk enhet Trondheim Innvalgstelefon 73 19 91 54 kommune, Vår dato 10.12.2014 Deres dato 24.11.2014 Vår ref. (bes oppgitt ved svar) 2014/8990-323 Deres ref. 14154791/033 Bystyresekretariatet y_ Postboks 2300, Sluppen 7004 TRONDHEIM _x _ i. i z Vedtak i sak om lovlighetskontroll endringer for fremskrittspartiet Trondheim kommune 154/14 og 155/14 - bystyrevedtak og nyvalg av kontrollkomiteen - Det vises til brev av 30. oktober 2014 fra kommunestyrerepresentantene Byrkjef/ot, anmodning Morten Kokaas og Lil/ian D. Bromseth om lovlighetskontroll /' Trondheim (/ov/ighetsk/age). kommune, - Arne med Sakens bakgrunn Saken gjelder to avgjørelser i Trondheim kommune. Som følge av at Morten Kokaas meldte seg ut av Fremskrittspartiet og inn i Pensjonistpartiet, ba Fremskrittspartiets gruppeleder om endringer knyttet til blant annet hvem som er første vararepresentant til formannskapet, slik at Morten Kokaas ikke lenger skulle ha denne posisjonen. Bystyret vedtok 30. oktober 2014 at Morten Kokaas ikke lenger skulle være første vararepresentant til formannskapet samt andre endringer i personsammensetning i forskjellige utvalg. Bystyret vedtok samme dag nyvalg av kontrollkomiteen, der Morten Kokaas ble valgt som medlem. Kravet om lovlighetskontroll er begrunnet i at vedtaket er i strid med som vara til formannskapet for kommunelovens bestemmelser. Kokaas er valgt fire år, og han ønsker ikke å fratre. Dersom Kokaas er vararepresentant til formannskapet, kan han ikke velges til kontrollkomiteen. Klagen Lovlighetsklagen er underskrevet av tre kommunestyrerepresentanter. Klagen er først fremmet for kommunestyret innenfor en tre-ukers frist, jfr. kommunel. § 59 nr. 2 og forskrift om tidsfrist for krav om lovlighetskontroll (av 13.01.1993). Kommunestyret behandlet kravet om lovlighetskontroll i møte 20. november 2014. Der ble avgjørelsen som er påklaget opprettholdt, med 65 mot 2 stemmer. Klagen ble dernest oversendt til Fylkesmannen 24. november 2014. Lovlighetsklagen er etter dette fremmet på rett måte i samsvar med kommuneloven (koml.) § 59 nr. 1 og 2. og tidsfrist-forskriften. Rettslige utgangspunkter Fylkesmannens rettslige kompetanse Kommuneloven § 59 regulerer lovlighetskontroll med kommunale avgjørelser. Fylkesmannen er tildelt kompetansen etter delegasjon fra departementet, jfr. Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal- og samordningsstab Justis- og beredskapsavdellng Landbruk og bygdeutvikling Miljøvernavdeling Oppvekst- og utdanningsavdeling Sosial- og helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 9747643508 2 rundskriv H-25/92. Formålet med en lovlighetskontroll erå være en sikkerhetsventil forå fjerne rettslig tvil omkring avgjørelser i kommunen. I tillegg er kontrollen begrunneti hensynettil effektiv måloppnåelse,individets rettssikkerhet og kommunens omdømme. Lovlighetskontrollen omfatter spørsmålet om innholdet i avgjørelsen er lovlig (materiell kompetanse), om saksbehandlingsreglene er fulgt (prosessuell kompetanse) og om den er truffet av personer med lovlig myndighet (personell kompetanse), jfr. § 59 nr. 4. Kontrollen må ta stilling til alle disse sidene ved avgjørelsen. En lovlighetskontroll vil ikke omfatte skjønnsmessige vurderinger. Kontrollen vil imidlertid omfatte alle alminnelige krav til forvaltningsavgjørelser, herunder ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper som for eksempel læren om myndighetsmisbruk. Dersom Fylkesmannen kommer til at avgjørelsen er ugyldig, skal avgjørelsen oppheves. Fylkesmannen har ikke kompetanse til å fatte ny avgjørelse ved lovlighetskontroll, bare til å oppheve den foreliggende avgjørelse dersom den er ugyldig, jfr. koml. § 59 nr. 4, 2. ledd. Når det gjelder feil ved saksbehandlingen gjelder det forvaltningsrettslige prinsipp om at det bare er feil som kan ha hatt innvirkning på vedtakets innhold som fører til ugyldighet. Fylkesmannens kompetanse gjelder uavhengig av hvilke grunner som er gjort gjeldende av kommunestyrets medlemmer. Rettsqrunnlaqet Kommuneloven i denne saken § 8 regulerer formannskapet. Det fremgår av § 8 nr. 2 at: «Medlemmer og varamedlemmer til formannskap eller fylkesutvalg velges for fire år av og blant medlemmene av kommunestyret eller fylkestinget. Valget holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg.>> Kommuneloven § 77 regulerer kontrollutvalget. valg av medlemmer til kontrollutvalget: Bestemmelsen nr. 1 til 3 gjelder 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommunerådeller fylkesrådog ansatte i kommuneneller fylkeskommunen. 3. Kommunestyret medlemmer. Fylkesmannens og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets vurdering Bystyrets vedtak i sak 154/14 Endringer for Fremskrittspartiet Kommunen har ved behandling av lovlighetsklagen vist til at vedtaket om nyvalg til formannskap og kontrollkomite er i tråd med innarbeidet praksis i Trondheim. Kommunen har vist til kommuneloven § 16.3, og lagt til grunn at bestemmelsen 9 3 får anvendelse også ved andre tilfeller enn ved uttreden, fordi bystyret til å velge medlemmer i så vel formannskap som kontrollkomite. står fritt Fylkesmannen bemerker at det fremgår av kommuneloven § 8 at medlemmer og varamedlemmer til formannskapet velges for fire år. Fylkesmannen er ikke enig med kommunen i at de har anledning til å omorganisere formannskapets sammensetning underveis i fireårsperioden. Tvert imot er bestemmelsens ordlyd klar på at de som er valgt til medlemmer og varamedlemmer er valgt for fire år. Bestemmelsen om formannskap har en annen utforming enn bestemmelsen som g`elder faste utvalg og komiteer (kommuneloven § 10), der kommunen har full radighet over hvilke faste utvalg og komiteer de vil opprette, og hvem som skal sitte i disse. Denne friheten over organiseringen underveis i valgperioden har ikke kommunen når det gjelder valg til formannskapet. Kommunen har vist til kommuneloven § 16 nr. 3, og uttalt anvendes i disse tilfellene for å beholde det enkelte forhold til tyngde i bystyret. at denne må partiets representasjon i Kommuneloven § 16 nr. 3 gjelder opprykk og nyvalg dersom et medlem trer endelig ut av nærmere angitte organer, herunder formannskapet. Hva som fører til endelig uttreden fra et folkevalgt organ reguleres av kommuneloven § 15. Her fremgår at den som taper valgbarheten til et organ, trer endelig ut av dette. Videre kan kommunestyret etter søknad frita den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Det er også regler knyttet til suspensjon ved pågående rettsprosesser knyttet til enkelte straffbare forhold. Fylkesmannen vil innledningsvis trer endelig ut av organet. bemerke at § 16 nr. 3 gjelder dersom medlem Kokaas er ikke medlem, men varamedlem i formannskapet. Fylkesmannen mener videre at endringer i partitilhørighet ikke kan sammenlignes med uttreden. Kokaas vil fremdeles være medlem i bystyret, og det er ikke grunnlagfor å utvide området for § 16 nr. 3 slik at den også omfatter vern av enkeltpartiers representasjon og tyngde. Så lenge personen fremdeles er valgbar og ikke har søkt kommunestyret om og fått fritak fra vervet, kan kommunen fireårsperioden. ikke skifte ut vara-/medlemmer i formannskapet i Bystyret har videre vist til at når Kokaas byttet parti, oppsto det en situasjon strid med kommuneloven § 36 nr. 1 fordi Pensjonistpartiet da hadde sine to medlemmer på to ulike lister til formannskapet. i Kommuneloven § 36 nr. 1 gir regler for fremgangsmåten ved forholdsvalg. Det fremgår at valg foregår på grunnlag av på forhånd innleverte lister medforslag til kandidater. Partier eller grupperinger som er representert i det velgende organ, kan bare levere ett listeforslag hver. Kandidater fra et parti eller en gruppering kan bare føres opp på partiets eller grupperingens listeforslag, eller på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupperinger. Fylkesmannen er ikke enig i kommunens forståelse av bestemmelsen. Bestemmelsen har betydning for hvordan valg skal foregå, men den kan ikke tas til inntekt for at det skal gjøres nyvalg for eksempel dersom en person melder seg ut av et parti og dermed ikke lenger skal stå på partiets liste. Da valg til 10 4 formannskapet ble gjort i 2011 sto Kokaas på listen til Fremskrittspartiet. Det forhold at han senere har meldt seg inn i Pensjonistpartiet, medfører ikke at Pensjonistpartiet ved valget til formannskap i 2011 hadde sine medlemmer på forskjellige lister. Fylkesmannen viser til at formannskapets medlemmer og varamedlemmer skal velgesfor fire år. Det er ikke adgangtil å endre formannskapets personsammensetning underveis i fireårsperioden, med mindre et medlem/varamedlem endelig trer ut i løpet av perioden. Det er ikke tilfellet saken her. Bystyret har således fattet vedtak som det i henhold til i kommunelovenikke er adgangtil å fatte. Vedtaket må derfor ansesugyldig. Bystyrets vedtak i sak 155/14 - Nvvalcl av kontrollkomiteen Kommunestyret vedtok nyvalg av kontrollkomiteen, herunder at Morten Kokaas skulle være medlem i komiteen. Det fremgår av kommuneloven § 77 nr. 2 at medlem og varamedlem til formannskapet er utelukket fra valg til formannskapet. Kokaas ble i 2011 valgt til første vararepresentant til formannskapet. Som det fremgår av vurderingen over, er det ikke anledning til å foreta nyvalg til formannskapet med mindre medlemmet/varamedlemmet trer endelig ut. Dette innebærer at bystyret ved vedtaket om nyvalg av kontrollkomiteen har valgt et medlem i kontrollkomiteen som også er varamedlem til formannskapet, i strid med utelukkelsesbestemmelsen Valg av medlemmer kommuneloven i § 77 nr. 2. til kontrollkomiteen § 77 nr. 2, da det er valgt valgbar. Dette medfører at vedtaket er etter dette skjedd i strid med et medlem, Kokaas, som ikke er om nyvalg av kontrollkomiteen er ugyldig. Konklusjon Fylkesmannen har konkludert med at bystyret ikke hadde rettslig hjemmel til å vedta at Kokaas ikke lenger skulle være varamedlem til formannskapet. Som følge av dette hadde bystyret heller ikke rettslig hjemmel til å velge Kokaas til medlem av kontrollkomiteen. Fylkesmannen er etter dette kommet til at bystyrets vedtak i sakene 155/14 er 154/14 og ugyldige. De feil som er avdekket ved vedtakene, § 59 nr. 4 annet ledd. fører til at de må oppheves, jfr. kommuneloven Fylkesmannens vedtak kan ikke påklages etter forvaltningsloven. Avgjørelsen forutsettes gjort kjent for kommunestyrets medlemmer og berørte parter. Med hilsen Mari Mogstad direktør (e.f.) Trond Flydal underdirektør 11 5 Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi: Morten Kokaas Lillian Dalager Bromseth Arne Byrkjeflot 12 Kommunene Fylkeskommunene Fylkesmannsembedene Justisdepartementet NKRF Deres ref Vår ref Dato - 19.12.2014 Sanksjon og ikrafttredelse av endringer i kommuneloven og offentleglova I statsråd i dag, 19. desember 2014, sanksjonerte Kongen endringene i kommuneloven og offentleglova som Stortinget vedtok 2. desember 2014. Lovendringene trer i kraft 1. januar 2015. Endringene i kommuneloven gjelder § 39 a om innbyggerforslag og § 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt. Endringen i offentleglova § 5 annet ledd innebærer at det gis mulighet for utsatt innsyn i foreløpige revisorrapporter. I det følgende gir vi en kortfattet beskrivelse av endringene. For øvrig er det lenket til utfyllende informasjon om lovendringene (lovproposisjonen og lovvedtaket) sist i dette brevet. Innbyggerforslag I medhold av kommuneloven § 39 a kan innbyggere fremme forslag til kommunestyret på visse vilkår. Det har hittil ikke vært spesifisert i loven hvilket organ som skal ta stillingen til om forslagene skal avvises. Endringen innebærer at kommunestyret selv må treffe avgjørelse om et innbyggerforslag skal avvises. I tillegg skifter ordningen navn fra innbyggerinitiativ til innbyggerforslag. Revisors taushetsplikt Endringen i kommuneloven § 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt innebærer at revisor nå skal omfattes av forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt. Slik bestemmelsen har vært frem til nå, har revisor hatt taushetsplikt om alt vedkommende har fått kjennskap til under utførelsen av sitt oppdrag. Forvaltningsloven har en balansert avveining mellom beskyttelsesverdige og ikke-beskyttelsesverdige opplysninger, og sikrer at revisor har taushetsplikt om det som er nødvendig. Postadresse Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg. 59 http://www.kmd.dep.no/ Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 Kommunalavdelingen Saksbehandler Elisabeth Torkildsen 13 Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter Endringen i offentleglova § 5 annet ledd gir en ny hjemmel i offentleglova slik at det blir mulig å utsette offentlig innsyn i foreløpige revisjonsrapporter inntil den endelige rapport foreligger. Endringen innebærer ikke en innsnevring i selve innsynsretten i revisjonsrapporter; det er kun tidspunktet for når en kan få innsyn som endres. Lovproposisjonen finnes her: https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/Prop-113-L-20132014/id761455/ Innstillingen fra Kommunal- og forvaltningskomiteen finnes her: https://www.stortinget.no/no/Saker-ogpublikasjoner/Publikasjoner/Innstillinger/Stortinget/2014-2015/inns-201415-048/ Og lovvedtakene finnes her: https://www.stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Vedtak/Beslutninger/Lovvedtak/20142015/vedtak-201415-006/ https://www.stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Publikasjoner/Referater/Stortinget/20142015/141202/ Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Elisabeth Torkildsen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Navn Adresse Postnr Poststed Side 2 14 Evaluering Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat Desember 2014 Engaging title in Green Descriptive element in Blue 2 lines if needed Second line optional lorem ipsum B Subhead lorem ipsum, date quatueriure 1 15 Forord Denne rapporten omhandler en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, og er utført på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Siktemålet med oppdraget er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Dette skal videre kunne danne grunnlag for en eventuell vurdering av regelverk og for utvikling av nye tiltak. Ved Deloitte har arbeidet vært ledet av Birte Bjørkelo (prosjektleder), mens Øyvind M. Berge og Line M. Johansen har vært prosjektmedarbeidere. Rapporten