Klassuppflyttning, Kurskomplettering, Gruppindelning Malmö Sommaren 2011 IST, International Software Technology, Arabygatan 82, 352 46 VÄXJÖ, 0470-70 71 00, www.ist.com Support: 0470-70 71 20, support@ist.com Klassuppflyttning Klassuppflyttningen sker alltid i två steg. Den preliminära som man kan arbeta med under hela vårterminen och den definitiva som genomförs någon eller några veckor efter skolavslutningen. Vid den preliminära klassuppflyttningen bygger man upp en parallellorganisation utan att på något sätt påverka eleverna i den gällande organisationen. Den definitiva klassuppflyttningen bygger helt på den preliminära. Kontroll av årskurs 1. Välj Register – Elev 2. Gå över i listformat och välj fältvalet ”Klassuppflyttning”. 3. Gör urval på din enhet. Man kan i princip fylla i ”Ny-fälten i ovanstående bild men vi ska istället använda de verktyg Extens erbjuder 1 Preliminär klassuppflyttning 1. Välj Planering – Klassuppflyttning – Preliminär 2. Fyll i dialogrutan enligt nedan där SSG ersätts med den egna skolans förkortning med hjälp av plocklistan vid Enhet. Kontrollera även att Gymnasium är förprickat. 3. Välj [F9 - Hämta urval]. I ovanstående bild kan man direkt se att fälten vid ”Ny utbildning” för NV1A och NV1B inte stämmer inför nästa läsår och därför måste ”Blankas ut” enligt instruktionen under punkt 5 på nästa sida. M: Samtliga klasser är från början markerade med en röd bock som betyder att klassuppflyttningen skall utföras. Så länge de föreslagna fälten stämmer ska den röda bocken vara kvar. Enhet: Elevernas nuvarande skolenhet. Klass: Elevernas nuvarande klass. Om klassen innehåller flera årskurser eller olika utbildningar redovisas den på flera rader. Årskurs: Elevernas nuvarande årskurs. (Se ovan) Utb: Elevernas nuvarande utbildning. Klf1-3 Klassens nuvarande klassföreståndare Ny klass: Förslag på klassbeteckning till kommande läsår. Ny enhet: Förslag på enhet till kommande läsår. Ny årskurs: Förslag på årskurs till kommande läsår. Ny utbildn: Förslag på utbildning till kommande läsår. 2 4. Kontrollera de föreslagna uppgifterna för varje klass. 5. Acceptera, skriv över eller blanka ut de föreslagna uppgifterna i ”Ny-fälten” Om någon klass inte skall flyttas upp tar man bort den röda bocken. För klassen NV3A kan ”Ny klass” vara AVG11 och ”Ny enhet” SSGAVG. Den föreslagna utbildningen skall vara kvar och fältet vid ”Ny årskurs” kan blankas ut eller vara 3. 6. Notera vilka klasser det är som inte fått samtliga ”Ny-fält” ifyllda för senare arbete med dessa klasser i ”Register | Klass” 7. Välj [F3-Spara] då alla justeringar är gjorda. Ofta dyker nedanstående ruta upp till obefogad oro för många. Den är helt ofarlig och texten innebär bland annat att man inte själv behöver lägga upp eventuella nya klasser i klassregistret 8. Då alla bockarna är borta är den preliminära klassuppflyttningen klar. Kontroll av den preliminära klassuppflyttningen Välj Register – Elev. 1. Gör urval på någon eller alla klasser som har flyttas upp med hjälp av den preliminära klassuppflyttningen. 2. Gå över i listformat och välj [F11-Fältval]. 3. Kontrollera under <Sparade fältval> om det finns något sparat fältval som heter Klassuppflyttning eller Prel. klassuppflyttning. 4. Välj detta fältval som då bör innehålla fälten Klass, Årskurs, Efternamn, Förnamn, Ny klass, Ny årskurs, Ny enhet och Ny utbildning. 5. Välj [OK] så erhålls en bild som liknar den här . 3 Det är i den här bilden alla ändringar görs när man en gång kört den preliminära klassuppflyttningen. Det är endast i undantagsfall som denna körning upprepas. Det finns två möjligheter för att göra ändringar: 6. Välj [F3-Ändra] och skriv över de föreslagna värdena för berörd elev. Om en elev skall gå om klassen i exemplet ovan skriver man t.ex. SA11A i fältet Ny klass och 1 i fältet Ny Årskurs. Om en elev skall gå i en helt annan skola till hösten behöver man kanske ändra i samtliga fält till höger om efternamnet. Om det är flera elever eller till och med hela klassen som skall ändras används i stället metod nummer två under punkt 7. 