Handledningen
Krav på elektronisk handel i samband med upphandling av varor och tjänster Exempel A. Urvalskriterier vid e-handel med stor flexibilitet för leverantören. Exempel B. Urvalskriterier vid integrerad e-handel/EDI, med produktkatalog översänd av leverantören Exempel C. Urvalskriterier vid e-handel baserad på Sveorder eller annan enkel order samt Svefaktura Exempel D. Urvalskriterier vid e-handel baserad på beställningar på leverantörens webb-plats, via telefon eller hämtköp (alternativet Orderöverenskommelse) Exempel E. Urvalskriterier vid e-handel utgående från information på leverantörens webb-plats (alternativet Varukorg eller ”punch-out”) Exempel F. Urvalskriterier vid periodisk fakturering Exempel G. Krav på E-handel som särskilt kontraktsvillkor När elektronisk handel ska införas i en offentlig organisation kan detta göras fortlöpande med de leverantörer som man har ramavtal med. Man kan dock redan i samband med upphandlingen ställa krav på att leverantörerna bör kunna hantera elektroniska handelsmeddelanden. Hur ska man då ställa dessa krav? Med tanke på att alla leverantörer inte är mogna för elektronisk handel (nedan ehandel) kan det vara lämpligt att ange e-handel som utvärderingskriterium eller möjligen som särskilt kontraktsvillkor. Nedan ges förslag till lydelser man kan använda sig av. Förslagen har tagits fram i en arbetsgrupp med representanter från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Ekonomistyrningsverket(ESV) och Kammarkollegiet. Det finns de som idag har krav på e-handel (s.k. skall-krav) och skälet brukar vara att man redan infört e-handel i organisationen och att man därför inte vill gå tillbaka till en manuell beställningsprocess samt att leverantörerna i den aktuella branschen bedöms vara mogna för e-handel. Det kan även vara så att man erbjuder leverantören så många olika möjligheter att ansluta sig till e-handel att det inte kan anses vara svårt eller diskriminerande för denne. Under sådana omständigheter kan det vara relevant med skallkrav. Vi har dock i denna handledning valt att ge förslag på lydelser enbart vad avser ehandel som utvärderingskriterium och som särskilt kontraktsvillkor. När det gäller enbart e-fakturering däremot är det däremot allt vanligare med skall-krav, både i kommuner och landsting och statliga myndigheter. Eftersom det är obligatoriskt för statliga myndigheter att hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt har ESV som leder införandet skrivit följande till upphandlande myndigheter som stöd för krav på e-fakturering: ”Krav avseende Fristående e-fakturering (Svefaktura) Det är idag obligatoriskt för statliga myndigheter att hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt, se Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring 21 f § samt ESV:s tillhörande föreskrifter. Svefaktura är också statens standard för e-faktura. Det finns i dagsläget en stor mängd lösningar för att skapa och skicka Svefaktura på den svenska marknaden. De statliga ramavtalen för e-handelstjänst tillhandahåller dessutom funktionalitet i en leverantörsportal för att skicka e-faktura. Mot bakgrund av detta bör i normalfallet myndigheterna kunna ställa skall-krav på att varu-/tjänsteleverantör ska kunna skicka Svefaktura. För att detta ska vara möjligt bör möjlighet ges att också använda en webbaserad portal som myndigheten tillhandahåller åt varu-/tjänsteleverantören. Krav på fristående e-fakturering i form av skall-krav på Svefaktura kan ställas som ett led i ett effektiviseringsarbete där man övergår från skannade fakturaflöden till e-faktura. Om detta görs bör man dock starkt överväga om det är möjligt att samtidigt även ställa krav på effektivisering av andra delar av 1 inköpsprocessen än enbart faktureringsmomentet genom att ställa krav på e-handel utifrån någon av de ovan nämnda affärsprocesserna.” ”Se mer om detta på http://www.esv.se/amnesomraden/E-handel/ inklusive ESV stödpaket” Effektivisera era inköp med e-beställningar” avsnitt 4.5. ” I denna PM ges, efter kapitlen 2-6 ett antal exempel på texter som kan användas när e-handel är ett av utvärderingskriterierna eller det anges som särskilt kontraktsvillkor. Av dessa exempel är Alternativ A och G de mest flexibla. Detta eftersom de ger många möjligheter att efter kontrakts tecknande komma överens med leverantören om på vilket sätt e-handel kan bedrivas. Denna handledning riktar sig till er som inför en upphandling av varor och tjänster har önskemål om att på något sätt ange krav på e-handel i förfrågningsunderlaget. Det gäller dels upphandlingsansvariga och dels projektledare för e-handel på kommuner, landsting/regioner samt statliga myndigheter. I denna PM finns i avsnitt 2 en inledande text om vikten av att först ta ställning till lämplig affärsprocess för inköpen av varorna eller tjänsterna. Därefter beskrivs i bilagorna A-G olika exempel med förslag på lydelser om e-handel som utvärderingskriterium samt som särskilt kontraktsvillkor. Varje exempel innefattar först en text riktad till upphandlare och projektledare för e-handel, därefter förslag till inledande text i förfrågningsunderlaget som ska vara till vägledning för potentiella anbudsgivare, samt slutligen själva förslaget till lydelse avseende e-handel som utvärderingskriterium eller kontraktsvillkor. Det finns 7 exempel och detta beror på att de ska stödja de olika affärsprocesser som förekommer men även en flexibel text utan specifika krav på affärsprocess (det bestäms efter det att kontrakt tecknats). De första sex exemplen är texter som utvärderingskriterier och det sjunde som särskilt kontraktsvillkor. Innan man anger e-handel som ett av utvärderingskriterierna (eller som särskilt kontraktsvillkor) är det lämpligt att göra en bedömning av vilken affärsprocess/beställningsprocess som lämpar sig bäst för den varugrupp eller den tjänst man ska upphandla. Om man redan har infört e-handel med leverantör men ska göra ny upphandling har man säkert gjort denna bedömning tidigare och då blir detta inte lika viktigt. Men om man vill introducera e-handel inom nytt varu- eller tjänsteområde bör man ta ställning till följande frågor: 2 - Vill ni att leverantören sänder över en produktkatalog (pris- och artikelinformation) så att ni sedan kan lägga beställningar utifrån denna, som då lagts in i ert system? - Är det frekventa beställningar av varor eller tjänster som kommer att göras och finns det behov av en effektiv process med möjligheter till automatiska kontroller? - Är det mer lämpligt att lägga beställningar på leverantörens webb-plats (avser omfattande prislistor alternativt konfigurerbara artiklar)? - Vill ni ha en enklare beställningsprocess där ni skickar en enkel order (t.ex. Sveorder) och sen får en Svefaktura tillbaka (vid exempelvis tjänster och varor där fritext-fält räcker)? - Räcker det med enkla beställningar i form av mailorder (eller t.o.m. via fax eller telefon) eller att hämta hem en order i en webb-portal och att leverantören ska kunna skicka en e-faktura (Svefakturan exempelvis)? - Är det fråga om olika slag av löpande förbrukning/fortlöpande leverans eller abonnemang? I så fall är det faktura på uppmätt förbrukning/hyra som önskas. Frågorna ovan är kopplade till både nivå av effektivisering och styrning av inköpen. Därutöver är det mycket viktigt att ställa följande fråga: - Är det en bransch med hög eller låg e-handelsmognad? Kontakta gärna SFTI (någon av huvudmännen på ESV, Kammarkollegiet eller SKL) för frågor, se www.sfti.se Uppgifter om vad vissa rikstäckande leverantörer kan tillhandahålla vad gäller e-handel kommer på sikt att sammanställas i det s.k. Partsregister som är under uppbyggnad på denna webb-plats. Samtidigt som det är viktigt med rätt standard för respektive affärsprocess är det viktigt med en flexibilitet gentemot leverantörer som ännu inte uppnått så hög e-handelsmognad. Det finns idag i de olika e-handelslösningarna/beställningssystemen många möjligheter för leverantörer att tillgodose önskemål från upphandlande myndigheter. I de förslag till lydelser som finns nedan har vi därför även kompletterat med text som ska öppna