er forfattet av de tre i fellesskap. Stein Ove Songstad har vært ansvarlig partner for oppdraget som i sin helhet er utført i 2014. I forbindelse med evalueringen er det mange som fortjener en stor takk. Først og fremst ordførerne, rådmennene, kontrollutvalgslederne og kontrollutvalgssekretærene som velvillig stilte opp for intervju i de syv kommunene hvor vi gjorde dybdeundersøkelser. En like stor takk rettes til rådmennene, kontrollutvalgslederne og kontrollutvalgssekretærene som besvarte våre spørreundersøkelser. Vi vil videre takke deltakerne på evalueringsseminaret for nyttige innspill underveis i arbeidet. Ved Deloitte ønsker vi å takke Gunnar Husabø og Gunnar Hoff for verdifulle kommentarer og nyttige innspill underveis i arbeidet med rapporten. Deloitte, desember 2014 Stein Ove Songstad (ansvarlig partner) 2 3 16 Sammendrag Denne rapporten omhandler en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, og er utført på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Siktemålet med oppdraget er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Det er gjennomført tre spørreundersøkelser (til rådmenn, kontrollutvalgsledere og –sekretærer), og det er foretatt 23 intervjuer i syv utvalgte kommuner. Det er videre gjennomgått dokumenter vedrørende kontrollutvalgets arbeid i disse kommunene. Den kommunale egenkontrollen og kontrollutvalgenes organisering Den kommunale egenkontrollen har de siste tiårene fått økt betydning. Fra ny kommunelov i 1992 der det ble stilt krav om at alle kommuner skal ha et kontrollutvalg, via en egen kontrollutvalgsforskrift i 2004, og frem til i dag hvor det anslagsvis bestilles rundt 750 forvaltningsrevisjoner og 225 selskapskontroller i året. Etter 2008 har det vært en økning både nominelt og reelt i midlene kommunene benytter på kontroll og revisjon. Denne økningen er likevel moderat. Utgiftene er stabile om man justerer for den generelle veksten i kommunenes brutto driftsutgifter. Kontrollutvalgene består i stor grad av politikere med lang erfaring. Flertallet av kontrollutvalgsledere har lengre kommunestyreerfaring enn en gjennomsnittlig kommunestyrepolitiker. Mens halvparten av kontrollutvalgslederne var uten kommunestyrerfaring i 1998 er det i dag bare et mindretall (15 prosent) som ikke har erfaring fra kommunestyret. Likevel betraktes kontrollutvalgene som en lite attraktiv posisjon av flere folkevalgte. Samtidig viser vår evaluering at det er høy gjenvalgsprosent og stort engasjement i kontrollutvalgene. Vi finner at gjenvalgsprosenten i dag er like høy for kontrollutvalgene som for kommunestyre og formannskap. Dette indikerer at kontrollarbeidet trolig engasjerer når man først har trådt inn i utvalget. Kontrollutvalgene har også i gjennomsnitt økt antall medlemmer siden forrige valgperiode. I dag er det i gjennomsnitt rundt 4,5 medlemmer i et kontrollutvalg. De mellomstore og store kommunene har fem medlemmer eller flere, mens mange småkommuner fortsatt har tre medlemmer. Nesten alle kontrollutvalg har minst ett medlem som er valgt blant kommunestyrets representanter. Dette viser at det har hatt en effekt å regelfeste kommunestyrerepresentasjon. Kontrollutvalgsleder blir som regel valgt fra «opposisjonen» i kommunestyret. Bare seks prosent av kommunene har valgt en kontrollutvalgsleder fra samme parti som ordfører. 3 5 17 Overordnet analyse – sentralt både for valg av prosjekt og ellers i den kommunale egenkontrollen. Nesten alle kontrollutvalg har en plan for forvaltningsrevisjon, og et klart flertall har også en plan for selskapskontroll. Disse planene er i de aller fleste kommuner tuftet på en overordnet analyse av risikoforhold i vedkommende kommune. Rundt halvparten av kontrollutvalgene oppdaterer analysen og planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll underveis i valgperioden. Selv om vi finner betraktelige variasjoner i utforming og omfang av overordnet analyse, opplever et klart flertall av kontrollutvalgslederne at analysen gir tilstrekkelig informasjon til å velge ut og prioritere forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Det går videre fram at tre fjerdedeler av kontrollutvalgene i stor grad utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i overordnet analyse, mens drøyt halvparten gjorde det samme når det gjelder plan for selskapskontroll. I denne sammenheng må det påpekes at det først midt i inneværende valgperiode ble et krav om at det skal utføres en overordnet analyse for selskapskontroll. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll blir i hovedsak vedtatt av kommunestyret med den prioritering av prosjekter som foreslås av kontrollutvalget. Et klart flertall oppgir at kommunestyret ikke gjorde noe endringer når de behandlet planene. De fleste kontrollutvalgene følger rekkefølgen som er satt i planene, til tross for at så å si alle har mandat fra kommunestyret til å gjøre endringer underveis i perioden. Litt over halvparten av rådmennene som har kjennskap til overordnet analyse som er utarbeidet av kontrollutvalget, mener den gir en god oversikt over risikoområdene i kommunen. I en drøy tredjedel av kommunene benytter administrasjonen kontrollutvalgets overordnede analyse i sitt internkontrollarbeid. Særlig er det de rådmennene som ble involvert i arbeidet med overordnet analyse som benytter den i internkontrollarbeidet. Moderat vekst i antall prosjekter – men betydelige variasjoner mellom kommunene Vi anslår at det har vært en vekst i antall forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter som kontrollutvalgene gjennomfører. Når det gjelder selskapskontroll anslår vi en dobling fra perioden 2006-2008 frem til i dag. Utgangpunktet var imidlertid beskjedent med rundt 0,2 per kommune i 2006-2008, og 0,5 unike prosjekt i gjennomsnitt per kommune i 2013. Når det gjelder forvaltningsrevisjon er det også trolig en vekst, og vi anslår 1,7 prosjekter i gjennomsnitt per kommune i 2013. Samtidig er det betydelige variasjoner mellom kommuner. Én av fem kommuner har i inneværende periode ikke gjennomført årlig forvaltningsrevisjon. Det er også en femtedel av kommunene som har under 100 000 kroner i årlig budsjett til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Til tross for at mange kontrollutvalg har begrensede ressurser, er det bare åtte prosent av kontrollutvalgslederne som mener at budsjettet ikke er tilstrekkelig til å gjennomføre nødvendige forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Faktorene flest kontrollutvalgsledere mener er viktig for å få gjennomført forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller, er revisors kompetanse og revisors gjennomføringsevne. Nesten halvparten av kontrollutvalgslederne kjenner ikke til omfanget til et typisk forvaltningsrevisjons- eller selskapskontrollprosjekt, verken i timer eller kroner. Basert på svarene til de kontrollutvalgsleder som har kjennskap til ressursbruken, samt andre undersøkelser, anslår vi at et «normalt» forvaltningsrevisjonsprosjekt er på i underkant av 300 timer. Det er imidlertid store variasjoner i omfang. 4 6 18 Til tross for at de fleste kontrollutvalgslederne oppfatter kvaliteten på gjennomførte forvaltningsrevisjoner som høy, viser en gjennomgang av tjue tilfeldige rapporter varierende kvalitet. Rådmenn er mer kritisk til kvaliteten enn kontrollutvalgslederne, men også blant rådmenn oppfatter et klart at flertall kvaliteten på forvaltningsrevisjonsrapporter er høy. Forvaltningsrevisjonsrapportene vi har gjennomgått oppfyller i all hovedsak de formalkrav som standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) stiller til rapportene, med noen unntak. De senere års kvalitetskontroller utført av Den norske Revisorforening (DnR) og Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) viser også at de kontrollerte medlemsbedriftene i all hovedsak gjennomfører forvaltningsrevisjoner i tråd med kravene i RSK001. Av kvalitetskontrollene går det frem at det de siste årene ikke er rapporter som har fått «ikke godkjent», men at flere er «godkjent med merknad». Utførelsen av selskapskontroller synes gjennomgående å bli vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon. Det er også en god del uklarheter knyttet til hvordan selskapskontroller skal gjennomføres, og i praksis er det et utydelig skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjoner av selskap. Dette innebærer at det gjennomføres forvaltningsrevisjoner av selskap uten at RSK 001 følges, og av kontrollutvalgssekretærer som ifølge regelverket ikke skal gjennomføre revisjonsoppgaver for kommuner de er sekretær for. Vi foreslår at det bør utarbeides tydeligere retningslinjer for gjennomføring av selskapskontroll, og at det bør vurderes om også selskapskontroller (eierskapskontroller) skal omfattes av standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen Så å si alle kontrollutvalgslederne, og et klart flertall av rådmennene, oppfatter at forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er en viktig del av kommunens egenkontroll. Det går også frem at rapportene bidrar både til bedre internkontroll og til læring og forbedring i forvaltningen. Hvordan rådmennene blir involvert i overordnet analyse, og hvordan de opplever revisjonsprosessen, revisjonens kompetanse og kvaliteten på rapportene, har betydning for læringseffekten. De fleste kontrollutvalg baserer sine planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på risikoforhold avdekket i overordnet analyse. Kontrollutvalgets bestilling av prosjekter er i all hovedsak forankret i planene. Revisor anbefaler i de fleste rapporter tiltak som kommunen bør gjennomføre. Videre blir tiltakene som revisor anbefaler i all hovedsak vedtatt av kontrollutvalget. Kommunestyret fatter (vanligvis) vedtak i samsvar med kontrollutvalgets innstilling, og rådmannen blir som regel bedt om å gjennomføre de tiltak som fremgår av rapporten. Nesten alle kontrollutvalg oppgir at de påser at administrasjonen følger opp kommunestyrets vedtak, og så å si alle rådmenn fremholder at de alltid eller som oftest følger opp vedtatte tiltak. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har slik stor betydning for hvilke endringstiltak forvaltingen skal gjennomføre. Dette innebærer at kvaliteten på arbeidet med overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse er avgjørende for at en velger de rette forvaltningsrevisjons- og selsapskontrollprosjektene, og dermed retter oppmerksomheten mot de områder i kommunen hvor det er størst behov for kontroll og forbedring. Det at prosjektene oppfattes som relevante er også viktig for om rådmennene opplever at forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjektene fører til læring og forbedring i forvaltningen. 5 7 19 Pressen sjelden tilstede Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er en del av den folkevalgte kontrollen av forvaltningen, og skal bidra til å skape tillit blant innbyggerne til at kommunen forvalter og kontrollerer ressursene på en tilfredsstillende måte. Rapportertene er derfor av offentlig interesse. Undersøkelsen viser likevel at pressen sjelden er tilstede på kontrollutvalgsmøtene. Samtidig gjøres de aller fleste rapporter tilgjengelige for media/offentligheten gjennom en eller annen publiseringskanal. De aller fleste rapporter gjøres tilgjengelig gjennom kommunens saksbehandlingsarkiv og saklister til politiske møter. I tillegg anslår vi at rundt en tredjedel av gjennomførte forvaltningsrevisjoner er tilgjengelig gjennom Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) register over forvaltningsrevisjonsprosjekter. Selv om pressen ikke er tilstede viser denne rapporten at kontrollutvalgssaker ofte blir omtalt i media. Høringer – vid forståelse og liten utbredelse Denne undersøkelsen viser at begrepet «høring», i kontrollutvalgssammenheng, i praksis blir brukt om aktiviteter som strekker seg fra orienteringer/redegjørelser fra administrasjonen til granskninger av begivenheter hvor det er mistanke om straffbare handlinger. Fellesnevneren for når begrepet høring brukes, er at det er en gjennomfører en kontroll ved muntlig utspørring/redegjørelse for kontrollutvalget. Selv om vi legger til grunn en vid definisjon av hva en høring er, anslår vi at maksimalt fem prosent av kontrollutvalgene har gjennomført høringer. Erfaringene fra, og holdningene til høringer varierer. Høringer blir beskrevet både som «ressursbesparende» og «arbeidskrevende». På den ene siden mener enkelte at høringer er bra fordi det bidrar til «åpenhet», mens andre mener det bare skaper «unødvendig støy» med mer fokus på prosess enn sak. Felles for alle er at man ønsker nasjonale retningslinjer dersom høringer er en kontrollform de kommunale kontrollutvalgene skal ha adgang til å benytte. Det kan stilles spørsmål om det er behov for å gjennomføre høringer i kontrollutvalgene. Funnene fra denne evalueringen gir ikke entydige svar på dette. Det som likevel er tydelig er at dersom en skal bruke høring som et kontrollverktøy, er det et behov for å utarbeide sentrale føringer for hvordan slike høringer skal gjennomføres. Slike retningslinjer bør tydeliggjøre hvilke krav som stilles til offentlighet, eventuell lukking av et møtet, hvem som kan kalles inn og hvilke rettigheter den enkelte har. Det er også et behov for å tydeliggjøre krav til dokumentering av prosessen og hvordan den eventuelt skal følges opp i etterkant. Det vil også være avgjørende at det blir etablert et tydelig skille mellom høring og andre verktøy som kontrollutvalget kan benytte, slik som for eksempel orienteringer, forvaltningsrevisjon, gransking. Dette vil etter vår vurdering kreve en smalere definisjon av høring enn det som har vært forståelsen frem til i dag. Kontrollutvalgssekretariatene – like, men ulike Selv om vi kategoriserer de 58 kontrollutvalgssekretariatene i fem «hovedmodeller», dominerer kommunale samarbeidsløsninger. Åtte av ti kontrollutvalg benytter interkommunale selskap eller samarbeid for sekretariattjenester. Markedet er videre dominert av store aktører og tjue av virksomhetene betjener 70 prosent av kommunene. Det er samtidig også mange små sekretariater, og rundt halvparten av sekretariatene består av bare én ansatt. I gjennomsnitt har sekretariatene ansvar for i overkant av syv kontrollutvalg. I tidligere gjennomganger av sekretariatordninger har det blitt påpekt at noen kontrollutvalgssekretariater er organisert på en måte som ikke er i tråd med kravene i regelverket til sekretariatets uavhengighet fra kommunens administrasjon eller revisor. Det 6 8 20 er i dag færre kommuner hvor dette er tilfelle. Likevel finnes det fortsatt forekomster av ordninger det er grunn til å stille spørsmål om ordningen er i tråd med regelverket. Denne undersøkelsen viser at kontrollutvalgssekretariatene i hovedsak har tre roller: «saksbehandler», «utreder» og «administrator», men at balansen mellom rollene varierer. Alle sekretariatene er «administratorer», og en betydelig andel av sekretariatene fungerer som «saksbehandler» ved å gi egne vurderinger i saksfremstillinger. Det er også noen som fungerer som «utreder» for sine kontrollutvalg, ved at de utfører overordnet analyse, selskapskontroll eller andre oppdrag basert på bestillinger fra utvalget. Selv om så å si alle kontrollutvalgslederne er fornøyd med eget sekretariat, viser evalueringen store variasjoner mellom sekretariatene både når det gjelder hvor mye tid som benyttes på utvalgene og hvilke oppgaver som utføres. Vi anbefaler i denne sammenheng tydeligere nasjonale føringer for hva det må forventes at sekretæren gjør for kontrollutvalget. 