Kallelse - Kungälv
Kallelse Sammanträdesdatum 2015-01-28 Plats Tid Eldstaden, stadshuset, våning 5 Onsdagen den 28 januari kl 08:15-12:00 Ledamöter Miguel Odhner (S) Anders Holmensköld (M) Ulrika Winblad (S) Jan Tollesson (FP) Gun-Marie Daun (KD) Miguel Odhner (S) Ordförande Ordförande Vice ordförande Jonatan Engström Sekreterare ADRESS PERSONAL-OCH NÄRINGSLIVSUTSKOTTET TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Stadshuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 vx 0303-132 17 kommun@kungalv.se www.kungalv.se Kallelse Sammanträdesdatum 2015-01-28 Dagordning Förslag till beslut 1 Upprop samt val av justerare Utses 2 Tillkommande och utgående ärenden Fastställs 3 Introduktion av utskottet: mål, uppdrag och program. Presentation av ledamöter och tjänstemän. Kl 08:15-10:00 Antecknas 4 Information från sektorerna: Antecknas - Håkan Karlsson, Anette Svahn och Cecilia Örtendahl informerar om näringsliv, evenemang och stadskärneutveckling. Kl 10:15-10:45 Ärenden till kommunstyrelsen 5 KS2011/2203-16 Taxa för prövning och kontroll inom livsmedelsområdet Antecknas Föredragande: Kristina Franzén, kl 10:45-11:00. 6 KS2011/1573-6 Svar på motion om logo-/ profilbyte till Kungälv-Marstrands kommun. Kl 11:00-11:15 Enligt förvaltningen Förslag till kommunfullmäktige 7 KS2014/1689-8 Handlingsplan mot kränkande särbehandling Anmälan om kränkande särbehandling. Enligt förvaltningen Förslag till kommunfullmäktige Kl 11:15-11:30 Ärenden som stannar i utskottet 8 KS2014/1765-7 Tider för kommande sammanträden. Beslut Kl 11:30-11:45 Rapporter 9 PERSONAL-OCH NÄRINGSLIVSUTSKOTTET Rapport från Västra Götalandsregionen – ”Den fula ankungen”. Kl 11:45-12:00 Antecknas 3. Tjänsteskrivelse 1(6) 5. Handläggarens namn Kristina Franzen 2015-01-12 Taxa för prövning och kontroll inom livsmedelsområdet (Dnr KS2011/2203-16) Sammanfattning EG-förordning nr 882/2004, som trädde i kraft 1 januari 2006, sätter ramarna för uttaget av avgifter inom livsmedels- och foderområdena. Den svenska regeringen har beslutat att den offentliga kontrollen i Sverige till fullo ska bekostas via avgifter. För riskklassning av livsmedelsanläggningar i Kungälv används livsmedelsverkets vägledning ”Riskklassning av livsmedelsanläggningar och beräkning av kontrolltid”. Vid revision av underlaget till timtaxan har det visat sig att den behöver höjas. Bakgrund Ärendet var uppe i Miljö- och byggnadsnämnden den 26 september 2013. Ett förslag till beslut lämnades då till kommunfullmäktige gällande följande: 1) Att taxa för prövning och kontroll inom livsmedelsområdet daterad 1 januari 2014 antas. 2) Att taxan ska gälla från och med den 1 januari 2014. 3) Att beslut enligt punkt 1-2 ovan ska gälla omedelbart även om det överklagas. Detta med stöd av 33 § livsmedelslagen. 4) Att timtaxan ska justeras till 1300 kronor per timme kontrolltid för normalkontroll och 1100 kronor per timme för extra offentlig kontroll. 5) Att timtaxan ska höjas utifrån konsumentprisindex i enlighet med vad som anges i 4 paragrafen i livsmedelstaxan. Kommunstyrelsen återremitterade ärendet den 16 oktober 2013 med uppdrag att återkomma med en utförligare ekonomisk bedömning och information om inspektionsfrekvens. Remissen inkom till MBN den 13 november 2013. Kommunstyrelsen återremitterade ärendet 2014-1126 med uppdrag till förvaltningen att information skulle ges till representanter för näringslivet innan taxan antogs. Taxan skulle successivt höjas för att få full kostnadstäckning. Miljöenheten har i samarbete med Kommunikationsenheten i Kungälvs kommun sänt ut ett informationsbrev till samtliga registrerade livsmedelsverksamheter i kommunen angående den kommande taxehöjningen. Kungälvs kommun antog 2011 taxa för prövning och kontroll inom livsmedels- och foderområdena. Under år 2013 har en revision av underlaget till timtaxan gjorts, utifrån den tid som redovisats för 2012 i enhetens tidsredovisningsprogram, TOJ. Det har då bland annat visat sig att tiden ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Stadshuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 kommun@kungalv.se www.kungalv.se 2(6) för den extra offentliga kontrollen inte längre stämmer. Dels så var det en uppskattad siffra i den första uträkningen och dels så har det skett förbättringar av verksamheterna, varvid behovet av extra offentlig kontroll har sjunkit. Ny timtaxa baserad på dagens kostnader har räknats fram till 1400 kronor per timme kontrolltid för normalkontroll och 1200 kronor per timme kontrolltid för extra offentlig kontroll. I dagsläget är taxan 955 kronor respektive 810 kronor. I dagsläget finns de ca 350 livsmedelsanläggningar i Kungälvs kommun. Av dessa är ca 75 st kommunala och de flesta ligger under måltidsservice. Vi debiterar dem för ca 168 timmar per år (planerad kontroll). De flesta kommunala verksamheter är väldigt bra och har därför en reducerad kontrolltid. Grunden för finansiering av livsmedelskontroll ges i artiklarna 26-29 i förordning (EG) nr 882/2004 (kontrollförordningen) och via förordning 2006:1166 om avgifter för offentlig kontroll (avgiftsförordningen). Kontrollförordningen anger de grundläggande kraven på hur avgiftssystemet ska vara utformat och vilka kostnader som får finansieras med avgifter. Systemet ska ge full avgiftsfinansiering av den offentliga kontrollen. Avgiftsförordningen gäller för avgifter som skall betalas för kommunernas kostnader för offentlig kontroll, prövning och registrering enligt livsmedelslagen (2006:804), de föreskrifter som meddelats med stöd av lagen samt de EG-bestämmelser som kompletteras av lagen. Bestämmelserna innefattar en skyldighet för kommunen att ta ut en årlig avgift för att täcka kommunens kostnader för kontroll. Avgift ska även betalas av verksamhetsutövaren för extra offentlig kontroll vid bristande efterlevnad av lagen. Avgifterna för planerad kontroll är knutna till en riskklassificeringsmodell som Livsmedelsverket har tagit fram och som i stort sätt alla kommuner i Sverige använder. Modellen tar hänsyn till; hur stora risker det är med hanteringen, hur stor omfattning verksamheten har, om verksamheten riktar sig till känsliga grupper, erfarenhet, dvs. hur företagaren sköter verksamheten, märkning av produkter och information på menyer. Modellen bestämmer en verksamhets risk- och erfarenhetsklass samt kontrolltiden. Varje verksamhet får ett beslut om detta. I stort kan man säga att verksamheter med riskfylld hantering (oftast t.ex. restauranger, pizzerior och butiker med manuell hantering) får mer kontrolltid jämfört med verksamheter med mindre risker (t.ex. kiosker och lagerlokaler). Den årliga kontrollavgiften räknas ut genom att kontrolltiden multipliceras med timtaxan. Om myndigheten efter utförda kontroller bedömer att en verksamhet har bra förfaranden för att producera säkra livsmedel kan erfarenhetsklassen ändras så att de får färre tillsynstimmar och därmed en lägre årlig kontrollavgift till nästkommande år. Om myndigheten däremot 3(6) bedömer att en verksamhet har stora brister i sina förfaranden kan de klassas om så att de får fler tillsynstimmar och därmed en högre avgift. Enligt Livsmedelsverkets vägledning för riskklassning av livsmedelsanläggningar och beräkning av årlig kontrolltid är den kontrolltid som räknas fram en rekommendation. Det innebär att en anläggning som har tilldelats t.ex. 10 kontrolltimmar per år ska ha en genomsnittlig årlig kontrolltid som motsvarar det antalet timmar. År 1 kan den verkliga kontrolltiden vara 12 timmar, medan den år 2 bara är 8 timmar, men genomsnittet blir ändå 10 timmar per år. På några års sikt har verksamheten fått den kontrolltid som den årliga kontrollavgiften beräknas utifrån. Med några år avses här högst tre år. Genomsnittstiden under tre år ska alltså motsvara den tilldelade kontrolltiden. I Kungälvs kommun förs