FACEBOOK – OG ANDRE SOCIALE MEDIER ADFÆRD, ANSVAR OG ANSÆTTELSESRET EN GUIDE TIL VIRKSOMHEDER, DER ØNSKER EN POLITIK FOR MEDARBEJDERNES BRUG AF SOCIALE MEDIER Indhold Kapitel 1 NETWORKING I CYPERSPACE En introduktion2 Kapitel 2 FRIENDS WILL BE FRIENDS Om online forbindelser 4 Kapitel 3 WE ARE FAMILY Om online-fællesskaber 8 Kapitel 4 JUST ANOTHER BRICK IN THE WALL Særligt om statusopdateringer på Facebook og lignende sider 9 Kapitel 5 THIS IS HOW WE PARTY Om billeder på nettet 10 Kapitel 6 Kapitel 7 WORKING NINE TO FIVE Om tidsfordriv på jobbet 12 DON’T MESS WITH ME Politikker og ytringsfrihed 14 Kapitel 8 PUSH THE BUTTON Om offensiv brug af sociale medier 15 Kapitel 9 WHAT TO DO Norrbom Vinding anbefaler16 Kapitel 10 TROUBLE IS Hvis det alligevel går galt18 Kapitel 11TRETRINSRAKETTEN Hvordan kommer vi i gang19 Kapitel 12 HVAD KAN NORRBOM VINDING HJÆLPE JER MED?20 Bemærk venligst, at indholdet af folderen ikke er og ikke kan erstatte juridisk rådgivning. Vi stræber efter, at al information er korrekt og udtryk for gældende ret, men eventuelle fejl kan ikke medføre ansvar for Norrbom Vinding OM DENNE FOLDER Kommer det arbejdsgivere ved, hvad medarbejderne laver i fritiden? Som udgangspunkt nej. Fritiden er vores egen. Men skejer medarbejderne ud på den offentlige op slagstavle, ser det anderledes ud. For så er virksom hedens renommé på spil. Hvis arbejdspladsen ønsker at være på forkant med situationen, er der derfor god grund til at overveje, om der bør være en politik for medarbejdernes brug af Facebook, LinkedIn, Twitter og andre sociale medier. Derfor har Norrbom Vinding lavet denne folder. 1 K A PI TEL 1 NETWORKING I CYPERSPACE – EN INTRODUKTION The story of my life … Facebook er det mest benyttede sociale medie i verden. Men også andre sociale medier som fx LinkedIn og Twitter benyttes dagligt af millioner af mennesker. Det er steder, hvor vi kan skrive historien om os selv og poste hurtige kommentarer om stort og småt. Det er storytelling for nybegyndere. Det er let – men bliver nemt kompliceret. For grænserne for, hvad vi hver især har lyst til at dele med andre, er forskellige. Og ikke alle er opmærksomme på, at det ikke kun er vennerne, der læser med. Pressen henter de gode historier, hvor den kan. 2 Og sagen er den, at når først informationen er ”out there”, er skaden ofte sket. For kunder, klienter, leverandører og andre samarbejdspartnere fra arbejdslivet er også online. Fadæser på nettet kan give medarbejderen ridser i lakken. Er ridserne dybe nok, kan det også gå ud over virksomhedens brand. I de mest grelle tilfælde kan der blive behov for pr-mæssig omlakering. Det er derfor altid bedre at forebygge end at helbrede. Tre ud af ti ledere kontrollerer med arbejdernes brug af sociale medier. Og hver niende leder har oplevet, at brugen af de sociale medier har fået ansættelsesmæssige konsekvenser for en medarbejder. Kilde: Politiken, omtale af undersøgelse hos Lederne, marts 2014 Kilde: Lamebook.dk 3 K API TEL 2 FRIENDS WILL BE FRIENDS - OM ONLINE FORBINDELSER Facebook, LinkedIn, Twitter osv. Facebook er blevet den måde, mange holder kontakten med gamle venner, studiekammerater eller kolleger på. Brugerne kan inddele deres venner i grupper, afhængigt af hvem de ønsker at dele hvad med. Nogle udvælger sig en lille skare – andre deler ukritisk alt med alle og kan ikke få vennekredsen stor nok. LinkedIn har fokus på den professionelle del af vores liv. Forbindelser er kodeordet. Det er sitet, hvor du kan organisere og pleje dine erhvervsrelaterede kontakter. Og det er en platform, hvor du kan netværke dig til nyttige forbindelser enten gennem anbefalinger fra dine LinkedIn-bekendte eller via din personlige profil. For mange HR-afdelinger er LinkedIn blevet et integreret værktøj i rekrutteringsprocessen. LinkedIn er kort sagt blevet et seriøst arbejdsredskab og et alternativ til receptioner efter arbejdstid – og til svedeture over forliste visitkort. Twitter er dagbog på nettet. Det er stedet, hvor du kan ”kvidre” hele dagen – og natten med. Du følger andre brugeres gøren og laden her og