7 9 21 2.368 kommunale selskap - selskapskontroll i bare 225 De kommunalt eide selskapene gir jobb til over 40.000 mennesker. Men bare ett av ti selskaper fikk besøk av kontrollutvalget i fjor. Det trengs tydeligere regler for selskapskontroll, påpeker fersk rapport. Av Vegard Venli 29. januar 2015 Fakta AS: Aksjeselskap ASA: Allmennaksjeselskap KF: Kommunalt foretak FKF: Fylkeskommunalt foretak Per 1. januar i år eide Kommune-Norge 2.368 selskaper med organisasjonsformen AS, ASA, KF eller FKF. I selskapene er hele 41.790 mennesker registrert som ansatte. Det viser en sammenstilling Kommunal-Rapport.no har utført ved hjelp av Enhetsregisteret. Kontrollutvalgsforskriften pålegger alle kontrollutvalg å lage en langtidsplan for selskapskontroller. Planen skal rulleres minst én gang i valgperioden. Videre skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap. Hensikten er å sikre en betryggende kontroll av at selskapene utøver kommunens eierinteresser, og i samsvar med kommunestyret eller fylkestingets vedtak. Men på langt nær alle selskaper eid av kommuner eller fylkeskommuner kontrolleres slik de bør. Enkelte dropper selskapskontroll Enkelte kontrollutvalg har ikke engang laget planen for selskapskontroll, slik kontrollutvalgsforskriften pålegger dem. Det kommer fram i den ferske rapporten «Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat», laget av Deloitte på oppdrag fra Kommunaldepartementet. Rapporten antyder at så mange som 6 prosent av kontrollutvalgene ikke har laget noen slik plan: «Dersom vi legger til grunn at halvpartene av disse kommunene har en plan, og at fordelingen er om lag lik blant de sekretariatene som ikke har besvart undersøkelsen, som representerer sju prosent av kontrollutvalgene, kan vi anslå at det er rundt seks prosent av kontrollutvalgene som ikke har en plan for selskapskontroll», heter det i rapporten. Ifølge rapporten blir det bestilt anslagsvis rundt 750 forvaltningsrevisjoner og 225 selskapskontroller i året. Dersom kun ett selskap ble kontrollert per selskapskontroll betyr det, sammenholdt med Kommunal-Rapport.no sin sammenstilling over kommunalt eide selskaper, at kun ett av ti selskaper i fjor ble kontrollert. Utelukker ikke udekket behov Begrepet selskapskontroll kan både innebære en forvaltningsrevisjon av ett eller flere selskaper, og en eierskapskontroll av hele kommunens portefølje av selskaper, påpeker daglig leder Ole Kristian Rogndokken i Norges Kommunerevisorforbund. Han tror at bildet er mer nyansert enn tallene umiddelbart kan tyde på. Man kan ikke uten videre slå fast at det går ti år mellom hver selskapskontroll, mener Rogndokken: 22 – Men selv om det er flere forbehold her, blant annet at flere selskaper kan ha blitt kontrollert i samme selskapskontroll, kan nok ikke det bortforklare det store bildet. Det kan tyde på at det er et udekket behov for selskapskontroll i kommunene. Vil formalisere krav til kontroll Konklusjonene i rapporten fra Deloitte trekker i samme retning: Mens tre fjerdedeler av kontrollutvalgene i stor grad utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i overordnet analyse, gjorde bare drøyt halvparten det samme når det gjelder plan for selskapskontroll. Når det gjelder selskapskontroll anslår Deloitte en dobling i antallet unike prosjekt fra perioden 2006–2008 fram til i dag. Utgangspunktet var beskjedne 0,2 prosjekt per kommune i 2006-2008, mot 0,5 unike prosjekt i gjennomsnitt per kommune i 2013. Utførelsen av selskapskontroller synes gjennomgående å bli vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon. Det er også en god del uklarheter knyttet til hvordan selskapskontroller skal gjennomføres, og i praksis er det et utydelig skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjoner av selskap. På den bakgrunn foreslår Deloitte at Kommunaldepartementet lager tydeligere retningslinjer for gjennomføring av selskapskontroll. – Det bør vurderes om også selskapskontroller og eierskapskontroller skal omfattes av standarden for forvaltningsrevisjon, skriver Deloitte i rapporten. Håper kommunene har oversikt Deloitte-rapporten vies oppmerksomhet på den årlige kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges Kommunerevisorforbund, som går av stabelen neste uke. – Deloitte-rapporten peker på at selskapskontrollen ikke helt har funnet sin form. Også kvaliteten på selskapskontrollen får en dårligere score, sier Ole Kristian Rogndokken. – Hva kan dette skyldes, tror du? – Det er riktig som rapporten påpeker, at det har vært en del uklarheterforståelsen av regelverket. Skillet mellom forvaltningsrevisjon i selskapene og kontroll med kommunens eierskapsutøvelse har blitt opplevd som vanskelig av flere. – Synes du at tallene vi presenterer i dag kan tyde på at kommunene bør prioritere flere selskapskontroller? – Det kan se slik ut. Jeg tror det er viktig å ha klart for seg, at jo mer aktivitet som legges utenfor kommunestyrets direkte kontroll, jo viktigere blir selskapskontrollene. Dersom kommunen for eksempel setter ut driften av kommunale tjenester til private aktører blir den kommunale kontrollen vanskeligere, fordi kontrollutvalgets innsynsrett da er borte. – Kan kommunene bruke oversikten over kommunalt eide selskaper til noe fornuftig? – Jeg regner med at den enkelte kommune selv har oversikt over hva de eier, og at de bruker oversikten som grunnlag når planen for selskapskontroll skal utarbeides. 23 Årsmelding 2014 for kontrollutvalget. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 003/15 Arvid Hanssen 033, &14 11/107-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for 2014. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2014 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2014 Tydal kontrollutvalg Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar og det er derfor viktig med en dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalget for 2014. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. Kommunestyret kan likevel komme med innspill og tanker knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i tilknytning til behandlingen i kommunestyret. 24 ÅRSMELDING 2014 KONTROLLUTVALGET I TYDAL KOMMUNE Utkast til kontrollutvalgets møte den 24.02.2015. 25 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING ........................... 3 1.1 1.2 1.3 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING............................................................................................................ 3 RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID ..................................................................................................................... 3 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER ..................................................................................................................... 3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 Sekretariat.................................................................................................................................. 3 Revisjon ...................................................................................................................................... 4 Økonomi .................................................................................................................................... 4 1.4 1.5 1.6 MØTER ....................................................................................................................................................... 4 SAKER ......................................................................................................................................................... 4 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA ........................................................................................................................ 5 2. REVISJON ............................................................................................................. 5 2.1 2.2 2.3 2.4 REGNSKAPSREVISJON ..................................................................................................................................... 5 FORVALTNINGSREVISJON................................................................................................................................. 5 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER ............................................................................................................... 5 SELSKAPSKONTROLL ....................................................................................................................................... 6 3. ETISK STANDARD ............................................................................................... 6 4. AVSLUTNING ....................................................................................................... 6 2 26 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget har i inneværende valgperiode følgende sammensetning Medlemmer Kari Slungård Toralf Øverås Astrid Jensen Varamedlemmer Leder Nestleder 1. Odd Svelmoe 2. Arne Lien 3. Turid Bjerkli Græsli Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven og Retningslinjene for kontrollutvalget i Tydal kommune. Kommuneloven krever at minst ett av medlemmene skal utgå fra kommunestyret. I Tydal sitter leder av kontrollutvalget i kommunestyret. 1.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens § 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for mange oppgaver som vil fremgå av kapittel 2 i årsmeldingen. 1.3 Kontrollutvalgets ressurser 1.3.1 Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Tydal kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 andre kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt 3 27 vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har i 2014 hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid. 1.3.2 Revisjon Tydal kommune er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Tydal kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet gjøres innenfor tildelte ressursrammer. 1.3.3 Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalget har som i tidligere år holdt seg innenfor gjeldende budsjettrammer. Kontrollutvalget hadde i 2014 kroner 486 000 til disposisjon. Av dette utgjør ca 65 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 21 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 14 % benyttes til aktivitet (inkl lønn) i kontrollutvalget. Arbeid i utvalget 1.4 Møter Kontrollutvalget i Tydal kommune har i 2014 avholdt 4 møter og behandlet 29 saker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Kontrollutvalget legger vekt på å ha god kontakt med kommunens ledelse. Kontrollutvalget har etter lovendring gjeldende fra 1.7.13 åpne møter på lik linje med andre politiske utvalg. Ordfører har deltatt på ett møte. Rådmann har deltatt selv eller vært representert på 3 av utvalgets møter i 2014, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 1.5 Saker Kontrollutvalgets saksbehandling i 2014 omfatter i hovedsak områder som utvalget er pålagt å arbeide med. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Stikkordsmessig nevnes følgende saker ut over de lovpålagte, som har vært oppe i utvalget i 2014: • • • • • Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring. Oppdatering av retningslinjer for kontrollutvalget. Samarbeid om kontroll og tilsyn i Værnesregionen – innspill til diskusjon. Byggeregnskap og tippemiddelregnskap – Tydal flerbrukshus. Orientering om tilsynsrapporter. Orienteringer om CAF-rapport og om kvalitetssikringsarbeid. 4 28 1.6 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Forum for kontroll og tilsyn.(FKT) For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant, og mulig, innenfor gitte økonomiske rammer. Utvalget har deltatt i samling i regi av KonSek Midt-Norge og fellesmøte for kontrollutvalg i Værnesregionen etter invitasjon fra kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. 2. Revisjon 2.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet får kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. Informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon. Kommunen har gode rutiner for avleggelse av kommuneregnskap og årsberetninger. Videre er presentasjonen av hovedinnholdet i regnskapet, samt årsmeldingen for kommunen, slik at brukerne ikke trenger å være ”regnskapskyndige” for å forstå regnskapet. Kontrollutvalget hadde ingen spesielle merknader til kommuneregnskapet for regnskapsåret 2013, men kommenterte at økonomien i Tydal kommune har blitt noe mer anstrengt enn i tidligere år. 2.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen. Rresultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret. Kontrollutvalget har i 2014 behandlet revisjonsrapport om byggesaksbehandling. Rapporten var overveiende positiv, men kom med noen anbefalinger som administrasjonen burde vurdere. Etter innstilling fra kontrollutvalget vedtok kommunestyret i januar 2015 at rådmannen gir tilbakemelding til kontrollutvalget innen 1.mai 2015, om hvordan rapporten er fulgt opp. 2.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Det er ikke gjennomført granskinger i 2014. 