Innkalling - Fredrikstad kommune
Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Tidspunkt: Rådhuset, møterom Formannskapssalen 16.06.2015 kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: 41 47 11 66 e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale 8.6 2015 Kirsten Aasen (s) leder -1- Kontrollutvalget Moss møte 16.06.2015 Sakliste PS 15/33 Valg av to til å undertegne protokoll 3 PS 15/34 Prosjektplan Etterlevelse av rammeavtaler 4 PS 15/35 Rapport - Utført regnskapsrevisjon 2014 10 PS 15/36 Innhenting av dokumentasjon forts - Sjøbadet Park 24 PS 15/37 Møteplan for 2. halvår 2015 71 PS 15/38 Referater og meldinger 72 PS 15/39 Eventuelt 76 -2- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/188 30 81226/2015 104-192 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Moss Møtedato 16.06.2015 Utvalgssaksnr. 15/33 valg av to til å undertegne protokoll Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges …….. og … …… Fredrikstad, 1.6 2015 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har bestemt at utvalget skal velge to representanter til å undertegne og godkjenne protokollene sammen med utvalgets leder. Vurdering Ingen -3- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/183 11 91113/2015 104-188 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Moss Møtedato 16.06.2015 Utvalgssaksnr. 15/34 Prosjektplan Etterlevelse av rammeavtaler Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan Etterlevelse av rammeavtaler, vedtas Fredrikstad, 28.5 2015 Vedlegg Prosjektplan Etterlevelse av rammeavtaler, datert 26.5 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 13/107, 9.12.13 (Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015) KU-sak 13/45, 19.11.13 PS 13/45 (Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). Her nevnes blant annet at feil innkjøpspraksis (for eksempel ulovlige direkteanskaffelser) kan føre til merkostnader for kommunen knyttet til for høy pris på varer og tjenester, klagesaker, samt mulige erstatningskrav. Det er også en risiko knyttet til mistanke om misligheter eller påstander om korrupsjon i anskaffelsesprosesser. Men revisjonen skriver videre: «I etterkant av utarbeidelsen av analysen fikk Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) redusert sin kompetanse, ved at de ikke lenger kunne ilegge gebyr for direkteanskaffelser. Det ble også innført vesentlig høyere gebyr for å klage på en anskaffelsesprosess. Dette har medført at den økonomiske risikoen knyttet til feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket har blitt redusert. Det er imidlertid forventet at KOFA vil få tilbake sin kompetanse 1. januar 2016. I tillegg er det også forventet at KOFA vil få kompetanse til å fremme søksmål mot en offentlig oppdragsgiver som har foretatt grove overtredelser av anskaffelsesreglementet gjennom direkte anskaffelser. Samtidig er det forventet en oppmykning og forenkling av regelverket fra samme tidspunkt. -4- Revisjonen mener derfor det er et ugunstig tidspunkt å iverksette en større revisjon av kommunens anskaffelsespraksis nå, men at en slik gjennomgang i stedet bør gjøres i løpet av 2016/ 2017. Revisjonen vil derfor ta dette inn som et eget risikoområde i arbeidet med overordnet analyse høsten 2015. Revisjonen anbefaler i stedet kontrollutvalget å se på etterlevelse av rammeavtaler.» På grunnlag av dette, foreslår revisjonen to problemstillinger knyttet til rammeavtaler: 1. I hvilken grad følger kommunen opp inngåtte rammeavtaler og tilhørende leverandører? 2. I hvilken grad faktureres det i tråd med inngåtte rammeavtaler? Revisjonen antar at det vil gå med 200 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i løpet av høsten 2015. Vurdering Problemstillingene som revisjonen foreslår avviker i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Sekretariatet mener revisjonen argumenterer godt for dette avviket og vi er enig i at det er fornuftig å utsette revisjonen av anskaffelsespraksisen til 2016-2017. Temaet «rammeavtaler» faller inn under begrepet «offentlige anskaffelser». Det på mange måter de samme risikovurderingene som gjør seg gjeldene her som ved innkjøpspraksis uten rammeavtaler: avvik fra rammeavtaler kan indikere at kommunen