nu. Ved hjælp af små beskeder – tweets – holder brugeren sine ”followers” opdateret om stort og småt. Men det slutter langt fra her. Der findes en række andre sociale netværk, der også nyder høj popularitet. Instagram er fx en populær online fotodelings- og networkingservice, der gør det muligt for brugerne at dele billeder. Men også MySpace, Pinterest og Google+ melder sig i rækken af sociale netværk. Og nye medlemmer af den voksende netværksfamilie kommer hele tiden til. 4 Ingen arbejdsgiver kan have noget imod, at medarbejderne har et stort netværk. Men det er en god idé, at virksomheden i sin politik om sociale medier gør medarbejderne opmærksom på, at nogle online-forbindelser kan være uhensigtsmæssige eller decideret problematiske i forhold til arbejdspladsen. Det er derfor en god idé at huske medarbejderne på at overveje de tre R’er – renommé, respekt og relationer – inden medarbejderne kaster sig ud i digital networking og skaber forbindelser via fx Facebook og LinkedIn. Renomméet Venskaber og private forbindelser hører traditionelt privatlivet til. Men hvis forbindelserne stilles til skue på nettet og skader medarbejderens renommé, ser billedet anderledes ud. Vejen fra medarbejderens ry til virksomhedens brand er nemlig ultrakort i en digitaliseret verden. En arbejdsplads kan ikke tage for givet, at medarbejderne tænker på den sammenhæng. Det er her politikken om sociale medier kommer ind i billedet. Den vil kunne sætte problemstillingen på dagsordenen og gøre det lettere for virksomheden at skride ind over for uhensigtsmæssige forbindelser på nettet. Respekten I mange stillinger er omverdenens respekt for medarbejderens personlige integritet en forudsætning for, at medarbejderen kan Facebook er en åben bog SKAT brugte Facebook til at indsamle oplysninger om en borger. Oplysningerne blev brugt til at behandle skattesagen. Den metode satte borgeren spørgsmålstegn ved. Hun klagede til ombudsmanden over, at SKAT havde snaget på hendes profil. Profilen opfattede hun nemlig som et lukket forum. Da Facebook-profilen var åben for alle Face book-brugere, kom ombudsmanden frem til, at oplysningerne var offentligt tilgængelige. Men ombudsmanden mente tillige, at oplysninger på Facebook generelt kan be tragtes som offentlige, hvis brugeren har mange ”venner”. Og selv hvis brugeren har få ”venner”, vil oplysningerne kunne betragtes som offentligt tilgængelige – for oplysnin gerne kan jo sive via ”vennerne”. Kilde: Folketingets Ombudsmand, 2011 lykkes i jobbet. Upartiskhed, saglighed og faglighed er tre sider af samme sag. Hvis forbindelser på nettet kommer til at så tvivl om medarbejderens neutralitet og loyalitet, er det problematisk. Det kan derfor være fornuftigt at gøre medarbejderne opmærksom på, at respekten kan gå fløjten, selvom forbindelsen reelt kun er perifer. For hvordan ser det egentlig ud, hvis læreren er ”ven” med sine elever? Indkøberen ”forbundet” med sine leverandører? Hvis bankrådgiveren ”følger” sine kunder? Og socialrådgiveren sine klienter? I 2013 slog 23 % af de offentlige og private virk somheder deres ledige stillinger op på LinkedIn. Og brugen af LinkedIn har overhalet brugen af vikar- og rekrutteringsbureauer. Samtidig bru ger 55 % af de private virksomheder LinkedIn til research i forbindelse med ansættelser. Kilde: Konsulenthuset Ballisager, Rekrutteringsanalyse, 2013 Relationerne på arbejdspladsen Relationer på arbejdspladsen er helt naturlige. Men lige så vel som arbejdsgiveren kan have en holdning til relationer på arbejdspladsen, kan det også blive arbejdsgivers sag, hvordan medarbejderne danner relationer på nettet. Så længe omgangstonen er ordentlig, er det problemfrit. Men i det øjeblik kammertonen får en mislyd, kan det i allerhøjeste grad blive arbejdsgiverens hovedpine. Udvikler net-chatten sig til sladder og mobning, har virksomheden nemlig pligt til at skride ind. For negative ytringer på nettet er lige så skadelige for arbejdsmiljøet som dem, der florerer på kontorgangen. 