PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 1 _______________________________________________________________ Aika Paikka Torstai 13.3.2014 klo 16.30-18.30 Botniahalli OSALLISTUJAT Erkki Peltonen Marcus Beijar Lena Granholm Virva Hirvi-Nevala Anette Häggdahl Mika Mäkisalo Mikael Vironen puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen Leena Ollila Päivi Tuominen johtaja sihteeri Allekirjoitukset PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Erkki Peltonen Puheenjohtaja Paikka ja aika: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Anette Häggdahl PÖYTÄKIRJA KÄSITTÄÄ Pykälät 4-8 PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Paikka ja aika: Todistaa Otteen oikeaksi todistaa Liitteenä valitusosoitus. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet Päivi Tuominen Sihteeri / 2014 Virva Hirvi-Nevala Yhteensä 5 Botniahalli Sivua 13 PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 2 _______________________________________________________________ Kokouksen laillisuus Pöytäkirjantarkastajat Asiat 4 § ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN ......................... 3 5 § KUNTAYHTYMÄN TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS VUODELTA 2013 ..................................... 4 6 § TILIKAUDEN 2013 TULOKSEN KÄSITTELY 11 7 § PERUSPÄÄOMA 1.1.2014 12 8 § MUUT ASIAT 13 Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 3 _______________________________________________________________ 4 § ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Johtaja LO Hyväksytään kutsun mukana tullut esityslista. Päätös Hyväksyttiin lisäyksellä Pohjanmaan Expon kirje ja teleskooppikatsomoiden hankinta. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 4 _______________________________________________________________ 5 § KUNTAYHTYMÄN TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS VUODELTA 2013 Talouspäällikkö PTu Tilinpäätös ja toimintakertomus 2013 (Liite) Kuntayhtymän tarkoituksena on edistää ja kehittää liikuntatoimintoja toimialueellaan. Tarkoituksensa toteuttamiseksi kuntayhtymä omistaa ja hallitsee toimialaansa liittyviä toimitiloja ja maa-alueita tai näiden hallintaan liittyviä osakkeita. Lisäksi kuntayhtymä voi harjoittaa toimialaansa liittyvää palvelu- ja konsulttitoimintaa, messu- ja kongressi-toimintaa sekä kulttuuri- ja vapaa-ajantoimintaa. Kuntayhtymän toimintaa ja investointeja ohjaavat henkilökunnan yhtymähallituksen yhdessä laatimat visiot vuosille 2009-2013: Vaasanseudun Areenat on alueen liikunta- ja monitoimiareenoiden johtava palveluntuottaja. Botniahalli on: Koko kansan liikunta- ja hyvinvointikeskus Alueen yritysten johtava työhyvinvointipalvelujen tuottaja ja kehittäjä Urheilun harjoitus- ja testauskeskus sekä huippu-urheilun harjoitus- ja tapahtuma-areena Monipuolinen messu-, konsertti ja tapahtumahalli Vaasa Arenan on: Pohjanmaan johtava monipuolisen jääurheilun kilpailu- ja harjoituskeskus sekä toimiva konsertti- ja tapahtumapaikka Samat visiot hyväksyttiin jatkettaviksi vuoden 2015 loppuun asti. Keskeiset toimintavuoden 2013 tapahtumat Terveysliikuntatoiminnan edelleen kehittäminen Botniahallin terveysliikuntatoiminta on kehittynyt ja palvelutarjonta on monipuolistunut ja tullut tunnetummaksi. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 5 _______________________________________________________________ Yritysten TYKY- ja virkistyspäivät sekä kuntoilevan väen suuren massan saaminen Botniahallin käyttäjiksi on osoittautunut onnistuneeksi mahdollisuudeksi lisätä hallikäyttöä. Se tuo tuloja päiväaikoina sekä ns. urheilukauden ulkopuolella. Myös yksittäisiin terveysliikkujiin panostaminen ympärivuotisesti on meille tulevaisuuden mahdollisuus kävijämäärien lisäämiseksi. Yhteistyössä molempien kuntien eläkeläisjärjestöjen kanssa on tehty yhteistyönä senioreille suunnattua hyvinvointipäivää, jonka tavoite on saada hallin käyttäjäksi myös yhä aktiivisempi ja kasvava senioriväki. Terveysliikunnan tuotevalikoima on kehitetty koko ajan yksityisille terveysliikkujille kohdistetuilla liikuntapalveluilla. Botniahallin kahvilan tuotevalikoimaa kehitetään terveyttä edistäväksi yhdessä asiakkaiden kanssa. Suuremmat tapahtumat hoitaa edelleen Botniahallin ravintoloitsija. Muutamat yritykset ovat jo halunneet henkilökunnalleen oman ohjatun liikuntaryhmän, joko hallissa tai omissa tiloissaan. Seurojen erilaiset testaukset ja liikuntapalvelut ovat lisääntyneet koko ajan. Syksyllä 2013 saimme vastuullemme VIFK:n miesten edustusjoukkueen fysiikkavalmennuksen koko kaudelle. Tämän tyyppinen osaaminen tuo lisäarvoa hallille sekä lisäpalvelua Botniahallin ja Vaasa Arenan käyttäjäkunnalle. Vaasa Arenan uuteen harjoitushalliin saadaan myös pukuhuoneita ja liikuntasali, joka avaa uusia mahdollisuuksia seurojen oheistreenien lisäksi saada tyky- ja liikuntapalveluja myös sinne. Liikuntatilasta tehdään monitoimitila, jota voidaan käyttää myös erilaisiin tapahtuma- ja yritystilaisuuksiin yhdessä ravintolan kanssa. Kuntayhtymän esimiehet ovat osallistuneet vuosien 2012-2013 aikana työnohjaukseen pilottiryhmänä. Keskityimme erityisesti siihen, että löydämme omista töistämme ja toimitavoistamme ne oleellisimmat ja tulosta tuottavimmat ja panostamme niihin. Esimiesryhmän keskinäistä toimintaa hitsattiin yhteen ulkopuolisten haasteiden lisääntyessä sekä kuntien talouden heikentyessä. Kilpailu kiristyy ja uusia toimintoja täytyy ennakkoluulottomasti miettiä ja olemassa olevia yhä edelleen kehittää laadukkaammiksi. Työnohjauskoulutus johti siihen, että myyntisihteerin paikan vapautuessa organisaatiomallia Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 6 _______________________________________________________________ muutettiin ja toimenkuvia yhdisteltiin siten, että jokainen vielä paremmin löytää oman vahvuusalueensa. Näin työt sujuvat mahdollisimman tehokkaasti ja jokainen keskittyy yhä paremmin oikeisiin asioihin. Vaasanseudun Areenat kuntayhtymän ulkoisen ilmeen muuttaminen Kuntayhtymän hallitus näki tärkeänä ulkoisen ilmeen muuttamisen ja teki päätöksen, että samalla kun nettisivuja uusitaan muutetaan myös logo. Kuntayhtymän ulkoinen ilme muutettiin muistuttamaan Vaasanseudun ulkoista ilmettä, jotta esite yms. materiaali ovat yhteensopivat. Tämä on erityisen tärkeää, kun olemme mukana alueen yhteisesitteissä ja markkinointitilaisuuksissa. Kuntayhtymän logojen ilme oli jäykkä ja hierarkiaa oli vaikea hahmottaa, koska logoja oli useita. Ilmeen uudistamisen yhteydessä päätettiin, että pääosin käytetään vain Vaasanseudun Areenat logoa, joka muutettiin kepeämmäksi, mutta tunnistettavuus säilytettiin. Logon väri on nyt täsmälleen sama kuin Vaasan kaupungilla ja Vaasanseudulla, eli oranssi. Uudet nettisivut avattiin 1.1.2014. Olemme uusineet myös lomakkeistoa ja esitemateriaalia. Vaasa Arenan laajennussuunnitelmat Vaasanseudun Areenat kuntayhtymä teki omistajakunnille esityksen talousarvioon 2012 , että Vaasa Arenan peruskorjaus ja laajennus otetaan mukaan kuntien investointiohjelmaan Lakea Oy:n laatiman hankesuunnitelman mukaisesti. Vaasan kaupunki myönsi vuodelle 2013 kolmannelle harjoitusjäälle yhteensä 3 milj. euroa. Mustasaaren kunta ei osallistu harjoitusjään rakentamisen kustannuksiin. Opetusministeriö myönsi keväällä 2013 hankkeelle valtionavustusta 750 t€, joten Vaasan kaupunki vähensi hankkeen rahoitukseen varattua investointirahaa tuen verran. Työt päästiin aloittamaan elokuussa 2013 ja laajennus on valmis toukokuussa 2014. Kilpahallin saneeraukselle ja laajennukselle vuodelle 2015 myönnetty investointiraha 4,9 milj. € siirrettiin molempien kuntien talousarviokäsittelyssä vuodelle 2017. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 7 _______________________________________________________________ Joulukuussa 2013 saimme tiedon, että Sport on hakemassa jääkiekkoliigassa mahdollisesti avautuvaa liigapaikkaa. Osoittautui, että Vaasa Arenan olosuhteet eivät katsomopaikkojen osalta täytä liigalisenssiehtoja, joten teetimme nopealla aikataululla suunnitelmat lisäpaikkojen saamiseksi. Hockey-Team Vaasan Sport Oy on omalla kustannuksellaan uusinut koko ravintolan ilmeen ja kalustuksen. Vaasa Arenan tavara-/invahissi uusittiin kesällä 2013 omalla poistorahoituksella. Botnia Horse Arena Kunnat päättivät 2010 Vaasanseudun Hevosurheilukeskuksen toteuttamisesta kuntien ja yrittäjäryhmän yhteistyönä Tölby-Vikby alueelle seuraavasti: Hevosurheilukeskuksen kokonaiskustannusarvio on 6,18 milj.euroa, josta kuntien osuus on 4,46 milj.euroa ja yksityisen ja muun rahoituksen osuus on 1,72 milj.euroa. Vaasa ja Mustasaari rakennuttavat kaviouran, pääkatsomon, tieyhteyden ja yleiset alueet. Tämän kustannusarvio on 2,66 milj.euroa, josta Vaasan osuus on 76,3 % ja Mustasaaren 23,7 %. Vaasanseudun Urheiluhallit kuntayhtymä on hevosurheilukeskuksen ylläpitäjä. Hanke toteutetaan vuosina 2011- 2013. Hanke siirtyi muutetun perussopimuksen myötä 25.2.2011 kuntayhtymälle. Kuntien ja maneesiyrittäjän välisessä aiesopimuksessa on sovittu, että yksityinen yrittäjä Vaasanseudun Ratsastuskeskus Oy rakennuttaa alueelle maneesin ja vähintään 40 hevostallipaikkaa tarpeellisine muine tiloineen. Useita vuokraneuvotteluja on käyty omistajakuntien, kuntayhtymän ja Vaasanseudun Ratsastuskeskus Oy:n edustajien välillä, mutta sopimusta ei ole syntynyt. Aiesopimus oli voimassa 2013 loppuun, eikä halukkuutta sopimuksen jatkolle tänä aikana ole ilmennyt. Kunnat ovat tehneet aiesopimuksen myös SÖH:in kanssa, joka tulee jatkossa vastaamaan ravitoiminnasta alueella. SÖH on sitoutunut maksamaan raviratatoiminnan kustannuksista 70 % ja osallistumaan alueella tehtäviin talkootöihin 3000 tunnilla ja osallistumaan valjastuskatosten rakentamiseen. Kuntayhtymän ja SÖH:in välistä sopimusta ei ole ole myöskään hyväksytty. Esteenä tähän on ollut täysin erilainen näkemys raviratatoiminnan kustannusten jaosta. Aiesopimus on voimassa vuoden 2013 loppuun, ja SÖH on Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 8 _______________________________________________________________ ilmaissut, että aiesopimuksen kaltaiselle sopimukselle ole heillä ole mahdollisuuksia. Alueelle on tehty kaavan mukainen tie ja pysäköintialue, jotta yksityisellä taholla on ollut mahdollisuus päästä rakentamaan alueelle aiesopimuksen ehtojen mukaisesti. Tien rakennusurakan eteneminen toi yllättäviä lisäkustannuksia johtuen louhintojen ja massan vaihtojen suuren määrän vuoksi. Louhintamäärien todentamisesta on näkemysero Destia Oy:n ja kuntayhtymän/FCG Oy:n välillä. Hevosurheilukeskusankkeelle myönnetyt määrärahat 2,66 milj.e. eivät tule riittämään hankkeen läpiviemiseen. Keväällä 2012 kävi ilmi, että hankkeelle oli osoitettu erikseen suunnitteluraha, jota ei siirretty kuntayhtymälle. On myös ilmennyt, että kuntien päätöksien mukaista maastoreittirahaa ei ole laskettu mukaan hankkeelle myönnettyyn 2,66 milj. määrärahaan. Näistä eristä huolimatta lisärahoituksen tarpeeksi laskettiin n. 3,5 milj.