1. No category

Bestyrelsen for Grundejerforeningen Havnbjerg Syd
afholdet møde 14. november 2014 kl. 18.00 hos Allan
Henckel, Akelejevej 5
Referat
1. Efterretningssager
a) Referat af bestyrelsesmødet september hos Carsten er godkendt samtidig med
udsendelsen.
b) Referat af generalforsamlingen 23. oktober i Sognehuset på Skolevej er godkedt.
c) Begge tilsendes Pebbe til indlæsning på hjemmesiden.
2. Konstituering
a)
b)
c)
d)
e)
Næstformand - JM
Kasserer - BS
Sekretær -CJ
Menigt medlem - GDJ
Distributionsliste:
 Klintevej & Violvej - JM
 Røllikevej & Valmuevej: GDJ
 Perikonvej, Akelejevej & Porsevej: AH
 Snerlevej: BS
 Bellisvej & Solsikkevej: CJ
3. Ansvarsopgaver
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Grønne områder v. Anlægsgartner Hans Henrik Hjelm - BS
Grønne områder med vedligehold af kommunen - JM
Lokalplan 123 - GDJ
Sønderborg Kommune JM
Kabel TV sagen mod Jerlev Radio - CJ
Kontingent / udestående fordringer / rykkere - BS
4. Punkter fra generalforsamlingen
a) Snerydning
Forvaltningens adresse mv. for kommunens ansvarlige Frode Sørensen findes og
et brev formuleres af CJ omkring kommunens pligt til at foretage snerydning langs
Skrænten efter vejbekendtgørelsen og seneste sag kommunen jo som bekendt
tabte.
b) Dårlige fortove
Alt det der vokser frem mellem fliserne er ofte værre end selve hullerne i fliserne
og forskelligheden i niveauer. Det er den eneklte grundejer der selv må anmelde
via kommunens hjemmeside.
c) Fliser Klintevej / Violvel
JM drøfter dette med kommunens repræsentant.
d) Kontakt Advokat - opstillet sagsforløbet kronologisk
CJ arbejder på sagen. Judica forespørgs som advokatfirma.
e) Nyhedsbrev
AH udarbejder et oplæg; den skal indeholde blandt andet:
 Bestyrelsens konstituering
 Aktivitetskalender for 2015
 Henvisning til hjemmeside for seneste nyt, orienteringer, invitationer, evt ændringer hertil samt referater mv.
 Tekst om inkasso ved udebleven betaling af kontingent til grundejerforeningen.
 Tekst om ekstraordinær generalforsamling, idet Jerlev Radio sagen skal gå videre med fælles advokat støtte.
f) Grundejere med ubetalte kontingent.
BS orienterede; der er mindst 4 grundejere der ikke har betalt for 2014, de modtager en dobbelt opkrævning for 2015.
g) Drejebog for klargøring til generalforsamlingen, indeholdende _alle_ nødvendige
forberedelser, tiden før de skal iværksættes.
AH fremkommer med et generelt oplæg der drøftes på mødet i maj.
AH fremkommer med en specifik plan for generalforsamlingen 2015 på mødet i
september.
h) Regler for flytning af arrangement - mindst 3 ægtepar oppe ved fælleshuset på Ribesvej i Cowboy-byen den aften. Fælleshuset henlå i mørke og ingen af disse 3
ægtepar var blevet informeret om, at generalforsamlingen var flyttet til Songehuset.
De havde altså ikke fået ændringsmeddelelsen i deres postkasser.
Medtages i ovenstående punkt g
i) Velkomst mapper til nye grundejere / beboere; Hvem er nye ??
 Røllikevej nr. 11 +4 + 3
 Valmuevej nr. 7
 Klintevej nr. 2 + 3 + 4
 Solsikkevej nr. 1 + 2
 Violvej nr. 1
 Perikonvej nr. 8
 Akalejevej nr. 8
 Belisvej ingen
 Porsvej ingen
AH udarbejder en revideret velkomstmappe til fremsendelse til grundejerne
j) Også andre skal inviteres til skt.Hans 2015, f.eks. fra Cowboy byen, fra NAB og fra
’de gule Danfoss huse’ m. fl
I NAB drøftes vor invitation på deres bestyrelsesmøde.