5 29 2.4 Selskapskontroll Kontrollutvalg utarbeidet i 2012 plan for selskapskontroll for 2013-2015. Den endelige planen ble vedtatt av kommunestyret 13.12.2012. Kontrollutvalget skal iflg. formelle krav påse at det blir gjennomført selskapskontroll i løpet av valgperioden. Kommunestyret har signalisert at selskapskontroll er lite aktuelt å prioritere så lenge kommunen har svært små eierandeler i selskaper. Kontrollutvalget har derfor ikke bestilt selskapskontroller i 2014. Kontrollutvalget, og senere kommunestyret har imidlertid fått fremlagt rapport om selskapskontroll i TrønderEnergi. Tydal kom inn på eiersiden etter at rapporten ble bestilt og brukte derfor ikke ressurser til gjennomføringen. Ved behandling av rapporten i juni 2014 ba kommunestyret rådmannen legge frem egen sak for formannskap og kommunestyret, hvor behovet for eierstrategier vurderes på nytt. Dette på bakgrunn av innholdet i rapporten og nåværende eierskap i TrønderEnergi. Det ble ikke vedtatt tidsfrist. Egen sak er ikke fremlagt per februar 2015. 3. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og § 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli 2009. I 2014 var likebehandling av innbyggere et område som ble vurdert i forvaltningsrevisjonsrapporten om byggesaksbehandling i Tydal kommune. 4. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: www.konsek.no kontrollutvalgene/Tydal. Kontrollutvalgets faste medlemmer får kontrollutvalgets sakspapirer på lesebrett. Dokumentene gjøres også tilgjengelig for alle øvrige politikere med lesebrett. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at det har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget er bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og setter denne høyt i sitt arbeid. 6 30 Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Tydal kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Tydal kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et fortsatt nært og godt samarbeid. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen. Tydal 24. februar 2015 Kari Slungård Kontrollutvalgets leder 7 31 Tilsynsrapport fra Sykehusapoteket i Trondheim - Samstemming av legemiddellister og kommunikasjon mellom omsorgsnivåene. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 004/15 Arvid Hanssen &58, 216 14/116-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten og Tydal kommunes tilbakemelding til orientering. 2. Som et ledd i det løpende tilsynet vurderer kontrollutvalget om administrasjonen skal innkalles til et senere møte for å gi en orientering, når iverksatte forbedringstiltak har virket en periode. Vedlegg Rapport etter farmasøytisk tilsyn Tydal sykehjem. Tilbakemelding på tilsynsrapport. Saksutredning Sekretariatet får tilsendt tilsynsrapporter fra rådmannen løpende. Det er hensiktsmessig å benytte tilsynsrapportene som et ledd i å følge opp kontrollutvalgets kontroll- og tilsynsansvar. Rådmannen har tidligere orientert kontrollutvalget om rutiner for behandling av tilsynsrapporter. Aktuelle etatsledere følger opp rapporter og gjør nødvendige tiltak for å lukke avvik og tar tak i eventuelle bemerkninger og forbedringspunkter i rapporter. Det rapporteres tilbake til rådmannen i ledermøter når avvik er lukket. Viser til vedlagte tilsynsrapport, hvor tema for kontrollen var samstemming av legemiddellister og kommunikasjon mellom omsorgsnivåene. Tilsynet hos Tydal sykehjem og hjemmetjenesten i september 2014 avdekket ingen avvik. Dette er positivt, da korrekt håndtering av legemidler er meget viktig for de det gjelder. Rapporten angir imidlertid 7 forbedringspunkter som administrasjonen har- eller vil ta tak i, slik det fremgår av tilbakemeldingen til sykehusapoteket i Trondheim i vedlagte brev av 23.10.14. Administrasjonen opplyser 16.2.15 at ny kommunelege har tiltrådt stilling nå i februar 2015. Ut fra tilbakemeldingsbrevet betyr det at kommunen vil se på kvalitetssikringsarbeidet på nytt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Tydal kommune har fulgt sine rutiner ved oppfølging av denne tilsynsrapporten. Det er viktig at tilsynsrapporter brukes aktivt i kvalitetssikringsarbeidet i kommunen, slik det er gjort i forbindelse med denne rapporten. Sekretariatet 32 foreslår at kontrollutvalget vurderer å få en orientering fra administrasjonen i et senere møte, når forbedringspunktene som er satt i verk har virket en tid. 33 SYKEHUSAPOTEKENE I MIDT-NORGE Sykehusapoteket i Trondheim yk Tydal kommune Sykehusapoteket i Trondheim Olav Kyrres gt. 3 MTFS Vest 7489 Trondheim Telefon: 73 55 01 50 Telefaks: 73 55 01 55 Bankgiro: 8601. 85.05748 Dato: 25.09.14 Antall sider: 3 Utarbeidet av tilsynsfarmasøyt: Kristin Midtdal Sign.: Godkjent av enhetsleder: Heidi Selboe Welve, omsorgsleder, Tydal Sign.: Reviderte organisasjonsenheter: Tydal sykehjem og hjemmetjenesten i Tydal kommune Tema for tilsynet: Samstemming av legemiddellister og kommunikasjon mellom omsorgsnivåene Referansedokumenter for tilsynet: Eksterne: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 Forskrift om legemiddelhåndtering i virksomheter som yter helsehjelp §§ 4, 5 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 Forskrift om pasientjournal §§ 7, 8 Forskrift om fastlegeordning i kommunene § 25 Rundskriv IS/92008 Legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp Rapport fra Helsedirektoratet: Tiltak for tryggere legemiddelbruk til eldre IS-1887 Rapport fra Helsetilsynet: Funn ved tilsyn med legemiddelbehandling i sjukeheimar 2008-2010 Stortingsmelding nr. 16 – Nasjonal helse- og omsorgsplan (2011-2015) Interne: Oppfølging og dokumentasjon av legemiddelbehandling til brukere i hjemmetjenesten Risikovurdering av legemiddelbehandling Legevisitt. Legetilsyn/ Ø-hjelp Avviksregistrering. Behandling av avvik i legemiddelhåndtering, datert 07.01.11 Virksomhetsleders ansvar og faglig rådgivers rolle for legemiddelhåndteringen, datert 27.07.12 1. Innledning: Feil bruk av legemidler er et betydelig pasientsikkerhetsproblem, både nasjonalt og internasjonalt, og kan blant annet oppstå på grunn av feil i oversikten over pasientens legemidler, svikt i kommunikasjonen mellom behandlere og manglende oppfølging av helsetjenesten. Samstemming av legemiddellister er en systematisk metode for å begrense kommunikasjonsproblemer som oppstår ved forflytninger mellom ulike nivå i helsetjenesten, og dermed forebygge pasientskader. For og lykkes er det avgjørende å plassere ansvar, samt få på plass et tatt samarbeid mellom de ulike aktørene. 2. Sammendrag av resultater: Det ble gjennomført revisjon ved Tydal sykehjem og hjemmetjenesten i Tydal kommune 25. september 2014 med tema ”Samstemming av legemiddellister og kommunikasjon mellom omsorgsnivåene”. Ansatte beskriver under intervju rutiner for opptak av legemiddelanamnese for nye brukere, oppdateringer ved endringer i legemiddellister og overføring av informasjon ved bytte av omsorgsnivå. Det finnes skriftlige prosedyrer for oppfølging og dokumentasjon av legemiddelbehandling til brukere. Disse kan med fordel være mer detaljerte. Det beskrives et godt samarbeid mellom tilsynslege, fastlege, hjemmetjenesten og sykehjem. Tilsynslege er på sykehjemmet 1 gang per uke. Tilsynslege kan i tillegg kontaktes utenfor visittid. Hjemmetjenesten har faste møtepunkter med kommunelegen. Det er utført risikovurderinger i forbindelse med legemiddelbehandling. E-meldinger er innført og brukes aktivt av enhetene. Revisjonsrapport 2014 Det ble avdekket 0 avvik og 7 merknader/forbedringspunkter under revisjonen. Avviksrapporter vedlagt? Ja /Nei 3. Distribusjon: Omsorgsleder/tjenesteleder i Tydal kommune 4. Avvik: Ingen avvik avdekket. 5. Merknader/Forbedringspunkter: Punkter til forbedringer bygger på funn under revisjonen: Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Olav Kyrres gt. 3 MTFS Vest 7489 Trondheim Telefon: 73 55 01 61 Telefaks: 73 55 01 66 Org.nr.: 983 974 34 805 MVA - - Prosedyre som omhandler opptak av legemiddelanamnese for nye brukere og etter overføring av omsorgsnivå, kan med fordel inneholde rutiner for kontakt/intervju med pasient eller pårørende for mer utfyllende opplysninger om hva pasienten faktisk bruker av legemidler. Forslag til sjekkliste for intervju ligger vedlagt denne rapporten. Kilde til legemiddelanamnese ved innkomst anbefales dokumentert i Profil. Dette gjelder både for nye brukere og etter overflytting av omsorgsnivå (fra sykehus). Legevakt kan sende e-meldinger etter legevaktkonsultasjon. Dette er ikke praktisert 100 % til nå, men det anbefales å følge opp dette. E-meldinger sikrer skriftlig dokumentasjon om nye legemidler /endringer på legemiddellisten. Dokumentering i Profil bør beskrives med hvem som har ansvar/utfører, hva som gjøres og når det skal gjøres. All kontakt med sykehuset etter utskriving fra sykehuset dokumenteres i Profil. Dette bør beskrives i prosedyrene. For brukere i hjemmetjenesten er det en utfordring å sikre samstemte legemiddellister i Profil og legekontorets journalsystem Winmed. Dokumentasjon av oppstartdato og indikasjon for legemidler vil forenkle videre vurdering av legemiddelbehandling. NB! Erfaringsmessig kan det være feil i legemiddellister i epikriser. En bør derfor vær kritisk til informasjon, særlig angående nye pasienter. Kontakt utsteder av epikrise hvis tvil om legemiddellisten. Dersom det er vesentlige feil i epikrisen eller at epikrisen mangler, oppfordres sykehjemmet å melde avvik til sykehuset. Prosedyrer for melding av avvik bør være beskrevet i samarbeidsavtalen mellom kommunen og det regionale helseforetaket. Se nasjonal veileder: https://ekstranett.helsemidt.no/Samhandling/Dokumenter/Mal%20for%20samarbeidsavtaler-veileder.PDF . 6. Tidsplan og personell intervjuet Åpningsmøtet kl.9.00 Intervjuer og legemiddelgjennomganger fra kl. 09:30 Avsluttende møte kl. 14.45 -15.00 Følgende personer deltok under revisjonen: Sluttmøte Deltakere Åpningsmøte Intervju Birgit Scott, kommunelege/tilsynslege X X X Heidi Selboe Welve, Omsorgsleder/tjenesteleder X X X Wanja Brandsfjell, fagspl., sykehjem X X X Gunhild V Aune, fagspl., sykehjem X X X Hege Kløften, fagspl., hjemmetjenesten X X X Fra Farmasitjenesten: Kristin Midtdal 7. Oppfølging: Det ble under sluttmøtet avtalt at enheten gir en tilbakemelding på rapporten 1 måned etter mottatt rapport, det vil si innen 1. november 2014. Det er enhetsleder som har ansvar for oppfølging i henhold til denne rapporten. 8. Vedlegg: - Intervjuguide legemiddelanamnese Med hilsen Sykehusapoteket i Trondheim Farmasitjenesten i kommunene i Sør-Trøndelag Kristin Midtdal Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Olav Kyrres gt. 3 MTFS Vest 7489 Trondheim Telefon: 73 55 01 61 Telefaks: 73 55 01 66 Org.nr.: 983 974 35 805 MVA 36 Tilsynsrapport fra Mattilsynet etter tilsyn med vannforsyningssystem. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 005/15 Arvid Hanssen &58, 216 14/116-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken og revisjonsrapporten fra Mattilsynet tas til orientering. Vedlegg Revisjonsrapport - Etter tilsyn med vannforsyningssystem.pdf Saksutredning Kontrollutvalgssekretariat viser til fylkesmannen i Sør-Trøndelag, som anser det som formålstjenlig med mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen, Mattilsynet og kommunale kontrollutvalg. Kontrollutvalget fikk i møtet 25.9.14 fremlagt 7 rapporter fra Interkommunal brann og redningsledelse, 2 rapporter fra Arbeidstilsynet og 1 rapport fra henholdsvis Mattilsynet og Fylkesmannen. Rådmannen orienterte da om rutiner for behandling av tilsynsrapporter. Aktuelle etatsledere følger opp rapporter og gjør nødvendige tiltak for å lukke avvik og tar tak i eventuelle bemerkninger i rapporter. Det rapporteres tilbake til rådmannen i ledermøter når avvik er lukket. Sekretariatet anser det som hensiktsmessig å benytte tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene, som et ledd i å følge opp kontrollutvalgets kontroll- og tilsynsansvar. Tilsynet hos Tydal kommunale vannverk i januar 2015 viser at Tydal kommune har styring og kontroll på det aller meste på dette området. Det ble ikke avdekket forhold som medførte pålegg. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sikker og god vannforsyning er et viktig område for innbyggerne. Resultatet av kontrollen viser at det administrasjonen ivaretar lovkrav og forpliktelser på området som tilsynet omfattet. 37 38 39 Resultat av fylkesmannens kartlegging av helse og omsorgstjenester i Tydal. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 006/15 Arvid Hanssen &58, 216 14/116-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalghet tar saken, herunder fylkesmannens kartlegging, til orientering. Vedlegg Papirbasert tilsynssak fra fylkesmannen - kartlegging av helse og omsorgstjenester i Tydal kommune. Saksutredning Sekretariatet får tilsendt tilsynsrapporter fra rådmannen løpende. Det er hensiktsmessig å benytte tilsynsrapportene som et ledd i å følge opp kontrollutvalgets kontroll- og tilsynsansvar. Viser til vedlagte tilsynsbrev etter papirbasert tilsyn, hvor tema for kontrollen var kartlegging av kommunens helse- og omsorgstjenester. Bakgrunnen for kontrollen var en bekymringsmelding fra Norsk sykepleierforbund vedrørende sykepleiedekningen i kommunenes helse- og omsorgstjenester. Resultatet av kartleggingen beskriver relativt detaljert hva som må vurderes i forhold til om faglig forsvarlighet ivaretas, og ikke minst generelle utfordringer som kommunene må være oppmerksomme på. Rapporten/brevet kan derfor være et nyttig grunnlag for vurdering av Tydal kommunes egen situasjon. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Slik sekretariatet oppfatter tilbakemeldingen, herunder konklusjonen, er det grunn til å tro at Tydal kommune jobber tilfredsstillende i forhold til å ivareta de lovmessige krav og dermed har et forsvarlig opplegg for å sikre gode tjenester på området som kontrollen omfattet. 40 Fylkesmannen Postboks 4710 Sentralbord: I Sør-Trøndelag Sluppen, 7458 Trondheim 73 19 90 Besøksadresse: 00, Telefaks E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler lrinvalgsrelefon seineHustad n 19s: z: Sosial-oghelseavdeling 73 19 91 01 vårdata 31.10.2014 Deresdata vårref.(nesoppgir:vedsvoi-l 2014/5479-723.0 Deresref. Tydal kommune Tydalsvegen 125 7590 TYDAL Resultat av kartlegging av kommunenes avslutning av tilsynssak helse- og omsorgstjenester - Bakgrunn Fylkesmannen i Sør- Trøndelag mottok den 23. 