upp för dessa möjligheter så att full flexibilitet erhålls. En ”Vägledning vid val av affärsprocess” finns på http://www.sfti.se/e-handel/oversikt_av_rekommenderade_standarder_inom_sfti Tänk på att det kan vara lämpligt att börja med ett flexibelt alternativ om man är osäker på vad presumtiva leverantörer kan. Det finns olika motiv för att välja en affärsprocess framför en annan. Här ges en översiktlig beskrivning till stöd för valen. Affärsprocesserna är beskrivna utifrån de standarder som stödjer dem och som rekommenderas som SFTI. SFTI är samverkan 3 mellan Ekonomistyrningsverket (ESV), Kammarkollegiet och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i syfte att främja användningen av e-handel och e-upphandling. SFTI står för Single Face To Industry; ett gemensamt gränssnitt mellan offentlig sektor och dess varu- och tjänsteleverantörer. SFTI rekommenderar standarder. Då flera av dessa baseras på GS1:s tillämpningar av internationell standard, s.k. användarprofiler (EASP:s) skriver vi SFTI/ESAP nedan när detta är aktuellt. Se SFTI:s webb-plats www.sfti.se För information om GS1,se www.gs1.se Skälet att vi utgår från affärsprocesserna inom SFTI är att dessa är utarbetade efter vanligt förekommande olika affärsprocesser och beställningsrutiner i offentlig sektor, se även avsnitt 2.3 nedan. SFTI ESAP affärsprocess 6 SFTI/ESAP Affärsprocess 6.1 alt 6.3 brukar användas vid frekventa köp av exempelvis livsmedel, sjukvårdsmateriel, läkemedel m.m. En översänd produktkatalog innebär att man som köpare tagit emot leverantörens prislista. Man har informationen lättillgänglig och kan därmed enkelt kontrollera att den är korrekt och följer ramavtalet den innan den läggs in i systemet och tillgängliggörs för beställningar/ordrar. Man kan dessutom enklare styra inköpen mot detta korrekta, upphandlade sortiment (även om man kan lägga in övrigt sortiment men då tydligt markerat att det inte är upphandlat sortiment). Ordrar/beställningar skapas baserade på produktkatalogen och en faktura kan sedan matchas mot gjorda beställningar, allt i syfte att möjliggöra en effektiv beställningsprocess. Utöver order och faktura finns ytterligare meddelanden som bygger på och förbättrar affärsprocessen. Ett s.k. avropserkännande från leverantören ger beställaren information om att beställningen kommit fram. I orderbekräftelsen bekräftas att varorna kan levereras. I leveransavisering meddelas exakt leverans, vilket underlättar vid inleverans och möjliggör exakt automatisk matchning mot beställningen. Detta är särskilt intressant vid viktvaror, exempelvis vid livsmedelsbeställningar. Om man avser att införa samordnad varudistribution bör man även använda leveransavisering. Detta meddelande används dels för att informera köparen om den faktiska leveransen dels att avisera distributionscentral och köpare om leverans och ingående kolli. Se mer i handledningen: http://www.sfti.se/specifikationer/samordnadvarudistribution Vill man införa e-handel genom den nu beskrivna s.k. integrerade e-handeln ska frågor ställas om leverantören kan hantera SFTI/ESAP Affärsprocess 6.1. Om man även vill ha leveransavisering benämns den 6.3. Detta brukar benämnas integrerad e-handel eftersom det hanterar hela handelsprocessen och grundtanken är att alla meddelanden integreras i både leverantörernas och köparnas affärssystem. 4 För att stödja denna affärsprocess har leverantören därför följande alternativ: 1) Stöd för SFTI/ESAP i sitt eget system 2) Tillgång till leverantörsportallösningar för SFTI/ESAP som kan hanteras via ett webb-gränssnitt för leverantören. För mer information om SFTI Affärsprocess 6.1,se http://www.sfti.se/specifikationer/avrop_mot_produktkatalog För leverantörer som inte har systemstöd för att skapa en elektronisk produktkatalog/prislista enligt i SFTI/ESAP affärsprocess 6 tillhandahåller ofta köparsystemen produktkatalog/prislista i cellstrukturerat format, som t.ex. Excel som leverantören kan använda. SFTI Basinnehåll av SFTI/ESAP 6 SFTI/ESAP affärsprocess 6.1 innehåller omfattande information och det har därför funnits anledning att även komplettera med en enklare variant av SFTI Sc 6. Denna benämns SFTI Bas och innehåller endast det allra nödvändigaste som kan behövas för en elektronisk beställningsprocess. Man kan även utgå från SFTI Bas och bygga på med visst innehåll hämtat från SFTI/ESAP 6 om behov för det finns för det aktuella varueller tjänsteområdet, se Handledningen för SFTI Bas). För mer information om SFTI Bas, se: http://www.sfti.se/specifikationer/avrop_mot_produktkatalog/sfti_basinnehall_for_scen ario_6 Att använda leverantörens webbplats för beställningar är speciellt användningsbart vid två typer av sortiment: 1. Leverantören erbjuder ett omfattande sortiment (exempelvis böcker, järn- och byggvaror) eller 2. Beställaren behöver hjälp med att ” konfigurera artikeln” (exempelvis kontorsmöbler, datorer). Med konfigurera menas att man behöver sätta samman produkter innan man kan beställa dem. Leverantören skickar i dessa fall ingen produktkatalog som läggs in i köparens system. I och med detta sker ingen naturlig granskning av produktkatalogen innan den blir tillgänglig för beställning. Granskning kan ändå ske av den på webb-platsen, exempelvis i form av stickprov. Det finns två varianter av affärsprocesser som kan användas vid beställningar på leverantörens webb-plats, ”Orderöverenskommelsen”, och ”Varukorgen”. Vid Orderöverenskommelse, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.5.2 kan beställning göras på leverantörens webb-plats, varefter avropsinformationen sänds till det egna inköpssystemet och därefter följer den traditionella Affärsprocessen 6.1 eller att enbart 5 en faktura sänds. Orderöverenskommelsen kan även användas vid telefonbeställningar och hämtköp. Se mer på www.sfti.se/specifikationer och på http://www.gs1.se/sv/Elektronisk-handel/Affarsprocesser/Avrop-mot-ramavtal-ESAP-6/ Tänk på att denna standard, SFTI/ESAP 6.5.2 är relativt ny och att den inte hunnit implementerats brett. Om ni överväger att använda den, kontakta först SFTI för att stämma av om den är tillräckligt implementerad i det aktuella produktområdet, tekniskt.kansli@skl.se och gå även igenom detta med er leverantör av e-handelslösningar. Vid ”Varukorg”, SFTI/ESAP Affärsprocess 6.5.3,”Varukorg” (ofta benämnd punchout) läggs varorna i leverantörens webbplats i en varukorg. När man är klar hämtas varukorgen automatiskt till egna inköpssystemet för att sedan godkännas och sändas som en order till leverantören. Se mer på www.sfti.se/specifikationer och http://www.gs1.se/sv/Elektronisk-handel/Affarsprocesser/Avrop-mot-ramavtal-ESAP6/Handledning/Avrop-med-varukorg/ Om det inte är fråga om frekventa inköp och behov av mycket strukturerad information med en omfattande produktkatalog i botten kan en enklare affärsprocess, där Sveorder och Svefaktura ingår vara ett alternativ. Sveordern kan användas både när artikelnummer inte behövs utan varorna kan beskrivas i s.k. fritext och gentemot leverantörer med lägre e-handelsmognad. Detta kan även vara ett bra alternativ när det gäller beställning av tjänster där det ofta inte sänds någon produktkatalog. Om man idag har leverantörer anslutna med Svefakturan finns enkla lösningar för dessa att även ska kunna ta emot Sveordrar, bl. a. i webb-portaler. För att öppna upp för de alternativ som idag finns i de flesta systemen på köparsidan även möjligheten att lägga en beställning i ett formulär eller enklare beställningsmall. Som leverantör kan man då ta emot en enkel order genom användning av webbportal eller via e-post, med eller utan en bifogad fil. Sedan januari 2012 finns en standard för även en enkel produktkatalog; Svekatalogen. Under vissa förhållanden kan man ersätta Prislista enligt SFTI Sc 6 med Svekatalog, Order enligt SFTI Sc 6 med Sveorder och Faktura enligt SFTI Sc 6 med svefaktura. Tänk på att Svekatalog är ny och att det därför är få systemleverantörer som hunnit implementera den och därmed finns det ett begränsat antal leverantörer som kan skicka den. Det finns även begränsningar när det gäller implementeringen av Sveordern. Stäm av med SFTI för att höra hur långt implementeringen och användningen av Svekatalogen nått innan den används som krav vid upphandling, tekniskt.kansli@skl.se . 