5 Forbundet med chefen Der er særlig grund til at overveje, hvordan virksomhedens ledere kan være online-forbundet med medarbejderne. For de fleste vil der være forskel på, om man er i et professionelt netværk som LinkedIn, eller om man via et Facebook-venskab bliver inviteret ind i chefens virtuelle dagligstue. Og lederen bør altid overveje, hvordan medarbejderne opfatter en venneanmodning fra chefen – kan man tillade sig at sige nej? Eller vil det blive opfattet negativt, hvis medarbejderen takker nej, fordi medarbejderen fx ikke ønsker at dele privatsfæren med chefen? Og hvilket signal sender det, hvis lederen er venner med nogle, men ikke alle sine underordnede? Inden lederen danner forbindelse med sine medarbejdere på nettet, bør lederen overveje tre ting: ∆ Kan online-forbindelsen svække hans eller hendes autoritet? ∆ Kan den ”svære samtale” blive endnu sværere, når arbejdsfællesskabet har udviklet sig til et cyber-bekendtskab? ∆ Kan der trækkes en grænse, så lederen ikke får så mange personlige oplysninger, at han eller hun kommer på kant med helbredsoplysningsloven og persondataloven? Overvejelserne skal naturligvis foretages i lyset af netværkets karakter. Jo mere professionelt et netværk, det drejer sig om, des mindre er risikoen for, at online-forbindelsen bliver for privat. Og i forhold til de rent professionelle netværk kan det omvendt se næsten ”forkert” ud, hvis ledere og medarbejdere ikke er forbundne i den digitale verden. Særligt LinkedIn og lignende ”professionelle” netværk kan benyttes til at skabe hurtig og effektiv dialog med kunder og samarbejdspartnere, og medarbejderne kan her indgå som en naturlig del af virksomhedens ”netværk”. Bruges LinkedIn til at formidle viden om virksomhedens aktiviteter og synliggøre virksomhedens og medarbejdernes kompetencer i den forbindelse, er det naturligt og nærmest nødvendigt, at lederen er ”linket ind”. I forhold til Facebook og de øvrige mere ”private” netværk kan det digitale venskab understøtte en mere uformel og venskabelig forbindelse mellem ledere og medarbejdere. Lederen kan på denne måde øge muligheden for hurtigere at få kendskab til mobning, illoyale handlinger og lignende. Det giver lederen mulighed for at reagere. Men har medarbejderne begrænset lederens adgang til væg, billeder mv., er ”venskabet” ingen garanti for, at lederen kan tage hånd om problemet i tide. Hold kæft-bolsjer og muggen røv ... Med 380 venner på Facebook blev denne dialog blandt to kolleger hos en virksomhed i fødevareindustrien hurtigt spredt i det virtu elle verdensrum: K: M: K: ”M: ja de burde lave HOLD KÆFT bolcher:) !! K: LUK RØVEN bolcher burde vi lave? og slave bolcher :P M: HEHE KLASSE!!! Dialogen resulterede i, at medarbejderne mistede jobbet – og fik karantæne hos A-kassen. og de nye nærrigrøvs bolcher.. ja de smager af helved til :) de smager af hvordan det er at gå på arbejde på hilton.. altså muggen røv!” Kilde: Ekstrabladet, december 2011 6 Et lille pip med store konsekvenser En amerikansk kommunikationschef tweetede, lige inden hun satte sig på et fly til Sydafrika. Internetvirksomheden, som hun var ansat i, reagerede prompte – og kort tid efter flyet var landet, havde kommunikationschefen ikke længere noget job. Og Twitter-kontoen – den blev slettet. Kilde: Huffington Post, december 2013 Bortvist på grund af LinkedIn En fratrådt medarbejder kritiserede sin tidli gere chef over for en ven på LinkedIn. Vennen var ansat hos virksomhedens største kunde. Da vennen svarerede tilbage via LinkedIn, endte beskeden på medarbejderens gamle arbejdsmail. Den åbnede den tidligere chef. Medarbejderen – hvis opsigelsesperiode end nu ikke var udløbet – blev bortvist. Landsretten vurderede, at medarbejderen havde handlet så illoyalt, at bortvisningen var berettiget. Det ændrede ikke ved noget, at medarbejderen mente, at det var i strid med persondataloven, at arbejdsgiveren havde læst med på e-mailen. Kilde: Dom fra Vestre Landsret, oktober 2011 7 K A PI TEL 3 WE ARE FAMILY - OM ONLINE-FÆLLESSKABER Sociale medier som Facebook, LinkedIn, Twitter mv. er mere end et virvar af forbindelser på kryds og tværs. Det er også fora, hvor brugerne kan ”mødes” i