06.2014 en bekymringsmelding fra Norsk Sykepleierforbund (NSF) vedrørende sykepleierdekningen i kommunenes helse- og omsorgstjenester. Bakgrunnen for bekymringsmeldingen var en kartlegging av den planlagte vs. den faktiske sykepleierbemanningen foretatt av NSF og hovedtillitsvalgt i 15 kommuner. Kort gjenfortalt viste tallene at 24 % av sykepleiervaktene i den kartlagte perioden på ett eller annet tidspunkt var ledige og at kun 37 % av de ledige vaktene ble dekket av sykepleier. De resterende vaktene ble dekket av hjelpepleier/helsefagarbeider eller ufaglært. Videre viste kartleggingen av 15 % av alle de planlagte vaktene gikk uten sykepleier, og NSF uttrykket en bekymring i forhold til pasientene. Fylkesmannen innledet med hjemmel i lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 tilsyn i saken, og ba om at alle kommunene foretok en kartlegging av bemanningen innen helse- og omsorgstjenesten. I tillegg ba Fylkesmannen om en vurdering av sommerferieavviklingen og om kopi av avviksmeldinger som har sin årsak i mangelfull kompetanse på vakt. Fylkesmannen benytter anledningen til å takke kommunene for godt gjennomførte kartlegginger og informative utredninger. Forsvarlig helsehjelp - krav om faglig forsvarlighet. I henhold til § 3-1 l helse- og omsorgstjenesteloven har kommunen det overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester, kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendig helse- og omsorgstjenester. Det er opptil den enkelte kommunen å forestå den nærmere organisering av tjenestene, og slik sikrer bestemmelsen at kommunene kan utforme og organisere tjenestene ut fra lokale forhold. Det påhviler eier av tjenestetilbudet, det vil si den enkelte kommune, å sørge for at det tilbud som ytes er i samsvar med lovens krav til forsvarlighet jf. § 4-1 i helse- og omsorgstjenesteloven som stiller krav om at helse- og Errioersleoelseog kornninriel-ogJustis,og LandbrukogMilioverri-opovelrst-og sosialeog earninistrosionsszeosonioroningsstebnereoskopsevoelingbygdeutviklingevoelirigiiroariningsevueling Telefaks7319s:ul E~posrVmslposlmotlaK@MkEsmannenno Internett:wwwrylkesrnonnerino/st 41 Organisasjonsnummer.974754350 2 omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter loven her skal være forsvarlige. Kommunen har i tillegg en plikt til å utforme egne kvalitetskrav til tjenesten og til a sikre gode internkontrollrutiner, jf. kvalitetsforskriften og _ ionterkontrollforskriften. Videre har kommunen etter § 3-1 tredje ledoden plikt til a planlegge, gjennomføre, evaluere og koorigere virksomheten for a sikre at innholdet er i samsvar med de krav som er fastsatt i lov eller forskrift. Dette legger føringer for hvordan tilbudet skal utføres og stiller krav til både å følge (rjnedo evlaluerekdet tjenefietilbudet som ytes. à vite vil ikke være tilstrekkelig, et ma i ti le g s je en vur ering av informasjonen og igangsetting av tilta for kontinuerlig a forbedre kvaliteten på tjenestetilbudet. Kravet innebærer at den kommunale sykepleierdekningen hele tiden må vurderes opp i mot pasient/brukergruppens behov, sykdomsbilde og kompleksitet, og tilpasses deretter. I tillegg vil bygningsutforming og avstander være en del av vurderingen. Dersom en sykepleier skal ha ansvar for flere avdelinger, eventuelt både sykehjem og hjemmesykepleie, må avstanden og fremkommelighet mellom de ulike avdelingene tas inn som en del av forsvarlighetsvurderingen. Det er en kontinuerlig prosess å sørge for en forsvarlig tjeneste, som fordrer at kommunene arbeider systematisk. Pasientgruppen er i stor grad eldre, hjelpetrengende mennesker som har et komplekst sykdomsbilde. Dette innebærer at det regelmessig vil kunne oppstå endringer i brukernes tjenestebehov som får konsekvenser for bemanningsbehovet, og som kommunen må ta høyde for i sitt arbeid med å sikre forsvarlige tjenester. Videre bemerkes det at pasientene ofte står på en rekke ulike medikamenter som skal administreres og håndteres av både sykepleier og andre fagarbeidere. Det vil være viktig med gode rutinebeskrivelser, gode rutiner for opplæring samt en klar ansvarsavklarlng. Dette ansvaret påhviler virksomheten, som i henhold til § 16 i helsepersonelloven skal sørge for tilstrekkelig med personalressurser med nødvendige kvalifikasjoner, tilstrekkelig og riktig utstyr, en tydelig fordeling av ansvar samt nødvendige rutiner og prosedyrer. Funnene i Tydal kommune Generelt viser kartleggingen at kommunene opplever vansker med å erstatte sykepleier med sykepleier ved sykdom og/eller vakans. Dette kan skyldes flere årsaker, men det rapporteres om knapp tilgang på sykepleier og derav sårbarhet ved sykdom. I praksis kan dette medføre en lavere og muligens dårligere fagdekning. Samtidig viser kartleggingen at det arbeides med å finne løsninger for å sikre et forsvarlig tilbud til pasientene. Bakvaktsordninger, samordning av sykepleierkompetansen mellom sykehjem og hjemmesykepleie samt organisering av sykepleier i en pool forå kunne betjene et større område, er noen eksempler på løsninger som benyttes av de forskjellige kommunene. Flertallet av kommunene gir tilbakemelding om rekrutteringsutfordringer og viser til at det arbeides aktivt med å øke sykepleierdekningen. Utgangspunktet i grunnturnus og ønsketurnus íTydal kommune er at det skal være sykepleier pa alle dag- og kveldsvakter. Ved fravær av sykepleier i aktiv vakt skal det være sykepleier bakvakt. Sykehjem og hjemmetjenesten har en felles turnus. Kompetansen fordeles daglig og justeres etter behovet. 42 3 Fylkesmannen bemerker at antallet sykepleier på vakt må vurderes opp imot det samlede antallet pasienter, pasientenes problematikk og sykdomsbildet. Det vil ikke være tilstrekkelig bare å se på antallet pasienter sammenlignet med antallet sykepleier. Omfattende prosedyrer, administrering av medikamenter og uforutsette hendelser tar tid og kan øke behovet for sykepleiekompetanse. Den samlede kompetansen på vakt må ikke være for lavt til at det kan ytes faglig forsvarlig helsehjelp. Derfor må behovet for sykepleiere vurderes kontinuerlig og spesielt i de tilfeller hvor bemanning er sårbar fra før. Det er svært viktig at tidspress ikke går utover kvaliteten på den hjelpen som ytes. Tidspress, samt svært mange oppgaver og prosedyrer kan øke risikoen for avvik, som blant annet feilmedisinering. Ved bruk av samme sykepleierressurs på både sykehjem og i hjemmetjeneste må kravet til forsvarlighet vurderes opp imot blant annet tilgjengelighet, responstid og risikoen for samtidighetskonflikt. For enkelte pasientgrupper vil det kunne være av avgjørende betydning å få hjelp raskt. De samme vurderingene vil være av betydning ved bruk av bakvakt, og da spesielt pa natt. Pasientgruppen som mottar hjelp er i stadig endring og utfordringen blir som en naturlig konsekvens større og mer omfattende. I tillegg stiller samhandlingsreformen større krav til behandlingstilbudet. Dette medfører et behov for klare rutiner og en klar ansvarsfordeling. Komplekse sykdomsbilder, nye medikamenter og nye administrasjonsmetoder stiller store krav til opplæring. For å sikre at kravet til faglig forsvarlighet ivaretas bør det bak enhver opplæring foreligge en individuell vurdering av egnethet, ikke alle kan utføre de samme oppgavene. Kompetanse, erfaring og egnethet må vurderes og bemanningen på vakt må deretter vurderes opp i mot kravet om forsvarlighelsehjelp. Noen er godt egnet og innehar den kompetanse og erfaring som er nødvendig for å kunne ta hånd om kreftpasienter, andre ikke. Hvem som kan læres opp og hva som kan delegeres vil være sentrale spørsmål i utformingen av et helhetlig og forsvarlig helsetilbud, og momenter tas høyde fori utforming av bemanningsplaner. som det må Rekruttering vil være en viktig del av å kunne sikre dagens og morgensdagensbehov for sykepleiekompetanse i kommunehelsetjenesten. Det opplyses fra flere kommuner at det er vansekelig å rekruttere etterspurt kompetanse. Relevante rekrutteringsvirkemidler kan være lønn, tilbud om fast og helstilling, godt fagmiljø og godt arbeidsmiljø. En vurdering av hvilke virkemiddeler og tiltak som skal igangsettet vil være en viktig del av plikten til interkontroll. Konklusjon Resultatet av kartleggingen er av en slik art at det ikke anses som nødvendig med videre tilsyn i saken, og saken anses som avsluttet. 43 4 Med hilsen Inger Williams (e.f.) ass. fylkeslege Dette dokumentet Bente Hustad juridisk rådgiver er elektronisk Kopo: Norsk sykepleierforbund godkjent og har derfor ingen signatur. v/fylkesleder Beddingen 8 7014 TRONDHEIM 44 Avtaler om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2015. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 007/15 Arvid Hanssen 216 14/153-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for 2015. 2. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Avtaler om revisjon 2015 Tydal Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. www.konsek.no Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 92. www.konsek.no 45 Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget. Utvalget har stor frihet til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Timetall for 2015. Revisjonen har for alle kommuner samlet budsjettert med 11 431 timer til revisjon i 2015. Dette er en nedgang på 817timer fra 2014. Revisjonen opplyser at reduksjonen skyldes at selskapet har færre timer til disposisjon. Reduksjonen må tas innenfor forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, da revisjonen må utføre regnskapsrevisjon i det omfang som er nødvendig for å kunne bekrefte kommunenes årsregnskap. Fylkeskommunen og de største kommunene har fått redusert timetallet mest fra 2014 til 2015. For 2015 er rammen til regnskapsrevisjon i Tydal satt til 210 timer, som er det samme som for 2014. Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utkast til avtale for Tydal kommune for 2015 satt til 135 timer. Dette er en økning på 5 timer fra 2014. Tilbakeføring av lånte timer til Selbu kontrollutvalg. Da kontrollutvalget bestilte forvaltningsrevisjon byggesaksbehandling i sak 2/14, 20.2.14, vedtok utvalget å låne 50 timer fra kontrollutvalget i Selbu for å få nok ressurser til gjennomføring i 2014. Disse timene må tilbakeføres i 2015, uavhengig av avtalene med revisjonen. Dette betyr at kontrollutvalget i Tydal har 85 timer til disposisjon til til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Tilgjengelige ressurser og bruk av ressurser mellom de enkelte eierkommuner kan svinge noe fra år til år. For Tydal er endringen minimal fra 2014 til 2015 og kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2015. 46 47 48 49 50 Samarbeid med andre kontrollutvalg - innspill. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 008/15 Arvid Hanssen 089 15/41-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget i Tydal deltar/blir representert på møte i kontrollkomiteen i Stjørdal kommune den 12.6.15. 2. Eventuell deltakelse i felles forvaltningsrevisjon avklares gjennom egen sak til kontrollutvalget etter at møtet på Stjørdal er avholdt. Vedlegg 15-002 Brev til KonSek Midt-Norge IKS. 15-002 Brev til KonSek Midt-Norge IKS - Vedlegg. Evaluering av interkommunale barnevernstjenester i Sør-Trøndelag Saksutredning Kontrollutvalg i Værnesregionen har i ulike sammenhenger signalisert at de ønsker en dialog knyttet til kontroll og tilsyn som berører flere kommuner i regionen. Utfordringer knytter seg særlig til kontroll som skal utføres på områder som kommer inn under vertskommunesamarbeid. Leder og også medlem i kontrollutvalget i Tydal har deltatt i fellesmøter som er avholdt i forbindelse med møter i kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. Leder er også informert om epostveksling i januar 2015 mellom ordførere i tilknytning til en mulig forvaltningsrevisjon av barnevernet. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek) og Kontrollutvalgssekretariat Trøndelag IKS (KomSek) har en dialog i forhold til planer og bestillinger av av prosjekt i de enkelte kommuner i Værnesregionen, der samarbeid kan være aktuelt. Kontrollutvalget i Tydal har årlig ca 135 timer til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. For å få nok ressurser til gjennomføring av forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling i Tydal i 2014, vedtok kontrollutvalget å bruke 50 timer av ressursene for 2015. Kontrollutvalget har derfor kun 85 timer til bruk for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2015. Det er muligheter til å bestille revisjon med levering litt ut i 2016, dersom det er behov for mer ressurser enn kontrollutvalget disponerer i 2015. Slik sekretariatet vurderer det er dette naturlig for en kommune med så vidt små revisjonsressurser tilgjengelig. Viser for øvrig til vedlegg, hvor det har kommet innspill til felles kontrollområder og invitasjon til møte i kontrolkomiteen i Stjørdal den 12.6.15. Kontrollutvalget bør vurdere innspillene. 51 Som det også fremgår av vedlegg har fylkesmannen i Sør-Trøndelag engasjert Telemarksforskning til å foreta en større evaluering av barnevernstjenesten i Sør-Trøndelag med oppstart senest 1.1.2015. Prosjektbeskrivelsen vedlegges. Sekretariatet har vurdert prosjektbeskrivelsen. Flere punkter vil være sentrale også ved gjennomføring av en forvaltningsrevisjon. Ut fra dette mener sekretariatet at kontrollutvalget bør avvente bestilling/deltakelse i forvaltningsrevisjon av barnevernstjenesten, i alle fall til etter møtet 12.6.15 på Stjørdal. Det må være en forutsetning at vertskommunen ønsker en forvaltningsrevisjon og at vinklingen blir en annen enn den fylkesmannen har lagt opp til. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet legger frem saken til drøfting. Ressursene til revisjon er begrenset og det er avgjørende med avklaringer med andre kommuner før bestilling av forvaltningsrevisjon foretas. Sekretariatet mener Tydal kommune eventuelt kan vurdere å bruke noe ressurser til eierskapsoppfølging i 2015. Viser til egen sak i møtet 24.2.15. 52 Orgnr. 