6 För mer information om Sveorder-Svefakturaprocessen, inklusive Svekatalogen, se http://www.sfti.se/specifikationer/sveorder/sveorder_i_kombination_med_svefaktura Om målet är att även leverantörer utan systemstöd ska kunna anslutas kan det vara lämpligt att ge möjlighet för leverantören att ta emot mailordrar och sända Svefakturor eller att mata in fakturans uppgifter i en av myndigheten anvisad webb-portal. Vissa webb-portaler erbjuder dessutom leverantören stöd för hela affärsprocessen. Detta innebär att leverantörer som använder denna typ av tjänst från kundens sida upplevs som ”fullt integrerad e-handelleverantör”. När det gäller tjänster som inte beställs utan faktureras löpande kan affärsprocessen ”Periodisk fakturering” användas. Det finns inom SFTI/ESAP affärsprocess 9 i två varianter - en för periodisk fakturering som utgår från bl. a uppmätt förbrukning (exempelvis energi, telefoni och liknande ) benämnt SFTI/ESAP affärsprocess 9.1 och - en som avser fakturering utifrån abonnemang eller annat avtal (hyror och liknande), benämnt SFTI /ESAP affärsprocess 9.2. Dessa affärsprocesser omfattar meddelandena produktkatalog och faktura. Då leverantörerna idag ofta inte har stöd för att skicka produktkatalog/prislista används i praktiken enbart fakturan och det är i dessa fall en SFTI fulltextfaktura eller Svefaktura. Se mer på http://www.sfti.se/specifikationer/periodisk_och_orderlos_fakturering Standarderna inom SFTI speglar olika affärsprocesser och det innebär att de även innehåller den information som behövs för att möjliggöra beställningar. Förutom information om olika produkter eller tjänster som avses finns fält att fylla i om allt från leveranstider till miljömärkning. Genom att hänvisa till SFTI:s affärsprocesser SFTI/ESAP behöver man inte räkna upp alla uppgifter som ska finnas med i olika meddelandena (exempelvis i produktkatalog/prislista eller faktura). All information, även på detaljnivå finns på www.sfti.se Hittills har affärsprocesserna i SFTI använts huvudsakligen för inköp av varor. Att beställa tjänster elektroniskt är dock lika viktigt. Oftast finns då inte en omfattande prislista i botten och det kan också vara så att man vill kunna formulera sig mer i fritext när det gäller beställningar. Det går alldeles utmärkt att idag lägga beställningar av tjänster i systemen på köparsidan och leverantörerna kan ta emot dem på olika sätt. En handledning är dock under utarbetande inom SFTI och kommer att publiceras under 7 våren 2013 för ytterligare stöd för vad man behöver tänka på vid beställningar av tjänster. Redan nu kan vi dock hänvisa särskilt till Exempel C när det gäller tjänstebeställningar om det ska vara ett utvärderingskriterium, annars Exempel G om det är särskilt kontraktsvillkor. SFTI:s affärsprocesser har utvecklats under årens lopp och det innebär att det finns olika versioner av dessa. Ju senare version desto mer av efterfrågad information finns och samtidigt är den anpassad efter gällande lagkrav m.m. Man kan välja att i förfrågningsunderlaget ange vilken/vilka versioner som leverantören ska kunna hantera, givetvis under förutsättning att man själv har systemstöd för detta. Men man kan även välja att inte göra detta, ifall man bedömer att det ”tynger ”förfrågningsunderlaget. I så fall kan man istället välja att hantera frågan med den leverantör som vinner upphandlingen. Det kan innebära att man inte får önskad version och även att införandet kan försenas något, men detta ska ställas i relation till att kraven på uppgiftslämnande kan anses vara för höga om leverantören ska kunna precisera version av standard. Är det en ”mogen” bransch där man redan har fungerande e-handel kan det finnas större skäl att efterfråga vilken version som leverantören kan stödja, medan en upphandling i en ”ny” bransch där leverantörernas mognadsnivå för e-handel kan antas vara lägre är det lämpligt att inte kräva uppgifter om version. I exemplen nedan är det därför default att inte version efterfrågas. För att få ledning kring vilken version av de olika meddelandena som ingår i SFTI:s affärsprocesser och som därmed bör godtas finns information här: http://www.sfti.se/specifikationer Observera att det är olika versioner för olika meddelanden. Finns eventuella frågor kontakta SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se (kostnadsfri rådgivning) När man valt vilken eller vilka affärsprocesser som kan vara lämpliga ska de ligga till grund för de utvärderingskriterier som ska utformas vid upphandlingen av varorna eller tjänsterna eller som särskilda kontraktsvillkor. Exemplen nedan i avsnitt 3 utgår från de affärsprocesser som ligger till grund för kraven. Vi har dock valt att börja med en flexibel variant, Alternativ A. Ett alternativ där utgångspunkten är att ansluta leverantören till e-handel utifrån alla möjligheter som står till buds, då det är av värde att ha leverantören ansluten även om det för parterna inte innebär den allra mest effektiva e-handelsprocessen, men det skapar ”ordning och reda” att få in så många beställningar och fakturor som möjligt i e-handelssystemet/inköps- 8 systemet. E-handelssystemen är idag utformade på ett sätt som erbjuder goda möjligheter att ansluta leverantörer. Även om leverantörerna inte har möjlighet att klara de mest avancerade affärsprocesserna kan man få in dem i myndighetens e-handelssystem och man behöver inte alltid ”bry sig om” hur informationen kom till in till systemet. Är det mycket angeläget med integrerad e-handel (EDI) där produktkatalogen översänds enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.1 eller enligt Svekatalog eller genom en cellstrukturerad fil (t.ex. Excel) och behov av de övriga affärstransaktionerna i affärsprocess 6.1 önskas, ska enbart detta krävas, se alternativ B. Man kan även ange SFTI Bas som ett alternativ. SFTI Bas innehåller mindre informationsmängd men är ändå strukturerad information. Om det inte är lika angeläget med integrerad e-handel/EDI utan målen med e-handeln inom det aktuella varuområdet kan uppnås även genom andra affärsprocesser finns alternativ till detta, se alternativet med Sveordrar och Svefakturor i exempel C. Denna affärsprocess kan användas om det inte är nödvändigt att basera beställningen på en översänd produktkatalog. Möjligheten finns dock att göra detta. En produktkatalog, Svekatalogen, finns men har ännu inte hunnit implementeras i större omfattning. Dessutom finns alternativet med cellstrukturerad katalog, t.ex. Excel. Alternativet med Sveorder/annan enkel order och Svefaktura lämpar sig även väl när det är fråga om beställningar av tjänster. Om beställningar på leverantörens webb-plats är att föredra på grund av exempelvis stort sortiment kan någon av affärsprocesserna 6.5.2 eller 6.5.3 väljas, se exempel D respektive E. Observera dock att Exempel D inte har kommit i bruk än. Exempel E är mer flexibelt så olika lösningar för leverantörer finns. I exempel F finns förslag till lydelse när det gäller periodisk fakturering. Avslutningsvis ges i exempel G förslag till text när man anger krav på e-handel som särskilt kontraktsvillkor. Det är klokt att ha en genomgång med systemleverantören först innan kravens ställs! Detta särskilt då några av affärsprocesserna i SFTI är ganska nyligen utvecklade och därför inte hunnit bli implementerade. Det gäller särskilt Svekatalogen, och varianterna för webb-beställningar. När man som upphandlande myndighet vill ställa krav på e-handel vid en upphandling av varor eller tjänster bör, som redogjorts ovan i avsnitt 2, först en genomgång ha gjorts av vilken affärsprocess som är lämplig, baserat på behoven för det aktuella varu-eller tjänsteområdet och att organisationen är förberedd att hantera elektroniska handelsmeddelanden enligt denna. 