AH aftaler nærmere med de respektive foreninger samt med Anette ved Danbo.
AH omdeler invitationen ved de gule ”Danfoss huse” samt ved NAB
5. Forslag til aktivitetskalender for 2015
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Bestyrelsesmøde d. 18. januar kl. 15.00 hos BS
Tøndeslagning d 15. februar kl. 11.00 på Bellisvej
Rundgang med Sønderborg kommune inden 10. maj kl. 15.00 ved JM
Bestyrelsesmøde efter rundgang med Sønderborg kommune 10. maj kl. 18.00 hos
JM
Etablering af bålet 21. juni kl. 12.00 på det grønne område
Opsætning af pavillonen 23. juni kl. 18.00 på det grønne område
AH aftaler lån af stor grill med slagter Nielsen
Skt. Hans aften 23. juni kl. 19.00 på det grønne område
Bestyrelsesmøde 21. sep. kl. 18.00 hos GDJ
Generalforsamling 27. okt. kl. 19.00. AH finder et sted med projekter samt nok
plads
j) Bestyrelsesmøde 15. november kl. 15.00 hos CJ
6. Eventuelt
a) Det blev drøftet hvorledes sivene ved søen skal beskæres. Det blev besluttet at de
klippes under vandoverfladen, BS orienterer Anlægsgartner Hans Henrik Hjelm
b) Listen over udestående med kommunen styres fremover under udestående opgaver. Følgende opgaver er noteret:
 Fjernelse af fortov på Perikonvej samt Akelejevej
 Stående vand på sti fra Akelejevej til Piledamsvej
 Rækværk fjernes pga forfald fra Akelejevej til Piledamsvej
 Rødder under belægning ved sti mellem Klintevej og Violvej
 Fortorv fra Bellisvej til Oksbølvej trænger til renovering
c) Skilte til Skrænten (eet i hver ende) til påboltning på eksisterende færdselstavle eller lygtepæl købes med det formål at give en tydelig markering af nabohjælp i kvarteret. AH & JM googler efter muligheder for noget vejrbestandigt.
d) Det drøftes og besluttes at der indkøbes en multifuktions farve laser printer til brug
i bestyrelsesarbejdet. AH finder model og indkøber.
Det vurderes om projekter skal indkøbes, hvis ikke en sådan forefindes i de lokaler
der kommer på tale til generalforsamlingerne.
7. Udestående opgaver
a) CJ & GDJ der skal etableres et regneark for korrelationen mellem grundejere &
vejnavne.
b) CJ – Regneark med GHS medlemmer & deres respektive mail adresser sendes til
AH.
c) AH & JM - skilte på Skrænten i hver ende med tydelig markering af nabohjælp mulig?
d) BS – aftale om klip af siv fra Cowboybyen til hjørnet af søen mod Skrænten med
anlægsgartner Hjelm til udførelse til september.
e) AH – drøftelse af ændret design for hjemmesiden.
f) CJ – muligheder for hyggemiddag for bestyr. & fruer.
g) CJ .- brev til kommunen omkring deres overholdelse af vejbekendtgørelsen.
h) JM – fjernelse af fliser langs Klintevej & Violvel
i) CJ - kontakt advokat vedr. Jerlev Radio med sagsforløbet opstillet kronologisk.
j) AH – drejebog for” klargøring til generalforsamlingen” udarbejdes som et generelt
oplæg til drøftelse på mødet i maj.
k) AH - specifik plan for generalforsamlingen 2015 til drøftelse på mødet i september.
l) AH - revideret velkomstmappe til fremsendelse til nye grundejere.
m) AH – aftale om lån af stor grill og køb af pølser til Skt. Hans m. slagter Nielsen
n) AH – til generalforsamling findes passende sted med projekter og nok plads
o) BS- Siv afklippes under vandoverfladen af Anlægsgartner Hans Henrik Hjelm
.. // Carsten 11/12-2014