987672196 Postboks 2564 7735 Steinkjer Tlf. 74 11 14 76 www.komsek.no KonSek Midt-Norge IKS Kongens gt. 9 7013 TRONDHEIM Deres ref.: Vår ref.: 15/002 Arkiv: 415-1714-2.2 Dato: 12.01.15 Saksbehandler: Paul Stenstuen SAMARBEID OM KONTROLL OG TILSYN I VÆRNESREGIONEN Det vises til avtale om samarbeid mellom kontrollutvalgssekretariatene i Værnesregionen, jf. notat fra møte den 14.03.14, samt til deres epost den 16.12.14. Innherred renovasjon står så langt ikke på våre lister for selskapskontroll i inneværende planperiode. Slik en har oppfattet det er spesialundervisning en vesentlig kostnadsdriver i kommunene. Stjørdal kontrollkomite ønsker derfor å rette oppmerksomhet mot temaene PPT og spesialundervisning i 2015, og ba i sak 40/12 sekretær om å rette en henvendelse til KonSek Midt-Norge IKS om et mulig samarbeid om forvaltningsrevisjon knyttet til disse temaene. Regionrådet ga en tilråding om å gjennomføre forvaltningsrevisjon av Barnevernstjenesten i Værnesregionen i møte den 10.12.14. Se vedlegg. En er imidlertid kjent med at fylkesmannen i Sør Trøndelag har bestilt en gjennomgang av de interkommunale barnevernstjenestene i fylket. Barnevernstjenesten i Værnesregionen er med her. Et eventuelt prosjekt vedr. barnevernstjenesten nå bør besvare problemstillinger som ikke vil bli besvart av fylkesmannen i Sør Trøndelag sin gjennomgang. En vil komme tilbake til dette etter at saken er blitt fremlagt for Stjørdal kontrollkomite. Det legges for øvrig opp til et felles orienteringsmøte for kontrollutvalgene i Værnesregionen den 12.06.15 i regi av Stjørdal kontrollkomite. Iht. sin møteplan skal Stjørdal kontrollkomite bl.a. ha orienteringer vedr. PPT/spesialundervisning og barnevern i dette møte. Det er ønskelig med innspill om ønskede presiseringer, samt om eventuelle andre temaer som vil kunne være aktuelle orienteringer i fellesmøte. Med hilsen Paul Stenstuen Kontrollsekretær E-post: Dir.tlf. paul.stenstuen@komsek.no 74 11 14 78 / 909 50 440 __________________________________________________________________________________ Felles e-post: post@komsek.no – Hjemmeside: www.komsek.no 53 54 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Innvalgstelefon Saksbehandler 73 19 93 68 Torbjørn Løvaas Oppvekst- og utdanningsavdelingen Vår dato 04.11.2 Deres da HITRA KOMMUNE Vår 2014/ -Deres- 77-621 Adresseliste Gr,idering Evaluering av interkommunale informasjon til kommunene barneverntjenester i Sør-Trøndelag - Høsten 2009 tok Fylkesmannen, på bakgrunn av en henvendelse fra KS, et initiativ for å stimulere kommunene til å vurdere etablering interkommunale barneverntjenester. Dette tiltaket ble kalt Fylkesinitiativet, og målsettingen var å få robuste og mindre sårbare barneverntjenester i fylket. Det ble ut fra dette besluttet å etablere et prosjekt som skulle sørge for en evaluering. Vi etablerte samarbeid med RKBU (Regionalt kunnskapssenter for barn og unges, psykisk helse og barnevern, Midt-Norge) i utformingen av prosjektbeskrivelse. Prosjektbeskrivelsen beskriver bakgrunn for prosjektet, kort oversikt over situasjonen i Sør-Trøndelag på barnevernfeltet, bemanningsnormer, KS sitt utviklingsnettverk og henvisninger til noen tidligere evalueringer av interkommunalt barnevernsamarbeid. Målsetting for evalueringsprosjektet er å; «gi et godt grunnlag for kunnskapsbaserte prosesser og beslutninger ved etablering og drift av interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag...bidra til forståelse av utfordringer og suksesskriterier..., bidra til videreutvikling og forbedring av eksisterende interkommunale tjenester.» Resultatet av undersøkelsen er også tenkt å være et relevant innspill i den kommende kommunereformen. Målgruppe for evalueringen er satt til å være politisk ledelse og øverste administrative nivå i kommunene, barneverntjenesten selv med samarbeidspartnerne og brukere av barneverntjenesten. Resultatet av undersøkelsen vil også være interessant for KS og Fylkesmannen mv. Fylkesmannen viser for øvrig til tidligere brev i saken. Prosjektbeskrivelsen har 16 punkt som tar for seg moment som vi vil at undersøkelsen skal fange opp. Her vises det til prosjektbeskrivelsen som ligger vedlagt. Disse 16 punktene er et resultat av forslag til ramme for prosjektet Fylkesmannen la fram for kommunene gjennom en høringsrunde i april og mai 2014. For å få en håndterbar prosess, var det ikke mulig å fange opp alle momentene kommunene spilte inn. Vi prioriterte det vi oppfattet som utgangspunktet for oppstart av prosjektet, å evaluere etableringen av interkommunale barneverntjenester for å oppnå robuste og mindre sårbare tjenester. Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal- og samordningsstab E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks 55 73 19 93 01 Organisasjonsnummer: 974764350 Internett: www.fylkesmannen.no/st 2 Oppdraget ble lagt ut på Doffin, med svarfrist 08.08.2014 kl. 12.00. Alle tilbyderne fylte vilkårene som var satt. I konkurransegrunnlaget går det fram hva tilbudene skulle inneholde og vår vektleggingen av de ulike momentene. Tilbyderne var i alfabetisk rekkefølge; Deloitte AS, Nordlandsforskning, NTNU Samfunnsforskning AS og Telemarksforskning. AS, Oxford Research To av tilbudene ble vurdert som spesielt interessante. Vi valgte å tildele oppdraget til Telemarksforskning. Bakgrunnen for dette var deres lange erfaring og mange prosjekter på feltet, og at de har gjennomført tilsvarende undersøkelser mot interkommunale tjenester. Vi vektla at dette var viktig kunnskap å ha ved gjennomføring av vår undersøkelse. Denne kunnskapen mener vi også gjenspeilte seg i forslag til gjennomføringsmodell. Kontrakt med Telemarksforskning ble underskrevet fredag 31.10.2014. På dette kontraktsmøtet ble det slått fast at begge parter ser seg tjent med at prosjektet gjennomføres raskere enn den tidsrammen som ble satt. En ønsket prosjektgjennomføring er at sluttrapporten foreligger i første kvartal 2016. Den formelle tidsfristen for sluttrapporten er imidlertid innen utgangen av januar 2017. De involverte kommuner vil nå bli kontaktet av Telemarksforskning direkte. Det legges opp til intervju av ledere og ansatte i barneverntjenesten, kommuneledelse og barneverntjenestens samarbeidspartnere. Kartleggingen vil benytte både møter med intervju og nettbaserte spørreundersøkelser. Telemarksforskning vil også ta opp med den enkelte barneverntjeneste om muligheten for å gjennomføre brukerundersøkelser. Fylkesmannen har drøftet med Telemarksforskning om at det kan være aktuelt legge fram midlertidige funn fra kartleggingen høsten 2015, og å presentere rapporten når denne foreligger. å hele Vi ber om at kommunen orienterer aktuelle instanser i egen kommune om undersøkelsen, og muligheten for å bli kontaktet i sakens anledning. Ved videre spørsmål om prosjektet kan Jostein Krutvik eller Torbjørn Løvaas hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag kontaktes. Med hilsen Jostein Krutvik (e.f.) assisterende utdanningsdirektør Dette dokumentet Vedlegg: er elektronisk Torbjørn Løvaas seniorrådgiver godkjent og har derfor ingen signatur. Prosjektbeskrivelse Konkurransegrunnlag Kopi: Bufetat Region Midt-Norge, postboks 2233, 3103 Tønsberg. Telemarksforskning Boks 4 3833 BØ I TELEMARK 56 i Sør-Trøndelag Fylkesmannen Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim 73 19 91 01 73 19 90 00, Telefaks Sentralbord: Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Vår dato 10.05.2014 Deres dato Innvalgstelefon Saksbehandler 73 19 93 68 Torbjørn Løvaas Oppvekst- og utdanningsavdelingen ved svar) barneverntjenester av interkommunale Evaluering Vår ref. (bes oppgitt 2014/177-621 Deres ref. Prosjektbeskrivelse Bakgrunn som skal evaluere til et prosjekt Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har tatt initiativ i fylket (og samarbeidende barneverntjenester erfaringene med interkommunale kommer bl.a. som kommuner i Nord-Trøndelag og Hedmark). Dette initiativet til evaluering av ønske om å bruke skjønnsmidler følge av kommunenes en målsetting som ble lagt da interkommunale barneverntjenester, for en mer robust Fylkesmannen i 2010 startet opp "Fylkesinitiativ barneverntjeneste". 6. november var et vedtak fra KS fylkesmøte Bakgrunnen for «Fylkesinitiativet» oppfordret til å sette i gang en prosess for å få til et 2009. Der ble Fylkesmannen reorganisert og forsterket barnevern i Sør-Trøndelag gjennom etablering av (i Vedtaket er nå fulgt opp av Fylkesmannen formelle samarbeidsløsninger. en mer robust og mindre for å få etablert samarbeid med KS og kommunene) samarbeid. Fylkesmannen har også sårbare tjeneste gjennom interkommunalt tjenester. I 2010 til oppstart av flere interkommunale tidligere gitt skjønnsmidler til etablering av slike i større grad å stimulere ønsket Fylkesmannen av muligheter for disse. interkommunale tjenester, og ikke bare til utredning av Fylkesmannen å utarbeide et felles NIVI Analyse fikk i oppdrag av kommunene og kunnskapsgrunnlag for å drøfte organiseringen regionsamarbeid i kommunene. Rapporten, Fylkesinitiativ for økt samarbeid om barnevern i Sør-Trøndelag, fra februar 2010 gir en samlet oversikt over samarbeid og erfaringer fra interkommunal utfordringer for barneverntjenesten, oversikt over aktuelle løsningsmodeller. Rapporten presenterer seks veivalg ved for evalueringen interkommunal organisering og kan danne et godt bakteppe (NIVI-rapport 2010:1, se vedlegg). de senere har økt betraktelig samarbeid på barnevernområdet Interkommunalt barnevernsamarbeid kommuner i interkommunalt år i Norge. Antall deltagende av 2012, eller 43 % av landets 429 har økt fra 83 i 2008 til 183 ved utgangen kommuner (SSB 2013). i Sør Trøndelag barneverntjenester Interkommunale deltar i interkommunalt (80 %) i Sør-Trøndelag 20 av 25 kommuner barneverntjenester i 7 interkommunale Disse er organisert barnevernsamarbeid. kommuner. 4 av tjenestene består bare av som består av fra 2-7 samarbeidende med kommuner fra kommuner i Sør-Trøndelag, mens de andre 3 har samarbeid andre fylker (Nord-Trøndelag og Hedmark). - Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal- og samordningsstab E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks 5773 19 93 01 Organisasjonsnummer: 974764350 Internett: www.fylkesmannen.no/st 2 Disse interkommunale tjenester har eksistert i fra 2-11 år, siden fylkets første interkommunal ordning ble etablert med Hemne og Snillfjord som forsøksordning i 2003 (se tabellen fra Fylkesmann i Sør-Trøndelag). Barneverntjeneste Vertskommune Fosen barnevemtjeneste Rissa Bamevernstjenesten i Hemne og Snillfiord Hemne Rissa, Leksvik, Osen, Roan, Mjord, Bjugn, Ørland Hemne, Snillfjord Forsøk i perioden 2003 til 2008, fast etter dette Frøya og Hitra bame- og familietjeneste Frøya Frøya, Hitra 01.06.2011 Barnevemtjenesten for Oppdal og Rennebu Oppdal Oppdal, Rennebu 01.01.2010 Bameverntjenesten i Holtålen, Røros og Os Røros Røros, Holtålen og Os i Østerdalen 01.01.2008 Barneverntjenesten i Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun Orkdal Agdenes, Meldal, Skaun, Orkdal Orkdal og Meldal ble samrnenslått 01.04.2005, Agdenes kom med fra 01.10.2008, Skaun fra 01.01.2011 Værnesregionen barneverntjeneste Stjørdal Stjørdal, Frosta, Meråker, Tydal, Selbu Forsøk 2005 til 2008 Permanent fra 01.07.2009 01.04.2012 Tjenestene i Sør-Trøndelag er organisert etter vertskommunemodellen (Kommuneloven § 28). I denne modellen, er en av kommunene vert for de andre, med arbeidsgiveransvar og administrasjon av de interkommunale barneverntjenestene på vegne av samarbeidskommunene. NIVI rapporten inneholder en kort beskrivelse av de 5 eldste interkommunale tjenestene. Interkommunal barnevernvakt i Trondheim Det er etablert en interkommunal barnevernvakt i Trondheim (BVV). Tiltaket er lokalisert i politihuset i Trondheim og dekker i tillegg til Trondheim, Værnesregionen barneverntjeneste, Orkdal interkommunale barneverntjeneste og Malvik, Melhus og Klæbu kommuner. BVV holder åpne hele døgnet og kan kontaktes utenom normal arbeidstid. Ved at BVV omfatter kun en del av barneverntjenestens arbeidsoppgaver faller den utenfor Evalueringsprosjektets intensjon. Det interkommunale barnevernsamarbeidet Barnevernvakta i Trondheim vil derfor ikke være en del av evalueringen. Bemanningsnormer for barneverntjenester Det finnes i dag ingen godkjente normer for bemanning i barneverntjenesten. Statistikk fra KOSTRA for 2013 viser at antall årsverk i de 7 interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag varierer fra 6-28 årsverk. Antall ansatte per 1000 barn i alderen 0-22 år varierer fra 2,4-4,0 (SSB 2014). Barnevernpanelet (2011) anbefalte etablering av en veiledende norm for personalressurser i det kommunale barnevernet med 5 fagårsverk som minimum bemanning. NIVI rapporten inneholder følgende anbefalinger fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag for å sikre robust og mindre sårbare tjenester. 58 3 Disse er: Minimum 3 årsverk per barneverntjeneste Minimum 1,5 ansatte per 1000 barn i alder 0-22 år Maksimum 8 barnevernundersøkelser per ansatt Maksimum oppfølging av 13 barn i tiltak per ansatt NIVI foreslo disse veiledende dimensjoneringsnormer for interkommunale barneverntjenester: Minimum 5-6 årsverk for å sikre minste faglig kvalitet Minimum 10-20 årsverk for etablering av en helhetlig tjeneste med grunnlag for faglig spesialisering KS utviklingsnettverk for interkommunale barnevernsamarbeid Som en del av KS Effektiviseringsnettverkene ble det etablert i november 2011 et utviklingsnettverk for det interkommunale barnevernsamarbeidet (20112013). Nettverket som ble avsluttet høsten 2013 bestod av kommuner fra Troms, Nordland, Nord- og Sør-Trøndelag og Møre og Romsdal, blant disse var felles barneverntjeneste for Oppdal og Rennebu. I løpet av nettverksperioden utarbeidet hvert barnevernsamarbeid en analyse i hovedsak basert på KOSTRAtall og brukerundersøkelser. Analysen suppleres med annen relevant opplysning fra tjenesteområdet samt lokale forutsetninger/organisatoriske løsninger i kommunene. Det kan være aktuelt som en del av evalueringen av tjenestene i Sør-Trøndelag å ta kontakt med KS og/eller deltagende kommuner for å høre nærmere om erfaringene fra nettverket (KS, ved Turid Haugen, 26.03,14). Noen eksempler på litteratur/evalueringer av interkommunalt barnevern Deloitte (2012) har gjennomført en kartlegging av barnevernet i små kommuner (under 5000 innbyggere) på oppdrag fra KS. 90 % av kommunene som deltok i interkommunalt barnevernsamarbeid synes samarbeidet fungerer godt og har bidratt til en bedre barneverntjeneste. Viktige forutsetninger for et godt interkommunalt samarbeid er vilje til samarbeid, tydelige og definerte oppgaver og ansvarslinjer, og fungerende administrativt system på tvers av kommunene. Faktorer som skaper størst utfordringer for det interkommunale samarbeidet er manglende samhandling med andre tjenester i kommunen, ulik prioritering, og manglende kommunikasjon. Madsen & Salvesen (2014) har skrevet om ledelse av interkommunalt barnevern i en ny bok om barnevernledelse. Forfatterne påpeker følgende fordeler med interkommunale tjenester - større fagmiljø, stordriftsfordeler og kvalitet på tjenester. Mulige utfordringer er økte utgifter, ledelsesutfordringer som økte rapporteringskrav og lengre avstand til samarbeidspartnere (Kvello & Moe, red., 2014). Telemarksforskning i Bø har gjennomført flere evalueringer av interkommunale barneverntjenester i Norge. I en evaluering av 6 utvalgte tjenester på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet ble det konkludert med at samarbeidene har bidratt til å styrke fagmiljøene og forbedret kvaliteten på tjenestene. Effekten var størst i forhold til håndtering av tunge omsorgssaker. 