virtuelle netværk og grupper. Der er mulighed for at pleje forskellige fællesskaber, som samler sig om alt fra professionelle diskussions- og informationsfora til interessen for rapkæftede tv-kokke og CO2-neutrale grupper, der kæmper mod papirspild. Netværk kan være grobund for nye bekendtskaber og forbindelser, der kan udnyttes i arbejdslivet. Men visse netværk og grupper kan også være overfladiske udtryk for, at medlemmerne ønsker at signalere deres eget ståsted i livet – og at de er med, der hvor det sker. Hold tungen lige i munden Selvom brugernes bevæggrunde for at melde sig ind i netværk, danne grupper og koble sig op på fansider til tider er drevet af modeluner, er visse fællesskaber mere ”sprængfarlige” end andre. I et demokrati er det en selvfølge, at arbejdsgivere ikke blander sig i medarbejdernes politiske ståsted. Men der er dog grænser. For signalerer medarbejdernes tilmeldinger til netværk og grupper mv. ekstremistiske holdninger, kan det støde mod virksomhedens etik og værdigrundlag. Politikere for løverne Socialdemokraterne kaldte i 2010 til elek tronisk gruppemøde. Dagsordenen var ”god opførsel på Facebook”. Initiativet blev sat i værk for at imødegå, at den so cialdemokratiske folketingsgruppe kom til at begå samme fodfejl, som Steen Gade og Kamal Qureshi. De to SF-folketingspoli tikere var nemlig på et tidspunkt medlem af 8 Facebook-gruppen ”Danmarks Løver – mod standsbevægelsen mod DFs besættelses magt”. På gruppens side var Pia Kjærsgaard billedmanipuleret ind i en naziuniform med hagekors. Begge har beklaget. Kilde: DR UPDATE, april 2010 KAPITEL 4 JUST ANOTHER BRICK IN THE WALL – SÆRLIGT OM STATUSOPDATERINGER PÅ FACEBOOK OG LIGNENDE SIDER Alle brugere har en ”væg” på deres Facebook-profil. Væggen er den opslagstavle, hvor brugeren selv kan skrive opdateringer, og hvor vennerne kan skrive beskeder og kommentarer til opdateringerne. Statusopdateringerne på væggen bliver altså et udstillingsvindue for, hvad brugeren har på hjerte af stort og småt. Her har brugeren mulighed for at profilere sig selv og glæde sig over alle vennernes hilsner. Væggen kan ses af en begrænset kreds eller af alle, alt efter hvordan brugeren har sat profilen op. Brugeren kan slette de uønskede kommentarer på sin væg. Arbejdsgiveren kan derfor med rimelighed forvente, at medarbejderen holder øje med væggen og fjerner upassende opdateringer og hilsner. Fluen på væggen Facebook er et demokratisk kommunikationsforum. Men det er et forum uden redaktør. Der er frit valg på alle hylder, fordi grænserne for, hvad der er god takt og tone, har rykket sig med de sociale mediers indtog. Fyret på grund af Facebook En sygeplejerske følte trang til at dele sin holdning til arbejdspres set på ortopædkirurgisk afdeling. Derfor skrev hun følgende på sin Facebook-væg: ”Vil du føje til vores liste over uønskede diagnoser/forekomster i afdelingen for ORTOPÆDISK KIRURGI(!!): Pt. møder til en LEVERBIOPSI dd…..??! Hva’ sker der …??? Syn’s ligesom ikke vi mangler kunder i biksen, vel….” Det kan være problematisk, fordi der i dag er så kort vej fra tasterne hjemme i stuen, til det skrevne er tilgængeligt world wide. Det er derfor en vigtig opgave for arbejdsgiveren at gøre medarbejderne opmærksom på den sammenhæng. For arbejdsgivere kan ikke regne med, at alle medarbejdere er opmærksomme på, at det, der i deres øjne er tilfældige ”bløp” på Facebook og lignende sites, kan have arbejdsgiverens interesse. Den gyldne regel Langt de fleste medarbejdere forstår godt arbejdsgiverens behov, når de bliver konfronteret med dem. Men det kan være svært at holde sig på dydens smalle sti, hvis ingen har anvist stien eller betrådt den tidligere. Derfor er der god fornuft i, at arbejdsgivere klæder de ansatte på, så de ikke træder forkert ved et uheld eller som resultat af tankeløshed. En helt enkel tommelfingerregel, som de fleste virksomhedspolitikker kan læne sig op ad, er: ”Skriv ikke noget, som du ikke ville e-maile til pressen, forretningsforbindelser, venner og familie.” ”Jeps, deet var også 1. valget… (eftersom pt. ikke lige var til at overtale til anlæggelse af en venflon…!) men det virkede jo først i 3. hug … til gengæld sov vedkommende også RIGTIG godt, i resten af min vagt…” Det kom til at koste hende jobbet, da sygehuset mente, at hun havde brudt sin tavshedspligt i forhold til patienter. Sygeplejersken fik dog efterfølgende godtgørelse, da opmanden efter en konkret vurdering mente, at hun alene skulle have haft en advarsel. Kilder: Tilkendegivelse i faglig voldgift, 2011 Om sin erfaring med at lægge sovemiddel som drop skrev hun: 9 K A PI TEL 5 THIS IS HOW WE PARTY - OM BILLEDER PÅ NETTET Sociale medier er også visuelle medier, hvor strandbilleder og videoklip fra Roskildefestivalen er ingredienser, der pepper mange brugeres profiler op. Men der er ikke altid overensstemmelse mellem, hvilke billeder medarbejderne vælger at præsentere på deres netværksprofil, og hvilke arbejdsgiveren synes er passende for medarbejdernes professionelle image. På Facebook er det brugeren, der bestemmer, om billederne skal kunne ses af alle eller kun af vennerne. En tredje variant kan være, at brugeren på forhånd har begrænset, hvilke venner der kan se billederne. Jo mere lukket kredsen er, des mere minder billederne på Facebook om et gammeldags fotoalbum, som i filmrullernes tid blev vist frem, når der var familiekomsammen. Yderligere en variant er, at brugeren kan bestemme, at ”venners venner” har adgang til billederne. Det svarer i realiteten til, at billederne er offentligt tilgængelige – for den enkelte bruger er naturligvis ikke herre over, hvem der er i vennernes vennekreds. 10 På Instagram har billederne en helt central rolle. Brugernes opdateringer kommer her i form af et foto med en kort tekst. Det er ofte øjebliksbilleder, der fungerer som en slags offentlig dagbog. Det er muligt at følge andre brugere, og de nyeste billeder fra dem, man følger, dukker op i nyhedslisten. Så brugeren kan hele tiden holde omverdenen opdateret på sine aktiviteter. Og følgerne kan ”like” de fotos, der kommer op, og kommentere på dem - ligesom på Facebook. Er medarbejderen blevet fanget af en andens kameralinse, kan fotos af medarbejderen dukke op, uden at medarbejderen har haft nogen indflydelse på, at billederne er blevet offentligt tilgængelige. Og måske ved medarbejderen det slet ikke. Smil du er på … Nogle bruger de sociale netværk som selviscenesættelse på højeste plan. Men det handler også om omdømme. Derfor er det givtigt for alle parter, hvis medarbejderne overvejer, om billederne fra weekenden tåler dagens lys, og om de kan misforstås? Vidste du … … at persondataloven sondrer mellem ”portrætbilleder” og ”situationsbilleder”? Portrætbilleder, hvor formålet er at afbilde en eller flere bestemte personer, kræver som udgangspunkt personens samtykke, før billedet kan offentliggøres på internettet Mokai til baby En teenager babysittede sin lillebror – og lag de et foto på sin væg på Facebook sammen med denne tekst: ”Fik lokket en halv Mokai ned i lille S.. Han tumler rundt og ser lidt små forvirret ud nu. Gad vide hvorfor” Opdateringen resulterede i mediestorm og henvendelser til politiet – der måtte konsta tere, at det hele var en storm i et glas vand, for tingene var ikke helt, som de var blevet præsenteret på nettet. Kilde: Ekstrabladet, december 2013 11 K A PI TEL 6 Fakta: 34 % logger på Facebook i arbejdstiden 31 % logger på Facebook mellem 1-29 minutter i arbejdstiden. Kun 1 % er logget på mere end 1 time Samlet set koster Facebook-forbruget danske virksomheder 10,8 mia. kr. årligt i tabt arbejdsindsats. Kilde: Webbureauet Dwarf og analyseinstituttet Userneeds, marts 2010 12 WORKING NINE TO FIVE - OM TIDSFORDRIV PÅ JOBBET Det er et statistisk faktum, at sociale netværkstjenester ”stjæler” nogle minutter af kontoransattes tid hver dag. Det kan virke som ”tyveri” ved højlys dag. Man kan imidlertid også vælge at betragte online-tiden som et tiltrængt frikvarter, hvor medarbejderne klarer tankerne – men det må selvfølgelig ikke tage overhånd. Hvad der er acceptabelt på den enkelte arbejdsplads, er op til arbejdsgiveren at definere. Men det er vigtigt