betaler for høy pris og det kan fort oppstå mistanke om misligheter eller påstander om korrupsjon. Som revisjonen skriver, så har vi erfaringer fra andre kommuner, hvor det har blitt avdekket vesentlige avvik til ulempe for kommunen fra inngåtte rammeavtaler. Prosjektet vil kunne belyse hvordan kommunen følger opp et utvalg rammeavtaleleverandører, hvordan rutiner for anvisning- og attestasjon fungerer i tilknytning til de samme leverandørene, samt hvordan de aktuelle leverandørene forholder seg til inngåtte avtaler. Planlagt ressursbruk er omtrent på nivå med et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen vedtas. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle -5- Etterlevelse av rammeavtaler Moss kommune Prosjektplan Rolvsøy 26. mai 2015 -6- 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven § 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i kommunestyret 9. desember 2013, hvor forvaltningsrevisjonplan 2014-2015 ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det: «Revisjonen gjennomførte i 2011 et prosjekt knyttet til kjøp av konsulenttjenester. Funnene fra rapporten viser at kommunen har manglet gode systemer for etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Kommunen har gjort flere grep, blant annet ved å ansette ”Innkjøpsleder” med ansvar for å etablere nødvendige rammeavtaler og et overordnet innkjøpsreglement. Samtidig er det også her en forutsetning at det arbeides målrettet med holdninger, opplæring og implementering for at systemene skal etterleves. Revisjonen i 2012 og 2013 gjennomførte flere regnskapsrevisjoner av investeringsprosjekter, hvor det også da har blitt avdekket manglende etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Feil praksis kan føre til merkostnader for kommunen knyttet til for høy pris på varer og tjenester, klagesaker, samt mulige erstatningskrav. Det er også en risiko knyttet til mistanke om misligheter eller påstander om korrupsjon i anskaffelsesprosesser. Påpekt risiko er av vesentlig betydning for private aktører som ønsker oppdrag for kommunen (brukerne), samt for kommunens økonomi og omdømme.» I etterkant av utarbeidelsen av analysen fikk Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) redusert sin kompetanse, ved at de ikke lenger kunne ilegge gebyr for direkteanskaffelser. Det ble også innført vesentlig høyere gebyr for å klage på en anskaffelsesprosess. Dette har medført at den økonomiske risikoen knyttet til feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket har blitt redusert. Det er imidlertid forventet at KOFA vil få tilbake sin kompetanse 1. januar 2016. I tillegg er det også forventet at KOFA vil få kompetanse til å fremme søksmål mot en offentlig oppdragsgiver som har foretatt grove overtredelser av anskaffelsesreglementet gjennom direkte anskaffelser. Samtidig er det forventet en oppmykning og forenkling av regelverket fra samme tidspunkt. Revisjonen mener derfor det er et ugunstig tidspunkt å iverksette en større revisjon av kommunens anskaffelsespraksis nå, men at en slik gjennomgang i stedet bør gjøres i løpet av 2016/ 2017. Revisjonen vil derfor ta dette inn som et eget risikoområde i arbeidet med overordnet analyse høsten 2015. Revisjonen anbefaler i stedet kontrollutvalget å se på etterlevelse av rammeavtaler. Vi har erfaringer fra andre kommuner, hvor det har blitt avdekket vesentlige avvik til ulempe for kommunen fra inngåtte avtaler. Temaet faller inn under begrepet offentlige anskaffelser. Prosjektet vil kunne belyse hvordan kommunen følger opp et utvalg rammeavtaleleverandører, hvordan rutiner for anvisning- og attestasjon fungerer i tilknytning til de samme leverandørene, samt hvordan de aktuelle leverandørene forholder seg til inngåtte avtaler. 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Det gjøres oppmerksom på at det på vedtakelsestidspunktet ikke er avholdt oppstartsmøte med administrasjonen. Det kan være forhold som fremkommer i oppstartsmøtet, som medfører behov for å endre prosjektplanen. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER I hvilken grad følger kommunen opp inngåtte rammeavtaler og tilhørende leverandører? I hvilken grad faktureres det i tråd med inngåtte rammeavtaler? østfold kommunerevisjon iks – ivaretar felleskapets verdier 2 -7- Under problemstilling 1 ønsker revisjonen å undersøke hvilken grad av oppfølging kommunen har med de ulike leverandørene. Det er for eksempel vanlig praksis at offentlige oppdragsgivere har regelmessige statusmøter med rammeavtaleleverandører. Det bør også være etablert kanaler hvor brukerne av rammeavtalene kan gi tilbakemelding på forhold av positiv og negativ art knyttet til den enkelte leverandøren. Under problemstilling 2 ønsker revisjonen å undersøke i hvilken grad leverandøren fakturerer i tråd med de prisene som er avtalt, og om eventuelle avvik fanges opp av kommunen. Problemstillingen vil bidra til å belyse kommunens praksis knyttet til attestasjon og anvisning, om fakturaer er spesifisert i henhold til bokføringslovens krav og om leverandøren forholder seg lojale til de betingelser som er avtalt. Prosjektet avgrenses til undersøkelse av de fem mest brukte rammeavtalene. Det vil ikke bli gjennomført intervjuer med representanter fra leverandøren. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107. Kommunens rutiner for attestasjon og anvisning Bokføringsloven De aktuelle rammeavtalene Beste praksis hva gjelder leverandøroppfølging 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode I hvilken grad følger kommunen opp inngåtte rammeavtaler og tilhørende leverandører? Kommuneloven – rådmannens ansvar for internkontroll, rammeavtalen, beste praksis Rammeavtalen, referater fra statusmøter, innmeldte avvik knyttet til leverandører ol. Intervju, dokumentanalyse. I hvilken grad faktureres det i tråd med inngåtte rammeavtaler? Avtalt pris i rammeavtalen Rammeavtalen, tilfeldig utvalg av fakturaer knyttet til de ulike rammeavtalene Regnskapsanalyse, eventuelt intervju ved behov for avklaring av fakturaspørsmål 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN østfold kommunerevisjon iks – ivaretar felleskapets verdier 3 -8- Prosjektdeltakere Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor Det er foreløpig ikke avklart hvem som skal ha ansvar for den praktiske gjennomføringen av prosjektet. Høsten 2015 200 +/- 10 % timer Kontrollutvalget i Moss kommune Ferdig 16. juni 2015 Høsten 2015 Høsten 2015 Prosjektperiode Antall timer Vedtaksorgan: Fremdrift Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport er sendt til rådmannen Når rapport er sendt til ØKUS østfold kommunerevisjon iks – ivaretar felleskapets verdier 4 -9- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/180 27 81780/2015 104-186 Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Moss Møtedato 16.06.2015 Utvalgssaksnr. 15/35 Rapport - Utført regnskapsrevisjon 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapport om utført revisjonsarbeid – regnskapsrevisjon for Moss kommune 2014, tas til orientering Fredrikstad, 04.06 2015 Vedlegg Rapport etter utført revisjonsarbeid – Regnskapsrevisjon for Moss kommune 2014, datert 21.05 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 14/37 den 09.09 2014: ”Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune” Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens § 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - § 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - § 11. Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en rapport om utførte revisjonshandlinger for 2014 for regnskapsrevisjonen. Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Moss kommune. -10- Hovedvekten i rapporten er lagt på å omtale de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap samt kommunale foretak og tilknyttede oppdrag. Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Moss kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 14/37 i kontrollutvalget den 09.09 2014. Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I denne rapport gis det en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene revisjonen har gjort gjennom løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. Vurdering Østfold kommunerevisjon redegjør i sin rapport for revisjonshandlinger og funn i 2014. Revisjonen har brukt 104 % av budsjettert tid (dette tilsvarer ca. 95 timer i overforbruk) til revisjon av kommuneregnskapet inkludert særregnskapene og tilknyttede oppdrag. For detaljering på områdenivå viser vi til vedlagte rapport. Revisor vil i møte gi utvalget en orientering om rapporten. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar rapport om utført revisjonsarbeid – regnskapsrevisjon for Moss kommune 2014, til orientering -11- -12- -13- -14- -15- -16- -17- -18- -19- -20- -21- -22- -23- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/188 38 97222/2015 104-192 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Moss Møtedato 16.06.2015 Utvalgssaksnr. 15/36 Innhenting av dokumentasjon forts - Sjøbadet Park Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak, saksbehandling pågår i utvalget Fredrikstad, 8.6 2015 Vedlegg 1. Spørsmål til kommunen fra kontrollutvalget, 13.5 2015 2. Svar fra kommunen, 20.5 2015 og 3.6 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1. «Spørsmål til rådmannen angående utbyggingen av Sjøbadet park», datert 7.4 2015 2. Svar fra kommunen, datert 24.4 2015 «Sjøbadet Park – anmodning og dokumentasjon» Vedleggene til svaret fra kommunen (24.4 2015) Reguleringsplanen og bestemmelse for Glassverkreguleringen (21.5 2002). Kunngjøringen til høringsinstansene datert 2.7.2010 om endelig bystyrevedtak for bebyggelsesplan for felt 5 og 6 i Glassverkreguleringen, og saksfremlegg til bystyret med vedlegg. Kopi av utbyggingsavtalene for Glassverket eiendom og Sjøgata 25. Rammetillatelse for 8 boligblokker, sak 013/11. Utskrift av endringssøknader. Oversikt over tilkjøpte eiendommer. Saksopplysninger I møtet 12.5 2015 vedtok kontrollutvalget at utvalget vill be om ytterligere dokumentasjon blant annet knyttet til tegninger av Sjøbadet Park «som bygget»: 1. Det framgår av kommunens brev av 24.4 2015 til sekretariatet at kommunen ikke har mottatt tegninger av Sjøbadet Park «som-bygd». Kontrollutvalget ber rådmannen om svar på om det skyldes at det ikke foreligger ferdigattest fordi kravene i utbyggingsavtalen ikke er ferdigstilt, -24- eventuelt om det er utstedt ferdigattest uten at det er sjekket om nødvendig dokumentasjon foreligger. Hvis anleggene er ferdige, ber utvalget om at dokumentasjonen «som–bygd» innhentes, og sendes til kontrollutvalget ved sekretariatet. 2. Samtidig ber utvalget rådmannen om å sende ”Rutinebeskrivelse for saksbehandling og myndighetsutøvelse”, til sekretariatet. Disse ble utarbeidet etter forvaltningsrevisjon om likebehandling i 2007. Rutinene ble lagt frem til orientering for teknisk utvalg i eget møte 19.9.07. Det presiseres at det er rutinene som viser saksbehandlingen for byggesak som utvalget ønsker tilsendt, med tilhørende sjekkliste for ulike forhold ved saksbehandlingen som skal kvitteres ut av saksbehandler(ne). Vi mottok svar 20.5 2015. Av svaret framgår det at kommunen har utstedt ferdigattest på grunnlag av søknad. For å kunne utstede ferdigattest skal søker sende inn gjennomføringsplanen i utkvittert stand. Søker sluttfører gjennomføringsplanen etter å ha innhentet samtlige samsvarserklæringer og kontrollerklæringer. Utsendelse av ferdigattest skjer på grunnlag av utkvittert gjennomføringsplan. Det framgår videre av svaret at kommunen har sendt forespørsel til AF Bygg med forespørsel om de har «som-bygget»-tegninger. Rutinene som kontrollutvalget også ba om, er lagt ved denne saken. Vurdering Sekretariatet vil gi nærmere informasjon/vurdering om mottatt dokumentasjon, i møtet. Vi har bedt om å få tilsendt tegninger i målestokk 1:200 (tegninger som tidligere er sendt til oss, jf forrige møte). Vi har også bedt om å få tilsendt ferdig utfylte avkrysningslister, jf rutine for byggesaksbehandlingen og for behandling av søknad om ferdigattest. -25- Østfold kontrollutvalgssekretariat Moss kommune v/rådmann Juridisk rådgiver Kirsten Grimsrød Postboks 175 1502 MOSS Deres referanse 15/20629/KG Vår referanse 2015/188-32-82093/2015-AKFP Klassering 104-192 Dato 13.05.2015 Sjøbadet Park - anmodning om dokumentasjon Vi viser til Moss kommunes brev til sekretariatet, 24.4 2015. Kontrollutvalget diskuterte kommunens svarbrev i sitt møte 12.5 2015. Kontrollutvalget ble enige om å be rådmannen om ytterligere dokumentasjon knyttet til tegninger «som bygd» og ”Rutinebeskrivelse for saksbehandling og myndighetsutøvelse”. Vi viser til vedtaket: 1. Det framgår av kommunens brev av 24.4 2015 til sekretariatet at kommunen ikke har mottatt tegninger av Sjøbadet Park «som-bygd». Kontrollutvalget ber rådmannen om svar på om det skyldes at det ikke foreligger ferdigattest fordi kravene i utbyggingsavtalen ikke er ferdigstilt, eventuelt om det er utstedt ferdigattest uten at det er sjekket om nødvendig dokumentasjon foreligger. Hvis anleggene er ferdige, ber utvalget om at dokumentasjonen «som–bygd» innhentes, og sendes til kontrollutvalget ved sekretariatet. 