€ ilman ideksikorotuksia. Vaasan kaupungin ja Mustasaaren kunnan virkamiesjohdon esityksestä päätti kuntayhtymän hallitus keväällä 2013, että hankkeen suunnittelua pienimuotoisemmaksi jatketaan ja kuntayhtymä tekee esityksen hankkeen jatkamisesta vuoden 2015 talousarviokäsittelyyn. Tällä hetkellä rakentaminen alueelle on keskeytyksissä ja vain välttämättömät ennakkoon sovitut kustannukset hoidetaan. Maaseudun EU-kehittämishanketta on aloiteltu. Kunnissa käsitellään nyt tilinpäätöstä valmistellessa kuntayhtymän perussopimuksen muutosta. Esityksessä Mustasaaren osuus Vaasa Arenan osalta pienenee 16 %:iin ja Hevosurheilukeskushanke siirtyy kokonaisuudessaan Mustasaarelle. Vaasan osuus siirretään Vaasa Arenan laajennushankeelle ja tämän jälkeen Vaasan osuus on 84 % Vaasa Arenasta. Uusi varausjärjestelmä ja Vaasan kaupungin taloushallinnon järjestelmät Koska koko ajan haemme synergiaetuja omistajakuntien kanssa, kävimme keskusteluja Vaasan kaupungin taloustoimen kanssa yhteisistä toimintatavoista, koskien taloushallintoa Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 9 _______________________________________________________________ ja laskutusrutiineja. Vaasan kaupunki uusi koko laskentajärjestelmänsä vuoden 2013 alusta, eikä vanhalla meille aikoinaan räätälöidyllä laskutusjärjestelmällä tuotettua laskutusaineistoa voida siirtää kirjanpitoon. Ainoa vaihtoehto näin ollen oli vaihtaa varaus- ja laskutusjärjestelmä Vaasan kaupungin liikuntaviraston käyttämään Web-pohjaiseen varausjärjestelmään. Laskutusaineisto siirtyy nyt Vaasan kaupungin käyttämään yleislaskutuksen kautta asiakkaille, loppuvuodesta myös verkkolaskujen lähetys onnistuu. Vuosi on ollut Vaasan kaupungin taloustoimelle varsin haastava, koska uusi taloushallinnon järjestelmä ei ole toiminut odotusten mukaisesti. Vaasa onkin vaihtamassa järjestelmää vuoden 2014 alussa. Tarkoitus oli, että tämä järjestely Vaasan kaupungin kanssa vähentää ns. rutiinitöitä ja tuo enemmän aikaa tulevaisuuden suunnittelulle. Tällä hetkellä rutiinit ovat vain lisääntyneet ja ajantasaisten raporttien saaminen on ollut vaikeaa. Tarkoitus oli myös, että maksukehotukset hoituvat jatkossa automaattisesti Vaasan kaupungin kautta. Tämä ei vielä ole toteutunut. Loppuvuodesta saimme vihdoin pääsyn johdon talousraportointijärjestelmään Exreport:iin, jolloin oli mahdollista saada käyttötaloudesta raportteja ja tilikohtaisia raportteja, ja porautua syvemmälle kirjauksiin ja siirtää tietoja jatkomuokkausta varten exceliin. Toivottavasti myös tase saadaan mukaan seurantaan uuden järjestelmän myötä. Taloudellinen kehitys Kuntayhtymän talous on viime vuosien aikana myynnin lisääntymisen ja käyttökustannusten säästöjen myötä kehittynyt positiivisesti. Isot yritystilaisuudet ja konsertit, joita aiemmin on ollut enemmän, jäivät kuitenkin edelleenkin toteutumatta. Vuonna 2012 tehdyllä Vaasa Arenan kilpahallin putkiston ja laatan saneerauksella oli merkittävä säästövaikutus sähkön kulutukseen. Myös poikkeuksellisen lumeton ja lämmin loppuvuosi auttoi kustannussäästöissä, koska aurauksia ei tarvittu. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 10 _______________________________________________________________ Vaasa Arenalla lämmitys on tapahtunut öljyllä, mutta joulukuun 2013 alusta siirryttiin Vaasa Arenan lämmityksessä kaukolämpöön. Tähän käytettiin osin omaa poistorahoitusta. Botniahallin osalta on myös tutkittu energiaa säästäviä ratkaisuja. Hallin sisävalistuksen osalta on mahdollisuus huomattaviin säästöihin uusilla ja nykyaikaisilla valaistusratkaisuilla. Kun säästöjä on haettava, tehtiin syksyllä päätös, ettei ulkotekonurmea lämmitetä vähäisen varaustilanteen johdosta. Osa Botniahallia käyttäneistä jalkapalloseuroista siirtyi yksityisessä omistuksessa olevalle Fennia Arenalle, joka avattiin syksyllä 2013. Vuorojen väheneminen tuo haasteita jalkapallon jatkolle Botniahallissa, mikäli uusia halleja ja kenttiä rakennetaan lisää. Vuoroista osa on yhä käyttämättä, joten tarvetta lisähalleille jalkapalloa varten ei nähtävästi ole. Myös Kiiston halli ilmoitteli vapaista vuoroistaan. Botniahallin tulos näyttää 32 209,68 € ylijäämää, Vaasa Arenan tulos 68 181,43 € ylijäämää ja Botnia Horse Arenan tulos 32 235,35 € ylijäämää. Hevosurheilukeskuksen ylijäämä johtuu pääosin ennakoidusta Leader-hanketuesta, joka on myönnetty Vaasanseudun Areenat Kuntayhtymälle hevosurheilukeskuksen alueellisen yhteistoimintamallin suunnitteluun. Kokonaisuudessaan Vaasanseudun Areenat kuntayhtymän tilikauden ylijäämä on 132 626,46 €. Johtaja LO Hallitus päättää hyväksyä tilit, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vuodelta 2013. Päätös Hyväksyttiin Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 11 _______________________________________________________________ 6 § TILIKAUDEN 2013 TULOKSEN KÄSITTELY Johtaja LO Muutetun perussopimuksen 19 § mukaisesti Kuntayhtymän hallitus päättää toimenpiteistä tilikauden tuloksen suhteen. Tilikauden 2013 tulos oli 132 626,46 € ylijäämäinen. Johtaja LO Hallitus päättää, että tilikauden ylijäämä lisätään edellisten vuosien ylijäämään. Päätös Hyväksyttiin. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 12 _______________________________________________________________ 7 § PERUSPÄÄOMA 1.1.2013 Talouspäällikkö PTu Kuntayhtymän peruspääoma on jaettu jäsenkuntien osuuksiksi pääsopimuksen 10 §:n määräämällä tavalla. Kuntayhtymän hallitus vahvistaa peruspääoman. Jäsenkuntien peruspääomaosuuksista on pidettävä luetteloa ja se esitellään taseen liitteessä erikseen Botniahallin ja Vaasa Arenan osalta. Peruspääoma 1.1.2013 muodostuu ja jakautuu seuraavasti: Vaasa Botniahalli 1 167 276,72 Vaasa Arena 2 108 251,27 Botnia Horse Arena 2 030 000,00 5 305 527,99 € 68,65% Botniahalli 1 167.276,72 Vaasa Arena 625.796,47 Botnia Horse Arena 630 000,00 2 423 073,19 € 31,35 % Yhteensä 7 728 601,18 € Mustasaari Johtaja LO Hallitus päättää vahvistaa peruspääoman per 1.1.2014. Päätös Hyväksyttiin. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet PÖYTÄKIRJA KUNTAYHTYMÄ VAASANSEUDUN AREENAT Kokouspäivämäärä 02 / 14 Sivu Yhtymähallitus 13.3.2014 13 _______________________________________________________________ 8 § MUUT ASIAT Johtaja LO Informaatioasiat 1. Hockey-Team Vaasan Sport Oy nousi Suomen SM-Liigaan 2. Vaasa Arenan kilpahallin lisäpaikkarakentaminen kilpailutuksessa Hilmassa 3. Vaasanseudun Areenat Kuntayhtymän perussopimuksen muutoksen tilanne. 4. Pohjanmaan Expon kirje koskien Pohjanmaan Suurmessuja. 5. Talousarviossa 2014 oleva teleskooppikatsomojen hankinta työn alla. 6. Selvitetään voiko Botniahallin ravintolan leasingvuokrasopimuksen purkaa ja lunastaa kuntayhtymälle kesken sopimuskauden. 7. Hallituksen kehityspäivä pidetään 13.6.2014 klo 12 alkaen. Johtaja LO Merkitään tiedoksi. Päätös Merkittiin tiedoksi, Pohjanmaan Expon kirje ei anna aihetta jatkotoimenpiteisiin, muihin asioihin palataan seuraavissa kokouksissa. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet