Information Management made simple Genom fullständigt stöd för dokumenthantering tillsammans med inbyggd ärendehantering och nämndadministration erbjuds ett komplett informationsstöd som påtagligt underlättar det dagliga arbetet. Mattias Jansson, produktansvarig, EssVision evolution – ärende- och dokumenthantering Evolution är systemet som främjar organiserad information hos offentliga och privata verksamheter. Med Evolution erbjuder EssVision ett helt nytt koncept för ärende- och dokumenthantering. Genom ett nytt tankesätt får du som användare bättre möjlighet att överblicka och arbeta med verksamhetens gemensamma informations- och dokumentmängd. Välkommen till Evolution. Evolution – enkelt och kraftfullt Gemensamt arbete skapar fördelar Användbarhet i fokus Integration med andra system Evolution stödjer gemensamt arbete med möjligheter att dela dokumentation och mappar, ”checka in och ut” dokument samt möjligheter att skicka meddelanden inom och utanför systemet. Evolution blir verksamhetens gemensamma informations- och dokumenthanteringsplats. Evolution är utvecklat för att ha en låg inlärningströskel och en god och intuitiv interaktion, detta underlättar handhavande och främjar igenkännande framför ihåg kommande. Evolution är uppbyggt på ny teknik och moderna standarder i en tjänsteorienterad arkitektur med exempelvis Web Services. Det underlättar integration med andra verksamhetssystem, koppling till e-tjänster och publicering av information på Intranät och Internet. Ett system – ingen inloggning Åtkomst till Evolution kan erbjudas utan aktiv inloggning, är du inloggad på din dator loggas du även in i systemet utan att behöva ange lösenord. Stöd anpassat till verksamheten Varje verksamhet har sina unika behov. Dessa kan Evolution stödja genom anpassning av tillgängliga informationsfält samt möjlig heter att strukturera arbetsprocesser för hur handlingar ska färdigställas, skickas vidare, bevakningsrutiner etc. Evolution – en djupdykning i funktionerna Informationstjänster Medborgar portal (inhämtning) Informationstjänster (publicering) Internt administrativt stöd Behörigheter Dokumenthantering En strukturerad dokumenthantering är satt i fokus. Stor vikt har lagts vid att säkerställa att alla arbetar med och tar del av originaldokument samt att systemet ska tillåta flexibel återsökning. Användaren ges möjlighet att arbeta med sitt material enskilt men kan när som helst göra dokumentinformationen gemensam. Via arbetsmappar bjuder användaren in användare eller grupper när så behövs. Behovet av att strukturera information är individuellt. Evolution löser detta genom att erbjuda möjligheter till parallella mappstrukturer. Strukturer som görs tillgängliga för bestämda delar av organisationen, där dokument presenteras utan att skapa kopior. Intelligenta mallar Ett homogent dokumentutseende och tydlig grafisk profil är viktiga delar i organisa tioners informationshantering. Evolution stödjer fördefinierade mallar samt syn kroniserar information mellan dokument och system. Intelligenta mallar kan även användas utanför systemet. Dessa synkroniseras automatiskt när de senare sparas in i Evolution. Allt användaren behöver göra är att kontrollera att informationen är korrekt. Versionshantering Evolution hanterar in- och utcheckning av dokument och erbjuder därigenom möjlig heter att skapa revisioner och versioner, dessutom tydliggörs vem som arbetar med ett dokument. Tidigare versioner presen teras i versionsstödet och det finns även möjlighet att återgå till tidigare version. Systemet har även funktioner för att fastställa versioner av dokument som ”godkända” eller ”gällande” under definierade tidsperioder. Evolution erbjuder möjligheten att kontrollera och styra användares åtkomst till olika delar av systemet och dess innehåll. Detta sker genom tilldelning av rättigheter som sätts samman till roller. Rättigheter styr exempelvis i vilken utsträckning en användare tillåts skapa och modifiera dokument i systemets olika delar