9 Nedan ges förslag på text som kan finnas när e-handel är ett av utvärderingskriterierna. Vilken viktning som önskas måste beslutas av den upphandlande myndigheten. Det ska ställas i relation till den betydelse man tillmäter att bedriva e-handel med leverantören. Om man idag har infört e-handel på det aktuella varu- eller tjänsteområdet och inte vill ställa om till pappersbaserad hantering kan det finnas anledning att tillmäta e-handeln en relativt hög viktning. Om man å andra sidan ser det som angeläget men mindre viktigt i relation till pris, kvalitet m.m. bör en lägre viktning åsättas. Idag synes viktningen oftast ligga mellan 3-10 procent men det är något att ta ställning till inför varje upphandling. Nedan anges därför X procent som ett sätt att visa att man ska fylla i uppgift om detta här. Om ni som upphandlande myndighet inte vill använda e-handel som ett utvärderingskriterium kan man istället ange det som s.k. särskilt kontraktsvillkor, eventuellt förenat med vite. Detta är vanligt redan idag när det gäller e-fakturering men kan lika gärna användas vid e-handel. Förslag till lydelse går ut på att det räcker att leverantören ska kunna e-handel inom viss tid efter att den upphandlande myndigheten kräver det. Man kan naturligtvis även ange viss tid efter att kontraktet tecknats men det ställer krav på den upphandlande myndigheten att själv vara beredd att ansluta leverantören vid denna tidpunkt. I exempel G ges exempel på text att använda som särskilt kontraktsvillkor. Förutom att e-handel kan ingå som ett av utvärderingskriterierna är det viktigt att vissa andra krav ställs som inte är uttryckliga e-handelskrav, men som är nödvändiga för att e-handel ska fungera. Det är affärsmässiga krav som t.ex. att det är avropsdagens/beställningsdagens pris som ska gälla och inte leveransdagens pris. Om leveransdagens pris faktureras kan inte en automatisk kontroll av fakturan ske gentemot avropet/beställningen. Produktkataloger/prislistor skall, oavsett om de översänds till köparens system eller om de visas på leverantörens webbplats visa de avtalade nettopriserna och i den mån upphandlaren godtar att produktkataloger innefattar artiklar utanför det upphandlande sortimentet ska dessa extra artiklar förses med tydlig särskiljande märkning. Detta behövs för att skapa prismedvetenhet hos beställarna, och vad gäller nettopriser särskilt för att fakturan ska genereras utifrån de aktuella priserna och för att en automatisk kontroll av fakturan ska kunna göras gentemot ordern. För detta krävs nettopriser och inte exempelvis en angiven rabattsats. 10 Det finns andra krav som är viktiga att ställa men som är specifika för vissa upphandlingar. Det gäller exempelvis beställningar av läkemedel och hjälpmedel. Inom ramen för SFTI kommer en handledning att tas fram som åskådliggör detta. Innan denna är framtagen kan rekommenderas att se vad standarden innehåller för att se vilka angelägna uppgifter som leverantören måste kunna hantera. Detta gäller särskilt om man i upphandlingen använder SFTI Bas som kan behöva byggas på med olika uppgifter, se om SFTI Basinnehåll för Sc 6 på www.sfti.se För mer komplicerade upphandlingar där det ställs särskilda krav på innehåll m.m. i de elektroniska meddelandena, exempelvis läkemedelsbeställningar finns särskilt stöd via SFTI. Se mer om detta på www.sfti.se Att ställa rätt krav på e-handel vid upphandlingar av varor och tjänster är inte alltid lätt. Texterna som föreslås nedan får ses som exempel. De utgår från att ni redan infört ehandel. Om ni vill ta höjd för e-handel med en leverantör under en kommande avtalsperiod och ni själva håller på att införa e-handel föreslås att ni ändrar texten till att ange att ni under avtalsperioden avser att införa e-handel. Inom ramen för SFTI ges möjligheter till information och rådgivning. Återkom gärna med frågor eller synpunkter, se www.sfti.se och under kontakter. Gäller det frågor av teknisk karaktär, vänligen maila SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se Kurser anordnas regelbundet, se även här information på www.sfti.se 11 Användning av e-handel som ett urvalkriterium Bilaga A. Urvalskriterier vid e-handel att passa ”de flesta”: Bilaga B. Urvalskriterier vid integrerad e-handel/EDI med produktkatalog översänd av leverantören. Bilaga C: Urvalskriterier vid e-handel baserad på Sveorder eller annan enkel order samt Svefaktura. Bilaga D: Urvalskriterier vid beställningar på leverantörens webb, via telefon eller hämtköp (Orderöverenskommelse). Bilaga E: Urvalskriterier vid e-handel utgående från information på leverantörens webb (Varukorg eller ”Punch-out”). Bilaga F: Urvalskriterier vid periodisk/orderlös fakturering. Användning av e-handel som kontraktsvillkor Bilaga G: Krav på e-handel som särskilt kontraktsvillkor. 12 Bilaga med exempel Exempel A. Urvalskriterier vid e-handel med stor flexibilitet för leverantören. I detta exempel utgår vi från att det viktigaste är att leverantören som kommer att erhålla kontrakt ansluts till e-handel, inte att en specifik affärsprocess måste användas. Exempel A är ett mycket flexibelt alternativ där utgångspunkten är att ansluta leverantören till e-handel utifrån alla möjligheter som står till buds, då det är av värde att ha leverantören ansluten även om det för er parter inte innebär den allra mest effektiva e-handelsprocessen, men det skapar ”ordning och reda” för er att få in så många beställningar och fakturor som möjligt i inköpssystemet och under ramavtal. När ni erbjuder leverantören alternativet att skicka cellstrukturerat format bör mall bifogas upphandlingsdokumentationen så att informationskraven tydliggörs (se lydelsen bifogat cellstrukturerat”). Systemleverantören kan bistå med detta. Om ni inför samordnad varudistribution behövs avropserkännande och leveransavisering och gärna även avropsbekräftelse. För särskilt små- och medelstora leverantörer kan dock Exempel A vara lämpligare att använda än Exempel B. Observera att poängen i frågealternativen nedan måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast som ett sätt att åskådliggöra relationen mellan alternativen. Observera att när det gäller poängsättningen för frågorna 2 och 3 kan man undvika att anbudsgivaren får ”dubbelt” genom att ha den text som står med fet stil ovanför. Om man å andra sidan ser det som positivt att anbudsgivaren kan hantera order och faktura i såväl strukturerat format som via enklare lösning kan denna text tas bort. Syftet med alternativen var dock att ge merpoäng för anbudsgivare som kan hantera strukturerade meddelanden enligt SFTI framför andra enklare sätt. Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska fylla i den. Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget Elektronisk handel Viktning: X procent Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl mm. (Det inköpssystem för detta som används idag heter ................... Information om den elektroniska handel som bedrivs finns på vår webb-plats................ ) Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser/affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd SFTI/ESAP). SFTI står för Single Face To Industry. Standarden används dels i olika 13 Bilaga med exempel affärssystem/ekonomisystem men även i lösningar som tillhandahålls av tredjepartsoperatörer som faktura- eller meddelandeväxlar och banker. Hör därför med er affärssystemsleverantör om de stödjer de nedan nämnda meddelandena eller vänd er till operatörer som erbjuder lösningar som fakturaportaler m.m. på marknaden. Flera typer av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att via datorstöd kunna effektivisera hela affärsprocessen från produktkatalog (sortimentsoch prislista) till faktura. Nedan beskrivs kortfattat processen och ni ska sedan besvara frågorna nedan. Vi vill att ni ska kunna skicka produktkatalog med sortimentutbud, priser m.m. som denna upphandling resulterat i. Den kan vara antingen enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6, d.v.s. i Edifact-format (en s.k. Pricat), eller som Svekatalog eller i cellstrukturerat format (t ex Excel). Förutom att skicka den kan den även laddas ner i en av oss anvisad webbportal. Not till upphandlaren: vid alternativet cellstrukturerat dokument bör mall bifogas upphandlingsdokumentationen. Vi vill även att