10 59 4 faktorer som bidrar til godt interkommunalt (Brandtzæg 2006). samarbeid ble identifisert Trøndelag Forskning og Utvikling AS evaluerte en felles barneverntjeneste i Midtre Namdal. Det ble konkludert med at felles barneverntjeneste har gitt en klar styrking av tilbudet til brukerne. De viktigste suksessfaktorene var delegasjon til felles barnevernleder og etableringen av et større fagmiljø (Wendelborg AS 2008). Ressurssenter for omstilling i kommunene (RO) (2008) evaluerte barneverntjenesten i Midtre Trøndelag (Tydal, Selbu, Stjørdal og Meråker). Det ble konkludert med at en felles tjeneste var bedre rustet til å møte dagens og fremtidens utfordringer. Sårbarheten ble redusert og ansatte har nytte av et større fellesskap. Sterkere prioritering av forebyggende arbeid og mer strukturert samhandling med samarbeidspartnere ble etterlyst. Innhold i evalueringen Mål: Evalueringen skal gi et godt grunnlag for kunnskapsbaserte prosesser og beslutninger ved etablering og drift av interkommunale barneverntjenester i SørTrøndelag. Den skal kunne bidra til videreutvikling og forbedring av eksisterende interkommunale barneverntjenester. Den skal bidra til forståelse av utfordringer og suksesskriterier en interkommunal barneverntjeneste står overfor. Resultatet kan også være relevant for kommuner som etter hvert vurderer kommunesammenslåing. Målgruppe: Politisk og administrativ ledelse i kommunene Ledere og ansatte i barneverntjenesten Brukere av barneverntjenester (barn og foresatte) Barneverntjenestens samarbeidspartnere (for eksempel barnehager, skoler, helsestasjoner, PPT, Bufetat, politi og kommunal psykiatritjeneste) KS og andre med interesse for interkommunale barneverntjenester Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Metodejdatakilder: Anbudssøkere skal presentere en detaljert plan for evalueringsdesign, plan for datainnsamling og dataanalyse. Følgende momenter og problemstillinger skal inngå i evalueringen: Evalueringen skal ha en beskrivelse og analyse av alle (7) eksisterende interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag. Disse skal beskrives hver for seg, og det skal også gjøres en sammenligning og sammenfattende analyse på tvers av tjenestene. Den skal også inkludere en kort kunnskapsstatus om tidligere evalueringerfkartlegginger av interkommunalt barnevernsamarbeid i Norge. Utviklingen av barneverntjenesten (før og etter etablering av interkommunale tjenester) skal oppsummeres statistisk basert på tall fra 60 5 KOSTRA og rapportering til fylkesmannen (for eksempel fristoverholdelse, antall meldinger som henlegges/undersøkes, antall undersøkelser som henlegges/settes inn tiltak, antall hjelpetiltak/omsorgstiltak osv.). Det er aktuelt med informasjonsinnhenting fra både eksisterende dokumenter og statistisk informasjon (KOSTRA/SSB og rapportering til fylkesmann/BLD), og innhenting av erfaringer fra barnevernledere, ansatte og andre relevant informanter gjennom intervjuer (enkeltvis og grupper) og spørreundersøkelser. Andre aktuelle informanter er samarbeidspartnere, brukere (barn og foreldre), politisk/administrativ ledelse i kommunene og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Erfaringer fra samarbeidspartnere (f. eks. skoler, barnehager, helsesøster, PPT, Bufetat, politi, kommunal psykiatritjeneste og NAV osv.) skal kartlegges. Hvordan oppleves samarbeidet med interkommunal barneverntjeneste i barnevernssaker (meldinger, undersøkelser, tiltak), men også samarbeid om forebyggende arbeid med barn og unge i kommunene (jf bvl § 3-1)?. I hvilken grad bidrar samarbeidet til god samhandling i forhold til løsning av felles utfordringer? Hvilke rutiner for samhandling mellom interkommunal barneverntjeneste og samarbeidspartnere finnes? Erfaringer fra brukere bør innhentes på en måte som er rasjonell og pålitelig. Dette kan inkludere både gjennom nye spørreundersøkelser og tidligere gjennomførte undersøkelser. Flere interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag har gjennomført brukerundersøkelser tidligere. Oppdal/Rennebu, for eksempel, undersøkte brukertilfredshet i 2012. Anbudssøknaden skal presisere hvordan dette kan gjøres. Kommunenes målsettinger for etablering av interkommunal barneverntjeneste skal identifiseres (bl.a. fra samarbeidsavtaler) hvilken grad disse målsettingene har blitt nådd? Er målsettingen robuste tjenester, med mere faglighet, mindre sårbarhet og økt tilgjengelighet oppnådd? og i om Hvor godt forarbeid er gjort med tanke på å etablere en plan, et system og visjoner for en felles tjeneste? Det skal fokuseres på viktige vurderinger, beslutninger og veivalg som må gjøres før selve beslutningen om sammenslåingen tas, herunder f. eks. avklaring av deltakelse eller ikke deltakelse i vertskommunens lederteam og ulike utvalg. Andre vurderinger/beslutninger som gjelder økonomi/budsjett, rapportering, fagprogram/IKT, og kontorlokaler i samarbeidskommuner må også fanges opp. 61 6 Hvordan har etablering av interkommunale barneverntjenester påvirket tjenestens mulighet til å rekruttere og beholde kvalifiserte ledere og ansatte? Hvordan er bemanningen på de interkommunale barneverntjenestene sett i forhold til antall barn i alderen 0-22 år og i forhold til antall barnevernssaker per ansatt? Hvor stort fokus har det vært på lederoppgavene interkommunal tjeneste? i etableringen av en I hvilken grad har en interkommunal barneverntjeneste bidratt til styrking av fagmiljøet eller gitt mulighet for faglig spesialisering? Hva er hensiktsmessig organisering/arbeidsdeling mellom ansatte i en interkommunal tjeneste, bl.a. i forhold til generalistperspektiv, spesialisering og teamarbeid? 10.Hvor bevisst har man vært på å håndtere krevende oppgaver som å bygge en felles kultur for de ansatte i en ny tjeneste? 11.Hvordan har etableringen av interkommunale tjenester påvirket kommunenes økonomistyrings-perspektivet og forutsigbarhet, herunder kostnader til barneverntjenester og tidlig ressursinnsats som virker? I hvilken grad spiller kostnader inn ved vurdering av dimensjonering og valg av ulike tiltak? Hvordan påvirker kommuneøkonomien muligheter for levering av forsvarlige tjenester som sikrer "barnets beste"? Hvordan er kompetansen innen dette feltet for tjenesten? 12.Hvordan er organisering og styring av tjenesten, herunder forholdet mellom vertskommune og andre samarbeidskommuner? Har man hatt et bevisst forhold til hvordan tjenesten lokaliseres og organiseres for å gi best mulig grunnlag for god intern samhandling? 13.Hvordan fungerer interkommunal barneverntjeneste for samarbeidskommuner uten felles oppmøtested bl.a. i forhold til avstand mellom kontorene, endringsmuligheter og bruk av tid i bil? 14.Hvordan var oppstartsprosessen for interkommunal barneverntjeneste eksempel i forhold til økt saksmengde, etablering av nye rutiner og ivaretakelse av ansatte som får endret arbeidsforhold? 15.Hvordan er tilgjengeligheten til barneverntjenester kommuner som ikke er vertskommune? for i de samarbeidende 16.Hvordan påvirker antall samarbeidende kommuner den interkommunale barneverntjenestens organisering og fungering? Er det forskjellige erfaringer med å være i samarbeid mellom 2 kommuner kontra 7 62 7 kommuner, og krever det helt andre forberedelser barneverntjenester? store interkommunale for å kunne lykkes i Tidsplan i juni 2014 med anbudsfrist Prosjektet legges ut på anbud tidlig august 2014 med valg av Gjennomgang av anbudene august/september, oppdragstaker innen 1.10.2014 Prosjekt har oppstart i siste kvartal 2014, senest 1.1.2015 Prosjektet avsluttes senest 1.1.2017 medio Utarbeidelse av prosjektbeskrivelsen er utarbeidet med bistand fra Regionalt kompetansesenter Prosjektbeskrivelsen Det medisinske fakultet ved for barn og unge (RVTS Midt-Norge), universitet (NTNU). Norges teknisk-naturvitenskapelig Vedlegg Langset, M. & Vinsand, G., 2010. Fylkesinitiativ i Sør-Trøndelag., NIVI-rapport 2010:1 for økt samarbeid om barnevern Referanser rapport., september 2011. 2011. Barnevernpanelets Barnevernpanelet, barnevern., av forsøk med interkommunale Brandtzæg, B., 2006. Evaluering Rapport nr 229, 2006. Telemarksforskning-Bø, Langset, M. & Vinsand, G., 2010. Fylkesinitiativ for økt samarbeid om barnevern i Sør-Trøndelag., NIVI-rapport 2010:1. barnevern., i H., 2014. Ledelse av interkommunalt Madsen, M. & Salvesen, Barnevernledelse, Oslo: Gyldendal Norsk forlag. Kvello, Ø & Moe, T. (red.), Ressurssenter for omstilling i kommunene (R0), 2008. Evaluering av i Midt-Trøndelag., november, 2008. Barneverntjenesten i Midtre Wendelborg, C., et al., 2008. Forsøk med felles barneverntjeneste Namdal, Sluttrapport, Trøndelag Forskning og Utvikling AS, 2008. Revidert 06.06.2014 63 8 n NIVI r apport 2010:1 Fylkesinitiativfor øktsamarbeid om barneverni Sor-Trøndelag - Utarbeidet på oppdrag av Fylkesmannen 1 Sor-Trondelag Av Magne Langset og Geir Vinsand 64 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Innvalgstelefon Saksbehandler 73 19 93 68 Torbjørn Løvaas Oppvekst- og utdanningsavdelingen Vår dato 12.06.2014 Deres dato Vår ref. (bes oppgitt 2014/177-621 Deres ref. ved svar) Aktuelle oppdragstakere Konkurransegrunnlag for gjennomføring av prosjektet Evaluering av interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag For levering til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Saksnummer 2014/177 Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal- og samordningsstab E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no lustis- og beredskapsavdeling Internett: Landbruk og bygdeutvikling www.fylkesmannen.no/st Miljøvernavdeling Oppvekst- og utdanningsavdeling Sosial- og helseavdeling 6573 19 93 01 Telefaks Organisasjonsnummer: 974764350 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1, Generell informas'on 1.1. Om oppdragsgiver 1.2. Oppdragsgivers kontaktperson Anskadffelsen gjelder 1.3. 1.4. Tidsplan for tildelingen Krav til leverand rene 2.1. Obligatoriske krav 2.2. CV med referanser Krav til telser o tildelin skriterier 3.1. Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1. Generellt om leveransen 3.1.2. Formkrav 3.1.3. Gjennomføringsog leveringstidspunkt 3.1.4. Kontrakt 3.2. Tildelingskriterier Utforming av tilbudet 3.3. Re ler for "ennomf rin av konkurransen 4.1. Anskaffelsesprosedyre 4.2. Kunngjøring Innlevering av tilbud 4.3. 4.4. Format og antall kopier av tilbudet 4.5. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.6. Vedståelsesfrist 4.7. Tildeling av kontrakt og begrunnelse 66 3 1 Oppdragetogadministrativebestemmelser Fylkesmannen inviterer alle aktuelle leverandører til å delta i konkurransen om å gjennomføre en evaluering av de etablerte interkommunale barneverntjenestene i Sør-Trøndelag. 1.1 Om o dra s iver Fylkesmannen i Sør-Trøndelag er Kongens og Regjeringens øverste representant i fylket og arbeider for at Stortinget og Regjeringens vedtak, mål og retningslinjer blir fulgt opp 1.2 0 dra s ivers kontakt erson Navn: Torbjørn Løvaas E postadresse: fmsttor f Ikesmannen.no Alle henvendelser om konurransen skal rettes til kontaktpersonen pr e-post. - 1.3 Anskaffelsen 'elder Fylkesmannen ønsker å få gjennnomført en evaluering av de etablerte interkommunale barneverntjenestene i fylket. Prosjektets formål er å gi godt grunnlag for kunnskapsbaserte prosesser og beslutninger ved etablering og drift av interkommunale barneverntjenester i SørTrøndelag. Den skal kunne bidra til videreutvikling og forbedring av eksisterende interkommunale barneverntjenester. Prosjektet skal bidra til forståelse av utfordringer og suksesskriterier en interkommunal barneverntjeneste står ovenfor. Resultatet kan også være relevant for kommuner som etter hvert vurderer kommunesammenslåing. Det vises til en nærmere beskrivelse av intensjonen med prosjektet prosjektbeskrivelsen som ligger som et vedlegg til anbudsdokumentet. 1.4 Tids lan for tildelin en Uke o dato Uke 25, Uke 32, 08.08.2014 Uke 34, 15.08.2014 Uke 35, Uke 38, Uke 39, Uke 40, 01.10.2014 i Aktivitet Invitas'on le es ut a DOFFIN Tilbudsfrist Tilbudsa nin Evaluerin Evaluerin ferdi stilt Intern odk'ennin Estimert dato for tildelin Tilbyder har ansvar for at Tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudsfristen er 08.08.2014, kl 12.00. Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelse i konkurransen. 