noggranna noteringar av kontrolltiden för varje verksamhet. Kontrollen ska vara ändamålsenlig, rättssäker, effektiv och riskbaserad. Det innebär bland annat att verksamheter med hög risk får kontroll oftare än verksamheter med lägre risk och att verksamheter med låg risk inte får besök varje år. Alla verksamheter läggs in i prioriteringslistor, vilka ses över regelbundet. I kontrollen ingår förutom själva inspektionen/revisionen även förberedelse (bland annat inläsning i ärendet och planering av inspektionen/revisionen) samt efterarbete (bland annat rapportskrivning, samsyn, posthantering, diarieföring och vidare kommunikation med företagaren). Om brister som noterats vid planerad kontroll bedöms vara så allvarliga att de behöver följas upp innan nästa planerade kontrolltillfälle görs en s.k. extra offentlig kontroll. En särskild avgift tas då ut för den extra kontrollen. Vid beräkning av hur många livsmedelsinspektörstjänster som behövs utgår man från antalet livsmedelsobjekt i Kungälvs kommun och deras uträknade riskklassning (enligt Livsmedelsverkets modell). En livsmedelsinspektörstjänst ska inte finansieras till 100 % av avgifter, utan det är vissa arbetsuppgifter som ska finansieras av skattemedel. Det är det kontrollrelaterade arbetet, som bl.a. normalkontroll, registrering, intern samverkan, kompetensutveckling och administrativt arbete som rör kontrollen, som ska finansieras av avgifter medan arbetsuppgifter som inte är kontrollrelaterade ska finansieras av skattemedel. Exempel på sådana arbetsuppgifter är obefogade klagomål, rådgivning som inte är direkt kopplat till ett ärende, åtalsanmälningar, uppdrag från t.ex. nämnd och KS som inte är kontroll samt kvalitetsarbete och uppföljning (tids- och tertialredovisning). (För mer information om vad som ingår i kontrollrelaterat respektive inte kontrollrelaterat arbetet se i de gula, gröna och blåa samt röda fälten i bilaga 2. Gult, grönt och blått är kontrollrelaterat och rött är inte kontrollrelaterat.) När det gäller kontrollrelaterat arbete slår avgiftsförordningen fast att kontrollen ska finansieras av avgifter. De lokala kontrollmyndigheterna får inte finansiera kontrollen med andra medel än avgifter. Det ska finnas tillräckligt med finansiella resurser tillgängliga för att tillhandahålla nödvändig personal med tillräcklig kompentens samt andra resurser för att kunna bedriva en ändamålsenlig kontroll. Det vill säga att kostnadstäckningen ska vara 100 % inräknat både skatter och avgifter och att medlen ska vara tillräckliga för att uppnå en god kvalitet. 4(6) I timtaxan ingår både kostnader som är direkt knutna till kontrollen och kostnader som inte är det. Exempel på kostnader som inte är direkt knutna till kontrollen är kostnader för lokaler, IT-utrustning, telefoni och kontorsmaterial. Miljöenheten arbetar kontinuerligt för att få en effektivare kontroll och planering samt med att förbättra mallar, rutiner och processer med mera. Det finns en handlingsplan för verksamheten. Den innefattar arbete med information (t.ex. att utöka och uppdatera hemsidan, skapa informationsbroschyrer, ordna/delta i företagarträffar), tillgänglighet (t.ex. återkoppling), bemötande (t.ex. utbildningar, ökad tydlighet, hålla överenskommelser), kompetens (t.ex. öka ämneskompetensen men även sprida den effektivt till berörda inom och utom enheten), rättssäkerhet (t.ex. samsyn, nytt ärendehanteringssystem, förenkla rutiner vid överklagande), effektivitet (t.ex. effektivare handläggning och tillsyn, projektinriktad tillsyn, fokusera uppdraget, förbättra mallar och rutiner). Åtgärder enligt planen genomförs kontinuerligt. Ett nytt ärendehanteringssystem har införskaffats, som på sikt kommer att innebära stora förbättringar. Det är dock ett ganska omfattande arbete innan alla processer är satta på plats och handläggarna behärskar systemet. Handläggarna har regelbundna samsynsmöten för att skapa likriktning i tillsynen och föra över kunskap till varandra. I bilaga 3 finns en sammanställning över timavgifter och självfinansieringsgrad för ett antal kommuner inom Göteborgsregionen samt några inom Västra Götaland. I bilagan finns även information om antalet utförda inspektioner per inspektör under år 2012. Uppgifterna om antalet inspektioner är hämtade från Livsmedelsverkets sammanställning av inrapporterade uppgifter vid den årliga rapporteringen från landets kommuner. Det som är viktigt att notera är att det av tabellen inte framgår vare sig antalet utförda kontrolltimmar i respektive kommun eller den totala kontrolltiden (årets kontrolltimmar samt skuldtid från tidigare år) som ska utföras. Rättsfall rörande avgifter Det finns ett antal rättsfall där verksamheter som inte har fått den debiterade kontrolltiden inom en treårsperiod har rätt att får kontrolltiden justerad för innevarande eller kommande år. Det finns även ett rättsfall som handlade om att det var skäligt att spara kontrolltimmar ett par år för att för att sedan använda de timmarna vid en större revision eller inspektion. Dessa fall ska drivas i offentligrättslig författningsreglering. Det finns ett civilrättsligt fall som fick avslag i hovrätten. Det är dock inte tillåtet enligt förordning (EG) nr 882/2004 att betala tillbaka avgifter varken direkt eller indirekt, förutom i de fall de uttagits felaktigt. Miljöenhetens bedömning Miljöenheten anser att det är nödvändigt med en revidering av livsmedelstaxan, så att den motsvarar miljö- och byggnadsnämndens kostnader för tillsynsverksamheten inom livsmedelsområdet. 5(6) Eftersom ärendet inte hinner bli avgjort av kommunfullmäktige så att den nya taxan kan börja gälla från den 1 januari 2015 kommer det leda till att två olika taxenivåer kommer att gälla under 2015. En omräkning behöver göras så att den tidigare taxenivån gäller före det att den nya taxenivån fastställs och den nya gäller efter. Vidare bör beslutas att taxan ska gälla även om den överklagas. I 18 § livsmedelslagen anges att om en kommun inte fullgör de skyldigheter som följer av dess kontrolluppdrag, får Livsmedelsverket förelägga kommunen att avhjälpa bristen. Ekonomisk bedömning och konsekvenser För att kunna skydda människors liv eller hälsa samt för att bevaka konsumentintresset krävs att tillräckliga ekonomiska och personella resurser finns för att kunna utföra den offentliga kontrollen i den utsträckning som föreskrivs. Om dessa resurser inte är tillräckliga ökar riskerna för att människors liv eller hälsa äventyras, exempelvis genom matförgiftningar eller föremål i maten. Även redligheten mot konsumenterna (exempelvis korrekt märkning/innehåll) tenderar att bli sämre vid lägre grad av kontroll. Vid uträkning av timtaxan har Sveriges kommuner och landstings (SKL) beräkningsverktyg använts. Enligt SKL bör självfinansieringsgraden vara runt 80 %. I Kungälvs kommun ligger självfinansieringsgraden i dagsläget på 52 % och intäkterna på 1,1 miljoner. För att uppnå en självfinansieringsgrad på 80 % behöver taxan justeras till 1400 kronor per timme kontrolltid för normalkontroll och 1200 kronor per timme för extra offentlig kontroll, vilket ger en uppskattad intäkt på 1,7 miljoner. Om kommunfullmäktige inte är beredd att föreslå denna taxeändring fullt ut till kommunfullmäktige i ett steg anser miljöenheten att höjningen bör ske stegvis och den nya taxan bör då bli 1100 kr per timme för ordinarie kontroll och 1000 kr per timme för extra offentlig kontroll. Självfinansieringsgraden blir då 64 %, vilket ger en uppskattad intäkt på 1,4 miljoner. Om kommunfullmäktige väljer att inte fullt ut finansiera kostnaderna med avgifter innebär det att en större del av livsmedelskontrollen i Kungälvs kommun kommer att behöva finansieras med skattemedel, istället för att verksamhetsutövarna betalar för sin egen tillsyn. Förslag till kommunfullmäktige 1. Förslag till ny taxa för Kungälvs kommuns offentliga kontroll av livsmedel, foder och animaliska biprodukter daterad 12 januari 2015 antas. 