at understrege, at uanset om arbejdsgiveren ønsker at forbyde forbruget i arbejdstiden, regulere det eller give det frit, er han eller hun i sin gode ret til det. En fristende løsning kunne være at lave et forbud mod at bruge arbejdstiden på de sociale netværk. Men det løser bare ikke dilemmaet. Dels er det svært at forbyde medarbejderne at bruge de sociale netværkstjenester, hvis arbejdsgiver samtidig ønsker, at medarbejderne skal bruge de sociale netværk som en del af deres arbejdsværktøjer. Dels løser forbud ikke de problemstillinger, der knytter sig til medarbejdernes adfærd på sociale netværk i fritiden. Og endelig er der en voksende gruppe af medarbejdere, hvor grænsen mellem arbejdstid og fritid bliver stadig mere flydende, i takt med at medarbejderne kan være ”på” næsten når og hvor som helst. Derfor undgår virksomhederne ikke at tage debatten på arbejdspladsen. I en seng på hospitalet … På 1 måned brugte medarbejderne på Hvidovre Hospital 4.000 arbejdstimer på privat surfing på internettet. Facebook blev besøgt 470.000 gange, Google 285.000 gange og dating.dk 89.000 gange. 4.000 arbejdstimer svarer til 24 fuldtidsansatte medarbejdere. Kilde: TV2Nyhederne, december 2011 13 K A PI TEL 7 DON’T MESS WITH ME - POLITIKKER OG YTRINGSFRIHED Den svære balancegang Det gode spørgsmål er altid, hvor grænsen går mellem utidig indblanding og hensynet til arbejdspladsens omdømme. Dilemmaet er særligt tydeligt for offentligt ansatte. Her står især Folketingets Ombudsmand vagt om ytringsfriheden for både ledere og andre medarbejdere. Forebyggelse er guld Visse personalegrupper skal være mere varsomme med, hvad de lægger ud på nettet, end andre. Medarbejdere, der sidder i ”frontlinjen” og bliver konfronteret med pressede og forurettede borgere eller kunder, kan nemlig risikere at blive mødt med trusler som: ”Jeg ved, hvor dit barn går i skole”. Men det forhindrer ikke den offentlige arbejdsgiver i at indskærpe: ∆ At tavshedspligten naturligvis også gælder, når medarbejderne færdes på de sociale medier ∆ At medarbejderne bør være opmærksomme på, om eksempelvis et netværks- eller gruppemedlemskab vil gøre a ndre usikre på medarbejderens professionalisme og faglighed. Ikke for arbejdsgiverens skyld – men for medarbejderens Så selvom fx billederne af børnene, parcellen og hunden kan forekomme helt uproblematiske i forhold til ansættelsesforholdet, kan det være givtigt at tage sine forholdsregler. Det gode råd til medarbejdere i frontlinjen er derfor: ”Pas på dig selv på nettet – så bliver det lettere for os som arbejdsgiver at passe på dig.” Hævnen er ikke altid sød En medarbejder i en virksomhed, der be handlede data for SKAT, havde i sit daglige ar bejde adgang til borgernes skatteoplysninger. Den adgang misbrugte han i arrigskab efter en ophedet debat i et diskussionsforum på nettet. 14 Han søgte slet og ret på personens skatte oplysninger og lagde nogle af dem på nettet. Det kostede ham både jobbet og en straffesag. Kilde: Datatilsynet, juni 2009 KAPITEL 8 PUSH THE BUTTON - OM OFFENSIV BRUG AF SOCIALE MEDIER En ting er, hvordan vi bruger de sociale medier i privatlivet. Flere og flere virksomheder og myndigheder vælger også at benytte medierne professionelt. Reklame Eksempelvis bruger et øget antal virksomheder LinkedIn til at oprette netværksgrupper. Andre bruger Facebook som en dynamisk reklamesøjle, hvor de poster deres præfabrikerede budskaber. Og nogle supplerer med at opfordre medarbejderne til at være ambassadører for deres arbejdsplads via de sociale tjenester. Det er skjult reklame, men det virker. Alt efter, hvilken strategi virksomheden vælger, skal arbejdsgiveren selvfølgelig tilpasse politikken for medarbejdernes brug af sociale medier derefter. Videndeling Mange virksomheder opretter ”lukkede” netværk på LinkedIn for kunder og samarbejdspartnere. Enkelte virksomheder er gået så vidt, at de anvender Facebook som intranet. Der oprettes grupper, så virksomhedens medarbejdere kan videndele i interne fora. På den måde håber virksomhederne at gøre intern kommunikation til noget sjovt og ikke til et tidskrævende og surt onde. Sikkerhedsaspektet Inden en virksomhed vælger en liberal politik for sociale medier, skal den overveje it-sikkerhedsaspektet. For det nytter ikke med en ”hands off-politik”, hvis det giver it-afdelingen søvnløse nætter. Tag derfor altid en snak med it-afdelingen, inden ledelsen fastlægger rammerne for en ny politik for sociale medier. 