67 4 2 Krav til leverandørene 2.1 Obli atoriske krav Krav til leverandørene; om offentlige anskaffelser skal følgende dokumenter I henhold til Forskrift framlegges; skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd ikke eldre enn 6 mnd merverdiattest, HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg nr 2 (HMS)» «Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet regnskap med noter samt Årsberetning for siste år inkludert revisjonsberetning Oversikt over tilbyders leveranser de tre siste årene, inkludert tidspunkt og kalender 2.2 CV CV med publikasjonsliste oppgis i tilbudet 3 må legges ved. Referanser hos tidligere deres verdi, oppdragsgivere Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 3.1.1 Kravs esifikas'on leveransebeskrivelse Generelt om leveransen. oppdrag med Kommunene i Sør-Trøndelag fylke har gitt Fylkesmannen i fylket. samarbeid om barneverntjenester å evaluere interkommunalt innsats fra Oppdraget er kommet som en følge av en tidligere i SørFylkesmannen for å etablere interkommunale barneverntjenester til dette Trøndelag. Kommunene ønsker å bruke skjønnsmildler arbeidet. Evalueringen har målsetting i trå med pkt 1.3, og er nærmere beskrevet i vedlegg; «Evaluering av interkommunale Prosjektbeskrivelse» barneverntjenester, 3.1.2 Formkrav Rapporten skal være skrevet form. 3.1.3 leverin stids unkt G'ennomf rin s- o barneverntjenestene Arbeidet med evalueringen av de interkommunale senest innen to år etter oppstart, i Sør-Trøndelag skal være avsluttet Sluttrapport skal inneholde alle faglige innen 01.01.2017. samt regnskap. oppsummeringer og konklusjoner, på norsk i World, i skriftlig og digital 68 5 3.1.4 3.2 Kontrakt Avtaleforholdet Tildelin vil bli regulert av kontrakt og normale vilkår. skriterier Tildeling av kontrakt skal tildeles det mest økonomisk tilbudet, på bakgrunn av følgende kriterier i prioritert Tildelin skriterier: Kvalitet (40 %) Kvalitet på tidligere utførte oppdrag og rapporter Likhet mellom tidligere og dette oppdraget Fagkompetanse oppdrag på området Dokumenteres fordelaktige rekkefølge; ved: Rapporter etter tidligere relevante oppdrag legges ved tilbudet. Dokumentasjon på relevant formell kompetanse hos den eller de som skal utføre oppdraget. Referanser hos tidligere oppdragsgivere oppgis i tilbudet Prosjektbeskrivelse (40 %) Med en plan for evalueringsdesign. Kort beskrivelse av hvordan datainnsamling og dataanalyse av de 16 punktene i prosjektbeskrivelsen skal foregå. Tilbudet må inneholde en beskrive hvordan oppdraget skal løses i trå med kravene i dette anbudsdokumentet. Estimat over hvor mye tid som er tenkt brukt på de ulike delene av oppdraget Pris (15 %) Kostnadsrammen for evalueringsprosjektet er inntil 500.000,i to år, totalt 1000.000,- inklusive merverdiavgift. Miljø(5 %) Oppdraget må løses på en mest mulig miljøvennlig måte. 3.3 Legge ved budsjett for oppdraget. Beskrive kort hvordan miljøaspekter ivaretas i gjennomføringen av prosjektet Utformin av tilbudet Tilbudet skal utformes på følgende måte; Del a): - en presentasjon av tilbyder, med beskrivelse av tidligere relevante oppdrag og en beskrivelse av formell kompetanse 69 6 Del b): - en beskrivelse av hvordan oppdraget skal utføres estimat over forventet kostnad Del c): - et budsjett, for miljøhensyn som tas i Del d): - et kort redegjørelse prosjektgjennomføringen Del e): - Vedlegg i denne rekkefølgen; CV med referanser prosjekt Rapporter fra tidliwere relevante Dokumentasjon pa formeil kompetanse Obligatoriske krav; skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd ikke eldre enn 6 mnd merverdiattest, HMS-egenerklæring Oversikt over tilbyders leveranser de tre siste årene, og kalender inkludert deres verdi, tidspunkt regnskap med noter Årsberetning for siste år inkludert samt revisjonsberetning 4 Reglerfor gjennomføringavkonkurransen Anskaffelses rosed re 4.1. om offentlige anskaffelser. Konkurransen reguleres av lov og forskrift den nasjonale terskelverdien, verdi overskrider anskaffelsens anslåtte omfattes av kunngjøringsplikten. Denne og almimnnelige bestemmelser Konkurransen gjennomføres etter forskriftens som følger av dette konkurransegrunnlaget. og de bestemmelser del to, Forhandlinger som en anbudskonkurranse. Konkurransen vil bli gjennomført ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. Kostnader relatert til deltakelse i konkurransen bæres av tilbyder. Kunngjørinq 4.2 Konkurransen blir kunngjort på Database for offentlige er innkjøp, www.doffin.no av tilbud Innleverin 4.3 innen: 08.08.2014, kl 12.00. Tilbudene må være innlevert konvolutt merket «Anbud til Alle tilbudene skal leveres i lukket til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag v/ Torbjørn Løvaas, Evalueringsprosjektet» postboks 4710, Sluppen, 7468 Trondheim. Besøksadresse: E.C. Dahls gt 10. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. av tilbudene 4.4 0 dra s ivers behandlin fra oppdragsgiver åpner Tilbudsåpningen foregår ved at to representanter Leverandørene vil ikke ha tilbudene og registrerer det mottatte tilbudsmaterialet. adgang til tilbudsåpningen. 70 7 av Gjennomgang og evaluering av tilbudene foregår ved at en gruppe oppnevnt utløp gjennomgå de mottatte tilbud med oppdragsgiver vil ved tilbudsfristens Dersom ett eller flere henblikk på de oppstilte kvalifikasjonskrav. dokumentert, vil oppdragsgiver som utilstrekkelig fremstår kvalifikasjonskrav for å fremskaffe nødvendig dokumentasjon. en kort tilleggsfrist kunne gi tilbyder vil bli avvist. kvalifikasjonskravene De tilbydere som ikke tilfredsstiller Etter prøvingen av kvalifikasjonskravene vurdering av tilbudene. vil oppdragsgiver foreta en grundig Format o antall ko ier av tilbudet 4.5 samt en kopi. I tillegg skal det leveres en Tilbudet skal leveres i en original, Tilbyder skal garantere komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Ved avvik mellom elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. gjelde. versjonene vil papirversjonen 4.6 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 07.11.2014. Tildelin av kontrakt o be runnelse 4.7 Gjenværende leverandører som har deltatt tilbakemelding om hvem vi vil inngå kontrakt Vedlecig : Evaluering av interkommunale vedlegg. at (90 dager). i konkurransen vil få en med og begrunnelse for valget. barneverntjenester - prosjektbeskrivelse med 71 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim 73 19 91 01 Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 NOTAT Til: Dato: Fra: Torbjørn Løvaas 13.11.2014 Referanse: 2014/177-621 - Adresseliste Alle kommuner i Sør-Trøndelag Frosta kommune Alstad, 7633 Frostad Merker kommune 7530 Meråker Stjørdal kommune Postboks 133, Kjøpmannsgata 7501 Stjørdal 9 Leksvik kommune Vinnasand 9 7120 Leksvik Os kommune Rytrøa 14 2550 Os i Østerdalen Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal- og samordningsstab lustis- og beredskapsavdeling og Sosial- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 Organisasjonsnummer: 974764350 72 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Vurdering av bestilling av selskapskontroll -kommunens oppfølging av Tydal kommunes eierinteresser. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 009/15 Arvid Hanssen 216, &58 12/14-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll hvor revisjonen ser på kommunens forvaltning og oppfølging av eierinteresser i selskaper. 2. Rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat innen 15.8.15. Vedlegg Plan for selskapskontroll 2013-15 - Tydal kommune Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteresser i selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, men dette inngår ikke som en del av eventuell bestilling nå. Kommunestyret opphevet i desember 2010 sitt tidligere vedtak om å utarbeide en eierstrategi i forhold til selskaper de har eierandeler i. Kommunestyret har gjennom vedtak i sak 52/10 gitt signaler om hvordan en ønsker å følge opp virksomheter hvor kommunen har eierandeler. Vedtaket gjengis i sin helhet og er tatt inn som kapittel 2 i plan for selskapkontroll: 1. Tydal kommune har ikke eierskap i eksterne selskap som gjør det nødvendig å utarbeide egne strategier og planer for sitt eierskap. 2. Kommunens valgte representanter i alle selskaper der Tydal kommune er eier skal avgi rapport til ordfører gjennom møtereferat eller på annen måte. 3. Årsmelding og regnskap fra alle selskap der Tydal kommune er eier skal legges frem for kommunestyret. 4. Dersom kommunen går inn i eksterne selskap med betydelig eierandeler, skal det utarbeides egen strategi for eierskapet. Tydal har senere gjennom salg av sitt everk ervervet aksjer i TrønderEnergi. På det tidspunktet hadde vel 20 av de øvrige eierkommuner bestilt en felles rapport, som også kontrollutvalget og kommunestyret i Tydal fikk oversendt. 73 Etter rapport om selskapskontroll i TrønderEnergi, som kommunestyret behandlet i sak 24/14 den 5.6.14, ble følgende vedtatt: 1. Kommunestyret tar rapporten om selskapskontroll i TrønderEnergi til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen legge frem egen sak for formannskap og kommunestyret, hvor behovet for eierstrategier vurderes på nytt. Dette på bakgrunn av innholdet i rapporten og nåværende eierskap i TrønderEnergi. Det er per februar 2015 ikke fremlagt sak til formannskap og kommunestyre. Rådmannen vil orientere om status og om hvordan kommunens eierstyring fungerer i møtet 24.2.15. Orienteringen er viktig i forhold til om en revisjon bør gjennomføres. I plan for selskapskontroll 2013-2015, som kommunestyret vedtok i sak 72/12 den 13.12.12, er system og praksis for kommunens eierstyring gitt førsteprioritet. Fra planen gjengis kapittel 3, Prioriteringer av selskapskontroll i planperioden: Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av punktene som kommunestyret vedtok i sak 52/10, gjengitt under punkt (kapittel) 2 foran. Det kan også være aktuelt å se på kommunikasjon med selskapene man er medeier i. Hovedinnholdet i eierskapskontrollen som vurderes bestillt gjennom denne saken er definert gjennom det som fremgår av planen og er tatt med ovenfor. Revisjonen bør likevel stå realtivt fritt til å prioritere hva de skal legge mest vekt på i kontrollen. Dette ut fra at dialog med administrasjonen kan gi avklaringer som revisjonen kan bygge på ved en eventuell gjennomgang. Ressurser og leveringstidspunkt ved eventuell bestiling Kontrollutvalget har kontrollutvalget samlet igjen 85 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2015, da utvalget allerede i 2014 brukte 50 timer av 2015ressursene. Sekretariatet er i dialog med Revisjon Midt-Norge IKS og vil fremme forslag om ressursramme i møtet. Det forutsettes at rammen må ligge godt innenfor tilgjengelige ressurser i 2015. Det er avklart med revisjonen at rapport kan leveres innen 15.8.15, derom bestilling foretas nå. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at det bestilles en selskapskontroll i form av eierskapskontroll. Prosjektet gjennomføres innenfor en avtalt ressursramme og levering av rapport til Konsek skjer senest 15.8.15. Det er ønskelig at kontrollutvalget i møtet avklarer om det skal bestilles en eierskapskontroll. Ved eventuell senere bestilling vil rapport neppe bli behandlet i inneværende valgperiode. 74 (Vedtatt i kommunestyrets møte den 13.12.2012, sak 72/12.) PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SELSKAPSKONTROLL 2013-2015 Tydal kommune 75 1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven § 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å ”… påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.”. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven § 77 nr. 4: …kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger… Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at dette som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens § 13, første ledd skal det også ”…minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert.” I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til forvaltningsrevisjon, mens det er kommunestyret som vedtar planen. For forvaltningsrevisjon stiller forskriften krav om at planen skal ”…baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger…”. Gjeldende forskrift stiller ikke tilsvarende krav til plan for selskapskontroll, men i forslag til endringer av kommuneloven som har vært ute på høring er det lagt opp til at slikt krav stilles også for denne. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. 76 1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 1.2.2 Innsyn Kommuneloven § 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: § 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov. 77 1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere. 1.2.4 Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. For Tydal kommune er per 2012 samlet ca 100 timer årlig til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 78 2 Eierskap og eierstyring i Tydal kommune Kommunestyret opphevet i desember 2010 sitt tidligere vedtak om å utarbeide en eierstrategi i forhold til selskaper de har eierandeler i. Kommunestyret har gjennom vedtak i sak 52/10 gitt signaler om hvordan en ønsker å følge opp virksomheter hvor kommunen har eierandeler. Vedtaket gjengis i sin helhet: 1.Tydal kommune har ikke eierskap i eksterne selskap som gjør det nødvendig å utarbeide egne strategier og planer for sitt eierskap. 2. Kommunens valgte representanter i alle selskaper der Tydal kommune er eier skal avgi rapport til ordfører gjennom møtereferat eller på annen måte. 3.Årsmelding og regnskap fra alle selskap der Tydal kommune er eier skal legges frem for kommunestyret. 4.Dersom kommunen går inn i eksterne selskap med betydelig eierandeler , skal det utarbeides egen strategi for eierskapet. 79 3 Prioritering av selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av punktene som kommunestyret vedtok i sak 52/10, gjengitt under punkt 2 foran. Det kan også være aktuelt å se på kommunikasjon med selskapene man er medeier i. 2. Kontroll av utvalgte selskaper Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Tydal kommune eier små andeler i selskaper. Viser til pkt 4 nedenfor. I tillegg til selskapene som er nevnt under pkt 4 vil kommunen sannsynligvis få en liten eierandel i TrønderEnergi AS i løpet av høsten 2012. Da kommunen har små eierandeler vil kontroll av enkeltselskaper kun bli vurdert, dersom prosjekter blir prioritert av kontrollutvalg i andre eierkommuner. I tilknytning til sin årsmelding for 2011 til kommunestyret, utrykte kontrollutvalget at det er begrenset behov for å igangsette selskapskontroll, dersom det ikke oppstår spesielle forhold. Kontrollutvalget vil årlig vurdere behovet for kontrollog/eller informasjon om kommunens eierskapsoppfølging. 80 4 Oversikt over kommunens eierskap Tydal kommune Orgnr Selskapsnavn Selskapstype Eierand Off.heleid 971375965 Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,16 % Ja 988799475 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 0,8 % Ja 866818452 Kommunekraft AS AS ?% 988799475 Fra Fjord til Fjell AS IKS 556503232 Naboer AB 977036283 Revisjon Midt-Norge IKS 16,67 % Ja AS 2,6 % Nei IKS 0,8 % Ja 81 Eventuelt. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 24.02.2015 Saksnr 010/15 Arvid Hanssen 033, &17 15/22-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 82
© Copyright 2024