2. Taxan ska gälla från och med den 1 maj 2015. 3. Timtaxan ska justeras till 1100 kronor per timme kontrolltid för normalkontroll och 1000 kronor för extra offentlig kontroll fr.o.m. 1 maj 2015 t o m 31 december 2015. 4. Timtaxan ska justeras till 1400 kronor per timme kontrolltid för normalkontroll och 1200 kronor per timme för extra offentlig kontroll från och med 1 januari 2016. 5. Timtaxan ska höjas utifrån konsumentprisindex i enlighet med vad om anges i 4 paragrafen i livsmedelstaxan. Lisa Strandberg-Werlenius Tf Samhällsbyggnadschef Kristina Franzén Miljöchef 6(6) Expedieras till: För kännedom till: Bilagor: 1. Förslag till ny taxa för Kungälvs kommuns offentliga kontroll av livsmedel, foder och animaliska biprodukter. 2. Inspektionsfrekvens och taxeuträkning 3. Redovisning andra kommuners taxor Bilaga 1 2015-01-12 Förslag till ny taxa för Kungälvs kommuns offentliga kontroll av livsmedel, foder och animaliska biprodukter ADRESS TELEFON E-POST HEMSIDA Stadshuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 vx kommunstyrelsen@kungalv.se www.kungalv.se 2(5) Inledande bestämmelser 1 § Denna taxa gäller avgifter för Kungälvs kommuns kostnader för offentlig kontroll, prövning och registrering enligt livsmedelslagen (2006:804), lagen om foder och animaliska biprodukter (2006:805), de föreskrifter som meddelats med stöd av lagen samt de EG-bestämmelser som kompletteras av lagarna. 2 § Avgift enligt denna taxa tas ut för a) prövning i ärenden om godkännande av anläggning, som ska prövas enligt EG – förordningen 853/2004 av den 29 april 2004 om fastställande av särskilda hygienregler för livsmedel av animaliskt ursprung, b) registrering av livsmedelsanläggning, c) handläggning och andra åtgärder vid offentlig kontroll i övrigt. 3 § Avgift enligt denna taxa tas inte ut för 1. offentlig kontroll som föranleds av klagomål som visar sig vara obefogat, i enlighet med 12 § förordningen om avgift för offentlig kontroll av livsmedel 2. handläggning som föranleds av överklagande av beslut enligt livsmedelslagen och lagen om foder och animaliska biprodukter, de föreskrifter som meddelats med stöd av dessa lagar samt de EG-bestämmelser som kompletteras av lagen. 4 § Miljö- och byggnadsnämnden får för varje kalenderår (avgiftsår) besluta att höja i denna taxa fastställd timtaxa (timavgift) med en procentsats som motsvarar de tolv senaste månadernas förändring i konsumentprisindex (totalindex) räknat fram till den 1 oktober året före avgiftsåret. Basmånad för indexuppräkning är oktober månad 2006.1 5 § Beslut om att fastställa avgift enligt 6 § andra stycket, 14 § andra stycket och 18 § tredje stycket förordningen (2006:1166) om avgifter för offentlig kontroll av livsmedel eller särskilda beslut enligt 5 § i förordningen eller andra beslut om avgifter i enskilda fall enligt denna taxa fattas av miljö- och byggnadsnämnden. Timavgift 6 § Vid tillämpningen av denna taxa är timavgiften 1100 kronor per timme kontrolltid för normal kontroll och 1000 kronor per timme kontrolltid för extra offentlig kontroll. Från 1 jan 2016 blir timavgiften 1400 kronor per timme för normal kontroll och 1200 kronor per timme kontrolltid för extra offentlig kontroll. Avgiftsuttag sker i förhållande till den kontrolltid som en anläggning tilldelas eller i förhållande till faktiskt nedlagd kontrolltid i varje ärende eller enligt de andra grunder som anges i taxan. I de fall timavgift tas ut i förhållande till faktiskt nedlagd kontrolltid avses med kontrolltid den sammanlagda tid som varje tjänsteman vid nämnden har använt för inläsning av ärendet, kontakter med parter, samråd med experter och myndigheter, inspektioner, revisioner, provtagning och kontroller i övrigt, beredning i övrigt i ärendet samt föredragning och beslut. Om den sammanlagda kontrolltiden understiger en halv timme per år tas ingen timavgift ut. För inspektioner, mätningar och andra offentliga kontroller som utförs 1 Anpassning till prisutvecklingen kan alternativt ske till andra index eller en kombination till index, t.ex. lönekostnadsindex som kanske bättre speglar miljönämndernas kostnadsutveckling, t.ex.: XX-nämnden får för varje kalenderår (avgiftsår) besluta att höja i denna taxa fastställd timtaxa (timavgift) med en procentsats som motsvarar de 12 senaste månadernas förändring fördelat på en kombination av konsumentprisindex (till en del av 25 %) och lönekostnadsindex (till en del av 75 %) räknat fram till 1 oktober före avgiftsåret. Basmånad för indexuppräkning är oktober månad 2006. 3(5) vardagar mellan klockan 19.00 och 07.00 lördagar, söndagar, julafton, nyårsafton, påskafton, trettondagsafton, midsommarafton och helgdagar, tas avgift ut med 1,5 gånger ordinarie timavgift. Avgift för prövning 7 § Den som ansöker om godkännande av en sådan anläggning, som avses i EG – förordningen 853/2004 av den 29 april 2004 om fastställande av särskilda hygienregler för livsmedel av animaliskt ursprung, och över vilken Livsmedelsverket till kommunen överfört kontrollen, ska betala en avgift för prövningen som motsvarar en årlig kontrollavgift för anläggningen enligt 11 § med tillämpning av den riskklass som gäller för den typ av verksamhet som godkännandet avser och erfarenhetsklass B. Avgiften beräknas genom att kontrolltiden multipliceras med timtaxan för normalkontroll. Avgift för prövning ska betalas för varje anläggning som ansökningen avser. Avgiften för prövning får tas ut i förskott. 8 § För godkännande av en anläggning som avses i 7 §, med anledning av byte av livsmedelsföretagare eller sådan ändring av verksamheten som kräver godkännande ska, under förutsättning att godkännande för anläggningen tidigare lämnats, betalas halv avgift enligt 7 §.2 9 § Avgift för prövning i ärenden om godkännande ska erläggas även om ansökan avslås. Avgift för registrering 10 § Den som anmäler registrering av en anläggning för att driva livsmedelsverksamhet eller för att tillverka snus och tuggtobak eller för dricksvattenförsörjning ska betala en avgift för en timmes kontrolltid. Avgiften beräknas genom att kontrolltiden multipliceras med timtaxan för extra offentlig kontroll enligt 6 §. Årlig kontrollavgift 11 § För normal offentlig kontroll av en livsmedelsanläggning enligt 11 § livsmedelslagen (2006:804) ska en årlig kontrollavgift betalas. Avgiftens storlek baseras på den kontrolltid miljö- och byggnadsnämnden fastställer för anläggningen. Kontrolltiden bestäms genom tillämpning av senast aktuella version av Livsmedelsverkets vägledning beträffande riskklassificering av livsmedelsanläggningar och beräkning av kontrollavgifter. Den årliga kontrollavgiften beräknas genom att kontrolltiden multipliceras med timtaxan för normal kontroll. 12 § Om en tillämpning av 11 § skulle medföra att kontrolltiden för en anläggning blir uppenbart oriktig i förhållande till det faktiska kontrollbehovet enligt miljö- och byggnadsnämndens riskbedömning, ska anläggningen istället tilldelas kontrolltid på grundval av nämndens bedömning av anläggningens kontrollbehov. 