ni ska kunna ta emot order antingen enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6 (avrop), eller som Sveorder alternativt som en order i fri form via e-post. Om ni saknar egen lösning kan ett alternativ vara att ni tar emot ordern i en av oss anvisad webbportal. Efter leverans av varorna eller tjänsterna ska ni skicka en elektronisk faktura, enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6, eller som SFTI fulltextfaktura eller som Svefaktura. Ett annat alternativ är att ni registrerar in fakturainformationen på av oss anvisad webbportal. Fakturan kontrolleras därefter av oss innan den godkänns för utbetalning. För mer information om SFTI, SFTI/ESAP affärsprocesser, Svekatalogen, Sveordern och Svefakturan och SFTI fulltextfaktura hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via mail till SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se, se även mer information under Kontakt. Följande frågor ska nu besvaras av er. Observera att på frågorna 2 och 3 kan inte poäng erhållas för svar på båda svarsalternativen. Om svars alternativ 1 kan besvaras med ja erhålls angiven poäng. Om det innebär ett nej-svar kan man ändå få poäng om man svarar ja på svarsalternativ 2. Notera att det räcker att ni har stöd för en variant under de olika frågorna, det är därför vi skrivit ”eller”. 14 Bilaga med exempel 1. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för att skapa och sända elektronisk produktkatalog (sortiments- och prislista)? Ja enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.1), eller Svekatalog eller i bifogat cellstrukturerat format x poäng (ex. vis 2 poäng) Nej z poäng (ex. vis 0 poäng) 2. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för att ta emot en elektronisk order? Ja enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.3), eller som Sveorder eller genom användning av webbportal/meddelandeväxel x poäng (ex. vis 2 poäng) Om ej enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6 (6.1.3), Sveorder eller användning av webbportal/meddelandeväxel: i fri form via e-post y poäng (ex. vis 1 poäng) Nej z poäng (ex. vis 0 poäng) 3. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för något slag av ordersvar/orderbekräftelse? Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.5), eller genom användning av webbportal/fakturaväxel x poäng (ex. vis 2 poäng) Om ej enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.5) eller användning av webbportal/fakturaväxel: genom ett enklare alternativ för svarsmeddelande (Avropserkännande enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.4) eller i fri form via e-post y poäng (ex. vis 1 poäng) Nej z poäng (ex. vis 0 poäng) 15 Bilaga med exempel 4. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för att sända elektronisk faktura? Ja som SFTI fulltextfaktura eller som Svefak- x poäng tura eller enligt SFTI/ESAP affärsprocess (ex. vis 2 poäng) 6 (6.1.6) eller genom användning av webbportal/fakturaportal Nej z poäng (ex. vis 0 poäng) Not. Till upphandlaren: Om ni inför samordnad varudistribution bör denna fråga nedan också ingå, om leveransavisering, förslagsvis att läggas in innan e-fakturan (se samma turordning som i Exempel B) 5. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektronisk leveransavisering? Ja enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.3 (6.3.2) x poäng eller genom användning av webbportal/(ex. vis 2 poäng) fakturaväxel Om ej enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.3 (6.3.2) eller genom inmatning i webbportal/fakturaväxel : i fri form via e-post y poäng (ex.vis 1 poäng) Nej z poäng (ex. vis 0 poäng) 16 Bilaga med exempel Exempel B. Urvalskriterier vid integrerad e-handel/EDI, med produktkatalog översänd av leverantören Detta exempel på lydelse ska användas när ni vill bedriva integrerad e-handel, även benämnt EDI (Electronic Data Interchange) och med format enligt Edifact, med den leverantör som erhåller kontrakt. I detta exempel utgår vi från att ni vill ha produktkatalog (d.v.s. sortiments- och prislista) överförd från leverantören till er i strukturerad form, dvs. SFTI Affärsprocess 6 är tillämplig. Eftersom produktkatalogen, benämnd Pricat, inte alltid kan hanteras av alla leverantörer och de flesta inköpssystemen har stöd för att istället ta emot en cellstrukturerad fil, exempelvis en Excelfil med produkter och priser, finns denna möjlighet med som ett alternativ. Observera att ni i fall av cellstrukturerad fil bör bifoga en mall. Gå igenom detta med er systemleverantör, som brukar kunna tillhandahålla sådan. Detta exempel B kan användas när det är fråga om frekvent handel där ni har informationen lätt tillgänglig och enkelt kan kontrollera den och ha en effektiv inköpsprocess, samtidigt som det finns en hög e-handelsmognad i den aktuella branschen. Det kanske är så att ni redan idag har integrerad e-handel på detta område, som kan vara livsmedel, kontorsmaterial m.m, och ni vill inte gå tillbaka till manuella pappersbaserade rutiner. Ni väljer att inte ha sk skall-krav men vill ändå ställa höga krav vid upphandlingen i form av utvärderingskriterium med inriktningen integrerad e-handel/EDI. I SFTI/ESAP Affärsprocess 6 benämns det vanligaste e-handelsförfarandet ”6.1”. I affärsprocess 6.1 ingår produktkatalog (dvs. sortiments- och prislista), avrop (order), avrops- (order-) erkännande, avrops- (order-) bekräftelse och faktura. Ni kan välja om ni vill ta emot avropserkännande, vilket innebär att leverantören kvitterar mottagning av ordern, eller avropsbekräftelse innebärande att leverantören sänder svar om denne kan leverera de beställda varorna respektive informerar om ev. avvikelser i förhållande till beställningen. Det går även att använda båda affärsdokumenten eller också att avstå från båda. Om, utöver de ovan uppräknade affärstransaktionerna, även leveransavisering ska ingå benämns då detta SFTI/ESAP Affärsprocess 6.3. Leveransavisering används, bl.a. om samordnad varudistribution införs. I förslagen nedan ges hänvisning till utrymme där ni även kan ange versionsnummer. Om ni önskar precisera detta, gå igenom med er systemleverantör vilka versioner som ni kan hantera i er egen lösning innan ni skriver dit versionsnummer. Observera att vi rekommenderar att ni använder de versioner som rekommenderas av SFTI. På webbplatsen www.sfti.se finns angivet vilka versioner som rekommenderas, d.v.s. lägsta version respektive giltiga, senare beslutade. Beakta att de olika meddelandena – produktkatalog (prislista), order etc. – kan ha olika versionsnummer. Se även ovan under avsnitt 2.4 om ställningstagande gällande om versioner bör anges eller ej. Det krävs att upphandlingen gäller bransch med hög mognadsgrad för e-handel om versionsnummer ska anges. 17 Bilaga med exempel Observera att poängen i frågealternativen nedan måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast som ett sätt att åskådliggöra relationen mellan alternativen. Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska fylla i den. Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget Elektronisk handel Viktning: X procent Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels för att effektivisera inköpsrutinerna, dels av miljöskäl mm. (Det system som används idag är ett inköpssystem för detta som heter ................... Information om den elektroniska handel som bedrivs finns på vår webb-plats................ ) Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser (även kallade scenarier) och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd SFTI/ ESAP). SFTI står för Single Face To Industry. Standarden används dels i olika affärssystem/ekonomisystem dels i lösningar som tillhandahålls av tredjepartsleverantörer som webbportaler, fakturaväxlar m.m. Hör därför med er affärssystemleverantör om de stödjer de nämnda affärsmeddelandena eller vänd er till operatörer som erbjuder lösningar som portaler m.m. Flera typer av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att via datorstöd kunna effektivisera hela inköpsprocessen från produktkatalog (prislista) till faktura. Vi beskriver nu kortfattat den aktuella processen och ber er besvara frågorna nedan. Vi bedömer att det mest ändamålsenliga är att ni som leverantör elektroniskt sänder en produktkatalog (dvs. sortimentsutbud och prislista) med uppgifter och de priser m.m. som denna upphandling resulterat i. Vi ser helst att produktkatalogen skapas enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 och det innebär att ni sänder denna i Edifact-format (en s.k. Pricat). Ni kan dock alternativt sända katalogen i cellstrukturerat format, exempelvis i en Excel-fil. En mall för detta bifogas. Vi kommer sedan att sända avrop (ordrar) till er, baserade på denna katalog och ni behöver kunna ta emot dem enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6. Ni bör sedan sända ett s.k. avropserkännande på att ordern kommit fram och avropsbekräftelse där det framgår att ni kan leverera varorna/tjänsterna till oss eller med svar om det inte går att leverera fullt ut. Varumottagning/ankomstkontroll kan underlättas av leveransavisering, om sådan finns, eller annars kommer följesedel att användas för detta. Inom vissa varuområden eller vid viss logistiklösning, som t.ex. samordnad varuinformation, är leveransaviseringen värdefull. 18 Bilaga med exempel Avslutningsvis sänder ni en faktura till oss som SFTI/ESAP affärsprocess 6 faktura eller SFTI fulltextfaktura, som då kontrolleras mot ordern och inleverans innan den godkänns och betalas. För mer information om SFTI/ESAP affärsprocess 6 samt de olika affärstransaktionerna inom ramen för denna hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via mail till SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se , se även mer information under Kontakt. Följande frågor ska nu besvaras av er. Observera att för fungerande e-handel krävs i SFTI/ESAP affärsprocess 6 som minimum att produktkatalog (med utformningen ny/ersättande sortiments- och prislista) kan sändas, att order (avrop) kan mottas och att faktura kan sändas. Om någon av dessa obligatoriska delar inte kan erbjudas av leverantören ges vid anbudsutvärderingen 0 poäng totalt för samtliga frågor i avsnittet om integrerade e-handel/EDI. Följande frågor ska nu besvaras av er. 1. Har ni som leverantör /er systemlösning stöd för att skapa och sända elektronisk produktkatalog (ny/ersättningsprislista)? Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.1) x poäng version x) (ex.vis 2 poäng) y poäng Ja, enligt bifogad Excelmall (ex.vis 1 poäng) Nej 0 poäng x) Not till upphandlande myndighet: version kan efterfrågas endast om ni ser detta som angeläget 2. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektronisk produktkatalog (ändringsprislista)? Not till upphandlande myndighet: Frågan om ändringsprislista tas med enbart om upphandlingen i övrigt tillåter prisändring under avtalstiden. Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.2) x poäng version (ex.vis 2 poäng) y poäng Ja, enligt bifogad Excelmall (ex.vis 1 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 3. Har ni/ som leverantör/er systemlösning stöd för att ta emot elektronisk order/avrop? Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.3) x poäng version (ex.vis 2 poäng) Nej 0 poäng 19 Bilaga med exempel 4. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektroniskt avropserkännande? Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.4) x poäng version (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 5. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektronisk avropsbekräftelse? Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.5) x poäng version (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 6. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektronisk leveransavisering? Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.3 (6.3.2) x poäng version (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) Not till upphandlande myndighet: Leveransavisering används sällan, men kan vara ett alternativ när det gäller livsmedel. Leveransavisering behövs dock om samordnade varutransporter/tredjepartslogistik är aktuell. Ta bort frågeställningen om den inte behövs i denna upphandling. 7. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektronisk faktura? Ja, enligt SFTI fulltextfaktura, version eller x poäng SFTI/ESAP affärsprocess 6 (6.1.6), version (ex.vis 2 poäng) Nej 0 poäng Not till upphandlande myndighet: Fakturan kan skapas enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6 (med nettoinformation enbart, då övrig information finns i systemet) eller enligt SFTI fulltextfaktura. Vi rekommenderar fulltextfakturan, eftersom den innehåller all information och ur arkivsynpunkt enklare att bevara och ta fram från tid till annan. 20 Bilaga med exempel Exempel C. Urvalskriterier vid e-handel baserad på Sveorder eller annan enkel order samt Svefaktura Detta exempel är avsett för beställningar där det inte nödvändigtvis behöver finnas en produktkatalog i botten. Man kan dock välja att även ha en sådan, den s.k. Svekatalogen, som är en ny produktkatalog i samma format som Sveorder och Svefakturan. I detta exempel finns möjlighet för köparen att sända en Sveorder till leverantören. Leverantören ska sedan efter leveransen skicka en Svefaktura som ska kunna kopplas till ordern. Användningsområde för detta kan vara beställningar av tjänster där strukturerad produktkatalog på artikelnivå inte behövs eller är svåra att ”artikelifiera”, men även för enkelt utformade beställningar av varor. Detta kan även vara ett bra alternativ för leverantörer som saknar systemstöd för mer integrerad e-handel/EDI. Observera att Sveordern är en relativt ny standard som ännu ej hunnit bli fullt ut implementerad. I och med bl.a. det pågående införandet av elektroniska beställningar i staten förväntas detta dock ändras framöver. Ett alternativ för köpare som inte kan hantera Sveordern är att hantera enkla beställningar genom de olika slag av formulär eller mallar som köparsidans systemleverantörer tillhandahåller. Som leverantör kan man då ta emot en order/beställning av exempelvis tjänster genom ett mail, ibland med bifogad fil eller genom att logga in i en webb-portal och där hämta hem ordern. Observera att poängen måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast som ett sätt att åskådliggöra relationen mellan alternativen. Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska fylla i den. Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget Elektronisk handel Viktning: X procent Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl m.m. (Det inköpssystem som används för detta idag heter ................... Information om den elektroniska handel som bedrivs finns på vår webb-plats................ ) Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser/affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd SFTI/ESAP). SFTI står för Single Face To Industry. Standarden används dels i olika affärssystem/ ekonomisystem men även i lösningar som tillhandahålls av tredjepartsoperatörer som fakturaportaler/meddelandeväxlar och banker. Hör därför med er affärssystemsleverantör om de stödjer de nedan nämnda meddelandena eller vänd er till operatörer som erbjuder lösningar som fakturaportaler m.m. på marknaden. 21 Bilaga med exempel Flera typer av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att kunna effektivisera inköpsprocessen. Vi kommer som köpare att sända er en order/beställning i formatet Sveorder eller annan enkel beställning. Ni kan få ordern antingen till ert system eller via ett mail och/eller genom att hämta hem ordern i en webb-portal. Efter leverans av varorna eller tjänsterna ska ni sedan sända en Svefaktura till oss baserad på den utförda prestationen. Fakturan kontrolleras mot ordern och leverans innan den godkänns och betalas. För mer information om SFTI och Sveordern med Svefaktura hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via mail till SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se, se även mer information under Kontakt. Följande frågor ska nu besvaras av er. 1. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för att ta emot en Sveorder eller annan enkel order? Ja, såsom Sveorder direkt till mitt system eller x poäng genom användning av webb-portal eller via e-post (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 2. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för att sända en Svefaktura? Ja, från mitt system eller genom användning av x poäng webbportal/fakturaportal (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 22 Bilaga med exempel Exempel D. Urvalskriterier vid e-handel baserad på beställningar på leverantörens webb-plats, via telefon eller hämtköp (alternativet Orderöverenskommelse) Exempel D nedan ska användas om man vill bedriva e-handel med den leverantör som erhåller kontrakt och det är lämpligast att beställningar görs på leverantörens webbplats, via telefon eller hämtköp. Motiv för detta kan vara att det inte är rimligt att leverantören ska skicka produktkatalog med ett omfattande produktsortiment alternativt att det är varor som behöver konfigureras och leverantörens webb ger stöd för hur olika artiklar kan kombineras eller sättas samman. Exemplet passar även i situationer med kompletteringsbeställning via telefon eller när anställd hämtar ut varor från leverantörens butik. Detta alternativ innebär att när att en beställning gjorts – på webbsidan, via telefon eller genom hämtköp – skapar leverantören en orderöverenskommelse, enligt SFTI/ESAP affärstransaktion ”6.5.2”, som sänds till ert inköpssystem så att information om lagd order ska bli tidigt tillgänglig för köparen. Orderöverenskommelsen följs naturligen av en faktura, också den lämpligen i Edifact-format: SFTI fulltextfaktura. Det skulle vara möjligt att bygga på med fler affärstransaktioner enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6, till exempel orderbekräftelse (i fall att ordern behöver ändras) eller leveransavisering men vi har hittills inte erfarit att sådan utökning efterfrågas. Observera att detta är en ganska ny standard inom SFTI, den finns bara i version 2.8 av SFTI/ESAP affärsprocess 6, och den har inte hunnit bli brett implementerad i olika branscher. Kontakta SFTI för mer information om detta innan krav ställs. Vi hänvisar till Exempel E som ett annat alternativ som idag används mer. Observera att poängen måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast som ett sätt att åskådliggöra relationen mellan alternativen. Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska fylla i den. Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget Elektronisk handel Viktning: X procent Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl m.m.(Det inköpssystem som används idag för detta heter ................... Information om den e-handel som bedrivs finns på vår webb-plats................ ) Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser/- 23 Bilaga med exempel affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd SFTI/ESAP). SFTI står för Single Face To Industry. Flera typer av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att via datorstöd kunna effektivisera hela inköpsprocessen. Vi beskriver nu kortfattat den aktuella processen och ber er sedan besvara frågorna nedan. Vi vill att ni tillhandahåller en produktkatalog över upphandlat sortiment på er webbplats för att möjliggöra beställningar där. När en beställning lagts skickar ni information om orderns detaljer (artiklar, kvantitet, pris) inkl. er bekräftelse enligt standarden SFTI/ESAP Affärsprocess 6 med Orderöverenskommelse (6.5.2). Samma affärsprocess kan användas om beställningar görs via telefon eller genom hämtköp hos er. Efter leverans avslutas processen med en faktura enligt SFTI fulltextfaktura. Denna kontrolleras mot beställningen och gjord leverans innan den godkänns och betalas. För mer information om SFTI/ESAP affärsprocess 6 med Orderöverenskommelse (6.5.2) och SFTI fulltextfaktura hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via mail till SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se, se även mer information under Kontakt. Följande frågor ska nu besvaras av er. 1. Har ni som leverantör/ert system stöd för att sända orderöverenskommelsemeddelandet? Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.5.2) x poäng (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 2. Har ni stöd för att sända elektronisk faktura? Ja, enligt SFTI fulltextfaktura x poäng (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 24 Bilaga med exempel Exempel E. Urvalskriterier vid e-handel utgående från information på leverantörens webb-plats (alternativet Varukorg eller ”punch-out”) Detta exempel kan användas när man vill bedriva e-handel med den leverantör som erhåller kontrakt och när det är lämpligast att beställningar görs på leverantörens webbplats, t.ex. på grund av att leverantören har ett omfattande sortiment (exempelvis böcker) eller varor som behöver konfigureras av beställaren (PC-paket, kontorsmöbler eller liknande). Det innebär att ni som köpare tar hem en varukorg från leverantörens webb-plats. Detta benämns ofta ”punch-out”, men begreppet är inte öppen standard, varför motsvarande affärsprocess har definierats inom SFTI under begreppet Varukorg. Affärsprocessen Varukorg innebär att köparen väljer artiklar i leverantörens webbshop, och Köparen kan via webbshopen få hjälp att konfigurera artiklarna utgående från sina önskemål och hur olika artiklar passar samman. Det kan till exempel gälla att plocka ihop lämpliga delar till ett PC-paket. När en beställare valt intressanta lämpliga artiklar begär denne att leverantörens system sänder ett varukorgsmeddelande till köparens inköpssystem. Varukorgen innehåller information om de valda artiklarna, såsom pris och kvantitet. Varukorgen innebär inget åtagande om köp, dess information ger enbart underlag för att senare skapa en eventuell order/beställning. Beställningsprocessen sker i så fall därefter enligt SFTI/ESAP Affärsprocessen 6, d.v.s. med order (avrop), ordererkänande/bekräftelse (avropserkännande/-bekräftelse), och faktura. Så som systemlösningarna för er som köpare ser ut idag finns dock möjligheter att göra webb-beställningar med god funktionalitet men som är enklare för leverantörerna. I texten nedan finns därför alternativ angivna. Gå igenom med er systemleverantör vilka möjligheter som finns och anpassa formuleringarna efter detta. Observera att poängen vid frågorna nedan måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast som ett sätt att åskådliggöra relationen mellan alternativen. Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska fylla i den. Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget Elektronisk handel Viktning: X procent Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl m.m. (Det inköpssystem som används idag för detta som heter ................... Information om den elektroniska handel som bedrivs finns på vår webb-plats................) Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och 25 Bilaga med exempel som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser/affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd SFTI/ESAP). SFTI står för Single Face To Industry. Flera typer av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att via datorstöd kunna effektivisera hela inköpsprocessen från prislista till faktura. Vi beskriver nu kortfattat processen och ni ska sedan besvara frågorna nedan. Vi vill att ni tillhandahåller en produktkatalog över upphandlat sortiment och priser på er webb-plats för att möjliggöra att beställningar initieras där. Efter att en beställare valt ut ett antal artiklar på er webb-plats sänder ni som leverantör ett varukorgsmeddelande till köparen enligt standarden SFTI/ESAP Affärsprocess 6 med Varukorg (6.5.3), eller på liknande sätt innehållande information om de valda artiklarna, såsom pris och kvantitet. Varukorg tas enbart över för påseende, den innebär inget bindande åtagande från köparens sida. Den valda sortiment- och prisinformationen enligt varukorgen läggs in i köparens system och informationen kan sedan användas som underlag för att skapa en order/beställning. Vid beslut om beställning hanteras detta enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.1 (d.v.s. ett avrop/en beställning görs hos er, ni skickar bekräftelse på ordern och dess affärstransaktioner avrop) avropserkännande/-bekräftelse, för att slutligen avslutas med att ni sänder en faktura. Denna kontrolleras mot beställningen, och vad som levereats innan den godkänns och betalas. För mer information om SFTI och affärsprocess SFTI/ESAP Affärsprocess 6 med Varukorg (6.5.3) hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via mail till SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se , se även mer information under Kontakt. Följande frågor ska nu besvaras av er. Observera att vi önskar som minimum att produktkatalog (d.v.s. sortiments- och prislista) finns (i detta fall skall den hållas tillgänglig på er webbplats) att order kan mottas elektroniskt och att faktura sänds elektroniskt. Om någon av de frågor som berör dessa obligatoriska delar besvaras med nej ges vid anbudsutvärderingen totalt 0 poäng för detta avsnitt om e-handel baserad på varukorg. 