7. Markera berörda elever med en röd bock under M. Skall hela klassen ändras används [F7-Markera alla]. Välj därefter [F10-Snabbinmatning] och skriv in det eller de nya värdena på lämplig rad eller lämpliga rader. Inga ändringar får göras i fälten klass och årskurs som ju anger den klass och årskurs där eleven finns innevarande läsår. I fälten till höger om namnet kan man göra hur många förändringar som helst fram till den definitiva klassuppflyttningen För att erhålla en klasslista med den preliminära klassuppflyttningen används rapporten NKLASS.RPT som finns i mappen Klasslistor under Skola. Urval skall göras på fälten Klassuppflyttning ->Nyenhet och Klassuppflyttning ->Nyklass. Med hjälp av rapporten NYKLASS.RPT som finns i samma mapp kan man se hur eleverna i en klass har blivit placerade vid den preliminära klassuppflyttningen. Urval skall göras på Elevuppgifter -> Enhet och Elevuppgifter -> Klass. GYSTATNY.RPT ger en bra översikt över nästa års organisation framför allt då det gäller de olika inriktningsvalen. Urval görs på Klassuppflyttning->Nyenhet. 4 Klassuppflyttning – definitiv 1. Välj Planering - Klassuppflyttning - Definitiv. 2. Gör urval på din enhet enligt bilden: Du får upp följande bild. Kolumnen Uppdat är markerad för de flesta klasser. Det betyder att klassföreståndaren och de egendefinierade fälten kommer att följa med. Viss justering kommer att behöva göras ”för hand”. I fallet med de åldersblandade klasserna vet vi ju inte om de tre klassföreståndarna skall vara kvar eller följa med. Dessa justeringar görs i klassregistret. Där får vi kanske även anledning att radera klassbeteckningar som inte skall finnas nästa läsår. 3. Välj [F3 – Uppflyttning] och svara Ja på kontrollfrågan. Frågan om tjänsterader gäller om läraren har en tjänsterad eller betalt för att vara klassföreståndare. 4. Svara [Ja]. 5. Svara [Ja till alla] på nästa fråga. 6. På frågan om det skall skapas tjänsterader svarar du [Nej]. 7. Klicka på [OK] och stäng därefter dialogen. 5 Tilldelning av aktiviteter och gruppindelning Gå till Verktyg | Elev | Skapa gruppaktiviteter Gör urval på en årskull 10 klass med [F3 – Elevurval] (Enhet = SPGY, Klass = NV10C) Gör urval på den utbildning eleverna ska följa med [F4 – Kursurval] (Enhet = SPGY, Utb = NVNV00, Timplan = 10 och Stat = T) Markera alla eleverna och markera kurser som startat i tidigare läsår som ska läsas i helklass. Ev. kan du passa på att korrigera start- eller stoppdatum på kurser som inte följer läsårets start- och/eller stoppdatum. (Se SV1201, 02) Välj [F2 – Gruppindela] Du får för varje kurs välja vilken grupp eleverna ska läggas i Om du inte ser rätt grupp kan det bero på att gruppen saknas eller att perioden inte stämmer 6 Det är nu dags att markera de kurser som ligger i tidigare årskurser och borde vara betygsatta på de aktuella eleverna för att se till att de verkligen finns på elevernas studieplan. Markera alla elever igen [F7] Markera alla kurser på tidigare perioder som borde vara betygsatta OBS! MODSPRÅK ska inte tilldelas. Bocka gärna i den i fältet Ä så att du inte av misstag markerar den igen senare. Välj [F10 – Tilldela] Om eleverna redan har dessa aktiviteter får du en varning. Klicka OK och fortsätt. Eleverna tilldelas inte aktiviteterna om de redan har dessa 7 Nya kurser nästa läsår Markera alla elever igen [F7] Markera de kurser för nästa läsår, period 11, som ska läsas i helklass Välj [F2 – Gruppindela] Du får för varje kurs välja vilken grupp eleverna ska läggas i Om du inte ser rätt grupp kan det bero på att gruppen saknas eller att perioden inte stämmer 8 Om det är så att eleverna i klassen ska gå i olika grupper i en kurs markerar du först vilka elever som ska gå i en viss grupp (t.ex. gr1) och sedan den kurs eller de kurser det gäller. Välj [F2 – Gruppindela] Du får för varje kurs välja vilken grupp eleverna ska läggas i Om du inte ser rätt grupp kan det bero på att gruppen saknas eller att perioden inte stämmer 9 Upprepa proceduren för resten av eleverna så att alla elever fått aktiviteter för nästa läsår och blivit gruppindelade. Slutligen så markerar vi resten av kurserna, de som startar i nästkommande läsår, period 12, samt schablonerna INDV och ev. VALBART Markera alla elever igen Välj [F10 – Tilldela] Nu har alla elever fått hela timplanens kurser och ska ha 2500 poäng på sin studieplan. Detta kan du studera om du går till elevernas flik ”Aktiviteter” 10