13 § Fast årlig avgift omfattar kalenderår och får tas ut i förskott. Om handläggningstiden erfarenhetsmässigt inte är mycket mindre vid denna typ av godkännandeprövningar, kan uttag av full avgift övervägas, eventuellt med möjlighet att i särskilda fall ta ut en t.ex. en halv avgift, t.ex.: ”Avgift för godkännande ska betalas även om ansökningen avser väsentlig ändring eller ägarbyte avseende anläggning för vilken godkännande tidigare lämnats. I den mån en ändring bara föranleder en begränsad prövning och den nedlagda kontrolltiden blir avsevärt mindre än vid en ny godkännandeprövning, ska avgift dock betalas med belopp som motsvarar en halv årsavgift enligt 7 §.” – Ett annat alternativ kan vara att föreskriva att avgift ska utgå för den tid prövningen tar, dock högst med ett belopp som motsvarar en årsavgift för anläggningen enligt 11 § med tillämpning av den riskklass som gäller för den typ av verksamhet som godkännandet avser och erfarenhetsklass B. 2 4(5) 14 § Fast årlig avgift ska betalas med helt avgiftsbelopp för varje påbörjat kalenderår. Av 9 § förordningen om avgifter för offentlig kontroll av livsmedel framgår att den årliga avgiften ska betalas från och med det kalenderår då registrerad verksamhet påbörjas. Den som enligt 13 § i samma förordning ska betala en avgift för godkännande av en anläggning, ska dock betala den årliga avgiften från och med kalenderåret efter det att verksamheten påbörjats. 15 § Om en anläggning placeras i annan avgiftsklass (erfarenhetsklassificering) eller annars tilldelas annan kontrolltid efter att offentlig kontroll har utförts (justering av uppenbart orimlig kontrolltid), ska den nya avgiften betalas från och med det följande kalenderåret. Undantag är de verksamheter som omklassas i början av året med avseende på hur verksamheten har drivits under föregående år (erfarenhetsklassning) som då skall betala den nya avgiften samma år som beslut om klassningen har fattats. 16 § Av 4 § förordningen om avgifter för offentlig kontroll av livsmedel framgår att den årliga kontrollavgiften ska betalas av livsmedelsföretagare vars verksamhet är föremål för kontroll och av den som bedriver verksamhet i en anläggning för tillverkning av snus eller tuggtobak eller i en anläggning för dricksvattenförsörjning. 17 § Avgiftsskyldigheten upphör från och med det kalenderår som följer efter det att verksamheten avslutats. För verksamheter som upphör i början på året och innan fakturering av den årliga kontrollavgiften gjorts kan avgiftsskyldigheten upphöra samma år som verksamheten avslutats. Detta under förutsättning att miljöoch byggnadsnämnden inte haft kontrollkostnader för verksamheten under året. Avgift för bemanning vid styckningsanläggningar 18 § För miljö- och byggnadsnämndens bemanning vid styckningsanläggningar tas utöver den årliga kontrollavgiften ut en bemanningsavgift för sådan offentlig kontroll som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) 854/2004 samt i 4 § livsmedelsverkets föreskrifter (LIVSFS 2005:21) om offentlig kontroll av livsmedel. Nämnden fastställer den kontrolltid som ska åtgå för bemanningen. Avgiften beräknas genom att kontrolltiden multipliceras med timtaxan för normal offentlig kontroll. Avgiften ska motsvara nämndens faktiska kostnader för kontrollen. Avgiften ska betalas kvartalsvis. Avgift för extra offentlig kontroll 19 § Om påvisandet av bristande efterlevnad medför offentlig kontroll som går utöver den normala kontrollverksamheten, tas avgift ut för nedlagd kontrolltid enligt timtaxan för extra offentlig kontroll och för de faktiska kostnaderna för kontrollen inklusive restid, provtagning och analys av prover. Enligt artikel 28 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 882/2004 om offentlig kontroll för att säkerställa kontrollen av efterlevnaden av foder- och livsmedelslagstiftningen samt bestämmelserna om djurhälsa och djurskydd, ska den företagare som har ansvaret för den bristande efterlevnaden eller får den företagare som äger eller innehar produkterna vid den tid då den extra offentliga kontrollen genomförs debiteras de kostnader som den extra offentliga kontrollen medför. 5(5) Nedsättning av avgift m.m. 20 § Av 10 § förordningen om avgift för offentlig kontroll av livsmedel framgår att kontrollmyndigheten får sätta ned eller efterskänka den årliga kontrollavgiften om det finns särskilda skäl. Beslut om att sätta ned eller efterskänka avgiften för kommunens offentliga kontroll fattas av den nämnd som fastställer avgiften enligt 5 § i denna taxa. Om det finns särskilda skäl får nämnden också besluta att sätta ned eller efterskänka avgiften för godkännande, registrering eller bemanning vid styckningsanläggningar. Avgiftens erläggande m.m. 21 § Betalning av avgift enligt denna taxa ska ske till Kungälvs kommun. Betalning ska ske inom tid som anges i beslutet om avgift eller i faktura. Verkställighetsfrågor m.m. 22 § Av 33 § livsmedelslagen och 33 § lagen om foder och animaliska biprodukter framgår att miljö- och byggnadsnämnden får förordna att dess beslut ska gälla omedelbart även om det överklagas. 23 § Av 31 § livsmedelslagen och 31 § lagen om foder och animaliska biprodukter framgår att miljö- och byggnadsnämndens beslut om avgift får överklagas hos länsstyrelsen. ____________ Denna taxa träder i kraft den 1 maj 2015. I ärenden som rör godkännanden och registreringar tillämpas taxan på ärenden som kommer in efter denna dag. _______________ 2014-04-29 Bilaga 2 Inspektionsfrekvens inom livsmedelstillsynen Under 2013 har 298 kontroller (inspektioner och revisioner) gjorts. Det finns inget som säger hur många kontroller en verksamhet ska få under ett år. Det som är reglerat är verksamheternas kontrolltid. Antalet kontroller som en verksamhet får beror på flera orsaker. Beroende på vad som ska kontrolleras kan det lämpa sig med flera korta kontroller eller färre och längre kontroller. Livsmedelskontrollen ska vara ändamålsenlig, rättssäker, effektiv och riskbaserad. En verksamhet som ligger i en hög riskklass får i regel fler besök än en verksamhet som ligger i en lägre riskklass. Ekonomisk bedömning Enligt årets beräkningar utifrån SKLs (Sveriges kommuner och landsting) beräkningsverktyg för uträkning av timtaxa behöver 80 % av en livsmedelsinspektörstjänst finansieras med avgifter. Självfinansieringsgraden ligger i dagsläget på 50 %. Med en timtaxa på 1300 kr och 1100 kr för normal kontroll respektive extra offentlig kontroll landar självfinansieringsgraden på 75 %. Med en timtaxa på 1100 kr och 1000 kr för normal kontroll respektive extra offentlig kontroll landar självfinansieringsgraden på 64 %. Siffrorna i beräkningsmodellen är baserade på faktisk tid för ordinarie kontroll, livsmedelsgruppens utförda tidsredovisning under 2012 samt uppskattade siffror utifrån erfarenhet. Miljöenhetens uträkningar enligt SKL:s beräkningsmodell kan ses nedan. Tiden gäller för en livsmedelsinspektör under ett år. I taxan ingår både kostander som är direkt knutna till kontrollen och kostnader som inte är det. Exempel på sådana kostander är kostnader för lokaler, IT-utrustning, löner, telefoni, kontorsmaterial m.m. Allt detta sammantaget leder till att timtaxorna behöver höjas till 1300 kr och 1100 kr, enligt beräkningsmodellen. 2014-04-29 Orsak Bilaga 2 Tid i timmar Kommentar 358 % Planerad kontroll som resultat av riskklassificering. E-posthantering(ärenderelaterad) Restid får inte läggas in här. Underlag för beräkning av timavgiften 21 Uppföljande kontroll efter påvisad bristande efterlevnad. Befogade klagomål. Eposthantering (ärenderelaterad),upprättande och expediering av sanktionsbeslut, Underlag för beräkning av timavgiften 3 Tid för arbete med prövning av ansökan om godkännande. Här ingår också tid för beslut, expediering, mm. Avgift tas ut även om prövningen resulterar i avslag. Tas ej med i underlag för beräkning av timavgiften utan schabloniseras efteråt med samma timavgift som planerad kontroll 0 Registrering - avgiftsfinansierat Tid för arbete med registrering av anmälan. Underlag för beräkning av timavgiften. Tas ej med i underlag för beräkning av timavgiften utan schabloniseras efteråt med samma timavgift som planerad kontroll 0,9 Kompetensutveckling - avgiftsfinansierat Detta är fort- och vidareutbildning, allmän inläsning, studiebesök, saminspektioner(gäller nyanställd som går bredvid inspektör mm för att arbetstagaren skall klara av sitt arbete med livsmedelskontroll; Inspektörer sätter sin tid som vanligt exv på planerad insp om