2. Samtidig ber utvalget rådmannen om å sende ”Rutinebeskrivelse for saksbehandling og myndighetsutøvelse”, til sekretariatet. Disse ble utarbeidet etter forvaltningsrevisjon om likebehandling i 2007. Rutinene ble lagt frem til orientering for teknisk utvalg i eget møte 19.9.07. Det presiseres at det er rutinene som viser saksbehandlingen for byggesak som utvalget ønsker tilsendt, med tilhørende sjekkliste for ulike forhold ved saksbehandlingen som skal kvitteres ut av saksbehandler(ne). 3. Kontrollutvalget ber om å få nevnte dokumentasjon innen 3. juni. Tegningene «som-bygd» ber vi om å få i målestokk 1:200. Med hilsen Anne-Karin F. Pettersen daglig leder Vedlegg: Særutskrift fra KU-sak 15/30, 12.5 2015 Kopi: Kontrollutvalgets medlemmer Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Besøksadresse: Glemmengaten 55, 1608 Fredrikstad E-postadresse:akfp@fredrikstad.kommune.no Telefon: 400 05 206 Telefaks: 69 30 57 55 Postadresse: Postboks 69, 1601 Fredrikstad Webadresse: www.fredrikstad.kommune.no/okus Tlf. saksbeh.: 414 71 166 Orgnr. 996 840 840 -26- -27- -28- -29- -30- -31- -32- -33- -34- -35- -36- -37- -38- -39- -40- -41- -42- -43- -44- -45- -46- -47- -48- -49- -50- -51- -52- -53- -54- -55- -56- -57- -58- -59- -60- -61- -62- -63- -64- -65- -66- -67- -68- -69- Moss kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat Postboks 69 1601 FREDRIKSTAD Deres ref.: Vår ref.: 15/28179/KG Dato: 03.06.2015 Sjøbadet park - anmodning om dokumentasjon Vi viser til brev av 13.05.15 der dere ber om dokumentasjon fra utbygger av Sjøgata 25. Vi har sendt anmodningen over til AF Bygg, men fikk brevet i retur pga at adressaten hadde flyttet. Vi har nå sendt anmodningen over på nytt til ny adresse, men dette medfører beklageligvis at vi ikke kan overholde fristen dere har satt. Vi vil oversende svaret fra AF Bygg så snart vi har det i hende. Med hilsen Kirsten Grimsrud Juridisk rådgiver (tlf 69 24 81 69) Kommunalavdeling plan miljø og teknisk Rådhuset postboks 175, 1501 Moss T 69 24 80 00 F 69 24 80 01 E post@moss.kommune.no I www.moss.kommune.no Org.nr. 944383476 Bankkonto 1080 29 65600 -70- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/188 24 73746/2015 104-192 Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Moss Møtedato 16.06.2015 Utvalgssaksnr. 15/37 Møteplan for 2. halvår 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2015: 29. september kl. 16.00 8. desember kl. 16.00 Fredrikstad, 21.05 2015 Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2015 er det innarbeidet en møtefrekvens på fem møter. I løpet av første halvår 2015 er det gjennomført fire møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på tirsdager med møtestart kl. 16.00. Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter i 2. halvår 2015. Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer for høsten 2015: 29. september kl. 16.00 8. desember kl. 16.00 -71- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/187 10 81383/2015 104-191 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Moss Møtedato 16.06.2015 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 12.5 2015 Vedlegg 1. Protokoll fra møtet 12.5 2015 2. Bystyrets behandling av kontrollutvalgets saker. - Investeringsregnskap Melløs skole - Investeringsregnskap Trollskogen barnehage - Bruk av 22. juli-midlene Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering. -72- Utvalgssaksnr. 15/38 -73- -74- -75- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/188 29 81200/2015 104-192 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Moss Møtedato 16.06.2015 Eventuelt Fredrikstad, 12.5 2015 -76- Utvalgssaksnr. 15/39
© Copyright 2024