och reglerar även hanteringen av ärenden. Med hjälp av behörigheter styrs åtkomst till individuella dokument, mappar och ärenden. Mina sidor e-formulär e-id Synpunktshantering Diarium Ärendehantering Scanning E-post Dokumenthantering Publicering Intranät Bevarande e-arkiv Workflow Möteshantering FMS Ärendehantering Kommunikation och uppföljning Genom funktionalitet för bevakningar och meddelanden erbjuder Evolution kraftfullt processtöd för verksamheten. Bevakningar ger bland annat möjlighet att kontrollera deadlines samt säkerställa att berörda parter får information om ett dokument vid en given tidpunkt. Meddelanden möjliggör direkta referenser till dokument och ärenden i Publicering webb systemet men kan även skapas helt fristående. Evolution hanterar meddelanden mellan användare såväl som systemmeddelanden (aviseringar) om exempelvis tilldelade ärenden eller dokument. Alla meddelanden och bevakningar är möjliga att konfigurera för att gå ut via e-post likväl som att hanteras internt i systemet. Evolution erbjuder ett väl utbyggt stöd för distribution av dokument. Genom att skapa distributionsomgångar blir återanvändning av information möjlig. Med distribution avses såväl enskilda som grupper av dokument och riktar sig till utpekade eller grupperade mottagare. Dessa nås via ett adressregister eller genom direktinmatning. Ärendehanteringsstödet i Evolution hjälper till att strukturera, hålla samman och unikt identifiera dokumentation och handlingar som berör samma ämne. Ärendehanteringen skräddarsys för att passa organisationens behov, bland annat skapas passande uppsättningar av informationsfält och ärende typer för verksamheten som ska stödjas. Evolution – kvalitet i varje leverans EssVision utgår ifrån ett kundorienterat angreppssätt med tydlig närvaro i sina arbets processer. I varje projekt läggs stor vikt vid att arbeta enligt processer som involverar kunden för att förstå dennes behov och verksamhet. Därigenom skapar vi en god kultur för delaktighet och samarbete. Tillsammans med kunden planerar och beskriver vi de aktiviteter som skapar ett hållbart projektklimat med fullständig transparens i arbetsflödet. Genom att använda olika samarbetsformer med väl beskrivna roller och kontaktytor, samtidigt som vi arbetar med en tydlig struktur, skapas goda förutsättningar för att driva projekt framåt och skapa engagemang. EssVision följer en genomarbetad in förandeplan inom ramen för utvecklings arbeten och implementation gällande företagets produkter. Den fasindelade införandeplanen innehåller aktiviteter för såväl utredning och konfigurering, som för kontinuerlig kunskapsöverföring kopplad till systemet. Syftet med aktiviteterna kring utrednings- och kunskapsöverföringen är att ge goda förutsättningar för projektleveransen att fungera tillsammans med de organisationsprocesser och roller som berörs i sin helhet. Evolution är utvecklat för .NET Framework 3.5 och kan installeras på följande plattformar: Operativsystem Server • Windows Server 2008 R2 • Windows Server 2008 • Windows 2003 Server Operativsystem Klienter • Windows 7 • Windows Vista • Windows XP Databashanterare • Microsoft SQL Server 2008 • Microsoft SQL Server 2005 Essvision – om företaget EssVision (grundat 1989) är ett privatägt bolag med hög kompetens och stort kunnande inom system och tjänster för informations- och dokumenthantering. Med egen produktutveckling kan EssVision erbjuda marknadens modernaste system och lösningar för informationshanterting. EssVision arbetar med att utveckla och leverera lösningar inom Enterprise Content Management (ECM) till företag, myndigheter och organisationer för hantering av information genom hela dess livscykel. Produktion: Modulmedia Sverige AB +46 8 556 950 01 EssVision AB Våra kontor Box 72 183 22 Sigtuna Ledning och Ekonomi Stora gatan 46 Sigtuna Tel: +46 (0)8 595 134 00 Fax: +46 (0)8 595 134 99 Epost: info@essvision.se Hemsida: www.essvision.se Utveckling, marknad och konsulttjänster Nybohovsgränd 20 Stockholm