så är fallet). Underlag för beräkning av timavgiften 8 Här avses träffar med kollegor (i den egna?) i andra kommuner, länsträffar, GRmöten, gemensamma projekt m.m, för kalibrering och samsyn inom livsmedelskontrollen. Underlag för beräkning av timavgiften 4 Här avses olika typer av möten inom den egna organisationen, tex APT(arbetsplatsträffar), VM(verksamhetsmöten), medarbetarsamtal, lönesamtal, samsyn inom livsmedelsgruppen, inspektör som följer med som stöd eller för samsyn på fältet. Underlag för beräkning av timavgiften 8 Planering - avgiftsfinansierat Enskild och gemensam verksamhets- och kontrollplanering, projektplanering, mm. Underlag för beräkning av timavgiften 6 Administrativt arbete, kontrollrelaterat avgiftsfinansierat Tid för resor i samband med kontroll avgiftsfinansierat Arbete för att ta fram rutiner och mallar för kontrollen, upphandling av laboratorium, avgiftsbeslut, riskklassning, fakturering, tidsredovisning i kontrollplan, rapportering till Livsmedelsverket, expediering, insortering i akter, omvärldsbevakning mm. Underlag för beräkning av timavgiften Restid är inte kontrolltid men timtaxegrundande. Underlag för beräkning av timavgiften Planerad kontroll - avgiftsfinansierad Extra offentlig kontroll avgiftsfinansierad 50 0,3 Godkännande - avgiftsfinansierat 15 140 Samverkan och kalibrering av kontrollen - avgiftsfinansierat 60 134 Intern samverkan - avgiftsfinansierat 110 300 60 18 4 50 Annat "Extra offentlig kontroll" anslagsfinansierad 3 10 Utgörs av obefogade klagomål och liknande som inte kan avgiftsbeläggas. Är egentligen inte extra offentlig kontroll eftersom bristande efterlevnad inte kunnat påvisas 1 Utgörs av arbete med remisser som rör kontrollen, information, rådgivning, överklagandeärenden, åtalsanmälningar, mm. 11 Utgörs av arbete med remisser, motionssvar, information, rådgivning, kurser, seminarier, kompetensutveckling och liknande som inte hör till livsmedelskontrollen. Information till nyanställd som ej innefattar utförande av kontrollrelaterat arbete utförs. 3 Kontrollti d Kontrollrelaterat arbete – anslagsfinansierat 180 Ej kontrollrelaterat arbete anslagsfinansierat 50 Beredskap för oförutsedda händelser tex smittskyddsutredningar 20 Andra arbetsuppgifter som inte är kontrollrelaterade - anslagsfinansierat 30 1 Administrativt arbete, ej kontrollrelaterat - anslagsfinansierat 130 Semester och frånvaro 300 SUMMA 1997 Andra arbetsuppgifter och uppdrag från tex nämnd, KS, KSAU och KF som inte är kontroll, datakrångel 2 Administration, mm som inte hör till kontrollen, tex omorganisationsfrågor, fackligt arbete, e-posthantering(ej ärenderelaterad), cirkulationspost, städa skrivbord, rekrytering, kvalitetsarbete & uppföljning (tidsredovisning i TOJ och tertialredovisning) mm 8 Semester, flex, all typ av frånvaro 15 100 2014-04-29 Bilaga 2 Kontrolltimmar 408 Kontrolltimmar som andel av total tid 24 Antal timmar för godkännande och registrering 15,3 Godkännade och registering som andel av total tid 0,9 Antal timmar administrativ tid kontrollrelaterat 804 Kontrollrelaterad administrativ tid som andel av total tid Anslagsfinansierade timmar 420 Anslagsfinansierade timmar som andel av total tid Allt arbete som utförs av livsmedelsinspektören och som är markerade med gul, grön och blå ska finansieras med avgifter som betalas av livsmedelsföretagarna. Kostnaderna för arbete som utförs som ligger inom det rödmarkerade området får däremot inte finansieras av avgifter utan ska vara anslagsfinansierade (skatter). Självfinansieringsgraden är alltså så mycket av kontrollen som ska finansieras av avgifter (80%). Resterade arbete är sådan som inte livmedelsföretagarna inte ska betala för utan ska finansieras av skatter för att nå en full kostnadstäckning (100%). 47,4 24,7 2015-01-12 Bilaga 3 Timavgift Timavgift Timavgift Utförda Tjänster antal offentlig offentlig offentlig Självfinansierings- Självfinansierings- kontroller livsmedels- insp/ Kommun kontroll 2012 kontroll 2013 kontroll 2014 grad 2012 (%) grad 2014 (%) 2012 inspektörer inspektör Ale 950 950 992 70 70 237 2,7 88 Alingsås 940 1070 1070 55 55 516 4,8 107 Göteborg 1100 1100 1100 86 86 5403 32,3 167 Härryda 970 980 980 80 80 245 1,6 153 Kungsbacka 775 1075 1075 76 76 Kungälv 955 955 955 64 52 245 3 82 Lerum 875 875 1015 75 60-70 334 2,2 152 Lilla Edet 970 970 970 ? ? 47 1,5 31 Mölndal 980 987 987 52 52 290 2,8 104 Partille 820 820 820 52 52 161 1,7 94 Stenungsund 970 974 974 75 85 54 2 27 Tjörn 960 960 1100 ? 84 138 1,2 115 Öckerö 600 600 900 73 ? 59 0,4 147 VG MÖS 1131 1131 83 83 1663 5,8 287 Borås 1020 1020 1036 80 80 Mark 1050 1050 1050 ? ? 207 2 104 Orust 965 1146 ? 70,5 Bollebygd 1200 ? ? Viktiga förändringar för dig som livsmedelsföretagare ‒ Informationsbrev från miljöenheten i Kungälvs kommun Vårt uppdrag Livsmedelskontrollen sker för att konsumenterna skall få säkra livsmedel, att de inte blir vilseledda och att informationen om livsmedel är tillräcklig och enkel att förstå. Nytt arbetssätt för en effektivare kontroll Under 2014 har förvaltningen genomgått stora förändringar vilket kommer att påverka livsmedelskontrollen positivt. Ett nytt Kundcenter har öppnat i Stadshuset. Det kommer att förenkla dina kontakter med kommunen. Kommunens hemsida kommer att göras om för att bli mer användarvänlig och lätttillgänglig. Vi arbetar ständigt med att förbättra rutiner, mallar och informationsmaterial till dig som företagare. Detta nyhetsbrev är en del i det arbetet. Miljöenheten kommer framöver att arbeta mer projektinriktat med speciella fokusområden. EU-lagstiftning påverkar taxan för livsmedelskontroll Den svenska regeringen har utifrån EU-lagstiftning beslutat att den offentliga livsmedelskontrollen i Sverige till fullo skall avgiftsfinansieras. Den får inte skattefinansieras. Länsstyrelsen har under 2014 genomfört en revision av livsmedelskontrollen i Kungälvs kommun och har kunnat konstatera att kommunen tar ut avgifter som är för låga. Med anledning av detta tvingas kommunen att höja avgifterna. Höjningen kommer att ske stegvis med början från våren 2015 till dess att full kostnadstäckning är uppnådd. Information om detta kommer att lämnas på kommunens hemsida. Nya regler för märkning och information Från den 13 december 2014 gäller nya regler för märkning och information om livsmedel. De nya reglerna kommer att påverka de allra flesta livsmedelsföretagare i kommunen. De nya reglerna, som införs samtidigt i hela EU, ska göra det enklare för konsumenten att få veta vad maten innehåller och hur den är framställd. För mer information, se livsmedelsverkets hemsida www.slv.se. MILJÖENHETEN Vi vill ha en aktiv dialog med dig Vi kommer att fortsätta att arbeta med aktiv kommunikation med dig som är livsmedelsföretagare för att skapa bättre förutsättningar att nå våra gemensamma mål om säkra livsmedel. Det ger en ökad möjlighet för dig som företagare att få relevant information snabbt vilket gynnar dig som driver företag. Om du har några frågor kring informationen eller allmänna funderingar, kontakta gärna oss på miljöenheten. Med vänliga hälsningar, Lina Lindahl Henric Nyberg Dag Svensson lina.lindahl@kungalv.se 0303-23 93 70 henric.nyberg@kungalv.se 0303-23 93 74 dag.svensson@kungalv.se 0303-23 94 57 Livsmedelsinspektörer på miljöenheten MILJÖENHETEN Tjänsteskrivelse 1(1) 6. Handläggarens namn Susanne Junkala 2014-11-20 Svar på motion om logo-/ profilbyte till Kungälv-Marstrands kommun.