26 Bilaga med exempel Följande frågor ska nu besvaras av er. 1. Har ni/ert system stöd för ”Single Sign On” (automatisk inloggning till er webbportal? Ja, enligt SFTI/ESAP 6.5 eller annat liknande sätt x poäng (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 2. Har ni/ert system stöd för att sända varukorgsmeddelande? Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.5.3) eller x poäng liknande (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 3. Har ni stöd för att ta emot elektronisk order? Ja, enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6 (6.1.3) eller x poäng Sveorder eller via webb-portal eller e-post (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 4. Har ni stöd för elektroniskt ordersvar/ avropsbekräftelse? Ja, enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6 (6.1.4/6.1.5) x poäng eller via webb-portal eller e-post (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 5. Har ni stöd för att sända elektronisk faktura? Ja enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6 (6.1.6), eller x poäng SFTI fulltextfaktura eller Svefaktura (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 27 Bilaga med exempel Exempel F. Urvalskriterier vid periodisk fakturering Detta exempel på lydelse ska användas om man vill införa periodisk fakturering med leverantör och det inte finns enskilda beställningar i botten. Det gäller periodisk eller orderlös fakturering och det finns två varianter av detta, dels SFTI/ESAP affärsprocess 9.1 som avser fakturering efter uppmätt förbrukning (med mätare av något slag), dels SFTI/ESAP affärsprocess 9.2 som avser abonnemang (hyror, prenumerationer och liknande) Vi utgår i exemplet nedan från periodisk fakturering enligt SFTI/ESAP affärsprocess 9.1. Vill ni istället använda SFTI/ESAP affärsprocess 9.2 byter ni ut ”9.1” mot ”9.2” i texten nedan. Vi har i exemplet nedan inte tagit med produktkatalog (prislistan) eftersom det är få leverantörer på markanden som kan skicka dessa meddelanden utom vid hyresobjekt och leasingobjekt. Använd därför gärna enbart fakturan om ni vill säkerställa att leverantörerna har en möjlighet att hantera detta. Som fakturastandard kan man använda antingen SFTI fulltextfaktura eller Svefakturan. Fulltextfakturan innehåller något mer strukturerad information, om ni förordar den kan ni sätta högre poäng på detta svarsalternativ. Observera att poängen måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast som ett sätt att åskådliggöra relationen mellan alternativen. Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska fylla i den. Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget Elektronisk handel Viktning: X procent Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl m.m. (Det inköpssystem som används för det idag heter ................... Information om den elektroniska handel som bedrivs finns på vår webb-plats................ ) Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser /affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd SFTI/ESAP). SFTI står för Single Face To Industry. Standarden används dels i olika affärssystem/ekonomisystem men även i lösningar som tillhandahålls av tredjepartsoperatörer som fakturaportaler/meddelandeväxlar. Hör därför först med er affärsystemleverantör om de stödjer de nedan nämnda meddelandena. 28 Bilaga med exempel Åtminstone en typ av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att via datorstöd kunna effektivisera vår inköpsprocess. Vi beskriver nu kortfattat processen och ni ska sedan besvara frågorna nedan. Vi bedömer att det mest ändamålsenliga skulle vara att ni som leverantör elektroniskt sänder en produktkatalog/prislista med uppgifter om de priser som denna upphandling resulterat i, antingen som en produktkatalog skapad enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 9.1, d.v.s. i Edifact-format, alternativt i cellstrukturerat format som exempelvis en Excel-fil. Avslutningsvis sänder ni en faktura till oss, enligt SFTI/ESAP affärstransaktion 9.1 eller som SFTI fulltextfaktura. Eftersom vi känner till att prislistan inte ännu kommit i bred användning väljer vi att i denna upphandling enbart fråga om ni kan sända en elektronisk faktura. Om ni har möjlighet att erbjuda produktkatalog är vi dock intresserade att få besked om detta (påverkar ej utvärderingen). Den elektroniska fakturan kan vara antingen SFTI fulltextfaktura eller Svefaktura. För mer information om SFTI, SFTI/ESAP affärsprocesser 9.1 och 9.2, SFTI fulltextfaktura och Svefaktura m.m. hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via mail till SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se, se även mer information under Kontakt. Följande fråga ska nu besvaras av er. 1. Har ni/ som leverantör/ er systemlösning stöd för elektronisk faktura? Ja, enligt SFTI Fulltextfaktura eller Svefaktura eller inmatning x poäng i webbportal/fakturaväxel (ex.vis 2 poäng) Nej z poäng (ex.vis 0 poäng) 29 Exempel G. Krav på E-handel som särskilt kontraktsvillkor Ett alternativ till att styra mot e-handel genom utvärderingskriterier är att formulera kravet som ett särskilt kontraktsvillkor, eventuellt förenat med vite. Detta är vanligt redan idag när det gäller e-fakturering men kan lika gärna användas vid e-handel. Tidsramen för införande avgör man själv, 3 månader är ett förslag, men det kan lika gärna vara 6 månader eller annan tid. Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska fylla i den. Förslag till text i förfrågningsunderlaget ”Leverantör ska inom 3 månader (6 månader eller annat alternativ?) från det att Kommunen/ landstinget/ myndigheten så begär det kunna skicka produktkatalog (sortimentsoch prislista), kunna ta emot ordrar elektroniskt och skicka fakturor elektroniskt. Den standard som ska användas är i första hand den i offentlig sektor använda SFTI (Single Face To Industry), se www.sfti.se. Parterna överenskommer om vilken eller vilka av SFTI/ESAP affärsprocesser respektive SFTI affärstransaktioner som ska användas, alternativt om ni som leverantör på annat sätt kan uppfylla köparens krav på e-handel, exempelvis genom ordrar som förmedlas via e-post eller order- och fakturahantering i av köparen anvisad webb-portal.” Man kan naturligtvis specificera mer konkret vad som ska utväxlas på samma sätt som när det gäller utvärderingskriterierna, men om man vill skapa flexibilitet för leverantören kan detta vara ett alternativ. Och man kan naturligtvis enbart efterfråga att leverantören ska kunna ta emot ordrar och sända fakturor elektroniskt, när det gäller produktområde där katalog inte är nödvändigt, exempelvis vid beställning av tjänster. Ett alternativ till texten ovan är att ange” inom 3 månader från det att kontrakt tecknats” osv. Eller kanske 6 månader får ses som rimligare tid. Observera dock att detta ställer högre krav på att leverantören och även på att ni själva kan svara upp mot att införa ehandel vid just den tidpunkten. Om man vill ha sanktion mot att villkoret inte uppfylls kan man lägga till följande: ”Om ni som leverantör inte uppfyller detta krav inom angiven tid utgår vite med X kr.” 30 31
© Copyright 2024