15 K A PI TEL 9 WHAT TO DO - NORRBOM VINDING ANBEFALER Værdier Politikken for medarbejdernes brug af de sociale medier skal afspejle virksomhedens værdigrundlag. Har man at gøre med en meget ekstrovert virksomhed, hvor mediet anvendes som markedsføringsredskab, skal politikken strikkes anderledes sammen, end hvis man har at gøre med en virksomhed, der er mere konservativ i sin tilgang til virtuelle medier. Kommunikation En politik for sociale medier kan dårligt udarbejdes uden grundig dialog med medarbejderne. For en sådan politik handler langt hen ad vejen om forventningsafstemning og udveksling af synspunkter. Den sunde politik vil sikre, at virksomhedens brand ikke kommer i fare, og bør samtidig være så tilpas liberal, at den ikke skræmmer unge medarbejdere væk. Behov En arbejdsgiver kan sagtens have brug for en politik uden at være klar over det. En pilotundersøgelse blandt medarbejderne kan hjælpe med at kortlægge, hvordan billedet ser ud – og det giver et bedre grundlag for at vurdere, hvad der skal stå i politikken. Uddannelse Øvelse gør mester. Derfor er det fornuftigt, at arbejdspladsen uddanner sine medarbejdere i hensigtsmæssig on-line-adfærd. Uddannelse klæder nemlig medarbejderne bedre på til ikke at begå download-brølere, som kan lægge hele virksomhedens it-system 16 ned. Samtidig lærer medarbejderne at mestre den gode tone og fravælge uheldige netværk, gruppemedlemskaber og anmodninger om forbindelser og venskaber. Hands on Arbejdsgivere skal huske at have helt styr på ret og vrang, inden de tjekker en medarbejders it-vaner. Ellers risikerer de at overtræde persondataloven og få med Datatilsynet at bestille. Og selvom medarbejderne kommunikerer elektronisk, gælder brevhemmeligheden stadigvæk. Her er et par eksempler på ting, arbejdsgiveren godt må blande sig i: ∆Hvis en medarbejder har oprettet en gruppe i firmaets navn uden tilladelse ∆Hvis en medarbejder ikke formår at skelne private udtalelser fra udtalelser i arbejds medfør ∆Hvis en medarbejder kommer til at tale over sig i forhold til virksomhedsrelaterede forhold ∆Hvis en medarbejder har postet morsomheder eller det stik modsatte fra kontoret ∆Hvis en medarbejder kritiserer en kollega, chef eller forretningsforbindelse 17 K A PI TEL 1 0 TROUBLE IS - HVIS DET ALLIGEVEL GÅR GALT Politikker gør det naturligvis ikke alene. Overholdes politikken for sociale medier ikke, står arbejdsgiver over for præcis samme spørgsmål, som hvis andre politikker overtrædes: Hvordan skal der reageres over for medarbejderen? Selvom de sociale medier er et relativt nyt fænomen, er det klassiske ansættelsesretlige svar: Det beror på en konkret vurdering. Arbejdsgiveren skal altså vurdere overtrædelsens karakter og den reelle og potentielle skadevirkning. Et lidt uheldigt billede fra privatlivet klares nok bedst med en uformel snak. Men har medarbejderen brugt Facebook-profilen til grov mobning af kollegerne, benyttet LinkedIn til illoyal omtale af virksomheden eller videregivet forretningshemmeligheder via Twitter, er det naturligvis ikke udelukket at bortvise medarbejderen. Imellem disse yderpunkter ligger den skriftlige advarsel og opsigelsen med varsel. Der er endnu ikke meget praksis om ansættelsesretlige sanktioner over for medarbejderes uheldige ageren i det elektroniske univers. Men den praksis, der er, tager sit afsæt i den traditionelle ansættelsesretlige vurdering. 