(Dnr KS2011/1573-6) Sammanfattning Miguel Odhner (S) har väckt en motion om att ge kommunstyrelsen i uppdrag att positivt pröva frågan om ändrad grafisk profil/logo, förslagsvis Kungälvs-Marstrands kommun. Förvaltningen ställer sig positiv till att ta fram en uppdragsbeskrivning för att ta fram en ny grafisk profil. Bakgrund Den grafiska profil kommunen har i dag antogs 2004. Det finns i dag starka önskemål om att modernisera den. Verksamhetens bedömning Förvaltningsledningen har gett kommunikationschefen i uppgift att fram en uppdragsbeskrivning för framtagande av ny grafisk profil för Kungälvs kommun. Ekonomisk bedömning I uppdragsbeskrivningen ingår att ta fram förslag på kostnader. Förslag till kommunfullmäktige Motionen anses besvarad i och med att en uppdragsbeskrivning tas fram av kommunikationschefen. Magnus Gyllestad Kommunchef Expedieras till: Susanne Junkala Kommunikationschef Kommunledningssektorn/Susanne Junkala För kännedom till: ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Stadshuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 kommun@kungalv.se www.kungalv.se Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2014-12-17 1 (1) § 455/2014 Svar på motion om logo-/profilbyte till Kungälv-Marstrands kommun. (Dnr KS2011/1573) Miguel Odhner (S) har väckt en motion om att ge kommunstyrelsen i uppdrag att positivt pröva frågan om ändrad grafisk profil/logo, förslagsvis Kungälvs-Marstrands kommun. Förvaltningen ställer sig positiv till att ta fram en uppdragsbeskrivning för att ta fram en ny grafisk profil. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Svar på motion om logo-/ profilbyte till Kungälv-Marstrands kommun. 201411-20 Yrkande Miguel Odhner (S): Ärendet återremitteras till näringslivsutskottet för politisk beredning. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på yrkandet och finner att kommunstyrelsen beslutar att anta yrkandet. Omröstning begärs inte. Beslut Ärendet återremitteras till näringslivsutskottet för politisk beredning __________ Anteckning till protokollet lämnas av Gun-Marie Daun (KD) och Benny Strandberg (KD) Expedieras till: För kännedom till: KOMMUNSTYRELSEN Justeras sign Kungälv 2014-12-17 Kommunstyrelsen Ärende 15, 18, 25, 26, 29, 31, 32, samt 36 PROTOKOLLSANTECKNING Vi dagen sammanträde har Kommunstyrelsen behandlat ett stort antal motioner. Jag har full förståelse för ambitionen att svara på motioner så snart som möjligt. Detta bör dock ske utan att man tömmar på kvalitén. Kommunstyrelsen har att bereda ärenden inför Kommunfullmäktige och i detta ligger att pröva ärenden utifrån såväl ett ekonomiskt som juridiskt perspektiv. Många av motionerna handlar om kostnadskrävande beslut/viljeinriktningar. Innan beslut fattas är det rimligt att ärendet bereds utifrån ett ekonomiskt perspektiv. Huruvida förslagen ryms inom budget eller ej torde även det vara föremål för ett politiskt beslut. Antalet motioner på dagens sammanträde samt hur de de verkar ha beretts får mig att ställa frågan, har Kommunstyrelsen fullgjort sitt uppdrag? Min uppfattning är att beredningen av ovan nämnda motioner inte kan anses beredda på ett fullgott sätt och därför borde återremitteras för ytterligare beredning. Detta av tre skäl: 1. Kommunstyrelsen har inte fullgjort sitt uppdrag 2. Kommunfullmäktige har inte erforderligt beslutsunderlag 3. Av respekt för motionären Benny Strandberg (KD) Gun-Marie Daun (KD) MOTION TILL KOMMUNFULLMÄKTIGE Kungälv 2011-06-19 Kungälv – Marstrands kommun? Denna motion handlar inte i första hand om att formellt byta namn eller kommunvapen för Kungälvs kommun. Den frågan har under en tid diskuterats inom Socialdemokratin. Vi har kommit fram till att rent formellt byta kommunnamn, är en politiskt, historiskt känsligt, byråkratisk och en komplicerad historia, som dessutom kräver regeringens godkännande. I framtiden kanske det är en aktuell fråga men inte i denna motion. Denna fråga handlar om att förändra kommunens grafiska profil, som är en del av varumärket Kungälvs Kommun. Vi vill lyfta fram kommuns samlade tillgångar på ett bättre sätt än idag, våra två starkaste varumärken, utöver något företags produkter är våra två städer, Kungälv och Marstrand. Denna motion handlar om att i alla sammanhang lyfta fram bägge ortsnamnen, men även tydliggöra att Marstrand tillhör Kungälv och tvärtom. Att vi är två städer, med egen och gemensam historia och framtid. Genom gemensamt framlyftande av de två ortsnamnen kan de förstärka varandra och därmed lägga en bättre grund för attraktivitet och vår förmåga att dra till oss investeringar, lokal konsumtion och på så sätt nå ökad tillväxt, fler jobb, fler företag och ökade skatteintäkter som ger ökad möjlighet till ökad välfärd. Idag har vi BRG och GBG& Co samt det eget initierade Södra Bohuslän Turism AB som har det grundläggande uppdraget att marknadsföra vår region, våra orter. Vi arbetar med Kung11:an och för en dialog med Marstrand % Co, men vi som kommun kan göra mer inom den kommunala sfären. Vi vill därför att vi marknadsför Kungälv – Marstrands kommun på samliga våra logotyper, att den grafiska profilen omarbetas. Vi ser gärna en version som innehåller våra två fästningar, hav och älv vilket vi ser som starka delar av vår identitet och vårt samlade varumärke. Därför föreslår jag att • Kommunstyrelsen ges i uppdrag att positivt pröva frågan om ändrad grafisk profil /logo, förslagsvis Kungälv – Marstrands kommun. För Socialdemokraterna Miguel Odhner Frågan är väkt i Hermansby Socialdemokratiska förening och motionen antagen av Socialdemokratiska kommunalgruppen 2011-06-20 Tjänsteskrivelse 1(2) 7. Handläggarens namn Ulla-Britt Ek 2014-12-19 Handlingsplan mot kränkande särbehandling och trakasserier (Dnr KS2014/1689-8) Sammanfattning Näringslivsutskottet beslutade den 25 november 2014 att återremittera förslag till ”Handlingsplan vid kränkande särbehandling och trakasserier” för viss justering. Förvaltningen har justerat förslaget i enlighet med utskottets anvisning. Bakgrund Under året har en dialog förts inom förvaltningen, inom de politiska organisationerna och mellan förvaltningen och de politiska organen om ansvar, roller och hantering av frågor som rör kränkningar, trakasserier och olämpligt/oetiskt uppträdande. Ett äldre regelverk, ”handlingsplan mot kränkande särbehandling” från 2011 innefattar inte situationer som eventuellt kan uppstå inom de politiska organen eller mellan tjänstemän och förtroendevalda. Verksamhetens bedömning Ett omarbetat förslag, ”handlingsplan mot kränkande särbehandling och trakasserier” från december 2014 tydliggör roller och ansvar. Den anger även vilka steg en hanterings- och utredningsprocess ska innehålla. Planen är framtagen med stöd av forskning inom området. Ekonomisk bedömning Förslaget medför inga direkta kostnader. Förslag till kommunstyrelsen Förslaget till omarbetad ” handlingsplan vid kränkande särbehandling och trakasserier” godkänns att gälla från och med 1 mars 2015. Magnus Gyllestad Kommunchef Ulla-Britt Ek HR-chef ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Stadshuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 kommun@kungalv.se www.kungalv.se 2(2) Expedieras till: För kännedom till: 0 HANDLINGSPLAN VID KRÄNKANDE SÄRBEHANDLING OCH TRAKASSERIER 1 Utgångspunkt Denna handlingsplan gäller för alla medarbetare, chefer och förtroendevalda i Kungälvs kommun. Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och ska förebygga, utreda och riskbedöma så att medarbetare inte utsätts för kränkande särbehandling eller trakasserier. Medarbetare har ansvar att anmäla om någon blir utsatt och vara aktiva i arbetsmiljöarbetet. Förtroendevalda skall ha ett gott bemötande gentemot kommunens medarbetare och har ansvar enligt handlingsplan vid kränkande särbehandling och trakasserier. Kungälvs kommun har nolltolerans mot all form av kränkande särbehandling. Chefen har en nyckelroll när det gäller att forma den kultur och de normer som skall gälla på arbetsplatsen. De bästa förutsättningarna för att uppnå god atmosfär och fungerande normer ges när chefen genom sitt eget beteende skapar en pålitlig grund för ömsesidig dialog, kommunikation och ärlig vilja till problemlösning. Roller och ansvar Medarbetare • Har medansvar för att upptäcka och undanröja eventuella risker i arbetet och förebygga ohälsa • Meddelar chef om kollega blir utsatt • Bidrar till en god arbetsmiljö och är delaktig i problemlösande insatser Chef • Har huvudansvar för den psykosociala arbetsmiljön • Organiserar och planerar arbetet så att kränkande särbehandling förebyggs så långt som det är möjligt • Ansvarar för att utreda eventuella kränkningar och vidta nödvändiga åtgärder skyndsamt Politisk organisation • Har huvudansvar att kommunen följer Arbetsmiljölagen i alla sina delar • Skall ha ett gott bemötande gentemot kommunens medarbetare • Ansvarar för att utreda eventuella kränkningar och vidta nödvändiga åtgärder skyndsamt 2 Definition av kränkande särbehandling och trakasserier Begreppen kränkande särbehandling och trakasserier omfattar fysiskt, verbalt och icke-verbalt uppträdande. Det är den utsatte som avgör om beteendet är accepterat och välkommet eller kränkande och ovälkommet. Därför behöver det inte finnas ett uppsåt att kränka för att ett visst beteende ska betraktas som felaktigt. I Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1993:17) definieras kränkande särbehandling i arbetslivet som ”återkommande klandervärda eller negativt präglade handlingar som riktas mot enskilda medarbetare på ett kränkande sätt och som kan leda till att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap”. I dagligt tal benämns dessa handlingar ofta som mobbing. Tillfälliga konflikter bör vanligtvis inte ses som kränkande särbehandling. Exempel på kränkande särbehandling är återkommande: förtal eller ryktesspridning undanhållande av information förolämpningar, hån eller ovänligt bemötande hot, förnedring eller trakasserier försvårande av arbetets utförande utfrysning I Diskrimineringslagen (2008:567) definieras trakasserier som ”ett uppförande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etniskt tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder” (DiskrL 2008:567 1 kap 4§). Uppträdandet behöver inte vara återkommande för att klassas som trakasserier. Exempel på trakasserier är, om de har samband med någon av diskrimineringsgrunderna: Nedsättande skämt eller jargong Förlöjligande eller nedvärderande generaliseringar Osynliggörande eller undanhållande av information (försvårande av arbetets utförande) Hot och förnedring Sexuella trakasserier är ovälkommet uppträdande av sexuell natur eller som har samband med diskrimineringsgrunden kön. Det kan handla om ovälkommen beröring, sexuella anspelningar eller kommentarer om utseende samt förnedrande eller generaliserande bilder, mejl, sms, inlägg på sociala medier och liknande med anspelning på kön. 3 Förebyggande arbete Arbetsgivaren är skyldig att planera och organisera så att kränkande särbehandling och trakasserier så långt som möjligt förebyggs. Det innebär att du som chef aktivt ska arbeta för att skapa ett inkluderande och respektfullt klimat på arbetsplatsen. Det kan finnas olika anledningar till varför kränkande beteende förekommer på en arbetsplats. Det vanliga är att grundorsaken till problemen finns i strukturella och arbetsplatskulturella förhållanden och inte hos enskilda medarbetare. Därför är det viktigt med ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete och att chefer har kompetens inom området. Kungälvs kommun erbjuder regelbundet chefer utbildning. Faktorer som kan minska risken för kränkningar: Främja likabehandling, uppmuntra oliktänkande och välkomnande normer Ständigt arbeta för fungerande medarbetarsamtal, APT och samverkansgrupper Ta tag i destruktiva konflikter och problem direkt Ge god introduktion till nyanställda Sträva efter att medarbetarnas kapacitet och kunskaper tas tillvara Informera om Kungälvs kommuns rutin gällande kränkande särbehandling samt om de påföljder detta kan medföra Göra medarbetarna delaktiga i de förebyggande åtgärderna mot kränkande särbehandling Respektera och beakta obalansen och beroendeställningen mellan förtroendevald och anställd Faktorer som kan öka risken för kränkningar: Snäva normer och krav på likriktning Otydliga förväntningar, ansvarsroller och mål Återkommande omorganisationer där hänsyn inte tagits till arbetsmiljön Revirtänkande och konkurrens Dålig kommunikation och låg delaktighet Stark överrepresentation av ena könet Otydliga roller mellan förtroendevald och anställd Tecken som kan tyda på att kränkande särbehandling förekommer på arbetsplatsen Hos enskilda medarbetare: Samarbetssvårigheter i form av motvilja, likgiltighet etc. Hög stressnivå eller låg stresstolerans, posttraumatisk stress Fysisk och psykisk ohälsa – exempelvis genom beroendeproblematik, sömnsvårigheter, ångest, oro, depression, isolering och försämrad självkänsla Självmordstankar eller självskadebeteende Hos arbetsgruppen: Minskad effektivitet och produktivitet Bristande förtroende för arbetsgivaren Samarbetsproblem Hög sjukfrånvaro och personalomsättning Låg tolerans mot påfrestningar Allmän känsla av osäkerhet och vantrivsel Sökande efter syndabockar 4 Utredningsprocess vid kränkande särbehandling eller trakasserier Bedöm Ge stöd Utred och kommunicera Åtgärda Följ upp Steg 1: Ge stöd och skyddande åtgärder Om du som chef uppmärksammas på att kränkande särbehandling eller trakasserier förekommer på arbetsplatsen är du skyldig att ta situationen på allvar och handla omedelbart. Stöd ska omgående ges till den som känner sig utsatt. Ta alltid kontakt med HR-enheten för att få råd om hur du bör gå vidare och hur utredningen ska göras. Arbetsgivaren måste direkt ta ställning till om skyddande/stoppande åtgärder bör vidtas innan den utredande fasen startas. Ofta kan det räcka med temporära och begränsade åtgärder som säkerställer att den som känner sig utsatt inte exponeras under pågående utredning. Frågor som bör ställas är: Hur allvarliga och omfattande är de påstådda kränkningarna? Hur stor är risken för ohälsa? Steg 2: Undersök fakta Kartlägg vad som hänt så snart som möjligt genom att samtala enskilt och konfidentiellt med de inblandade och eventuella vittnen. Samtalen ska präglas av respekt, öppenhet och ärlighet. Inför samtalet ska du informera medarbetaren om sin rätt att ha en facklig representant närvarande. Klargör att ingen deltar i kartläggningen anonymt. Alla inblandade har också rätt att ta del av kartläggningen. Under kartläggningen ska du som chef föra anteckningar om vad som sagts eller gjorts, av vem, hur och när. Dokumentationen ska innehålla förstahandsinformation, inte rykten, vara nedtecknade av dig och förvaras inlåst. Om den medarbetare som känner sig utsatt har gjort egna anteckningar så behåller medarbetaren dessa själv. De ska inte biläggas de anteckningar som du som chef eller arbetsledare ansvarar för. Som chef eller arbetsledare kan det vara svårt att förhålla sig objektivt till problemen. Tänk på att det alltid finns en inbyggd obalans och beroendeställning i relationen mellan medarbetare och chef/förtroendevald. Vid behov kan du söka stöd och hjälp hos HR-enheten och/eller hos företagshälsovården. 5 Vid särskilt allvarliga situationer kan det bli aktuellt att stänga av den medarbetare som uppges utsätta eller trakassera annan medarbetare. I dessa fall ska HR-enheten konsulteras. En bra hanterings- och utredningsprocess bör innehålla en konkret kartläggning av följande delar: 1. Den utsattes perspektiv och upplevelser. 2. Den eller de anklagades perspektiv och upplevelser. 3. Vittnens perspektiv och upplevelser. 4. Oberoende bevis såsom brev, e-post, protokoll, inspelningar, bilder eller liknande. Steg 3: Bedöm och kommunicera När kartläggningen av den konkreta situationen genomförts vägs allt material samman. En bedömning genomförs baserad på händelser som går att fastslå. Slutsatsen görs på basis av alla fakta i målet och denna slutsats kommuniceras sedan till alla inblandade parter. Steg 4: Vidta åtgärder Om slutsatsen är att kränkande särbehandling förekommit skall det tydligt klargöras för den som utsätter eller trakasserar annan medarbetare att beteendet upplevs som kränkande och omedelbart måste upphöra. Om kränkningarna trots detta fortsätter kan chef vidta kraftigare åtgärder, det vill säga skriftlig varning, omplacering eller slutligen uppsägning. I dessa fall ska chef först konsultera HR-enheten. Eventuella sanktioner ska alltid riktas mot den som kränker och inte mot den utsatte. Omplacering kan i vissa fall vara en lösning. Dokumentera vilka åtgärder som ska vidtas, när och av vem i en handlingsplan och förvara den inlåst. Erbjud inblandade medarbetare stöd från företagshälsovården. Det kan vara aktuellt att vidta åtgärder som berör hela gruppen och arbetsklimatet generellt, exempelvis seminarier, grupputveckling, spelregler i arbetsgruppen och andra förebyggande insatser. Gruppinsatser bör genomföras efter att utredningen är avslutad. Detta minskar risken för nya kränkningar. Steg 5: Riskbedöm organisationen I samband med arbetet att förhindra nya kränkningar, är det också viktigt att riskbedöma organisationen. Det innebär att du som chef ska undersöka om det finns faktorer i själva organisationen som riskerar ge upphov till att medarbetaren drabbas av kränkande 6 särbehandling. Det kan då till exempel handla om att medarbetare kanske har en roll som gör denne särskilt utsatt. Andra typiska organisatoriska frågor som kan påverka en specifik medarbetare är schemaläggning eller beslutsprocesser. Arbetsgivaren ska alltså kartlägga och åtgärda om det finns försvårande organisatoriska faktorer som kan påverka situationen för den utsatta medarbetaren. Steg 6: Gör uppföljning Det är mycket viktigt att följa upp de åtgärder som vidtagits för att försäkra sig om att kränkningarna har upphört. Detta bör göras genom uppföljningssamtal med de inblandade samt genom att vara extra uppmärksam på arbetsklimatet i gruppen Om uppföljningen visar att beteendet inte upphört ska nya åtgärder vidtas (enligt steg 2) och följas upp. Tänk på Gör ditt bästa för att den utsatte medarbetaren ska förbli i tjänst, till exempel genom att erbjuda stöd från företagshälsovården. Om medarbetaren trots detta blir sjukskriven ska du hålla tät kontakt och vara ett stöd. Rättsliga påföljder Vid kränkande särbehandling kan arbetsgivaren bli åtalad för arbetsmiljöbrott enligt Arbetsmiljölagen. Vid diskriminering kan arbetsgivaren bli anmäld för diskriminering om tillräckliga åtgärder inte vidtas för att stoppa trakasserier. Om kränkande beteende övergått till våld, hot om våld, övergrepp, hets mot folkgrupp eller andra brottsliga handlingar och någon väljer att polisanmäla blir det ett polisärende som handläggs enligt polismyndighetens rutiner. Chef ska då följa utvecklingen och medverka i utredningsarbetet men samtidigt fullfölja den interna, arbetsrättsliga hanteringen av situationen. Ett ärende om kränkande särbehandling eller diskriminering kan utgöra en allmän handling och begäras ut. Tänk då på att uppgifter i en allmän handling kan omfattas av sekretess och därför är det viktigt att du som chef själv för anteckningar. Ta inte emot medarbetarens egna anteckningar. Vid tveksamheter kan du rådgöra med HR-enheten 7 Vad ska du göra om du känner dig utsatt? • Om du upplever att du blir behandlad på ett kränkande sätt av kollegor eller chef har du rätt att kräva att det ska upphöra. • Börja med att säga ifrån till den som kränker. Ibland kan ett beteende vara kränkande även om avsikten inte varit att kränka. Därför är det viktigt att den som utsätter dig för kränkningarna får veta att det är ovälkommet och kan ändra sitt beteende. Be någon om stöd att göra det om det känns jobbigt • För anteckningar om vad som har hänt eller sagts, av vem, när och hur det påverkade dig. Anteckningarna är ett stöd för dig när du pratar med din chef • Berätta för din chef, gruppledare, chefens chef eller någon annan du har förtroende för, till exempel ditt fackliga ombud eller annan facklig representant • Efter att chef fått kännedom kan du som upplever dig utsatt förvänta dig stöd, utredning och eventuella åtgärder • Om du upplever dig kränkt eller trakasserad av din chef ta då kontakt med verksamhetschef eller sektorchef samt ditt fackliga ombud • Om du blir sjuk som en följd av kränkande särbehandling i arbetslivet ska du göra en arbetsskadeanmälan. Prata med din chef och ditt fackliga ombud. • Det är förbjudet att utsätta dig för repressalier om du anmäler kränkande särbehandling eller trakasserier Vad kan du som arbetskamrat göra för att hjälpa till? • Ta ditt ansvar för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Även om chefen har huvudansvaret för att förebygga och hantera kränkande beteende är det viktigt att alla hjälps åt för att skapa ett gott arbetsklimat • Medverka inte till kränkande särbehandling eller sexuella trakasserier • Du kan göra stor skillnad genom att aldrig acceptera en nedsättande jargong och markera tydligt mot kränkande beteende • Bryt elakt spel • Ställ upp för din arbetskamrat. Du kan hjälpa genom att vara en god lyssnare och stödja din arbetskamrat i att säga ifrån till den som kränker och berätta för en chef • Agera inte utan medgivande från din arbetskamrat Vid kränkning/trakasserier mellan förtroendevald och medarbetare • Kungälvs kommuns handlingsplan vid kränkande särbehandling och trakasserier gäller och händelse hanteras utifrån utredningsprocessen • Medarbetarens chef och gruppordförande i förtroendevalds parti utreder enligt Kungälvs kommuns handlingsplan • Gruppordförande i förtroendevalds parti agerar enligt Kungälvs kommuns handlingsplan • Stödinsatser ska ges till inblandade • Åtgärder ska vidtas om kränkning inte upphör 8 Råd och stöd Stöd ska ges utifrån att en medarbetare upplever sig utsatt och inte bara om det konstateras att det verkligen pågått ”riktiga” kränkningar. Stöd ska ges omedelbart. SOS International Samtalsstöd för medarbetare Möjlighet att ringa dygnet runt Chefshandledning Tfn: 010-555 00 55 Företagshälsovård Pe3 Råd och stöd till chefer i frågor kring hur de ska agera vid kränkande särbehandling Stöttning vid ärenden som rör kränkande särbehandling Individ- och gruppinsatser vid kränkande särbehandling Tfn:031- 16 11 10 info@pe3.se Facklig organisation Medarbetarens fackliga ombud stödjer den som upplever sig utsatt för kränkande särbehandling eller trakasserier. Medarbetaren har också alltid möjlighet att ha med en facklig representant eller annan stödperson vid de möten som genomförs. Chef behöver informera om den möjligheten. Medarbetaren ansvarar själv för att kontakta sitt fackliga ombud. Tjänsteskrivelse 1(1) 8. Handläggarens namn Clara Engstrand 2015-01-20 Ändring av sammanträdestider för personal-och näringslivsutskottet(Dnr KS2014/1765-7) Sammanfattning Den 1 oktober 2014 beslutade kommunstyrelsen sammanträdestider 2015 för kommunstyrelsens utskott. Personal-och näringslivsutskottet sammanträder vanligtvis på tisdagar kl. 13.00 och följer samma ärendeflöde som övriga utskott. Förvaltningen föreslår att personal-och näringslivsutskottets sammanträden flyttas från kl. 13.00 till kl. 09.00 de datum som tidigare beslutats samt att sammanträdet den 2 juni flyttas till den 4 juni kl. 13.00 Förslag till beslut Personal-och näringslivsutskottets sammanträden flyttas från kl. 13.00 till kl. 09.00 de datum som tidigare beslutats samt att sammanträdet den 2 juni flyttas till den 4 juni kl. 13.00. Kathrin Ahlstedt Kanslichef Expedieras till: Ulla-Britt Ek, Håkan Karlsson För kännedom till: Berörda handläggare ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Stadshuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 kommun@kungalv.se www.kungalv.se
© Copyright 2024