18 Politikken kan gøre forskellen En medarbejder sendte en e-mail med et meget diskriminerende indhold til en række modtagere uden for virksomheden. Det kostede medarbejderen jobbet. Medarbejderen mente, at opsigelsen var usaglig. Han anlagde derfor sag mod sin arbejdsgiver. Det fik han dog ikke meget ud af. Landsretten hæftede sig nemlig ved, at medarbejderen havde optrådt i strid med virksomhedens it-politik. Opsigelsen blev herefter anset for rimeligt begrundet, og medarbejderen havde derfor ikke krav på godtgørelse. Kilde: Dom fra Østre Landsret, januar 2003 KAPITEL 11 TRETRINSRAKETTEN - HVORDAN KOMMER VI I GANG Forståelsen skabes i processen. Den gode køreplan for politikkens tilblivelse kan derfor se sådan ud: 1. Start med de ledelsesmæssige overvejelser ∆ Er der behov for restriktioner? ∆Retningslinjer? ∆ Eller bare gode råd? ∆ Ønsker ledelsen at tilskynde medarbejderne til at benytte bestemte sociale medier? 3. Når debatten er taget, skal politikken formuleres ∆ Afspejler politikken virksomhedens værdisæt i øvrigt? ∆ Er der den balance mellem frihed og restriktioner – gode råd og håndfaste krav, som arbejdsgiver ønsker? ∆ Har intern eller ekstern HR-juridisk ekspertise været taget med på råd, så politikken ikke bliver ulovlig, fordi den eksempelvis krænker medarbejdernes ret til privatliv? 2. Dialogen med medarbejderne ∆ Find ud af, om medarbejderne har en helt anden opfattelse af god netadfærd end ledelsen ∆ Har de styr på den gode online-tone? ∆ Eller kaster de sig bare ud i den virtuelle verden uden bekymring for, om andre end de nærmeste venner følger med i stort og småt? 19 K A PI TEL 1 2 HVAD KAN NORRBOM VINDING HJÆLPE JER MED? På arbejdspladser findes der mange interne regelsæt. Lige fra dresscodes til mobilpolitikker. Det er nyttigt med retningslinjer, men de har ringe effekt, hvis medarbejderne ikke efterlever dem. De fleste politikker kan arbejdsgivere udarbejde på egen hånd. Men lige netop politikken for sociale medier er speciel, fordi den også kan vedrøre medarbejdernes færden i fritiden. Derfor er medarbejdernes accept et afgørende element, hvis politikken skal virke. Vi anbefaler derfor, at politikken bliver til gennem dialog. Det betyder også, at politikker for sociale medier aldrig bliver en standardvare, som man kan købe fiks og færdig hos sin rådgiver. Alligevel kan der være god fornuft i at få Norrbom Vinding til at assistere i processen. For vi har overblikket. Vi sikrer, at alt væsentligt er med og alt overflødigt skåret fra. Vi sikrer, at persondataloven og straffeloven overholdes, og at politikken er så klar, at den kan håndhæves, hvis en ansættelsesretlig håndtering af situationen bliver nødvendig. 20 ”De sociale medier er kommet for at blive. Selv om de fleste sociale netværk hører privatsfæren til, bliver det let en sag for arbejdsgiveren, fordi grænsen mellem medarbejdernes professionelle virke og privatlivet udviskes i cyberspace. Derfor er det vigtigt, at arbejdsgiveren forholder sig til fænomenet.” Elsebeth Aaes-Jørgensen Ius Laboris - Global Human Resources Lawyers is an alliance of leading law firms providing specialised services in employment and labour law, pensions and employee benefits, covering all legal services related to HR. Ius Laboris – Global Human Resources Lawyers offers a unique solution to companies by providing them with an international platform coupled with a strong local presence. Created in January 2001, the allianceis the fi rst network of this kind. It is the largest group of independent and specialist lawyers ever brought together within this practice area, encompassing more than 1,000 lawyers in currently 34 countries. Read more about Ius Laboris at www.iuslaboris.com Design: Bysted Tryk: PrinfoHolbæk-Hedehusene-Køge Juli 2014 Norrbom Vinding rådgiver offentlige og private virksomheder inden for alle dele af arbejds- og ansættelsesretten. Men vi gør mere end det. Vi giver råd, der ikke kun er optimale i forhold til juraen. Men som også varetager alle andre relationer, der har betydning for den enkelte klient. Vi har en stærk international profil og et tæt samarbejde med specialister som os selv i alliancen Ius Laboris, Global Human Resources Lawyers. Derfor er vi de største i Skandinavien og Danmarks førende inden for HR-jura. Norrbom Vinding Amerikakaj Dampfærgevej 26 2100 København Ø Tel. +45 35 25 39 40 info@norrbomvinding.com www.norrbomvinding.com